Hệ thống quản lý thu mua nông sản công ty TNHH lê hào

Hiểu được vấn đề trên, trong khuôn khổ bài tập lớn của mình với đề tài: “Hệ thống quản lý thu mua nông sản ở công ty TNHH Lê Hào”, chúng em đã tập trung rất nhiều vào khâu phân tích và t

Mục lục

Lời nói đầu……….…3

A Phân tích và thiết kế hệ thống……….4

I Khảo sát hệ thống

1 Giới thiệu về công ty

2 Thông tin liên quan đến hệ thống hiện tại

2.1 Yêu cầu của hệ thống

2.2 Hiện trạng hệ thống

2.2.1 Hiện trạng nhân lực của hệ thống

22.2 Hiện trạng trang thiết bị phục vụ cho hệ thống

2.3 Đánh giá của công ty về hiện trạng của hệ thống

2.4 Các dự định tương lai của công ty

1.1 Các giao dịch diễn ra trong hệ thống

1.1.1 Chức năng thu mua

1.1.2 Chức năng lập báo cáo

1.2 Biểu đồ phân rã chức năng

1.2.1 Biểu đồ

1.2.2 Đặc tả chức năng

1.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức vật lý

1.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức logic

1.4.1 Biểu đồ luồng dữ liệu logic mức 0 (Mức khung cảnh)

1.4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu logic mức 1 (Mức đỉnh)

1.4.3 Biểu đồ luồng dữ liệu logic mức 2 (Mức dưới đỉnh)

2 Thiết kế chi tiết

2.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

2.2 Thiết kế chương trình

B Nhận xét

C Phụ lục

I Phụ lục 1: Các mẫu biểu thu thập được

II Phụ lục 2: Tài liệu tham khảo

Danh sách các lược đồ và hình vẽ

Hình 1 Sơ đồ phân rã chức năng

Hình 2 Biều đồ luồng dữ liệu mức vật lý

Hình 3 Biểu đồ luồng dữ liệu logic mức 0 (Mức khung cảnh)

Hình 4 Biều đồ luồng dữ liệu logic mức 1 (Mức đỉnh)

Hình 5 Biểu đồ luồng dữ liệu logic mức 2 (Mức dưới đỉnh)

Hình 6 Sơ đồ thực thể liên kết

Hình 7 Sơ đồ quan hệ

Hình 8 Cấu trúc môđun tìm kiếm nhà cung cấp

Hình 9 Cấu trúc môđun cập nhật thông tin

Hình 10 Cấu trúc môdun lập báo cáo

Lời mở đầu

Ngày nay, công nghệ thông tin đã thâm nhập vào mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế, xã hội Việc áp dụng công nghệ thông tin đem lại hiệu quả to lớn, làm tăng năng suất lao động, giảm chi phí Một trong những ứng dụng của nó là các hệ thống tin quản lý Tuy nhiên, do mỗi doanh nghiệp, tổ chức lại có những đặc điểm khác nhau nên vấn đề mấu chốt là làm sao xây dựng được các hệ thống tin quản lý phù hợp với đặc thù của các tổ chức, doanh nghiệp đó Có như vậy, các hệ thống này mới phát huy tác dụng Để có thể làm được điều này thì khâu phân tích và thiết

kế phải đặc biệt được chú trọng Một quá trình phân tích và thiết kế tốt sẽ đem đến một sản phẩm tốt, đáp ứng được nhu cầu và ngược lại với một quá trình phân tích thiết kế tồi thì sẽ đưa ra một sản phẩm kém chất lượng và làm mất đi tính hiệu quả của việc áp dụng công nghệ thông tin vào công việc quản lý.

Hiểu được vấn đề trên, trong khuôn khổ bài tập lớn của mình với đề tài: “Hệ thống quản lý thu mua nông sản ở công ty TNHH Lê Hào”, chúng em đã tập trung rất nhiều vào khâu phân tích và thiết kế hệ thống nhằm xây dựng một hệ thống tốt, phù hợp và đáp ứng được nhu cầu rất cấp thiết của công ty.

Trong quá trình thực hiện đề tài, nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo và nhân viên công ty TNHH Lê Hào và thầy Đỗ Văn Uy đã tạo điều kiện giúp đỡ để chúng em hoàn thành đề tài của mình.

A Phân tích và thiết kế hệ thống

I Khảo sát hệ thống

1 Giới thiệu về công ty:

Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn Lê Hào

Tên giao dịch: LeHao Co.,Ltd

Trụ sở văn phòng: số 5 ngõ Phổ Giác-Văn Miếu-Quốc Tử Giám-Đống Đa-Hà Nội Điện thoại: 04.8436370

Mã số thuế: 0101054925

Tài khoản: 10002907 tại ngân hàng TMCP Quốc tế (VIB BANK)

Lĩnh vực kinh doanh: chuyên kinh doanh xuất khẩu nông lâm sản (Bao gồm cả ba khâu,

thu mua, sơ chế và xuất khẩu)

Công ty có một khu kho và xưởng sản xuất tại thị trấn Phùng-huyện Đan Phượng-Hà Tây(nằm trên trục quốc lộ 32, gần bến xe Phùng)

Quy mô của công ty :

+ Tổ chức hiện tại của công ty bao gồm :

- 1 Giám đốc

- 1 Phó giám đốc

- 2 Kế toán

- 1 Nhân viên kinh doanh : 1

- 8 nhân viên kho và khoảng hơn 20 công nhân chuyện sơ chế sản phẩm nông sảntrước khi xuất khẩu (Số lượng này có thể thay đổi theo mùa vụ)

2 Thông tin liên quan tới hệ thống hiện tại:

2.1 Yêu cầu của hệ thống:

- Quản lý các giao dịch thu mua nguyên liệu

- Lập được các báo cáo về tình hình thu mua, thông tin về các nhà cung cấp và một sốbáo cáo khác khi cần thiết

2.2 Hiện trạng hệ thống:

2.2.1 Hiện trạng nhân lực của hệ thống:

- 1 Phó giám đốc phụ trách giao dịch với nhà cung cấp Phó giám đốc có nhiệm vụ lànắm giá cả, nắm các đầu mối thu mua và đưa ra quyết định mua

- 1 thủ kho và 1 nhân viên kho chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng hang và nhậphàng, thông báo về cho kế toán

- 1 kế toán nhận thông tin từ kho và xử lý thông tin

2.2.2 Hiện trạng trang thiết bị phục vụ cho hệ thống:

- 2 máy tính có nối mạng Internet

- 1 máy fax, 1 máy điện thoại, 1 máy in

2.2.3 Hiện trạng về công cụ phần mềm ứng dụng trong hệ thống:

- Hiện công ty đang sử dụng các bảng tính Excel để lưu trữ và xử lý thông tin

2.3 Đánh giá của công ty về hiện trạng của hệ thống:

+ Về nhân lực: thiếu, cụ thể

- 1 kế toán kho có khả năng sử dụng máy tính

- Các nhân viên của công ty phụ trách các vùng nguyên liệu lớn

+ Về trang thiết bị:

- Ở văn phòng công ty thì thế là đủ nhưng muốn trang bị thêm ở kho hàng củacông ty.

+ Về phần mềm hỗ trợ:

- Hiệu quả sử dụng chỉ ở mức trung bình, đặc biệt bất cập khi hiện nay số lượngthông tin đang ngày càng lớn Việc sử dụng bảng tính Excel để lưu trữ và xử lýthông tin rất khó khăn trong việc cập nhật và dễ gây nhầm lẫn Khó có điều kiệncho phép áp dụng nhiều các kỹ thuật hỗ trợ cho công tác quản lý, ví dụ như tìmkiếm thông tin, lập báo cáo…

2.4 Các dự định tương lai của công ty trong việc phát triển hệ thống:

- Tự phát triển một số vùng nguyên liệu của riêng mình

- Trang bị máy tính có nối mạng Internet, máy fax và tuyển thêm một kế toán kho cókhả năng sử dụng máy tính để phục vụ công tác nhập dữ liệu trong kho (Hiện nay trongkho mọi giấy tờ, sổ sách, giao dịch đều được xử lý thủ công, chưa dùng đến máy vitính)

- Thiếu chức năng lập báo cáo

- Thiếu hệ thống tin học trong kho để dễ dàng cập nhật, quản lý và trao đổi cácthông tin với văn phòng công ty

+ Kém hiệu lực:

- Phương pháp quản lý hiện nay không chặt chẽ Do là công ty gia đình nên nhiều khâutrong giao dịch còn thiếu minh bạch, trao đổi bằng miệng (qua điện thoại, tin nhắn),thiếu các văn bản cụ thể Như vậy, nếu giữ nguyên hệ thống thì sẽ gặp khó khăn khiqui mô của công ty mở rộng yêu cầu tuyển thêm nhiều nhân viên bên ngoài, khi đónếu các giao dịch không minh bạch thì rất khó quản lý

- Việc xử dụng bảng tính Excel đơn thuần để lưu trữ và xử lý các thông tin về các giaodịch thu mua là rất kém hiệu quả bởi:

 Khó khăn trong việc cập nhật thông tin khi số lượng giao dịch ngày càng lớn

 Việc cập nhật rất dễ gây sai lệch

 Rất khó trong việc tổng hợp thông tin để đưa ra các báo cáo khi cần thiết đểtrợ giúp cho bộ phận kinh doanh

- Chuẩn bị các yếu tố để sẵn sàng cho các dự định của công ty trong tương lai

- Đảm bảo chi phí củ dự án hợp lý, phù hợp với quy mô hiện tại của doanh nghiệp

Dự án sẽ được tiến hành theo cả phương pháp “giếng” và “hồ” trong phạm vi toàn công ty,bao gồm cả ở văn phòng công ty và trong kho hàng

- Áp dụng phương pháp “giếng”: đi sâu nâng cấp hệ thống hiện tại tại văn phòngcông ty để có thể đem lại hiệu quả cao hơn.

- Áp dụng phương pháp “hồ”: mở rộng phạm vi tin học hóa hệ thống cũ bằng việcứng dụng tin học vào trong kho (hiện nay mọi công việc trong kho là hoàn toàn thủcông)

- Hệ thống lại các văn bản, các giấy tờ hiện nay

+ Về nhân lực:

Tuyển thêm một nhân viên kho có khả năng sử dụng máy vi tính

+ Ước lượng chi phí:

- Thời gian hoàn thành: dự kiến khoảng 1 tháng bao gồm

 Mua thiết bị, nối mạng

 Làm quen cách thức sử dụng phần mềm

- Dự trù kinh phí: khoảng 20 triệu bao gồm

 Tiền mua thiết bị trong kho và kết nối internet: 8 triệu

 Tiền mua bản quyền phần mềm: 10 triệu

 Chi phí dự trù phát sinh: 2 triệu

Giải pháp 2:

+ Về kỹ thuật:

- Thuê viết một hệ thống quản lý thông tin mới, cho phép dễ dàng và hiệu quả trongviệc quản lý thông tin về các hoạt động thu mua

- Trang bị máy vi tính có nối mạng Internet tại kho của công ty

- Hệ thống lại các hồ sơ, giấy tờ trong quá trình thu mua

+ Về nhân lực:

- Đề nghị tuyển thêm một nhân viên kế toán kho biết sử dụng máy tính hoặc chọnmột nhân viên kho hiện tại có khả năng để đào tạo và hướng dẫn làm công việcquản lý các thông tin tại kho bằng máy tính

+ Ước lượng chi phí:

- Thời gian hoàn thành: dự kiến trong vòng 3 tháng

- Chi phí ước tính: 25 triệu đồng bao gồm

 Mua máy tính và kết nối Internet trong kho: 8 triệu

 Chi phí viết phần mềm: 15 triệu

 Chi phí dự trù phát sinh: 2 triệu

Giải pháp 3:

+ Về kỹ thuật:

- Giữ nguyên hệ thống hiện tại, lưu trữ và xử lý các thông tin liên quan hoàn toàntrên các bảng tính Excel

- Hệ thống lại các văn bản giấy tờ

- Tạo lập mốt số văn bản mới, tránh tình trạng trao đổi bằng miệng

+ Về nhân lực:

- Không cần tuyển hoặc đào tạo thêm

+ Ước lượng chi phí:

- Thời gian thực hiện: 15 ngày

- Chi phí ước tính: 2 triệu bao gồm

 Tạo lập các văn bản mới

 Hệ thống lại giấy tờ

4.3 Đánh giá mức độ khả thi:

Giải pháp 1:

Ưu điểm:

- Thời gian hoàn thành hệ thống nhanh hơn giải pháp 2

- Chi phí thấp hơn giải pháp 2 cụ thể là 5 triệu đồng

Nhược điểm:

- Do mua phần mềm sẵn có trên thị trường nên rất khó trong việc đáp ứng các yêucầu cụ thể của hệ thống Tuy giá thành mua ban đầu có thể rẻ hơn việc thuê xâydựng từ đầu nhưng sẽ gặp nhiều khó khăn trong quá trình sử dụng

Giải pháp 2:

Ưu điểm:

- Về kỹ thuật, việc áp dụng vi tính vào công việc ở đây là hoàn toàn khả thi bởi hiệnnay ở văn phòng công ty đã sử dụng máy tính rất thường xuyên mặc dù vậy cũngphải mất một thời gian làm quen với phần mềm mới Khó khăn về kỹ thuật ở đây là

về việc sử dụng máy vi tính có nối mạng trong kho của công ty, tại đây từ trước tớinay mọi công việc đều được thực hiện thủ công

- Do là hệ thống được xây dựng chuyên dùng cho công ty nên có thể đáp ứng tốthơn các yêu cầu cụ thể của công ty, phù hợp với các giao dịch thực tế

- Thời gian để nâng cấp hệ thống là ngắn

- Các nhân viên không phải mất thời gian nhiều để học và làm quen với các công

cụ mới

- Không có sự xáo trộn nào đáng kể trong hệ thống hiện tại

Nhược điểm:

- Vẫn không khắc phục được các nhược điểm chính của hệ thống hiện tại

- Khó khăn trong việc mở rộng hệ thống trong tương lai

Qua đánh giá phân tích các giải pháp, chúng ta thấy giải pháp 2 là phù hợp nhất với hệ thốngbởi các lý do sau:

- Đáp ứng được các yêu cầu do hệ thống đặt ra

- Tính khả thi cao, hiệu quả đem lại lớn, có khả năng mở rộng trong tương lai

- Tuy giá thành cao hơn các phương án khác nhưng nó phù hợp với hiệu quả mà hệthống mới sẽ mang lại cho công ty

I Phân tích hệ thống

1 Phân tích hệ thống về mặt chức năng:

1.1 Giao dịch diễn ra trong hệ thống:

1.1.1 Chức năng thu mua:

- Bộ phận kinh doanh gửi danh sách và số lượng các mặt hàng cần mua, đây là sự kiệnkích hoat

- Hệ thống gửi yêu cầu đến bộ phận quản lý kho yêu cầu gửi báo cáo tồn kho để đưa raquyết định về loại hàng và số lượng cần mua

- Người phụ trách giao dịch (ở đây là phó giám đốc) liên hệ với các đầu mối, các nhàcung cấp tìm nguồn hàng

- Nếu không tìm được nguồn hàng thì bộ phận giao dịch sẽ thông báo với bộ phận kinhdoanh là không tìm được nguồn hàng

- Nếu tìm được nguồn hàng thì thương lượng với nhà cung cấp về giá cả, số lượng vàhình thức giao nhận

- Nếu mua lại nguyên liệu từ các công ty hay các đơn vị khác thì sẽ có các hợp đồng thumua

- Trong trường hợp hàng được thu gom từ các vùng nguyên liệu thông qua một ngườiphụ trách thu mua thì sẽ không có hợp đồng mà chỉ có thỏa thuận khi hàng đã đượcgiao

- Sau khi đã thỏa thuận được với nhà cung cấp, nhân viên giao dịch thông báo (bằngđiện thoại) với thủ kho về danh sách hàng đã thỏa thuận nhập để đối chiếu khi hàng về

- Khi hàng về kho, thủ kho và nhân viên kho chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượnghàng Nếu chất lượng tốt thì kiểm tra đến số lượng hàng xem có đúng không, có khớpvới danh sách hàng do nhân viên giao dịch thông báo không, sau đó thông báo với chủhàng để xác nhận

- Nếu chất lượng không đảm bảo, hoặc thương lượng với chủ hàng để giảm giá hoặc trảhàng Khi nhập hàng, nhà cung cấp sẽ đưa cho thủ kho bảng kê các danh sách hàng hóa,

số lượng và nguồn gốc (Do đặc thù là đa số các nhà cung cấp chỉ là những người đigom hàng, thu mua trong dân).Bảng kê sẽ được lưu trữ thủ công Sau đó, người cungcấp ký nhận vào sổ của công ty và thủ kho ký nhận vào sổ của người cung cấp để xácnhận giao dịch mua bán

- Các thông tin nhập kho được lưu trong phiếu nhập kho

- Sau khi nhập kho, thủ kho ghi nhận thông tin (nhà cung cấp, số lượng, về đơn giá thủkho không nắm, cái này do người giao dịch phụ trách), cuối ngày tổng hợp gọi điệnhoặc nhắn tin về cho kế toán ở văn phòng công ty và thông báo cho nhân viên giaodịch

- Kế toán sẽ nhập các thông tin, trao đổi với người giao dịch để lấy giá (Trong trườnghợp là thu mua từ dân) hoặc lấy giá từ các hợp đồng khi mua từ các cơ sở sản xuất haycác công ty khác, tính toán công nợ rồi gửi yêu cầu thanh toán cho bộ phận thủ quỹ đểchi trả

- Sau khi hoàn tất giao dịch, lập báo cáo về danh sách các hàng đã mua được cho bộphận kinh doanh

1.1.2 Chức năng lập báo cáo:

- Các báo cáo được lập thường niên (theo tháng, quý, năm) hoặc lập theo yêu cầu từ bôphận kinh doanh

- Các báo cáo về yêu cầu thanh toán cho các giao dịch và báo cáo về danh sách hàngđược đáp ứng được lập sau mỗi giao dịch thu mua

1.2 Biểu đồ phân rã chức năng:

1.2.1 Biểu đồ

Hình 1 Biểu đồ phân rã chức năng

1.2.2 Đặc tả chức năng

+ Chức năng quản lý thông tin nhà cung cấp:

- Chức năng này giúp cho hệ thống có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin về nhà cungcấp phù hợp khi có yêu cầu mua một loại mặt hàng nào đó

+ Chức năng quản lý giao dịch:

- Đây là chức năng chính của hệ thống, mục đích để quản lý các giao dịch thumua Nó bao gồm 2 chức năng con:

- Quản lý hợp đồng thu mua: lưu trữ các thông tin về các hợp đồng hoặc cácbiên bản thu mua với nhà cung cấp

- Quản lý nhập hàng: cùng với hệ thống quản lý kho phụ trách việc kiểm trahàng khi về kho, cung cấp các thông tin để cập nhật giao dịch

+ Chức năng lập báo cáo:

- Mục đích: hỗ trợ cho hoạt động thu mua, giúp bộ phận kinh doanh nắm đượctình hình thu mua một cách thường xuyên Đưa các yêu cầu thanh toán tới bộ

phận thủ quỹ để thanh toán các hợp đồng hoặc các thỏa thuận thu mua mỗi khi kếtthúc một giao dịch.

1.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức vât lý:

Hình 2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức vật lý

1.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức logic:

1.4.1 Biều đồ luồng dữ liệu logic mức 0 (Mức khung cảnh)

Hình 3 Biểu đồ luồng dữ liệu logic mức khung cảnh

1.4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu logic mức 1 (Mức đỉnh)

Hình 4 Biểu đồ luồng dữ liệu logic mức đỉnh

1.4.3 Biều đồ luồng dữ liệu logic mức 2(Mức dưới đỉnh):

Hình 5 Biểu đồ luồng dữ liệu logic mức dưới đỉnh

Chi tiết đơn hàng (CT_DON_HANG)

Hóa đơn (HOA_DON)

Hợp đồng (HOP_DONG)

Phiếu nhập kho (PHIEU_NHAP)

Thuộc tính cụ thể của các thực thể:

NHA_CC(ID, TEN, DIA_CHI, SO_DT, FAX, SO_TK)

HANG(ID, ID_NCC, TEN, MO_TA)

Hình 6 Sơ đồ thực thể liên kết

2.2 Mô hình quan hệ

Chuyển từ các thực thể, ta có các quan hệ:

NHA_CC(ID, TEN, DIA_CHI, SO_DT, FAX, SO_TK)

HANG(ID, TEN, MO_TA)

Sơ đồ quan hệ:

2 Thiết kế chi tiết:

2.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu:

Các tệp trong cơ sở dữ liệu

Tên tệp: tblNCC.dbf

STT Tên trường Kiểu Độ rộng Quy cách Ý nghĩa Ràng buộc

4 DIEN_THOAI Ký tự 10 9999999999 Số điện thoại

Ở đây, do số lượng mã vừa phải, không nhiều, mã số nhà cung cấp được mã hóa theo phươngpháp thủ công để mang tính gợi nhớ cao hơn

- 2 Ký tự đầu là chữ cái để xác định loại nhà cung cấp( Công ty, doanh nghiệp:

CT, thu mua từ vùng nguyên liệu: TM)

- Các ký tự sau là tên giao dịch của công ty hoặc viết tắt của vùng nguyên liệu

Ví dụ: CT_HAPRO: công ty sản xuất-dịch vụ và xuất nhập khẩu Nam Hà Nội.