Chứng kiến sự trưởng thành của nhân viên qua việc phát triển sự tự chủ Trong bài viết này, chúng tôi xem xét lý do tại sao điều quan trọng đối với các nhà quản lý là ủy thác ra quyết địn
Trang 1TRANG BỊ CHO ĐỘI NHÓM
ĐỂ RA QUYẾT ĐỊNH
Nguồn: Mind Tools
Trang 3Sharon quản lý một nhóm gồm sáu chuyên viên kinh doanh Cô ấy
rất tự hào về họ - họ thường xuyên vượt mục tiêu đề ra, họ làm
việc tốt với nhau và họ cung cấp dịch vụ khách hàng vượt trội.
Tuy nhiên, Sharon gần đây đã được yêu cầu tham gia các dự án
mới và làm việc từ xa nhiều hơn Cô đã đảm bảo với sếp của mình
rằng nhóm của cô sẽ tự quản lý mà không cần sự tham gia trực
tiếp của cô Nhưng, trên thực tế, cô ấy lo lắng.
Cô nhận thấy những thành viên trong nhóm phụ thuộc vào cô
nhiều như thế nào khi đưa ra quyết định bán hàng quan trọng,
chẳng hạn như có nên theo đuổi một khách hàng tiềm năng hay
đề nghị mức chiết khấu nào Cô tự hỏi liệu nhân viên của mình có
thể tự mình đưa ra những quyết định như vậy hay không.
Chứng kiến sự trưởng thành của nhân viên qua việc phát triển sự tự chủ
Trong bài viết này, chúng tôi xem xét lý do tại sao điều quan trọng đối với các nhà quản lý là ủy thác ra quyết định, làm thế nào để biết liệu nhân viên của bạn có sẵn sàng đảm nhận trách nhiệm hay không và làm thế nào bạn có thể trang bị tốt nhất cho họ để làm những việc quan trọng!
Lưu ý: Bài viết này tập trung vào việc
chuẩn bị cho nhóm của bạn đưa ra quyết định Còn rất nhiều mô hình ra quyết định khác mà bạn nên tham khảo.
Trang 401 TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC ỦY QUYỀN RA QUYẾT ĐỊNH
Trang 5Chọn bàn giao trách nhiệm ra quyết định có thể là một sự
thay đổi không thoải mái đối với bạn - ngay cả khi nhóm
của bạn có nhiều kinh nghiệm và chuyên môn cao.
Bạn thậm chí có thể cảm thấy bị đe dọa, nếu bạn làm việc
trong một nền văn hóa "đổ lỗi" và bạn sợ hậu quả của việc
ra quyết định kém Hoặc, bạn có thể nghi ngờ khả năng của
mọi người để đưa ra quyết định đúng và cảm thấy không
chắc chắn về cách huấn luyện họ.
Trang 6Tuy nhiên, cho phép nhóm của bạn đưa ra quyết định độc lập có thể là một động thái tích cực, cho cả bạn và các thành viên trong nhóm của bạn Các lợi ích bao gồm:
Cải thiện việc ra quyết định
Quan điểm mới
Giảm khối lượng công việc
Trao quyền cho
nhóm
Trang 7GIẢM KHỐI LƯỢNG CÔNG VIỆC
Khuyến khích nhóm của bạn đưa ra quyết
định sẽ giảm gánh nặng cho bạn và giải
phóng thời gian để bạn tập trung vào các
nhiệm vụ hoặc trách nhiệm khác Điều này
giúp quy trình làm việc trơn tru, vì bạn sẽ ít
bị tắc nghẽn nếu bạn có thể buông bỏ một
số khối lượng công việc của mình.
Trang 8Vai trò của bạn là truyền cảm hứng cho nhân viên làm việc thật tốt và bạn sẽ làm tốt công việc của mình khi quyết định của nhân viên có tác động tích cực đến tổ chức Bạn có thể thấy rằng, trong một
số tình huống, nhân viên đưa ra quyết định tốt hơn bạn sẽ làm.
CẢI THIỆN VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH
Trang 9QUAN ĐIỂM MỚI
Trang bị cho nhóm đưa ra quyết định có thể cho bạn thấy những ý tưởng và lựa chọn mới mà bạn chưa xem xét trước đây.
Trang 10TRAO QUYỀN CHO NHÓM
Các nghiên cứu cho thấy việc ra quyết định
trao quyền cho mọi người và giúp họ cảm
thấy kiểm soát công việc của mình nhiều hơn.
Nó cũng làm tăng sự tự tin của họ, cải thiện
hiệu suất của họ hàng ngày.
Trang 1102 NHÓM CỦA BẠN ĐÃ SẴN SÀNG ĐƯA RA QUYẾT ĐỊNH CHƯA?
Trang 12Bạn cần tự tin rằng các thành viên trong nhóm của bạn đã sẵn sàngnhận trách nhiệm trước khi bạn bàn giao quyền ra quyết định Nhưnglàm sao để bạn biết họ sẵn sàng?
Nếu nhân viên của bạn đã đóng góp ý tưởng, đề xuất và giải pháp, thìbạn sẽ có một khởi đầu tuyệt vời! Và, nếu bạn đã ủy thác một số quyếtđịnh cho họ, rất có thể họ sẽ hoan nghênh cơ hội đảm nhận nhiều tráchnhiệm hơn
Bạn có thể không biết thành viên nhóm của mình sẵn sàng hoặc sẵnsàng như thế nào, vì vậy hãy hỏi! Nói chuyện riêng với họ và hỏi, "Bạncảm thấy thế nào về triển vọng bạn trở thành người ra quyết định trongnhóm?”
Sẵn sàng đưa ra quyết định quan trọng là một chuyện; đủ năng lực để
Nhóm của bạn đã sẵn sàng đưa ra quyết định chưa?
Trang 1303 CÁCH ĐỂ TRANG BỊ CHO NHÓM
ĐƯA RA QUYẾT ĐỊNH
Trang 14Nhân viên của bạn cần ba điều để đưa ra quyết định hiệu quả:
Trang 15CUNG CẤP CHO HỌ CÁC CÔNG CỤ PHÙ HỢP
Khi bạn đã trao quyền cho các thành viên
trong nhóm của mình để đưa ra quyết định,
bạn cần đảm bảo rằng họ có kiến thức, kỹ
năng và công cụ để làm như vậy
Điều quan trọng nhất mà bạn có thể làm là trở
thành một hình mẫu/cung cấp 1 ví dụ và cho
họ cơ hội xem và học hỏi từ bạn khi bạn đưa
ra quyết định Bạn rất có thể là thước đo
thành công của họ, vì vậy hãy dành thời gian
để giải thích cách bạn đưa ra quyết định của
mình
Ví dụ: bạn có thể giải thích rằng việc ra quyết định
của bạn bị ảnh hưởng bởi các giá trị, sứ mệnh vàtầm nhìn của tổ chức bạn Bạn cũng có thể xem xétcác chính sách, thủ tục và thông tin cơ bản có liênquan
Bạn cũng có thể chia sẻ kinh nghiệm của mình vềviệc sử dụng các công cụ hoặc mô hình ra quyếtđịnh, chẳng hạn như Mô hình TDODAR hoặc Vònglặp OODA và khuyến khích họ phát triển một mạnglưới các chuyên gia để kêu gọi tư vấn
Trang 16Cung cấp đào tạo
Giúp nhân viên của bạn xác định những khoảng trống trong kỹ năng và kiến thức của chính họ, đặc biệt là trong Tư duy phản biện và phân tích rủi ro của họ Ngoài ra, cung cấp cho họ hướng dẫn về cách đối phó với một cuộc khủng hoảng bất ngờ hoặc khi không có thời gian để suy nghĩ.
Cung cấp thông tin
Nhóm của bạn sẽ đưa ra lựa chọn tốt hơn nếu bạn cung cấp cho họ tất
cả thông tin và kiến thức mà họ cần.
Khuyến khích học tập
Giúp nhân viên của bạn làm chủ việc học tập và đào tạo của họ (điều này giúp giải phóng nhiều thời gian của bạn hơn nữa) Sử dụng mô hình 70:20:10.
Phân công thẩm quyền
Rất có thể, vị trí hoặc mức độ quan trọng của bạn cung cấp cho bạn sức
Trang 17CUNG CẤP CHO HỌ SỰ TỰ TIN ĐỂ THÀNH CÔNG
Nếu người của bạn không quen với việc đưa ra
quyết định, họ có thể tự nghi ngờ khả năng của
mình khi đưa ra quyết định Điều này xảy ra khi họ
đưa ra quyết định phản tác dụng, hoặc gặp phải
sự từ chối
Là một người quản lý, một phần vai trò củabạn là trao quyền và phát triển các thànhviên trong nhóm, để họ có thể làm việc tốtnhất Một cách để làm điều này là giúp họxây dựng sự tự tin
Trang 18Ví dụ: hãy cho nhân viên của bạn biết rằng bạn tin tưởng vào phán
đoán của họ bằng cách cho họ quyền sở hữu các nhiệm vụ hoặc dự
án phù hợp - và loại bỏ nỗi sợ hãi bằng cách theo dõi điều này với
phản hồi mang tính xây dựng Ngoài ra, ăn mừng thành công của
họ và khuyến khích suy nghĩ tích cực
Nếu một thành viên trong nhóm vẫn thiếu tự tin để đưa ra quyết
định một cách độc lập, hãy giúp họ hiểu điều gì gây ra sự lo lắng
của họ Bạn có thể làm điều này bằng kỹ thuật coaching hoặc
mentoring
Hãy xem xét khả năng các vấn đề xung quanh sự tự tin có thể
không tập trung vào việc ra quyết định Ví dụ, các thành viên trong
Trang 19Chuẩn bị sẵn sàng khi mọi người bắt đầu đảm nhận trách nhiệm mới của họ Hoạt động như một mạng lưới an toàn khi
họ quen với nó và sẵn sàng "kiểm tra cảm giác" các quyết định của họ Nhưng tránh sự cám dỗ đưa ra quyết định, vì điều đó sẽ làm sụp đổ các mục tiêu của bài tập này.
Trang 20CHO HỌ CƠ HỘI ĐỂ ĐƯA RA QUYẾT ĐỊNH
Để các thành viên trong nhóm của bạn phát triển kỹ năng ra
quyết định, họ sẽ cần phải thực hành chúng
Nhưng, trước khi chúng bắt đầu, bạn cần đặt ra ranh giới và
phạm vi trách nhiệm rõ ràng, để mọi người hiểu quyết định
nào là của họ Tương tự, làm rõ những gì không có trong
nhiệm vụ được giao và khi nào họ nên trì hoãn việc ra quyết
định cho một người ở cấp cao hơn
Bắt đầu bằng những bước nhỏ, đặc biệt nếu mọi người vẫn
còn một chút không chắc chắn về bản thân, hãy đặt ra các
mục tiêu cụ thể để họ nhắm đến Ví dụ: Đưa cho một thành
Trang 21Hoặc, nếu họ thiếu tự tin và
kinh nghiệm, hãy yêu cầu họ
đưa ra quyết định nhỏ hơn
-chẳng hạn như nơi tổ chức sự
kiện xây dựng nhóm tiếp theo
- hoặc ghi lại các quyết định
mà cô ấy đã đưa ra trong một
tuần cụ thể và cách cô ấy thực
hiện chúng.
Những nhiệm vụ này có thể sẽ khuyến khích họ tìm kiếm các cơ hội khác
để thực hành các kỹ năng của mình, ngay cả khi nó chỉ ở quy mô rất nhỏ để bắt đầu.
Hãy nhớ cung cấp phản hồi thường xuyên khi mọi người phát triển sự tự tin và kinh nghiệm, để khuyến khích và phát triển họ hơn nữa.
Trang 22Nghiên cứu cho thấy cách các nhà quản lý nói chuyện với nhóm của họ về việc ra quyết định có thể ảnh hưởng đến kết quả Sự khích lệ mạnh mẽ tốt hơn nhiều so
với những lời chỉ trích!
HƯỚNG DẪN:
Trang 23Rất có thể, các thành viên trong
nhóm của bạn đã có khả năng
đưa ra quyết định tốt Chìa khóa
là nhận ra khi nào các cá nhân
đã sẵn sàng Những điều cần
xem xét bao gồm chủ động đề
xuất ý tưởng và sẵn sàng tham
gia vào việc ra quyết định.
Để mọi người đảm nhận trách nhiệm ra quyết định, họ cần sự
tự tin, công cụ và cơ hội để thực hiện Là một người quản lý, đây
là tất cả những thứ mà bạn có thể cung cấp và làm như vậy sẽ cải thiện hiệu suất của nhóm bạn và giảm khối lượng công việc của riêng bạn - một kịch
ĐIỂM CHÍNH
Trang 24Nguồn: Mind Tools
Bài viết gốc: Equipping Your Team to Make Decisions