CV-1331.signed

Administrator Typewriter Nguyễn Hoàng Sa HỆ THỐNG QUẢN LÝ DƯỢC QUỐC GIA TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG DÀNH CHO SỞ Y TẾ Hà Nội, 04/2020 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống Dược Quốc gia 2 NỘI DUNG I Giới[.]

HỆ THỐNG QUẢN LÝ DƯỢC QUỐC GIA TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG DÀNH CHO SỞ Y TẾ

Hà Nội, 04/2020

III Giới thiệu các chức năng

1 Các chức năng trong phân hệ Quản lý đơn thuốc

2 Các chức năng trong phân hệ Quản lý hóa đơn

3 Các chức năng trong phân hệ Quản lý kho

4 Các chức năng trong phân hệ Cơ sở SXKD dược

5 Các chức năng trong phân hệ Quản lý Báo cáo thống kê

6 Các chức năng trong phân hệ Tài khoản kết nối cơ sở

7 Các chức năng trong phân hệ thông báo

8 Các chức năng trong phân hệ Quản trị - Người dùng

IV Hướng dẫn sử dụng các chức năng

1 Trang chủ

1.1 Đăng nhập

1.2 Quản lý tài khoản người dùng

2 Quản lý đơn thuốc

2.1 Mục đích, ý nghĩa

2.2 Các biểu tượng/ nút

2.3 Các bước thực hiện

2.3.1 Tìm kiếm đơn thuốc

2.3.2 Xem chi tiết đơn thuốc

3.3.1 Tìm kiếm đơn thuốc

3.3.2 Xem chi tiết hóa đơn

4 Cơ sở SXKD dược

4.1 Mục đích, ý nghĩa

4.2 Các biểu tượng/ nút

4.3 Các bước thực hiện

4.3.1 Tìm kiếm đơn thuốc

4.3.2 Xem chi tiết cơ sở sản xuất và kinh doanh thuốc

4.3.3 Gửi thông báo cho cơ sở

5 Phân hệ Quản lý kho

5.1 Mục đích, ý nghĩa

5.2 Các biểu tượng/ nút

5.3 Các bước thực hiện

5.4 Nhập kho

8.3.1 Tìm kiếm

8.3.2 Xem chi tiết thông báo

8.3.3 Xóa thông báo

8.3.4 Thêm mới Thông báo

9.3.2 Tạo mới người dùng

9.3.3 Sửa tài khoản

9.3.4 Đổi mật khẩu

9.3.5 Unlock tài khoản

9.3.6 Xóa tài khoản

I Giới thiệu

1 Mục đích và ý nghĩa của tài liệu

Tài liệu này được xây dựng nhằm hướng dẫn người dùng hiểu và sử dụng được phần mềm hệ thống Dược Quốc gia

2 Phạm vi ứng dụng

- Tài liệu áp dụng cho hệ thống Dược Quốc gia với các chức năng:

- Quản lý đơn thuốc

- Quản lý hóa đơn

- Quản lý xuất, nhập, tồn kho, truy xuất

- Quản lý thông báo

- Cơ sở SXKD dược

- Báo cáo thống kê

- Tài khoản kết nối cơ sở

Thuật ngữ Định nghĩa Ghi chú

SXKD Sản xuất kinh doanh

II Tổng quan về sản phẩm

1 Mục tiêu của sản phẩm: hệ thống thực hiện tổng hợp các phiếu nhập trả, hóa đơn bán hàng, đơn thuốc được liên thống từ các tủ trạm y tế, quầy thuốc, nhà thuốc, doanh nghiệp bán buôn thuốc, đồng thời quản lý danh mục thuốc đã chuẩn hóa và chưa chuẩn hóa, đưa ra được những thống kê báo cáo theo thời gian tùy chọn

2 Tầm quan trọng và lý do sử dụng phần mềm: Việc truy cập và khai thác thông tin được bảo mật tùy theo vai trò, nhiệm vụ của từngđơn vị, đảm bảo phục vụ công cộng nhưng vẫn an toàn về các thông tin cần bảo mật

3 Mục đích xây dựng chương trình ở giai đoạn này là:

- Quản lý đơn thuốc

- Quản lý hóa đơn

- Quản lý xuất, nhập, tồn kho, truy xuất

- Quản lý thông báo

- Cơ sở SXKD dược

- Báo cáo thống kê

- Tài khoản kết nối cơ sở

- Quản trị - người dùng

III Giới thiệu các chức năng

1 Các chức năng trong phân hệ Quản lý đơn thuốc

STT Chức năng Mô tả Đối tượng sử dụng

Tìm kiếm Tìm kiếm đơn thuốc theo thời gian, địa bàn,

loại đơn thuốc,…

Sở y tế

Xem chi tiết đơn

2 Các chức năng trong phân hệ Quản lý hóa đơn

Xem chi tiết đơn

thuốc Xem thông tin chi tiết hóa đơn

Sở y tế

3 Các chức năng trong phân hệ Quản lý kho

STT Chức năng Mô tả Đối tượng sử dụng

1 Tìm kiếm phiếu nhập Tìm kiếm phiếu nhập kho theo địa bàn, loại

hình nhà thuốc, loại phiếu nhập,…

Sở y tế

2 Xem chi tiết phiếu

nhập

Xem thông tin chi tiết phiếu nhập Sở y tế

3 Xuất exel phiếu nhập Xuất exel danh sách phiếu nhập Sở y tế

4 Tìm kiếm phiếu xuất Tìm kiếm phiếu nhập kho theo địa bàn, loại

hình nhà thuốc, loại phiếu nhập,…

Sở y tế

5 Xem chi tiết phiếu

xuất

Xem thông tin chi tiết phiếu nhập Sở y tế

6 Xuất exel phiếu xuất Xuất exel danh sách phiếu nhập Sở y tế

7 Xem tồn kho theo

thời gian, địa bàn, cơ

sở kinh doanh dược,

thuốc,…

Xem tồn kho theo địa phương, theo cơ sở, theo các điều kiện tìm kiếm: thời gian, địa bàn,…

Sở y tế

8 Xuất exel tồn kho Xuất exel tồn kho theo địa phương, theo cơ sở Sở y tế

9 Truy xuất Truy xuất theo thuốc, thời gian, địa bàn,… Sở y tế

10 Xuất exel truy xuất

thuốc

Xuất danh sách truy xuất theo thuốc, thời gian, địa bàn,

Sở y tế

11 Xem chi tiết truy

xuất Xem thông tin chi tiết phiếu truy xuất thuốc

Sở y tế

4 Các chức năng trong phân hệ Cơ sở SXKD dược

STT Chức năng Mô tả Đối tượng sử dụng

1 Tìm kiếm Tìm kiếm Cơ sở SXKD dược theo địa bàn,

5 Các chức năng trong phân hệ Quản lý Báo cáo thống kê

STT Chức năng Mô tả Đối tượng sử dụng

1 Xem báo cáo xuất Xem báo cáo xuất nhập tồn theo thời gian, địa Sở y tế

STT Chức năng Mô tả Đối tượng sử dụng

nhập tồn theo địa

bàn

bàn, thuốc,…

2 Xuất exel Xuất exel báo cáo xuất nhập tồn theo địa bàn Sở y tế

3 Xuất pdf Xuất pdf báo cáo xuất nhập tồn theo địa bàn Sở y tế

4 Xem báo cáo xuất

nhập tồn theo cơ sở

Xem báo cáo xuất nhập tồn theo thời gian, cơ

sở, thuốc,…

Sở y tế

5 Xuất exel Xuất exel báo cáo xuất nhập tồn theo cơ sở Sở y tế

6 Xuất pdf Xuất pdf báo cáo xuất nhập tồn theo cơ sở Sở y tế

7 Xem báo cáo hạn

Xuất exel báo cáo hạn dùng thuốc Sở y tế

9 Xem báo cáo tỉ lệ

liên thông theo địa

bàn

Xem báo cáo tỉ lệ liên thông theo địa bàn, thời gian,…

Sở y tế

10 Xuất exel Xuất exel báo cáo tỉ lệ liên thông theo địa bàn Sở y tế

11 Xuất pdf Xuất pdf báo cáo tỉ lệ liên thông theo địa bàn Sở y tế

12 Xem báo cáo tỉ lệ

liên thông theo cơ sở

Xem báo cáo tỉ lệ liên thông theo cơ sở, thời gian,…

Sở y tế

13 Xuất exel Xuất exel báo cáo tỉ lệ liên thông theo cơ sở Sở y tế

14 Xuất pdf Xuất pdf báo cáo tỉ lệ liên thông theo cơ sở Sở y tế

15 Xem báo cáo chi tiết

khách hàng

Xem báo cáo khách mua thuốc theo thời gian, thuốc, số lô,…

Sở y tế

16 Xuất exel Xuất exel danh sách khách mua thuốc theo

thời gian, thuốc, số lô,…

Sở y tế

6 Các chức năng trong phân hệ Tài khoản kết nối cơ sở

STT Chức năng Mô tả Đối tượng sử dụng

1 Thêm mới cơ sở Thêm mới cơ sở kết nối liên thông Sở y tế

2 Sửa thông tin Sửa thông cơ sở kết nối liên thông Sở y tế

4 Thêm mới từ excel Thêm mới thông tin cơ sở kết nối liên thông

từ excel

Sở y tế

5 Xuấ file Xuất file danh sách cơ sở kết nối liên thông Sở y tế

6 Đổi mật khẩu Đổi mật khẩu cho cơ sở kết nối liên thông Sở y tế

7 Các chức năng trong phân hệ thông báo

STT Chức năng Mô tả Đối tượng sử dụng

8 Các chức năng trong phân hệ Quản trị - Người dùng

STT Chức năng Mô tả Đối tượng sử dụng

STT Chức năng Mô tả Đối tượng sử dụng

5 Đổi mật khẩu Đổi mật khẩu tài khoản người dùng Sở y tế

IV.Hướng dẫn sử dụng các chức năng

1 Trang chủ

1.1 Đăng nhập

Bước 1: Truy cập vào đường link đã được cung cấp bởi quản trị viên

Bước 2: Nhập đầy đủ tên người dùng/ email, mật khẩu đã được cấp bởi quản trị viên chọn “Đăng nhập” để truy cập vào hệ thống

Hình 1: Màn hình đăng nhập

1.2 Quản lý tài khoản người dùng

1.2.2 Đổi mật khẩu

Điều kiện: Đã đăng nhập thành công vào hệ thống Dược Quốc gia

Bước 1: Nhấp vào tên tài khoản, avatar tại góc trên bên phải màn hình

Bước 2: Chọn “Đổi mật khẩu”

Hình 2: Quản lý tài khoản người dùng

Bước 3: Nhâp mật khẩu hiện tại, mật khẩu mới, mật khẩu mới (nhập lại) vào hộp thoại “Đổi mật khẩu”

Bước 1: Nhấp vào tên tài khoản, avatar tại góc trên bên phải màn hình

Bước 2: Chọn “Đăng xuất”

2.3.Các bước thực hiện

Bước 1: Đăng nhập thành công vào hệ thống

Bước 2: Vào màn hình Quản lý đơn thuốc

Hình 5: Quản lý đơn thuốc

Màn hình danh sách đơn thuốc mặc định hiển thị thông tin năm hiện tại, và của tất cả cơ sở khám chữa bệnh và tất cả loại đơn thuốc

2.3.1 Tìm kiếm đơn thuốc

Tại màn hình Quản lý đơn thuốc, nhập điều kiện tìm kiếm như: kỳ thống kê, quận /huyện, cơ sở khám chữa bệnh …

Hình 6: Màn hình danh sách đơn thuốc

2.3.2 Xem chi tiết đơn thuốc

Bước 1: Để xem chi tiết đơn thuốc, người dùng kích chọn chức năng ‘Chi tiết’ trong cột Thao tác

Hình 7: Xem chi tiết đơn thuốc

Bước 2: Hiển thị hộp thoại ‘Chi tiết đơn thuốc’ gồm thông tin đơn thuốc, danh sách thuốc được

kê trong đơn, danh sách hóa đơn đã bán theo đơn thuốc

Hình 8: Chi tiết đơn thuốc

2.3.3 Xuất exel

Bước 1: Để xuất exel danh sách đơn thuốc, người dùng nhập thông tin tổng hợp kích biểu tượng

và chọn điều kiện xuất

Hình 9: Xuất exel danh sách đơn thuốc

Bước 2: Xuất exel danh sách thỏa mãn điều kiện tìm kiếm và tùy chọn xuất

3 Quản lý hóa đơn

3.1 Mục đích, ý nghĩa

Quản lý các hóa đơn được liên thông từ các cơ sở kinh doanh dược toàn bộ các huyện thành trên toàn tỉnh

3.2 Các biểu tượng/ nút

3.3 Các bước thực hiện

Bước 1: Đăng nhập thành công vào hệ thống

Bước 2: Vào màn hình Quản lý hóa đơn

Hình 10: Quản lý hóa đơn

Màn hình danh sách hóa đơn mặc định hiển thị thông tin tháng hiện tại, và của tất cả cơ sở kinh doanh dược và tất cả loại hình nhà thuốc, tất cả hóa đơn bán/không bán theo đơn

3.3.1 Tìm kiếm đơn thuốc

Tại màn hình Quản lý hóa đơn, nhập điều kiện tìm kiếm như: kỳ thống kê, quận huyện…, cơ sở kinh doanh dược,bán theo đơn…

Hình 11: Màn hình danh sách hóa đơn

3.3.2 Xem chi tiết hóa đơn

Bước 1: Để xem chi tiết hóa đơn người dùng kích chọn chức năng ‘Chi tiết’ trong cột Thao tác

Hình 12: Xem chi tiết hóa đơn

Bước 2: Hiển thị hộp thoại ‘Chi tiết hóa đơn’ gồm thông tin hóa đơn, thông tin thuốc

Hình 13: Chi tiết hóa đơn

3 Đóng màn hình thông tin chi tiết

4.3 Các bước thực hiện

Bước 1: Đăng nhập thành công vào hệ thống

Bước 2: Vào màn hình Cơ sở SXKD dược

Hình 14: Xem danh sách cơ sở sản xuất kinh doanh dược

Màn hình danh sách Cơ sở SXKD dược mặc định hiển thị thông tin là tháng hiện tại của tất cả loại hình kinh doanh thuốc trên toàn tỉnh/thành phố

4.3.1 Tìm kiếm đơn thuốc

Tại màn hình Cơ sở SXKD dược , nhập điều kiện tìm kiếm như: quận huyện, loại hình nhà thuốc,

Hình 15: Màn hình danh sách cơ sở

4.3.2 Xem chi tiết cơ sở sản xuất và kinh doanh dược

Bước 1: Để xem chi tiết, người dùng kích chọn chức năng ‘Chi tiết’ trong cột Thao tác

Hình 16: Xem chi tiết hóa đơn

Bước 2: Hiển thị hộp thoại ‘Chi tiết hóa đơn’ gồm thông tin cơ sở kinh doanh dược, thông tin chi tiết và biểu đồ thống kê liên thông

Hình 17: Thông tin chi tiết hóa đơn

4.3.3 Gửi thông báo cho cơ sở

Tại màn hình ‘Cơ sở SXKD dược ’, Cục Quản lý Dược có thể thông báo nhanh cho cơ sở đang xem thông tin chi tiết

Bước 1: Đăng nhập thành công vào màn hình Cơ sở SXKD dược trong menu

Bước 2: Chọn xem ‘Chi tiết’ thông tin cơ sở kinh doanh thuốc

Bước 3: Kích vào biểu tượng

Hình 18: Gửi thông báo cho cơ sở

Bước 4: Hiển thị hộp thoại ‘Gửi thông báo cho cơ sở kinh doanh thuốc’ Nhập thông tin cho thông báo:

- Ngày gửi

- Tiêu đề

- Nội dung

Hình 19: Màn hình nhập nội dung thông báo

Bước 5: Kích nút để gửi thông báo cho cơ sở kinh doanh thuốc thành công

5 Phân hệ Quản lý kho

5.1.Mục đích, ý nghĩa

Quản lý, thống kê phiếu nhập, phiếu xuất, tồn kho, truy xuất của thuốc liên thông theo các cơ sở kinh doanh dược

5.2 Các biểu tượng/ nút

STT Biểu tượng Mô tả

5.3 Các bước thực hiện

Hiển thị thông tin kho.Để vào màn hình Quản lý kho, các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Đăng nhập thành công vào hệ thống

Bước 2: Nhấp vào menu Quản lý kho tại tab bar phía bên trái màn hình

5.4 Nhập kho

5.4.1 Mục đích, ý nghĩa

Thống kê tất cả các thông tin phiếu nhập từ nhà cung cấp, khách trả, nhập tồn được liên thông lên

hệ thống Dược Quốc gia theo thời gian, loại hình nhà thuốc, Cơ sở kinh doanh dược, loại phiếu trên địa bàn tỉnh

5.4.2 Các bước thực hiện

Bước 1: Đăng nhập thành công vào hệ thống Dược Quốc gia

Bước 2: Nhấp vào menu Quản lý kho tại thanh menu bên trái màn hình, chọn submenu “Nhập kho”

Hình 20: Nhập kho

Thông tin sẽ được mặc định lọc theo tất cả các quận /huyện trực thuộc sở y tế tỉnh thành của người dùng, tất cả cácloại phiếu nhập, tất cả các loại hình nhà thuốc, thời gian theo tháng hiện tại và của tất cả các cơ sở kinh doanh dược

5.4.2.1 Tìm kiếm

- Để tìm kiếmthông tin cùa 1 phiếu

Nhập mã phiếuvào ô Từ khóa ấn enter

- Để lọc theo tùy chọn:

Bước 1:

- Chọn loại phiếu nhập muốn thống kê

- Nhấp vào ô Kỳ thống kê để chọn loại thời gian người dùng muốn thống kê Nếu chọn kỳ thống

kê tùy chọn thì sau đó kích vào icon để chọn khoảng thời gian phù hợp

- Chọn loại hình nhà thuốc muốn thống kê

- Chọn cơ sở kinh doanh dược muốn thống thống kê

- Chọn quận huyện, xã phường muốn thống kê trực thuộc sở y tế tỉnh thành của người dùng

- Hoặc nhập mã phiếu nhập muốn tìm vào ô từ khóa

Bước 2: Kích vào icon để lọc tìm kiếm

Hình 21: Tìm kiếm phiếu nhập

5.4.2.2 Xem chi tiết phiếu nhập

Để xem chi tiết phiếu nhập, kích vào nút của phiếu nhập người dùng muốn xem trên cột “Thao tác”

Hình 22: Xem chi tiết phiếu nhập

Xuất hiện màn hình “Chi tiết phiếu nhập”, nếu muốn đóng màn hình lại, người dùng chọn nút

ở góc phải

5.4.2.3 Xuất file excel

Mục đích: Thống kê các phiếu nhập của các cơ sở kinh doanh dược

Bước 1: Kích vào nút

Bước 2: Chọn số bản ghi người dùng muốn xuất

Hình 23: Xuất file excel

Bước 1: Đăng nhập thành công vào hệ thống Dược Quốc gia

Bước 2: Nhấp vào menu Quản lý kho tại thanh menu bên trái màn hình, chọn submenu “Xuất kho”

Hình 24: Xuất kho

Thông tin sẽ được mặc định lọc theo tất cả các quận/huyện trực thuộc sở y tế tỉnh thành của người dùng , tất cả các loại phiếu xuất, tất cả các loại hình nhà thuốc, thời gian theo tháng hiện tại và của tất cả các cơ sở kinh doanh dược

5.5.2.1.Tìm kiếm

- Để tìm kiếm thông tin của 1 phiếu: Nhập mã phiếuvào ô Từ khóa ấn enter

- Để lọc theo tùy chọn:

Bước 1:

- Chọn loại phiếu xuất muốn thống kê

- Nhấp vào ô Kỳ thống kê để chọn loại thời gian người dùng muốn thống kê Nếu chọn kỳ thống

kê tùy chọn thì sau đó kích vào icon để chọn khoảng thời gian phù hợp

- Chọn loại hình nhà thuốc muốn thống kê

- Chọn cơ sở kinh doanh dược muốn thống thống kê

- Chọn quận huyện, xã phường muốn thống kê trực thuộc sở y tế tỉnh thành của người dùng

- Hoặc nhập mã phiếu xuất muốn tìm vào ô từ khóa

Bước 2: Kích vào icon để lọc tìm kiếm

Hình 25: Tìm kiếm phiếu xuất

5.5.2.2 Xem chi tiết phiếu

Để xem chi tiết phiếu xuất, kích vào nút của phiếu nhập người dùng muốn xem trên cột “Thao tác”

Hình 26: Xem chi tiết phiếu xuất

Xuất hiện màn hình “Chi tiết phiếu xuất”, nếu muốn đóng màn hình lại, người dùng chọn nút

ở góc phải

5.5.2.3 Xuất file excel

Mục đích: Thống kê các phiếu xuất của các cơ sở kinh doanh dược

Bước 1: Kích vào nút

Bước 2: Chọn số bản ghi người dùng muốn xuất

Hình 27: Xuất file excel

Bước 1: Đăng nhập thành công vào hệ thống Dược Quốc gia

Bước 2: Nhấp vào menu Quản lý kho tại thanh menu bên trái màn hình, chọn submenu “Tồn kho”

Hình 28: Tồn kho

Thông tin tồn kho được hiển thị theo 2 dạng

Theo địa phương của sở y tế

Hình 29: Tồn kho theo sở y tế

Theo cơ sở

Hình 30: Tồn kho theo cơ sở

Thông tin tồn kho sẽ được mặc định lọc theo tách lô và tất cả các quận/huyện trực thuộc sở y tế tỉnh thành của người dùng , tất cả cácloại cơ sởvà của tất cả các cơ sở kinh doanh dược

5.6.2.1 Tìm kiếm

- Để tồn kho của 1 thuốc

Nhập mã, tên, số đăng ký của thuốc muốn truy xuất vào ô Thuốc ấn enter, sau đó kích

Để lọc theo tùy chọn:

Bước 1:

- Chọn loại cơ sở muốn thống kê

- Chọn cơ sở kinh doanh dược muốn thống thống kê

- Chọn quận huyện, xã phường muốn thống kê trực thuộc sở y tế tỉnh thành của người dùng

- Hoặc nhập mã, tên, số đăng ký thuốc muốn tìm vào ô thuốc

- Hoặc nhập số lô thuốc vào ô số lô thuốc

Bước 2: Kich vào icon để lọc tìm kiếm

Hình 31: Tìm kiếm tồn kho

5.6.2.2 Xuất file excel

Mục đích: Thống kê các phiếu xuất của các cơ sở kinh doanh dược

Bước 1: Kích vào nút

Bước 2: Chọn số bản ghi người dùng muốn xuất

Hình 32: Xuất file excel