502 hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần thực phầm dakmark,khoá luận tốt nghiệp

Chính những bất cập nàydẫn đến KSNB yếu kém và đôi khi là phản tác dụng vì nhân viên sẽ dùng những lỗhổng trong hệ thống kiểm soát để gian lận hoặc che đậy những sai sót của mình.Đối với

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM DAKMARK

Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thị Hạ

Lớp

Khóa học

Mã sinh viên

: K19KTP : 2016 - 2020 : 19A4020203 Giảng viên hướng dẫn : Ths Trần Phương Thùy

LỜI CẢM ƠN

Sau thời gian học tập và rèn luyện dưới mái trường Học viện Ngân Hàng,được thầy cô tận tình chỉ dạy và giúp đỡ trong suốt quá trình học tập, em cùng cácđồng niên thực sự đã học được rất nhiều kiến thức bổ ích và luôn muốn gửi đến thầy

cô cũng như nhà trường lời cảm ơn chân thành nhất vì những ngày vừa qua

Đầu tiên, em xin cảm ơn cô Trần Phương Thùy, giảng viên trực tiếp hướngdẫn em hoàn thành bài tốt nghiệp này cũng như toàn bộ thầy cô đang công tác tạiHọc viện Ngân Hàng, đặc biệt là các thầy cô đến từ khoa Kế toán - Kiểm toán đãgiảng dạy chúng em rất nhiều kiến thức bổ ích từ cơ bản đến chuyên ngành Thực

sự đây là những hành trang vô cùng quý báu đối với chúng em vì ngay sau đây, khirời xa mái trường cùng Thầy Cô, tất cả những gì chúng em có để bước vào môitrường làm việc mới là toàn bộ kiến thức đã được học từ chính Thầy Cô

Bên cạnh đó, em cũng xin gửi lời cảm ơn đến Công ty Cổ phần Thực phẩmDakMark đã tạo điều kiện tốt nhất và giúp đỡ em trong suốt thời gian vừa qua.Trong quá trình thực tập tại đây, em đã có cơ hội được tìm hiểu và vận dụng cáckiến thực được học trên lớp vào công việc thực tế, từ đó rút ra được rất nhiều bàihọc kinh nghiệm quý báu cho bản thân Chính sự quan tâm và ân cần chỉ bảo, giúp

đỡ của anh chị đã giúp em hoàn thành kì thực tập tốt nhất có thể

Do kinh nghiệm thực tế còn hạn hẹp và kiến thức kế toán thì vô cùng sâurộng, thời gian hoàn thành khóa luận cũng có hạn nên không thể tránh khỏi nhữngsai sót Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp từ thầy cô để kiến thức trong lĩnhvực này của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em Các số liệu vàkết quả nêu trong trong luận văn tốt nghiệp là trung thực, xuất phát từ tình hình thực

tế tại đơn vị thực tập là Công ty Cổ phần Thực phẩm DakMark

Mọi sự giúp đỡ cho việc hoàn thành luận văn tốt nghiệp đều đã được đề cập

ở lời cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong luận văn đều được ghi rõ nguồn gốc

Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước nhà trường về lời cam đoan này

Hà Nội, ngày 1 tháng 6 năm 2020

Sinh viên

Nguyễn Thị Hạ

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

LỜI CAM ĐOAN ii

DANH MỤC VIẾT TẮT v

DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH MINH HỌA vi

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Sự cần thiết của nghiên cứu 1

2 T ổng quan nghiên cứu 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 3

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

5 Câu hỏi nghiên cứu 4

6 Phương pháp nghiên cứu 4

7 Kết cấu của khóa luận 5

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 6

1.1 Cơ sở lý luận về KSNB 6

Khái niệm KSNB 6

Mục tiêu của KSNB 7

Các bộ phận cấu thành KSNB 8

Các nguyên tắc trong thiết kế KSNB 15

1.2 Cơ sở lý luận chung về chu trình bán hàng - thu tiền 17

Nội dung và bản chất của chu trình bán hàng và thu tiền 17

Đặc điểm kế toán trong chu trình bán hàng - thu tiền 19

Những rủi ro, sai sót thường gặp trong chu trình bán hàng - thu tiền 22

Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền 25

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 35

1.1.1

1.1.2

1.1.3

1.1.4

1.2.1

1.2.2

1.2.3

1.2.4

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN

TẠI CTCP THỰC PHẨM DAKMARK 36

2.1 Khái quát về CTCP Thực phẩm DakMark 36

2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển công ty 36

2.1.2. Chức năng nhiệm vụ và ngành nghề kinh doanh chính 39

2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý 40

2.2 Thực trạng Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại CTCP Thực phẩm DakMark 43

2.2.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng - thu tiền trong hoạt động kinh doanh chung của CTCP Thực phẩm DakMark 43

2.2.2. Thực trạng KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại CTCP Thực phẩm DakMark 46

2.3 Đánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại CTCP Thực phẩm DakMark 65

2.3.1. Ưu điểm 65

2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân 68

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 73

CHƯƠNG 3: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CTCP THỰC PHẨM DAKMARK 74

3.1 Định hướng phát triển của CTCP Thực phẩm DakMark 74

3.2 Giải pháp hoàn thiện KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại CTCP Thực phẩm DakMark 75

3.3 Kiến nghị hoàn thiện KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại CTCP Thực phẩm DakMark 79

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 82

KẾT LUẬN CHUNG 83

TÀI LIỆU THAM KHẢO 84

STT Từ viết tắt Nguyên nghĩa

Committee of Sponsoring organizations of theTreadway Commission - Ủy ban Chống gianlận khi lập Báo cáo tài chính thuộc Hội đồngquốc gia Hoa Kỳ

DANH MỤC VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH MINH HỌA

DANH MỤC BẢNG

DANH MỤC HÌNH

DANH MỤC SƠ ĐÔ

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Sự cần thiết của nghiên cứu

Năm 2019 vừa qua khép lại với tình hình tăng trưởng kinh tế cao trên 7%,vượt mục tiêu Quốc hội đề ra đầu năm Tuy nhiên, với tình hình tăng trưởng chậmtrên thế giới và những căng thẳng trong thương mại, chính trị giữa các nước lớn đãảnh hưởng không ít đến thương mại và đầu tư toàn cầu Do đó, để đứng vững trongtình hình cạnh tranh khốc liệt này, mỗi doanh nghiệp phải chủ động tạo cho mìnhmột nền móng thật vững chắc

Xuất phát từ chính mong muốn của những nhà quản lý, kiểm soát nội bộ(KSNB) là một thành phần không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp vì chính cácquy định, luật lệ trong hệ thống kiểm soát là cách giúp nhà quản lý giám sát và điềuhành doanh nghiệp mình hoạt động với hiệu quả cao nhất có thể Tuy nhiên, KSNBchỉ thực sự giúp nhà quản lý đạt được mục tiêu đề ra khi nó được xây dựng và tạolập một cách đầy đủ, được áp dụng, triển khai hiệu quả trong toàn doanh nghiệp vàphải có các yếu tố mang sức mạnh như một lá chắn bảo vệ doanh nghiệp trong mọitình huống Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp nhỏ và vừa đều chưa làm được điềunày vì phần lớn người quản lý vẫn làm việc theo kinh nghiệm chứ chưa thực sự đầu

tư tìm hiểu sâu để xây dựng cho mình một hệ thống mạnh Bên cạnh đó còn có khánhiều nhà quản lý chỉ tập trung đến mảng kinh doanh tạo ra lợi nhuận trực tiếp chocông ty mà nhiều lúc bỏ qua hoặc rất ít khi quan tâm đến các hoạt động giám sátđịnh kì để tìm ra những điểm chưa phù hợp trong cơ cấu tổ chức hay chất lượngnhân sự và những rủi ro doanh nghiệp có thể gặp phải, Chính những bất cập nàydẫn đến KSNB yếu kém và đôi khi là phản tác dụng vì nhân viên sẽ dùng những lỗhổng trong hệ thống kiểm soát để gian lận hoặc che đậy những sai sót của mình.Đối với những công ty phân phối thực phẩm với rất nhiều tập khách hàng nhưCTCP Thực phẩm DakMark em đang thực tập thì quá trình bán hàng và thu tiềnthường rất nhiều tài liệu và thông tin gây khó khăn trong việc quản lý Vậy nênngay từ đầu, điều kiện tiên quyết từ các nhà quản lý phải xây dựng được một KSNB

Từ những thực tiễn đó và yêu cầu của ban giám đốc mong muốn cải thiện hệthống để kiểm soát nội bộ tốt hơn, nâng cao hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh

tranh của doanh nghiệp, em xin lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu

trình bán hàng và thu tiền tại CTCP Thực phẩm DakMark” làm đề tài cho luận

văn tốt nghiệp của mình

2 Tổng quan nghiên cứu

Thuật ngữ “Kiểm soát nội bộ” được Cục dự trữ liên bang Hoa Kỳ lần đầutiên đề cập đến và chính thức công nhận vai trò của KSNB trong hoạt động củadoanh nghiệp vào năm 1929 Trải qua hơn 90 năm phát triển, khái niệm về KSNB

đã có rất nhiều thay đổi và các văn bản hướng dẫn đi kèm để xây dựng KSNB Báocáo COSO năm 2013 chính là dấu mốc quan trọng trong quá trình hoàn thiệnKSNB Quan điểm của COSO được phát triển từ năm 1992 và được xem như kimchỉ nam giúp các doanh nghiệp thiết lập KSNB hiệu quả nhằm chủ động trong mọihoạt động kinh doanh, không chỉ thực hiện đúng theo pháp luật mà còn tối ưu hóanguồn lực của doanh nghiệp và đạt được mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp

Đi cùng thời gian này đã có rất nhiều bài nghiên cứu về KSNB trên thế giớinói chung và Việt Nam nói riêng Điển hình có thể kể đến nghiên cứu của Zipporah(2015), với đề tài “The effect of internal controls on the financial performance ofmanufacturing firms in Kenya” để đo lường tác động của KSNB đến hiệu quả hoạtđộng tài chính của các doanh nghiệp tại Kenya hay nghiên cứu của DanielKiplangat Sigilai (2016), với đề tài “Assessment of internal control systems effects

on revenue collection at nakuru level five hospital” - nghiên cứu đã chỉ ra tầm quantrọng của các thành phần trong KSNB, chỉ cần thiếu một trong các thành phần này,gian lận trong bệnh viện tăng lên đáng kế, doanh thu giảm vì các hành vi gian lận,tham ô thu nhập,

Bên cạnh các nghiên cứu nổi tiếng trên thế giới đó thì Việt Nam cũng đãtừng có rất nhiều Thạc sĩ, Tiến sĩ nghiên cứu về đề tài này như luận án Tiến sĩ củatác giả Vũ Thu Phụng (2016), với đề tài “Tác động của các nhân tố cấu thànhKSNB đến hiệu quả hoạt động của Tập đoàn Điện lực Việt Nam” - nghiên cứu đã

Điện lực Việt Nam hay luận án Tiến sĩ của tác giả Nguyễn Thu Hoài (2015), “Hoànthiện hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng Công tyCông nghiệp Xi măng Việt Nam” cho thấy các nhân tố ảnh hưởng tới việc thiết kế

và vận hành KSNB trong điều kiện ứng dụng CNTT,

Nhìn chung đã có rất nhiều bài nghiên cứu xuất sắc về đề tài KSNB nhưngchủ yếu ở tầm vĩ mô, các nghiên cứu đều hướng đến mức ảnh hưởng của KSNB đếnhoạt động của toàn doanh nghiệp, toàn tập đoàn lớn mà hiện nay tại Việt Nam cóđến 95% doanh nghiệp hoạt động ở quy mô vừa và nhỏ; quy trình hoạt động củanhững doanh nghiệp này không được kiểm soát bài bản nên còn rất nhiều lỗ hổngcần được nghiên cứu thêm Đặc biệt với những doanh nghiệp chuyên phân phốithực phẩm, chu trình bán hàng và thu tiền được thực hiện liên tục với nhiều nghiệp

vụ nếu không có KSNB thì rất khó đem lại hiệu quả như mục tiêu đề ra Chính vìnhững lẽ đó mà đề tài nghiên cứu nhằm hoàn thiện KSNB chu trình bán hàng và thutiền là hoàn toàn phù hợp và cần thiết

3 Mục tiêu nghiên cứu

Nghiên cứu được thực hiện với mục đích chính là tìm hiểu về thực trạngkiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền tại CTCP Thực phẩmDakMark, từ đó đưa ra những đánh giá, tổng kết khách quan về ưu điểm và hạn chếcòn tồn tại trong quá trình thiết lập và vận hành KSNB Thêm vào đó là những giảipháp và đề xuất giúp công ty hoàn thiện KSNB của mình để có thể đạt được hiệuquả cao nhất trong hoạt động kinh doanh nói chung và chu trình bán hàng và thutiền tại doanh nghiệp nói riêng

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tạiCTCP Thực phẩm DakMark Cụ thể là các bộ phận cấu thành KSNB và các nguyêntắc được áp dụng khi xây dựng KSNB tại công ty

Phạm vi nghiên cứu:

- Phạm vi không gian: đề tài giới hạn trong CTCP Thực phẩm DakMark baogồm văn phòng đại diện tại Hà Nội và 3 chi nhánh tại Đà Nang, Nha Trang

và Tp Hồ Chí Minh

- Phạm vi thời gian: từ năm 2017 đến năm 2019

5 Câu hỏi nghiên cứu

Nghiên cứu được đưa ra nhằm trả lời các câu hỏi:

- KSNB tại công ty có được thiết lập và vận hành thường xuyên không?

- Các nguyên tắc xây dựng KSNB có được áp dụng không?

- Chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty có những ưu, nhược điểm gì?

- KSNB có giúp nhà quản lý giảm rủi ro và sai sót trong chu trình bán hàng vàthu tiền

- Doanh nghiệp có thường xuyên đánh giá nhằm hoàn thiện KSNB đặc biệt làKSNB chu trình bán hàng và thu tiền?

6 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu chung của đề tài này là phương pháp khái quát hóa,tổng hợp và phân tích những nguyên lý cơ bản về KSNB thông qua các giáo trình

và tài liệu liên quan

Phương pháp nghiên cứu cụ thể là phương pháp quan sát, điều tra, khảo sát

và phỏng vấn để thu thập thông tin và số liệu tại công ty

Nguồn dữ liệu được sử dụng trong quá trình nghiên cứu bao gồm:

- Dữ liệu sơ cấp dựa trên điều tra, khảo sát, quan sát và phỏng vấn

- Dữ liệu thứ cấp bao gồm các tài liệu, báo cáo nội bộ được lưu tại CTCPThực phẩm DakMark

7 Kết cấu của khóa luận

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, khóa luận được chia làm 3 chương:

- Chương 1: Cơ sở lý luận

- Chương 2: Thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại CTCP Thựcphẩm DakMark

- Chương 3: Kết luận và đề xuất KSNB tại CTCP Thực phẩm DakMark

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

LLL Khái niệm KSNB

Như đã đề cập trong phần mở đầu, khái niệm về KSNB được xuất hiện lầnđầu tiên vào năm 1929, đến nay cũng đã được hơn 90 năm Khoảng thời gian khádài này đã cho thấy vai trò và tầm quan trọng của KSNB trong công tác kiểm toáncũng như công tác quản trị doanh nghiệp Chính từ nhận thức đó mà khái niệmKSNB đã hình thành và phát triển thành một hệ thống lý luận Theo chuẩn mực

Kiểm toán Việt Nam (VSA) số 315, “KSNB là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc bảo đảm độ tin cậy của BCTC, đảm bảo hiệu quả, hiệu lực hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan ” Trong đó có 4 khái niệm quan trọng cần chú ý là quy trình, con

người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu

- KSNB là quy trình tức là KSNB không phải là một sự kiện hay tình huống

mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện rộng trong toàn doanh nghiệp.KSNB chỉ thực sự hữu hiệu khi được xây dựng trên một cơ sở, nền tảng độclập chứ không phải là một phần bổ trợ cho các hoạt động khác trong doanhnghiệp hay là một gánh nặng, một sự ép buộc từ các cơ quan quản lý hay thủtục hành chính KSNB là một công cụ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêucủa mình

- KSNB bị chi phối bởi con người trong đơn vị vì suy cho cùng, KSNB là dochính những thành viên trong đơn vị thiết kế và thực hiện Họ đặt ra mục tiêu

và đưa các cơ chế kiểm soát để đạt được mục tiêu đó Ngược lại, KSNB cũngtác động đến hành vi của mỗi cá nhân trong tổ chức Mỗi cá nhân có nhữngsuy nghĩ và cách thức làm việc khác nhau và KSNB chính là sợi dây kết nốimọi người, hướng các hoạt động của cá nhân và tạo ra ý thức kiểm soát đểcùng hướng đến mục tiêu chung của tổ chức

- KSNB chỉ có thể đảm bảo tính hợp lý cho Ban Giám đốc và nhà quản lý việcđạt được các mục tiêu trong đơn vị vì những hạn chế tiềm tàng trong KSNBnhư sai lầm chủ quan của mỗi người, sự thông đồng của các cá nhân hay sựlạm quyền của nhà quản lý,

- Mục tiêu của mỗi tổ chức bao gồm mục tiêu chung của toàn đơn vị và mụctiêu riêng cho mỗi phòng ban, mỗi bộ phận Mục tiêu được đặt ra từ nhữngmong muốn và kỳ vọng của Ban Giám đốc và thường được thiết lập thành 3nhóm như sau:

dụng các nguồn lực trong công ty

- Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh như những sai sót vô tìnhgây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, không đạt được mục tiêu đề rahay phát hiện và ngăn chặn những hành vi cố tình gian lận trong đơn vị

- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và tăng mức độ tin cậy đốivới BCTC được lập

- Đảm bảo mọi thành viên trong công ty đều tuân thủ và thực hiện đúng theoquy định luật pháp nói chung và quy định nội bộ nói riêng

ĩ ỉ.3 Các bộ phận cấu thành KSNB

Sơ đồ 1.1 Các thành phần của KSNB

Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin

1.1.3.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiêm soát bao gồm các chức năng quản trị và quản lý, các quanđiêm, nhận thức và hành động của Ban quản trị và Ban Giám đốc liên quan đếnkiêm soát nội bộ và tầm quan trọng của kiêm soát nội bộ đối với hoạt động của đơn

vị Tuy môi trường kiêm soát không trực tiếp tham gia vào quy trình kiêm soátnhưng đây là nền tảng đê xây dựng và vận hành các nhân tố còn lại

Các yếu tố của môi trường kiêm soát bao gồm:

- Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đứcTính hữu hiệu của các kiêm soát không thê cao hơn các giá trị đạo đức vàtính chính trực của những người tạo ra, quản lý và giám sát các kiêm soát đó Mọi

nỗ lực kiêm soát đều vô nghĩa nếu ngay từ đầu chưa xác định được tầm quan trọngcủa tính chính trực và các giá trị đạo đức trong doanh nghiệp Do đó tất cả nhânviên trong công ty đều cần được phổ biến và yêu cầu chấp hành Việc truyền đạtthông tin và yêu cầu của đơn vị đến với nhân viên các chuẩn mực hành vi có thêthông qua các chính sách của đơn vị hay quy tắc đạo đức, văn hóa ứng xử trongdoanh nghiệp,

- Cam kết về năng lực

Năng lực là kiến thức và các kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ thuộcphạm vi công việc của từng cá nhân Năng lực nhân viên đồng đều, kiến thức và kỹnăng tốt là một điều kiện cần để tạo nên một môi trường kiểm soát tốt Đây cũng làmột nhân tố rất đáng quan tâm trong hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp

- Sự tham gia của Ban quản trị

Ban quản trị có trách nhiệm chính trong hoạt động giám sát việc thiết kế vàhiệu quả hoạt động của các thủ tục báo cáo sai phạm và các thủ tục soát xét tínhhiệu quả của KSNB trong đơn vị Sự tham gia của Ban quản trị góp phần tạo nênmột môi trường kiểm soát tốt hơn dẫn đến KSNB ngày một hoàn thiện và đạt đượchiệu quả nhất định

- Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc

Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc có nhiều đặc điểm, nhưquan điểm, thái độ và hành động của Ban Giám đốc đối với việc lập và trình bàyBCTC có thể được thể hiện qua việc lựa chọn các nguyên tắc, chính sách kế toán cóthận trọng hay không khi có nhiều lựa chọn khác nhau về nguyên tắc, chính sách kếtoán, hoặc sự kín kẽ và thận trọng khi xây dựng các ước tính kế toán Mỗi doanhnghiệp có những phong cách điều hành khác nhau tạo nên những môi trường kiểmsoát khác nhau

- Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phậntrong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu đề ra Một cơ cấuphù hợp với quy mô và hoạt động của đơn vị sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành,kiểm soát và giám sát các hoạt động trong doanh nghiệp Ngược lại, khi thiết kếkhông đúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng

- Phân công quyền hạn và trách nhiệm

Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm có thể bao gồm các chính sáchliên quan đến thông lệ phổ biến, hiểu biết và kinh nghiệm của các nhân sự chủ chốt,

và các nguồn lực được cung cấp để thực hiện nhiệm vụ Quyền hạn và trách nhiệmcủa mỗi cá nhân trong đơn vị cần được quy định rõ ràng để đảm bảo tất cả mọingười đều hiểu được mục tiêu của đơn vị, hiểu được hành động của mỗi cá nhân cóliên quan với nhau và đóng góp như thế nào vào các mục tiêu đó, và nhận thức đượcmỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm như thế nào và chịu trách nhiệm về cái gì.

- Các chính sách và thông lệ về nhân sự

Sự phát triển của mỗi doanh nghiệp, tổ chức luôn gắn với đội ngũ nhân viên

và họ là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể thực hiệnmọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động đơn vị Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộcác phương pháp quản lý và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, đào tạo,đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật đối với nhân viên trong đơn vị Chính sách

về nhân sự công ty có thể coi là nền tảng cơ bản để xây dựng một một môi trườngkiểm soát tốt, một kiểm soát nội bộ hiệu quả

Quy trình đánh giá rủi ro là các hoạt động nhận diện, đánh giá các rủi ro kinhdoanh, từ đó quyết định các hành động thích hợp nhằm đối phó với các rủi ro đó.Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị hình thành nên cơ sở để Ban Giám đốc xácđịnh các rủi ro cần được quản lý Trong đó mục tiêu chính là:

- Xác định rủi ro kinh doanh liên quan tới mục tiêu lập và trình bày BCTC

- Ước tính mức độ và tầm ảnh hưởng của rủi ro

- Đánh giá khả năng xảy ra rủi ro

- Quyết định các hoạt động thích hợp với các rủi ro đó

Một đơn vị không có quy trình đánh giá rủi ro hoặc quy trình này không phùhợp có thể coi như một lỗ hổng lớn trong KSNB Rủi ro là một yếu tố không doanhnghiệp nào mong muốn nhưng luôn đi cùng sự phát triển của công ty và có thể ậpđến bất cứ lúc nào nếu chúng ta không dựng sẵn cho mình “một tấm lá chắn” đểđánh giá và xử lý kịp thời

1.1.3.3 Hê thống thông tin và trao đổi thông tin

Neu coi môi trường kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát

và giám sát các kiểm soát là “tứ chi” xây dựng lên một hệ thống để kiểm soát thì hệthống thông tin và trao đổi thông tin như những mạch máu kết nối các bộ phận tạonên một tổng thể hoàn chỉnh

- Hệ thống thông tin liên quan đến hệ thống BCTC bao gồm hệ thống kế toán(HTKT) và chu trình kinh doanh

Đã là một hệ thống thì chắc chắn các bộ phận phải liên kết và có mối quan hệkhăng khít với nhau, hệ thống kế toán và chu trình kinh doanh cũng không ngoại lệ.Chu trình kinh doanh bao gồm các chu trình bán hàng, mua hàng, nhân sự, đượcthiết kế nhằm tạo ra một kết quả nhất định Chúng tạo ra các giao dịch được ghichép, xử lý và báo cáo bởi hệ thống thông tin của đơn vị Song song đó là HTKTbao gồm các phần mềm kế toán, bảng tính điện tử, và các chính sách, thủ tục được

sử dụng để lập báo cáo định kì và báo cáo cuối niên độ Không chỉ cung cấp nhữngthông tin cần thiết cho nhà quản lý, HTKT còn đóng vai trò quan trọng trong việckiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị nên có thể coi đây là một bộ phận quantrọng trong KSNB

Một HTKT hữu hiệu cần đảm bảo được các yếu tố sau:

thẩm quyền trong đơn vị, tổ chức

trong kì báo cáo và tài sản thì phải thực sự tồn tại

sổ sách kế toán, không bỏ sót hoặc phản ánh thiếu

được đánh giá và phân bổ với số tiền phù hợp với chế độ kế toán và chuẩnmực hiện hành

+ Kịp thời: nghiệp vụ kế toán phát sinh phải được ghi nhận kịp thời theo quyđịnh và chuẩn mực kế toán

hợp và cuối cùng là BCTC phải khớp nhau về mặt số liệu

Khi đã xây dựng được một HTKT phù hợp, việc đánh giá KSNB sẽ được

thực hiện trong 3 giai đoạn chính là lập chứng từ - giai đoạn đầu tiên và cũng vô

cùng quan trọng trong HTKT vì tại đây ta có đầy đủ số liệu kế toán, tính kiểm soát

được thể hiện thông qua việc phê chuẩn chứng từ; ghi số sách kế toán - giai đoạn

chính trong việc tổng hợp và xử lý thông tin từ chứng từ giúp tổng hợp và lưu trữ

thông tin một cách có hệ thống và khoa học; và BCTC - giai đoạn cuối cũng như là

đích đến sau quá trình xử lý thông tin để tổng hợp thành các chỉ tiêu trên báo cáo

- Trao đổi thông tin

Trao đổi thông tin là sự cung cấp thông tin trong đơn vị (từ cấp trên xuốngcấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên hay giữa các bộ phận có mối quan hệ nganghàng) và với bên ngoài

Việc trao đổi thông tin trong đơn vị có ý nghĩa cực kì quan trọng khi hàngngày mỗi chúng ta phải tiếp nhận cả nghìn thông tin, cả nghìn dữ liệu khác nhau.Mỗi người có cách xử lý riêng, có thể tiếp nhận và cũng có thể bỏ qua không quantâm nhưng riêng những thông tin về vai trò, trách nhiệm và các vấn đề quan trọngliên quan đến BCTC phải được cung cấp đầy đủ, truyền tin đến toàn doanh nghiệpgiúp mọi người trong đơn vị có những hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của cánhân mình gắn với KSNB

Hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục cần thiết để các hoạt độnggiảm thiếu rủi ro của các nhà quản trị được thực hiện Phụ thuộc vào đặc thù kinhdoanh và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, mỗi đơn vị sẽ có những hoạt động kiểmsoát riêng phù hợp với đặc điểm hoạt động và mong muốn của các nhà quản lý.Trong đó, các hoạt động kiểm soát chính bao gồm:

- Phê duyệt: Chứng từ, giấy tờ chỉ hợp lệ khi có đầy đủ các chữ ký phê duyệt

của các cấp Đây là một hoạt động đơn giản nhưng rất hiệu quả vì giảm saisót đáng kể khi các chứng từ được kiểm tra lại, được xét duyệt qua các cấptrước khi phát hành

- Đánh giá hoạt động: Để có thể phát hiện vấn đề và kịp thời điều chỉnh, việc

đánh giá hoạt động trong doanh nghiệp là vô cùng cần thiết Khi xác địnhđược các vấn đề, các hoạt động chưa hợp lý, nhà quản lý sẽ đưa ra nhữnggiải pháp và hành động cụ thể để giảm thiểu rủi ro, tăng tính hữu hiệu củahoạt động kiểm soát

- Xử lý thông tin: Mỗi ngày, lượng thông tin doanh nghiệp tiếp nhận là rất

nhiều, quy trình xử lý thông tin được sử dụng như một hoạt động kiểm soátđầu ra, đầu vào của đơn vị cũng như cung cấp cho các nhà quản lý một gócnhìn tổng quan về doanh nghiệp mình

- Các kiểm soát vật chất nhằm bảo vệ tài sản cố định và tiền mặt của doanh

nghiệp như khóa an toàn, két sắt, camera, Chỉ những người có quyền hạnbảo quản và chịu trách nhiệm mới được phép tiếp cận các kiểm soát này ví

dụ như chỉ thủ kho có chìa khóa ra vào kho hàng Việc này giúp các nhàquản lý hạn chế tối đa sự tham gia của các bộ phận không liên quan

- Phân chia nhiệm vụ: Phân chia cụ thể, rõ ràng trách nhiệm và nhiệm vụ của

từng người trong đơn vị là hoạt động kiểm soát không thể thiếu vì chỉ khi cónhiệm vụ cụ thể, mỗi thành viên mới ý thức được việc mình cần làm và cùnghướng về mục tiêu chung của tổ chức Và khi có sự phân chia nhiệm vụ, BanGiám đốc hoàn toàn có thể kiểm soát hoạt động của từng nhân viên đang làm

có đúng như nhiệm vụ được phân không, hiệu quả làm việc của từng nhânviên như thế nào

Các kiểm soát chu trình kinh doanh có thể được phân loại thành:

- Kiểm soát ngăn ngừa là các hoạt động kiểm soát trước với mục đích là

tránh lỗi hoặc sự không tuân thủ của các thành viên trong công ty ví dụ như

- Kiểm soát phát hiện nhằm phát hiện lỗi hoặc sự không tuân thủ sau khi nó

đã xảy ra từ đó tiến hành các hành động khắc phục ví dụ như đối chiếu hóađơn bán hàng của bộ phận kinh doanh với phiếu xuất kho của thủ kho nhằmphát hiện sự gian lận nếu thủ kho biển thủ hàng hóa hoặc bên kinh doanh bánhàng mà không khai báo doanh thu với công ty

- Kiểm soát sửa chữa là kiểm soát nhắm khắc phục các lỗi đã được phát hiện.

Khi vấn đề được phát hiện, các nhà quản lý sẽ điều chỉnh hệ thống kiểm soát

để đảm bảo trong tương lai sẽ không xảy ra trường hợp tương tự hoặc xácsuất xảy ra rất thấp

KSNB và việc ứng dụng các hoạt động kiểm soát thay đổi theo thời gian dorất nhiều nguyên nhân như nhân sự mới, hoàn cảnh thay đổi, các kiểm soát có hiệuquả không hay xuất hiện các mâu thuẫn giữa thời gian và nhân lực dẫn đến các kiểmsoát không được thực hiện Chính vì lẽ đó mà các nhà quản lý cần phải tiếng hànhtheo dõi, giám sát các kiểm soát để đánh giá và kịp thời chỉnh sửa cho phù hợp

Giám sát các kiểm soát là quy trình đánh giá hiệu quả hoạt động của kiểmsoát nội bộ trong từng giai đoạn Hoạt động giám sát các kiểm soát được chia thànhgiám sát thường xuyên và giám sát tách biệt Trong đó:

- Giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong quá trình hoạt động, thông quacác hoạt động quản lý và giám sát do các nhà quản lý và các nhân viên thựchiện trong trách nhiệm của mình

- Giám sát tách biệt thường thực hiện qua các nhà quản lý và bộ phận kiểmsoát nội bộ với mục đích là cung cấp thông tin cho Ban Giám đốc về:

được đưa ra không?

hoàn cảnh hay không?

ĩ ỉ.4 Các nguyên tắc trong thiết kếKSNB

- Nguyên tắc toàn diện

Hệ thống kiểm soát phải được thiết kế bao trùm hết các nghiệp vụ của doanhnghiệp, các phòng ban và toàn bộ nhân viên cần phải thực hiện các kiểm soát được

đề ra Bên cạnh đó, nhà quản lý phải theo dõi và thường xuyên cập nhật, chỉnh sửa

hệ thống kiểm soát để hoàn thiện và phù hợp với tình hình thực tế tại doanh nghiệp

- Nguyên tắc “4 mắt”

Với các công việc liên quan đến nhau cần phải được thực hiện bởi ít nhất 2thành viên (một người thực hiện và một người duyệt) để có thể kiểm tra chéo giảmgian lận và rủi ro kinh doanh

- Nguyên tắc cân nhắc Lợi ích - Chi phí

Lợi nhuận là vấn đề được phần lớn các doanh nghiệp quan tâm nên khi thiết

kế KSNB, nhà quản lý sẽ cân nhắc và đánh giá các chi phí thực hiện kiểm soát cóđem lại lợi ích tương ứng và hoạt động hiệu quả như mục tiêu đề ra KSNB thườngđược xây dựng dựa trên mức lợi ích tối đa nhưng chi phí bỏ ra sẽ thấp nhất có thể

- Nguyên tắc phân công phân nhiệm

Trong một tổ chức, bất cứ ai tham gia cũng cần được phân công các côngviệc và trách nhiệm cụ thể, tránh một việc có quá nhiều người tham gia trong khi đómột số việc khác lại không có người làm Sự phân công phân nhiệm có hợp lý thì tổchức mới có thể hoạt động hiệu quả, hoạt động KSNB cũng được thực hiện mộtcách thường xuyên và đầy đủ hơn khi mỗi thành viên đều chịu trách nhiệm riêng

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Khi xây dựng cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, nhà quản lý cần phân côngtách biệt những vị trí liên quan với nhau như những người nắm giữ tài sản khôngđược đồng thời là người ghi chép, theo dõi tài sản; người lập chứng từ không đượckiêm người phê duyệt hay người kiểm tra, kiểm soát phải khác với người thực hiệnnghiệp vụ đó Nguyên tắc này nhằm ngăn chặn các sai phạm (nhất là những saiphạm cố ý) và hành vi cố tình lạm dụng quyền hạn để tư lợi

- Các thủ tục phê chuẩn đúng đắn

Thủ tục phê chuẩn được thực hiện với mục đích xây dựng một HTKT hữuhiệu trong đó mọi nghiệp vụ đều được người có thẩm quyền phê duyệt trước khithực hiện, từ đó giảm bớt các rủi ro và gian lận trong doanh nghiệp

- Chứng từ và sổ sách đầy đủ

Hệ thống chứng từ và sổ sách là một phần không thể thiếu và có thể coi là

“dấu vết kiểm toán” giúp các nhà quản lý đối chiếu và so sánh tìm ra những saiphạm khi thực hiện Do đó, mọi chứng từ và sổ sách cần được ghi chép, tổng hợpđầy đủ theo quy định nội bộ công ty đề ra

- Kiểm tra độc lập

Khi xây dựng KSNB, một nguyên tắc không thế thiếu đó là tính độc lậptrong quá trình kiểm tra Nhóm thực hiện KSNB phải đảm bảo thực hiện độc lập từquá trình thực hiện đến khi kết quả đưa ra, không đưa quan điểm cá nhân nhìn nhận

sự việc và đánh giá các hoạt động dựa trên mối quan hệ cá nhân, có ý định thiên vịhoặc tin tưởng bất kì ai mà không kiểm tra lại

- Phân tích rà soát

Trước khi thiết kế KSNB, hoạt động phân tích và rà soát luôn được thực hiện

để nhìn nhận thực trạng các hoạt động và từ đó đưa ra những lỗ hổng trong cơ cấu

tổ chức, xác định các hoạt động kiểm soát để ngăn chặn và phát hiện Quá trìnhphân tích rà soát còn được thực hiện ngay cả khi đã thiết kế được KSNB vì nó cònđóng vai trò giúp nhà quản lý thay đổi và chỉnh sửa KSNB phù hợp với tình hìnhthực tế của doanh nghiệp hơn, đem lại những hiệu quả tốt hơn

1.2 Cơ sở lý luận chung về chu trình bán hàng - thu tiền

ỉ.2 / Nội dung và bản chất của chu trình bán hàng và thu tiền

Bán hàng - thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa thôngqua quá trình trao đổi hàng - tiền với khách hàng Có thể nói, chu trình bán hàng -thu tiền là một giai đoạn quan trọng của chu trình sản xuất kinh doanh Chu trìnhbán hàng - thu tiền liên quan đến nhiều khoản mục, đặc biệt là các khoản mục phảnánh trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Không chỉ đánhgiá hiệu quả của những chu trình trước đó, chu trình bán hàng - thu tiền còn đánhgiá hiệu quả của toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh

Quá trình bán hàng - thu tiền bao gồm nhiều khâu, nhiều giai đoạn cũng nhưrất nhiều hình thức bán hàng và thanh toán khác nhau nên việc tổ chức công tác kếtoán cho chu trình này rất đa dạng Nhìn chung, quá trình bán hàng - thu tiền baogồm chủ yếu các công việc và chức năng sau:

- Xử lý đơn đặt hàng của người mua

Đơn đặt hàng của người mua là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình cho thấynhu cầu và sự sẵn sàng mua của khách hàng trong hiện tại hoặc tương lai Đơn đặthàng có thể là phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua điện thoại, thư điện tử, fax, Dựa vào thông tin nhận được, doanh nghiệp sẽ xem xét và đưa ra quyết định có bánhàng hay không

- Kiểm tra tín dụng và xét duyệt bán chịu

Việc bán chịu luôn giúp doanh nghiệp tăng doanh số bán hàng đáng kếnhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi kho khi gặp trường hợp khách hàng mất khả năngthanh toán Vậy nên trước khi thực hiện chuyển giao hàng hóa và xét duyệt bánchịu, những người có trách nhiệm liên quan cần kiểm tra và tìm hiểu khả năngthanh toán của khách hàng, hạn mức tín dụng tối đa với từng khách hàng hay số dưtài khoản phải thu của khách hàng nhằm giảm hạn chế tối đa các khoản nợ khó đòi

và không ảnh hưởng đến tài chính của doanh nghiệp

- Chuyển giao hàng hóa

Khi đã xác định được hình thức bán hàng và phương thức thanh toán đượcduyệt, chức năng chuyển giao hàng hóa sẽ đánh dấu việc tài sản, hàng hóa củadoanh nghiệp được chuyển sang cho khách hàng cùng quyền sở hữu Đây cũng làcăn cứ để doanh nghiệp ghi nhận doanh thu bán hàng Bộ phận xuất hàng có nhiệm

vụ lập phiếu xuất kho và các chứng từ vận chuyển liên quan, trong đó phải đảm bảophù hợp với lượng hàng hóa thực tế xuất và hợp đồng kinh tế đã ký

- Lập hóa đơn bán hàng và ghi sổ doanh thu

Kế toán sau khi nhận được đầy đủ các chứng từ như đơn đặt hàng đã đượcphê duyệt, phiếu xuất kho, biên bản bàn giao hàng hóa, sẽ tiến hành kiểm tra tínhhợp lý, tính trung thực và tính chính xác rồi mới lập hóa đơn bán hàng Trên hóađơn bán hàng có đầy đủ thông tin hàng hóa và giá cả chuyển giao, chi phí vậnchuyển và toàn bộ các yếu tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng quy định Hóa đơnđược lập thành 3 liên, liên 1 và liên 3 thường lưu tại doanh nghiệp để quản lý đồngthời để ghi nhận doanh thu bán hàng; liên 2 được gửi đến cho khách hàng

- Xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ thu tiền

Nghiệp vụ thu tiền thường được quan tâm với mục đích hạn chế gian lận xảy

ra khi khoản phải thu được vào sổ hoặc sau đó Yêu cầu đề ra là phải đảm bảo đượctất cả số tiền thu được đã vào sổ nhật ký, sổ quỹ và các sổ chi tiết Cụ thể, nếu thutiền bằng tiền mặt hoặc TGNH, kế toán ghi nhận vào sổ Nhật ký thu tiền; nếu kháchhàng chưa thanh toán thì phải ghi nhận vào tài khoản 131 - Phải thu khách hàng vàtheo dõi chi tiết từng khách hàng đúng với số tiền phải thu một cách kịp thời

- Xử lý các khoản giảm trừ doanh thu

Các khoản giảm từ doanh thu xảy ra khi người mua không thoả mãn về hànghoá nhận được và thường là do hàng gửi đi có khuyết tật sai với hợp đồng Khi đó,người bán có thể nhận lại hàng hoặc giảm giá cho lô hàng đó trên cơ sở thoả thuậnđược với bên mua Các khoản giảm trừ này phải được phê chuẩn trước khi ghi sổchính thức và phải được ghi sổ chính xác, kịp thời và có bằng chứng để chứng minhcho các khoản giảm trừ này

- Thẩm định và xóa sổ các khoản phải thu không thu được

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến doanh nghiệp không thu được khoản phải thukhách hàng nên trước khi xóa sổ, để tránh sai sót cần phải có bộ phận tìm hiểu vàthẩm định khoản nợ này Nếu khách hàng không có khả năng thanh toán hay cố tìnhkhông trả hoặc lý do bất khả kháng dẫn đến không thu được nợ thì có thể chuyểnthành nợ khó đòi hoặc xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng vẫn phải thực hiện theođúng quy định và chế độ kế toán hiện hành

- Lập dự phòng phải thu khó đòi

Trường hợp khách hàng không trả được nợ của công ty thì công ty cần phải

có kế hoạch dự phòng nguồn để thay thế các khoản này Vào cuối niên độ kế toán,dựa vào quy định của Bộ Tài chính và số tiền nợ quá hạn kế toán, công ty cũng phảilập dự phòng các khoản phải thu quá hạn Căn cứ để ghi nhận nợ phải thu khó đòilà: nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ,bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫnchưa thu được; nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâmvào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn

L2.2 Đặc điểm kế toán trong chu trình bán hàng — thu tiền

Chu trình bán hàng - thu tiền bao gồm 2 loại nghiệp vụ cơ bản là nghiệp vụbán hàng và nghiệp vụ thu tiền Những khoản mục có liên quan đến hai nghiệp vụnày bao gồm:

- Trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: khoản mục doanh thu bán hàng

và cung cấp dịch vụ, các khoản mục thể hiện giảm trừ doanh thu như: giảmgiá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại hay chiết khấu thương mại

- Trên bảng cân đối kế toán: phải thu khách hàng (bao gồm cả dự phòng phảithu khó đòi), tiền (tiền mặt, TGNH)

- Những khoản mục liên quan khác như giá vốn hàng bán, hàng tồn kho, chiphí bán hàng,

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ kế toán nghiệp vụ bán hàng

511

3331

> Thuế GTGT đầu ra

Thuế GTGT hàng bán bị trả lại, giảmgiá hàng bán, chiết khấu thương mạiKết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá hàngbán, chiết khấu thương mại phát sinh trong kỳ

Sơ đồ 1.3 Sơ đồ kế toán nghiệp vụ thu tiền

Chiết khấu thanh toán

111,112

Chênh lệch tỷ giá tăng khi

đánh giá các khoản phải thu

tệ có gốc ngoại tệ cuối kỳ

Để có căn cứ ghi sổ cũng như tổng hợp thông tin cho nhà quản lý, trong chutrình bán hàng - thu tiền thường có các chứng từ như sau:

- Hợp đồng kinh tế về cung cấp hàng hóa, dịch vụ

- Đơn đặt hàng của người mua

- Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho

- Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế

- Biên bản quyết toán cung cấp hàng hóa, dịch vụ

- Phiếu thu tiền, giấy báo có, bảng sao kê hoặc sổ phụ của ngân hàng

- Các chứng từ liên quan đến vận chuyển thành phẩm, hàng hóa

Tùy thuộc vào hình thức ghi sổ kế toán đơn vị áp dụng mà các sổ sách kếtoán được sử dụng có sự khác biệt Nhìn chung, đối với đơn vị áp dụng ghi sổ theohình thức ghi sổ kế toán phổ biến - hình thức Nhật ký chung, các sổ sách kế toánbao gồm:

- Nhật ký chung

- Nhật ký bán hàng

- Sổ cái tài khoản doanh thu

- Sổ chi tiết tài khoản doanh thu

- Bảng tổng hợp chi tiết

- Sổ sách khác có liên quan: Nhật ký thu tiền, sổ cái tài khoản, sổ chi tiết tàikhoản phải thu khách hàng,

ỉ.2.3 Những rủi ro, sai sớt thường gặp trong chu trình bán hàng — thu tiền

Brian Tracy (1981) đã từng nói: “Sự hoàn hảo không phải là đích đến; đó làcuộc hành trình không ngừng nghỉ”, thật đúng vậy Nhà quản lý dù có thiết lập mộtKSNB hoàn hảo đến đâu thì cũng vẫn còn những rủi ro luôn tiềm ẩn dẫn đến nhữngsai phạm không đáng có Vậy nên KSNB phải liên tục được đánh giá và hoàn thiệndựa trên những sai sót thường gặp trong quá trình hoạt động, từ đó rút ra những thủtục kiểm soát phù hợp Tiêu biểu có thể kể đến những rủi ro sau:

- Trong môi trường kiểm soát, rủi ro có thể tiềm ẩn khi nhà quản lý, nhà lãnh

đạo không có cách chính sách, các hoạt động kiểm soát cụ thể với từng hoạt

động của doanh nghiệp, không quy định rõ trách nhiệm của từng thành viêntrong công ty dẫn đến một hệ thống lỏng lẻo, tạo nhiều lỗ hổng cho các gianlận, các sai phạm có chủ đích xảy ra.

- Đối với quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị, khi không được thực hiện

thường xuyên, doanh nghiệp rất dễ bị “quật ngã” vì không có sự chuẩn bịtrước, không ước tính được rủi ro sẽ xảy ra nên không có biện pháp đềphòng Ví dụ như rủi ro khách hàng không có khả năng thanh toán nhưng vìkhông có quy trình đánh giá rủi ro nên dẫn đến tình trạng bán chịu cho kháchhàng này với giá trị lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền của công ty khikhông thu được nợ, không xoay được vòng vốn dẫn đến bản thân công tycũng mất khả năng thanh toán, nặng có thể dẫn đến tình trạng phá sản

- Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin được xem như huyết mạch của

KSNB Tuy nhiên, với mô hình doanh nghiệp vừa và nhỏ, hệ thống thông tin

kế toán thường do phòng kế toán quản lý kiêm kiểm soát nên làm giảm đitính hữu hiệu của hệ thống khi nhân viên kế toán có thể theo dõi, kiểm soátcác thành viên từ phòng ban khác nhưng chính nhân viên phòng kế toán cũng

có thể tiềm ẩn rủi ro gây ra các sai sót nếu các nhà quản lý không có các hìnhthức kiểm tra chéo và tách biệt các chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi sổ vàlưu trữ

- Các hoạt động kiểm soát và giám sát các kiểm soát này được hình thành

nhằm ngăn ngừa và phát hiện sai sót trong quá trình hoạt động của doanhnghiệp Tuy nhiên vẫn có những rủi ro nhất định trong quá trình thực hiệnnhư hoạt động kiểm soát không phù hợp với tình hình hiện tại mà các nhàquản lý không kịp thời cập nhật và chỉnh sửa hay hoạt động giám sát cáckiểm soát được thực hiện bởi những bộ phận kiêm nhiệm hoặc những cánhân không có đủ thẩm quyền và chuyên môn thì hoạt động này cũng khôngđạt được tính hữu hiệu như mong đợi

Chu trình bán hàng - thu tiền là một chu trình quan trọng và phức tạp, liên

- Trong quá trình xử lý đơn hàng

Những sai sót điển hình trong quá trình xử lý đơn hàng thường gặp là nhânviên kinh doanh chấp nhận đơn đặt hàng của khách nhưng hàng hóa và dịch vụkhông có sẵn hoặc không có khả năng cung cấp hay việc chấp nhận đơn đặt hàngcủa những khách không có khả năng thanh toán cũng tiềm ẩn rủi ro với doanhnghiệp Một sai sót khác thường gặp nữa là người không có thẩm quyền thay mặtchấp nhận đơn đặt hàng hoặc xuất hàng, gửi hàng gửi đi cho khách

- Trong quá trình chuyển giao hàng hóa

Nhân viên kho thường mắc sai phạm trong trường hợp xuất hàng khi chưađược cho phép hoặc không đúng số lượng, chủng loại khách đặt hàng và nhân viêngiao hàng có thể chuyển hàng đến sai địa chỉ hoặc chuyển nhầm khách hàng Đây lànhững sai sót rất phổ biến trong quá trình chuyển giao hàng hóa do sự bất cẩn vàchủ quan của nhân viên

- Trong quá trình xử lý nghiệp vụ kế toán

Sai phạm phổ biến thường gặp khi xử lý nghiệp vụ kế toán là không ghi nhậnhoặc ghi nhận chậm tiền khách thanh toán hay ghi nhận sai khách thanh toán dẫnđến cấn trừ nợ nhầm đối tượng khách hàng Bên cạnh đó, nhân viên kế toán có thể

cố tình tạo hoặc hạch toán không đúng các khoản giảm trừ doanh thu hoặc cáckhoản chiết khấu thanh toán không đúng quy định nhằm trục lợi cho bản thân

- Trong quá trình theo dõi và xử lý nợ

Bán hàng chưa thu tiền ngay là một cách thức bán hàng phổ biến trong cácdoanh nghiệp vì nó giúp công ty tăng doanh thu nhưng tiềm ẩn rủi ro là khách cố ýkhông trả nợ hoặc do mất khả năng thanh toán nên quá trình theo dõi và xử lý nợluôn được theo dõi thường xuyên Tuy nhiên, nhân viên có thể gian lận bằng cáchbáo không thu được tiền và xóa sổ nợ phải thu khó đòi Đối với trường hợp bánhàng thu tiền ngay, rủi ro thường gặp là nhân viên thu được tiền nhưng không nộplại công ty và báo ghi nợ nhằm sử dụng khoản tiền này vào mục đích cá nhân và sẽhoàn trả lại sau

ỉ.2.4 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng — thu tiền

1.2.4.1 Môi trường kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền

- Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đứcChu trình bán hàng - thu tiền được thực hiện bởi nhiều phòng ban liên quanvới nhau nên việc truyền đạt thông tin về các quy định nội bộ là một điều vô cùngcần thiết Mỗi nhân viên trong chu trình này là một mắt xích quan trọng giúp cácnhà quản lý kiểm soát các hoạt động đang diễn ra tại đơn vị và để tạo được một môitrường kiểm soát hiệu quả thì bản thân mỗi người tham gia chu trình này cần phảithực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức chuẩn mực Từng cá nhân phải đượcphổ biến và yêu cầu chấp hành các quy định, thực hiện đầy đủ các hoạt động kiểmsoát trong chu trình bán hàng - thu tiền Đây là nền móng căn bản nhất khi xâydựng môi trường kiểm soát vì mọi sai phạm đều xuất phát và được thực hiện từchính những nhân viên tham gia chu trình này

hồ sơ, chứng từ để thuận tiện trong việc kiểm tra, đánh giá,

- Sự tham gia của Ban quản trị

Sự tham gia của Ban quản trị vào chu trình bán hàng - thu tiền là một điềucần thiết vì đây là những người hiểu rõ nhất về mục tiêu hoạt động của công ty, làngười có trách nhiệm chính trong việc thiết kế và đảm bảo hiệu quả của KSNB nên

sự tham gia của Ban quản trị vào chu trình bán hàng - thu tiền chủ yếu ở mức giámsát các hoạt động kinh doanh, đảm bảo mọi nhân viên đều đang thực hiện đúng và

đủ các quy định và KSNB đạt được tính hữu hiệu vốn có Phẩm chất và năng lực

- Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giámđốc

Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giámđốc được thểhiện quanđiểm

công ty Bên cạnh đó, phong cách điều hành của Ban Giám đốc cũng ảnh hưởng đếnviệc lựa chọn các nguyên tắc, các chính sách kế toán khi xử lý các nghiệp vụ trongchu trình như cách ghi nhận doanh thu, nợ phải thu khách hàng hay khi nào thì đủđiều kiện xóa sổ nợ phải thu khó đòi,

- Cơ cấu tổ chức

Chu trình bán hàng - thu tiền thường có sự tham gia trực tiếp của 4 bộ phận

là bộ phận kế toán, bộ phận kinh doanh, bộ phận kho và bộ phận vận chuyển Ngoài

ra, để thu hút khách mua hàng đem lại doanh thu cao hơn thì thường có bộ phậnmarketing tham gia hỗ trợ truyền thông các hoạt động kinh doanh như việc đề xuấtcác chương trình giảm giá, tặng quà cho khách hàng đủ điều kiện tham gia,

- Phân công quyền hạn và trách nhiệm

Các bộ phận tham gia chu trình bán hàng - thu tiền đều phải được phân côngquyền hạn và trách nhiệm rõ ràng để nhà quản lý có cơ sở giám sát và quản lý Cụthể như nhân viên kinh doanh là người chịu trách nhiệm chính trong việc bán hàng

và chăm sóc khách hàng, nhân viên phòng kế toán là người lưu giữ sổ sách kế toán

và chịu trách nhiệm trong việc theo dõi các nghiệp vụ để ghi nhận đúng theo quyđịnh hay nhân viên kho là người có quyền quản lý hàng hóa nhập vào, xuất ra, nhânviên bộ phận giao hàng có nghĩa vụ giao hàng đúng và đủ theo yêu cầu đặt hàng củakhách, Khi mỗi cá nhân, mỗi phòng ban nắm được các quy định này và hiểuđược mục tiêu chính của đơn vị thì mỗi người sẽ có ý thức hơn trong việc thực hiệncác hành động liên quan trong phạm vi mình chịu trách nhiệm

- Các chính sách và thông lệ về nhân sự

Chính sách và thông lệ về nhân sự trong bán hàng - thu tiền thường đượcliên tưởng đến như một động lực giúp các nhân viên kinh doanh làm việc có hiệu

thông lệ này bao gồm cả việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và

kỷ luật đối với mỗi nhân viên tham gia vào chu trình Đây là một yếu tố có ảnhhưởng ít nhiều đến môi trường kiểm soát vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợicủa nhân viên, chính sách đãi ngộ nhân viên có tốt, có đáp ứng đủ yêu cầu của bảnthân thì những người này mới toàn tâm làm việc đúng theo quy định, đúng theotrách nhiệm của mình

Chu trình bán hàng - thu tiền là một chu trình rất phức tạp vì có sự tham giacủa rất nhiều người, không chỉ là các nhân viên nội bộ mà còn một số lượng kháchhàng lớn Vậy nên, để kinh doanh đạt được hiệu quả cao cũng như giảm thiểu rủi roxuống mức thấp nhất có thể, nhà quản lý cần thiết lập và vận hành các quy trìnhđánh giá rủi ro trong chu trình này

Quy trình đánh giá rủi ro chu trình bán hàng - thu tiền bắt đầu từ việc xácđịnh các rủi ro tiềm ẩn trong chu trình rồi sau đó ước tính mức độ và khả năng xảy

ra của rủi ro để có thể đưa ra các quyết định các hoạt động thích hợp

Thứ nhất, việc nhận diện các rủi ro tiềm ẩn trong chu trình được thể hiện qua

từng giai đoạn thực hiện chu trình và như đã nói ở trên, quá trình xử lý đơn hàng

có thể gặp các sai sót là nhà cung cấp không có đủ hàng hóa và dịch vụ cung cấpcho khách hàng nhưng vẫn đồng ý tiếp nhận đơn đặt hàng hay khách hàng không cókhả năng thanh toán và bị vượt quá hạn mức tín dụng cho phép nhưng vì muốn nâng

doanh số, nhân viên vẫn chấp nhận đơn đặt hàng, Còn trong quá trình chuyển

giao hàng, rủi ro tiềm ẩn khi nhân viên giao sai, giao thiếu hàng cho khách hay

nhân viên kho cố tình xuất kho lén bán ra ngoài để trục lợi, Đối với quá trình xử

lý nghiệp vụ kế toán, kế toán có thể ghi nhận chậm hoặc ghi nhận thiếu các giao

dịch phát sinh hay thường gặp hơn là việc cố tình hạch toán các khoản giảm trừdoanh thu, ghi nhận không đúng các khoản chiết khấu thanh toán để hưởng chênh

lệch Cuối cùng, quá trình theo dõi và xử lý nợ là giai đoạn cần phải được quan

tâm thường xuyên vì rất dễ xảy ra sai sót khi nhân viên thu tiền nhưng không nộp

Thứ hai, sau khi nhận diện được các rủi ro tiềm ẩn trong từng quá trình thựchiện chu trình bán hàng - thu tiền, các nhà quản lý cần đánh giá mức độ và tầm ảnhhưởng của rủi ro đến hoạt động của đơn vị Ví dụ như trong giai đoạn xử lý đơnhàng, nếu chấp nhận đơn đặt hàng của khách nhưng công ty không có đủ khả năngđáp ứng thì nếu dễ có thể xin giao hàng chậm một chút nhưng nếu đúng thì khônggiao hàng đúng thời hạn của hợp đồng, công ty sẽ phải bồi thường giá trị hợp đồngtheo thỏa thuận Vậy khách hàng thân thiết của mình đang thuộc trường hợp nào, rủi

ro trong quá trình này có tầm quan trọng như thế nào đều phải được đánh giá để cónhững hành động kiểm soát phù hợp

Thứ ba là việc đánh giá khả năng xảy ra của rủi ro Có thể sai phạm chấpnhận đơn đặt hàng công ty không có đủ khả năng cung cấp ảnh hưởng đến công tykhi phải bồi thường hợp đồng nhưng liệu trong 1 tháng, sai phạm này xảy ra baonhiêu lần, mỗi lần ảnh hưởng đến công ty như thế nào Khả năng xảy ra rủi ro phảiđược ước tính vì chỉ như vậy, các nhà quản lý mới nắm rõ được sai sót này do hoạtđộng kiểm soát không phù hợp hay do bản thân nhân viên bất cẩn dẫn đến sai xótthường xuyên

Cuối cùng, sau khi nhận diện và phân tích xong các rủi ro hiện hữu và tiềm

ẩn tại đơn vị thì đây là lúc các nhà quản lý đưa ra các hoạt động thích hợp để hạnchế và phòng ngừa rủi ro Tiếp tục với ví dụ trên về sai sót trong quá trình xử lý đơnhàng, cụ thể là không giao đủ hàng cho khách theo hợp đồng thỏa thuận dẫn đếncông ty phải bồi thường hợp đồng và tình huống này chỉ xảy ra 1 lần trong thángvừa qua Vậy nguyên nhân có thể bắt nguồn từ việc tuyển dụng nhân viên mới thamgia vào quá trình bán hàng - thu tiền và các quy định KSNB chưa chặt chẽ và hệthống trao đổi thông tin cũng chưa tối ưu dẫn đến việc nhân viên kinh doanh nàykhông nắm bắt được số lượng hàng tồn trong kho nhưng vẫn ký hợp đồng với kháchhàng Do đó, nhà quản lý cần thiết lập thêm các hoạt động kiểm soát phù hợp hơnnhư thêm bước đối chiếu số lượng hàng hóa tồn kho trước khi ký kết hợp đồng vàthiết lập quy trình chặt chẽ hơn để kể cả nhân viên mới vào cũng có thể nắm bắt vàthực hiện đúng, đủ các hoạt động kiểm soát, hạn chế tối đa sai sót chủ quan trong

1.2.4.3 Hê thống thông tin và trao đổi thông tin

Chu trình bán hàng - thu tiền bao gồm 2 nghiệp vụ chính là bán hàng và thutiền Mỗi nghiệp vụ lại được thực hiện bằng một loạt các hành động được thiết kế

để tạo ra một kết quả nhất định Mỗi giao dịch được thực hiện, các bộ phận tươngứng đều phải ghi chép, xử lý số liệu và báo cáo

Sơ đồ 1.4 Lưu đồ mô tả quy trình bán hàng chung

Lập lệnhbán hàng

(liên 3)

Lập giấyxác nhậngiao hàng

Lậphóa đơnbánhàng

Giấy xác nhậngiao hàng

N

Nhật kýbán hàng

Kế toán phải thu

Sổ chi tiếtphải thu KH

A

Sơ đồ 1.5 Lưu đồ mô tả quy trình thu tiền chung

Dựa vào đặc thù kinh doanh riêng của từng công ty mà các nhà quản lý sẽthiêt lập một hệ thống thông tin phù hợp Trên đây là 2 lưu đồ mô tả quy trìnhchung trong chu trình bán hàng - thu tiền và ngoài các chứng từ thường có như đơnđặt hàng, hóa đơn bán hàng, phiêu xuất kho, phiêu xuất hàng, thì các nhà quản lýcòn xây dựng một hệ thống báo cáo đối với từng bộ phận như báo cáo nhập, xuấthàng hóa của bộ phận kho, báo cáo doanh thu của phòng kinh doanh hay báo cáothuê của bộ phận kê toán cùng một số báo cáo hoạt động nội bộ theo đặc thù củacông ty Với chu trình bán hàng - thu tiền nói riêng, việc trao đổi thông tin không

chu trình mà còn có sự trao đổi với bên ngoài, cụ thể là khách hàng vì bắt đầu chutrình là từ đơn đặt hàng từ người mua và kết thúc cũng là khi người mua thanh toántiền hàng Vậy việc trao đổi thông tin với khách cũng cũng là việc vô cùng quantrọng đòi hỏi các nhà quản lý phải quy định và xây dựng một hệ thống thông tin phùhợp Tất cả các loại chứng từ đều được luân chuyển và lưu trữ tại các bộ phận cóliên quan nhưng bên cạnh đó cũng cần tạo thêm liên tương tự để giao cho kháchhàng như đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng hay phiếu thu tiền Việctrao đổi thông tin với khách hàng không chỉ giúp 2 bên theo dõi và xác nhận cáchoạt động được thực hiện trong chu trình mà còn là bằng chứng có tính pháp lý khicác chứng từ được ký xác nhận đầy đủ theo quy định.

- Xét duyệt, phê chuẩn các nghiệp vụ bán hàng - thu tiền

Trước khi thực hiện nghiệp vụ bán hàng, để giảm thiểu rủi ro, các nhà quản

lý có thể sử dụng các hoạt động kiểm soát như xét duyệt đơn hàng trước khi tiếnđến ký kết hợp đồng để đảm bảo khả năng cung cấp hàng hóa và dịch vụ của đơn vịhay việc xét duyệt hạn mức tín dụng của khách hàng khi bán chịu cũng giúp đơn vịnắm bắt được khả năng thanh toán của đối tác và đưa ra các quyết định phù hợp

Bên cạnh đó, việc phê chuẩn các chính sách bán hàng cũng là một hoạt độngkiểm soát hiệu quả vì tại đây tiềm ẩn rất nhiều rủi ro như nhân viên cố tình ghi nhậnchiết khấu cho khách để giảm tiền phải thu nhưng thực tế là đang chiếm dụng khoảnchênh lệch này Vậy nên mọi chính sách chiết khấu thương mại, chiết khấu thanhtoán hay giảm giá hàng bán cho khách hàng đều phải được quy định cụ thể và rõràng trong chính sách bán hàng và khi nhân viên thực hiện phải được quản lý cấptrên ký duyệt để giảm thiểu tối đa gian lận trong bán hàng

Trong quá trình bán hàng, hàng hóa chỉ được xuất đi khi có đầy đủ các chứng

từ theo quy định và tất cả chứng từ này đều phải được phê duyệt đầy đủ Ví dụ nhưphiếu xuất kho chỉ có giá trị khi có đầy đủ chữ ký xác nhận của nhân viên kinhdoanh, thủ kho, người lập phiếu và người nhận Hoạt động tưởng chừng rất đơn

liên quan có thể kiểm tra chéo và quản lý cấp trên cũng có thể dễ dàng nắm bắtđược tình hình thực hiện các hoạt động kiểm soát của các phòng ban.

Đối với quá trình thu tiền, các hoạt động xét duyệt thường gặp là phê duyệtthời hạn thanh toán tiền hàng mua chịu cho khách hàng, phê duyệt chính sách, hìnhthức thu tiền hay việc chấp thuận chuyển nợ thành nợ phải thu khó đòi và xóa sổ vìthực tế, đây là những lỗ hổng nhân viên có thể lợi dụng để trục lợi Ví dụ như việcthời hạn thanh toán tiền hàng, nếu không áp thời gian thì nhân viên có thể thu tiềnnhưng không nộp lại cho công ty mà sử dụng vào mục đích cá nhân trước rồi hoànlại sau hay thậm chí là báo không thu được nợ nên tự ý chuyển thành nợ phải thukhó đòi và xóa sổ,

- Đánh giá hoạt động

Nếu mọi người quan điểm chỉ đánh giá KSNB khi đã thực hiện đầy đủ cácthủ tục kiểm soát thì thực sự là một sai lầm vì việc đánh giá trong quá trình thựchiện cũng đem lại những hiệu quả nhất định cho KSNB Cụ thể với quy trình bánhàng, việc đánh giá hoạt động của đơn vị được thể hiện qua việc phân tích, đánh giádoanh thu bán hàng theo kỳ tăng hay giảm, việc lập dự toán bán hàng có phù hợpkhông hay doanh thu bán hàng thực tế so với kế hoạch đề ra đạt được bao nhiêuphần trăm, Việc đánh giá hoạt động này giúp các nhà quản lý có cái nhìn tổngquan về chu trình bán hàng và từ đó đưa ra những hoạt động, những chính sách bánhàng phù hợp hơn Và thậm chí, qua việc đánh giá này, sự biến động bất thường vềdoanh thu cũng là một lý do giúp các nhà quản lý tìm hiểu nguyên nhân và pháthiện sai sót cả về chủ quan lẫn khách quan từ đó có những hoạt động phù hợp để cảitiến KSNB

Tương tự như bán hàng, các hoạt động thu tiền cũng có thể đánh giá qua việcphân tích cơ cấu các khoản tiền thu được từ khách hàng Ví dụ như trong một tháng,

tỷ lệ tiền thu được trên doanh thu là bao nhiêu, tỷ lệ khách hàng nợ như thế nào haythời gian nợ trung bình của khách cao hay thấp, có biến động gì qua các thángkhông, Đây là những phép tính đơn giản nhưng đem lại hiệu quả khá cao khi cácnhà quản lý có thể đánh giá được dòng tiền đang chảy trong công ty và nhận diện

tăng lên Từ những biến động bất thường đó, các nhà quản lý sẽ có những hoạt độngthích hợp để giải quyết và cải tiến các quy định trong chính sách thu tiền cũng nhưcải tiến các hoạt động kiểm soát để tăng tính hữu hiệu cho KSNB.

đề phòng bỏ sót, tránh trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ bán hàng Tuynhiên, việc đánh số thứ tự trước chứng từ phải có mục đích rõ ràng và cần tổ chứcmột cách hợp lý, kết hợp với việc kiểm tra, đối chiếu để kiểm soát có hiệu quả hơn

Đối với kiểm soát ứng dụng, một số hoạt động kiểm soát phổ biến khi xử lýđơn đặt hàng là xác minh thông tin khách hàng, đối chiếu khả năng cung cấp đơnhàng, so sánh giá trên đơn đặt hàng với bảng giá chuẩn theo quy định hay việc lậplệnh bán hàng, xét duyệt bán chịu, Còn với quá trình giao hàng và lập hóa đơn,kiểm soát ứng dụng bao gồm việc so sánh số lượng, chủng loại hàng hóa thực nhận

từ kho với chứng từ gửi hàng và kiểm tra ngẫu nhiên tính chính xác của tất cả thôngtin trên hóa đơn xuất ra Bên cạnh đó, việc lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng vàgửi cho người mua cũng là một kiểm soát hiệu quả vì nếu có sai sót thì khách hàng

sẽ là người chủ động phản hồi lại với công ty do ảnh hưởng đến quyền lợi của họ.Trong quá trình thu tiền phải kiểm tra, đối chiếu số tiền thực thu trong ngày vớitổng tiền trong sổ ghi chép hay đối chiếu nợ trên sổ sách với khách hàng để ngănchặn việc nhân viên thu được tiền hàng mà không nộp lại cho công ty,