Đánh giá về cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng tại các cơ quan hiện nay (QUản trị văn phòng)

Khái quát chung về văn phòng 1.1 Khái niệm về văn phòng Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợpthông tin phục vụ cho hoạt động điều hành của l

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ

MÃ PHÁCH:………

HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN

ĐỀ TÀI:

ĐÁNH GIÁ VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN

PHÒNG CÁC CƠ QUAN HIỆN NAY

Thành phố Hà Nội, ngày 19 tháng 12 năm 2021

M c L c ục Lục ục Lục

MỞ ĐẦU 2

I Cơ sở lý luận về bộ máy văn phòng các cơ quan hiện nay 3

1 Khái quát chung về văn phòng 3

1.1 Khái niệm về văn phòng 3

1.2 Chức năng của văn phòng 3

1.3 Nhiệm vụ của văn phòng 3

2 Khái quát chung về bộ máy văn phòng 5

2.1 Khái niệm về bộ máy văn phòng 5

2.2 Các hình thức tổ chức bộ máy văn phòng 5

2.3 Chức năng của bộ máy văn phòng 5

2.4 Nhiệm vụ của bộ máy văn phòng 6

II Cơ Cấu Tổ Chức Bộ Máy Văn Phòng Của Cơ Quan Hiện Nay 7

1 Khái niệm cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng 7

2 Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng 7

2.1 Văn phòng cấp ủy Đảng 7

2.2 Phòng cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chung 9

2.3 Văn phòng của cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền riêng 11

2.4 Văn phòng doanh nghiệp 13

III Đánh giá cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng các cơ quan hiện nay 16

1 Đánh giá cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng cơ quan hiện nay 16

1.1 Về ưu điểm 16

1.2 Về nhược điểm 18

2 Giải pháp nâng cao cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng các cơ quan hiện nay 19

KẾT LUẬN 21

TÀI LIỆU THAM KHẢO 22

cần thiết phải tập trung giải quyết những tồn tại để lại từ thời bao cấp Một trong nhữngtồn tại đó là công tác tổ chức và quản lý bộ máy Văn Phòng của các cơ quan Công tác

tổ chức quản lý bộ máy Văn phòng là hoạt động quan trọng, đặc trưng diễn ra tại các cơquan hiện nay Xuất phát từ lý do này, em quyết định chọn đề tài “Anh (Chị) hãy tìmhiểu, đánh giá về cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng các cơ quan hiện nay.” Để làm chủ

đề nghiên cứu của mình

I Cơ sở lý luận về bộ máy văn phòng các cơ quan hiện nay.

1 Khái quát chung về văn phòng

1.1 Khái niệm về văn phòng

Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợpthông tin phục vụ cho hoạt động điều hành của lãnh đạo, giúp nhà lãnh đạo điều hànhcông việc, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung củatoàn cơ quan, tổ chức đó

1.2 Chức năng của văn phòng

Từ định nghĩa văn phòng và công tác văn phòng nêu trên chúng tôi nhận thấy văn phòng có ba chức năng cơ bản sau đây:

1.2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp

+ Chức năng tham mưu, tổng hợp là một trong hai chức năng cơ bản của văn

1.2.2 Chức năng trợ giúp điều hành

Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp việc cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị trong công tácquản lý điều hành cơ quan đơn vị Chức năng này thể hiện thông qua các hoạt động sau:

- Xây dựng, triển khai chương trình, trương trình kế hoạch (quý, tháng, tuần, ngày) của

cơ quan, đơn vị;

- Tổ chức hội họp, tiếp khách, các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan;

- Tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo và ban hành văn bản

1.2.3 Chức năng đảm bảo hậu cần

Trong sản xuất kinh doanh, có thể hiểu hậu cần như việc tập trung cả nội lực lẫn ngoạilực bao hàm cả quá trình chuyển từ nhà “sản xuất gốc” đến “người tiêu dùng cuối cùng”.Chức năng chính của người hậu cần bao gồm việc quản lý việc mua bán, vận chuyển, lưukho cùng với các hoạt động vẽ tổ chức cũng như lập kế hoạch cho các hoạt động đó

Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lẻ tân, tổ chức các hội nghị, các chuyển đicông tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản Hoạt động của

các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa phương tiện,thiết bị, dụng cụ

1.3 Nhiệm vụ của văn phòng

-Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị, xây dựng chương

trình kế hoạch công tác hàng quý, tháng, tuần của lãnh đạo Mỗi cơ quan, đơn vị có nhiều

kế hoạch do các bộ phận khác nhau xây dựng Song muốn đạt được mục tiêu chung của

cơ quan thì các kế hoạch trên phải được kết nối thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh ănkhớp và hỗ trợ nhau Văn phòng là đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể của cơ quan đơn vị

và đôn đốc các bộ phận khác thực hiện Mặt khác văn phòng phải trực tiếp xây dựngchương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần của ban lãnh đạo, giúp lãnh đạo triểnkhai thực hiện các kế hoạch đó

-Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin hoạt động của bất kỳ cơ quan đơn vịnào cũng cần phải có thông tin Thông tin là căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết định kịpthời, chính xác Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau Ngườilãnh đạo không thể tự thu thập xử lý tất cả mọi thông tin mà cần phải có bộ phận trợgiúp – đó chính là văn phòng Văn phòng là “ cửa sổ” là “ bộ lọc” thông tin vì tất cảcác thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý,

chuyển phát tại văn phòng

-Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiệncác quyết định, tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị để báo cáo

lãnh đạo, đề xuất các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo điều hành của lãnh đạo

-Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định hiệnhành Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận

-Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật soạn thảo vănbản để đảm bảo các văn bản có nội dung đầy đủ, đúng thẩm quyền, đúng quy địnhcủa nhà nước

-Tổ chức công tác lễ tân: đón tiếp khách, bố trí nơi ăn chốn ở, lịch làm việc vớikhách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết của cơ quan

-Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo duy trì, phát triểnmối quan hệ với cơ quan ngành và địa phương

-Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan thông qua công việc:Lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sửdụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng

-Lập kế hoạch dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, quý (nếu cơ quan không có bộphận tài chính chuyên trách) Dự kiến phân phối hạn mức kinh phí năm, quý theo chế

độ nhà nước và theo quyết định của thủ trưởng cơ quan

-Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan Phối hợp với công đoàn, tổchức công tác chăm lo sức khỏe đời sống vật chất, văn hóa tinh thần cho cán bộ nhânviên cơ quan Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng trong một cơquan, đơn vị nói chung Tùy từng điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt độngcủa từng cơ quan, đơn vị mà văn phòng có thể thêm, bớt một số nhiệm vụ cho phùhợp.

2 Khái quát chung về bộ máy văn phòng

2.1 Khái niệm về bộ máy văn phòng

Bộ máy văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chứcnăng của doanh nghiệp, tổ chức để phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo Vănphòng là một dạng hoạt động của cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận,bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, những công việc liên quan đến công tácvăn thư

2.2 Các hình thức tổ chức bộ máy văn phòng.

Hành chính văn phòng tập trung vào một địa bàn nghĩa là mọi hoạt động hồ sơ vănthư đều phải tập trung vào một địa điểm duy nhất đó là phòng hành chính, dướiquyền quản trị của nhà quản trị hành chính

Ưu điểm:

Thu hút, tạo được hứng thú cho nhiều nhân viên trong bộ phận đó Vì mỗi bộ phận

sẽ có công việc khác nhau, chuyên môn khác nhau nên vì thế mà có thể thu hút đượcnhân viên trong công tác quản lý, tham gia đóng góp ý kiến cho nhà quản trị về côngtác xây dựng công việc của từng bộ phận khác nhau

2.3 Chức năng của bộ máy văn phòng.

Bộ máy văn phòng có chức năng thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho họat động quảnlý

Bộ máy văn phòng có chức năng chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảocác điều kiện vật chất cho họạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.

ộ máy văn phòng có chức năng tham mưu giúp các lãnh đạo ban tổng hợp các kếtquả hoạt động của các phòng, hoặc có thể là bộ phận phòng ban làm công tác trongviệc thực hiện các yêu cầu đề ra từ cấp trên

Bộ máy văn phòng còn có chức năng tổ chức thực hiện các công tác hành

chính, quản trị, văn thư và lưu trữ

2.4 Nhiệm vụ của bộ máy văn phòng.

- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó;

bố trí; sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý 6 tháng, năm của cơ quan

- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáotình hình hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện, phục vụ

sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng

Tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chịu trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn thảo vănbản của cơ quan ban hành

Thực hiện công tác văn thư – lưu từ, giải quyết các văn thư tờ trình của các đơn vị và

cá nhân theo quy chế của cơ quan tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư, tờtrình đó

- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan tổ chức trong công tác thư từ, tiếpkhách, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ quan, tổ chức khác

- Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, quý, dự kiến phân phối hạnmức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, năm; chỉ trả tiền lương, thưởng,nghiệp vụ

- Mua sám trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất,

kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan, đảm bảo yêu cầu hậu cần cho hoạt động

và công tác của cơ quan

- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn cơquan; tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghĩ, khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân,tiếp khách một các khoa học và văn mình

II Cơ Cấu Tổ Chức Bộ Máy Văn Phòng Của Cơ Quan Hiện Nay

1 Khái niệm cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng

Cơ cầu tổ chức bộ máy văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối quan hệmất thiết với nhau và được bố trí phù hợp với đặc điểm của từng cơ quan, đơn vị để thựchiện công tác văn phòng

2 Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng

Tùy đặc điểm hoạt động, quy mô của các cơ quan, đơn vị mà văn phòng có thể có cơcấu tổ chức khác nhau Dưới đây là cơ cấu tổ chức văn phòng của một số loại hình cơquan, đơn vị:

2.1 Văn phòng cấp ủy Đảng

Đảng Cộng sản Việt Nam là Đảng cầm quyền, lãnh đạo nhân dân tiến hành

sự nghiệp cách mạng Hệ thống tổ chức Đảng được thiết lập tương

đương với hệ thống tổ chức hành chính của Nhà nước từ Trung ương tới địa

phương Để thực hiện tốt nhiệm vụ lãnh đạo toàn diện, ở mỗi cấp ủy đều có các

đơn vị giúp việc, trong đó có văn phòng (gọi là văn phòng cấp ủy Đảng) Văn

phòng cấp ủy là đơn vị tổ chức trong hệ thống tổ chức của Đảng

Cộng sản Việt Nam từ Trung ương đến địa phương như: Văn phòng Trung

ương, văn phòng Tỉnh ủy (Thành ủy), văn phòng Huyện ủy (Quận ủy), văn phòng Đảng

ủy xã

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cấp ủy Đảng

Văn phòng cấp ủy Đảng có chức năng tham mưu và tổ chức điều hành công việc lãnhđạo của các cấp ủy Đảng (trực tiếp là Ban Thường vụ và Trường trực) Với chức năngnày, văn phòng cấp ủy Đảng có những nhiệm vụ

chủ yếu sau:

- Xây dựng chương trình công tác thường kỳ: Toàn khóa, năm của Ban chấp hành,chương trình công tác hàng năm, 6 tháng, quý, tháng, lịch công tác tuần của BanThường vụ;

- Phối hợp với các bộ phận chức năng giúp cấp ủy chuẩn bị và ban hành các nghịquyết, quyết định;

- Tổ chức công tác thông tin phụ vụ công tác lãnh đạo;

- Phối hợp với các cơ quan giúp cấp ủy xây dựng và ban hành quy chế

làm việc, theo dõi kiểm tra việc thực hiện các quy chế đó;

- Tổ chức công tác thư từ, tiếp dân;

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Nhà nước;

- Đảm bảo điều kiện vật chất, phương tiện làm việc cho cơ quan Đảng,

trường hợp không có đơn vị làm công tác chuyên trách tài chính, quản trị văn

phòng phải đảm nhận công tác quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí cho cấp ủy;

- Bồi dưỡng nâng cao trình độ và chăm lo đời sống cho cán bộ nhân

viên

2.1.2 Cơ cầu tổ chức văn phòng cấp ủy

Để thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ nêu trên, cơ cấu văn phòng cấp

ủy (trừ cấp xã) thường gồm các bộ phận sau:

Bộ phận hành chính: Giúp lãnh đạo văn phòng quản lý và thực hiện

công tác văn thư, cơ yếu, in ấn tài liệu, thư từ, truyền thanh, quản lý hồ sơ cán bộ vănphòng

- Bộ phận tổng hợp: Gồm một số chuyên viên có trình độ, có nhiệm vụ nghiên

cứu tổng hợp giúp lãnh đạo văn phòng theo dõi, tổng hợp tình hình phục vụ sự

lãnh đạo của cấp ủy Mỗi chuyên viên được phân theo từng lĩnh

vực công việc (Kinh tế, văn hóa, xã hội…) và theo dõi các tổ chức cơ sở Đảng cấp dưới

- Bộ phận quản trị: Giúp chánh văn phòng quản lý và thực hiện công tác kế toán, thủ quỹ,thủ kho, tạp vụ, điện nước, lái xe, quản lý nhà khách, công tác chăm lo đời sống vật chất

và tình thần cho cán bộ nhân viên cơ quan

- Bộ phận lưu trữ: Sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của cơ quan đểphân loại, đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các tài liệu theo quy định vàyêu cầu của cơ quan, tổ chức hướng dẫn công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưutrữ cho các bộ phận của cơ quan

- Bộ phận tài vụ (nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách): Dự trù

kinh phí cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo dõi sử dụngkinh phí của các bộ phận trong cơ quan

Để quản lý điều hành công tác văn phòng có chánh văn phòng và các phó chánh vănphòng giúp việc Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Ban

chấp hành, Ban Thường vụ về lãnh đạo và điều hành toàn diện các mặt công tác

của văn phòng Giúp việc cho chánh văn phòng về những việc được phân công và

giải quyết, một số công việc khi được sự ủy nhiệm của chánh văn phòng

2.2 Phòng cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chung

Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chung là những cơ quan có chức năng

quản lý Nhà nước ở tất cả các ngành, các lĩnh vực, các đối tượng trên phạm vi cả nướchoặc trên một đơn vị hành chính Các cơ quan này bao gồm: Chính phủ, UBND các cấp.Riêng với văn phòng Chính phủ có cơ cấu tổ chức rất lớn với các vụ, phòng, ban…Sauđây là cơ cấu tổ chức của UBND cấp tỉnh,huyện

2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng UBND

Văn phòng UBND tỉnh và huyện là cơ quan tham mưu, phục vụ sự quản

lý tập trung, thống nhất mọi lĩnh vực của UBND trên địa bàn tỉnh, huyện Với chức

năng trên, văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của HĐND và UBND, lịch công

tác của thường trực UBND; giúp ủy ban theo dõi việc thực hiện các chương

trình, kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị trực thuộc;

- Giúp UB theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn, UBND cấp dưới trong

việc chuẩn bị các đề án, tham gia xây dựng các đề án trình UB duyệt;

- Tổ chức truyền đạt các nghị quyết của HĐND, các quyết định của

HĐND cấp dưới trong việc chuẩn bị các đề án, tham gia xây dựng các đề án trình

UB duyệt;

- Đề xuất với Chủ tịch UBND những vấn đề về chủ trương, chính sách, biện

pháp quản lý cần giao cho các cơ quan chuyên môn nghiên cứu Trình Chủ tịch

UBND xem xét quyết định;

- Tổ chức các cuộc họp của UB, Chủ tịch UBND

- Tổ chức tiếp nhận đơn thư và giải quyết các khiếu nại tố cáo của dân;

- Tổ chức công tác thông tin, bảo đảm phản ánh thường xuyên, kịp thời đầy

đủ, chính xác các mặt công tác của địa phương, phục vụ cho công tác quản lý,

lãnh đạo của UBND;

- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UB, quản lý và hướng

dẫn nghiệp vụ công tác văn thư ở các ngành, các cấp thuộc quyền quản lý của UB;

trực tiếp thực hiện công tác văn thư ở UB;

- Quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ ở các cấp ngành

thuộc quyền quản lý của UB Trực tiếp thực hiện công tác lưu trữ ở cơ quan UB;

- Tổ chức thực hiện các mối quan hệ giữa UBND với các ban của

UBND, mặt trận Tổ quốc với các tổ chức quần chúng;

- Bảo đảm các điều kiện về vật chất cho hoạt động của HĐND và

UBND, quản lý lao động thuộc biên chế văn phòng, quản lý sử dụng tài

khoản, tài sản được giao

2.2.2 Cơ cấu tổ chức

Với chức năng, nhiệm vụ nêu trên, văn phòng của UBND cấp tỉnh, huyện

thường được tổ chức gồm các bộ phận sau:

Bộ phận hành chính – tổ chức có nhiệm vụ:

+ Công tác văn thư

+ Quản lý và cấp phát các loại giấy giới thiệu, giấy đi đường, giây công tác

thuộc thẩm quyền được giao

+ Công tác thông tin liên lạc

+ Tổng đài điện thoại

+ Công tác bảo vệ, phòng cháy chữa cháy

+ Công tác quản trị nhân sự cơ quan văn phòng

- Bộ phận nghiên cứu tổng hợp có nhiệm vụ: Theo dõi tổng hợp tình

hình hoạt động của các ngành, các lĩnh vực (công nghiệp, nông nghiệp, văn hóa xã

hội…), các cấp các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của UB; tổng hợp tình hình, đề

xuất ý kiến giải quyết với chánh văn phòng và lãnh đạo cơ quan

Đề xuất ý kiến về nội dung chương trình công tác giúp chánh văn phòng

chuẩn bị báo cáo cho lãnh đạo, chuẩn bị nội dung các cuộc họp, rà soát, chỉnh lý,

sửa đổi các dự thảo văn bản do các cơ quan chuyên môn và cấp dưới gửi lên Bộ

phận này có thể chia thành các tổ, nhóm và cán bộ theo dõi các lĩnh vực công tác

của UBND Cán bộ tổng hợp được dự các cuộc họp của lãnh đạo, các cuộc họp của

các ban ngành, các UBND cấp dưới trong phạm vi vấn