Ứng dụng phần mềm mã nguồn mở openoffice trong công tác văn phòng thuộc trường đại học nội vụ hà nội pdf

14 Chương 2: MỘT SỐ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MÃ NGUỒN MỞ OPENOFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI.. Khai thác các tính năng ứng dụng của phần mềm xử lý văn bản Writ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TRUNG TÂM TIN HỌC – NGOẠI NGỮ

Quang Thái (1705HTTB) Hoàng Gia Huy (1705HTTC) Giảng viên hướng dẫn: Ths Bùi Thị Thanh

HÀ NỘI - Năm 2020

MỞ ĐẦU 4

1 Lý do chọn đề tài 4

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 4

3 Mục tiêu nghiên cứu 5

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 6

5 Giả thuyết nghiên cứu 6

6 Nhiệm vụ nghiên cứu: 6

7 Phương pháp nghiên cứu 7

8 Đóng góp của đề tài 7

Chương 1: TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM NGUỒN MỞ OPENOFFICE 7

1.1 Tổng quan về phần mềm OpenOffice 7

1.2 Các thành phần của phần mềm OpenOffice 12

1.3 Ưu và nhược điểm của phần mềm OpenOffice 12

1.3.1 Một số ưu điểm của OpenOffice 12

1.3.2 Một số nhược điểm của OpenOffice 14

Chương 2: MỘT SỐ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MÃ NGUỒN MỞ OPENOFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 15 2.1 Trong OpenOffice Writer 15

2.1.1 Khởi động chương trình OpenOffice - Writer 15

2.1.2 Một số thao tác khi làm việc với Writer 16

- Tạo một tài liệu mới 16

- Lưu tài liệu lên đĩa 16

- Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa 17

- Xuất khẩu tài liệu ra dạng tệp PDF 18

- Hiện/ẩn thanh công cụ 18

Xem nhiều trang văn bản cùng lúc 19

- Các màn hình thể hiện văn bản 19

- Thoát khỏi môi trường làm việc 20

2.2 Trong OpenOffice Calc 21

2.2.1 Khởi động chương trình OpenOffice Calc 21

2.2.2 Làm việc với chương trình bảng tính Calc 23

2.3 Trong OpenOffice Impress 23

Cách khởi động Impress 23

Cửa sổ OpenOffice.org Impress 24

Ngăn danh sách các slide (Slide pane) 25

Ngăn danh sách các tác vụ (Task pane) 25

Thanh công cụ 28

Điều hướng 28

Tạo một trình diễn mới 28

Tạo slide đầu tiên 30

Chèn thêm các slide 30

Đổi tên slide 31

Trình diễn slide 32

Lưu tệp trình diễn lên đĩa 32

Xuất tài liệu ra dạng tệp PDF 32

Thoát khỏi chương trình làm việc 32

2.4 Trong OpenOffice Draw 33

2.5 Trong OpenOffice Math 33

KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN 34

TÀI LIỆU THAM KHẢO 35

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, nước ta đang hướng tới một đất nước văn minh hiện đại Sự phát triển của Công nghệ Thông tin ở nước ta đang bước vào thời kì mới với việc triển khai rộng rãi các ứng dụng tin học cho các tổ chức và xã hội Công nghệ Thông tin trong đời sống, trong khoa học kỹ thuật, kinh doanh, cũng như trong mọi mặt của xã hội, ngay cả đối với một cá nhân có một vai trò vô cùng quan trọng, nó đang từng bước đi vào cuộc sống của chúng ta như một người bạn đồng hành, đặc biệt hơn nữa nó có vai trò rất lớn trong

sự phát triển của đất nước và trong đời sống của con người

Ngành nghề và lĩnh vực nào thì công tác văn phòng cũng là một trong những công tác quan trọng và không thể thiếu Vì thế chúng tôi chọn đề tài “ Ứng dụng phần mềm mã nguồn mở OpenOffice trong công tác văn phòng thuộc trường Đại học Nội vụ

Hà Nội” Nước ta luôn hướng tới là một nước tôn trọng luật pháp, lĩnh vực nào cũng có những điều luật liên quan đến lĩnh vực đó, ngành Công nghệ thông tin không nằm ngoài điều đó Có rất nhiều điều, khoản của luật Công nghệ thông tin, trong đó có luật về bản quyền Sinh viên và một số cán bộ giảng viên do chưa có điều kiện mua bản quyền của phần mềm văn phòng nên phải dùng những bản không chính thống như bản Crack – bẻ khóa phần mềm bản quyền để được sư dụng miễn phí

Thay vì khuyên 100% người dùng bỏ tiền mua bản quyền, nhóm nghiên cứu chúng tôi đưa ra giải pháp sử dụng phần mềm mã nguồn mở Open Office cho công tác văn phòng tại các phòng ban thuộc trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đây là một phần mềm có rất nhiều ưu điểm nổi bật trong công tác văn phòng và đặc biệt nó là phần mềm không có bản quyền Nhóm nghiên cứu chúng tôi đã rất cố gắng nhưng do hạn chế về mặc thời gian và trình độ nên đề tài không tránh khỏi những thiếu sót

Mong được sự đóng góp ý kiến của mọi người

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Ứng dụng Công nghệ Thông tin trong công tác văn phòng thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là một ứng dụng không thể thiếu ở các phòng ban Công tác văn phòng

giúp lưu giữ được rất nhiều thông tin quan trọng: như công tác sinh viên, công tác đào tạo, chương đào tạo, đã được lưu trữ ở trong nhà trường các phòng ban và sinh viên có thể tìm kiếm những thông tin ấy trên các trang web của trường thông qua các thiết bị

có sử dụng kết nối internet

Ứng dụng Công nghệ Thông tin không những ở các phòng ban trong nhà trường

mà với giảng viên ứng dụng trong việc soạn bài giảng điện tử, với sinh viên trong các môn học, bài tập lớn, luận văn tốt nghiệp

3 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên, khai thác và sử dụng phần mềm Open Office phục vụ cho công tác văn phòng thuộc trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khai thác các tính năng ứng dụng của phần mềm xử lý văn bản Writer, phần mềm bảng tính Calc, phần mềm trình chiếu Impress, phần mềm vẽ Draw, phần mềm công thức toán Math đối tượng là các phòng ban thuộc trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhằm đưa ra một phần mềm hữu dụng mà không phải trả chi phí cho việc mua bản quyền

Để đạt được mục tiêu đó, nhóm nghiên cứu chúng tôi đã đi khảo sát các phòng ban, xem người sử dụng đang sử dụng phần mềm văn phòng gì và đưa ra những ưu điểm nổi trội của phần mềm văn phòng Open Office so với những phần mềm khác Thuyết phục người dùng, sử dụng những phần mềm không vi phạm pháp luật và không

sử dụng những phần mềm Crack vì rất dễ bị nhiễm virus từ điều đó

Ngày nay hầu hết các cơ quan, cá nhân đều sử dụng công cụ văn phòng để phục

vụ cho công việc của mình, chính vì vậy mà bộ công cụ văn phòng là một trong những phần mềm rất quan trọng và được mọi người quan tâm đến những tính năng, những điểm mới của phần mềm

Mục tiêu chính của đề tài nhằm muốn cung cấp cho người dùng biết được tính năng, tính hiệu quả khi sử dụng phần mềm mã nguồn mở OpenOffice bộ công cụ văn phòng vào học tập, cũng như trong công việc Phần mềm mã nguồn mở OpenOffice có đầy đủ các tính năng như tính phần mềm có bản quyền Microsoft Office

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

- Đối tượng nghiên cứu: phần mềm mã nguồn mở OpenOffice

- Phạm vi nghiên cứu: Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

5 Giả thuyết nghiên cứu

Trong thời kỳ nền công nghiệp phát triển không ngừng, công nghệ thông tin là một trong những công cụ chủ chốt trong mọi lĩnh vực công nghiệp Không ngừng nâng cao và đổi mới và cập nhật công nghệ mới, vì vậy việc áp dụng những công nghệ hiện

đại vào học tập cũng như trong công việc là rất cần thiết

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm ứng dụng văn phòng, có thể nói Microsoft Office là “Vua” trong các bộ ứng dụng văn phòng nhưng điều đó không có nghĩa là phù hợp với tất cả mọi người Có rất nhiều nguyên nhân khiến người dùng không muốn mua Microsoft Office nữa vì chúng đắt, hơn nữa không có bản dùng thử, không thể sử dụng trên nhiều nền tảng, người sử dụng lựa chọn sử dụng nhiều phần mềm crack trên máy tính dẫn đến nguy cơ máy tính bị nhiễm virus, trojan, mã độc,…là rất cao

- Sử dụng phần mềm văn phòng miễn phí (hợp pháp)?

- Có đầy đủ các tính năng như phần mềm có bản quyền?

6 Nhiệm vụ nghiên cứu:

- Tìm hiểu những nội dung cơ bản về phần mềm nguồn mở

- Khảo sát thực trạng ứng dụng phần mềm văn phòng áp dụng trong quá trình làm việc và học tập tại Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

- Trên cơ sở kết quả nghiên cứu về lý thuyết phần mềm nguồn mở, Nhóm chúng tôi tìm ra bộ ứng dụng văn phòng hoàn toàn miễn phí, có rất nhiều tính năng mới nổi chội hơn so với Microsoft Office đó là phần mềm nguồn mở OpenOffice là bộ công

cụ văn phòng rất mạnh Nhóm chúng tôi sẽ đi vào khai thác những tính năng mới của OpenOffice so với những phần mềm ứng dụng văn phòng khác

7 Phương pháp nghiên cứu

Đầu tiên là phương pháp nghiên cứu lý thuyết là nghiên cứu tài liệu, ngôn ngữ

và phép toán liên quan từ đó tổng hợp các tài liệu lý thuyết để chọn lọc thông tin cần tìm hiểu rồi áp dụng phần mềm mã nguồn mở Open Office trong công tác văn phòng của các phòng ban thuộc trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Từ những nghiên cứu lý thuyết đến áp dụng vào những tình huống văn phòng cụ thể, một số tính năng trong công tác văn phòng

8 Đóng góp của đề tài

Đề tài giúp giải quyết bài toán về pháp luật, tránh vi phạm bản quyền mà vẫn có thể sử dụng những phần mềm văn phong hữu dụng trong công tác văn phòng thuộc các phòng ban của trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần mềm được tích hợp trên tất cả các

hệ điều hành Đặc biệt, với phạm vi của đề tài này giúp người sử dụng công tác văn phòng có thể khai thác thêm những tính năng trong công tác văn phòng mà trước kia người dùng ít được biết tới

Nội dung đề tài gồm:

Chương 1: Tổng quan về phần mềm mã nguồn mở Open Office

Chương 2: Một số ứng dụng phần mềm mã nguồn mở Open Office trong công tác văn phòng tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Với sự cố gắng của nhóm nghiên cứu cùng sự giúp đỡ tận tình của giảng viên – Th.S Bùi Thị Thanh em đã hoàn thành đề tài này Do điều kiện thời gian trong quá trình làm chùng em còn có nhiều thiếu sót, rất mong sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn Chúng em xin cảm ơn các thầy cô trong trung tâm Tin học- Ngoại ngữ và đặc biệt

là cô giáo Th.S Bùi Thị Thanh đã giúp đỡ chúng em

Microsoft Office OpenOffice có thể chạy trên nhiều hệ điều hành, hỗ trợ đa ngôn ngữ (trong đó có cả phiên bản tiếng Anh và tiếng Việt tùy theo nhu cầu của người sử dụng), thường xuyên được cập nhật và nâng cấp Bộ công cụ phần mềm văn phòng mã nguồn

mở này, miễn phí và tương thích với các định dạng tài liệu của Microsoft Office Có thể xem OpenOffice như là sự thay thế Microsoft Office một cách ổn thỏa Dưới đây là giao diện phần mềm OpenOffice phiên bản 3.2.0 - English, được cài đặt và sử dụng trên môi trường Windows 7

OpenOffice.org (OOo) hay gọi tắt là OpenOffice là bộ trình ứng dụng văn phòng miễn phí, mã nguồn mở được xây dựng trên phiên bản StarOffice mã nguồn mở của Sun Microsystems Phần mềm văn phòng OpenOffice là một phần mềm đa hệ điều hành, có thể chạy được dưới Linux, Windows và cả Mac OS Nó có đầy đủ các chức năng để làm việc trong văn phòng, giống như phần mềm Office của hãng Microsoft OpenOffice cung cấp cho người dùng bộ ứng dụng văn phòng với các chức năng

cơ bản nhất: xử lý văn bản, tính toán trên bảng tính, trình chiếu, công thức toán học, cơ

sở dữ liệu, soạn thảo trên các trang Web Đặc biệt bạn có thể sử dụng OpenOffice để xem, chỉnh sửa và lưu lại các tài liệu trên nhiều định dạng: Word, Excel, PowerPoint, OpenOffice làm việc với rất nhiều định dạng khác nhau, bao gồm ODF (Open Document Format), và tất nhiên bao gồm cả văn bản được viết trên Microsoft Office, thậm chí có thể xuất file dưới dạng PDF

STT OpenOffice Microsoft Office Tính năng

1 Writer Microsoft Word Soạn thảo văn bản

2 Calc Microsoft Excel Bảng tính

3 Impress

Microsoft Powerpoint

Soạn thảo trình chiếu

4 Draw Microsoft Visio Đồ họa cơ bản

5 Base Microsoft Access Quản trị cơ sở dữ liệu

6 Marth Microsoft Equation Soạn công thức toán học

OpenOffice bao gồm 06 thành phần cơ bản tương ứng với 06 tính năng: Writer, Calc, Impress, Draw, Base và Math Để người dùng rõ hơn về tính năng của các thành phần, đây là bảng so sánh giữa OpenOffice và Microsoft Office

OpenOffice tương thích hoàn toàn các định dạng của bộ MS Office, do đó bạn

có thể chuyển đỗi việc sử dụng rất dể dàng OpenOffice hiện đang được khuyến khích dùng ở các cơ quan hành chính, sự nghiệp để dần thay thế cho bộ văn phòng nặng nề đắt đỏ của MS

Hướng dẫn cài đặt trọn bộ OpenOffice.org

Open Office có các tính năng gần như tương tự như Microsoft Office, hỗ trợ mở các file Word, Excel v.v Download bản mới nhất tại địa chỉ http://download.openoffice.org/

Tiếp theo điền thông tin của bạn và tick chọn cài đặt cho tất cả các user đều sử dụng được

hoặc chỉ cho mình bạn sử dụng rồi click Next:

Chọn Complete và click Next:

Bạn có thể chọn OpenOffice là ứng dụng mặc định để mở các file của Microsoft

Word, Excel hoặc PowerPoint Ví dụ: bình thường khi bạn mở file Word vidu.doc thì file

này sẽ được mở bằng Microsoft Word, nhưng khi bạn tick chọn Microsoft Word

Documents thì OpenOffice sẽ là ứng dụng mặc định để mở file vidu.doc này:

Tiếp theo click Install để cài đặt:

Click Finish để hoàn tất quá trình cài đặt

Để kick hoạt bạn nhấn Start  Programs  OpenOffice.org và chọn ứng dụng cần thiết:

OpenOffice có một số thay đổi nhỏ so với Microsoft Office như sau:

OpenOffice.org Writer sẽ thay thế cho Microsoft Word

OpenOffice.org Calc thay thế cho Microsoft Excel

OpenOffice.org Impress thay thế cho Microsoft PowerPoint

Ngoài ra OpenOffice cũng hỗ trợ gõ tiếng Việt theo bảng mã Unicode hoặc TCVN3

nhưng khi gõ bằng TCVN3 thì sẽ bị lỗi chữ ư

1.2 Các thành phần của phần mềm OpenOffice

OpenOffice.org (OOo) hay gọi tắt là OpenOffice là bộ trình ứng dụng văn phòng

miễn phí, mã nguồn mở được xây dựng trên phiên bản StarOffice mã nguồn mở của Sun Microsoft OpenOffice có thể chạy trên các hệ điều hành Windows ,MacOS, Linux Phiên bản mới nhất của OpenOffice cho phép đọc/ghi các định dạng file của Microsoft Office khá hoàn hảo

Các thành phần cơ bản của OOo:

• Writer (trình soạn thảo văn bản có tính năng tương tự như Microsft Word)

• Calc (trình bảng tính tương tự như Microsoft Excel)

• Draw (trình đồ họa cơ bản, tương tự Microsoft Visio)

• Impress (trình soạn thảo trình diễn, tương tự Microsoft Powerpoint)

• Base (trình quản trị cơ sở dữ liệu, tương tự Microsoft Access)

• Math (trình viết công thức toán, tương tự Microsoft Equation)

1.3 Ưu và nhược điểm của phần mềm OpenOffice

- Miễn phí

OpenOffice được phân phối hoàn toàn miễn phí Chi phí không phải là số không, tất nhiên, ví dụ như bạn phải trả tiền để nó tải về, nhưng nó không thể so sánh với các sản phẩm của Microsoft Tất cả các bản cập nhật mới của OpenOffice cũng hoàn toàn miễn phí

- Mã nguồn mở

OpenOffice là phần mềm mã nguồn mở Điều đó có nghĩa là rất nhiều người trên thế giới đang liên tục phát triển nó ngày một tốt hơn Các phiên bản mới xuất hiện khi một số lượng các cải tiến quan trọng được hoàn thành, trong khi bộ phận tiếp thị của Microsoft là người cuối cùng quyết định việc cung cấp các bản nâng cấp tới người dùng

- Nền tảng tương thích cao

OpenOffice chạy trên cả hai hệ điều hành Windows và Linux Chỉ cần tải về phiên bản cần thiết và tận hưởng cùng một tính năng phong phú trên nền tảng nào bạn muốn Bất kể hoạt động hệ thống bạn sử dụng cùng một giao diện, cùng một định dạng

tệp tin hay cùng một tài liệu

- Linh động và tiện dụng

Một tính năng có tính cách mạng của OpenOffice là cơ hội để tải về phiên bản đóng gói (portable), lưu trữ chúng xuống các thiết bị lưu trữ nhỏ gọn, từ đó chúng ta có thể mang nó theo để sử dụng trên bất kỳ máy tính nào mà bạn muốn

- Miễn phí nâng cấp các ứng dụng mã nguồn mở đi kèm

Bạn không phải trả tiền để nâng cấp OpenOffice Bạn chỉ cần tải về chúng về máy và sử dụng Tất cả các phiên bản mới được phát hành cũng miễn phí Phiên bản mới của OpenOffice được cập nhật một lần trong khoảng thời gian là vài ba tháng, trong khi các cập nhật của Microsoft được phát hành một lần trong hai hoặc ba năm

- Hỗ trợ định dạng OpenDocument

OpenOffice sử dụng định dạng OpenDocument, đó là định dạng đang ngày càng phổ biến Dung lượng file của nó nhỏ hơn so với MicrosoftOffice Hỗ trợ các định dạng dựa trên nền tảng xml, điều đó cũng có nghĩa là nó tồn tại rất nhiều trong kỷ nguyên Internet hiện nay

- Hiệu suất hoạt động nhanh hơn

OpenOffice hết sức đơn giản và thân thiện, thêm vào đó là một giao diện menu hết sức tiện lợi cho người sử dụng Bạn không cần chờ lâu để mở một tài liệu đa ngôn ngữ hoặc tập tin kích thước lớn OpenOffice cũng tiêu thụ ít tài nguyên máy tính, đó là

lý do tại sao tất cả các ứng dụng chạy nhanh hơn và hiệu quả hơn

- Thuận tiện hơn cho người dùng

OpenOffice Writer, có tất cả các tính năng đặc trưng của trình xử lý chữ và ký tự mạnh mẽ, đó là đơn giản và dễ hiểu Nó sẽ không chiếm nhiều thời gian khi bắt đầu

làm việc với nó và tất cả các chức năng cần thiết đều có sẵn Thư từ, tờ rơi, các bản memo và các loại tài liệu khác được tạo và chỉnh sửa một cách dễ dàng và nhanh chóng

Nó thậm chí còn tốt hơn Microsoft Word về mặt đồ họa, đó là sự liện lợi và khả năng

có thể đoán trước (predictable): nó không có cái bảng canvasses bất tiện và gây khó chịu như Microsoft Office, nó có thể giúp người dùng tránh được thao tác bất hợp lý, tránh đi lan man

- Giao diện thân thiện và dễ hiểu

OpenOffice tập hợp tất cả mọi thứ được cho là hay nhất của Microsoft, nhưng nó cũng gạt bỏ tất cả những điều bất hợp lý mà chúng ta phải mất một thời gian dài sử dụng để nhận ra Mặc dù mang nhiều tính cổ điển, giao diện của OpenOffice được sánh ngang với Microsoft Office, và trong một số khía cạnh, nó vẫn nhỉnh hơn trong việc sử dụng

- Tính toán hiệu quả hơn

Ứng dụng Calc của OpenOffice tính toán nhanh hơn, đơn giản hơn, yêu cầu về

bộ nhớ và dung lượng đĩa cũng ít hơn Ứng dụng Excels với đầy đủ các chức năng tính toán, nó thực sự linh hoạt và nổi bật trong việc tinh chỉnh các biểu đồ Calc cũng là một trong số các tính năng rất hữu ích và thuận tiện cho việc lọc dữ liệu, nó là một sự lựa chọn tốt cho những ai cần có một công cụ tin cậy cho việc xử lý bảng tính

1.3.2 Một số nhược điểm của OpenOffice

Vì là mã nguồn mở nên tiềm ẩn các rủi ro bảo mật

Vì miễn phí nên khả năng hỗ trợ kịp thời cũng như sự duy trì, phát triển trong tương lai là không chắc chắn

Không thể xử lý dữ liệu, số liệu với khối lượng cực lớn

Thiếu một số tính năng và phím tắt, cũng như số lượng add-ins chưa phong phú như Microsoft Office

Chưa hỗ trợ hoàn toàn với các file được tạo ra bởi Microsoft Office

Tốc độ xử lý chậm hơn Microsoft Office

Không có các tính năng chia sẻ, cộng tác

Thiếu các ứng dụng văn phòng khác như Outlook, Onenote, Project

Mặc dù đã phát triển toàn cầu nhưng độ phổ biến còn thấp, vì vậy người dùng có thể gặp trở ngại trong việc sử dụng

Chương 2: MỘT SỐ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MÃ NGUỒN MỞ OPENOFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 2.1 Trong OpenOffice Writer

Soạn thảo văn bản OpenOffice.org Writer OpenOffice.org Writer có tính năng tương tự về mặt giao diện và cách sử dụng như Microsoft Office Word

2.1.1 Khởi động chương trình OpenOffice - Writer

 Cách 1: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org\ OpenOffice.org Writer

 Cách 2: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org\OpenOffice.org, xuất hiện màn hình Welcome to OpenOffice.org Tại màn hình này, nhấn chuột vào biểu tượng Text Document

 Cách 3 Kích đúp vào biểu tượng Writer trên màn hình nếu có

Màn hình làm việc của Writer

Thường thì môi trường làm việc trên Writer gồm các thành phần chính sau:

 Thanh tiêu đề (Title Bar): Hiển thị tên chương trình OpenOffice và tên tài liệu

đang soạn thảo

 Thanh trình đơn (Menu Bar): Chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của

Writer trong khi làm việc

 Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar): Chứa các biểu tượng của các lệnh

thường dùng

 Thanh công cụ định dạng (Formating Toolbar): Chứa các biểu tượng của các

lệnh định dạng cho văn bản

 Thanh thước kẻ (Ruler Bar): Gồm 2 thước (ruler) bao viền trang văn bản

 Vùng soạn thảo: Là nơi để nhập nội dung tài liệu

 Thanh trạng thái (Status Bar): Giúp bạn biết được một vài trạng thái cần thiết

khi làm việc

 Thanh cuộn (Scroll Bar): Các thanh này nằm ở bên phải và phía dưới cửa sổ

Writer, dùng để di chuyển tài liệu lên, xuống hoặc sang phải, trái

2.1.2 Một số thao tác khi làm việc với Writer

- Tạo một tài liệu mới

Bạn có thể tạo một tài liệu mới trong bộ soạn thảo Writer bằng những cách sau:

 Vào menu File\New\Text Document

 Nhấn chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ

 Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N

- Lưu tài liệu lên đĩa

Làm việc với Writer là làm việc trên các tài liệu (Documents) Mỗi tài liệu phải được

lưu lên đĩa với một tệp tin có phần mở rộng odt Thường thì các tệp tài liệu của bạn sẽ được lưu vào thư mục C:\My Documents trên ổ đĩa cứng Tuy nhiên, bạn có thể thay

đổi lại thông số này khi làm việc với Writer

Để ghi tài liệu đang làm việc lên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau:

 Vào menu File\Save

 Nhấn chuột vào biểu tượng Save trên thanh công cụ

 Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S

 Trong hộp Save in chọn tên ổ đĩa để lưu tài liệu mới

 Bấm đúp chuột vào biểu tượng thư mục để mở thư mục bạn muốn lưu tài liệu mới vào

 Nhập tên tài liệu mới vào hộp File name

 Bộ soạn thảo Writer luôn mặc định sẵn phần mở rộng của tài liệu là Open

Document Text (.odt) Khi bạn muốn lưu tài liệu ở dạng mở rộng khác như doc; txt; html… thì nhấn chuột vào mũi tên bên phải của hộp hội thoại Save as type

và chọn dạng mở rộng mong muốn

 Nếu tài liệu của bạn đã được ghi vào một tệp, khi thực hiện lệnh Save, tất cả

những sự thay đổi trên tài liệu sẽ được ghi lại lên đĩa

Bạn nên thực hiện thao tác lưu tài liệu thường xuyên trong khi soạn tài liệu, để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố mất điện, hay những trục trặc của máy tính

- Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa

Writer cho phép bạn không chỉ mở được những tài liệu được tạo ra bằng chương trình này, mà còn cả những tài liệu được tạo ra bằng chương trình MS Word (tệp doc, thậm chí là docx)

Để mở một tài liệu Writer đã có trên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau đây:

 Vào menu File\Open

 Nhấn chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ

 Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O

Hộp hội thoại Open xuất hiện: