NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MISA

MỞ ĐẦU 1. Đặt vấn đề Công tác hành chính văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Bất cứ cấp quản trị nào, ngoại trừ công nhân trực tiếp sản xuất, đều phải làm công việc hành chính và các cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp muốn thực hiện tốt chức năng của mình thì đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác Hành chính văn phòng bởi Hành chính văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ cho việc ra quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo, là nơi tiếp nhận các mối quan hệ đối nội, đối ngoại, là “cánh tay nối dài” của lãnh đạo doanh nghiệp. Đây cũng là bộ phận tổ chức trong công việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin nhằm kiểm tra các mục tiêu đã đề ra. Vì vậy, nếu thực hiện tốt công tác Hành chính văn phòng, làm việc có khoa học, trật tự và nề nếp sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao được hiệu quả công việc, quản lý và điều hành công việc thông suốt, tận dụng tối đa các nguồn lực tài chính, chất lượng, thúc đẩy sự triển khai hiệu quả kinh doanh. Đồng thời giảm thiểu các hoạt động tham mưu, lãng phí, giúp hoạt động quản trị của doanh nghiệp, để có thể hoạt động, vận hành hiệu quả và phát huy tối đa công suất.

KHOA KINH TẾ

NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH

VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN MISA

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Đặt vấn đề 1

2 Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài 2

2.1 Mục tiêu 2

2.2 Nhiệm vụ 2

3 Phương pháp nghiên cứu 2

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

5 Ý nghĩa đề tài 3

6 Kết cấu đề tài 3

NỘI DUNG 4

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỀ TÀI 4

1.1 Khái niệm văn phòng 4

1.2 Khái niệm hành chính 4

1.3 Khái niệm hành chính văn phòng 4

1.4 Khái niệm quản trị hành chính văn phòng 5

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG, ĐIỂM MẠNH, ĐIỂM YẾU CỦA QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CP MISA 8

2.1 Sơ lược về Công ty CP MISA 8

2.2 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty 8

2.3 Bộ máy tổ chức của Công ty 10

2.4 Ưu điểm, khuyết điểm, nguyên nhân của công tác tổ chức văn phòng của Công ty CP MISA 12

CHƯƠNG 3 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ 17

3.1 Loại văn phòng 17

3.2 Tổ chức hội họp, công tác 17

3.3 Công tác văn thư, lưu trữ 18

3.4 Công tác lễ tân 18

KẾT LUẬN 20

TÀI LIỆU THAM KHẢO 21

MỞ ĐẦU

1 Đặt vấn đề

Công tác hành chính văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạtđộng của tất cả các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Bất cứ cấp quản trị nào, ngoạitrừ công nhân trực tiếp sản xuất, đều phải làm công việc hành chính và các cơ quan, tổchức hay doanh nghiệp muốn thực hiện tốt chức năng của mình thì đầu tiên là phải tổchức tốt công tác Hành chính văn phòng bởi Hành chính văn phòng là bộ phận tổ chứcgiúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tinphục vụ cho việc ra quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo, là nơi tiếp nhận cácmối quan hệ đối nội, đối ngoại, là “cánh tay nối dài” của lãnh đạo doanh nghiệp Đâycũng là bộ phận tổ chức trong công việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, phối hợp, tiêuchuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin nhằm kiểm tra các mục tiêu đã

đề ra Vì vậy, nếu thực hiện tốt công tác Hành chính văn phòng, làm việc có khoa học,trật tự và nề nếp sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao được hiệu quả công việc, quản lý vàđiều hành công việc thông suốt, tận dụng tối đa các nguồn lực tài chính, chất lượng,thúc đẩy sự triển khai hiệu quả kinh doanh Đồng thời giảm thiểu các hoạt động thammưu, lãng phí, giúp hoạt động quản trị của doanh nghiệp, để có thể hoạt động, vậnhành hiệu quả và phát huy tối đa công suất

Phòng hành chính trong Công ty CP MISA là phòng tham mưu cho Ban Giámđốc về công tác hành chính, xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát an ninh trật tự, antoàn lao động và phòng cháy nổ Ngoài ra, quản lý và sắp xếp kế hoạch, phân côngviệc, giám sát đánh giá kết quả; đề xuất khen thưởng và kỷ luật Các hoạt động chămsóc sức khỏe định kỳ, quản lý công tác lễ tân, đảm bảo cơ sở vật chất, chỉ đạo, hướngdẫn kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty trong phạm vi và chức năng của mình Do

đó, phòng Hành chính có vai trò quan trọng trong bộ máy Công ty CP MISA trongviệc tổ chức chỉ đạo và thực hiện kinh doanh không phạm luật, xây dựng, quản lýchương trình, kế hoạch công tác của công ty một cách hoàn thiện và chính xác nhất.Hiện này, phòng hành chính của Công ty đang làm rất tốt vai trò và trách nhiệmđược giao của mình, giúp Công ty CP MISA ngày càng hoàn thiện và phát triển thêmbền vững, góp phần hoàn thiện, củng cố và nâng cao hiệu quả hoạt động Tuy nhiên,phòng hành chính vẫn còn nhiều bất cập, những điểm thiếu sót, chưa hoàn thiện, đạt

quyền như Sở kế hoạch đầu tư, cơ quan phòng cháy chữa cháy Xuất phát từ những

lý do trên, nhóm sinh viên đã tìm hiểu rõ hơn, sâu hơn về những vấn đề Từ đó, nhóm

sinh viên quyết định lựa chọn đề tài “Nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn phòng tại Công ty cổ phần Misa” với mong muốn góp phần củng cố, hoàn thiện và

nâng cao chất lượng hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại Công ty

2 Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài

2.1 Mục tiêu

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác quản trị hành chính văn phòng tại doanh

nghiệp

- Phân tích thực trạng về công tác văn phòng tại Công ty CP MISA nhằm làm rõ

những điểm mạnh, điểm yếu ở Công ty

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác hành

chính văn phòng của Công ty CP MISA

2.2 Nhiệm vụ

Đề tài, tập trung và các nội dung chính sau:

- Nghiên cứu về văn phòng: Khái niêm, chức năng, nhiệm vụ, vai trò, các hoạt

động của văn phòng

- Các khái niệm về nội dung mục tiêu quản trị văn phòng.

- Định hướng các hoạt động hành chính văn phòng của Công ty CP MISA về

những điểm mạnh, điểm yếu

- Đề xuất một số giải pháp khắc phục.

3 Phương pháp nghiên cứu

Sử dụng phương pháp nghiên cứu các dữ liệu thứ cấp:

- Qua nguồn dữ liệu từ các tài liệu liên quan, báo chí, Website các nghiên cứu, tài

liệu hội thảo có liên quan đến đề tài, các báo cáo về tình hình hành chính văn phòngcủa Công ty CP MISA

- Thông tin từ sách báo, tạp chí, internet

- Thông tin truyền miệng (qua các ý kiến đóng góp hoặc phản ánh từ các cuộc

họp, qua điện thoại, email, thư, qua trao đổi trực tiếp )

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn phòng tại

Công ty CP MISA

- Phạm vi nghiên cứu: Công tác hành chính văn phòng tại Công ty Cổ Phần

MISA

5 Ý nghĩa đề tài

- Nghiên cứu đề tài là điều kiện thuận lợi để hoàn thành tốt bài tiểu luận cuối kỳ

và giúp các cá nhân có thể học hỏi kinh nghiệm làm việc tại các văn phòng

- Vận dụng luận cứ khoa học vào quản lý nhằm tăng cường chất lượng, hiệu quả

công tác quản trị hành chính văn phòng tại Công ty CP MISA

- Mong muốn góp phần cải tiến lối làm việc, nâng cao hiệu quả quản lý công tác,

tổng hợp, hành chính văn phòng của phòng Hành chính công ty MISA

6 Kết cấu đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung chính của

đề tài có cấu trúc 03 chương cụ thể như sau:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết liên quan đề tài

Chương 2: Thực trạng, điểm mạnh, điểm yếu, nguyên nhân của quản trị hành chính văn phòng tại Công ty CP MISA

Chương 3: Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị

NỘI DUNG CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỀ TÀI 1.1 Khái niệm văn phòng

Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếplàm việc và tiếp khách đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó Văn phòng là nơi làmviệc của các thủ trưởng có tầm cỡ cao Là bộ máy tổng hợp và trực tiếp của một cơquan chức năng phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo Các cơ quan thẩm quyền chunghoặc lớn thì thành lập văn phòng

Văn phòng còn được hiểu là các hoạt động của doanh nghiệp, cơ quan Vănphòng là nơi thu thập, xử lý, bảo quản, lưu trữ và có trách nhiệm với các loại giấy tờtrên Nhắc đến văn phòng mọi người thường nghĩ đến công việc làm việc với giấy tờ,những công việc liên quan đến vấn đề văn thư

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của các cơ quan, doanh nghiệp; là nơithu thập, xử lý thông tin, là nơi chăm lo cho mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần dảm bảo cácđiều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức

1.2 Khái niệm hành chính

- Theo nghĩa rộng hành chính gắn liền với tính quyền lực của nhà nước và mangtính hỗ trợ, phục vụ cơ quan, tổ chức

- Theo nghĩa hẹp hành chính là hoạt động chấp hành vầ điều hành trong quản lý

hệ thống theo những quy ước định trước nhằm đạt được mục tiêu hệ thống

1.3 Khái niệm hành chính văn phòng

Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh, nghĩa

là nơi soạn thảo sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thôngtin đạt hiệu quả cao nhất

Công việc hành chính văn phòng hiện diện ở khắp mọi nơi Tất cả các công việc

ai cũng phải làm công việc hành chính văn phòng Mỗi người tùy theo chức năngnhiệm vụ của mình đều phải xử lý công văn giấy tờ

Vai trò của hành chính văn phòng là xử lý và ghi nhớ công văn giấy tờ cho tất cảcác bộ phận của một tổ chức kinh doanh bởi vì tất cả các giao dịch kinh doanh đềuphải thực hiện trên giấy tờ hoặc sẽ kết thúc bằng văn bảng, do đó hành chính văn

phòng trở thành trung tâm thần kinh hoặc là bộ não quan trọng nhất cho một doanhnghiệp.

Hành chính văn phòng còn là dịch vụ hỗ trợ cho tất cả các bộ phận hoạt động cóhiệu quả

Chức năng: tham mưu tổng hợp, trợ giúp điều hành và hậu cần.

Hình 1: Hành chính văn phòng

(Nguồn: Internet) 1.4 Khái niệm quản trị hành chính văn phòng

Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn

hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin Quản trị hành chính văn phòng là lĩnh

vực quản trị trong một cơ quan, đơn vị

Vai trò của quản trị hành chính văn phòng:

Văn phòng là bộ phận quan trọng không thể thiếu được trong mỗi cơ quan, đơn

vị Quản trị văn phòng là một lĩnh vực quản trị vừa có nội dung hoạt động độc lập vừa

có quan hệ mật thiết với các lĩnh vực quản trị khác trong các cơ quan, nếu văn phònglàm việc có nề nếp, kỷ cương, khoa học thì công việc của cơ quan sẽ chạy đều, quản lýhành chính sẽ thông suốt và có hiệu quả Như vậy, tổ chức khoa học công tác vănphòng sẽ có những lợi ích sau:

 Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan đơn vị

 Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tảithông tin phục vụ hoạt động của đơn vị

 Tăng khả năng sử dụng các nguồn lực của cơ quan, đơn vị

 Nâng cao năng suất lao động của cơ quan đơn vị

 Tiết kiệm chi phí

Tóm lại, hoạt động văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp Chất lượnglàm việc của văn phòng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của các bộ phận khác vàtoàn thể cơ quan Do đó, quản trị hành chính văn phòng sẽ góp phần quan trọng để cơquan, đơn vị thực hiện các lĩnh vực quản trị khác một cách có hiệu quả nhằm đạt mụctiêu đã đề ra

Hình 2: Quản trị hành chính văn phòng

(Nguồn: Internet)

Chức năng của quản trị hành chính văn phòng:

- Hoạch định công việc hành chính: là quá trình xác định mục tiêu, chọn lựa giải

pháp, công cụ, hình thành kế hoạch và chương trình hành động để thực hiện có hiệuquả những mục tiêu đã để ra Hoạch định là chức năng đầu tiên của quá trình quản trịảnh hưởng đến các chức năng khác

- Tổ chức công việc hành chính văn phòng: là quá trình nghiên cứu thiết lập một

cơ cấu hợp lí các mối quan hệ giữa các thành viên trong một tổ chức, thông qua đó chophép thực hiện mục tiêu của tổ chức Sự thiếu vắng của một tổ chức năng động và hợp

lý sẽ gây ra những hậu quả đáng tiếc

- Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng: là hoạt động tác động, thúc đẩy, hối

thúc nhân viên hoàn thành công được giao Để lãnh đạo tốt trước hết người lãnh đạonày này phải hoàn thành cũng như có những tiêu chuẩn, phương pháp làm việc hiệuquả

- Kiểm soát công việc hành chính: là phải nắm được tiến độ công việc của nhân

viên Kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế làm việc…; kiểm

tra các nghiệp vụ chuyên môn của văn phòng thực hiện theo đúng tiêu chuẩn, thủ tục,

kế hoạch đã đề ra hay không; xem xét việc thực hiện các quy chế làm việc và đánh giánăng lực của nhân viên

- Dịch vụ hành chính văn phòng: làm những công việc như sau: kế hoạch hành

chính, dịch vụ lễ tân, lưu giữ và bảo quản các sổ sách, chuyển phát thư hay các dịch vụ

về nhân sự, dựa trên sự thỏa thuận về hợp đồng

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG, ĐIỂM MẠNH, ĐIỂM YẾU CỦA QUẢN TRỊ

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CP MISA 2.1 Sơ lược về Công ty CP MISA

Hình 3: Logo của Công ty

(Nguồn: Công ty Cổ phần MISA)

- Loại hình doanh nghiệp: Công ty Cổ phần

- Tên công ty: Công ty Cổ phần MISA

- Tên quốc tế: MISA Joint Stock Company

- Tên viết tắt: MISA JSC

- Ngày thành lập: 25/12/1994

- Địa chỉ (trụ sở chính): Tầng 9 – Tòa nhà TECHNOSOFT, phố Duy Tân,

phường Dịch Vọng Hậu, Q Cầu Giấy, TP Hà Nội

- Ngành nghề kinh doanh: Thông tin – Viễn thông, nghiên cứu, cung cấp phần

mềm, ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) cho cơ quan, nhà nước, doanh nghiệp

2.2 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty

Tên gọi "MISA" bắt nguồn từ "Management Information System forAccounting" do giai đoạn đầu thành lập MISA sản xuất phần mềm kế toán Hiện nay,Công ty CP MISA chuyên cung cấp các phần mềm quản lý cho cộng đồng doanhnghiệp cũng như khối cơ quan nhà nước, cá nhân Sau hơn 20 năm hình thành và pháttriển, công ty đã phấn đấu trở thành công ty hàng đầu về lĩnh vực sản xuất phần mềmtại Việt Nam.

MISA trải qua 4 giai đoạn :

Giai đoạn 1 (1994 – 1996): Xác lập chỗ đứng trên thương trường

Là bước đầu sáng lập MISA Group, tìm hiểu nghiên cứu và xác lập con đường đilâu dài cho MISA Phần mềm đóng gói MISA phục vụ cho công tác kế toán đượcchứng minh là nền tảng cho sản phẩm và hướng phát triển sau này của công ty Năm

1994, sản phẩm đầu tiên là phần mềm Misa 1.0 được đưa ra thị trường, 1 năm sauMISA – SME 2.0 và RESTAP cũng được ra đời

Giai đoạn 2 (1996 – 2001): Tận dụng cơ hội, phát triển thương hiệu

Giai đoạn 1996 – 2001, mục tiêu là chiếm lĩnh thị trường trong nước và xây dựngMISA thành một thương hiệu mạnh

Các dòng sản phẩm được ra đời và được ứng dụng khắp các đơn vị kinh tế NhàNước như: MISA Mimosa 4.0, MISA Mimosa 4.5, MISA Mimosa 5.0 và hàng loạt cácgiải thưởng như: Huy chương bạc CNTT97, đơn vị phần mềm có doanh số cao tạiComputer World Expo’2000 Tận dụng cơ hôi, MISA triển khai phần mềm kế toánhành chính sự nghiệp trên phạm vi toàn quốc và trở thành phần mềm tác nghiệp đầutiên phổ biến tại Việt Nam

Giai đoạn 3 (2001 – 2010): Vươn lên để trở thành chuyên nghiệp

Tháng 4/ 2002 MISA chuyển đổi thành Công ty Cổ phần MISA, tên giao dịch làMISA JSC Để triển khai được mạng lưới phân phối trên toàn quốc, công ty đã thànhlập 4 văn phòng đại diện tại 4 khu vực là Hà Nội, Đà Nẵng, TP Hồ Chí Minh và Buôn

Ma Thuột Giai đoạn này, MISA thành công với những sản phẩm mới như: MISAPanda.NET 2006, MISA Bamboo.NET 2008 và MISA CRM.NET 2009

Giai đoạn 4 (2010 – đến nay): Xây dựng và đưa phần mềm vào sử dụng như một dịch vụ

Năm 2010, MISA là một trong những công ty phần mềm đầu tiên tại Việt Namxây dựng và triển khai các phần mềm như một dịch vụ (Software as a Service – SaaS),

xu hướng điện toán đám mây (Cloud Computing) như: SME.NET, AMIS.VN,QLTS.VN, HOTICH.VN, QLTH.VN

Hình 4: Công ty CP MISA

(Nguồn: https://www.lienvietcons.vn/) 2.3 Bộ máy tổ chức của Công ty

2.3.1 Cơ cấu tổ chức

Một doanh nghiêp hoạt động hiệu quả đòi hỏi cần phải có một cơ cấu tổ chứcchặt chẽ, phối hợpn hịp nhàng trong mọi hoạt động Hiểu được điều này, MISA luônluôn chú trọng vào việc xây dựng tổ chức trong công ty Dưới đây là cơ cấu tổ chứccủa công ty MISA

KHỐI SẢN XUẤT TRUNG TÂM TƯ VẤN VÀ HỖ TRỢ KHÁCH

Hình 5: Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty

(Nguồn: Phòng Tổ chức MiSa, 2019) 2.3.2 Mô tả trách nhiệm của các phòng ban

- Đại hội đồng Cổ đông: là Chủ tịch Lữ Thành Long có nhiệm quyết định sữa

đổi, bổ sung điều lệ, vạch ra chiến lược cho công ty, giám sát các hoạt động kinhdoanh cũng như giải quyết các hoạt động rủi ro

- Ban kiểm soát: gồm trưởng ban kiểm soát bà Ngô Thị Thanh Hoa, có nhiệm vụ

giám soát, kiểm soát các hoạt động công ty, quản lý điều hành và báo cáo lên Đại hộiđồng cổ đông

- Hội đồng quản trị: Quyết định cơ cấu tổ chức của Công ty Đề ra các loại cổ

phiếu có thể phát hành và tổng số phiếu phát hành theo từng loại Giải quyết các khiếunại cũng như quyết định lựa chọn đại diện để giải quyết các vấn đề liên quan tới thủtục pháp lý

- Ban tổng giám đốc: có bà Đinh Thị Thúy làm tổng giám đốc với nhiệm vụ đưa

ra các kế hoạch chiến lược, chiến thuật ngắn và dài hạn cho công ty, giám sát chặt chẽcác hoạt động và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị

Văn phòng đại diện:

- VP MISA HÀ NỘI: Thực hiện việc triển khai và hỗ trợ khách hàng thuộc khu

vực miền Bắc từ Quảng Bình trở ra

- VP MISA ĐÀ NẴNG: Thực hiện việc triển khai và hỗ trợ khách hàng 6 tỉnh

thành khu vực miền Trung là Quảng Trị, Thừa Thiên Huế, Đà Nẵng, Quảng Nam vàQuãng Ngãi

- VP MISA BUÔN MA THUỘC: Thực hiện việc triển khai và hỗ trợ khách hàng 4

tỉnh khu vực Tây Nguyên là Kon Tum, Gia Lai, Đăk Lăk và Đăk Nông

- VP MISA TP HỒ CHÍ MINH: Thực hiện việc triển khai và hỗ trợ khách hàng

từ Bình Định trở vào

- VP MISA CẦN THƠ: Thực hiện việc triển khai và hỗ trợ khách hàng 9 tỉnh

thành khu vực đồng bằng sông Cửu Long

- Trung tâm phát triển phần mềm: Thực hiện chức năng xúc tiến, triển khai các

sản phẩm phần mềm của công ty

KHỐI SẢN XUẤT TRUNG TÂM TƯ VẤN VÀ HỖ TRỢ KHÁCH

HÀNG