Giáo trình Tin học kế toán (Nghề Kế toán doanh nghiệp - Trình độ Trung cấp) gồm có các phần sau: Bài 1 mở đầu, Bài 2 cơ sở dữ liệu, bài 3 ứng dụng kế toán trên các phần mềm kế toán doanh nghiệp. Nội dung giáo trình được biên soạn theo hình thức tích hợp giữa lý thuyết và thực hành. Mời các bạn cùng tham khảo.
Trang 1BOQ GIAO THONG VAN TAI TRUONG CAO DANG GIAO THONG VAN TAI TRUNG UONG I
GIAO TRINH
Mô đun: Tin học kế toán
NGHẺ: KÉ TOÁN DOANH NGHIỆP
TRÌNH ĐỘ: TRUNG CÁP
Hà Nội — 2017
Trang 21 Những khái niệm chung
2 Các thao tác trên trang tính
4 Các hàm trên cơ sở dữ liệu đảng 8240202209 384030 SiWã 26
Bài 3: Ứng dụng kế toán trên các phần mềm kế toán doanh nghiệp
Tãi liệu (ướn KHẨU:Gsacaaoasnddgiistoititisovblig61160240666133058004089387583085XSNEĐRSGiciUS
Trang 3LOI NOI DAU
Tin học kế toán là môn học sử dụng bảng tính Excel và ứng dụng các phần mềm kế toán
vào thực hành công tác kế toán
Với mục tiêu trang bị cho học sinh, sinh viên các kiến thức cơ bản về các hàm Excel và
kỹ năng sử dụng được một số phần mềm kế toán vào công tác kế toán, đặc biệt là phần
mềm kế toán MISA nhằm đáp ứng yêu cầu về giáo trình giảng day hoc tập và nghiên cứu
của học sinh, sinh viên, đồng thời đáp ứng được chương trình khung của Bộ Lao động -
Thương binh và Xã hội, Khoa Cơ Bản trường Cao đẳng GTVTTWI biên soạn Giáo trình
Tin học kế toán gồm có các phần Sau:
Bai 1: Mở đầu
Bài 2: Cơ sở dữ liệu
Bài 3: Ứng dụng kế toán trên các phần mềm kế toán doanh nghiệp
Nội dung biên soạn theo hình thức tích hợp giữa lý thuyết và thực hành Trong quá trình
biên soạn, nhóm tác giả đã tham khảo nhiều tài liệu liên quan của các trường Đại học,
Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp, dạy nghề và cập nhật những kiến thức mới nhất
Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng không tránh khỏi những thiếu sót Nhóm tác giả rất
mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo và các bạn học sinh, sinh viên cùng đông đảo bạn đọc đề giáo trình ngày càng hoàn thiện hon
Trang 4BÀI 1: MỞ ĐẦU
A LẬP TRANG TÍNH ĐƠN GIẢN
1 NHỮNG KHÁI NIỆM CHUNG
1.1 GIỚI THIỆU CH ƠNG TRÌNH EXCEL
Microsoft Excel là một ch-ơng trình phân mềm nằm trong bộ phần mềm Microsoft Office với chức năng chính là để tạo các bảng tính, biểu đồ và quản trị cơ sở dữ liệu
Microsoft Excel là một ch- ong trình chỉ có thể chạy d- gc trong môi tr-ờng Windows 95,
98, 2000, XP
Biểu t- ợng của ch- ơng trình có dạng nh- sau:
Microsoft Excel
Biéu t-ong th-dng đ-ợc đặt trong nhóm có tên Microsoft Office hoặc đặt trên thanh Microsoft Office Shortcut Bar ở góc trên bên phải của màn hình làm việc của Windows hoặc có biểu t- ợng tạo ra ngay trên Desktop
1.2 GIAO DIỆN CỦA EXCEL
a Khởi động ch- ơng trình Excel
Nhấn đơn vào nút lệnh ch- ơng trình trên thanh công cụ Microsoft Office ở góc bên phải màn hình làm việc của Windows
Kích chuột vào nút Start 3 Programs ® Microsoft Excel (Thông fh- ờng ch- ơng trình
Excel nằm trong nhóm Programs, nếu ch- ơng trình nằm trong nhóm khác thì ta phải vào
trong nhóm do)
b Màn hình Excel
Trang 5Khi chạy màn hình làm việc của ch- ơng trình có dạng nh- sau:
E Microsoft Excel - Book1
BI E5 : ¥
> »i\Sheef1 { Sheet2 { Sheet I< a
- Thanh tiêu đề (Tifle Bar): trên cùng hiển thị tên của ch-ơng trình Microsoft Excel và
tên của tệp bảng tính đang mở Khi mới khởi động, Excel tự gán cho tên bảng tính là Bookl, tiếp theo nếu ta mở bảng tính mới thì máy sẽ tự đặt là Book2, Book3, khi ng-ời sử dụng đặt tên cho bảng tính (bằng lệnh Save hoặc Saye As) thì tên này sẽ thay thế tên BookX
- Thanh công thức (Eormula bar): hiển thị công thức tính toán trong ô hiện hành
~ Vùng làm việc: nơi nhập, sửa, trình bày các bản tính
Con trỏ chuột (gọi tắt là con chuột) của Excel th- ờng có hình dấu cộng rộng màu trắng
+ Toàn bộ vùng làm việc gồm nhiều bảng tính và đ-ợc gọi là một WorkBook (tức là tập hợp các WorkSheet tạo thành một WorkBook) Mỗi một WorkBook đ- ợc l-u giữ vào đĩa thành một tệp (th- ờng có phần mở rộng là *.XLS)
Trang 6+ Mỗi bảng tính đ-ợc gọi là một WorkSheet bao gồm các hàng (Row) va cột
(Columns) Giao diện của hàng và cột đ-ợc gọi là ô (Cells) là nơi để nhập dữ liệu, tính toán, Tên bảng tính dat tén tir Sheet 1 cho dén Sheet N
Bang tinh (WorkSheet) bao gồm 256 ct (Column) dat tên bằng các chữ cái từ A đến IV
và 65536 hàng (Row) đặt tên bằng các chữ số từ 1 đến 65536 Tên ô đ- ợc gọi theo tên cột
và tên hàng, Ví dụ: A2:B12 Một vùng các ô đ-ợc ký hiệu bằng ô đầu tiên bên trái: và cuối cùng bên phải, Ví dụ: A3: B6 là một vùng bao gồm các ô từ A3 - BO
Tại một ô nào đó có một khung đen thì ô đó đ- ợc gọi là ô hiện thời (khi nhập dữ liệu sẽ
đ-ợc gọi là mốc điền
Với mỗi tệp dữ liệu (WorkBook) trong Excel th- ờng có nhiều bảng tính đặt tên từ Sheet
1 đến Sheet X (X là số bảng tính có trong tệp dữ liệu)
+ Để làm việc với Sheet nao ta kích chuột vào tên của bảng tính đó
+ Để đổi tên một bảng tính ta kích đúp chuột tại tên của bảng tính đó hoặc nhấn nút phải chuột tại đó sau đó kích chuột tại lệnh Renarme, khi đó ta chỉ cần đổi tên của bảng tính đó sau đó nhấn phím Enter hoặc nếu ta không muốn đổi tên thì nhấn vào phím ESC
+ Để chèn thêm một bảng tính ta kích chuột tại vị trí chứa bảng tính cần thêm sau đó kích chuột tại lệnh Insert
+ Để xoá bớt một bảng tính trong danh sách ta kích phải chuột tại vị trí chứa bản tính cần xoá sau đó kích chuột tại lệnh Đelete
+ Để thay đổi vị trí của bảng tính trong danh sách ta nhấn chuột và kéo rê tên bảng tính
đó tới vị trí cần di chuyển tới
1.3 CÁC THAO TÁC NHẬP, SỬA DỮ LIỆU TRONG EXCEL
a Nhập, sửa dữ liệu trong ô:
D-a con trỏ tới ô cần nhập rồi nhập dữ liệu vào trong ô, nhập xong ta có thể nhấn Enter
hoặc các phím mũi tên để di chuyển sang ô khác và kết thúc nhập trong ô đó, hoặc nhấn
nhấn nút LÊ] để huỷ dữ liệu vừa nhập trong ô đó
Nếu dữ liệu dài quá độ rộng của ô thì nó sẽ tràn sang ô bên cạnh "nằm kể" nh- ng dữ liệu
đó vẫn thuộc về ô ban đầu
* Để sửa dữ liệu ta có thể nhập mới đè lên dữ liệu cũ trong ô đó bằng cách đặt con trỏ tới
ô đó rồi nhập dữ liệu cũ.
Trang 7Nếu không may nhập nhầm dữ liệu lên một ô đã nhập đúng ta có thể nhấn phím ESC hoặc
nút x để huỷ nhập dữ liệu, giữ nguyên dữ liệu cũ
Để sửa dữ liệu trong ô nào đó ta bấm đúp chuột vào ô đó rồi sửa hoặc đặt con trỏ tới ô đó
+ Bằng bàn phím: đặt con trỏ tới ô đầu tiên cần chọn sau đó giữ phím SHIFT rồi sử
dụng các phím di chuyển (4 phím mũi tên <— † —> }) để lựa chọn
Phần ô đ- ợc lựa chọn sẽ có màu đen (frờ ô đầu fiên) nên thao tác này gọi là thao tác bôi
đen
- Lựa chọn một nhóm 6 không liên tục: kích chuột vào ô đầu tiên sau đó giữ phím CTRL rồi kích chuột vào các ô kế tiếp cần chọn Phần ô đ- ợc chọn sẽ có màu đen trừ ô cuối cùng
- Lựa chọn cả một hàng hay một cột: kích chuột vào tiêu đề hàng hoặc cột cần chọn
Muốn chọn nhiều hàng hay nhiều cột, ta kích chuột vào tiêu đề hàng hoặc cột rồi kéo rê chuột để lựa chọn
- Lựa chọn toàn bộ bảng tính: ta kích chuột vào ô giao của tiêu đề hàng và cột
Để huỷ lựa chọn ta kích chuột ra ngoài vùng đó, hoặc nhấn vào các phím mũi tên Các lệnh định dạng, sao chép, xoá chỉ có hiệu lực với vùng dữ liệu đã đ- ợc bôi đen
c Thao tác sao chép nội dung, di chuyển dữ liệu trong Excel
* Sao chép nội dung một vùng dữ liệu:
hoặc nhấn nút lệnh Copy (®) trên thanh công cụ, nội dung đó sẽ đ-ợc đ-a vào trong vùng đệm
- Đ-a con trỏ soạn thảo tới ô đầu tiên của vùng cần sao chép tới Sau đó nhấn CTRL+V
hoặc ra lệnh Edit > Paste hoặc nút lệnh Paste (®) trên thanh công cụ, nội dung của vùng dữ liệu đó sẽ đ- ợc dán vào vị trí chỉ định
Trang 8- Ta có thể sao chép nhanh bằng chuột nh- sau: chọn vùng dữ liệu cần sao chép sau đó đ-a con trỏ chuột xuống d- ới vùng đang chọn sao cho có dạng mũi tên, giữ phím CTRL kéo rê tới vị trí cần sao chép tới
* Di chuyển nội dung một vùng dữ liệu:
- Chọn vùng cần di chuyển (bôi đen) sau đó nhấn CTRL+X hoặc ra lénh Edit > Cut hoặc nhấn nút lệnh Cut @ trên thanh công cụ, nội dung đó sẽ đ-ợc cắt d-a vào trong vùng đệm
- Đ-a con trỏ soạn thảo tới ô đầu tiên trong vùng cần di chuyển tới Sau đó nhấn CTRL+V hoặc ra lệnh Edit ® Paste hoặc nút lệnh Paste đ®|) trên thanh công cụ, nội dung của vùng dữ liệu đó sẽ đ- ợc dán vào vị trí chỉ định
- Ta có thể di chuyển nhanh bằng chuột nh- sau: chọn vùng dữ liệu cần di chuyển sau đó
đ-a con trỏ chuột xuống d-ới vùng đang chọn sao cho có dạng mũi tên, kéo rê tới vị trí cần sao chép tới
* Xoá nhanh một vùng dữ liệu:
Khi cần xoá nhanh một vùng dữ liệu nào đó ta có thể lựa chọn (bôi đen) cả vùng đó sau
đó nhấn phím Delete hoac ra lénh Edit > Clear > All
d Thao tác điền dữ liệu tự động vào các ô
Để điển dữ liệu theo hàng hoặc cột mà dữ liệu thay đổi theo một quy luật nhất định, Ví
dụ: nh- 1, 2, 3, Ta nhập đữ liệu cho ít nhất hai ô đầu tiên của vùng đó, lựa chọn hai ô
đã nhập dữ liệu, đ-a con chuột mốc điền ở góc d-ới bên phải của ô sao cho có dạng +, nhấn chuột kéo rê đến cuối của vùng dữ liệu cần điền
Ta có thể nhập giá trị đầu của chuỗi dữ liệu, sau đó dùng lệnh Edit > Fill > Series, man
hình xuất hiện hộp thoại Series, trong đó:
- Series in: kiểu điền dữ liệu bu &
; điền di li ò Series in Type Date unit
+ Columns: dién dit liéu theo cét © Columns O Growth
O Date
- Type: quy luật biến đổi của dữ liệu []Trend O Autofill
+ Growth: thay đổi theo bội số Cx)
- Step Value: b- dc biến đổi
- Stop Value: giá trị kết thúc của chuỗi điền
9
Trang 9Nhấn nút lệnh OK để bắt đâu điền dữ liệu
e Các thao tác xử lý bảng tính
* Thay đổi kích th- óc hàng, cột
- Thay đổi chiêu rộng của các cột:
D-a con trỏ chuột vào đ-ờng giới hạn bên phải tên cột cần thay đổi độ rộng sao cho có
dạng “+ Nhấn chuột, kéo rê để thay đổi độ rộng
Dé thay đổi độ rộng của một ô hoặc một nhóm ô sao cho dữ liệu không v- ợt quá ra ngoài
ô đó ta chọn nhóm cac 6 dé sau dé kich chu6t tai lenh Format > Column > Auto Fit Selection
- Thay đổi chiêu cao của các hàng:
Đ-a con trỏ chuột vào đ- ờng giới hạn bên d-ới tên hàng cần thay đổi độ rộng sao cho có
dang + Nhấn chuột, kéo rê để thay đổi chiều cao
Để chiều cao của một ô tự động thay đổi phù hợp với cỡ chữ trong các ô đó ta chọn nhóm
các ô đó sau đó kích chuột tại lénh Format > Row > Auto Fit
* Chèn thêm một hàng, một cột, một ô:
Để chèn thêm một ô hoặc một vùng ta chọn ô hoặc vùng đó sau đó ra lénh Insert > Cells Màn hình xuất hiện hộp thoại:
- Shift Cells Right: cdc 6 cũ sẽ bị đẩy sang bên phải Jnsert
- Shữt Cells Down: các ô cũ sẽ bị đẩy xuống d- di
Trang 10- Shift Cells Left: cc 6 con lai sé bị day về bên trái Delete
- Shift Cells Up: cdc ô còn lại sẽ bị đẩy lên trên
~ Entire Row: Xoá bớt một hàng ở vị trí lựa chọn
- Emtire Column: Xoá bớt một cột ở vị trí lựa chọn O Entire row
1.4 CÁC THAO TÁC VỚI TỆP TRONG EXCEL
a Mở các tệp bảng tính mới và cũ đã có trên đĩa
Trong Excel cho phép mở đồng thời nhiều tệp đữ liệu cùng một lúc (không hạn chế số l-ơng) Các tệp bảng tính ch- a đ- ợc I-u cất trên đĩa sẽ có tên là BookX ác tệp đữ liệu đã 1-u trên đĩa sẽ có tên với cả phần mở rộng *.XLS
- Để mở một tệp bảng tính mới ra để nhập dữ liệu ta nhấn phím CTRL+N hoặc ra nút
lệnh New @Bl trên thanh công cụ hoặc ra lénh File > New
- Để mở một tệp dữ liệu đã đ- ợc l-u cất trên đĩa ta nhấn phím CTRL+O hoặc nút
Open nh- sau:
+ Look in: ổ đĩa, th- mục chứa file cân mở |“ BE
+ File Name: nhập tên file cân mở oo gece:
+ Files of Type: danh sach cdc kiểu file cần 3 ae màn
thở (hầu TRỢ Wing) =
Lựa chọn ổ đĩa, th- mục chứa tệp tin cần mở, ” nse
lenh OK
b L- u cat mét tép dit liéu
Một bảng tính sau khi nhập, trình bày xong ta phải I-u lên đĩa để có thể sử dụng cho lần sau đó Khi sửa đổi nội dung của một bảng tính
nào đó ta cũng phải I-u lên đĩa các sửa đổi đó [Xe BFWILEEEES
Spice: saw
* Để Lu một bằng tính ch-ø đ- œ có ten (ch-a ee sponse tes =
đ-ợc I-u lén dia lan nao) hoac dé đổi tên bảng ` bong Hee) ao,
tính đang soạn thao ta ra lénh File > Save As, Khc
11
Henme Bạn
Seve an tpe: (Misono Ófee Lcơl ơlaod,
Trang 11khi đó trên màn hình xuất hiện hộp thoại Save As nh- sau:
+ Sawe in: ổ đĩa, th- mục chứa tệp tin cần I-u
+ File Name: nhập tên tệp tin cần I- u
+ Save as Type: các kiểu tệp tin cần l-u cất, th-ờng chon là Microsoft Excel WorkBook
Chọn ổ đĩa, th- mục chứa tệp tin cần I-u, sau đó gõ tên tệp cần l-u vào hộp File Name (Chú ý: Không gõ tên trùng với một tệp đã có trong danh sách) rồi nhấn nút lệnh OK
* Để l-u các sửa đổi của một tệp dữ liệu trên đĩa ta chỉ cần nhấn phím CTRL.+S hoặc nút
c Đóng tệp (in đang mở
Để đóng một tệp bảng tính đang làm việc lại thì tr- ớc hết cần thiết ta phải l-u cất tệp đó
lên đĩa rồi ra lệnh Eile Close Tr-ờng hợp ch-a l-u cất nội dung bảng tính đó thì trên
màn hình hộp thoại:
Dé ]-u cất nội dung tệp tin đó lên đĩa ta nhấn nút
Yes, khi đó sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, nếu
không muốn I- u nội dung đó ta nhấn nút No hoặc
nhấn nút lệnh Cancel hoặc phím ESC để tiếp tục
soạn thảo
Microsoft Excel
A Do you want to save the changes you made to BookZ?
d Thoát ra khỏi ch- ơng trình Excel
Tr- ớc khi thoát ra khỏi ch- ơng trình ta phải l-u cất các bảng tính cần I-u, sau đó ra lệnh
File > Exit hoặc nhấn phim ALT+F4
2 CÁC THAO TÁC TRÊN TRANG TÍNH
2.1 BINH DANG BANG TINH EXCEL
2.1.1 Định dạng đơn giản bằng thanh công cụ:
Chọn vùng đữ liệu cần định dạng
[omy ele ae x, wale A T
Hộp nt Hop ont Size Các nút lệnh canh lẻ Nit leah Border
Thay đổi nên
Nút lệnh thay đổi kiểu Font Các nút định dạng số
Thay đổi màu chữ
a Thay đổi Font chữ:
12
Trang 12Ta mở hộp Font (kích chuột vào hộp mũi tên bên cạnh hộp Font) chọn Font chữ thích hợp
b Thay đổi cỡ chữ:
Ta mở hộp Font Size chọn cỡ chữ phù hợp (th- ờng chọn cỡ từ 12 - 14)
e thay đổi dạng chữ:
+ Chữ nghiêng ta nhấn phím CTRL.+I hoặc ấn chuột vào nút lệnh LỄ trên thanh công cụ + Chữ gạch chân ta nhấn phím CTRL+U hoặc ấn chuột vào nút lệnh II trên thanh công
cụ
d Điều chỉnh cột, hàng, căn dữ liệu trong ô:
+ Căn dữ liệu thẳng đều về bên trái ấn chuột vào nút lệnh [EÏ tren thanh công cụ
+ Căn dữ liệu thẳng đều về bên phải ấn chuột vào nút lệnh Ez trên thanh công cụ
+ Căn đữ liệu vào chính giữa ấn chuột vào nút lệnh =] trên thanh công cụ
+ Căn dữ liệu ra giữa nhiều ô: ta nhập đữ liệu cần căn vào ô đầu tiên của vùng cần căn,
sau đó nhấn nút lệnh [ml Thao tác này t-ợng tự nh- thao tác (Merge Cells) trong Microsoft Word
2.1.2 Định dạng thay đổi Font chữ bằng hộp thoại
Lựa chọn nội dung vùng dữ liệu cần thay đổi Font chữ, sau đó ra lệnh Format Cells
> Font Khi đó trên màn hình xuất hiện hộp thoại Font:
Border | Patterns | Protection
- Font Style: dang chit:
+ Bold Italic: dang chtt vita dam vừa | 52°" |— AsBbCeYyZz —
and your screen,
- Size: cỡ chữ
Ca Cae)
- Underline: kiéu d- ng gach chân:
+ None: không có gạch chân
13
Trang 13+ Single: gach chan nét don
+ Double: gạch chân nét đôi
- Color: dat mau chit
- Effec(s: các dạng chữ đặc biệt khác
+ Strikethrough: chữ có đ- ờng kẻ gạch ngang chữ
+ Superscript: chữ kiểu chỉ số trên
+ Subscript: chữ kiểu chỉ số d- ới
- Preview: hién thi dang chữ sẽ đ- ợc định dạng
Nếu muốn định dạng chữ nh- dạng trong khung
Preview ta nhấn nút lệnh OK, ng- ợc lại nếu không Pe
[NGE Ì Mạmen | Fone | order | Patterns | Protection muốn định dang theo mau đó ta nhấn nút lệnh | ccc: —
Cancel hoac phim ESC
General format cell have na spedfic number Format
2.1.3 Định dạng dữ liệu kiểu số hiển thị
Lua chon ving dữ liệu cần thay đổi dạng chữ số cần
hiển thị, sau đó ra lệnh Format >Cells >
Number, màn hình xuất hiện hộp thoại:
- Categories: chọn dạng dữ liệu cần định dạng
+ General: Dữ liệu dạng mặc định
+ Number: đữ liệu dạng số
+ Currency: đữ liệu số dạng tiền tệ
+ Accounting: đữ liệu số dạng số kế toán
+ Date: dữ liệu số có dạng ngày tháng
+ Time: dữ liệu số có dạng giờ phút
+ Percentage: đữ liệu số có dạng phần trăm
+ Eraction: đữ liệu số dạng phân số
+ Scientific: đữ liệu số dạng khoa học
Trang 14Để định dạng nhanh ta có thể sử dụng các nút lệnh trên thanh công cụ định dang:
- Chuyển sang dạng số có dấu phẩy phân cách giữa mỗi 3 chữ số ta nhấn nút lệnh
Comma Style L:]
- Chuyển sang dạng số kiểu tiền tệ ta nhấn nút lénh Currency Style
- Chuyển sang dạng số % ta nhấn nút lệnh Percentage Style [%]
- Để tăng chữ số phần thập phân ta nhan nut Increase Decimal
- Dé giảm chữ số phần thập phân ta nhấn nút Decrease Decimal
2.1.4 Tạo khung và nền cho bảng tính Format Cells
Number | Algwent |_Font_|[ Border || Patterns | Protection | —_
a Tạo khung cho một vùng của bảng tinh:
Chỉ khi nào vùng đ- ợc tạo khung thì mới in đ- ợc ra
các đ-ờng kẻ Ta lựa chọn vùng cần kẻ khung sau
đó ra lệnh FormatCellsBorder, màn hình
—_
The selected border style can be applied by clicking the presets, preview
diagram or the buttons above
- Color: chọn màu của các đ- ờng kẻ
- Border: lựa chọn các vị trí đặt các đ- ờng kẻ xung quanh một ô
Sau khi chọn xong các ô dạng khung của bảng ta nhấn nút lệnh OK
b Tạo nên cho một vùng của bảng tính Format Cells
Ta chọn vùng đó sau đó ra lệnh Eormat > Cells
>> Pat(erns, màn hình xuất hiện hộp thoại:
- Cell Shading: chọn kiểu nền trong các ô
+ Color: chọn màu nền phía d- ới trong ô
+ Patterns: chọn kiểu màu nền và màu nền phía
trên trong ô 15
Trang 15- Sample: kiểu nền cần định dang
Nhấn nút lệnh OK thì trong vùng lựa chọn sẽ có màu nền trong khung Sample
2.1.5 Dóng hàng và căn dữ liệu
Để điều chỉnh dóng hàng, căn dữ liệu trong các ô ta lựa chọn vùng đó sau đó ra lệnh
Format > Cells > Alignment, man hinh xuat hién hộp thoại:
- Horizoltal: can dit liéu theo chiéu ngang trong 6:
“Font | Border | Patterns || Protection |
+ General: can dit liéu theo kiểu thông th- dng: | entation
số căn thẳng đều về bên phải ô, text căn thẳng về Tủ
£ tet —+ bên trái ô, thông báo lỗi căn ra giữa ô
+ Left (indent): can thẳng đều về bên trái của
+ Center: căn vào giữa ô
+ Right: căn thẳng đều về bên phải của ô
+ Fill: tu dién đây trong ô
+ Justify: căn dữ liệu thẳng đều ở cả hai lề của ô
+ Center across selection: can giữa nhiều ô
- Vertical: can dé liéu theo chiéu doc trong 6
+ Top: căn đữ liệu về phía đỉnh của ô
+ Cenfer: căn dữ liệu vào giữa của ô
+ Bottom: căn dữ liệu về phía đáy của ô
- Orientation: h- ớng của dòng chữ trình bày trong ô
+ Degrees: góc nghiêng của dòng chữ trong ô
- Text Control:
+ Wrap Text: dat ché độ tự động xuống dòng nếu dữ liệu v- ot qua chiéu ngang cua 6
+ Shrink to fit: thu nhé cé chit sao cho toan bộ dữ liệu nam tron trong 6
+ Merge Cells: tron cdc 6 thanh mét 6 chung
Nhấn nút lệnh OK để chấp nhận định dạng hoặc nhấn Cancel (hoặc phím ESC) để huỷ
bỏ
3 BIỂU ĐỒ
16
Trang 163.1 CACH TAO BIEU DO TRONG BANG TINH
Lựa chọn vùng dữ liệu cần vẽ biểu đồ, sau đó ra lénh Insert > Chart hoac kích chuột
vào nút lệnh Chart Wizard, khi đó màn hình hộp thoại Chart Wizard
* Step 1 of 4 - Chart Type
- Standard Types: các dạng biểu đồ chuẩn
+ Chart Type: các kiểu biểu đồ chính
+ Chart Sub-Type: các dạng khác nhau của cùng một
kiểu
- Custom Types: các kiểu đặc biệt khác
Chọn một trong các kiểu biểu đồ trong danh sách Chart
* Step 2 of 4: Chart Source Data
- Data Range: vùng dữ liệu dùng để vẽ biểu đồ Nếu ban
đầu ta ch- a chọn vùng dữ liệu để vẽ biểu đồ ta có thể đ- a
con trỏ vào trong ô đó sau đó nhấn chuột kéo rê trong
bảng tính trên vùng dữ liệu cần chọn để chọn vùng đó
- Series in: kiểu liên hệ dữ liệu liên hệ
+ Rows: di liệu đ- ợc nhập vào theo hàng
+ Columns: dit liéu d- oc nhap vao theo cét
Sau khi điều chỉnh hoặc nhập vùng dữ liệu vẽ biểu
đồ ta nhấn nút lệnh Next để sang b- ớc 3
* Step 3 of 4: Chart Options
- Title: nhap các tiêu đề trong biểu đồ
+Categories (X) axis: nhap tiéu dé cho truc x (nam ngang)
+ Value (Z) axis: nhập tiêu đề cho trục z (thẳng đứng)
+ Series (Y) axis: nhập tiêu để cho trục y ( từ trong ra ngoài, chỉ có tác dụng với biểu
đồ dạng so sánh 3 trục)
- Axis: lựa chọn trục biểu đồ
+ Primary Axis: lựa chọn hiển thị các trục chính
17
Trang 17~ Gridline: lựa chọn dạng các đ- ờng ]- ới
+ Cafegories A axis: hiện các đ- ờng l- ới dọc
+ Value Z axis: hiện các đ- ờng ]- ới ngang
+ Series Y axis: hiện các đ- ờng l- ới từ trong ra ngoài
- Legend: Chon vi tri của khung chú giải
+ Show Legend: đặt chế độ có chú giải
+ Placement: lua chon vi tri đặt chú giải
- Data Label: tiéu dé dữ liệu
+ Show Label: đặt chế độ hiển thi tiêu để các mục dữ liệu trong biểu đồ (dòng đầu tiên của vùng dữ liệu vẽ biểu đồ)
+ Show Value: dat chế độ hiển thị giá trị của từng mục dữ liệu trong biểu đồ
~ Data Table: bảng dữ liệu
+ Show Data Table: dat ché độ hiện bảng dữ liệu cùng với biểu đồ
+ Show Legend Keys: đặt chế độ hiển thị bảng chú giải
Sau khi chọn từng thẻ và lựa chọn các mục trong đó, quan sát mẫu biểu đồ, nếu thấy phù
hợp ta sẽ nhấn nút lệnh Next để sang b- ớc 4
* Step 4 of 4: Chart Location
- Place Chart: chon vi tri đặt biểu đồ
+ As New Sheet: tao trong mot bang tinh mdi
+ As Object in: tao trong bang tinh chi dinh
Ca] Cae Nhấn nút lệnh Back để quay trở lại các b- ớc tr- ớc
Nếu thấy biểu đồ đã phù hợp nhấn nút Einish
Kéo rê khung chứa biểu đồ để thay đổi vị trí của biểu đồ, kích th- ớc của biểu đồ (rong tr- ờng hợp tạo biểu đô ngay trong bảng tính)
3.2 CHỈNH SỬA THAY DOI DANG BIEU DO
Nhấn đơn trong khung biểu đồ sao cho trên khung biểu đồ xuất hiện các dấu chấm đen Khi đó sẽ xuất hiện thanh công cụ để thay đổi dạng biểu đồ
Để thay đổi dạng của biểu đồ ta mở nút lệnh Chart Type trên thanh công cụ Chart
18
Trang 18
Chọn các mục cần thay đổi sau đó nhấn vào nút lệnh thay đổi để thay đổi trong mục vừa
chọn
Để xoá mục nào trong biểu đồ ta chọn mục đó nhấn phím Delete
Kết thúc việc sửa biểu đồ ta kích chuột ra ngoài vùng biểu đồ
B CÁC HÀM THÔNG DỤNG
1 CÁC HÀM TOÁN HỌC
- PIQ: Trả về giá trị sO m = 3.14159
- ABS(x): Lấy giá trị tuyệt đối của x
Ví dụ: trong một ô A3 ta nhập công thức =ABS(-3.4) thì ô đó sẽ nhận giá trị 3.4
- CEILING(, tỉ lệ làm tròn): Lầm tròn giá trị x tới tỉ lệ chỉ định
Ví dụ: CEILING(1.25347,0.001)=1.254
CEILING(1.25347,0.01)=1.25
- MOD(n,m): Hàm lấy phần d- của phép chia n cho m Ví dụ: MOD(5,2) = 1
- ROUND(x,n): Hàm tròn giá trị x với n giá trị phần thập phân
Trong đó: +Nếu n<0 thì làm tròn x tr-ớc dấu phảy thập phân n chữ số (th-ờng
Trang 19- AND@k _Logicl, Dk_Logic2, .): nhan gid tri TRUE khi tat cd cdc diéu kién nhan gid trị TRUE, nhận giá trị FALSE khi ít nhất một trong các điều kiện nhận giá trị FALSE
Ví du: Lập điều kiện tính L- ơng cho những ng- ời có chức vụ là NV và ngày công
- OR(@k_Logicl, Dk_Logic2, .): nhan gid tri TRUE khi ít nhất một trong các điều kién nhan gid tri TRUE, nhan gid tri FALSE khi tat ca cdc diéu kién nhan gia tri FALSE
Vi dụ: Lập điêu kiện tính PC chức vụ cho những ng-ời có chức vụ là NV hoặc
- NOT(Dk_Logic): Ham cho gia tri ding (TRUE) néu Đk_Logic sai và ng- ợc lại
Ví du: Lập điều kiện tính PC chức vụ cho mọi ng- ời trừ giám đốc
- IF@®K_Ktra, Gia tri 1, Giá trị 2): Nếu điều kiện đúng thì hàm nhận Giá trị 1 và nếu điều kiện sai thì hàm nhận Giá trị 2
Gia tri 1, 2 trong cấu trúc IF có thể là một giá trị, một biểu thức, một hàm Nếu Giá tri
1, Giá trị 2 là một chuỗi thì chuỗi đó phải nhập trong dấu nháy kép "Giá trị 1", "Giá
Trang 20- YEAR(Date): Tra vé giá trị của năm trong biến Date
Hàm thống kê là hàm có đối số là một tập hợp giá trị Tập hợp giá trị n có thể đ- ợc thay
bằng một vùng chứa các giá trị cần tính toán
- SUM(nI, n2, .): Hàm tính tổng của các giá trị n1,n2,
- MIN(al, n2, .): Ham cho gid tri nhỏ nhất của các giá trị n1, n2,
- MAX(n1, n2, .): Hàm cho giá trị lớn nhất của các giá trị n1, n2,
- AVERAGE(nI, n2, .): Hàm cho giá trị TB của các giá trị n1, n2,
- COUNT(vùng): Đếm các ô chứa dữ liệu kiểu số trong vùng
- COUNTA(vùng): Đếm các ô chứa dữ liệu trong vùng
5 CÁC HẦM VỀ CHUỖI KÝ TỰ
- LEN(S): Tra về độ dài (số ký tự) của xâu ký tự (chuỗi ký tự) S
Ví du: LEN("Ha Noi") = 6
- UPPER(S): Hàm chuyển xâu S từ chữ th- ờng thành chữ hoa
Ví du: UPPER(“ha noi") = "HA NOI"
- LOWER(S): Hàm chuyển xâu S từ chữ hoa thành chữ th- ờng
Vidu: LOWER("HA NOI") = "ha noi"
- PROPER(S): Hàm chuyển các ký tự đầu của mỗi tir trong xau S tit chit hoa thanh chit th- ờng
Ví du: PROPER( "ha noi") = "Ha Noi"
- TRIM(S): Xoá bỏ dấu cách ở hai đầu xâu S
Ví du: TRIM(” Ha Noi ") = "Ha Noi"
- LEFT(S,N): Hàm lấy N ký tự bên trái của xâu S
21
Trang 21Vi du: LEFT("Viet Nam" 4) = "Viet"
- RIGHT(S,N): Ham lấy N ký tự bên phải của xâu S
Ví dụ: RIGHT( "Viet Nam"”.3) = "Nam"
6 CÁC HÀM THAM CHIẾU TÌM KIẾM
6.1 Tìm kiếm theo cột:
= VLOOKUP(x, Vùng tìm kiếm, Chỉ số cột tham chiếu, Ph- ơng thức tìm kiếm)
Trong đó: Ph- ơng thức tìm kiếm chỉ nhận 1 trong 2 giá trị: 0 hoặc 1
- Néu 1a 0 hoặc không có tức là tìm kiếm giá trị chính xác
- Nếu là 1 tức là tìm kiếm giá trị gân đúng (Giá trị nhỏ hơn gần nhất)
Thực hiện tìm kiếm giá trị x trong cột đầu tiên của vùng tìm kiếm Khi tìm thì giá trị đúng
bằng giá trị cần tim thi con trỏ sẽ dừng ở dòng đó và hàm sẽ trả về giá trị ở cột chỉ định trên dòng t- ơng ứng của vùng tìm kiếm và khi không tìm thấy thì sẽ trả về giá trị #N/A
(với ph- ơng thức 0) Còn với ph- ơng thức 1 thì khi tìm theo giá trị lớn hơn giá trị cần tìm đầu tiên con trỏ sẽ nhẩy ng- ợc trở lại dừng ở ngang dòng phía trên giá trị đó hàm sẽ trả về giá trị t- ơng ứng với dòng đó trong cột chỉ định của vùng tìm kiếm
Giải thích các tham số:
- x: có thể là 1 giá trị cụ thể hoặc địa chỉ tham chiếu hoặc giá trị trả về của một hàm khác
- Ving tim kiém (Vùng tham chiếu): cấu trúc của vùng gồm: cột chỉ mục(cột đầu tiên trong vùng) chứa các giá trị để so sánh với x (cùng kiểu giá trị với vùng tìm kiếm) Các
giá trị trong cột này phải đ- ợc sắp xếp theo thứ tự tăng dần Các cột còn lại của vùng là các cột tham chiếu
~ Chỉ số cột tham chiếu: Là thứ tự của cột trong vùng tham chiếu chứa các giá trị cần trả
về Chỉ số cột chứa giá trị trả về phải lớn hơn giá trị cần tìm kiếm
Chú ý: vùng tìm kiếm phải đ- ợc biểu diễn theo dạng địa chỉ tuyệt đối
6.2 Tìm kiếm theo hàng:
= HLOOKUP(x, Vùng tìm kiếm, Chỉ số dòng tham chiếu, Ph- ơng thức tìm kiếm)
Thực hiện tìm kiếm giá trị x trong hàng đầu tiên của vùng tìm kiếm Giá trị trả về của hàm là giá trị lấy ra ở hàng chỉ định trong vùng tham chiếu trên cột t- ong ứng với giá trị tìm đ- ợc
Giải thích các tham số:
2
Trang 22- x: nh- trong ham VLOOKUP
- Vùng tham chiếu t-ơng tự nh- hàm VLUOOKUP nh-ng thay đổi lại hàng chỉ mục và các hàng tham chiếu thay vì cột chỉ mục và các cột tham chiếu
- Chỉ số dòng tham chiếu: Là thứ tự của dòng trong vùng tham chiếu chứa các giá trị cần trả về
7 CÁC HÀM ĐIỀU KIỆN
7.1 Hàm tính tổng có điêu kiện:
Dang 1:
- SUMIF(Ving tham chiếu ĐK, ĐK, Vùng tính toán)
Ví dụ: Tính tổng l- ơng của những ng- ời có chức vụ là NV
=SUMIF(Vùng chức vụ, "NV", Vùng _l- ơng)
Dang 2:
- SUMIF(Vùng tính toán, ĐK)
Ví dụ: Tính tổng l- ơng của những ng- ời cé mitc I- ong >1000000
=SUMIF(Ving _I- ong, ">1000000")
7.2 Ham đếm có điều kiện:
- COUNTIF(Vùng tính toán, ĐK)
Ví dụ: Tính đếm số ng- ời có ch- vs vụ là NV
=COUNTIF(Vùng chức_vụ, "NV")
23
Trang 23BAI 2: CO SO DU LIEU TRONG EXEL
1 KHÁI NIỆM CƠ SỞ DỮ LIỆU
Cơ sở dữ liệu (DataBase) là một vùng dữ liệu liên tục trong bảng tính có các đặc điểm
sau:
- Có dòng đầu tiên chứa tiêu để cho các cột, mỗi cột đ-ợc gọi là một tr-ờng (Eield)
Trong mỗi cột phải có cùng một kiểu dữ liệu
- Có từ dòng thứ hai trở đi mỗi dòng chứa một đối t- ợng cần quản lý và đ-ợc gọi là bản ghi (Record) Ban ghi phải chứa dữ liệu thuộc tất cả các tr- dng
Cơ sở dữ liệu mà không có dòng tiêu đề tr- ờng đ- ợc gọi là danh sách dữ liệu (Data List)
2 SẮP XẾP CƠ SỞ DỮ LIỆU
Lựa chọn vùng cơ sở dữ liệu cần sắp xếp sau đó ra
lệnh Data > Sort, man hình xuất hiện hộp thoại
tién 2,3)
Cz
- My data Has:
+ Header Row: ving can sap xép có cả tiêu đề các tr- ng
+ No Header Row: vùng cần sắp xếp không có tiêu đề các tr- ờng
Nhấn nút lệnh OK để bắt đầu sắp xếp
3 LỌC VÀ KẾT XUẤT CƠ SỞ DỮ LIỆU
Lọc đữ liệu là quá trình chỉ giữ lại những bản ghi thoả mãn một số điều kiện nào đó
Kết xuất (trích) dữ liệu là đ-a các bản ghi thoả mãn các điều kiện nào đó sang một vùng khác trong bảng tính
1 LOC TU DONG (Auto Filter)
Đặt con trỏ trong cơ sở dữ liệu, ra lệnh Data > Fillter > Auto Fillter Khi đó tại tiêu để mỗi tr-ờng đều xuất hiện một hộp [Ï chứa các giá trị của tr- ờng đó
24
Trang 24- Dé lọc theo điều kiện bằng một giá trị nào đó ta mở hộp đó và kích chuột chọn giá trị
đó
- Để lọc theo điều kiện tổ hợp ta mở hộp đó và ElliANiiế
kích chuột chọn mục Custom, màn hình sẽ xuất
hién hop thoai Custom AutoFilter: `
* Mở hộp sáng thứ nhất kích chuột chọn toán tử Use ? to represent any single character
- Equals: toán tử =
- Does not Equals: todn tir <>
- Greater than: todn tt >
- Greater or Equals: toán tử >=
- Less than: toán tử <
- Less than or Equals: toán tử <=
+ Mở hộp sáng thứ hai kích chuột chọn giá trị điều kiện trong toán tử so sánh
+ Chọn điều kiện tổ hợp AND (và); OR (hoặc)
+ Chọn tiếp điều kiện thứ hai (nếu cần)
Kích chuột tại nút lệnh OK
- Các tr- ờng đã lọc sẽ có màu xanh Các bản ghi thoả mãn điều kiện cũng có màu xanh,
các bản ghi không thoả mãn điều kiện bị ẩn đi
- Mở hộp điều kiện kích chuột chọn All để hiện tất cả các bản ghi
- Blank: lọc ra các bản ghi không chứa giá trị trong tr- ờng đó
- None Blank: lọc ra các bản ghi chứa giá trị trong tr- ờng đó
Để thoát khỏi chế độ lọc tự động (loại bỏ hộp chứa giá trị điều kiện) ta ra lại lệnh Data
Filter > Auto Filter
2 LOC DU LIEU NANG CAO (Advance Filter)
* Tạo vùng điều kiện lọc
Vùng điều kiện phải nằm ngoài cơ sở dữ liệu và có dòng đầu tiên chứa các tên tr- ờng cần
lọc, từ dòng thứ hai trở đi chứa các biểu thức điều kiện lọc
25
Trang 25Với điều kiện tổ hợp và (AND) các biểu thức điều kiện nằm trên cùng một hàng với điều kiện tổ hợp hoặc (OR) các biểu thức điều kiện nằm trên không cùng một hàng
* Lọc và trích dữ liệu
Ädvanced Filter
Chon vùng dữ liệu cần lọc sau đó ra lệnh Data > Filter Action
` © Copy to another location
~ Action: chọn ph- ơng thức cần loc:
+ Filter the List in Place: lọc đữ liệu tại chỗ, ẩn các bản
ghi không thoả mãn điều kiện
+ Copy to Another Location: Kết xuất (trích) dữ liệu,
sao chép các bản ghi thoả mãn điều kiện sang vùng khác chỉ định trong hộp Copy to
- List Range: chon ving co sé dit liéu cần lọc Ta có thể đặt con trỏ trong hộp này rồi nhấn chuột, kéo rê trong bảng tính trên vùng cơ sở dữ liệu
- Criteria Range: chọn vùng chứa điều kiện lọc Ta có thể đặt con trỏ trong hộp này rồi nhấn chuột, kéo rê trong bảng tính trên vùng chứa điều kiện lọc
- Copy to: chỉ định vùng chứa kết quả lọc
- Unique Record Only: đặt chế độ chỉ hiển thị một bản ghi đầu tiên thoả mãn điều kiện trong trừng hợp có nhiều bản ghi thoả mãn điều kiện
Nhấn nút lệnh OK để bắt đầu lọc hoặc trích dữ liệu
Tr- ờng hợp lọc tại chỗ để hiển thị tất cả các bản ghi ta ra lệnh Data > Filter > Show
All
4 CAC HAM LAM VIEC VOI CO SO DU LIEU:
* Chú ý: Tr- ớc khi sử dung cdc ham Co sé dit liéu ta phải tạo vùng tiêu chuẩn
Trang 26DPRODUCT(Vùng CSDL, n, Vùng tiêu chuẩn): Hàm cho tích các giá trị ở cột thứ n
thoả mãn ĐK tiêu chuẩn
DCOUNT(Vùng CSDL, n, Vùng tiêu chuẩn): Hàm đến các giá trị số ở cột thứ n thoả
mãn ĐK tiêu chuẩn
Ví dụ: Đếm tổng số các mặt hàng Xe máy bán ở Hà Nội
DCOUNT(A1:D8,4,E2:G3)= 2
DCOUNTA(Vùng CSDL, n, Vùng tiêu chuẩn): Hàm đếm số ô chứa DL ở cột thứ n
thoả mãn ĐK tiêu chuẩn
DAVERAGE(Vùng CSDL, n, Vùng tiêu chuẩn): Hàm cho giá trị trung bình ở cột thứ n
thoả mãn ĐK tiêu chuẩn
27
Trang 27PHAN II: UNG DUNG KE OAN DOANH NGHIEP TREN PHAN MEN KE TOAN Giới thiệu về phần mềm kế toán
- Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin ké toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ,
ghi chép số sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, số sách theo quy trình của chế độ kế
toán đến khâu in ra số kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo
cáo thống kê phân tích tài chính khác
- Ứng dụng kế toán trên phầm mềm kế toán MISA SME.NET 2012
Phần mềm kế toán MISA là phần mềm ứng dụng Công nghệ thông tin trong lĩnh vực quan lý Tài chính — Kế toán, Phần mềm này được sử dụng cho các doanh nghiệp vừa và
nhỏ Phần mềm được thiết kế từ nhiều phân hệ độc lập, tích hợp với nhau tạo thành một
hệ thống quản trị tài chính chặt chẽ Khi sử dụng người ding cần phải biết định hướng
các công việc phải làm, quy trình và các thao tác thực hiện để đạt được mục đích của việc
làm kế toán máy
Thực chất với phần mém MISA người sử dụng chỉ cần khai báo và nhập các thông tin
của nghiệp vụ kế toán, hệ thống sẽ tổng hợp lên các báo cáo kế toán có liên quan
Để có thể sử dụng được hệ thống phần mềm kế toán MISA người sử dụng cần phải trải qua một số tính năng sau:
1 Tạo cơ sở dữ liệu
Chức năng: Cho phép người sử dụng tạo cơ sở dữ liệu kế toán mới đề chứa thông tin, dit
liệu của doanh nghiệp hoặc cho phép tạo một dữ liệu kế toán từ đữ liệu kế toán của năm
trước
Cách thao tác: Đây là thao tác thường xuyên mà người sử dụng phải thực hiện hàng
ngày khi bật máy tính và làm việc với MISA SME.NET 2012
- Vao menu Start\Programs\MISA SME.NET 2012\MISA SME.NET 2012
Tools\Company Setup
- Tai màn hình Bắt dau MISA SME.NET 2012 (man hình gồm 3 chức năng: Xem dữ liệu
kế toán mẫu , Tạo dữ liệu kế toán mới và Mở dữ liệu kế toán):
28
Trang 28Việc tạo tạo mới dữ liệu kế tốn phải trải qua 11 bước tạo mới
Nhắn nút <<Tạo dữ liệu kế tốn mới>> Xuất hiện hộp hội thoại Tạo mới dữ liệu kế
[GRGT.TT.T””
Tao mdi di liéu kế tốn
Chao mừng bạn đốn với tính năng tạo dữ liệu kế tốn Tied reg ny sẽ g:ỏo bạn từng buớc đuếtlậo và tạo éỠ bu kế ốn cho doanlh nghiệp
'Quá trình tạo đã liệu kế tốn trên phân mềm MISA SME NET 2012 gồm 11 bước,
9 Tửy chọn lập hĩa dom
1Ơ Phương phác tinh oh waht
1 Thực hiện tạo đi fe
1} Các thơng in sau chỉ được khai báo một lẫn đuy nhớt kh tạo đi biểu kế tốn:
~ Tên đồ liệu kế bén
- Ngày tất đâu hạch tốn
Pale et rd ex ot se rn
www.misa.com.vn <Gubasha ae
'Do vậy, ben cần khai béo cấn thần, chính xác
|S Gump | EP Tepe) |v ihesee | [Ơ Hạbẻ |
29
Trang 29| |
ay lai Cho phép quay man hinh dau tién |
- _ Nhấn nút <<Tiếp theo>> để bắt đầu bước 1 chọn máy chủ
li bỏ 'Đóng hộp hội thoại, không thực hiện việc tạo dữ liệu kế toán |
Việc chọn máy chủ đề cho phép việc lưu dữ liệu kế toán của doanh nghiệp
Cách thao tác
Tai màn hình đầu tiên của hộp hội thoại Tạo mới dữ liệu kế toán, nhắn nút <<Tiếp
theo>>, xuất hiện trang Chọn máy chủ
(© Tạo mới dữ liệu kế toán
1, Chọn máy chủ 1 Chọn máy chủ
2 Chọnbạ đu kệ toán Nhậo tên máy chủ để kh đồ lêu kế loặn của doach rg”iệp, MISA ngào đạp lên máy chủ là “NHVEM”
3 Chọn nó khi đ) ấêu kế toán Tên máychù — NHYEN v.( Tứghmn»>
4 Thing tin doxh nghiệp:
10) Phuêng pháo tính gá suất
11 Thức hiện tạo đồ liệu
vu
Trang 30Thông tin chỉ tiết trên hộp hội thoại
- Chọn máy chủ cần tạo dữ liệu kế toán Tên máy chủ có dạng: TênMáyTính (VD:
NHYEN)
- Nhấn nút <<Tiếp theo>> đề sang bước 2 Chọn loại dữ liệu kế toán
Cho phép chọn kiểu tạo dữ liệu kế toán được sử dụng để hạch toán cho doanh nghiệp Người sử dụng có thể chọn kiểu Tạo mới từ đầu đề làm việc hoặc Tạo dữ liệu từ năm
trước để lấy toàn bộ danh mục và số dư từ đữ liệu của năm trước chuyển sang
Cách 1: Tạo mới từ đầu: Cho phép người sử dụng tạo một đữ liệu kế toán mới hoàn toàn, không có có số liệu mag chỉ có một số danh mục đã được thiết lập sẵn như doanh mục hệ
thống tài khoản, tài khoản kết chuyển
Cách 2: Tạo mới dữ liệu từ năm trước: Cho phép tạo mới một dữ liệu kế toán từ dữ liệu
kế toán của năm trước, người sử dụng sẽ tận dụng được các danh mục như: Khách hàng,
nhà cung cấp, nhân viên, vật tư, hàng hóa.và số dư đầu kỳ
Cách thao tác
Tại trang Chọn máy chủ, nhắn nút <<Tiếp theo>>, xuất hiện trang Chọn loại dữ liệu kế
toán
{ý Tạo mới dữ liệu kế toán
# 1 On chủ 2 Chọn loại dữ liệu kế toán
2 Chẹn loại dũ liệu kế toán (©› Tạo mỗi tÙ đầu
Trang 31Thông tin chỉ tiết trên hộp hội thoại
liệu mà chỉ có một số đanh mục được thiết lập sẵn Tạo mới từ dữ liệu năm Tạo đữ liệu kế toán mới trong đó chuyển toàn bộ danh mục và trước số dư của dữ liệu kế toán năm trước sang
năm sau
- Trường hợp muốn tạo dữ liệu mới hoàn toàn, NSD tích chọn Tạo mới từ đầu
32
Trang 32- Trường hợp lấy danh mục và số dư của dữ liệu năm trước sang đữ liệu mới, NSD sé: + Tích chọn Tạo mới từ dữ liệu năm trước
+ Sau đó chọn dữ liệu năm trước từ bằng cách tích vào nút số xuống ở mục Chọn
cơ sở dữ liệu và chọn dữ liệu kế toán
- Sau khi lựa chọn xong cách tạo đữ liệu kế toán mới, NSD nhắn nút <<Tiếp theo>> để
sang bước 3 Chọn nơi lưu dữ liệu kế toán
Cho phép đặt tên DLKT và chọn đường dẫn tới vị trí lưu DLKT mới đó trên máy chủ
Cách thao tác
- Tai trang Chọn loại dữ liệu kế toán, nhắn nút <<Tiếp theo>>, xuất hiện trang Chọn nơi
lưu dữ liệu kế toán
Tạo mới di liệu kế toán
CN 3 Chọn nơi lưu dữliêu kế toán
ý 2 Chọn loại đồ bệu kế toán (Bide tke wt chon inch hats Ibs be toán
3 Chom ni fuk dO Higa hE ts TOORNO non
Nei ie (CMSA GroupiMISA SME NET 2012MISA SME NET 2012 Server Deta | = |
+ Thông §n doanh nghiệp, image277 Ì
11, Thực hiện teo đồ hệu
l& Gowrie || Hee | [v teesee| |@ words |
33
Trang 33Thông tin chỉ tiết trên hộp hội thoại
đăng nhập
- Đặt tên dữ liệu kế toán mới tại ô tên Dữ liệu kế toán
- Chon noi lưu dữ liệu kế toán mới bằng cách nhấn nút bên phải của ô Nơi lưu
- Nhập địa chỉ Email
- Nhấn nút <<Tiếp theo>> để sang bước 4 Thông tin doanh nghiệp
Tên dữ liệu kế toán nên viết liền không dấu, đồng thời không được phép chứa các ký tự đặc biệt như /\ * ? : và dấu chấm, độ dài không quá 256 ký tự
Cho phép khai báo một số thông tin về doanh nghiệp như: tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã
số thuế, điện thoại, tài khoản ngân hàng,
Cách thao tác
- Tai trang Chon nơi lưu dữ liệu kế toán, nhấn nút <<Tiếp theo>>, xuất hiện trang Thông
tin doanh nghiệp
5 Tạo mới dữ liệu kế toán
Ý 1 Dhơn my chủ 4 Thôngtin doanh nghiệp
Tháng tn chung
2 Chon esi B itu ké ton, Tên công ty
J 3 Chon nh hs itu ké tose deci
4 Thôngtún doanh nghiệp Mã số tuế
Điện E Ema Sigil thọy
6 Thết lập năn kế toán: Tàikholntaônhàng,
Trang 34Thông tin chỉ tiết trên hộp hội thoại
nghiệp sử dụng, địa chỉ, mã số thué,
nghiệp
hợp đã đăng ký giấy phép sử dụng cho các chỉ nhánh
- Nhập các thông tin về doanh nghiệp
35
Trang 35- Trườnng hợp doanh nghiệp có các chỉ nhánh hạch toán phục thuộc, ng]ời sử dụng tích vào “Có chỉ nhánh hạch toán phụ thuộc” Tại đây, người sử dụng có thể:
+ Thực hiện, Sửa hoặc Xóa các chi nhánh hoặc có thể khai báo chỉ nhánh khi mở
dữ liệu kế toán bằng cách vào Danh mục\Chi nhánh
+ Ngoài ra người sử dụng có thể thực hiện nhập khẩu danh sách các chỉ nhánh
bằng cách kích chuột vào nút <<Nhập khâu>> (Chức năng này chỉ được thực hiện khi NSD da dang ky Giấy phép sử dụng cho các chỉ nhánh khi vào Start\Programs\MISA SME.NET 2012\MISA SME.NET 2012 Tools\License Manage)
- Nhắn nút <<Tiếp theo>> để sang bước 5 Người ký
Cho phép khai báo tên của giám đốc, kế toán trưởng, thủ kho, thủ quỹ, thuận tiện khi
1n các chứng từ, số sách, báo cáo tài chính
Cách thao tác
- Tai trang Chon noi lưu dữ liệu kế toán, nhấn nút <<Tiếp theo>>, xuất hiện trang Người
ký
1 Tùy chọn sêng Giám đốc Duáng Meh Độ
Kế toán tường — VũThHòa
2Từchọchmg Thi qu Nguyễn Th Liêu
Thú kho Trần Ngọc Són
2 Congly Ngữ lặp báo cáo Đrnh Xuân Mrh|
: In tên trên báo cáo
Trang 36- Nhập tên của Giám đốc, Kế toán trưởng, Thủ quỹ, Thủ kho và Người lập báo cáo
- Tích vào “In tên lên báo cáo” trong trường hợp NSD muốn lấy thông tin đã nhập lên chứng từ, số sách, báo cáo
- Nhấn nút <<Tiếp theo>> để sang bước 6 Thiết lập năm kế toán
Tạo mới dữ liệu kế toán
⁄ 1 Cơn mwy chủ 6 Thiết lập năm kế toán
2 Chọn boy d9 lêu kế toán Năn tà chínhbŠt đu [DO EM v
“3 Chọn nđ khu 6 Bo kế toán Thêm đh to của ăn là chán Đứm tường 8 túng Vũ nhÒng doanh nghệo năm từ chính không
` 4 Thông t donnh nghệ in tna Kho nga KH nh bà th Nhờ: Ï tăng bắt đầu s0 đợc chờởng tính MISA"
Ching chi bừng rhờu khí bạn đứa chuảng bình MISA vào sÙ đựng đứng vào thất điểm bất đầu năm tài chính
#5 Ngiấký
đài 0101/2010 ở
DR Edu hach toán là Ching 8 dau ttn ob kệ sẽ rào đồ liêu Now b&
8 Chon ché 6 kể toán,
$3 Tửy chon lip hóa đến
1Ô Phuông pháp tinh oS uit
11 Thức hiện tạo đồ lêu jmaocseL
Trang 37Thông tin chỉ tiết trên hộp hôi thoại
Năm tài chính bắt đầu từ Là tháng đầu tiên của năm tài chính
Ngày bắt đầu hạch toán Thông tin về ngày bắt đầu hạch toán (ngày tối thiêu trên chứng
từ kế toán sẽ nhập vào chương trình)
- Chọn ngày bắt đầu hạch toán
- Nhấn nút <<Tiếp theo>> để sang bước 7 Chọn đồng tiền hạch toán
Cho phép lựa chọn đồng tiền dùng để hạch toán chứng từ Phần mềm đã thiết lập sẵn một
số đồng tiền như: VNĐ, USD, EUR NSD cho thể lựa chọn bằng cách nhắn vào nút
mũi tên số xuống và chọn đồng tiền hạch toán từ đanh sách sẵn có
Cách thao tác
- Tại trang Thiết lập năm kế toán, nhắn nút <<Tiếp theo>>, xuất hiện trang Chọn đồng tiền hạch toán
38
Trang 38(Ca «|
lý Tạo mới dữ liệu kế toán
ý 1 ơn này chủ 7 Chọn đồng tiền hạch toán
42 Dieebt sho phép 4 đựng rhiều bom lên, đó mới lop lên ph là làn bạch thản Các lop lên khác
S⁄22°t¿gz.-oVoez-U đt qợ đề và đứng tàn ch tức — o
of 2 Dron eh tau Shu hd tote: wth es 3
ý 4 Thing tn doar rete
Swpiý
ý É Thi lục căn bd tote:
? Chọn đăng trên bạch keản
É Chọn chế độ kế toán
'3 Ty chọn láo hóa đón,
TÔ Phhêng gháo tich gá ale
TY Trade Pai lạo đồ liêu
©] Gavin ^ O wars
Thông tin chỉ tiết trên hộp hội thoai
- Chọn đồng tiền hạch toán, bằng cách nhấn vào nút _ bên phải mục “Đồng tiền hạch toán”
- Nhắn nút <<Tiếp tue>> dé sang bước 8 Chọn chế đô kế toán
Cho phép NSD lưa chọn Hệ thống tài khoản được sử dụng đề hạch toán Có thể là hệ
thống tài khoản theo QÐ 15 cho các doanh nghiệp hoặc hệ thống tài khoản theo QD 48
cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa
Cách thao tác
- Tai trang Chọn đồng tiền hạch toán, nhắn nút <<Tiếp theo>>, xuất hiện trang Chọn chế
độ kế toán
39
Trang 39= Tao mdi di liéu ké toan
1 Chon may ch 8 Chọn chế độ kế toán
Ý 2 On loy độ kêu kế loán D444h4cá6o,
(©\ Chế độ kế toán doanh ngưệp bạn hành theo quyết địch 15/20/09 81C
Ý 3 Dong 8 Ruki todn © Che do ks ton nhỏ và va bạn hành theo quyết địch 49/2006/0Đ.8TC
+Ý 4 Thông tn đoạnh ngưệp
⁄ Lĩnh vóc hoạt động
5 NgJA ký ÿ' Thường mã
Ý E Thiết lập năm kể oán, v Dhw
xÝ 7 Chơn đồng tên hạch toán Sàn
X&y lo
9 Chọn chế độ kế toán
$ Tửy chọn lậo hóa đến
36 Phuếng pháo tính gá xuất
11 Thức hiện tạo đ) liêu
Thông tin chỉ tiết trên hộp hội thoại
'Chế độ kế toán Doanh nghiệp lựa chọn hạch toán theo quyết định 15 hoặc
quyết định 48
doanh: thương mại, dịch vụ, sản xuất hay xây lắp
- Chọn hệ thống tài khoản sử dụng
- Nhắn nút <<Tiếp theo>> để sang bước 9 Tùy chọn lập hóa đơn
Cho phép NSD có thể lựa chọn hình thức Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho hoặc
Hóa đơn bán hàng không kiêm phiếu xuất kho
Cách thao tác
- Tai trang Chọn chế độ kế toán, nhấn nút <<Tiếp theo>>, xuất hiện trang Tùy chọn lập hóa đơn
40
Trang 40(= Tao mới dữ liệu kế toán
V 1 Chon mớy chỉ 9 Tùy chọn lập hóa đơn
J 2 Chon by đ) khu kế toán, © (H&sđ&nEinhlonkHöepheo s02
*ý 3 Chọn nói lu đ) liêu kế toán Khi lào hóa đến bán hàng đồng thất sẽ gx gâm số lhệng hàng hóa trọng kho Chế độ này không căn hie
lào phiếu nuôi kho nềng l0 lh enticed © Héa den ban hing khéng kiếm phiêu xuất kho
Ý 5 Naiãký Khi lập hóa đền bắn hàng không đồng thi đhị gầm số phiếu buổi Kio hang Che Gb rip cho pop des hấu gìn kế adn banisng vs hd toe ho hóa tong kho mà 20) dung phi lip
Thông tin chỉ tiết trên hộp hội thoại
(Hóa đơn bán hàng kiêm Lựa chọn này được tích khi lập hóa đơn bán hàng phần mềm sẽ
thời bút toán doanh thu và giá vốn NSD có thể in ngay phiếu
xuất kho và hóa đơn bán hàng
[Hóa đơn bán hàng không Lựa chọn này được tích khi lập hóa đơn bán hàng phần mềm
toán doanh thu NSD không in được phiếu xuất kho
- Chon ché độ kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý kho của doanh nghiệp
- Nhắn nút <<Tiếp theo>> để sang bước chọn 10 Phương pháp tính giá
Cho phép NSD lựa chọn các phương pháp tính giá xuất kho cho vật tư, hàng hóa bán ra
như: Bình quân cuối kỳ, Bình quân tức thời, Nhập trước, xuất trước va Dich danh
Cách thao tác
- Tai trang Chọn chế độ kế toán, nhấn nút <<Tiếp theo>>, xuất hiện trang Phương pháp
tính giá xuất
41