Hội họp là một trong những cách thức hiệu quả để giải quyết công việc trong hoạt động lãnh đạo, quản lý, qua đó người đứng đầu hoặc tập thể lãnh đạo thực hiện sự lãnh đạo, quản lý, điều
Trang 1Kỹ năng điều hành cuộc họp tại cơ quan Phân tích ưu điểm, hạn chế, giải pháp nâng cao chất lượng điều hành cuộc họp.
Hội họp là một trong những cách thức hiệu quả để giải quyết công việc trong hoạt động lãnh đạo, quản lý, qua đó người đứng đầu hoặc tập thể lãnh đạo thực hiện sự lãnh đạo, quản lý, điều hành và giải quyết các nhiệm vụ, công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định
Kết quả đạt được
Tại Ủy ban nhân dân thị trấn Mỏ Cày, huyện Mỏ Cày Nam, tỉnh Bến Tre Theo yêu cầu nhiệm vụ, hàng năm, Ủy ban nhân dân cũng như các ngành, đoàn thể
đã tổ chức từ vài chục đến hàng trăm cuộc họp (bao gồm: họp giao ban hàng tuần, hội nghị, chuyên đề, họp làm việc, họp kiểm tra, sơ kết, tổng kết, tập huấn,…) Tùy theo tính chất, yêu cầu của cuộc họp mà ủy ban nhân dân phối hợp các ngành, đoàn thể có liên quan, các ấp, khu phố chuẩn bị nội dung, chương trình, thành phần tham
dự Các bước của cuộc họp gồm chuẩn bị họp, bắt đầu cuộc họp, thảo luận trong cuộc họp, kết thúc cuộc họp: để xử lý tốt các vấn đề sau cuộc họp, cần thực hiện tốt các công việc như: Thu thập và tổng hợp thông tin phản hồi từ phía thành viên tham gia họp, điều gì cần được cải thiện,…
Tồn tại, hạn chế và nguyên nhân
Bên cạnh những kết quả đã đạt được, việc tổ chức họp đang có những tồn tại, hạn chế đó là: Số lượng cuộc họp ngày càng tăng, nhiều cuộc họp không thật
sự cần thiết vẫn được tổ chức; việc chuẩn bị nội dung họp, ý kiến phát biểu, báo cáo tham luận của một số cuộc họp chất lượng chưa cao; chấp hành kỷ luật, nội quy cuộc họp của một số cán bộ, công chức chưa thực sự nghiêm túc như đi muộn,
về sớm, làm việc riêng trong thời gian họp; chưa có nhiều sự đổi mới trong điều hành, tổ chức họp; thành viên tham dự còn thụ động, ít phát biểu đóng góp; việc thực hiện kết luận, thông báo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo còn chưa được đầy đủ, kịp thời,…
Phần lớn là do khối lượng công việc ngày càng tăng, yêu cầu chất lượng xử
lý ngày càng cao, nhiều nhiệm vụ đột xuất, cấp bách,… nên cần tổ chức họp để chỉ đạo xử lý ngay; công tác phối hợp, trao đổi, chia sẻ, xử lý thông tin giữa Ủy ban nhân dân và các đoàn thể chưa được thường xuyên, liên tục; tham mưu xử lý công việc của một vài cán bộ, công chức hiệu quả chưa cao, chậm tiến độ,…
Một số giải pháp
Chỉ nên tiến hành cuộc họp theo chương trình, kế hoạch và thực sự cần thiết Khi phải tổ chức họp cần xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, bảo đảm hiệu quả, thiết thực, không hình thức, phô trương và không để việc tổ chức họp làm ảnh hưởng tiến độ, chất lượng thực hiện nhiệm vụ và việc
Trang 2giải quyết công việc cho cá nhân, tổ chức Việc bố trí thời gian, địa điểm tổ chức họp phải khoa học, phù hợp để đại biểu tham dự đúng thành phần, thuận lợi cho việc di chuyển và tiết kiệm kinh phí
Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong chỉ đạo, điều hành; ứng dụng chữ ký điện tử, sử dụng văn bản điện tử thay cho văn bản giấy, trao đổi, xử lý công việc qua thư điện tử công vụ, điện thoại,…
Thường xuyên làm tốt công tác phối hợp xử lý công việc giữa Ủy ban nhân dân và các đoàn thể
Nâng cao trách nhiệm, năng lực của lãnh đạo trong chỉ đạo, điều hành; trách nhiệm, năng lực của cán bộ, công chức, viên chức trong tham mưu, giải quyết công việc chuyên môn
Tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính, tác phong công vụ Tiếp nhận, xử
lý, trả lời phản ánh, kiến nghị của người dân về cơ chế, chính sách, thủ tục hành chính theo đúng quy định pháp luật./
Tóm lại, việc thay đổi tư duy về hội họp, thực hiện hết trách nhiệm, thẩm quyền của người đứng đầu các cơ quan, tổ chức, đơn vị và ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào hội họp là các giải pháp quan trọng hàng đầu Các giải pháp này sẽ tạo nên sự chuyển biến lớn về tổ chức các cuộc hội họp và giảm thiểu số lượng các cuộc hội họp không cần thiết, góp phần thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước./