Bài tập lớn HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH. CHỈ RA MỘT SỐ LỖI PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ ĐỀ XUẤT BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC

Trong hoạt động giao tiếp giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân với nhau hiện đang sử dụng nhiều phương tiện và cách thức để trao đổi và truyền đạt thông tin. Trong đó, thông tin bằng văn bản là một trong những phương tiện quan trọng, phổ biến nhất mà các cơ quan, tổ chức và cá nhân sử dụng để trao đổi, truyền đạt các thông tin thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình. Hiện nay, có khá nhiều văn bản của nhà nước quy định về việc soạn thảo và ban hành văn bản. Tuy nhiên, năng lực và trình độ của người được giao soạn thảo văn bản không đồng đều dẫn đến chất lượng của văn bản chưa tốt, gây nhiều ảnh hưởng đến cơ quan tổ chức. Nhận thấy vấn để này khá quan trọng tác giả quyết định chọn để tài “Hướng dẫn quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh. Chỉ ra một số lỗi phát sinh trong quy trình soạn thảo văn bản và đề xuất biện pháp khắc phục” để thực hiện bài tập lớn kết thúc học phần.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ LƯU TRỮ

TÊN ĐỀ TÀI HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH CHỈ RA MỘT SỐ LỖI PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ ĐỀ XUẤT

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài 2

NỘI DUNG 3

I KHÁI QUÁT VỀ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 3

1.1 Một số khái niệm 3

1.2 Đặc điểm của văn bản hành chính 4

1.3 Những quy định về văn bản và việc soạn thảo, ban hành văn bản hành chính 6

II HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 7

2.1 Lịch sử hình thành và phát triển Trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh 7

2.2 Hướng dẫn quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh 8

III MỘT SỐ LỖI SAI VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC TRONG QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN 11

3.1 Một số lỗi sai trong quy trình soạn thảo văn bản tại Trường Đại Học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh 11

3.2 Nguyên nhân gây ra những lỗi sai 14

3.3 Biện pháp khắc phục 15

KẾT LUẬN 17

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 18

PHỤ LỤC 19

Hiện nay, có khá nhiều văn bản của nhà nước quy định về việc soạn thảo

và ban hành văn bản Tuy nhiên, năng lực và trình độ của người được giao soạn thảo văn bản không đồng đều dẫn đến chất lượng của văn bản chưa tốt, gây nhiều ảnh hưởng đến cơ quan tổ chức Nhận thấy vấn để này khá quan trọng

tác giả quyết định chọn để tài “Hướng dẫn quy trình soạn thảo và ban hành

văn bản tại Trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh Chỉ ra một số lỗi phát sinh trong quy trình soạn thảo văn bản và đề xuất biện pháp khắc phục” để thực hiện bài tập lớn kết thúc học phần

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục đích nghiên cứu: nhằm nâng cao chất lượng và hoàn thiện quy

trình soạn thảo và ban hành văn bản của Trường Đại học Y dược Thành phố

Hồ Chí Minh

- Nhiệm vụ nghiên cứu:

+ Nghiên cứu hệ thống cơ sở lý luận và pháp lý liên quan đến quy trình soạn thảo và ban hành văn bản;

+ Chỉ ra những ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân trong quy trình soạn thảo văn bản;

+ Đề xuất các giải pháp nhằm góp phần khắc phục những lỗi sai

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4 Phương pháp nghiên cứu

Các phương pháp nghiên cứu đã được sử dụng để thực hiện đề tài:

+ Phương pháp nghiên cứu lý luận: Bài tập lớn sử dụng các phương pháp

phân tích, tổng hợp, so sánh, khái quát hóa các tài liệu để xây dựng các khái niệm công cụ và khung lý luận cho đề tài Nghiên cứu tài liệu, phân tích tổng hợp các tài liệu về hoạt động lập kế hoạch;

+ Phương pháp thu thập thông tin: trong tài liệu, sách, báo và internet; + Phương pháp thống kê - phân tích,

5 Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài

- Về mặt khoa học: Đề tài đã tổng hợp, hệ thống hóa những vấn đề cơ bản về lý luận và pháp lý liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản, nhằm tạo điều kiện vận dụng có hiệu quả vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh

- Về mặt thực tiễn: Hướng dẫn quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh Chỉ ra những lỗi thường mắc phải trong quy trình soạn thảo văn bản, từ đó đề xuất được những giải pháp cần thiết, giúp Trường Đại học Y dược tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản đạt chất lượng tốt hơn

1.1.1 Khái niệm văn bản

Văn bản theo tiếng Latinh là actur có nghĩa là hành động Văn bản thể hiện ý chí của cơ quan nhà nước ban hành văn bản là phương tiện chủ yếu để giao dịch, lãnh đạo, điều hành và quản lý Tuỳ theo góc độ nghiên cứu và tiếp cận mà các ngành có những định nghĩa khác nhau về văn bản:

Từ cách tiếp cận từ góc độ ngôn ngữ: “Văn bản là một chỉnh thể của các

đơn vị ngôn ngữ được liên kết với nhau theo những quy tắc nhất định nhằm truyền tải một thông tin trọn vẹn và đáp ứng một mục đích giao tiếp nhất định”.[3, tr.295]

Từ cách tiếp cận từ góc độ quản lý: “Văn bản là phương tiện ghi tin và

truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định” [3, tr.295]

Văn bản theo Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng - Văn thư -

Lưu trữ Việt Nam, Hà Nội, 2015 định nghĩa: “Là vật mang tin thành văn được

truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành qua hoạt động xã hội, được trình bày theo thể thức nhất định” [4, tr.632]

Khoản 1, Điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính

phủ: “Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký

hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định”

Như vậy, có thể thấy dưới mỗi góc độ nghiên cứu và tiếp cận mà có những định nghĩa khác nhau, tuy nhiên tác giả thống nhất sử dụng khái niệm:

“Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu,

4

hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định”

1.1.2 Khái niệm văn bản hành chính

Hiện nay, đối với văn bản hành chính cũng có nhiều những cách hiểu, quan niệm cũng như định nghĩa tùy theo cách nhìn nhận của người viết Cụ thể:

Theo Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng - Văn thư - Lưu trữ

Việt Nam, Hà Nội, 2015: “Văn bản hành chính là văn bản do cơ quan, tổ chức

ban hành để quản lý, điều hành, giải quyết các công việc thuộc trách nhiệm do pháp luật quy định” [4, tr.635]

Theo tác giả Ngô Sĩ Trung trong cuốn Soạn thảo văn bản hành chính tác

giả đã đề cập đến khái niệm văn bản hành chính: “Văn bản hành chính là các

thông tin quản lý thành văn được hình thành trong hoạt động quản lý, điều hành của các tổ chức tham gia quản lý xã hội” [5, tr.96]

Theo Khoản 3, Điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của

Chính phủ: “Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ

đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức”

Như vậy, văn bản hành chính là loại văn bản hình thành trong các cơ quan, tổ chức (tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp) được sử dụng để giải quyết những công việc có tính nghiệp vụ như: phản ánh tình hình, giao dịch, giải quyết công việc cụ thể, hướng dẫn, trao đổi, thông báo, nhắc nhở, đôn đốc… Văn bản hành chính có vai trò chủ yếu là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật

1.2 Đặc điểm của văn bản hành chính

5

- Về tác giả ban hành văn bản

Văn bản hành chính là nhóm văn bản được dùng để truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý của một cơ quan như thông báo về một chủ trương, một quyết định về nhân sự, báo cáo kết quả hoạt động, ghi chép các ý kiến và kết luận trong các hội nghị, thông tin giao dịch giữa các cơ quan với nhau hoặc giữa cơ quan, tổ chức với công dân…Đây là nhóm văn bản chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số văn bản do các cơ quan, tổ chức ban hành

Văn bản hành chính do nhiều cơ quan có thẩm quyền ban hành bao gồm các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức

xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp…

Văn bản hành chính thường được áp dụng một lần có phạm vi điều chỉnh hẹp và chỉ áp dụng đối với một hoặc một nhóm đối tượng

- Về nội dung văn bản

Nội dung truyền đạt của văn bản hành chính chủ yếu là thông tin quản lý mang tính đa chiều Để quản lý chặt chẽ hoạt động của các cơ quan, tổ chức cấp dưới thì cơ quan, tổ chức cấp trên phải ban hành các quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cấp dưới Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan, tổ chức cấp dưới trong từng thời gian cụ thể phải xây dựng quy hoạch, kế hoạch công tác và báo cáo tình hình thực hiện các công việc cho cơ quan, tổ chức cấp trên Các văn bản trao đổi giữa cấp trên, cấp dưới và các cơ quan ngang cấp đó là những văn bản hành chính phục vụ công tác quản lý rất phổ biến và quan trọng của các cơ quan, tổ chức Văn bản hành chính còn dùng để truyền đạt thông tin giữa các cơ quan ngang cấp, ngang quyền với nhau và giữa các cơ quan với tổ chức, cá nhân có liên quan đến giao tiếp hành chính

Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư số 01/2011/TT-BNV về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản

Mới đây nhất là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư Trên cơ sở các văn bản của Nhà nước, giúp cho việc hướng dẫn quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh được dễ dàng hơn

Năm 1954: Trường chính thức mang tên Trường đại học Y Dược Sài Gòn, hay thường được gọi ngắn gọn là Trường y khoa Sài Gòn hoặc gọi một cách trang trọng là Y dược đại học đường Sài Gòn (do Chính phủ Việt Nam Cộng hòa quản lý)

Ngày 31.12.1961: Y Dược Đại học đường Sài Gòn được phân chia thành

Y khoa Đại học đường Sài Gòn và Dược khoa Đại học đường Sài Gòn

Ngày 12.08.1962: Ban Nha khoa thuộc Y khoa Đại học đường Sài Gòn trở thành Nha khoa Đại học đường Sài Gòn Cả 3 trường hoạt động độc lập trong Viện Đại học Sài Gòn

Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh có 3 khoa trực thuộc gồm Khoa Y, Khoa Răng Hàm Mặt và Khoa Dược, 10 phòng chức năng và 57

bộ môn tại 3 Khoa Đơn vị chủ quản của trường là Bộ Y Tế

Năm 1990: Trường xây dựng định hướng chiến lược phát triển Trường Đại Học Y Dược Thành phố Hồ chí Minh thành trường đa ngành trong lĩnh vực khoa học sức khỏe, mục tiêu là phát triển thêm 4 khoa mới và một bệnh viện thuộc trường

Năm 1998: Xây dựng Khoa Y học cổ truyền trên cơ sở sáp nhập trường Trung học Y tế Tuệ Tĩnh và Bộ môn Đông Y của Khoa Y đảm trách các chương trình đào tạo về Y học Cổ truyền và học phần y học cổ truyền cho các chương trình khác

8

Năm 1998: Xây dựng Khoa Điều dưỡng - Kỹ thuật y học trên cơ sở sáp nhập và nâng cấp Trường Kỹ thuật Y tế Trung ương III Khoa đảm trách đào tạo các chương trình về điều dưỡng và kỹ thuật y học

Năm 1999: Xây dựng Khoa Y tế Công cộng trên cơ sở sáp nhập Bộ môn

Y tế công cộng của Khoa Y và Khoa Tổ chức-Quản lý của Viện Vệ sinh Y tế Công cộng Khoa đảm trách đào tạo các chương trình về y tế công cộng, y học

dự phòng và các môn học có liên quan

Ngày 18.06.2003: Trường Đại Học Y Dược Thành phố Hồ chí Minh được đổi tên thành Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh (ĐHYD TP.HCM) theo Quyết định số 2223/QĐ-BYT ngày 18/6/2003 của Bộ trưởng Bộ Y tế

2.2 Hướng dẫn quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là khái niệm để chỉ trình tự các công việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư Quy trình soạn thảo, ký ban hành văn bản hành chính gồm các bước sau đây:

2.2.1 Soạn thảo văn bản

- Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản

- Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày

9

- Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết

- Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản

- Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao

2.2.2 Duyệt bản thảo

Dự thảo của văn bản, sau khi được kiểm tra và sửa chữa, sẽ được trình

để duyệt Việc trình duyệt văn bản tùy theo từng loại văn bản và tùy theo từng

cơ quan, tổ chức mà có quy trình khác nhau Trong quy trình soạn thảo văn bản,

có quy trình tương đối đơn giản như quy trình duyệt với các bước nhỏ như thông qua trưởng đơn vị rồi đến người sẽ ký văn bản, hoặc có quy trình thông qua trưởng đơn vị, Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) rồi đến người sẽ ký văn bản Văn bản càng quan trọng và người ký văn bản càng có vị trí cao trong hệ thống các chức danh của nhà nước thì các bước trình duyệt càng nhiều, càng phức tạp

Điều 11, Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt Trong trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định

2.2.3 Kiểm tra văn bản trước khi ban hành

Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành là một nội dung rất quan trọng trong quy trình soạn thảo văn bản Việc kiểm tra phải hết sức cẩn thận đối với

10

từng câu, từng từ ngữ Thực tiễn cho thấy, do bỏ qua khâu kiểm tra bản sạch so với bản dự thảo nên có những trường hợp bản sạch trình lên người ký còn rất nhiều lỗi chính tả, thậm chí còn mất hẳn một đoạn văn hoặc nhầm lẫn nội dung của văn bản này sang văn bản khác Điều này chỉ được phát hiện sau khi các nơi nhận văn bản tiến hành tổ chức thực hiện văn bản Chính vì vậy, việc kiểm tra bản đánh máy so với bản dự thảo đã duyệt trước khi trình ký chính thức là một yêu cầu bắt buộc

Trong Điều 12 Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng đã quy định: Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng đã quy định: “Người đứng đầu

cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành;

có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu Trường hợp

vị có liên quan Văn bản trình ký vẫn chưa thực sự được kiểm tra một cách chặt chẽ, một số văn bản khi ký ban hành vẫn còn chưa chính xác về thể thức và nội

dung (Phục lục)

Ví dụ: Thông báo số 187/TB-ĐHYD ngày 27 tháng 02 năm 2020 về việc

công tác chuẩn bị cho sinh viên, học viên đi học lại từ ngày 02/03/2020

Một số lỗi sai về thể thức trong thông báo như:

+ Dưới tên loại, trích yếu nội dung văn bản không có dòng kẻ dưới

12

( ) là sai, Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: Bên dưới trích yếu nội dung văn bản có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ

+ Ở phần nơi nhận: “- sinh viên, học viên” cần viết hoa chứ “S” phía trước

Hoặc trong Quyết định 3434/QĐ-ĐHYD ngày 25/09/2020 về việc ban hành mức thu học phí năm 2020-2021 áp dụng cho đối tượng trúng tuyển năm

2020

Một số nội dung trong quyết định chưa đúng như

+ Căn cứ cuối cùng sử dụng dấu phẩy (,) theo Nghị định 30/2020/NĐ-

CP quy định sử dụng dấu chấm (.)

+ Sau các mục “b Ngành Răng Hàm Mặt” và “c Ngành Phục Hình Răng” cần có dấu hai chấm (:)

3.1.2 Sai về lỗi đánh máy, chính tả

Trong văn bản thường mắc lỗi như viết hoa không đúng quy tắc trong văn bản hành chính; sai về diễn đạt câu, sử dụng dấu chấm câu (Có những đoạn dài dằng dặc không có dấu ngắt câu); Sai quy tắc đánh máy (Chẳng hạn như dấu câu không được gõ vào sát ký tự cuối của từ đứng trước nó)

Cách trình bày đúng như sau:

Đối với việc viết hoa: Về quy tắc viết hoa trong văn bản được quy định tại Phụ lục VI kèm theo Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP cụ thể là:

+ Viết hoa vì phép đặt câu

+ Viết hoa danh từ riêng chỉ tên người

+ Viết hoa tên địa lý

+ Viết hoa tên cơ quan tổ chức (Viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm từ chỉ loại hình cơ quan, tổ chức; chức năng, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ