499 hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng ‒ thu tiền tại công ty TNHH dược phẩm minh đức phát

Tổng quan nghiên cứu Hiện nay, trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng, có rất nhiều đề tài nghiêncứu về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, đặc biệt là KSNB chu trình bán hàng và

KHOA KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN

Giảng viên hướng dẫn : PGS.TS LÊ VĂN LUYỆN

Hà Nội, tháng 5 năm 2021

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp được em viết bằng sự nghiên cứu của bản thân mình trong suốt quá trình thực tập tại Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm cho toàn bộ nội dung có trong bài khóa luận này.

Hà Nội, ngày 16 tháng 05 năm 2021

Sinh viên thực hiện

Trần Thị Thu Thủy

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình học tập tại Học Viện Ngân Hàng, bên cạnh những kiến thức

mà em đã được tích lũy khi ngồi trên ghế nhà trường thì em cũng đã nhận được rất nhiều sự quan tâm và giúp đỡ của các thầy cô, gia đình và bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô trong toàn trường, đặc biệt là các thầy cô khoa Kế toán - Kiểm toán trong suốt thời gian vừa qua đã nhiệt tình chỉ dạy và truyền đạt cho em những kiến thức cùng những kinh nghiệm quý báu của các thầy cô.

Em cũng xin dành lời cảm ơn sâu sắc đến thầy PGS.TS Lê Văn Luyện Phó Giám đốc Học Viện Ngân Hàng, thầy đã hướng dẫn và chỉ bảo tận tình giúp

-em hoàn thành bài khóa luận này Lời cuối cùng -em xin cảm ơn tất cả các anh chị trong Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát đã hỗ trợ em rất nhiệt tình trong công việc trong suốt quãng thời gian em làm việc tại đây.

Trong quá trình làm khóa luận, chắc chắn không thể tránh khỏi những sai sót

và thiếu sót do vốn kiến thức của em còn hạn hẹp Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy cô để em có thể hoàn thiện bài khóa luận của mình một cách tốt nhất.

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

DANH MỤC VIẾT TẮT vi

DANH MỤC SƠ ĐỒ, LƯU ĐỒ, BẢNG VÀ HÌNH MINH HỌA vii

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tổng quan nghiên cứu 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 4

4 Câu hỏi nghiên cứu 4

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

6 Phương pháp nghiên cứu 4

7 Kết cấu khóa luận 5

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 6

1.1 Lý luận chung về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 6

1.1.1 Khái niệm, vai trò và mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 6

1.1.2 Các thành phần của kiểm soát nội bộ 8

1.1.3 Các nguyên tắc thiết kế kiểm soát nội bộ 14

1.1.4 Hạn chế cố hữu của kiểm soát nội bộ 15

1.2 Chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp 16

1.2.1 Nội dung và đặc điểm của chu trình bán hàng - thu tiền 16

1.2.2 Sai sót, rủi ro thường gặp đối với chu trình bán hàng - thu tiền 18

1.3 Kiểm soát nội bộ với chu trình bán hàng - thu tiền 20

1.3.1 Môi trường kiểm soát 20

1.3.2 Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị 22

1.3.3 Hệ thống thông tin và trao đổithông tin 24

1.3.4 Các hoạt động kiểm soát 28

1.3.5 Giám sát các kiểm soát 31

1.4 Các nhân tốảnh hưởng tới KSNB chu trình bán hàng - thu tiền 32

1.4.1 Các nhân tố từ bên trong doanh nghiệp 32

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 33

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM MINH ĐỨC PHÁT 34

2.1 Tổng quan về Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát 34

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 34

2.1.2 Chức năng hoạt động, nhiệm vụ và lĩnh vực kinh doanh 34

2.1.3 Cơ cấu tổ chức và cơ cấu nhân sự của công ty 35

2.1.4 Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty 37

2.1.5 Đặc điểm tổ chức kế toán của công ty 38

2.1.6 Đặc điểm tổ chức bán hàng - thu tiền củacông ty 40

2.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát 41

2.2.1 Chu trình bán hàng - thu tiền trong hoạt động kinh doanh của công ty 41

2.2.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền 45

2.3 Đánh giá thực trạng của kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền 81

2.3.1 Ưu điểm 81

2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân 84

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 90

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM MINH ĐỨC PHÁT 91

3.1 Định hướng phát triển và yêu cầu hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát 91

3.1.1 Định hướng phát triển của Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát 91

3.1.2 Yêu cầu hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát 92

3.2 Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nộibộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát 92

3.2.1 Môi trường kiểm soát 92

3.2.2 Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị 93

3.2.3 Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin 96

3.2.5 Giám sát các kiểm soát 99

3.3 Kiến nghị các điều kiện để thực hiện giải pháp 100

3.3.1 về phía Nhà nước và các Cơ quan chức năng 100

3.3.2 về phía Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát 102

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 102

KẾT LUẬN CHUNG 103 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC THAM KHẢO

BẢNG CÂU HỎI

BCTC Báo cáo tài chính

DANH MỤC SƠ ĐỒ, LƯU ĐỒ, BẢNG VÀ HÌNH MINH HỌA

DANH MỤC SƠ ĐÔ

Sơ đồ 1.1: Các thành phần của kiểm soát nội bộ 9

Sơ đồ 2.1: Mô hình cơ cấu tổ chức 36

Sơ đồ 2.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán 38

Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy tính tại công ty 54

DANH MỤC LƯU ĐÔ Lưu đồ 1.1: Chu trình bán hàng - thu tiền thông thường 26

Lưu đồ 2.1: Chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty 43

DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1: Trình độ nhân lực của công ty năm 2020 37

Bảng 2.2: Chế độ đãi ngộ các ngày lế, tết cho nhân viên Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát 2019-2020 50

Bảng 3.1: Mức độ nghiêm trọng của hậu quả 94

Bảng 3.2: Mức độ khả năng xảy ra rủi ro 94

Bảng 3.3: Ma trận đánh giá rủi ro 95

DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1: Giao diện phần mềm VICE Account 55

Hình 2.2: Giao diện làm việc phần mềmVICE Account 55

Hình 2.3: Đơn đặt hàng 59

Hình 2.4: Hợp đồng kinh tế trang 1 61

Hình 2.5: Hợp đồng kinh tế trang 2 62

Hình 2.6: Tổng hợp công nợ phải thu khó đòi 64

Hình 2.7: Lệnh bán hàng 65

Hình 2.8: Phiếu xuất kho 67

Hình 2.9: Hóa đơn điện tử 70

Hình 2.10: Phiếu thu 71

Hình 2.11: Lệnh thanh toán 73

Hình 2.12: Báo có 75

Hình 2.13: Biên bản đối chiếu công nợ 78

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Nen kinh tế Việt Nam đang có những bước phát triển vượt bậc cùng với sự giatăng nhanh chóng về số lượng các doanh nghiệp được thành lập trong các lĩnh vực nhưsản xuất, thương mại, dịch vụ dà tạo nên một nền kinh tế vô cùng sôi động và đầytính cạnh tranh Dù hoạt động trong lĩnh vực nào, nếu các doanh nghiệp muốn tồn tại

và đứng vững trên thị trường này, ngoài việc cần có tiềm lực về tài chính, chiến lượccùng phương pháp kinh doanh hiệu quả thì nhất định đều cần phải quan tâm tới vấn đềkiểm tra, giám sát và quản lý nội bộ Lợi ích của việc có một kiểm soát nội bộ tốt đemlại là rất lớn, chẳng hạn như việc có thể giúp DN tăng hiệu quả quản lý các nguồn lựckinh tế, góp phần giảm thiểu rủi ro, sai sót hoặc thậm chí loại bỏ các gian lận có thểxảy ra gây ảnh hưởng xấu tới công ty

Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát là một công ty chuyên kinh doanh,phân phối các mặt hàng liên quan đến lĩnh vực dược phẩm cho tỉnh Hưng Yên và một

số tỉnh, thành phố khác Trong suốt 4 năm hoạt động, số lượng khách hàng của công tyđang ngày càng tăng lên cả về mặt bán buôn lẫn bán lẻ, số lượng đối thủ cạnh tranhcũng cùng với đó mà tăng lên hoạt động bán hàng cũng được coi là hoạt động kinhdoanh chính và diễn ra thường xuyên tại Dược Phẩm Minh Đức Phát Chính vì vậy,việc đòi hỏi phải có KSNB chu trình bán hàng - thu tiền được thiết kế và vận hànhhiệu quả, hiệu lực là yêu cầu cấp thiết đối với công ty Từ đó trong tương lai công ty

có thể tiếp tục hoàn thiện tốt hơn nữa KSNB cho toàn thể doanh nghiệp chứ khôngphải chỉ riêng cho một chu trình nào đó

Trên thực tế Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát cũng giống với đa sốcác doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ trên thị trường, họ đều vẫn còn chưa thực sựquan tâm và đầu tư cho KSNB nói chung và KSNB chu trình bán hàng - thu tiền nóiriêng, phần lớn lý do đến từ việc các nhà quản lý vẫn còn kinh doanh theo cảm tínhhay kinh nghiệm cá nhân hoặc chưa thực sự biết rõ về KSNB Hiện nay, tại công ty,công tác KSNB chu trình bán hàng - thu tiền vẫn còn nhiều thiếu sót và chứa nhiềuvấn đề bất cập đòi hỏi phải hoàn thiện để có thể đảm bảo doanh thu và tiền bán hàngđược tính đúng thu đủ cũng như tránh được việc thất thoát hàng hóa nâng cao hơnnữa hiệu quả quản lý kinh doanh và tính cạnh tranh trên thị trường

Từ tất cả những nhận định trên, tác giả đã quyết định chọn đề tài “Hoàn thiện

kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.

2 Tổng quan nghiên cứu

Hiện nay, trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng, có rất nhiều đề tài nghiêncứu về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, đặc biệt là KSNB chu trình bán hàng vàthu tiền - một trong những chu trình quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanhcủa đa số các doanh nghiệp Dưới đây là một số bài nghiên cứu cùng lĩnh vực với kiểmsoát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền

Điển hình có thể kể đến nghiên cứu của tác giả Kinanthi Dea Prabawani (2015)

với đề tài “Evaluation Of Internal Control Over Sales Procedure At PT Candi Jitu

Indonesia ” đã phân tích, đo lường và đánh giá được kiểm soát nội bộ đối chu trình bán

hàng - thu tiền tại Công ty PT Candi Jitu Indonesia Về cơ bản, nghiên cứu đã cungcấp khá đầy đủ các thông tin về thực trạng KSNB chu trình bán hàng - thu tiền đã vàđang diễn ra trong công ty Cùng với đó, nghiên cứu không chỉ đưa ra những đánh giá,quan điểm cá nhân của tác giả về điểm mạnh và điểm yếu trong KSNB chu trình bánhàng - thu tiền tại PT Candi Jitu mà còn thu thập các ý kiến của Ban giám đốc cùngvới các nhân viên trong chu trình nhằm cung cấp cho bài viết có cái nhìn chân thựchơn Tuy nhiên, nghiên cứu lại chưa nhấn mạnh tới việc đánh giá đầy đủ các thànhphần của KSNB chu trình bán hàng - thu tiền mà mới chỉ nhấn mạnh vào 2 thành phầnlà: môi trường kiểm soát và các hoạt động kiểm soát, trên thực tế, ảnh hưởng củaKSNB chu trình bán hàng - thu tiền không phải chỉ có ở 1 hay 2 thành phần củaKSNB

Hai tác giả là Anne Wangeci Njagi và Mirie Mwangi (2019) với đề tài nghiên cứu

“Effect Of Internal Controls On Revenue Collection Of Level Five Hospitals In Kiambu County” cũng đã chỉ ra tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ đối với doanh thu

thuế của 5 bệnh viện tại Kiambu, nếu không có kiểm soát nội bộ thì gian lận trongbệnh viện tăng lên đáng kế, doanh thu sẽ giảm vì các hành vi gian lận, tham ô thunhập, gian lận về thuế, Nghiên cứu của 2 tác giả có ưu điểm hơn so với nhiều nghiêncứu khác trên thế giới là đã đưa ra được các mối quan hệ tương quan giữa các thànhphần của KSNB với doanh thu thuế Tuy nhiên, tác giả lại chỉ mới đưa ra các hệ số

tương quan mà lại chưa thể phân tích sâu hơn ý nghĩa của các con số này cũng như ảnhhưởng của chúng trong thực tế.

Ngoài các nghiên cứu nổi tiếng trên thế giới, ở Việt Nam cũng đã từng có rất nhiềuThạc sĩ, Tiến sĩ nghiên cứu về đề tài này như:

Luận văn Thạc sĩ kế toán của tác giả Phạm Thanh Lê (2019), với đề tài “Kiểm

soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Thương Mại Uber Việt Nam ” Bài luận tập trung vào phân tích thực trạng KSNB chu trình - bán hàng thu tiền

tại Công ty TNHH Thương Mại Uber Việt Nam Từ đó tác giả cũng đánh giá công tácKSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty đã đạt được những thành tựu gì, còntồn tại những hạn chế gì và nguyên nhân của những hạn chế đó thêm vào đó tác giảcòn đề xuất các giải pháp mang tính thực tiễn nhằm giúp DN cải thiện công tác KSNBchu trình bán hàng - thu tiền Điểm thiếu sót duy nhất của bài luận văn này là tác giảchưa đưa ra những kiến nghị thích hợp tới các cấp cao hơn mà chỉ mới có những giảipháp ở tầm cấp độ doanh nghiệp

Cùng đề tài với tác giả Phạm Thanh Lê, tác giả Lê Thị Minh Phương (2020) cũng

có khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu về “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu

tiền tại Công Ty TNHH Tâm Hữu Dũng” Nhìn chung, hai bài nghiên cứu của 2 tác giả

về KSNB chu trình bán hàng - thu tiền đều có cấu trúc tương đối tương đồng vớinhau Tuy nhiên, bài khóa luận của tác giả Lê Thị Minh Phương (2020) đã khắc phụcđược nhược điểm của bài luận văn Thạc sĩ kế toán của tác giả Phạm Thanh Lê (2019)

là đã có những kiến nghị tới các cấp lãnh đạo cao hơn như Cơ quan nhà nước, Bộ tàichính và Viện kiểm toán nội bộ Thế nhưng bài khóa luận của tác giả Lê Thị MinhPhương (2020) lại chưa đưa ra được các định hướng phát triển của công ty và yêu cầuhoàn thiện KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Tâm Hữu Dũng

Mặc dù đề tài về KSNB chu trình bán hàng - thu tiền đã được nhiều tác giả nghiêncứu nhưng đa số đều vẫn còn một vài thiếu sót Ngoài ra, xét về mặt không gian, thờigian đặc thù từng loại hình công ty cơ chế quản lý khác nhau dẫn tới việc tổ chức vàhoạt động KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại mỗi đơn vị cũng sẽ khác nhau Đề

tài “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH

Dược Phẩm Minh Đức Phát” là một nghiên cứu không hẳn hoàn toàn mới so với các

công trình nghiên cứu trước nhưng sẽ khắc phục được một vài lỗ hổng của một sốnghiên cứu trên.

3 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu của nghiên cứu này là tìm hiểu, nhận định và đánh giá được thực trạngKSNB chu trình bán hàng - thu tiền đã và đang diễn ra tại Công ty TNHH Dược PhẩmMinh Đức Phát dựa trên những cơ sở lý luận liên quan được đưa ra Từ đó, tác giả sẽchỉ ra những ưu và nhược điểm, đưa ra các giải pháp và kiến nghị thích hợp nhằm pháthuy những điểm tích cực, cải thiện những điểm còn thiếu sót trong KSNB chu trìnhbán hàng - thu tiền tại công ty

4 Câu hỏi nghiên cứu

Xuất phát từ những cơ sở lý luận cơ bản kết hợp với thực tiễn, nghiên cứu đượcđưa ra nhằm trả lời được các câu hỏi sau:

Minh Đức Phát đã và đang diễn ra như thế nào?

tại những hạn chế gì? Nguyên nhân của những hạn chế còn tồn đọng?

chu trình bán hàng - thu tiền?

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

tiền tại Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát

6 Phương pháp nghiên cứu

quan sát,

dữ liệu của công ty còn được lấy trên các trang thông tin điện tử.

Từ những nguồn dữ liệu đã thu thập được, phương pháp được sử dụng trong bàiluận này gồm: phương pháp định tính và phương pháp định lượng

luận này Thông qua việc phân tích, tổng hợp các lý luận chung cùng các tài liệu, báocáo nội bộ của công ty, tác giả sẽ phỏng vấn, quan sát để phân tích thực trạng, làm rõcác cấu phần và các tiêu chí nhằm đánh giá sự hoàn thiện của KSNB chu trình bánhàng - thu tiền tại Dược Phẩm Minh Đức Phát

pháp định tính Dựa trên các số liệu thu thập được qua hoạt động bán hàng - thu tiền ởcông ty và từ bảng câu hỏi đã được xây dựng, tác giả tien hành thống kê và phân tíchcác ý kiến để làm rõ những nhận định đã được đưa ra Bên cạnh đó, những rủi ro màđơn vị đã gặp phải và tiềm ẩn trong tương lai sẽ được tác giả đo lường và lượng hóathành các mức độ thông qua phương pháp ma trận định lượng nhằm giúp DN cải thiệnKSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty

7 Ket cấu khóa luận

Ngoài những phần mở đầu, phần kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo,kết cấu chính của luận văn gồm có 3 chương:

CHƯƠNG 1: Lý luận chung về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền trongdoanh nghiệp

CHƯƠNG 2: Thực trạng về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công tyTNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát

CHƯƠNG 3: Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thutiền tại Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN

HÀNG - THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Lý luận chung về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm, vai trò và mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

1.1.1.1 Khái niệm

Trên thế giới, kiểm soát nội bộ đã được định nghĩa bởi nhiều các nhà nghiên cứu

và các tổ chức khác nhau KSNB là một khái niệm mang ý nghĩa rộng, được hiểu theocác cách khác nhau tùy vào từng giai đoạn

Khái niệm KSNB được định nghĩa lần đầu tiên vào năm 1929 trong công bố củaCục Dự trữ Liên bang Mỹ (Federal Reserve Bulletin), theo đó, KSNB là một công cụđược sử dụng để bảo vệ tiền và các tài sản khác, đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quảhoạt động; KSNB cũng là một cơ sở được các kiểm toán viên (KTV) sử dụng để phục

vụ cho việc lấy mẫu thực hiện các thử nghiệm chi tiết

Năm 1936, Hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (American Institute of CertifiedPublic Accountants - viết tắt AICPA) đã định nghĩa: KSNB là các biện pháp và cáchthức được chấp nhận và được thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sảnkhác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép của sổ sách

Năm 1949, AICPA đã có công trình nghiên cứu đầu tiên về KSNB với nhan đề

“Internal control: elements of a coordinated system and its importance to management and the independent public accountant, special report”, nghiên cứu đã

bổ sung thêm vào định nghĩa trước đó vào năm 1936, theo đó: KSNB là cơ cấu tổ chức

và các biện pháp, cách thức liên quan được chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức

để bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của số liệu kế toán, thúc đẩyhoạt động có hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của người quản lý

Trong suốt giai đoạn hình thành, khái niệm kiểm soát nội bộ đã không ngừng pháttriển và được mở rộng theo nhiều quan điểm Tuy nhiên, trước khi báo cáo COSO(1992) ra đời, kiểm soát nội bộ vẫn mới chỉ dừng lại như là một phương tiện phục vụcho kiểm toán viên trong kiểm toán báo cáo tài chính, vẫn chưa có định nghĩa mộtcách đầy đủ trên các phương tiện, do vậy vẫn chưa có khái niệm nào về KSNB đượcchấp nhận rộng rãi trên toàn thế giới

Đến năm 1992, Ủy ban Chống gian lận khi lập Báo cáo tài chính thuộc Hội đồngQuốc gia Hoa Kỳ (The Committee of Sponsoring Organizations of the TreadwayCommission - viết tắt COSO), KSNB được định nghĩa như một quá trình, chịu ảnhhưởng bởi ban giám đốc, các nhà quản lý và các thành viên khác trong tổ chức, đượcthiết kế để cung cấp sự đảm bảo hợp lý liên quan đến việc đạt được các loại mục tiêusau đây: Hiệu quả và hiệu lực của hoạt động; Sự tin cậy của báo cáo tài chính; Tuânthủ pháp luật và các quy định liên quan.

Theo VSA 315 “Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu

biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị”: “Kiểm soát nội bộ: Là quy

trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thựchiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vịtrong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạtđộng, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan.” Thuật ngữ “kiểm soát” đượchiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ

1.1.1.2 Vai trò

ro làm chậm kế hoạch ), giúp tránh được thiệt hại về danh tiếng và những hậu quảkhác cho doanh nghiệp

nhằm bảo vệ quyền lợi cho các nhà đầu tư, cổ đông

được đề ra trong tổ chức cũng như các quy định của pháp luật Từ đó, giúp các nhàquản lý có thể chuyên nghiệp hóa công tác quản lý điều hành của mình

được mục tiêu mong muốn, tránh những rủi ro và biến động bất lợi cho công ty

1.1.1.3 Mục tiêu

Kiểm soát nội bộ là công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu hoạtđộng và lợi nhuận, giảm thiểu khả năng lãng phí, ngăn ngừa sự mất mát, sử dụng tráiphép hoặc biển thủ có thể xảy ra Đây là những điều kiện mà các công ty đều mongmuốn kiểm soát nội bộ phải đáp ứng

Mục tiêu của kiểm soát nội bộ có thể chia thành 4 nhóm:

(1) Chiến lược, các mục tiêu tầm cao phù hợp với tầm nhìn DN

(2) Hệ thống thông tin tài chính (KSNB về hệ thống thông tin tài chính) KSNBphải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, ban lãnh đạo phải có trách nhiệmtrong việc lập và trình bày báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toánhiện hành;

(3) Hoạt động KSNB cần phải giúp đơn vị sử dụng hiệu quả nguồn lực trong quátrình hoạt động sản xuất kinh doanh;

(4) Tuân thủ pháp luật và các quy định KSNB cần phải đảm bảo hợp lý về việctuân thủ pháp luật và quy định Bên cạnh đó, KSNB cần hướng mọi thành viên trongđơn vị tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, thông qua đó đảm bảo đạtđược những mục tiêu của đơn vị

Có thể thấy rằng, mục tiêu của KSNB là rất rộng, bao trùm lên mọi hoạt động củađơn vị và rất quan trọng trong việc kiểm soát các hoạt động trong đơn vị Và một trongnhững mục tiêu quan trọng của KSNB chính là đảm bảo tính trung thực và đáng tincậy của hệ thống thông tin tài chính

1.1.2 Các thành phần của kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ theo COSO và VSA 315 có sự tương đồng Do đó, tác giả xinthống nhất trình bày theo VSA 315 Tùy thuộc vào loại hình hoạt động, mục tiêu vàquy mô của doanh nghiệp mà KSNB được xây dựng khác nhau, nhưng để KSNB vậnhành hiệu quả cần có đủ năm thành phần theo VSA 315 “Xác định và đánh giá rủi ro

có sat sót trọng yếu thông qua hiểu hiết về đơn vị được kiểm toán và môi trường củađơn vị” đưa ra như sau:

Sơ đồ 1.1: Các thành phần của kiểm soát nội bộ

1.1.2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm các chức năng quản trị và quản lý, các quan điểm,nhận thức và hành động của Ban quản trị và Ban Giám đốc liên quan đến kiểm soátnội bộ và tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ đối với hoạt động của đơn vị

Môi trường kiểm soát là nền tảng cho kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hànhhiệu quả, cung cấp các nguyên tắc và cấu trúc cho một đơn vị Môi trường kiểm soátmang tính chất bao quát rộng Nó không trực tiếp ngăn ngừa, phát hiện hay sửa chữacác sai sót trọng yếu Có thể nói, môi trường kiểm soát là điều kiện cần để thiết kế vàtạo ra một nền tảng quan trọng cho việc xây dựng kiểm soát nội bộ

Các yếu tố của môi trường kiểm soát gồm:

a) Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức

Đây là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến việc thiết kế vận hành và giám sát các kiểmsoát Tính chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của các chuần mực về nhữnghành vi và đạo đức của đơn vị cũng như việc truyền đạt và thực thi các chuẩn mực nàytrong thực tế Các nhà quản lý cần loại bỏ hoặc giảm động cơ có thể khiến nhân viêntrong công ty có những hành động không trung thực hoặc trái pháp luật, đạo lý

Ban quản trị có trách nhiệm quan trọng và trách nhiệm đó được đề cập trong cácchuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, pháp luật và các quy định khác, hoặc các hướng dẫntrong các hướng dẫn do Ban quản trị ban hành Ngoài ra, BQT còn có trách nhiệmgiám sát việc thiết kế và hiệu quả hoạt động của các thủ tục báo cáo sai phạm và cácthủ tục soát xét tính hiệu quả của KSNB của đơn vị.

d) Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc

Là quan điểm, thái độ và hành động của Ban Giám đốc đối với việc chấp nhận cácrủi ro kinh doanh, quan điểm và hành động đối với việc lập và trình bày BCTC, sựthận trọng trong việc xử lý thông tin, công tác kế toán hoặc sự kín kẽ và thận trọng khixây dựng các ước tính kế toán

f) Phân công quyền hạn và trách nhiệm

Việc phân công có thể bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ phổ biến,hiểu biết và kinh nghiệm của các nhân sự chủ chốt và các nguồn lực được cung cấp,trao đổi thông tin để thực hiện nhiệm vụ Khi mô tả về công việc, đơn vị cần phải quyđịnh rõ ràng bằng văn để đảm bảo tất cả mọi người đều hiểu được mục tiêu của đơn vị,hiểu được hành động của mỗi cá nhân có liên quan với nhau và đóng góp như thế nàovào các mục tiêu đó, và nhận thức được mỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm như thế nào

và chịu trách nhiệm về cái gì

g) Các chính sách và thông lệ về nhân sự

Các chính sách và thông lệ thường cho thấy các vấn đề quan trọng liên quan tớinhận thức về kiểm soát đơn vị, liên quan tới các hoạt động tuyển dụng, định hướng,đào tạo, đánh giá, hướng dẫn, thăng tiến nhân viên, lương, thưởng và các biện phápkhắc phụ sai sót Các chính sách về nhân sự có ảnh hưởng trực tiếp đến người laođộng, trong đó có người chuyên trách thực hiện các kiểm soát

1.1.2.2 Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị

Quy trình đánh giá rủi ro là các hoạt động nhận diện, đánh giá các rủi ro kinhdoanh, từ đó quyết định các hành động thích hợp nhằm đối phó với các rủi ro đó Rủi

ro luôn tồn tại với doanh nghiệp, doanh nghiệp không thể loại bỏ rủi ro mà chỉ có thểgiảm thiểu rủi ro xuống mức thấp nhất có thể chấp nhận được thông qua quy trìnhđánh giá rủi ro Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị hình thành nên cơ sở để nhà quản

lý xác định các rủi ro cần được quản lý

Mục tiêu của quy trình đánh giá rủi ro:

(a) Xác định rủi ro kinh doanh liên quan tới mục tiêu lập và trình bày báo cáo tàichính

(b) Ước tính mức độ của rủi ro

(c) Đánh giá khả năng xảy ra rủi ro

(d) Quyết định các hành động thích hợp đối với các rủi ro đó

Những tình huống dẫn tới sự thay đổi rủi ro trong hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp:

1.1.2.3 Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin

a) Hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin là điều kiện không thể thiếu trong việcthiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hìnhthành các báo cáo cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính, sự tuân thủ và các thôngtin cần thiết cho việc quản lý Hệ thống thông tin không chỉ ghi nhận những thông tinbên trong doanh nghiệp mà còn cả những sự kiện phát sinh bên ngoài

Hệ thống thông tin liên quan đến hệ thống báo cáo tài chính bao gồm hệ thống kếtoán và chu trình kinh doanh, bao gồm:

Chu trình kinh doanh (bán hàng, mua hàng, nhân sự, ): là quy trình kinh doanhđược thiết kế gồm một loạt các hành động được thiết kế để tạo ra một kết quả nhấtđịnh Chúng tạo ra các giao dịch được ghi chép, xử lý và báo cáo bởi hệ thống thôngtin của doanh nghiệp

Hệ thống kế toán: bao gồm phần mềm kế toán, bảng kê điện tử, các chính sách vàthủ tục được sử dụng để lập báo cáo định kỳ và báo cáo cuối niên độ Thông qua việcghi chép, tính toán, phân loại các nghiệp vụ, vào sổ sách tổng hợp và lập các BCTC,

hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình quản lý, màcòn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị, nên nó

là một bộ phận quan trọng của KSNB

Các yêu cầu của hệ thống kế toán: Sự phê chuẩn (Authorization), tính có thực(Existence), tính đầy đủ (Completeness), sự đánh giá (Valuation), sự phân loại(Classification), kịp thời (Timeliness), chuyển sổ và tổng hợp chính xác (Posting andsummarization)

Khi xem xét, đánh giá hệ thống kế toán của một đơn vị, ta cần xem xét và đánh giátới chính sách kế toán và hình thức kế toán

Chính sách kế toán là các nguyên lý, nguyên tắc, các cơ sở, các quy ước, các luật

lệ và các thủ tục được Ban giám đốc công nhận để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế,soạn thảo và trình bày các BCTC một cách trung thực về tình hình tài chính và kết quảkinh doanh của doanh nghiệp

Hình thức kế toán là phương pháp tổ chức và phối hợp giữa các loại sổ sách kế

toán

Thông qua các giai đoạn của quá trình kế toán, gồm lập chứng từ, ghi sổ kế toán,lập và trình bày báo cáo tài chính, ta có thể hiểu được về quá trình xử lý thông tin vàđưa ra các đánh giá khách quan về KSNB của đơn vị

b) Trao đổi thông tin

Trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo nhiều hướng; theo chiều dọc:

từ cấp trên xuống cấp dưới, sự phản hồi từ cấp dưới lên cấp trên; và theo chiều ngang:

giữa các nhân viên, các bộ phận với nhau, sự trao đổi thông tin với bên ngoài trongphạm vi quyền hạn trách nhiệm của mình.

Việc trao đổi thông tin, liên quan đến việc cung cấp những hiểu biết về vai trò vàtrách nhiệm của cá nhân gắn liền với kiểm soát nội bộ đối với việc lập và trình bày báocáo tài chính, có thể ở dạng tài liệu hướng dẫn về chính sách, hướng dẫn về kế toán vàlập báo cáo tài chính Việc trao đổi thông tin cũng có thể ở dạng điện tử, bằng lời nói

và qua những hành động của Ban Giám đốc

Tóm lại, hệ thống thông tin và trao đổi thông tin là cầu nối các thành phần củaKSNB với nhau thông qua việc nắm bắt chính xác, kịp thời các thông tin,tạo điều kiệncho các thành phần khác thực hiện nhiệm vụ của mình

1.1.2.4 Các hoạt động kiểm soát

Các hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo rằng các chỉđạo của Ban giám đốc được thực hiện Chúng giúp đảm bảo rằng các hành động cầnthiết sẽ được thực hiện để giải quyết những rủi ro xảy ra, giúp doanh nghiệp đạt đượccác mục tiêu của mình

Các hoạt động kiểm soát chính bao gồm:

Các kiểm soát chu trình kinh doanh được phân loại thành:

Kiểm soát ngăn ngừa (phòng ngừa): Tránh lỗi hoặc sự không tuân thủ

Kiểm soát phát hiện: Phát hiện lỗi hoặc sự không tuân thủ sau khi nó xảy ra, từ đócác hành động khắc phục có thể được thực hiện

Kiểm soát sửa chữa: Khắc phục các lỗi đã được phát hiện

1.1.2.5 Giám sát các kiểm soát

Giám sát các kiểm soát là quy trình đánh giá hiệu quả hoạt động của kiểm soát nội

bộ trong từng giai đoạn Giám sát kiểm soát có thể phân chia thành:

Giám sát thường xuyên: Diễn ra ngay trong quá trình hoạt động, thông qua cáchướng dẫn quản lý và giám sát do các nhà quản lý và các nhân viên thực hiện trongtrách nhiệm của mình.

Giám sát tách biệt: Thường thực hiện qua các nhà quản lý và bộ phận kiểm toánnội bộ

Mục đích: Cung cấp thông tin cho Ban giám đốc về:

1.1.3 Các nguyên tắc thiết kế kiểm soát nội bộ

Để xây dựng và thiết kế KSNB hữu hiệu và hiệu quả phải tuân thủ các nguyên tắcsau:

Nguyên tắc toàn diện: KSNB phải bao trùm được tất cả các nghiệp vụ, các hoạt

động của doanh nghiệp Bên cạnh đó, KSNB phải thường xuyên được thay đổi, sửachữa để phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp

Nguyên tắc ‘4 mắt”: Mọi hoạt động phải được kiểm tra bởi ít nhất hai người (4

mắt)

Nguyên tắc cân nhắc lợi ích - chi phí: Cân nhắc lợi ích và chi phí của hoạt động

kiểm soát sao cho lợi ích đem lại cao nhất mà chi phí bỏ ra thấp nhất

Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Mỗi cá nhân hoặc bộ phận trong đơn vị cần

được phân công công việc rõ ràng và khoa học, cần chịu trách nhiệm hợp lý với từngcông việc, phải được tiến hành chuyên môn hóa trong việc thực hiện nhiệm vụ

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong

thực thi các công việc chứa đựng rủi ro các hành vi lạm dụng quyền hạn, không để chomột người làm cùng một lúc các công việc có liên quan đến nhau để tránh việc người

đó lạm dụng quyền hạn để trục lợi cá nhân

Các thủ tục phê chuẩn đúng đắn: Trong một tổ chức các nghiệp vụ kinh tế cần

được phê chuẩn đúng đắn bởi người có thẩm quyền, cần xây dựng quy trình phê duyệtđối với các nghiệp vụ khác nhau, từ cấp trên xuống cấp dưới Một cấp có phạm vi phêchuẩn nhất định

Chứng từ và sổ sách đầy đủ: Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bắt buộc phải lưu

chứng từ đầy đủ để kiểm soát sự vận động của tài sản và đảm bảo ghi sổ chính xác

Bảo vệ tài sản vật chất và sổ sách: Nguyên tắc này nhằm bảo vệ tài sản tránh thất

thoát do trộm cắp, thất thoát, hư hỏng hay sử dụng sai mục đích

Kiểm tra độc lập: Việc đảm bảo nguyên tắc này sẽ đảm bảo tính khách quan, công

bằng và hợp lý trong công tác kiểm soát

Phân tích rà soát: Là sự so sánh giữa số liệu từ những nguồn gốc khác nhau Tất

cả mọi khác biệt cần phải được mau chóng làm rõ để có thể phát hiện được những saisót và biến động bất thường, từ đó kịp thời đưa ra những biện pháp xử lý thích hợp

1.1.4 Hạn chế cố hữu của kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi chính những con người trong đơn

vị Do đó kiểm soát nội bộ dù hiệu quả đến mức nào, cũng chỉ có thể cung cấp cho đơn

vị một sự đảm bảo hợp lý để đạt được mục tiêu lập và trình bày BCTC của đơn vị vìkiểm soát nội bộ luôn tồn tại những hạn chế vốn có như:

lại

dự kiến, vì thế thường bỏ qua các sai phạm đột xuất hay bất thường

hiểu sai hướng dẫn của cấp trên

hoặc bị Ban Giám đốc khống chế

hợp và do đó không còn được áp dụng

vượt hạn mức tín dụng cho phép có thể bị khống chế hoặc vô hiệu hóa

hiện các xét đoán về phạm vi, mức độ các kiểm soát mà Ban Giám đốc lựa chọnthực hiên và về phạm vi, mức độ rủi ro mà họ quyết định chấp nhận

Do đó, nhà quản lý cũng phải thường xuyên xem xét, đánh giá lại kiểm soát nội bộ

để có những điều chỉnh kịp thời Khi nhà quản lý thiết lập và vận hành tốt kiểm soát

nội bộ không những giúp cho đơn vị giảm thiểu các sai sót, gian lận mà còn nâng caohiệu quả hoạt động kinh doanh của đơn vị.

1.2 Chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp

1.2.1 Nội dung và đặc điểm của chu trình bán hàng — thu tiền

Bán hàng - thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa thông qua quátrình trao đổi hàng - tiền giữa nhà cung cấp với khách hàng Quá trình bán hàng thutiền gồm nhiều khâu, nhiều giai đoạn, xuất phát điểm từ yêu cầu mua của khách hàng(đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng ) và kết thúc bằng việc thu tiền hoặc khách hàngcam kết và chấp nhận thanh toán

Để đánh giá việc kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả hay không, các nhàquản lí phải quan tâm đến các vấn đề như: sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp cóbán được không, tài sản của doanh nghiệp có bị thất thoát không, nợ phải thu có đượckiểm soát tốt hay không, Vì vậy, doanh nghiệp phải kiểm soát chu trình bán hàng thutiền thật tốt để việc kinh doanh đạt hiệu quả cao

Quá trình bán hàng - thu tiền bao gồm nhiều khâu, nhiều giai đoạn cũng như rấtnhiều hình thức bán hàng và thanh toán khác nhau nên việc tổ chức công tác kế toáncho chu trình này rất đa dạng Nhìn chung, quá trình bán hàng - thu tiền bao gồm chủyếu các công việc và chức năng sau:

trình, nó cho thấy nhu cầu và sự sẵn sàng mua của khách hàng đối với sản phẩm, dịch

vụ của đơn vị trong hiện tại hoặc tương lai Đơn đặt hàng có thể là phiếu yêu cầu muahàng (yêu cầu qua điện thoại, thư điện tử, fax, ) Dựa vào thông tin nhận được, doanhnghiệp sẽ xem xét khả năng doanh nghiệp có thể chấp nhận yêu cầu hay không, từ đóđưa ra quyết định có bán hàng hay không

liên quan sẽ xem xét đơn đặt hàng về số lượng, chủng loại để xác định về khả năngcung ứng đúng hạn của đơn vị và lập lệnh bán hàng Trường hợp nhận đặt hàng quamail hoặc điện thoại cần có thủ tục đảm bảo cơ sở pháp lý về việc khách hàng đã đặthàng

đảm bảo khả năng thu hồi được các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp Việc bán

chịu sẽ giúp doanh nghiệp tăng về mặt lượng khách hàng, tăng doanh số bán Iiang, nhưng đi kèm với nó thì cũng sẽ có nhiều rủi ro tiềm ẩn khi khách hàng mất khả năngthanh toán Vậy nên các bộ phận phụ trách kiểm tra, xét duyệt bán chịu cần phải tìmhiểu và đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng, đưa ra hạn mức tín dụng tối đavới từng khách hàng, hoặc yêu cầu khách hàng có tài sản thế chấp, ký quỹ hoặc có sựbảo lãnh từ phía ngân hàng nhằm giảm hạn chế tối đa các khoản nợ khó đòi và khôngảnh hưởng đến tài chính của doanh nghiệp Sau khi lệnh bán hàng đã được phê chuẩn,

bộ phận xét duyệt cần phải hồi báo cho khách hàng về việc chấp nhận đơn đặt hàng đểtránh tranh chấp xảy ra

đã được phê chuẩn đã được phê chuẩn, thủ kho xuất hàng cho bộ phận giao hàng, đồngthời lập phiếu xuất kho gửi cho các bộ phận liên quan Bộ phận giao hàng sẽ lập chứng

từ vận chuyển và gửi hàng cho khách dựa trên phiếu xuất kho, chứng từ này là cơ sở

để lập hóa đơn, ghi nhận doanh thu bán hàng Phiếu xuất kho và các chừng từ liênquan cần phải đảm bảo phù hợp về lượng, quy cách, chủng loại, của hàng hóa thực

tế xuất với hợp đồng kinh tế đã ký

các chứng từ các bộ phận như đơn đặt hàng đã được phê duyệt, phiếu xuất kho, biênbản bàn giao hàng hóa, sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lý, tính trung thực và tínhchính xác rồi mới lập hóa đơn bán hàng Hóa đơn được lập thành 3 liên, liên 1 và liên

3 thường được lưu và luân chuyển nội bộ trong doanh nghiệp để quản lý đồng thời đểghi nhận doanh thu bán hàng; liên 2 được gửi đến cho khách hàng

tâm với mục đích hạn chế gian lận xảy ra khi khoản phải thu được vào sổ Yêu cầu đề

ra là phải đảm bảo được tất cả số tiền thu được đã vào sổ nhật ký, sổ quỹ và các sổ chitiết Cụ thể, nếu thu tiền bằng tiền mặt hoặc TGNH, kế toán ghi nhận vào sổ Nhật kýthu tiền; nếu khách hàng chưa thanh toán thì phải ghi nhận vào tài khoản 131 - Phảithu khách hàng và theo dõi chi tiết từng khách hàng đúng với số tiền phải thu một cáchkịp thời

một bộ phận độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận, phê chuẩn, khấu trừ các khoản liên

quan đến hàng hóa này trước khi ghi sổ chính thức và phải được ghi sổ chính xác, kịpthời và có bằng chứng để chứng minh cho các khoản giảm trừ này.

đã giao cho khách hàng, kế toán cần liệt kê các khoản nợ phải thu theo nhóm tuổi nợ.Doanh nghiệp nên phân công cho hai người phụ trách kế toán chi tiết công nợ và kếtoán tổng hợp Ngoài ra, cần thường xuyên gửi thông báo nợ cho khách hàng giúp chodoanh nghiệp nhanh chóng thu hồi được nợ, xác minh và điều chỉnh chênh lệch giữahai bên

+ Xử lý, xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được: Có nhiều nguyên nhân dẫn đến

việc không thu hồi được các khoản nợ từ khách hàng nên trước khi xóa sổ, để tránh saisót thì doanh nghiệp cần phải có bộ phận tìm hiểu và xem xét các khoản nợ này Nếukhách hàng không có khả năng thanh toán hay cố tình không trả hoặc lý do bất khảkháng dẫn đến không thu được nợ thì có thể chuyển thành nợ khó đòi hoặc xóa sổ nợphải thu khách hàng theo đúng quy định và chế độ kế toán hiện hành

+ Lập dự phòng phải thu khó đòi: Trường hợp khách hàng không trả được nợ của

công ty thì công ty cần phải trích lập dự phòng đối với khoản nợ phải thu này Căn cứ

để ghi nhận nợ phải thu khó đòi là: nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồngkinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đãđòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được; nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toánnhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích,

bỏ trốn,

1.2.2 Sai sót, rủi ro thường gặp đối với chu trình bán hàng — thu tiền

Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng

Lập lệnh bán hàng

- Nhân viên không có thẩm quyền lập lệnh bán hàng.

Kiểm tra tín dụng và xét duyệt bán chịu

dẫn đến mất hàng, không thu được tiền

doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức

Xuất kho và chuyển giao hàng hóa

được xét duyệt

Lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu

giao hàng

Xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ thu tiền

khách hàng khác

- Tiền mặt thu được từ khách hàng bị kém chất lượng, rách, giả nhưng người thutiền không phát hiện.

Xử lý các khoản giảm trừ doanh thu

hàng bán, thường xuyên

và hạch toán theo giá gốc

hàng khác

Theo dõi và xử lý nợ phải thu khách hàng

tượng

1.3 Kiểm soát nội bộ với chu trình bán hàng - thu tiền

1.3.1 Môi trường kiểm soát

a) Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức

Chu trình bán hàng - thu tiền được thực hiện bởi nhiều bộ phận có liên quan vớinhau nên việc truyền đạt thông tin về các quy định nội bộ là một điều vô cùng cầnthiết Do vậy, việc truyền đạt được các giá trị đạo đức trong bán hàng và thu tiền giúpđội ngũ nhân viên tự giác hoạt động, tránh biển thủ, phấn đấu vươn lên, có lòng trung

thành và tinh thần hết mình vì doanh nghiệp Đây chính là nền móng căn bản nhất đểxây dựng môi trường kiểm soát vững mạnh.

c) Sự tham gia của Ban quản trị

Ban quản trị có trách nhiệm quan trọng trong việc giám sát việc thiết kế và hiệuquả hoạt động của KSNB và các thủ tục soát xét tính hiệu quả của KSNB chu trình bánhàng thu tiền để đảm bảo KSNB đạt được tính hữu hiệu vốn có Phẩm chất và năng lựccủa những người này là yếu tố quan trọng khi đánh giá môi trường kiểm soát

d) Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc

Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc cũng là vấn đề quan trọng Ởchu trình này, nó được thể hiện qua cách thức vận hành để hướng tới mục tiêu riêng,thường là tối đa hóa lợi nhuận nhưng vẫn phải phù hợp với mục tiêu chung của công

ty Bên cạnh đó, phong cách điều hành của Ban Giám đốc cũng ảnh hưởng đến việclựa chọn các nguyên tắc, các chính sách kế toán khi xử lý các nghiệp vụ (như cách ghinhận doanh thu, nợ phải thu hay khi nào thì đủ điều kiện xóa sổ nợ phải thu khó đòi, )

và cũng tác động rất lớn đến ý thức và cách thức làm việc của nhân viên (việc tự giáctuân thủ các nguyên tắc và quy định trong bán hàng, báo cáo doanh thu trung thực, )

e) Cơ cấu tổ chức

Chu trình bán hàng - thu tiền thường có sự tham gia trực tiếp của 4 bộ phận là bộphận kế toán, bộ phận kinh doanh, bộ phận kho và bộ phận giao hàng Ngoài ra, để cóthể giữ chân được các khách hàng cũ đồng thời thu hút được thêm khách hàng mớinhằm giúp doanh thu và lợi nhuận của công ty cao hơn thì sẽ có thêm bộ phận

Marketing tham gia hỗ trợ quảng bá như việc đề xuất các chương trình giảm giá,khuyến mại tặng kèm mua số lượng lớn,

f) Phân công quyền hạn và trách nhiệm

Phân công quyền hạn và trách nhiệm trong chu trình bán hàng và thu tiền là điềurất quan trọng, điều này giúp các nhà quản lý dễ dàng trong việc giám sát và quản lý,tránh hành vi gian lận từ phía nhân viên, hạn chế tối đa sự chồng chéo trách nhiệm Cụthể như nhân viên kinh doanh là người chịu trách nhiệm chính trong việc bán hàng;nhân viên kế toán là người lưu giữ và ghi chép sổ sách kế toán, chịu trách nhiệm trongviệc theo dõi các nghiệp vụ để ghi nhận đúng theo quy định; nhân viên kho là người cóquyền quản lý hàng hóa nhập - xuất; nhân viên giao hàng có nghĩa vụ giao hàng đúng

và đủ theo đơn đặt hàng,

g) Các chính sách và thông lệ về nhân sự

Để KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền hữu hiệu thì các nhà quản lý cầnphải xây dựng chính sách bán hàng và thu tiền một cách rõ ràng, kèm với đó là cácchính sách khen thưởng, đãi ngộ và kỷ luật đối với các nhân viên tham gia vào chutrình Đây là một yếu tố có ảnh hưởng ít nhiều đến môi trường kiểm soát vì nó ảnhhưởng trực tiếp đến quyền lợi của nhân viên, chính sách đãi ngộ nhân viên có tốt, cóđáp ứng đủ yêu cầu của bản thân, kỷ luật có thích đáng thì những người này mới toàntâm làm việc đúng theo quy định, đúng theo trách nhiệm của mình

1.3.2 Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị

Chu trình bán hàng - thu tiền là một chu trình rất phức tạp vì không chỉ có sự thamgia của nhân viên trong công ty mà còn một số lượng khách hàng lớn Vậy nên, để kinhdoanh đạt được hiệu quả cao cũng như giảm thiểu rủi ro xuống mức thấp nhất có thểchấp nhận được, các nhà quản lý cần thiết lập và vận hành các quy trình đánh giá rủi rotrong chu trình này

Quy trình đánh giá rủi ro chu trình bán hàng - thu tiền bắt đầu từ việc xác định cácrủi ro tiềm ẩn có trong chu trình rồi sau đó ước tính mức độ và đánh giá khả năng xảy

ra của rủi ro để có thể đưa ra các giải pháp, hành động thích hợp

Đầu tiên, xác định các rủi ro tiềm ẩn có trong chu trình: Chu trình bán hàng - thutiền như đã nói ở trên thì có thể xáy ra rất nhiều sai sót ở từng khâu, từng giai đoạn Cụ

thể như quá trình xử lý đơn đặt hàng có thể xảy ra một số sai sót như đơn đặt hàng có

thể được chấp nhận nhưng không được bên có thẩm quyền phê duyệt, ghi sai trên hợp

đồng về chủng loại, số lượng, đơn giá Đối với xét duyệt bán chịu rủi ro tiềm ẩn khi

bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu, Còn

trong quá trình giao hàng thì rủi ro tiềm ẩn xảy ra khi giao hàng nhầm, không đúng chủng loại, số lượng,.Khi lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu thì xảy ra sai sót

không lập hóa đơn khi bán hàng, ghi nhận doanh thu sai tên khách hàng, thời hạn

thanh toán, Cuối cùng, theo dõi và xử lý nợ phải thu khách hàng là giai đoạn dễ

xảy ra sai sót khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt cho mục đích cánhân, xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng không xét duyệt,

Tiếp theo, sau khi đã nhận diện được các rủi ro tiềm ẩn trong từng quá trình thựchiện chu trình bán hàng - thu tiền, các nhà quản lý cần ước tính mức độ ảnh hưởng củarủi ro đến hoạt động của đơn vị Ví dụ như trong giai đoạn xét duyệt bán chịu, việcchấp nhận khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu dẫn đến khả năngmất hàng, không thu được tiền từ khách; hay trong quá trình giao hàng, việc giao nhầmhàng hóa có thể làm mất lòng khách hàng cùng với việc làm tăng chi phí vận chuyển

để giao lại đúng hàng hóa cho khách

Sau đó là việc đánh giá khả năng xảy ra của rủi ro Việc chấp nhận khách hàngkhông đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu nếu xảy ra thường xuyên có thể dẫn tớikhả năng công ty phá sản do có nhiều nợ xấu không thể đòi được Do vậy, khả năngxảy ra rủi ro cần được các nhà quản lý xem xét kỹ lưỡng các mặt như tần suất như nào

có thể chấp nhận được, khả năng xảy ra của rủi ro đó là cao hay thấp,

Cuối cùng, sau khi nhận diện và phân tích xong các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn tạiđơn vị thì đây là lúc các nhà quản lý đưa ra các hành động thích hợp để hạn chế vàphòng ngừa rủi ro Tiếp tục với ví dụ trên, cụ thể là việc chấp nhận khách hàng không

đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu dẫn tới khả năng mất hàng, không thu đượctiền xảy ra một lần trong tháng qua Vậy nguyên nhân có thể do đâu? Nguyên nhân cóthể bắt nguồn từ việc giữa khách hàng đó và nhân viên xét duyệt tín dụng đã có mốiquan hệ thân quen từ lâu, dựa vào mối quan hệ thân quen này mà bỏ qua việc tuân thủcác quy định xét duyệt tín dụng mà công ty đã đưa ra Do đó, các nhà quản lý cần phảigiám sát chặt chẽ hơn việc thực hiện xét duyệt tín dụng, quy trách nhiệm cho nhân

viên đó khi có sự cố mất hàng, không thu được tiền hàng xảy do sự bất cẩn hoặc cốtình bỏ qua chính sách để chấp nhận khách hàng của nhân viên.

1.3.3 Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin

Trong chu trình bán hàng thu tiền các chứng từ được sử dụng chủ yếu bao gồm:ĐĐH, hợp đồng kinh tế, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, các chứng từvận chuyển, phiếu thu (tiền mặt, séc), giấy báo có (kèm theo sao kê của ngân hàng),biên bản đối chiếu công nợ

Các loại sổ sách kế toán chi tiết trong chu trình bán hàng thu tiền: Sổ chi tiết theodõi doanh thu, bảng tổng hợp doanh thu, sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bảngtổng hợp tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết công nợ phải thu, bảng tổng hợp công

nợ phải thu, nhật ký theo dõi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán vàhàng bán bị trả lại Các báo cáo hay bảng kê công nợ khách hàng; Báo cáo chi tiếtthanh toán hay bảng kê thanh toán; Báo cáo doanh thu,

Các loại sổ kế toán tổng hợp: Tùy thuộc vào hình thức kế toán sẽ có những loại sổphù hợp Ví dụ: Nhật ký - sổ cái, Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Bảng kê, Sổ cái cáctài khoản,

Chu trình bán hàng - thu tiền thông thường được biểu diễn theo lưu đồ dưới đây:

Bộ phận bán hàng Bộ phận xét Bộ phận kho - giao

Bộ phận lập hóa đơn Bộ phận Ke toán

_

Thủ quỹ

XD + PXK + GXN GH

LBH đã được

XD + PXK + GXN GH + Hóa đơn

Lưu đồ 1.1: Chu trình bán hàng — thu tiền thông thường

(Nguồn: Slide bài giảng Hệ thống thông tin kế toán, Học Viện Ngân Hàng, 2020)

- Đối tượng bên trong: Bộ phận bán hàng, bộ phận xét duyệt tín dụng, bộ phận kho

- giao hàng, bộ phận lập hóa đơn, bộ phận kế toán, thủ quỹ

5.0: Lập phiếu thu và ghi sổ chi tiết

6.0: Thu tiền và ghi sổ quỹ

Theo lý thuyết chung, hoạt động bán hàng - thu tiền thông thường đều bắt đầu từnhu cầu mua hàng của khách hàng và kết thúc khi người bán nhận được tiền Các chốtkiểm soát cần quan tâm trong chu trình này bao gồm:

+ Thứ nhất, bộ phận bán hàng sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng rồi xem xét tính hợp lýcủa ĐĐH để lập ra lệnh bán hàng

+ Thứ hai, bộ phận xét duyệt tín dụng sẽ xét duyệt và phê chuẩn lệnh bán hàng doBPBH chuyển sang

+ Thứ ba, bộ phận giao hàng sẽ nhận LBH đã được xét duyệt từ bộ phận xét duyệttín dụng chuyển sang để làm căn cứ lập phiếu xuất kho và giấy xác nhận giaohàng, giao hàng cho khách

+ Thứ tư, bộ phận lập hóa đơn sẽ phải lập hóa đơn dựa trên LBH đã được xétduyệt, phiếu xuất kho và giấy xác nhận giao hàng nhận được từ bộ phận giaohàng

+ Thứ năm, bộ phận kế toán cần căn cứ vào các chứng từ: LBH đã được xétduyệt, hóa đơn, phiếu xuất kho, giấy xác nhận giao hàng do bộ phận lập hóađơn chuyển sang để lập phiếu thu và ghi sổ chi tiết

+ Thứ sáu, thủ quỹ thu tiền và đối chiếu giữa phiếu thu với số tiền thực nhận đểghi lại vào sổ quỹ

Với chu trình bán hàng - thu tiền, việc trao đổi thông tin không chỉ giới hạn trongnội bộ (luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận tham gia vào chu trình mà) còn có sựtrao đổi với bên ngoài, cụ thể là khách hàng vì bắt đầu chu trình là đơn đặt hàng của

khách hàng và kết thúc cũng là khi khách hàng thanh toán tiền hàng Vì vậy, việc traođổi thông tin với khách hàng cũng là việc vô cùng quan trọng đòi hỏi các nhà quản lýphải quy định và xây dựng một hệ thống thông tin phù hợp Tất cả các loại chứng từđều được luân chuyển và lưu trữ tại các bộ phận có liên quan nhưng bên cạnh đó cũngcần tạo thêm liên tương tự để giao cho khách hàng như đơn đặt hàng, phiếu xuất kho,phiếu giao hàng hay phiếu thu tiền Việc trao đổi thông tin với khách hàng không chỉgiúp 2 bên theo dõi và xác nhận các hoạt động được thực hiện trong chu trình mà còn

là bằng chứng có tính pháp lý khi các chứng từ được ký xác nhận đầy đủ theo quyđịnh

1.3.4 Các hoạt động kiểm soát

Trước khi thực hiện bán hàng, để giảm thiểu rủi ro, các nhà quản lý có thể sử dụngcác hoạt động kiểm soát như xét duyệt đơn hàng trước khi tiến đến ký kết hợp đồngkinh tế để đảm bảo khả năng cung cấp hàng hóa và dịch vụ của đơn vị hay việc xétduyệt hạn mức tín dụng của khách hàng khi bán chịu cũng giúp đơn vị biết được khảnăng thanh toán của đối tác và đưa ra các quyết định phù hợp Bên cạnh đó, việc phêchuẩn các chính sách bán hàng cũng là một hoạt động kiểm soát hiệu quả vì tại đâytiềm ẩn rất nhiều rủi ro như nhân viên cố tình ghi nhận chiết khấu cho khách để giảmtiền phải thu nhưng thực tế là đang chiếm dụng khoản chênh lệch này Vậy nên mọichính sách chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán hay giảm giá hàng bán chokhách hàng đều phải được quy định cụ thể và rõ ràng trong chính sách bán hàng và khinhân viên thực hiện phải được quản lý cấp trên ký duyệt để giảm thiểu tối đa gian lậntrong bán hàng Trong quá trình bán hàng, hàng hóa chỉ được xuất đi khi có đầy đủ cácchứng từ theo quy định và tất cả chứng từ này đều phải được phê duyệt đầy đủ Ví dụnhư phiếu xuất kho chỉ có giá trị khi có đầy đủ chữ ký xác nhận của nhân viên kinhdoanh, thủ kho, người lập phiếu và người nhận Hoạt động tưởng chừng rất đơn giảnnày lại giúp các nhà quản lý hạn chế được gian lận đáng kể khi các phòng ban liênquan có thể kiểm tra chéo và quản lý cấp trên cũng có thể dễ dàng nắm bắt được tìnhhình thực hiện các hoạt động kiểm soát của các phòng ban

Đối với quá trình thu tiền, các hoạt động xét duyệt thường gặp là phê duyệt thờihạn thanh toán tiền hàng mua chịu cho khách hàng, phê duyệt chính sách, hình thức

thu tiền hay việc chấp thuận chuyển nợ thành nợ phải thu khó đòi và xóa sổ vì thực tế,đây là những lỗ hổng nhân viên có thể lợi dụng để trục lợi Ví dụ như việc thời hạnthanh toán tiền hàng, nếu không quy định thời gian thì nhân viên có thể thu tiền kháchhàng rồi dùng vào mục đích cá nhân trước mà không nộp lại cho công ty, có thể sẽhoàn lại sau hoặc báo không thu được nợ nên tự ý chuyển thành nợ phải thu khó đòi vàxóa sổ,

Với quy trình bán hàng, việc đánh giá hoạt động của đơn vị được thể hiện qua việcphân tích, đánh giá doanh thu bán hàng theo kỳ tăng hay giảm,việc lập dự toán bánhàng có phù hợp không hay doanh thu bán hàng thực tế so với kế hoạch đề ra đạt đượcbao nhiêu phần trăm, Việc đánh giá hoạt động này giúp các nhà quản lý có cái nhìntổng quan về chu trình bán hàng và từ đó đưa ra những hoạt động, những chính sáchbán hàng phù hợp hơn Và thậm chí, qua việc đánh giá này, sự biến động bất thường

về doanh thu cũng là một lý do giúp các nhà quản lý tìm hiểu nguyên nhân và pháthiện sai sót cả về chủ quan lẫn khách quan từ đó có những hoạt động phù hợp để cảitiến KSNB

Các hoạt động thu tiền cũng có thể đánh giá qua việc phân tích cơ cấu các khoảntiền thu được từ khách hàng Ví dụ như trong một tháng, tỷ lệ tiền thu được trên doanhthu là bao nhiêu, tỷ lệ khách hàng nợ như thế nào hay thời gian nợ trung bình củakhách cao hay thấp, có biến động gì qua các tháng không, Đây là những phép tínhđơn giản nhưng đem lại hiệu quả khá cao khi các nhà quản lý có thể đánh giá đượcdòng tiền đang chảy trong công ty và nhận diện được rủi ro khi tỷ lệ khách hàng muachịu và chậm thanh toán trong thời gian dài tăng lên Từ những biến động bất thường

đó, các nhà quản lý sẽ có những hoạt động thích hợp để giải quyết và cải tiến các quyđịnh trong chính sách thu tiền cũng như cải tiến các hoạt động kiểm soát để tăng tínhhữu hiệu cho KSNB

Xử lý thông tin trong chu trình bán hàng - thu tiền thường được quản lý bằng cáckiểm soát chung cho toàn bộ môi trường xử lý và các kiểm soát ứng dụng cụ thể ở cấpquy trình nghiệp vụ

Đối với kiểm soát chung, các hoạt động kiểm soát có thể kể đến là chuẩn hóa,đồng bộ các sổ sách kế toán bán hàng để có thể kiểm tra và giám sát việc ghi nhậnnghiệp vụ và trích xuất thông tin cần thiết một cách thuận tiện Mỗi doanh nghiệp cóthể lựa chọn cho mình một hình thức ghi sổ kế toán sao cho phù hợp với đặc điểm hoạtđộng của doanh nghiệp mình Bên cạnh đó, mọi chứng từ được phát hành trong chutrình bán hàng - thu tiền đều phải được đánh số thứ tự liên tục nhằm đề phòng bỏ sót,tránh trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ bán hàng Tuy nhiên, việc đánh sốthứ tự trước chứng từ phải có mục đích rõ ràng và cần tổ chức một cách hợp lý, kếthợp với việc kiểm tra, đối chiếu để kiểm soát có hiệu quả hơn.

Đối với kiểm soát ứng dụng, một số hoạt động kiểm soát phổ biến khi xử lý đơnđặt hàng là xác minh thông tin khách hàng, đối chiếu khả năng cung cấp đơn hàng, sosánh giá trên đơn đặt hàng với bảng giá chuẩn theo quy định hay việc lập lệnh bánhàng, xét duyệt bán chịu, Còn với quá trình giao hàng và lập hóa đơn, kiểm soát ứngdụng bao gồm việc so sánh số lượng, chủng loại hàng hóa thực nhận từ kho với chứng

từ gửi hàng và kiểm tra ngẫu nhiên tính chính xác của tất cả thông tin trên hóa đơnxuất ra Bên cạnh đó, việc lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho người muacũng là một kiểm soát hiệu quả vì nếu có sai sót thì khách hàng sẽ là người chủ độngphản hồi lại với công ty do ảnh hưởng đến quyền lợi của họ Trong quá trình thu tiềnphải kiểm tra, đối chiếu số tiền thực thu trong ngày với tổng tiền trong sổ ghi chép hayđối chiếu nợ trên sổ sách với khách hàng để ngăn chặn việc nhân viên thu được tiềnhàng mà không nộp lại cho công ty,

Kiểm soát vật chất dễ thấy nhất ở trong quy trình bán hàng đó là việc sử dụngkhóa an toàn để bảo vệ hàng hóa trong kho, lắp camera theo dõi Đối với nghiệp vụ thutiền, kiểm soát vật chất có thể là két sắt cất tiền và chỉ thủ quỹ mới có chìa khóa bảoquản Tất cả các kiểm soát vật chất này chỉ được thực hiện bởi những người chịu tráchnhiệm chính trong việc bảo quản tài sản hoặc những người liên quan được cấp quyềnmới có thể tiếp cận các kiểm soát vật chất này

Phân chia nhiệm vụ là công việc trọng yếu trong KSNB nhằm ngăn ngừa nhữngsai phạm trong kế toán nói chung và trong lĩnh vực bán hàng - thu tiền nói riêng Khi

mức độ phân nhiệm càng cao thì các sai phạm càng dễ bị phát hiện thông qua sự kiểmtra chéo giữa các phần hành hay khi đối chiếu tài liệu giữa các bộ phận liên quan.Đồng thời, mức độ phân nhiệm hợp lý sẽ tránh được sự chồng chéo giữa các bộ phận

và các thủ tục kiểm soát được thiết lập có hiệu quả hơn Cụ thể với chu trình bán hàng-thu tiền, các nhà quản lý phải phân chia rõ nhiệm vụ của nhân viên kinh doanh, kếtoán bán hàng, nhân viên kho, nhân viên giao hàng, kế toán công nợ và thủ quỹ

1.3.5 Giám sát các kiểm soát

KSNB được thiết lập và áp dụng với toàn bộ đơn vị nhưng sẽ chẳng có tác dụngnếu chỉ dừng lại ở các quy định trên giấy Giám sát các kiểm soát đối với chu trình bánhàng - thu tiền là điều thực sự cần thiết vì đây là khâu dễ sai sót nhất cả vì lý do chủquan và khách quan Việc thường xuyên giám sát như một cách giúp nhà quản lý vànhân viên ý thức được công việc và trách nhiệm của mình, phần lớn sai sót sẽ đượcphát hiện sớm và khắc phục kịp thời Chu trình bán hàng - thu tiền được thực hiện bởinhiều bộ phận liên quan, việc kiểm tra chéo giữa các phòng ban giúp giảm gian lận do

cá nhân cố ý (ví dụ như kế toán thu tiền và thủ quỹ cùng lập báo cáo số tiền thu được

do bán hàng trong tuần nộp cho các nhà quản lý, số liệu 2 sổ nếu không khớp nhauchứng tỏ một trong hai đã gian lận, tư lợi tài sản của công ty) Nhưng trong trường hợpcác phòng ban thông đồng, lạm dụng chức quyền để gian lận thì việc giám sát cáckiểm soát là cách giúp nhà quản lý kịp thời phát hiện và có những hành động xử lý kịpthời Việc giám sát thường xuyên trong chu trình này có thể thực hiện trong việc kiểmtra chứng từ có được xử lý đúng theo các hoạt động kiểm soát đưa ra không, các hoạtđộng trong quá trình bán hàng - thu tiền có được phê duyệt trước khi thực hiện không,mọi người có đang thực hiện đúng và đủ các nhiệm vụ được phân chia không, Những điểm chưa phù hợp trong KSNB thông qua hoạt động giám sát thường xuyêncũng sẽ được tìm ra và điều chỉnh giúp hoàn thiện KSNB trong đơn vị

Bên cạnh việc trực tiếp tham gia các giám sát thường xuyên, nhà quản lý có thểthực hiện giám sát định kỳ: Định kỳ hàng tuần, tháng, quý, năm các nhà quản lý có thểmời kiểm toán độc lập hoặc giao nhiệm vụ cho kiểm toán nội bộ (nếu có) hoặc nhữngngười đủ năng lực trình độ xem xét và đánh giá hiệu quả của KSNB chu trình bánhàng thu tiền và phát hiện ra các hạn chế để tìm cách hoàn thiện hơn

1.4 Các nhân tố ảnh hưởng tới KSNB chu trình bán hàng - thu tiền

Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền chịu ảnh hưởng từ nhiều nhân tố,bao gồm những nhân từ bên trong doanh nghiệp và từ phía bên ngoài

1.4.1 Các nhân tố từ bên trong doanh nghiệp

trình bán hàng - thu tiền như: việc sắp xếp phân công đúng người đúng việc, bố trí sửdụng một cách tối ưu các phương tiện, thiết bị kết hợp với con người trong quá trìnhkiểm soát,

của đơn vị

với cơ cấu tổ chức và quy mô doanh nghiệp

bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp

hàng, hướng dẫn mới về xử lý các nghiệp vụ bán hàng

yếu)

trong chu trình bán hàng - thu tiền được doanh nghiệp áp dụng

1.4.2 Các nhân tố từ bên ngoài doanh nghiệp

dụ nền kinh tế trên đà suy thoái, các công ty có khả năng sẽ sa thải nhân viên, để mộtnhân viên kiêm nhiệm nhiều công việc trong chu trình bán hàng - thu tiền do khôngthể chi trả đủ lương cho tất cả nhân viên, dẫn tới tình trạng thiếu hụt về cơ cấu nhânlực, KSNB sẽ không thể đạt hiệu quả Bên cạnh đó, kinh tế càng phát triển, trình độdân trí cao thì khối lượng giao dịch mua - bán ngày càng nhiều và ngược lại, kinh tếtrì trệ hay dân trí thấp có thể làm giảm các khối lượng giao dịch

nghề, lĩnh vực: Nếu hệ thống pháp luật, văn bản quy phạm được thiết kế rõ ràng, hợp