TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN

Bước 4: Nhập các thông tin phiếu trình Kính gửi: Người dùng bấm vào nút để thêm cán bộ cần chuyển phiếu trình, và hệ thống sẽ hiện lên màn hình để chọn cán bộ việc chọn người luân chuy

Trang 1

UBND THỊ XÃ ĐÔNG TRIỀU

-*** -TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN

MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN

Đông Triều 11/2020

Trang 2

MỤC LỤC

A HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG NÂNG CAO PHẦN MỀM

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

I QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN VÀ ĐI 3

1 Quản lý văn bản đến 3

2 Quản lý văn bản đi 4

II CHỨC NĂNG HỒ SƠ CÔNG VIỆC 5

3 Tạo mới hồ sơ 5

4 Danh sách Hồ sơ Công việc 8

5 Tìm kiếm Hồ sơ Công việc 8

III CHỨC NĂNG PHIẾU TRÌNH 8

6 Soạn thảo phiếu trình 8

7 Đang gửi tham khảo 10

8 Đang trình thông qua 12

9 Đang trình ký duyệt 14

10 Trình thông qua, Trình ký duyệt 16

11 Đã có tham khảo, đã được thông qua, đã được ký duyệt 18

B HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG USB TOKEN VÀ KÝ SỐ VĂN BẢN, TÀI LIỆU;

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHỮ KÝ TRONG BAN HÀNH VĂN BẢN

C HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG CMC ENDPOINT SECURITY

Trang 3

I QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN VÀ ĐI

1 Quản lý văn bản đến

- Đăng nhập địa chỉ Web: congchuc.quangninh.gov.vn

- Chọn văn bản đến trong Sổ văn bản đến

Xuất hiện màn hình bao gồm các tab Chờ xử lý, đã xử lý, văn bản đánh dấu

Trang 4

- Tại màn hình chờ xử lý hiển thị các văn bản chưa xử lý Hiển thị các thông tin của văn bản như số đến, ngày chuyển đến, thông tin văn bản…

- Tích biểu tượng ghim đính kèm để xem nội dung tệp đính kèm

- Chọn kết thúc văn bản nếu văn bản LĐ giao xử lý, không cần chuyển cho cán bộ khác

- Chọn chuyển nếu văn bản cần chuyển cho cán bộ khác

- Có 2 cách chuyển văn bản :

Chọn như hình bên dưới

2 Quản lý văn bản đi

Vào văn bản đi  chọn Nhập văn bản dự thảo

Trang 5

Xuất hiện màn hình, nhập đầy đủ thông tin của văn bản cần phát hành

Sau đó nhấn Ghi lại

Hiện thông báo thêm mới thành công

Sau đó ấn Chuyển để chuyển cho LĐ phê duyệt

II CHỨC NĂNG HỒ SƠ CÔNG VIỆC

1 Tạo mới hồ sơ

- Chức năng này cho phép người dùng tạo mới Hồ sơ Công việc, cập nhật các nội dung, phân quyền và thu thập văn bản vào Hồ sơ Công việc

Bươc 1 : Chọn Hồ sơ công việc

Bước 2 : Chọn Tạo hồ sơ công việc

Bước 3 : Nhập mã hồ sơ công việc ( có thể để mã tự động )

Bước 4 : Nhập tên hồ sơ công việc

Bước 5: Ghi lại

Trang 6

Để phân quyền xem, chỉnh lý HSCV

Để xem thông tin các văn bản trong HSCV

Để xóa HSCV

- Màn hình xem thông tin văn bản trong hồ sơ công việc và thu thập các văn bản vào

hồ sơ công việc

- Thu thập Phiếu trình vào hồ sơ công việc

Bươc 1 : Chọn Hồ sơ công việc cần thu thập

Bước 2 : Chọn Phiếu trình

Trang 7

Bước 3 : Nhấn Phiếu Trình

Bước 4 : Chọn phiếu trình cần thu thập

Bước 5: Chấp nhận

- Thu thập Văn bản đến vào hồ sơ công việc

Bước 2 : Chọn văn bản đến

Bước 3 : Nhấn Thu thập

Bước 4 : Chọn văn bản cần thu thập

- Thu thập Văn bản đi vào hồ sơ công việc

Bước 2 : Chọn văn bản đi

- Thu thập Văn bản nội bộ vào hồ sơ công việc

Bước 2 : Chọn văn bản nội bộ

- Thu thập Văn bản khác vào hồ sơ công việc ( tải văn bản từ máy tính vào

HSCV)

Bước 2 : Chọn văn bản khác

Trang 8

Bước 4 : Phập số văn bản

Bước 5: Chọn tệp nội dung

Bước 6: Nhập Trích yếu

Bước 7: Ghi lại

2 Danh sách Hồ sơ Công việc

Chức năng này cho phép người dùng cập nhật và xem thông tin Hồ sơ Công việc

3 Tìm kiếm Hồ sơ Công việc

Chức năng này cho phép người dùng cập nhật và xem thông tin Hồ sơ Công việc

III CHỨC NĂNG PHIẾU TRÌNH

1 Soạn thảo phiếu trình

Bước 1: Chọn mục Phiếu trình/ Lập phiếu trình

Trang 9

Bước 2: Chọn Soạn thảo phiếu trình

Bước 4: Nhập các thông tin phiếu trình

Kính gửi: Người dùng bấm vào nút để thêm cán bộ cần chuyển phiếu trình, và hệ thống sẽ hiện lên màn hình để chọn cán bộ

việc chọn người luân chuyển

Văn bản dự thảo/ Văn bản đến/ Văn bản ban hành/ Hồ sơ công việc:

được tạo

Trang 10

Chọn văn bản hoặc hồ sơ rồi bấm

quan đến phiếu trình

Sau khi lưu thông tin thành công màn hình xuất hiện thêm một số nút chức năng như hình sau:

Xem quá trình xử lý của phiếu trình bằng cách bấm vào biểu tượng

2 Đang gửi tham khảo

- Để thao tác chức năng Đang gửi tham khảo, người dùng thực hiện như

Trang 11

sau:

 Bước 1: Chọn mục Phiếu trình/ Lập phiếu trình

 Bước 2: Chọn mục Đang gửi tham khảo, hệ thống hiển thị lên màn

hình như sau:

Tìm kiếm: Để tìm kiếm phiếu trình, người dùng có thể nhập các thông

tin như Mã PT, Ngày lập, Nội dung trình Sau đó bấm nút

 Bước 3: Để thao tác với phiếu trình đang gửi tham khảo, người dùng bấm hai lần chuột vào dòng thông tin phiếu trình, sau đó hệ thống sẽ hiện lên màn hình như sau:

- Phần “Thông tin phiếu trình”: người dùng có thể xem các thông tin

chính của phiếu trình

Trang 12

- Để xem được thông tin chi tiết của các Văn bản dự thảo, Văn bản đến, Văn bản ban hành, Hồ sơ công việc, người dùng bấm vào dòng thông tin tương ứng

Sau đó hệ thống sẽ hiển thị chi tiết văn bản đó

Phần “Thông tin ý kiến xử lý” để người dùng nhập các thông tin về ý kiến

cá nhân, đính kèm tệp nội dung và chọn người để luân chuyển phiếu trình

 Bước 4: Để chỉnh sửa phiếu trình, người dùng bấm vào nút

Sau đó hệ thống sẽ hiển thị lại màn hình thông tin chi tiết để có thể sửa được phiếu trình đó

 Bước 5: Để luân chuyển phiếu trình, người dùng chọn Người nhận và

khi gửi xong hệ thống hiển thị thông báo

3 Đang trình thông qua

Để thao tác chức năng Đang trình thông qua, người dùng thực hiện như

sau:

 Bước 2: Chọn mục Đang trình thông qua, hệ thống hiển thị lên màn

hình như sau:

Tìm kiếm: Để tìm kiếm phiếu trình, người dùng có thể nhập các thông tin

như Mã PT, Ngày lập, Nội dung trình Sau đó bấm nút

 Bước 3: Để thao tác với phiếu trình, người dùng bấm hai lần chuột vào

Trang 13

dòng thông tin phiếu trình, sau đó hệ thống sẽ hiện lên màn hình như sau:

Phần “Thông tin phiếu trình”: người dùng có thể xem các thông tin chính

của phiếu trình

Để xem được thông tin chi tiết của các Văn bản dự thảo, Văn bản đến, Văn bản ban hành, Hồ sơ công việc, người dùng bấm vào dòng thông tin tương ứng

Phần “Thông tin ý kiến xử lý”, người dùng có thể xem được ý kiến, ngày

chuyển và thời gian đóng góp về vấn đề đang trình

Trang 14

Để xem quá trình xử lý của phiếu trình, người dùng bấm vào biểu tượng , khi đó hệ thống sẽ hiện lên màn hình hiển thị như sau:

trình, hệ thống hiển thị thông báo

4 Đang trình ký duyệt

- Để thao tác chức năng Đang trình ký duyệt, người dùng thực hiện như sau:

 Bước 2: Chọn mục Đang trình ký duyệt, hệ thống hiển thị lên màn

hình như sau:

 Bước 3: Để thao tác với phiếu trình, người dùng bấm hai lần chuột vào

Trang 15

dòng thông tin phiếu trình, sau đó hệ thống sẽ hiện lên màn hình như sau:

- Phần “Thông tin phiếu trình”: người dùng có thể xem các thông tin

chính của phiếu trình

- Để xem được thông tin chi tiết của các Văn bản dự thảo, Văn bản đến, Văn bản ban hành, Hồ sơ công việc, người dùng bấm vào dòng thông tin tương ứng

Phần “Thông tin ý kiến xử lý”, người dùng có thể xem được ý kiến, ngày

chuyển và thời gian đóng góp về vấn đề đang trình

Trang 16

5 Trình thông qua, Trình ký duyệt

- Để thao tác chức năng Trình thông qua, Trình ký duyệt, người dùng

thực hiện như sau:

 Bước 1: Chọn mục Phiếu trình/ Xử lý phiếu trình

 Bước 2: Chọn mục Trình thông qua, trình ký duyệt, hệ thống hiển

thị lên màn hình như sau:

Trang 17

 Bước 3: Để thao tác với phiếu trình, người dùng bấm hai lần chuột vào dòng thông tin phiếu trình, sau đó hệ thống sẽ hiện lên màn hình như sau:

Phần “Thông tin ý kiến xử lý”, người dùng có thể xem được chi tiết ý

kiến, nhập thông tin, tài liệu cá nhân liên quan đến phiếu trình

Trang 18

trình

6 Đã có tham khảo, đã được thông qua, đã được ký duyệt

- Cho phép người dùng tìm kiếm phiếu trình, xem quá trình xử lý, gửi ý kiến, phê duyệt hoặc không phê duyệt

- Để thao tác chức năng Đã có tham khảo/thông qua/ký duyệt, người dùng

thực hiện như sau:

 Bước 1: Chọn mục Phiếu trình/ Theo dõi cá nhân

Trang 19

 Bước 2: Chọn mục Đã có tham khảo/thông qua/ký duyệt, hệ thống

hiển thị lên màn hình như sau:

 Bước 3: Để thao tác với phiếu trình đã có tham khảo, người dùng bấm hai lần chuột vào dòng thông tin phiếu trình, sau đó hệ thống sẽ hiện lên màn hình như sau:

Phần “Thông tin ý kiến xử lý”, người dùng có thể xem được chi tiết ý

kiến, nhập thông tin, tài liệu cá nhân liên quan đến phiếu trình

Trang 20

 Bước 4: Để chỉnh sửa phiếu trình, người dùng bấm vào nút

Sau đó hệ thống sẽ hiển thị lại màn hình thông tin chi tiết để có thể sửa được phiếu trình đó

 Bước 5: Để luân chuyển phiếu trình, người dùng chọn Người nhận và

khi gửi xong hệ thống hiển thị thông báo

Định dạng
Số trang	20
Dung lượng	1,58 MB