(LUẬN văn THẠC sĩ) hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan kho bạc nhà nước

Bài viết đề cập đến cơ sở pháp lý thực hiện cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 tại Việt Nam và ngành lưu trữ, đồng thời đề xuất một số giải pháp quản lý ngành lưu trữ, để làm tăng thêm hiệu

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ .…………/………… ……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ .…………/………… ……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THỊ LAN

HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN KHO BẠC NHÀ NƯỚC

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

Chuyên ngành: Quản lý công

Mã số: 8 34 04 03

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS Nguyễn Thị Lan Anh

HÀ NỘI – NĂM 2020

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi Các nội dung nghiên cứu, kết quả, số liệu được sử dụng trong luận văn

là trung thực và không trùng lắp với các đề tài khác Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về cam đoan này!

Hà Nội, ngày tháng năm 2020

Tác giả

Nguyễn Thị Lan

LỜI CẢM ƠN

Để có thể hoàn thành luận văn này, tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô trong Học viện Hành chính Quốc gia Trong suốt quá trình học tập, các thầy cô đã nhiệt tình chỉ bảo, giúp đỡ và truyền đạt kiến thức tận tình

Qua đây, tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia, các quý thầy cô trong Khoa Sau đại học đã tạo điều kiện để tôi học tập và hoàn thành tốt khóa học Đặc biệt tôi xin cảm ơn cô giáo -TS.Nguyễn Thị Lan Anh đã trực tiếp hướng dẫn, quan tâm, chỉ bảo tận tình trong suốt quá trình nghiên cứu và thực hiện luận văn

Tôi cũng xin được cảm ơn các bạn đồng nghiệp đang công tác tại Văn phòng Kho bạc Nhà nước, những người đã chia sẻ kinh nghiệm quý báu trong việc hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan Kho bạc Nhà nước, đồng thời đã tạo điều kiện tốt nhất cho tôi trong quá trình hoàn thành luận văn này

Xin trân trọng cám ơn!

Hà Nội, tháng năm 2020

Nguyễn Thị Lan

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU

Bảng 2.1 Trình độ kiến thức của biên chế phòng Hành chính-Lưu trữ

cơ quan KBNN 42 Bảng 2.2 Danh mục các văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ

do KBNN ban hành 45 Bảng 2.3 Số lượng hồ sơ, tài liệu đã chỉnh lý khoa học 52 Bảng 2.4 Tình hình sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan KBNN

giai đoạn 2014-2019 58 Bảng 2.5 Số trang thiết bị dùng cho lưu trữ 59 Bảng 2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 61 Biểu đồ 2.1 Số nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan KBNN giai đoạn 2014-2019 43 Biểu đồ 2.2 Số lượng tài liệu lưu trữ tồn đọng chưa thu thập vào

kho lưu trữ cơ quan 51 Biểu đồ 2.3 Tỷ lệ thời hạn bảo quản hồ sơ của cơ quan KBNN 54

DANH MỤC HÌNH

Hình 2.1: Sơ đồ Tổ chức bộ máy cơ quan KBNN 37 Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng thuộc KBNN 40

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU

DANH MỤC HÌNH

I PHẦN MỞ ĐẦU 1

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC LƯU TRỮ 7

1.1 Lý luận chung về công tác lưu trữ 7

1.1.1 Khái niệm về công tác lưu trữ 7

1.1.2 Vị trí, vai trò, nhiệm vụ của công tác lưu trữ 9

1.1.3 Tính chất của công tác lưu trữ 16

1.1.4 Nội dung cơ bản của công tác lưu trữ 18

1.2 Hiện đại hóa công tác lưu trữ 24

1.2.1 Khái niệm về hiện đại hóa, hiện đại hóa công tác lưu trữ 24

1.2.2 Nội dung hiện đại hóa công tác lưu trữ 27

1.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hóa công tác lưu trữ 30

Tiểu kết chương 1 32

Chương 2 THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN KHO BẠC NHÀ NƯỚC GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2014 ĐẾN NĂM 2019 33

2.1 Khái quát về cơ quan Kho bạc Nhà nước 33

2.1.1 Vị trí và chức năng của cơ quan KBNN 33

2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan KBNN 34

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan KBNN 35

2.2 Thực trạng hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2019 40

2.2.1 Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ 40

2.2.2 Việc ban hành các văn bản quản lý về công tác lưu trữ 44

2.2.3 Việc thực hiện các nghiệp vụ hoạt động lưu trữ 48

2.2.4 Cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ 59

2.2.5 Ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ 60

2.2.6 Nghiên cứu khoa học trong công tác lưu trữ 61

2.3 Đánh giá việc hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN 62

2.3.1 Những kết quả đạt được 62

2.3.2 Hạn chế 64

2.3.3 Nguyên nhân 65

Tiểu kết chương 2 67

Chương 3 GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN KHO BẠC NHÀ NƯỚC 68

3.1 Định hướng hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN 68

3.1.1 Định hướng của Nhà nước về hiện đại hóa công tác lưu trữ 68

3.1.2 Định hướng hiện đại hóa công tác lưu trữ của BTC và KBNN 71

3.2 Giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN 73

3.2.1 Tăng cường nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức 73

3.2.2 Hoàn thiện hệ thống các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về hiện đại hóa công tác lưu trữ 75

3.2.3 Kiện toàn tổ chức bộ máy kết hợp với đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, kỹ năng cho đội ngũ làm công tác lưu trữ 78

3.2.4 Tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị cho công tác lưu trữ 80

3.2.5 Đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ 82

3.2.6 Tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý nghiệp vụ công tác lưu trữ theo hướng hiện đại hoá 86

3.2.7 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác lưu trữ 87

3.2.8 Bố trí kinh phí hợp lý để thực hiện hiện đại hóa công tác lưu trữ 90

3.3 Một số kiến nghị 92

3.3.1 Đối với các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ 92

3.3.2 Đối với Bộ Tài chính 92

Tiểu kết chương 3 94

KẾT LUẬN 95

TÀI LIỆU THAM KHẢO 96

PHỤ LỤC 101

I PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong những năm qua, công tác lưu trữ của các quốc gia trên thế giới

và cả ở Việt Nam đã tiến những bước dài Sự nghiệp lưu trữ Việt Nam, với các chính sách của Đảng và nhà nước, đang ngày càng được hoàn thiện, phù hợp với tiến trình phát triển của đất nước và hội nhập sâu, rộng vào sự nghiệp lưu trữ quốc tế Trong bối cảnh cải cách hành chính (CCHC) nhà nước mạnh

mẽ, xây dựng chính phủ điện tử, hệ thống các cơ quan quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ quốc gia từng bước được kiện toàn, hợp tác quốc tế ngày càng mở rộng Thực hiện nhiệm vụ hiện đại hóa nền hành chính, xu hướng quản lý công mới, công khai minh bạch và trách nhiệm giải trình cao, vì thế

mà vai trò của tài liệu lưu trữ càng được đề cao trong hoạt động của các cơ quan nhà nước (CQNN) Cùng với đó, để xây dựng chính phủ điện tử, nền kinh tế số, thì cách thức tạo lập, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ tại mỗi cơ quan, tổ chức đòi hỏi phải phù hợp, thích ứng, hiện đại đồng thời bảo đảm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý nhà nước (QLNN)

và bảo vệ, xây dựng, phát triển đất nước

Theo Quyết định số 430/QĐ-BTC ngày 08/03/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính (BTC) ban hành kế hoạch phát triển hệ thống Kho bạc Nhà nước

(KBNN) giai đoạn 2017-2020, đã đề ra mục tiêu tổng quát là “Xây dựng KBNN hiện đại, hoạt động an toàn, hiệu quả và phát triển ổn định vững chắc trên cơ sở cải cách thể chế chính sách gắn liền với hiện đại hóa và phát triển nguồn nhân lực; tăng cường cải cách thủ tục hành chính gắn với hiện đại hóa

hệ thống công nghệ thông tin Đến năm 2020, các hoạt động KBNN được thực hiện trên nền tảng công nghệ thông tin hiện đại và hình thành kho bạc điện tử; đồng thời, nghiên cứu, hoàn thiện các quy định pháp lý có liên quan đến các chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của KBNN” Từ mục tiêu tổng quát đó

có thể thấy hiện đại hóa công tác lưu trữ là một trong những tiền đề đảm bảo cho công tác lưu trữ hoạt động có chất lượng và hiệu quả, giảm thiểu các thủ tục hành chính không cần thiết; qua đó góp phần xây dựng hệ thống KBNN nói chung, cơ quan KBNN nói riêng hiện đại, hoạt động an toàn, hiệu quả và phát triển ổn định vững chắc hướng tới hình thành kho bạc điện tử

Xuất phát từ sự cần thiết phải hiện đại hóa công tác lưu trữ cũng như từ

thực tiễn kinh nghiệm làm việc tại cơ quan KBNN, “Hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan Kho bạc Nhà nước” được tác giả lựa chọn làm đề tài

luận văn thạc sỹ chuyên ngành quản lý công Tác giả mong muốn thông qua

đề tài này có thể đóng góp những giá trị nghiên cứu thực tiễn về thực trạng hiện đại hóa công tác lưu trữ của cơ quan KBNN và của cả hệ thống KBNN

2 Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn

Ở Việt Nam, trong những năm gần đây, việc tìm kiếm các giải pháp hiện đại hóa công tác lưu trữ ở các CQNN đã thu hút được sự quan tâm của nhiều nhà khoa học, các nhà quản lý và các nghiên cứu sinh, học viên cao học Tính đến thời điểm hiện tại, đã có khá nhiều bài viết được công bố trên các tạp chí chuyên ngành, hay các giáo trình chuyên khảo về lĩnh vực này, trong số đó có thể kể đến:

- Bài viết “Tổ chức áp dụng chữ ký số của ngành Tài chính và việc hiện đại hóa công tác lưu trữ”, tác giả Trần Nguyên Vũ,đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 3/2011 Bài viết đề cập tới vấn đề chuyển từ lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử, trên cơ sở đó để xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử quốc gia để phục vụ cho phát triển kinh tế và an ninh quốc phòng của đất nước;

- Bài viết “Tác động của toàn cầu hóa đối với hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ ở Việt Nam”, tác giả Nguyễn Trọng Biên, đăng trên Tạp chí Văn thư

Lưu trữ Việt Nam số 7/2013 Bài viết đã bàn tới một số vần đề toàn cầu hóa và tác động của toàn cầu hóa tới công tác văn thư, lưu trữ Việt Nam hiện nay;

- Bài viết “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại UBND thành phố Trà Vinh”, tác giả Dương Tuấn Vũ, đăng trên Tạp chí

Khoa học và Nhân văn, số ra 20, tháng 12/2015 Bài viết nêu lên một số hạn chế, tồn tại trong công tác lưu trữ tại UBND thành phố Trà Vinh, qua đó đưa

ra các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ tài liệu tại UBND thành phố Trà Vinh;

- Bài viết “Quản lý lưu trữ trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0”, tác giả Dương Văn Khảm, đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam

số 8/2018 Bài viết đề cập đến cơ sở pháp lý thực hiện cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 tại Việt Nam và ngành lưu trữ, đồng thời đề xuất một số giải pháp quản lý ngành lưu trữ, để làm tăng thêm hiệu quả công tác lưu trữ;

- Cuốn “Nghiệp vụ văn thư lưu trữ”, tác giả Hoàng Lê Minh (Nxb Văn

hóa-Thông tin, 2009), đã trình bày các vấn đề liên quan tới khâu điều hành và hành chính ở các cơ quan, vấn đề lưu giữ bảo quản hồ sơ, tư liệu giúp cho hoạt động nghiên cứu, tổ chức đạt hiệu quả trong công cuộc CCHC hiện nay;

- Giáo trình “Lưu trữ học đại cương”, tác giả Phan Đình Nham, Bùi

Thúy Loan (Nxb Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh, 2015), giáo trình cung cấp các lý thuyết cơ bản, phương pháp và các vấn đề nền tảng quan trọng nhất liên quan đến khoa học lưu trữ, nghiệp vụ lưu trữ, tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ Đồng thời cập nhật các vấn đề mới trong bối cảnh nhà nước Việt Nam đang tăng cường quản lý thống nhất hoạt động lưu trữ trên phạm vi toàn quốc

để bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, cung cấp thông tin làm căn cứ để bộ máy QLNN xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ các nguồn lực cho quá trình phát triển kinh tế-xã hội, phát triển khoa học và công nghệ, xây dựng chính phủ điện tử

Ngoài ra, còn nhiều đề tài nghiên cứu liên quan đến nội dung hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ, đến hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ, công tác văn phòng, chẳng hạn như:

- Đề tài “Công tác văn thư, lưu trữ tại KBNN Thanh Hóa, thực trạng và giải pháp”, tác giả Lê Đình Nguyên, KBNN Thanh Hóa (2009);

- Luận văn thạc sĩ “Hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và công nghệ Việt Nam”, tác giả Nguyễn Thanh Hà (2016),

- Đề tài “Một số giải pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại KBNN Cần Thơ”, tác giả Huỳnh Chí Thành và Lê Minh Công, KBNN Cần Thơ (2017)…;

Những đề tài trên đã nêu lên những hạn chế, bất cập khi thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ và đưa ra các giải pháp để nâng cao chất lương công tác tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với đặc thù tại mỗi

cơ quan, tổ chức Trong đó các đề tài đều chọn giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ

Tuy nhiên, cho đến nay chưa có công trình nào nghiên cứu về hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN ở Việt Nam Tác giả đề tài đã kế thừa những kết quả ở các công trình của các tác giả đi trước, đi sâu phân tích đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác lưu trữ của cơ quan KBNN, từ đó đề xuất những phương hướng, giải pháp hiện đại hóa công tác lưu trữ của cơ quan KBNN đạt được những hiệu quả thiết thực hơn, phục vụ chiến lược phát triển của hệ thống KBNN trong thời gian tới

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn

- Mục đích: Đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ

quan KBNN trong những năm gần đây, qua đó đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN trong thời gian tới

- Nhiệm vụ: Để thực hiện mục đích nghiên cứu, luận văn phải tiến hành

các nhiệm vụ cụ thể:

+ Tổng hợp cơ sở lý luận về công tác lưu trữ, hiện đại hóa công tác lưu trữ + Nghiên cứu, khảo sát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của KBNN

+ Nghiên cứu, khảo sát, đánh giá tình hình hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2019

+ Đánh giá kết quả đạt được, những mặt hạn chế của công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN, nguyên nhân của những kết quả đạt được cũng như những mặt hạn chế

+ Đề xuất những giải pháp nhằm tăng cường hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN trong thời gian tới

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Phạm vi không gian: Cơ quan KBNN

+ Phạm vi thời gian: Từ năm 2014 đến năm 2019, vì đây là giai đoạn KBNN đẩy mạnh hiện đại hóa mọi mặt hoạt động để hoàn thành mục tiêu chiến lược xây dựng kho bạc điện tử vào năm 2020, tuy nhiên hiện đại hóa trong công tác lưu trữ chưa có nhiều chuyển biến tích cực

5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn

- Phương pháp luận: Việc nghiên cứu dựa trên phương pháp luận duy

vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác-Lênin; trên cơ sở các quan điểm, chủ trương đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước về công tác lưu trữ, về nhiệm vụ hiện đại hóa nền hành chính nhà nước nói chung, về hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ nói riêng

- Phương pháp nghiên cứu:

+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phương pháp nghiên cứu tài liệu được thực hiện nhằm thu thập thông tin, hệ thống các khái niệm và luận điểm,

cơ sở lý thuyết liên quan đến hiện đại hóa từ các công trình nghiên cứu, các tài liệu của các tác giả trong và ngoài nước Luận văn tiến hành nghiên cứu

các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản QLNN để làm căn cứ pháp lý cho việc phân tích các khái niệm liên quan đến đề tài

+ Phương pháp phân tích, tổng kết thực tiễn: tác giả dùng cở sở lý luận khoa học, pháp lý để xem xét, đánh giá hoạt động thực tiễn của đối tượng nghiên cứu để tìm ra những giải pháp hoàn hảo hơn

Ngoài ra, luận văn còn sử dụng phương pháp thống kê-so sánh: phương pháp quan sát, khảo sát thực tế và một số phương pháp nghiên cứu khoa học khác

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

- Về mặt lý luận: Luận văn góp phần khẳng định sự cần thiết và ý

nghĩa của việc hiện đại hóa công tác lưu trữ đối với lĩnh vực kho bạc nói chung và tại cơ quan KBNN nói riêng

- Về mặt thực tế: Kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ là cơ sở cho việc

đưa ra các giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN, nâng cao vai trò cũng như nhận thức về tầm quan trọng của công tác lưu trữ trong hoạt động quản lý và điều hành tại cơ quan KBNN Đồng thời, các giải pháp tăng cường việc hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN cũng có thể được tiếp tục nghiên cứu để áp dụng trên thực tế cho các

cơ quan, tổ chức khác

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được kết cấu thành 3 chương:

Chương 1: Những vấn đề lý luận và pháp lý về hiện đại hóa công tác lưu trữ

Chương 2: Thực trạng hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2019

Chương 3: Giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác lưu trữ tại

cơ quan KBNN

Chương 1

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HIỆN ĐẠI HÓA

CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1 Lý luận chung về công tác lưu trữ

1.1.1 Khái niệm về công tác lưu trữ

Thuật ngữ “lưu trữ” có từ thời cổ đại, bắt nguồn từ tiếng Hy Lạp (arch), ban đầu dùng để chỉ nơi làm việc của chính quyền, về sau được dùng để chỉ ngôi nhà bảo quản tài liệu Ngày nay thuật ngữ “lưu trữ” vẫn mang dấu ấn của tiếng gốc Hy Lạp cổ xưa Ví dụ như archives (tiếng Pháp), archiv (tiếng Đức), archivum (Ba Lan) thuật ngữ này được được dùng định nghĩa là cơ quan hay đơn vị tổ chức làm nhiệm vụ thu thập, bổ sung, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu vào các mục tiêu của xã hội, phục vụ cho mục đích khoa học, kinh tế, văn hóa, giáo dục

Ở Việt Nam, thuật ngữ “lưu trữ” là lưu lại, giữ lại, giữ gìn, bảo tồn Đối với công văn, tài liệu thì lưu trữ có nghĩa là giữ lại các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết Từ điển lưu trữ Việt Nam của Cục Lưu trữ Nhà nước (năm 1992) ghi: “Lưu trữ là: 1.Giữ lại các văn bản, tài liệu của cơ quan hoặc cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết 2 Cơ quan hoặc đơn vị làm nhiệm vụ bảo quản và tổ chức sử dụng”[34]

Theo cách hiểu của tác giả: Lưu trữ có nghĩa là lưu lại những tài liệu

có giá trị để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin trong quá khứ, phục vụ đời sống xã hội hoặc để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.

Về mặt lý luận, khái niệm công tác lưu trữ thường được gắn liền với các thuật ngữ cơ bản sau:

- Tài liệu là: “vật mang thông tin làm phương tiện cho các hoạt động xã hội Tài liệu bao gồm các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành

chính, hoặc các nguồn tư liệu khác, được ghi trên các vật mang tin khác nhau, như trên giấy, băng từ, đĩa từ, thẻ nhớ dùng làm căn cứ để xử lý, giải quyết công việc thuộc các lĩnh vực hoạt động khác nhau của xã hội và lưu trữ các thông tin của hoạt động đó” [24]

- Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành qua hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh

tế, văn hóa, kịch của toàn xã hội

- QLNN về lưu trữ là: “theo dõi, điều hành, kiểm tra các hoạt động của Nhà nước” [24]

Như vậy, theo cách hiểu của chuyên ngành lưu trữ học, công táclưu trữ

là “toàn bộ các quy trình QLNN và quản lý nghiệp vụ lưu trữ, nhằm thu thập,

bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ” [24]

Về mặt QLNN, theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội thông qua ngày 11/11/2011 (sau đây gọi là Luật Lưu trữ), tại Điều 2 giải thích một số từ ngữ như sau:

- Tài liệu “là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết

kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác” (Khoản 2)

- Tài liệu lưu trữ “là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” (Khoản 3)

- Hoạt động lưu trữ “là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu” (Khoản 1)

Ngoài ra, tại Khoản 1, Điều 38 của Luật Lưu trữ đã quy định: “Chính phủ thống nhất QLNN về lưu trữ” Vì vậy, dưới góc nhìn của QLNN, công tác lưu trữ là bao gồm các lĩnh vực công tác QLNN, điều này thể hiện ở các hoạt động xây dựng và kiểm tra, chỉ đạo thực hiện luật pháp của cơ quan QLNN về lưu trữ

Trên cơ sở lý luận và pháp lý về công tác lưu trữ, khái niệm về công tác

lưu trữ được tác giả định nghĩa như sau: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động QLNN bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của cơ quan, tổ chức, cá nhân

1.1.2 Vị trí, vai trò, nhiệm vụ của công tác lưu trữ

1.1.2.1 Vị trí

- Công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của

bộ máy nhà nước Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp thông tin

có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho sự lãnh đạo, quản lý của một

cơ quan, tổ chức, đồng thời góp phần bảo vệ những thông tin có liên quan đến

cơ quan, tổ chức và bí mật quốc gia

- Công tác lưu trữ là khâu quan trọng trong quá trình xử lý thông tin, là nội dung quan trọng trong hoạt động của công tác văn phòng và có liên hệ mật thiết với công tác văn thư Công tác này có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý, điều hành của một cơ quan, tổ chức Giải quyết tốt công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức có ý nghĩa trên nhiều mặt trong quá trình quản lý

1.1.2.2 Vai trò

Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Thông đạt số 1-C/VP ngày 03/1/1946 với nội dung hết sức

ngắn gọn, súc tích, Thông đạt đã khẳng định “Tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” và chỉ rõ trách nhiệm “Các ông bộ trưởng ban chỉ thị cho nhân viên các sở phải gìn giữ tất cả các công văn, tài liệu và cấm không được hủy bỏ những công văn, tài liệu ấy, nếu không có lệnh trên

rõ rệt cho phép hủy bỏ” Đồng thời cũng quy định nơi lưu giữ bảo quản tài liệu sau khi sử dụng “Những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về những sở lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ” Thông đạt số 1-C/VP thực sự đã đặt cơ sở, nền móng cho sự ra đời và

hoạt động của công tác lưu trữ của nước ta, đánh dấu bước ngoặt đối với hoạt động của công tác lưu trữ Năm 2001, Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số

34/2001/PL-UBTVQH10 ra đời, cũng đã khẳng định “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa”

Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác, đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược để phục vụ phát triển kinh tế- xã hội, phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa của một đất nước, cơ quan, tổ chức hay một cá nhân Vì vậy cần phải hiểu rõ vai trò của tài liệu lưu trữ nói riêng

và công tác lưu trữ nói chung, để có biện pháp bảo vệ an toàn và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách có hiệu quả, nâng cao trách nhiệm của CQNN, các tổ chức chính trị, tổ chức xã hội Vai trò của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ được thể hiện ở các mặt sau:

- Thứ nhất, tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng

thể chế hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hành chính Việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản QLNN có thể từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ luôn có vai trò quan trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao Vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ thể hiện ngay khi định hướng

nội dung, xác định nhu cầu ban hành văn bản QLNN cần phải nghiên cứu các chủ trương, đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước liên quan đến vấn đề

đó thông qua các tài liệu lưu trữ Vì nguồn thông tin văn bản sử dụng để nghiên cứu đều đã qua các khâu xử lý nghiệp vụ của công tác lưu trữ như thu thập, chỉnh lý, tổ chức khai thác sử dụng văn bản Đồng thời dựa trên những thông tin quá khứ để nghiên cứu tìm ra quy luật vận động, từ đó dự báo về xu hướng phát triển của vấn đề trong tương lai, tìm ra cách thức tác động phù hợp với quy luật vận động của đời sống xã hội và định hướng của Nhà nước Mặt khác, quá trình thu thập thông tin từ tài liệu lưu trữ không qua nhiều khâu trung gian, được thực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thông tin phong phú, nhanh chóng, tiết kiệm sẽ phục vụ đắc lực cho việc xây dựng hệ thống thể chế nền hành chính nhà nước Làm tốt các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cho hoạt động hệ thống hóa pháp luật được tốt, nâng cao chất lượng, hiệu quả cho hệ thống thể chế nền hành chính nhà nước, bảo đảm cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật nói riêng và văn bản QLNN nói chung

- Thứ hai, tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp

luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Việc sử dụng thông tin từ văn bản QLNN để theo dõi, điều hành và kiểm tra công việc trong cơ quan một cách khoa học, có hệ thống, có căn cứ chính xác là điều kiện tất yếu để bảo đảm cho hoạt động của bộ máy QLNN có hiệu quả Vì tài liệu lưu trữ tạo công cụ để kiểm tra việc thực thi quyền lực của các cơ quan,

tổ chức, góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát Nhờ có công tác kiểm tra có thể phát hiện, phòng ngừa, ngăn chặn, xử lý kịp thời thiếu sót trong tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước nhằm đảm bảo trật tự QLNN trong mọi lĩnh

vực, nâng cao hiệu quả QLNN Hồ sơ, tài liệu lưu trữ là chứng cứ chân thực

có độ chính xác cao để các cấp có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, sự phù hợp, đúng đắn của quá trình giải quyết công việc, từ đó kiểm tra, đánh giá hoạt động của các cơ quan trong bộ máy nhà nước Nó có vai trò quan trọng trong việc xem xét các hành vi trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của các cơ quan, là cơ sở để giải quyết các tranh chấp giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý trong quản lý hành chính

- Thứ ba, tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu khoa

học quản lý, nâng cao trình độ QLNN Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng quý giá, phản ánh được toàn cảnh bức tranh về quá trình QLNN, là thước

đo trình độ quản lý trong mỗi thời kỳ lịch sử ở mỗi quốc gia Với ý nghĩa đó, tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng ghi lại và truyền bá lại cho thế hệ sau những truyền thống văn hóa quản lý, kinh nghiệm QLNN, từ đó phát huy, kế thừa những giá trị tốt để nâng cao trình độ quản lý, thúc đẩy nhanh sự phát triển của khoa học quản lý và ứng dụng thành công, nâng cao hiệu quả QLNN

- Thứ tư, làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư

và hành chính văn phòng hoạt động hiệu quả, đẩy nhanh tiến trình hiện đại hóa hoạt động của nền hành chính nhà nước trong thực hiện công cuộc CCHC Điều đó thể hiện ở chỗ, tất cả các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính trên mọi lĩnh vực của Nhà nước đều gắn liền với văn bản, gắn liền với việc tổ chức sử dụng văn bản Vì hệ thống văn bản quản

lý vừa là phương tiện vừa là sản phẩm của hoạt động QLNN Văn bản là nguồn hình thành nên tài liệu lưu trữ, mà tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý và chính xác nhất cho hoạt động QLNN, khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quả QLNN Thực hiện tốt công tác lưu trữ, công văn, giấy

tờ là một trong những điều kiện để thực hiện cải cách thủ tục hành chính của CQNN Vì CQNN không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải

quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc kết kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước của nước ta hiện nay

- Thứ năm, thực hiện tốt công tác lưu trữ góp phần thực hiện một nền

hành chính phát triển, hiện đại, nền hành chính hướng tới phục vụ nhân dân

và ngày càng mở rộng quyền công dân Mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ là phục vụ nhu cầu sử dụng, tiếp cận với thông tin quá khứ của toàn xã hội, tạo điều kiện để mọi cơ quan, tổ chức, nhân dân tiếp cận, sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích chính đáng của mình Điều này cũng đã được quy định

rõ tại Khoản 2, Điều 29 của Luật Lưu trữ: “Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch

sử và các nhu cầu chính đáng khác” Đặc biệt, khi Luật Tiếp cận thông tin số

104/2016/QH13 ra đời cùng với nền kinh tế tri thức phát triển, con người ngày càng nhận thức rõ hơn về giá trị của thông tin thì nhu cầu tiếp cận và khai thác thông tin sẽ ngày càng tăng lên

- Thứ sáu, làm tốt công tác lưu trữ góp phần bảo vệ bí mật những thông

tin liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia Vì các thông tin thuộc bí mật nhà nước và bí mật cơ quan phần lớn được ghi chép trong các văn bản, sẽ có rất nhiều tài liệu lưu trữ có nội dung chứa đựng bí mật của cơ quan, tổ chức, cá nhân mà các đối tượng thù địch, đối lập luôn tìm cách khai thác, nếu bị tiết lộ ra ngoài sẽ gây tác hại rất lớn cho sự phát triển của cơ quan, của đất nước Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước được Uỷ ban Thường

vụ Quốc hội thông qua ngày 28/12/2000 đã quy định “Bí mật nhà nước là những tin về vụ việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung

quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, khoa học, công nghệ, các lĩnh vực khác mà Nhà nước không công bố hoặc chưa công bố mà nếu bị tiết lộ sẽ gây nguy hại cho Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam” Luật Bảo vệ bí mật nhà nước có hiệu lực từ ngày 01/07/2020 cũng đã quy định “Bí mật nhà nước là thông tin có nội dung quan

trọng do người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác định căn cứ vào

quy định của Luật này, chưa công khai, nếu bị lộ, bị mất có thể gây nguy hại đến lợi ích quốc gia, dân tộc Hình thức chứa bí mật nhà nước bao gồm tài liệu, vật, địa điểm, lời nói, hoạt động hoặc các dạng khác” Vì vậy, công tác

lưu trữ của cơ quan được tổ chức một cách hợp lý, khoa học sẽ đảm bảo hoạt động của cơ quan được tiến hành nhanh chóng, chính xác, liên tục và đúng quy trình sẽ bảo vệ tốt tài liệu và giữ gìn được bí mật của cơ quan, của quốc gia

1.1.2.3 Nhiệm vụ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu của các CQNN, bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp lý và thực tiễn về bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ; vì vậy chức năng, nhiệm vụ chính của công tác lưu trữ là tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, bảo quản an toàn và sử dụng có

hiệu quả tài liệu lưu trữ, cụ thể:

- Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ: là nhiệm vụ tổng hợp các khâu

nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho công tác tra tìm tài liệu Nội dung của công tác này gồm: thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; tổ chức các công cụ tra tìm tài liệu và một số công tác bổ trợ khác của các ngành khoa học, kỹ thuật, tin học có liên quan và lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ Tổ chức khoa học tài liệu căn cứ vào các quy định, hướng dẫn cụ thể của Nhà nước trong công tác lưu trữ Để tổ chức tốt nhiệm

vụ này đòi hỏi phải có cán bộ lưu trữ có trình độ chuyên môn cao, điều kiện làm việc tốt và trang thiết bị phục vụ cho việc thực hiện các quy trình nghiệp

vụ phải đầy đủ, khoa học và hiện đại

- Bảo quản an toàn tài liệu: đây là điều kiện cơ bản để thực hiện các

mục đích của công tác lưu trữ, bởi nếu tài liệu lưu trữ không được bảo quản

an toàn thì sẽ không thể tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Bảo quản an toàn tài liệu có hai nội dung chính:

+ Bảo quản không hư hỏng, mất mát tài liệu lưu trữ: để thực hiện nhiệm vụ này cần chú ý đến kho tàng, các trang thiết bị, điều kiện môi trường

ổn định, đáp ứng đúng yêu cầu của công tác bảo quản cho từng loại hình tài liệu khác nhau và thực hiện các biện pháp tu bổ, phục chế, bảo hiểm nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu

+ Bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu lưu trữ: để thực hiện nhiệm

vụ này cần chú ý đến ý thức, trách nhiệm và trình độ của cán bộ làm công tác lưu trữ, chú ý đến từng loại đối tượng độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu

và các hình thức công bố, giới thiệu và khai thác, sử dụng tài liệu Đặc biệt trong thời đại toàn cầu hóa hiện nay, việc bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu lưu trữ cần chú ý đến tính cơ mật của tài liệu lưu trữ, để tránh việc lộ, lột, mất thông tin bí mật trong tài liệu lưu trữ

- Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ: Mục đích

cuối cùng của công tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ và các thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu hoạt động của xã hội Vì vậy, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có hiệu quả là một trong những nhiệm vụ quan trọng của công tác lưu trữ Để đảm bảo công tác khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả cao cần nghiên cứu nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của xã hội; phân loại đối tượng độc giả; nghiên cứu xây dựng các công cụ tra cứu khoa học và áp dụng các biện pháp, tổ chức nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài

liệu có hiệu quả cao Điều đó đòi hỏi nhà nước cần có những quy định cụ thể

về khai thác, sử dụng tài liệu; trình độ của cán bộ lưu trữ và việc ứng dụng các khoa học hiện đại vào công tác lưu trữ

1.1.3 Tính chất của công tác lưu trữ

1.1.3.1 Tính chất khoa học

Tính chất khoa học của công tác thể hiện qua việc nghiên cứu cơ sở lý luận và các phương pháp khoa học để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu, khai thác và sử dụng tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác lưu trữ Các nghiệp vụ của công tác lưu trữ được thực hiện thông qua việc nghiên cứu lý luận và áp dụng vào điều kiện cụ thể của mỗi nước Mỗi nghiệp vụ của công tác lưu trữ đều được tổ chức thực hiện theo các phương pháp khác nhau Mỗi loại hình tài liệu, các nghiệp vụ lại có những quy trình mang đặc tính khác nhau Khoa học lưu trữ phải tìm tòi, nghiên cứu, phát hiện

ra những điểm khác nhau đó và đề ra một cách chính xác tổ chức khoa học cho từng loại hình tài liệu Hơn thế nữa, khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, kế thừa kết quả nghiên cứu khoa học của các ngành khác như ngành toán học, hóa học, sinh học, tin học để áp dụng vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ Mặt khác, để quản lý thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hóa trong công tác lưu trữ cũng cần được nghiên cứu đầy đủ, như tiêu chuẩn về kho tàng, tiêu chuẩn trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ như giá kệ, cặp, hộp đựng tài liệu

gia, bí mật của cơ quan, cá nhân mà các đối tượng thù địch, đối lập luôn tìm cách để khai thác, trục lợi, âm mưu để đánh cắp bí mật có trong tài liệu lưu trữ Một số tài liệu có thể không hạn chế đối tượng này nhưng lại hạn chế đối tượng khác Vì vậy, các nguyên tắc, chế độ trong công tác lưu trữ phải thể hiện đầy đủ tính chất bảo vệ các nội dung cơ mật của tài liệu

1.1.3.3 Tính chất xã hội

Nội dung của tài liệu lưu trữ phản ánh những quy luật hoạt động xã hội trong lịch sử phát triển của loài người Thông qua tài liệu lưu trữ có thể làm sáng tỏ các mối quan hệ xã hội của một giai đoạn lịch sử của cả một đất nước hoặc của một con người cụ thể Nó tác động lớn đến ý thức hệ của cả một tầng lớp xã hội nhất định Vì vậy mà hoạt động lưu trữ có mối quan hệ xã hội chặt chẽ với một số ngành khoa học khác để làm rõ những vấn đề của đời sống xã hội Hơn thế nữa, tài liệu lưu trữ ngoài việc phục vụ nghiên cứu lịch

sử còn phục vụ cho các nhu cầu khác của đời sống xã hội như: hoạt động chính trị, hoạt động QLNN, hoạt động ngoại giao và nhiều hoạt động khác trong xã hội Công tác lưu trữ cần nghiên cứu ra những hình thức phục vụ công tác khai thác và sử dụng tài liệu để đáp ứng những như cầu đó của xã hội

1.1.3.4 Tính chất pháp chế

Tính chất pháp chế của công tác lưu trữ ở chỗ, nó là một lĩnh vực hoạt động của bộ máy nhà nước, ra đời cùng sự ra đời của Nhà nước QLNN về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ phải trên cơ sở pháp luật của Nhà nước Rất nhiều văn bản quy phạm pháp luật quy định về công tác lưu trữ đã ra đời, góp phần đưa công tác lưu trữ đi vào nề nếp Hệ thống những văn bản quy phạm pháp luật của ngành lưu trữ sẽ góp phần tạo một hành lang pháp lý cho việc triển khai thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách của Nhà nước về việc quản lý và phát triển ngành lưu trữ đồng thời hệ thống văn đó cũng góp phần thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi toàn quốc

1.1.4 Nội dung cơ bản của công tác lưu trữ

1.1.4.1 Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ

- Tổ chức bộ máy làm công tác lưu trữ:

Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động cơ bản, là nhiệm vụ quan trọng của tất cả các cơ quan, tổ chức Vì vậy, để thực hiện tốt công tác lưu trữ, trong mỗi cơ quan, tổ chức cần có bộ phận chuyên trách làm công tác lưu trữ Bộ phận lưu trữ trong cơ quan có trách nhiệm tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong việc: Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn về công tác lưu trữ; Soạn thảo những văn bản chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan; Thực hiện các nghiệp vụ hoạt động lưu trữ cụ thể như: thu thập tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ; làm các báo cáo tổng kết về công tác lưu trữ của cơ quan

Tổ chức bộ máy trong công tác lưu trữ cũng như QLNN các lĩnh vực khác là phục vụ mục đích của quản lý Muốn quản lý trước hết phải có bộ máy, con người; muốn quản lý phải có pháp luật Vì thế công tác lưu trữ cần

có bộ máy, để quản lý tập trung thống nhất phải có bộ máy từ trung ương đến địa phương Có thế thấy rằng ở nước ta, trong những năm qua, nhà nước đã thành lập hệ thống tổ chức các cơ quan lưu trữ từ trung ương đến địa phương

và các lưu trữ chuyên ngành Đối với các cơ quan cụ thể, việc tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ tùy thuộc vào tầm cỡ, vị trí của từng cơ quan Tại các cơ quan trung ương: Bộ phận phụ trách công tác lưu trữ thường là một phòng, ban riêng biệt, độc lập với các phòng, ban khác, chịu sự quản lý trực tiếp của lãnh đạo cơ quan hoặc văn phòng, như phòng Lưu trữ Bộ, phòng Hành chính-Lưu trữ ở các Tổng Cục thuộc Bộ Tại các cơ quan có quy mô nhỏ hoặc các

cơ quan ở địa phương thì bộ phận làm công tác lưu trữ thường được bố trí trực thuộc văn phòng của cơ quan, tổ chức Dù ở cơ quan nào thì công tác lưu trữ cũng gắn bó mật thiết với công tác văn thư, công tác văn phòng của cơ

quan Bởi vì văn phòng là đầu mối thu thập thông tin của cơ quan, nơi tập trung toàn bộ công văn giấy tờ đi đến của cơ quan, nên một trong những nhiệm vụ của văn phòng là phải tổ chức công tác lưu trữ để lưu trữ và tổ chức khoa học khối lượng công văn giấy tờ đó

- Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ:

Ở các cơ quan, tổ chức tùy thuộc vào mức độ công việc của cơ quan để

bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ chuyên trách hay kiêm nhiệm Tuy nhiên

để các hoạt động của nghiệp vụ lưu trữ được thực hiện một cách đầy đủ, khoa học thì cán bộ làm công tác lưu trữ cần phải có trình độ chuyên môn phù hợp, được đào tạo đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ tại các trường trung cấp, cao đẳng hoặc đại học

1.1.4.2 Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động QLNN Một trong những công cụ của QLNN là pháp luật, vì thế công cụ pháp luật được sử dụng đắc lực trong QLNN về lĩnh vực lưu trữ Đó là việc xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản về quản lý công tác lưu trữ Để thực hiện tốt công tác lưu trữ cần có hệ thống những văn bản quy phạm pháp luật quy định những vấn đề quản lý về công tác lưu trữ trong phạm vi quốc gia Cho đến nay ngành lưu trữ đã xây dựng và ban hành một hệ thống văn bản khá đầy đủ, quy định những điều cơ bản liên quan đến QLNN về công tác lưu trữ, trong

đó văn bản có giá trị pháp lý cao nhất trong ngành lưu trữ là Luật Lưu trữ Tiếp đến là Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 23/12/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ Ngoài ra để thực hiện các điều quy định trong Luật và Nghị định, Bộ Nội vụ đã ban hành nhiều Thông tư, quyết định để hướng dẫn thi hành một số điều, khoản, mục trong Luật và Nghị định Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành nhiều văn

bản hướng dẫn các nghiệp vụ của công tác lưu trữ, tập trung hướng dẫn về hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, hoạt động xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ, hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu những văn bản này đã góp phần thống nhất việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong cả nước

1.1.4.3 Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

Một trong những nội dung quan trọng của công tác lưu trữ là thực hiện các nghiệp vụ hoạt động lưu trữ, trong đó:

- Thu thập tài liệu lưu trữ: “là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa

chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử” [37]

+Thu thập tài liệu lưu trữ là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông Lưu trữ cơ quan và Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn đã được nhà nước quy định

+ Thu thập tài liệu lưu trữ nhằm bảo đảm đưa vào các kho lưu trữ có những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để bảo quản và phục vụ yêu cầu nghiên cứu, khai thác tài liệu của độc giả

+ Thu thập tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ có quan hệ hầu hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ Giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập tài liệu sẽ bổ sung các nguồn tài liệu, làm phong phú thành phần Phông Lưu trữ cơ quan và Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam và khả năng phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ, bảo tồn di sản văn hóa của quốc gia Vì vậy đây là một nghiệp vụ thường xuyên tất yếu trong công tác lưu trữ

+ Thu thập tài liệu bao gồm các nội dung cơ bản sau: Xác định những

cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn nộp lưu, thu thập; Xác định những loại tài liệu có giá trị cần phải nộp lưu; Thực hiện các thủ tục giao nộp, thu thập tài liệu vào kho lưu trữ

+ Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan: trong thời hạn 01 năm,

kể từ ngày công việc kết thúc; trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản Trong trường hợp đơn vị,

cá nhân cần giữ lại thì thời hạn không quá 02 năm, nhưng phải được sự đồng

ý của lãnh đạo cơ quan và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan

+ Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử: trong thời hạn 10 năm,

kể từ ngày công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử

- Chỉnh lý tài liệu “là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê,

lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức,

cá nhân” [37]

+ Quy trình chỉnh lý tài liệu gồm các bước sau: Giao, nhận tài liệu; Vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý; Vệ sinh sơ bộ tài liệu; Khảo sát và biên mục các văn bản hướng dẫn; Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại; Lập, chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ kết hợp với xác định giá trị; Biên mục phiếu tin; Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin; Hệ thống hóa phiếu tin theo Phương án phân loại; Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin; Biên mục hồ sơ; Kiểm tra, chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ; Đánh số chính thức cho hồ sơ; Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng, đưa tài liệu vào bìa

hồ sơ; Đưa hồ sơ vào hộp; Viết và dán nhãn hộp; Vận chuyển tài liệu vào kho

và xếp lên giá; Giao, nhận tài liệu; Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu; Kiểm tra việc nhập phiếu tin; Lập Mục lục hồ sơ; Xử lý tài liệu loại; Kết thúc chỉnh lý

+ Mục đích của việc chỉnh lý tài liệu là tổ chức, sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc của khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu

Việc chỉnh lý tài liệu đồng thời cũng sẽ loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy nhằm sử dụng hiệu quả kho tàng và trang thiết bị bảo quản

- Xác định giá trị tài liệu: “là việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc,

phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị” [37]

+ Mục đích của việc xác định giá trị tài liệu là nhằm xác định thời hạn bảo quản tài liệu để lưu giữ những tài liệu có giá trị và loại ra tài liệu hết giá trị để tiêu hủy nhằm tối ưu hóa việc quản lý tài liệu

+ Việc xác định giá trị tài liệu được bắt đầu ngay từ khi lập hồ sơ công việc bằng việc ghi thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ, khi thực hiện lựa chọn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, trong quá trình bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, khi lựa chọn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và trong quá trình bảo quản tại Lưu trữ lịch sử Ở tất cả các giai đoạn xác định giá trị tài liệu thì công cụ chính để thực hiện vẫn là bảng thời hạn bảo quản

+ Việc xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo nguyên tắc chính trị, lịch

sử, toàn diện và tổng hợp, theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học Xác định giá trị tài liệu cũng cần phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản như: nội dung của tài liệu; vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu; ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ; hình thức của tài liệu; tình trạng vật lý của tài liệu

+ Trong quá trình tổ chức thực hiện công tác xác định giá trị tài liệu, đối với những hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản theo quy định vẫn phải xem xét, đánh giá lại và trước khi đưa đi tiêu hủy phải thông qua Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, đồng thời xin ý kiến thẩm định của cơ quan quản lý cấp trên về lưu trữ

- Bảo quản tài liệu lưu trữ: là quá trình áp dụng các biện pháp khoa

học, kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu trữ

Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng, vì nếu không bảo quản tốt thì tài liệu có thể bị mất mát, hư hỏng

+ Nội dung của bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, trang thiết bị kỹ thuật bảo quản, xử lý kỹ thuật bảo quản, tổ chức tài liệu trong kho và phục chế tài liệu lưu trữ

+ Nội dung của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ rất đa dạng, liên quan đến nhiều ngành khoa học tự nhiên như vật lý học, sinh vật, khí tượng các thành tựu khoa học của các ngành hiện đang được áp dụng rộng rãi trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Đặc biệt là việc áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật hiện đại để đề phòng việc bị phá hoại, lấy cắp tài liệu do con người tạo ra

- Thống kê tài liệu lưu trữ: là áp dụng các phương pháp và các công cụ

để xác định số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và

hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ để ghi vào phương tiện thống kê

+ Thống kê tài liệu lưu trữ giúp cơ quan quản lý lưu trữ, kho lưu trữ xây dựng kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với yêu cầu và khả năng thực tế

+ Thống kê tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng của công tác lưu trữ, thực hiện tốt nghiệp vụ thống kê tài liệu lưu trữ góp phần nâng cao chất lượng cho công tác báo cáo lưu trữ và tài liệu lưu trữ định kỳ hàng năm

+ Thống kê tài liệu lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quy hoạch công tác bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu Giống như các lĩnh vực khoa học khác, thống kê tài liệu lưu trữ phải chính xác và phù hợp với thực tế, đúng thời gian quy định của cơ quan QLNN Thống kê nhà nước về lưu trữ được quy định tại Điều 27 của Luật Lưu trữ và Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê ngành nội vụ

- Sử dụng tài liệu lưu trữ: là một trong những nghiệp vụ quan trọng

nhất và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ Đây là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu lịch sử và yêu cầu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và cá nhân

+ Sử dụng tài liệu lưu trữ là một động lực mạnh mẽ để thúc đẩy các công tác nghiệp vụ phát triển Vì nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ càng cao thì bắt buộc công tác nghiệp vụ như thu thập, chỉnh lý, thống kê, lập công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ phải đẩy mạnh hơn nữa

+ Sử dụng tài liệu lưu trữ có thể thông qua các hình thức như: tổ chức

sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc, thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ, triển lãm tài liệu lưu trữ Việc sử dụng tài liệu lưu trữ đã được quy định tại các Điều 29 đến Điều 34 của Luật Lưu trữ, và đây được coi là một trong các tiêu chuẩn quan trọng nhất để đánh giá hiệu quả của công tác lưu trữ

1.2 Hiện đại hóa công tác lưu trữ

1.2.1 Khái niệm về hiện đại hóa, hiện đại hóa công tác lưu trữ

1.2.1.1 Hiện đại hóa

Lý luận hiện đại hóa luôn có những quan điểm khác nhau Xét về mặt ngữ nghĩa, khái niệm hiện đại hóa (modernisation) chứa đựng những nội hàm mang tính kinh tế-xã hội, văn hóa-xã hội và thiết chế xã hội sâu sắc “Có nhiều tác giả như Eisenstadt và Rostow đã sử dụng thuật ngữ “hiện đại hóa”

để chỉ quá trình phát triển của các xã hội hiện đại bắt đầu từ thời kỳ cơ khí hóa và công nghiệp hóa” [36] Trên cơ sở tiếp cận xã hội học, quá trình hiện đại hóa là tất yếu mang biện chứng nhằm giải phóng con người thoát khỏi nghèo nàn lạc hậu, bất bình đẳng, đồng thời, đưa các dân tộc bước vào xã hội văn minh

Hiện đại hóa (tiếng Pháp moderniser), thuật ngữ này dùng để xác định quá trình vận động từ xã hội tiền công nghiệp dựa trên truyền thống tới một

hệ thống kinh tế và chính trị, cũng như văn hóa tiêu biểu cho sự phát triển của một nước cơ bản ( ) Những yếu tố cơ bản của quá trình này là: khả năng sử dụng những kỹ thuật hiện đại trong những ngành then chốt của sản xuất được đẩy mạnh; hình thức tiêu được mở rộng, những điều kiện mới (về xã hội, chính trị, văn hóa) được phát triển; nền sản xuất mới được hình thành Quá trình hiện đại hóa bao gồm cả việc nắm vững những kiểu dạng mới của sinh hoạt tinh thần (kiểu tư duy mới) [35]

Như vậy, thuật ngữ “hiện đại hóa”cũng gắn chặt với sự phát triển của khoa học công nghệ Ngày nay, từ hiện đại được dùng để chỉ những đặc tính chung của các quốc gia phát triển về mặt kinh tế cũng như chính trị và xã hội

Ở Việt Nam, khái niệm hiện đại hóa thường đi liền với khái niệm công nghiệp hóa và gắn với chính sách phát triển kinh tế- xã hội của đất nước Tại Hội nghị Trung ương 7 khóa VII (tháng 1- 1994), Đảng Cộng sản Việt Nam

đã khẳng định “Công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước là quá trình căn bản, toàn diện các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và quản lý kinh tế, xã hội từ sử dụng lao động thủ công là chính sang sử dụng một cách phổ biến sức lao động cùng với công nghệ, phương tiện và phương pháp tiên tiến, hiện đại, dựa vào sự phát triển công nghiệp và tiến bộ khoa học công nghệ, tạo ra năng suất lao động xã hội cao” [1]

Từ những khái niệm trên, theo cách hiểu của tác giả: Hiện đại hóa là quá trình ứng dụng và trang bị những thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến hiện đại vào quá trình sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và quản lý kinh tế xã hội

1.2.1.2 Hiện đại hóa công tác lưu trữ

Trên cơ sở khái niệm chung về hiện đại hóa, tác giả luận văn cho rằng:

Hiện đại hóa công tác lưu trữ là việc áp dụng những thành tựu khoa học, công nghệ tiên tiến, sử dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại trong công tác lưu trữ nhằm mục đích đưa công tác lưu trữ phát triển phù hợp với xu hướng của thời đại

Khoa học và công nghệ, nhất là CNTT thời hiện đại đã và đang có nhiều tác động làm thay đổi đời sống xã hội, có tác động nhiều đến các hoạt động quản lý và nghiệp vụ hành chính, trong đó có công tác lưu trữ Đặc biệt với sự ra đời của Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư (4.0), được mệnh danh là cuộc cách mạng công nghệ số, như công nghệ Internet vạn vật (IoT), trí tuệ nhân tạo (AI), thực tế ảo (VR), mạng xã hội, điện toán đám mây, di động để chuyển hóa toàn bộ thế giới thực thành thế giới số mà hoạt động của công tác lưu trữ không là ngoại lệ

Ở Việt Nam, ngày 01/7/2014, Bộ Chính trị đã ban hành Nghị quyết số 36-NQ/TW về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển CNTT, đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế Ngày 14/4/2015, Chính phủ ban hành Nghị quyết số 26/NQ-CP về Chương trình hành động nhằm cụ thể hóa việc thực hiện Nghị quyết số 36-NQ/TW của Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển CNTT đáp ứng yêu cầu của phát triển bền vững và hội nhập quốc tế với 8 nhiệm vụ trọng tâm nhằm đạt được mục tiêu đề ra tại Nghị quyết 36-NQ/TW, bao gồm: Đổi mới, nâng cao nhận thức và tăng cường sự lãnh đạo của Đảng đối với ứng dụng, phát triển CNTT; Xây dựng, hoàn thiện cơ chế, chính sách pháp luật về ứng dụng, phát triển CNTT; Xây dựng hệ thống hạ tầng thông tin quốc gia đồng bộ, hiện đại; Ứng dụng CNTT rộng rãi, thiết thực, có hiệu quả cao; Phát triển công nghiệp CNTT, kinh tế tri thức; Phát triển nguồn nhân lực CNTT đạt tiêu chuẩn quốc tế, đẩy mạnh nghiên cứu, ứng dụng, tiếp thu, làm chủ và sáng tạo công nghệ mới; Đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quốc phòng, an ninh, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin, nâng cao năng lực quản lý các mạng viễn thông, truyền hình, Internet; Tăng cường hợp tác quốc tế Tiếp đó ngày 14/10/2015, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 36a/NQ-CP về Chính phủ điện tử Tất cả các văn bản trên được coi là cơ sở có tính tiền đề để ngành Lưu trữ Việt Nam bước vào kỷ nguyên mới - cách mạng công nghiệp (4.0)

Do đó, ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến, nhất là ứng dụng CNTT vào các hoạt động nghiệp vụ của công tác lưu trữ là một yêu cầu mang tính tất yếu có tính nguyên tắc, vì đó là tiền đề cho hoạt động quản

lý đạt hiệu quả cao

1.2.2 Nội dung hiện đại hóa công tác lưu trữ

Hiện đại hóa công tác lưu trữ cần thực hiện một cách toàn diện, đồng

bộ trên tất cả mặt hoạt động của công tác lưu trữ, có như vậy thì việc hiện đại hóa công tác lưu trữ mới có hiệu lực, hiệu quả Để hoạt động của công tác lưu trữ được tốt hơn, việc hiện đại hóa công tác lưu trữ cần chú trọng vào các nội dung sau:

1.2.2.1 Xây dựng, hoàn thiện cơ chế, chính sách pháp luật về hiện đại hóa công tác lưu trữ

- Xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật quy định rõ ràng về hiện đại hóa công tác lưu trữ, hoàn thiện được khái niệm, mục đích, nội dung

và các phương pháp hiện đại hóa công tác lưu trữ, làm cơ sở pháp lý để cơ quan, tổ chức áp dụng thực hiện

- Xây dựng cơ chế, chính sách ứng dụng, phát triển CNTT cho công tác lưu trữ bảo đảm các quy trình được áp dụng một cách có hiệu quả

1.2.2.2 Xây dựng, hoàn chỉnh các tiêu chuẩn, định mức kinh tế-kỹ thuật trên tất cả các khâu trong nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ

- Xây dựng đồng bộ các quy trình tiêu chuẩn trong việc thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu, tổ chức khai thác tài liệu đối với tài liệu giấy và tài liệu trên các vật mang tin khác, đặc biệt là tài liệu lưu trữ điện tử, bởi đây là loại hình tài liệu được hình thành chủ yếu theo mô hình “Chính phủ điện tử” của nước ta hiện nay

- Xây dựng các tiêu chuẩn gắn liền với định mức kinh tế-kỹ thuật để làm cơ sở pháp lý căn cứ khi cơ quan, tổ chức tiến hành thực hiện các khâu

nghiệp vụ lưu trữ Đồng thời là căn cứ bổ sung kinh phí để thực hiện các hoạt động của nghiệp vụ lưu trữ

1.2.2.3 Ứng dụng CNTT công tác lưu trữ

- Ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ để tạo được một cơ sở dữ liệu

và hệ thống quản lý chặt chẽ đối với tài liệu, phục vụ việc tra cứu thông tin nhanh và hiệu quả nhất, nhằm nâng cao năng lực quản lý, đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại, thúc đẩy sự nghiệp hiện đại hoá công tác lưu trữ lên một tầm cao mới

- Ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ cần phải chú trọng tới việc ứng dụng khoa học kỹ thuật, công nghệ trong tất cả các khâu nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ, cũng như phải đảm bảo cơ sở hạ tầng CNTT cho tất cả hoạt động lưu trữ được tiến hành một đồng bộ, hiệu quả

- Đầu tư hạ tầng kỹ thuật CNTT cho công tác lưu trữ như máy trạm máy chủ, máy tính có kết nối internet, phần mềm diệt vi rút, máy in, máy photocopy, máy scan… để hỗ trợ, nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ

1.2.2.4 Nâng cao chất lượng con người làm công tác lưu trữ

- Để hiện đại hóa công tác lưu trữ, con người làm công tác lưu trữ phải

là những người có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, được đào tạo đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ tại các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp

- Con người làm công tác lưu trữ phải không ngừng học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng phù hợp với xu thế phát triển của thời đại Có năng lực để áp dụng thành tựu của CNTT, khoa học, công nghệ vào công tác lưu trữ nhằm giải phóng sức lao động của bản thân

- Con người làm công tác lưu trữ cũng phải là những có kinh nghiệm làm việc thực tế, nắm bắt được những mặt tồn tại, hạn chế, thủ công, lạc hậu của công tác lưu trữ Để qua đó sẵn sàng tiếp nhận cái mới, hiện đại hơn, hiệu quả hơn vào công việc thực tế của mình

- Con người làm công tác lưu trữ phải là những người có tinh thần trách nhiệm, nhân cách, đạo đức nghề nghiệp Bởi công việc lưu trữ là công việc hàng ngày tiếp xúc với công văn giấy tờ, với thông tin bí mật trong văn bản Đòi hỏi người làm lưu trữ phải tuyệt đối giữ gìn bảo vệ bí mật của Đảng và của Nhà nước trong thực hiện công tác lưu trữ, luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sở hở để nắm bắt được bí mật của cơ quan, nhà nước

1.2.2.5 Nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào công tác lưu trữ

- Mục đích của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào công tác lưu trữ là nhằm xây dựng

và thực hiện các quy trình xử lý công việc thuộc công tác lưu trữ một cách khoa học, đồng thời tạo điều kiện để lãnh đạo cơ quan kiểm soát công việc được dễ dàng

- Áp dụng tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào việc xây dựng và thực hiện các quy trình sau: Quy trình thu thâp, bổ sung tài liệu; Quy trình phân loại tài liệu; Quy trình chỉnh lý tài liệu (tài liệu hành chính, tài liệu điện tử, tài liệu kế toán…); Quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị; Quy trình phục vụ, khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc; Quy trình tu bổ tài liệu; Quy trình vệ sinh tài liệu…

1.2.2.6 Phương tiện, cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật phục vụ công tác lưu trữ đảm bảo yêu cầu hiện đại hóa

- Đầu tư hoàn thiện, xây mới các kho lưu trữ lưu chuyên dụng theo tiêu chuẩn đã được nhà nước quy định

- Hoàn thiện hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống chống trộm theo các quy định mới nhất của Nhà nước để đảm bảo kho lưu trữ luôn được bảo quản an toàn, hiệu quả

- Mua sắm đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ như:

hệ thống giá, kệ, hộp bảo quản, bìa hồ sơ, bàn ghế, xe đẩy tài liệu, thang di động phục vụ tra soát tài liệu…

1.2.2.7 Nghiên cứu khoa học phục vụ việc hiện đại hóa công tác lưu trữ

- Tiến hành nghiên cứu khoa học trong công tác lưu trữ để có cơ hội học hỏi được các kinh nghiệm hiện đại hóa công tác lưu trữ của các nước trên thế giới nói chung, trong mỗi CQNN ở Việt Nam nói riêng Từ đó tìm ra những giải pháp mới để đẩy nhanh quá trình hiện đại hóa công tác lưu trữ tại

cơ quan, đơn vị mình

- Nghiên cứu khoa học phục vụ việc hiện đại hóa công tác lưu trữ cũng được xem là một giải pháp để nâng cao hơn nữa hoạt động hiện đại hóa lưu trữ của các CQNN hiện nay

1.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hóa công tác lưu trữ

1.2.3.1 Yếu tố nhận thức, sự quan tâm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức đối với công tác lưu trữ

Đây là yếu tố tiên quyết đầu tiên để quá trình hiện đại hóa công tác lưu trữ được diễn ra Bởi lẽ nếu không có sự quan tâm đúng đắn, hiểu được vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý của người đứng đầu

cơ quan, tổ chức thì không thể có được nguồn kinh phí để đầu tư cơ sở hạ tầng, kỹ thuật cho hoạt động hiện đại hóa công tác lưu trữ nói chung, đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản tài liệu nói riêng Sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan, tổ chức còn thể hiện ở chỗ bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ, nghiên cứu khoa học về công tác lưu trữ, xây dựng ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ, đẩy mạnh tin học hóa công tác lưu trữ cho phù hợp với các quy định hiện hành của ngành lưu trữ

1.2.3.2 Yếu tố trình độ, sự cố gắng của cán bộ làm công tác lưu trữ

Đây là yếu tố quyết định trực tiếp tới năng suất, chất lượng công việc Như đã trình bày ở trên, hiện đại hóa công tác lưu trữ là việc áp dụng những

thành tựu khoa học, công nghệ tiên tiến, sử dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại trong công tác lưu trữ, thì cán bộ làm công tác lưu trữ cần phải học hỏi, trao dồi kiến thức, đặc biệt là kiến thức về CNTT để theo kịp sự tiến bộ của các trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật số Mặt khác mọi giải pháp hiện đại dù

có tính khả thi tới đâu nếu không có nỗ lực, sự cố gắng của cán bộ làm công tác lưu trữ thì sẽ không mang lại hiệu quả như mong muốn Vì vậy, ngay tại các cơ quan, tổ chức phải đẩy mạnh hơn nữa công tác đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ, ý thức chuyên môn cho cán bộ làm công tác lưu trữ, đào tạo con người thích ứng với trang thiết bị hiện đại, mang phong cách làm việc mới, hiện đại Bản thân cán bộ làm công tác lưu trữ cũng không ngừng học tập, đổi mới tư duy, sẵn sàng tiếp nhận cái mới, để vận dụng tốt các thành tựu khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ, để hoạt động hiện đại hóa công tác lưu trữ được thành công, đồng thời tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo cơ quan áp dụng những kỹ thuật tiên tiến hiện đại vào công tác lưu trữ

1.2.3.3 Yếu tố ứng dụng CNTT, trang thiết bị và khoa học kỹ thuật

Việc ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ, từ thủ công sang tự động hoá Việc ứng dụng CNTT công tác lưu trữ tạo được một

cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý chặt chẽ đối với tài liệu, phục vụ việc tra cứu thông tin nhanh và hiệu quả nhất, nhằm nâng cao năng lực quản lý, đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại, thúc đẩy sự nghiệp hiện đại hoá công tác lưu trữ lên một tầm cao mới Ứng dụng khoa học, công nghệ kỹ thuật hiện đại như máy tính kết nối internet, các phần mềm quản lý lưu trữ, máy photocopy, máy scan sẽ giúp cán bộ làm công tác lưu trữ làm việc sẽ năng suất, hiệu quả hơn, đẩy nhanh quá trình hiện đại hóa công tác lưu trữ Tuy nhiên, việc ứng dụng CNTT, trang thiết bị và khoa học kỹ thuật cần phải phù hợp với sự phát triển của thời đại, bởi vì các trang thiết bị, khoa học kỹ thuật cũ, lạc hậu sẽ làm cản

trở quá trình hiện đại hóa công tác lưu trữ