(luận văn thạc sĩ) hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại trường cao đẳng công nghệ thông tin đại học đà nẵng

Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin CNTT trong công tác quản lý tại các cơ sở giáo dục đại học sẽ là xu hướng tất yếu và phải được tổ chức trong mối quan hệ với các bộ phận chức nă

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

PHAN THỊ THU HUYỀN

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Đà Nẵng - Năm 2017

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

PHAN THỊ THU HUYỀN

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

PHAN THỊ THU HUYỀN

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 3

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4 Phương pháp nghiên cứu của đề tài 3

5 Bố cục đề tài 4

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 4

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC 8

1.1 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 8

1.1.1 Bản chất của hệ thống thông tin kế toán 8

1.1.2 Tiếp cận tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo phần hành và theo chu trình 10

1.2 TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC 12

1.2.1 Đặc điểm tổ chức kế toán tại các cơ sở giáo dục đại học 12

1.2.2 Tổ chức thông tin kế toán tại các cơ sở giáo dục đại học theo cách tiếp cận chu trình 15

1.3 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC 23

1.3.1 Tổ chức thông tin để xác định mức học phí mỗi SV phải nộp 23

1.3.2 Thu học phí 27

1.3.3 Tổng hợp báo cáo tình hình thu học phí 28

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 29

2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ

THÔNG TIN – ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG 30

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 30

2.1.2 Sứ mệnh và định hướng phát triển 30

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Trường 31

2.1.4 Hoạt động đào tạo của Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng 32

2.2 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG 33

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 33

2.2.2 Đặc điểm công tác tài chính 34

2.3.3 Hình thức tổ chức sổ kế toán 35

2.3 TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG 39

2.3.1 Mối quan hệ giữa các bộ phận chức năng trong chu trình 39

2.3.2 Tổ chức thông tin để xác định học phí phải nộp của sinh viên 40

2.3.3 Tổ chức thông tin trong hoạt động thu học phí 54

2.3.4 Tổ chức thông tin để báo cáo thu học phí 63

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 66

CHƯƠNG 3 ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG 67

3.1 ĐÁNH GIÁ ĐIỂM MẠNH, TỒN TẠI VÀ ĐỊNH HƯỚNG HOÀN THIỆN VIỆC TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH

THU HỌC PHÍ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN –

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG 67

3.1.1 Những điểm mạnh 67

3.1.2 Tồn tại 67

3.1.3 Định hướng hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin – Đại học Đà Nẵng 69 3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG 71

3.2.1 Hoàn thiện tổ chức dữ liệu và quy trình xử lý dữ liệu trong chu trình thu học phí 71

3.2.2 Kiểm soát chu trình thu học phí 76

3.2.3 Đề xuất giải pháp thu học phí qua thanh toán điện tử ngân hàng OCB 78

3.2.4 Giải pháp nhắn tin SMS tự động cho sinh viên nợ học phí 80

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 85

KẾT LUẬN 86 PHỤ LỤC

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản s o)

GIẤY ĐỀ NGHỊ BẢO VỆ LUẬN VĂN

BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG ĐÁNH GIÁ LUẬN VĂN (Bản s o)

NHẬN XÉT CỦA PHẢN BIỆN 1

NHẬN XÉT CỦA PHẢN BIỆN 2

BẢN GIẢI TRÌNH CHỈNH SỬA LUẬN VĂN (Bản ín )

DANH MỤC CÁC BẢNG

Số ệu

2.2 Mô tả trách nhiệm của các đối tƣợng tham gia vào chu

2.5 Cấu trúc tập tin DANG_KY_LOP_HOC_PHAN 42

2.7 Danh sách sinh viên đăng ký học phần 46 2.8 Danh sách sinh viên đƣợc miễn, giảm học phí 52

2.10 Bảng kê biên lai thu học phí hàng ngày 59 2.11 Bảng kê chi trả học phí hàng tháng 62 3.1 Cấu trúc tập tin DOI_TUONG_MIEN_GIAM 73

DANH MỤC CÁC HÌNH

Số ệu

1.1 Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán 8

2.1 Sơ đồ tổ chức quản lý của Trường CĐ Trường Cao

đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng 31

2.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy

2.3 Lưu đồ luân chuyển dữ liệu sinh viên đăng ký môn học 40 2.4 Mối quan hệ giữa các tập tin trong xử lý đăng ký tín chỉ 43 2.5 Giao diện trang web đăng ký tín chỉ 43

2.6 Giao diện thể hiện danh sách học phần sinh viên đã

2.7 Giao diện thể hiện đăng ký học phần của mỗi sinh viên 45 2.8 Giao diện cập nhật đơn giá tín chỉ 48 2.9 Lưu đồ mô tả quy trình miễn giảm học phí sinh viên 50 2.10 Sơ đồ dòng dữ liệu xác định học phí 53 2.11 Giao diện thông báo học phí phải nộp cho sinh viên 55 2.12 Trình tự luân chuyển chứng từ học phí 55

2.16 Giao diện hạch toán Phiếu thu trên phần mềm Misa 60

2.18 Giao diện hạch toán chi trả học phí trên phần mềm Misa 63

Số ệu

2.20 Giao diện Báo cáo thu, chi HĐSN và HĐSXKD 64 3.1 Sơ đồ dòng dữ liệu chu trình thu học phí 71

3.2 Mối quan hệ giữa tập tin sinh viên và đối tượng miễn

3.3 Lưu đồ luân chuyển chứng từ miễn giảm học phí 75

3.4 Đề xuất giải pháp công nghệ tích hợp hệ thống thanh

3.5 Mô hình quy trình hoạt động của hệ thống CITSms 82 3.6 Giao diện chức năng dự kiến của CIT_Sms 84

MỞ ĐẦU

1 Tín ấp t ết ủ đề tà

Hiện nay, tất cả các cơ sở giáo dục đại học trong cả nước đều hướng đến nhu cầu người học: sinh viên được quyền đăng ký chọn môn học, chọn thời khóa biểu cho phù hợp với học lực, điều kiện của mình Hầu hết các cơ sở giáo dục đại học (CSGDĐH) trong cả nước đã đi vào hoạt động giảng dạy theo chương trình đào tạo tín chỉ Khi phương thức đào tạo thay đổi thì hệ thống thông tin quản lý cũng cần phải được thay đổi theo để đáp ứng nhu cầu cho công tác quản lý Tổ chức quản lý tại một trường đào tạo theo học chế tín chỉ phức tạp hơn nhiều so với đào tạo niên chế, toàn bộ hệ thống quản lý của trường phải vận hành theo nhu cầu riêng của từng sinh viên Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) của các cơ sở giáo dục đại học có chức năng cung cấp thông tin liên quan các hoạt động chủ yếu để liên kết các hệ thống thông tin khác, nên cần được quan tâm đổi mới để đáp ứng yêu cầu của hệ thống thông tin quản lý Hoạt động thu học phí lại càng phức tạp hơn vì cần phải tính toán được số học phí mà mỗi sinh viên phải nộp dựa trên số tín chỉ sinh viên đăng

ký Mức học phí của mỗi sinh viên sẽ khác nhau phụ thuộc vào số tín chỉ mà sinh viên đăng ký học trong từng học kỳ Như vậy, để thực hiện việc thu học phí đạt hiệu quả cao đòi hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận tham gia vào chu trình gồm bộ phận Đào tạo, bộ phận Công tác SV, bộ phận kế toán Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác quản lý tại các cơ sở giáo dục đại học sẽ là xu hướng tất yếu và phải được tổ chức trong mối quan hệ với các bộ phận chức năng khác nhằm tăng cường sự phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các bộ phận Kế toán với các bộ phận chức năng khác trong nhà trường như Đào tạo, các Khoa quản lý chuyên môn, phòng Công tác sinh viên, phòng Hành chính tổng hợp,

dục đại học chủ yếu được thực hiện bằng các phần mềm riêng lẻ, vẫn còn nhiều bất cập, chưa hiệu quả do chưa có sự trao đổi và chia sẻ thông tin giữa các đơn vị với nhau Vì vậy để đảm bảo thực hiện được chức năng của kế toán cần có sự phối hợp giữa bộ phận kế toán với các phòng ban chức năng để trao đổi thông tin dữ liệu một cách dễ dàng Khi đó, việc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán cho các cơ sở giáo dục đại học hiện nay cần theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể để tránh đi những sai sót, những công việc chồng chéo của các khâu, các phòng ban

Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin là một đơn vị sự nghiệp có thu,

tự đảm bảo một phần kinh phí hoạt động thường xuyên Hàng năm, ngoài nguồn kinh phí từ ngân sách Nhà nước cấp, học phí là nguồn thu lớn nhất của trường, chiếm hơn 50% tổng nguồn thu, cho nên việc thu học phí là một công việc rất quan trọng trong công tác kế toán của trường với yêu cầu đặt ra là phải tính đúng, tính đủ và tính kịp thời số phải thu học phí đồng thời phải thu đúng, thu đủ, thu kịp thời học phí của sinh viên Tuy nhiên, hiện tại việc tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin còn nhiều tồn tại và hạn chế, việc kết nối, trao đổi thông tin kế toán trong chu trình thu học phí giữa các phòng ban chưa được chú trọng đúng mức và tổ chức khoa học, việc xác định học phí chưa chính xác và tồn tại nhiều sai sót, thu học phí vẫn còn chậm trễ, tốn nhiều nhân sự và thời gian trong mỗi đợt thu học phí

Vấn đề đặt ra là cần tổ chức lại thông tin kế toán nói chung, thông tin kế toán trong chu trình thu học phí nói riêng theo định hướng ứng dụng công nghệ thông tin để đảm bảo được mục tiêu của chu trình thu học phí và nâng cao hiệu quả trong công tác thu học phí Chính vì vậy, tác giả đã chọn đề tài luận văn “ Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại trường cao đẳng Công nghệ Thông tin – Đại học Đà Nẵng”, đề tài này phù

hợp với chuyên ngành đào tạo, có ý nghĩa khoa học và thực tiễn đối với Trường

2 Mụ t êu ng ên ứu ủ đề tà

- Tổng hợp lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại các CSGDĐH tại Việt Nam

- Đánh giá thực tế tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng

- Đưa ra các định hướng và giải pháp để hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng

4 P ương p áp ng ên ứu ủ đề tà

- Phương pháp tổng hợp tài liệu để tìm hiểu cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán nói chung, về tổ chức HTTTKT trong chu trình thu học phí nói riêng tại các CSGDĐH

- Phương pháp khảo cứu tài liệu, quan sát, phỏng vấn tổng thể các đơn vị liên quan để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chức thực hiện của hệ thống thông tin kế toán đang được áp dụng tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng

- Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin nhằm tổ chức dữ liệu để hoàn thiện tổ chức thông tin trong chu trình thu học phí tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng

5 Bố ụ đề tà

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục các từ viết tắt, bảng biểu và phụ lục, bố cục của luận văn được chia làm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu

học phí tại các cơ sở giáo dục đại học

Chương 2: Thực tế tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng

Chương 3: Định hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng

6 Tổng qu n tà l ệu ng ên ứu

Hệ thống thông tin kế toán là lĩnh vực nghiên cứu còn mới mẻ tại Việt Nam Các nghiên cứu liên quan hệ thống thông tin kế toán nói chung và hệ thống thông tin kế toán gắn với đơn vị đặc thù như các cơ sở giáo dục đại học nói riêng còn rất hạn chế Tuy nhiên, trong quá trình nghiên cứu tài liệu phục

vụ đề tài này, tác giả cũng có nhận diện một số nghiên cứu liên quan đến đề tài ở các góc độ khác nhau

Nghiên cứu của tác giả Huỳnh Thị Hồng Hạnh, Nguyễn Mạnh Toàn, (2013), “Tiếp cận tổng thể và đa chiều về hệ thống thông tin kế toán” [8] giúp tác giả đã có cái nhìn đa chiều, tổng thể trong việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán bằng việc khái quát và mô tả trực quan về mối liên hệ và tính thống nhất giữa các yếu tố cấu thành của HTTTKT, giúp hiểu rõ hơn bản chất HTTTKT và nhờ đó có thể ứng dụng trong quá trình phân tích, thiết kế

và tổ chức một HTTTKT hiệu quả

Trong xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin, cách tiếp cận chu trình là một cách tiếp cận mới, hướng đến phục vụ các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trên cơ sở xác định vai trò của kế toán trong từng chu trình hoạt động,

nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán tại đơn vị Nghiên cứu „Tổ chức hệ thống thông thông tin kế toán trong trường Đại học theo hướng tiếp cận chu trình‟, Tạp chí Khoa học và Công nghệ, 9, 123 – 129, (2011), tác giả Tác giả Nguyễn Mạnh Toàn – Huỳnh Thị Hồng Hạnh đã đưa ra một gợi ý về việc tổ chức các chu trình trong đơn vị rất đặc thù là trường Đại học [20] Theo đó, hệ thống thông tin kế toán trong các cơ sở giáo dục đại học được tổ chức thành bốn chu trình: chu trình thu học phí, chu trình cung ứng, chu trình giảng dạy và nghiên cứu khoa học, chu trình tài chính Đây cũng là cơ sở để tác giả kế thừa, xây dựng các chu trình trong các cơ sở giáo dục đại học nói chung Tuy nhiên, bài báo chỉ chỉ đề cập ở giác độ lý thuyết, chưa đi sâu tổ chức thông tin cho một đơn vị cụ thể

Trong thời gian qua cũng đã có rất nhiều các nghiên cứu về tổ chức kế toán tại các cơ sở giáo dục đại học, chẳng hạn tác giả Nguyễn Thị Minh Hường (2004) bàn về “tổ chức kế toán ở các trường đại học trực thuộc Bộ Giáo dục - đào tạo” [14] Trong luận án chủ yếu nghiên cứu về nội dung tổ chức kế toán tài chính tuân thủ theo các qui định của chế độ kế toán trong các trường đại học, tuy nhiên đây là nghiên cứu khá cũ, không phù hợp với bối cảnh hiện nay, tác giả chưa nghiên cứu về cách thức xây dựng hệ thống thông tin kế toán trong các trường đại học công lập dưới góc độ cung cấp thông tin nhằm trợ giúp các trường đại học thực hiện tốt trách nhiệm và quyền tự chủ tài chính trong điều kiện mới

Liên quan đến tổ chức công tác kế toán tại Đại học Đà Nẵng, Lê Thị Minh Hằng (2012) [11] đã hoàn thiện công tác kế toán nhằm nâng cao chất lượng quản lý tài chính, đảm bảo sử dụng có hiệu quả nguồn lực tài chính hiện có tại ĐHĐN, trong nghiên cứu này đã làm rõ cơ chế tài chính giữa đại học vùng và đại học con Thêm vào đó, cũng có các nghiên cứu đưa ra định hướng nhằm triển khai thực hiện công tác kế toán quản trị (KTQT) đối với cơ

sở giáo dục đại học Chẳng hạn, vận dụng kế toán quản trị đối với Trường Đại học ngoại ngữ, Nguyễn Thị Hường (2010) [15] đề tài đã hệ thống một số nội dung cơ bản về lý luận của KTQT, trên cơ sở thực trạng công tác KTQT tại Trường Đại học ngoại ngữ - Đại học Đà Nẵng, đã đưa ra những quan điểm và định hướng phù hợp để vận dụng kế toán quản trị tại Trường Đối với nghiên cứu này, tác giả đã phản ảnh được thực trạng vận dụng kế toán quản trị ở Trường Đại học Ngoại Ngữ - Đại học Đà Nẵng, từ đó xây dựng hệ thống kế toán phù hợp để có thể vận dụng một số nội dung của KTQT vào loại hình đào tạo không chính quy của Trường Tiếp đó, vận dụng kế toán quản trị tại Đại học Đà Nẵng, Nguyễn Thị Hạnh (2012) [10] đã lần nữa hệ thống hóa cơ

sở lý luận về KTQT mà trường đại học công lập có thể vận dụng Đề tài đã phân tích thực trạng vận dụng KTQT tại Đại học Đà Nẵng, từ đó đánh giá khách quan những ưu điểm và những điểm còn tồn tại khi vận dụng KTQT Trên cơ sở thực trạng của việc vận dụng KTQT tại Đại học Đà Nẵng, luận văn cũng đã đưa ra những nội dung có thể vận dụng KTQT đối với các trường đại học công lập Thế nhưng, các nghiên cứu chưa đề cập đến việc tổ chức kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, chưa cập nhật những thay đổi trong phương thức đào tạo quản lý Ngoài những nghiên cứu nêu trên, hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong các trường Đại học Công lập Việt Nam, Nguyễn Hữu Đồng (2012) [6] đã đề xuất mô hình mối quan hệ giữa các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin trong các đơn vị sự nghiệp có thu, theo đó việc xử lí các nghiệp vụ phát sinh trong các đơn vị sự nghiệp Tất cả những nghiên cứu này chính là nền tảng giúp tác giả có thể nắm được công tác kế toán trong các trường đại học

Có thể nói nghiên cứu tổ chức hệ thống thông tin kế toán nói chung và hệ thống thông tin kế toán tại các cơ sở giáo dục đại học nói riêng còn rất hạn chế

ở Việt Nam Mặc dù vậy, các nghiên cứu trên cũng đã cung cấp nền tảng kế

toán để tác giả kế thừa trong nghiên cứu của mình Tuy nhiên, phần lớn các nghiên cứu thường tiếp cận theo phần hành kế toán, chưa chú trọng tổ chức thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, chưa đi sâu nội dung phân tích thiết kế, tổ chức trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, gắn với đặc thù của các cơ sở giáo dục Đại học trong bối cảnh mới

Do đó, trong nghiên cứu này tác giả mong muốn tìm hiểu về tổ chức thông tin kế toán trong các cơ sở giáo dục đại học theo cách tiếp cận chu trình, trong đó đi sâu vào chu trình thu học phí, lấy điển hình tại Trường Cao đẳng Công nghệ thông tin – Đại học Đà Nẵng

Ở mức độ khái quát, hệ thống thông tin kế toán là tập hợp các nguồn lực con người và các phương tiện được thiết kế để chuyển các dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành thông tin Trong điều kiện tin học hóa, các thiết bị phần cứng và các phần mềm kế toán là một trong những yếu tố quan trọng của hệ thống

Hình 1.1 Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán

(Nguồn: Nguyễn Mạnh Toàn & Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011)

Con người

Thông tin

kế toán

Cơ sở hạ tầng CNTT

Thủ tục, quy trình

Kiểm soát nội bộ

Phần mềm

Dữ liệu

kế toán

Ngoài ra, hiện nay hoạt động kiểm soát nội bộ và đảm bảo an toàn dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán có vai trò quan trọng nên các công cụ kiểm soát nội bộ cũng được xem là yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán Như vậy, hệ thống thông tin kế toán có sáu yếu tố cấu thành cơ bản: (1) Con người

(2) Thủ tục và quy trình xử lý thông tin

(3) Dữ liệu về các hoạt động

(4) Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin gồm máy tính và các thiết bị kết nối thông tin

(5) Phần mềm kế toán kể cả cơ sở dữ liệu kế toán

(6) Công cụ kiểm soát nội bộ

Hệ thống thông tin kế toán được xem một bộ phận quan trọng của hệ thống thông tin quản lý Như các hệ thống thông tin khác, hệ thống thông tin kế toán có

dữ liệu đầu vào, quy trình xử lý và dữ liệu đầu ra

Dữ l ệu đầu vào: là các dữ kiện từ các hoạt động kinh tế phát sinh như

mua vật tư, hàng hóa, bán hàng, thu tiền, các chi phí phát sinh, thanh toán tiền lương, công nợ, đầu tư… Thông tin về các dữ liệu đầu vào được ghi nhận chủ yếu thông qua các chứng từ kế toán

Quy trìn xử lý: bao gồm các bước công việc từ thu thập các dữ liệu kế

toán, đến việc phân loại, xử lý, lưu trữ, phân tích, tổng hợp các dữ liệu này để cung cấp các thông tin kế toán Quy trình xử lý của hệ thống thông tin kế toán rất phức tạp, đòi hỏi sự vận dụng hợp lý hệ thống các phương pháp kế toán trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc, các chuẩn mực kế toán và hệ thống các phương tiện kỹ thuật công nghệ thông tin Để cung cấp thông tin tổng hợp và chi tiết ở các mức độ khác nhau, trong giai đoạn xử lý thông tin, quan trọng nhất là việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán để làm căn cứ cho việc phân loại và hệ thống hóa thông tin theo từng loại đối tượng kế toán,

từng loại chỉ tiêu phục vụ nhu cầu thông tin của người sử dụng với phương tiện vật chất biểu hiện là hệ thống các sổ kế toán

Đầu r : là các thông tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu của người sử

dụng, bao gồm các đối tượng bên ngoài tổ chức, các cấp quản trị cũng như phục vụ hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong tổ chức Phương tiện biểu hiện những thông tin tổng hợp và chi tiết đã được xử lý để cung cấp cho người sử dụng là hệ thống báo cáo kế toán gồm Báo cáo tài chính và các báo cáo kế toán quản trị Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, đầu ra của hệ thống thông tin kế toán còn là tất cả những thông tin kế toán cần thiết phục vụ công tác quản lý và tác nghiệp mà các bộ phận chức năng có thể được phân quyền truy cập

1.1.2 T ếp ận tổ ứ ệ t ống t ông t n ế toán t eo p ần àn và theo chu trình

a Cách tiếp cận theo các phần hành kế toán

Để theo dõi, hạch toán, quản lý và cung cấp thông tin về các đối tượng

kế toán người ta thường tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo các phần hành Toàn bộ dữ liệu kế toán được phân loại và xử lý theo từng phần hành nhất định như phần hành kế toán tiền, kế toán hàng tồn kho, kế toán thanh toán, kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, kế toán tiêu thụ, Kế toán các phần hành theo dõi và cung cấp thông tin về số dư đầu kỳ, số phát sinh tăng, phát sinh giảm trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng đối tượng kế toán Mỗi phần hành kế toán có thể do một nhân viên kế toán phụ trách một cách độc lập Nhân viên phụ trách phần hành kế toán nào thì chịu trách nhiệm thu thập, kiểm tra các chứng từ liên quan và thực hiện việc phân loại, ghi sổ

kế toán theo từng đối tượng kế toán thuộc phần hành Cách tiếp cận này hướng đến đối tượng kế toán, là cách tiếp cận phổ biến nhất hiện nay

b Cách tiếp cận theo chu trình

Trong những năm gần đây có các nghiên cứu tiếp cận hệ thống thông tin

kế toán theo chu trình Điều này xuất phát từ việc nhìn nhận trong quá trình hoạt động của một tổ chức có những công việc được lặp đi lặp lại một cách thường xuyên, liên tục theo một trình tự nhất định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện, trong đó có sự tham gia tích cực của bộ phận kế toán Chẳng hạn, trong doanh nghiệp sản xuất, có thể tổ chức các hoạt động thành bốn chu trình cơ bản là chu trình doanh thu

(bán hàng và thu tiền), chu trình cung ứng (mua hàng và thanh toán), chu trình chuyển đổi (sản xuất) và chu trình tài chính Trong các bệnh viện có thể

tổ chức các hoạt động thành bốn chu trình: chu trình cung ứng, chu trình khám và điều trị, chu trình thu viện phí, chu trình tài chính Tương tự, trong các cơ sở giáo dục đại học, có thể tổ chức các hoạt động thành chu trình đào tạo và nghiên cứu khoa học, chu trình cung ứng, chu trình thu học phí, chu trình tài chính Để đảm bảo các hoạt động được diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đạt được hiệu quả cao, cần phải phối hợp hoạt động giữa các chức năng, bộ phận, cá nhân cùng tham gia trong cùng một chu trình Chính

vì thế, bên cạnh việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo từng phần hành,

để theo dõi và cung cấp thông tin về từng đối tượng kế toán, cần thiết phải tiếp cận hệ thống thông tin kế toán theo chu trình Cách tiếp cận này hướng đến các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trên cơ sở xác định rõ từng loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào trong một chu trình kinh doanh để tổ chức ghi nhận, theo dõi, báo cáo hoặc phân quyền truy cập khai thác dữ liệu, thông tin đó một cách nhanh chóng và chính xác nhất (Nguyễn Mạnh Toàn, 2011) [20] Cách tiếp cận nghiên cứu hệ thống thông tin

kế toán theo chu trình là cách tiếp cận mới, tạo điều kiện thuận lợi hơn công tác kiểm tra, giám sát lẫn nhau giữa các bộ phận giúp hạn chế các hiện tượng

tiêu cực làm thất thoát tài sản của đơn vị, cách tiếp cận này rất phù hợp trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, góp phần nâng cao hiệu quả quả giữa các bộ phận chức năng trong việc thực hiện nhiệm vụ mỗi đơn vị Trong nghiên cứu này, tác giả sẽ chọn cách tiếp cận chu trình để tổ chức thông tin

kế toán tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng

1.2 TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC

Cơ sở giáo dục đại học có hai chức năng chính là đào tạo và nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ vào thực tiễn Trong đó, chức năng đào tạo giữ vai trò quan trọng trong việc đào tạo nguồn nhân lực trình độ cao cho đất nước với qui mô đào tạo tăng lên không ngừng Các loại hình đào tạo chủ yếu tại các cơ sở giáo dục đại học bao gồm: đào tạo dài hạn cấp văn bằng

và đào tạo ngắn hạn cấp chứng chỉ Bên cạnh đó, hàng năm các cơ sở giáo dục Đại học tiến hành lập kế hoạch và thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học cấp cơ sở, cấp bộ và cấp nhà nước Các trường tiến hành nghiên cứu ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật vào thực tiễn, tham gia tư vấn cho việc hoạch định chính sách của đảng và nhà nước và cải thiện quá trình hoạt động của nhiều tổ chức hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau trong nền kinh tế

quốc dân

Hiện nay, các cơ sở giáo dục đại học ở Việt Nam chủ yếu là các trường công lập Trong thời gian gần đây, số trường đại học ngoài công lập cũng ngày càng gia tăng Đa số các trường đại học áp dụng theo học chế tín chỉ

1.2.1 Đặ đ ểm tổ ứ ế toán tạ á ơ sở g áo ụ đạ ọ

a Tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán tại các cơ sở giáo dục đại học ở Việt Nam hiện nay thường thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng trong lĩnh vực quản lý tài chính, tài sản, kế toán, quản lý tập trung các nguồn vốn, quĩ,

nguồn kinh phí trong và ngoài ngân sách nhà nước theo đúng chế độ qui định của nhà nước

Bộ máy kế toán trong các cơ sở giáo dục đại học thường bao gồm:

- Kế toán trưởng (thường kiêm trưởng phòng Kế toán – Tài chính) là

người đứng đầu bộ máy kế toán, có trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán trong toàn trường

- Kế toán tổng hợp chỉ đạo trực tiếp việc hạch toán, đối chiếu sổ sách,

tiếp nhận và xử lý báo cáo của các đơn vị trực thuộc gửi lên, định kỳ (quí, năm) lập các báo cáo tài chính phục vụ việc quyết toán kinh phí của trường

- Kế toán tài sản theo dõi việc mua sắm, xuất dùng tài sản, trang thiết bị

tại các bộ phận trong trường

- Kế toán thanh toán theo dõi các khoản thanh toán phát sinh trong nhà

trường (thanh toán tạm ứng, thanh toán với cán bộ công nhân viên, thanh toán với Kho bạc, cơ quan thuế, cơ quan BHXH )

- Kế toán thu học phí theo dõi các khoản học phí của sinh viên các hệ

đào tạo trong trường

- Thủ quĩ có trách nhiệm bảo quản tiền mặt tại quĩ; thực hiện các nghiệp

vụ thu, chi tiền; cập nhật số liệu trên sổ quĩ, định kỳ tiến hành kiểm quĩ

- Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ, báo cáo kế toán

Các cơ sở giáo dục đại học công lập hiện nay áp dụng Chế độ Kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 và thông tư hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán hành chính

sự nghiệp số 185/2010/TT-BTC ngày 15/01/2010

b Tổ chức chứng từ kế toán, sổ sách, báo cáo kế toán

Các cơ sở giáo dục đại học hiện nay tuân thủ tương đối đầy đủ chế độ chứng từ theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC Các cơ sở giáo dục đại học đã

sử dụng hệ thống chứng từ phù hợp với đặc điểm hoạt động và cũng đã tuân

thủ tốt việc ghi chép các nội dung bắt buộc trên chứng từ (ngày tháng, nội dung và qui mô nghiệp vụ, chữ ký của các đối tượng liên quan)

Cùng với sự ứng dụng tin học trong kế toán, rất nhiều cơ sở giáo dục đại học hiện nay tự in một số chứng từ cơ bản (phiếu thu, phiếu chi, Biên lai thu học phí, các bảng kê thu, chi tiền ) điều này tiết kiệm đáng kể thời gian và khả năng sai sót khi lập các chứng từ

Việc lưu trữ chứng từ kế toán tại các cơ sở giáo dục đại học công lập cũng được tuân thủ theo đúng chế độ qui định Các chứng từ sau khi ghi sổ đều được đóng thành tập, theo từng tháng và lưu trữ, bảo quản theo đúng thời hạn qui định

Các cơ sở giáo dục đại học thường áp dụng hai hình thức tổ chức sổ Nhật ký chung và Chứng từ ghi sổ Đối với các trường sử dụng phần mềm kế toán, các loại và mẫu sổ sách có thể không hoàn toàn theo đúng với hệ thống

sổ qui định cho từng hình thức Đối với các trường chưa sử dụng phần mềm

kế toán, về cơ bản hệ thống sổ thường được tuân thủ theo đúng qui định của từng hình thức

Các sổ chi tiết theo danh mục sổ hướng dẫn của chế độ kế toán hiện

hành được mở thường bao gồm: sổ quĩ tiền mặt; sổ tiền gửi ngân hàng, kho

bạc; sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ; sổ tài sản cố định; sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng; sổ chi tiết các tài khoản; sổ theo dõi dự toán ngân sách; sổ theo dõi nguồn kinh phí; sổ tổng hợp nguồn kinh phí; sổ theo dõi các khoản thu; sổ chi tiết chi hoạt động; sổ chi tiết chi dự án; sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của kho bạc

Các cơ sở giáo dục đại học đã căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán được qui định tại chế độ kế toán hành chính sự nghiệp của Bộ Tài chính để xây dựng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại đơn vị Bên cạnh đó, trong quá trình tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản, một số Trường đã bổ sung

thêm một số tài khoản chi tiết cho phù hợp với bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị để đáp ứng cho yêu cầu quản lý, kiểm tra, kiểm soát và cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chi tiết về tình hình huy động và sử dụng các nguồn kinh phí hiện có tại đơn vị

Các cơ sở giáo dục đại học hiện nay thường lập báo cáo tài chính và quyết toán ngân sách theo quy định bao gồm:

- Bảng cân đối tài khoản

- Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng

- Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động

- Báo cáo chi tiết kinh phí dự án

- Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại KBNN

- Bảng xác nhận số dư dự toán kinh phí ngân sách tại KBNN

- Báo cáo thu – chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh

- Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ

- Báo cáo số kinh phí chưa quyết toán chuyển sang năm sau và Thuyết minh báo cáo tài chính

1.2.2 Tổ ứ t ông t n ế toán tạ á ơ sở g áo ụ đạ ọ t eo

á t ếp ận u trìn

Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển nhanh chóng và hiện đại thì việc áp dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế toán cũng là một đòi hỏi cấp bách và quan trọng Khi đó, tổ chức hệ thống thông tin kế toán không chỉ tổ chức theo từng phần hành kế toán như trước đây để theo dõi các đối tượng kế toán như tiền, vật tư, tài sản, công nợ mà cần phải xây dựng hệ thống thông tin kế toán theo chu trình Cách tiếp cận theo chu trình là cách tiếp cận mới, hướng đến phục vụ các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trên

cơ sở xác định vai trò của kế toán trong từng chu trình hoạt động, phải biết

được mỗi loại thông tin kế toán cần cho bộ phận chức năng nào cũng như thông tin nào từ các bộ phận chức năng cần cho kế toán trong từng chu trình hoạt động để từ đó tổ chức việc ghi nhận, theo dõi, xử lý thông tin, cung cấp chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng và chính xác nhất

Trong doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế toán có thể tổ chức thành 04 chu trình cơ bản là chu trình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi và chu trình tài chính Căn cứ đặc điểm tổ chức hoạt động, quản lý và công tác kế toán tài chính của các cơ sở giáo dục đại học công lập, có thể tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo 04 chu trình cơ bản: chu trình thu học phí, chu trình cung ứng, chu trình giảng dạy - nghiên cứu khoa học và chu trình tài chính

a Chu trình thu học phí

Chu trình thu học phí có hai chức năng chính: Tính toán số tiền học phí phải nộp của mỗi sinh viên (SV) trong từng học kỳ và thu tiền học phí Đây là những chức năng quan trọng trong công tác kế toán của trường đại học với yêu cầu đặt ra là phải tính đúng, tính đủ và tính kịp thời số phải thu học phí đồng thời phải thu đúng, thu đủ, thu kịp thời học phí của SV Tổ chức công tác kế toán phải giúp cung cấp nhanh chóng và chính xác thông tin về tình hình thu học phí của từng SV cho các bộ phận chức năng khác như bộ phận Đào tạo, bộ phận Công tác SV, các Khoa Chu trình thu học phí thường bao gồm các bước công việc sau đây:

- Xác định học phí mỗi SV phải nộp: Căn cứ vào dữ liệu đăng ký học, bộ phận Đào tạo xác định số tín chỉ mỗi SV đăng ký học trong kỳ, trong đó chi tiết số tín chỉ đăng ký học lần đầu, học lại và học cải thiện điểm Việc xác định mức thu học phí/tín chỉ của từng học kỳ được bộ phận kế toán tính toán căn cứ vào qui định của Chính phủ trong từng giai đoạn cụ thể Bên cạnh đó,

bộ phận Công tác SV còn trách nhiệm theo dõi, quản lý và cung cấp thông tin

về các đối tượng SV được miễn, giảm học phí, giải quyết các thủ tục cho SV xin hoãn nộp học phí do hoàn cảnh gia đình khó khăn Như vậy, để xác định nhanh chóng và chính xác mức học phí của từng SV, đòi hỏi phải có sự tham gia và phối hợp đồng bộ giữa bộ phận Đào tạo, bộ phận Công tác SV và bộ phận Kế toán Dữ liệu phải được tích hợp đồng bộ và sử dụng chung giữa các bộ phận này để nâng cao hiệu quả công tác quản lý, điều hành và tác nghiệp của trường

Ngoài ra, các trường đại học cũng thường tổ chức liên kết đào tạo ở các địa phương Việc thu học phí của các lớp liên kết thông thường được thực hiện bởi các đơn vị liên kết đào tạo và sau đó chuyển về trường theo hợp đồng

đã ký kết và quyết toán theo năm học với bộ phận kế toán Trong trường hợp này, cần phải có sự phối hợp đối chiếu dữ liệu giữa bộ phận Đào tạo, bộ phận

Kế toán và Đơn vị liên kết để tránh trường hợp thông tin thiếu chính xác, gây thất thoát học phí hoặc công việc có thể chồng chéo lẫn nhau làm lãng phí nguồn lực

- Thu học phí: Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm thu học phí trên cơ sở mức thu học phí đã xác định Khi số lượng sinh viên của trường đông, việc thu học phí trực tiếp tại bộ phận Kế toán sẽ rất phức tạp, mất nhiều thời gian, công sức Để tránh tính trạng ùn tắc tại bộ phận Kế toán, các trường có thể yêu cầu SV chuyển tiền học phí vào tài khoản của trường Tuy nhiên, việc xác định đối tượng đã nộp học phí, giải quyết thắc mắc của SV, theo dõi thanh toán và đối chiếu với ngân hàng cũng rất phức tạp Hiện nay, giải pháp khoa học và tối ưu nhất là thu học phí qua tài khoản ATM của SV Đến thời điểm nộp học phí, SV nộp tiền vào tài khoản của mình để ngân hàng thực hiện thu

hộ và chuyển về tài khoản của trường Như vậy, ngoài các mối quan hệ chức năng giữa các bộ phận trong trường như đã xác định trên đây, thực hiện thu học phí qua tài khoản ATM của SV còn liên quan đến sự phối hợp với ngân

hàng Vấn đề đặt ra là Nhà trường phải cung cấp cho ngân hàng chính xác danh sách thu và số phải thu của từng đối tượng Ngược lại, ngân hàng phải cung cấp chính xác cho Trường thông tin về tổng số thu theo từng ngày cũng như thông tin về các đối tượng đã thu, chưa thu

- Tổng hợp báo cáo tình hình thu học phí: Định kỳ, kế toán tổng hợp số liệu và lập báo cáo, cung cấp thông tin về tình hình thu học phí Các thông tin cần cung cấp gồm: số học phí phải thu và số đã thu được trong kỳ, trong đó chi tiết cho các hệ đào tạo: cao học, đại học hệ chính qui, vừa làm vừa học, đồng thời trong mỗi loại trên cũng cần phải chi tiết theo số thu học phí học lần đầu, học lại và học cải thiện Các thông tin trên các báo cáo này là căn cứ

để kiểm soát, đối chiếu giữa các bộ phận và phân phối nguồn thu theo quy định quản lý tài chính của Nhà nước và của từng trường trong từng thời kỳ, là

cơ sở để hạch toán tổng hợp trên các tài khoản có liên quan

Một yêu cầu nữa về thông tin trong chu trình này là xác định chính xác

về tình hình và thời điểm nộp học phí của từng SV, đây là căn cứ để bộ phận Đào tạo lập danh sách thi, bộ phận Công tác SV và các Khoa quản lý SV Thông qua việc xây dựng một hệ thống thông tin khoa học và hợp lý sẽ giúp chia sẻ dữ liệu và thông tin để các bộ phận chức năng hoàn thành tốt nhiệm

b Chu trình cung ứng

Chu trình cung ứng liên quan nhiều nhất đến hoạt động mua sắm các trang thiết bị phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học và vật tư văn phòng Để tăng cường công tác quản lý và kiểm soát quá trình cung ứng các trường phải xây dựng một quy trình chặt chẽ và khoa học nhằm đảm bảo thực hiện hiệu quả các chức năng của chu trình bao gồm:

- Lập kế hoạch cung ứng: Vào đầu năm học hoặc tại các thời điểm phát sinh các hoạt động, các bộ phận chức năng xác định nhu cầu tài sản, dụng cụ, vật tư, sách báo cần sử dụng trên cơ sở thực hiện nhiệm vụ của mình Bộ phận Hành chính tổng hợp căn cứ vào nhu cầu được phê duyệt, lập kế hoạch cung ứng, trong đó xác định rõ bộ phận yêu cầu, số lượng, chủng loại, dự kiến giá trị, thời gian cần phải có

- Tổ chức đấu thầu hoặc mua sắm: Theo quy định hiện nay, các đơn vị hành chính sự nghiệp khi thực hiện mua sắm theo các hợp đồng lớn phải qua đấu thầu Việc tổ chức đấu thầu, lựa chọn nhà cung cấp phải theo đúng trình

tự, thủ tục quy định của Nhà nước Việc cung ứng theo các hợp đồng có giá trị nhỏ có tính chất thường xuyên thường được giao cho bộ phận Hành chính tổng hợp thực hiện

- Tiếp nhận và bảo quản vật tư, tài sản: Việc tiếp nhận vật tư, dụng cụ, văn phòng phẩm cần phải được kiểm định về chất lượng, số lượng và theo đúng các thủ tục nhập kho Toàn bộ chứng từ liên quan cần chuyển cho bộ phận Kế toán để kiểm soát, theo dõi, phản ánh vào các sổ chi tiết và tổng hợp

có liên quan

- Theo dõi thanh toán và thanh toán: Chứng từ mua hàng sẽ được chuyển đến bộ phận kế toán vật tư để theo dõi và kế toán thanh toán thực hiện các thủ tục thanh toán Kế toán theo dõi thanh toán chi tiết cho từng nhà cung cấp Việc thanh toán được thực hiện trên cơ sở các chứng từ hợp lý, hợp lệ và

được kiểm soát qua Kho bạc Nhà nước

Như vậy, chu trình cung ứng liên quan đến các chủ thể: nhà cung cấp, bộ phận Hành chính tổng hợp, các Khoa, các bộ phận có nhu cầu, bộ phận quản

lý kho, kế toán vật tư, kế toán thanh toán, kế toán tiền mặt, kế toán ngân hàng,

kế toán tổng hợp Yêu cầu đặt ra đối với hoạt động cung ứng là phải cung ứng đầy đủ và kịp thời các thiết bị, vật tư, văn phòng phẩm có chất lượng với giá

cả phù hợp đồng thời không để tồn kho quá mức gây có thể gây hư hỏng, giảm chất lượng và tăng chi phí trong khâu bảo quản

c Chu trình giảng dạy và Nghiên cứu khoa học

Trong một doanh nghiệp, chức năng trung tâm của HTTTKT trong chu trình chuyển đổi là tổ chức thông tin trong quá trình sản xuất và hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh Đối với các trường đại học, tuy có rất nhiều nội dung khác nhau nhưng các trường đều thực hiện hai hoạt động cơ bản: Hoạt động đào tạo liên quan chủ yếu đến việc xây dựng kế hoạch, tổ chức hoạt động giảng dạy và Công tác nghiên cứu khoa học Ngoài ra trong trường đại học còn có các hoạt động khác như hợp tác quốc tế, tổ chức các hội nghị, hội thảo, các hoạt động ngoại khóa, thể dục thể thao, văn hóa văn nghệ cho cán bộ công chức và SV Do tính chất đặc thù trong hoạt động của trường đại học nên chu trình chuyển đổi có thể gọi là chu trình giảng dạy và nghiên cứu khoa học Chức năng của chu trình này là hạch toán tất cả chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động liên quan chủ yếu đến hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, cụ thể bao gồm:

Chi thanh toán cá nhân: Ngoài tiền lương ngạch bậc theo chế độ đối với

tất cả cán bộ công chức, các trường đại học công lập thực hiện thanh toán tiền giảng cho cán bộ giảng dạy Việc tính toán xác định đơn giá cho một tiết giảng trong từng học kỳ thuộc chức năng của bộ phận Kế toán trên cơ sở xác định và cân đối nguồn thu học phí Trong khi đó việc xác định số lượng giờ

giảng quy đổi vượt chuẩn của mỗi cán bộ giảng dạy thường được tính toán bởi bộ phận Đào tạo, là đơn vị xây dựng kế hoạch đào tạo, báo giảng và tổng hợp dữ liệu về phân công cán bộ giảng dạy cũng như các điều chỉnh kế hoạch trong quá trình tổ chức thực hiện giảng dạy Để tính toán chính xác số lượng giờ giảng quy đổi vượt chuẩn của từng cán bộ giảng dạy trong mỗi học kỳ,

cần phải có đầy đủ các dữ liệu và thông tin về số lượng SV trong từng lớp (để tính hệ số lớp đông), phương thức đào tạo (lớp tín chỉ hay lớp niên chế), học

trong giờ hành chính hay ngoài giờ hành chính, học tại trường hay tại các địa

phương, chức danh của cán bộ giảng dạy (để tính hệ số chức danh), chức danh của cán bộ quản lý (để trừ vào định mức giờ chuẩn khi tham gia công tác quản lý), giảng viên trong thời gian tập sự Một số loại dữ liệu nêu trên

được cập nhật và quản lý bởi bộ phận Đào tạo, một số khác lại do bộ phận Hành chính tổng hợp cung cấp Việc tính toán xác định đúng khối lượng giờ giảng trong từng học kỳ cho mỗi giảng viên là một công việc rất phức tạp, liên quan đến dữ liệu của nhiều bộ phận khác nhau, đòi hỏi phải có sự quản lý thống nhất, tập trung và phối hợp về thông tin một cách hiệu quả

Chi nghiệp vụ chuyên môn: Gồm các khoản chi tiền điện, nước, điện

thoại, fax, cước phí bưu chính viễn thông, internet, ấn phẩm truyền thông, chi phí vật liệu, dụng cụ, chi phí in ấn, in sao các tài liệu và các dịch vụ khác cho các hoạt động quản lý, đào tạo, nghiên cứu khoa học thuộc nhiệm vụ được giao Chi nghiệp vụ chuyên môn còn bao gồm các khoản chi mua sách, báo, tạp chí, tài liệu giáo khoa, giáo trình, sách tham khảo cho các thư viện; chi mua dụng cụ

và vật liệu thí nghiệm cho các phòng thí nghiệm, chi thực tập thực tế, chi cho hoạt động kiểm tra đánh giá kết quả học tập, chi hỗ trợ xây dựng chương trình đào tạo, biên soạn giáo trình, chi thực hiện đề tài khoa học…

Chi sửa chữa thường xuyên tài sản cố định: Để đảm bảo thực hiện

nhiệm vụ các trường sử dụng nguồn kinh phí thường xuyên để thực hiện sửa

chữa thường xuyên tài sản trên cơ sở tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nước

Thông qua nội dung các khoản chi, có thể thấy chu trình giảng dạy và nghiên cứu trong trường đại học liên quan đến hầu hết tất cả các bộ phận chức năng trong đơn vị Phối hợp hiệu quả và xây dựng các quy trình quản lý, thanh toán một cách khoa học sẽ góp phần đáng kể trong việc triển khai các hoạt động, tiết kiệm thời gian, công sức, nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí

d Chu trình tài chính

Chức năng tài chính trong cơ sở giáo dục đại học công lập liên quan đến việc lập dự toán, tiếp nhận nguồn kinh phí ngân sách Nhà nước cấp, thu học phí và các khoản thu khác được Nhà nước cho phép, theo dõi quản lý và sử dụng các nguồn kinh phí theo đúng các quy định của Nhà nước, thực hiện tiết kiệm chi thường xuyên, sử dụng hiệu quả nguồn kinh phí để tăng tích lũy cho đầu tư cơ sở vật chất, đào tạo cán bộ, nghiên cứu khoa học và tăng thu nhập cho cán bộ nhân viên Các hoạt động diễn ra thường xuyên, liên tục là hoạt động cung ứng, giảng dạy và nghiên cứu khoa học, hoạt động thu học phí đã được thiết kế trong ba chu trình riêng Như vậy, ngoài những nội dung đã được đề cập trong ba chu trình trên, tổ chức thông tin trong chu trình tài chính

sẽ bao gồm tổ chức thông tin để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, hoạt động đầu tư xây dựng, mua sắm và sử dụng tài sản cố định, xác định kết quả hoạt động và quan trọng nhất là tổ chức thông tin thực hiện hạch toán tổng hợp, lập các báo cáo kế toán Chu trình tài chính có mối quan hệ chặt chẽ với tất cả các chu trình khác nên tổ chức tốt mối quan hệ giữa chu trình tài chính với các chu trình khác sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho hạch toán tổng hợp, cung cấp thông tin và quyết toán chính xác, nhanh chóng

Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong cơ sở giáo dục đại học theo chu trình sẽ xác định được vai trò nhiệm vụ của từng kế toán phần hành trong từng chu trình, xác định được mỗi kế toán sẽ tiếp nhận thông tin bộ phận nào,

xử lý và cung cấp thông tin cho bộ phận nào trong cùng chu trình để đảm bảo hoạt động của trường được tiến hành thông suốt và hiệu quả [15]

1.3 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC

Đối với các khoản thu trong các cơ sở giáo dục đại học tại Việt Nam, học phí là nguồn thu lớn nhất Quản lý nguồn thu từ học phí là một công việc khá phức tạp đặc biệt là những trường có số lượng sinh viên đông, có nhiều

hệ, nhiều bậc đào tạo Trong điều kiện hiện nay, các cơ sở giáo dục đại học hầu như đã chuyển từ chương trình đào tạo theo niên chế sang chương trình đào tạo theo học chế tín chỉ, việc thu học phí lại càng phức tạp hơn, cần phải tính toán được số học phí mà mỗi sinh viên (SV) phải đóng Mức học phí của mỗi sinh viên sẽ khác nhau phụ thuộc vào số tín chỉ mà sinh viên đăng ký học trong từng học kỳ Yêu cầu cơ bản đối với việc quản lý các nguồn thu của các

cơ sở giáo dục đại học hiện nay là cần phải thực hiện nhiệm vụ thu đúng, thu

đủ theo mức thu và đối tượng thu do cơ quan có thẩm quyền quy định

Như vậy, chức năng chủ yếu chu trình thu học phí bao gồm:

- Xác định học phí mỗi sinh viên phải nộp

phụ (hè), giữa học lần đầu và học lại, học cải thiện

- Tổ chức thông tin để xác định khối lượng đăng ký học của sinh viên

Mức học phí mỗi sinh viên phải nộp phụ thuộc vào số tín chỉ sinh viên đăng ký Xác định số tín chỉ sinh viên đăng ký học là khâu đầu tiên trong chu trình thu học phí và thuộc trách nhiệm của bộ phận Đào tạo Trong đào tạo theo học chế niên chế, việc tổ chức đào tạo được thực hiện theo lớp sinh hoạt,

số tín chỉ sinh viên đăng ký trong một lớp là như nhau Trong khi đó, đào tạo tín chỉ hướng đến đảm bảo quyền lợi sinh viên có thể chủ động học theo điều kiện và năng lực của mình, những sinh viên giỏi có thể học vượt để tốt nghiệp sớm, hoặc theo học cùng lúc hai chương trình Do đó, số tín chỉ các sinh viên đăng ký rất khác nhau giữa sinh viên cùng lớp sinh hoạt, giữa sinh viên các khóa Vì thế, việc xác định khối lượng đăng ký không đơn giản, toàn bộ hệ thống tổ chức quản lý đào tạo phải vận hành theo yêu cầu riêng của từng sinh viên Có thể nói rằng, nếu trước kia sinh viên phải “chạy” theo kế hoạch của nhà trường thì bây giờ nhà trường phải “chạy” theo kế hoạch của từng sinh viên

Bộ phận Đào tạo sẽ tổ chức cho SV đăng ký môn học, dữ liệu sinh viên phải được ghi nhận một cách cụ thể và chính xác về tổng số tín chỉ mỗi SV đăng ký Thời gian đăng ký khối lượng học tập trong các học kỳ của mỗi năm học được quy định trong thời gian 2 tuần, bắt đầu trước thời điểm kết thúc mỗi học kì của năm học trước đó là 4 tuần Sau khi hết thời hạn đăng ký, bộ phận Đào tạo phải tổng hợp số tín chỉ của mỗi sinh viên đăng ký theo từng học kì, đồng thời có thể phải chi tiết theo số tín chỉ học mới, học lại, học cải thiện Toàn bộ dữ liệu liên quan đến tổng số tín chỉ đã đăng ký của từng sinh viên sẽ được chuyển đến cho bộ phận kế toán để làm căn cứ xác định mức học phí

- Đơn giá tín chỉ

Việc xác định mức thu học phí trên một tín chỉ của từng học kỳ được bộ phận kế toán tính toán căn cứ vào nghị định 86/2015/NĐ-CP của Chính phủ đối với các cơ sở giáo dục công lập và thông báo mức thu của từng trường ngoài công lập trong từng năm học cụ thể Đơn giá này sẽ ổn định trong suốt năm học và có thể thay đổi vào năm tiếp theo, vì vậy đơn giá này cần phải được cập nhật theo từng năm học

Học phí đào tạo tính theo tín chỉ: Mức thu học phí của một tín chỉ, được xác định căn cứ vào tổng thu học phí của toàn khóa học theo nhóm ngành, nghề đào tạo và tổng số tín chỉ toàn khóa theo công thức dưới đây:

Học phí tín

Tổng học phí toàn khóa Tổng số tín chỉ, toàn khóa Tổng học phí toàn khóa = mức thu học phí 1 học sinh, sinh viên/1 tháng

x 10 tháng x số năm học

Ngoài ra, việc xác định mức học phí phải nộp của từng sinh viên đối với một số trường còn có thể tổ chức thêm học kỳ phụ, học kỳ hè Sinh viên có học phần bắt buộc bị điểm thấp thì phải đăng ký học lại học phần đó ở một trong các học kỳ tiếp theo cho đến khi đạt điểm theo yêu cầu của bộ phận Đào tạo Hoặc sinh viên được quyền đăng ký học lại hoặc học đổi sang học phần khác (đối với học phần tự chọn) để cải thiện điểm trung bình chung tích lũy Đơn giá cho một tín chỉ của học kỳ phụ hay học kỳ hè ở một số trường có thể

sẽ khác đơn giá học phí được quy định đối với học kỳ chính của học kỳ đó

trách nhiệm theo dõi, quản lý và cung cấp thông tin về các đối tượng SV được miễn, giảm học phí, giải quyết các thủ tục cho SV xin hoãn nộp học phí do hoàn cảnh gia đình khó khăn Thông tin sinh viên được miễn giảm cùng mức miễn giảm sẽ được chuyển bộ phận kế toán để làm căn cứ xác định mức thu học phí

Như vậy, để xác định được mức học phí phải nộp của từng sinh viên, bộ phận Kế toán - Tài chính cần có thông tin về khối lượng đăng ký học của từng sinh viên, thông tin đơn giá tín chỉ, thông tin về miễn giảm và mức miễn giảm học phí Nói các khác, công tác xác định học phí liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau Tuy nhiên, hiện nay ở một số trường công tác xác định khối lượng học tập của sinh viên tại mỗi bộ phận có thể thực hiện chức năng một cách tương đối độc lập với các bộ phận khác và công việc vẫn thực hiện một cách thủ công hoặc tự động hóa theo từng công việc của từng bộ phận chức năng Nếu thực hiện thủ công như vậy thì khối lượng đăng ký tín chỉ của sinh viên có thể không được cập nhật kịp thời và chính xác, dẫn đến chậm trễ, sai lệch trong công tác xác định học phí và thu học phí Do vậy, để hoạt động này diễn ra nhanh chóng và chính xác, đòi hỏi phải có sự tham gia và phối hợp đồng bộ giữa bộ phận Đào tạo, bộ phận Công tác sinh viên và bộ phận Kế toán Nếu trao đổi thông tin giữa các bộ phận còn hạn chế và công việc giữa các bộ phận

có thể chồng chéo nhau dẫn đến gây lãng phí nguồn nhân lực, làm giảm tính hiệu quả của việc xác định mức học phí ở các trường Với yêu cầu tổ chức đào tạo tín chỉ hướng đến nhu cầu hết sức đa dạng của từng sinh viên thì việc tổ chức thu học phí rất phức tạp Chính vì thế, các cơ sở giáo dục đại học có xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin theo định hướng quản lý tổng thể để kết nối dữ liệu giữa các phòng ban, dữ liệu khi đó phải được tích hợp đồng bộ và

sử dụng chung giữa các bộ phận để nâng cao hiệu quả công tác quản lý

1.3.2 T u ọ p í

Căn cứ quy định đơn giá học phí, danh sách số tín chỉ sinh viên đăng ký học phần, mức miễn giảm học phí Bộ phận kế toán tổng hợp, tính toán số tiền học phí phải nộp của từng SV cho từng học kỳ và thông báo mức học phí phải nộp đến từng sinh viên cùng với thời hạn phải nộp học phí

Hiện nay, mỗi trường có cách thức thu học phí khác nhau Một số trường

đã thực hiện thu học phí qua ngân hàng, một số trường vẫn còn thu học phí chủ yếu bằng tiền mặt Nếu thu bằng tiền mặt, thủ quỹ sẽ căn cứ vào số thẻ sinh viên và tiến hành thu tiền, xuất biên lai Biên lai được lập làm 2 liên, trong đó một liên giao cho sinh viên, và liên còn lại được kế toán sử dụng để lên bảng kê tổng hợp học phí và hạch toán kế toán cuối ngày Sau đó, kế toán

sẽ hạch toán phần thu học phí vào tài khoản theo quy định Còn nếu thu học phí qua ngân hàng, bộ phận kế toán sẽ lập danh sách đóng tiền học phí và gửi cho ngân hàng để thực hiện việc thu hộ học phí Việc thu học phí với số lượng sinh viên đông cho nên SV phải nộp tiền vào tài khoản của trường hoặc gửi tiền vào tài khoản của sinh viên và ngân hàng sẽ đứng ra thu hộ rồi chuyển vào tài khoản trường Sau đó, kế toán cũng tiến hành hạch toán vào nguồn thu của nhà trường

Theo xu hướng hiện nay, các cơ sở giáo dục đai học thực hiện thu qua ngân hàng để thuận lợi cho sinh viên, tiết kiệm nguồn nhân lực và tránh những rủi ro như thất thoát tiền, tiền giả Vấn đề đặt ra phải kết nối thông tin giữa các cơ sở giáo dục đại học và ngân hàng, tổ chức dữ liệu để thu học phí qua ngân hàng

Bên cạnh đó, một số cơ sở giáo dục đại học cũng thường tổ chức liên kết đào tạo ở các địa phương Việc thu học phí của các lớp liên kết thông thường được thực hiện bởi các đơn vị liên kết đào tạo và sau đó chuyển về trường theo hợp đồng đã ký kết và quyết toán theo năm học với bộ phận kế toán

Trong trường hợp này, cần phải có sự phối hợp đối chiếu dữ liệu giữa bộ phận Đào tạo, bộ phận Kế toán và Đơn vị liên kết để tránh trường hợp thông tin thiếu chính xác, gây thất thoát học phí hoặc công việc có thể chồng chéo lẫn nhau làm lãng phí nguồn lực

1.3.3 Tổng ợp báo áo tìn ìn t u ọ p í

Định kỳ, kế toán sẽ tổng hợp số liệu và lập báo cáo, cung cấp thông tin

về tình hình thu học phí Các thông tin cần cung cấp gồm: số học phí phải thu

và số đã thu được trong kỳ, trong đó chi tiết cho các hệ đào tạo: hệ chính qui, liên thông, trung cấp, hệ vừa làm vừa học, đồng thời trong mỗi loại trên cũng cần phải chi tiết theo số thu học phí học lần đầu, học lại và học cải thiện Các thông tin trên các báo cáo này là căn cứ để kiểm soát, đối chiếu giữa các

bộ phận và phân phối nguồn thu theo quy định quản lý tài chính của Nhà nước và của từng trường trong từng thời kỳ, là cơ sở để hạch toán tổng hợp trên các tài khoản có liên quan

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương này, tác giả đã tổng hợp, khái quát cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán nói chung và tổ chức thông tin kế toán trong các cơ sở giáo dục đại học nói riêng Đặc biệt, tác giả đã hướng đến tổ chức thông tin theo cách tiếp cận chu trình, đây là một cách tiếp cận mới, theo đó HTTTKT trong các CSGDĐH có thể tổ chức thành 04 chu trình là: chu trình thu học phí, chu trình cung ứng, chu trình giảng dạy - nghiên cứu khoa học và chu trình tài chính

Bên cạnh đó, chương này tác giả còn đi sâu tổ chức thông tin trong chu trình thu học phí, là chu trình quan trọng nhất của các cơ sở giáo dục đại học Việc tổ chức thông tin kế toán trong chu trình này bao gồm ba nội dung: Xác định mức học phí, thu học phí, báo cáo kết quả thu học phí Đây là cơ sở, căn

cứ để tìm hiểu thực tế ở chương tiếp theo tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin – Đại học Đà Nẵng

CHƯƠNG 2

THỰC TẾ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG

NGHỆ THÔNG TIN – ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

Trãi qua 10 năm hình thành và phát triển được sự quan tâm, chỉ đạo của các cấp lãnh đạo ngành, địa phương cùng sự nỗ lực không ngừng của cán bộ, giảng viên, sinh viên, nhà trường đã đạt được những thành tựu đáng khích lệ,

đã chắp cánh ước mơ cho nhiều thế hệ sinh viên, cung cấp cho đất nước nguồn nhân lực chất lượng, đóng góp vào sự phát triển kinh tế, xã hội khu vực miền Trung - Tây Nguyên

2.1.2 Sứ mện và địn ướng p át tr ển

Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng có sứ mạng