(LUẬN văn THẠC sĩ) hoàn thiện kế toán quản trị chi phí tại công ty xăng dầu bình định

Trong luận văn này đã làm rõ mốt số vấn đề sau: + Thực trạng công tác kế toán quản trị chi phí sản xuát tại doanh nghiệp và đưa ra một số giải pháp hoàn thiện kế toán quản trị chi phí

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực, khách quan và chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

Trần Thị Thu Hồng

Nhơn, đã tổ chức khóa học và tạo điều kiện rất tốt cho các học viên chúng tôi

trong suốt thời gian học tại trường;

Tôi xin chân thành cảm ơn toàn thể quý Thầy giáo, Cô giáo tham giảng dạy lớp thạc sĩ kinh tế và kế toán K20 đã tận tâm truyền đạt kiến thức cho học viên chúng tôi Tôi cũng xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh đạo và tập thể cán

bộ nhân viên của Công ty Xăng dầu Bình Định đã tích cực giúp đỡ Tôi hoàn

thành luận văn Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn đến PGS.TS Trần Thị Cẩm

Thanh, giảng viên Trường Đại học Quy Nhơn, đã tận tình hướng dẫn tôi hoàn

thành luận văn này

Trong quá trình học tập nghiên cứu viết luận văn, chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự thông cảm và ý kiến đóng

góp của Thầy cô

Xin trân trọng cảm ơn !

STT Từ viết tắt Từ viết đầy đủ

9 HĐ GTGT Hóa đơn giá trị gia tăng

Số hiệu

2.2 Bảng cơ cấu bộ phận kế toán tại công ty 39 2.3 Bảng kế hoạch xây dựng các chỉ tiêu tài chính năm

2.11 Trích báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của

2.12 Bảng báo cáo Quỹ tiền lương thực hiện tại công ty

3.1 Bảng phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí 85

3.7 Bảng Quyết toán quỹ tiền lương các bộ phận hoạt

3.8 Bảng Quyết toán quỹ tiền lương chức danh quản lý

thực hiện tại Công ty Xăng dầu Bình Định năm 2018 93

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Số hiệu

1.1 Các chức năng cơ bản của quản trị doanh nghiệp 13 1.2 Sơ đồ dự toán chi phí trong doanh nghiệp thương mại 28 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty 35 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 36

2.4 Hình thức luân chuyển chứng từ tại công ty 40 3.1 Sơ đồ Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Xăng dầu

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Quá trình phát triển nền kinh tế thị trường, chủ động tham gia hội nhập kinh tế quốc tế, Việt Nam đã gia nhập WTO, tạo ra nhiều cơ hội cũng như thách thức cho doanh nghiệp Để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải tận dụng cơ hội, huy động và sử dụng tối ưu các nguồn lực bên trong cũng như bên ngoài để đứng vững trong cạnh tranh, đạt được mục tiêu lợi nhuận Các doanh nghiệp phải tối ưu hóa hoạt động không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh trên cơ sở chiến lược, sách lược quản trị doanh nghiệp đúng đắn Trong đó, kế toán quản trị chi phí có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin, giúp nhà quản trị doanh nghiệp có những căn cứ khoa học cho việc xây dựng kế hoạch, kiểm soát và ra quyết định một cách chính xác và toàn diện Chính vì vậy, hoàn thiện kế toán quản trị chi phí là rất cần thiết đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn đứng vững trên thương trường

Kinh doanh xăng dầu là một trong số các ngành có vị trí quan trọng bậc nhất trong nền kinh tế quốc dân, thực hiện cung cấp các mặt hàng về nhiên liệu phục vụ việc sản xuất kinh doanh có ảnh hưởng trực tiếp đến các lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội Mục tiêu xây dựng của ngành xăng dầu trở thành ngành kinh doanh mũi nhọn, đảm bảo cung cấp mọi nhu cầu của người dân cũng như

có thể cạnh tranh với các nước trong khu vực và thế giới Trước xu thế hội nhập quốc tế, các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu nói chung và Công ty Xăng dầu Bình Định nói riêng muốn có chỗ đứng trên thị trường và giữ vững được khách hàng phải đổi mới công nghệ, đầu tư thiết bị, cơ sở vật chất, tiết kiệm chi phí và thời gian…

Hiện tại, công tác kiểm soát chi phí tại Công ty đã có nhiều mặt tích cực như: xây dựng hệ thống định mức, phân công phân nhiệm cho các phòng, ban,

cá nhân, tổ chức quá trình kinh doanh Tuy nhiên, việc kiểm soát chi phí còn

có nhiều hạn chế cần khắc phục Trước nhu cầu cấp thiết như vậy đòi hỏi công

ty phải tổ chức thông tin kế toán qua đó có thể giúp nhà quản trị quản lý có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Kế toán quản trị chi phí với đặc điểm riêng của mình đáp ứng những yêu cầu về thông tin của quản trị trong việc lập kế hoạch, tổ chức tiến hành, kiểm tra và ra quyết định

Từ những vấn đề trên nên tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán quản trị chi phí tại Công ty Xăng dầu Bình Định” làm đề tài nghiên cứu luận văn thạc

sĩ của mình

2 Tổng quan về đề tài nghiên cứu

Với mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau, lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau thì để KTQT có thể đáp ứng cung cấp thông tin cho tất

cả các doanh nghiệp đó là một công việc khó khăn Việc nghiên cứu kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp đã được nhiều tác giả nghiên cứu về nhiều lĩnh vực khác nhau, cụ thể:

Đề tài luận văn “Nghiên cứu kế toán quản trị chi phí, doanh thu trong các

doanh nghiệp kinh doanh du lịch trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi” tác giả Dương

mô hình phù hợp với doanh nghiệp mình

+ Đề xuất phương hường hoàn thiện tổ chức kế toán quản trị chi phí, doanh

thu trong các doanh nghiệp kinh doanh du lịch trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi

Đề tài nghiên cứu của tác giả Đinh Diệu Tuyết (2011) nghiên cứu “Kế

toán quản trị chi phí sản xuất tại công ty Cổ phần Thực phẩm Xuất nhập khẩu Lam Sơn”- Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh, chuyên ngành Kế toán, Đại

học Đà Nẵng Trong luận văn này đã làm rõ mốt số vấn đề sau:

+ Thực trạng công tác kế toán quản trị chi phí sản xuát tại doanh nghiệp

và đưa ra một số giải pháp hoàn thiện kế toán quản trị chi phí tại doanh nghiệp: phân loại chi phí theo cách ứng xử, lập dự toán linh hoạt, xác định lại đối tượng hạch toán

+ Hoàn thiện phương pháp hân bổ chi phí sản xuất chung, tổ chức công tác hạch toán phục vụ cho công tác KTQT chi phí sản xuất và lập báo cáo để kiểm soát chi phí sản xuất

+ Luận văn đã trình bày khá sâu về đặc điểm hoạt động, các khái niệm liên quan đến KTQT chi phí sản xuất trong ngành chế biến xuất khẩu thủy sản

Đề tài nghiên cứu “Kế toán qản trị chi phí sản xuất tại công ty cố phần

Dệt May Hòa Thọ” của tác giả Nguyễn Thị Hoàng Oanh (2010), Luận văn thạc

sĩ quản trị kinh doanh, chuyên ngành Kế toán, Đại học Đà Nẵng, thông qua tìm hiểu công tác KTQT chi phí tại công ty, tác giả đã đưa ra một số biện pháp hoàn thiện công tác KTQT tại công ty như sau:

+ Tổ chức theo dõi phát sinh của các khoản mục chi phí, phân loại các khoản mục chi phí

+ Lập các báo cáo phân tích chi phí, dự toán linh hoạt nhằm nâng cao khả năng kiểm soát nội bộ chi phí

+ Tổ chức chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống tài khoản và số sách kế toán,

tổ chức hệ thống báo cáo KTQT chi phí

+ Phân tích biến động chi phí để đưa ra các nhân tố ảnh hưởng, nâng cao

tính hữu ích của các thông tin kế toán phục vụ hoạt động quản trị tại Tổng công

ty dệt may Hòa Thọ

Đề tài “Hoàn thiện kế toán quản trị chi phí tại công ty cổ phần Vinaconex

25” của tác giả Nguyễn Thị Hiền (2006), Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh,

chuyên ngành Kế toán, Đại học Đà Nẵng, tác giả đề xuất giải pháp hoàn thiện: + Tổ chức phương pháp tính gía thành theo phương pháp trực tiếp, phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí

+ Đặc điểm và các phương pháp lập dự toán cũng như tính toán giá thành thực tế và lập báo cáo KTQT tại các donh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng

+ Tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với việc hoạt động trong ngành xây dựng

Và còn nhiều đề tài nghiên cứu của các tác giả khác nhau về KTQT chi phí tại các doanh nghiệp Nhưng các đề tài trên có đặc điểm chung là chủ yếu

đi nghiên cứu về vấn đề KTQT chi phí trong doanh nghiệp sản xuất mà cụ thể

là tính giá thành sản phẩm mà chưa đề cập nhiều đến việc KTQT chi phí trong các doanh nghiệp thương mại về các khoản chi phí kinh doanh như: giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí QLDN

Đề tài “Hoàn thiện kiểm soát chi phí tại công ty Xăng dầu khu vực V” của

tác giả Trần Ngọc Tuyết (2010), Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh, chuyên ngành Kế toán, Đại học Đà Nẵng, đề cập đến hệ thống KTQT trong ngành kinh doanh xăng dầu, cụ thể:

+ Đề tài trình bày đặc điểm và phân loại các khoản chi phí phát sinh liên quan trong doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực xăng dầu

+ Hệ thống kiểm soát nội bộ theo dõi phát sinh các khoản mục chi phí trên

cơ sở dự toán của Tập đoàn xăng dầu Việt Nam

+ Trình bày các phương pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát về các khoản mục trong chi phí kinh doanh xăng dầu thông qua các thủ tục kiểm soát,

báo cáo kiểm soát

Các công trình nghiên cứu của các tác giả đã đạt được những thành công nhất định Luận văn của các tác giả đã đưa ra được những lý thuyết về KTQT chi phí, thực trạng Kế toán quản trị tại các đơn vị nghiên cứu, những ưu điểm, nhược điểm và đề xuất các giải pháp hoàn thiện KTQT chi phí mà các tác giả

đã nghiên cứu Riêng với đề tài nghiên cứu “ Hoàn thiện kiểm soát chi phí tại

công ty Xăng dầu khu vực V” của tác giả Trần Ngọc Tuyết đã phần nào cho

thấy việc kiểm soát chi phí trong các doanh nghiệp thương mại, cụ thể là lĩnh vực kinh doanh Xăng dầu

Trên cơ sở thừa kế cơ sở lý luận về KTQT chi phí của các nghiên cứu, cùng với khảo sát thực trạng KTQT chi phí tại công ty xăng dầu Bình Định, tác giả sẽ đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện KTQT chi phí tại công ty

3 Mục đích nghiên cứu

Nghiên cứu và làm rõ những mục tiêu về cơ sở lý luận của kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp thương mại

Nghiên cứu đánh giá thực trạng KTQT chi phí tại Công ty Xăng dầu Bình Định

để tìm ra ưu điểm và những mặt còn hạn chế trong công tác kế toán quản trị chi phí tại Công ty

Vận dụng lý luận và nghiên cứu thực tiễn, đề xuất phương hướng và giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện tổ chức kế toán quản trị chi phí tại Công ty Xăng dầu Bình Định nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, đề xuất một

số giải pháp nhằm nâng cao lợi thế cạnh tranh của Công ty

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là kế toán quản trị chi phí tại Công ty

Xăng dầu Bình Định

- Phạm vi nghiên cứu của đề tài là kế toán quản trị chi phí tại Công ty

Xăng dầu Bình Định trong năm tài chính 2018

5 Phương pháp nghiên cứu

Sử dụng phương pháp tiếp cận hệ thống để xem xét những đặc trưng về xây dựng và áp dụng hệ thống KTQT chi phí tại Công ty Xăng dầu Bình Định

- Điều tra thu thập số liệu, dựa trên cơ sở biểu mẫu

- Ngoài ra, đề tài còn sử dụng hệ thống phương pháp phân tích, tổng hợp

so sánh để trình bày các vấn đề về KTQT chi phí tại Công ty Xăng dầu Bình Định

6 Những đóng góp của đề tài:

- Về mặt lý luận:

Hệ thống hóa những vấn đề lý luận về kế toán quản trị chi phí trong doanh

nghiệp thương mại

7 Bố cục của luận văn:

Nội dung của luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp thương mại

Chương 2: Thực trạng KTQT chi phí tại Công ty Xăng dầu Bình Định Chương 3: Giải pháp hoàn thiện KTQT chi phí tại Công ty Xăng dầu Bình Định

Chương 1

CƠ SƠ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ

TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

1.1 TỔNG QUAN VỀ KTQT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

1.1.1 Khái niệm kế toán quản trị chi phí

Xã hội càng phát triển, hoạt động sản xuất kinh doanh càng được mở rộng, càng mang tính chất đa dạng, phức tạp thì nhu cầu thông tin càng trở nên bức thiết và quan trọng

Kế toán với chức năng thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế - tài chính của một tổ chức để phục vụ nhu cầu quản lý của các đối tượng bên trong

và bên ngoài tổ chức, doanh nghiệp lại còn có ý nghĩa quan trọng, đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay – giai đoạn toàn cầu hóa nền kinh tế, sự cạnh tranh mang tính chất phức tạp, khốc liệt Có thể nói chính chất lượng và hiệu quả của công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả quản lý, điều hành tổ chức đề đạt được các mục tiêu đã đề ra Xuất phát từ yêu cầu và tính chất thông tin cung cấp cho các đối tượng bên trong và bên ngoài tổ chức, có

sự khác biệt nên thông tin kế toán được phân biệt thành thông tin kế toán tài chính và thông tin kế toán quản trị Mặc dù kế toán quản trị mới được phát triển trong giai đoạn gần đây nhưng đã minh chứng được sự cần thiết và quan trọng của nó đối với công tác quản trị, điều hành các tổ chức, doanh nghiệp; đặc biệt

là những tổ chức, doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động đa lĩnh vực, đa ngành trong phạm vi rộng Hiện nay, kế toán quản trị thật sự đã trở thành công cụ khoa học giúp nhà quản trị thực hiện tốt các chức năng hoạt động, kiểm soát và

ra quyết định

Kế toán quản trị chi phí là một bộ phận của hệ thống kế toán, chính vìvậy, bản chất của kế toán quản trị chi phí trước hết thể hiện ở bản chất của kế

toán Trải qua quá trình hình thành và phát triển lâu đời, có rất nhiều định nghĩa

về kế toán dưới các góc độ khác nhau, tuy nhiên trong phần này tác giả chỉ phân tích hai định nghĩa cơ bản dưới góc độ bản chất và nội dung của kế toán

Thứ nhất, kế toán được định nghĩa là một bộ phận của hoạt động quản lý,

với chức năng xử lý và cung cấp thông tin thực hiện về khách thể quản lý cho chủ thể quản lý, định nghĩa này hướng về bản chất của kế toán Quá trình sản xuất ra của cải vật chất là yêu cầu tất yếu khách quan cho sự tồn tại và phát triển của xã hội loài người Để quá trình sản xuất được thực hiện một cách có hiệu quả, nhất thiết phải có hoạt động quản lý, tức là hoạt động định hướng cho quá trình sản xuất và tổ chức thực hiện theo những hướng đã định Trong hoạt động quản lý này, kế toán đóng vai trò là cầu nối thông tin giữa khách thể quản lý (quá trình sản xuất) và chủ thể quản lý

Thứ hai, kế toán được định nghĩa là một quá trình định dạng, đo lường,

ghi chép và cung cấp các thông tin về hoạt động kinh tế của một tổ chức Định nghĩa này hướng về nội dung của kế toán Dưới góc độ này, kế toán cần áp dụng hệ thống các phương pháp đặc thù (chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá

và tổng hợp – cân đối) để cung cấp các thông tin phù hợp, tin cậy, nhất quán và

so sánh được nhằm giúp cho những người sử dụng thông tin đưa ra được các quyết định đúng đắn đối với tổ chức

Như vậy, xét một cách tổng quát, kế toán quản trị chi phí có bản chất là một bộ phận của hoạt động quản lý và nội dung của kế toán quản trị chi phí là quá trình định dạng, đo lường, ghi chép và cung cấp các thông tin của chi phí hoạt động kinh tế của một tổ chức

Để cụ thể hoá nội dung và chức năng quản trị chi phí chúng ta sẽ phân tích đối tượng sử dụng thông tin kế toán

Có hai loại đối tượng sử dụng thông tin kế toán là bên ngoài tổ chức và nội bộ tổ chức Đối tượng sử dụng thông tin kế toán bên ngoài tổ chức là các

cổ đông, ngân hàng, nhà cung cấp, khách hàng, cơ quan thuế, … Đối tượng sử dụng thông tin kế toán trong nội bộ tổ chức là các nhà quản lý các cấp (ban giám đốc và lãnh đạo các bộ phận) trong tổ chức Mặc dù cần đến thông tin về cùng một tổ chức, nhưng hai loại đối tượng này cần những thông tin với các tính chất khác nhau Bên ngoài tổ chức cần thông tin tổng quát về tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh tế của tổ chức Các nhà quản lý trong nội bộ trong tổ chức cần thông tin chi tiết theo từng mặt hoạt động nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động và thiết lập kế hoạch trong tương lai cho tổ chức

Để cung cấp thông tin cho cả hai loại đối tượng này hệ thống kế toán trong

tổ chức được chia thành hai bộ phận: hệ thống kế toán tài chính và hệ thống kế toán quản trị Kế toán tài chính chủ yếu cung cấp thông tin cho các chủ thể quản

lý bên ngoài tổ chức, còn kế toán quản trị hướng tới mục tiêu cung cấp thông tin cho các chủ thể quản lý trong nội bộ tổ chức

Kế toán quản trị thường được định nghĩa là quá trình định dạng, đo lường, tích luỹ, phân tích, thiết lập, diễn giải và cung cấp thông tin tài chính và phi tài chính cho các nhà quản lý trong việc lập kế hoạch, đánh giá, kiểm soát tổ chức

và bảo đảm cho việc sử dụng hợp lý các nguồn lực của tổ chức Khái niệm này tập trung vào việc xác định nội dung, mục đích của kế toán quản trị, phân định ranh giới giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính Mục đích chủ yếu của kế toán quản trị là cung cấp thông tin cho các nhà quản trị trong nội bộ tổ chức để đánh giá, kiểm soát quá trình hoạt động trong khi mục đích chủ yếu của kế toán tài chính là cung cấp cơ sở thông tin cho các nhà đầu tư, các ngân hàng, các đối tác ký kết các hợp đồng kinh tế đối với tổ chức Với mục đích khác nhau nên nội dung của kế toán quản trị và kế toán tài chính cũng khác nhau Kế toán quản trị cung cấp thông tin hướng về tương laicủa tổ chức, trong khi kế toán tài chính cung cấp thông tin về quá khứ của tổ chức Kế toán quản trị không chỉ cung cấp thông tin tài chính mà còn cung cấp thông tin phi tài chính về các quá trình

hoạt động trong nội bộ tổ chức cũng như môi trường bên ngoài tổ chức Hơn nữa, kế toán quản trị không phải tuân thủ theo các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán ban hành mà được thực hiện một cách linh hoạt nhằm đáp ứng tốt nhất cho nhu cầu quản trị trong nội bộ tổ chức

Bên cạnh khái niệm kế toán tài chính và kế toán quản trị còn có khái niệm kế toán chi phí Theo Viện kế toán viên quản trị của Mỹ (IMA), kế toán chi phí được định nghĩa là “ kỹ thuật hay phương pháp để xác định chi phí cho một dự

án, một quá trình hoặc một sản phẩm… Chi phí này được xác định bằng việc

đo lường trực tiếp, kết chuyển tuỳ ý, hoặc phân bổ một cách có hệ thống và hợp lý”.Theo định nghĩa này, kế toán chi phí không phải là một bộ phận độc lập, một phân hệ thứ ba của hệ thống kế toán, mà kế toán chi phí vừa là một bộ phận của kế toán tài chính và vừa là một bộ phận của kế toán quản trị

Dưới góc độ kế toán tài chính, bộ phận kế toán chi phí có chức năng tính toán, đo lường chi phí phát sinh trong tổ chức theo đúng các nguyên tắc kế toán

để cung cấp thông tin về giá vốn hàng bán, các chi phí hoạt động trên báo cáo kết quả kinh doanh và giá trị hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán Dưới góc

độ kế toán quản trị, bộ phận kế toán chi phí có chức năng đo lường, phân tích

về tình hình chi phí và khả năng sinh lời của các sản phẩm, dịch vụ, các hoạt động và các bộ phận của tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả và hiệu năng của quá trình hoạt động kinh doanh

Bên cạnh quan điểm coi kế toán chi phí vừa là một bộ phận của kế toán tài chính và vừa là một bộ phận của kế toán quản trị còn có quan điểm đồng nhất kế toán chi phí với kế toán quản trị Quan điểm này xuất phát từ thực tế khách quan là thông tin chi phí cho các mục đích quản trị nội bộ ngày càng quan trọng đối với sự sống còn của tổ chức Các nhà quản trị của tổ chức không phải đơn thuần chỉ cần quyết định được chi phí giá vốn của hàng bán hoặc dịch

vụ cung cấp mà quan trọng hơn, họ cần phải có khả năng kiểm soát chi phí của

các hoạt động và các quá trình trong ngắn hạn cũng như dài hạn Theo tác giả, quan điểm đồng nhất kế toán chi phí với kế toán quản trị sẽ dẫn đến sự “thiên vị” khi xây dựng hệ thống kế toán chi phí trong các tổ chức Hệ thống kế toán chi phí theo quan điểm này sẽ quá tập trung vào việc cung cấp thông tin cho quản trị nội bộ và sẽ sao nhãng việc cung cấp thông tin trung thực và khách quan cho việc lập các báo cáo tài chính

Theo tác giả, quan điểm kế toán chi phí vừa có trong hệ thống kế toán tài chính và vừa có trong hệ thống kế toán quản trị là hoàn toàn hợp lý, trong đó

bộ phận kế toán chi phí trong hệ thống kế toán quản trị được gọi là kế toán quản trị chi phí Quan điểm này thể hiện đúng bản chất, chức năng của kế toán chi phí và sẽ giúp ích trong việc xây dựng hệ thống kế toán chi phí hiệu quả trong các tổ chức, với việc kết hợp hài hoà các mục tiêu của hệ thống kế toán tài chính và hệ thống kế toán quản trị

Với các phân tích trên, tác giả cho rằng kế toán quản trị chi phí là một bộ phận của hệ thống kế toán quản trị nhằm cung cấp thông tin về chi phí để mỗi

tổ chức thực hiện chức năng quản trị yếu tố nguồn lực tiêu dùng cho các hoạt động, nhằm xây dựng kế hoạch, kiểm soát, đánh giá hoạt động và ra các quyết định hợp lý Quan điểm này sẽ là cơ sở cho tất cả các phân tích khác được trình bày trong nội dung luận văn

1.1.2 Bản chất và vai trò của kế toán quản trị chi phí

a Bản chất của kế toán quản trị chi phí

Kế toán quản trị cung cấp thông tin thường xuyên và liên tục Đối với nhà quản trị thông tin cần thiết về quá khứ và hiện tại là dự toán cho tương lai Do

đó, yêu cầu KTQT là phải xây dựng dự toán, thu nhận và xử lý các

thông tin về chi phí, giá thành, thu nhập và kết quả của từng tổ, đội, phân xưởng hoặc cho từng công việc, từng sản phẩm, từng công đoạn sản xuất hoặc cho cả quá trình sản xuất, giai đoạn bán hàng, các chi phí quản lý liên quan

Tiến hành phân tích kịp thời các thông tin làm căn cứ cho việc đưa ra các giải pháp, quyết định đúng đắn để đối phó kịp thời với những diễn biến của thị trường, sử dụng hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp

Đối với các nhà quản lý thì những chi phí là mối quan tâm hàng đầu, bởi lợi nhuận chịu những ảnh hưởng với những chi phí đã chi Vì vậy, vấn đề đặt

ra là làm sao kiểm soát được chi phí KTQT chi phí cung cấp cả những thông tin quá khứ và những thông tin có dự báo thông qua việc lập kế hoạch và dự toán trên cơ sở định mức chi phí thực tế, làm căn cứ cho sự lựa chọn và đưa ra các quyết định về giá bán sản phẩm, tiếp tục sản xuất hay thuê ngoài

KTQT không nhận thức chi phí theo quan điểm của KTTC mà phải được nhận diện theo nhiều phương diện khác nhau để đáp ứng nhu cầu thông tin trong hoạch định, tổ chức thực hiện, kiểm soát và ra quyết định KTQT chi phí

sẽ trả lời chi phí là bao nhiêu, biến động như thế nào khi có sự thay đổi của một

số nhân tố nào đó, ai sẽ là người chịu trách nhiệm giải thích những thay đổi bất lợi của chi phí và giải pháp đưa ra để điều chỉnh một cách kịp thời Từ đó cho thấy KTQT chi phí mang nặng bản chất của KTQT hơn là kế toán chi phí thuần túy và cung cấp các thông tin về chi phí nhằm thực hiện các chức năng quản trị

b Vai trò của kế toán quản trị chi phí

Kế toán quản trị chi phí cung cấp thông tin cho các nhà quản trị doanh nghiệp trong việc thực hiện các chức năng quản lý Để thực hiện vai trò của

mình, kế toán quản trị chi phí tiến hành lập dự toán chi phí để trợ giúp các nhà quản trị doanh nghiệp thực hiện chức năng lập kế hoạch; phản ánh thông tin thực

hiện để trợ giúp các nhà quản trị doanh nghiệp thực hiện chức năng tổ chức thực

hiện kế hoạch và xử lý thông tin thực hiện để từ đó các nhà quản trị doanh nghiệp

thực hiện chức năng kiểm tra, đánh giá việc thực hiện kế hoạch Như vậy, kế toán quản trị chi phí đã đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin

cho quản lý cả trước, trong và sau quá trình kinh doanh

Các chức năng của kế toán quản trị được khái quát như sau:

Như phần trên đã trình bày, kế toán quản trị chi phí là một bộ phận của hệ thống kế toán nhằm cung cấp cho các nhà quản lý thông tin về chi phí để giúp

họ thực hiện các chức năng quản trị doanh nghiệp Các chức năng cơ bản của quản trị doanh nghiệp là lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch, kiểm tra đánh giá việc thực hiện kế hoạch và ra quyết định Hoạt động quản lý là một quá trình khép kín từ khâu lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch, đến tra và đánh giá việc thực hiện kế hoạch

Các chức năng của kế toán quản trị được khái quát như sau:

Sơ đồ 1.1 Các chức năng cơ bản của quản trị doanh nghiệp

Chức năng ra quyết định yêu cầu các nhà quản lý cần lựa chọn một giải pháp hợp lý nhất trong số các giải pháp đề xuất Với chức năng lập kế hoạch

các nhà quản lý cần xây dựng các mục tiêu chiến lược cho doanh nghiệp và

vạch ra các bước cụ thể để thực hiện các mục tiêu đó Với chức năng tổ chức

thực hiện các nhà quản lý cần quyết định cách sử dụng hợp lý nhất các nguồn

lực của doanh nghiệp để đạt được các kế hoạch đã đề ra Với chức năng kiểm

tra và đánh giá, các nhà quản lý cần so sánh báo cáo thực hiện với các số liệu

RA QUYẾT ĐỊNH

KIỂM TRA, ĐÁNH GIÁ

LẬP KẾ HOẠCH

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

kế hoạch để bảo đảm cho các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đúng các mục tiêu đã định

Để thực hiện tốt các chức năng quản trị doanh ngiệp, nhà quản trị cần phải đưa ra được các quyết định đúng đắn và vai trò của kế toán quản trị chi phí chính là nguồn cung cấp thông tin quan trọng cho các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định

Trên cơ cở các chức năng của quản trị doanh nghiệp, kế toán quản trị có các vai trò sau:

Kế toán quản trị chi phí tiến hành cụ thể hoá các kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp thành các dự toán sản xuất kinh doanh Kế toán quản trị chi phí cung cấp thông tin về chi phí ước tính cho các sản phẩm, dịch vụ hoặc các đối tượng khác theo yêu cầu của nhà quản lý nhằm giúp họ ra các quyết định quan trọng về đặc điểm của sản phẩm, cơ cấu sản phẩm sản xuất và phân bổ hợp lý các nguồn lực có hạn cho các hoạt động của doanh nghiệp

Bên cạnh cung cấp thông tin về dự toán chi phí cho việc lập kế hoạch và

ra quyết định của các nhà quản lý, kế toán quản trị chi phí cũng cung cấp các thông tin để nhà quản lý kiểm soát quá trình thực hiện kế hoạch thông qua các báo cáo đánh giá, đặc biệt là giúp ích cho các nhà quản lý trong việc kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu quả và hiệu năng của quá trình hoạt động Việc cung cấp thông tin về chi phí của các hoạt động một cách chi tiết và thường xuyên

sẽ giúp ích cho các nhà quản lý rất nhiều trong kiểm soát và hoàn thiện quá trình sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện các dịch vụ vì những thông tin này giúp các nhà quản lý phát hiện các hoạt động tốn kém quá nhiều chi phí để thiết kế lại quá trình sản xuất, loại bỏ hoạt động tốn kém chi phí đó hoặc có những cải tiến làm cho hoạt động đó có hiệu quả hơn, tốn kém chi phí ít hơn

Ngoài ra, các báo cáo hoạt động định kỳ so sánh kết quả thực tế với mục tiêu dự kiến về chi phí, doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ được sử

dụng để làm cơ sở cho việc đánh giá hoạt động quản lý và do đó cung cấp động lực để các nhà quản lý cố gắng thực hiện tốt công việc của mình

Kế toán quản trị chi phí còn cung cấp các thông tin thích hợp cho các nhà quản lý nhằm xây dựng các chiến lược cạnh tranh bằng cách thiết lập các báo cáo định kỳ và báo cáo đặc biệt Báo cáo định kỳ phản ánh về khả năng sinh lời của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, như các sản phẩm, dịch vụ, các thị trường tiêu thụ nhằm bảo đảm doanh nghiệp chỉ tiến hành thực hiện các hoạt động mang lại lợi nhuận Kế toán quản trị chi phí cũng cung cấp các thông tin để phân bổ các nguồn lực của doanh nghiệp cũng như quyết định cơ cấu sản phẩm sản xuất và tiêu thụ, hay quyết định ngừng sản xuất hợp lý Các báo cáo đặc biệt giúp cho các nhà quản lý đưa ra các quyết định chiến lược, như phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới, đầu tư các thiết bị, nhà xưởng mới, đàm phán các hợp đồng dài hạn với các nhà cung cấp và các khách hàng Trong một

số tình huống đặc biệt, các thông tin về chi phí đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc xác định giá bán sản phẩm, nhất là trong các trường hợp sản xuất theo yêu cầu của khách hàng mà chưa có giá trên thị trường

Để thực hiện vai trò cung cấp thông tin của mình, mô hình kế toán quản trị chi phí được tổ chức thành hai nội dung cơ bản: tổ chức bộ máy kế toán quản trị chi phí và tổ chức các khâu công việc kế toán quản trị chi phí Bộ máy kế toán quản trị chi phí cần được tổ chức hợp lý để thực hiện tốt các nội dung kế toán quản trị chi phí như lập dự toán chi phí, tổ chức thu thập thông tin thực hiện, kiểm soát quá trình thực hiện dự toán, phân tích thông tin chi phí để ra các quyết định kinh doanh

1.2 KHÁI NIỆM CHI PHÍ VÀ PHÂN LOẠI CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

1.2.1 Khái niệm chi phí

Kế toán định nghĩa chi phí là các hy sinh về lợi ích kinh tế, hay nói một cách cụ thể hơn, chi phí phản ánh các nguồn lực mà tổ chức sử dụng để cung cấp các sản phẩm, hoặc dịch vụ Đứng trên góc độ bên ngoài doanh nghiệp (đối tượng sử dụng thông tin kế toán tài chính), chi phí là lợi ích kinh tế bị giảm sút trong kỳ kế toán dưới dạng các luồng ra hoặc tổn thất các tài sản hoặc gánh chịu các khoản nợ và làm giảm vốn chủ sở hữu mà không liên quan đến việc phân phối cho các chủ sở hữu

1.2.2 Phân loại chi phí

Chi phí là mối quan tâm hàng đầu đối với nhà qản lý vì chi phí có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận Do đó, vấn đề đặt ra là làm sao kiểm soát được chi phí

a Phân loại chi phí kinh doanh theo nội dung kinh tế

Chi phí vật tư mua ngoài là toàn bộ giá trị vật tư mua ngoài phục vụ cho

hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương là toàn bộ các khoản

tiền lương, tiền công doanh nghiệp phải trả cho những người tham gia vào hoạt động kinh doanh; các khoản chi phí trích nộp theo tiền lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn mà doanh nghiệp phải nộp trong kỳ

Chi phí khấu hao TSCĐ là toàn bộ số tiền trích khấu hao các loại TSCĐ

trích trong kỳ

Chi phí dịch vụ mua ngoài là toàn bộ số tiền doanh nghiệp phải trả các

dịch vụ đã sử dụng và hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ do đơn vị khác bên ngoài cung cấp

Chi phí bằng tiền khác là các khoản chi phí bằng tiền ngoài các khoản

đã nêu trên

Cách phân loại này cho thấy mức hao phí về lao đọng sống và lao động

vật hóa trong toàn bộ chi phí kinh doanh trong kỳ; giúp cho doanh nghiệp lập được dự toán chi phí theo các yếu tố; kiểm tra sự cân đối giữa kế hoạch cung cấp vật tư, kế hoạch lao động tiền lương, kế hoạch khấu hao TSCĐ, kế hoạch nhu cầu vốn lưu động

b Phân loại chí phí kinh doanh theo công cụ kinh tế

Giá vốn hàng bán bao gồm giá mua hàng hóa và các khoản chi phí phát

sinh trong quá trình mua hàng

Chi phí bán hàng bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ

hàng hóa như chi phí tiền lương, phụ cấp, khoản trích theo lương cho nhân viên bán hàng, tiếp thị, vận chuyển bảo quản, các chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí vật liệu, bao bì, các chi phí dịch vụ mua ngoài, các chi phí khác bằng tiền như quảng cáo

Chi phí QLDN là các khoản chi phí chi cho bộ phận QLDN, các chi phí

có liên quan đến hoạt động chung của doanh nghiệp như khấu hao TSCĐ phục

vụ cho bộ máy quản lý, chi phí công cụ, dụng cụ, các chi phí khác phát sinh ở phạm vi toàn doanh nghiệp, như tiền lương và phụ cấp lương trả cho HĐQT, ban giám đốc, nhân viên các phòng ban quản lý, chi phí vật liệu, đồ dùng văn phòng, các khoản thuế, lệ phí, bảo hiểm, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác

Chi phí tài chính bao gồm các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt

động tài chính như lãi tiền vay, chi phí phát sinh trong hoạt động đầu tư cổ phiếu, góp vốn liên doanh

Cách phân loại này giúp doanh nghiệp quản lý chi phí theo từng hoạt động chức năng để khai thác khả năng tiết kiệm chi phí của doanh nghiệp

c Phân loại theo ứng xử của chi phí:

Theo cách phân loại này, toàn bộ chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại có thể được chia thành các loại:

Chi phí cố định là các chi phí không thay đổi (hoặc thay đổi không đáng

kể) theo sự thay đổi của quy mô kinh doanh của doanh nghiệp Thuộc loại chi phí này bao gồm chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí tiền lương phải trả cho cán

bộ, nhân viên quản lý, lãi tiền vay phải trả,…

Chi phí biến đổi là các chi phí thay đổi theo sự thay đổi của quy mô kinh

doanh Thuộc loại chi này bao gồm chi phí bao bì đóng gói, chi phí hoa hồng bán hàng, giá vốn của hàng hóa mua vào để bán…

Chi phí hỗn hợp là loại chi phí mà bản thân nó gồm các yếu tố biến phí

lẫn định phí Ở mức hoạt động căn bản, chi phí hỗn hợp thể hiện các đặc điểm của định phí, quá mức thì nó lại thể hiện đặc điểm của biến phí như chi phí tiền lương nhân viên bán hàng…

Cách phân loại này giúp doanh nghiệp thấy được xu hướng biến đổi từng loiaj chi phí theo quy mô kinh doanh, từ đó doanh nghiệp có thể xác định quy

mô kinh doanh hợp lý để đạt được hiệu quả cao nhất

d Phân loại chi phí phục vụ cho việc kiểm tra và ra quyết định

- Chi phí trực tiếp - chi phí gián tiếp

Chi phí trực tiếp là các khoản chi phí phát sinh có liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện các đơn đặt hàng và do vậy có thể tính trực tiếp cho từng loại sản phẩm hay từng đơn đặt hàng

Ngược lại, chi phí gián tiếp là những khoản chi phí phát sinh cho mục đích phục vụ và quản lý chung, liên quan đến việc sản xuất và tiêu thụ nhiều loại sản phẩm, nhiều đơn đặt hàng cần được tiến hành phân bổ cho các đối tượng

sử dụng chi phí theo các tiêu thức phân bổ phù hợp

Thông thường, khoản mục chi phí NLVLTT và chi phí NCTT là các hoản mục chi phí trực tiếp, còn các khoản mục chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí gián tiếp

- Chi phí kiểm soát được - chi phí không kiểm soát được

Một khoản chi phí được xem là chi phí có thể kiểm soát được hoặc không kiểm soát được ở một cấp bậc quản lý nào đó là tùy vào khả năng của cấp quản

lý này có thể ra các quyết định để chi phối, tác động đến khoản chi phí đó hay

là không Như vậy, nói đến khía cạnh quản lý chi phí bao giờ cũng gắn liền với một cấp bậc quản lý nhất định có quyền ra quyết định để chi phối nó thì được gọi chi phí kiểm soát được, nếu ngược lại thì gọi là chi phí không kiểm soát được

Xem xét chi phí ở khía cạnh kiểm soát có ý nghĩa lớn trong phân tích chi phí và ra các quyết định xử lý, góp phần thực hiện tốt kế toán trách nhiệm trong doanh nghiệp

- Chi phí lặn:

Khoản chi phí này nảy sinh khi ta xem xét các chi phí gắn liền với phương

án hành động liên quan đến tình huống cần ra quyết định lựa chọn Chi phí lặn được hiểu là khoản chi phí đã bỏ qua trong quá khứ và sẽ biểu hiện ở tất cả mọi phương án với giá trị như nhau Hiểu một cách khác, chi phí lặn được xem như

là khoản chi phí không thể tránh được cho dù người quản lý quyết định lựa chọn thực hiện theo phương án nào

- Chi phí chênh lệch

Tương tự như chi phí lặn, chi phí chênh lệch (cũng còn được gọi là chi phí khác biệt) cũng chỉ xuất hiện khi so sánh chi phí gắn liền với các phương án trong quyết định lựa chọn phương án tối ưu Chi phí lệch được hiểu là phần giá trị khác nhau của các loại chi phí của một phương án này so với một phương

án khác Chi phí chênh lệch có thể định phí hoặc biến phí

- Chi phí cơ hội là những thu nhập tiềm tàng bị mất đi khi lựa chọn phương

án này thay cho phương án khác Chi phí cơ hội là một yếu tố đòi hỏi luôn phải được tính đến trong mọi quyết định của cấp quản lý

1.3 NỘI DUNG KTQT TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

Dự toán là một chức năng không thể thiếu được với các nhà quản lý hoạt động trong môi trường cạnh tranh hiện nay Trong KTQT chi phí, dự toán là một nội dung quan trọng, nó thể hiện mục tiêu, nhiệm vụ của doanh nghiệp, của từng bộ phận; đồng thời dự toán cũng là cơ sở để kiểm tra kiểm soát cũng như ra quyết dịnh trong doanh nghiệp

Dự toán chi phí là phương tiện cung cấp thông tin cho các nhà quản lý, thông qua đó có kế hoạch về nguồn lực để đảm bảo các hoạt động, đồng thời lường trước các khó khăn có thể xảy ra và có biện pháp phòng ngừa rủi ro trong kinh doanh nhằm đảm bảo hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp

1.3.1 Lập dự toán chi phí kinh doanh

Dự toán chi phí kinh doanh bao gồm dự toán về GVHB, dự toán chi phí bán hàng và dự toán chi phí QLDN Các dự toán được lập trên cơ sở tổng hợp các định mức chi phí của toàn bộ sản phẩm dịch vụ hàng hóa cung cấp Định mức là thước đo trong hệ thống dự toán của doanh nghiệp Nó là cơ sở cho việc quản lý và kiểm soát chi phí của doanh nghiệp, là cơ sở để đối chiếu giữa chi phí thực tế phát sinh với chi phí theo định mức, dự toán để từ đó phát hiện ra chi phí vượt định mức hoặc chi phí tiết kiệm được Hệ thống định mức của doanh nghiệp phải thường xuyên được kiểm tra, tính toán, xây dựng lại cho phù hợp với sự thay đổi của doanh nghiệp, của thị trường vì định mức là cơ sở cho việc kiểm soát chi phí

Định mức chi phí được xây dựng từ hai yếu tố lượng và giá Đối với các doanh nghiệp khác nhau, mỗi doanh nghiệp có năng lực kinh doanh khác nhau, việc ứng dụng khoa học công nghệ kỹ thuật là khác nhau sẽ xây dựng về mức lượng chi phí là khác nhau Còn định mức về giá cũng không có doanh nghiệp nào giống doanh nghiệp nào do đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp Định mức có thể được xây dựng bằng các phương pháp

- Phương pháp thống kê kinh nghiệm: Đây là phương pháp được khi

doanh nghiệp đã có nhiều kinh nghiệm trong quá trình hoạt động kinh doanh,

số liệu về chi phí trong quá khứ có thể cung cấp được cho việc lập dự toán trong tương lai

- Phương pháp kỹ thuật: Quá trình kinh doanh được phân tích để xác

định thời gian, thao tác công việc, hoạt động thiết bị nhằm xác định lượng nhiên liệu, vật liệu, và lao động hao phí cần thiết để thực hiện hoạt động kinh doanh trong điều kiện thực tế tại doanh nghiệp

- Phương pháp kết hợp: Khi xây dựng định mức thường kết hợp cả hai

phương pháp trên Trước tiên, phải tiến hành phân tích những kết quả đạt được, sau đó xem xét những thay đổi về điều kiện kinh tế kỹ thuật, để điều chỉnh bổ sung định mức cho phù hợp Sơ đồ xây dựng định mức, dự toán chi phí kinh

doanh ở (sơ đồ 1.2)

1.3.2 Tổ chức kế toán và lập báo cáo chi phí kinh doanh

Thông tin kế toán phục vụ cho quản trị chi phi phí kinh doanh bắt nguồn

từ quá trình luân chuyển chứng từ kế toán đến tập hợp chi phí trên sổ kế toán

và lập các báo cáo chi phí liên quan

- Luân chuyển chứng từ kế toán:

Các chứng từ kế toán liên quan đến các nghiệp vụ về chi phí phát sinh trong kỳ như hợp đồng, hóa đơn mua hàng, bảng chấm công, bảng trích khấu hao TSCĐ… được các bộ phận có liên quan trình ban lãnh đạo doanh nghiệp duyệt trước khi chuyển sang bộ phận kế toán để thanh toán tiền và sau đó hạch toán ghi vào các sổ sách có liên quan

- Tập hợp chi phí:

Kế toán doanh nghiệp tập hợp chi phí phát sinh theo từng địa điểm phát sinh là chi phí được theo dõi theo từng bộ phận qua việc mở sổ chi tiết cũng như sổ cái tài khoản 632-GVHB, tài khoản 641- CPHB, tài khoản 642- CPQLDN, tài khoản 635 – CPTC

- Lập báo báo chi phí kinh doanh:

Đây là báo cáo dự toán chi phí lập cho kỳ kế hoạch và được hình thành khi lập

dự toán chi phí kinh doanh: được lập nhằm tổng hợp chi phí đã phát sinh trong

kỳ ở các bộ phận, là căn cứ để so sánh với chi phí theo dự toán và phân tích các nguyên nhân làm cho chi phí biến động Trong doanh nghiệp thương mại, báo cáo chi phí kinh doanh bao gồm báo cáo GVHB, báo cáo chi phí bán hàng, báo cáo chi phí QLDN và báo cáo chi phí tài chính

1.3.3 Phân tích và kiểm soát chi phí kinh doanh

+ Phân tích chi phí kinh doanh

Thông qua phân tích tình hình biến động của chi phí có thể xác định được khả năng, các nguyên nhân tác động đến sự tăng, giảm chi phí thực tế so với chi phí dự toán đặt ra trước đó Từ đó đề ra các biện pháp khắc phục, các phương án kinh doanh mới, khái thác các khả năng tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh Trong doanh nghiệp thương mại, biến động chi phí kinh doanh chính là biến động GVHB, chi phí bán hàng, chi phí QLDN Có nhiều nhân tố tác động đến tình hình biến động nhưng trong kiểm soát chi phí thường xem xét hai nhân tố: nhân tố lượng và nhân tố giá

Nhân tố lượng: là chênh lệch giữa lượng hao phí thực tế với lượng hao

phí theo dự toán nhân (x) đơn giá dự toán

Nhân tố giá: là chênh lệch giữa đơn giá thực tế với đơn giá dự toán nhân

(x) với lượng hao phí thực tế

Có thể thấy rằng nếu kết quả âm, chi phí thực tế thấp hơn chi phí dự toán Ngược lại, nếu kết quả dương, điều này có nghĩa chi phí thực tế cao hơn chi phí dự toán, tình hình không tốt

+ Kiểm soát giá vốn hàng bán:

Giá vốn hàng bán bao gồm giá mua hàng hóa và các chi phí liên quan đến hàng hóa mua vào Biến động về giá gắn liền với yếu tố giá và yếu tố hàng hóa tiêu thụ

 Nguyên nhân biến động về lượng:

- Do xây dựng định mức, dự toán chưa sát:

+ Xây dựng định mức, dự toán lơn hơn (>) thực tế: gây khó khăn trong quá trình kinh doanh, tạo tâm lý buông xuôi

+ Xây dựng định mức, dự toán nhỏ hơn (<) thực tế: không khai thác hết năng lực kinh doanh của doanh nghiệp

- Hàng hóa mua vàng không đảm bảo chất lượng do kiểm tra chưa kỹ

 Nguyên nhân biến động về giá:

Do không nắm bắt được giá cả của thị trường nên giá mua hàng hóa, chi phí vận chuyển, bốc xếp theo dự toán không sát với thị trường

- Do phương pháp đánh giá hàng hóa

+ Kiểm soát chi phí bán hàng:

Đối với doanh nghiệp thương mại xây dựng dự toán chi phí bán hàng tách

ra làm hai phần Phần liên quan trực tiếp tới đơn vị hàng hóa tiêu thụ và phần

liên quan đến toàn bộ hàng hóa tiêu thụ, công tác kiểm soát được tiến hành cho

Việc kiểm soát dựa trên đinh mức ban hành của từng doanh nghiệp và chế

độ quy định của Nhà nước

Chi phí bán hàng biến động là do biến động chi phí bán hàng khả biến và bất biến Kiểm soát sự thay đổi biến phí bán hàng: Do phương pháp lập dự toán biến phí bán hàng của các đơn vị không hoàn toàn giống nhau nên kỹ thuật phân tích biến động cũng không giống nhau

 Nguyên nhân biến động về lượng:

+ Xây dựng định mức, dự toán lơn hơn (>) thực tế: gây khó khăn trong quá trình kinh doanh, tạo tâm lý buông xuôi

+ Xây dựng định mức, dự toán nhỏ hơn (<) thực tế: không khai thác hết năng lực kinh doanh của doanh nghiệp

- Hàng hóa mua vàng không đảm bảo chất lượng do kiểm tra chưa kỹ

 Nguyên nhân biến động về giá:

- Do không nắm bắt được giá cả của thị trường nên giá mua hàng hóa, chi phí vận chuyển, bốc xếp theo dự toán không sát với thị trường

- Có sự thay đổi chế độ, chính sách của Nhà nước như tiền lương

Việc phân tích biến động về chi phí QLDN tương tự như phân tích biến động chi phí bán hàng Tóm lại, bất kỳ doanh nghiệp nào khi hoạt động cũng

đều phát sinh chi phí, đối với các nhà quản lý thì vấn đề kiểm soát được các chi phí là mối quan tâm hàng đầu, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng từ những chi phí đưa ra

1.3.4 Phân tích thông tin chi phí phục vụ cho việc ra quyết định của các nhà quản trị

a Phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận

Phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận là kỹ thuật đánh giá ảnh hưởng của những thay đổi về chi phí và khối lượng đối với lợi nhuận của doanh nghiệp Mục tiêu của những ứng dụng phân tích này là nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản trị đưa ra các quyết định kịp thời khi có những tình huống kinh doanh thay đổi Việc vận dụng mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận để ra quyết định chủ yếu dựa trên cơ sở phân loại chi phí thành biến phí và định phí sử dụng các công cụ phân tích như: số dư đảm phí, tỷ suất lợi nhuận trên biến phí, đòn bẩy kinh doanh, điểm hòa vốn,… Nội dung phân tích CVP bao gồm:

- Phân tích điểm hòa vốn: Điểm hòa vốn là cơ sở giúp nhà quản trị xây dựng kế hoạch và xác định phương án kinh doanh một cách chủ động để đạt được kết quả như dự kiến trong những điều kiện nhất định thông qua các chỉ tiêu: sản lượng hòa vốn, doanh thu hòa vốn, thời gian hòa vốn, phạm vi an toàn

- Phân tích mức sản lượng cần thiết để đạt được lợi nhuận mong muốn

- Phân tích sự thay đổi của biến phí, định phí, giá bán đối với lợi nhuận

- Phân tích sự ảnh hưởng của kết cấu hàng hóa đối với sự thay đổi lợi nhuận

Quá trình phần tích CVP dựa trên các công cụ:

 Lãi tính trên biến phí đơn vị (số dư đảm phí)

 Tổng lãi tính trên biến phí

 Tỷ suất lãi bên biến phí

 Kết cấu chi phí

 Đòn bẩy kinh tế

 Điểm hòa vốn (sản lượng, doanh thu, thời gian hòa vốn…)

Mô hình phân tích này thực hiện phải đặt trong một số điều kiện giả định,

mà các giả định này rất ít khi xảy ra trong thực tế Những điều kiện giả định đó

là mối quan hệ giữa mức độ hoạt động với chi phí và thu nhập là mối quan hệ tuyến tính trong suốt phạm vi thích hợp; phải phân tích một cách chính xác chi phí của đơn vị thành khả biến và bất biến; kết cấu mặt hàng không đổi; tồn kho không đổi; giá trị đồng tiền không thay đổi qua các thời kỳ, nền kinh tế không

bị ảnh hưởng bởi lạm phát,…Trong khi đó, nhà quản trị thường xuyên phải đương đầu với những biến động trên thị trường nên nếu chỉ dựa vào việc phân tích mối quan hệ CVP thì chưa thực sự có những quyết định chính xác, do đó thường kết hợp với các phương pháp khác, một trong những phương pháp mà KTQT hay sử dụng kết hợp đó là: Phân tích thông tin thích hợp thiết lập thông tin cơ sở cho các quyết định kinh doanh hữu ích hơn

Thông qua phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận có thể giúp các nhà quản trị đưa ra các quyết định lựa chọn phương án kinh doanh linh hoạt như:

- Định giá bán sản phẩm: Tùy thuộc vào từng tình huống kinh doanh cụ thể,

nhà quản trị có thể định giá bán sản phẩm một cách linh hoạt để có thể đảm bảo

bù đắp chi phí đã bỏ ra Khung giá bán có thể giao động trong khoảng

BP <Giá bán<BP + SDĐP

- Thay đổi định phí và doanh thu: có tình huống đưa ra có nên thay đổi

định phí và doanh thu hay không? Lúc này, KTQT cần phân tích ảnh hưởng của doanh thu đến thay đổi lãi trên biến phí, phân tích những ảnh hưởng thay đổi đến định phí; so sánh: nếu lãi trên biến phí tăng thêm lớn hơn định phí tăng thêm thì tư vấn cho nhà quản trị nên thay đổi định phí và doanh thu và ngược

lại

- Thay đổi biến phí và doanh thu: Đối với tình huống này KTQT phải

phân tích ảnh hưởng của biến phí đến thay đổi lãi trên biến phí Nếu xuất hiện lãi trên biến phí thì tư vấn cho nhà quản trị nên thay đổi biến phí doanh thu

và ngược lại

- Thay đổi định phí, giá bán và doanh thu: với trường hợp này KTQT cần

phải phân tích những ảnh hưởng của định phí, giá bán, doanh thu đến thay đổi

số dư đảm phí; xác định sự thay đổi của định phí; so sánh: nếu lãi trên biến phí tăng thêm lớn hơn định phí tăng thêm thì quyết định thay đổi và ngược lại

- Thay đổi định phí, biến phí và doanh thu: để xem xét quyết định liên

quan đến tình huống này hợp lý hay không, KTQT phải phân tích những ảnh hưởng biến phí, định phí và doanh thu đến sự thay đổi lãi trên biến phí; xác định sự thay đổi của định phí; so sánh: nếu lãi trên biến phí lớn hơn định phí tăng thêm thì quyết định thay đổi và ngược lại

-Thay đổi định phí, biến phí, giá bán và doanh thu: trong trường hợp

này để quyết định KTQT cần phân tích những ảnh hưởng của biến phí, doanh thu và giá bán để thay đổi lãi trên biến phí; những ảnh hưởng đến sự thay đổi định phí; so sánh: nếu lái trên biến phí lơn hơn định phí tăng thêm thì tư vấn cho nhà quản trị quyết định thay đôi và ngược lại

b Phân tích thông tin chi phí thích hợp để ra các quyết định kinh doanh

Quá trình phân tích thông tin chi phí thích hợp để làm căn cứ ra các quyết định kinh doanh gồm 3 bước:

+ Tập hợp các thông tin liên quan đến các phương án cần xem xét Chi phí tập hợp được không những bao gồm chi phí thực tế, ước tính mà còn bao gồm chi phí tiềm ẩn, chi phí cơ hội

+ Nhận diện và loại trừ thông tin không thích hợp, bao gồm các khoản chi phí lặn và các khoản thu nhập, chi phí như nhau giữa các phương án

+ Phân tích các thông tin còn lại (thông tin thích hợp hay thông tin khác biệt)

để làm căn cứ ra quyết định

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ dự toán chi phí trong doanh nghiệp thương mại

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Tóm lại, KTQT chi phí là bộ phận của hệ thống KTQT nhằm cung cấp thông tin về chi phí để mỗi tổ chức thực hiện chức năng quản trị các yếu tố nguồn lực tiêu dùng cho các hoạt động, nhằm xây dựng kế hoạch, kiểm soát, đánh giá hoạt động và ra các quyết định hợp lý KTQT chi phí cung cấp thông tin cho các nhà quản trị doanh nghiệp trong quá trình thực hiện các chức năng quản lý Trong chương này tác giả đã trình bày những vấn đề lý luận về KTQT chi phí trong doanh nghiệp thương mại bao gồm: Giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Trước hết, trình bày khái quát KTQT chi phí, vai trò của KTQT chi phí, tiếp đó là phân tích những nội dung chủ yếu của KTQT chi phí bao gồm phân loại chi phí, dự toán chi phí, kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện dự toán chi phí và cuối cùng là phân tích thông tin cho việc

ra quyết định kinh doanh

Tất cả các vấn đề lý luận trong chương này là cơ sở để luận văn nghiên cứu thực trạng công tác kế toán quản trị chi phí kinh doanh tại Công ty Xăng dầu Bình Định

Chương 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ

TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU BÌNH ĐỊNH

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU BÌNH ĐỊNH 2.1.1 Quá trình hình thành, phát triển và chức năng, nhiệm vụ của Công ty Xăng dầu Bình Định

Công ty Xăng dầu Bình Định là một doanh nghiệp nhà nước được xếp là doanh nghiệp loại I, có trụ sở đóng tại số 85 đường Trần Hưng Đạo, Thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định

Tiền thân của Công ty là trạm xăng dầu Quy Nhơn, trực thuộc xăng dầu

Đà Nẵng, chính thức đi vào hoạt động từ tháng 5/1975 khi là một bộ phận của ban chi viện miền Trung tiếp quản cơ sở vật chất của kho Xăng dầu Esso (Hãng xăng dầu của Mỹ) và kho xăng dầu Esell (Hãng xăng dầu của Pháp)

và kho xăng dầu quân sự Phú Hòa của chính quyền cũ để lại Trải qua các thời kỳ xây dựng và phát triển, Công ty xăng dầu đã được thành lập và đổi tên như sau:

Ngày 9/12/1975, Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam đã thành lập trạm xăng dầu Quy Nhơn, trực thuộc Công ty xăng dầu Đà Nẵng theo quyết định Số 347/XD-QĐ hoạt động theo chế độ hoạch toán báo sổ

Tháng 7/1980 Bộ Vật Tư đã quyết định sáp nhập các cửa hang xăng dầu trực thuộc Công ty vật tư tổng hợp Nghĩa Bình vào trạm xăng dầu Quy Nhơn

và đổi tên thành Tổng kho xăng dầu Nghĩa Bình trực thuộc Công ty xăng dầu khu vực V

Ngày 23/6/1988 Tổng kho xăng dầu Nghĩa Bình được đổi tên thành Xí Nghiệp xăng dầu Nghĩa Bình theo quyết định số 266/TM-QĐ của bộ Thương Mại, hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế độc lập và là đơn vị trực thuộc

Ngày 31/03/1993 Công ty xăng dầu Nghĩa Bình một lần nữa được thành lập là doanh nghiệp nhà nước theo quyết định số 359/TM-TCCB có tên là công ty xăng dầu Nghĩa Bình, tên giao dịch viết tắt là Petrolimex Nghĩa Bình, Trực thuộc công ty xăng dầu Việt Nam và có tên giao dịch quốc tế là VietNam National PetroLeum Corporation viết tắt là Petrolimex theo quyết định của Bộ Thương Mại Tháng 3/1995 hợp nhất công ty dầu lửa Trung Ương vào Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, Công ty đã tiếp nhận thêm nhân lực và tài sản của trạm dầu lửa Quy Nhơn và có tên Công ty xăng dầu Nghĩa Bình

Ngày 20/07/2000 Công ty xăng dầu Nghĩa Bình lại một lần nữa đổi tên thành Công ty Xăng dầu Bình Định theo quyết định số 1029/2000/QĐ-BTM Của Bộ Thương Mại

Hiện nay Công ty Xăng dầu Bình Định có trụ sở tại 85 đường Trần Hưng Đạo TP Quy Nhơn – tỉnh Bình Định

40 năm qua là một quá trình chuyển biến tích cực, thay đổi cả về tổ chức

và cơ chế quản lý, cơ chế kinh doanh xăng dầu, nhưng với sự cố gắng, nỗ lực của Công ty, đến ngày hôm nay, Công ty đã xây dựng tổ chức bộ máy, đội ngũ cán bộ và lực lượng lao động tinh và chuyên, cần và đủ để công ty vững bước chuyển sang hoạt động theo loại hình doanh nghiệp TNHH TMDV với những

yêu cầu khắt khe của Luật doanh nghiệp và những đòi hỏi của cơ chế kinh doanh xăng dầu theo Nghị Định 84 của Chính Phủ, đồng thời đảm đương được yêu cầu nhiệm vụ chính trị của Công ty là đảm bảo an ninh năng lượng của tỉnh Bình Định

Hiện nay, Công ty có một kho xăng dầu có sức chứa trên 50.000m3, một cảng xăng dầu nhập 250.000m3/năm và có mạng lưới 5 Tổng Đại lý, 32 đại lý

và 37 cửa hàng xăng dầu bán lẻ ở khắp các huyện, thị trấn trong tỉnh, hằng năm cung ứng trên 50% lượng xăng dầu tại tỉnh Bình Định

Sơ lược về kết quả hoạt động của công ty qua các năm

Bảng 2.1 Kết quả hoạt động của công ty

(Nguồn: Công ty Xăng dầu Bình Định)

a Chức năng của công ty

- Tổ chức kinh doanh các mặt hàng xăng RON 92, RON 95, Diezel, dầu hoả

- Kinh doanh gas hoá lỏng, bếp gas và phụ kiện gas

- Kinh doanh vật tư tổng hợp như: sắt, thép, xi măng, vật liệu điện

- Kinh doanh xuất nhập khẩu: cao su, các loại nông sản, hải sản

- Thực hiện kinh doanh theo chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước,

doanh ban đầu được giao

a Nhiệm vụ của Công ty

Ngay từ khi thành lập Công ty Xăng dầu Bình Định được UBND tỉnh Bình Định và sau này là Tập đoàn xăng dầu Việt Nam giao nhiệm vụ tổ chức kinh doanh xăng dầu, sản phẩm hoá dầu Công ty Xăng dầu Bình Định có những nhiệm vụ cơ bản sau đây:

- Tổ chức kinh doanh phục vụ các mặt hàng xăng dầu, dầu mỡ nhờn và các sản phẩm hoá dầu, khí đốt hoá lỏng, bếp gas và phụ kiện gas, đảm bảo đúng chất lượng Giữ vai trò chủ đạo trong việc bình ổn giá cả thị trường theo sự chỉ đạo của Nhà nước và Tập đoàn xăng dầu Việt Nam

- Tổ chức kinh doanh có hiệu quả phục vụ nhu cầu tiêu dùng đối với các mặt hàng vật liệu xây dựng, máy móc thiết bị, hoá chất vật liệu điện và các mặt hàng khác

- Xây dựng kế hoạch lưu chuyển hàng hoá nhằm bảo đảm thực hiện hoàn thành kế hoạch, tổ chức bộ máy kinh doanh có hiệu quả, làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước Xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch tài chính đảm bảo an toàn và tăng trưởng vốn, đảm bảo thu nhập cho người lao động

2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Chức năng của từng bộ phận:

Với tư cách là đơn vị thành viên, Công ty Xăng dầu Bình Định chịu sự quản lý và chỉ đạo của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam theo quy định của chính phủ và điều lệ của công ty gồm có Ban lãnh đạo, các phòng chức năng và một

số đơn vị kinh doanh tác nghiệp trực thuộc

- Chủ tịch kiêm Giám đốc: là người lãnh đạo về hành chính và chuyên

môn cao nhất trong công ty, do Tập đoàn bổ nhiệm Chủ tịch kiêm Giám đốc đều hành mọi hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật và Hội đồng quản trị và Chủ tịch hội đồng quản trị Tập đoàn xăng dầu Việt Nam về

công việc của mình

- Phó giám đốc: Tham mưu trực tiếp cho giám đốc, các phó giám đốc đượcc

phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng mảng hoạt động

+ Phó giám đốc kinh doanh

+ Phó giám đốc nội chính

Trong đó chức năng của từng phòng ban như sau:

+ Phòng Kinh doanh: Tham mưu cho giám đốc về việc quản lý chỉ đạo

quản lý các hoạt động kinh doanh, có nhiệm vụ tổ chức mạng lưới kinh doanh, khai thác thị trường, xây dựng kế hoạch chiến lược kinh doanh cho toàn công

ty Xây dựng và thực hiện kế hoạch, lưu chuyển hàng hoá tiêu thụ Lập đơn hàng, ký kết và thực hiện các hợp đồng mua bán hàng hoá

+ Phòng Kế toán Tài chính: Tham mưu cho giám đốc trong việc kiểm tra

giám sát quản lý, chỉ đạo các mặt nghiệp vụ tài chính kế toán, tổ chức công tác kế toán, chấp hành nghiêm chỉnh pháp lệnh thống kê kế toán, theo dõi biến động về tài sản, nguồn vốn theo đúng chính sách và nguyên tắc hạch toán

+ Phòng Tổ chức Hành chính: tham mưu giúp giám đốc về công tác nhân

sự, quản lý chỉ đạo các mặt nghiệp vụ về hành chính quản trị, lập kế hoạch trang cấp các dụng cụ văn phòng phục vụ cho công tác quản lý hành chính đồng thời tổ chức cán bộ, nhân sự, lao động, tiền lương, đào tạo, thi đua khen thưởng,

kỷ luật

+ Phòng Quản lý kỹ thuật: Tham mưu giúp Giám đốc trong việc đầu tư

xây dựng cơ bản, đầu tư trang thiết bị, mua sắm tài sản, công cụ, phụ tùng thay thế, hệ thống công nghệ, ngoài ra còn theo dõi, quản lý phẩm chất xăng dầu, quản lý hao hụt, quản lý quy trình công nghệ, phòng chống cháy nổ và vệ sinh môi trường

+ Phòng Kinh doanh tổng hợp: Có chức năng theo dõi mạng lưới kinh

doanh gas và dầu nhờn của Công ty Cung cấp dầu nhờn cho Đại lý và Cửa