Việc phục vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La hiện nay chủ yếu vẫn bằng phương pháp truyền thống qua mục lục hồ sơ hoặc thẻ tra tìm và đưa trực tiếp tài liệu ra phục vụ. Với thực trạng tài liệu nêu trên, việc trực tiếp đưa tài liệu ra phục vụ rất dễ làm cho tài liệu mau bị hư hỏng và tốn rất nhiều thời gian, công sức.
Trang 1LỜI CẢM ƠN
Đầu tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên bộ môn - Cô Phạm Thị Hồng Quyên đã dạy dỗ, truyền đạt những kiến thức quý báu trong suốt thời gian học tập vừa qua Trong thời gian tham gia lớp học “Lưu trữ tài liệu điện tử”, tôi
đã có thêm cho mình nhiều kiến thức bổ ích, tinh thần học tập hiệu quả, nghiêm túc Đây chắc chắn sẽ là những kiến thức quý báu, là hành trang để tôi có thể vững bước sau này
Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chị Vi Thị Oanh- Lữu trữ viên Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La đã giúp tôi hoàn thành bài tiểu luận này
Tuy nhiên, do vốn kiến thức còn nhiều hạn chế và khả năng tiếp thu thực tế còn nhiều bỡ ngỡ nên bài tiểu luận vẫn còn nhiều thiếu xót Kính mong thầy, cô xemxét và góp ý để bài tiểu luận được hoàn thiện hơn
Xin chân thành cảm ơn!
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là bài tiểu luận của tôi trong thời gian qua Những số liệu
và kết quả nghiên cứu là trung thực, hoàn toàn được thực hiện tại Trung tâm Lưutrữ lịch sử tỉnh Sơn La, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác Ngoài ra, trong bài báo cáo có sử dụng một số nguồn tài liệu tham khảo đã được trích dẫn nguồn
và chú thích rõ ràng Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước bộ môn, khoa và nhà trường về sự cam đoan này
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
Cục VTLTNN Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
Trang 2MỞ ĐẦU
1 Lý do ch n đ tài ọ ề
Tài liệu lưu trữ của nhà nước là “kho tàng trí tuệ, là di sản văn hóa vôcùng quý báu của nhà nước và của dân tộc ta; nó giữ một vị trí đặc biệt quantrọng trong toàn bộ tài liệu lưu trữ quốc gia” Trong những năm qua, các cơ quanquản lý lưu trữ nhà nước đã có nhiều cố gắng trong việc tập trung quản lý thốngnhất và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của nhà nước để phục vụ cóhiệu quả sự lãnh đạo, chỉ đạo của nhà nước và chính quyền, của các cấp, phục
vụ công tác nghiên cứu khoa học, tổng kết kinh nghiệm, phát triển kinh tế - xãhội góp phần làm cho cán bộ, công chức và nhân dân thấy rõ hơn vai trò lãnhđạo, chỉ đạo của nhà nước trong xây dựng và bảo vệ Tổ quốc
Việc ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong hoạt động của
cơ quan nhà nước, hướng tới phát triển chính phủ điện tử là xu thế tất yếu, là môhình phổ biến của nhiều quốc gia Những khái niệm mới như công dân số, doanhnghiệp số, văn phòng điện tử, chính phủ điện tử, thành phố thông minh trở nênphổ biến, trở thành xu hướng tất yếu
Không nằm ngoài xu thế đó, việc xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam
có những tác động không nhỏ đến lề lối, phương thức làm việc của các cơ quan,
tổ chức Thay vì ban hành văn bản, tài liệu giấy, các cơ quan, tổ chức chuyểnsang dùng văn bản, tài liệu điện tử Đặc biệt là sau khi Luật Giao dịch điện tử,Luật Công nghệ thông tin, Luật Lưu trữ … cùng nhiểu văn bản dưới luật côngnhận giá trị của văn bản, tài liệu điện tử và chữ ký số Có thể nói rằng, văn bản,tài liệu điện tử ra đời như môt kết quả tất yếu của Chính phủ điện tử
Trước thực tế như vậy, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La đã tổ chứcthực hiện dự án số hóa tài liệu lưu trữ, vì cơ quan đã thấy rõ được những lợi ích
mà việc số hóa đem lại đối với khối tài liệu lưu trữ là nguồn di sản của dân tộc,
có giá trị đặc biệt đối với việc xây dựng và bảo vệ tổ quốc
Việc phục vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữlịch sử tỉnh Sơn La hiện nay chủ yếu vẫn bằng phương pháp truyền thống quamục lục hồ sơ hoặc thẻ tra tìm và đưa trực tiếp tài liệu ra phục vụ Với thực
Trang 3trạng tài liệu nêu trên, việc trực tiếp đưa tài liệu ra phục vụ rất dễ làm cho tàiliệu mau bị hư hỏng và tốn rất nhiều thời gian, công sức
Vì vậy, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ làmột nội dụng rất quan trọng trong hoạt động lưu trữ, muốn vậy cần phải áp dụngtriệt để các biện pháp khoa học kỹ thuật, trong đó số hóa là một trong các giải
pháp hiệu quả Với những thực tế nêu trên, tôi đã lựa chọn vấn đề : “Thực trạng công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La ”
để làm đề tài nghiên cứu
2 Nhi m v nghiên c u ệ ụ ứ
- Khái quát về số hóa tài liệu lưu trữ
- Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh SơnLa
- Thực trạng, đánh giá về quy trình số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâmLưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La
-“ Công tác s hóa tài li u l u tr - nh n l c t thân c a L u trố ệ ư ữ ữ ỗ ự ự ủ ư ữ
Qu ng Ngãi” c a H nh Dung và Ng c Linh năm 2011, T p chí Văn th L uả ủ ạ ọ ạ ư ư
tr Vi t Nam, s 7.ữ ệ ố
- “S hóa tài li u- con đố ệ ường h i nh p c a L u tr trong n n kinh tộ ậ ủ ư ữ ề ếtri th c”, c a các cán b T p chí Văn th L u tr Vi t Nam, năm 2019, T pứ ủ ộ ạ ư ư ữ ệ ạchí Văn th L u tr Vi t Nam, s 9.ư ư ữ ệ ố
5 Ph ươ ng pháp nghiên c u ứ
Trang 4Các phương pháp nghiên c u khoa h c c th đứ ọ ụ ể ượ ử ục s d ng
Bố cục của tiểu luận gồm những phần sau:
Chương 1 Cơ sở lý luận và pháp lý về số hóa tài liệu lưu trữ
Chương 2 Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La
Chương 3 Đánh giá và các giải pháp nhằm nâng cao công tác số hóa tại Trung tâm Lưu trữ lịch sủ tỉnh Sơn La
Trang 5*Khái ni m s hóa tài li u l u tr ệ ố ệ ư ữ
Là quá trình chuyển đổi dữ liệu trên các vật mang tin khác sang dạng số
và được nhận biết bằng các thiết bị số
*Khái ni m tài li u l u tr s hóa ệ ệ ư ữ ố
- Khoản 9 Điều 3 Thông tư 02/2019/TT-BNV, tài liệu lưu trữ số hóa là tàiliệu điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung của tài liệulưu trữ và được ký số bởi cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ được số hóa
- Chữ ký số: Điều 3 Thông tư 01/2019/TT-BNV, Chữ ký số của cơ quan,
tổ chức là chữ ký số được tạo lập bởi khóa mật tương ứng với chứng thư số cấpcho cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử
Xây dựng dữ liệu đặc tả là công việc xây dựng các trường thông tin và nộidung các trường thông tin mô tả về dữ liệu được số hóa trong cơ sở dữ liệu phục
vụ tìm kiếm, truy nhập, quản lý và lưu trữ dữ liệu
Trang 6*D li u đ c t c a văn b n, h s ữ ệ ặ ả ủ ả ồ ơ
Là mô tả nội dung, định dạng, ngữ cảnh, cấu trúc, các yếu tố cấu thànhvăn bản, hồ sơ; Mối liên hệ của văn bản, hồ sơ với các văn bản, hồ sơ khác;Thông tin về ký số trên văn bản, lịch sử hình thành, sử dụng và các đặc tínhkhác nhằm phục vụ quá trình quản lý, tìm kiếm và lưu trữ văn bản, hồ sơ
1.1.2 Quy trình s hóa tài li u l u tr ố ệ ư ữ
Theo Quy tế đ nh s 176/2011/-VTLTNN, ngày 21/10/2011, quyị ốtrình s hóa đố ược th c hi n theo 12 bự ệ ước:
B ướ c 1 Giao nh n và v n chuy n tài li u v n i chu n b tài li u.ậ ậ ể ệ ề ơ ẩ ị ệ
B ướ c 2 Chu n b tài li u:ẩ ị ệ
B ướ c 4. Chuy n nh t các máy tr m v máy ch ể ả ừ ạ ề ủ
B ướ c 5 Ki m tra s lể ố ượng, ch t lấ ượng nh; quét l i các nh ch a đ t yêu ả ạ ả ư ạ
B ướ c 8. L p danh m c th ng kê s lậ ụ ố ố ượng nh theo h s ả ồ ơ
B ướ c 9 Bàn giao d li u nh đen tr ng cho đ n v ghi phim và d li u nh ữ ệ ả ắ ơ ị ữ ệ ảmàu cho đ n v qu n lý c s d li u.ơ ị ả ơ ở ữ ệ
B ướ c 10. Chuy n d li u nh màu vào h th ng qu n lý c s d li u.ể ữ ệ ả ệ ố ả ơ ở ữ ệ
B ướ c 11. V n chuy n và bàn giao tài li u cho kho b o qu n.ậ ể ệ ả ả
B ướ c 12. L p h s v vi c s hóa phông/kh i tài li u.ậ ồ ơ ề ệ ố ố ệ
1.1.3 Đ c đi m c a tài li u l u tr s hóa ặ ể ủ ệ ư ữ ố
Trang 7- Đặc điểm chung:
+ Nội dung tài liệu lưu trữ số hóa chứa đựng thông tin quá khứ
+ Tài liệu lưu trữ số hóa với việc được quy định phải có chữ ký số của cơquan, tổ chức để xác định tính xác thực và tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ trongsuốt quá trình số hóa, sao lưu, chuyển giao từ cơ sở dữ liệu đến thiết bị khác
+ Quản lý tài liệu lưu trữ số hóa hiện nay được các cơ quan, tổ chức quản
lý và bảo quản đặc biệt là ở các lưu trữ lịch sử Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thìbản số hóa tài liệu lưu trữ còn được phục vụ cho khai thác sử dụng
+ Các bản số hóa tài liệu lưu trữ sẽ được bảo quản vĩnh viễn
+ Bản số hóa tài liệu lưu trữ sẽ đảm bảo tính toàn vẹn, đầy đủ của tài liệulưu trữ gốc
+ Các bản số hóa tài liệu lưu trữ sẽ làm giảm chi phí vận hành và quản lýnhưng hiệu quả lại cao
1.1.4 M c đích, ý nghĩa c a s hóa tài li u l u tr ụ ủ ố ệ ư ữ
* Góp phần kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ, bảo quản an toàn tài liệu gốc
Việc số hóa tài liệu lưu trữ có vai trò góp phần kéo dài tuổi thọ của tài liệulưu trữ đối với những tài liệu lưu trữ có nguy cơ bị hỏng, vì được đưa ra khaithác sử dụng với tần suất lớn Số hóa tài liệu lưu trữ sẽ giúp kéo dài tuổi thọ vàbảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bản gốc Đây cũng chính là giải pháp của quytrình bảo quản và bảo hiểm tài liệu lưu trữ mà bấy lâu, cơ quan quản lý ngànhlưu trữ vẫn đang trăn trở
* Thống nhất các biện pháp bảo quản dữ liệu
Trang 8Đồng nhất các loại hình tài liệu, với phương pháp quản lý tài liệu lưu trữtruyền thống, chúng ta phải bảo quản tài liệu với các vật mang tin của từng loạihình tài liệu lưu trữ riêng, như: tài liệu giấy, tài liệu phim ảnh, phim điện ảnh, tàiliệu ghi âm , vì các chế độ bảo quản tài liệu như chế độ nhiệt độ, độ ẩm, ánhsáng khác nhau; hoặc thiết bị phục vụ khai thác, sử dụng từng tài liệu đó cũngkhác nhau Nhưng với dữ liệu số, chúng ta đã loại trừ được hầu hết sự khác biệt
đó, tạo thuận lợi cho người sử dụng
*Giảm tải không gian giữ liệu vật lý
Tài liệu lưu trữ là bản số hóa sẽ tiết kiệm được không gian lưu giữ, vìnhững tài liệu đó chỉ cần số hóa trên phần mềm và lưu giữ
*Hạn chế tình trạng quan liêu trong thủ tục hành chính
Khi đã được số hóa, tài liệu lưu trữ sẽ tiết kiệm và hạn chế được quan liêugiấy tờ, sao lưu phục hồi tài liệu sau thảm họa không lường trước dễ dàng hơn
*Hỗ trợ quy trình giải quyết công việc, nâng cao năng xuất lao động
Quá trình giải quyết công việc hàng ngày sẽ thuận lợi hơn vì những tàiliệu đã được số hóa sẽ giúp cán bộ, công chức, viên chức thực hiện những thaotác tìm kiếm văn bản, tài liệu trong hệ thống, phần mềm rất nhanh chóng từ đógiúp nâng cao năng xuất lao động
*Nâng cao khả năng truy cập và khai thác sử dụng
Số hóa tài liệu lưu trữ giúp truy cập, tìm kiếm thông tin được nhanh chónghơn Cùng một lúc nhiều người có thể sử dụng một tài liệu; Và một người có thểkhai thác được nhiều tài liệu
1.1.5 Nguyên t c c a vi c s hóa tài li u ắ ủ ệ ố ệ
* Nguyên t c v tính giá tr ắ ề ị
Về nguyên tắc này chúng ta ưu tiên số hóa những tài liệu có giá trị caonhất trong kho
Trang 9* Nguyên t c s hóa theo nhu c u s d ng ắ ố ầ ử ụ
Ưu tiên lựa chọn để số hóa các tài liệu lưu trữ theo tỷ lệ khai thác sử dụngcao của người dùng
Vì những tài liệu đó sẽ được khai thác sử dụng nhiều và việc đưa ra khaithác sử dụng nhiều thì ít nhiều sẽ ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu lưu trữ đó.Muốn kéo dài tuổi thọ và đảm bảo giá trị của tài liệu lưu trữ được vĩnh viễn thì
1.1.5 Yêu c u c a s hóa tài li u l u tr ầ ủ ố ệ ư ữ
Để đảm bảo chất lượng của tài liệu lưu trữ được số hóa, đáp ứng đượcmục đích số hóa, số hóa tài liệu lưu trữ phải đảm bảo những yêu cầu cơ bản sau:
* Tính quy ph m ạ
Yêu cầu về tính quy phạm là phải được số hóa bằng phương pháp, kỹthuật, cách thức văn bản và tiêu chuẩn theo quy định hiện hành của Nhà nước
Trang 10Theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV, ngày 24/01/2019; Thông tư số BNV
02/2019/TT-* Tính an toàn
Tức là đảm bảo an toàn cho bản gốc tài liệu lưu trữ trong quá trình số hóa
Vì hầu hết tài liệu được thực hiện số hóa là những tài liệu cần được bảo quản,lưu trữ lâu dài do đó cần hạn chế tối đa các tác động đến tài liệu lưu trữ trongquá trình số hóa
*Tính xác th c ự
Việc số hóa tài liệu lưu trữ phải đảm bảo tính xác thực về nội dung thôngtin Số hóa chỉ làm thay đổi về trạng thái tồn tại của thông tin nên trong quátrình số hóa phải bảo vệ tính chân thực của nội dung tài liệu, lưu giữ lại đầy đủnội dung vốn có của tài liệu đó
* Tính hi u qu ệ ả
Số hóa tài liệu lưu trữ là một công việc đòi hỏi nhiều thời gian và kinhphí Vì vậy trước khi thực hiện cần phải nghiên cứu và phân tích kỹ về hiệu quảcủa công tác này Cần cân đối chi phí giữa việc mua các thiết bị scan chuyêndụng, các phần mềm đảm bảo tính bền vững từ khâu phát triển, lưu giữ, bảoquản và khai thác; kinh phí để tạo nguồn nhân lực…
1.2 C s pháp lý c a s hóa tài li u l u tr ơ ở ủ ố ệ ư ữ
Các văn b n quy đ nhcuar nhà nả ị ướ ề ốc v s hóa tài li u l u trệ ư ữ
1 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11, ngày 29/11/2005
2 Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11, ngày 29/6/2006
3 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, ngày 11/11/2011
4 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, ngày 03/01/2013 của Chính phủ quyđịnh về chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ
5 Nghị định số 64/NĐ-CP, ngày 10/4/2007 của Chính phủ về việc ứngdụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước
6 Nghị định 102/NĐ-CP, ngày 06/11/2009 của Thủ tướng Chính phủ vềquản lý đầu tư ứng dụng khoa học công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngânsách nhà nước
Trang 117 Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg, ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ
về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
8 Thông tư số 26/2009/TT-BTTTT, ngày 31/7/2009 của Bộ Thông tin vàTruyền thông Quy định về việc cung cấp thông tin và đảm bảo khả năng truy cậpthuận tiện đối với trang thông tin điện tử của cơ quan nhà nước
9 Quyết định 1605/QĐ-TTg, ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủphê duyệt Chương trình Quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạtđộng của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011-2015
10 Quyết định 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 của Cục Văn thư Lưutrữ Nhà nước về ban hành quy trình và hướng dẫn thực hiện quy trình số hóa tàiliệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng
11 Quyết định 310/QĐ-VTLTNN ngày 21/12/2012 của Cục Văn thư Lưutrữ Nhà nước ban hành quy định tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
12 Quyết định 178/QĐ-VTLTNN ngày 27/8/2014 của Cục Văn thư Lưutrữ Nhà nước quyết định ban hành quy trình hướng dẫn thực hiện quy trình sốhóa tài liệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng bằng máy quétZenstchel OS 14000
13 Công văn số 169/HD-VTLTNN,ngày 10/3/2010 của về việc Hướngdẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ
14 Công văn số 822/VTLTNN, ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư - Lưutrữ Nhà nước Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môitrường mạng
Trang 12Tiểu kết chương 1
Trong chương 1 đã trình bày những nội dung cơ bản về cơ sở lý luận bao gồm các khái niệm, quy trình số hóa theo quy định của Nhà nước, các đặc điểm, mục đích, nguyên tắc , yêu cầu của số hóa tài liệu lưu trữ,và cơ sở pháp lý về công tác số hóa tài liệu Với những nội dung nêu trên, chương 1 sẽ tạo tiền đề cho việc xác định thực trạng, quy trình số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La ở chương 2
Chương 2 QUY TRÌNH SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM
LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH SƠN LA 2.1 Vài nét khái quát v Trung tâm L u tr l ch s t nh S n La ề ư ữ ị ử ỉ ơ
Ban đ u Trung tâm l u tr t nh là c quan chuyên môn tr c thu cầ ư ữ ỉ ơ ự ộVăn phòng UBND t nh S n La đỉ ơ ược thành l p theo Quy t đ nh sậ ế ị ố1478/1998/QĐ-UB ngày 06/8/1998 c a UBND t nh Đ n tháng 5/2000 tủ ỉ ế ổ
ch c Trung tâm đứ ược ki n toàn l i trên c s sáp nh p b ph n Qu n lýệ ạ ơ ở ậ ộ ậ ả
m ng tin h c Văn phòng v i tên g i là Trung tâm l u tr và Công nghạ ọ ớ ọ ư ữ ệthông tin t nh S n La theo Quy t đ nh s 880/2000/QĐ-UB ngàyỉ ơ ế ị ố22/5/2000 c a UBND t nh Đủ ỉ ược s quan tâm ch đ o c a UBND t nh.ự ỉ ạ ủ ỉTrung tâm l u tr tr c thu c và ch u s lãnh đ o toàn di n c a Văn phòngư ữ ự ộ ị ự ạ ệ ủHĐND và UBND t nh, Lãnh đ o Trung tâm có m t Phó Văn phòng kiêmỉ ạ ộGiám đ c Trung tâm, 1 Phó giám đ c chuyên trách T ng biên ch có 09ố ố ổ ếcông ch c đứ ượ ổc t ch c thành 02 b ph n g m b ph n nghi p v và bứ ộ ậ ồ ộ ậ ệ ụ ộ
ph n qu n lý kho l u tr ậ ả ư ữ
Đ n 31/8/2004 Trung tâm L u tr và Công ngh thông tin t nh S nế ư ữ ệ ỉ ơ
La tách thành 2 trung tâm g m: Trung tâm Văn th - L u tr t nh S n La vàồ ư ư ữ ỉ ơTrung tâm tin h c Văn phòng theo Quy t đ nh s 104/2004/QĐ-UBND, vọ ế ị ố ề
t ch c, ch u s lãnh đ o toàn di n c a Văn phòng UBND t nh, Lãnh đ oổ ứ ị ự ạ ệ ủ ỉ ạTrung tâm có 01 Phó Văn phòng kiêm Giám đ c Trung tâm, 01 đ ng chí Phóố ồgiám đ c chuyên trách T ng biên ch có 05 công ch c, đố ổ ế ứ ượ ổc t ch c thànhứ
2 b ph n: B ph n qu n lý nhà nộ ậ ộ ậ ả ước và b ph n nghi p v , qu n lý khoộ ậ ệ ụ ả
l u tr ư ữ
Đ ti p t c ch đ o, c ng c và đ y m nh t ch c văn th , l u trể ế ụ ỉ ạ ủ ố ẩ ạ ổ ứ ư ư ữthêm m t bộ ước ti n m i, ngày 01 tháng 02 năm 2005 B N i v đã banế ớ ộ ộ ụhành Thông t s 21/2005/TT-BNV v “hư ố ề ướng d n ch c năng, nhi m v ,ẫ ứ ệ ụquy n h n và c c u t ch c c a Văn th , L u tr B , c quan ngang B , cề ạ ơ ấ ổ ứ ủ ư ư ữ ộ ơ ộ ơquan thu c Chính ph và y ban nhân dân các c p” Thông t này ra đ i đãộ ủ Ủ ấ ư ờthay th Thông t s 40/1998/TT-TTCP ngày 24/01/1998 c a Ban Tế ư ố ủ ổ
ch c Cán b Chính ph T i Chứ ộ ủ ạ ương II, Kho n 1.1 và Kho n 1.2 c a Thôngả ả ủ
t s 21/2005/TT-BNV quy đ nh: “ T i Văn phòng UBND t nh thành l pư ố ị ạ ỉ ậPhòng Văn th - L u tr có ch c năng qu n lý công tác văn th , l u tr c aư ư ữ ứ ả ư ư ữ ủ
Trang 13t nh; Trung tâm L u tr t nh tr thành đ n v s nghi p th c hi n ch cỉ ư ữ ỉ ở ơ ị ự ệ ự ệ ứnăng c a m t l u tr l ch s ” Trên th c t Phòng Văn th - L u tr đủ ộ ư ữ ị ử ự ế ư ư ữ ượcthành l p m t s t nh, do v y Phòng Văn th - L u tr ch làm công tácậ ở ộ ố ỉ ậ ư ư ữ ỉvăn th , l u tr hi n hành c a Văn phòng UBND t nh.ư ư ữ ệ ủ ỉ
Căn c Thông t s 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 c a B N iứ ư ố ủ ộ ộ
v ; Ngh đ nh s 136/2005/NĐCP ngày 08/11/2005 c a Chính Ph T nhụ ị ị ố ủ ủ ỉ
S n La đã ban hành Quy t đ nh s 39/2006/QĐ-UBND ngày 31/5/2006ơ ế ị ố
c a UBND t nh S n La v vi c quy đ nh ch c năng, nhi m v , quy n h n vàủ ỉ ơ ề ệ ị ứ ệ ụ ề ạ
c c u t ch c c a Văn phòng UBND t nh S n La Phòng Văn th , L u trơ ấ ổ ứ ủ ỉ ơ ư ư ữthu c Văn phòng UBND t nh có ch c năng giúp Chánh Văn phòng tham m uộ ỉ ứ ưcho Ch t ch UBND t nh qu n lý và t ch c th c hi n công tác văn th , l uủ ị ỉ ả ổ ứ ự ệ ư ư
tr c a t nh.ữ ủ ỉ
Ngày 04 tháng 02 năm 2008 Chính ph đã ban hành Ngh đ nh sủ ị ị ố13/2008/NĐ-CP quy đ nh t ch c các c quan chuyên môn thu c y banị ổ ứ ơ ộ Ủnhân dân t nh, thành ph tr c thu c Trung ỉ ố ự ộ ương và Ngh đ nh sị ị ố14/2008/NĐ-CP quy đ nh t ch c các c quan chuyên môn thu c y banị ổ ứ ơ ộ Ủnhân dân huyên, qu n, th xã, thành ph tr c thu c t nh Theo các quy đ nhậ ị ố ự ộ ỉ ịnày ch c năng qu n lý v công tác văn th , l u tr chuy n t Văn phòngứ ả ề ư ư ữ ể ừUBND t nh, huy n v S N i v , Phòng N i v Đây là s thay đ i có tínhỉ ệ ề ở ộ ụ ộ ụ ự ổ
th ng nh t v c quan qu n lý công tác văn th , l u tr t Trung ố ấ ề ơ ả ư ư ữ ừ ương
đ n đ a phế ị ương Đ c th hóa quy đ nh t i Ngh đ nh 13,14/2008/NĐ-CPể ụ ể ị ạ ị ị
c a Chính ph , B N i v đã ban hành Thông t s 04/2008/TT-BNV ngàyủ ủ ộ ộ ụ ư ố14/6/2008 c a B N i v hủ ộ ộ ụ ướng d n ch c năng, nhi m v , quy n h n vàẫ ứ ệ ụ ề ạ
c c u t ch c c a S N i v , Phòng N i v thu c UBND c p t nh, huy n.ơ ấ ổ ứ ủ ở ộ ụ ộ ụ ộ ấ ỉ ệTheo quy đ nh c a Thông t , S N i v sẽ thành l p Phòng Qu n lý văn thị ủ ư ở ộ ụ ậ ả ư
- L u tr và ti p nh n Trung tâm L u tr t nh trên c s ti p nh n nguyênư ữ ế ậ ư ữ ỉ ơ ở ế ậ
tr ng t Văn phòng UBND t nh Trách nhi m qu n lý v công tác văn th ,ạ ừ ỉ ệ ả ề ư
l u tr t i c p huy n đư ữ ạ ấ ệ ược chuy n t Văn phòng UBND huy n v Phòngể ừ ệ ề
d n ch c năng, nhi m v , quy n h n và c c u t ch c c a S N i v ,ẫ ứ ệ ụ ề ạ ơ ấ ổ ứ ủ ở ộ ụphòng N i v thu c U ban nhân dân c p t nh, c p huy n; Thông t sộ ụ ộ ỷ ấ ỉ ấ ệ ư ố06/2008/TT-BNV ngày 21/8/2008 c a B N i v v vi c hủ ộ ộ ụ ề ệ ướng d n s aẫ ử
đ i, b sung Kho n 2 M c III Ph n I Thông t s 04/2008/TT-BNV ngàyổ ổ ả ụ ầ ư ố04/6/2008 c a B N i v v vi c hủ ộ ộ ụ ề ệ ướng d n ch c năng, nhi m v , quy nẫ ứ ệ ụ ề
h n và c c u t ch c c a S N i v , Phòng N i v thu c U ban nhân dânạ ơ ấ ổ ứ ủ ở ộ ụ ộ ụ ộ ỷ
c p t nh, c p huy n Căn c Quy t đ nh s 20/2008/QĐ-UBND ngàyấ ỉ ấ ệ ứ ế ị ố11/11/2008 c a U ban nhân dân t nh S n La v vi c quy đ nh ch c năng,ủ ỷ ỉ ơ ề ệ ị ứ
Trang 14nhi m v , quy n h n, c c u t ch c S N i v t nh S n La Đ th c hi nệ ụ ề ạ ơ ấ ổ ứ ở ộ ụ ỉ ơ ể ự ệ
ch c năng qu n lýứ ả nước v văn th , l u tr c a t nh, S N i v đã thànhề ư ư ữ ủ ỉ ở ộ ụ
l p Phòng Qu n lý văn th , L u tr và đi vào ho t đ ng t 01/4/2009 v iậ ả ư ư ữ ạ ộ ừ ớ
t ng s biên ch 03 công ch c.ổ ố ế ứ
Ti p đó, ngày 28 tháng 4 năm 2010 B N i v đã ban hành Thông tế ộ ộ ụ ư
s 02/2010/TT-BNV hố ướng d n ch c năng, nhi m v , quy n h n và tẫ ứ ệ ụ ề ạ ổ
ch c c a t ch c Văn th , L u tr B , c quan ngang B , c quan thu cứ ủ ổ ứ ư ư ữ ộ ơ ộ ơ ộChính ph và y ban nhân dân các c p T i Chủ Ủ ấ ạ ương 3, Đi u 6 c a Thông tề ủ ưquy đ nh:ị “ Thành l p Chi c c Văn th - L u tr tr c thu c S N i v trênậ ụ ư ư ữ ự ộ ở ộ ụ
c s h p nh t Phòng Qu n lý Văn th , L u tr và Trung tâm L u tr t nh”.ơ ở ợ ấ ả ư ư ữ ư ữ ỉ
V i quy đ nh này, Chi c c Văn th - L u tr v a th c hi n ch c năng qu nớ ị ụ ư ư ữ ừ ự ệ ứ ả
lý v công tác văn th , l u tr c a t nh v a tr c ti p qu n lý tài li u l uề ư ư ữ ủ ỉ ừ ự ế ả ệ ư
tr l ch s c a t nh Đ i v i c p huy n, ch a có quy đ nh c th v qu n lýữ ị ử ủ ỉ ố ớ ấ ệ ư ị ụ ể ề ảtài li u l u tr c p huy n, t i Kho n 1, Đi u 7, Chệ ư ữ ấ ệ ạ ả ề ương 3 Thông t sư ố02/2010/TT-BNV quy đ nh: “qu n lý tài li u l u tr c a c p huy n theoị ả ệ ư ữ ủ ấ ệ
hướng d n c a S N i v ”.ẫ ủ ở ộ ụ
Căn c văn b n trên, U ban nhân dân t nh S n La đã ban hành Quy tứ ả ỷ ỉ ơ ế
đ nh s 3152/QĐ-UBND ngày 10/12/2010 v thành l p Chi c c Văn th -ị ố ề ậ ụ ư
L u tr trên c s h p nh t Phòng Qu n lý Văn th - L u tr và Trung tâmư ữ ơ ở ợ ấ ả ư ư ữ
L u tr t nh.ư ữ ỉ
Trên c s h th ng các văn b n do các B , ngành ban hành, ch đ oơ ở ệ ố ả ộ ỉ ạ
v công tác Văn th , L u tr và t ch c b máy Văn th , L u tr , ngày 11ề ư ư ữ ổ ứ ộ ư ư ữtháng 11 năm 2011 Lu t L u tr s 01/2011/QH13 đậ ư ữ ố ược Qu c h i thôngố ộqua và có hi u l c t ngày 01/7/2012, nh v y t i Đi m b, Kho n 2, Đi uệ ự ừ ư ậ ạ ể ả ề
20, M c 3, Chụ ương II Lu t L u tr quy đ nh: “L u tr l ch s c p t nh thuậ ư ữ ị ư ữ ị ử ấ ỉ
th p, ti p nh n tài li u hình thành trong quá trình ho t đ ng c a các cậ ế ậ ệ ạ ộ ủ ơquan, t ch c c p huy n” Do đó b t đ u t năm 2012, vi c qu n lý tài li uổ ứ ấ ệ ắ ầ ừ ệ ả ệ
l u tr l ch s c p huy n sẽ giao cho L u tr l ch s c p t nh qu n lý theoư ữ ị ử ấ ệ ư ữ ị ử ấ ỉ ảquy đ nh c a Lu t L u tr , c th quy đ nh t i Thông t s 16/2014/TT-ị ủ ậ ư ữ ụ ể ị ạ ư ốBNV ngày 20/11/2014 c a B N i v hủ ộ ộ ụ ướng d n giao, nh n tài li u l uẫ ậ ệ ư
th - L u tr là t ch c tr c thu c S N i v , có ch c năng giúp Giám đ cư ư ữ ổ ứ ự ộ ở ộ ụ ứ ố
S N i v tham m u cho y ban nhân dân c p t nh qu n lý nhà nở ộ ụ ư Ủ ấ ỉ ả ước vềvăn th , l u tr c a t nh; tr c ti p qu n lý tài li u l u tr l ch s c a t như ư ữ ủ ỉ ự ế ả ệ ư ữ ị ử ủ ỉ
và th c hi n các ho t đ ng d ch v l u tr theo quy đ nh c a pháp lu t”.ự ệ ạ ộ ị ụ ư ữ ị ủ ậ
T i Kho n 6 Đi u 8 Thông t quy đ nh “Căn c vào kh i lạ ả ề ư ị ứ ố ượng công vi c,ệtính ch t, đ c đi m qu n lý nhà nấ ặ ể ả ước v văn th , l u tr , Giám đ c S N iề ư ư ữ ố ở ộ
v quy t đ nh c th s lụ ế ị ụ ể ố ượng, tên g i các t ch c thu c Chi c c Văn th -ọ ổ ứ ộ ụ ư
L u tr cho phù h p và hi u qu S lư ữ ợ ệ ả ố ượng các phòng chuyên môn thu cộ
Trang 15Chi c c Văn th - L u tr có không quá 02 phòng chuyên môn và 01 đ n vụ ư ư ữ ơ ị
s nghi p là Trung tâm L u tr l ch s ” T i Kho n 8 Đi u 8 Thông t quyự ệ ư ữ ị ử ạ ả ề ư
đ nh “Trung tâm L u tr l ch s thu c Chi c c Văn th - L u tr là đ n vị ư ữ ị ử ộ ụ ư ư ữ ơ ị
s nghi p công l p, có t cách pháp nhân, có con d u và tài kho n riêng.ự ệ ậ ư ấ ảTrung tâm L u tr l ch s có Giám đ c, 01 Phó Giám đ c và các viên ch cư ữ ị ử ố ố ứ
th c hi n công tác chuyên môn, nghi p v ”.ự ệ ệ ụ
Th c hi n Thông t s 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 c a Bự ệ ư ố ủ ộ
N i v , UBND t nh S n La đã ban hành Quy t đ nh s 916/QĐ-UBND ngàyộ ụ ỉ ơ ế ị ố06/5/2015 v vi c quy đ nh c c u t ch c c a Chi c c Văn th - L u trề ệ ị ơ ấ ổ ứ ủ ụ ư ư ữthu c S N i v t nh S n La, Quy t đ nh s 917/QĐ-UBND ngàyộ ở ộ ụ ỉ ơ ế ị ố06/5/2015 v vi c thành l p Trung tâm L u tr l ch s Ngày 26/10/2018ề ệ ậ ư ữ ị ửUBND t nh ban hành Quy t đ nh s 2648/QĐ-UBND v vi c ki n toànỉ ế ị ố ề ệ ệTrung tâm L u tr l ch s thu c S N i v ư ữ ị ử ộ ở ộ ụ
Có th nói ngay t nh ng ngày đ u m i thành l p nể ừ ữ ầ ớ ậ ước Vi t NamệDân ch C ng hòa, t ch c b máy văn th , l u tr đã đủ ộ ổ ứ ộ ư ư ữ ược Đ ng và Nhàả
nước ta chú tr ng, c ng c và quan tâm (t Kho l u tr đ a phọ ủ ố ừ ư ữ ị ương, Phòng
L u tr t nh phát tri n thành Trung tâm L u tr t nh; Chi c c Văn th -ư ữ ỉ ể ư ữ ỉ ụ ư
L u tr t nh và nay là Trung tâm L u tr l ch s thu c S N i v ) đây cũngư ữ ỉ ư ữ ị ử ộ ở ộ ụ
là đi u ki n thu n l i h n cho công tác văn th , l u tr đ a phề ệ ậ ợ ơ ư ư ữ ị ương pháttri n và đ c bi t là t ch c văn th , l u tr đ a phể ặ ệ ổ ứ ư ư ữ ở ị ương phát huy đượctính ch đ ng, tích c c trong quá trình qu n lý công tác văn th , l u trủ ộ ự ả ư ư ữcũng nh trong quá trình th c hi n các d ch v công h tr cho công tácư ự ệ ị ụ ỗ ợvăn th , l u tr phát tri n.ư ư ữ ể
*Chức năng
Trung tâm L u tr l ch s t như ữ ị ử ỉ S n La ơ có ch c năng giúp Giám đ c Sứ ố ở
N i v tham m u giúp UBND t nh qu n lý tài li u l u tr l ch s c a t nhộ ụ ư ỉ ả ệ ư ữ ị ử ủ ỉ
và th c hi n các ho t đ ng d ch v l u tr theo quy đ nh c a pháp lu t.ự ệ ạ ộ ị ụ ư ữ ị ủ ậ
*Nhiệm vụ
Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Sơn La chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổchức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ tỉnh , đồng thời chịu sự chỉ đạo,hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư, Lưu trữ Nhà nước
Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và thành phần tàiliệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh”
Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh Phân loại, chỉnh lý,xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu Bảo vệ, bảo quản, thống kê tàiliệu lưu trữ Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ Xây dựng công cụ tra
Trang 16cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Thực hiện một số dịch
vụ công về lưu trữ và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ quyđịnh Quản lý tài chính, tài sản của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La theoquy định của Pháp luật
Trang 17*Quyền hạn
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ làđơn vị sự nghiệp công lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng.Trung tâm Lưu trữ lịch sử có Giám đốc, 01 Phó Giám đốc và các viên chức thựchiện công tác chuyên môn, nghiệp vụ
Trung tâm chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của
Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng về chuyên môn, nghiệp vụ của Chi cục Vănthư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Sở Nội vụ
Ông Quàng Tu n Anhấ
Bà Nguy n Th Mai Anhễ ị
Trang 18Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La đã phục vụ các độc giả đến tra cứu,khai thác tài liệu cho các tổ chức và cá nhân tại phòng đọc trong tháng 10/2020,
đã phục vụ 258 lượt tra cứu hồ sơ, văn bản của cá nhân, tổ chức Cấp bản sao vàchứng thực 258 lượt; tương đương 258 văn bản, 258 cặp, 579 trang văn bản đảmbảo theo đúng quy định Việc phục vụ tra cứu thủ công như hiện tại tốn nhiềuthời gian công sức và còn làm cho tài liệu rất mau hư hỏng vì những tài liệu này
đã trên 40 năm tuổi, hơn nữa do thời tiết khắc nghiệt tác động, điều kiện bảoquản tài liệu còn thiếu khi hạ tầng không phải là kho lưu trữ chuyên dụng…
Hiện trạng các phông tài liệu đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữlịch sử tỉnh Sơn La chủ yếu là tài liệu giấy, trong đó:
- Tài liệu từ năm 1965 đến năm 1996 chủ yếu được làm bằng chấtliệu giấy pơ luya và giấy giang; được đánh máy bằng máy đánh chữ và nhân bảnbằng máy in rô nê ô qua giấy nến; một số tài liệu từ năm 1990 đến năm 1996được đánh máy bằng máy vi tính và nhân bản bằng máy pho tô copy; các khổgiấy chưa được thống nhất theo khổ giấy A4
- Tài liệu từ năm 1997 đến nay được in thống nhất trên khổ giấy A4, tuynhiên do chất lượng mực phô tô không đảm bảo nên nhiều tài liệu phô tô copy bịbong chữ hoặc mờ chữ khó đọc
2.3 M c đích, nhu c u và l i ích c a vi c s hóa tài li u l u tr ụ ầ ợ ủ ệ ố ệ ư ữ
t i ạ Trung tâm L u tr l ch s t nh S n La ư ữ ị ử ỉ ơ
Việc phục vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữlịch sử tỉnh Sơn La hiện nay chủ yếu vẫn bằng phương pháp truyền thống quamục lục hồ sơ hoặc thẻ tra tìm và đưa trực tiếp tài liệu ra phục vụ Với thựctrạng tài liệu nêu trên, việc trực tiếp đưa tài liệu ra phục vụ rất dễ làm cho tàiliệu mau bị hư hỏng và tốn rất nhiều thời gian, công sức
Vì vậy, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ làmột nội dụng rất quan trọng trong hoạt động lưu trữ, muốn vậy cần phải áp dụngtriệt để các biện pháp khoa học kỹ thuật, trong đó số hóa là một trong các giảipháp hiệu quả
Trang 19Trong điều kiện hiện nay, việc giữ gìn bảo quản an toàn khối tài liệu hiện
có trong cơ quan, đơn vị đang là một trong những vấn đề cần được quan tâm,bởi vì tài liệu lưu trữ là những bằng chứng sống động và cũng là chứng cứ lịch
sử minh chứng quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị và cá nhân tiêu biểuqua các thời kỳ lịch sử Vì vậy, UBND tỉnh Sơn La đã chỉ đạo Sở Nội vụ khẩntrương phát triển, nâng cấp phần mềm ứng dụng tương thích để cập nhật, lưu trữ
và bảo quản an toàn những thông tin cơ bản của tài liệu vào máy tính
Ngày 23/8/2019 Ch t ch UBND t nh đã ban hành Quy t đ nh sủ ị ỉ ế ị ố2064/QĐ-UBND V vi c phê duy t Đ án s hóa tài li u l u tr t i L uề ệ ệ ề ố ệ ư ữ ạ ư
tr l ch sữ ị ử t nh S n La, giai đo n 2020 - 2024ỉ ơ ạ
Tài li u l u tr đệ ư ữ ượ ốc s hóa sẽ t o c s bạ ơ ở ước đ u cho công tác b oầ ả
qu n tài li u l u tr l ch s m t cách "toàn v n" thông qua quy trình sả ệ ư ữ ị ử ộ ẹ ốhóa tài li u l u tr l ch s d ng tài li u gi y sang d ng tài li u s , ho c dệ ư ữ ị ử ạ ệ ấ ạ ệ ố ặ ữ
li u s nh m kéo dài tu i th c a tài li u l u tr l ch s b n g c, th cệ ố ằ ổ ọ ủ ệ ư ữ ị ử ả ố ự
hi n gi i pháp c a quy trình b o qu n và b o hi m tài li u l u tr l ch s ;ệ ả ủ ả ả ả ể ệ ư ữ ị ử
đ ng nh t các lo i hình tài li u; qu n lý và khai thác t p trung Đ ng th iồ ấ ạ ệ ả ậ ồ ờ
ph c v t ch c s d ng hi u qu tài li u l u tr l ch s và cung c p t tụ ụ ổ ứ ử ụ ệ ả ệ ư ữ ị ử ấ ố
nh t cho các c quan, t ch c, cá nhân có nhu c u s d ng tài li u l u trấ ơ ổ ứ ầ ử ụ ệ ư ữ
đ ph c v công tác, nghiên c u khoa h c, l ch s và các nhu c u chínhể ụ ụ ứ ọ ị ử ầđáng khác theo quy đ nh c a Lu t L u tr ị ủ ậ ư ữ
2.4 Quy trình s hóa tài li u l u tr ố ệ ư ữ
2.4.1 Chu n b s hóa tài li u l u tr ẩ ị ố ệ ư ữ
2.4.1.1 Xây d ng k ho ch, đ án s hóa tài li u l u tr ự ế ạ ề ố ệ ư ữ
Phạm vi số hóa là tài liệu lưu trữ từ năm 1962 Ưu tiên khối tài liệu có giátrị, những tài liệu hay được khai thác, sử dụng nhằm đảm bảo an toàn cho tàiliệu
Thời gian thực hiện số hóa bắt đầu từ năm 2020 đến năm 2024
*Mục đích, lợi ích, nhu cầu của việc số hóa tài liệu lưu trữ
V i kh i lớ ố ượng h s l u tr ngày càng l n, cán b công ch c làmồ ơ ư ữ ớ ộ ứcông tác qu n lý h s l u tr c n đả ồ ơ ư ữ ầ ược đ u t công c h tr đ th cầ ư ụ ỗ ợ ể ự