HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH DỰ TOÁN “EXTEST 2014”

4/ Không được xóa, sửa : Toàn bộ các File trong thư mục trên không được xóa hoặc sửa, file dutoanmau.xlt, dutoanmau.xlxm là file công trình mẫu, khi tạo công trình mới thì máy sẽ copy f

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH DỰ TOÁN “EXTEST 2014”

Phần mềm dự toán “EXTEST 2014” được viết dựa trên ngôn ngữ “VISUAL BASIC FOR

APPLICATION” được tích hợp trong phần mềm Excel

Ưu nhược điểm của “EXTEST 2014"

Ưu điểm : Sử dụng giống như File Excel đơn thuần, khi đã tính xong chuyển qua máy khác sửa chữa, in ấn,

chuyển phông chữ rất dể dàng Dùng được cho cả nước vì không dùng bộ đơn giá của tỉnh mà chỉ dùng định mức và đơn giá vật liệu của tỉnh đó

Nhược điểm : Khó tạo được sheet phụ mà phải tạo những cột phụ (cột nháp) nên phải che cột, che hàng, các

số liệu được bày ra các sheet việc sửa chữa có thể nhầm lẫn và tính bảo mật không cao

Dù sao thì cũng có một tiện ích để khách hàng lập hồ sơ dự toán, lập hồ sơ dự thầu , thẩm định hồ sơ dự toán, lập thanh quyết toán các công trình xây dựng trong những năm qua

Toàn bộ phần mềm được chứa trong thư mục “EXTEST 2014” có 02 thư mục con là :

a/ CHUONGTRINH : Gồm các File chương trình (Extest 2014.exe, Extest 2014.xla, Dutoanmau.xlt,

Huongdansudung.pdf, hn.xla, Dutoanmau.xlxm, Extest 2014.xlsm)

b/ DONGIA : Gồm các File danh mục công việc, định mức (Dongia_gl, dinhmuc_gl)

c/ CONGTRINH : gồm các File công trình đã tạo lưu vào thư mục nầy Tuy nhiên để dể quản lý bạn có thể

lưu vào chổ khác tùy ý

Bạn chỉ cần chép cả thư mục “EXTEST 2014” nầy vào máy và đăng ký sữ dụng là có thể thực hiện được

(không cần cài đặt) hoặc cũng có thể cài đặt theo 1 file đã đóng gói có tên Extest_2014setup.exe

File nầy bạn tải về từ Website : http ://extest.com.vn

II Điều kiện để sử dụng được chương trình:

Chương trình chạy được trên máy tính có cài hệ điều hành Windows, chạy tốt trên nền Office 2003 và Office

2007 (chưa thử trên Office 2010 trở về sau)

Cài đặt trên bất cứ ổ đĩa nào cũng chạy được

1/ Nếu máy đã cài Office 2003 thì :

Khởi động Excel 2003 vào Menu Tool -> Chọn Macro -> Chọn Security ngăn Security Level chọn Low

chọn OK Đóng Eexcel 2003 lại (Động tác nầy chỉ thực hiện 1 lần)

2/ Nếu máy đã cài Office 2007 thì :

Khởi động Excel 2007, kích vào biểu tượng góc trái trên cùng->Kích vào Excel options -> Chọn Trust

Center -> Chọn Trust Center Settings -> Chọn Macro Settings -> Chọn Enable All Macro -> Chọn OK -> Chọn OK Đóng Eexcel 2007 lại (Động tác nầy chỉ thực hiện 1 lần)

3.Nếu dùng Window 7, Window 8:

Bạn vào Control Panel ->User Acounts and Family Safety-> User Acounts->Change User Acount

control settings->Kéo thanh trượt xuống Never Notify->OK (Động tác nầy chỉ thực hiện 1 lần)

4/ Không được xóa, sửa :

Toàn bộ các File trong thư mục trên không được xóa hoặc sửa, file dutoanmau.xlt, dutoanmau.xlxm là file công trình mẫu, khi tạo công trình mới thì máy sẽ copy file nầy thành file có tên Dutoanmau1.xl hoặc

Dutoanmau1.xlsm, bạn có thể đặt tên khác bằng cách vào Menu File chon Save as và gõ tên gì đó mình

Lần đầu tiên tên người dùng và mã đăng ký còn trống Bạn kích vào nút “Đăng nhập” Cửa sổ sau xuất hiện

Bạn nhập đầy đủ các dữ liệu trên, chọn “Dùng thử” hoặc “Chính thức”

Nếu bạn chọn “Dùng thử” thì chương trình sẽ cho bạn dùng 30 lần, hết 30 lần nếu bạn tiếp tục dùng nữa bạn phải đăng ký dùng chính thức

Để đăng ký dùng chính thức bạn làm như sau :

Ở Form trên bạn nhập ddaayfddur thông tin kích vào nút “Chính thức” kích vào nút “Gữi mã đăng ký” (nút nầy sát nút đăng ký)

Bạn gữi thông tin trên cho tác giả để nhận “Mã kích hoạt” Khi nhận được mã kích hoạt bạn nhập đúng vào ô

“Mã kích hoạt” kích nút “Đăng ký” công việc đăng ký đã xong

Trở lại màn hình Destop kích đôi “Extest 2014”

Bạn nhập “Mật mã sử dụng” chương trình sẽ chạy và mở Excel

Với Excel 2003 Extest 2014 nằm sau menu Help gồm có 9 mục như sau :

1/ Lập hồ sơ dự toán :

2/ Tính toán dự toán :

3/ Lập dự toán dự thầu :

4/ Tính thanh quyết toán :

5/ Tính đơn giá ca máy :

6/ Các tùy chọn khác :

7/ Ẩn, hiện dòng VL-NC-Máy :

8/ Thông tin về người dung:

9/Giới thiệu, hướng dẫn:

Toàn bộ các chức năng của chương trình đều sử dụng các chức năng của Excel

*/ Ghi chú : Đối với Excel 2007 giao diện Ribbon có 8 nút lựa chọn tương ứng với 8 mục nằm trong Extest 2014 trước menu Home như sau :

1/Lập dự toán

2/Tính dự toán

3/Tính dự thầu

4/Thanh toán

5/Sự lựa chọn khác

6/Ẩn hiện dòng trong bảng phân tích vật tư

7/Về người dùng

8/Về chương trình

IV Các cơ sở dữ liệu để lập dự toán:

Phần mềm được lập dựa trên các cơ sở dữ liệu dưới đây và đó cũng là cơ sở để bạn làm căn cứ lập được một

dự toán xây dựng công trình

1/ Nghị định số 112/2009/NĐ-CP ngày 14/12/2009 của Chính phủ v/v quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình

2/ Thông tư 04/2010/TT-BXD ngày 26/5/2010 của BXD v/v hướng dẫn lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình

3/ Thông tư 06/2010/TT-BXD ngày 26/5/2010 của BXD v/v hướng dẫn phương pháp xác định giá ca máy và thiết bị thi công xây dựng công trình

4/ Nghị định số 205/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ v/v quy định hệ thống thang lương, bảng lương và chế độ phụ cấp lương trong các công ty nhà nước

5/ Nghị định số 70/2011/NĐ-CP ngày 27/7/2011 của Chính phủ v/v quy định mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động…

6/ Thông tư số 23/2011/TT-BLĐTBXH ngày 16/9/2011 của BLĐ v/v quy định mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động…

7/ Công văn 1776/BXD-VP ngày 16-8-2007 của BXD v/v ban hành định mức dự toán xây dựng công trình - Phần xây dựng

8/ Công văn 1777/BXD-VP ngày 16-8-2007 của BXD v/v ban hành định mức dự toán xây dựng công trình - Phần lắp đặt

9/ Công văn 1778/BXD-VP ngày 16-8-2007 của BXD v/v ban hành định mức dự toán xây dựng công trình - Phần sửa chữa

10/ Công văn 1779/BXD-VP ngày 16-8-2007 của BXD v/v ban hành định mức dự toán xây dựng công trình - Phần khảo sát

11/ Công văn số 3394/UBND-CNXD ngày 24/10/2011 của UBND tỉnh Gia Lai v/v công bố bảng giá ca máy

và thiết bị thi công trên địa bàn tỉnh Gia Lai

12/ Quyết định số 28/2011/QĐ-UBND ngày 18/10/2011 của UBND tỉnh Gia Lai v/v ban hành bảng phân loại đường và cự ly vận chuyển vật liệu trên địa bàn tỉnh Gia Lai

13/ Quyết định số 02/2012/QĐ-UBND ngày 06/01/2012 của UBND tỉnh Gia Lai v/v ban hành bảng giá cước vận chuyển hàng hóa bằng ô tô

14/ Một số văn bản có liên quan như : Bảng giá vật liệu quý, tháng trên địa bàn tỉnh Gia Lai

15/Quyết định số 1172/QĐ-BXD và Quyết định số 1173/QĐ-BXD ngày 26/12/2012 của Bộ Xây Dựng V/v

bổ sung và sửa đổi định mức 1776/BXD và 1777/BXD ngày 16/8/2009

V Bắt đầu lập dự toán:

1/ Lập hồ sơ dự toán :

1.1/ Tạo dự toán, dự thầu mới :

Bạn kích vào mục 1.1 trên menu “Extest 2014” cửa sổ sau xuất hiện :

Tất cả dữ liệu trên cửa sổ nầy là ví dụ, tùy đặc điểm từng công trình bạn có thể nhập sửa đổi

- Tên công trình : Nhập tên của dự án (Trung tâm thương mại Pleiku)

- Tên hạng mục : Nhập tên hạng mục (Nhà bán hàng số 1)

- Địa điểm xây dưng : Vị trí xây dựng công trình (Thành phố Pleiku)

- Tên cơ quan : Tùy ý

- Tên người lập : Tùy ý

- Hệ số vật liệu : Chọn 1 (giá tại hiện trường xây lắp lấy tại thời điểm lập dự toán)

- Hệ số nhân công : Chọn 1 (giá nhân công lầy theo lương tối thiểu vùng tại thời điểm lập dự toán)

- Hệ số máy : Chọn 1 (giá nhân công như trên và nhiên liệu lầy tại thời điểm lập dự toán) Trường hợp nầy đã

có bảng giá ca máy mới, nếu các tỉnh chưa có bảng giá ca máy mới thì nhập hệ số của tỉnh đó

Phần mềm viết trên cơ sở từ định mức dự toán áp giá trực tiếp tại thời điểm lập, bạn cũng có thể lựa chọn hệ

số khác trong Combo sổ xuống để lập đơn giá chào thầu hoặc chào giá cạnh tranh

- Hệ số khu vực nhân công : Công trình xây dựng nằm theo từng vùng trong tỉnh, mỗi vùng sẽ có một hệ số

khu vực riêng không thể tính chung vào đơn giá ngày công được Do vậy phải tính hệ số nầy cho riêng từng công trình đó Hệ số nầy được quy định theo vùng trong Combo sổ xuống, hoặc cũng có thể tự gõ vào theo quy định của tỉnh khác

- Hệ số khu vực máy : Cách chọn giống như hệ số khu vực nhân công

- Các hệ số khác : Theo quy đinh của Bộ xây dựng đã được thể hiện trong từng Combo bạn có thể lựa chọn

tùy theo đặc điểm của từng công trình

- Mục lựa chọn bảng tổng hợp dự toán :

Bạn có thể chon 1 trong 2 cách tại ô lựa chọn bảng tổng hợp dự toán Tại vì bảng tổng hợp dự toán xây dựng

và dự toán khảo sát có khác nhau

- Tên đơn giá và định mức : Phần mềm mặc định cho tỉnh Gia lai, các bạn ở tỉnh khác có thể trên cơ sở cấu

trúc của 2 tập tin nầy tự lập cho tỉnh của mình hoặc có thể thỏa thuận với tác giả

- Lương tối thiểu : Trên phần mềm có 2 mức là 1.400.000đồng/tháng và 1.550.000 đ/tháng với mức lương

khác bạn tự gõ vào thay đổi mức trên

- Nhóm lương : Có thể chọn thay đổi N1, N2, hoặc N3 tùy thuộc vào từng loại công trình

- Loại xi măng : Hiện nay trên thị trường có sử dụng các loại xi măng có mác PC30 và mác PC40 Mục nầy

sẽ giúp bạn chọn mác xi măng cho phù hợp với từng loại công trình

- Tính vật liệu khác và máy khác :

Trong định mức dự toán một số mã hiệu có % vật liệu khác và % máy khác Để xác định được giá trị nầy đưa vào bảng tổng hợp, bạn phải đánh dấu vào mục nầy

- Tính chênh lệch nhiên liệu và nhân công lái máy : Hầu hết các tỉnh đều có bảng giá ca máy tính theo một

đơn giá nhân công và giá nhiên liệu tại thời điểm nhất định nào đó, vào thời điểm lập dự toán có thể giá nầy khác đi Mục nầy dùng để tính bù giá nhân công lái máy và bù giá nhiên liệu cho máy

- Chi phí chung tính trên chi phí nhân công :

Nếu đánh dấu mục nầy thì CPC sẽ được tính vào chi phí NC, nếu không đánh dấu thì CPC sẽ tính trên chi phí trực tiếp bạn xem ở bảng tổng hợp dự toán hoặc bảng chiếc tính đơn giá

- Tính vận chuyển vật liệu :

Trường hợp vị trí xây dựng công trình xa điểm tập kết vật liệu thì phải tính vận chuyển vật liệu nên phải đánh dấu vào mục nầy Nếu không tính vận chuyển thì không đánh dấu vào mục đó

- Tính bốc xếp và vận chuyển nội bộ : Giống như mục trên

- Lưu đơn giá vào File :

Nếu đánh dấu vào mục nầy thì sau khi làm xong dự toán, giá vật liệu có thay đổi thì chương trình sẽ tự động cập nhật

- Có tính vận chuyển vật liệu lên cao :

Trong định mức một số công tác thi công ở trên cao nhưng định mức không quy định chiều cao, khi lập dự toán gặp công việc nầy thì công vận chuyển vật liệu lên cao phải được tính vào dự toán, mục nầy máy sẽ giúp bạn cập nhật vật tư nào có tính vận chuyển lên cao, (các phần mềm khác phải tính thủ công rồi đưa vào bảng khối lượng)

Sau khi cân nhắc và thống nhất việc lựa chọn các mục trên, bạn kích vào nút “Đồng ý” Khi nào máy báo

Bạn kích “OK ” File dự toán mới xuất hiện với tên Dutoanmau1.xls (Excel 2003) hoặc Dutoanmau1.xlsm (Excel 2007) bạn vào mục “Save As” lưu lại với tên khác tùy ý

Bây giờ bạn chỉ thao tác nhập liệu trên bảng tính Excel

a/ Nhập mã hiệu công việc và tiên lượng dự toán :

Bạn gõ mã hiệu vào cột B (Cột có chữ mã hiệu) rồi bấm “Enter” thì số TT, nội dung công việc, đơn vị sẽ tự động điền vào cột A, C và D

-Nếu nhớ mã hiệu từng công việc, bạn gõ trực tiếp vào cột B VD : Mã hiệu “AF.22114” bạn có thể nhập đầy

đủ “AF.22114” hoặc nhập “af22114”

-Nếu không nhớ mã hiệu bạn có thể gõ từ đại diện như “AK” hoặc “ak” rồi "Enter" thì sẽ xuất hiên bảng

danh sách công việc để cho bạn lựa chọn

Bạn gõ “ak” hoặc “AK”… vào ô "Tìm theo mã" thì tất cả mã hiệu có chữ “AK… sẽ hiện trong cửa sổ, bạn

đánh dấu vào mã bạn muốn (ô vuông nhỏ ở đầu dòng), sau đó kích vào nút “Đồng ý” Các công việc được đánh dấu sẽ chèn vào hàng cuối cùng của bảng khối lượng và cửa sổ tìm kiếm biến mất, cũng có thể kích vào nút “Thóat ” để thoát cửa sổ tìm kiếm

Bạn cũng có thể gõ từ cần tìm vào ô “Tìm theo tên” VD : Gõ “Xây tường” thì tất cả các dòng trên cửa sổ đều

có chữ “xây tường” sau đó bạn thao tác giống như ở phần trên

Chú ý : Các công việc không có trong định mức thì bạn dùng chung một mã tạm tính (TT.1111) vào cột mã

hiệu cho nhiều công việc cũng được sau đó sửa tên công việc và đơn vị tính

b/ Nhập diễn giải khối lượng :

Tại cột C dưới tên công việc, bạn nhập phần diễn giải khối lượng như sau :

-Nếu khối lượng không có phần ghi chú VD “25.25*7/3” bạn nhập 25.25*7/3 bấm Enter thì được 25.25*7/3

= 58.9167, ở cột E sẽ có 58.9167 kích vào vị trí số 58.9167 thì sẽ thấy =25.25*7/3 ở thanh Formula bar -Nếu khối lượng có phần ghi chú thì phân cách giữa phần ghi chú và biểu thức phải có dấu “:” VD “Móng M1:25.25*7/3” ta nhập Móng M1:25.25*7/3 bấm Enter ta được Móng M1:25.25*7/3 = 58.9167, ở cột E sẽ

có 58.9167 kích vào tại vị trí số 58.9167 thì sẽ thấy =25.25*7/3 ở thanh Formula bar

Tương tự các số khác VD gõ Trừ cửa đi Đ1:-25*4/3 bấm Enter thì được Trừ cửa D1:-25*4/3 = -33.3333 -Nếu không có phần ghi chú và trước có dấu trừ thì trước dấu trừ cũng phải có dấu ":" VD -25*4 thì phải ghi :-25*4

-Nếu khối lượng không có diễn giải thì nhập trực tiếp vào hàng kế tiếp ở cột C

c/Phần tổng khối lượng : Phần nầy máy sẽ tự tính và gán vào cột F hàng có mã hiệu công việc

Nếu 1 mã hiệu không có diễn giãi khối lượng chỉ có khối lượng tổng thì bạn nhập trực tiếp vào cột F tại dòng

Bạn kích vào mục 2/1 trên menu Extest 2014

Cửa sổ sau xuất hiện :

Tất cả công việc ở bảng khối lượng máy sẽ phân tích ra vật tư theo bảng trên

Công việc của bạn là xem lại các thành phần công việc của định mức có hợp lý, chính xác hay không còn việc tính toán thì máy sẽ làm rồi

Phần việc có mã TT.1111 bạn sẽ sửa tùy theo cấu trúc của định mức công việc, nếu công tác nầy chỉ có phần vật liệu thì ta bỏ phần nhân công và máy, nếu mã nầy có nhiều vật liệu hoặc nhiều loại nhân công hoặc nhiều loại máy thì bạn sửa lại (xem bảng sau)

Bên bảng khối lượng mã tạm tính ghi “TT.1111” có thể ghi cho nhiều công việc Qua bảng phân tích vật tư

nên sửa lại “TT.11111” và “TT.11112 để phân biệt còn mã vật tư sửa lại “V2601”, ”V2602” …… Mã vật tư bắt buộc phải có chữ “V” ở đầu, tiếp đến là số Các số phải lấy từ số “2061” trở đi

Ghi chú : Các loại vật tư khác nhau thì phải có mã vật tư khác nhau Tương tự phần nhân công và máy thi công cũng vậy

Khối lượng vật tư, nhân công, máy thi công ở cột định mức theo mặc định bạn có thể điều chỉnh lại cho phù hợp theo nhu cầu của từng công việc cụ thể, bạn cũng có thể tăng hoặc giảm thành phần định mức, phần nầy

tiện lợi cho công tác làm hồ sơ dự thầu

2.2/ Tính tổng hợp vật tư :

Bạn kích vào mục 2/2 trên menu Extest 2014 cửa sổ sau xuất hiện :

Tất cả do máy tổng hợp Bạn chỉ nhập duy nhất giá vật liệu tại thời điểm lập dự toán (nhập vào cột K) 2.3/ Tính vận chuyển vật tư :

Bạn kích vào mục 2/3 trên menu Extest 2014 cửa sổ sau xuất hiện :

2.4/ Tính bảng giá V.liệu-NCông-MAY thi công : (Phần nầy được tính sau khi có bảng phân tích đơn giá)

Sau khi tính xong bảng phân tích đơn giá bạn kích chọn mục 2.4 sẽ được bảng sau :

- Tính vật liệu khác và máy khác :

Vào lúc tạo công trình bạn có đánh dấu mục vật liệu khác và máy khác nên máy tự động tính và xuất ra bảng

2.6/ Tính tổng mức đầu tư :

Kích vào mục 2.6 sẽ xuất hiện cửa sổ

Bạn chọn các dữ liệu tùy theo công trình như hình trên sau đó kích vào nút "Đồng ý" sẽ được bảng sau

Đến đây coi như việc lập dự toán đã hoàn tất

3/ Tính dự toán dự thầu :

3.1/ Tính phân tích đơn giá : (Đơn giá đầy đủ)

Bạn kích vào mục 3.1 trên menu Extest 2014 cửa sổ sau xuất hiện :