Cơ sở lý luận Trước những yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra đối với toàn ngành trong việcthực hiện Nghị quyết của Trung ương Đảng Khóa XI về đổi mới căn bản,toàn diện giáo dục và đào tạo, việc ứn
Trang 1SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO VĨNH PHÚC
TRUNG TÂM GDTX TỈNH
BÁO CÁO KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, ỨNG DỤNG SÁNG KIẾN
Tên sáng kiến: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả xây dựng, khai thác và quản lý website của Trung tâm GDTX tỉnh Vĩnh Phúc
Tác giả sáng kiến: THIỀU THỊ HẠNH
Mã sáng kiến: 40.68.02
Vinh ̃ Yên, tháng 2 năm 2019
1download by : skknchat@gmail.com
Trang 2BÁO CÁO KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, ỨNG DỤNG SÁNG KIẾN
1 Lời giới thiệu
Hiện nay với sự phát triển của internet, thương mại điện tử đặc biệt làmạng xã hội như Facebook, Twiter, Google plus thì website là một điềukhông thể thiếu đối với mỗi đơn vị Không thể phủ nhận rằng trong thời đạihiện nay chúng ta đang sống trong 2 thế giới: thế giới thực và internet Nếu bộmặt của đơn vị ngoài thế giới thực là trụ sở, văn phòng, vị trí địa lý, bộbrochure, danh thiếp,… thì bộ mặt của đơn vị trên internet là website Tất cảnhững gì người khác biết về đơn vị trên internet sẽ tập trung vào website củađơn vị đó Màu sắc, phong cách, tính năng, nội dung trên website sẽ phản ánhđược hình ảnh của đơn vị đến với mọi người Chính vì vậy có thể nói website
là bộ mặt của đơn vị trên internet
Việt Nam đang có trên 77 triệu thuê bao internet (chiếm 2/3 dân số).Khi có bất cứ nhu cầu gì, họ sẽ dùng Google tìm kiếm, chat hỏi bạn bè, dùngFacebook để tham khảo thông tin,… website chính là một trong những conđường ngắn nhất, liên tục nhất để cung cấp thông tin của đơn vị tới mọingười
Nhận thức được điều trên đơn vị đã sớm đưa vào sử dụng và khai thácwebsite nhằm phục vụ công tác tuyển sinh, công tác chuyên môn và các hoạtđộng khác Quá trình khai thác và sử dụng website tại đơn vị đã thu đượcnhững kết quả đáng kể, tuy vậy việc khai thác và sử dụng website còn chưađạt được kỳ vọng cũng như hiệu quả to lớn mà một website có thể mang lại
Từ những vấn đề nêu trên, với kinh nghiệm thực tế giảng dạy và quản
lý của bản thân kết hợp với những kiến thức về lý luận và khoa học được
Trang 3trang bị tôi áp dụng “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả xây dựng, khai thác và quản lý website của Trung tâm GDTX tỉnh Vĩnh Phúc ”
- Địa chỉ tác giả sáng kiến: Trung tâm GDTX tỉnh Vĩnh Phúc
- Số điện thoại: 0984939345; Email: thieuhanhtt@gmail.com
4 Chủ đầu tư tạo ra sáng kiến:
Tác giả sáng kiến đồng thời là chủ đầu tư tạo ra sáng kiến: Thiều Thị Hạnh
7 Mô tả bản chất của sáng kiến:
7.1 Về nội dung của sáng kiến:
7.1.1 Cơ sở lý luận
Trước những yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra đối với toàn ngành trong việcthực hiện Nghị quyết của Trung ương Đảng (Khóa XI) về đổi mới căn bản,toàn diện giáo dục và đào tạo, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vàtruyền thông được xem là một trong những chìa khóa then chốt để ngành giáodục hiện thực hóa nhiệm vụ đổi mới căn bản, toàn diện giáo dục và đào tạo.Điều này đã được Bộ GD&ĐT cụ thể hóa trong Kế hoạch hành động củangành, đó là tăng cường ứng dụng CNTT trong quản lý và hỗ trợ hoạt độngdạy, học và nghiên cứu khoa học, góp phần nâng cao chất lượng giáo dục và
3download by : skknchat@gmail.com
Trang 4đào tạo; xây dựng hệ thống học liệu mở, thư viện điện tử, mua quyền khaithác dữ liệu khoa học và công nghệ quốc tế phục vụ giảng dạy và nghiên cứukhoa học; triển khai hệ thống thông tin quản lý giáo dục trên phạm vi toànquốc; xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về giáo dục và đào tạo phục vụ côngtác quản lý các cấp
Trong xu thế phát triển của khoa học công nghệ nói chung, CNTT vàtruyền thông nói riêng, website có vị trí đặc biệt quan trọng Thông qua tênmiền (địa chỉ truy cập của website) trên hệ thống mạng máy tính toàn cầu màmỗi tổ chức, cá nhân có thể tìm hiểu, tiếp cận thông tin của đơn vị chủ quảnwebsite một cách nhanh nhất, chính xác nhất Website cũng có nghĩa làthương hiệu, là sự khẳng định vị thế, sự tồn tại, phát triển của đơn vị đó trongmôi trường “thế giới phẳng” - nơi mà thông tin được chia sẻ, tiếp cận mộtcách đơn giản nhất và công khai nhất Điều đó cũng chính là lý do khiến sốlượng website trên toàn thế giới tăng lên một cách đáng kinh ngạc so với thờigian xuất hiện khái niệm World Wide Web (12/3/1989), cụ thể năm 1991 bắtđầu chính thức có 1 website, đến năm 2000 có khoảng 17.087.182 trang thìđến nay thế giới có trên 1 tỷ website và con số đó được thay đổi theo từngphút, giây (nguồn số liệu từ website của tổ chức Internet Live Stats) và đâycũng chính là lời giải đáp có trọng lượng cho câu hỏi “Website để làm gì?”khi cứ bình quân 10 người trên hành tinh này thì có 01 website
Website trường học là một trong số gần 1 tỷ website đang tồn tại trênthế giới, duy trì và hoạt động theo quy định của pháp luật Nhưng việc duy trìwebsite của đơn vị như thế nào, đó chính là đòi hỏi, yêu cầu không chỉ đối vớilãnh đạo đơn vị về công tác quản lý, vận hành website hay của đội ngũ kỹthuật và ban quản trị mà là của toàn thể cán bộ giáo viên trong đơn vị để đảm
Trang 5bảo khai thác và sử dụng hiệu quả và xứng đáng là đại diện duy nhất cho đơn
vị trong thế giới phẳng mạng toàn cầu Internet
7.1.2 Cơ cở thực tiễn
Trên cơ sở nghiên cứu văn bản tài liệu, tìm hiểu nhiều mô hình website,nhiều website hoạt động tốt tôi nhận thấy các website muốn hoạt động hiệuquả thì ban quản trị phải nắm vững các vấn đề sau:
Thứ nhất: Cần hiểu đúng về khái niệm, chức năng của website TheoNghị định số 72/2013/NĐ-CP ngày 15 tháng 7 năm 2013 của Chính phủ,trang thông tin điện tử (website) nói chung là hệ thống thông tin dùng để thiếtlập một hoặc nhiều trang thông tin được trình bày dưới dạng ký hiệu, số, chữviết, hình ảnh, âm thanh và các dạng thông tin khác phục vụ cho việc cungcấp và sử dụng thông tin trên Internet Website của đơn vị được phân loại làtrang thông tin điện tử nội bộ, cung cấp thông tin về chức năng, quyền hạn,nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, dịch vụ, sản phẩm, ngành nghề và thông tin khácphục vụ cho hoạt động của chính đơn vị mình và không cung cấp thông tintổng hợp (Thông tin tổng hợp là thông tin được tổng hợp từ nhiều nguồnthông tin, nhiều loại hình thông tin về một hoặc nhiều lĩnh vực chính trị, kinh
tế, văn hóa, xã hội) Và các nội dung này cũng đã được Bộ GD&ĐT cụ thểhóa trong quy định của ngành tại Thông tư số 53/2012/TT-BGDĐT ngày20/12/2012 về tổ chức hoạt động, sử dụng thư điện tử và cổng thông tin điện
tử tại sở giáo dục và đào tạo, phòng giáo dục và đào tạo và các cơ sở giáo dụcmầm non, giáo dục phổ thông và giáo dục thường xuyên
Thứ hai: Cần phân loại, hệ thống đầy đủ các nội dung website cần phải
có căn cứ các văn bản, quy định hiện hành về quản lý, cung cấp, sử dụng dịch
vụ internet và thông tin trên mạng; từ khái niệm, chức năng của
5download by : skknchat@gmail.com
Trang 6website tại cơ sở giáo dục, một website theo đó cần phải có các nhóm nộidung chính như sau:
Thông tin giới thiệu nhằm giới thiệu về đơn vị gồm các thông tin vềchức năng, nhiệm vụ của đơn vị; quá trình hình thành và phát triển đơn vị; cơcấu tổ chức đơn vị; chức năng, nhiệm vụ của lãnh đạo, từng bộ phận trongđơn vị; danh bạ liên hệ gồm thông tin về họ và tên, chức vụ, điện thoại, địachỉ hộp thư điện tử chính thức của mỗi cán bộ, giáo viên và nhân viên trongđơn vị
Hệ thống văn bản, gồm văn bản của cấp trên có quy định liên quan trựctiếp tới chức năng, nhiệm vụ, các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của đơnvị; văn bản do đơn vị ban hành, có tính chất như thông báo, kế hoạch, quyhoạch, triển khai tổ chức các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của đơn vị
Thông tin về dịch vụ hành chính giáo dục: Bao gồm các thông tin vềthủ tục, quy định hành chính mà đơn vị có thẩm quyền hoặc liên quan tới quytrình giải quyết thủ tục, dịch vụ hành chính của người học, cụ thể: Thông báodanh mục các dịch vụ công trực tuyến đang thực hiện (có thể áp dụng hìnhthức liên kết tới chuyên trang thủ tục hành chính của đơn vị quản lý cấp trên);Quy trình, thủ tục, hồ sơ, nơi tiếp nhận, tên và thông tin giao dịch của ngườitrực tiếp xử lý hồ sơ, thời hạn giải quyết, phí và lệ phí (nếu có); Thủ tục, dịch
vụ liên quan tới công tác tổ chức thi, xét tuyển vào lớp học đầu cấp cần đạtcấp độ 3 và 4 (theo quy định của chính phủ về cấp độ của dịch vụ công trựctuyến), cụ thể phải đăng tải mẫu đơn, đăng ký và cho phép điền mẫu trựctuyến, danh sách trúng tuyển và thông báo trả lại kết quả trực tuyến; Đăng tảimẫu các văn bản hành chính có điền sẵn tên đơn vị tương ứng (ví dụ: đơn xinmiễn giảm học phí, đơn xin nghỉ học, đơn xin học lại, hồ sơ đăng ký dự thituyển, hồ sơ xin cấp học bổng )
Trang 7Thông tin giáo dục phổ biến pháp luật liên quan tới giáo dục đào tạo,
cụ thể: Đăng tải lại toàn văn các văn bản, quy định của cấp có thẩm quyền vềgiáo dục như điều lệ, quy chế, quy định, chế độ, chính sách về giáo dục
Thông tin về niên giám thống kê: Niên giám thống kê ít nhất 5 năm gầnđây hoặc từ ngày thành lập với các số liệu thống kê về qui mô (Tối thiểu phảicung cấp đầy đủ thông tin theo các biểu mẫu thống kê giáo dục do BộGD&ĐT ban hành cho các đơn vị) về: Trường, lớp, học sinh, cơ sở vật chất
Đăng tải kho tài nguyên dành cho cán bộ quản lý, giáo viên và học sinhnhằm cung cấp và chia sẻ tài nguyên số về giáo dục do cơ quan quản lý giáodục và cơ sở giáo dục tự làm (bao gồm: các phần mềm giáo dục, sách điện tử,bài giảng điện tử, bài giảng e-Learning, học liệu điện tử ) phục vụ đổi mớiphương pháp dạy học và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý giáodục (Trang tài nguyên có đường kết nối vào thư viện tài nguyên của BộGD&ĐT, Sở GD&ĐT để sử dụng tài nguyên chung, không cần sao chép lạinhiều lần)
Cung cấp thông tin kết quả học tập nhằm mang tới khả năng tra cứu kếtquả học tập, rèn luyện của học sinh, quản lý thông tin học sinh trực tuyến; kếtquả các kỳ thi định kỳ, năm học; thông tin về văn bằng, chứng chỉ
Thông tin về hỏi đáp và góp ý, website bắt buộc phải có phần tiếp nhậnthông tin của độc giả và đăng tải những câu hỏi - giải đáp đối với những vấn
đề chung, liên quan tới nhiều đối tượng Đơn vị có trách nhiệm phải xem xét,phúc đáp kịp thời những câu hỏi, thắc mắc của độc giả về những nội dung liênquan trực tiếp tới đơn vị mình
Chia sẻ liên kết cần thiết Website phải tạo đường liên kết thông tin, dữliệu với Cổng thông tin điện tử của Bộ GD&ĐT nhằm tăng cường phổ biến vàchia sẻ thông tin thông qua các đường kết nối tới các website quan trọng của
7download by : skknchat@gmail.com
Trang 8ngành, gồm có: Văn bản quy phạm pháp luật, cẩm nang thi - tuyển sinh, thủtục hành chính trong giáo dục, giáo trình điện tử, tài nguyên và học liệuedunet và không sao chép lại tài nguyên trên các trang này để tránh lãng phíthời gian, công sức và không gian chứa tài nguyên.
Tin tức gồm các nội dung phản ánh về hoạt động của đơn vị, Đoànthanh niên, các đoàn thể khác, thông tin về nội dung thời gian hoạt động củađơn vị như thời khóa biểu, thông báo các hoạt động, kế hoạch công tác theoTuần, Tháng, Quý hoặc Năm Tin tức có thể là văn bản, văn bản đặc biệthoặc tin ảnh, video clip có thể đăng, phát tin tức thông qua kênh truyền hìnhtrực tuyến trên website đối với các hoạt động trọng điểm, mẫu hoặc nghi lễđặc biệt của đơn vị Biên mục tin tức thành các nhóm một cách phù hợp, khoahọc, dễ phân loại và dễ truy cập thông tin
Trong các hoạt động của đơn vị hiện nay website đã và đang đóng mộtvai trò hết sức quan trọng, đặc biệt là trong nhiệm vụ cung cấp một kênhthông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời tới người xem Với lợi thế về việckhông bị giới hạn về thời gian, không gian các nguồn thông tin từ đơn vị đếnvới người đọc luôn được đảm bảo liên tục, nhanh chóng Bên cạnh đó websitecũng là nơi tương tác giữa đơn vị và người sử dụng website thông qua hệthống gửi nhận email trực tuyến
Kể từ khi xây dựng và phát triển website đã trải qua nhiều phiên bảnvới nhiều giao diện khác nhau, các chức năng trên giao diện web cũng đượcthay đổi tùy theo nhu cầu thực tế Trong phiên bản hiện tại website được xâydựng dựa trên mã nguồn mở Joomla, là hệ thống quản trị nội dung mã nguồn
mở số 1 thế giới hiện nay với đặc điểm linh hoạt, đơn giản, thanh nhã, tính tuỳbiến rất cao và cực kỳ mạnh mẽ Giao diện và chức năng chính của websiteđược mô tả như hình 2.1 dưới đây:
Trang 99download by : skknchat@gmail.com
Trang 10Hình 2.1 Sơ đồ chức năng website
Tin Ngoại ngữ
học-Hỗ trợ TS sau Đại hoc
Bổ túc văn hóa Hướng nghiệp nghề
Tài nguyên
Phần mềm
Đề Đáp án
thi-Bài giảng – Giáo án
Thư viện ảnh
Tra cứu Liên hệ
Điểm thi
Trang 11Quy trình đưa tin lên website:
Tiếp nhận yêu cầu đưa thông tin của các
Bước 1 phòng ban (yêu cầu gửi file thông tin qua Thành viên tổ
email baiwebgdtxhd@gmail.com và gửi biên tập tin bàiemail đồng thời (Cc) đến tổ biên tập tin bài
Hàng ngày Ban biên tập tin bài kiểm trathông tin của các phòng ban yêu cầu đăng
Bước 2 tin qua email lúc 9h00 và 14h30. Thành viên tổ
- Kiểm tra thông tin có hợp lệ theo quy định biên tập tin bàihay không (theo quy định)
- Nếu dữ liệu không hợp lệ thì quay lại bước 1
Bước 3 Chỉnh lại hình thức bài viết cho phù hợp, kiểm Thành viên tổ
tra lỗi chính tả và chuyển cho tổ kỹ thuật biên tập tin bàiThành viên tổ kỹ thuật đưa thông tin lên
website, thông báo (qua email hoặc điện
Bước 4 thoại) và gửi đường link cho bộ phận yêu Thành viên tổ kỹ
cầu đăng tin và yêu cầu kiểm tra lại nội thuậtdung đăng trên web
Nếu chưa phù hợp trở lại bước 3
- Ghi nhận thông tin vào sổ nhật ký côngviệc hàng ngày
Bước 5 - Báo cáo với trưởng ban biên tập danh sách Thành viên tổ
các bài viết đã đăng sau 30 ngày, nếu trưởng biên tập tin bàiban biên tập đồng ý xóa bài viết nào thì bài
viết đó sẽ bị xóa
10
Trang 12download by : skknchat@gmail.com
Trang 137.1.3 Thực trạng khai thác và sử dụng website
Theo các chức năng được mô tả ở trên website của đơn vị hiện nay chủyếu duy trì và thực hiện chức năng chính là cung cấp thông tin Thông tinđược đăng tải trên website chủ yếu là các thông tin phục vụ công tác tuyểnsinh, các thông tin liên quan đến các hoạt động của đơn vị, các thông tin vàhình ảnh giới thiệu đơn vị, chức năng của các phòng ban và một số thông tinliên quan khác Website cũng cung cấp thông tin về lịch học, lịch thi, kết quảhọc tập của các lớp Một thông tin rất quan trọng cũng được cập nhật thườngxuyên trên website là lịch phân phòng học hàng tuần Do phòng học của cáclớp ở mỗi tuần là không cố định nên việc đưa sơ đồ phòng học các lớp lênwebsite giúp cho mỗi học viên không phải đến bảng thông báo xem hay phảigọi điện cho giáo viên chủ nhiệm hay cán bộ lớp để hỏi mà có thể tự xem trựctiếp từ website ở bất kỳ đâu một cách nhanh chóng, tránh tình trạng học viêntìm phòng gây lộn xộn ở đầu mỗi buổi học Sơ đồ phòng học cũng giúp chocác giáo viên
ở xa chủ động trong việc xác định lớp học của mình và chủ động lên lớp mà không cần sự trợ giúp của giáo viên chủ nhiệm hay ban cán sự lớp
Ngoài chức năng chính nêu trên website còn hỗ trợ giải đáp trực tuyến.Người đọc có thể yêu cầu cán bộ trực online cung cấp những thông tin cầnbiết hoặc giải đáp các thắc mắc khi không tìm thấy thông tin trên website.Người đọc cũng có thể gửi email cho ban quản trị về các thông tin góp ý hoặcthắc mắc ngoài giờ hành chính Website cũng cung cấp chức năng thống kêlượt truy cập để giúp ban quản trị cũng như lãnh đạo đơn vị nắm được tìnhhình hoạt động của website
11download by : skknchat@gmail.com
Trang 147.1.4 Những hạn chế trong khai thác và sử dụng website
Mặc dù việc khai thác và sử dụng website của đơn vị hiện nay đã cónhững kết quả đáng ghi nhận song vẫn chưa đạt được hiệu quả như mongmuốn Có thể kể ra đây một số hạn chế sau:
Lượng tin bài trên website còn ít, chưa phong phú, chưa đúng tầm vớiquy mô của đơn vị
Tỉ lệ cán bộ, giáo viên truy cập thường xuyên vào website còn ít, cábiệt có cán bộ giáo viên còn chưa biết tên miền của website
Thông tin tuyển sinh trên website còn đơn điệu, thiếu tính thẩm mỹ vàchưa thu hút được người đọc
Sự tương tác giữa ban quản trị web với người dùng còn ở mức rất hạnchế Chưa hỗ trợ các công tác khác của đơn vị
7.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả xây dựng, khai thác và quản
lý website tại đơn vị:
7.2.1 Giải pháp 1: Đổi mới và nâng cao chất lượng các buổi thảo luận
và sinh hoạt chuyên môn của ban quản trị
7.2.1.1 Mục tiêu
- Nâng cao chất lượng và kết quả của các buổi thảo luận và sinh hoạtchuyên môn của ban quản trị, hình thành phong cách làm việc theo nhóm có hiệuquả
- Từ việc cải thiện chất lượng và kết quả của các buổi thảo luận, banlãnh đạo, ban biên tập có cơ sở tốt hơn để xác định phương hướng phát triển củawebsite phù hợp với tình hình và thực trạng của đơn vị
Trang 157.2.1.2 Nội dung biện pháp
Có thể nói thảo luận nhóm không còn là phương pháp làm xa lạ nhưng
để thảo luận nhóm có hiệu quả, tránh thảo luận theo hình thức thì vai trò củangười chủ trì cuộc thảo luận (ở đây có thể là lãnh đạo đơn vị hoặc người đứngđầu ban quản trị website) là hết sức quan trọng Để có một cuộc thảo luậnnhóm hiệu quả, chất lượng người chủ trì cần chuẩn bị những vấn đề sau:
- Xác định rõ nội dung thảo luận: Đây là bước đầu tiên trong việc tổchức thảo luận nhóm Trong mỗi buổi thảo luận có thể có nhiều nội dung, mỗi nộidung có nhiều vấn đề Người chủ trì trước hết phải biết chia nhỏ các nội dung cơbản thành nhiều vấn đề thảo luận và phân bổ thời gian thảo luận một cách hợp lý
- Giao nhiệm vụ và giới hạn thời gian thảo luận: Trước khi tiến hànhthảo luận, người chủ trì phải giao nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng cho từng nhóm, từngthành viên, phải có hướng dẫn cụ thể và định hướng cách thức thảo luận và trìnhbày Thời gian thảo luận cần được giới hạn và phải tương ứng với nội dung, yêucầu của vấn đề đặt ra Thời gian giới hạn phải đủ để các thành viên
suy nghĩ, trao đổi Nếu thời gian quá ít, thảo luận nhóm sẽ sơ sài, không đivào cốt lõi vấn đề, có thể mang tính đối phó Nếu thời gian quá dài sẽ tạo sự
lơ đãng, phân tán và làm loãng không khí thảo luận
- Tổng kết đánh giá: Đây là khâu cuối cùng nhưng rất quan trọng ảnhhưởng đến kết quả và chất lượng của cuộc thảo luận Người chủ trì phải là ngườinắm vững tri thức lý luận và thực tế, công tâm, linh hoạt để dựa trên những kếtquả đã có trong cuộc thảo luận đề ra phương hướng và biện pháp khắc phục, giảiquyết vấn đề chung mà cuộc thảo luận đang hướng tới Việc đánh giá chủ yếu lànội dung đạt được nhưng bên cạnh đó cần đánh giá ý
13download by : skknchat@gmail.com