(luận văn thạc sĩ) tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại bệnh viện đa khoa tâm trí đà nẵng theo định hướng ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện

CÁC GIẢI PHÁP TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ ĐÀ NẴNG THEO ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TỔNG THỂ BỆNH VIỆN.... Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn đó,

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN HỮU ANH THƯ

TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ ĐÀ NẴNG THEO ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM

QUẢN LÝ TỔNG THỂ BỆNH VIỆN

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng - Năm 2015

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN HỮU ANH THƯ

TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ ĐÀ NẴNG THEO ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM

QUẢN LÝ TỔNG THỂ BỆNH VIỆN

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS NGUYỄN MẠNH TOÀN

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

Nguyễn Hữu Anh Thƣ

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài 3

6 Bố cục đề tài 3

7 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 4

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TỔNG THỂ BỆNH VIỆN 7

1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG BỆNH VIỆN 7

1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện 7

1.1.2 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin khác tại bệnh viện 8

1.2 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TỔNG THỂ BỆNH VIỆN 9

1.2.1 Khái niệm Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện 9

1.2.2 Tầm quan trọng của phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện 9

1.2.3 Đặc trưng của phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện 11

1.2.4 Một số vấn đề trong công tác kế toán khi triển khai giải pháp quản lý tổng thể Bệnh viện 12

1.2.5 Tổ chức cơ sở dữ liệu và xây dựng bộ mã các đối tượng kế toán 14

1.3 TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN THEO ĐỊNH HƯỚNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TỔNG THỂ BỆNH VIỆN 22

1.3.1 Chu trình thu viện phí 23

1.3.4 Chu trình tài chính 33

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 36

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ ĐÀ NẴNG 37

2.1 TỔNG QUAN VỀ BỆNH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ ĐÀ NẴNG 37

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 37

2.1.2 Đặc điểm hoạt động 37

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ 37

2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 38

2.1.5 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 39

2.2 KHÁI QUÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ 41

2.2.1 Tổ chức thông tin trong chu trình thu viện phí của BV (chu trình doanh thu) 41

2.2.2 Tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng của BV 49

2.2.3 Tổ chức thông tin trong chu trình khám chữa bệnh của BV 52

2.2.4 Tổ chức thông tin trong chu trình tài chính của BV 55

2.3 ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ ĐÀ NẴNG 57

2.3.1 Ưu điểm của hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện đa khoa Tâm Trí 57

2.3.2 Những tồn tại của hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện đa khoa Tâm Trí 58

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 60

ĐK Tâm Trí 62 3.2 CÁC GIẢI PHÁP TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ ĐÀ NẴNG THEO ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TỔNG THỂ BỆNH VIỆN 63 3.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại bệnh viện đa khoa Tâm Trí theo định hướng ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện 63 3.2.2 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại BV ĐK Tâm Trí Đà Nẵng theo định hướng ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện 66 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 88

KẾT LUẬN 89 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (bản sao)

PHỤ LỤC

1 HTTTKT Hệ thống thông tin kế toán

2 CNTT Công nghệ thông tin

4 BVĐK Bệnh viện đa khoa

5 BVĐKTT Bệnh viện đa khoa Tâm Trí

6 VTYT Vật tƣ y tế

7 HCXN Hóa chất xét nghiệm

8 CĐHA Chuẩn đoán hình ảnh

9 BHYT Bảo hiểm y tế

10 CSDL Cơ sở dữ liệu

11 HCQT Hành chính quản trị

12 CNTT Công nghệ thông tin

13 CMND Chứng minh nhân dân

14 TNCN Thu nhập cá nhân

16 TSCĐ Tài sản cố định

17 CCDC Công cụ dụng cụ

bàng Tên bảng Trang 1.1 Các vấn đề chính của giải pháp quản lý tổng thể bệnh

3.5 Danh mục nhân viên theo phần mềm quản lý tổng thể

3.6 Danh mục TSCĐ và CCDC theo phần mềm quản lý tổng

hình vẽ Tên hình vẽ Trang 1.1 Các yếu tố cơ bản của Hệ thống thông tin kế toán 7 1.2 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ

thống thông tin khác tại bệnh viện

8

1.3 Quy trình sử lý thông tin trong điều kiện tin học hóa hình 15 1.4 Các cách phân loại bộ mã các đối tƣợng 19 1.5 Các chức năng chính của quy trình thu viện phí trong phần

mềm quản lý tổng thể bệnh viện

24

1.6 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình thu viện phí 25 1.7 Sơ đồ dòng dữ liệu của chu trình thu viện phí 26 1.8 Sơ đồ các chức năng chính của chu trình cung ứng 28 1.9 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng 29 1.10 Sơ đồ dòng dữ liệu trong chu trình cung ứng 30 1.11 Sơ đồ các chức năng cơ bản của chu trình khám chữa bệnh

tại BV

31

2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của BV ĐK Tâm Trí 38 2.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại BV ĐK Tâm Trí 40 2.3 Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình thu viện

phí tại bệnh viện ĐK Tâm Trí

42

2.6 Quá trình luân chuyển chứng từ trong chu trình cung ứng

tại bệnh viện ĐK Tâm Trí

49

2.9 Quy trình khám chữa bệnh ngoại trú 53

2.11 Chu trình tài chính của bệnh viện đa khoa Tâm Trí 56 3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại bệnh viện đa khoa Tâm

3.10 Phân hệ quản lý kho dƣợc, VTYT – Hệ thống quản lý

tổng thể

86

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt, đòi hỏi mọi doanh nghiệp trong tất cả các ngành nghề cần phải nâng cao chất lượng, tiết kiệm chi phí, thay đổi phương thức kinh doanh cũng như ứng dụng công nghệ thông tin một cách có hiệu quả Đặc biệt trong lĩnh vực y tế, nhu cầu khám chữa bệnh của người dân ngày càng cao, việc ứng dụng các công nghệ hiện đại giúp cho việc vận hành bộ máy hành chính tại các bệnh viện được tinh gọn, giảm thiểu các thao tác không cần thiết và tạo điều kiện tốt trong công tác chuyên môn của đội ngũ y bác sỹ và nhân viên ngành y tế nhằm đáp ứng nhu cầu và đem lại lợi ích tốt nhất cho bệnh nhân

Tổ chức HTTTKT trong các bệnh viện hiện nay đặt ra yêu cầu phải ứng dụng công nghệ thông tin như một xu hướng tất yếu nhằm góp phần nâng cao năng lực hoạt động của bệnh viện Mặc dù hầu hết các bệnh viện đã ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhưng mức độ còn hạn chế, chủ yếu là sử dụng phần mềm kế toán và các phần mềm quản lý chuyên môn riêng lẻ Việc

sử dụng rời rạc nhiều phần mềm tại các bộ phận khác nhau có thể gây ra lãng phí nguồn lực, làm giảm hiệu quả hoạt động của bệnh viện

Bệnh viện đa khoa Tâm Trí Đà Nẵng là bệnh viện mới được thành lập nên việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình quản lý tại Bệnh viện còn rời rạc, áp dụng nhiều phần mềm độc lập, các ứng dụng chưa đồng bộ, …

do đó chưa đáp ứng yêu cầu kiểm soát, quản lý một cách tối ưu trong tất cả các bộ phận nói chung và bộ phận kế toán nói riêng Xuất phát từ nhu cầu

thực tiễn đó, tác giả đã chọn đề tài nghiên cứu: “Tổ chức hệ thống thông tin

kế toán tại Bệnh viện đa khoa Tâm Trí Đà Nẵng theo định hướng ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện” làm đề tài nghiên cứu của

mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục đích của việc nghiên cứu đề tài là:

- Hệ thống hóa những nghiên cứu lý luận đã có về hệ thống thông tin kế toán và giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện, từ đó tác giả vận dụng trong việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện Tâm Trí theo định hướng ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện

- Tác giả đề xuất một số giải pháp tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể nhằm mục đích kiểm soát và quản lý tốt toàn bộ hoạt động của bệnh viện, sử dụng tốt các nguồn lực và hoàn thiện công tác kế toán tại bệnh viện

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu trực tiếp là hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện Đa Khoa Tâm Trí Đà Nẵng

Phạm vi nghiên cứu của đề tài này là công tác kế toán và hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện đa khoa Tâm Trí Đà Nẵng

4 Phương pháp nghiên cứu

Các phương pháp nghiên cứu thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại bệnh viện Đa Khoa Tâm Trí Đà Nẵng

- Sử dụng các nguồn tài liệu về hệ thống thông tin kế toán, giáo trình trong ngành kế toán để tìm hiểu cơ sở lý luận của đề tài

- Sử dụng sơ đồ dòng dữ liệu, mô hình dữ liệu, lưu đồ mô tả hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện ĐK Tâm Trí

- Phương pháp quan sát tổng thể để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chức thực hiện của hệ thống thông tin thực tế và công tác kế toán đang được áp dụng tại Bệnh viện

- Phương pháp phỏng vấn chuyên sâu bằng bảng câu hỏi để phân tích và giải quyết vấn đề cần nghiên cứu nhằm giải quyết vấn đề đặt ra

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

a Về mặt lý luận

Hiện nay, ERP dưới góc độ hệ thống thông tin kế toán vẫn chưa có một tài liệu chính thống nào đề cập đến, và việc áp dụng ERP vào môi trường bệnh

viện được gọi là Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện vẫn chưa được tiếp cận

một cách tối ưu Điều này đã góp phần gây cản trở đến quá trình tìm hiểu, tiếp cận giải pháp quản lý tối ưu với những người làm công tác kế toán nói chung

và công tác kế toán tại các đơn vị y tế nói riêng Với yêu cầu đó, đề tài đã hệ

thống hóa những kiến thức cơ bản nền tảng về hệ thống thông tin kế toán trong

BV ĐK Tâm Trí theo định hướng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện

b Về mặt thực tiễn

Thông qua việc phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại BV ĐK Tâm Trí Đà Nẵng, luận văn sẽ giới thiệu về giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện, sự cần thiết cũng như những lợi ích từ việc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán bệnh viện theo định hướng ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể Từ đó, đưa ra các đề xuất, giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả của việc

tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo định hướng phần mềm quản lý tông thể bệnh viện tại BV ĐK Tâm Trí Đà Nẵng

Chương 3: Tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh Viện Đa Khoa

Tâm Trí Đà Nẵng theo định hướng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện

7 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Để hoàn thành đề tài này, tác giả đã tham khảo một số tài liệu liên quan đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán, và các tài liệu giới thiệu về phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện, bao gồm:

Nghiên cứu của Huỳnh Thị Thanh Nguyên (2013) về đề tài “Tổ chức hệ

thống thông tin kế toán theo định hướng ERP tại Công ty cổ phần thương mại Nguyễn Kim” Tác giả đã sử dụng phương pháp điều tra, phỏng vấn, quan sát cùng với việc sử dụng các nguồn tài liệu uy tín trên mạng, các bài báo khoa học để tìm hiểu đầy đủ về phương pháp tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp thương mại trong điều kiện ứng dụng ERP Từ đó nêu ra các giải pháp hoàn thiện để tăng cường hiệu quả của việc ứng dụng ERP vào tổ chức hệ thống thông tin kế toán tài chính và kế toán quản trị tại doanh nghiệp Tuy nhiên, luận văn này vẫn chưa đi sâu vào hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán theo chu trình theo định hướng ERP tại Công ty cổ phần Nguyễn Kim

Nghiên cứu của tác giả Phạm Lê Hoài (2012) về đề tài “Hoàn thiện tổ

chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Pymepharco” Tác giả luận văn này đã áp dụng phương pháp quan sát

tổng thể và sơ đồ dòng dữ liệu để nghiên cứu vấn đề, phân tích hệ thống, xem xét mối quan hệ của chu trình bán hàng và thu tiền đối với các chu trình khác trong hệ thống thông tin kế toán, từ đó đưa ra những giải pháp hoàn thiện Tuy nhiên, đề tài chỉ mới gói gọn trong vấn đề tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền chứ chưa mở rộng ra các chu trình còn lại trong toàn bộ hệ thống thông tin kế toán

Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Hoàng Thiên Kim (2012) về đề tài “Tổ

chức hệ thống thông tin kế toán quản trị tại công ty cổ phần kỹ thuật thủy sản (SEATECHCO)” của tác giả Nguyễn Hoàng Thiên Kim Với mục đích khẳng

định vai trò của hệ thống thông tin kế toán đối với doanh nghiệp, tác giả này

đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu quan sát, suy luận, so sánh và đối chiếu giữa thực tiễn và lý thuyết nghiên cứu để làm rõ các vấn đề cần được quan tâm Tuy nhiên, tác giả mới chỉ đề cập đến việc ứng dụng hệ thống thông tin kế toán trong công tác kế toán quản trị của doanh nghiệp

Nghiên cứu của tác giả Trương Thùy Vân (2011) về đề tài “Xây dựng hệ

thống thông tin kế toán phục vụ quản trị cước viễn thông – công nghệ thông tin tại viễn thông Quảng Bình” Luận văn này sử dụng phương pháp nghiên cứu

trường hợp mô tả kết hợp giải thích, tìm hiểu thực tế tại Công ty và đề xuất hướng giải quyết phù hợp nhằm nâng cao năng lực quản lý điều hành doanh thu tại Công ty Song luận văn chỉ mới nêu lên việc tổ chức hệ thống thông tin

kế toán phục vụ công tác kế toán quản trị cước viễn thông chứ chưa đi sâu vào phân tích hệ thống thông tin kế toán trong mảng kế toán tài chính

Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Thùy Anh (2011) về đề tài “Hoàn

thiện công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại bệnh viện C Đà Nẵng” Bằng cách sử dụng các phương pháp chung như tổng hợp, phân tích,

tư duy logic, các kỹ thuật cụ thể như so sánh, điều tra, phỏng vấn tác giả này

đã tổng hợp khá đầy đủ lý thuyết cơ bản về hệ thống thông tin kế toán cũng như là giải pháp ERP trong Bệnh viện và nêu lên các biện pháp hoàn thiện Tuy nhiên, luận văn chỉ mới nêu lên việc ứng dụng ERP vào môi trường bệnh viện chứ chưa tổ chức được hệ thống thông tin kế toán xuyên suốt tổng thể bộ máy quản lý bệnh viện theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể

Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Thu Hà (2010) về đề tài “Hoàn

thiện hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP tại công ty cổ phần vận tải biển Đà Nẵng” Tác giả sử dụng phương pháp phỏng vấn, quan sát trực

tiếp để nêu lên những ưu điểm và những bất cập về hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp, từ đó đưa ra giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán

theo định hướng ERP Song đề tài vẫn chưa đi vào tìm hiểu cách thức tổ chức

hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP

Nghiên cứu của tác giả Trần Thị Thu Hà (2010) về đề tài “ Hoàn thiện

hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP tại Công ty TNHH Thương mại và giao nhận quốc tế Đà Nẵng” Tác giả này đã sử dụng phương pháp

nghiên cứu cụ thể như quan sát trực tiếp, phỏng vấn các bộ phận liên quan, phân tích, đối chiếu với thực tế để tìm ra những hạn chế và từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP tại Công ty Tuy nhiên, luận văn vẫn còn rời rạc chưa đi sâu vào hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán theo từng chu trình

Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Văn Minh (2007) về đề tài “Tổ chức hệ

thống thông tin kế toán quản trị tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Thủy sản Miền Trung”, tác giả đã sử dụng phương pháp hồi quy, phân tích tổng hợp, so

sánh để khảo sát và đánh giá tình hình thực tế về công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị tại Công ty Tuy nhiên, tác giả này mới chỉ trình bày

về phương pháp tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị trong điều kiện ứng dụng các phần mềm văn phòng đơn giản chứ chưa xây dựng toàn bộ công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP bao gồm

cả hệ thống thông tin kế toán quản trị và kế toán tài chính

Qua những giáo trình được giảng dạy tại trường và việc nghiên cứu những đề tài luận văn có liên quan đến hệ thống thông tin kế toán như một vài

đề tài trên, tác giả nhận thấy hiện nay vẫn chưa có đề tài nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán tại bệnh viện theo định hướng giải pháp quản lý tổng

thể bệnh viện nên tác giả đã quyết định chọn đề tài nghiên cứu: “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện Đa Khoa Tâm Trí Đà Nẵng theo định hướng ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện”

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

VÀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TỔNG THỂ BỆNH VIỆN

1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG BỆNH VIỆN

1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện

Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản trị trong bệnh viện bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của bệnh viện cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của bệnh viện trong từng thời kỳ nhất định Hai chức năng của hệ thống thông tin kế toán là thông tin và kiểm tra [8, tr 22]

Từ đây có thể hình dung “Hệ thống thông tin kế toán là một tập hợp các nguồn lực bao gồm con người và các thiết bị máy móc nhằm biến đổi dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành thông tin”

Hình 1.1 – Các yếu tố cơ bản của Hệ thống thông tin kế toán

1.1.2 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin khác tại bệnh viện

Hệ thống thông tin kế toán trong bệnh viện là một hệ thống đa dạng, phức tạp với nhiều chức năng đƣợc thực hiện bởi các bộ phận khác nhau, có mối quan hệ ràng buộc chặt chẽ, cung cấp thông tin lẫn nhau nhằm đảm bảo cho hoạt động Bệnh viện đƣợc hiệu quả Hình 1.2 thể hiện mối quan hệ giữa

hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin khác tại bệnh viện

Hình 1.2 - Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống

thông tin khác tại bệnh viện

Chú thích:

(1) Tiếp nhận bệnh nhân đến khám hoặc chuyển phòng cấp cứu;

(2) và (5): Bệnh nhân sau khi khám hoặc cấp cứu đƣợc chuyển đến các khoa điều trị nội trú;

(3) và (4): Bệnh nhân đƣợc chỉ định điều trị ngoại trú;

(6) Bệnh nhân đƣợc phòng khám, phòng cấp cứu hoặc các khoa điều trị nội trú chỉ định thực xét nghiệm, các dịch vụ kỹ thuật hay phẫu thuật;

(7) Thuốc men, vật tƣ y tế, hóa chất đƣợc bộ phận quản lý dƣợc cung cấp cho các phòng, khoa để thực hiện nhiệm vụ chuyên môn;

(8) Bệnh nhân đƣợc xuất viện và hoàn thành các thủ tục thanh toán ra viện

1.2 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TỔNG THỂ BỆNH VIỆN

1.2.1 Khái niệm Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện

Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện có thể đƣợc hiểu là Hệ thống hoạch định nguồn lực tại một bệnh viện – là một phần mềm tích hợp tất cả các chức năng của các bộ phận trong bệnh viện vào một hệ thống cơ sở dữ liệu chung Khi đó chức năng kế toán không tổ chức độc lập mà phải đƣợc tổ chức trong mối quan hệ với các chức năng khác [1, tr 2-3]

Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện bao gồm nhiều phân hệ nghiệp vụ

có mối quan hệ chặt chẽ với nhau để hình thành nên một hệ thống thông tin thống nhất và hiệu quả nhằm đem lại sức mạnh tổng lực cho bệnh viện

1.2.2 Tầm quan trọng của phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện

Mô hình quản lý tổng thể bệnh viện rất đa dạng và phức tạp nên thiết kế một phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện là rất quan trọng và cực kỳ khó khăn Công tác kế toán thì luôn đƣợc thực hiện lồng ghép trong từng hoạt động của bệnh viện từ khâu tiếp nhận – thu phí – BHYT, khám chữa bệnh, xét

nghiệm, nội trú, ngoại trú,…hoạt động kê đơn thuốc, quản lý kho vật tư y tế, kho dược, quản lý tiền lương, quản lý tài sản cố định, lập ngân sách cho bệnh viện Việc ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện đem lại những lợi ích sau:

- Kiểm soát tốt các thông tin, dữ liệu chặt chẻ, tập trung trong cùng một

hệ thống và kiểm soát tốt nguồn nhân lực, tài chính, tránh thất thoát: Khi một

nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được các bộ phận chức năng thực hiện thao tác nhập liệu vào phần mềm và sau đó dữ liệu sẽ tự động kết nối thông tin với tất

cả các phòng ban có nhu cầu sử dụng thông tin đó Mỗi cá nhân, bộ phận được phân quyền truy cập và sử dụng thông tin nên dữ liệu được bảo mật, kiểm soát chặt chẽ và cung cấp đúng, đủ đến người sử dụng Điều này giúp nhà quản trị kiểm soát tốt nguồn lực tài chính, nhân sự của bệnh viện

- Góp phần giảm bớt các công việc mang tính chất thủ công, tiết kiệm thời gian, giúp cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác hơn, đồng thời rút gọn các thủ tục giấy tờ, giảm thiểu các khâu trung gian, nâng cao năng suất lao động: Khi chưa áp dụng giải pháp quản lý tổng thế bệnh viện thì các thủ

tục giấy tờ, báo cáo cần phải thông qua ranh giới các bộ phận phòng ban để xét duyệt, cấp phép Khi áp dụng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện, giữa các bộ phận, phòng ban có mối liên kết về quy trình và dữ liệu, nhân viên và ban lãnh đạo được cấp quyền phê duyệt giấy tờ, báo cáo Từ đó giảm thiểu các quy trình xử lý giấy tờ, giảm thiểu thời gian chết, góp phần nâng cao năng suất lao động

- Nâng cao hiệu quả xử lý và chia sẻ nguồn lực thông tin: Trước khi ứng

dụng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện, ban lãnh đạo bện viện phải dựa vào nhiều nguồn để có được thông tin cần thiết cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của bệnh viện Với phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện, điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một

phần mềm ứng dụng xử lý các nghiệp vụ theo thời gian thực (nghĩa là thông tin sẽ có sẵn trong hệ thống ngay lập tức tại thời gian theo dõi) Từ đó, nhà quản trị có thể đưa ra quyết định một cách nhanh chóng và chính xác

- Tối ưu hóa toàn bộ hoạt động của Bệnh viện: Giải pháp quản lý tổng

thể bệnh viện góp phần làm hoạt động của bệnh viện được tích hợp, và liên kết thống nhất trong cùng hệ thống để cùng thực hiện mục tiêu chung Nhờ

đó, giảm thiểu được chi phí các khâu trung gian, giúp cho các quy trình hoạt động của bệnh viện được tinh gọn

- Giúp nhân viên thực hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp hơn: Để

áp dụng thành công giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện thì đòi hỏi đội ngũ y bác sỹ cũng như nhân viên bệnh viện phải thay đổi tư duy trong công việc, bỏ thói quen thủ công, các lối làm việc cứng nhắc để bước sang một phong cách làm việc chuyên nghiệp bằng ứng dụng công nghệ thông tin Chính điều đó sẽ thúc đẩy đội ngũ nhân viên tìm tòi, học hỏi những ứng dụng mới, cách thức

làm việc mới, từ đó góp phần cùng đưa bệnh viện ngày càng phát triển hơn

1.2.3 Đặc trưng của phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện

Hệ thống quản lý tổng thể bệnh viện thường được chia thành hai hệ thống lớn: quản lý hành chính và quản lý chuyên môn

(1) Hệ thống quản lý hành chính: Thực hiện các chức năng quản lý

hành chính trong BV, bao gồm các phân hệ như:

- Phân hệ quản lý nhân sự, tiền lương: liên quan đến việc quản lý người lao động về hợp đồng, thời gian làm việc, xác định tiền lương

- Phân hệ quản lý tài sản: quản lý, theo dõi kiểm soát tình hình mua sắm,

sử dụng các trang thiết bị, vật tư y tế

- Phân hệ tài chính kế toán: thực hiện chức năng kế toán theo từng phần hành như kế toán viện phí, kế toán lương, kế toán tiền , lập các báo cáo liên quan đến tình hình quản lý tài chính

- Phân hệ quản lý công văn: theo dõi công văn đến, công văn đi, công văn đã xử lý hay chưa

(2) Hệ thống quản lý chuyên môn: Bệnh nhân là đối tượng trung tâm

nên tất cả những dữ liệu liên quan đến bệnh nhân đều được đưa vào hệ thống quản lý chuyên môn Hệ thống quản lý chuyên môn được phân tích thành nhiều phân hệ, mỗi phân hệ thực hiện một nhiệm vụ riêng liên quan đến việc quản lý bệnh nhân từ khi vào viện đến khi ra viện Thông thường, các phân hệ thuộc hệ thống quản lý chuyên môn của một BV bao gồm:

- Phân hệ tiếp nhận: tiếp nhận và truy tìm thông tin về bệnh nhân

- Phân hệ viện phí nội, ngoại trú: quản lý việc thu viện phí bệnh nhân ngoại trú, quản lý công nợ, tạm ứng từng bệnh nhân nội trú, thanh toán chi phí điều trị nội trú, tính toán bảo hiểm y tế, cung cấp thông tin viện phí cho bộ phận kế toán

- Phân hệ khám chữa bệnh ngoại trú: dùng cho các bác sĩ phòng khám như kê đơn thuốc, chỉ định khám, chuyển khoa khác, xếp lịch hẹn

- Phân hệ xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh, thăm dò chức năng: quản lý các hoạt động y khoa cận lâm sàng, lưu trữ hình ảnh, dữ liệu

- Phân hệ quản lý phẫu thuật: quản lý lịch mổ, e kíp mổ, phân loại phẫu thuật

- Phân hệ quản lý bệnh án: theo dõi, quản lý hồ sơ bệnh án của bệnh nhân

- Phân hệ quản lý dược: quản lý dược nội, ngoại trú, BHYT, vật tư y tế,

- Phân hệ quản trị mạng: phân quyền sử dụng cho từng người, nhóm người sử dụng, theo dõi, kiểm tra việc cập nhật dữ liệu trên toàn hệ thống và chỉnh sửa dữ liệu khi cần thiết

1.2.4 Một số vấn đề trong công tác kế toán khi triển khai giải pháp quản lý tổng thể Bệnh viện

Các vấn đề trong công tác kế toán khi triển khai giải pháp quản lý tổng

thể Bệnh viện được khái quát ở bảng sau:

Bảng 1.1: Các vấn đề chính của giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện

STT Các vấn đề chính Giải pháp quản lý tổng thể Bệnh viện

1 Hình thức kế toán - Phù hợp với nhiều hình thức sổ kế toán

2 Hệ thống tài

khoản

- Hệ thống tài khoản gồm nhiều phân đoạn để tổng hợp, phân tích số liệu Ngoài hệ thống tài khoản của Bộ tài chính ban hành thì tùy theo đặc thù của từng bệnh viện có thể xây dựng thêm một hệ thống tài khoản với nhiều chiều thông tin cho phù hợp giúp người quản lý có thể quản lý tài chính dễ dàng hơn

3 Hạch toán - Việc hạch toán được thực hiện tự động

- Khi ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể Bệnh viện có thể sử dụng một vài tài khoản trung gian không thuộc hệ thống tài khoản chính thức được ban hành, nhưng trên góc độ kinh tế thì sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong các nghiệp vụ vẫn không có gì thay đổi

- Thực hiện các bút toán đảo: Phần mềm quản lý tổng thể Bệnh viện không cho phép người dùng xóa bất cứ nghiệp vụ nào đã hạch toán vào hệ thống mà chỉ cho phép thực hiện bút toán đảo Chính vì vậy, thông tin cung cấp từ hệ thống có

độ tin cậy rất cao

- Tự động tổng hợp doanh thu cho từng bộ phận

từ hoạt động của bệnh viện

4 Báo cáo, biểu mẫu - Bên cạnh những báo cáo, biểu mẫu bắt buộc

của Tổng cục Thuế và Bộ Tài Chính, các báo cáo, biểu mẫu có thể được xây dựng lại tùy theo hình thức quản lý đặc thù từng bệnh viện để dễ dàng quản lý và cung cấp thông tin cho các bên liên quan

5 Bảo Hiểm Y Tế - Tích hợp sẵn trong hệ thống quản lý, không

lý tập trung và tổ chức theo kiểu hệ quản trị cơ sở dữ liệu Các phân hệ đều có thể cùng truy cập và sử dụng chung một nguồn dữ liệu bất kỳ

Cách tổ chức dữ liệu tập trung này giúp việc thu thập và lưu trữ dữ liệu không bị trùng lắp, không khuôn mẫu với nhau, các dữ liệu được sử dụng hiệu quả cao Vì vậy, công việc kế toán trong điều kiện ứng dụng phần mềm quản

lý giải pháp tổng thể không chỉ còn là việc nhập liệu và hạch toán các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh mà đòi hỏi kế toán phải phân tích được các số liệu, xử lý

số liệu để thực hiện báo cáo Tuy mỗi bệnh viện được tổ chức theo nhiều mô hình quản lý khác nhau nhưng hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán đều có những đặc điểm chung bao gồm: các dữ liệu đầu vào, quy trình xử lý dữ liệu, các dữ liệu đầu ra Những đặc điểm chung đó được khái quát trong Hình 1.3 mô tả quy trình sử lý thông tin trong điều kiện tin học hóa [8, trang 33]

XỬ LÝ

PHẦN MỀM

KẾ TOÁN

SỔ SÁCH KẾ TOÁN

BÁO CÁO KẾ TOÁN

ĐẦU RA

SAO LƯU VÀ KẾT CHUYỂN

DỮ LIỆU CHO KÌ SAU

Hình 1.3 - Quy trình sử lý thông tin trong điều kiện tin học hóa

Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý tổng thể bệnh viện Thông tin do kế toán cung cấp có ảnh hưởng đến hoạt động của toàn bệnh viện nên việc tổ chức dữ liệu kế toán ban đầu, thực hiện xử lý và cung cấp thông tin đòi hỏi phải chính xác, khoa học, hợp lý

và có hiệu quả

Cơ sở dữ liệu kế toán bao gồm tập hợp các tập tin có quan hệ rất chặt chẽ với nhau được thiết kế để ghi nhận, lưu trữ và xử lý toàn bộ các dữ liệu và thông tin kế toán Có thể hiểu hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán đóng vai trò như

bộ sổ kế toán trong điều kiện hạch toán trên máy vi tính Toàn bộ dữ liệu kế

toán, bao gồm những dữ liệu được khởi tạo ban đầu và những dữ liệu mới phát sinh trong quá trình hạch toán đều được cập nhật và lưu trữ trên các tập tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán Mỗi tập tin gồm nhiều trường và nhiều mẫu tin Mỗi trường tương ứng với một thuộc tính cần quản lý của một đối tượng hay một nghiệp vụ xác định Theo tính chất của dữ liệu chứa trong mỗi tập tin, các tập tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán có thể được phân thành các tập tin hệ thống, tập tin danh mục từ điển, các tập tin biến động, các tập tin tồn và các tập tin báo cáo

- Tập tin hệ thống: Các tập tin hệ thống được thiết kế để lưu trữ các

thông số của hệ thống khai báo trong phần khởi tạo, bao gồm các thông tin chung liên quan đến bệnh viện, các phương pháp hạch toán và các hình thức

sổ kế toán được lựa chọn các quyền truy cập của từng người

- Tập tin danh mục từ điển: Nội dung các tập tin danh mục lưu trữ dữ

liệu về các đối tượng quản lý của kế toán, ít thay đổi và sử dụng cho nhiều kỳ

kế toán như các loại vật tư, hàng hóa, tài sản, công nợ, ngoại tệ Trong điều kiện sử dụng phần mềm để quản lý, mỗi đối tượng đều được gán cho một kí hiệu nhất định, gọi là mã của các đối tượng Tập hợp mã của các đối tượng cùng loại được gọi là bộ mã, hay còn gọi là danh mục Như vậy, trong bệnh viện có các bộ mã tài khoản, vật tư, hàng hóa, tài sản cố định, nhân viên, bệnh nhân, … Các tập tin danh mục từ điển được tạo ra và cập nhật nội dung ngay

từ đầu khi chuẩn bị đưa phần mềm kế toán vào sử dụng Các tập tin này tồn tại trong suốt quá trình sử dụng, khai thác hệ thống phần mềm và thường xuyên được cập nhật thêm đối tượng mới phát sinh Trong hệ thống phần mềm, các tập tin danh mục từ điển thường bao gồm: Tập tin danh mục tài khoản, tập tin danh mục vật tư, tập tin danh mục tài sản cố định, tập tin danh mục ngoại tệ, tập tin danh mục khách hàng, tập tin danh mục nhà cung cấp, tập tin danh mục nhân viên, tập tin danh mục bộ phận, tập tin danh mục

chứng từ, tập tin danh mục nghiệp vụ Ngoài ra còn có tập tin danh mục kho, tập tin danh mục ngân hàng, cổ đông

- Tập tin biến động: Các tập tin biến động được thiết kế nhằm lưu trữ và

xử lý toàn bộ các dữ liệu phát sinh trong kỳ hạch toán Các tập tin biến động

có thể được tổ chức theo từng năm Cuối mỗi năm, phần mềm tự động tổng hợp, kết chuyển và đưa các tập tin biến động của năm cũ vào lưu trữ, đồng thời tạo ra các tập tin biến động mới

- Tập tin tồn: Các tập tin tồn được thiết kế nhằm tổng hợp và lưu trữ các

dữ liệu về tình hình tồn đầu kỳ, tổng số phát sinh tăng, tổng số phát sinh giảm

và tình hình tồn cuối kỳ của tất cả các đối tượng kế toán, bao gồm tất cả các đối tượng tổng hợp trên các tài khoản tổng hợp và các đối tượng chi tiết như từng loại vật tư, từng khoản phải thu khách hàng Các tập tin tồn có thể được tổ chức theo các tháng trong từng năm Dữ liệu trong tập tin tồn được sử dụng để lập các báo cáo tài chính, bảng tổng hợp chi tiết hoặc cung cấp thông tin tổng hợp

về tổng số phát sinh tăng/giảm và số dư của từng đối tượng Sau mỗi năm, phần mềm sẽ đưa các tập tin tồn vào lưu trữ, đồng thời tự động tạo ra các tập tin tồn mới để tổng hợp, xử lý dữ liệu cho năm sau Số dữ cuối mỗi tháng của các đối tượng trên các tập tin tồn sẽ đóng vai trò là số dư đầu tháng sau

b Xây dựng bộ mã các đối tượng kế toán

Xây dựng bộ mã các đối tượng kế toán là thực hiện việc phân loại, sắp xếp các đối tượng kế toán thông qua việc biểu diễn các đối tượng theo những quy ước ngắn gọn nhưng bao hàm đầy đủ các thuộc tính cơ bản của nó

* Mục tiêu và sự cần thiết của mã hóa dữ liệu:

Một trong những đặc điểm của đối tượng kế toán là đa dạng bao gồm nhiều loại khác nhau, vì vậy, không thể sử dụng tên gọi để phân biệt các đối tượng kế toán vì khi tên gọi thay đổi sẽ dẫn đến việc truy xuất thông tin trong

quá khứ trở nên phức tạp, dễ gây sai sót Đồng thời, tên gọi của các đối tượng này có thể dài, ngắn tùy theo từng đối tượng nên công tác xử lý dữ liệu sẽ rất chậm cũng như tăng không gian lưu trữ dữ liệu

Để khắc phục điều này đòi hỏi phải thực hiện mã hóa dữ liệu kế toán Đồng thời, mã hóa là một cách tuyệt vời để giữ cho dữ liệu an toàn, cho dù sao lưu trên máy vi tính hay truyền tin qua mạng Internet hay làm việc trên máy tính xách tay Công tác xây dựng bộ mã cho các đối tượng kế toán nói riêng cũng như các đối tượng quản lý nói chung cần đảm bảo các mục tiêu sau đây:

- Nhận diện rõ ràng, không nhập nhằng: Khi xây dựng bộ mã cần lưu ý, mỗi mã chỉ được gán với một đối tượng duy nhất Tập hợp các mã của tất cả các đối tượng cùng loại được gọi là bộ mã

- Biểu diễn bằng ký hiệu ngắn gọn: Ý nghĩa của việc xây dựng bộ mã là giúp tiết kiệm không gian lưu trữ dữ liệu, làm tăng tốc độ xử lý Chính vì vậy, việc thiết kế bộ mã phải được biểu diễn bằng một số ký tự ngắn gọn và tuân theo quy tắc thống nhất trong bệnh viện

- Biểu diễn nhiều thuộc tính của đối tượng: Xây dựng bộ mã gồm nhiều

ký tự ngắn gọn, trong đó mỗi nhóm ký tự biểu diễn một thuộc tính của đối tượng sẽ cho phép quản lý và cung cấp thông tin chi tiết hơn về thuộc tính của từng đối tượng cụ thể Đặc biệt, thông qua bộ mã cho phép lọc ra những đối tượng cùng mang một thuộc tính nào đó, làm cơ sở cho việc tìm kiếm, thống

kê, tổng hợp và cung cấp thông tin về một hoặc một nhóm thuộc tính của các đối tượng

và mã phức tạp Trong mỗi nhóm có nhiều loại cụ thể như trình bày trên Hình 1.4 [8, trang 73]

Hình 1.4 - Các cách phân loại bộ mã các đối tượng

* Mã sơ đẳng

- Mã số tuần tự: Cứ mỗi đối tượng mới xuất hiện thì gán cho nó một con

số kế tiếp theo thứ tự thời gian xuất hiện Việc sử dụng mã số kiểu tuần tự đơn giản, dễ xây dựng, giúp đảm bảo nhận diện các đối tượng một cách rõ ràng, mỗi mã là duy nhất; tuy nhiên mã số không biểu hiện bất cứ thuộc tính nào của đối tượng, không mang bất kỳ ý nghĩa nào khác ngoài việc giúp phân biệt hai đối tượng khác nhau

- Mã số tuần tự theo khoảng cách là việc sử dụng loạt số liên tiếp để mã hóa những đối tượng có cùng đặc điểm chung bằng cách để dành những khoảng trống để có thể giữ cho bộ mã không bị xáo trộn trong quá trình chèn thêm mã Trong mỗi khoảng như vậy nguời ta chèn thêm các đối tượng mã hóa tuần tự Phương pháp mã hóa này dễ sử dụng và cho phép phân loại để nhận diện một số nhóm đối tượng của bộ mã Song khó xác định khoảng cách của từng phân đoạn, không thể hiện các thuộc tính của đối tượng trong mỗi phân đoạn cũng như không mang tính gợi nhớ

- Mã số có ý nghĩa là mã số bao gồm các ký tự bằng chữ để cho phép dễ dàng ghi nhớ và nhận diện trực tiếp các đối tượng thông qua mã của đối tượng, mã số có ý nghĩa bao gồm:

+ Mã số gợi nhớ là những ký hiệu lựa chọn để mã hóa cho phép người sử dụng ghi nhớ dễ dàng ý nghĩa vì chúng gợi nhớ đối tượng mã hóa

+ Mã số mô tả là những ký hiệu được chọn làm mã cho phép mô tả được những đặc tính vĩnh cửu của đối tượng

- Mã số tuần tự kiểm tra: Nguyên tắc xây dựng bộ mã này là gán cho mã

số một mục khóa kiểm tra Giá trị mục khóa này được tính toán từ giá trị mã

số và được kiểm tra mỗi lần nhập hoặc sử dụng mã đối tượng

- Mã số phân cấp: Nguyên tắc chung khi xây dựng bộ mã phân cấp là cho phép kéo dài các ký tự của mã số về phía bên phải để đi sâu vào chi tiết cân biểu thị Loại mã này được sử dụng khi những liên hệ nằm lồng nhau Đặc điểm cơ bản của bộ mã phân cấp là một số mã cấp dưới có và chỉ có một

mã số cấp trên Một số mã cấp trên có thể có nhiều mã số cấp dưới Cách xây dựng bộ mã như vậy có khả năng phân tích cũng như tổng hợp rất cao, việc xây dựng cũng khá dễ dàng; tuy nhiên bộ mã trở nên cồng kềnh khi đối tượng phân tích nhiều

* Những đặc tính cần có của bộ mã:

- Tính uyển chuyển sống lâu: Một bộ mã khi xây dựng phải có thể sử

dụng được trong nhiều năm Tính uyển chuyển cho phép bộ mã thích ứng với những thay đổi xảy ra trong suốt quá trình sử dụng Một bộ mã được xem là uyển chuyển và sống lâu khi nó cho phép nới rộng thêm đối tượng và chèn thêm đối tượng mới vào giữa các đối tượng đã gán trước đó

- Tính duy nhất và kén chọn: Đây là đặc tính quan trọng nhất mà một bộ

mã phải có Một đối tượng chỉ được gán với một mã duy nhất giúp nhận diện một cách rõ ràng, không nhập nhằng với các đối tượng khác trong cùng tập hợp Bên cạnh đó, để đánh giá chất lượng bộ mã người ta sử dụng hai chỉ tiêu

tỷ lệ kén chọn và tỷ lệ sâu sắc với cách xác định như sau:

- Tính chất tiện lợi khi sử dụng: Một bộ mã tiện lợi khi sử dụng là một

bộ mã ngắn gọn, biểu diễn được nhiều thuộc tính của đối tượng đồng thời dễ dàng kiểm tra, sử dụng và giải mã

* Cách thức tiến hành công tác mã hóa:

- Bước 1: Xác định vấn đề phải giải quyết

Đầu tiên cần xác định đối tượng phải xây dựng bộ mã Sau đó, tìm hiểu các thuộc tính của đối tượng được mã hóa, thuộc tính nào nên đưa vào bộ mã Đồng thời xác định tổng số lượng đối tượng phải mã hóa, và sự biến động của đối tượng này trong tương lai

Khi đã xác định được đối tượng mã hóa, cần xác định mục tiêu là xây dựng bộ mã để làm gì Mục tiêu thông thường mà tất cả các doanh nghiệp luôn hướng đến là bộ mã phải giúp nhận diện không nhập nhằng đối tượng, và

có khả năng thống kê các đối tượng theo các thuộc tính khác nhau của bộ mã

- Bước 2: Lựa chọn giải pháp mã hóa

Việc lựa chọn phương pháp mã hóa cho toàn diện là rất khó vì vậy xây dựng bộ mã phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố: ý chủ quan của người xây dựng

mã, đặc điểm thống kê, đặc điểm của đối tượng mã hóa chính vì vậy, khi lựa chọn phương pháp xây dựng bộ mã cần lưu ý các vấn đề sau:

+ Xác định một trật tự ưu tiên cho các tiêu thức lựa chọn;

+ Tận dụng bộ mã có sẵn;

+ Tham khảo ý kiến của người sử dụng;

+ Kiểm tra độ ổn định của các thuộc tính;

+ Kiểm tra khả năng nới rộng và chèn thêm của mã số

- Bước 3: Triển khai và kiểm tra giải pháp mã hóa

Sau khi đã xây dựng bộ mã phải triển khai cho toàn thể bệnh viện về cấu trúc của bộ mã cũng như thời gian dự kiến áp dụng bộ mã Bệnh viện phải phổ biến quy tắc sử dụng cho các đối tượng liên quan đồng thời hướng dẫn nhân viên liên quan hiểu rõ bản chất và cấu trúc của bộ mã để tránh sai sót khi nhập liệu

Bên cạnh đó, bệnh viện phải thường xuyên tham khảo ý kiến người sử dụng và kiểm tra quá trình thực hiện và sử dụng để đảm bảo tính hữu ích của

bộ mã Từ đó, tùy theo từng nhu cầu tại mỗi thời điểm, bệnh viện có thể nâng cấp bộ mã sao cho ngày càng đáp ứng được nhu cầu nhập liệu của từng cá nhân sử dụng

1.3 TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN THEO ĐỊNH HƯỚNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TỔNG THỂ BỆNH VIỆN

Trong bệnh viện có nhiều phần hành kế toán, mỗi phần hành có nhiệm

vụ theo dõi, hạch toán và cung cấp thông tin về một hoặc một số đối tượng kế toán nhất định Các phần hành kế toán chủ yếu trong bệnh viện thường bao

gồm: kế toán viện phí nội trú, kế toán viện phí ngoại trú, kế toán dược và vật

tư y tế, kế toán tiền, kế toán thanh toán, kế toán lương, kế toán tổng hợp… Cách tổ chức công tác kế toán theo phần hành thể hiện được sự phân công, phân nhiệm vụ cụ thể cho từng kế toán viên và xác định quan hệ đối chiếu giữa các phần hành Tuy nhiên, để tổ chức một HTTTKT hoàn chỉnh thì các

hệ thống thông tin quản lý bệnh viện phải trong mối quan hệ với các bộ phận chức năng nhằm tăng cường sự phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các phần hành kế toán và giữa kế toán với các bộ phận chức năng trong bệnh viện Hệ thống thông tin kế toán tiếp nhận thông tin từ các bộ phận đồng thời cung cấp thông tin trở lại cho các bộ phận khác Tổ chức HTTTKT trong bệnh viện không chỉ tổ chức theo từng phần hành kế toán để theo dõi các đối tượng kế toán mà cần phải xây dựng HTTTKT theo chu trình Cách xây dựng HTTTKT theo chu trình nhằm hướng đến phục vụ các đối tượng trong toàn

bộ hệ thống, xác định được vai trò của kế toán trong từng chu trình hoạt động, điều này cho biết mỗi loại thông tin kế toán cần cho bộ phận chức năng nào trong một chu trình, từ đó tổ chức việc ghi nhận, theo dõi, xử lý thông tin, cung cấp chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng và chính xác nhất

1.3.1 Chu trình thu viện phí

a Chức năng của chu trình thu viện phí

Chu trình doanh thu (hay còn gọi là hoạt động thu viện phí) với hai chức năng chính là ghi nhận những dịch vụ kỹ thuật, chi phí đã chi dùng để điều trị cho bệnh nhân và thu tiền

Mục tiêu chủ yếu của chu trình thu viện phí là phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả giữa các bộ phận trong việc thu viện phí, theo dõi tạm ứng, hoàn ứng và thanh toán viện phí Các chức năng chủ yếu của chu trình thu viện phí bao gồm:

- Ghi nhận quá trình điều trị của bệnh nhân bao gồm thuốc – vật tư y tế

đã sử dụng, các xét nghiệm, các thủ thật và phẫu thuật đã thực hiện

- Kiểm tra lượng thuốc, vật tư y tế sẵn có

- Cung cấp dịch vụ kịp thời

- Lập bảng kê thanh toán tiền viện phí và xuất biên lai cho bệnh nhân một cách chính xác, kịp thời

- Ghi nhận tiền viện phí một cách chính xác

- Theo dõi tình hình thanh toán viện phí của bệnh nhân

- Lập biên lai thu viện phí/ tạm ứng/ thoái trả, thu tiền, thực hiện y lệnh

và lập báo cáo thu viện phí

Hình 1.5 thể hiện các chức năng chính của quy trình thu viện phí trong phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện

Hình 1.5 - Các chức năng chính của quy trình thu viện phí trong phần mềm

quản lý tổng thể bệnh viện

b Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình thu viện phí

Bộ phận kế toán trong chu trình thu viện phí có trách nhiệm ghi nhận, xử

lý, phân tích, lưu trữ nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến sự biến động của hàng hóa, doanh thu theo thời gian, từng đối tượng bệnh, theo dõi tình hình thu viện phí, tạm ứng, thoái trả, tình hình lãi lỗ, … cung cấp các thông tin cho nhà quản trị cấp cao thông qua các báo cáo thích hợp Ta có thể hiểu rõ hơn

mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình doanh thu qua hình 1.6

Hình 1.6 - Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình thu viện phí

(1) Tiếp nhận bệnh nhân

(2) Kiểm tra đối tượng khám bệnh, BHYT

(3) Kiểm tra thời hạn được hưởng BHYT

(4) Ra y lệnh điều trị (chỉ định HCXN, thuốc, VTYT, phẫu thuật,…) (5) Nhận thuốc, hóa chất, y dụng cụ, vật tư y tế,…

(6) Cập nhập hồ sơ bệnh án thực hiện y lệnh điều trị

(7) Dữ liệu hồ sơ bệnh án làm cơ sở tập hợp bảng kê thanh toán

(8) Lập biên lai thu viện phí/ tạm ứng/ thoái trả

(9) Thu tiền

c Tổ chức thông tin trong chu trình thu viện phí

Các phân hệ tham gia vào chu trình thu viện phí bao gồm:

- Phân hệ tiếp nhận bệnh nhân

- Phân hệ quản lý ngoại trú: giám sát BHYT, khám ngoại trú/cấp cứu,

thu viện phí ngoại trú

- Phân hệ quản lý nội trú: quản lý xuất nhập viện, quản lý y lệnh, quản lý thực hiện y lệnh, thu viện phí nội trú

- Phân hệ quản lý dược

- Phân hệ quản lý bệnh nhân có BHYT

Các chủ thể tham gia vào chu trình này: bệnh nhân, bác sỹ, nhân viên y

tá khoa phòng điều trị, quản lý kho, kế toán thu viện phí, BHYT, kế toán hàng tồn kho, kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi, kế toán tổng hợp và ngân hàng Hình 1.7 trình bày sơ đồ dòng dữ liệu gồm các nút xử lý tương ứng với các chức năng cơ bản của chu trình thu viện phí

1.0 Yêu cầu khám bệnh

2.0 Chỉ định XN, CLS, XQ, nhập viện

3.0 Biên lai thu

VP, tạm ứng, thoái trả

4.0 Thực hiện

XN, CLS,

XQ, nhập viện,

5.0 Báo cáo Bệnh nhân

Ban quản trị BV

Dữ liệu viện phí bệnh nhân

Sổ cái

tài khoản

Dữ liệu, kết quả xét nghiệm, hồ sơ bệnh án

Dữ liệu giá thuốc, giá HC, YDC, dịch vụ kỹ thuật, …

Dữ liệu Bệnh nhân

Dữ liệu tồn kho

Mã bệnh nhân

và các dữ liệu khác Yêu cầu

khám bệnh

1.3.2 Chu trình cung ứng

a Chức năng của chu trình cung ứng

Trong bệnh viện, chu trình cung ứng liên quan nhiều nhất đến hoạt động mua thuốc và các thiết bị vật tƣ y tế, ngoài ra cũng bao gồm các hoạt động mua sắm vật tƣ văn phòng Do đó, chu trình cung ứng có hai chức năng chính là mua hàng (thuốc và vật tƣ y tế) và thanh toán tiền cho nhà cung cấp

Mục tiêu của chu trình cung ứng là tạo điều kiện thuận lợi cho việc mua hàng (thuốc, VTYT, HCXN, YDC, …) và thanh toán với nhà cung cấp khi phát sinh nhu cầu về thuốc, VTYT, HCXN, YDC, … và hàng hóa phục vụ các dịch vụ kỹ thuật Tổ chức tốt hệ thống thông tin kế toán trong chu trình cung ứng nhằm:

- Đảm bảo tất cả thuốc, VTYT, HCXN, YDC, đƣợc đặt là cần thiết

- Nhận thuốc, VTYT, HCXN, YDC, đảm bảo yêu cầu về số lƣợng, chất lƣợng và thời gian theo đơn đặt hàng

- Bảo quản tốt thuốc, VTYT, HCXN, cho đến khi đƣa vào sử dụng

- Đảm báo chứng từ, hóa đơn đi kèm với hàng hóa là hợp pháp, đầy đủ

Hình 1.8 mô tả các chức năng chính của chu trình cung ứng [8, trang 141]

Xác

định

nhu cầu

Đặt hàng

Nhận hàng và bảo quản

Chấp nhận thanh toán

Chi tiên thanh toán

Các sổ cái tài khoản

Lập báo cáo

phải trả

Hình 1.8 - Sơ đồ các chức năng chính của chu trình cung ứng

b Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng

Chức năng tài chính kế toán trong chu trình cung ứng là tham gia quản

lý và kiểm soát hàng tồn kho, hạch toán chi tiết và tổng hợp hàng tồn kho về phương diện giá trị, theo dõi các khoản phải trả cho nhà cung cấp và cung cấp thông tin liên quan đến quá trình mua hàng hóa và thanh toán Thông tin kế toán cung cấp giúp cho nhà quản trị ra quyết định liên quan đến thời điểm mua hàng, lượn hàng cần mua, quy cách, số lượng, giá cả, lựa chọn nhà cung cấp, phương thức ký hợp đồng Hình 1.9 mô tả sự phân công trách nhiệm và phối hợp giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng [8, tr 144]

Lập báo cáo

Theo dõi thanh toán

Cung ứng/ tồn

Tài chính/

Kế toán

Dự toán tiền mặt

Kiểm soát tồn kho

Theo dõi thanh toán

Chi tiền

Kế toán tổng hợp

Chấp nhận thanh toán

Chi tiên thanh toán

Nhận hàng

và bảo quản

Đặt hàng

Xác

định

nhu

cầu

Hình 1.9 - Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng

c Tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng

Các phân hệ trong chu trình cung ứng trong môi trường Bệnh viện là phân hệ quản lý dược và vật phẩm y tế Trong đó có các tiểu phân hệ:

- Phân hệ dược ngoại trú

- Phân hệ dược BHYT ngoại trú

- Phân hệ kho VTYT và sinh phẩm

- Phân hệ dược nội trú

- Phân hệ dược nhà thuốc

Chu trình này có liên quan đến các phân hệ: mua hàng, nhận hàng, quản

lý kho hàng, kế toán hàng tồn kho, kế toán thanh toán, kế toán tiền mặt, kế toán ngân hàng, kế toán tổng hợp và ngân hàng

Đặt thuốc, VTYT,

Nhận thuốc, VTYT,

Chấp nhận &

theo dõi thanh toán

Báo cáo và phân tích Nhà cung cấp

Các nhà quản lý bệnh viện

Dữ liệu về các lần đã mua

Dữ liệu tồn kho dƣợc

Dữ liệu đặt hàng

Nhà cung cấp Thuốc, VTYT, HCXN, …

(cùng với phiếu giao hàng)

Các chứng từ nhận hàng Hóa đơn do

Dữ liệu về các lần đã mua

Dữ liệu nhận hàng

Dữ liệu tồn kho

Số lƣợng thực nhận

Hình 1.10 - Sơ đồ dòng dữ liệu trong chu trình cung ứng

Mối quan hệ giữa chu trình thu viện phí và chu trình cung ứng

- Kế toán kho dược tham gia vào chu trình cung ứng, có quan hệ với các