Có một kỹ năng viết thư tốt bằng tiếng Anh, chúng ta có thể thay đổi được một phần cuộc sống của mình như: xin được việc làm trong các liên doanh nước ngoài ở những vị trí xứng đáng, thi
Trang 1MỘT SỐ TRAO ĐỔI VỀ QUY TẮC VIẾT THƯ
TRONG TIẾNG ANH
NGUYỄN THỊ THUỲ GIANG Lớp: ĐHSP Anh - K4 - Khoa Ngoại ngữ CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: Ths VŨ THỊ THANH
4 Đặt vấn đề
ị Thư viết là một hình thức giao tiếp bằng thông tin và trở thành công cụ giao tiếp hữu ,_ ích, không thể thiếu được trong xã hội hiện đại của chúng ta Khi con người biết sử dụng kỹ ._ năng viết một cách thành thạo thì sẽ đạt hiệu quả trong công việc khá cao
Có một kỹ năng viết thư tốt bằng tiếng Anh, chúng ta có thể thay đổi được một phần
cuộc sống của mình như: xin được việc làm trong các liên doanh nước ngoài ở những vị trí xứng đáng, thiết lập được mối quan hệ lâu dài và bên vững giữa người viết thư với ta bằng
tiếng Anh Và để có phong cách viết thư tốt bằng tiếng Anh, cần có một số “chuẩn” về nội
dung và hình thức Trong bài này, người viết cùng “Trao đổi một số quy tắc viết thư trong
tiếng Anh” để những ai cùng quan tâm sẽ có địp trao đổi, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau
2 Nội dung chính
2.1 Những đặc điểm của một bức thư được coi là có phong cách viết tốt
2.1.1 Một bức thư được coi là viết tốt khi ngôn từ phải thật rõ ràng, chính xác, gọn
gàng, mạch lạc và hoàn thiện Những đặc điểm này được áp dụng trong bất cứ bài viết nào,
không chỉ là viết thư Để viết một bức thư tốt, cần: người viết phải biết đang cần viết vé vấn
dé gi? lập dàn ý chỉ tiết; dùng từ chuyển thể thành ngôn ngữ viết sao cho phù hợp; sửa lại cấu trúc câu, ngữ pháp và cách dùng từ
2.1.2 Một bức thư viết tay phải biết hướng tới người đọc Nhớ rằng không phải bạn
đang viết cho chính mình đọc Bạn phải biết người đọc của bạn là ai ? Từ đó bạn sẽ thấy
được kiểu thư nào là phù hợp nhất cho vấn để mà người đọc đang hướng tới Sử dụng kiểu thư thích hợp - tức là sử dụng đúng từ ngữ cho một trường hợp cụ thể - là nguyên tắc quan trọng nhất trong bức thư Nếu bạn chọn đúng mẫu thư, người đọc sẽ hiểu người viết tỏ rõ sự kính trọng đối với họ Chắc chắn người viết sẽ nhận được cảm tình từ phía người đọc và có thể nói người viết đã viết được một bức thư hoàn chỉnh, có hiệu quả và thành công
2.1.3 Để cá một bức thư đạt kết quả tốt, người viết cân đảm bảo chắc chắn mọi vấn
đề viết đều có liên quan với nhau và tuân thủ theo 4 đặc điểm nói trên
103
Trang 22.2 Các phân của một bức thư
Một bức thư mẫu mực cần có: phần tiêu đề/ địa chỉ người nhận trong thư/ phần nghỉ
thức chào hỏi/ phần thân/ phần đóng/ chữ ký
2.2.1 Phần tiêu đề
Tiêu để bao gồm địa chỉ của người viết và
ngày tháng Tiêu để được đặt ở đầu trang giấy và
thường xuyên có ba dòng Dòng đầu tiên là địa chỉ Vi du:
người viết Dòng thư hai viết tên thành phố hoặc đất 400 East Avenue
nước Dòng thư ba đề ngày tháng viết (đối với viết Plattsville, Wv 00000
thư thông thường có một sự ngoại trừ) Đó là hầu October 15, 1998
hết phần tiêu để có thể bỏ qua, nhưng luôn luôn
phải kèm theo ngày tháng MEE NENG NESE EEE ENE 4044414414444
2.2.2 Địa chỉ người nhận thư
Địa chỉ người nhận thư giống như ngoài
phong bì Cần viết những thông tin cần thiết về
người nhận thư: tên và địa chỉ chính xác để gửi thư Ví dụ:
đúng địa chỉ và được đặt dưới dong ngày tháng Mr Jackson
Địa chỉ người nhận bao gồm ít nhất ba dòng: 82 Broad Street
tên, số đường, phố hoặc bang (có thể thêm một số Waverley, MA 00000 dòng, nếu lượng thông tin quá ba dòng) Đặc biệt
chú ý về phần tên: các tên phải viết đầy đủ Nhưng,
cũng có thể một số tên viết tắt có thể được sử dụng,
nếu người nhận không có thông tin gì đặc biệt: Dr ,
Mr , Mrs va Ms
(Lưu ý: dòng đâu tiên của địa chỉ người nhận, nên đặt bên đưới dòng ngày tháng ít
nhất hai dòng khoảng cách; địa chỉ người nhận bắt buộc xuất hiện trong viết thư kiểu quan
cách, nhưng có thể bỏ đi trong viết thư thông thường)
2.2.3 Phần nghỉ thức chào hỏi
ki« w«ssszaeexesesssssseexeeseexeee
Phần này bắt đầu sau hai dòng của địa chỉ Ví đu:
người nhận, thường bao gồm phần tựa đẻ cộng với Dear Mr D obson
tên cuối cùng của người nhận
Ngoài ra có một số ngoại lệ
a Sử đụng Dear Sir hoặc Madam, khi tên người nhận chưa được xác định hoặc khi viết đến một công ty nào đó; khi người nhận là bạn bè, gọi tên họ hoặc tên thường gọi của
ho) Vi du: Dear David hodc Dear Peter
b Sử dụng ngôn ngữ chào hỏi ở số nhiều khi người nhận là một nhóm nam hoặc
một nhém nit Vi du: Dear Sirs hodc Mesdames
104
Trang 3c Viết thư cho một nhóm, bao gồm ca nam, ca nit cfn stt dung Vi du: Dear All
d Sử dụng dấu trong lời chào hỏi Viết thư của người Anh, họ thường không dùng
dấu gì sau lời chào hỏi Ví dụ: Dear David Không dùng Dear David, hoặc Dear David
e Viết thư của người Mỹ, khi viết thư kiểu cách dùng dấu hai chấm Ví dụ: Dear
David: / khong ding: Dear David
g Viết thư thông thường, dùng dấu phẩy sau 10i chao héi Vi du: Dear David
2.2.4 Phần thân
Phần thân chứa đựng nội dung thông tin chính mà người viết muốn truyềnđạt Phần thân nên bắt đầu dưới lời chào hỏi hai dòng Tất cả các đoạn trong phần thân nên được tách biệt bằng cách là cách nhau một đòng
(Chú ý: không bao giờ được viết tất cả nội dung mà mình muốn truyền đạt thành
một đoạn duy nhất)
2.2.5 Phần đóng
Phần đóng là lời chào tạm biệt Viết theo văn phong Anh- Mỹ, phần đóng nên kết
thúc bởi một dấu phẩy Văn phong này thường sử dụng cách thể hiện như: Your truly,/ Cordially,/ Very truly yours,/ With warmest regards,/ Sincerely,/ Respectfully yours,
Những cách thể hiện này được sử dụng trong kiểu viết thư trang trọng, mẫu mực
Trong viết thư kiểu thông thường, ta sử dụng: Cordially/ Best regards
Viết theo văn phong Anh - Anh, ta thường sử đụng các cách thể hiện sau:
a Trong thư kiểu trang trọng: Yours faithfully/ Yours sincerely
b Trong thư kiểu thông thường: Best wishes/ See you soon/ Love/ Bye for now/ Regards
2.2.6 Chữ ký
Phần này bao gồm một chữ ký viết tay, một chữ ký đánh máy và một vài phần nhỏ
có thể thêm vào nhưng không bát buộc Thường thì, tên của người viết nên cách phần đóng
bốn hoặc năm dòng, với chữ ký viết tay được đặt giữa phần đóng và phần chữ ký đánh máy
2.3 Thư viết kiểu trang trọng và thư viết thông thường
2.3.1 Thư trang trọng: Thư trang trọng là kiểu thư viết cho một ai đó, mà người
viết chưa hề quen biết hoặc viết về vấn đề không mang tính cá nhân
Ví dụ: Một bức thư phàn nàn với một tổ chức nào đó; một bức thư đưa ra lời đòi hỏi
hoặc yêu cầu với một tổ chức nào đó; một bức thư gửi tới hiệu trưởng yêu cầu nộp đơn nhập học trường mẫu Phân loại: có ba loại chính, gồm:
a “Full block”: đây là loại được sử dụng rộng rãi nhất Loại thư này viết rất nhanh
và dễ Tất cả các dòng trong dạng “Full bock” bắt đầu ở bên lề trái Những đoạn văn viết cách nhau thì những từ đầu tiên không cần viết lùi bên trong Mỗi đoạn cách nhau một
dòng
105
Trang 41%
"ay aay ae nhớ
352.WhiÈoläib stress ¡ : aot
Dover, OH.00000 `”
© ey th
May 18, 198—
:
AMD afk oo
1"
Mr Robert Smith
Roti man’s InC
140 Mesa street
Pawtucket, RI 00000
‘Dear Mr Smith
yor đùa Pe me
This is a model of a full block stylejdemes ‘with ‘open punctuation ‘Notice
that all lines, including the date and the complimentary close, begins at the
left margin ở
Open punctuation dose not require’ colton’ aftér the salutation of a comma
after the complimentary close
This letter can be typed ‘more quickly than the ‘other block styles It has ;
Sincerely
Samuel R Bleuk
Samuel R.Bleuk tế
Personnel Manager - '
Trang 5
b “Semiblock”: ít cần kiểu cách hơn so với loại “Full bock” Phần tiêu đề được đặt ở phần góc trên bên trái Cả phần đóng kèm theo lời ca tụng và chữ ký được đánh máy theo đường thẳng với phần tiêu dé Tất cả các thành phần của một bức thư bắt đầu ở
lề trái, mỗi đoạn cách nhau một dòng và chữ đầu tiên ở mỗi đoạn phải lùi dòng
400 East Avenue Plattsville, WV 00000
October 15, 198-
Research Writing Associates
200 Wisdom Way
San Christophe, CA 00000
Ladies and Gentlemen:
This letter is in semiblock style with mixed punctuation Notice that each paragraph is indented a consistent number of spaces
Some writers prefer this style because of the traditional indentation of paragraphs as in essays, books and periodicals They also usually prefer the long
- established custom of punctuating after both the salutation and the
complimentary close
This style requires a little more typing time but is well worth the added effort to those who choose to use it
Sincerely yours, John B Antony John B Antony Professor of English
107
Trang 6c “Block”: Tương tự như kiểu “Full block” Cần ngoại trừ: ngày tháng có thể
được đặt cả ở giữa hoặc cuối lề trái/ dòng để chữ ký có thể được đặt ở phần giữa tiến về phía tay phải/ kiểu này có thể dùng hệ thống dấu mở hoặc dùng pha lẫn nhiều loại dấu
15 Waverley Street
Worcester, MA 00000 February 18, 198-
Red Rock Soda Company
82 Broad street
Waverley, MA 00000
Gentlemen:
This is a model of a block style letter with mixed punctuation There is a colon
follourny the salutation and a comma after the complimentary close
Notice that the complete return address precedes the date because this is not
letterhead stationery A two-line address is placed approximately thirteen lines from
the top of the paper
This style appeals to many because of its neat and balanced appearance
Yours truly, Roderick P Hunter
Roderick P Hunter Cerrespondent
RPH: enh
2.3.2 Thư thông thường: Là loại thư dùng để viết cho người mà bạn rất quen biết
để có thể chứa đựng trong đó những yếu tố cá nhân Ví dụ: một bức thư gửi cho bạn bè hỏi „
thăm sức khoẻ/ một bức thư gửi cho các thành viên trong gia đình
Phân loại: có nhiều cách phân loại khác nhau, nhưng cần linh hoạt khi viết thư dạng
này Có 3 loại sau:
a Ghỉ chú cảm ơn: Là những bức thư ngắn gọn, nói lên sự cảm ơn vì một món quà,
một bữa ăn tối, một sự giúp đỡ hay chỉ vì lòng hiếu khách
Trang 7b Thiệp chúc mừng: Viết những lời chúc mừng trên thiệp và coi đó như là thư Ví dụ: thiệp chúc mừng Valentine, chúc mừng năm mới,
Ăc Tin nhắn: Dùng để nhắc nhở người khác làm một số việc
2.3.3 Sự khác nhau giữa thư thông thường và thư trang trọng
a Về việc sử dụng từ rút gọn: Thư kiểu cách, trang trọng thường không bao gồm
những từ viết tắt nhu: “It didn’t” or “theyˆve”, nhưng trong khi viết thư thông thường những
từ viết tắt này được thường xuyên sử dụng trong thư trang trọng: they have/ it did not và trong thư thông thường: they°ve/ it didn’t
b Về viéc su dung tit cdm than: Vi du Er ! Um ! Well ! You know !
Những từ này không thể sử dụng trong một bức thư trang trọng, trong khi nó xuất
hiện rất nhiều trong thư thông thường
c Cách dùng từ đồng nghĩa: Cụm động từ và động - giới từ được sử dụng thay thế
cho động tir trong thu trang trong Vi du: trong thư trang trong: conduct/ discover/ Investigate; trong thu thong thudng: carry out/ find out/ Look into
d Cach stt dung dai ut: I, you, we khong dugce dùng trong thư kiểu cách mà
thường dùng: it, there, one
3 Kết luận
Trong khuôn khổ bài này, người viết để cập đến một số đặc điểm điển hình viết thư trong tiếng Anh với hy vọng giúp các bạn có cùng hứng thú với người viết phát triển được
khả năng viết thư tiếng Anh ngày càng hoàn thiện
TAI LIEU THAM KHẢO
1 Dragistic, Patricia, How to write a letter (Speak out, write on ! Book) Watts,
1998
2 Kerry O'Sullivan and Jeremy Lindeck, Focus on IELTS - Reading Speaking skills, NXB GTVT
3 Seglin, Jeffrey L, and Coleman, Edward, The AMA Handbook of Business Letters 3rded ACOM, 2002
4 Stewart, Alex, Sending a letter (Everyday History) Watts, 1999
109