Kiểm tra giá bán, chiết khấu trên đơn, trích trước của Sales Order/Billing cho từng mặt hàng thì làm như thế nào?. Khai báo tặng hàng thủ công trên đơn bán hàng thực hiện như thế nào?. K
Mục đích tài liệu
Tài liệu này được xây dựng nhằm mục đích hướng dẫn người dùng thực hiện một số nghiệp vụ và xử lý các lỗi thường gặp trong quá trình tác nghiệp trên hệ thống SAP ERP Nội dung trình bày các bước thao tác chi tiết, các tình huống xử lý sự cố phổ biến và các lưu ý giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc trên SAP ERP Mục tiêu là giúp người dùng làm quen nhanh với quy trình nghiệp vụ, nhận diện và khắc phục lỗi một cách hiệu quả, từ đó bảo đảm tính ổn định và an toàn của hệ thống khi vận hành.
Nội dung chi tiết
Những câu hỏi thường gặp
1.1 Kiểm tra giá bán, chiết khấu trên đơn, trích trước của Sales Order/Billing cho từng mặt hàng thì làm như thế nào?
Trả lời : Để xác định tại sao đơn hàng lên giá bán, chiết khấu, như thế nào User thực hiện theo các bước sau:
- Click chọn mặt hàng trên Sales Order/Billing Item condition
- Màn hình bảng giá của mặt hàng xuất hiện Click chọn Analysis
- Màn hình Analysis pricing xuất hiện Lựa chọn thông tin cần xem
- Sau đó click đúp vào giá, chiết khấu,… Hồ sơ giá sẽ xuất hiện
1.2 Khai báo giá bán nội bộ thì khai báo như thế nào?
Trả lời : Để khai báo giá bán nội bộ, User sử dụng Tcode VK11 Chọn condition type ZPI0-
Thực hiện khai báo giá bán nội bộ đầy đủ cho 2 key combination sau:
- A997- Sales org./Distr Chl/Customer/Material: Giá sẽ tự động update lên STO
- A305- Customer/Material with release status: Giá sẽ tự động update lên SO và Billing
1.3 Khi cần đóng mã khách hàng thì làm như thế nào?
Khi khai báo sai thông tin khách hàng hoặc trùng lặp khách hàng, User đóng khách hàng lại bằng Tocde BP Thực hiện đóng trên Công ty nào sai thông tin
User thực hiện lock 2 role sau:
Tại role FI Customer, User thực hiện chọn tiếp: Company code Tab Customer status
Tại vùng Posting Block, tích chọn All Company Codes, Rồi bấm Ctrl+S (Save) để lưu
Tại role Customer, User thực hiện chọn tiếp: Sales and Distribution Tab Status
Tại vùng Block Sales Support, tích chọn All Sales Areas, Rồi bấm Ctrl+S (Save) để lưu
1.4 Khi nào thì bán theo kênh (Division) 20- Feed, 21- Aqua, 22- Trading, 29-Others?
Có sự khác biệt nhau về mặt nghiệp vụ giữa các kênh như sau:
- Kênh 20- Feed: Áp dụng bán thành phẩm tại các nhà máy MAC, MNA, MBD, MDT
- Kênh 21- Aqua: Áp dụng bán thành phẩm tại nhà máy MA2
- Kênh 22- Trading: Áp dụng bán NVL, tinh heo, gà… (những sản phẩm mua về rồi bán)
- Kênh 29- Others: Những mặt hàng còn lại
1.5 Cập nhật giá bán cho Sales Order đặt trước như thế nào? Tại sao phải cập nhật?
Thời điểm khi khách hàng đến lấy hàng, cần phải cập nhật ngày tính giá về ngày hiện tại
Nếu không cập nhật các yếu tố sau sẽ bị sai:
- Xác định đúng giá bán
- Xác đinh đúng chiết khấu trên đơn
- Xác định đúng trích trước chi phí chiết khấu trả sau
Sử dụng Tcode VA02 Cập nhật ngày Pricing Date về ngày khách hàng lấy hàng
1.6 Khai báo tặng hàng thủ công trên đơn bán hàng thực hiện như thế nào?
Trên đơn bán hàng khai báo mặt hàng bán, sau đó khai báo hàng tặng với các thông tin sau:
- Item Category: ZTNN - Free Good Item
1.7 Khi nào thì cần tạo Sales Order FOC?
FOC orders dùng cho trường hợp hàng tặng trả sau hoặc hàng tặng không đính kèm đơn bán hàng Khi tạo đơn hàng cần chọn Order Reason tương ứng với ba trường hợp vận dụng trên
Mã M09 Unregistered FOC (Có ĐG, TT) áp dụng cho hàng tặng chưa đăng ký với Sở Công Thương khi tổng giá trị hàng hóa trên 100 triệu VND Trên HDDT sẽ thể hiện đơn giá và thành tiền cho các mặt hàng thuộc diện này.
- M10 Registered FOC (Ko ĐG, TT): Áp dụng với hàng tặng có đăng ký với sở công thương Trên HDDT không thể hiện đơn giá, thành tiền
M11 Unregistered FOC (Ko ĐG, TT) áp dụng cho hàng tặng không đăng ký với Sở Công Thương, với tổng giá trị dưới 100 triệu VND Trên HDDT không thể hiện đơn giá, thành tiền.
Sự khác nhau giữa hàng tặng có đăng ký và không đăng ký chỉ xảy ra với mặt hàng có thuế
- Hàng tặng có đăng ký: Sẽ không ghi nhận phần thuế VAT
- Hàng tặng không đăng ký: Ghi nhận thêm VAT đầu ra cho Mavin như một khoản chi phí
1.8 Khi Sales Order bị chặn hạn mức tín dụng mà khách hàng đã đóng đủ tiền thì xử lý như thế nào?
Sales Orders bị chặn tín dụng mà khách hàng đã đóng đủ tiền có 2 nguyên nhân là:
- Kế toán chưa clear công nợ dẫn đến bị chặn do quá hạn nợ
Sự dụng báo cáo FBL5N để kiểm tra, nhập các thông tin đầy đủ sau: o Chọn Variant 131 o Mã khách hàng
11 o Mã công ty o Tích chọn Special G/L Transactions
Kiểm tra số ngày nợ, nếu dương và báo đỏ thì là quá hạn nợ
Nếu không thì do nguyên nhân thứ hai
- Kế toán chưa chạy UKM_Transfer_vector (Cập nhật ngày nợ của khách hàng vào
Hệ thống đặt mặc định chạy Job tự động chạy Tocde UKM_Transfer_vector 1 lần/ngày
Trong trường hợp khách hàng đến thanh toán đầy đủ cả nợ cũ lẫn đơn hàng mới, kế toán đã xác nhận thanh toán và xóa nợ Tuy nhiên hệ thống vẫn ghi nhận khách hàng nợ quá hạn vì đơn hàng cũ chưa được cập nhật đầy đủ vào cơ sở dữ liệu, dẫn đến trạng thái nợ hiển thị sai và cần thực hiện đồng bộ dữ liệu giữa hệ thống quản lý nợ và cơ sở dữ liệu.
Do vậy Kế toán cần chạy lại Tcode UKM_TRANSFER_VECTOR để cập nhật ngày nợ vào database
Sau đó bấm F8 để chạy
Sau khị chạy xong, trở lại đơn hàng sử dụng Tcode VA02 Cập nhật sản lượng sai Save Cập nhật lại sản lượng đúng Save
Bước này để hệ thống reset lại trạng thái tín dụng của khách hàng
1.9 Cách đánh dấu hủy toàn bộ Sales Order như thế nào?
Khi khách hàng đặt hàng nhưng không lấy hàng hoặc nhân viên tạo sai đơn hàng, cần đánh dấu hủy và người dùng thực hiện hủy đơn trên mã giao dịch VA02 (hệ thống SAP) bằng cách nhập số đơn hàng cần hủy, sau đó nhấn Ctrl + F10 hoặc chọn Reject Documents để xác nhận hủy đơn hàng.
Màn hình lý do hủy sẽ xuất hiện, tiếp tục lựa chọn lý do hủy, rồi Save đơn hàng
1.10 Cách hủy 1 dòng mặt hàng trên Sales Order như thế nào?
Khách hàng thông báo không lấy một số mặt hàng trên đơn hàng hoặc DVKH tạo sai mặt hàng và cần hủy, người dùng thực hiện từ chối (Reject) dòng mặt hàng trên đơn theo Tcode VA02; tại tab "Reason for Rejection" chọn lý do cho dòng mặt hàng cần hủy Việc này giúp cập nhật đúng trạng thái đơn hàng và ghi nhận lý do hủy cho từng mặt hàng, hỗ trợ quản lý, theo dõi và báo cáo hiệu quả.
1.11 Kiểm tra tồn kho khả dụng của 1 mặt hàng như thế nào?
User sử dụng báo cáo ZPPR0092- Báo cáo tồn kho dự kiến
Màn hình báo cáo sẽ xuất hiện, User có thể khai thác số liệu tồn kho khả dụng
1.12 Kiểm tra các đơn hàng đang giữ hàng cho 1 mặt hàng như thế nào?
User sử dụng Tcode CO06 để kiểm tra các đơn hàng đang giữ hàng cho 1 mặt hàng Màn hình sau xuất hiện và nhập các thông tin
- MRP Area: Trùng với mã nhà máy
Sau đó màn hình báo cáo sẽ xuất hiện, User có thể nhìn thấy các SO, STO, hoặc DO đang giữ hàng
1.13 Có thể tạo một đơn hàng lấy từ 2 nhà máy được không? Tạo phiếu xuất kho như thế nào?
Hoàn toàn có thể tạo đơn hàng xuất từ hai nhà máy Nhưng sẽ tạo thành 2 phiếu xuất kho cho mỗi nhà máy
Lưu ý khi tạo phiếu xuất kho còn chọn đúng Shipping Point (Địa điểm giao hàng) cho từng phiếu xuất kho
1.14 Tại sao không thể tạo Delivery Order khi SO vẫn còn lượng?
Nguyên nhân là người dùng đã tạo ra DO khác, nên không thể tiếp tục tạo lệnh xuất được Để kiểm tra, sử dụng Tcode VA03 để kiểm tra luồng chứng từ từ đơn hàng: người dùng nhập số đơn hàng và bấm Display Documents Flow để xem toàn bộ luồng chứng từ liên quan.
Sau khi bấm xong, luồng chứng từ sẽ xuất hiện User có thể kiểm tra số DO nào đang giữ hàng
1.15 Tại sao không thể tạo Delivery Order khi STO vẫn còn lượng?
Tương tự như SO, nguyên nhân có thể là DO được tạo khác từ STO Để kiểm tra, vào Tcode ME23N, tại tab Purchase Order History, trong mục Tr /Ev Goods Issue sẽ thấy số DO đang giữ hàng.
1.16 Cập nhật ngày hạch toán xuất kho trên Delivery Order như thế nào?
Trong trường hợp ngày hạch toán ngày xuất kho không trùng với ngày hiện tại, người dùng cần cập nhật ngày Actual GI Date trên Delivery Order bằng Tcode VL02N trước khi PGI để đảm bảo dữ liệu hạch toán và ngày giao hàng trùng khớp.
1.17 Đánh dấu hủy phiếu xuất kho như thế nào?
User thực hiện đánh dấu hủy DO bằng Tcode VL02N qua 2 bước sau:
- Đưa lượng trên DO về 0: Bắt buộc
User sử dụng Tcode VL02N và sửa lượng tất cả Item mặt hàng về 0 Enter Hệ thống sẽ báo vàng User tiếp tục EnterSave đơn hàng
Để đóng DO, hãy dùng Tcode VL_Complete Sau khi đóng DO, DO sẽ không còn cho phép chỉnh sửa nữa, vì vậy cần lưu ý đưa lượng về 0 trước khi đóng để tránh sai lệch tồn kho và mất khả năng điều chỉnh sau này.
Sau khi nhập đủ thông tin, bấm Excute hoặc F8, hệ thống sẽ hiển thị màn hình sau:
1.18 Sau khi PGI (Thực xuất kho) Delivery Order có làm tăng công nợ khách hàng không?
Khi PGI (Thực xuất kho) và Delivery Order được thực hiện, hệ thống không làm tăng nợ của khách hàng Thay vào đó, giao dịch này chỉ ghi nhận hạch toán làm giảm tồn kho và tăng giá vốn hàng hóa.
Nợ 632- Giá vốn bán hàng
1.19 Cập nhật ngày hạch toán trên Billing như thế nào?
Trường hợp ngày đầu tháng cần phát hành hóa đơn cho ngày cuối tháng trước, vì vậy cần phải chọn đúng ngày hạch toán về cuối tháng trước
- Khi tạo hóa đơn (VF01), cập nhật luôn ngày Billing Date trước khi tạo
- Nếu đã vào màn hình Billing thì Bấm Display Documents tab Header Detail
Cập nhật lại ngày Billing Date
1.20 Phát hành HDDT theo ngày hạch toán (Posting Date) thì làm như thế nào?
Tại Tcode ZSDI054, tích chọn Posting date as Invoice date để phát hành HDDT theo ngày
1.21 Tra cứu HDDT trên hệ thống VNPT mà không cần dùng tài khoản thì làm như thế nào?
Người dùng, khách hàng hoặc lái xe có thể sử dụng mã tra cứu và website tra cứu được in trên hoá đơn để tra cứu lại thông tin của hoá đơn Việc tra cứu nhanh chóng này cho phép kiểm tra các dữ liệu liên quan như mã hoá đơn, ngày thanh toán và trạng thái thanh toán một cách tiện lợi mà không cần liên hệ thêm với bộ phận hỗ trợ.
- Truy cập trang web tra cứu hiện thị ở dưới cùng của hóa đơn
Công Ty Link Portal tra cứu
2010 CÔNG TY CỔ PHẦN MAVIN AUSTFEED https://mavinaustfeedhy.vnpt-invoice.com.vn
2020 CÔNG TY TNHH MAVIN AUSTFEED BÌNH ĐỊNH https://austfeed.vnpt-invoice.com.vn
2030 CÔNG TY TNHH MAVIN AUSTFEED NGHỆ AN https://mavinaustfeedna.vnpt-invoice.com.vn
2040 CÔNG TY TNHH LIÊN DOANH MAVIN
AUSTFEED https://mavinaustfeed.vnpt-invoice.com.vn
- Màn hình trang web tra cứu sẽ xuất hiện Tra cứu hóa đơn Tra cứu theo Fkey
- Màn hình sau xuất hiện
- User nhập mã Fkey trên hóa đơn và mã xác nhận vào trang tra cứu FNPT Tìm kiếm là hệ thống sẽ hiển thị HDDT
1.22 Khi xuất hóa đơn sai giá thì xử lý như thế nào?
Khi xuất hóa đơn sai giá thì có 2 hướng xử lý
- Cùng kỳ: Hủy Billing và làm lại hóa đơn với giá đúng
- Khác kỳ: Xuất hóa đơn điều chỉnh
1.23 Khi xuất hóa đơn sai lượng thì xử lý như thế nào?
Khi xuất hóa đơn lượng thì có 2 hướng xử lý
Trong cùng kỳ, hủy hóa đơn đã phát hành và làm lại hóa đơn với số lượng đúng; hoặc trong trường hợp thừa, làm hóa đơn trả lại hàng, và nếu thiếu, xuất hóa đơn cho lượng thiếu.
- Khác kỳ: Làm hóa đơn trả lại hàng nếu thừa và xuất hóa đơn cho lượng thiếu nếu thiếu
1.24 Nghiệp vụ đổi hàng (cùng loại) có làm thay đổi công nợ của khách hàng không?
Nghiệp vụ đổi hàng không làm thay đổi nợ của khách hàng; nó chỉ thay đổi trạng thái của hàng hóa từ hàng sẵn có sang trạng thái đổi trả Hàng trả lại khi nhập kho cần được kiểm định chất lượng để đảm bảo đúng tiêu chuẩn và quy trình tiếp nhận.
1.25 Hủy hợp đồng chiết khấu trong tháng trước, nhưng đã phát sinh trích trước tháng sau thì xử lý như thế nào?
Trường hợp 1: Chưa đóng kỳ tháng trước
Những lỗi hay phát sinh
2.1 Khi tạo Sales Order/Billing phát sinh Pricing Error thì xử lý như thế nào?
Khi Sales Order/Billing mà báo Pricing Eror thì cần thông báo cho Kế Toán/DVKHTT để khai báo giá bán
2.2 Khi tạo Billing mà báo lỗi thì kiểm tra nội dung lỗi phát sinh như thế nào?
Nguyên nhân lỗi của Billing có thể là:
- Đơn hàng chưa được hoàn thiện
- Kỳ hạch toán đã đóng
Vì vậy khi tạo Billing (Tcode VF01) mà báo lỗi thì theo đường dẫn sau để kiểm tra: Edit Log
Hệ thống sẽ hiển thị lỗi như dưới đây, User có thể biết được lỗi và hướng xử lý
2.3 Hủy Billing mà bị lỗi thì xử lý như thế nào? Tại sao lại xuất hiện thông báo?
Khi bị lỗi hủy hóa đơn thì User thực hiện theo đường dẫn Edit Log để kiểm tra lỗi phát sinh
Màn hình log lỗi sẽ xuất hiện như màn hình dưới
Nguyên nhân lỗi và hướng xử lý:
- Kỳ hạch toán đã đóng
Trao đổi với kế toán có thể mở kỳ không Nếu không thì hạch toán hủy vào kỳ hiện tại
- Billing document is already cleared
Hóa đơn đã được cleared công nợ, cần báo kế toán hủy clear công nợ trước rồi mới thực hiện hủy Billing được
2.4 Hủy Billing mà xuất hiện thông báo “You need to cancel FI doc XXX, company code XXX, Fiscal Year XXX ” thì xử lý như thế nào? Tại sao lại xuất hiện thông báo?
Thông báo này xuất hiện khi tạo hóa đơn bán hàng có chi trả chiết khấu; hệ thống tự động sinh bút toán kết chuyển số tiền chiết khấu phải trả sang tài khoản chiết khấu khách hàng được hưởng Việc ghi nhận bút toán này giúp cân đối chi phí bán hàng, đảm bảo dòng tiền và công nợ phản ánh đúng trên báo cáo kế toán và hóa đơn có chiết khấu.
Nợ 3359000000 CP chiết khấu PT
Có 1311999999 Chi trả chiết khấu trả sau
Khi hủy giao dịch, hệ thống không tự động hủy bút toán liên quan, do đó cần báo cho kế toán để thực hiện hủy thủ công bút toán này; sau đó mới thực hiện hủy Billing được.
Thông báo khi chưa hủy chứng từ kết chuyển
2.5 Phát hành/Hủy HDDT bị lỗi trên SAP, chưa phát sinh HDDT/Hủy trên VNPT thì xử lý như thế nào?
Nguyên nhân là hệ thống SAP kết nối lỗi với hệ thống VNPT, khiến không thể phát hành hoặc hủy hóa đơn điện tử Để khắc phục tình trạng này, người dùng cần thực hiện phát hành hoặc hủy lại hóa đơn trên Tcode ZSDI054 Sau khi thực hiện, trạng thái hóa đơn sẽ được cập nhật và hệ thống sẽ hoạt động bình thường.
Màn hình chứng từ bị lỗi sẽ xuất hiện User thực hiện chọn chứng từ cần Phát hành/Hủy lại hóa đơn Bấm Re-Issue Invoice
2.6 Phát hành/Hủy HDDT bị lỗi trên SAP, đã phát sinh HDDT/Hủy trên VNPT thì xử lý như thế nào?
Nguyên nhân sự cố là lỗi kết nối hệ thống khi VNPT trả thông tin Invoice về SAP, khiến hóa đơn điện tử không thể phát hành hoặc hủy Để khắc phục tình trạng này và đồng bộ chứng từ giữa hai hệ thống, người dùng cần thực hiện phát hành hoặc hủy lại hóa đơn trên Tcode ZSDI054.
Màn hình chứng từ bị lỗi sẽ xuất hiện User thực hiện chọn chứng từ cần Phát hành/Hủy lại hóa đơn Bấm Re-Issue Invoice
Sau khi thực hiện xong hệ thống không sinh ra hóa đơn mới mà chỉ đồng bộ trạng thái từ
VNPT/SAP để khớp số liệu giữa 2 hệ thống
2.7 Khi nội dung trên HDDT không thể hiện đúng bản chất nghiệp vụ thì xử lý như thế nào?
Đây là lỗi hệ thống không xác định, rất hiếm gặp Khi gặp lỗi này, người dùng nên báo ngay cho CoreTeam để được kiểm tra và xử lý Sau khi được xử lý, người dùng chỉ cần hủy và phát hành lại hóa đơn.
Ví dụ: Tại Nghệ An xảy ra trường hợp xuất hóa đơn bán thông thường, nhưng HDDT lại thể hiện bán hàng khuyến mại
2.8 Không phát hành HDDT được cho hóa đơn điều chỉnh thì xử lý như thế nào?
Nguyên nhân là chưa cập nhật đúng số chứng từ kế toán gốc lên chứng từ kế toán của hóa đơn điều chỉnh, khiến hệ thống không thể xác định được chứng từ nào bị điều chỉnh và liên kết hóa đơn điều chỉnh với chứng từ gốc tương ứng.
User sử dụng Tcode VF03 Nhập số Billing Accounting Accounting Document Click Change document Click đúp vào Mã khách hàng.
