PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ TRONG PHÁT TRIỂN HTTT QUẢN LÝ. KHOA TIN HỌC KINH TẾ. Nghiên cứu khoa học cấp bộ môn

MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU– Định hướng giải quyết vấn đề quản trị bằng HTTT – Tư vấn sinh viên năm cuối ngành HTTTQL nghiên cứu và viết báo cáo thực tập tốt nghiệp mang đặc thù hơn của ngành

PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ TRONG PHÁT

TRIỂN HTTT QUẢN LÝ

KHOA TIN HỌC KINH TẾ

Bộ môn: Tin học Kinh tế

Nghiên cứu khoa học cấp bộ môn

Hà Nội, 11-2016

MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU

– Định hướng giải quyết vấn đề quản trị bằng HTTT

– Tư vấn sinh viên năm cuối ngành HTTTQL nghiên cứu và

viết báo cáo thực tập tốt nghiệp mang đặc thù hơn của

ngành

- Làm rõ mục tiêu và tầm quan trọng của phân tích vấn đề – Các bước và nội dung các bước nghiên cứu vấn đề trong PT HTTT QL.

– Kỹ thuật và công cụ thực hiện

– Kỹ thuật và công cụ mô tả

KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

Các bước nhiệm vụ của phân tích vấn

đề trong phát triển HTTTQL

1 Nghiên cứu miền nghiệp vụ của vấn đề

2 Phân tích vấn đề và cơ hội

3 Phân tích quy trình kinh doanh

4 Thiết lập các mục tiêu của HTTT mới

5 Cập nhật kế hoạch dự án

6 Trình bày những phát hiện và khuyến nghị

vụ vấn đề

2.2 Phân tích vấn đề và cơ hội

2.3 Phân tích quy trình kinh doanh

2.4 Thiết lập các mục tiêu cải tiên HT

2.5 Cập nhật kế hoạch dự án

Vấn đề , phân tích nguyên nhân/hiệu quả

KQ Phân tích quy trình

Mục tiêu mới cho HT

QĐ tiếp tục sau nghiên cứu sơ bộ

Mối liên kết các nhiệm vụ của pha phân tích vấn đề

Vấn đề , phân tích nguyên nhân/hiệu quả

KQ Phân tích quy trình

Yêu cầu đối với phân tích vấn đề

• Xóa bỏ sự hiểu biết khác nhau về vấn đề của những người có liên quan tới PT HTTT

• Nghiên cứu vấn đề HTTT trong góc nhìn nghiệp vụ KD

• Mô tả lĩnh vực nghiệp vụ và xây dựng từ vựng hệ thống

• Sản phẩm kết quả giao nộp: Tài liệu, mô tả minh

chứng sự hiểu biết những vấn đề trong góc nhìn

nghiệp vụ của tổ chức.

• Xây dựng được hệ thống mục tiêu cho HTTT mới

Nghiên cứu môi trường nghiệp vụ của vấn đề

Môi trường ngoài

- Loại hình của tổ chức,

- Loại sản phẩm hoặc dịch vụ cung cấp.

- Ngành hoạt động (tư nhân hay công cộng).

- Sự phát triển chung của ngành.

3 Doang nghiệp cạnh tranh trực tiếp

4 Doanh nghiệp có sản phẩm dịch vụ bổ sung/ thay thế

5 Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh.

Các nội dung thông tin vĩ mô từ môi trườnng ngoài tổ chức

Môi trường vật lý

Môi trường nhân lực kỹ thuật và kỹ thuật

liệu, các thiết bị khác, CSDL và các tệp tin học hoá.

NGHIÊN CỨU HTTT HIỆN TẠI

8 Khối lượng dữ liệu mà nó xử lý

9 Chi phí và giá cả gắn với thu thập, xử lý và phân phát thông tin

10 Hiệu quả xử lý dữ liệu

Thông tin cần thu thập

1 Hoạt động chung của hệ thống Chức năng quản lý mà hệ thống cần phải phục vụ

thông tin, kể cả trách nhiệm, ràng buộc về thời gian, khối lượng, sự sắp đặt vị trí vật lý

và các khía cạnh địa vật lý khác

2 Dữ liệu vào: Nội dung, mẫu tài liệu vào, khuôn dạng màn hình thông tin vào, mô tả

các thiết bị nhập, nguồn dữ liệu, khối lượng và tần xuất của việc nhập vào, chi phí cho việc nhập vào (tài liệu, phương tiện, nhân sự)

3.Thông tin ra: đích đến của thông tin, nội dung và cách tính toán các giá trị nội dung,

tần xuất sản sinh thông tin, khối lượng, mô tả thiết bị sản sinh thông tin ra, khuôn dạng

và đánh giá khuôn dạng, mẫu báo cáo, khuôn dạng màn hình, hạn chế của màn hình, chi phí cho thông tin ra (tài liệu, phương tiện, nhân sự)

4 Xử lý : Các thủ tục thu thập và nhập dữ liệu vào, phương thức nhập, hợp lệ hoá và

kiểm soát, các thủ tục biến đổi , quan hệ giữa các xử lý, ràng buộc về thời gian, địa điểm

xử lý, nhân sự thực hiện, vị trí công tác và thời gian thực hiện xử lý, các thiết bị được dùng, tài liệu mô tả phương pháp xử lý, chi phí

- 5 CSDL: Nội dung, vật mang, khối lượng, truy nhập (xử lý, nhân sự, kiểm soát tại chỗ

khi truy nhập), cách thức tổ chức dữ liệu, chi phí về vật liệu

6 Xác định các vấn đề của HT

Dự án: HTTT dịch vụ khách hàng Quản lý dự án:

Người khởi tạo:: Người cập nhật lần cuôi:

Phân tích nguyên nhân-hậu quả Mục tiêu tăng cường hệ thống

Vấn đề và cơ hội Nguyên nhân/hậu quả Mục tiêu hệ thống

1 Thời gian đáp ứng đơn

2 Hệ thống quá phụ thuộc vào bàn phím Nhiều giá trị giống nhau trên phần lớn các đơn vẫn phải gõ lại Mỗi đơn hàng cần thời gian lâu hơn.

3 Kho dữ liệu đã không tiối

đa hóa hiệu quả , tốc độ làm việc với tệp đơn đăt hàng.

Khi khối lượng thao tác lớn lên, việc thực hiện đơn đặt hàng bị chậm lại

1 Giảm thời gian xử lý một đơn đặt hàng xuồn còn dưới

Phân bổ vào các khối thông tin

• Dữ liệu(Data) Bảng kê mọi thứ mà HTTT đang

lưu trữ Định nghĩa rõ theo ngôn ngữ nghiệp

vụ Danh sách các báo cáo HT sản sinh ra

• Tiến trình (Process) Bảng kê bao chứa các sự

kiện, các xử lý nghiệp vụ và thời điểm mà

HTTT KD phải đáp ứng, trả lời.

• Giao diện (Interface) Xác định mọi địa điểm

HTTT đang phục vụ Giao diện giữa HTTT đang xét với những HT khác

Phân tích quy trình kinh doanh

Quy trình kinh doanh là gì?

Tập hợp các hoạt động hoặc nhiệm vụ có cấu trúc và

có liên quan để sản xuất ra một sản phẩm hay một dịch

vụ đặc thù cho nhóm khách hàng cụ thể.

QTKD thường được biểu diển = sơ đồ khối hoặc một

ma trận như một dãy các hoạt động với những quy tắc thích hợp dựa trên các dữ liệu trong quy trình.

Nhận trả tiền

Thực hiện chi trả

Nhận sản

hóa đơn

Quy trình mua hàng

Đặt đơn

Nhận hóa đơn

Thực hiện thanh toán

Nhận sản phẩm

Nhận tiền trả

Các thuộc tính quản lý của quy trình

• Thuộc tính mô tả tính chất, hành vi, mục đích và các phẩn tử khác

của quy trình

đổi, phát triển quy trình

• Thời gian chuyển giao

• Thời gian chờ đợi

• Mẫu/Phân phối của sự đến

• Chi phí (trực tiếp và gián tiếp)

• Quy tắc vào

• Quy tắc ra

• Quy tắc rẽ nhánh

• Quy tắc kết hợp

• Thời gian làm việc

• Những người thực hiện nhiệm vụ thuộc chu trình.

17

Các thuộc tính cơ bản

Thuộc tính quan trọng

(2) Thời gian đáp trả của mỗi quy trình,

(3) Sự chậm chễ hay tắc nghẽn xẩy ra trong HT (4) Chi phí mỗi quy trình

(5) Giá trị gia tăng của mỗi quy trình

(6) Kết quả của việc loại bỏ hoặc sắp xếp quy trình hợp lý hơn

Vòng đời của quy trình kinh doanh

Sắp xếp thứ bậc hoạt động của quy trình kinh doanh

Nhiệm vụ

Nhiệm vụ

Hoạt động

Hoạt động Quy trình con Quy trình con

Quy trình Quy trình

Quy trình xuyên chức năng

Cấu thành từ một hoặc nhiều …

Cấu thành từ một hoặc nhiều …

20

Ký pháp của BPMN

21

Từ chối Đưa vào hồ sơ lưu

HĐ không được thông qua

HĐ đã ký

Mô hình quy trình nghiệp vụ

tín dụng trong BPMN

HĐ

Xác định hướng cải tiến

 Trong phạm vi chức năng

Khách hàngTai chính Nhân lực Bán hàng

Khách hàngTai chính Nhân lực Bán hàng

 Phạm vi doanh nghiệp

3 mức cải tiến quy trình

7 loại lãng phí trong quy trình kinh doanh

Ví

dụ

mô tả quy trình

Ví dụ : Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ

trong phát triển HTTT thực tê

Quy_trinh_QL_Kho.docx

Thiệt hại kinh tế hàng tỷVnđ/năm

Giảm sút thương hiệu

Bên cung ứng mua quá nhiều.

Vấn đề

Hậu quả 1

Nguyên nhân 1

Sợ Trách phạt khi thiếu hàng bán

Số lượng do

Bộ phận Marketing

Hậu quả

Chẩn đoán: Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề

Phương pháp: Phân tích nguyên nhân của nguyên nhân (Cause Analysis)

Sơ đồ nguyên nhân-hậu quả (Cause and Effect)

hoặc sơ đồ xương cá (fishbone diagram).

Lượng bán sụt giảm

Phương pháp

Nhân lực

Chính sách

Cơ sở VC Nhà CCi

Sơ đồ xương cá xác định nguyên nhân của vấn đề sụt giảm lượng bán

Xác định mục tiêu cho hệ thống mới

Một số ví dụ về mục tiêu như sau:

•Giảm số lượng đơn hàng không được phục phụ xuống chỉ còn 5%

•Tăng 25% phần trăm các giao dịch vay tiền được xử lý trong một

Mục tiêu không tốt

Sửa lại

Ví dụ ràng buộc

Các ràng buộc có thể chia thành các nhóm sau:

•Tiến độ: Hệ thống mới phải hoạt động trước ngày

14 tháng 10.

•Chi phí: Tổng chi phí cho hệ thống mới không

được vượt quá 350 000 Đô la Mỹ

•Công nghệ: Hệ thống mới phải có giao diện Web,

trực tuyến và sử dụng được CSDL Oracle

•Chính sách: Hệ thống mới phải được xem xét khấu

hao theo chế độ cân đối giảm kép.

I Thông tin chung

Tổng quan các khyến nghị đề xuất

Tổng quan về các vấn đề, cơ hội và chỉ thị

cấp trên

Tóm lược các mục tiêu của HTTT mới

Luận giải sơ lựợc về các báo cáo

II Tông tin cơ bản nền tảng

Danh sách các cuộc phỏng vấn và hội họp

III Tổng quan về HTTT hiện có

A Khung chiến lược

B Các mô hình HTTT

Mô hình giao diện - Mô hình dữ liệu - Mô

hình địa lý - Mô hình xử lý

IV Phân tích HTTT hiện có

Những vấn đề/cơ hội về năng suất, và CP/HQ

Những vấn đề/cơ hội về kinh tế,và CP/HQ

Những vấn đề/cơ hội về kiểm soát, CP/HQ

Những vấn đề và, cơ hội về dịch vụ, và CP/HQ

V Chi tiết về các khuyến nghị

A Nhứng mục tiêu hệ thống mới và ưu tiên

B Các ràng buộc

C Kế hoạch dự án

Xác định lại phạm vị

Rà soát lại kế hoạch tổng thể

Kế hoạch chi tiết dự án

Kết luận

• Phân tích vấn đề kinh doanh từ đó xem xét để đề xuất giải pháp HTTT là nội dung rất quan trong

của sinh viên chuyên ngành HTTTQL

• Tư vấn để các nhà quản trị doanh nghiệp đầu tư vào HTTT

• Quản trị HTTT là công việc tương lai của sinh viên ngành HTTTQL

• Việc kết nối và thể hiện bằng ngôn ngữ quản trị kinh doanh những vấn đề HTTT là rất quan trọng