TIỂU LUẬN đề tài kĩ NĂNG làm VIỆC NHÓM tính tất yếu của sự hợp tác trong làm việc nhóm bốn yếu tố nền tảng của một nhóm làm việc

Trong thực tế có những công việc mà một cá nhân không đủ khả năng giải quyết hoặc giải quyết hiệu quả không cao, vìthế, lựa chọn làm việc nhóm là sự phương pháp thực hiện công việc hợp l

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN LANG

KHOA: TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN NĂNG LỰC SINH VIÊN

MÔN: KĨ NĂNG MỀM

-oOo-

TIỂU LUẬN

ĐỀ TÀI: KĨ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm 4 Lớp học phần: 212_71SSK020003_56 Giảng viên hướng dẫn: ThS Phạm Phương Vũ

TP.HCM, ngày 12 tháng 03 năm 2022

Mục Lục

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI MỞ ĐẦU 2

I.Nhóm là gì? 3

II Ý nghĩa của làm việc nhóm 3

1 Phân công công việc 3

2 Quản lý và kiểm soát công việc 3

3 Giải quyết vấn đề và ra quyết định 4

4 Thu thập thông tin và các ý tưởng 4

5 Xử lý thông tin 4

6 Phối hợp, tăng cường sự tham gia và cam kết 4

7 Đàm phán và giải quyết xung đột 4

8 Thoả mãn nhu cầu quan hệ xã hội và tăng cường ý thức về bản thân trong các mối quan hệ với những người khác 5

9 Nhận được sự giúp đỡ trong việc thực hiện mục tiêu cụ thể 5

10 Chia sẻ, thông cảm khi cùng tạo nên một thành quả lao động cụ thể 5

III Tính tất yếu của sự hợp tác trong làm việc nhóm 5

IV Bốn yếu tố nền tảng của một nhóm làm việc 6

Mục tiêu chung 6

Tầm nhìn 7

Sứ mệnh 7

Giá trị cốt lõi 7

V Các giai đoạn phát triển của một nhóm làm việc 7

a Giai đoạn hình thành 8

b Giai đoạn bão tố 9

c Giai đoạn ổn định hay xây dựng các chuẩn mực 10

d Giai đoạn trưởng thành và hoạt động thành công 10

e Giai đoạn kết thúc / trì hoãn 10

VI Các tiêu chí đánh giá nhóm làm việc hiệu quả 11

VII Các giai đoạn tiếp cận và chuẩn bị làm việc nhóm 12

1 Giai đoạn lập kế hoạch 12

2 Giai đoạn thực hiện 13

VIII.Các yếu tố tạo nên hiệu quả làm việc nhóm 13

Yếu tố nội tại 13

Yếu tố ngoại tại 14

IX Các yếu tố cản trở hiệu quả làm việc nhóm 14

1 Yếu tố tâm lý của các thành viên trong nhóm 14

2 Việc xác định mục tiêu nhóm thiếu rõ ràng 15

3 Quy chế làm việc nhóm không chặt chẽ, sự phối hợp giữa các thành viên lỏng lẻo 15

X Kỹ năng lãnh đạo nhóm 16

a Thúc đẩy sự tận tâm của các thành viên 16

Luôn khuyến khích động viên 16

Đề cao tinh thần đồng đội 16

Nuôi dưỡng sự hăng hái, nhiệt tình 16

Tạo không khí vui vẻ 16

b Xác định điều quan trọng nhất trong thời điểm hiện tại 17

c Xây dựng một tinh thần chung cho nhóm 17

XI Các kỹ năng cần có để làm việc nhóm hiệu quả 18

1 Đối với các cá nhân 18

a Lắng nghe 18

b Chất vấn 18

c Thuyết phục 18

d Tôn trọng 18

e Trợ giúp 18

f Sẻ chia 18

g Phối hợp 18

2 Đối với tổ chức nhóm 19

a Các kỹ năng chung trong tổ chức nhóm 19

b Một số phương pháp sử dụng trong làm việc nhóm 24

c Một số điều cần lưu ý khi làm việc nhóm 24

LỜI CẢM ƠN 24

Tư liệu kham khảo 25

Bảng hiệu suất đóng góp : 25

LỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm gần đây, hẳn bạn cũng thường nghe nói rất nhiều đến các thuật

ngữ “làm việc đồng đội”, “xây dựng tinh thần đồng đội”, hoặc các thuật ngữ tương ứng của tiếng Anh như “team building”, “teamwork skills”,… Ngày nay, khái niệm “làm việc đồng đội” ngày càng trở nên phổ biến và được sử dụng nhiều ở các công ty, tổ chức.

Trên thực tế, có thể rất nhiều người chúng ta nghe nói đến kỹ năng làm việc đồng đội,nhưng không phải ai cũng được trang bị những hiểu biết cơ bản về làm việc đồng đội, tạisao phải làm việc đồng đội và nhất là làm thế nào để nâng cao tinh thần làm việc đồngđội, xây dựng những đội làm việc hiệu quả trong các doanh nghiệp, trường học ?

Khi tìm hiểu và quyết định chọn đề tài này làm tiểu luận, nhóm em không chỉ đượchọc hỏi thêm về những kiến thức mà còn được thực hành các kĩ năng làm việc nhómhiệu quả

Trân trọng!

I.Nhóm là gì?

Trong giai đoạn hiện nay, xu hướng làm việc nhóm đang được khuyến khích ở hầu hếtcác lĩnh vực, xuất phát từ quan niệm “trí tuệ tập thể bao giờ cũng sáng suốt hơn trí tuệcủa mỗi cá nhân” Người ta coi các nhóm làm việc là nhân tố cơ bản tạo nên hiệu quảcủa vốn nhân lực trong một tổ chức Nhưng làm thế nào để có kỹ năng làm việc nhómthành thục nhằm phát huy triệt để khả năng của mỗi cá nhân và sự phối hợp khi hoạtđộng trên mọi phương diện? Đó chính là vấn đề đặt ra đối với chuyên đề này

Một cách hiểu khái quát nhất, nhóm là tập hợp các thành viên có số lượng từ hai ngườitrở lên, có giao tiếp trực diện, có kỹ năng bổ sung cho nhau, có sự chia sẻ mối quan tâmhoặc mục đích chung

Có hai hình thức nhóm gồm: Nhóm chính thức và nhóm không chính thức:

+ Nhóm chính thức là nhóm có tổ chức ổn định, có chức năng nhiệm vụ rõ ràng, thườngtập hợp những người cùng chung chuyên môn hoặc có chuyên môn gần gũi nhau, tồn tạitrong thời gian dài

+ Nhóm không chính thức thường được hình thành theo những yêu cầu nhiệm vụ độtxuất, có thể là tập hợp của những người có chuyên môn không giống nhau và ở nhiềulĩnh vực khác nhau Nhóm không chính thức có nhiệm vụ giải quyết nhanh một hoặc một

số vấn đề trong thời gian ngắn

Đa số các tổ chức đều xuất hiện cả nhóm chính thức và nhóm không chính thức

II Ý nghĩa của làm việc nhóm

1 Phân công công việc

Hoạt động nhóm ngày càng trở thành một yêu cầu thiết yếu trong các tổ chức với mụctiêu để phân công công việc và phối hợp công việc Trong thực tế có những công việc

mà một cá nhân không đủ khả năng giải quyết hoặc giải quyết hiệu quả không cao, vìthế, lựa chọn làm việc nhóm là sự phương pháp thực hiện công việc hợp lý nhất Theo

đó, mỗi thành viên trong nhóm sẽ tham gia đóng góp vào nội dung làm việc chung củanhóm để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ đối với vấn đề và yêu cầu công việc mà nhómđược giao Mỗi thành viên khi tiếp nhận phần việc của mình sẽ buộc phải có sự tươngtác với công việc của các thành viên khác trong nhóm Phân công công việc không tạonên những hoạt động độc lập mà thực chất là sự phân công phối hợp

2 Quản lý và kiểm soát công việc

Làm việc nhóm cũng để tăng cường quản lý và kiểm soát công việc, bởi vai trò và tráchnhiệm của nhóm sẽ khiến các thành viên của nhóm phải có sự xem xét toàn diện côngviệc được giao Đối với những công việc đòi hỏi phải có quyết định rõ ràng, làm việcnhóm sẽ giúp giải quyết vấn đề một cách tối ưu nhất, từ đó giúp tổ chức có những quyết

định tốt nhất Trong nhóm, hoạt động của mỗi thành viên sẽ được kiểm soát bằng nhữngquy chế làm việc đã được cả nhóm thống nhất Với tư cách là một cá nhân làm việctrong một nhóm, mỗi thành viên sẽ chịu sự quản lý của người phụ trách nhóm, điềuchỉnh hành vi giao tiếp, giải quyết vấn đề theo khuôn khổ quy chế đã đề ra Công việc, vìvậy, sẽ được tiến hành trôi chảy và đồng bộ, có sự phối hợp nhịp nhàng.

3 Giải quyết vấn đề và ra quyết định

Làm việc nhóm là dịp để mỗi cá nhân đóng góp ý tưởng với những phát kiến của mình.Những vấn đề do một cá nhân không thể giải quyết sẽ có sự tham gia đề xuất ý kiến, giảipháp của nhóm Từ những ý kiến, quan điểm và giải pháp khác nhau, thông qua hoạtđộng nhóm sẽ thống nhất các nội dung, vấn đề về một mối, tránh được sự chủ quan, độcđoán Quyết định cuối cùng của nhóm không bao giờ là của một thành viên bởi đó làthành quả làm việc của cả nhóm

4 Thu thập thông tin và các ý tưởng

Làm việc nhóm là quá trình thu nạp thông tin và các ý tưởng hiệu quả nhất Mỗi thànhviên trong quá trình làm việc tham gia đóng góp ý kiến cũng tức là cung cấp thông tinliên quan đến các vấn đề cần giải quyết các thông tin được chia sẻ sẽ làm được bổ sung

và làm phong phú nguồn tư liệu cần thiết phục vụ cho nội dung vấn đề nhóm cần giảiquyết Cũng chính trong quá trình làm việc nhóm, các ý tưởng khác nhau sẽ được đềxuất, tạo nên sự đa dạng trong việc kiếm tìm các giải pháp cho vấn đề cần giải quyết.Nhờ đó nhóm có cơ hội lựa chọn nhiều hơn cho những quyết định cuối cùng

5 Xử lý thông tin

Thực chất của việc xử lý thông tin là trên cơ sở các nguồn dữ liệu, cứ liệu đã được cungcấp, nhóm sẽ phải lựa chọn những thông tin thiết yếu, liên quan trực tiếp đến vấn đềnhóm cần giải quyết Việc xử lý thông tin sẽ do tập thể nhóm quyết định với cái nhìn đachiều, đa diện và đảm bảo tính khách quan Nguồn thông tin và các ý tưởng đa dạng đòihỏi việc xử lý thông tin phải nhanh chóng và chuẩn xác Sự tham gia của các thành viêntrong nhóm thực chất hướng tới tiêu chí này

6 Phối hợp, tăng cường sự tham gia và cam kết

Một nhóm hiệu quả sẽ là nhóm có sự phối hợp chặt chẽ, tăng cường được sự tham giacủa các thành viên trong nhóm, thậm chí là sự tham gia của những người ngoài nhómtheo sự thống nhất trao đổi, học hỏi của cả nhóm Nhóm phối hợp tốt là nhóm phát huyđược tối đa khả năng của các thành viên vì mục tiêu chung của nhóm Giữa các thànhviên có sự ăn ý, nhịp nhàng, hỗ trợ cùng giải quyết vấn đề Nhóm phối hợp tốt là nhóm

mà các thành viên đều tuân thủ theo những cam kết đã được thông qua trước cả nhóm,không có quan điểm cá nhân trong quyết định cuối cùng của nhóm

7 Đàm phán và giải quyết xung đột

Làm việc nhóm sẽ tăng cường các mối quan hệ giao tiếp Mọi ý kiến cá nhân đưa ra đềuđược xem xét trên quan điểm của cả nhóm, vì vậy, mọi ý kiến phải tìm kiếm được sựđồng thuận của các thành viên trong nhóm Để thuyết phục các thành viên khác, những ýkiến, giải pháp đưa ra phải dựa trên sự thương thuyết với những luận điểm, luận cứ vàluận chứng xác đáng Nhờ đó kỹ năng đàm phán được phát huy Mặt khác trong trườnghợp các quan điểm trái chiều khi xuất hiện trong nhóm cũng sẽ được điều tiết bởi sựthống nhất cuối cùng của nhóm, tránh nảy sinh xung đột, nhất là xung đột cá nhân có thểxảy ra.

8 Thoả mãn nhu cầu quan hệ xã hội và tăng cường ý thức về bản thân trong các mối quan hệ với những người khác

Làm việc nhóm đáp ứng được nhu cầu quan hệ xã hội Quá trình làm việc nhóm cũng làquá trình kết nối, tìm hiểu về nhau của các thành viên trong cùng một nhóm, đồng thờicũng là quá trình tự ý thức của bản thân mỗi người trong mối tương quan với các thànhviên khác của nhóm Mỗi thành viên nhóm có cơ hội bộc lộ năng lực, trình độ, thậm chí

cá tính của mình, đồng thời cũng có sự nhìn nhận, đánh giá những biểu hiện của ngườikhác trong nhóm, từ đó điều chỉnh hành vi, ngôn ngữ, thậm chí cả tính cách cho phù hợpvới tập thể nhóm,

9 Nhận được sự giúp đỡ trong việc thực hiện mục tiêu cụ thể

Thông qua nhóm, mỗi cá nhân có cơ hội tự điều chỉnh mình trên cả phương diện giaotiếp, khả năng phối hợp và kiến thức, nhận được sự giúp đỡ trong việc thực hiện mục tiêu

cụ thể Thế mạnh trong khả năng và trình độ được phát huy, và bên cạnh đó những điểmyếu của mỗi cá nhân cũng sẽ được khắc phục

10 Chia sẻ, thông cảm khi cùng tạo nên một thành quả lao động cụ thể

Nhóm cũng là nơi có thể chia sẻ, thông cảm và tìm được sự cộng hưởng khi cùng tạonên một thành quả lao động cụ thể Làm việc theo nhóm có thể giảm được một số nhân

sự, khâu trung gian nên hoạt động của tổ chức linh hoạt hơn trong mọi điều kiện khácnhau, kể cả trong bối cảnh biến đổi mạnh, nhờ đó nắm bắt cơ hội và giảm thiểu đượcnhiều nguy cơ nguy cơ Ý thức về trách nhiệm cá nhân trong nhóm, thành quả công việccủa nhóm ảnh hưởng trực tiếp đến từng cá nhân đã tạo nên sự đồng cảm giữa cácthành viên trong nhóm Các thành viên sẽ có chung niềm vui, nỗi buồn và những bài họcquý giá trong và sau khi làm việc nhóm

III Tính tất yếu của sự hợp tác trong làm việc nhóm

Chắc chắn là tất cả chúng ta đều ngưỡng mộ những người thành đạt, những người tiênphong, những cá nhân dũng cảm và những nhà khoa học đã làm thay đổi cả thế giớibằng sức mạnh của trí óc

Dù rất ngưỡng mộ những thành tựu cá nhân, nhưng sự thật là không có thành tựu nàođược tạo ra bởi một cá nhân riêng lẻ Một cá nhân đơn lẻ có thể tự mình làm nên điều vĩ

đại chỉ có trong thần thoại Rambo hay những vị anh hùng một mình chiến đấu chống lại

kẻ thù chỉ là những nhân vật hư cấu, không có thực

Những thành tựu cá nhân thực chất là kết quả làm việc của cả một nhóm Ngay cả ElbertEinstein, người đã tạo ra bước đột phá về khoa học thế giới với thuyết tương đối cũngkhông làm việc một mình Chính ông cũng khẳng định điều đó: “Cuộc sống của tôi vànhững thành tựu mà tôi đạt được ngày hôm nay là nhờ sự đóng góp của rất nhiều người

Do đó, tôi phải sống và làm việc sao cho xứng đáng với những gì họ đã làm cho tôi.” Lịch

sử đã được đánh dấu bởi những thành tựu của những nhà lãnh đạo tài ba và những cánhân có tư duy đổi mới Và họ luôn là thành viên của nhóm

Điều đó cho thấy làm việc nhóm không chỉ có tầm quan trọng đối với sự phát triển củatừng cá nhân, từng nhóm riêng lẻ mà còn với cả một đất nước, một dân tộc và nói rộng

ra là cả thế giới

Nếu muốn khai thác tiềm năng của mình hoặc đạt một thành tựu nào đó, thì bạn nên gianhập một nhóm

IV Bốn yếu tố nền tảng của một nhóm làm việc

Một nhóm làm việc được gọi là một nhóm thì phải đảm bảo đủ 4 yếu tố như sau: (1) cómục tiêu chung; (2) có tầm nhìn ; (3) có sứ mệnh; (4) có các giá trị cốt lõi

Mục tiêu chung

Mục tiêu chung là điểm quy tụ các các thành viên và họ phải cùng chia sẻ trách nhiệm

để đạt được điều đó Vì vậy, nếu mục đích càng rõ ràng, khiến mỗi người đều hiểu vàhiểu giống nhau thì sự thống nhất hay tính liên kết trong nhóm sẽ tăng lên mạnh mẽ.Mục đích càng mông lung, hay thay đổi càng dễ dẫn đến việc nhóm trở nên rời rạc, chia

rẽ, thậm chí là các thành viên trở nên mất đoàn kết, nghi ngờ hay nhiệm vụ chồng chéolên nhau

Ví dụ, một số trường đại học gần đây thành lập “Câu lạc bộ tiếng Anh” nhằm cải thiệnkhả năng nói và nghe của sinh viên qua những giờ thực hành ngoại khóa Có một thực tế

là để duy trì Câu lạc bộ rất khó vì thành viên thường xuyên thay đổi hoặc sinh hoạt khôngđều đặn, thường xuyên Trong khi những khó khăn về tài chính, nguồn hỗ trợ, người quản

lý là hoàn toàn có thể giải quyết được thì khó khăn về duy trì mục đích chính trong từngthành viên lại khó vô cùng Thời gian đầu, sinh viên khi đến tham gia Câu lạc bộ TiếngAnh có rất nhiều mục đích khác nhau như cải thiện kỹ năng nghe, kỹ năng nói, tăngcường sự tự tin, tìm kiếm cơ hội thực hành trình bày hay đơn giản chỉ là tìm kiếm bạn bè,thử sức … Tuy nhiên, để Câu lạc bộ đi vào hoạt động một cách hiệu quả, những người tổchức phải xây dựng được mục đích chung cho tất cả các thành viên tham dự Và điềunày phải được duy trì thường xuyên để cho mọi người xác định lại mục đích cá nhân củamình Từ đó củng cố và phát triển được mục đích chung của nhóm Sau một thời gian đivào hoạt động, với số lượng gần 100 người ban đầu tham gia, chỉ còn lại hơn 20 thànhviên Tuy con số ít đi rất nhiều nhưng bạn hoàn toàn có thể yên tâm vào những người này

vì mục đích chung của Câu lạc bộ đã được xác định rất cụ thể trong họ Những người tổchức còn có nhiệm vụ không kém phần quan trọng đó chính là tiếp tục phát triển để duytrì mục đích chung cho cả nhóm.

Do đó điều quan trọng là làm sao cho mục tiêu chung của nhóm và mục tiêu cá nhân

“ăn khớp” với nhau Mục tiêu là điểm quy tụ ban đầu nhưng cần được rà soát suốt quá

trình sinh hoạt nhóm vì cuộc sống thay đổi, nảy sinh những vấn đề mới, nhu cầu mới

Tầm nhìn

Tầm nhìn tập trung vào tương lai Nó là nguồn cảm hứng và động lực Tầm nhìn giúp

thành viên trong nhóm không ngừng nỗ lực để hoàn thành mục tiêu chung Ngoài ra, mỗi

cá nhân sẽ có định hướng nâng cao năng lực bản thân, phát triển toàn diện để ngày càngthành công hơn

Sứ mệnh

Sứ mệnh mô tả hành động mà các thành viên trong nhóm cần thực hiện ra sao để đạt

được Tầm nhìn Sứ mệnh tập trung vào những việc làm trong hiện tại, trong khi tầm nhìnhướng về tương lai

Giá trị cốt lõi

Giá trị cốt lõi (Core Values) có thể hiểu là tập hợp các quan niệm và nguyên tắc cơ bản,

thiết yếu, mang tính lâu dài của một nhóm Giá trị cốt lõi là tuyên bố xác định điều gì có ýnghĩa quan trọng đối với nhóm và điều chỉnh cách thức nhóm hoạt động

V Các giai đoạn phát triển của một nhóm làm việc

Bất kỳ nhóm nào cũng sẽ trải qua các giai đoạn khai sinh, lớn lên, trưởng thành và kếtthúc Khi bạn bước chân vào một môi trường Đại học hoàn toàn mới và gặp gỡ nhữngngười bạn xa lạ Từ những người chưa quen biết nhau, bạn và mọi người trong lớp đượcsinh hoạt và học tập cùng nhau Ban đầu, có thể mọi người chưa hiểu nhau, hiểu lầmnhau, thậm chí có những xung đột Dần dần, các bạn biết cách cùng hợp tác, giúp đỡnhau học tập và hoàn thành những mục tiêu chung của lớp Hết bốn năm học, các bạn

có tình cảm với nhau sâu nặng lắm, nhưng đó lại là điểm kết thúc của nhóm (lớp) đạihọc Các bạn ra trường, tìm việc làm, vào các công ty khác nhau – tức là gia nhập vàonhững nhóm mới, không chỉ một nhóm mà sẽ có rất nhiều nhóm sau đó mà chắc chắn

để đạt được thánh công, bạn phải tham gia

Biết được quy luật phát triển của nhóm, người phụ trách sẽ có những sách lược can thiệpphù hợp cho từng giai đoạn Theo nhà Tâm lý học Tổ chức và Công nghiệp BruceTuckman (Hoa Kỳ), bất kỳ một nhóm nào cũng trải qua 5 giai đoạn như sau:

 Giai đoạn hình thành hay thành lập (forming);

 Giai đoạn bão tố hay hỗn loạn (storming);

 Giai đoạn ổn định hay xây dựng các chuẩn mực (norming);

 Giai đoạn trưởng thành hay hoạt động/ thực thi (performing);

 Giai đoạn kết thúc/ trì hoãn (adjourning)

Trong giai đoạn này, các thành viên tỏ ra giữ ý, khiêm nhường và có phần hơi lạnh nhạt.Mâu thuẫn hiếm khi bùng phát do chủ yếu mọi hoạt động còn mang tính chất cá nhân.Mỗi cá nhân sẽ đều có ý kiến riêng và nhìn chung đều dè dặt Dường như không ai chứng

tỏ được khả năng làm lãnh đạo của nhóm

Ở giai đoạn này, hai vấn đề chủ yếu là làm sao xác định được mục đích và tạo ra đồngthuận cao của toàn nhóm về mục đích Kế đó là xác định những thành viên phù hợp nhấtcho mục đích Việc khởi đầu này không dễ vì nếu cuộc tranh cãi về mục đích không đi tớiđâu và kết nạp những thành viên không phù hợp thì nhóm có thể tan rã, giống như là

“chết yểu”

Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều lúc nhóm không hình thành theo kiểu này Khi các bạnbước chân vào một công ty hay một lớp học, tức là khi đó bạn đã bước chân vào mộtnhóm đã có sẵn Lúc này, mục đích của nhóm, đôi khi không được các thành viên ý thứcmột cách rõ ràng Cùng trong một lớp học, mỗi người chúng ta sẽ có những mục đích rấtkhác nhau: có người đến lớp chỉ vì ba mẹ muốn thế; người khác thì chỉ mong “có tấmbằng đại học” là được và cũng không ít bạn muốn có tri thức vững vàng, kỹ năng nghềnghiệp tinh thông để có thể thành công trong sự nghiệp sau này… Đối với các nhóm cósẵn kiểu này thì khi có người lãnh đạo mới, sự thay đổi của nhiều thành viên hay sự thayđổi của mục đích thì nhóm cũng bàn bạc như khởi đầu lại Người lãnh đạo mới cũng phải

thẩm định tình hình chung, làm quen với nhóm viên, v.v …

b Giai đoạn bão tố

Ở giai đoạn này, các thành viên đã có thời gian hiểu được nhau ở nhiều khía cạnh: kiểu

cư xử, tính cách, các giá trị, năng lực,… và chính những điều này dẫn đến có rất nhiều sựkhác nhau trong nhu cầu, động cơ, mục đích, quyền lợi và cả cách thức làm việc Và nhưvậy mâu thuẫn xảy ra, hoặc đơn giản là những hiềm khích đủ để cản trở công việc nhưchính tên gọi

Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu tìm kiếm tự do trong sự quản lý của cấp trên và các thànhviên trong nhóm bắt đầu bày tỏ những ý kiến khác nhau về mục tiêu chung của nhóm vàtìm cách giải quyết vấn đề thế nào cho tốt Nhiệm vụ của nhóm trong giai đoạn này làphát triển mục tiêu chung, thống nhất giá trị và chương trình hành động Các cuộc tranhluận nảy lửa không thể tránh khỏi trong quá trình làm việc và mâu thuẫn thường xảy ra ởgiai đoạn này

Vấn đề mấu chốt là gia tăng sự đóng góp của các thành viên cho mục tiêu chung củanhóm Chính vì vậy, sự trao đổi, liên lạc phải chuyển chiều từ trên xuống dưới sang đốithoại bình đẳng giữa các cấp độ với nhau Sự chuyển tiếp lên giai đoạn 2 có thể đượcxem là giai đoạn khó khăn, thách thức nhất của nhà quản lý Cách cư xử lịch sự và sựtôn trọng trong các buổi họp nhóm trước đây nhường chỗ cho những tranh cãi về sự bấtđồng quan điểm dường như không có hồi kết Mọi người có vẻ như không còn hợp tácvới nhiều thách thức cũng đặt ra cho nhà quản lý Do đó, nhà quản lý phải có các biệnpháp giải quyết xung đột hơn là cố thiết lập một bầu không khí tin tưởng giả tạo trong sựbất đồng ý kiến của các thành viên trong nhóm Nếu mọi chuyện đều suôn sẻ, thuận lợi,giai đoạn này sẽ kéo dài hai tháng

Đây là thời kỳ bắt đầu hình thành bè phái, có sự xung đột giữa các tính cách trái ngượcnhau, không ai chấp nhận ý kiến của người khác mà chưa có cuộc tranh cãi gay gắttrước đó Đặc biệt là có rất ít sự giao tiếp giữa các thành viên, vì không ai sẵn sàng nghengười khác nói cũng như không chịu mở lòng với người khác Cuộc “chiến tranh ngầm”này mang tính cực đoan với những lời châm chọc, công kích có ý nghĩa sâu xa

Sau giai đoạn làm quen, các thành viên nhóm bắt đầu bộc lộ ý nghĩ và cảm xúc củamình Va chạm khó tránh vì mỗi người một ý, với cá tính thái độ và những giá trị khácnhau Mục đích chung tiếp tục được tranh cãi và các phương tiện để đạt tới mục đích

phải chi tiết và khả thi hơn Truyền thông trong nhóm chưa suôn sẻ, người ta chưa hiểunhau đầy đủ Một số cá nhân muốn tự khẳng định có thể nổi lên với xu hướng thống trị.Những người này có thể được xem như lãnh đạo giả hiệu của thời kỳ đầu.

Ở giai đoạn này, nếu người lãnh đạo nhóm không cương quyết hoặc ít “độc đoán” thì tậpthể/nhóm sẽ lâu ổn định để bước vào giai đoạn phát triển tiếp sau Đây là một giai đoạnphát triển tất yếu, nhóm không nên nản lòng hay đốt cháy giai đoạn

c Giai đoạn ổn định hay xây dựng các chuẩn mực

Nếu một nhóm được quản lý tốt, vượt qua được những xung đột không thể tránh khỏitrong giai đoạn 2, các thành viên tin tưởng nhau thì sự hợp tác, gắn bó giữa các thànhviên ngày càng tăng lên Các cuộc đối thoại, tranh luận sẽ cởi mở hơn và hướng đếncông việc nhiều hơn Sự xung đột sẽ giảm xuống khi các thành viên tập trung vào côngviệc và giảm bớt sự quan tâm vào địa vị, quyền lực và sự ảnh hưởng lẫn nhau Giai đoạnphát triển thứ 3 của một nhóm được định hình bởi các cuộc thương lượng, đàm phánnghiêm túc hơn về vai trò của từng cá nhân trong nhóm, cách thức tổ chức nhóm và quytrình làm việc Đây cũng là giai đoạn các thành viên trong nhóm củng cố mối quan hệ vớinhau

Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu nhận thấy những lợi ích của việc cộng tác cùng với nhau

và sự giảm bớt xung đột nội bộ Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành viênbắt đầu cảm thấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm của mình và những vấn đề nàyđược thảo luận cởi mở bên với toàn bộ nhóm Sự tiến bộ lớn nhất là mọi người có thể bắtđầu lắng nghe nhau Những phương pháp làm việc được hình thành và toàn bộ nhómđều nhận biết được điều đó

d Giai đoạn trưởng thành và hoạt động thành công

Đây là giai đoạn mà mọi thành viên trong nhóm yêu thích nhất – giai đoạn đạt năng suất

và hiệu quả cao nhất Những tồn đọng của các giai đoạn trước còn sót lại đều có thểđược giải quyết và cả nhóm tập trung toàn bộ sức lực hoàn thành mục tiêu chung Cácthành viên rất phấn khích khi làm việc với nhau để cùng đạt mục tiêu chung và tinh thầnđồng đội tăng cao hơn bao giờ hết

Một khi ổn định về tổ chức, nhóm bắt đầu làm việc có hiệu quả để thực hiện kế hoạch đã

đề ra Những mâu thuẫn giờ đây đã giảm nhiều Các nhóm viên tập trung vào vai trò vànhiệm vụ của mình Họ chí thú với mục đích chung Mọi thành viên tham gia vào việc xâydựng nhóm Các vấn đề nảy sinh được giải quyết trên cơ sở của sự đồng lòng nhất trí, cókhi chưa cần đến qui tắc, luật lệ Đây là giai đoạn lý tưởng nhất của tập thể/nhóm Mọingười tự giác làm việc và đều cảm thấy thỏai mái Lãnh đạo nhóm cũng bớt “cực khổ”hơn các giai đoạn trước vì không phải lo giải quyết mâu thuẫn và “đau đầu” vì lo sắp xếpcông việc Tuy nhiên, ở giai đoạn này, lãnh đạo “áp đặt”, “độc đoán” với các thành viên thì

sẽ lại làm không khí trong tập thể nặng nề, không vui vẻ, thỏai mái Tốt nhất là duy trì chế

độ “dân chủ” trong nhóm/tập thể

Đây là điểm cao trào, khi nhóm làm việc đã ổn định trong một hệ thống cho phép traođổi những quan điểm tự do và thỏai mái và có sự hỗ trợ cao độ của cả nhóm đối với mỗithành viên và với các quyết định của nhóm.

e Giai đoạn kết thúc / trì hoãn

Mục đích đề ra cũng đến lúc hoàn thành Nhóm sinh hoạt hè sau mấy tuần vui chơi kếtthúc để chuẩn bị năm học mới Nhóm nghiên cứu sản phẩm nước giải khát mới của hãngCoca Cola cũng phải hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn Tổ lao động hoàn thành mộtđợt sản xuất Mọi hoạt động đều phải kết thúc với một cuộc lượng giải để rút ra kinhnghiệm hay chuẩn bị cho một giai đoạn mới Một nhóm hoạt động không hiệu quả có thểtuyên bố giải thể để bắt đầu lại với những con người mới, chương trình mới

Như vậy, theo quy trình 5 giai đoạn này, không phải nhóm nào lần lượt rồi cũng sẽ kếtthúc theo kiểu giải tán Có rất nhiều nhóm sau khi kết thúc ở mức độ này, họ quay lại giaiđoạn hình thành ban đầu để thiết lập một nhóm mới với cách thức làm việc chuyênnghiệp hơn, tổ chức lại nhân sự sao cho phù hợp với mục tiêu chung mới, những chuẩnmực, quy tắc mới mang tính thiết thực hơn cho đặc điểm nhóm lúc bấy giờ Các giaiđoạn không được phân chia rạch ròi mà tiến triển theo khả năng riêng của từng nhóm

VI Các tiêu chí đánh giá nhóm làm việc hiệu quả

 Nhóm làm việc hiệu quả là nhóm có sự đồng thuận cao trong cả nhóm Mỗi thànhviên hiểu rõ mục tiêu công việc, trách nhiệm cá nhân và nguyên tắc làm việc;

 Các thành viên trong nhóm đều có chuyên môn phù hợp với nội dung và yêu cầulàm việc của nhóm;

 Kết quả cuối cùng của nhóm thỏa mãn được mục tiêu công việc, đúng tiến độ, chiphí tiết kiệm nhất;

 Kết thúc chương trình làm việc, các thành viên đều thu nhận được nhiều giá trịtích cực từ sự tham gia hoạt động nhóm của mình

Dựa trên những yêu cầu công việc cụ thể với các điều kiện khác nhau sẽ hình thànhnhững tiêu chí khác nhau Trong phạm vi chuyên đề này chúng tôi chỉ giới thiệu một sốtiêu chí đánh giá nhóm làm việc hiệu quả cơ bản sau:

 Cụ thể hóa các tiêu chí đánh giá hiệu quả nhóm trên cơ sở sự cam kết làm việchiệu quả của mỗi thành viên, mỗi người sẽ là một chủ thể trong nhóm Các thànhviên chủ động hoàn thành nhiệm vụ của mình trong nhóm, chủ động đưa ý kiến

và ra quyết định;

 Mọi vấn đề kết luận cuối cùng đều có sự thỏa thuận thông qua nhất trí hoặc biểuquyết, hạn chế ý kiến cá nhân Trường hợp có xung đột phải được giải quyết dựatrên sự nhất trí của đa số các thành viên Xung đột và sáng tạo đảm bảo lànhmạnh Xung đột là sự thúc đẩy sáng tạo Xung đột phải được kiểm soát tránh dẫnđến tác động tiêu cực;

 Mọi quyết định và chiến lược hành động không bị chi phối bởi một cá nhân Nhómhiệu quả là nhóm luôn tạo tiền đề cho sự sáng tạo và thành quả cao;

 Giao tiếp trong nhóm hiệu quả phải nhằm kích thích tinh thần trách nhiệm vàcách cư xử của mỗi thành viên và giúp họ hiểu rõ cách cư xử, ý kiến và hành độngcủa nhau Chấp nhận cả những ý kiến tiêu cực và tích cực Sẵn sàng cộng tác dựatrên nỗ lực chung và chia sẻ thông tin;

 Nhóm hiệu quả luôn có sự chia sẻ quyền lực Các thành viên đều nhận thức đượcvai trò của mình, đều có cảm giác là người gây ảnh hưởng, kích thích thành viên

ra quyết định và thực thi quyết định Nhờ đó kích thích phát triển năng lực, cánhân và sở thích;

 Một tiêu chí quan trọng nữa để xác định nhóm làm việc hiệu quả là giữa cácthành viên có sự chia sẻ tầm nhìn, chia sẻ trách nhiệm, chia sẻ mức độ đáp ứng

VII Các giai đoạn tiếp cận và chuẩn bị làm việc nhóm

1 Giai đoạn lập kế hoạch

Giai đoạn lập kế hoạch nhằm chuẩn bị các điều kiện, nguồn lực cần thiết cho việc thựchiện làm việc nhóm Kết quả làm việc nhóm phụ thuộc trực tiếp vào giai đoạn lập kếhoạch Trong giai đoạn này, cần lựa chọn nhóm trưởng Đây là việc rất quan trọng bởi vaitrò điều tiết của trưởng nhóm Trong thực tế các tổ chức khi xây dựng các nhóm chínhthức, ổn định, trưởng nhóm sẽ được chỉ định Nhưng cũng nhiều nhóm bầu trực tiếptrưởng nhóm

Nhóm làm việc phải trên cơ sở hướng tới những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu Mục

tiêu phải có sự định lượng để có thể đánh giá Mục tiêu đạt được bằng chính khả năng

của của nhóm, phù hợp với thực tế chứ không viển vông Phải có thời hạn để đạt được

mục tiêu Lập kế hoạch chính là việc cụ thể hóa các mục tiêu về các nguồn lực, phương

pháp, thời gian tiến hành, yêu cầu công việc… Có thể gợi ý một bảng xây dựng kế hoạch

công việc của giai đoạn này như sau:

STT Tên việc Nhân lực Phương pháp làm việc Phương tiện thực hiện Thời gian thực

hiện

Yêu cầu cần đạt được

1

2

2 Giai đoạn thực hiện

Để thực hiện làm việc nhóm, trước hết, cần tạo điều kiện để các thành viên trong nhóm

hiểu về nhau Dưới sự điều hành của trưởng nhóm, các thành viên trong nhóm sẽ chủ

động tiếp cận, làm quen với nhau Có thể đặt câu hỏi, hoặc nghe giới thiệu trực tiếp

Càng nắm bắt được nhiều thông tin về nhau, nhất là những thông tin liên quan đến hoạt

động nhóm sẽ giúp các thành viên hiểu nhau hơn, từ đó phối hợp làm việc tốt hơn Nâng

cao hiệu quả làm việc nhóm Tiếp đó mỗi thành viên sẽ thể hiện bản thân, nhất là khả

năng đóng góp về công việc của nhóm Để làm việc hiệu quả, nhóm cũng cần xây dựng

các nguyên tắc làm việc, tạo ra sự đồng thuận chung trong tiếp cận và thực hiện các

nhiệm vụ, đồng thời, cũng xác định trách nhiệm của mỗi thành viên đối với kết quả

chung

Kết quả làm việc nhóm được đảm bảo thông qua hoạt động chung và hoạt động của mỗi

thành viên trong nhóm Trước nhiệm vụ được giao, trưởng nhóm cùng các thành viên

trong nhóm thảo luận chung, tìm ý tưởng hay, phát biểu và đóng góp ý kiến Sau khi có

sự thống nhất về phương án thực hiện, các thành viên trong hóm sẽ phân công, thảo

luận công việc cho phù hợp khả năng từng người dựa trên chuyên môn của họ Nhóm

cũng thảo luận đề ra kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính sẽ hoàn thành

và chuẩn bị cho các hoạt động tiếp theo

Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, các thành viên trong nhóm cần thường xuyên trao

đổi, phối hợp với nhau, bổ sung ý kiến và giải quyết các vấn đề vướng mắc trong quá

trình thực hiện Quá trình thực hiện làm việc nhóm cũng đòi hỏi cần có sự giám sát, đánh

giá định kỳ, đột xuất để đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ và mục tiêu

Nhóm cần động viên, khích lệ các cá nhân làm việc tích cực, tổ chức đối thoại về những

vướng mắc một cách trực diện, bảo đảm các thành viên hiểu và phối hợp hiệu quả trong

suốt tiến trình thực hiện công việc

Trưởng nhóm có trách nhiệm kết nối, tổng hợp lại toàn bộ phần việc của mỗi thành viên,

bảo đảm công việc được thực hiện đúng lịch trình và có kết quả Sau khi kết thúc nhiệm