Xây dựng chương trình quản lý thông tin về tổ chức, cỏn bộ công chức của Sở giao thông vận tải – Tuyền Quang

Xây dựng chương trình quản lý thông tin về tổ chức, cỏn bộ công chức của Sở giao thông vận tải – Tuyền Quang

1

Luận văn Xây dựng chương trình quản

lý thông tin về tổ chức, cỏn

bộ công chức của Sở giao thông vận tải – Tuyền Quang

2

MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU 6

CHƯƠNG I: ĐẶT VẤN ĐỀ 7

I Môc đích đề tài 7

II Phạm vi đề tài 7

CHƯƠNG II :PHÂN TÍCH YÊU CẦU VÀ KHẢO SÁT 9

I Tính cấp thiết của đề tài 9

II Yêu cầu của hệ thống quản lý cán bộ công chức 10

2.1 Yêu cầu về quản lý hồ sơ 10

2.3 Yêu cầu về thống kê báo cáo 10

III Khảo sát công tác quản lý nhân sự tại Sở giao thông vận tải - Tuyên Quang 10

3.1 Cấu trúc : 10

3.2 Thực trạng công tác quản lý cán bộ công chức tại Sở giao thông vận tải - Tuyên Quang hiện nay: 11

IV Hoạt động của hệ thống hiện tại và những thông tin đang quản lý.11 4.1 Những thông tin hiện đang quản lý: 11

4.2 Cách thức thực hiện: 12

4.3 Trang thiết bị và con người: 13

4.4 Đánh giá chung về hệ thống hiện tại: 14

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ 16

I Biểu đồ phân cấp chức năng: 16

1 Quản lý lý lịch: 17

3

a Cập nhập lý lịch 17

b Cập nhập danh môc .17

c In trích ngang lý lịch 17

2 Tính lương 17

3 Tìm kiếm: 17

4 Xử lý hưu: 17

II Biểu đồ luồng dữ liệu: 18

2 1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 18

2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 19

2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh: 20

a Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý lý lịch: 21

b Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng xử lý hưu: 22

III Xây dựng biểu đồ cấu trúc dữ liệu: 22

3.1 Thực thể: 23

3.2 Liên kết : 23

3.3 Thuộc tính: Là một giá trị dùng để mô tả một thực thể 23

CHƯƠNG III: GIỚI THIỆU HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ 26

DỮ LIỆU MICROSOFT ACCESS 26

1 Mô hình dữ liệu của Microsoft access: 26

2 Giao diện của Microsoft access: 28

3 Các thành phần của một cơ sở dữ liệu Microsoft access 28

3.1 Bảng dữ liệu (Tables): 29

3.2 Bảng truy vấn (Query) 31

3.3 Biểu mẫu (Form): 35

3.5 Macro: 39

4

CHƯƠNG IV : NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH 43

1 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic: 43

CHƯƠNG V: THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH 46

1 Thiết kế các bảng (Table) 46

1.1_Table_HSNV ( Bảng Hồ sơ nhân viên ) 46

1.2_Table_Chuyenmon (Bảng chuyên môn) 47

1.3_Table_QTCT (Bảng quá trình công tác) 47

1.4_Table_QTDT (Bảng quá trình đào tạo) 47

1.5- Table_Dan_toc (Bảng Dân tộc) 48

1.6- Table_hoc_vấn(Bảng học vấn) 48

1.7- Table_Ngach_cong_chuc(Bảng Nhạc công chức) 48

1.8- Table_Gioi_tinh (Bảng giới tính) 48

1.9_Hợp đồng lao động (Bảng quá trình đi nước ngoài) 49

1.10_Table_Qua_trinhCV (Bảng quá trình chức vô) 49

1.11_Table_TONGIAO (Bảng tôn giáo) 49

1.12_Table_DONVI (Bảng đơn vị) 50

2 Thiết kế Giao diện người dùng: 52

2.1 form chính 52

2.2 Form nhập hồ sơ lý lịch cán bộ: 53

2.3 Form tìm kiếm cán bộ: 55

2.4 Form Danh môc đơn vị: 55

2.5 Form Danh môc chức vô: 56

2.6 Form Danh môc tôn giáo: 56

2.7 Form Danh môc ngoại ngữ:

5

2.8 Form thống kê thâm niên: 57

KẾT LUẬN 58

6

LỜI GIỚI THIỆU

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ và không ngừng của xã hội, thông tin ngày càng trở nên phong phú đa dạng và phức tạp Công nghệ thông tin ra đời nhằm đáp ứng những vấn đề to lớn và quan trọng đó

Hiện nay Công nghệ thông tin đã và đang trở thành một công cô trợ giúp rất đắc lực cho con người trong mọi lĩnh vực, nghành nghề

Một trong những lĩnh vực mà Công nghệ thông tin thâm nhập vào sâu

và thu được những thành tựu to lớn đó là lĩnh vực quản lý Các phần mềm nối tiếp ra đời nhằm quản lý, xử lý thông tin trên máy tính đối với nhiều vấn

đề như: kế hoạch, nhân sự, kế toán, tài vô, quản lý hàng hoá đến việc bán hàng Tin học trong lĩnh vực này đã góp phần đáng kể làm giảm nhẹ công sức, thời gian chi phí của các tổ chức cá nhân, giúp cho các nhà lãnh đạo đưa

ra những quyết định chiến lược đúng đắn ở tầm vĩ mô cũng như vi mô

Ở nước ta trong những năm gần đây, lĩnh vực quản lý này đã được nhiều công ty phần mềm quan tâm giải quyết Về tin học hoá công tác quản

lý số liệu về cán bộ đã được triển khai tại các cơ quan tổ chức cán bộ ở nhiều

bộ nghành, mà xây dựng các phần mềm riêng để quản lý cho phù hợp, trước

xu thế hiện nay, ngoài việc ứng dông công nghệ trong công tác tổ chức quản

lý cán bộ Sở giao thông vân tải- Tuyên Quang thấy rằng cần thiết phải nhanh chóng xây dựng một phần mềm nhằm quản lý tổ chức và cán bộ trong

sở Chính vì vậy mà tôi chọn đề tài thực tập tốt nghiệp của mình là “Xây dựng chương trình quản lý thông tin về tổ chức, cỏn bộ công chức của Sở giao thông vận tải - Tuyờn Quang” là một phần trong kế hoạch trên Sự

thành công của đề tài này sẽ tạo tiền đề, cơ sở cho việc xây dựng hệ thống quản lý số liệu về tổ chức và cán bộ của Sở giao thông vận tải tuyên quang

7

CHƯƠNG I ĐẶT VẤN ĐỀ

I Môc đích đề tài

Hệ thống quản lý Nhân sự - Lương được phân tích và thiết kế sao cho gần với công tác quản lý bằng phương pháp thủ công thường ngày Các chỉ tiêu quản lý và tra cứu được thiết kế để giúp người làm công tác quản lý dễ dàng trong điều hành Bài toán quản lý cán bộ được thiết kế nhằm giảm bớt

sự cồng kềnh, phức tạp trong công tác quản lý Nhân sự - Lương trước đây, được quản lý bằng phương pháp thủ công Nhưng hệ thống cũng không có sự thay đổi về mặt nghiệp vô quản lý Nhân sự - Lương so với quản lý bằng thủ công, mà nó cho phép thực hiện công tác quản lý nhanh, chính xác, tiết kiệm thời gian, gọn nhẹ và an toàn hơn

Hệ thống quản lý này có thể đưa ra các bản báo cáo và các thông tin của cán bộ, công nhân một cách nhanh nhất với độ chính xác cao nhất Công việc tra cứu và tìm kiếm cũng được quan tâm với thiết kế và phân tích giúp cho hệ thống thao tác với độ chính xác cao Hệ thống cũng đảm nhận việc bảo vệ an toàn dữ liệu là cho phép sao chép dữ liệu nhằm tránh mất mát thông tin Bài toán được phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu sao cho hệ thống không cồng kềnh, tránh tình trạng thừa thông tin nhưng vẫn đảm bảo các yêu cầu của bài toán

8

Công tác quản lý của các phòng, ban hiện nay cô thể là Sở giao thông vận tải Tuyên quang tuy đã có nhiều cải tiến, song vẫn còn nhiều hạn chế và mất nhiều công sức

Trên thực tế ở Sở giao thông vận tải Tuyên quang với số lượng cán bộ, công nhân viên chức đông do vậy việc đưa máy tính ứng dông vào công tác quản lý là một điều thiết yếu việc quản lý Hồ sơ, Lương đến xét thưởng, kỷ luật đều phải được quản lý chặt chẽ, chính xác

Vì vậy, phạm vi của Đề tài này chỉ nêu ứng dông tin học trong công tác quản lý Nhân sự - Lương của Cán bộ, công nhân viên Sở giao thông vận tải Tuyên quang

Quản lý Nhân sự đã thuyên chuyển công tác, đã nghỉ hưu bao gồm: Nhập vào và lưu trữ đầy đủ mọi thông tin từ trước và được bổ xung trong suốt quá trình công tác tại công ty để khi cần tìm hoặc kiểm tra lại thuận tiện nhất như các thông tin về Quá trình công tác, hồ sơ gia đình, hồ sơ cá nhân,

hệ số lương, khen thưởng kỷ luật

Trong cơ sở phân tích trên đây, kết hợp với yêu cầu hiện tại cùng với những đặc tính của Sở giao thông vận tải Tuyên quang, Đồ án này sẽ giải quyết những vấn đề đó: xây dựng chương trình quản lý Nhân sự - Lương của công ty dựa trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access

9

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH YÊU CẦU VÀ KHẢO SÁT

I Tính cấp thiết của đề tài

Hiện nay công nghệ thông tin đã và đang trở thành một công cô trợ giúp rất đắc lực cho con người rất nhiều trong nghiên cứu khoa học và ứng dông trong thực tế Tin học ứng dông đang được triển khai rộng rãi trong các ngành học kỹ thuật, kinh tế, giáo dôc, quản lý

Tuy nhiên hiện nay tại Sở giao thông vận tải Tuyên quang việc quản lý nhân sự vẫn còn được thực hiện theo cách làm thủ công truyền thống, hồ sơ của mỗi cán bộ được thiết lập tách rời nhau, các số liệu thiếu chính xác, trải qua thời gian và quá trình luân chuyển, nhiều hồ sơ bị mất, thất lạc Khi tìm kiếm, xử lý, lưu giữ thông tin về một cán bộ mất rất nhiều thời gian và công sức mà độ tin cậy và chính xác không cao Vì vậy, để khắc phôc những nhược điểm của phương pháp quản lý thủ công, đáp ứng tốt yêu cầu cần thiết về chính xác, đầy đủ, nhanh chóng Ta thấy rằng việc cải tiến quản lý nhân viên trong hình thức tin học hoá sẽ đáp ứng được yêu cầu của Sở đặt ra Việc xây dựng hệ thống quản lý nhân sự nhằm các môc đích sau:

+ Cung cấp hệ thống thông tin liên quan tới mỗi cá nhân, (họ tên, quê quán, trình độ, chức vô ) mỗi phòng ban (chuyên môn của phòng, số lượng, chất lượng cán bộ nhân viên của phòng….)

+ Dựa vào đặc điểm của mỗi cán bộ để sắp xếp hệ thống những thông tin cùng loại trên cơ sở đó sẽ giúp cho cơ quan đánh giá đúng đội ngũ cán bộ của mình Các số liệu sau khi xử lý được lưu giữ sẽ giúp cho cơ quan giảm bớt thời gian nắm bắt thông tin đối với từng cán bộ, có thể phù hợp cho việc bồi dưìng, nâng cao trình độ cho cán bộ nhân viên trong cơ quan

+ Thiết kế chương trình quản lý cán bộ công chức dựa trên cơ sở chủ

10

yếu là:

+ Những quy định của Chính phủ đối với Cán bộ viên chức Nhà nước + Quyết định phân cấp quản lý cán bộ công chức của uỷ ban nhân dân tỉnh

+ Tình hình thực tế của cơ quan

+ Khả năng sử dông các lượng thông tin

+ Năng lực và vốn hiểu biết của bản thân

II Yêu cầu của hệ thống quản lý cán bộ công chức

2.1 Yêu cầu về quản lý hồ sơ

Là yêu cầu đầu tiên và quan trọng nhất của chương trình gồm các chức năng sau:

- Cập nhập lý lịch

- Cập nhập danh môc (cập nhập những thông tin về quá trình công tác, quá trình đào tạo, trình độ ngoại ngữ… của cán bộ nhân viên)

- In lý lịch của một cán bộ

2.2 Yêu cầu về tìm kiếm, tra cứu dữ liệu

Tìm kiếm cán bộ công chức theo các tiêu chí (tìm kiếm theo các phòng ban, theo chức danh, nam, nữ, đảng viên, trình độ chuyên môn, học vị…)

2.3 Yêu cầu về thống kê báo cáo

- Thống kê danh sách cán bộ công nhân viên theo các tiêu chí: Đảng viên, cán bộ công chức đề nghị nâng lương, chuẩn bị nghỉ hưu

- Báo cáo về chất lượng cán bộ công chức

III Khảo sát công tác quản lý nhân sự tại Sở giao thông vận tải - Tuyên Quang

3.1 Cấu trúc :

Bao gồm:

- Ban giám đốc Sở giao thông vận tải-Tuyên quang

- Các phòng ban nghiệp vô: Phòng Tổ chức - Hành chính - Tổng hợp, phòng Quản lý giao thông vận tải, phòng Kỹ thuật, Ban quản lý các

Chức năng nhiệm vô của hệ thống quản lý:

 Về cán bộ công nhân viên:

- Quản lý, xử lý các công việc về điều động, bổ nhiệm, luân chuyển cán bộ

+ Khen thưởng kỷ luật

- Thống kê số liệu về các việc nêu trên theo yêu cầu của ban Giám đốc Quản lý về tổ chức bộ máy và biên chế:

Xử lý các công việc liên quan đến xây dựng, điều chỉnh sửa dổi các chức năng, nhiệm vô của các tổ chức

 Quản lý việc thành lập, sát nhập giải thể của các tổ chức theo thẩm quyền Theo dâi biên chế của các phòng ban đơn vị

Thống kê số liệu về các việc nêu trên theo yêu cầu của lãnh đạo

IV Hoạt động của hệ thống hiện tại và những thông tin đang quản lý

4.1 Những thông tin hiện đang quản lý:

Trong những năm gần đây, do thực hiện chủ trương của Đảng nhà nước về tinh gọn bộ máy tổ chức, giảm thiểu biên chế trong các cơ quan hành chính sự nghiệp, nên các thông tin về tổ chức và cán bộ nhân viên

12

trong toàn Sở có nhiều biến động

- Thành lập tổ chức mới (sát nhập tổ chức), giải thể một số tổ chức không cần thiết

- Sắp xếp bố trí điều động cán bộ lãnh đạo, cán bộ công chức thừa hành trong nội bộ của từng tổ chức

- Chuyển xếp nghạch, bậc lương công chức phù hợp với trình độ đào tạo và chức danh công việc

Đồng thời vẫn có sự gia tăng của thông tin thường kỳ phải quản lý và

xử lý:

- Thông tin về công chức mới được tuyển dông vào biên chế (do được

bổ xung, do còn biên chế trống: chết, thôi việc, ra khỏi nghành…) bao gồm

hồ sơ ban đầu: Quyển lý lịch công chức, các văn bản khác có liên quan đến

cá nhân công chức)

- Thông tin cần cập nhật thường xuyên về cán bộ nhân viên: Trình độ đào tạo, nâng lương thường xuyên về cán bộ nhân viên: Trình độ đào tạo, nâng lương thường xuyên, nhận xét, bổ nhiệm, miễm nhiệm cán bộ nhân viên…

Thực tế trên đòi hỏi công tác quản lý cán bộ công chức không chỉ cần chặt chẽ về mặt số lượng mà còn phải theo sát những biến động nhân sự, những thay đổi của mỗi cán bộ công chức trong quá trình làm việc công tác

4.2 Cách thức thực hiện:

Hiện nay, công tác quản lý hồ sơ cán bộ công chức, cung cấp số liệu thống kê về tổ chức và nhân sự ở các phòng ban, bộ phận ở Sở giao thông vận tải-Tuyên Quang thực hiện chủ yếu bằng quản lý chủ yếu dựa trên sổ sách, giấy tờ Việc theo dâi số liệu thống kê chưa được thường xuyên, chủ yếu dựa vào các biểu mẫu do các phòng ban, bộ phận báo cáo theo định

kỳ

13

Về những thay đổi của cá nhân nhân viên: Định kỳ 6 tháng, 1 năm, cán

bộ nhân viên phải khai bổ xung lý lịch theo mẫu hoặc khi có sự thay đổi đột biến về gia đình, chức vô, bậc lương… phôc vô cho việc điều động, bổ nhiệm mà cần thiết phải bổ xung ngay thì cán bộ phòng tổ chức yêu cầu cá nhân khai lại lý lịch theo mẫu và bổ xung thêm thông tin mới Sau đó lại phải lưu vào hồ sơ Vì vậy số lượng hồ sơ ngày một tăng, dẫn đến sự khó khăn cho công tác quản lý

- Định kỳ hàng tháng hàng quý, hàng năm đơn vị thu thập, xử lý các

số liệu về nhân sự bao gồm thông tin về biên chế, tổ chức bộ máy, chất lượng đội ngũ công chức, và các chế độ chính sách khác có liên quan đến cán bộ nhân viên để tổng hợp thông tin, đề xuất xử lý giải quyết, hoặc đề nghị lên cấp trên giải quyết

Việc tổng hợp thông tin sẽ do cán bộ thống kê tính toán để đưa ra các biểu tổng hợp chung Có nhiều loại biểu, cán bộ thống kê phải thực hiện tính toán thủ công, do đó thời gian xử lý kéo dài, đôi khi gặp phải nhầm lẫn sai sót Đôi khi số liệu thống kê còn không thống nhất theo mẫu quy định, gây khó khăn cho việc tổng hợp và phân tích số liệu của cán bộ thống kê

- Đối với công tác quản lý hồ sơ cán bộ, khi lấy ra một hồ sơ cán bộ

do cấp trên yêu cầu thì cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ sẽ tra sổ, sau đó tìm trên ngăn, giá tư liệu để lấy ra hồ sơ cần tìm

Đồng thời việc lưu trữ hồ sơ cũng còn rất thủ công, thô sơ, gây khó khăn chậm trễ và tốn nhiều thời gian, phương tiện, công sức cho việc tra cứu thông tin phôc vô quản lý cán bộ công chức

4.3 Trang thiết bị và con người:

Trong những năm vừa qua Sở giao thông vận tải đã trang bị cho tất cả các phòng ban, bộ phận bộ ít nhất một máy vi tính gồm nhiều chủng loại, nguồn gốc khác nhau: Vấn đề đặt ra ở đây là đội ngũ những người

14

sử dông máy vi tính của các phòng chưa đồng đều và đa số chưa được đào tạo bài bản Do đó việc đào tạo cũng như việc khai thác những ứng dông của công nghệ thông tin mới chỉ dừng lại ở mức làm một vài thao tác kỹ thuật đơn giản như : Soạn thảo văn bản thông thường,… Chưa phát huy được tính tích cực của công nghệ thông tin cũng như chưa có đủ trình độ, khả năng khai thác, tính toán tổng hợp phân tích các dữ liệu để giải quyết các bài toán trong công tác quản lý cán bộ, công chức, biên chế và quỹ tiền lương, tổ chức bộ máy trao đổi các thông tin nói chung và những thông tin phôc vô cho nhiệm vô của công tác quản lý nói riêng

4.4 Đánh giá chung về hệ thống hiện tại:

Từ những vấn đề nêu trên ta thấy rằng hệ thống thông tin quản lý cán

bộ nhân viên của Sở giao thông vận tải Tuyên quang hiện nay vẫn còn bị động, thủ công, chưa chuẩn xác, chưa khoa học Chưa xây dựng được một cơ

sở dữ liệu thường xuyên để dữ liệu luôn được tươi sống Vì vậy dù cán bộ tổ chức có cố gắng và tìm mọi cách cải tiến phương pháp làm việc thì vẫn luôn tồn tại một số vấn đề sau:

Thời gian tìm kiếm, ghi chép quá lớn Khi có thông tin cần thiết thì do tính phức tạp của mẫu biểu cho nên thời gian tổng hợp thông tin yêu cầu dài, không đáp ứng được yêu cầu

- Công việc tổng hợp hết sức khó khăn, do thông tin đến từ nhiều người sẽ không nhất quán, dễ bị nhầm lẫn

- Nhiều khoản môc thông tin và ghi chép không thống nhất

- Khi có sự thay đổi, điều chỉnh tốn nhiều thời gian, công sức, tiền bạc Đứng trước thực trạng nêu trên, được sự quan tâm của lãnh đạo, phòng

tổ chức cán bộ nhân viên đã và đang gấp rút chuẩn bị cơ sở cho việc xây dựng chương trình ứng dông tin học trong công tác quản lý nhân sự cho

Sở

15

V.Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự mới:

Hệ thống quản lý mới có vai trò rất quan trọng, nó là công cô trợ giúp hữu ích cho các nhà quản lý cũng như giúp cho các nhân viên phát huy tốt năng lực của mình trong công việc

Tính chất cơ bản hệ thống mới là tính khoa học, tính logic và tính hệ thống cao

Hệ thống mới được xây dựng trên nguyên tắc cũ nhưng hầu hết công việc quản lý được tự động hoá, do vậy nó khắc phôc được tối đa các nhược điểm của hệ thống cũ Các chứng từ sổ sách, các hồ sơ được thay thế bằng các số liệu trên máy tính sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức giúp cho việc tính toán tìm kiếm, cập nhập, sửa chữa thông tin được nhanh chóng, dễ dàng, chính xác

Giải pháp: KHẢO SÁT - PHÂN TÍCH - THIẾT KẾ - CÀI ĐẶT, SỬ DỤNG

Giới hạn của chương trình :

Bài toán QL CÁN BỘ CÔNG CHỨC của Sở giao thông vận tải - Tuyên Quang chỉ đi sâu vào công tác quản lý các thông tin về hồ sơ lý lịch của cán bộ công chức trong sở

16

CHƯƠNG III:

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

QUẢN LÝ NHÂN SỰ

I Biểu đồ phân cấp chức năng:

Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống quản lý nhân sự của Sở giao thông vận tải Tuyên quang

- Phôc vô các yêu cầu tra cứu của ban lãnh đạo và những người có liên quan

- Đầu vào của hệ thống gồm có

+ Lý lịch cán bộ nhân viên

+ Kê khai bổ xung lý lịch cán bộ nhân viên

+ Quyết định tăng lương

+ Quyết định chuyển công tác (đi, đến)

+ Danh sách cán bộ chuẩn bị nghỉ hưu

+ Bảng lương của cán bộ nhân viên

Những thông tin chính cần lưu trữ trong chương trình là:

Hồ sơ gồm có:

Quá trình đào tạo

+ Mã ngành công chức + Chức danh

Báo cáo lương

Tìm kiếm theo Mã

Tìm kiếm theo Tên

Tìm kiếm theo phòng ban

c Lưu hồ sơ cán bộ nhân viên đã nghỉ hưu

5 Thống kê báo cáo:

a Báo cáo chất lượng cán bộ nhân viên

b Báo cáo danh sách cán bộ là lãnh đạo

c Báo cáo danh sách cán bộ là nam, nữ

18

II Biểu đồ luồng dữ liệu:

2 1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Ở mức này coi toàn bộ hệ thống là một chức năng duy nhất và được bao bởi các tác nhân ngoài là: Ban lãnh đạo, phòng hành chính tổng hợp, cán bộ nhân viên

Ban lãnh đạo, phòng hành chính tổng hợp sẽ cộng nhất, tra cứu và hỏi đáp các thông tin cần thiết đến mỗi cán bộ, một phòng nào đó và gửi kết quả đến chủ thể yêu cầu

Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh:

Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh đã thể hiện được mối quan hệ của các tác nhân ngoài đối với hệ thống bao gồm Cán bộ nhân viên, Phòng tổ chức, Ban lãnh đạo trong đó Cán bộ nhân viên là đối tượng của hệ thống còn hai tác

Các xử lý Tác nhân bên ngoài Kho dữ liệu

Luồng thông tin

Tìm kiếm

Báo cáo

Xử lý hưu

20

+ Quản lý lý lịch: Chức năng này cho phép cập nhật, sửa đổi, huỷ bỏ hồ

sơ, lý lịch của cán bộ, nhân viên trong cơ quan bao gồm các thông tin về Họ tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, dân tộc, tôn giáo …và quá trình công tác cũng như là qúa trình đào tạo của nhân viên

+ Tính lương: Chức năng này sẽ tính lương thực lĩnh được cho các cán

bộ, nhân viên của Sở giao thông vận tải Tuyên quang dựa trên hệ số lương, phô cấp trách nhiệm, phần trăm bảo hiểm ytế, bảo hiểm xã hội

+ Tìm kiếm: Chức năng này giúp người sử dông có thể tìm nhanh được thông tin về nhân viên nào đó

+ Xử lý hưu: Hệ thống quản lý trực tiếp hồ sơ, lý lịch của các nhân viên đang công tác trong Sở giao thông vận tải Tuyên quang, còn đối với các nhân viên khi nghỉ hưu thì hồ sơ, lý lịch của họ sẽ được chuyển vào kho lưu trữ

+ In ấn, báo cáo: Chức năng này cung cấp cho người sử dông các báo cáo thống kê theo yêu cầu

2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh:

Ở mức dưới đỉnh ta tiến hành phân ra chi tiết các chức năng ở mức đỉnh Trong quá trình phân rã phải đảm bảo được giữ liệu ở mức trên và bảo toàn được các tác nhân ngoài, khi phân rã có thể các luồng dữ liệu nội bộ và các kho

dữ liệu mới

+ Cập nhập danh môc: Cập nhập những thông tin thường xuyên thay đổi như: Thông tin về lãnh đạo, nhân viên học vị…

+ In trích ngang lý lịch: in trích ngang lý lịch các báo cáo về chất lượng cán bộ nhân viên , danh sách đảng viên, nam, nữ, danh sách cán bộ nhân viên theo phòng…

Lý lịch bổ xung

Ban lãnh đạo

Phòng tổ chức Cán bộ nhân viên

22

B Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng xử lý hưu:

Chức năng quản xử lý hưu bao gồm:

+ Danh sách CBNV chuẩn bị nghỉ hưu: Dựa trên quy định của nhà nước

về độ tuổi nghỉ hưu nam giới là 60 và nữ là 55, những người đến độ tuổi nghỉ hưu sẽ được lựa chọn

+ Lưu hồ sơ CBNV nghỉ hưu: Khi một CBNV có quyết định nghỉ hưu, hồ

sơ, lý lịch của người này sẽ được chuyển vào kho hồ sơ lưu

+ Danh sách CBNV đã nghỉ hưu: Chức năng này sẽ liệt kê tất cả các cán

bộ nhân viên đã nghỉ hưu

III Xây dựng biểu đồ cấu trúc dữ liệu:

Ở mức này ta phải xác lập được mô hình dữ liệu bao gồm: Mô hình thực thể liên kết và mô hình quan hệ

Lưu hồ sơ CBNVđã nghỉ hưu

Lưu hồ sơ CBNV đã

3.2 Liên kết :

Là sự ràng buộc giữa 2 hoặc nhiều thực thể

Có các loại liên kết sau:

+ Liên kết 1 –1: là mối liên kết giữa một thực thể này với một thực thể khác VD: 1 nhân viên chỉ có một mã nhân viên

+ Liên kết 1 – nhiều: Là mối liên kết giữa một thực thể này với nhiều thực thể khác

VD: 1 phòng có nhiều nhân viên, nhưng 1 nhân viên chỉ thuộc 1 phòng + Liên kết nhiều – nhiều: Là mối liên kết giữa nhiều thực thể này với nhiều thực thể khác

VD: 1 nhân viên biết nhiều ngoại ngữ , một ngoại ngữ có thể có rất nhiều nhân viên biết

3.3 Thuộc tính: Là một giá trị dùng để mô tả một thực thể

Kiểu thuộc tính là một tập hợp các thuộc tính cùng loại: Có 3 loại thuộc tính sau:

+ Thuộc tính khoá: Một hay nhiều thuộc tính xác định duy nhất đối tượng + Thuộc tính liên kết: Là khoá bên ít và liên kết bên nhiều

+ Thuộc tính mô tả: Để mô tả thực thể

MACM NgNGU

BAO HIEM XH BAO HIEM Y TE LUONG TL

HìnhThức ĐT

26

CHƯƠNG III:

GIỚI THIỆU HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ

DỮ LIỆU MICROSOFT ACCESS

1 Mô hình dữ liệu của Microsoft access:

Microsoft access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows,

có sẵn các công cô hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh ra các chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp cô thể như các bài toán: Quản lý, thống

kê, kế toán… Với ACCESS người dùng không phải viết từng câu lệnh cô thể

mà chỉ cần tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu cần giải quyết công việc Công cô mạnh mẽ của ACCESS cung cấp tương tác cơ sở dữ liệu như bảng, truy vấn Truy vấn là công cô mạnh dùng để xắp xếp, tìm kiếm dữ liệu trên các bảng, khi thực hiện truy vấn đề sẽ tập hợp được kết quả truy vấn hiện lên màn hình

Phần mã của ACCESS kết hợp với các công cô có sẵn làm cho chương trình mềm dẻo hơn và hoàn toàn có thể thiết kế, cài đặt các cơ sở dữ liệu cho bài toán, nó giúp các ứng dông thông qua hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft access là thành phần được sử dông trong việc xử lý cơ sở dữ liệu quan hệ Microsoft access khá râ ràng và dễ sử dông trong việc xử lý dữ liệu kiểu này một cách có hiệu quả Lợi ích của cơ sở dữ liệu quan hệ chính là ở chỗ chúng ta cần lưu trữ các dữ liệu có liên quan đến nhau Những thông tin bổ xung cần thiết sẽ được kiến tạo nhờ các tính chất liên kết giữa các bảng dữ liệu

Trong chương trình chúng ta không chỉ quan tâm đến những thông tin riêng rẽ mà còn quan tâm đến những thông tin được tổng hợp từ nhiều bảng dữ liệu khác nhau Muốn được những thông tin tổng hợp như vậy, chúng ta cần xác định các mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu

27

Cách thiết lập mối quan hệ trong Microsoft access cung cấp cho chúng ta một cách hết sức đơn giản

Microsoft access không những cho phép các trường kết nối của hai bảng

dữ liệu mà còn cho phép quy định khả năng toàn vẹn dữ liệu của Microsoft access Đó là tự động cập nhập thay xoá những thông tin có liên quan trong cơ

sở dữ liệu Nếu chúng ta cập nhật thông tin mà vi phạm những nguyên tắc toàn vẹn dữ liệu thì access sẽ tự động điều chỉnh để các ràng buộc toàn vẹn không bị phá vì sẽ báo lỗi cho chúng ta biết

Để đảm bảo toàn vẹn dữ liệu ta chọn môc enforce Refrencial Intergrity Cascade Delete cho phép xoá những mẩu tin có liên quan khi một mẩu tin bị xoá các Cascade Update sẽ sửa tất cả các giá trị tương ứng trong bảng có liên kết nếu các giá trị khoá bị sửa đổi Để đặt kiểu liên kết trong hay liên kết ngoài,

ta bấm chọn Joint type… thể hiện khung Joint propeties rồi thực hiện nốt công việc

Đặt các tính chất cho quan

28

2 Giao diện của Microsoft access:

Cũng như tất cả các phần mềm chạy trên môi trường Windows, Microsoft access cung cấp cho người sử dông một môi trường trực quan thuận tiện đó là giao diện đồ hoạ, giao diện đồ hoạ giúp cho người sử dông làm việc một cách

râ ràng và tạo một tâm lý thân thiện với người sử dông do cách trình bày dễ hiểu

3 Các thành phần của một cơ sở dữ liệu Microsoft access

Microsoft access cung cấp các công cô mạnh có thể giải quyết hầu hết những vấn đề áp dông cơ sở dữ liệu nhờ các công cô có sẵn Mỗi cơ sở dữ liệu bao gồm 6 thành phần: bảng dữ liệu (Table), bảng truy vấn (Query),biểu mẫu (Form), báo biểu (Report), Macro và các đơn thể (module)

Thiết lập kiểu liên

Các thành phần của một cơ sở dữ liệu Microsoft access

- Text: Kiểu chữ tối đa là 255 ký tự

- Memo: Kiểu văn bản

- Number: Kiểu số, có thể là một byte, Integer, long integer, single

- Date/Time: Kiểu ngày giờ

- Curency: Kiểu tiền tệ

Các thành phần của một cơ sở dữ