QUẢN TRI HỘI HỌP Xây dựng các giai đoạn cho một cuộc họp LỜI MỞ ĐẦU Theo một nghiên cứu gần đây, trung bình mỗi năm các doanh nghiệp trên thế giới chi hơn 20 tỷ USD cho việc quảng bá sản phẩm và 15 tỷ USD vào hoạt động tổ chức các sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, lễ động thổ, lễ khánh thành Như vậy chúng ta cũng đủ thấy rõ tầm quan trọng của việc tổ chức sự kiện đối với sự phát triển của các doanh nghiệp. Theo kết quả nghiên cứu độc lập gần đây của Công ty FTA dựa trên phỏng vấn trực tiếp 70 “đại gia” (như Pepsi, Unilever, Tiger/Heineken, Gillette, Kodak, Philips Moris, Nestlé, Dutch Lady, SonyEricsson, Honda, Microsoft, Vinamilk, Thiên Long, Kinh Đô…), ngành PR/event ở Việt Nam đang tăng trưởng nhanh, ước tính 30% với hơn 20 công ty chuyên về PR/event và hàng trăm công ty quảng cáo làm “kèm”. 66% các công ty tự làm và 77% công ty thuê làm các hoạt động PR/event. Vậy là mảnh đất dành cho các công ty chuyên tổ chức sự kiện đang rất rộng mở. Nắm bắt cơ hội này, chúng tôi - những con người thích sự sáng tạo, nhiệt huyết và được đào tạo chuyên nghiệp, đã thành lập Fly Group với mục tiêu cung cấp cho khách hàng những sản phẩm độc đáo hài lòng khách hàng. Với kinh nghiệm tổ chức thành công các chương trình đánh giá, tổng kết kết hợp khen thưởng cho nhân viên BIDV, Toyota, chúng tôi đã được Tổng công ty Toyota lựa chọn tổ chức sự kiện “Chương trình tổng kết đánh giá 15 năm hoạt động của Tổng công ty Toyota Việt Nam” từ ngày 08/08/2010 đến ngày 11/08/2010. 1 QUẢN TRI HỘI HỌP GIAI ĐOẠN 1 : TÌM HIỂU KHÁCH HÀNG 1. Đặc điểm cá nhân: Toyota Motor Corporation là một công ty đa quốc gia có trụ sở tại Nhật Bản, và là một trong những nhà sản xuất ô tô lớn nhất thế giới. Về mặt công nhận quốc tế, hãng Toyota là nhà sản xuất xe hơi duy nhất có mặt trong nhóm top 10 xếp hạng công nhận tên BrandZ. Công ty Toyota Việt Nam (viết tắt là TMV) hiện nay có tổng cộng 16 đại lý phân phối từ bắc vào nam.  Đây là một công ty lớn, có danh tiếng, thương hiệu lâu năm trên thị trường vì vậy việc tổ chức lễ tổng kết đánh giá hoạt động kinh doanh của công ty cần long trọng, quy mô lớn, không gian rộng rãi. hơn nữa sản xuất ôtô là ngành kỹ thuật, công việc mang tính chất kỹ thuật cao, tập trung lớn nên trong buổi lễ tổng kết công ty chúng tôi kết hợp tổ chức cho nhân viên được đi du lịch, nghỉ ngơi giải trí ở nơi gần gũi với thiên nhiên. Do đó công ty chúng tôi quyết định chọn địa điểm tổ chức lễ tổng kết tại Hạ Long - một trong những kỳ quan thiên nhiên của thế giới. Những người tham dự lễ tổng kết đánh giá này bao gồm ban giám đốc công ty Toyota Việt Nam, các đại diện cấp cao của các đại lý phân phối của Toyota trên cả 3 miền Bắc, Trung, Nam, những nhân viên xuất sắc có nhiều đóng góp cho sự phát triển của công ty. Làm việc tại Toyota, nhân viên không những phải nắm vững kiến thức kỹ thuật theo tiêu chuẩn quốc tế mà còn cần phải tuân thủ phong cách làm việc tiêu chuẩn của Toyota như tác phong chuyên nghiệp, cẩn trọng, an toàn, nhanh chóng và tin cậy. Đồng thời khuyến khích tính sáng tạo cá nhân và đề cao tinh thần làm việc tập thể. Trong tương lai, Toyota Việt Nam sẽ tiếp tục chú trọng phát triển 2 QUẢN TRI HỘI HỌP nguồn nhân lực - một yếu tố quan trọng trong sự phát triển của công ty nhằm cung cấp những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất cho xã hội Việt Nam .  Đây đều là những khách hàng cao cấp, khả năng thanh toán lớn do đó yêu cầu đối với các dịch vụ dành cho họ cũng phải đạt tiêu chuẩn chất lượng cao, họ yêu cầu rất khắt khe về sản phẩm dịch vụ. Vì vậy công ty chúng tôi lựa chọn 1 khách sạn 4 sao ở Hạ Long là khách sạn Hạ Long Dream với đầy đủ tiện nghi, trang thiết bị có thể đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Ngay từ khi mới thành lập (5-9-1995), Toyota Việt Nam đã luôn chú trọng tới việc phát triển một cách toàn diện trên các mục tiêu: Thành công trong kinh doanh, Bảo vệ Môi trường, và Phát triển Cộng đồng. Trên các phương diện đó, Toyota Việt Nam đã đạt được nhiều thành công đáng kể. TMV đã luôn giữ vững vị trí dẫn đầu trên thị trường ô tô Việt Nam kể từ ngày đầu thành lập và đã có nhiều đóng góp lớn cho sự phát triển của ngành công nghiệp ô tô Việt Nam . Về phương diện bảo vệ môi trường, TMV là nhà sản xuất ô tô đầu tiên tại Việt Nam thực hiện và được nhận chứng chỉ ISO 14001. Trên phương diện đóng góp xã hội, TMV đã rất nỗ lực thực hiện các hoạt động đóng góp xã hội [link sang CSR] trong các lĩnh vực đào tạo phát triển nguồn nhân lực, kinh tế xã hội, văn hoá, và thể thao. 2. Đặc điểm các cuộc họp trước đây: 12-7-1006, Công ty Toyota Láng Hạ đã long trọng tổ chức lễ kỷ niệm 10 năm thành lập (1996-2006) tại trụ sở công ty 103 Láng Hạ, Hà Nội. Tham dự buổi lễ có các khách mời là các quan chức của một số cơ quan chính phủ, đại diện công ty Toyota Việt Nam, các đối tác tin cậy và khách hàng lâu năm của công ty. +Ưu điểm của buổi họp là: tổ chức báo cáo thành công những thành tựu mà công ty đã đạt được trong suốt 10 năm qua, nêu được những hạn chế cần khắc phục 3 QUẢN TRI HỘI HỌP và phương hướng hoạt động trong tương lai. Nhìn chung là công ty đã đạt được mục đích của lễ tổ chức đã để ra. Thêm vào đó, nhân dịp kỷ niệm 10 năm hoạt động, Công ty đã tiến hành tổ chức chương trình khuyến mãi “Toyota Láng Hạ - Vì sự an toàn của bạn” cho các khách hàng trong suốt tháng 7/2007. Điều này thu hút một lượng lớn khách hàng tham gia, đồng thời cũng tạo cơ hội để Toyota khuếch trương hình ảnh công ty. + Nhược điểm: không gian tổ chứ nhỏ hẹp, tại trụ sở công ty. Lễ tổ chức chỉ mang tính chất tổng kết, thông báo, quảng bá thương hiệu công ty cho mọi người trong công ty cũng như cho khách hàng mà chưa có những chương trình nhằm khích lệ tinh thần của nhân viên của công ty. Vì vậy trong lần kỉ niệm 15 năm thành lập công ty Toyota này, công ty chúng tôi lựa chọn sẽ tổ chức ở một không gian mở, thoáng đãng, đồng thời kết hợp cho nhân viên trong công ty và khách mời được đi du lịch, nghỉ ngơi thư giãn. Điều này góp phần rất lớn vào việc tạo động lực thúc đẩy nhân viên nâng cao hiệu quả làm việc, giữ chân đựơc các khách hàng trung thành, thu hút thêm các khách hàng mới. 3. Đặc điểm về chính sách: Toyota Việt Nam đặc biệt coi trọng vấn đề phát triển nguồn nhân lực bởi những ý tưởng sản phẩm mới của công ty chủ yếu là do chính những nhân viên làm việc trong công ty nghĩ ra. Vì vậy hàng năm thường tổ chức các cuộc thi: HỘI THI TAY NGHỀ KỸ THUẬT VIÊN TOYOTA, HỘI THI TAY NGHỀ KỸ THUẬT VIÊN TOYOTA CHÂU Á, thêm vào đó phương châm của công ty là đề cao tinh thần làm việc tập thể, do đó công ty sẵn sàng chi trả một khoản đáng kể cho lễ tổng kết đánh giá, giúp nhân viên trong công ty được thư giãn thoải mái, tăng hiệu quả chất lượng làm việc trong tương lai. 4 QUẢN TRI HỘI HỌP GIAI ĐOẠN 2: XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH 1. Mục đích của khách hàng:  Khách hàng là người ký hợp đồng với công ty (Ban lãnh đạo của tổng công ty TOYOTA Việt Nam) - Làm thế nào để các thành viên tham gia hiểu được quá trình phát triển của tổng công ty trong 15 năm qua và những chính sách, quy chế khen thưởng và những phương hướng hoạt động kinh doanh trong 5 năm tới của tổng công ty. - Tạo điều kiện cho các đại diện các chi nhánh có thời gian nghỉ ngơi, giao lưu với nhau. - Tạo hưng phấn, khuyến khích được tinh thần làm việc của các chi nhánh sau sự kiện này. - Là một dịp tạo danh tiếng, quảng bá thương hiệu của tổng công ty.  Khách hàng là các thành viên tham gia sự kiện (đại diện các chi nhánh ở các tỉnh thành phố trong cả nước) - Hiểu và nắm được những nội dung của các cuộc họp: kết quả kinh doanh, các chính sách, phương hướng, … và tháo gỡ được những thắc mắc của mình - Là dịp để gặp gỡ, giao lưu với các chi nhánh khác và với ban lãnh đạo tổng công ty, đồng thời là cơ hội học hỏi kinh nghiệm quản lý, bán hàng, … - Là dịp để nghỉ ngơi, thư giãn, thưởng thức vẻ đẹp tại điểm đến 2. Mục đích của nhà cung cấp - Thu được nhiều lợi nhuận, khách hàng sử dụng nhiều dịch vụ của mình. 5 QUẢN TRI HỘI HỌP - Tạo được ấn tượng tốt với khách hàng, mở rộng danh tiếng thương hiệu 3. Mục đích của công ty tổ chức - Sử dụng hiệu quả các nguồn lực của công ty. - Đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng, cố gắng để khách hàng đạt được mục đích của mình. - Cơ hội quảng bá thương hiệu - Cơ hội nâng cao kinh nghiệm, kiến thức trong việc tổ chức sự kiện - Có thế đánh giá được nguồn lực, khả năng của công ty mình GIAI ĐOẠN 3: LẬP NGÂN SÁCH Lập Ngân sách cho cuộc họp: “ Kỷ niệm 15 năm hoạt động của tổng công ty TOYOTA Việt Nam (1995-2010) và chiến lược cho những năm tiếp theo” 1.Cơ sở để lập ngân sách cho cuộc họp  Nội dung cuộc họp: kỷ niệm 10 năm thành lập công ty TOYOTA Việt Namvà chiến lược trong những năm tiếp theo.  Địa điểm của cuộc họp : Tại một khu resort cao cấp tại Hạ Long  Thời gian của cuộc họp : kéo dài trong vòng 4 ngày (8-8/11-8/2010).  Đối tượng khách hàng :Là một tổng công ty lớn tại Việt Nam.  Kiểu hình của cuộc họp :Hội họp + Tiệc + Dịch vụ giải trí. Cụ thể : Bản ngân sách cho cuộc họp được xây dựng trên sự hợp tác của các nhà cung ứng. 6 QUẢN TRI HỘI HỌP Giá cả của các sản phẩm hay các dịch vụ mà công ty mua từ nhà cung ứng là giá tại thời điểm hiện tại ( được tính vào tháng 10/2008) Về phần chi phí trong bảng ngân sách sẽ chia làm 2 loại để có thể điều chỉnh kịp thời khi xảy ra sự cố :Chi phí cố định & chi phí biến đổi . Số lượng của các sản phẩm mua cũng sẽ được kê khai một cách chính xác để có thể đưa ra mức giá bán theo cả gói cụ thể . Do kế hoạch tổ chức của công ty vào năm 2010 nên phần trăm (%) trượt giá của các sản phẩm sẽ được tính chung theo các số liệu kinh tế dự đoán như chỉ số lạm pháp của các năm (2009 là 9,5%, năm 2010 là 10%).Vì do hầu hết các sản phẩm được sử dụng trong buổi Meeting đều là nằm trong giỏ hàng hóa cơ bản. Tiền trượt giá = (Chi phí*(1+0.095))*0.1 Tổng Chi phí cho năm 2010 = Tổng chi phí năm 2008 + Tiền trượt giá. Ta có bảng cụ thể như sau : GIAI ĐOẠN 4 : LẬP KẾ HOẠCH CHƯƠNG TRÌNH 7 QUẢN TRI HỘI HỌP Đây là giai đoạn liệt kê các công việc phải thực hiện khi tổ chức sự kiện cho tổng công ty Toyota. Các công việc phải thực hiện được chia làm ba loại: trước, trong và sau sự kiện. 1. Trước sự kiện - Xác nhận lại số lượng và các yêu cầu của khách hàng - Liên hệ nhà cung ứng bao gồm: công ty vận chuyển, nơi tổ chức sự kiện (khách sạn, nhà hàng, phòng họp, các địa điểm vui chơi giải trí có liên quan). Từ đó, xây dựng danh sách các nhà cung ứng và các mức giá cụ thể và lựa chọn địa điểm cụ thể. - Lên kế hoạch chi tiết các hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện. - Gửi bản kế hoạch chi tiết các hoạt động và giá (ngân sách) cho khách hàng. Sau khi điều chỉnh phù hợp với yêu cầu công ty Toyota, nhóm sẽ gọi điện thoại xác nhận đặt chỗ với các nhà cung ứng. -Phân công công việc cho các thành viên trong công ty đảm nhận: việc liên hệ với các nhà cung ứng; đi cùng với thành viên công ty Toyota; kiểm tra việc chuẩn bị đón tiếp của nhà cung ứng trước khi phục vụ thành viên công ty Toyota và đưa ra thời hạn hoàn thành công việc. -Trước sự kiện một tuần, các nhân viên phụ trách đặt chỗ gọi điện thoại xác nhận thêm lần nữa với các nhà cung ứng để đảm bảo lịch trình không bị thay đổi bất ngờ. 8 QUẢN TRI HỘI HỌP 2. Trong sự kiện Dưới đây là lịch trình cho sự kiện 4 ngày 3 đêm tại Hạ Long, công ty dự định tổ chức cho Tổng công ty Toyota: Ngày 1 : - Buổi sáng 8h : Đón khách tại khách sạn Kim Liên - Hà Nội xuất phát đi Hạ Long. - 12h check- in vào khách sạn - 12h 30 : tổ chức ăn trưa cho khách tại khách sạn - 14h-18h : tổ chức họp đánh giá tổng kết - 19h-22h : Tổ chức tiệc buffet Ngày 2 - 7h-8h : ăn sáng tại nhà hàng Hà Nội - 8h- 12h : Họp khen thưởng và đề ra phương hướng hoạt động kinh doanh - 12h-13h : ăn trưa - 13h-18h : thời gian tự do cho khách - 18h-23h : tiệc ngoài trời Ngày 3 - 7h-7h30 : ăn sáng tại khách sạn - 8h- 14h : tham quan vịnh hạ long (ăn trưa trên tàu) - 14h30-18h : thời gian tự do - 18h- 19h 30 : ăn tối tại khách sạn -19h30-22h : đi tuần châu Ngày 4 - 7h-8h : ăn sáng tại khách sạn - 9h: check -out khách sạn, xuất phát về Hà Nội - 12h về Hà Nội 9 QUẢN TRI HỘI HỌP 3. Sau sự kiện: - Thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ với khách hàng - Thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ với các nhà cung cấp - Gửi phiếu thăm dò ý kiến của khách hàng về chương trình vừa qua - Gửi thư cảm ơn đến khách hàng - Họp và đánh giá nội bộ công ty, các nhà cung cấp đã sử dụng về: ưu điểm, thiếu sót, tồn tại và các điều chỉnh. 10 [...]... thưởng cho công ty dành cho việc khen thưởng § Hoa tặng § Bằng khen và quà tặng Chuẩn bị cho trang trí trong cuộc họp § Hoa trang trí Banner ,phông cho nội dung chương trình Meeting Diễn biến trong cuộc họp § Giám sát cuộc họp § Các phương án dự phòng khi xảy ra trường hợp bất thường § Quản lý cuộc họp Diễn biến sau cuộc họp § Các chương trình nghỉ ngơi thư giãn cho các quan khách Thuê tàu cho du...QUẢN TRI HỘI HỌP GIAI ĐOẠN 5 : CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ Ngày 1: Buổi họp tổng kết báo cáo của tổng công ty toyota Việt Nam trong 15 năm hoạt động(1995-2010) Thời gian 14h-14h30 Nội Dung Đón tiếp đại biểu Địa điểm Sảnh 14h30-14h40 14h40-14h55 phòng họp Giới thiệu đại biểu tham dự Phòng họp Phát biểu khai mạc Tổng giám Phòng họp 14h55-15h10 Ghi chú đốc Công ty Toyota Việt Nam Chiếu video về hệ thống... (người/suất) § Một bữa tiệc 13 buffet(người/suất) Lập kế hoạch cho cuộc 14 họp 15 Xây dựng chương trình nghị sự cho cuộc 23 Những điều còn thiếu xót Những điều có thể làm tốt hơn QUẢN TRI HỘI HỌP 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 họp Chuẩn bị mọi tài liệu cho cuộc họp § In ấn tài liệu (các văn bản phát biểu +giới thiệu về công ty) § Thuyết trình viên cho công ty Chuẩn bị hoa... công ty Toyota là gì Như trên đã nói, công ty Fly của chúng ta sẽ nhận tổ chức toàn bộ các hoạt động từ A đến Z cho công ty Toyota, và chúng ta sẽ thuê toàn bộ các dịch vụ tại khách sạn Hạ Long Dream, khách sạn sẽ cung cấp các dịch vụ dưới sự quản lý và giám sát của chúng ta Còn công ty Toyota sẽ sử dụng các dịch vụ và chỉ phải giúp chúng ta trong việc phân chia khách vào phòng một cách hợp lý Giai đoạn. .. HỘI HỌP Lời mở đầu 1 Giai đoạn 1 2 Giai đoạn 2 5 Giai đoạn 3 6 Giai đoạn 4 7 Giai đoạn 5 11 Giai đoạn 6 13 Giai đoạn 7 16 Giai đoạn 8 17 Giai đoạn 9 20 Phiếu trưng cầu ý kiến khách hàng 21 Phiếu đánh giá tiến độ thực hiện công việc 23 26 ... quyết các vấn đề còn lại với nhà cung ứng - Đánh giá kết quả công việc A Trước cuộc họp Diễn - Kiểm tra các trang thiết bị tiện nghi mà Nhóm 3 người : biến khách sạn cung cấp cho cuộc họp xem đã đầy đủ Hằng trong và đảm bảo chất lượng chưa cuộc họp chính nhóm), - Chào đón và ổn định vị trí chỗ ngồi cho Hường các đại biểu tham dự B Trong cuộc họp - Cung cấp các giấy tờ, tài liệu cần thiết cho cuộc họp. .. phòng họp Thảo luận & thông qua dự thảo Phòng họp 11h50-12h phương hướng Tổng kết cuộc họp Sảnh Bánh & coffee Phòng họp GIAI ĐOẠN 6 : VỊ TRÍ TỔ CHỨC Vì cuộc họp này không chỉ đơn thuần là cuộc họp giải quyết công việc của ban lãnh đạo mà còn kết hợp với các chương trình nghỉ ngơi thư giãn cho nên 12 QUẢN TRI HỘI HỌP chúng ta sẽ chọn thành phố Hạ Long làm vị trí tổ chức để có thể thuận tiện cho các hoạt... JSC Các đồng nghiệp thân mến ! 22 QUẢN TRI HỘI HỌP Trong thời gian vừa qua chúng ta đã cùng nhau thực hiện tổ chức một cuộc Meeting dành cho quý khách hàng của chúng ta là tổng công ty TOYOTA VIỆT NAM .Cuộc Meeting đã diễn ra khá tốt đẹp và thành công Để nhằm thu thập kinh nghiệm cũng như cách thức tổ chức của chúng ta ngày một chuyên nghiệp hơn.Đề nghị các bạn đồng nghiệp đánh giá tiến độ thực hiện công. .. Phòng họp đại lý của công ty trên toàn quốc trong 15 năm qua Báo cáo kết quả hoạt động của công Phòng họp Có slide ty trong 15 năm qua của phó tổng GĐ và 15h40-16h10 công ty Nghỉ giải lao liệu Bánh & 16h10-16h40 phòng họp Báo cáo tài chính trong 15 năm của Phòng họp coffe Có tài 16h40-17h10 giám đốc kinh doanh Báo cáo về các chương trình chia sẻ Phòng họp liệu Có slide cộng đồng của công ty, các hoạt... các hoạt động vui chơi: + Tham quan vịnh Hạ Long : Động Thiên Cung, Hang Sửng Sốt, Bãi Cháy + Vui chơi tại Đảo tuần Châu GIAI ĐOẠN 8 : QUẢN LÝ DIỄN BIẾN CUỘC HỌP Để quản lý diễn biến cuộc họp tốt trước hết chúng ta cần phải xác định rõ trong quá trình tổ chức các hoạt động cho công ty Toyota thì về phía công ty chúng 16 QUẢN TRI HỘI HỌP ta cần phải làm những gì, cũng như nhiệm vụ của khách sạn và công