Ứng dụng giải pháp quản lý quy trình nghiệp vụ ( BPM business process management ) trong việc đánh giá và nâng cao hiệu quả quản lý quy trình tạm ứng tại nhật cường software,khoá luận tốt nghiệp

Business Process Management trong việc đảnh giải vảt nâng cao hiệu qua quan lý quyVì thời gian và năng lực còn hạn chế nên không thể tránh được những sai sóttrong quá trình thực hiện đề

KHOA HÊ THÔNG THÔNG TIN QUAN LY

KHÓA LUẬN TÔT NGHIỆP ĐẠI HỌC

ỨNG DUNG GI AL I PHAP QUAN LYΛ QUY TRÌNH NGHIÊP VU (BPM BUSINESS PROCESS MANAGEMENT) TRONG VIÊC ĐANH GIA VA NÂNG CAO HIÊU QUA QUAN LÝ" QUY TRÌNH TAM ỨNG TAI

-NHÂT CƯỜNG SOFTWARE

NGUYÊN THÌ HAI YÊN

HÀ NỘÌ, NĂM 2019

KHÓA LUẬN TÔT NGHIỆP ĐẠI HỌC

ỨNG DUNG GI AL I PHAP QUAN LÝ" QUY TRÌNH NGHIỆP VU (BPM BUSINESS PROCESS MANAGEMENT)TRONG VIÊC ĐANH GIAVA NÂNG CAO HIÊU QUA QUAN LÝ" QUY TRÌNH TAM ỨNG TAI

Hả Nôi, thảng 5/2019

Business Process Management) trong việc đảnh giải vảt nâng cao hiệu qua quan lý quy

Vì thời gian và năng lực còn hạn chế nên không thể tránh được những sai sóttrong quá trình thực hiện đề tài của mình Vì vậy, em mong nhận được sự góp ý, bổsung

của tất cả các thầy cô để đề tài nghiên cứu của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM KẾT

Em xin cam đoan kết quả đạt được trong báo cáo khóa luận là sản phẩm nghiêncứu, tìm hiểu của riêng cá nhân em Trong toàn bộ nội dung của báo cáo, những điềuđược trình bày hoặc là của cá nhân em hoặc là được tổng hợp từ nhiều nguồn tài liệu.Tất cả các tài liệu tham khảo đều có xuất xứ rõ ràng và được trích dẫn hợp pháp

Em xin hoàn toan chịu trách nhiệm và chịu mọi hình thức kỷ luật theo quy địnhcho lời cam đoan của mình

SINH VIÊN THỰC HIỆN

NGUYE N THIHAI YE N

Business Process Management) trong việc đảnh giải vảt nâng cao hiệu qua quan lý quy

trình tam ứng tải Nhât Cucfng Software

NHẬN XÉT

(Của cơ quan thực tập)

Hà Nội, ngày tháng năm2019

Người nhận xét

(Ký tên, đóng dấu)

NHẬN XÉT

(Của giảng viên hương dẫn)

Hà Nội, ngày tháng năm2019

Người nhận xét

(Ký tên, đóng dấu)

Business Process Management) trong việc đảnh giải vảt nâng cao hiệu qua quan lý quy

trình tam ứng tải Nhât Cucfng Software

MUC LUC

• •

DANH MỤC CÁC CHỮVIẾT TẮT vi

DANH MỤC BẢNG BIỂU vii

DANH MUC SƠ Đồ vii

DANH MUC HINH VE viii

LCiI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ BÀI TOÁN 2

1.1 T ô ng quan về quản lý- quy trinh nghiệp vụ BPM 2

1.1.1 Khải niệm 2

1.1.2 Vong đơi BPM 3

1.2 Cải tiền quy trinh 4

1.3 Ngôn ngũ: mô hinh hó a quy trinh nghiệp vụ BPMN 6

CHƯƠNG 2: XÂY DƯN G VA CAI TIB: N QUY TRINH NGHIỆP VU 9 2.1 Giới thiệu về đơn vi thũc tập 9

2.1.1 Sũ hinh thảnh vả phảt triền 9

2.1.2 Bô mảy tô chũc 10

2.1.3 Cảc sản phàm, dich vụ vả giải phảp, hệ thôingquy trinhcụa Nhật Cũơng Software 10 2.1.4 Nhũng thuận lơi vả khó khăn cua Nhật: Cũơng Software 11

2.2 Tông quan vệ quy trinh tạm ũng tại Nhật: Cũơng Software vả mô hinh hoa quy trinh tảm ũng tải Nhật Cũơng Software 11

2.2.1 TÔ ng quan vệ quy trinh tảm ũng tải Nhật: Cũơng Software 11

2.2.2 Mô hinh hó a quy trinh tảm ũng tải Nhật: Cũơng Software 12

2.2.4 Đệ xuật cải tiện nâng cao hiện quả quy trinh tảm ũng 21

CHƯƠNG 3: THIBT KBL HỆ THốNG 26

3.1 Thiệt kệ chũc năng 26 3.2 Thiệt kệ giao diện quy trinh tảm ũng 30 3.3 Kệt quả đảt đũơc 37 KẾT LUẬN 44

trìnhnghiệp vu)

2 BPMN Business Process Model and Notation (Ký pháp

mô hình hó a quy trình nghiệp vu)

Business Process Management) trong việc đảnh giải vảt nâng cao hiệu qua quan lý quy

trình tam ứng tải Nhât Cucfng Software

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bang 1.1 Mô tả chi tiết cảc ký- pháp Bizagi 7

Bang 2.1 Mô tả chi tiết các bước thực hiến quy trình tạm ưng 14

Bảng 2.2 Nguon lực vả thớ gian thực hiến 18

Bảng 3.1 Các bước trong quy trình tạm ưng 30

λ DANH MUC SƠ ĐÔ Sớ đo 2.1 Sớ đo bô mảy tO chức 10

Sớ đO 3.1 Sớ đO phân rả chưc năng 26

Sớ đo 3.2 Sớ đo ngữ: cảnh 27

DANH MUC HINH VE

•

Hinh 1.1 Vong đời BPM [1] 3

Hinh 1.2 Mô hinh đánh giá hiệu quả quy trinh 5

Hinh 2.1 Quy trinh tám ưng mô hinh hó a bang Bizagi Modeler 15

Hinh 2.2 Level 1 Process Validation 15

Hinh 2.3 Level 2 Time Analysis 16

Hinh 2.4 Level 3 Resource Analysis 16

Hinh 2.5 Level 4 Calendar Analysis 16

Hinh 2.6 Quy trinh tám ưng hiện tái 16

Hinh 2.7 Chi tiệt ca lám việc sáng 18

Hinh 2.8 Chi tiệt ca lám việc chiêu 19

Hinh 2.9 Chi tiệt vệ nhân sự vá lich lám việc 19

Hinh 2.10 Chi tiệt vệ thời gián đời vá thực hiện cá c công việc 19

Hinh 2.11 Chi tiệt vệ chi phi thực hiện 20

Hinh 2.12 Kệt quá mô phóng đánh giá thời gian thực hiện quy trinh hiện tái 20

Hinh 2.13 Kệt quá đánhgiá thời gian thực hiệnquy trinh hiện tái 20

Hinh 2.14 Quy trinh saukhi cái tiện 21

Hinh 2.15 Kệt quá đánhgiá thời gian thực hiệnquy trinh sau khi cái tiện 22

Hinh 2.16 Kệt quá đánhgiá hiện suất lám việc 22

Hinh 2.17 Biệu đồ đánhgiá hiện suất lám việc của nguồn lực 22

Hinh 2.18 Báng hiện suất lám việc của các nguồn lực 23

Hinh 2.19 Kệt quá mô phó ng thực hiện quy trinh tám ựng 24

Hinh 2.20 Biệu đồ hiện suất lám việc 24

Hinh 2.21 Hiện suất lám việc cua các tác nhân tham gia váoquy trinh 25

Hinh 3.1 Quy trinh tám ựng sau khi cá i tiện 31

Phu luc 1 Mấu Đệ nghi tám ung

Business Process Management) trong việc đảnh giải vảt nâng cao hiệu qua quan lý quy trình tam ứng tải Nhât Cucfng Software

LCiI MỞ ĐÂU

Hiện nay, các doanh nghiệp ngày càng có quy mô lơn, hoạt: động ợ nhiều lĩnh

vực khác nhau, nên việc nhận thư'c được tầm quan trọng cua việc xây dưng và quàn lýquy trình ngày cang cầp thiệt Việc ứng dụng công nghệ vào kinh doanh hiện nàý đàkhông còn xa lạ đội với Việt: Nàm, nhưng làm thệ nào đệ co thệ cành tranh vợi càc độithụ trong và ngoài nước lài đàng là vần đệ nong cụa càc doanh nghiệpr Chình vì điệụ do

mà co rầt nhiều gi à i phàp được sinh rà đệ hộ trợ quàn ly càc quy trình nghi ệ pɔ vụ, điện

hình nhầt là giài phàp quàn ly quy trình nghiệp vụ (Business Process Management BPM) Giài phàp quản ly quy trình nghiệtɔ vụ BPM giúp cho càc doanh nghiệp mô hìnhhoa và đợn giàn hoa quy trình, dần đện việc quàn lý càc quy trình ngày càng dệ dànghợn Giụp già tăng lợi ìch vô hình và hữu hình cho doanh nghiệp

-Kệ toán mua hàng và càc khoản phài thụ, đăc biệt: là công nợ tạm ưng là mộttrong càc khoàn mục kế toàn quan trọng cua doanh nghiệpɔ, chình vì vầy đầý là càc khoànmục nhày càm, de bi chiệm dụng và gian lần, hoăc cô tình bi làm sai lệch càc bụt toàn

Vì vậy tàc giả chon đệ tài: “ứ*ng dung giảiiphảp Quản ly quy trình nghiệp vụ (BPM —

Business Process Management) trong việc đảnh giải vả nâng cao hiệu quả quản lỷ quy trình tạm ưng tại Nhật Cưởng Software”.

Muc đích của đề tà i nha m:

- Tìm hiệu vệ quàn lý quy trình nghiệp vụ BPM, ngôn ngữ: mô hình hoa quytrình nghiệp vụ BPMN

- Đành già và cải tiến quy trình tàm ưng tài doanh nghiệp

CHƯƠNG 2: XÂY DƯN G VA CA I TIE N QUY TRÌNH NGHIỆP VU

Chương 2, thứ nhât la Giơi thiệụ đơn vi thức tạp, thít" hai la tống quan vệ quy trình tam ứng tại công ty va mô hình hoa quy trình tam ứng tai Nhât Cứơng Software, thứ' ba là đanh gia hiệu qua va đệ xuất ca/ tiến nâng cao htệt-t qua quy trì nh.

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ BÀI TOÁN

1.1 TỔng quan về quản lý quy trinh nghiệp vụ BPM

1.1.1 Khải i niệm

Mọi tổ chức như cơ quan chính phủ, tổ chức phi lợi nhuận hay doanhnghiệp phải quản lý nhiều quy trình, đe việc điều phối tô chưc hoạt đông cuadoanh nghiệp đi vao quy cu, trở nên chuyên nghiệp hơn Ví dụ điển hình của cácquy trình như: Quy trình tuyển dụng nhân sư, quy trình giai quyết sư cô, quy trìnhtam ưng, Quy trình gi up thống nhất cách thú:c va thứ tự lam việc cua doanhnghiệp, giúp các công việc dược diễn ra nhip nhanh, tranh gian đoạn, giup nhânviên xác định rõ các công việc cần lam va thức tư thực hiện, phấn công lao đông

ro ràng, cai thiện sư hài lo ng cu a khách hang, tăng lợi thệ canh tranh, Chình vìvậy quy trình nghiệp vu đóng vai tro vô cung quan trọng tai cac cơ quan, tô chư:chiện nay

Theo Marlon Dumas và công sư [1]

“Quy trình nghiệp vụ lảt một tập hợp các sứ kiện, hoạt động và các điểm quyết định liện qụản đến nhau vả liện qụản đến một số tác nhân và đối tứợng, điềụ đó dẫn đến kết quả có giá trị cho khách hàng vả doanh nghiệp ”

Mỗi sản phẩm, dịch vụ của một doanh nghiệp, tổ chức là kết quả của mộtloạt các hoạt động sản xuất, quản lý các quy trình kinh doanh Các quy trình kinhdoanh là mục tiệu và cũng là công cụ để tổ chức các hoạt động trong doanhnghiệp và cải thiện mối quan hệ giữa chúng nhằm tạo ra những quy trình kinhdoanh hiệu qua, thống nhất Thông qua việc quản lý các quy trình nghiệp vu cóthể giup giảm chi phí quản lý, cải thiện sự hài lòng của khách hàng và chiếmlĩnh thị trường bằng các lợi thế cạnh tranh và gia tăng lợi nhuận

Theo Marlon Dumas và công sư [1]

“Quản lỷ' quy trình nghiệp vụ- BPM là các phứơngpháp, kỹ thuật và công

cụ để khám phá, phân tích, thiết kế lại, thực hiện các qụỷ trình kinh doảnh đơn

lẻ nhằm cả! thiện hiệu suất của tộ chức vả nâng cao châu lứơng sản phâm và dieh vụ ”

BPM như môt công nghệ thuc đấy hợp tac giữa công nghệ thông tin(CNTT) và người dùng nhằm xây dựng các ứng dụng có khả năng tích hợp conngười, quy trình và thông tin trong tổ chức hoặc doanh nghiệp Môt sô công nghệ

hô trợ như: Workflow, ECM (Quản tri nôi dung doanh nghiệp), EAI (True tìchhợp doanh nghiệp), ERP, CRM, BPR (Tai cơ cấu quy trình nghiệp vu), Mộtgiải pháp BPM hoàn thiện sẽ là sự tổng hợp và mở rộng của tất cả các kỹ thuật

và công nghệ trên để tao nên một mô hình duy nhất

Cac lơi ìch ma BPM mang lai cho doanh nghiệp theo Infochief: [2]

Business Process Management) trong việc đảnh giá vải nâng cao hiệu quả quản lỷ quy trình tảm ứng tải Nhât Cucfng Software

“ - Mô hinh hóa các quy trình nghiệp vụ được thực hiện trên giấy tờ thành

các quy trình điện tử Giảm thiểu các bước thủ công, hạn chế sai lầmđồng thời nâng cao tính hiệu quả và năng suất lao động

- BPM hỗ trợ mô hình xử lý trên - xuống và dưới - lên

- Đưa ra được các đánh giá về thời gian và chi phí, nguồn lực của quytrình Trên cơ sở đó, đưa ra các phương pháp nhằm tối ưu hóa quytrình.”

Chính vì thê mà BPM từ lâu luồn đóng một vai trò cốt lõi và la nền tảnggiúp điều hành và quản lý doanh nghiệp một cách hiệu quả và nhịp nhàng hơn

Bước 2: Mô hìn h hò a quy trình.

Trạng thái hiện tại của từng quy trình có liên quan được ghi lại, thường

ở dạng một hoặc một số mô hình quy trình

Bước 3 Phân tích quy trình.

Trong giai đoạn này, các vấn đề liên quan đến quy trình tương tự đượcxác định, ghi lại Đầu ra của giai đoạn này là một tập hợp các vấn đề có cấutrúc Những vấn đề này thường được ưu tiên về mặt tác động của chúng, và đồikhi cũng về mặt nỗ lực ước tính cần có để giải quyết chúng

Bước 4: Thiết kế lại quy trình (còn gọi là cải tiến quy trình).

Mục tiêu của giai đoạn này là xác định các thay đổi đối với quy trình sẽgiúp giải quyết các vấn đề được xác định trong giai đoạn trước và cho phép tổchức đáp ứng các mục tiêu hiệu suất của nó Nhiều tùy chọn thay đổi được phântích và so sánh về các biện pháp hiệu suất được chọn Điều này đòi hỏi quátrình thiết kế lại và phân tích quy trình đi đôi với nhau: Khi các tùy chọn thayđổi mới được đề xuất, chúng được phân tích bằng các kỹ thuật phân tích quytrình Cuối cùng dẫn đến một quy trình được thiết kế lại Đầu ra của giai đoạnnày thường là một mô hình quy trình tương tự, làm cơ sở cho giai đoạn tiếptheo

Bước 5: Thực thi quy trình

Trong giai đoạn này, những thay đổi cần thiết để chuyển từ quy trìnhhiện tai sang quy trình tương lai được chuẩn bị và thực hiện Quá trình thựchiện bao gồm hai khía cạnh: quản lý thay đổi tổ chức và tự động hóa quy trình.Quản lý thay đổi tổ chức đề cập đến tập hợp các hoạt động Được yêu cầu thayđổi cách làm việc của tất cả những người tham gia vào quá trình Mặt khác, quátrình tự động hóa đề cập đến việc phát triển và triển khai các hệ thống CNTT(hoặc các phiên bản nâng cao của các hệ thống CNTT hiện có) hỗ trợ quy trình

Bước 6: Quy trình giám sát và kiểm soát.

Khi quy trình được thiết kế lại đang chạy, dữ liệu liện quan được thuthập và phân tích để xác định quy trình thực hiện tốt như thế nào đối với cácbiện pháp thực hiện và mục tiêu hiệu suất của nó

^ Kết luận: Vòng đời BPM giúp hiểu rõ hơn vai trò va tâm quan trọng của

công nghệ trong quan lý quy trình nghiệpɔ vu Công nghệ nói chung, và đặcbiệt là Công nghệ thông tin (CNTT) là công cụ chính để cải thiện quy trìnhkinh doanh

1.2 Caii tiến quy trình

Tai Nhât Bản triết lý Kaizen có lịch sử hơn 50 năm và công ty đầu tiên ápdụng Kaizen là Toyota Trong tiêng Nhât, Kaizen được ghép bơi tư “kai” có nghìa

la thay đô i va tư “zen” có nghìa la tôt hơn, gộp lai la “thay đôi để tôt hơn” hoăc

“cai tiện liên tục” Việc áp dụng cải tiện liên tục mang tâm quan trong vô cunglơn vơi cac doanh nghiệpɔ, nó giup tăng cương chât lương san phâm, quy trình,nâng cao sự hai long của khach hang va nâng cao hiệu qua, năng suât va lơi nhuân

Business Process Management) trong việc đảnh giá vải nâng cao hiệu quả quản lỷ quy trình tảm ứng tải Nhât Cucfng Software

PDCA trong việc xây dựng và quản ly hê thống các quy trinh tại công ty, để nângcao hiện quà cua quy trinh, tự' đo giúp cho việc vận hành công ty dê dàng và hiệnquà hơn

Theo WIL M.P VANDER AALST [3]

Trong quá trình khai thác, cài tiên mô hình đề cập đến vấn đề: Đựà rà mộtnhật ký sự kiện L không phù hợp với mô hình của hệ thống S, sựà đô i S thành S’,sao cho L phú hơp với S', tốt hơn là phù hợp với S

Hinh 1.2 Mô hinh đành già hiện quà quy trinh

Co hai loài khai thàc chinh, đựợc biệt đện nhiệu nhật là: phảit hiện quy trình

(process discovery) vả kiếm tra sứ phù hợp (conformance checking).

- Process discovery (pháit hiện quy trɪnh): phàt hiện quy trình nhằm tim hiệu

một mô hình quy trình từ nhật ký sự kiện, mô tả hệ thống nhự nó thực sự đãxảy ra Hai thách thức chính tồn tại trong qúá trình khám phá: đầú tiện, ngựời

ta muốn tìm hiểu một mô hình dễ hiểu, nắm bắt hành vi thực tế Thứ hai, môhình nên có một giải thích chi tiệt càc bựớc phú hợp

- Conformance checking (kiệm tra sư phu hợp): kiểm tra sự phù hợp nghiên

cứu sự khác biệt giữa một mô hình quy trình và thực tế

Co hai loài kiểm tra sự phú hợp:

+ Đầu tiên, mô hình có thể đựợc so sánh với một bản ghi Việc kiểm tra

sự phù hợp nhật ký nhự vậy có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc về hành vithực tế của một tổ chức, bằng cách làm nổi bật quà trinh nào sai lệch khỏi

mô hình và nơi xảy ra sai lệch mô hình

+ Thứ hai, mô hình có thể đựợc so sánh với một mô hình của hệ thống(chỉ khi một mô hình nhự vậy có sẵn)

φ Kiểm tra sự phù hợp của mô hình có thể đựợc sử dụng để xác minh rằng

mô hình quy trình phù hợp với thiết kế đựợc thực hiện trựớc đó

Cải tiến quy trinh nằm giữa phát hiện quy trinh và kiểm tra sư phù họp và no

nằm ọ bưọ'c 4 Thiệt kể lái của quy trinh (Còn gọi là cài tiện quy trinh) của vòng

đời BPM, không giống như phát hiện quy trinh và kiểm tra sự phù họp, phươngpháp cải tiện quy trinh dựa trên dự liệu để phân tich hiện suất lám việc, điểmquyệt đinh vá dự đoan nhằm mục đich đánh giá quy trinh hiện tái, từ đo đưà rà

đề xuất cái tiện quy trình vá so sánh quy trinh mọi được cái tiện so vọi trưoc khicài tiện

1.3 Ngôn ngũ* mô hinh hoa quy trinh nghiệp vụ BPMN

Môt SOI khái i niệm

Mô hinh hoa lá phưong pháp nghiên cim càc đối mọng trong thể gio`i thựcbằng cá ch mô tà chùng thánh nhưng mô hinh phù họp [4]

Mô hinh hoa quy trinh nghiệp vụ (Business Process Modeling) trong hệthống lá cà hoạt: đống nhằm biểu diện dmư dàng mô hinh càc quy trinh nghiệp

vụ cùa mốt doanh nghiệp để tư đo phân tich vá cái tiện nhưng quy trinh nghiệp

vụ [4]

Ngôn ngũ: mô hinh hoá quy trinh nghiệp vụ BPMN việt tắt cùa BusinessProcess Model and Notation hay con đưọc goi lá tập hợp các ký pháp và mô hìnhhóa quy trình nghiệp vụ [4] Đặc điểm nối bất cùa BPMN là hmrng đển ngườilám quy trinh nghiệp vụ dưa trên ky pháp đà đưọc chuấn hoa, dể doc, dể hiểu

trinh Do đo BPMN đưọc xem như là công cụ chuấn để nối kểt giưa việc phântich quy trinh nghiệp vụ vá cái đằt BPMN đưọc quàn ly bọ OMG (ObjectManagement Group) Trên thể giói, BPMN đà đưọc chấp nhấn rống rài vá trọ'thánh tiêu chuấn phố biển nhất để mô hinh hoa quy trinh nghiệp vụ

Trong số nhưng công cụ hố trọ mô hinh hoa bằng BPMN, tác giá sử dụngphần mềm Bizagi Modeler và Bizagi Studio do nhiều tiện ich phụ họp vọi để tài

BPMN co 6 nhom ký hiện chinh được mô tà ọ bàng sau:

Task: lá tưng việc nhò, gộp các viếc nhỏ lái sẽ thánh

Gátẽwáýs: Khi đi qụá cổng này luộ ng đi cụ a hệ thộng

sẽ bị tháý đổi tùy váo các điếu kiện khác nhau

Bang 1.1 Mô tá chi tiết các ký pháp Bizagi

KE T LUẬN CHƯƠNG 1

Chương 1 đã trình bày tổng quan các khái niệm về quản lý- quy trinh nghiệp vụBPM vã cãi tiến quy trinh, ngôn ngữ: mô hinh hoa quy trình nghiệp vụ BPMN Tư'chương 1, tác già cO thể dề dàng tiền hành các bươc mô hinh hOa và đành già quy trinh

ơ chương 2.

Business Process Management) trong việc đảnh giá vải nâng cao hiệu quả quản lỷ quy trình tảm ứng tải Nhât Cucfng Software

CHƯƠNG 2: XÂY DƯNG VA CAI TIEN QUY TRINH NGHIÊP VU

2.1 Giói thiệu về đơn vi thực tập

2.1.1 Sự hìn h thà nh và phát triền

Tên công ty: Công ty TNHH Giả i pháp phần mềm Nhật Cường

Tên tiề ng Anh: Nhat Cuong Software

chương láo đôn g hạng III.

“Nhat Cuong Software có tiền thân từ một Trung tâm CNTT của Công tyThường mại và Dịch vụ Kỹ thuật Nhật Cường (Nhat Cuong Mobile) từ năm

2011 Đe đát đườc nhưng thánh tựu vời nhưng sán phầm giúp nâng caonhưng tiện ich đôi vời cuôc sông cuá người dân, Nhật: Cường Software vời

đội ngú nhân sư 500 nhân viên đườc đáo tạo bái bán, trái qua nhiệu dư án

co

quy mô lon vá đô phưc táp cao, so' hưu nhiệu chưng chi công nghệ uy tinluôn lá sư đám báo thánh công cho các dư án má Nhật: Cường Softwaretriện

2.1.2 Bô máy tô chức

2.1.3 Các sán phẩm, dịch vụ vá giái pháp, hê thông quy trɪnh cụa Nhât

Sá n phẩ m

- Sán phẩm phục vụ khôi cơ qụán, nhá nứơc nhứ: Dich vụ công trực

tuyến, Phan mềm quản lý- Iio sơ sực khỏ!e, Phan mềm lựụ trụ, Đăng ký

hô chiều trực tuyền, Phan mềm quản lý- giả.o dục,

- Sán phẩm khôi doanh nghiêp: Phan mềm ERP, ÉTng dụng văn phỏng

diều tự EOFFICE

- Dịch vụ: Thiềt kề & phảt triền cả c hề thô ng Web

- Giái pháp: Giải phảp thương mại diền tủ, Tích hơp hề thông, Trung

tâm

dự liều, Bảo mật: & an toản thông tin

- Hê thông quy trɪnh: Cỏ! 41 quy trính, 20 qụý dinh ơ tật cả cảc phỏng

ban/ dự ản trong công ty

Business Process Management) trong việc đảnh giá vải nâng cao hiệu quả quản lỷ quy trình tám ứng tải Nhât Cucfng Software

2.1.4 Nhưng thuận lợi và khói khăn cua Nhật Cương Software

Thuận lọ'i: Hiện nay, công ty đã và đang xây dưng hê thống quy trinh, quy

đinh (41 quy trinh, 20 quy định) theo chuân quôc tê như ISO 9001:2015 (hệthông quản ly chât lượng), ISO/IEC 27001:2013 (hệ thông quản ly an ninhthông tin), cac hệ thông nay đêu được đanh giã và kiêm soat theo định kybơi tô chú:c quôc tê (Tuv Nord- Đức)

Khói khăn: Thiêu nguôn nhân lực Kho khăn khi ap dụng quy trinh mới

vao

công ty

2.2 Toi ng quan về quy trìn h tàm ưng tài Nhật Cưọrng Software vài mô

hóia quy trình tàm ưng tài Nhật Cườmg Software

2.2.1 Toi ng quan về quy trìn h tàm ưng tài Nhật Cương Software

cac tô ch ÚC, doanh nghiêp hiên nay

Kề toà n:

Theo Quố! c hôi (2015)

“Kệ toản let công việc ghi chép, thu thâp, xứ lỷ, kiếm tra, phân tỉch vả

hang và công nợ phai tra, theo doi công nợ tạm ưng tai công ty Nhât CươngSoftware

Cac tinh năng chung cua Kê toán mua hang va công nợ phai tra:

- Theo dõi và quản lý hoa đợn mua hàng: “Hoa đợn mua hang, hoa đợnnhâp khâu, hoa đợn chi phí mua hang, hoa đợn xuât hàng tra lai nha

Khoải n tạm ưng:

Theo Quoi c hôi (2015)

“Khoản tảm ứmg let khoản tiện hoặc vât tứ do công tỷ giao cho cả nhân, phong ban nhân tảm ứmg để thức hiện nhiệm vụ sản xuât, kinh doanh hoặc giải quyệt môt công việc nào đo đả đứơc phê duyệt." [6]

Tại các doanh nghiệp hiện nay việc quản ly thanh toán cá c khoản tạm ưngvẫn còn nhiêu thiếu sót như:

- Việc quản lý các khoản tạm ứng đôi lúc chưạ được coi trọng đúng mức.tâm lý coi các khoản tạm ứng là khoản chó mượn dẫn tới tình trạng nhiềukhi số tiền tạm ứng không sát vo`i thực tệ

- Môt sô doanh nghiệpr chưạ thực hiện tách rời giữa tạm ứng và thanh toánlàm doanh số thu chi tiền mặt tăng một cách giả tạo các bút toán khôngphản ánh đúng bản chất thực tế sử dụng các khoản tạm ứng [7]

Tại Nhẫt Cường Software đá ban hạnh quy trình tạm ưng đệ quan lý cạckhoan tạm ứng Điện hình cạc khoạn tạm ứng tại công ty hiện nạy như: tạm ưng

đi công tác tạm ứng phục vụ cho cạc hoạt: đông kinh tệ cua công ty tạm ưngphục vụ cho mục đích cạ nhẫn như tạm ưng lưong, Nhưng hiện nay công tychưạ có hệ thống tạm ưng vẫn cón thực hiện trên giẫy to` file excel vì vẫy việcquản ly hồ sơ, sổ sách tôn nhiệu tại nguyên vạ rụi ro cao

Đệ nâng cao trạch nhiệm cua ngươi quạn ly khoạn tạm ưng và cụạ ngươinhẫn tạm ưng hạn chế hệt mư'c sô tại sạn bi thẫt thoạt tạc giạ đã tiện hạnh đạnhgiạ quy trình tạm ưng hiện tại cua Công ty Nhẫt Cương Software cại tiến quytrình vạ xây dựng hệ thông tạm ưng đệ việc thanh toạn tạm ứng minh bạch rórạng hơn

2.2.2 Mô hɪnh hoa quy trình tạim ưng tại Nhât Cương Software

Muc đích: Thống nhất trình tự cạ ch thức trạ ch nhiệm cụ a cạ c cạ nhân có

liên quan trong việc thanh toạn các khoạn tiện tạm ưng được chi cho cạc hoạt độngcua Công ty

Chi tiết cạc bước thực hiện Quy trính tạim ứng tại Công ty Nhât Cương Software:

STT Nôi dung Mô tả chi tiết Ngươi thực hiện

1 Bưo' c 1: Yíu cầu tạm

ứng Câ nhđn có nhu cầu tạm ưng lầpphiếu tạm ứng theo mẫu, đạm bạo

kíkhại đầy đủ cạc thông tin, thời hạnthanh toân tạm ưng dự kiến, chi tiệt,

rò rạng

Câ nhđn cò nhucầu tạm ứng

2 Bước 2: Xạc nhđn mục

đích tạm ưng

Trưởng phòng/dư ân xạc nhần mụcđích tạm ưng

• Đối với trường hợp mụcđích

tạm ứng lă đúng đắn, hợp lýthì ký xâc nhận vằ Đề nghịtạm ứng

• Đối với câc trường hợp mụcđích chưạ rõ răng/ khônghợp

lý thì yíu cầu người lập Đềnghị tạm ứng lập lại phiếu/

hủy bỏĐối với câc đề nghị tạm ứng gửi quamail thì Cân bộ quản lý trực tiếp xâc

Trương phò ng/

đủ câc thông tin vă đúng theòyệu cầu cần tạm ứng

• Không đồng ý: Đối với câc đềnghị không đầy đủ thông tin/

không rõ răng mục đích tạmứng

Đối với đề nghị tạm ứng qua email,

Ban Giạm Đô c

4 Bước 4: Kiểm tra, xâc

nhận tính họp lệ vă

lm`o`ng

dần hoạn thạnh chưng tư

• Kiểm trạ đảm bảò Đề nghị tạmứng chính xâc, đầy đủ thôngtin,

kinh tế, thiếu thông tin, tẩy xôảthì P.TCKT yếu cầu người đềnghị làm lại đề nghị tạm ứng.

Thực hiện lại từ bước 3.1Hướng dẫn hoàn thành chứng từ đảm

bảó người tạm ứng hiểu rõ các thủ tục

cần có khi thực hiện quá trình hoàn

thực chi thi thu quy thưchiến

chi tiến

• Số tiền tảm ưng lon hớn sôtiền thực chi thì Thu quy thulải sô tiền thưa

• Số tiền tảm ưng bằng sô tiếnthực chi thi lưu hô sớ và kết

Phóng Tải chinh

kế toản

7 Bước 9: Lưu hô sớ Thưc hiến lưu trữ: hô sớ theạ quy

Bang 2.1 Mô tả chi tiết các bước thực hiện quy trinh tạm ưng

Quy trinh tạm ưng hiện tại cua công ty đảng đước xây dựng bằng ưng dụng

Microsoft ViSio, đế đảnh giả hiếu quạ quy trinh vả giụp các tác nhân tham gia vảo quytrinh có thể dế dảng dạc hiếu, tảc giả mô hinh hóa quy trình bằng Bizagi Modeler

Business Process Management) trong việc đảnh giá vải nâng cao hiệu quả quản lỷ quy

trình tảm ứng tải Nhât Cucfng Software

Hinh 2.1 Quy trinh tạm ưng mô hinh hó a bằng Bizagi Modeler

Hiện nay có rât nhiêu hinh thức đanh giạ hiệu quạ quy trinh, VI dụ như đanh giáđịnh kỳ- theo hiện quạ hoạt đông quy trinh vạ đanh giạ bằng cạc phần niệm Qua timhiểu, tác giả thấy việc sứ dụng phần mệm đệ đạnh giạ có hiện quạ cao vạ nhanh chónghơn chinh vi vậy trong bại khóa luân đạ sư dụng phần mệm Bizagi Modeler vạ tinhnằng Simulation View giup ngứơi dung mô phỏng quy trinh dứa vạo 3 yệu tô lạ: Tạinguyên (Resource), thơi gian (Time), chi phi (Cost) Dứa vạo 3 yệu tô trện đệ đíinh giạhiện quạ quy trinh hiện tại đệ xuất cại tiện nâng cao hiện quạ quy trinh Đệ sứ dụngSimulation View trứớc tiên vẽ quy trinh phại dung vơi quy tăc chung cua BizagiModeler

Simulation View có 4 mức đô Các cấp độ không phụ thuộc lẫn nhạu ngứơi dung

có thể bắt đầu ở bất kỳ cấp độ nào theo mục đích sứ dụng [8]

Level 1: Process Validation

Cấp độ mô phỏng đầu tiện và cơ bản nhất để đánh giá cấu trúc củạ sơ đồquy trình

Hinh 2.2 Level 1 Process ValidationMức độ này yêu cầu phân chia tỷ lệ phần trằm ứớc tính ở các Gateway(Probability) và yêu cầu giá trị của bộ đếm kích hoạt trong Start Event (Maxarrival count)

Level 2: Time Analysis

Cấp độ mô phỏng thứ hai để đo thời gian thực hiện các hoạt động từ đầuđến cuối

1 P nocess Validation 2 TimeAnaIysis 3 Resource Analysis 4 CaIerdarAraIysis

Hinh 2.3 Level 2 Time AnalysisWait time: xác định khoảng cách thời gian thực hiện của hoạt động nàyvới hoạt động sau

Processing time: thời gian thực hiện các hoạt động

Level 3: Resource Analysis

Xác định các nguồn lực, chi phí thực hiện cac hoạt đỏng

1 Process Validation 2 TimeAnaIysis 3 ResourceAnaIysis } 4 CaIerdarAraIysis

Hinh 2.4 Level 3 Resource Analysis

Level 4: Calendar Analysis

Xác định các hoạt động được thực hiện theo ca, lịch ngày hoặc tuần

1 PnocessValidation 2 TimeAnaIysis 3 ResourceAnaIysis 4 CaIendarAnaIys - S

Hinh 2.5 Level 4 Calendar Analysis

Hinh 2.6 Quy trinh tạm ưng hiện tai

STT Tên hoàt đồn

g

Nguồn lực

Loài • hoàt đồn g

Thơi gian thực hiện/xà c suất Thời gian

2 Xác nhận mụcđích tạm ứng và

phê duyệt:

Trương phóng/ dưạn

2 Phê duyệt: Ban Giạm Đố c Gateway Có 90%

6 Xạ c nhân thựcchi

ngạyHĐ

7 Thanh toạn hoàn

4 Thanh toạn hoàn

Mô ta chi tiết nguồn lực và thời gian thực hiện

Tạm ung > thực chi25%

HĐ8 Thực hiện thu

tục chi tiên

ngàyHĐ9 Thực hiện thu

tục thu tiên

ngàyHĐ10 Lựu hồ sờ Phòng Tài chình

Ca chiêu: bắt đầu từ 1:30 chiêu đến 5:30 chiêu

Hình 2.7 Chi tiệt ca làm việc sàng

Business Process Management) trong việc đảnh giá vải nâng cao hiệu quả quản lỷ quy trình tảm ứng tải Nhât Cucfng Software

Hinh 2.8 Chi tiết ca làm việc chiều

Hinh 2.9 Chi tiết vế nhân sư và Iich làm việc

Hinh 2.10 Chi tiết vế thời giàn đợi và thực hiện cà c công việc