(luận văn thạc sĩ) hoạch định ngân sách tại công ty cổ phần công trình việt nguyên

Hoạch định ngân sách được xem là công cụ thiết yếu trong việc quản lý hoạt động của một doanh nghiệp, nó là công cụ hữu ích cho các nhà quản trị nhằm chuẩn bị các nguồn lực để đối phó kị

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

LÊ QUỐC TUẤN

HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG TRÌNH VIỆT NGUYÊN

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng - Năm 2015

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

Lê Quốc Tuấn

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

LÊ QUỐC TUẤN

HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG TRÌNH VIỆT NGUYÊN

Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh

Mã số: 60.34.01.02

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: TS Đoàn Ngọc Phi Anh

Đà Nẵng - Năm 2015

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu và kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả

Lê Quốc Tuấn

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Bố cục đề tài 3

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH DOANH NGHIỆP 6

1.1 TỔNG QUAN VỀ NGÂN SÁCH VÀ HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH 6

1.1.1 Khái niệm về ngân sách và hoạch định ngân sách 6

1.1.2 Mục đích và tầm quan trọng của hoạch định ngân sách, hoạch định ngân sách với chiến lược và chiến thuật kinh doanh 7

1.1.3 Các phương pháp lập ngân sách 10

1.2 NGÂN SÁCH TỔNG THỂ DOANH NGHIỆP 12

1.2.1 Khái niệm về ngân sách tổng thể doanh nghiệp 12

1.2.2 Nội dung của ngân sách tổng thể doanh nghiệp 12

1.3 LẬP NGÂN SÁCH TỔNG THỂ DOANH NGHIỆP 15

1.3.1 Ngân sách tiêu thụ 15

1.3.2 Ngân sách chi phí sản xuất 16

1.3.3 Ngân sách chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp 21

1.3.4 Ngân sách tài chính 24

1.4 QUY TRÌNH HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH 26

1.4.1 Chuẩn bị cho hoạch định ngân sách 26

1.4.2 Soạn thảo ngân sách 28

1.4.3 Giám sát ngân sách 30

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 34

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG TRÌNH VIỆT

NGUYÊN 35

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 35

2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty 36

2.1.3 Mục tiêu và chiến lược sản xuất kinh doanh của Công ty 40

2.1.4 Đặc điểm của thị trường và nguồn lực tại Công ty 41

2.2 THỰC TRẠNG VỀ HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY 46

2.2.1 Bộ phận hoạch định ngân sách 46

2.2.2 Phương pháp lập ngân sách 47

2.2.3 Quy trình hoạch định ngân sách 48

2.2.4 Nội dung và tiến trình lập ngân sách 50

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH CỦA CÔNG TY 56

2.3.1 Về môi trường hoạch định ngân sách 56

2.3.2 Về phương pháp lập ngân sách 57

2.3.3 Về quy trình hoạch định ngân sách 58

2.3.4 Nội dung và tiến trình lập ngân sách 60

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 62

CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG TRÌNH VIỆT NGUYÊN 63

3.1 CĂN CỨ ĐỂ ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP 63

3.1.1 Sự thay đổi của môi trường kinh doanh 63

3.1.2 Sự tác động của các đối thủ cạnh tranh 63

3.1.3 Định hướng phát triển của Công ty 64

3.2.1 Môi trường hoạch định ngân sách 64

3.2.2 Hoàn thiện phương pháp lập ngân sách 65

3.2.3 Hoàn thiện quy trình hoạch định ngân sách 66

3.3 HOÀN THIỆN NỘI DUNG VÀ TIẾN TRÌNH LẬP CÁC NGÂN SÁCH 70 3.3.1 Ngân sách tiêu thụ 71

3.3.2 Ngân sách chi phí sản xuất 73

3.3.3 Ngân sách chi phí hoạt động khác 78

3.3.4 Ngân sách vốn bằng tiền 79

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 81

KẾT LUẬN 82 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN

PHỤ LỤC

BHXH : Bảo hiểm xã hội

BHYT : Bảo hiểm y tế

BHNT : Bảo thiểm thất nghiệp

CPVL : Chi phí vật liệu

CPNCTT : Chi phí nhân công trực tiếp

CBCNV : Cán bộ công nhân viên

Số hiệu

bảng

2.1 Kết cấu lao động công ty qua các năm 43

2.3

Hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của

Số hiệu hình Tên hình Trang

Hình 1.1 Sơ đồ trình tự xây dựng ngân sách tổng thể

Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty 36

Hình 2.2 Sơ đồ quy trình hoạch định ngân sách tại

Công ty

Phụ lục

Hình 3.1 Quy trình hoạch định ngân sách 70

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay, với một thế giới đang ngày càng thay đổi nhanh chóng cùng với các biến động khó lường buộc các doanh nghiệp muốn tồn tại lâu dài phải

có tầm nhìn xa trông rộng Nhìn về phía trước, dự đoán tương lai và có những

kế hoạch phòng bị để đạt được mục tiêu chung của tổ chức chính là công việc của hoạch định Hay nói cụ thể hơn, hoạch định ngân sách sẽ giúp các công ty

có được những kế hoạch sẵn sàn cho tương lai, kể cả ngắn hạn lẫn dài hạn, điều này giúp cho công ty phát triển lâu dài và tránh đi những sai lầm không cần thiết

Hoạch định ngân sách thúc đẩy nhà quản trị lập kế hoạch cho tương lai

để phát triển, định hướng, dự đoán trước các vấn đề và xây dựng chính sách phát triển cho tổ chức của mình Đồng thời tổ chức đánh giá điểm mạnh để củng cố, phát huy; điểm yếu để khắc phục, cải tiến cách thức quản lý, đồng thời phát huy tiềm năng thị trường, khai thác tối đa nguồn lợi của doanh nghiệp Giúp doanh nghiệp dự báo, đề phòng, hạn chế những rủi ro bất định có thể xảy ra nhằm đạt hiệu quả nhất trong việc kinh doanh

Tuy nhiên, hiện nay vấn đề hoạch định ngân sách chưa được các doanh nghiệp chú trọng, trong đó có Công ty cổ phần Công trình Việt Nguyên Việc xây dựng kế hoạch hàng năm và vấn đề kiểm tra, kiểm soát thực tế thực hiện

so với kế hoạch chưa được quan tâm đúng mức, chưa có một quy trình hoạch định ngân sách hoàn chỉnh cho doanh nghiệp, do đó thường không phản ánh đúng tiềm năng thực tế của doanh nghiệp và gây ra lãng phí Chính vì vậy việc hoàn thiện công tác hoạch định ngân sách tại Công ty cổ phần Công trình Việt Nguyên là cần thiết nhằm xác định những mục tiêu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, cách thực hiện các ngân sách đã hoạch định để có thể phân

bổ các nguồn tài chính cho các mục tiêu cụ thể, đảm bảo việc chi tiêu không

vượt quá ngân sách dự báo và sử dụng tối ưu nguồn tiền của doanh nghiệp, từ

đó doanh nghiệp có thể quản lý các hoạt động của mình hiệu quả hơn Hoạch định ngân sách được xem là công cụ thiết yếu trong việc quản lý hoạt động của một doanh nghiệp, nó là công cụ hữu ích cho các nhà quản trị nhằm chuẩn bị các nguồn lực để đối phó kịp thời với mọi tình huống xảy ra trong tương lai

Để thực hiện được những vấn đề đó, hoạch định ngân sách đóng một vai trò rất quan trọng trong chiến lược của Công ty, vấn đề này rất cần thiết và cấp bách, giúp cho các nhà quản lý nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý doanh nghiệp nhằm đạt được những mục tiêu đề ra Xuất phát từ những vấn đề thực tiễn nêu trên tác giả chọn đề tài “Hoạch định ngân sách tại Công ty cổ phần Công trình Việt Nguyên” để nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp cao học của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

Trên cơ sở tổng hợp một số lý thuyết liên quan đến hoạch định ngân sách, đề tài nghiên cứu thực trạng công tác dự toán tại Công ty cổ phần Công trình Việt Nguyên Thông qua việc đánh giá những mặt còn hạn chế trong công tác hoạch định ngân sách đề tài đề xuất một số khuyến nghị nhằm nâng cao chất lượng hoạch định ngân sách tại Công ty cổ phần Công trình Việt Nguyên

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là công tác hoạch định ngân sách tại Công ty cổ phần Công trình Việt Nguyên Phạm vi nghiên cứu tập trung nghiên cứu vấn

đề hoạch định ngân sách hàng năm của Công ty cổ phần Công trình Việt Nguyên Những nội dung như ngân sách tổng thể doanh nghiệp, phương pháp lập các ngân sách, quy trình hoạch định ngân sách, nội dung và tiến trình lập các ngân sách Đánh giá thực trạng về công tác hoạch định ngân sách tại Công

ty cổ phần Công trình Việt Nguyên để đưa ra một số giải pháp hoàn thiện Mốc thời gian khảo sát đánh giá tập trung chủ yếu giai đoạn từ năm 2011 - 2014

4 Phương pháp nghiên cứu

Sử dụng phương pháp phân tích tổng hợp, thống kê, so sánh trên cơ sở thu thập các số liệu của Công ty cổ phần Công trình Việt Nguyên giai đoạn từ năm 2011- 2014 để đánh giá thực trạng về công tác hoạch định ngân sách tại Công ty

5 Bố cục đề tài

Nội dung chính của luận văn, ngoài hai phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạch định ngân sách doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng về hoạch định ngân sách tại Công ty cổ phần Công trình Việt Nguyên

Chương 3: Hoàn thiện công tác hoạch định ngân sách tại Công ty cổ phần Công trình Việt Nguyên

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Hoạch định ngân sách là một công cụ khá phổ biến mà các doanh nghiệp đều vận dụng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sản xuất, cho nên vấn đề này cũng được nhiều người quan tâm nghiên cứu ở nhiều khía cạnh khác nhau Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu những tài liệu có liên quan đã có những đề tài nghiên cứu những vấn đề khác nhau về ngân sách doanh nghiệp

Về mặt lý thuyết, đã có nhiều tài liệu đã giới thiệu về công tác hoạch định ngân sách như Stephen Brookson (2005); Howard Senter (2008) Các tác

giả đã đưa ra khái niệm về ngân sách, như “Ngân sách là kế hoạch hành động được lượng hóa và được chuẩn bị cho một khoảng thời gian cụ thể”; theo Stephen Brookson thì “Ngân sách là kế hoạch cho những hoạt động tương lai” Tác giả cũng đã chỉ ra được mục đích và tầm quan trọng của hoạch định

ngân sách

Trong nước, cũng có nhiều tác giả nghiên cứu về vấn đề này trong đó nổi bật là Giáo trình kế toán quản trị, Đại học Kinh tế Đà Nẵng của tác giả GS.TS Trương Bá Thanh và cộng sự (2008) Giáo trình đã giới thiệu tầm quan trọng của ngân sách tổng thể doanh nghiệp và những nội dung cơ bản của ngân sách

tổng thể doanh nghiệp, như: (1) ngân sách hoạt động; (2) ngân sách tài chính

Và tác giả cũng đưa ra các bước lập ngân sách tổng thể doanh nghiệp như: (1) ngân sách tiêu thụ; (2) ngân sách chi phí sản xuất; (3) ngân sách chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp (4) ngân sách chi phí hoạt động khác (5) ngân sách tài chính

Về thực tiễn, đã có một số nghiên cứu những vấn đề khác nhau về ngân sách doanh nghiệp, điển hình như đề tài luận văn thạc sỹ của tác giả Nguyễn Ý

Nguyên Hân (2008) với luận văn “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty phân bón Miền Nam”; đề tài của tác giả Trần Văn Thoại (2013) với luận văn

“Hoạch định ngân sách tại Công ty Cổ phần đường Kon Tum”; đề tài của tác giả Vũ Văn Thuật (2014) với luận văn “Hoạch định ngân sách tại Công ty Cổ phần thủy điện Đăk Rơ Sa”

Phương pháp nghiên cứu tác giả Nguyễn Ý Nguyên Hân (2008) sử dụng trong luận văn là tiếp cận quan sát, tổng hợp và phân tích Nội dung đề tài đã

đề cập đến vấn đề ngân sách của doanh nghiệp ở những góc độ khác nhau cả

về lý luận và thực tiễn như cơ sở lý luận về dự toán ngân sách doanh nghiệp, các mô hình lập dự toán ngân sách, nội dung lập báo cáo dự toán ngân sách Tác giả cũng đã nghiên cứu công tác lập dự toán tại Công ty phân bón Miền Nam, trên cơ sở đánh giá những ưu điểm và nhược điểm để đưa ra các giải pháp hoàn thiện và đề xuất phương hướng ứng dụng dự toán ngân sách trong doanh nghiệp, tác giả chủ yếu tập trung vào nội dung lập báo cáo dự toán ngân sách áp dụng cho doanh nghiệp sản xuất [1]

Nghiên cứu của tác giả Trần Văn Thoại (2013) sau khi phân tích thực trạng hoạch định ngân sách tại Công ty Cổ phần đường Kon Tum qua các giai đoạn như chuẩn bị hoạch định ngân sách, soạn thảo ngân sách và giám sát thực hiện ngân sách Tác giả đã đưa ra được phương pháp lập ngân sách theo phương pháp từ dưới lên rất hoàn chỉnh đối với Công ty Cổ phần đường Kon Tum [2]

Đối với nghiên cứu của tác giả Vũ Văn Thuật (2014) phương pháp nghiên cứu được sử dụng là phân tích tổng hợp, thống kê, so sánh Tác giả đã xây dựng một quy trình hoạch định ngân sách tương đối chặt chẽ tại Công ty

cổ phần thuỷ điện Đăk Rơ Sa [3]

Với các nghiên cứu đã công bố trên, các tác giả đã nghiên cứu chuyên sâu

về hoạch định ngân sách doanh nghiệp áp dụng cho từng doanh nghiệp khác nhau, có thể thấy việc hoạch định ngân sách có sự khác nhau giữa các doanh nghiệp khách nhau Công ty cổ phần Công trình Việt Nguyên cũng có những đặc thù riêng và chưa có đề tài nghiên cứu nào đề cập đến hoạch định ngân sách tại Công ty cổ phần Công trình Việt Nguyên Vì vậy, đề tài mà tác giả lựa chọn

để nghiên cứu không trùng với các đề tài nghiên cứu trước đây

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH DOANH

NGHIỆP

1.1 TỔNG QUAN VỀ NGÂN SÁCH VÀ HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH

1.1.1 Khái niệm về ngân sách và hoạch định ngân sách

a Khái niệm ngân sách

Có nhiều khái niệm về ngân sách, tùy theo mục tiêu nghiên cứu Theo

Howard Senter [6, tr.3-4] “Ngân sách là kế hoạch hành động được lượng hóa

và được chuẩn bị cho một khoảng thời gian cụ thể”, có thể xem xét kỹ hơn

khái niệm này về ngân sách như sau:

- Ngân sách phải được lượng hóa: Điều này có nghĩa là ngân sách phải được biểu thị bằng các con số, thực tế thường là một số tiền Một danh sách liệt kê những gì dự tính thực hiện có thể hữu ích, nhưng đó không phải là một bảng ngân sách nếu nó không được thể hiện bằng các con số

- Ngân sách phải là một kế hoạch hành động: Đây có lẽ là điểm quan trọng nhất, ngân sách không phải là một bảng bao gồm các số liệu thực tế vì nó liên quan đến những sự việc chưa hề xảy ra Tình hình có thể thay đổi trong thời gian thực hiện ngân sách, có nghĩa là khi đó ngân sách không còn chính xác Giống như các kế hoạch khác, ngân sách rất ít khi được dự báo hoàn toàn chính xác về tương lai Tuy nhiên, ngay cả trong trường hợp như vậy, nó vẫn đóng vai trò định hướng cho những người thực hiện và vai trò này rất quan trọng Tuy nhiên phải biết được cần phải đạt được điều gì trước khi lập kế hoạch, trong kinh doanh được gọi là mục tiêu Các mục tiêu của doanh nghiệp phụ thuộc một phần vào loại hình doanh nghiệp, có thể là mục tiêu ngắn hạn, trung hoặc dài hạn

Theo Stephen Brookson [7, tr.6]: “Ngân sách là kế hoạch cho những hoạt động tương lai” Ngân sách có thể diễn đạt theo nhiều cách, nhưng thường

thì nó mô tả toàn bộ quá trình kinh doanh bằng ngôn ngữ tài chính và là thước

đo nhằm định lượng các hoạt động của một tổ chức

Ngân sách là một thuyết minh kế hoạch tài chính được chuẩn bị trước cho giai đoạn sắp tới, thường là một năm Ngân sách thường chỉ bao gồm những khoản doanh thu và chi tiêu có kế hoạch Ngân sách sẽ thể hiện những khoản thu nhập mà các bộ phận trong tổ chức có khả năng tạo được và tổng chi phí được phép sử dụng Tuy nhiên, cũng nên đưa vào ngân sách những kế hoạch tài sản và nguồn vốn của cả tổ chức (bảng cân đối kế toán theo ngân sách) và những khoản thu chi (dòng tiền theo ngân sách)

b Khái niệm hoạch định ngân sách

Từ các khái niệm về ngân sách ta thấy rằng tất cả doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh đều đặt ra những mục tiêu nhất định liên quan đến tài chính, để đạt được những mục tiêu này đòi hỏi phải có một nguồn tiền, nguồn tiền này được xác định thông qua hoạch định ngân sách Hoạch định ngân sách sẽ giúp phân bổ nguồn tài chính cho các mục tiêu cụ thể, từ đó các doanh nghiệp có thể quản lý hoạt động của mình hiệu quả hơn và đảm bảo việc chi tiêu không vượt mức dự báo

Như vậy, hoạch định ngân sách chính là việc lập các ngân sách hoạt động và ngân sách tài chính, ứng với các ngân sách mô tả các quan hệ tài chính

sẽ xảy ra nhằm đạt được những mục tiêu sản xuất kinh doanh đã định của tổ chức Đây là quá trình bao gồm chuẩn bị, lập các ngân sách và giám sát việc thực hiện ngân sách

1.1.2 Mục đích và tầm quan trọng của hoạch định ngân sách, hoạch định ngân sách với chiến lược và chiến thuật kinh doanh

a Mục đích của hoạch định ngân sách

Ngân sách là một công cụ quản lý chủ yếu giúp việc lập kế hoạch, giám sát và kiểm soát các nguồn tài chính cho một tổ chức Nội dung của ngân sách

là dự tính các khoản thu và chi cho một thời kỳ nhất định của một tổ chức, ngân sách được sử dụng với một số mục đích sau:

- Giám sát các khoản thu chi trong thời hạn 1 năm (hoặc khung thời hạn

- Tạo cơ sở cho việc giải trình trách nhiệm và tính minh bạch;

Đối với các nhà tài trợ, ngân sách còn là một công cụ thiết yếu vì nó giúp họ hiểu được công việc của tổ chức Các nhà tài trợ xem xét ngân sách để cân nhắc những vấn đề sau:

- Kế hoạch sử dụng các khoản tài trợ này như thế nào?

- Những nguồn tài chính khác hỗ trợ cho hoạt động này là gì?

- Ngân sách đã phản ánh đúng mặt bằng giá ở địa phương chưa?

- Những chi tiêu có tương ứng với các hoạt động không?

- Ngân sách có tuân thủ các quy định sử dụng khoản tài trợ không?

- Chi phí vận hành (bao gồm trả lương, thuê văn phòng, thiết bị) chiếm

tỷ lệ bao nhiêu trong dự toán ngân sách?

b Tầm quan trọng của hoạch định ngân sách

Ngân sách có vai trò cực kỳ quan trọng trong việc quản trị doanh nghiệp, không những buộc các nhà quản lý phải chuẩn bị cho những thay đổi của môi trường kinh doanh mà còn giúp họ truyền đạt và điều tiết các hoạt động, thiết lập các định mức hoạt động và lưư tâm đến những khu vực có vấn

đề cần phải rà soát, hoàn thiện hơn Đây cũng chính là khung tốt nhất cho việc đánh giá hoạt động, khuyến khích thực hiện mục tiêu và đưa ra các báo cáo tài chính đúng để không làm cho các nhà đầu tư “bị ngạc nhiên” và từ đó gia tăng

giá trị cho các cổ đông Ngân sách giúp cá nhân, bộ phận hay tổ chức đạt được những mục tiêu theo kế hoạch Ngân sách cũng giúp thể hiện trách nhiệm tài chính của tổ chức đối với nhiều đối tượng như: Chủ nợ, nhà cung cấp, nhân viên, khách hàng và chủ sở hữu Ngân sách giúp điều phối các hoạt động của những nhà quản lý và những bộ phận khác nhau, đồng thời đảm bảo cho tổ chức đạt được mục tiêu mong muốn Ngân sách có thể trở thành thước đo để giám sát những hoạt động thực tế, nhờ đó ngân sách là cách thức tin cậy để phân tích hiệu quả kinh doanh thực tế [7, tr.7-8]

c Hoạch định ngân sách với chiến lược và chiến thuật kinh doanh

Quá trình dự thảo ngân sách là một biện pháp ngắn hạn, là một phần của chiến lược kinh doanh tổng thể Nó là một chiến thuật được sử dụng trong việc triển khai các hoạt động và chương trình mà các nhà quản trị cấp cao sẽ hoạch định Chiến lược kinh doanh là tầm nhìn mà tổ chức muốn thực hiện trong khoảng thời gian ba đến năm năm Chiến lược kinh doanh bao gồm việc thiết lập các mục tiêu tổng thể để tổ chức có thể xác định những điều muốn đạt được Chiến lược kinh doanh cũng xác định lộ trình hành động Điều này đòi hỏi phải phân tích môi trường hoạt động của tổ chức và những nguồn lực mà

nó sở hữu bằng phương pháp phân tích SWOT - đánh giá về điểm mạnh (strengths), điểm yếu (weaknesses), cơ hội (opportunities), đe dọa (threats)

Song song với việc hoạch định chiến lược dài hạn, tổ chức cũng cần hoạch định ngắn hạn bằng kế hoạch kinh doanh - những việc cần phải thực hiện ngay để đạt được kế hoạch chiến lược Để thực hiện kế hoạch kinh doanh,

tổ chức phải xem xét các thủ tục hoạch định phù hợp nhằm xác định những việc cần làm, thời gian thực hiện và những công cụ kiểm soát cần thiết nhằm đảm bảo có thể thực hiện được những kết quả theo ngân sách [7, tr.10]

Hoạch định ngân sách là việc triển khai chiến thuật của kế hoạch kinh doanh Nó được tích hợp trong cả kế hoạch kinh doanh và quá trình kiểm soát

Các nhà quản lý cấp cao sẽ chọn những phương án chiến lược nào có tiềm năng lớn nhất để đạt được mục tiêu của tổ chức và tạo ra những kế hoạch dài hạn nhằm thực thi những chiến lược này Có thể biến những kế hoạch dài hạn thành những kế hoạch hoạt động hàng năm được cấp ngân sách của bộ phận mình Sử dụng ngân sách như là một thước đo để tính toán tính hiệu quả thực

sự trong tương lai bằng các cách sử dụng những bảng báo cáo tài chính lưu hành trong nội bộ Tập hợp này được tạo ra từ tài khoản lãi lỗ, bảng cân đối kế toán, báo cáo dòng tiền, và thể hiện những mục tiêu được kỳ vọng so với thực

tế diễn ra [7, tr.11]

1.1.3 Các phương pháp lập ngân sách

a Phương pháp lập ngân sách từ trên xuống

Phương pháp lập ngân sách từ trên xuống mô tả quy trình mà theo đó cấp lãnh đạo sẽ lập các mục tiêu ngân sách, doanh thu, lợi nhuận v.v và áp đặc mục tiêu này cho các bộ phận chức năng và tổ chức

Phương pháp này mang tính áp đặt do đó thường các bộ phận phòng ban chức năng không hài lòng, các chỉ tiêu ấn định đôi khi quá cao hoặc quá thấp

so với năng lực thực tế của từng bộ phận chức năng và đôi khi khó có thể thực hiện được Thông thường thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận phòng ban chức năng với nhau, không khuyến khích được họ hợp tác vì mục tiêu chung của doanh nghiệp

Phương pháp này đòi hỏi các nhà lãnh đạo cấp cao không những có tầm nhìn tổng quan và toàn diện doanh nghiệp mà đòi hỏi phải nắm được chi tiết hoạt động của từng bộ phận Vì vậy, lập ngân sách theo phương pháp này chỉ thích hợp đối với các doanh nghiệp quy mô nhỏ và ít có sự phân cấp trong quản lý

b Phương pháp lập ngân sách từ dưới lên

Lập ngân sách theo phương pháp này, những người trực tiếp liên quan

đến hoạt động nào thì lập ngân sách cho hoạt động đó, như vậy ngân sách được lập sẽ chính xác, đáng tin cậy và mang tính khả thi cao Các bộ phận sẽ phấn đấu để đạt được kế hoạch ngân sách đã đề ra và đều hướng tới mục tiêu chung của Công ty Phương pháp này phù hợp đối với những Công ty lớn, phát huy tính tích cực và tự giác của các thành viên trong từng bộ phận Phương pháp này tạo ra một hệ thống các ngân sách rõ ràng và cụ thể, kiểm soát tốt tài chính

và giúp xác định nguyên nhân của các mục tiêu bị thất bại

Tuy nhiên, việc lập ngân sách theo phương pháp này, các bộ phận chức năng có thể lập ngân sách liên quan đến bộ phận mình thấp hơn khả năng hiện

có mà họ có thể thực hiện được, dẫn đến không phát huy tính tích cực làm trì trệ hoạt động sản xuất, lãng phí tài nguyên và năng lực của doanh nghiệp, không khai thác hết khả năng hiện có của doanh nghiệp Vì vậy lãnh đạo Công

ty phải kiểm tra, cân nhắc kỹ trước khi quyết định chấp nhận ngân sách của các

bộ phận Lập ngân sách theo phương pháp này khối lượng công việc nhiều và tốn nhiều thời gian

Trong hai phương pháp lập ngân sách như đã nêu trên, mỗi phương pháp đều có những ưu điểm và nhược điểm nhất định Tùy theo đặc điểm của từng loại hình doanh nghiệp mà lựa chọn phương pháp lập ngân sách cho thích hợp Tuy nhiên, hiện nay theo xu hướng chung, quản lý hiện đại đang phát triển mạnh và được sử dụng ở nhiều Công ty và tập đoàn lớn Lập ngân sách theo phương pháp từ dưới lên được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng và vận dụng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sản xuất Việc lập ngân sách theo phương pháp này cổ vũ, khuyến khích nhân viên hơn là ép buộc, qua đó các bộ phận chức năng có quyền thiết lập các ngân sách theo khả năng thực tế của mình

Do đó, có thể đánh giá được thực tế về khả năng hiện có của từng bộ phận chức năng và từng cá nhân có liên quan, phát huy vai trò giám sát quá trình thực hiện ngân sách, buộc mọi người phấn đấu để đạt được ngân sách do chính mình lập ra

1.2 NGÂN SÁCH TỔNG THỂ DOANH NGHIỆP

Trong thực tế các doanh nghiệp thường sử dụng từ kế hoạch hay dự toán cho doanh nghiệp của mình như (kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch sản xuất, kế hoạch vốn bằng tiền) Tuy nhiên, trong luận văn này để thống nhất dùng chung một từ, tác giả sử dụng từ ngân sách như (ngân sách tiêu thụ, ngân sách khối lượng sản xuất, ngân sách vốn bằng tiền v.v ) thuật ngữ này dùng để chỉ một bản kế hoạch/dự toán đã được lượng hóa thành đơn vị sản phẩm và tiền cho tương lai

1.2.1 Khái niệm về ngân sách tổng thể doanh nghiệp

Ngân sách tổng thể là một chức năng không thể thiếu đối với các nhà quản lý, giúp việc hoạch định và kiểm soát được hoạt động của doanh nghiệp Ngân sách tổng thể là một nội dung trung tâm và quan trọng, nó thể hiện toàn

bộ mục tiêu và nhiệm vụ của toàn doanh nghiệp, đồng thời cũng là cơ sở để kiểm tra và điều chỉnh cũng như ra các quyết định trong doanh nghiệp

Do vậy, ngân sách phải được xây dựng cho toàn doanh nghiệp và cho từng bộ phận doanh nghiệp Ngân sách tổng thể là ngân sách thể hiện mục tiêu của tất cả bộ phận trong doanh nghiệp như bán hàng, sản xuất, nghiên cứu, marketing, dịch vụ khách hàng, tài chính v.v Ngân sách tổng thể định lượng

kỳ vọng của nhà quản lý về chi phí thu nhập, các luồng tiền và vị trí tài chính trong tương lai của Doanh nghiệp [5]

1.2.2 Nội dung của ngân sách tổng thể doanh nghiệp

Dựa trên cách tiếp cận của Trương Bá Thanh và cộng sự (2008), Ngân sách tổng thể là tổ hợp nhiều ngân sách của mọi hoạt động của doanh nghiệp,

có liên hệ với nhau trong một thời kỳ nào đó, có thể lập cho nhiều thời kỳ như tháng, quý hay năm Hình thức và số lượng các ngân sách tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp Ngân sách tổng thể doanh nghiệp bao gồm hai phần chính đó là ngân sách hoạt động và ngân sách tài chính Mỗi loại ngân sách

trên lại bao gồm nhiều ngân sách bộ phận có liên quan chặt chẽ với nhau Trong một doanh nghiệp sản xuất, ngân sách tổng thể thường bao gồm những nội dung sau:

a Ngân sách hoạt động

Ngân sách hoạt động là ngân sách phản ánh mức thu nhập và chi phí dự tính để đạt được mục tiêu lợi nhuận, ngân sách hoạt động bao gồm:

- Ngân sách tiêu thụ (doanh thu)

- Ngân sách chi phí sản xuất

+ Ngân sách chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

+ Ngân sách chi phí lao động trực tiếp

+ Ngân sách chi phí sản xuất chung

- Ngân sách vốn (ngân sách đầu tư)

- Ngân sách vốn bằng tiền

- Báo cáo kết quả kinh doanh dự toán

- Bảng cân đối kế toán dự toán

Hình 1.1 Sơ đồ trình tự xây dựng ngân sách tổng thể trong

doanh nghiệp sản xuất

Nguồn: TS Trương Bá Thanh và cộng sự (2008)

Sơ đồ trên chƣa thể hiện hết mối liên hệ giữa các ngân sách và tất cả các chức năng trong doanh nghiệp sản xuất Tuy nhiên, nhìn vào sơ đồ ta thấy một

Ngân sách tiêu thụ

Ngân sách sản xuất

Ngân sách chi phí SXC

Ngân sách NVL

trực tiếp

Ngân sách nhân công trực tiếp

Ngân sách giá thành sản xuất

Ngân sách chi

phí bán hàng

Ngân sách giá vốn hàng bán

Ngân sách chi phí QLDN

Báo cáo kết quả kinh doanh

dự toán

Ngân sách chi phí tài chính

Ngân sách

chi phí vốn

đầu tƣ

Ngân sách vốn bằng tiền

Bảng cân đối kế toán

Ngân sách tài chính

khi ngân sách tiêu thụ được thực hiện, các ngân sách chi phí sản xuất, chi phí quản lý sẽ được các bộ phận cùng nhau xây dựng ngân sách tổng thể

1.3 LẬP NGÂN SÁCH TỔNG THỂ DOANH NGHIỆP

1.3.1 Ngân sách tiêu thụ

Ngân sách tiêu thụ là ngân sách quan trọng nhất trong ngân sách tổng thể doanh nghiệp, nó chi phối toàn bộ các ngân sách khác, là nền tảng của ngân sách tổng thể doanh nghiệp, vì ngân sách này sẽ xác lập mục tiêu của doanh nghiệp so với thị trường, với môi trường Tiêu thụ được đánh giá là khâu thể hiện chất lượng hoạt động của doanh nghiệp, về mặt lý thuyết tất cả các ngân sách khác của doanh nghiệp suy cho cùng đều dựa vào ngân sách tiêu thụ Ngân sách tiêu thụ nếu xây dựng không chính xác sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của ngân sách tổng thể Ngân sách tiêu thụ được lập dựa trên dự báo tiêu thụ bao gồm những thông tin về chủng loại, số lượng hàng bán, giá bán và cơ cấu sản phẩm tiêu thụ Những yếu tố thường được xem xét khi dự báo tiêu thụ

đó là khối lượng tiêu thụ của kỳ trước, các đơn đặt hàng chưa thực hiện, chính sách giá trong tương lai cùng với chiến lược tiếp thị để mở rộng thị trường, các điều kiện chung về kinh tế và kỹ thuật, yếu tố cạnh tranh trong thị trường, mức tăng trưởng của nền kinh tế, vấn đề công ăn việc làm, thu nhập bình quân đầu người, sức mua của người dân v.v

Ngân sách

tiêu thụ

Số lượng sản phẩm tiêu thụ

Đơn giá bán theo dự báo

Ngoài ra, ngân sách tiêu thụ còn dự báo cả mức bán hàng thu bằng tiền

và bán hàng tín dụng, cũng như các phương thức tiêu thụ Việc xem xét khối lượng tiêu thụ theo thời kỳ còn dựa vào chu kỳ sống của sản phẩm, nếu sản phẩm của doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi tính thời vụ thì khi xây dựng ngân sách phải tính đầy đủ mức ảnh hưởng này, và có phương pháp tính đến tính thời vụ trong các phương pháp dự báo Một trong những phương tiện giúp đỡ

cho các dự báo này là việc phân tích dữ liệu quá khứ theo luồng được thành lập dựa trên nhiều thời kỳ khác nhau

Trên cơ sở mục tiêu theo từng thời kỳ của doanh nghiệp, ngân sách tiêu thụ phải được lập cụ thể theo từng khu vực thị trường và từng sản phẩm Như vậy, nó không những giúp cho nhà quản trị trong việc tổ chức thực hiện mà còn cho phép đánh giá kết quả thực hiện và mục tiêu đạt được Khi lập ngân sách tiêu thụ cũng cần quan tâm đến chính sách bán hàng của doanh nghiệp để ước tính các dòng tiền thu vào liên quan đến bán hàng trong các thời kỳ khác nhau.[5]

1.3.2 Ngân sách chi phí sản xuất

Sau khi xác định được khối lượng tiêu thụ, các yêu cầu sản xuất cho kỳ

kế hoạch tới có thể được quyết định và tập hợp thành ngân sách khối lượng sản xuất Việc xây dựng ngân sách cho khối lượng sản xuất nhằm xác định số lượng, chủng loại sản phẩm sản xuất trong kỳ, khối lượng sản phẩm sản xuất ra ngoài việc thoả mãn yêu cầu của tiêu thụ còn phải đáp ứng được cho việc tồn kho cuối kỳ, tuy nhiên việc sản xuất sản phẩm điện không có tồn kho đầu kỳ

và cuối kỳ nên dự tính khối lượng sản xuất nhiều hay ít thường phụ thuộc vào

độ dài của chu kỳ sản xuất, nhu cầu này có thể được xác định theo một tỷ lệ phần trăm nhu cầu tiêu thụ của kỳ sau Do vậy doanh nghiệp phải nghiên cứu

dự tính một cách cẩn thận (nhiều hoặc ít quá) thì đều không có lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh có thể gây ra hiện tượng quá tải hoặc nguồn tài nguyên sử dụng hao phí Như sản xuất trong kỳ là: [5]

Số lượng sản

phẩm cần sản

xuất trong kỳ

Nhu cầu sản phẩm tồn kho cuối kỳ

Số lượng sản phẩm tiêu thụ trong kỳ

Số lượng sản phẩm tồn kho đầu kỳ

a Ngân sách chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Sau khi ngân sách khối lượng sản xuất đã được soạn xong, ngân sách chi phí NVL trực tiếp sẽ được soạn thảo để xác định số lượng NVL cần thiết cho quá trình sản xuất Để lập ngân sách NVL trực tiếp cần xác định: [5, tr.99]

- Định mức tiêu hao NVL để sản xuất một sản phẩm;

- Đơn giá xuất NVL, để có thể phù hợp với thực tế và làm cơ sở cho việc kiểm tra, kiểm soát khi tính toán đơn giá này cần phải biết doanh nghiệp sử dụng phương pháp tính giá hàng tồn kho nào: phương pháp FIFO, giá đích danh hay giá bình quân

- Mức độ dự trữ NVL trực tiếp vào cuối kỳ được tính toán trên cơ sở lý thuyết quản trị tồn kho

Lượng NVL

sử dụng

Định mức tiêu hao NVL

Số lượng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ

Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng nhiều loại vật liệu có đơn giá khác nhau để sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau thì công thức xác định chi phí vật liệu như sau:

n m

CPVL = ∑ ∑Qi Mij Gj

I j

Với:

Mij là mức hao phí vật liệu j để sản xuất một sản phẩm i

Gj là đơn giá vật liệu loại j (j = 1, m)

Qi là số lượng sản phẩm i ngân sách khối lượng sản xuất (i = 1, n)

n: số loại sản phẩm

m: số loại vật liệu

Việc tính toán các loại chi phí này có thể được mô tả dưới dạng ma trận

CPVL = Q x M x G

b Ngân sách cung cấp nguyên vật liệu

Ngân sách cung cấp NVL được lập cho từng loại NVL thực hiện quá trình sản xuất trên cơ sở số lượng NVL sử dụng được lập theo định mức và chính sách dự trữ tồn kho của doanh nghiệp

Số lượng NVL

mua vào

Số lượng NVL sử dụng trong kỳ

Số lượng NVL tồn kho cuối kỳ

Số lượng NVL tồn kho thực tế đầu kỳ

Như vậy số tiền cần thiết mà doanh nghiệp phải chuẩn bị để mua NVL được tính toán dựa vào giá NVL dự báo, đơn giá NVL được tính là giá thanh toán với nhà cung cấp

c Ngân sách chi phí nhân công trực tiếp

Ngân sách chi phí nhân công trực tiếp được xây dựng từ ngân sách khối lượng sản xuất Ngân sách này cung cấp những thông tin quan trọng liên quan đến quy mô của lực lượng lao động cần thiết cho kỳ lập ngân sách, mục tiêu là duy trì lực lượng lao động vừa đủ để đáp ứng yêu cầu sản xuất, tránh tình trạng lãng phí hoặc bị động trong quá trình sử dụng lao động Ngân sách này còn là

cơ sở để doanh nghiệp lập ngân sách về đào tạo, tuyển dụng trong quá trình hoạt động sản xuất

Chi phí nhân công trực tiếp thường là biến phí trong mối quan hệ với khối lượng sản phẩm sản xuất Trong một số trường hợp chi phí nhân công trực tiếp không thay đổi theo mức độ hoạt động, đó là trường hợp các doanh nghiệp sử dụng công nhân có trình độ tay nghề cao, không thể trả công theo sản phẩm Để lập ngân sách chi phí này, doanh nghiệp phải tính toán dựa vào

số lượng nhân công, quỹ lương, cách phân phối lương và nhiệm vụ của doanh nghiệp Đối với biến phí nhân công trực tiếp, để lập ngân sách doanh nghiệp cần xây dựng: [5, tr.110]

Mij là mức hao phí lao động trực tiếp loại j để sản xuất 1 sản phẩm i

Gj là đơn giá lượng của lao động loại j

Lj là đơn giá lượng tính cho mỗi sản phẩm

Qi là số lượng sản phẩm i ngân sách sản xuất

d Ngân sách chi phí sản xuất chung

Chi phí sản xuất chung bao gồm tất cả các khoản chi phí sản xuất còn lại ngoài hai khoản chi phí NVL trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp nói trên Chi phí SXC là các chi phí liên quan đến phục vụ và quản lý hoạt động sản xuất, phát sinh trong phân xưởng Chi phí SXC bao gồm cả yếu tố chi phí biến đổi và chi phí cố định, nên ngân sách chi phí SXC phải tính đến cách ứng xử chi phí để xây dựng mức chi phí hợp lý trong kỳ

Với xu hướng như hiện nay các doanh nghiệp ngày càng tìm cách cắt giảm chi phí nhằm hạ giá thành sản phẩm để cạnh tranh được trên tự trường do

đó việc tăng chi phí là hết sức khó khăn Các chi phí này thường không liên quan trực tiếp đến sản phẩm cụ thể Nếu sử dụng cách tính toán giá thành toàn

bộ, việc tăng giảm của các chi phí này thuộc về trách nhiệm của nhà quản trị Các chi phí này thường độc lập tương đối với mức độ hoạt động, nó liên quan chủ yếu với cấu trúc của phân xưởng, phải sử dụng các kỹ thuật tách biệt phần biến phí và định phí đối với chi phí hỗn hợp Như vậy chi phí SXC hoàn toàn

có thể kiểm tra được:

Ngân sách

Chi phí SXC

Ngân sách định phí sản xuất chung

Ngân sách biến phí SXC

Biến phí SXC có thể được xây dựng theo từng yếu tố chi phí cho một đơn vị hoạt động (CPVL gián tiếp, chi phí nhân công gián tiếp v.v ) tuy nhiên thường cách làm này khá phức tạp, tốn nhiều thời gian Do vậy khi lập ngân sách chi phí này, người ta thường xác lập biến phí SXC cho từng đơn vị hoạt động

Ngân sách

biến phí SXC

Ngân sách biến phí đơn vị SXC

Sản lượng sản xuất trong kỳ

Tỷ lệ biến phí theo dự kiến

Ngân sách định phí SXC cần thiết phải phân biệt định phí bắt buộc và định phí tùy ý Đối với định phí bắt buộc, trên cơ sở định phí chung cả năm

chia đều cho 4 quý nếu lập ngân sách theo quý, hoặc chia đều cho 12 tháng nếu lập ngân sách theo tháng Còn đối với định phí tùy ý thì phải căn cứ vào kế hoạch của nhà quản trị trong kỳ lập ngân sách

Ngân sách

định phí SXC

Định phí SXC thực tế kỳ trước

Tỷ lệ % tăng (Giảm) định phí SXC theo dự kiến

e Ngân sách giá vốn hàng bán

Giá vốn hàng bán thực chất là tổng giá thành của khối lượng sản phẩm tiêu thụ trong kỳ tính theo phương pháp giá thành toàn bộ Như vậy trên cơ sở

số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ, giá thành trong kỳ để sản xuất sản phẩm,

số lượng sản phẩm dự trữ vào cuối kỳ, ngân sách giá vốn hàng xuất bán đượcxây dựng như sau:

Ngân sách

giá vốn hàng

xuất bán

Giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ

Giá thành sản phẩm tồn cuối kỳ

Giá thành sản phẩm tồn đầu kỳ thực tế

Nếu đơn vị không có tồn kho sản phẩm hoặc chi phí đơn vị tồn kho tương tự nhau thì giá vốn hàng bán có thể tính bằng tích của sản lượng tiêu thụ nhân với giá thành sản xuất đơn vị sản phẩm Khi lập ngân sách giá vốn hàng bán cũng phải chú ý các phương pháp đánh giá hàng tồn kho mà doanh nghiệp

Ngân sách chi phí bán hàng phản ánh các chi phí liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm dự tính của kỳ sau Ngân sách này nhằm mục đích tính trước và

tập hợp các phương tiện chủ yếu trong quá trình bán hàng Khi xây dựng ngân sách cho các chi phí này cần tính đến nội dung kinh tế của chi phí cũng như yếu tố biến đổi và yếu tố cố định trong thành phần chi phí

Ngân sách

chi phí bán hàng

Ngân sách định phí bán hàng

Ngân sách biến phí bán hàng

Định phí bán hàng thường ít biến đổi và có thể dự báo một cách dễ dàng dựa vào chức năng kinh doanh của doanh nghiệp Các chi phí này cũng có thể thay đổi trong trường hợp phát triển thêm mạng phân phối mới, thêm các dịch

vụ mới sau bán hàng, dịch vụ nghiên cứu phát triển thị trường v.v

Dự báo các yếu tố này cần phân tích đầy đủ các dữ liệu quá khứ của doanh nghiệp Thông thường các mô hình hồi quy cho phép ta tách biệt các thành phần định phí và biến phí bán hàng của doanh nghiệp, đồng thời làm cơ

sở tính toán tỷ lệ thay đổi dự kiến

Ngân sách

định phí bán hàng

Định phí bán hàng thực tế kỳ trước

Tỷ lệ % tăng giảm theo dự kiến

Biến phí bán hàng của doanh nghiệp có thể là biến phí trực tiếp như: hoa hồng, lương nhân viên bán hàng v.v biến phí gián tiếp là những chi phí liên quan đến từng bộ phận bán hàng như chi phí xăng dầu, hỗ trợ bán hàng v.v và thường được lập trên cơ sở số lượng hàng bán hoặc xác định một tỷ lệ biến phí bán hàng theo thống kê kinh nghiệm nhiều kỳ

Ngân sách

biến phí bán hàng =

Ngân sách biến phí đơn vị bán hàng x

Sản lượng tiêu thụ trong kỳ

Hoặc

Ngân sách

định phí bán hàng

Ngân sách biến phí trực tiếp

Tỷ lệ biến phí theo dự kiến

b Ngân sách chi phí quản lý doanh nghiệp

Ngân sách chi phí QLDN thường phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Chi phí này liên quan đến toàn bộ doanh nghiệp, mà không liên quan đến từng bộ phận, đơn vị hoạt động nào Tương tự như ngân sách chi phí bán hàng, việc lập ngân sách biến phí QLDN thường dựa vào biến phí quản lý đơn vị nhân với sản lượng tiêu thụ dự kiến

Ngân sách

biến phí QLDN

Ngân sách biến phí đơn vị QLDN

Sản lượng tiêu thụ trong kỳ

Ngân sách biến phí QLDN cũng có thể sử dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm, trên cơ sở tỷ lệ biến phí QLDN trên biến phí trực tiếp trong và ngoài khâu sản xuất ở các kỳ kế toán trước để xác định tỷ lệ biến phí bình quân giữa các kỳ, cách xác định biến phí này như sau:

Ngân sách

biến phí QLDN

Ngân sách biến phí trực tiếp

Tỷ lệ biến phí QLDN

Còn định phí QLDN thường không thay đổi theo mức độ hoạt động Các thay đổi của loại chi phí này chủ yếu do việc trang bị đầu tư thêm cho bộ phận quản lý của doanh nghiệp Lập ngân sách này cần căn cứ vào dự báo các nội dung cụ thể của từng yếu tố chi phí để xác định chính xác định phí

1.3.4 Ngân sách tài chính

a Báo cáo kết quả kinh doanh

Trên cơ sở các ngân sách bộ phận đã lập, tiến hành lập báo cáo kết quả kinh doanh Số liệu trên các báo cáo tài chính này thể hiện kỳ vọng của các nhà quản lý tại doanh nghiệp và có thể được xem như một công cụ quản lý của doanh nghiệp cho phép ra các quyết định về quản trị, nó cũng là cơ sở để đánh giá tình hình thực hiện ngân sách đã đề ra Báo cáo kết quả kinh doanh được lập căn cứ vào ngân sách tiêu thụ, ngân sách giá vốn và các ngân sách chi phí ngoài sản xuất đã được lập Ngân sách này có thể được lập theo phương pháp toàn bộ hoặc theo phương pháp trực tiếp

b Ngân sách vốn bằng tiền

Ngân sách vốn bằng tiền được tính bao gồm việc tính toán các luồng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng thu vào và chi ra liên quan đến các mặt hoạt động của doanh nghiệp trong các thời kỳ Ngân sách này có thể được lập hàng năm, hàng quý và nhiều khi cần thiết phải lập hàng tháng, tuần, ngày

Ngân sách vốn bằng tiền là một trong những ngân sách quan trọng của doanh nghiệp Vì qua đó nó thể hiện khả năng đáp ứng nhu cầu thanh toán bằng tiền cho người lao động, các nhà cung cấp và đáp ứng các nhu cầu chi tiêu khác Ngân sách vốn bằng tiền là cơ sở để doanh nghiệp có kế hoạch vay mượn, phát hành trái phiếu, cổ phiếu v.v kịp thời khi lượng tiền mặt thiếu hoặc có kế hoạch đầu tư sinh lợi khi lượng tiền mặt tồn quỹ thừa Khi lập ngân sách vốn bằng tiền cần chú ý đến các điểm sau: [5, tr.117]

- Ngân sách vốn bằng tiền được lập từ các khoản thu nhập và chi phí của ngân sách hoạt động, ngân sách vốn đầu tư và ngân sách chi phí tài chính;

- Phải dự đoán khoản thời gian giữa doanh thu được ghi nhận và thời điểm thu tiền bán hàng thực tế;

- Phải dự đoán khoản thời gian giữa chi phí đã ghi nhận và thời điểm thực tế trả tiền cho các khoản chi phí;

- Phải loại trừ các khoản chi không dùng tiền như chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dự phòng khi lập ngân sách vốn bằng tiền;

- Phải xây dựng số dư tồn quỹ tiền tối thiểu tại đơn vị Tồn quỹ tiền tối thiểu và các kết quả dự báo về luồng tiền thu chi là cơ sở để doanh nghiệp sử dụng hợp lý tiền của mình

Công tác lập ngân sách vốn bằng tiền giữ vai trò rất quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp Ngân sách vốn bằng tiền là cơ sở để các nhà quản

lý có kế hoạch vay nợ thích hợp, kịp thời, đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh Ngân sách vốn bằng tiền cũng là cơ sở để doanh nghiệp sử dụng tài nguyên của mình có hiệu quả nhất Trong thực tế, khi lập ngân sách vốn bằng tiền, Công ty cần chú ý đến các luồng tiền sau:

- Các khoản thu, chi về tiền gửi, tiền vay ngân hàng;

- Các khoản chi về cổ tức, thu về chứng khoán

Ngoài ra, các khoản thu - chi thường không đồng nhất trong tháng, cho nên để đảm bảo tính chính xác thì kế hoạch tiền mặt nên được lập trên cơ sở từng ngày Số dư vốn bằng tiền định mức cũng không nhất thiết giống nhau ở các tháng trong năm mà có thể thay đổi, nhất là khi hoạt động của doanh nghiệp mang tính thời vụ cao

c Lập bảng cân đối kế toán dự toán

Trên cơ sở các ngân sách về vốn bằng tiền v.v mà các bộ phận đã lập, phòng Tài chính - Kế toán lập bảng cân đối kế toán dự toán Bảng cân đối kế toán này được lập căn cứ vào bảng cân đối kế toán của thời kỳ trước và tình hình nhân tố của các chỉ tiêu được dự tính trong kỳ Kết cấu của bảng cân đối

kế toán có kết cấu trên cơ sở của kế toán tài chính

1.4 QUY TRÌNH HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH

1.4.1 Chuẩn bị cho hoạch định ngân sách

a Tìm hiểu về mục tiêu của tổ chức

Việc lập ngân sách phải dựa trên chiến lược rõ ràng và khách quan Chiến lược của doanh nghiệp phải được xác định ngay từ đầu bằng cách phân tích, đánh giá tác động của môi trường bên trong và môi trường bên ngoài, đánh giá nhiệm vụ của từng bộ phận chức năng trong tổ chức để có cơ sở chuẩn bị một kế hoạch dự thảo ngân sách

- Đánh giá kinh doanh: Cần phải triển khai đánh giá các bộ phận một cách trung thực, thực tế, kỹ lưỡng và bao quát được tất cả các khía cạnh kinh doanh có thể ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Việc đánh giá sẽ tạo cơ hội cho các nhà quản lý xem xét bộ phận mình với góc nhìn hoạch định ngân sách một cách khách quan và trung thực, điều quan trọng khi đánh giá là phải có thông tin đầy đủ và trung thực

- Lập kế hoạch cho tương lai: Kế hoạch chiến lược Công ty là cơ sở để xác lập mục tiêu của từng bộ phận Kế hoạch chiến lược có thể chỉ đơn giản xác định lĩnh vực kinh doanh, phương hướng phát triển của tổ chức về quy mô, chất lượng, sự an toàn và tính cạnh tranh

- Quyết định mục tiêu doanh nghiệp: Mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp là xem xét công việc kinh doanh một cách tổng thể, có thể chỉ có một phần là định lượng được Một số mục tiêu rất khái quát, những mục tiêu khác liên quan cụ thể đến tiếp thị, tổ chức và tài chính Đặc mục tiêu cho từng bộ phận sẽ cho phép xác định được những mong đợi theo những cách có thể sử dụng để đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.[7]

- Xác định mục tiêu tài chính: Các nhà quản lý của từng bộ phận phải xác định mục tiêu của bộ phận mình thành một ngân sách tài chính chính thức

Ngân sách này cần tính đến cả tiếp thị, sản xuất (hoặc cung cấp dịch vụ), thu mua, nhân sự và quản lý

b Chuẩn hoá hoạch định ngân sách

Để điều phối ngân sách trong phạm vi tổ chức một cách hợp lý và phù hợp với đặc thù riêng, các nhà quản lý cần sử dụng mẫu dự thảo ngân sách theo tiêu chuẩn Mẫu dự thảo ngân sách này sẽ giúp phối hợp nội dung giữa các ngân sách, cho phép so sánh và gắn kết chúng trong toàn tổ chức

- Biên soạn sổ tay: Sổ tay là một cuốn sổ lưư trữ toàn bộ các tài liệu được sử dụng và hướng dẫn cụ thể trong quá trình lập ngân sách của tổ chức

Sổ tay này được lập ra khi việc hoạch định ngân sách bắt đầu, sau đó các tài liệu và hướng dẫn được cập nhật thường xuyên trong quá trình lập ngân sách

- Thành lập uỷ ban ngân sách: Không thể chuẩn bị một ngân sách mà không tham khảo ngân sách của từng bộ phận trong tổ chức, cần phải có một mức độ phối hợp ngân sách Khi thành lập một uỷ ban ngân sách bao gồm những đại diện từ các bộ phận khác nhau để có thể giám sát quá trình dự thảo ngân sách của từng bộ phận và giải quyết bất kỳ vấn đề nảy sinh nào trong quá trình dự thảo ngân sách [7, tr.25]

Các cá nhân tham gia trong ủy ban ngân sách cần phối hợp với nhau để lập các ngân sách, vì ngân sách được lập dựa vào các mục tiêu, kế hoạch hành động và toàn bộ các nguồn lực của Công ty Những thành viên của uỷ ban ngân sách nên thường gồm những nhà quản trị cấp cao, các bộ phận chức năng,

kế toán và lãnh đạo của tất cả các phòng ban, tất cả đều tham gia vào quá trình chuẩn bị, lập các ngân sách và giám sát ngân sách

- Tạo ra các biểu mẫu: Biểu mẫu ngân sách chuẩn hoá được sử dụng để thu thập và thể hiện tất cả thông tin để đưa vào ngân sách Trong khi hầu hết các tổ chức tuân thủ theo những mẫu biểu tiêu chuẩn (đặc biệt là những lĩnh vực chính liên quan đến thu nhập, chi phí và vốn), một số tổ chức khác cho

phép mức độ linh hoạt phù hợp với đặc thù riêng Để thu được những con số đồng nhất và thống nhất, cần phải thiết kế một biểu mẫu để mọi người với những hoạt động khác nhau đều sử dụng được

- Hoàn thiện khuôn mẫu: Khi thực hiện công việc điền số liệu vào biểu mẫu, cần phải điền với những thông tin và số liệu chính xác Nên kiểm tra xem thông tin được sắp xếp đúng cột và hàng, những số thập phân, dấu phẩy ở đúng chỗ không Cần sửa lỗi ngữ pháp, chính tả và dấu chấm câu; tránh sử dụng ngôn ngữ địa phương, tiếng lóng và cách diễn đạt không rõ ràng, chỉ sử dụng

từ ngữ phổ thông và ngắn gọn Khi giao biểu mẫu cho người khác, tốt nhất là một nhà quản lý, để kiểm tra xem họ có thể hiểu nội dung không

c Xác định các loại ngân sách cần lập

Các tổ chức khác nhau thường có một hệ thống gồm nhiều ngân sách khác nhau, tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc thù riêng của từng tổ chức Một ngân sách có thể quan trọng đối với tổ chức này nhưng không thực sự cần thiết với tổ chức khác Vì vậy trong quá trình chuẩn bị hoạch định ngân sách cần xác định cụ thể loại ngân sách nào được sử dụng trong tổ chức Sau khi đã có được tất cả các loại ngân sách cần lập thì tiến hành xây dựng mô hình mối quan hệ giữa các ngân sách

1.4.2 Soạn thảo ngân sách

a Thu thập thông tin để hoạch định ngân sách

Thường giai đoạn đầu của tiến trình hoạch định ngân sách, ủy ban ngân sách sẽ thông báo cho tất cả các bộ phận về nhu cầu thu thập thông tin phục vụ cho việc lập ngân sách Dữ liệu sử dụng để lập ngân sách được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó dữ liệu quá khứ chỉ là một nguồn Chẳng hạn như chi phí NVL trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp của năm trước có thể giúp bộ phận sản xuất và bộ phận quản lý nhân sự biết được phần nào thông tin

về chi phí NVL và chi phí nhân công trực tiếp của năm đến Tuy nhiên, dữ liệu

trong quá khứ không thôi chưa đủ để phản ánh kế hoạch trong tương lai mà cần có các số liệu dự báo về tương lai của tổ chức

- Dự báo doanh thu: Dự báo doanh thu là cơ sở để lập ngân sách tiêu thụ Sau đó từ ngân sách tiêu thụ, các bộ phận liên quan lập các ngân sách hoạt động và ngân sách tài chính Do vậy, độ chính xác của doanh thu dự báo có ảnh hưởng rất lớn đến độ chính xác của toàn bộ ngân sách Việc xây dựng doanh thu dự báo thường là trách nhiệm của bộ phận Marketing Thông tin dự báo này có thể dựa vào phân tích bên trong, phân tích bên ngoài hoặc cả hai

Với cách tiếp cận bên trong, giám đốc bán hàng yêu cầu các nhân viên bán hàng báo cáo doanh thu dự báo cho thời kỳ đến Các nhà quản trị bán hàng cung cấp các thông tin dự báo này và tổng hợp chúng vào trong bảng dự báo doanh thu cho từng nhóm sản phẩm Các dự báo của nhóm sản phẩm được kết hợp lại để lập nên một bảng ngân sách tiêu thụ cho toàn Công ty Tuy nhiên,

dự báo theo cách tiếp cận bên trong có thể dẫn đến khả năng nhìn nhận vấn đề một cách thiển cận Người lập ngân sách có thể nhìn nhận quá lạc quan về các

xu hướng chính trong nền kinh tế và trong ngành Độ chính xác của dự báo doanh thu có thể được cải thiện bằng cách xem xét nhiều nhân tố như môi trường kinh tế, môi trường cạnh tranh đó chính là cách tiếp cận từ bên ngoài

Với cách tiếp cận bên ngoài, các nhà phân tích dự báo nền kinh tế và dự báo doanh thu của ngành trong các năm đến Họ có thể sử dụng phân tích hồi quy để dự báo mối quan hệ giữa doanh thu ngành và nền kinh tế nói chung

Sau khi dự báo sơ bộ về điều kiện kinh tế và doanh thu của ngành, bước tiếp theo là dự báo thị phần của từng sản phẩm, giá bán và mức độ chấp nhận sản phẩm của thị trường Thông thường các dự báo này thường được kết hợp với dự báo của các nhà quản trị Marketing mặc dù trách nhiệm cuối cùng sẽ thuộc về bộ phận chuyên trách về công tác dự báo.[4]

Khi kết quả dự báo doanh thu bên trong khác với dự báo từ bên ngoài, cần phải tiến hành điều chỉnh để có sự thống nhất Kinh nghiệm quá khứ sẽ cho biết loại dự báo nào thường chính xác hơn Nhìn chung nên sử dụng dự báo bên ngoài như là cơ sở và điều chỉnh kết quả này theo dự báo nội bộ để đưa ra dự báo kết quả cuối cùng Cuối cùng, dự báo doanh thu dựa trên phân tích cả bên trong và bên ngoài thường chính xác hơn so với dự báo chỉ dựa vào bên trong hoặc bên ngoài Dự báo nên dựa vào nhu cầu dự kiến chứ không nên điều chỉnh theo khả năng từ bên trong, chẳng hạn như dựa vào công suất máy móc.[4]

- Dự báo các biến số khác: Ngoài doanh thu, các khoản mục chi phí cũng rất quan trọng Có thể sử dụng các nhân tố đã xem xét khi dự báo doanh thu để dự báo chi phí Bộ phận mua hàng có thể có những nhận định về giá mua NVL, chi phí chung nên được tách nhỏ ra thành các chi phí cấu thành và

có thể dự báo các yếu tố này bằng cách sử dụng các dữ liệu quá khứ và các số liệu lạm phát tương ứng.[4]

a Phân tích khác biệt giữa thực hiện và kế hoạch ngân sách

Trong quá trình thực hiện sẽ luôn có những khoản chênh lệch giữa kế hoạch ngân sách và kết quả hoạt động thực tế Để thực hiện những điều chỉnh mang tính góp ý và xây dựng cho tương lai, cần phải tìm hiểu và phân tích tất

cả những khác biệt đó

- Tìm hiểu sự chênh lệch: Điều vô cùng quan trọng là phải hiểu rõ tại sao lại có sự chênh lệch giữa ngân sách và thực tế thực hiện, dù cho sự chênh lệch đó không đáng kể Bằng cách phân tích các nhân tố và nguyên nhân ảnh hưởng như công tác dự báo doanh thu và chi phí chưa chính xác do tác động bởi các yếu tố về môi trường kinh doanh, hay các bộ phận lập ngân sách chưa đúng với tiền năng thực tế v.v trên cơ sở phân tích và đánh giá có thể giảm thiểu những vấn đề dẫn đến sự chênh lệch

- So sánh ngân sách và thực hiện: So sánh thực tế thực hiện với ngân sách là một phương pháp truyền thống được các nhà quản lý cấp cao sử dụng

để đánh giá hoạt động quản lý và kinh doanh của doanh nghiệp Một ngân sách được quản lý thích hợp và xem xét nghiêm túc sẽ trở thành một nguồn tài liệu quý giá, hỗ trợ những nhà quản lý cấp cao xác định được các xu hướng, dự báo kết quả cuối năm và tránh không để xảy ra bất cứ những sự cố bất ngờ nào về tài chính của tổ chức.[7]

b Giám sát những sai lệch, phân tích các lỗi, kiểm soát các biến số

Những chênh lệch được thể hiện khi so sánh những kết quả thực tế với ngân sách được gọi là những khác biệt Như việc chi tiêu quá mức sẽ là một sự khác biệt bất lợi, còn chi tiêu dưới mức ngân sách là sự khác biệt tích cực

- Thiết lập thủ tục: Liên tục giám sát sự chênh lệch và nghiên cứu cách thức phát sinh của chúng Việc giám sát liên tục sẽ giúp nâng cao sự hiểu biết tổng thể về phương thức chi phí phát sinh, nhờ đó giúp cho việc hoạch định ngân sách chính xác hơn vào lần sau Tuy nhiên, để làm tốt việc này cần phải thiết lập các thủ tục giám sát thích hợp Kinh nghiệm cho thấy để thực sự có hiệu quả, thủ tục phải thường xuyên, dễ quản lý và đầy đủ chi tiết [7]

- Lựa chọn và đánh giá những khác biệt: Những khác biệt đáng kể, có thể đảm bảo rằng ngân sách càng được tuân thủ chặt chẽ càng tốt Để lựa chọn những khác biệt, cần xem xét kỹ hơn khả năng kiểm soát những khác biệt, chi