(luận văn thạc sĩ) phân tích tình hình cho vay tiêu dùng tại ngân hàng thương mại cổ phần đầu tư và phát triển việt nam chi nhánh đăk lăk h

Việc tổ chức tốt Hệ thống thông tin kế toán, đặc biệt là thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi sẽ cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác, tiết kiệm chi phí, giúp hệ thống

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

VÕ THỊ LAN PHƯƠNG

TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÔNG TY TNHH MTV

CƠ KHÍ CHU LAI – TRƯỜNG HẢI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng - Năm 2015

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Nguyễn Mạnh Toàn

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được

ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

Võ Thị Lan Phương

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài 3

6 Bố cục đề tài 3

7 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 4

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 7

1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 7

1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp 7

1.1.2 Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp 8

1.1.3 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp 8

1.1.4 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo phần hành và chu trình 10 1.2 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 12

1.2.1 Đặc điểm và mục tiêu của chu trình chuyển đổi 12

1.2.2 Chức năng của chu trình chuyển đổi 12

1.2.3 Xây dựng cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu trong chu trình chuyển đổi 14

1.2.4 Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi 20

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 33

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN

KHÍ CHU LAI - TRƯỜNG HẢI 34

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV CƠ KHÍ CHU LAI –

TRƯỜNG HẢI 34

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 34 2.2.2 Đặc điểm ngành nghề kinh doanh 36 2.2.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH MTV Cơ khí Chu Lai – Trường Hải 36

2.2.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 38 2.2.5 Đặc điểm tổ chức sản xuất tại Công ty TNHH MTV Cơ khí Chu Lai – Trường Hải 41 2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÔNG TY TNHH MTV CƠ KHÍ CHU LAI – TRƯỜNG HẢI 42

2.2.1 Thực trạng tổ chức và mã hóa dữ liệu 42 2.2.2 Thực trạng tổ chức thông tin về định mức vật tư phục vụ sản xuất 48 2.2.3 Thực trạng tổ chức thông tin trong khâu lập kế hoạch sản xuất 50 2.2.4 Thực trạng tổ chức thông tin trong khâu xuất kho vật tư 52 2.2.5 Thực trạng tổ chức thông tin trong khâu tính và phân bổ chi phí tiền lương 58

2.2.6 Thực trạng tổ chức thông tin trong khâu tính và phân bổ chi phí sản xuất chung 64

2.2.7 Thực trạng tổ chức thông tin trong khâu tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm 67

2.3 NHỮNG TỒN TẠI CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÔNG TY TNHH MTV

CƠ KHÍ CHU LAI – TRƯỜNG HẢI 72 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 73

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÔNG TY TNHH MTVCƠ KHÍ CHU LAI – TRƯỜNG HẢI 74

3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÔNG TY TNHH MTV

CƠ KHÍ CHU LAI – TRƯỜNG HẢI 74 3.2 HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC DỮ LIỆU VÀ MÃ HÓA DỮ LIỆU CÁC ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 74 3.2 HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 79

3.2.1 Hoàn thiện phương pháp tổ chức thông tin kế toán về định mức chi phí sản xuất 81

3.2.2 Hoàn thiện phương pháp tổ chức thông tin trong khâu lập kế hoạch sản xuất và Lệnh sản xuất 82

3.2.3 Hoàn thiện phương pháp tổ chức thông tin trong khâu xuất kho vật tư 83

3.2.4 Hoàn thiện phương pháp tổ chức thông tin trong khâu quản lý thời gian lao động và chi phí tiền lương 85

3.2.5 Hoàn thiện phương pháp tổ chức thông tin trong khâu tính và phân bổ chi phí chung 87 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 88

KẾT LUẬN 89 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

2.6 Bảng chấm công Xưởng hàn - Chuyền Thùng ben 59 2.7 Bảng lương nhân viên Xưởng hàn – chuyền Thùng ben 60

2.9 Bảng phân bổ các khoản trích lương của NCTT Xưởng

DANH MỤC CÁC HÌNH

Số

1.1 Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán 7 1.2 Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp 8 1.3 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ

thống thông tin khác trong doanh nghiệp

1.6 Sơ đồ dòng dữ liệu trong chu trình chuyển đổi 22

2.4 Minh họa màn hình nhập liệu phiếu xuất kho 53 2.5 Minh họa màn hình Tính giá xuất kho tự động 56 2.6 Minh họa màn hình nhập liệu Phiếu kế toán 63 2.7 Minh họa màn hình dữ liệu đánh giá sản phẩm dở dang 68

3.2 Mối quan hệ giữa các tập tin CSDL trong chu trình chuyển

đổi

79 3.3 Mối quan hệ thông tin của chu trình chuyển đổi 80

1

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, đòi hỏi các doanh nghiệp trong tất cả các lĩnh vực phải nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, thay đổi phương thức quản lý kinh doanh cũng như ứng dụng công nghệ thông tin một cách có hiệu quả Đặc biệt, đối với ngành công nghiệp ô

tô, sản phẩm đa dạng, quy trình sản xuất phức tạp đòi hỏi các doanh nhiệp sản xuất ô tô phải ứng dụng công nghệ hiện đại trong sản xuất cũng như trong quản lý nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành, kiểm soát tốt chi phí, tạo ra năng lực cạnh tranh với các nước trong khu vực

Việc tổ chức tốt Hệ thống thông tin kế toán, đặc biệt là thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi sẽ cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác, tiết kiệm chi phí, giúp hệ thống thông tin quản lý của doanh nghiệp đạt hiệu quả

Công ty TNHH MTV Cơ khí Chu Lai – Trường Hải là một doanh nghiệp thuộc Khu phức hợp Sản xuất và Lắp ráp ô tô Chu Lai - Trường Hải Mặc dù Công ty TNHH MTV Cơ khí Chu Lai – Trường Hải (sau đây được gọi tắt là Công ty) đã ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, nhưng mức độ ứng dụng còn nhiều hạn chế:

- Các bộ phận chức năng sử dụng các phần mềm quản lý riêng biệt như:

bộ phận kế toán sử dụng phần mềm Bravo, bộ phận nhân sự sử dụng phần mềm Histaff nhưng phần mềm này cũng chỉ theo dõi biến động về nhân sự; nhân viên phòng nhân sự tính lương bằng excel, bộ phận kế hoạch sử dụng công cụ excel…Việc sử dụng rời rạc các phầm mềm quản lý tại các bộ phận khác nhau trong chu trình chuyển đổi làm cho thông tin không được chia sẻ cho nhau một cách nhanh chóng, chính xác, có thể gây lãng phí nguồn lực của Công ty

2

- Các đối tượng kế toán được mã hóa không đồng bộ giữa các bộ phận chức năng nên khó khăn trong việc chia sẽ thông tin và tổng hợp dữ liệu Xuất phát từ thực tiễn đó, tác giả chọn đề tài: “Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai – Trường Hải” để làm đề tài nghiên cứu của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa những lý luận, nghiên cứu về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi trong các doanh nghiệp sản xuất

- Khảo sát và đánh giá thực trạng công tác tổ chức thông tin kế toán trong các khâu cơ bản của chu trình chuyển đổi, từ đó xác định những hạn chế tồn tại trong việc tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai – Trường Hải

- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thông tin

kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai – Trường Hải

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu là việc tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty TNHH MTV Cơ khí Chu Lai – Trường Hải

- Phạm vi nghiên cứu là tổ chức thông tin kế toán trong các khâu cơ bản của quá trình sản xuất tại Công ty TNHH MTV Cơ khí Chu Lai – Trường Hải trong tháng 3 năm 2015

4 Phương pháp nghiên cứu

Các phương pháp nghiên cứu thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai – Trường Hải

- Sử dụng các nguồn tài liệu về hệ thống thông tin kế toán và chủ yếu là thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi, giáo trình ngành kế toán để tìm hiểu cơ sở lý luận của đề tài

3

- Phương pháp quan sát tổng quát để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chức thực hiện của hệ thống thông tin thực tế và công tác kế toán được áp dụng tại Công ty mà chủ yếu là công tác kế toán trong chu trình chuyển đổi

- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp các bộ phận có liên quan để làm rõ vấn đề nghiên cứu

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

a Về mặt lý luận

Hiện nay, đa số các doanh nghiệp đều tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo phần hành với việc sử dụng phần mềm kế toán một cách riêng lẻ, dẫn đến việc chia sẻ, cập nhật thông tin giữa các bộ phận gặp nhiều khó khăn Việc ứng dụng tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình còn khá mới

mẽ đối với những người làm công tác kế toán nói chung và công tác kế toán trong các doanh nghiệp sản xuất nói riêng Chu trình chuyển đổi trong doanh nghiệp sản xuất là chu trình biến các yếu tố đầu vào như nguyên vật liệu, lao động, máy móc thiết bị… thành các yếu tố đầu ra của doanh nghiệp Tổ chức tốt thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi sẽ góp phần phát huy được nguồn lực của doanh nghiệp

b Về mặt thực tiễn

Đề tài đã hệ thống hóa những kiến thức cơ bản về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty TNHH MTV Cơ khí Chu Lai – Trường Hải Thông qua việc phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức thông tin

kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty, tác giả rút ra những mặt còn tồn tại ở đơn vị, từ đó đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai – Trường Hải

6 Bố cục đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, bố cục đề tài gồm có ba chương:

7 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập,

xử lý và cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như kết quả hoạt động của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định

Ngày nay, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin và áp lực cạnh tranh trên thị trường thì việc ứng dụng hệ thống thông tin quản lý nói chung

và hệ thống thông tin kế toán nói riêng đang được các doanh nghiệp quan tâm

Khi thực hiện nghiên cứu này, tác giả đã tham khảo một số tài liệu có liên quan đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán nói chung và tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi nói riêng đối với một số doanh nghiệp như:

- Tác giả TS Nguyễn Mạnh Toàn và ThS Huỳnh Thị Hồng Hạnh

(2011), Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, nhà xuất bản Tài chính Trong

giáo trình này Tác giả đã nêu ra các nội dung của hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện tin học hóa, phương pháp xây dựng bộ mã, mối quan hệ giữa thông tin kế toán với các thông tin khác, mối quan hệ giữa các chu trình trong doanh nghiệp, cách thức tổ chức dữ liệu, quy trình luân chuyển, xử lý dữ liệu,

5

cung cấp thông tin kế toán và kiểm soát hệ thống thông tin kế toán Tác giả cũng đã cụ thể hóa công tác tổ chức kế toán theo chu trình nhằm phục vụ cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán một cách nhanh chóng, chính xác trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin

- Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Lê Nhân (2012) về đề tài “ Hoàn thiện

hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty Gạch men Cosevco – Đà Nẵng” Tác giả Nguyễn Lê Nhân đã sử dụng phương pháp

quan sát trực tiếp, phỏng vấn các bộ phận liên quan và sơ đồ dòng dữ liệu để nghiên cứu vấn đề, phân tích hệ thống, xem xét các mối quan hệ của chu trình chuyển đổi với các chu trình khác trong hệ thống thông tin kế toán, từ đó đưa

ra giải pháp hoàn thiện Tuy nhiên, bài nghiên cứu nghiêng về công tác tính giá thành hơn là tổ chức thông tin kế toán phục vụ cho việc tính giá thành

- Nghiên cứu của tác giả Huỳnh Thị Thanh Nguyên (2013) về đề tài “Tổ

chức hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP tại Công ty Cổ phần Thương mại Nguyễn Kim” Tác giả Huỳnh Thị Thanh Nguyên đã sử dụng các

nguồn tài liệu trên mạng kết hợp với phương pháp điều tra, phỏng vấn, quan sát thực tế để tìm hiểu cụ thể về phương pháp tổ chức thông tin kế toán tại một doanh nghiệp thương mại trong điều kiện ứng dụng ERP Từ đó tác giả

đã nêu ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng ERP vào việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp Tuy nhiên tác giả chưa đi sâu vào hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán theo chu trình tại Công

ty Cổ phần Thương mại Nguyễn Kim

- Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Hoàng Thiên Kim (2012) về đề tài “Tổ

chức hệ thống thông tin kế toán quản trị tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật thủy sản (SEATECCO)” Trong bài nghiên cứu này, tác giả Nguyễn Hoàng Thiên

Kim đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu như quan sát thực tế, so sánh, đối chiếu để nêu lên thực trạng và nhu cầu cung cấp thông tin kế toán quản trị

6

tại SEATECCO, từ đó khẳng định vai trò của hệ thống thông tin kế toán đối với doanh nghiệp Song bài nghiên cứu mới chỉ đề cấp đến việc ứng dụng hệ thống thông tin kế toán trong việc quản lý của doanh nghiệp

Sau khi tìm hiểu, nghiên cứu cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán

và những đề tài luận văn có liên quan, tác giả nhận thấy việc ứng dụng hệ thống thông tin kế toán vào trong quản lý là cần thiết đối với tất cả loại hình doanh nghiệp Khi tìm hiểu về doanh nghiệp sản xuất, việc tổ chức tốt thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi là quan trọng nhưng rất ít đề tài quan tâm nghiên cứu về vấn đề này

Đề tài “Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty

TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai – Trường Hải” là đề tài nghiên cứu riêng về tổ

chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi trong ngành sản xuất ô tô Do đặc điểm của chu trình sản xuất kéo dài, phức tạp nên việc tổ chức quản lý tốt hoạt động của doanh nghiệp là vấn đề cần quan tâm Tác giả đã nghiên cứu thực tiễn cùng với việc kế thừa kết quả từ các công trình nghiên cứu nói trên để tìm ra giải pháp hữu hiệu hoàn thiện công tác tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh, góp phần tạo ra hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý

7

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN

TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÁC

DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng kỳ nhất định Hai chức năng của hệ thống thông tin kế toán là thông tin và kiểm tra [8, tr.22]

Hệ thống thông tin kế toán là sự kết hợp giữa hệ thống kế toán và hệ thống thông tin Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT tạo ra một hướng nghiên cứu mới - nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán

Ta có thể hiểu “Hệ thống thông tin kế toán là một tập hợp các nguồn lực bao gồm con người và các máy móc thiết bị nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành các thông tin kế toán”, được minh họa qua Hình 1.1

kế toán quản trị)

Phần mềm

Phần cứng

Quy trình

Cơ sở

dữ liệu

8

1.1.2 Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp

Việc tổ chức các nghiệp vụ ghi chép, xử lý kế toán và cung cấp thông tin trong doanh nghiệp thường tuân theo các bước như ở Hình 1.2

Chứng từ

kế toán

Sổ cái

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo tài chính

Các sổ chi tiết

Các bảng tổng hợp chi tiết

Kế toán chi tiết

9

tạp với nhiều chức năng khác nhau được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau,

có mới quan hệ ràng buộc, chặt chẽ, cung cấp thông tin lẫn nhau nhằm đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả [8, tr 25]

Các hệ thống thông tin chức năng như hệ thống thông tin tài chính, hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin maketing, hệ thống thông tin cung ứng, hệ thống thông tin sản xuất, hệ thống thông tin bán hàng đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và có mối quan hệ chặt chẽ với hệ thống thông tin

kế toán tạo nên một hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh phục vụ yêu cầu quản trị của doanh nghiệp

Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán (AIS) và các hệ thống thông tin khác được thể hiện qua sơ đồ ở Hình 1.3

Hình 1.3 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ

thống thông tin khác trong doanh nghiệp

MIS

Hệ thống thông tin bán hàng

Hệ thống thông tin Maketing

Hệ thống thông tin sản xuất

Hệ thống thông tin tài chính

Hệ thống thông tin nhân sự

Hệ thống thông tin

Kế toán

Hệ thống thông tin cung ứng

10

1.1.4 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo phần hành và chu trình

a Tổ chức thông tin kế toán theo phần hành

Tổ chức thông tin kế toán theo phần hành là cách tổ chức dữ liệu kế toán bằng việc phân loại và xử lý theo từng đối tượng kế toán nhất định Mỗi phần hành do một nhân viên kế toán phụ trách độc lập Trong doanh nghiệp thường

có các phần hành kế toán chủ yếu như: kế toán vốn bằng tiền, kế toán vật tư,

kế toán công nợ, kế toán TSCĐ, kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm…

b Tổ chức thông tin kế toán theo chu trình

Trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp có những công việc lặp

đi lặp lại một các thường xuyên, liên tục theo một trình tự (chu trình) nhất định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện, trong đó có sự tham gia tích cực của các phần hành kế toán Để đảm bảo các hoạt động diễn ra một các nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đạt được hiệu quả cao nhất, cần phải phối hợp hoạt động giữa các chức năng, bộ phận,

cá nhân cùng tham gia trong cùng một chu trình Do vậy cần phải tổ chức trao đổi dữ liệu, thông tin một cách khoa học giữa các bộ phận để công việc được tiến hành xuyên suốt qua các công đoạn, là cơ sở để xác định trách nhiệm của từng bộ phận trong việc phối hợp thực hiện nhiệm vụ, tránh chồng chéo, sai sót [8, tr.60]

Mỗi doanh nghiệp có thể kinh doanh các ngành nghề, lĩnh vực khác nhau Tuy nhiên, hoạt động chủ yếu trong một doanh nghiệp đều có thể tổ chức thành 4 chu trình cơ bản bao gồm: Chu trình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi, chu trình tài chính Chức năng và hoạt động chủ yếu của các chu trình này được mô tả trong Bảng 1.1

11

Bảng 1.1 Bảng mô tả chức năng và hoạt động chính của các chu trình

- Xuất hóa đơn cho khách hàng

- Theo dõi công nợ phải thu

- Nhận tiền thanh toán

- Ghi sổ và lập báo cáo

2 Chu trình

cung ứng

- Mua hàng

- Thanh toán tiền

- Nhận biết nhu cầu vật tư, hàng hóa, dịch vụ

- Lập kế hoạch sản xuất

- Cung ứng và quản lý nguyên vật liệu

- Tổ chức sản xuất

- Kiểm soát quá trình sản xuất

- Hạch toán và phân bổ chi phí

- Dự báo nhu cầu vốn

- Phát hành cổ phiếu, trái phiếu

- Vay ngân hàng, tổ chức thương mại

- Đầu tư xây dựng, mua sắm TSCĐ

- Lập BCTC

Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi, nhằm ghi chép, xử

lý các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc sử dụng lao động, tiêu hao nguyên vật liệu và chi phí sản xuất chung để sản xuất ra sản phẩm hoặc dịch vụ

b Mục tiêu

Tổ chức tốt thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi nhằm mục tiêu:

- Đảm bảo chi phí nguyên vật liệu và các nguồn lực khác cần thiết cho quá trình sản xuất là thấp nhất

- Khai thác năng lực sản xuất một cách tối ưu, tận dụng tối đa các nguồn lực hiện có, tránh tình trạng lãng phí nguồn lực, giảm thiểu sai hỏng trong quá trình sản xuất

- Đảm bảo chất lượng hàng hóa và dịch vụ

- Xác định một cách đầy đủ và chính xác chi phí và tính giá thành sản phẩm cho một đơn đặt hàng hoặc một đối tượng tính giá thành cụ thể

- Phân tích biến động chi phí phục vụ cho việc quản trị chi phí trong doanh nghiệp [8, tr.170]

1.2.2 Chức năng của chu trình chuyển đổi

Chức năng trung tâm của thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi là hạch toán chi phí sản xuất trong quá trình sản xuất kinh doanh Các chức năng chính của chu trình chuyển đổi được thể hiện qua Hình 1.4

13

- Lập kế hoạch sản xuất

Kế hoạch sản xuất được xây dụng trên cơ sở các đơn đặt hàng của khách hàng hoặc trên cơ sở tình hình thực tế của kỳ trước kết hợp với dự đoán nhu cầu tiêu thụ trong kỳ hiện tại Nội dung của kế hoạch sản xuất bao gồm số lượng hàng hóa mỗi loại cần phải sản xuất, các nguồn lực cần thiết cho quá trình sản xuất thời gian cụ thể triển khai việc sản xuất tại các công đoạn

- Cung ứng và quản lý nguyên vật liệu

Bước tiếp theo sau khi lập kế hoạch sản xuất là xác định nhu cầu nguyên vật liệu Yêu cầu đặt ra là nguyên vật liệu mua về nhập kho phải đảm bảo duy trì mức dự trữ tối ưu nhằm tối thiểu hóa chi phí tồn kho mà vẫn đảm bảo cho hoạt động sản xuất được tiến hành bình thường Điều đó đòi hỏi cẩn phải tăng cường kiểm soát và quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả

Tổ chức sản xuất

Kiểm soát quá trình sản xuất

Nhập kho thành phẩm

Báo cáo

Hình 1.4 Các chức năng cơ bản của chu trình trình chuyển đổi

14

xuất nhằm tạo ra sản phẩm với chất lượng cao hơn, nhịp độ sản xuất nhanh hơn, huy động tối đa các nguồn lực vật chất vào sản xuất, giảm giá thành sản phẩm dịch vụ Do đó, quyết định lựa chọn tổ chức sản xuất theo chức năng hay tổ chức sản xuất theo chuỗi giá trị là tùy thuộc vào ngành nghề và đặc điểm công nghệ sản xuất sản phẩm

- Kiểm soát quá trình sản xuất

Kiểm soát toàn bộ hoạt động sản xuất, tiến độ, chất lượng sản phẩm, chi phí sản xuất

- Hạch toán và phân bổ chi phí sản xuất

Chi phí sản xuất bao gồm chi phí nguyên vật liệu trự tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp thường được tập hợp trực tiếp cho các đối tượng chịu chi phí Chi phí sản xuất chung thường được tập hợp chung và sau đó phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí

- Chuẩn bị các báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị chi phí

Thông tin đầu ra của chu trình chuyển đổi rất đa dạng Ví dụ: Bảng báo cáo tổng hợp chi phí phát sinh theo đối tượng tính giá thành, báo cáo chi phí theo yếu tố, báo cáo chi phí theo khoản mục phí, báo cáo sản lượng hoàn thành…

1.2.3 Xây dựng cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu trong chu trình chuyển đổi

a Cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu là một hệ thống các tập tin có cấu trúc, được lưu giữ trên các thiết bị lưu trữ nhằm thỏa mãn yêu cầu thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng chạy cùng một lúc với những mục đích khách nhau [11]

15

Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, các thiết bị lưu trữ thường là các ổ đĩa và cấu trúc của các dữ liệu chính là cấu trúc của các tập tin cơ sở dữ liệu

Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi, tất cả các phần hành trong phần mềm sử dụng cùng một ngôn ngữ lập trình và cùng sử dụng một cơ sở dữ liệu quản lý tập trung và chia sẻ thông tin Cơ sở dữ liệu đầu ra của bộ phận này sẽ trở thành cơ sở dữ liệu đầu vào của bộ phận khác Tất cả các dữ liệu của các phần hành được quản lý tập trung được quản lý theo kiểu

hệ quản trị cơ sở dữ liệu, các phần hành đều có thể cùng truy cập và sử dụng chung một nguồn dữ liệu bất kỳ Cách tổ chức dữ liệu tập trung này giúp việc thu thập và xử lý dữ liệu không bị trùng lắp, các dữ liệu được sử dụng hiệu quả cao

Cơ sở dữ liệu kế toán là tập hợp các tập tin có quan hệ rất chặt chẽ với nhau được thiết kế để ghi nhận, lưu trữ và xử lý toàn bộ các dữ liệu và thông tin kế toán Có thể hiểu cơ sở dữ liệu kế toán đóng vai trò như bộ sổ kế toán trong điều kiện hạch toán trên máy vi tính Toàn bộ dữ liệu kế toán đều được cập nhật và lưu trữ trên các tập tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán Mỗi tập tin gồm nhiều trường và nhiều bản ghi Mỗi trường ứng với một số thuộc tính cần quản lý của đối tượng hay các nghiệp vụ Mỗi bản ghi mô tả các thuộc tính của một đối tượng hay các nghiệp vụ xác định [8, tr 41-42]

Tóm lại, hệ thống cơ sở dữ liệu là nơi dùng để lưu trữ, xử lý thông tin Việc tổ chức và lựa chọn phương pháp lưu trữ tối ưu, ít tốn kém nhưng phải đảm bảo phù hợp với yêu cầu sử dụng thông tin của doanh nghiệp là quan trọng Thiết kế một cơ sở dữ liệu sao cho việc thu thập đầy đủ các thông tin cần thiết, giảm thiểu lưu trữ các thông tin trùng lắp, khi cần có thể lấy được thông tin một cách nhanh nhất, hữu ích nhất cho nhà quản trị và hỗ trợ quá trình ra quyết định Ngoài ra, hệ thống cơ sở dữ liệu phải được duy trì đủ dài

Danh mục sản phẩm Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, ĐVT, Đặc tính kỹ thuật

Định mức vật tư Mã sản phẩm, Mã vật tư, Mã công đoạn, Mã phân

xưởng, Số lượng định mức

Danh mục vật tư Mã vật tư, Tên vật tư, ĐVT, Vị trí lưu kho, Số lượng

tồn kho tối thiểu, Số lượng tồn kho hiện tại

Công đoạn sản xuất Mã sản phẩm, Mã phân xưởng, Mã thiết bị, Định mức

thời gian hoạt động, Mã vật tư, Số lượng

Phân xưởng Mã phân xưởng, Tên phân xưởng, Mã thiết bị, Tên

thiết bị

Kế hoạch sản xuất Số lệnh sản xuất, Mã sản phẩm, Số lượng sản xuất, Số

đơn đặt hàng,Ngày bắt đầu, Ngày hoàn thành

Lệnh sản xuất Số lệnh sản xuất, Mã hoạt động, Ngày bắt đầu, Thời

gian bắt đầu, Ngày hoàn thành, Thời gian hoàn thành

Nhân viên Mã nhân viên, Tên nhân viên, Ngày sinh, Mã số thuế,

Bộ phận, Lương cơ bản, Phụ cấp, Tổng lương…

Nhân công

Mã nhân viên, Thời gian làm việc bình thường, thời gian tăng ca bình thường, thời gian tăng ca chủ nhật, thời gian tăng ca ngày lễ…

Nhật ký Mã chứng từ, Số chứng từ, Ngày, Họ tên, Đơn vị,

Diễn giải Chi tiết nhật ký Mã chứng từ, Số chứng từ, Ngày, Số tiền, Tài khoản

nợ, Tài khoản có, Chi tiết tài khoản chi phí

17

b Mã hóa đối tượng quản lý trong chu trình chuyển đổi

Mã hóa các đối tượng kế toán là thực hiện việc phân loại, sắp xếp các đối tượng kế toán thông qua việc biểu diễn các đối tượng theo những quy ước ngắn gọn nhưng bao hàm đầy đủ các thuộc tính cơ bản của nó [8, tr.70]

Trong điều kiện tin học hóa kế toán, máy móc không thể nhận diện được các đối tượng nếu như những ký hiệu của đối tượng không phải là duy nhất Một trong những đặc điểm của đối tượng kế toán là tính đa dạng, không thể

sử dụng tên gọi để phân biệt các đối tượng kế toán vì khi tên gọi thay đổi sẽ dẫn đến việc truy xuất thông tin trong quá khứ trở nên phức tạp, dễ sai sót Ngoài ra, việc quản lý theo tên các đối tượng chỉ giúp nhận diện được các lại đối tượng khác nhau nhưng không cho phép thống kê, tính toán và cung cấp thông tin nhanh chóng về một nhóm các đối tượng có chung một thuộc tính nào đó Vì vậy, việc mã hóa đối tượng luôn là vấn đề đặt ra trước hết khi tiến hành vận hành hệ thống thông tin kế toán nói chung và tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi nói chung

Một số bộ mã được sử dụng chủ yếu trong chu trình chuyển đổi:

- Bộ mã tài khoản: tài khoản tập hợp chi phí (621, 622, 627),tài khoản nguyên vật liệu (152) tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (154), tài khoản thành phẩm (155)

18

- Nhận diện rõ ràng, không nhập nhằng một đối tượng trong tập hợp các đối tượng: khi xây dựng bộ mã cần lưu ý mỗi mã chỉ được gắn cho một đối tượng duy nhất

- Biểu diễn đối tượng bằng những ký hiệu ngắn gọn: Việc thiết kế bộ mã phải được biểu diễn ngắn gọn và tuân theo quy tắc thống nhất trong Công ty

sẽ cho phép tiết kiệm không gian lưu trữ dữ liệu và làm tăng tốc độ xử lý

- Biểu diễn được nhiều thuộc tính của đối tượng: Xây dựng bộ mã gồm nhiều ký tự ngắn gọn, trong đó mỗi nhóm ký tự biểu diễn một thuộc tính của đối tượng sẽ cho phép quản lý và cung cấp thông tin chi tiết hơn về các thuộc tính của một đối tượng Đặc biệt thông qua bộ mã, cho phép lọc ra những tập hợp đối tượng cùng mang một thuộc tính nào đó, làm cơ sở cho việc tìm kiếm, thống kê, tổng hợp và cung cấp thông tin về một thuộc tính hoặc một nhóm thuộc tính của một nhóm các đối tượng

- Cho phép thực hiện kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu trong quá trình nhập liệu: mã của các đối tượng trong cùng một bộ mã có dạng tương tự nhau

và có cùng số lượng ký tự Nhờ vậy phần mềm có thể kịp thời kiểm tra và phát hiện sai sót trong quá trình nhập liệu nếu chúng ta nhập không đúng mã

- Đảm bảo tính bảo mật

v Những đặc tính cần có của bộ mã

- Tính duy nhất và kén chọn: đây là đặc tính quan trọng nhất mà một bộ

mã cần phải có Một đối tượng chỉ được gắn với một mã duy nhất, giúp nhận diện đối tượng một cách rõ ràng, không nhập nhằng với các đối tượng khác trong cùng tập hợp

- Tính uyển chuyển sống lâu: Một bộ mã khi được xây dựng phải có thể

sử dụng được trong nhiều năm Tính uyển chuyển của bộ mã cho phép thích ứng với những thay đổi xảy ra trong suốt quá trình sử dụng Một bộ mã được xem là uyển chuyển và sống lâu khi nó cho phép nới rộng đối tượng và chèn

19

thêm đối tượng vào giữa các đối tượng đã gán trước đó

- Tính tiện lợi khi sử dụng: Một bộ mã tiện lợi khi sử dụng là bộ mã ngắn gọn, biểu diễn được nhiều thuộc tính của đối tượng, đồng thời dễ dàng

kiểm tra, sử dụng và giải mã

v Phương pháp xây dựng bộ mã

Có nhiều cách khác nhau để thiết kế và xây dựng bộ mã các đối tượng kế toán Tùy thuộc vào mức độ đơn giản và phức tạp của việc thiết kế các yếu tố cấu thành nên bộ mã, người ta phân thành hai nhóm mã sơ đẳng và mã phức tạp

- Mã Sơ đẳng

· Mã số tuần tự: Cứ mỗi đối tượng mới xuất hiện thì người ta gán cho nó một con số kế tiếp theo thứ tự thời gian xuất hiện Việc sử dụng kiểu mã số tuần tự đơn giản, giúp nhận diện các đối tượng một các rõ ràng, mỗi mã là duy nhất Tuy nhiên mã số không biểu hiện bất cứ thuộc tính nào của đối tượng, không mang bất kỳ ý nghĩa nào khác ngoài việc giúp phân biệt hai đối tượng kế toán khác nhau

· Mã số tuần tự theo từng khoảng cách: là việc sử dụng những loạt số liên tiếp để mã hóa những đối tượng có cùng đặc điểm chung bằng cách để dành những số trống để có thể giữ cho bộ mã không bị xáo trộn trong quá trình chèn thêm mã Trong mỗi khoảng như vậy người ta chèn thêm các mã hóa tuần tự Phương pháp này dễ sử dụng, cho phép phân loại để nhận diện

mộ số nhóm đối tượng của bộ mã, có thể chèn thêm mã trong từng phân đoạn khi phát sinh về sau Nhưng phương pháp này khó xác định khoảng cách của từng phân đoạn, không thể hiện các thuộc tính của đối tượng trong từng phân đoạn cũng như không mang tính gợi nhớ

· Mã số có ý nghĩa: được thiết kế bao gồm các ký tự bằng chữ để cho phép dễ dàng ghi nhớ và nhận diện trực tiếp các đối tượng thông qua mã đối tượng Mã số có ý nghĩa gồm Mã số gợi nhớ và Mã số mô tả Ưu điểm của

· Mã số phân cấp: Nguyên tắc chung khi xây dựng bộ mã phân cấp là cho phép kéo dài các ký tự của mã số về phía bên phải để đi sâu vào chi tiết cần biểu thị Loại mã này được sử dụng khi những liên hệ nằm gần nhau Đặc điểm cơ bản của bộ mã phân cấp là một mã số cấp dưới có và chỉ có một mã

số cấp trên Một mã số cấp trên có thể có nhiều mã số cấp dưới Cách xây dựng bộ mã như vậy có khả năng phân tích cũng như tổng hợp của mã rất cao, việc xây dựng mã cũng khá dễ dàng Tuy nhiên bộ mã trở nên cồng kềnh khi đối tượng phân tích nhiều

1.2.4 Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi

Mục tiêu của việc tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi là:

· Đảm bảo chi phí về nguyên vật liệu và các nguồn lực khác cần thiết cho quá trình sản xuất là thấp nhất

21

· Khai thác năng lực sản xuất một cách tối ưu, tận dụng tối đa các nguồn lực hiện có, tránh tình trạng lãng phí nguồn lực và giảm thiểu sai sót trong quá trình sản xuất

Cung ứng, quản lý NVL

Tổ chức sản xuất

Kiểm soát

Nhập kho TP

Bán hàng

công

BP Kế toán

Hàng tồn kho

Phải trả NCC

Chi phí

SX xuất

Phải thu KH

Tổ chức sản xuất

Sản xuất chung

22

Tiến trình thực hiện các bước công việc trong chu trình chuyển đổi có

thể được biểu hiện thông qua sơ đồ dòng dữ liệu ở Hình 1.6

Lập kế hoạch SX

Lệnh sản xuất

Thực hiện sản xuất

Thành phẩm

23

a Tổ chức thông tin về định mức vật tư

Bộ phận kỹ thuật lập định mức vật tư cho sản xuất dựa trên các đặc tính

và tiêu chuẩn kỹ thuật Định mức vật tư được nhập vào chương trình và lưu

trữ trên tập tin Định mức vật tư với các thuộc tính như: Mã sản phẩm, Mã vật

tư, Mã công đoạn, Mã phân xưởng, Số lượng định mức

Trên cơ sở dữ liệu đã lưu trên tập tin Định mức vật tư, chương trình cho

phép in bảng định mức vật tư gửi đến các bộ phận có liên quan trong quá trình sản xuất để theo dõi và kiểm soát quá trình sản xuất Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản trị trong toàn hệ thống thì thông tin định mức vật tư sẽ được các bộ phận có liên quan truy cập, xem thông tin thông qua việc phân quyền sử dụng chương trình Và định mức vật tư là công cụ hỗ trợ cho kế toán vật tư thực hiện xuất kho vật tư nhanh chóng, chính xác

b Tổ chức thông tin về các công đoạn sản xuất

Bảng công đoạn sản xuất là tài liệu kỹ thuật quy định rõ trình tự hoạt động sẽ được thực hiện qua các phân xưởng, bộ phận sản xuất Ở mỗi phân xưởng sản xuất, tài liệu này chỉ ra các loại máy móc nào sẽ được sử dụng, thời gian định mức để hoàn thành một loại sản phẩm (bao gồm thời gian chuẩn bị máy và thời gian thao tác trên máy), chủng loại vật tư sử dụng tại từng phân xưởng Mỗi sản phẩm được thực hiện qua nhiều công đoạn sản xuất, mỗi công đoạn được thực hiện tại một phân xưởng nhất định [8]

Dữ liệu về công đoạn sản xuất được lưu trữ trên tập tin Công đoạn sản

xuất với các thuộc tính sau: Mã sản phẩm, Mã hoạt động, Mã phân xưởng, Mã

thiết bị, Định mức thời gian chuẩn bị, Định mức thời gian hoạt động, Mã vật

tư, Số lượng

c Tổ chức thông tin trong khâu lập kế hoạch sản xuất

Kế hoạch sản xuất được xây dựng trên cơ sở các đơn đặt hàng của khách hàng (đối với doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng) hoặc trên cơ sở tình

số lượng nguồn lực hiện có sẵn sàng sử dụng tại Công ty

Để lưu dữ liệu về kế hoạch sản xuất phục vụ cho việc xử lý, điều hành và

kiểm soát hoạt động sản xuất, có thể tổ chức tập tin Kế hoạch sản xuất Tập

tin này bao gồm các thuộc tính như: Số lệnh sản xuất, Mã sản phẩm, Số lượng sản xuất, Số đơn đặt hàng, Ngày bắt đầu, Ngày hoàn thành

Trên cơ sở dữ liệu đã được lưu trữ trên tập tin này, chưng trình cho phép

in Kế hoạch sản xuất với đầy đủ các nội dung cần thiết cho quá trình sản xuất

Kế hoạch sản xuất được phê duyệt là cơ sở để xác định nhu cầu nguyên vật liệu và tổ chức sản xuất

d Tổ chức thông tin trong khâu lập lệnh sản xuất

Lệnh sản xuất do bộ phận kế hoạch lập dựa trên kế hoạch sản xuất sản phẩm để giao nhiệm vụ cho các xưởng sản xuất tiến hành sản xuất theo số lượng, chất lượng và loại sản phẩm xác định Lệnh sản xuất liệt kê các bước công việc cần thực hiện để sản xuất ra một loại sản phẩm, số lượng sản phẩm cần sản xuất Dựa vào lệnh sản xuất này, các bộ phận xác định nhu cầu nguyên vật liệu và phân công công nhân làm việc

Để lưu các dữ liệu về lệnh sản xuất, cần tổ chức tập tin Lệnh sản xuất

với các thuộc tính như: Số lệnh sản xuất, Mã hoạt động, Ngày bắt đầu, Thời gian bắt đầu, Ngày hoàn thành, Thời gian hoành thành

e Tổ chức thông tin trong khâu xuất kho vật tư

Trên cơ sở lệnh sản xuất và định mức vật tư cho sản xuất, bộ phận kế

toán hoặc phân xưởng sản xuất tiến hành lập phiếu xuất kho vật tư Phiếu xuất

kho là chứng từ cấp nguyên vật liệu cho các công đoạn sản xuất tại mỗi phân

25

xưởng và là căn cứ để thủ kho xuất kho vật tư cho sản xuất Để lưu trữ dữ liệu

về xuất kho vật tư, có thể sử dụng tập tin Phiếu xuất kho và Chi tiết Phiếu

xuất kho với cấu trúc như sau:

Tập tin Phiếu xuất kho

Số phiếu xuất Ngày Mã kho Mã nhân viên

nhận hàng

Tập tin Chi tiết Phiếu xuất kho

Số phiếu xuất Mã vật tư Số lượng Đơn giá

Phiếu xuất kho được in ra từ việc liên kết dữ liệu trên các tập tin Kế

hoạch sản xuất, Lệnh sản xuất và Định mức vật tư Liên kết dữ liệu giữa hai

tập tin Kế hoạch sản xuất và Định mức vật tư thông qua khóa “Mã sản phẩm” Liên kết dữ liệu giữa hai tập tin Kế hoạch sản xuất và Lệnh sản xuất thông

qua khóa “ Số lệnh sản xuất”

Phiếu xuất kho vật tư là chứng từ kế toán vật tư ghi nhận biến động giảm tồn kho vật tư và phải được cập nhật kịp thời vào hệ thống ngay khi phát sinh Sau mỗi lần xuất kho, kế toán hàng tồn kho sẽ tính toán và cập nhật số lượng hàng tồn kho tại thời điểm Trong trường hợp số lượng tồn kho của một loại vật tư nào đó giảm xuống dưới mức tồn kho tối thiểu thì hệ thống sẽ thông báo ngay đến bộ phận quản trị tồn kho để bắt đầu thực hiện chu trình cung ứng Đồng thời phiếu xuất kho vật tư là căn cứ để kế toán chi phí sản xuất tập hợp chi phí nguyên vật liệu cho các đối tượng tính giá thành Trong điều kiện tin học hóa, thông qua việc sử dụng các phần mềm, việc cập nhật số lượng hàng tồn kho cũng như công tác tập hợp chi phí nguyên vật liệu được thực hiện một cách tự động

26

Một trong những vấn đề cần quan tâm trong công tác xuất kho vật tư cho sản xuất là phải xác định giá trị của vật tư xuất kho Các phương pháp tính giá hàng xuất thường được sử dụng: Nhập trước xuất trước (FIFO), Nhập sau xuất trước (LIFO), bình quân gia quyền, bình quân thời điểm, thực tế đích danh, giá hạch toán Trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác hạch toán, việc tính toán trị giá hàng xuất kho trở nên dễ dàng, nhanh chóng hơn

f Tổ chức thông tin trong về thời gian lao động và chi phí nhân công

Có nhiều hình thức trả lương cho nhân viên: trả lương cố định theo tháng, trả lương theo sản phẩm, trả lương theo giờ lao động

Hình thức trả lương theo tháng: Thường áp dụng đối với mỗi nhân viên

làm việc có tính chất quản lý hay không thể đo lường chính xác khối lượng công việc Doanh nghiệp có thể sử dụng bảng chấm công để ghi nhận số ngày làm việc thực tế của nhân viên Bảng chấm công là cơ sở để kế toán tiền lương tính và thanh toán lương theo hình thức trả lương tháng

Hình thức trả lương theo giờ: Hình thức trả lương này thích hợp trong

trường hợp công nhân làm việc có tính thời vụ Thông thường doanh nghiệp

sử dụng thẻ thời gian để ghi chép thời gian lao động của mỗi công nhân được phân công thực hiện các công việc được giao Tùy thuộc vào cách thức ghi chép bằng thủ công hoặc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, việc ghi vào thẻ thời gian có thể được thực hiện bằng tay bởi tổ trưởng, quản đốc xưởng, hoặc đưa thẻ vào thiết bị vào thời điểm bắt đầu và kết thúc phiên làm việc để máy ghi nhận và tính toán thời gian lao động trong ngày Trên cơ sở thẻ thời gian, bộ phận tính lương sẽ tính lương phải trả cho mỗi công nhân Trường hợp một công nhân làm nhiều loại công việc khác nhau trong kỳ hoặc di chuyển đến làm việc ở nhiều phân xưởng khác nhau, doanh nghiệp thường sử dụng thẻ thời gian theo công việc để ghi nhận thời gian mà người lao

27

động thực hiện từ công việc để kế toán chi phí dễ dàng hạch toán chi phí nhân công theo từng trung tâm trách nhiệm hoặc theo từng đối tượng tính giá thành Căn cứ vào thẻ thời gian theo công việc, cuối mỗi tuần hoặc mỗi tháng

kế toán tiền lương sẽ tính và thanh toán lương cho công nhân dựa vào số giờ làm việc và đơn giá lương tương ứng với công việc

Hình thức trả lương theo kết quả công việc: Cách tính lương này phù

hợp với những công việc có thể đo lường kết quả chính xác hoặc những công việc cần khuyến khích tăng năng suất và hiệu quả làm việc (tính lương dựa trên cơ sở doanh thu bán hàng) Trong trường hợp này các dữ liệu liên quan đến kết quả lao động cần được theo dõi cụ thể và chính xác

Để ghi nhận thời gian làm việc của từng nhân viên theo công việc, trên

cơ sở đó tính toán, tập hợp chi phí nhân công cho có thể tổ chức tập tin Nhân

công như sau:

g Tổ chức thông tin trong khâu phân bổ chi phí sản xuất chung

Chi phí sản xuất chung tại Công ty bao gồm nhiều yếu tố chi phí như chi phí tiền lương quản lý xưởng, chi phí vật liệu, chi phí công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao, các chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác như chi phí sử dụng điện, điện thoại…Ngoài ra còn có chi phí của bộ phận phụ và phụ trợ như chi phí quản lý nhà máy, chi phí tiền lương cho nhân viên hành chính xưởng, chi phí nhà ăn cũng được tính vào chi phí sản xuất chung

Tập tin Nhân công

Mã sản phẩm

Ngày làm việc

Thời gian bắt đầu

Thời gian kết thúc

Số lượng SP hoàn thành

Tập tin Nhân viên

Ngày sinh

Bộ phận

Đơn giá tiền lương theo giờ

Đơn giá tiền lương theo SP

…

28

Chi phí sản xuất chung sau khi được tập hợp sẽ được phân bổ cho tác đối tượng cụ thể để phục vụ cho việc tính giá thành theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, giờ công lao động, phân bổ theo hệ số, theo tỷ lệ của doanh thu…

Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, các bút toán phân bổ chi phí sản xuất chung được thực hiện một cách tự động trên phần mềm thông qua việc khai báo tiêu thức phân bổ

h Tổ chức thông tin trong khâu tập hợp chi phí và tính giá thành

Giá thành sản phẩm là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các khoản hao phí

về lao động có liên quan đến toàn bộ khối lượng công tác, sản phẩm, lao vụ

đã hoàn thành Trong giá thành sản phẩm chỉ bao gồm chi phí liên quan đến quá trình sản xuất không bao gồm những chi phí phát sinh trong kì kinh doanh của doanh nghiệp Nếu kế toán tính toán chủ quan, không phản ánh đúng các yếu tố giá trị trong giá thành đều có thể dẫn tới việc phá vỡ các quan

hệ hàng hóa - tiền tệ, không xác định được hiệu quả kinh doanh và không thực hiện được tái sản xuất giản đơn và tái sản xuất mở rộng

v Tập hợp chi phí sản xuất:

Trong điều kiện tin học hóa, việc tập hợp chi phí được thực hiện một các

tự động thông qua việc khai báo các bút toán kết chuyển chi phí từ tài khoản

621, 622, 627 sang tài khoản 154 Chương trình sẽ tự động lấy tổng số phát sinh bên Nợ của các tài khoản 621, 622, 627 ghi vào bên Nợ của tài khoản

154 theo từng đối tượng tập hợp chi phí đồng thời sẽ tạo ra một phiếu kế toán

thể hiện đầy đủ nội dung đã thực hiện Có thể sử dụng tập tin Tổng hợp chi

phí sản xuất dở dang với các thuộc tính: Lệnh sản xuất, Mã sản phẩm, số

lượng và tập tin Chi tiết chi phí sản xuất dở dang với các thuộc tính: Lệnh sản

xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (Ngày, Số Phiếu xuất, Số tiền), chi phí nhân công trực tiếp (Ngày, Phân xưởng, Số tiền), chi phí sản xuất chung

29

(Ngày, Số Phiếu kế toán, Số tiền) Cấu trúc của các tập tin như sau:

Tập tin Tổng hợp chi phí sản xuất dở dang

Lệnh sản xuất Mã sản phẩm Số lượng

Tập tin Chi tiết chi phí sản xuất dở dang

Lệnh sản xuất

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Chi phí nhân công trực tiếp

Chi phí sản xuất chung

Tập tin Chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

v Đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ:

Đánh giá sản phẩm dở dang là việc xác định phần chi phí sản xuất tính

vào trị giá sản phẩm dở dang cuối kỳ

Tuỳ đặc điểm về loại hình doanh nghiệp, tổ chức sản xuất, quy trình

công nghệ, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp, kế toán vận dụng

30

phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ thích hợp như: đánh giá sản phẩm dở dang theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, đánh giá sản phẩm dở dang theo sản lượng sản phẩm hoàn thành tương đương, đánh giá sản phẩm

dở dang theo chi phí sản xuất định mức

v Tính giá thành sản phẩm:

Do có sự khác nhau cơ bản giữa đối tượng kế toán chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành mà có sự phân biệt kế giữa phương pháp kế toán chi phí và phương pháp tính giá thành sản phẩm Về cơ bản phương pháp tính giá thành bao gồm những phương pháp: phương pháp trực tiếp, phương pháp hệ

số, phương pháp tỷ lệ, phương pháp loại trừ sản phẩm phụ, phương pháp tính giá thành theo đơn đặt hàng, phương pháp phân bước

- Phương pháp trực tiếp (giản đơn): Phương pháp này được áp dụng

trong các doanh nghiệp thuộc loại hình sản xuất giản đơn, số lượng mặt hàng

ít, sản xuất với khối lượng lớn và chu kì sản xuất ngắn Đối tượng kế toán chi phí là từng loại sản phẩm, dịch vụ Đối tượng kế toán chi phí trùng với đối tượng hạch toán giá thành

+

Chi phí sản xuất phát sinh trong

kỳ

-

Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cuối kỳ

Giá thành sản phẩm

Tổng giá thành sản xuất sản phẩm

Số lượng sản phẩm hoàn thành

Để lưu trữ dữ liệu về giá thành sản phẩm theo phương pháp trực tiếp, có

thể sử dụng tập tin Thẻ tính giá thành và tập tin Chi tiết Thẻ tính giá thành

với cấu trúc như sau:

31

Tập tin Thẻ tính giá thành

Mã sản phẩm Tên sản phẩm Số lượng Đơn vị tính

Tập tin Chi tiết Thẻ tính giá thành

CPSX phát sinh trong kỳ

Giá trị sản phẩm DDCK

Tổng giá thành sản phẩm

Giá thành đơn vị

- Phương pháp hệ số: Áp dụng trong những doanh nghiệp mà trong cùng

một quá trình sản xuất cùng sử dụng một thứ nguyên liệu và một lượng lao động nhưng thu được đồng thời nhiều sản phẩm khác nhau và chi phí không tập hợp riêng cho từng loại sản phẩm được mà phải tập hợp chung cho cả quá trình sản xuất

+ Quy đổi sản phẩm thu được của từng loại về sản phẩm tiêu chuẩn theo các hệ số quy định:

Số sản phẩm

tiêu chuẩn =

Số sản phẩm từng loại x

Hệ số quy đổi từng loại

+ Xác định giá thành đơn vị sản phẩm tiêu chuẩn:

Giá thành đơn vị sản

phẩm tiêu chuẩn =

Tổng giá thành của tất cả các loại sản phẩm

Tổng số sản phẩm tiêu chuẩn + Xác định giá thành của từng loại sản phẩm:

x

Giá thành đơn

vị sản phẩm tiêu chuẩn

- Phương pháp tỷ lệ: Thường được áp dụng trong các doanh nghiệp sản

xuất nhiều loại sản phẩm có quy cách, phẩm chất khác nhau như may mặc, dệt kim, đóng giầy, cơ khí chế tạo (dụng cụ, phụ tùng) v.v để giảm bớt khối lượng hạch toán, kế toán thường tiến hành tập hợp chi phí sản xuất theo nhóm