MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Hoạt động văn thư lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức. Hầu hết các hoạt động trong quản lý hành chính, điều hành, thực thi công vụ trên tất cả các lĩnh vực đều gắn liền với công tác công văn, giấy tờ (văn thư, lưu trữ). Đồng thời hoạt động văn thư lưu trữ được xác định là một mặt hoạt động ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành, là nguồn sử liệu chính xác, đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của địa phương. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào một phần của công tác này có được làm tốt hay không. Vì đây là một công tác vừa mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kĩ thuật và liên quan nhiều cán bộ, công chức. Làm tốt hoạt động văn thư lưu trữ sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi quốc gia. Nắm bắt được tầm quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền hành chính quốc gia trong đó có hoạt động văn thư, lưu trữ được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn. Nhưng trên thực tế hiện nay hoạt động văn thư, lưu trữ vẫn chưa được quan tâm đúng mức vẫn chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn thuần mà chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng thiết thực của hoạt động văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức. Cán bộ, công chức làm hoạt động văn thư, lưu trữ tại đảng ủy các xã, thị trấn phần lớn chưa được đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, chủ yếu làm công tác kiêm nhiệm dẫn đến việc chưa đáp ứng được hết yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới hoạt động văn thư, lưu trữ. Trong quá trình công tác và được tham gia các đoàn giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ tại đảng ủy các xã, thị trấn trực thuộc Đảng bộ huyện Mường La, bản thân nhận thức đầy đủ, sâu sắc về tầm quan trọng của công tác giám sát việc văn thư đối với hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của cơ quan và cũng chính trong thời gian trực tiếp làm công tác quản lý nhà nước về hoạt động văn thư này đã giúp tôi có tầm nhìn tương đối đầy đủ và nắm bắt được những ưu điểm, tồn tại, hạn chế và nguyên nhân đồng thời đưa ra các giải pháp hữu hiệu nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả của hoạt động văn thư tại đảng ủy các xã, thị trấn. Vì vậy, tôi chọn vấn đề: “Giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của Đảng ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La” làm luận văn tốt nghiệp. 2. Tổng quan nghiên cứu Trong thời gian qua đã có các công trình nghiên cứu liên quan đến hoạt động văn thư, lưu trữ cụ thể như: + Luận văn Thạc sĩ: “Hoạt động văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1986 - 2006” (2008) của Nguyễn Văn Báu. Tác giả đã nghiên cứu về góc độ lịch sử có nội dung gắn liền với chuyên ngành đào tạo Lưu trữ học và Quản trị văn phòng... .. (nội dung bài luận) + Luận văn Thạc sĩ: “Năng lực viên chức văn thư - lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng” (2017) của Nguyễn Thị Hằng. Tác giả đã... (nội dung bài luận) + Luận văn Thạc sĩ: “Đánh giá và đề xuất giải pháp tổ chức hoạt động văn thư, lưu trữ ở Ủy ban nhân dân cấp phường” (2013) của Nguyễn Thị Hồng. Bài luận đã... (nội dung bài luận) + Luận văn Thạc sĩ: “Chất lượng công tác kiểm tra, giám sát của quận, huyện ủy thuộc Đảng bộ thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn hiện nay” (2014) của Lê Bình Trọng. Tác giả đã... (nội dung bài luận) + Luận văn Thạc sĩ: “Nâng cao chất lượng công tác kiểm tra, giám sát của Đảng bộ Quận 6, Thành phố Hồ Chí Minh hiện nay” (2014) của Huỳnh Hiệp Sĩ. Bài luận đã.... (nội dung bài luận) Từ những trình bày trên đây có thể thấy rằng, đã có nhiều công trình nghiên cứu về lĩnh vực hoạt động văn thư, lưu trữ. Tuy nhiên chưa có nghiên cứu về hoạt động văn thư, lưu trữ đối với đảng ủy trực thuộc. Đây là lý do lựa chọn đề tài luận văn này. 3. Mục tiêu nghiên cứu - Xác định được khung nghiên cứu về giám sát của văn phòng huyện ủy đối với hoạt động văn thư, lưu trữ của Đảng ủy cấp xã. - Phân tích được thực trạng giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của của Đảng ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La giai đoạn 2015 - 2019; xác định điểm mạnh, hạn chế trong giám sát và nguyên nhân của các hạn chế. - Đề xuất các giải pháp hoàn thiện giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của của Đảng ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La đến năm 2025. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của luận văn là giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của Đảng ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La. 4.2. Phạm vi nghiên cứu: - Phạm vi về nội dung: giám sát của văn phòng huyện ủy đối với hoạt động văn thư, lưu trữ của Đảng ủy cấp xã, bao gồm bộ máy giám sát và đánh giá, nội dung, hình thức, công cụ, quy trình giám sát và đánh giá. - Phạm vi về không gian: huyện Mường La. - Phạm vi về thời gian: Nghiên cứu thực trạng giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của của Đảng ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La giai đoạn từ đầu nhiệm kỳ tới nay (2015 - 2019). Khảo sát đối với Đảng ủy các xã, thị trấn tháng 4 năm 2020. Đề xuất giải pháp đến năm 2025. 5. Phương pháp nghiên cứu 5.1. Khung nghiên cứu Sơ đồ 1: Khung nghiên cứu Nguồn: Tác giả xây dựng 5.2. Phương pháp thu thập số liệu 5.2.1. Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp Tác giả thu thập tài liệu, số liệu thông qua các tài liệu, báo cáo giám sát của Văn phòng Huyện ủy Mường La, báo cáo kết quả tự giám sát của đảng ủy các xã, thị trấn trong việc việc ban hành văn bản. 5.2.2. Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp Số liệu sơ cấp được thu thập qua khảo sát đối với đảng ủy các xã, thị trấn để có được những đánh giá khác quan về giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của của Đảng ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La giai đoạn 2015 - 2019. Nội dung khảo sát: hệ thống giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của đảng ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La giai đoạn 2015 - 2019, bao gồm: bộ máy giám sát, nội dung, hình thức, công cụ, quy trình giám sát. Các nội dung khảo sát được chi tiết hóa thành cách mệnh đề để đối tượng khảo sát đánh dấu mức độ nhận định. Trong đó, 1 là rất không đồng ý; 2 là không đồng ý; 3 là không có ý kiến; 4 là đồng ý; và 5 là rất đồng ý. Đối tượng khảo sát: 16 cán bộ phụ trách văn thư, lưu trữ của 16 đảng ủy xã, thị trấn trực thuộc Đảng bộ huyện Mường La. 5.3. Phương pháp xử lý số liệu 5.3.1. Phương pháp xử lý số liệu thứ cấp Phân loại, phân tích, tổng hợp các số liệu đã thu thập được từ đầu nhiệm kỳ tới thời điểm giám sát (trong khoảng thời gian từ tháng 5.2015 - 12.2019) để từ đó đánh giá thực trạng tổ chức thực hiện, những kết quả đạt được, những hạn chế, nguyên nhân gây ra các hạn chế. 5.3.2. Phương pháp xử lý số liệu sơ cấp Tác giả sử dụng phần mềm excel để nhập và xử lý dữ liệu khảo sát về giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của đảng ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La giai đoạn 2015 - 2019 6. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục chữ cái viết tắt, danh mục bảng biểu, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm 3 chương: Chương 1: Khung nghiên cứu và kinh nghiệm thực tiễn về giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của đảng ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy. Chương 2: Phân tích thực trạng giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của của đảng ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La giai đoạn 2015 - 2019. Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của đảng ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La đến năm 2025.
Trang 1NGUYỄN THỊ PHƯƠNG DUNG
GIÁM SÁT HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA ĐẢNG ỦY CÁC XÃ, THỊ TRẤN TẠI VĂN PHÒNG
HUYỆN ỦY MƯỜNG LA
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ KINH TẾ
HÀ NỘI - 2020
Trang 2NGUYỄN THỊ PHƯƠNG DUNG
GIÁM SÁT HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA ĐẢNG ỦY CÁC XÃ, THỊ TRẤN TẠI VĂN PHÒNG
HUYỆN ỦY MƯỜNG LA
Chuyên ngành: QUẢN LÝ KINH TẾ VÀ CHÍNH SÁCH
Mã ngành: 8340410
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ KINH TẾ
Người hướng dẫn khoa học: TS ĐÀM SƠN TOẠI
HÀ NỘI - 2020
Trang 3Tôi đã đọc và hiểu về các hành vi vi phạm sự trung thực trong học thuật Tôicam kết bằng danh dự cá nhân rằng nghiên cứu này do tôi tự thực hiện và không viphạm yêu cầu về sự trung thực trong học thuật.
Hà Nội, ngày tháng năm 2020
Tác giả
Nguyễn Thị Phương Dung
Trang 4
Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình và sựđóng góp quý báu của nhiều tập thể, cá nhân và đã tạo điều kiện để tôi hoàn thànhbản luận văn này.
Trước hết tôi xin trân thành cảm ơn TS Đàm Sơn Toại đã trực tiếp hướng
dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành bản luận văn này
Tôi xin trân thành cảm ơn các thày cô của Khoa Khoa học Quản lý, Viện đàotạo sau đại học, trường Đại học Kinh tế Quốc dân đã giúp đỡ tôi hoàn thành khóahọc và thực hiện luận văn
Xin trân thành cảm ơn các đồng chí Thường trực Huyện ủy, Ban Thường vụHuyện ủy, các đồng chí Thường trực đảng ủy cơ sở; các đồng nghiệp trong cơ quanBan Tổ chức Huyện ủy đã tạo điều kiện giúp tôi trong quá trình điều tra, thu thập sốliệu để hoàn thành đề tài nghiên cứu
Xin cảm ơn gia đình, bạn bè đã giúp đỡ, động viên tôi trong suốt quá trình họctập và thực hiện luận văn tốt nghiệp
Hà Nội, ngày tháng năm 2020
Tác giả
Nguyễn Thị Phương Dung
Trang 5LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC BẢNG BIỂU
DANH MỤC SƠ ĐỒ
MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG 1 KHUNG NGHIÊN CỨU VÀ KINH NGHIỆM THỰC TIỄN VỀ GIÁM SÁT HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA ĐẢNG ỦY CẤP XÃ TẠI VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY 6
1.1 Tổng quan về hoạt động văn thư, lưu trữ của Đảng ủy cấp xã 6
1.1.1 Đảng ủy cấp xã 6
1.1.2 Hoạt động văn thư, lưu trữ của đảng ủy cấp xã 7
1.2 Giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của Đảng ủy cấp xã tại văn phòng huyện ủy 8
1.2.1 Khái niệm và mục tiêu giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của Đảng ủy cấp xã tại văn phòng huyện ủy 8
1.2.2 Bộ máy giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của đảng ủy cấp xã tại văn phòng huyện ủy 9
1.2.3 Nội dung giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của đảng ủy cấp xã tại văn phòng huyện ủy 12
1.2.4 Hình thức, công cụ giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của của Đảng ủy cấp xã tại văn phòng huyện ủy 14
1.2.5 Quy trình giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của đảng ủy cấp xã tại văn phòng huyện ủy 15
1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của Đảng ủy cấp xã tại văn phòng huyện 17
1.3.1 Yếu tố thuộc về văn phòng huyện ủy 17
1.3.2 Yếu tố thuộc về Đảng ủy cấp xã 18
1.3.3 Các yếu tố khác 19
1.4 Kinh nghiệm giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của đảng ủy cấp xã tại một số Văn phòng huyện ủy và bài học cho Văn phòng Huyện ủy Mường La.19
Trang 61.4.2 Bài học cho văn phòng Huyện ủy Mường La 20
CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG GIÁM SÁT HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA ĐẢNG ỦY CÁC XÃ, THỊ TRẤN TẠI VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY MƯỜNG LA, GIAI ĐOẠN 2015 - 2019 22 2.1 Tổng quan về Văn phòng Huyện ủy Mường La 22
2.1.1 Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Huyện ủy Mường La 222.1.2 Cơ cấu tổ chức và đặc điểm nhân sự của Văn phòng huyện ủy Mường La 232.1.3 Kết quả hoạt động của Văn phòng Huyện ủy Mường La 28
2.2 Thực trạng hoạt động văn thư, lưu trữ của đảng ủy các xã, thị trấn thuộc Đảng bộ huyện Mường La giai đoạn 2015 - 2019 31
2.2.1 Đảng ủy các xã, thị trấn thuộc Đảng bộ huyện Mường La 312.2.2 Hoạt động văn thư, lưu trữ của đảng ủy các xã, thị trấn thuộc Đảng bộhuyện Mường La 33
2.3 Thực trạng giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của Đảng ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La giai đoạn 2015 – 2019 34
2.3.1 Bộ máy giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của Đảng ủy các xã, thị trấntại Văn phòng Huyện ủy Mường La 342.3.2 Nội dung giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của của Đảng ủy các xã, thịtrấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La 382.3.3 Hình thức, công cụ giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của của Đảng ủycác xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La 402.3.4 Quy trình giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của Đảng ủy các xã, thị trấntại Văn phòng Huyện ủy Mường La 51
2.4 Đánh giá về giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của đảng ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La 55
2.4.1 Điểm mạnh trong giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của Đảng ủy các
xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La 552.4.2 Hạn chế trong giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của Đảng ủy các xã, thịtrấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La và nguyên nhân của hạn chế 562.4.3 Nguyên nhân của hạn chế trong giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ củaĐảng ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La và nguyên nhâncủa hạn chế 58
Trang 7ĐẢNG ỦY CÁC XÃ, THỊ TRẤN TẠI VĂN PHÒNG 60
HUYỆN ỦY MƯỜNG LA ĐẾN NĂM 2025 60
3.1 Định hướng và phương hướng hoàn thiện giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của Đảng ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La đến năm 2025 60
3.1.1 Định hướng hoạt động văn thư, lưu trữ của Đảng ủy các xã, thị trấn 60
3.1.2 Phương hướng hoàn thiện giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của Đảng ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La 61
3.2 Giải pháp hoàn thiện giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của Đảng ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La đến năm 2025 61
3.2.1 Hoàn thiện bộ máy giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của Đảng ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La 61
3.2.2 Hoàn thiện nội dung giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của Đảng ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La 62
3.2.3 Hoàn thiện hình thức, công cụ giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của Đảng ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La 63
3.2.4 Hoàn thiện quy trình giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của Đảng ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La 64
3.2.5 Các giải pháp khác 65
3.3 Một số kiến nghị 66
3.3.1 Kiến nghị đối với Huyện ủy Mường La 66
3.3.2 Khuyến nghị đối với Đảng ủy các xã, thị trấn thuộc Huyện ủy Mường La 67
KẾT LUẬN 68 TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
Trang 8Từ viết tắt Giải nghĩa
Trang 9Mường La, giai đoạn 2015-2019 29Bảng 2.3: Phân tích bộ máy hoạt động (Ban Chấp hành) của Đảng ủy các xã, thị
trấn nhiệm kỳ 2015 - 2020 32Bảng 2.4: Phân loại cán bộ bộ máy giám sát từ 2015 - 2019 36Bảng 2.5 Tổng hợp kết quả khảo sát về Bộ máy giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ
của đảng ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La 38Bảng 2.6 Tổng hợp kết quả khảo sát về Nội dung giám sát hoạt động văn thư, lưu
trữ của đảng ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La 40Bảng 2.7: Kết quả thống kê Hoạt động văn thư của đảng ủy các xã, thị trấn giai
đoạn 2015 - 2019 41Bảng 2.8 Kế hoạch hoạt động giám sát công tác văn thư, lưu trữ giai đoạn 2015-
2019 tại huyện ủy Mường La 43Bảng 2.9 Số liệu các cuộc giám sát công tác văn thư, lưu trữ giai đoạn 2016-2019
tại huyện ủy Mường La 43Bảng 2.10: Kết quả giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ giai đoạn 2016 - 2019 45Bảng 2.11: Các quy định, hướng dẫn giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ 46
Bảng 2.12: Các quy định, hướng dẫn làm tiêu chí đánh giá chất lượng hoạt động
văn thư, lưu trữ của đảng ủy các xã, thị trấn 47Bảng 2.13 Tổng hợp kết quả khảo sát về hình thức và công cụ giám sát hoạt động
văn thư, lưu trữ của đảng ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủyMường La 50Bảng 2.14: Sơ đồ 03 bước giám sát chuyên đề hoạt động văn thư, lưu trữ của đảng
ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng huyện ủy 52Bảng 2.15 Tổng hợp kết quả khảo sát về quy trình giám sát hoạt động văn thư, lưu
trữ của đảng ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La 55
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Trang 10Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy giám sát hoạt động văn thư lưu trữ của Văn phòng Huyện
ủy Mường La giai đoạn 2015 - 2019 35
Trang 11MỞ ĐẦU
1 Tính cấp thiết của đề tài
Hoạt động văn thư lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động quản
lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức Hầu hết các hoạt động trong quản lý hànhchính, điều hành, thực thi công vụ trên tất cả các lĩnh vực đều gắn liền với công táccông văn, giấy tờ (văn thư, lưu trữ)
Đồng thời hoạt động văn thư lưu trữ được xác định là một mặt hoạt độngảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quantrọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành, là nguồn
sử liệu chính xác, đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạchđịnh chính sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội phản ánh toàn bộlịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hộicủa địa phương
Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộcvào một phần của công tác này có được làm tốt hay không Vì đây là một công tácvừa mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kĩ thuật và liên quan nhiều cán bộ,công chức Làm tốt hoạt động văn thư lưu trữ sẽ góp phần giải quyết công việc cơquan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mậtcủa Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng vănbản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy
sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi quốc gia Nắm bắt được tầm quantrọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền hànhchính quốc gia trong đó có hoạt động văn thư, lưu trữ được tập trung đổi mới vàsáng tạo hơn
Nhưng trên thực tế hiện nay hoạt động văn thư, lưu trữ vẫn chưa được quantâm đúng mức vẫn chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn thuần mà chưa thấy được vịtrí, ý nghĩa và tầm quan trọng thiết thực của hoạt động văn thư, lưu trữ trong các cơquan, đơn vị, tổ chức Cán bộ, công chức làm hoạt động văn thư, lưu trữ tại đảng ủy
Trang 12các xã, thị trấn phần lớn chưa được đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, chủyếu làm công tác kiêm nhiệm dẫn đến việc chưa đáp ứng được hết yêu cầu đòi hỏicủa sự nghiệp đổi mới hoạt động văn thư, lưu trữ
Trong quá trình công tác và được tham gia các đoàn giám sát hoạt động vănthư, lưu trữ tại đảng ủy các xã, thị trấn trực thuộc Đảng bộ huyện Mường La, bảnthân nhận thức đầy đủ, sâu sắc về tầm quan trọng của công tác giám sát việc văn thưđối với hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của cơ quan và cũng chính trong thờigian trực tiếp làm công tác quản lý nhà nước về hoạt động văn thư này đã giúp tôi
có tầm nhìn tương đối đầy đủ và nắm bắt được những ưu điểm, tồn tại, hạn chế vànguyên nhân đồng thời đưa ra các giải pháp hữu hiệu nhằm nâng cao chất lượnghiệu quả của hoạt động văn thư tại đảng ủy các xã, thị trấn Vì vậy, tôi chọn vấn đề:
“Giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của Đảng ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La” làm luận văn tốt nghiệp.
2 Tổng quan nghiên cứu
Trong thời gian qua đã có các công trình nghiên cứu liên quan đến hoạt độngvăn thư, lưu trữ cụ thể như:
+ Luận văn Thạc sĩ: “Hoạt động văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp Nhànước trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1986 - 2006” (2008) củaNguyễn Văn Báu Tác giả đã nghiên cứu về góc độ lịch sử có nội dung gắn liền vớichuyên ngành đào tạo Lưu trữ học và Quản trị văn phòng (nội dung bài luận)
+ Luận văn Thạc sĩ: “Năng lực viên chức văn thư - lưu trữ tại tỉnh LâmĐồng” (2017) của Nguyễn Thị Hằng Tác giả đã (nội dung bài luận)
+ Luận văn Thạc sĩ: “Đánh giá và đề xuất giải pháp tổ chức hoạt động vănthư, lưu trữ ở Ủy ban nhân dân cấp phường” (2013) của Nguyễn Thị Hồng Bài luậnđã (nội dung bài luận)
+ Luận văn Thạc sĩ: “Chất lượng công tác kiểm tra, giám sát của quận, huyện
ủy thuộc Đảng bộ thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn hiện nay” (2014) của Lê BìnhTrọng Tác giả đã (nội dung bài luận)
Trang 13+ Luận văn Thạc sĩ: “Nâng cao chất lượng công tác kiểm tra, giám sát củaĐảng bộ Quận 6, Thành phố Hồ Chí Minh hiện nay” (2014) của Huỳnh Hiệp Sĩ Bàiluận đã (nội dung bài luận)
Từ những trình bày trên đây có thể thấy rằng, đã có nhiều công trình nghiêncứu về lĩnh vực hoạt động văn thư, lưu trữ Tuy nhiên chưa có nghiên cứu về hoạtđộng văn thư, lưu trữ đối với đảng ủy trực thuộc Đây là lý do lựa chọn đề tài luậnvăn này
3 Mục tiêu nghiên cứu
- Xác định được khung nghiên cứu về giám sát của văn phòng huyện ủy đối
với hoạt động văn thư, lưu trữ của Đảng ủy cấp xã
- Phân tích được thực trạng giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của của Đảng
ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La giai đoạn 2015 - 2019; xácđịnh điểm mạnh, hạn chế trong giám sát và nguyên nhân của các hạn chế
- Đề xuất các giải pháp hoàn thiện giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ củacủa Đảng ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La đến năm 2025
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1 Đối tượng nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu của luận văn là giám sát hoạt động văn thư, lưu trữcủa Đảng ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La
4.2 Phạm vi nghiên cứu:
- Phạm vi về nội dung: giám sát của văn phòng huyện ủy đối với hoạt độngvăn thư, lưu trữ của Đảng ủy cấp xã, bao gồm bộ máy giám sát và đánh giá, nộidung, hình thức, công cụ, quy trình giám sát và đánh giá
- Phạm vi về không gian: huyện Mường La
- Phạm vi về thời gian: Nghiên cứu thực trạng giám sát hoạt động văn thư,lưu trữ của của Đảng ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La giaiđoạn từ đầu nhiệm kỳ tới nay (2015 - 2019) Khảo sát đối với Đảng ủy các xã, thịtrấn tháng 4 năm 2020 Đề xuất giải pháp đến năm 2025
Trang 14Mục tiêu giám sát của văn phòng huyện ủy đối với
hoạt động văn thư, lưu trữ
của Đảng ủy cấp xã
- Đảm bảo việc ban hànhvăn bản của Đảng ủy cấp xãđúng quy định
- Kịp thời phát hiện sai sóttrong ban hành văn bản củaĐảng ủy cấp xã
- Đề xuất giải pháp sửa đổisai sót trong ban hành vănbản của Đảng ủy cấp xã
5 Phương pháp nghiên cứu
5.1 Khung nghiên cứu
Sơ đồ 1: Khung nghiên cứu
Nguồn: Tác giả xây dựng
5.2 Phương pháp thu thập số liệu
5.2.1 Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp
Tác giả thu thập tài liệu, số liệu thông qua các tài liệu, báo cáo giám sát củaVăn phòng Huyện ủy Mường La, báo cáo kết quả tự giám sát của đảng ủy các xã,thị trấn trong việc việc ban hành văn bản
5.2.2 Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp
Số liệu sơ cấp được thu thập qua khảo sát đối với đảng ủy các xã, thị trấn để cóđược những đánh giá khác quan về giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của của Đảng
ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La giai đoạn 2015 - 2019
Nội dung khảo sát: hệ thống giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của đảng ủycác xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La giai đoạn 2015 - 2019, bao gồm:
Giám sát của văn phòng huyện ủy đối với hoạt động văn thư, lưu trữ của Đảng ủy cấp xã
đến giám sát của văn
phòng huyện ủy đối với
hoạt động văn thư, lưu
Trang 15bộ máy giám sát, nội dung, hình thức, công cụ, quy trình giám sát Các nội dungkhảo sát được chi tiết hóa thành cách mệnh đề để đối tượng khảo sát đánh dấu mức
độ nhận định Trong đó, 1 là rất không đồng ý; 2 là không đồng ý; 3 là không có ýkiến; 4 là đồng ý; và 5 là rất đồng ý
Đối tượng khảo sát: 16 cán bộ phụ trách văn thư, lưu trữ của 16 đảng ủy xã,thị trấn trực thuộc Đảng bộ huyện Mường La
5.3 Phương pháp xử lý số liệu
5.3.1 Phương pháp xử lý số liệu thứ cấp
Phân loại, phân tích, tổng hợp các số liệu đã thu thập được từ đầu nhiệm kỳ
tới thời điểm giám sát (trong khoảng thời gian từ tháng 5.2015 - 12.2019) để từ đó
đánh giá thực trạng tổ chức thực hiện, những kết quả đạt được, những hạn chế,nguyên nhân gây ra các hạn chế
5.3.2 Phương pháp xử lý số liệu sơ cấp
Tác giả sử dụng phần mềm excel để nhập và xử lý dữ liệu khảo sát về giámsát hoạt động văn thư, lưu trữ của đảng ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủyMường La giai đoạn 2015 - 2019
6 Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục chữ cái viết tắt, danh mục bảng biểu,danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Khung nghiên cứu và kinh nghiệm thực tiễn về giám sát hoạtđộng văn thư, lưu trữ của đảng ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy
Chương 2: Phân tích thực trạng giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của củađảng ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La giai đoạn 2015 - 2019
Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện giám sát hoạt động vănthư, lưu trữ của đảng ủy các xã, thị trấn tại Văn phòng Huyện ủy Mường La đếnnăm 2025
Trang 16CHƯƠNG 1 KHUNG NGHIÊN CỨU VÀ KINH NGHIỆM THỰC TIỄN
VỀ GIÁM SÁT HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA ĐẢNG ỦY CẤP XÃ TẠI VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY
1.1 Tổng quan về hoạt động văn thư, lưu trữ của Đảng ủy cấp xã
1.1.1 Đảng ủy cấp xã
Đảng ủy cơ sở (hay còn gọi là cấp ủy cơ sở) “là ban chấp hành của một đảng
bộ, được Đại hội đảng bộ cơ sở bầu ra, là cơ quan tiêu biểu cho năng lực trí tuệ, cáchoạt động thực tiễn, thể hiện cho phẩm chất chính trị, đạo đức của toàn Đảng bộ”(Đảng cộng sản Việt Nam, 2011) Đảng ủy cơ sở được xem là cơ quan lãnh đạo tậpthể của Đảng bộ giữa các kỳ đại hội, có vai trò quan trọng trong việc lãnh đạo, tiếnhành công tác xây dựng Đảng về các quan điểm về tư tưởng, chính trị, tổ chức vàthực hiện theo nghị quyết đại hội nhiệm kỳ
Đảng ủy cấp xã là ban chấp hành của đảng bộ xã, được đại hội đảng bộ xãbầu ra; là cơ quan tiêu biểu cho năng lực trí tuệ, các hoạt động thực tiễn, thể hiệncho phẩm chất chính trị, đạo đức của toàn Đảng bộ Là cơ quan lãnh đạo tập thể củaĐảng bộ xã giữa các kỳ đại hội, có vai trò quan trọng trong việc lãnh đạo, tiến hànhcông tác xây dựng Đảng về các quan điểm về tư tưởng, chính trị, tổ chức và thựchiện theo nghị quyết đại hội nhiệm kỳ
Đảng ủy xã có chức năng lãnh đạo, kiểm tra, giám sát các tổ chức đảng trựcthuộc phát huy vai trò hạt nhân chính trị, lãnh đạo đảng viên và cán bộ, công chức,viên chức, người lao động chấp hành cương lĩnh chính trị, Điều lệ Đảng, đường lối,chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước, nghị quyết của cấp ủycấp trên, bào đảm hoàn thành nhiệm cụ chính trị của cơ quan, đơn vị
Đảng ủy xã có nhiệm vụ lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý các tổ chức Đảng, đảngviên thuộc đảng bộ và lãnh đạo công tác phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốcphòng, an ninh Lãnh đạo công tác chính trị, tư tưởng; xây dựng đảng bộ, chi bộ càcác tổ chức, cán bộ Lãnh đạo công tác kiểm tra, giám sát và kỷ luật của Đảng Lãnhđạo xây dựng hệ thống chính trị cơ sở
Trang 171.1.2 Hoạt động văn thư, lưu trữ của đảng ủy cấp xã
1.1.2.1 Hoạt động văn thư
Văn thư là gốc Hán, dùng để chỉ các loại văn bản, giấy tờ “Văn” có nghĩa
là văn tự, ‘thư” có nghĩa là thư tịch Theo quan niệm của các triều đại phongkiến trước đây, Hoạt động văn thư tức là những công việc có liên quan đến văn
tự, thư tịch
Theo Văn phòng Trung ương Đảng (2015), hoạt động văn thư là các côngviệc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thànhtrong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơvào lưu trữ cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu”
Hoạt động văn thư gồm tiếp nhận và đăng ký văn bản đến; trình người đứngđầu cơ quan, tổ chức phân phối và chuyển giao văn bản đến các đơn vị, cá nhân;theo dõi thời hạn giải quyết văn bản đến; tiếp nhận các dự thảo văn bản, kiểm trathể thức văn bản, ghi số, ngày tháng năm và bổ sung những thông tin cần thiết củavăn bản (nếu có); trình người có thẩm quyền duyệt và ký ban hành văn bản; đăng ký
và làm thủ tục phát hành văn bản; theo dõi việc chuyển phát hành văn bản đi; sắpxếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn bản lưu tại văn thư; quản lý sổsách và cập nhật cơ sở dữ liệu quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy
đi đường cho cán bộ cơ quan; bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, các đơn vị vàcác loại dấu khác; lập và giao nộp vào lưu trữ cơ quan những hồ sơ thuộc phạm vitrách nhiệm được giao
Đặc điểm công tác văn thư: mang tính nghiệp vụ, kỹ thuật; mang tính chính
trị cao; liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức trong cơ quan, tổ chức; công tác vănthư không phải là một ngành hay lĩnh vực hoạt động riêng biệt của Nhà nước haycủa các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, mà là công việc cụ thể, đan xen liênquan đến văn bản và gắn liền với hoạt động quản lý trong từng cơ quan, tổ chức
Vai trò của công tác văn thư là góp phần đấy mạnh và nhanh mọi hoạt độngcủa các cơ quan, tổ chức Đảng, nhà nước, doanh nghiệp, giảm lệ thuộc thủ tục giấy
tờ và tiết kiệm thời gian Gìn giữ, bảo mật thông tin và đảm bảo tính thông
Trang 18suốt trong hoạt động của các đơn vị, tổ chức Tạo điều kiện thuận lợi cho hoạtđộng lưu trữ.
Hoạt động văn thư và hoạt động lưu trữ là hai hoạt động có nội dung nghiệp
vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau và đều không thể thiếu đượctrong hoạt động của mỗi cơ quan Vì vậy các cơ quan cần phải quan tâm tổ chứcthực hiện tốt nội dung này
Như vậy, một cách khái quát văn thư là công văn, giấy tờ; trong khi lưu trữ
là hoạt động gìn giữ, bảo tồn Văn thư lưu trữ là hoạt động giữ tài liệu, hiện vật nào
đó và đảm bảo tính nguyên trạng, đầy đủ của nó
Hoạt động văn thư lưu trữ của đảng ủy các xã là hoạt động đảm bảo cung cấpthông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, điều hành hoạt động ở đảng ủy,bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo và ban hành văn bản; tổ chức quản lý
và giải quyết văn bản; quản lý và sử dụng con dấu
1.2 Giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của Đảng ủy cấp xã tại văn phòng huyện ủy
1.2.1 Khái niệm và mục tiêu giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của Đảng
ủy cấp xã tại văn phòng huyện ủy
Theo Quốc hội lần thứ 13 (2015), giám sát là việc chủ thể giám sát theo dõi,xem xét, đánh giá hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân chịu sự giám sát trong việctuân thủ theo Hiến pháp và pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình,
xử lý theo thẩm quyền hoặc yêu cẩu, kiến nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý
Trang 19Ban Chấp hành Trung ương (2016), giám sát của Đảng là việc các tổchức đảng quan sát, theo dõi, xem xét, đánh giá hoạt động nhằm kịp thời tácđộng đến cấp ủy, tổ chức đảng cấp dưới và đảng viên được giám sát chấphành nghiêm chỉnh Cương lĩnh chính trị, Điều lệ Đảng, chủ trương, nghịquyết, chỉ thị, quy định của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước.
Từ hai khái niệm trên, ta có thể rút ra khái niệm giám sát hoạt động văn thư,lưu trữ của đảng ủy cấp xã tại văn phòng huyện ủy là hoạt động văn thư, lưu trữ củađảng ủy cấp xã tại văn phòng huyện ủy là việc văn phòng huyện ủy quan sát, theodõi, xem xét, đánh giá hoạt động văn thư, lưu trữ của đảng ủy cấp xã nhằm kịp thờitác động đến đảng ủy cấp xã được giám sát chấp hành nghiêm chỉnh hoạt động vănthư, lưu trữ theo đúng quy định, hướng dẫn của Luật lưu trữ cũng như các Hướngdẫn của Văn phòng Trung ương Đảng về công tác văn thư, lưu trữ
Chủ thể giám sát: Văn phòng huyện ủy
Đối tượng giám sát: Đảng ủy cấp xã.
Mục tiêu của giám sát: Đảm bảo việc ban hành văn bản của đảng ủy cấp xã
đúng quy định Kịp thời phát hiện sai sót trong ban hành văn bản của đảng ủy cấp xã
Đề xuất giải pháp sửa đổi sai sót trong ban hành văn bản của đảng ủy cấp xã
1.2.2 Bộ máy giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của đảng ủy cấp xã tại văn phòng huyện ủy
a) Bộ máy giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của đảng ủy cấp xã tại vănphòng huyện ủy là tập hợp các vị trí quản lý của văn phòng huyện ủy và chuyênviên theo cơ chế tổ công tác để thực hiện hoạt động giám sát văn thư, lưu trữ tạiđảng ủy cấp xã và thị trấn, như thể hiện ở Sơ đồ 1.1
Trang 20Sơ đồ 1.1 Bộ máy giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của văn phòng huyện ủy
Nguồn: tác giả tổng hợp
Theo Sơ đồ 1.1, việc giám sát được tổ chức dưới hình thức công tác kiểm tra
Để thực hiện, Văn phòng huyện ủy phải xây dựng kế hoạch kiểm tra, thành lập tổcông tác để thực hiện các công việc cụ thể của hoạt động kiểm tra Tổ công tác đượcsắp xếp bao gồm một tổ trưởng là lãnh đạo văn phòng huyện ủy, các thành viên tổgiám sát (kiểm tra) bao gồm những chuyên viên phụ trách về công tác văn thư, lưutrữ của văn phòng huyện ủy Ngoài ra, tổ công tác có thể huy động nhân sự từ cơquan chuyên môn khác trong khối quản lý của huyện ủy và ủy ban nhân dân huyện
Tổ giám sát còn có thư ký thực hiện các nhiệm vụ ghi chép, lập biên bảngiám sát và lưu giữ hồ sơ giám sát, viết báo cáo tổng hợp các đợt giám sát trên địabàn huyện để báo cáo lãnh đạo huyện ủy
b) Nhiệm vụ của các thành viên tổ giám sát công tác văn thư lưu trữ của vănphòng huyện ủy được phân công cụ thể như sau:
Tổ trưởng tổ giám sát: Là lãnh đạo văn phòng huyện ủy, nhiệm vụ của tổtrưởng bao gồm:
Chuyên viên phụ trách công tác Văn thư
Chuyên
viên tổng
hợp
Chuyên viên phụ trách công tác Lưu trữ
Chuyên viên phụ trách công nghệ thông tin
TỔ TRƯỞNG
Lãnh đạo Văn phòng huyện ủy
Thành viên đoàn giám sát
Trang 21- Triển khai các kế hoạch về phổ biến hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ tạicác đảng ủy cơ sở; đồng thời đôn đốc việc xây dựng kế hoạch giám sát công tác vănthư lưu trữ;
- Phê duyệt kế hoạch giám sát văn thư lưu trữ, trong đó xác định mục tiêu,hình thức, nội dung và tiến trình giám sát;
- Phê duyệt đoàn giám sát, đề xuất các điều kiện thực hiện hoạt động giámsát văn thư lưu trữ;
- Thực hiện các hoạt động giám sát tại đảng ủy các xã, thị trấn trên địa bàn huyện;
- Phê duyệt các báo cáo đánh giá, các đề xuất về công tác văn thư lưu trữ trênđịa bàn huyện
Các thành viên tổ công tác tùy theo vị trí phải thực hiện các công việc như sau:
- Chuyên viên tổng hợp phải là người nghiên cứu, chuẩn bị tài liệu để triểnkhai thực hiện các hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ tại đảng ủy cấp xã; đồngthời chuyên viên tổng hợp là người soạn và trình lãnh đạo văn phòng phê duyệt các
kế hoạch giám sát công tác văn thư, lưu trữ; tham mưu cho lãnh đạo văn phònghuyện ủy về tiến độ, nội dung và hình thức giám sát công tác văn thư, lưu trữ;
- Chuyên viên tổng hợp là người sắp xếp và tổ chức hậu cần các cuộc giámsát công tác văn thư lưu trữ;
- Chuyên viên tổng hợp là người tổng hợp kết quả, viết báo cáo tổng kết vàtham mưu các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác giám sát;
- Chuyên viên phụ trách công tác văn thư, lưu trữ và công nghệ thông tin:+ Thực hiện nhiệm vụ thường xuyên theo quy định, bao gồm: Tham gia phục
vụ việc triển khai, thực hiện các đề án, dự án, chương trình, kế hoạch về công tácvăn thư; Tham gia phục vụ việc triển khai kế hoạch, phương án nghiệp vụ công tácvăn thư trên cơ sở các quy định của pháp luật về văn thư; Thực hiện các văn bảnquản lý, hướng dẫn về công tác văn thư tại văn phòng huyện ủy; Thực hiện quản lýlưu giữ hồ sơ, tài liệu; tổ chức việc thống kê lưu trữ các tài liệu, số liệu đầy đủ,chính xác, đúng yêu cầu của nghiệp vụ công tác văn
Trang 22+ Thực hiện các hoạt động giám sát theo nội dung và theo kế hoạch: thamgia tổ giám sát, thực hiện nghiệp vụ giám sát; đưa ra các nhận định, đánh giá về kếtquả giám sát chuyên môn và đề xuất đối với đoàn về kết quả giám sát.
c) Nhân sự giám sát phải có chứng chỉ nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trở lên,phải đáp ứng được tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ:
- Nắm được đường lối, chủ trương của Đảng; chính sách, pháp luật của Nhànước và những quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; bảo vệ bí mậtNhà nước;
- Nắm được các kiến thức cơ bản của công tác văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện tốt các công việc của công tác văn thư, lưu trữ;
- Sử dụng được các thiết bị văn phòng và các trang thiết bị khác phục vụ yêucầu nhiệm vụ
1.2.3 Nội dung giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của đảng ủy cấp xã tại văn phòng huyện ủy
a Các nội dung giám sát về hoạt động nghiệp vụ văn thư:
Thứ nhất: Đối với hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản Các nội dunggiám sát bao gồm:
- Văn bản chính thức của cấp uỷ phải thống nhất thể thức và kỹ thuật trìnhbày để bảo đảm giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn
- Người ký văn bản là người chịu trách nhiệm về thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản
- Chánh văn phòng hoặc người được giao phụ trách công tác văn phòng cótrách nhiệm thẩm định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Cán bộ, nhân viên được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiệnđúng hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Cán bộ, nhân viên làm nhiệm vụ văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm trathể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký, phát hành
Thứ hai: Đối với quản lý văn bản đi, văn bản đến
Trang 23Kiểm tra việc mở sổ văn bản đi, đến theo quy định; văn bản lưu trữ đầy đủ,sắp xếp có hệ thống, đảm bảo thuận tiện chi việc lưu giữ và tra cứu tài liệu.
Thứ ba: Đối với các nội dung khác bao gồm công tác lập hồ sơ đại hội Đảng
bộ xã, việc quản lý và sử dụng con dấu
b Giám sát hoạt động nghiệp vụ lưu trữ
Tại đảng ủy xã, công tác đảng được thể hiện thông qua các hoạt động văn thưlưu trữ Cụ thể là công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tàiliệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ và giao nộp hồ
sơ vào lưu trữ cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư
Vì vậy, nội dung giám sát nghiệp vụ lưu trữ cần phải tập trung vào:
+ Công tác thu thập tài liệu lưu trữ cơ quan
+ Việc phân loại, ghi chép, vào sổ theo dõi công văn điều hành, chỉ đạo+ Công tác bảo quản hồ sở, tài liệu: bố trí phòng, kho lưu trữ cơ quan
Trong hoạt động này, nhân viên văn phòng của đảng bộ cơ sở cần phải nắmrõ các khái niệm liên quan đến văn bản, bao gồm:
Văn bản đi: Là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản giấy, văn bản điện
tử do cơ quan phát hành
Văn bản đến: Là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản giấy, văn bản điện
tử do cơ quan khác phát hành
Bản gốc văn bản: Là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ
quan ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền
Bản sao văn bản: Bản chụp hoặc đánh máy lại chính xác từ bản chính của
văn bản có xác nhận sao của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
Hồ sơ: Là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc,
một đối tượng cụ thể, hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi,giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, cá nhân, và làbằng chứng về kết quả công việc đã được thực hiện
Lập hồ sơ : Là việc tập hợp và sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyêntắc, phương pháp nhất định
Trang 24Thời hạn nộp lưu hồ sơ : Là thời gian quy định nộp lưu hồ sơ từ văn thư vào
lưu trữ cơ quan hoặc từ lưu trữ cơ quan vào lưu trữ lịch sử
1.2.4 Hình thức, công cụ giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của của Đảng ủy cấp xã tại văn phòng huyện ủy
1.2.4.1 Hình thức giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của đảng ủy cấp xã tại
văn phòng huyện ủy:
Theo Ban Chấp hành Trung ương (2017), giám sát trong Đảng gồm 02 hìnhthức giám sát đó là giám sát thường xuyên và giám sát chuyên đề
a Giám sát thường xuyên là hình thức giám sát mà văn phòng huyện ủy thựchiện giám sát bằng phương pháp giám sát trực tiếp và giám sát gián tiếp thông qua việcnắm tình hình, quan sát đối với đảng ủy xã theo thẩm quền; giám sát thường xuyênkhông lập đoàn (tổ) giám sát (gọi chung là đoàn giám sát)
b Giám sát theo chuyên đề là hình thức văn phòng huyện ủy hằng nămcăn cứ yêu cầu, nhiệm vụ chính trị, công tác xây dựng Đảng và tình hìnhthực tế văn phòng huyện ủy xây dựng chương trình, kế hoạch giám sátchuyên đề và thành lập đoàn (tổ) giám sát tiến hành giám sát
1.2.4.2 Công cụ giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ:
Công cự giám sát hoạt động văn thư lưu trữ tại đảng bộ cấp xã, thị trấn củavăn phòng huyện ủy bao gồm: (1) các văn bản quy định, hướng dẫn của cấp ủy cấptrên, từ Trung ương đến địa phương, về công tác văn thư lưu trữ; (2) kế hoạch giámsát; (3) hệ thống thông tin
Nhóm văn bản hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng về hướng dẫnthống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức
Trang 25Đảng và tổ chức chính trị - xã hội; quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chứcđảng và các tổ chức chính trị - xã hội xã, phường, thị trấn; lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; về thể thức, lỹ thuật trình bày văn bản của Đảng; vềlập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ đại hội đảng bộ các cấp
Nhóm văn bản nghị định của Chính phủ về quy định chi tiết thi hành một sốđiều của luật lưu trữ
b Công cụ kế hoạch
Việc xây dựng kế hoạch giám sát chủ yếu là theo năm được sử dụng để vănphòng huyện ủy, thông qua tổ công tác xác định mục tiêu giám sát, xây dựng lịchtrình giám sát đối với từng đảng bộ xã, thị trấn Kế hoạch giám sát giúp đảm bảonguồn lực, phân bổ thời gian tổ chức thực hiện giám sát
Đối với kế hoạch giám sát, cần phải xác định rõ mục đích, yêu cầu, đối tượnggiám sát, nội dung giám sát, và phải xác định cụ thể về hình thức, thời gian, khônggian của hoạt động giám sát
c Công cụ thông tin
Công cụ thông tin đang được từng bước triển khai tại các cấp hành chính, cụthể là chính phủ điện tử đang được thực hiện trong nhiều năm qua Đối với công tácvăn thư lưu trữ, có nhiều văn bản được ban hành và triển khai Cụ thể như xử lý tàiliệu điện tử được Bộ Nội vụ (2019) quy định, đây là cơ sở để các cấp chính quyền,các tổ chức chính trị xã hội triển khai việc lưu trữ và xử lý tài liệu điện tử
1.2.5 Quy trình giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của đảng ủy cấp xã tại văn phòng huyện ủy
a Giám sát thường xuyên gồm 02 phương pháp giám sát trực tiếp và giámsát gián tiếp được thực hiện qua các bước:
- Bước thứ nhất là tiếp nhận thông tin hoạt động văn thư, lưu trữ của đảng ủycấp xã
- Bước thứ hai là phân tích, tổng hợp báo cáo hoạt động văn thư, lưu trữ củađảng ủy cấp xã
- Kết luật hoạt động văn thư, lưu trữ của đảng ủy cấp xã
Trang 26Trong đó giám sát trực tiếp tiếp nhận thông tin ở bước thứ nhất bằng cáchhực hiện đối thoại tại các kỳ họp của cấp ủy Nghe tổ chức đảng cấp dưới trực tiếpbáo cáo Qua sinh hoạt kiểm điểm, tự phê bình và phê bình của các đồng chí ủy viênban chấp hành, ủy viên ban thường vụ các cấp Cư thành viên của tổ chức mình dựcác cuộc họp, hội nghị của đối tượng giám sát Các đồng chí cấp ủy viên banthường vụ cấp ủy gặp gỡ, trao đỏi với đối tượng giám sát
Giám sát gián tiết bằng tiếp nhận thông tin bằng cách xem xet báo cáo hoạtđộng của tổ chức đảng cấp dưới giữa hai kỳ hội nghị của ban chấp hành, ban thường
vụ cấp ủy Nghiên cứu các văn bản, báo cáo; thông báo kết luận về các cuộc kiểm tra,giám sát; kết quả tự phê bình và phê bình, thực hiện chức năng nhiệm vụ được giao củacấp ủy, tổ chức đảng cấp dưới Ý kiến trao dổi, phản ánh, kiến nghị, báo cáo kết quảthanh tra, kiểm tra, kiểm toán, giám sát của các cơ quan Nhà nước, Mặt trận tổ quốc,các tổ chức chính trị - xã hội; phản ánh của phương tiện thông tin đại chúng Xem xétđơn tố cáo của đảng viên và quần chúng; khiếu nại của tổ chức, các nhân đối với tổchức đảng, đảng viên
b Giám sát chuyên đề:
- Bước chuẩn bị: Căn cứ chương trình, kế hoạch công tác năm, văn phònghuyện ủy quyết định thành lập đoàn giám sát và xây dựng kế hoạch giám sát cụ thểđối với đảng ủy xã Đoàn giám sát phân công nhiệm vụ cho các thành viên, chuẩn bịvăn bản tài liệu phục vụ việc giám sát Có văn bản yêu cầu đối tượng giám sátchuẩn bị báo cáo và cung cấp tài liệu liên quan đến nội dung giám sát
- Bước tiến hành: Đoàn giám sát làm việc với đại diện đảng ủy xã được giámsát để triển khai quyết định, kế hoạch giám sát; nhận và nghiên cứu báo cáo, các tài liệu;làm việc với tổ chức, cá nhân có liên quan, chuẩn bị dự thảo báo cáo kết quả giám sát.Chủ thể giám sát yêu cầu đơn vị được giám sát tổ chức hội nghị để đoàn giám sát trìnhbày dự thảo báo cáo kết quả giám sát; hội nghị thảo luận Thành phần hội nghị: Đoàngiám sát; đơn vị được giám sát; tổ chức, cá nhân có liên quan (nếu cần)
- Bước kết thúc: Thông báo kết quả giám sát bằng văn bản đến tổ chức đảng,đảng viên được giám sát và tổ chức, cá nhân có liên quan Đoàn giám sát lập và và nộp
Trang 27lưu hồ sơ Theo dõi, đôn đốc đối tượng giám sát thực hiện thông báo kết quả giám sát.
1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của Đảng ủy cấp xã tại văn phòng huyện
1.3.1 Yếu tố thuộc về văn phòng huyện ủy
a Tổ chức, bộ máy hoạt động của văn phòng huyện ủy
Là cơ quan tham mưu, giúp việc huyện uỷ mà trực tiếp, thường xuyên là banthường vụ và thường trực huyện uỷ trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo,phối hợp hoạt động các cơ quan tham mưu, giúp việc huyện uỷ; là trung tâm thông tintổng hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của huyện uỷ Văn phòng huyện ủy có nhiều chứcnăng, nhiệm vụ; trong đó trực tiếp về công tác văn thư, lưu trữ, bao gồm: (1) Thẩm định,thẩm tra các Đề án, văn bản của các cơ quan, tổ chức trước khi trình huyện uỷ, banthường vụ, thường trực huyện uỷ về: yêu cầu, phạm vi, quy trình, thẩm quyền ban hành
và thể thức văn bản; (2) Tổ chức công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo củathường trực huyện uỷ, ban thường vụ và huyện uỷ; cung cấp thông tin cho các cấp uỷ cơ
sở, cơ quan, tổ chức ở huyện theo quy định Theo dõi, đôn đốc các cấp uỷ cơ sở, cơquan, tổ chức có liên quan ở huyện thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ và độtxuất Tiếp nhận, phát hành và quản lý các tài liệu, văn bản đến và đi
Với hai nhóm nhiệm vụ trực tiếp trên đây, văn phòng huyện ủy là đơn vị sâusát nhất về công tác văn thư, lưu trữ của các đơn vị liên quan cũng như trực thuộc,
Trang 28c Chương trình, kế hoạch, phương thức giám sát của văn phòng huyện ủy.Việc xây dựng chương trình, kế hoạch và lựa chọn hình thức giám sát phùhợp là điều kiện đảm bảo thế chủ động cho văn phòng huyện ủy khi thực hiệnchức năng, nhiệm vụ và cũng là một trong những yếu tố góp phần nâng cao hiệuquả giám sát Văn phòng huyện ủy cần lập kế hoạch cho cả nhiệm kỳ và cụ thểhóa từng năm, ban hành các quyết định giám sát cho từng cuộc, xây dựngchương trình cụ thể, thông báo sớm về nội dung, thời gian và thống nhất cáchthức thực hiện, các thành viên của đoàn giám sát phải nắm vững mục đích yêu cầu,phương pháp giám sát.
d Điều kiện môi trường làm việc của cán bộ, công chức văn phòng phụ tráchcông tác giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ
Công tác giám sát không chỉ thực hiện trực tiếp tại các văn phòng đảng ủycấp xã, thị trấn, mà còn được thực hiện thông qua các cơ chế báo cáo, điều kiện vềứng dụng công nghệ thông tin Vì vậy, điều kiện tổng thể về cơ sở vật chất và ứngdụng công nghệ thông tin sẽ giúp cho kết quả của công tác giám sát văn thư, lưu trữtại đảng ủy cấp xã, thị trấn được tốt hơn
1.3.2 Yếu tố thuộc về Đảng ủy cấp xã
a Đặc điểm hoạt động văn thư, lưu trữ tại đảng ủy cấp xã
Hoạt động của cơ quan đảng tại cấp cơ sở là hoạt động gắn liền với dân, vớiđịa bàn Vì vậy, công tác văn thư lưu trữ cũng thể hiện được vị trí của đảng ủy cấp
xã, đó là cấp khởi phát các báo cáo về công tác lãnh đạo của đảng tại cấp cơ sở Ởchiều ngược lại, cấp xã, thị trấn là cấp cuối cùng tiếp nhận các văn bản chỉ đạo đểtriển khai trên thực tế Vì vậy, công tác văn thư, lưu trữ có ý nghĩa hết sức quantrọng đối với không chỉ cấp xã, thị trấn mà còn đối với toàn bộ hệ thống chính trị
Tuy nhiên, do công tác cán bộ tại cấp xã, thị trấn còn chưa đồng bộ; yếu tốcấp cơ sở vẫn còn chi phối văn hóa làm việc Vì vậy, bên cạnh việc chuẩn hóa hoạtđộng văn thư, lưu trữ thì vẫn còn có những yếu tố chưa hoàn thiện tại cấp này
b Tổ chức, bộ máy của đảng ủy cấp xã, thị trấn
- Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức (có trách nhiệm triển
khai và tổ chức thực hiện các quy định của cơ quan, tổ chức về văn thư, lưu trữ).
Trang 29- Trách nhiệm, năng lực của công chức xã được phân công phụ trách công tácvăn thư, lưu trữ của đảng ủy: trình độ chuyên môn, lý luận chính trị, tác phong, phẩmchất đạo đức mà người công chức sử dụng để hoàn thành nhiệm vụ mà mình phụtrách một cách tốt nhất, hay đó là khả năng thực hiện nhiệm vụ ở các cơ quan.
c Nhận thức của lãnh đạo và cán bộ, công chức, viên chức về vị trí, tầmquan trọng của công tác văn thư, lưu trữ
1.3.3 Các yếu tố khác
- Các văn bản hướng dẫn triển khai thực hiện công tác văn thư lưu trữ Theo
sự thay đổi của công tác quản lý và các yếu tổ khác, Văn phòng Trung ương đảng
có những văn bản Hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ và triển khai từ trungương đến cơ sở Thực tế là trên cơ sở văn bản của Văn phòng TW đảng, đảng bộcác tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cũng chủ động ban hành các văn bảnhướng dẫn chi tiết hơn, gắn liền với đặc điểm của địa phương
- Điều kiện thực tế về giao thông, văn hóa vùng miền, các điều kiện cơ sở vậtchất phụ vụ cho hoạt động giám sát Đây là những vấn đề hết sức cụ thể tại các địaphương Với trên 500 đơn vị hành chính cấp huyện và tương đương và các điều kiện
tự nhiên, kinh tế - xã hội đa dạng thì hoạt động giám sát công tác văn thư lưu trữcũng bị chi phối bởi những điều kiện cụ thể đó
1.4 Kinh nghiệm giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của đảng ủy cấp xã tại một số Văn phòng huyện ủy và bài học cho Văn phòng Huyện ủy Mường La
1.4.1 Kinh nghiệm giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của đảng ủy cấp xã tại một số Văn phòng huyện ủy
* Kinh nghiệm giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của của Đảng ủy cấp xãtại Văn phòng Huyện ủy Quỳnh Nhai
Văn phòng Huyện ủy Quỳnh Nhai là cơ quan tham mưu trực tiếp choThường trực, Ban Thường vụ Huyện ủy Quỳnh Nhai và thực hiện công tác Văn
phòng của cấp uỷ, tổng số biên chế đơn vị hiện có là 13 đồng chí (1 chánh văn
phòng, 02 phó chánh văn phòng; 03 chuyên viên; 01 kế toán; 01 cơ yếu; 01 văn thư, 01 lưu trữ; 02 lái xe).
Trang 30Thực hiện chức năng giám sát của Văn phòng cấp ủy, giai đoạn 2015 - 2019,Văn phòng Huyện ủy Quỳnh Nhai đã triển khai tổ chức được 05 cuộc giám sát đốivới 03 đảng ủy và 02 chi bộ.
Nội dung các cuộc giám sát: Giám sát việc thu nộp quản lý và sử dụng đảngphí và nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ, cụ thể:
Năm 2016: Giám sát việc thu nộp quản lý và sử dụng đảng phí và nghiệp vụcông tác văn thư - lưu trữ đối với đảng ủy xã Mường Sại
Năm 2017: Giám sát việc thu nộp quản lý và sử dụng đảng phí và nghiệp vụcông tác văn thư - lưu trữ đối với đảng ủy xã Chiềng Khoang
Năm 2018: Giám sát việc thu nộp quản lý, sử dụng đảng phí và nghiệp vụcông tác văn thư - lưu trữ đối với đảng ủy xã Cà Nàng
Năm 2019: Thực hiện 02 cuộc giám sát đối với Chi bộ Trung tâm Truyềnthông Văn hóa huyện và Chi bộ Trung tâm Dịch vụ nông nghiệp huyện về công tácthu nộp, sử dụng, quản lý đảng phí và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn phòng
Hình thức giám sát: Các cuộc giám sát trên được triển khai thực hiện bằnghình thức giám sát chuyên đề
Công cụ giám sát: các quy định, hướng dẫn của Ban Chấp hành Trung ương,Văn phòng Trung ương Đảng, Tỉnh ủy Sơn La; kế hoạch giám sát theo nhiệm kỳ vàtheo từng năm
Quy trình giám sát: Được tiến hành triển khai thực hiện theo 3 bước theo quyđịnh của Ban Thường vụ Tỉnh ủy Sơn La (2017)
Hạn chế của giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ của đảng ủy các xã tại vănphòng huyện ủy Quỳnh Nhai đó là: Chưa xây dựng kế hoạch kiểm tra giám sát cho
cả nhiệm kỳ (5 năm), trên địa bàn có 11 đảng ủy cấp xã, tuy nhiên nhiệm kỳ 2015
-2020 chỉ tiến hành giám sát được 03/11 đảng ủy xã, dẫn đến việc chưa kịp thời chỉ
ra những tồn tại, hạn chế cho các đảng ủy chưa được giám sát để kịp thời khắc phụcnhững hạn chế, thiếu sót mà đảng ủy mắc phải trong quá trình thực hiện nhiệm vụ
1.4.2 Bài học cho văn phòng Huyện ủy Mường La
Một là, Đẩy mạnh quán triệt, triển khai thực hiện các văn bản chỉ đạo của
Đảng, các Quy định, hướng dẫn về Hoạt động văn thư, lưu trữ đến các đảng ủy các
xã, thị trấn
Trang 31Hai là, Xây dựng bộ máy đánh giá có tinh thần đoàn kết; nhận thức, trình độ
chuyên môn cao; làm tốt việc phối hợp giữa văn phòng huyện ủy với các cơ quanchuyên môn giúp việc cấp ủy, các chi, đảng bộ cơ sở để làm tốt hơn công tác giám
sát cũng như hoạt động văn thư, lưu trữ của cấp ủy cơ sở Quan tâm đào tạo, bồi
dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, lý luận chính trị, phẩm chất, đạođức cần thiết cho đội ngũ cán bộ, công chức từ huyện đến cơ sở Bố trí, sử dụng hợp
lý cán bộ, nhất là người đứng đầu đúng người, đúng việc để phát huy hết khả nănglàm việc, tạo điều kiện cho cán bộ phát huy hết năng lực, sở trường của mình
Ba là: Tăng cường giám sát gắn với lãnh đạo, chỉ đạo trong triển khai thực
hiện hoạt động văn thư, lưu trữ của cấp ủy cơ sở
Bốn là: Cải thiện môi trường làm việc; đẩy mạnh đầu tư cơ sở hạ tầng, ứng
dụng công nghệ thông tin để nâng cáo chất lượng các cuộc giám sát
Trang 32CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG GIÁM SÁT HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA ĐẢNG ỦY CÁC XÃ, THỊ TRẤN
TẠI VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY MƯỜNG LA,
GIAI ĐOẠN 2015 - 2019
2.1 Tổng quan về Văn phòng Huyện ủy Mường La
2.1.1 Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Huyện ủy Mường La
Văn phòng huyện ủy Mường La là một trong năm đơn vị chức năng củaHuyện ủy huyện Mường La Ban Bí thư Trung ương (2013) quy định Văn phòngHuyện ủy Mường La có chức năng, nhiệm vụ sau:
- Chức năng là cơ quan tham mưu, giúp việc Huyện uỷ mà trực tiếp,thường xuyên là BTV và Thường trực Huyện uỷ trong tổ chức, điều hành côngviệc lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động các cơ quan tham mưu, giúp việchuyện uỷ; là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo củahuyện uỷ Trực tiếp quản lý tài sản, tài chính và bảo đảm cơ sở vật chất cho cáchoạt động của Huyện uỷ
- Văn phòng huyện ủy có nhiệm vụ nghiên cứu, đề xuất chương trình công
tác của Huyện uỷ, BTV, Thường trực Huyện uỷ; sơ kết, tổng kết công tác Vănphòng Huyện uỷ; hướng dẫn, phối hợp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn phòng,công tác tài chính và công nghệ thông tin cho cấp uỷ cơ sở; kiểm tra, giám sát việcthu, nộp và sử dụng đảng phí ở các tổ chức cơ sở đảng; theo dõi, đôn đốc các tổchức đảng, các cấp uỷ trực thuộc huyện uỷ thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo
quy định; thẩm định, thẩm tra các đề án, văn bản của các cơ quan, tổ chức.
Tổ chức phối hợp với các ban đảng, cơ quan, tổ chức liên quan sơ kết, tổngkết về công tác của huyện uỷ; theo dõi việc thực hiện chủ trương, chế độ, nguyêntắc quản lý tài chính, tài sản của huyện uỷ; nắm tình hình trong khối nội chính; chỉđạo kiểm tra, giám sát, sơ kết, tổng kết việc thực hiện nghị quyết, quyết định, chỉthị, quy định, quy chế của cấp uỷ cấp trên và của Huyện uỷ.v.v
Trang 33Thực hiện một số nhiệm vụ do BTV, Thường trực Huyện uỷ giao: Là đầu
mối giúp Thường trực Huyện uỷ xử lý công việc hằng ngày; phối hợp, điều hoàhoạt động của các cơ quan tham mưu, giúp việc Huyện uỷ; phối hợp phục vụ cáchội nghị, cuộc họp của các ban đảng, cơ quan thuộc Huyện uỷ; tham gia tổ chứcphục vụ đại hội đại biểu đảng bộ huyện Theo dõi, đôn đốc các cấp uỷ cơ sở, cơquan, tổ chức có liên quan ở huyện thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ vàđột xuất; tham mưu, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết một số đơn, thư được thườngtrực huyện uỷ giao; phối hợp với các cơ quan chức năng tổ chức tiếp công dân.Quản lý tài liệu lưu trữ cơ quan của Huyện uỷ và của Văn phòng Huyện uỷ; giúpThường trực Huyện uỷ chỉ đạo và trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ văn thư,lưu trữ của cơ quan đảng, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội ở cấphuyện và cơ sở Tổ chức triển khai, ứng dụng và quản lý công nghệ thông tin; thựchiện công tác cơ yếu theo quy định Là chủ sở hữu tài sản của Huyện uỷ; bảo đảmđiều kiện vật chất, tài chính phục vụ hoạt động của Huyện uỷ
2.1.2 Cơ cấu tổ chức và đặc điểm nhân sự của Văn phòng huyện ủy Mường La
Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ vừa nêu trên, về mặt nhân sự, văn phònghuyện ủy Mường La đã được bố trí về số lượng và cơ cấu đúng theo quy định TheoBan Bí thư Trung ương (2013), tổng số biên chế được giao của Văn phòng Huyện
ủy là 13 người Tuy nhiên, từ năm 2015 - 2019, số biên chế của Văn phòng Huyện
ủy Mường La chưa đủ số lượng biên chế được giao theo quy định, tại thời điểm caonhất là 10 đồng chí Cơ cấu tổ chức của văn phòng huyện ủy Mường La được thểhiện ở Sơ đồ 2.1
Trang 34Sơ đồ 2.1: Bộ máy Văn phòng Huyện ủy Mường La giai đoạn 2015 - 2019
Nguồn: Huyện ủy Mường La
- Chánh Văn phòng là người điều hành chung hoạt động của Văn phòngHuyện ủy, chịu trách nhiệm trước Huyện ủy, BTV Huyện ủy và Thường trực Huyện
ủy về toàn bộ hoạt động của Văn phòng Giúp BTV (trực tiếp là Thường trực Huyệnủy) giải quyết công việc hằng ngày Chịu trách nhiệm về việc dự thảo và hoàn chỉnhvăn bản của Huyện ủy trước khi trình ký, ban hành Tổ chức thực hiện các chủtrương, nghị quyết của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước trong cơ quan.Duyệt, ký ban hành các báo cáo công tác, các đề án của Văn phòng trình cấp ủy
(8)
Chuyên viên Phụ trách mảng Kế toán
(2)PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG
phụ trách mảng tổng hợp
(3)
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG phụ trách mảng Hành chính -
Văn thư
Tổ nghiên cứu tổng hợp Tổ văn thư - Lưu trữ, công nghệ thông tin Tổ hành chính, quản trị
(5)
Chuyên viên phụ trách lĩnh vực xây dựng đảng, mặt trận, đoàn thể…
(7)
Chuyên viên phụ trách mảng
Cơ yếu, công nghệ thông tin
(9, 10)
02 Lái xe
Trang 35Làm chủ tài khoản của Huyện ủy Dự các hội nghị Thường trực, BTV, BCH Đảng
bộ huyện
- Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác nghiên cứu tổng hợp chịu tráchnhiệm chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ của bộ phận tổng hợp và có trách nhiệm giúp ChánhVăn phòng như biên tập, chỉnh lý, dự thảo các báo cáo và các văn bản của Huyện
ủy, BTV Huyện uỷ, Thường trực Huyện ủy do cơ quan chủ đề án hoặc chuyên viên
dự thảo”
- Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác hành chính, quản trị có nhiệm vụchỉ đạo thực hiện nhiệm vụ của Tổ hành chính - quản trị, văn thư - lưu trữ - côngnghệ thông tin và có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo và quản lý toàn bộhoạt động hành chính, văn thư, lưu trữ của cấp ủy theo quy chế đã đề ra Xử lýthông tin cơ yếu và cơ sở dữ liệu mạng LAN Văn phòng huyện ủy theo quy chế
- Tổ nghiên cứu tổng hợp có nhiệm vụ xây dựng và tổ chức thực hiệnchương trình công tác, quy chế làm việc của Huyện uỷ Soạn thảo hoặc tham giasoạn thảo các văn bản chỉ đạo của Huyện uỷ Ghi biên bản các hội nghị củaHuyện uỷ Theo dõi, tổng hợp báo cáo tình hình về các lĩnh vực: Kinh tế - xãhội, hoạt động của bộ máy Nhà nước; công tác nội chính, công tác xây dựngĐảng và công tác dân vận Thu thập và cung cấp thông tin kịp thời phục vụ sựlãnh đạo, chỉ đạo của Huyện uỷ Biên tập, chỉnh lý văn bản của Huyện ủy trướckhi trình ký, ban hành Giữ gìn bí mật công tác, bảo quản hồ sơ, tài liệu, nộp lưutrữ đầy đủ và đúng quy định Phối hợp với các cơ quan chức năng tổ chức tiếpdân, tiếp nhận và chuyển giao; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết đơn thư khiếunại, tố cáo của công dân
- Tổ Văn thư, lưu trữ, công nghệ thông tin có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký,quản lý công văn đi, đến trên mạng và theo dõi chặt chẽ quy trình luân chuyển côngvăn đi, đến Tiếp nhận tài liệu các nơi gửi đến, vào sổ trình lãnh đạo và phân phốiđến các bộ phận có liên quan, xử lý tài liệu lập hồ sơ nộp lưu, phát hành sách, báokịp thời và tuyệt đối giữ bí mật tài liệu theo quy định Quản lý dấu và đóng dấu thểthức văn bản khi phát hành Thu thập, chỉnh lý, bảo quản tài liệu lưu trữ của Huyện
Trang 36uỷ và các tổ chức chính trị - xã hội trong huyện theo quy định của Cục Lưu trữ Vănphòng Trung ương Đảng Tổ chức phục vụ việc khai thác tài liệu Lưu trữ Hướngdẫn nghiệp vụ Văn thư - lưu trữ cho Văn phòng cấp uỷ cơ sở trực thuộc theo quyđịnh của Cục Văn thư - lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng Tổ chức khai thácthông tin trên mạng vi tính, bảo mật thông tin và chuyển giao kịp thời choChánh, Phó Chánh Văn phòng xử lý Tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng về kếhoạch phát triển hệ thống cơ yếu trong hệ thống cơ quan Đảng theo chỉ đạo củangành cơ yếu”.
Tổ hành chính - quản trị thực hiện nhiệm vụ tổ chức đón, tiếp dân, cán bộ,đảng viên và khách đến Văn phòng Thực hiện kịp thời các chế độ chính sách theoquy định và chăm lo đời sống vật chất, tinh thần của cán bộ, nhân viên Bảo đảmkinh phí hoạt động của Huyện ủy, chấp hành đúng chế độ tài chính, thanh quyếttoán, báo cáo theo quy định Bảo đảm phương tiện làm việc cho Huyện ủy Quản
lý, bảo dưỡng thiết bị, tài sản của cơ quan; cơ sở vật chất kỹ thuật, tài sản trong trụ
sở Huyện ủy Quản lý kho, quỹ tiền mặt, nhận cấp phát hàng hoá, tiền mặt khi đầy
đủ chứng từ, phiếu thu - chi, xuất nhập quỹ tiền mặt theo đúng nguyên tắc chế độban hành Hướng dẫn các cấp uỷ trực thuộc Huyện uỷ thực hiện chế độ thu, nộp và
sử dụng đảng phí, chế độ quản lý tài sản của Đảng theo đúng quy định
Trang 37Bảng 2.1: Cơ cấu nhân sự Văn phòng Huyện ủy Mường La giai đoạn 2015-2019
Đơn vị tính: Người
T
Năm 2015
Năm 2016
Năm 2017
Năm 2018
Năm 2019
1 Biên chế hiện có của Văn
5 Trình độ lý luận chính trị
Nguồn: Văn phòng huyện ủy Mường La
Qua bảng số liệu trên ta thấy chất lượng bộ máy giám sát của Văn phònghuyện ủy Mường La đã được nâng lên qua các năm; có tuổi đời bình quân trẻ và có
sự kế nhiệm theo thế hệ có nhiều kinh nghiệm trong công tác chuyên môn Cấp ủyđơn vị và cá nhân các đồng chí cán bộ, chuyên viên đã quan tâm nhiều đến công tácđào tạo và bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn
Về nhận thức: Bộ máy giám sát có ý thức đổi mới lề lối, phong cách làmviệc, thực hiện nghiêm nguyên tắc giám sát “chủ động, kịp thời, dân chủ, khách
Trang 38quan, đúng nguyên tắc, phương pháp, trình tự, thủ tục và thẩm quyền theo quy địnhcủa Đảng” Luôn quan tâm chỉ đạo quán triệt, triển khai thực hiện các văn bản củaĐảng, của tỉnh và của huyện về hoạt động văn thư, lưu trữ; có tinh thần đoàn kết, cónhận thức cao, có năng lực trình độ chuyên môn cao; làm tốt việc phối hợp giữa cáccấp ủy, chi bộ, đảng bộ để thực hiện việc giám sát cấp ủy cơ sở đạt hiệu quả caohơn; giám sát cấp ủy cơ sở theo đúng các nội dung giám sát; quan tâm chỉ đạohướng dẫn cấp ủy cơ sở trong thực hiện hoạt động văn thư, lưu trữ cũng như côngtác tự kiểm tra giám sát của cấp ủy cơ sở trong việc thực hiện chức trách, nhiệm vụđược giao Chỉ đạo giám sát theo kế hoạch đã đề ra ngay từ đầu năm, triển khaigiám sát theo đúng quy trình giám sát của Đảng; giám sát các cấp ủy cơ sở trongviệc khắc phục những hạn chế đã chỉ ra trong kết luận của đoàn giám sát.
Tuy nhiên có thể thấy số lượng biên chế của văn phòng huyện ủy Mường Lagiai đoạn 2015 - 2019 không đủ theo quy định của Ban Bí thư Trung ương (2013)
cụ thể là biên chế tổ nghiên cứu tổng hợp được giao 3 biên chế, tổ văn thư, lưu trữtheo quy định giao có 4 biên chế, số thực tế của đơn vị ở các tổ chỉ có 2 đồng chí/tổ,
có giai đoạn chỉ có 01 đồng chí/tổ; điều này gây không ít khó khăn trong việc triểnkhai thực hiện nhiệm vụ chuyên môn
2.1.3 Kết quả hoạt động của Văn phòng Huyện ủy Mường La
Số liệu phản ánh kết quả hoạt động của Văn phòng huyện ủy Mường la đượcthể hiện trong Bảng 2.2
Trang 39Bảng 2.2 Thống kê số lượng văn bản được quản lý tại Văn phòng huyện ủy Mường La, giai đoạn 2015-2019
Đơn vị tính: Văn bản
2015
Năm2016
Năm2017
Năm2018
Năm2019
Nguồn: Văn phòng Huyện ủy Mường La
Theo bảng trên, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, trong giai đoạn 2015
- 2019, Văn phòng Huyện ủy Mường La đạt được những kết quả cụ thể như sau:
Thu thập và xử lý thông tin: bám sát nghị quyết của BCH Đảng bộ huyện về
tư tưởng chỉ đạo của BTV trong lãnh đạo phát triển kinh tế - xã hội, an ninh trật tựtrên địa bàn huyện Tham mưu giúp Thường trực, BTV Huyện uỷ trong công táclãnh đạo, chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ chính trị của Đảng bộ huyện
Trong nhiệm kỳ qua, Văn phòng Huyện ủy Mường La đã tham mưu giúpThường trực, BTV Huyện ủy phục vụ tốt 108 cuộc hội nghị BTV, 44 hội nghị BCHĐảng bộ huyện; 124 hội nghị cán bộ chủ chốt và hội nghị chuyên đề; 53 cuộc làmviệc của Thường trực, BTV Huyện ủy với các ngành, các cấp của tỉnh, Trung ương
và huyện bạn Đồng thời chuẩn bị tốt nội dung và tổ chức giao ban hàng tháng củaThường trực với các ban đảng và các tổ chức đoàn thể Phục vụ các chuyến đi côngtác của Thường trực, Ban Thường vụ huyện ủy đảm bảo an toàn tuyệt đối; đón tiếp,phục vụ các đoàn khách đến thăm và làm việc tại huyện thể hiện rõ tinh thần tráchnhiệm và nhiệt tình, chu đáo; tham mưu cho cấp ủy huyện xử lý văn bản đi được5.089 văn bản các loại; ban hành 9.670 văn bản phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạocủa Thường trực, Ban Thường vụ huyện ủy và Ban Chấp hành Đảng bộ huyện trongthực hiện nhiệm vụ chính trị của địa phương
Trang 40Công tác tổng hợp, soạn thảo văn bản: đã có nhiều đổi mới, đảm bảo tính
khoa học, thống nhất và kịp thời, giúp cấp ủy lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện tốt nhiệm
vụ chính trị của Đảng bộ huyện Các văn bản như: báo cáo định kỳ hàng tháng, quý,
6 tháng, 9 tháng và báo cáo năm, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề của BTV,BCH Đảng bộ huyện… được chuẩn bị tốt, hạn chế sai sót Công tác văn bản hóađược tiến hành khẩn trương, nghiêm túc ngay sau mỗi hội nghị, kịp thời phục vụ tốtcho hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy huyện Chuẩn bị các điều kiện phục vụcác cuộc họp, hội nghị: Cuộc họp, hội ý của Thường trực; Hội nghị BTV Huyện uỷ,BCH Đảng bộ huyện và các hội nghị giao ban
Công tác cơ yếu và công nghệ thông tin: đảm bảo thông tin thông suốt, bí mật,
kịp thời, phục vụ tốt yêu cầu công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Thường trực, BanThường vụ huyện ủy và nhiệm vụ chính trị của Đảng bộ Thực hiện chương trình tinhọc hóa đối với công sở, Quản lý, sử dụng, khai thác mạng diện rộng (mạng LAN)của Tỉnh ủy theo đúng Quy định số 10-QĐ/TU ngày 07/12/2018 của Tỉnh ủy Sơn La
Công tác hành chính quản trị: Luôn đảm bảo đáp ứng tốt yêu cầu công việc
của Thường trực, Ban Thường vụ và sự hoạt động của các cơ quan tham mưu giúpviệc huyện ủy Các chuyến đi công tác, các cuộc làm việc, các hội nghị do cấp ủytriệu tập được khâu nối và chuẩn bị kỹ trước khi triển khai Chủ động đề xuất sửachữa, bảo dưỡng đảm bảo công cụ phương tiện phục vụ các chuyến công tác củacác đồng chí Thường trực, BTV Huyện ủy và các đoàn công tác của Huyện ủy; luônquan tâm chăm lo nâng cao chất lượng công tác phục vụ của văn phòng cấp ủy
Công tác quản lý tài chính đảng: Công tác xây dựng và lập dự toán ngân
sách hàng năm thực hiện tốt đi vào nền nếp, đáp ứng kịp thời nhiệm vụ chính trị củađảng bộ; công tác quản lý, sử dụng ngân sách được cấp đúng mục đích, tiết kiệm,công khai, minh bạch Thực hiện nghiêm chế độ kế toán - thống kê, lập báo cáoquyết toán ngân sách kịp thời theo quy định; vận dụng công nghệ thông tin vào việclập hồ sơ chứng từ, quản lý tài chính, tài sản, đảm bảo chất lượng hiệu quả Thammưu xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm
về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính Quản lý, sử dụng, trích nộp