lãnh đạo và quản lý trong khu vực công vụ

Tổ chức phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ của những người tham gia hoạt động chung; quyền uy đem lại khả năng áp đặt ý chí của chủ thể quản lí đối với các đ

Thuật ngữ “lãnh đạo”, “quản lý” là những từ thường được nói đến hằng

ngày, tuy nhiên, ý nghĩa và nội dung của những thuật ngữ ấy không phải ai cũng

có thể hiểu và nắm chắc Đặc biệt là về mối quan hệ giữa chức năng lãnh đạo và chức năng quản lý trong thực tế của các cơ quan, tổ chức

Với tầm quan trọng và thực trạng nói trên; đồng thời, để nhằm có được

những nghiên cứu cơ bản về một số nội dung liên quan đến “lãnh đạo”, “quản

lý”, học viên xin chọn đề tài: “Mối quan hệ giữa chức năng lãnh đạo, chức năng quản lý - Phân tích và vận dụng thông qua tình huống thực tiễn trong tổ chức Vận dụng lý thuyết lãnh đạo, quản lý vào cơ quan nhà nước thông qua tình huống trong thực tiễn” để nghiên cứu, tìm hiểu cho bài tiểu luận kết thúc

học phần Lãnh đạo và quản lý trong khu vực công của mình

2 PHẦN NỘI DUNG

2.1 Cơ sở lý luận

2.1.1 Lý luận chung về quản lý

a Quản lý

Quản lý là việc quản trị của một tổ chức, cho dù đó là một doanh nghiệp, một tổ chức phi lợi nhuận hoặc cơ quan chính phủ Quản lý bao gồm các hoạt động thiết lập chiến lược của một tổ chức và điều phối các nỗ lực của nhân viên (hoặc tình nguyện viên) để hoàn thành các mục tiêu của mình thông qua việc áp dụng các nguồn lực sẵn có, như tài chính, tự nhiên, công nghệ và nhân lực

Trong đời sống xã hội, quản lí xuất hiện khi có hoạt động chung của con người Quản lí điều khiển, chỉ đạo hoạt động chung của con người, phối hợp các hoạt động riêng lẻ của từng cá nhân tạo thành hoạt động chung thống nhất của tập thể hướng tới mục tiêu đã định trước Để thực hiện hoạt động quản lí cần phải có tổ chức và quyền uy Tổ chức phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ của những người tham gia hoạt động chung; quyền

uy đem lại khả năng áp đặt ý chí của chủ thể quản lí đối với các đối tượng quản

lí, bảo đảm sự phục tùng của cá nhân đối với tổ chức Quyền uy là phương tiện

quan trọng để chủ thể quản lí điều khiển, chỉ đạo cũng như bắt buộc các đối tượng quản lí thực hiện các yêu cầu, mệnh lệnh của mình

Chủ thể quản lí là cá nhân hay tổ chức - những đại diện có quyền hạn và trách nhiệm liên kết, phối hợp những hoạt động riêng lẻ của từng cá nhân hướng tới mục tiêu chung nhằm đạt được kết quả nhất định trong quản lí

Khách thể của quản lí là trật tự quản lí Trật tự quản lí được quy định bởi nhiều loại quy phạm xã hội khác nhau như quy phạm đạo đức, quy phạm tôn giáo, quy phạm pháp luật tuỳ theo từng loại hình quản lí

Chức năng quan trọng nhất vận hành thường xuyên bằng bộ máy nhà nước bảo đảm mọi hoạt động của xã hội cũng như trên từng linh vực đời sống xã hội vận động theo một hướng, đường lối nhất định do Nhà nước định ra

Quản lí nhà nước là hoạt động thực thi quyền lực nhà nước do các cơ quan nhà nước thực hiện nhằm xác lập một trật tự ổn định và phát triển xã hội theo những mục tiêu mà tầng lớp cầm quyền theo đuổi

Quản lí nhà nước được hiểu theo nghĩa rộng bao gồm toàn bộ hoạt động của cả bộ máy nhà nước từ lập pháp, hành pháp đến tư pháp vận hành như một thực thể thống nhất Theo nghĩa hẹp là hướng dẫn chấp pháp, điều hành, quản lí hành chính do cơ quan hành pháp thực hiện bảo đảm bằng sức mạnh cưỡng chế

của Nhà nước

b Đặc điểm của quản lý

Quản lý là sự tác động có mục đích của các chủ thể quản lí đối với đối tượng quản lí Ở đây chủ thể của quản lí là con người hay tổ chức của con người.Những cá nhân hay tổ chức của con người phải là những đại diện có quyền uy, có quyền hạn và trách nhiệm liên kết , phối hợp những hoạt động riêng lẻ của từng cá nhân hướng tới mục tiêu chung nhằm đạt được kết quả nhất định trong quản lý

Quản lý xuất hiện ở bất kì nơi nào, lúc nào nếu ở nơi đó và lúc đó có hoạt động chung của con người

Như vậy, ở đâu có sự hợp tác của nhiều người, ở đó cần có quản lí, bởi vì hoạt động chung của nhiều người đòi hỏi phải được liên kết dưới nhiều hình thức

Mục đích và nhiệm vụ của quản lí là điều khiển, chỉ đạo hoạt động chung của con người, phối hợp các hoạt động riêng lẻ của từng cá nhân tạo thành một hoạt động chung thống nhất của cả một tập thể và hướng hoạt động chung đó theo những phương hướng thống nhất nhằm đạt được mục tiêu đã định trước

Quản lí được thực hiện bằng tổ chức và quyền uy Có tổ chức thì mới phân định rõ ràng chức năng , nhiệm vụ , quyền hạn và mối quan hệ của những người tham gia hoạt đông chung Có quyền uy thì mới bảo đảm sự phục tùng của cá nhân với tổ chức

Quyền uy là phương tiện quan trọng để chủ thể quản lí điều khiển chỉ đạo cũng như bắt buộc các đối tượng quản lí thực hiện các yêu cầu, mệnh lệnh của mình Quyền uy được hình thành dựa trên uy tín, khả năng chuyên môn và các quan hệ xã hội khác

Khách thể của quản lí là trật tự quản lí Trật tự này được quy định bởi nhiều loại quy phạm khác nhau: Quy phạm đạo đức, quy phạm chính trị, quy phạm tôn giáo

Phương tiện: rất đa dạng tín điều tôn giáo, lương tâm, pháp luật, dư luật

xã hội

c Nhà quản lý

Nhà quản lý là danh từ chung để chỉ tất cả những người thực hiện chức năng quản lý trong một tổ chức nhất định (tổ chức đó có thể là một tổ chức kinh doanh hay phi kinh doanh)

Nhà quản lý là những người làm việc trong tổ chức, điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ Nhà quản lý

là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát con người, tài chính, vật chất và thông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu

d Chức năng của nhà quản lý

Một là, Hoạch định:

Hoạch định là việc xác lập mục tiêu và phương thức đạt tới mục tiêu Xác lập mục tiêu không những giúp cho mỗi người trong tổ chức biết rõ điểm đến

mà còn để phân bổ nguồn lực một cách hợp lý trên toàn bộ tiến trình Mỗi cấp

độ đều có mục tiêu gọi là Hệ thống mục tiêu của tổ chức

Xác lập mục tiêu và phương hướng đạt mục tiêu là nhiệm vụ quan trọng nhất của người quản lý Càng lên cấp cao thì xác lập mục tiêu càng quan trọng vì vậy thời gian dành cho công việc đó càng nhiều Càng xuống cấp dưới thì việc

tổ chức thực hiện càng quan trọng vì mục tiêu có làm được hay không là phụ thuộc vào các việc nhỏ hàng ngày

Hai là, Tổ chức thực hiện

Tổ chức thực hiện là chức năng thứ hai của Người quản lý Với một công

ty đã rõ ràng về cơ cấu tổ chức, mô tả công việc mỗi vị trí thì nhiệm vụ chính của người quản lý đó là: Giao việc, hỗ trợ, kiểm soát và điều chỉnh

Giao việc kết hợp đào tạo áp dụng trong trường hợp nhân viên còn đà phát triển, có nghĩa là còn khả năng học hỏi Người quản lý giao việc ở cấp độ khó hơn trình độ hiện có của nhân viên, đòi hỏi nhân viên phải nỗ lực mới thực hiện được Ở cấp độ này quản lý sẽ phải sát sao hơn nhằm điều chỉnh để nhân viên làm đúng

Trao quyền là việc người quản lý tách một phần quyền tương ứng với một nhóm trách nhiệm cụ thể của người quản lý để giao cho người nhân viên

Về nguyên tắc người quản lý nhìn càng xa các công việc trong tương lai thì càng dễ giao việc mà không gây áp lực tiến độ quá nhiều cho nhân viên

Ba là, Lãnh đạo

Lãnh đạo là việc nhà quản lý tác động lên các bộ phận, cá nhân trong tổ chức, hướng họ đến việc thực hiện và hoàn thành mục tiêu kế hoạch đã đề ra

Bốn là, Kiểm tra

Kiểm tra là việc nhà quản lý đo lường thực tế công việc mà các cá nhân,

bộ phận đã thực hiện, từ đó phát hiện những vấn đề đồng thời đưa ra phương hướng giải quyết kịp thời nhằm đảm bảo thực hiện mục tiêu đề ra

e Vai trò của nhà quản lý

Nhà quản lí đóng vai trò quan trọng, góp phần chủ yếu quyết định hiệu quả và sự phát triển bền vững của tập thể Với chức trách của mình, người quản

lí đảm đương nhiều vai trò khác nhau Có thể tổng hợp các vai trò cơ bản chung nhất mà tất cả những người làm quản lí đều phải thực hiện:

– Vai trò giao tiếp, quan hệ:

+ Đối với bên ngoài là đại diện cho tập thể mà người đó quản lý

+ Đối với bên trong là lãnh đạo, liên kết mọi người để hoàn thành mục tiêu chung

– Vai trò thông tin:

+ Thu thập thông tin từ cấp dưới

+ Phổ biến thông tin từ cấp trên

+ Cung cấp thông tin cho bên ngoài

– Vai trò quyết định:

+ Đây là vai trò quan trọng nhất của người quản lý

+ Nhà quản lý là người có quyền quyết định và chịu trách nhiệm về những quyết định của mình

Để thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ của cấp trên giao cho, một nhà quản

lý cần thực hiện các vai trò cụ thể sau:

Tạo điều kiện thuận lợi cho công việc chung:

Nhà quản lý phải hợp tác với nhóm cộng sự của mình, với cấp quản lý cao hơn và với toàn thể nhân viên trong công ty Về nguyên tắc, một nhà quản lý tốt phải đặt lợi ích của tập thể trong tính toàn thể Vai trò của nhà quản lý vì thế chủ yếu là việc tìm thấy một sự cân bằng giữa nhu cầu của đơn vị, yêu cầu của cấp quản lý cao hơn và nhu cầu của nhân viên

Khơi gợi và thiết lập tinh thần tập thể:

Đạo đức tốt và tinh thần tập thể là hai thành phần chủ yếu của một nhóm Bản chất của tinh thần tập thể có thể là sự nhiệt tình hứng khởi, những kết quả làm hài lòng, sự vui thích Nó có thể bắt nguồn từ sự quan tâm dù nhỏ của nhà quản lý như một bó hoa trên bàn, một bức vẽ hài hước trên bảng thông báo, một chiếc bánh gatô Tóm lại, những hành động như thế phải được tiến hành đủ để cho nhân viên thấy được nhà quản lý có quan tâm đến họ Từ đó, nhân viên sẽ hết lòng hết sức vì công việc chung

Đảm bảo sự an toàn, yên ổn của các cộng sự:

Để hoàn thành một công việc theo cách có lợi nhất, con người luôn cần có

sự an toàn Nhà quản lý sẽ không bao giờ thành công nếu như đặt sự an toàn và sức khỏe của nhân viên vào vòng nguy hiểm, các cộng sự chính là đối tượng mà nhà quản lý phải tìm kiếm sự trợ giúp và lòng trung thành ở họ vì thế nhất thiết phải tạo cho họ niềm tin và sự an toàn

Truyền đạt sự hiểu biết, kinh nghiệm:

Nhà quản lý tài năng thường dành nhiều thời gian để cải thiện năng lực những cộng sự của mình, truyền cho họ những hiểu biết, kinh nghiệm bản thân sao cho họ có thể từ đó mà phát triển hơn Chính qua hành động này, nhà quản

lý đã đào tạo được người thay thế mình trong tương lai, một nhân vật có đủ khả năng được thăng tiến, điều này càng có ý nghĩa kích thích các cộng sự hơn

2.1.2 Lý luận chung về lãnh đạo

a Lãnh đạo

Lãnh đạo (leadership) là một quá trình ảnh hưởng xã hội, nhằm tối đa hóa

nỗ lực của đội nhóm để đạt được mục tiêu đề ra Đó là nghệ thuật thúc đẩy một nhóm người hành động cùng hướng tới mục tiêu chung Trong môi trường kinh doanh, điều này có nghĩa là định hướng chiến lược hành động cho người lao động và đồng nghiệp để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp."

Lãnh đạo là một chức năng quan trọng của nhà quản trị Khả năng lãnh đạo có hiệu quả là một trong những chìa khóa quan trọng để trở thành một quản trị viên giỏi

Một cách khái quát, lãnh đạo được xác định như là sự tác động mang tính nghệthuật, hay một quá trình gây ảnh hưởng đến người khác sao cho họ sẽ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu để đạt được các mục tiếu của tổ chức Không những thế, lãnh đạo còn là tạo ra sư thay đổi

Lãnh đạo là chỉ dẫn, động viên và đi trước Các nhà lãnh đạo hoạt động để giúp một nhóm đạt được các mục tiêu với sự vận động tối đa các khả năng của nhóm

b Vai trò của chức năng lãnh đạo

Thực chất của chức năng lãnh đạo là tác động lên con người Tất cả các chức năngkhác của quản trị như hoạch định, tổ chức , kiểm tra sẽ không hoàn thành tốt nếu nhà trị không hiểu được và không phát huy được yếu tố con người,

vì suy cho cùng con người với tư cách là chủ thể vừa là đối tượng của kinh doanh là nhân tố bên trong quyết định sự thành bại của một tổ chức

Lãnh đạo là quá trình tác động và quan tâm đến con người Lãnh đạo là quá trình tác động đến con người sao cho họ cố gắng một cách tự nguyện và nhiệt tình phấnđấu để đạt được các mục tiêu của tổ chức Người lãnh đạo không đứng đằng sau để thúc đẩy hay thúc giục, họ đặt mình lên trước, động viên mọi người hoàn thànhcác mục tiêu đã đề ra Bất kể một người quản lý lập kế hoạch,

tổ chức và kiểm tra kết quả có tốt đến đâu, người đó vẫn phải hỗ trợ những họat động đó bằng cách đưa ra những chỉ dẫn cho mọi người, thông tin đầy đủ và lãnh đạo tốt

Việc lãnh đạo phải dựa trên sự hiểu biết về động cơ của con người là gì và điều gì làm cho họ thỏa mãn khi họ góp sức vào việc hoàn thành các mục tiêu của tổ chức “Thuật lãnh đạo không chỉ đơn thuần là khả năng lôi cuốn người khác, vì đôi khi đó chỉ là sự mị dân Đó cũng không phải là khả năng gây cảm tình và thuyết phục người khác vì đây chỉ là kỹ năng của người phụ trách bán hàng Lãnh đạo là nâng tầm nhìn của con người lên mức cao hơn, đưa việc thực hiện công việc đạt tới một tiêu chuẩn cao hơn, và phát triển tính cách của con người vượt qua những giới hạn thông thường Để có được khả năng lãnh đạo như thế thì không gì tốt hơn là một môi trường doanh nghiệp được xây dựng trên những quy định chặt chẽ về quy định và trách nhiệm, những tiêu chuẩn cao trong thực hiện công việc, và sự tôn trọng của từng cá nhân cũng như công việc của họ"

Chức năng lãnh đạo tao điều kiện để các bộ phận của bộ máy liên kết lại với nhau,để tập thể đoàn kết, hoạt động của các bộ phận ăn khớp nhau, nhờ đó thực hiện được nhiệm vụ, mục tiêu

Chức năng lãnh đạo có liên quan đến việc ra quyết định, tổ chức truyền đạt va thực hiện các quyết định bằng cách giao việc, ra lệnh, động viên, khen thưởng cấp dưới, tích cực hóa thái độ và tinh thần làm việc của người lao động,

đó là những yếu tố liên quan trực tiếp đến năng suất và hiệu quả sản xuất kinh doanh

c Các nội dung cơ bản của lãnh đạo trong tổ chức

Thứ nhất, Hiểu rõ con người trong tổ chức:

Đây là nội dung đầu tiên hết sức quan trọng mà nhà quản trị phải nắm vững để có thể đưa ra các quyết định và lựa chọn các phương pháp lãnh đạo phù hợp

Hiểu rõ con người đã là một điều khó nhưng đáp ứng những đòi hỏi của

họ lại càng khó khăn hơn bởi:

- Tính đa dạng về các nhu cầu của con người

- Khả năng có hạn của nhà quản trị trong tổ chức

- Việc đáp ứng nhu cầu của từng người bị ràng buộc bởi các chi phối của nhu cầu chung của cả hệ thống và các hệ thống bên ngoài có liên quan

- Con người trong hệ thống bị phân tách theo nhiều nhóm trong khi các nhóm này có tính độc lập với hệ thống

Thứ hai, Đưa ra các quyết định lãnh đạo phù hợp:

Sản phẩm của nhà quản trị suy tới cùng là quyết định Nhà quản trị luôn phải sángsuốt định ra những quyết định đúng đắn, các chương trình, tính chất hoạt động của các bộ phận và cá nhân trong hệ thống nhằm đạt tới mục tiêu đã định Vậy có thể nói những quyết định của nhà quản trị có thể đem lại sự phát triển hoặc đẩy tổ chức đến chỗ khó khăn không thể tồn tại được

Thứ ba, Xây dựng nhóm làm việc:

Đây cũng là một nội dung quan trọng của hoạt động lãnh đạo Trong điều kiện hoạt động với quy mô đông người, việc phân cấp và phân công quản trị là một tất yếu khách quan, đây là nguyên tắc chuyên môn hóa trong quản trị Trong mỗi tổ chức thông thường đều được chia thành những phân hệ và nhóm nhỏ, mỗi phân hệ và nhóm này hoạt động theo cùng một nhóm chức năng nhiệm vụ

Mỗi nhóm không hoạt động tốt và không hình thành được mối dây liên hệ chặt chẽ với các nhóm khác thì kết quả hoạt động chung cho toàn bộ hệ thống không thể tốt đẹp được

Thứ tư, Dự kiến các tình huống và tìm cách ứng xử tốt:

Quá trình lãnh đạo tổ chức hoạt động là quá trình hướng tới mục tiêu, viễn cảnh trong tương lai vì vậy nhà quản trị khó có thể tự khẳng định được tổ chức mình hoạt động tốt và lâu bền do môi trường đầy biến động bên ngoài Nhà lãnh đạo luôn phải tỉnh táo vạch ra mọi tình huống, đối chiếu với mục đích và mục tiêu mong muốn căn cứ vào khả năng thực tế, cơ hội và nguồn lực có thể có được để đối phó với mọi tình huống hạn chế hoặc loại bỏ tình huống xấu, tận dụng khai thác các tình huống tốt

Thứ năm, Giao tiếp và đàm phán:

Quá trình lãnh đạo là quá trình tiếp xúc và làm việc với con người thông qua hoạtđộng giao tiếp và đàm phán cho nên người lãnh đạo không thực hiện tốt nội dung này thìkhó có thể đưa tổ chức giành lấy các mục tiêu mong muốn

Như chúng ta đã biết không phải ai cũng có khả năng giao tiếp và đàm phán tốt Nó phải trải qua thời gian tự rèn luyên chính mình hay nói cách khác là con người phải có trong mình những kinh nghiệm vốn hiểu biết sẵn có và thêm nhiều yếu tố khác để trở thành người giao tiếp tốt, giao tiếp tốt đòi hỏi phải lắng nghe không chỉ là chuyển giao thông điệp một chiều, cần phải có một cách giao tiếp hiệu quả trong việc tiếp nhận thôngđiêp, không thì sẽ khó đạt được điều mong muốn

Đàm phán cũng vậy ta cần phải nhiệt tình tự tin, phải có sự công nhận, liêm chính, hòa đông với mọi người, kiểm soát, sang tạo và luôn tìm ra cách để giải quyết vấn đề một cách thông minh, linh hoạt để đem lại hiệu quả cao

d Phương pháp lãnh đạo

- Khái niệm phương pháp lãnh đạo: Phương pháp lãnh đạo con người

trong hệ thống là tổng thể các cách thức tác động có thể có và có chủ đích của người lãnh đạo lên con người cùng với các nguồn lực khác của tổ chức để đạt được các mục tiêu quản trị đề ra

- Đặc điểm của các phương pháp lãnh đạo:

+ Các phương pháp lãnh đạo hết sức biến động, được thể hiện ở các hình thức biểu hiện của mỗi phương pháp tại mỗi thời điểm, mỗi đối tượng khác nhau

là khônggiống hẳn nhau

+Các phương pháp lãnh đạo luôn luôn đan kết vào nhau Điều này là cách

xử lý nhược điểm của mỗi phương pháp lãnh đạo riêng lẻ, chỉ có kết hợp chúng lại người ta mới có thể phát huy được ưu điểm của mọi phương pháp lãnh đạo

và hạn chế phần nhược điểm của chúng

+ Các phương pháp lãnh đạo chịu tác động to lớn của nhu cầu và động cơ làm việc củangười bị tác động xét theo thời gian và không gian diễn ra sự lãnh đạo

- Nội dung của các phương pháp lãnh đạo gồm:

Một là, phương pháp hành chính

+ Là các phương pháp tác động dựa vào các mối quan hệ tổ chức của hệ thống quản trị và kỷ luật doanh nghiệp

+ Các phương pháp hành chính trong quản trị kinh doanh chính là những cách tác động trực tiếp của chủ doanh nghiệp lên tập thể những người lao động dưới quyền bằng các quyết định dứt khoát, mang tính bắt buộc đòi hỏi người lao động phải chấp hành nghiêm ngặt nếu vi phạm sẽ bị xử lý kịp thời, thích đáng

Vai trò của phương pháp hành chính:

+Xác lập trật tự kỷ cương làm việc trong doanh nghiệp, nó là khâu nối các phương pháp quản trị khác lại

+Thông qua phương pháp này, doanh nghiệp có được những quy định bắt buộc để giấu được bí mật ý đồ kinh doanh và giải quyết các vấn đề đặt ra trong doanh nghiệp rất nhanh chóng

Tác động của phường pháp hành chính: tác động theo 2 hướng

+Tác động về mặt tổ chức

+Tác động điều chỉnh hành động của đối tượng quản trị

Để sử dụng phương pháp hành chính, cần nắm vững các yêu cầu: