Tài liệu KIỂM TOÁN CÁC HOẠT ĐỘNG THU – CHI VÀ THANH TOÁN ppt

I - KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG THU – CHI TIỀN MẶT Đặc điểm của hoạt động thu–chi tiền mặt với kiểm toán hoạt động 1 2 Đánh giá chung hoạt động thu, chi qua kiểm toán tiền mặt tồn quĩ 3 Kiểm to

KIỂM TOÁN CÁC HOẠT ĐỘNG THU – CHI

VÀ THANH TOÁN

KIỂM TOÁN CÁC HOẠT ĐỘNG THU – CHI

KẾT CẤU CHƯƠNG VIII

I - KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG THU – CHI TIỀN MẶT

II - KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN

III – XÂY DỰNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG THU – CHI TIỀN VÀ THANH TOÁN

I - KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG

THU – CHI TIỀN MẶT

Đặc điểm của hoạt động thu–chi

tiền mặt với kiểm toán hoạt động

1

2 Đánh giá chung hoạt động thu, chi

qua kiểm toán tiền mặt tồn quĩ

3 Kiểm toán hoạt động thu tiền mặt

 Tiền tệ nói chung là sản phẩm của nền kinh tế hàng hóa, là vật ngang giá chung

 Tiền tệ có các chức năng cơ bản:

là thước đo giá trị;

là phương tiện lưu thông, trao đổi;

là phương tiện cất trữ;

là phương tiện thanh toán;

là phương tiện trao đổi quốc tế và tiền

tệ thế giới

Đặc điểm của hoạt động thu–chi tiền mặt với kiểm toán hoạt động

1

Đặc điểm của hoạt động thu – chi

tiền mặt với kiểm toán hoạt động

 Tiền mặt là phương tiện giao dịch nhanh nhất

song cũng dễ gặp rủi ro nhất

 Để giảm thiểu rủi ro cần hạn chế tối đa lượng tiền mặt trong giao dịch và đặc biệt trong bảo quản tại két

 Vấn đề thu-chi tiền mặt luôn là mối quan tâm đặc biệt không chỉ của kiểm toán hoạt động mà còn cả của quản lí nói chung và của các hoạt động kiểm tra-kiểm soát khác nói riêng

 Đặc điểm của tiền tệ nói chung và của tiền mặt nói riêng đã đặt ra cho kiểm toán hoạt động thu –chi tiền mặt những vấn đề cần nghiên cứu

Đặc điểm của hoạt động thu – chi

tiền mặt với kiểm toán hoạt động

 Về công tác kiểm soát và quản lí tiền mặt:

 Qui định rõ phạm vi sử dụng và quyền hạn xét duyệt chi tiêu tiền mặt;

 Định mức tồn quĩ tiền mặt;

 Chế độ bảo vệ tiền mặt trong két và trong quá trình di chuyển tiền mặt;

 Chế độ bảo vệ các hồ sơ về thu, chi tiền mặt;

 Trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận, các cá nhân có liên quan trong việc quản lí tiền mặt…

Đặc điểm của hoạt động thu – chi

tiền mặt với kiểm toán hoạt động

 Về tổ chức bộ máy quản lí tiền mặt cần đặc biệt quan tâm tới:

Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Đặc điểm của hoạt động thu – chi

tiền mặt với kiểm toán hoạt động

 Kiểm toán hoạt động cần quan tâm đến

cả hiệu lực, hiệu quả và hiệu năng

quản lí tiền mặt của đơn vị phù hợp với

đặc thù của đối tượng này trên cả ba hoạt động cụ thể:

Thu tiền mặt

Cất trữ tiền mặt

Chi tiền mặt

 Tiền mặt tồn quĩ là phản ánh hiệu lực và hiệu quả quản lí hoạt động tài chính nói chung qua định hướng đúng đắn và duy trì mức tồn quĩ hợp lí, an toàn và hiệu quả

 Chính vì vậy, trong quản lí nói chung và trong kiểm toán nói riêng, tiền mặt tồn quĩ thường là đối tượng được lựa chọn làm điểm bắt đầu cho việc đánh giá khái quát hoạt động thu – chi tài chính

 Theo đó kiểm toán thường thực hiện đồng thời việc khóa sổ với việc kiểm kê quĩ để đối chiếu phát hiện chênh lệch giữa sổ sách với thực tế

 Đến lượt mình chênh lệch này lại trở thành đối

2 Đánh giá chung hoạt động thu, chi

qua kiểm toán tiền mặt tồn quĩ

QUY TRÌNH KIỂM KÊ QUỸ

Đánh giá chung hoạt động thu, chi

qua kiểm toán tiền mặt tồn quĩ

3

Giảm thiểu mức tiền tồn quỹ và

di chuyển

4

Đánh giá khoản tiền tiềm năng

Đánh giá chung hoạt động thu, chi qua kiểm toán tiền mặt tồn quĩ

 Khi tiền được di chuyển cũng tùy thuộc vào lượng tiền, cự li và thời điểm vận chuyển cùng môi trường chung quanh để

Đánh giá chung hoạt động thu, chi qua kiểm toán tiền mặt tồn quĩ

 Tiền mặt tiềm ẩn nhiều rủi ro nhất trong các loại tài sản do đó cần chia sẻ bớt rủi ro

 Biện pháp hữu hiệu nhất là mua bảo hiểm tiền mặt

 Khi cần thiết, đơn vị có thể thuê các tổ chức hoặc cá nhân tư vấn cho những vấn đề phức tạp như xác định độ thật – giả của kim loại

Đánh giá chung hoạt động thu, chi qua kiểm toán tiền mặt tồn quĩ

 Chỉ lưu giữ tiền mặt ở mức tối thiểu kể cả tại các điểm thu tiền

và ở trung tâm sẽ mang lại lợi ích

về nhiều mặt cho đơn vị như:

Hiệu quả toàn bộ hoạt động

Hơn nữa, tiền chỉ sinh lợi khi được đưa vào lưu thông

Đánh giá chung hoạt động thu, chi qua kiểm toán tiền mặt tồn quĩ

 Những khoản tiền tiềm năng không chỉ nằm ở tiền lãi từ tiền gửi ngân hàng mà còn nằm ở các hoạt đông tạo ra các khoản tiền lãi khác, kể cả kinh doanh cổ phiếu

 Tuy nhiên, để đảm bảo khả năng thanh toán, vẫn cần duy trì mức cần thiết tối thiểu số dư tiền mặt vừa đủ cho thanh toán, vừa tiết kiệm chi phí giao dịch để đảm bảo hiệu quả

ĐẢM BẢO HỢP LÝ, HIỆU QUẢ THU TIỀN

TỔ CHỨC HỢP LÝ CÁC ĐIỂM THU TIỀN

LẬP VÀ CHUYỂN GIAO CHỨNG TỪ THU

HÌNH THỨC VÀ TRÌNH TỰ THU

TIỀN

ỔN ĐỊNH TRÁCH NHIỆM CHUYỂN TIỀN

TÁCH BIỆT GIỮA THU VỚI CHI

 Hoạt động thu được thực hiện một trong hai hình thức phổ biến:

Một là, Sử dụng phiếu thu có đánh số

thứ tự liên tục và phát hành đồng thời nhiều bản

Hai là, Ghi lại giao dịch tại quầy tính

tiền (ghi sổ quỹ) hoặc một loại phiếu được phát hành thay thế cho việc nhận tiền trực tiếp

HÌNH THỨC VÀ TRÌNH TỰ THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG THU

TIỀN

 Tính biến động và nhạy cảm của tiền mặt cùng nguyên tắc cập nhật thông tin

về tiền mặt đã đặt ra yêu cầu và khả năng kiểm soát tiền mặt

 Để đảm bảo hiệu lực tối đa của thông tin hoạt động thu tiền, thông tin trên các giấy tờ thu cần được hướng tới mục tiêu nhanh nhất trong:

Việc lập chứng từ thu,

Việc theo dõi, xét duyệt

Chuyển thông tin đến các nhà quản lí

THỜI ĐIỂM LẬP VÀ CHUYỂN GIAO

CÁC CHỨNG TỪ THU TIỀN

 Mỗi nghiệp vụ thu tiền đồng thời là bước thiết lập một trách nhiệm mới thay thế trách nhiệm đang tồn tại

 Việc chuyển giao này cần được xem xét

“thành tích” và trách nhiệm của cả hai bên: bên giao và bên nhận

 Trách nhiệm sau đó có thể chỉ thuộc bộ phận thủ quĩ song cũng có thể thuộc bộ phận kế hoạch tài chính hoặc của cả hai hay cả các bộ phận khác đã tạo điều

GIẢI TỎA TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ

GẮN VỚI QUÁ TRÌNH THU TIỀN

 Mục tiêu này hướng đến việc sử dụng tối

đa quyền được thu tiền để định hướng và

xử lí nhanh chóng, hợp lí, hợp tình những tình huống cụ thể tạo khả năng tăng được nguồn thu và thu nhanh, thu

đủ các nguồn thu đó

 Để thu nhanh được tiền bán hàng quyền hạn và trách nhiệm giải quyết cần được xác định trước để có thể giải quyết nhanh nhất và kiểm soát tốt nhất;

ĐẢM BẢO MỤC TIÊU HỢP LÝ

VÀ HIỆU QUẢ THU TIỀN

 Trên quan điểm an toàn, số điểm thu tiền càng ít với số đông nhân viên càng tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công và tự kiểm soát giữa các nhân viên

 Tuy nhiên yêu cầu phục vụ khách hàng

và các đối tượng khác cũng cần được giải quyết thỏa đáng;

TỔ CHỨC HỢP LÝ CÁC ĐIỂM THU TIỀN

 Trong thực tiễn các khoản chi thường là áp lực cho các khoản thu

 Đối tượng và cách thức quản lí giữa hoạt động thu với hoạt động chi cũng khác nhau

 Vì vậy tách biệt giữa hai hoạt động này vừa giảm được áp lực không đáng có, vừa tạo điều kiện quản lí tốt hơn cho hoạt đông thu

 Đặc biệt với các đơn vị có số lượng lớn và mật

độ cao các nghiệp vụ thu – chi thì sự tách biệt này thường được xác định thành một nguyên tắc cơ bản trong quản lí;

TÁCH BIỆT GIỮA HOẠT ĐỘNG

THU VỚI HOẠT ĐỘNG CHI TIỀN

 Tiền được bảo quản phân tán và trở thành tiền nhàn rỗi, thậm chí mất giá do thay đổi tỉ giá hoăc ảnh hưởng của thời hạn sử dụng là những mặt đối lập của các mục tiêu trên

 Vì vậy tiền cùng các chứng từ thu cần được tập trung về trung tâm càng nhanh càng an toàn

và càng hiệu quả

 Để thực hiện mục tiêu này cần có cả những giải pháp phù hợp về tổ chức mạng lưới thu và phân cấp quản lí tài chính cùng các phương thức và điều kiện chuyển tiền phù hợp;

CẬP NHẬT KẾ TOÁN

VÀ THU NGÂN TẠI TRUNG TÂM

 Mỗi nghiệp vụ chuyển tiền đều gắn với việc chuyển trách nhiệm của bên giao cho bên nhận tiền

 Đặc biệt đối tượng chuyển giao lại tiềm

ẩn nhiều rủi ro từ khả năng gian lận, thất thoát

 Do vậy việc minh chứng qua các chứng

từ cần được duy trì thường xuyên và ổn định lâu dài qua sử dụng phiếu thu hay phiếu chuyển tiền;

ỔN ĐỊNH THỦ TỤC BÀN GIAO TRÁCH NHIỆM TRONG VIỆC CHUYỂN TIỀN

 Kiểm soát độc lập này cần được tiến hành đột xuất thường kì và đưa ra đánh giá độc lập.

 Theo định hướng trên, KTHĐ có thể:

 Kết hợp với KTTC

 Tiến hành các công việc tìm hiểu hệ thống KSNB theo yêu cầu của mục tiêu KTHĐ để đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ

 Thu thập thông tin để đánh giá hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lí theo hệ thống tiêu chí đã xây dựng trong kế hoạch kiểm toán.

TÁCH BIỆT TRÁCH NHIỆM GIỮA NGƯỜI

THỰC HIỆN VỚI NGƯỜI KIỂM SOÁT

Kiểm toán hoạt động chi tiền mặt

4

Đảm bảo tính hiệu lực của các thủ tục trong chi tiêu Cần phân cách rõ ràng giữa hoạt động thu với hoạt động chi

Không bỏ qua các khoản chi tiêu nhỏ lẻ trực tiếp Đảm bảo hiệu lực trong quản lí séc Phân cấp và phân công trách nhiệm

 Tính hiệu lực của thủ tục chi tiêu trước hết liên quan trực tiếp đến quá trình kiểm soát, đặc biệt là kiểm soát lẫn nhau giữa các bước kế tiếp nhau;

 Tính hiệu lực còn liên quan tới quan hệ trực tiếp giữa thủ tục chi tiêu với quyết định xử lí của người có thẩm quyền, đặc biệt là khi có dấu hiệu không bình thường như vượt định mức, sai qui tắc

Đảm bảo tính hiệu lực của các thủ tục trong chi tiêu

 Sự phân cách này nhằm mục đích đảm bảo tính minh bạch trong việc thực hiện các mục tiêu riêng biệt của mỗi khoản chi cũng như tính rõ ràng về nguồn tiền dùng cho các khoản chi.

 Thiếu tính rõ ràng, minh bạch này sẽ hạn chế khả năng kiểm soát chi, làm tăng thêm rủi ro vốn đã tiềm tàng trong hoạt động chi

 Yêu cầu đó đòi hỏi thực hiện một nguyên tắc rất cơ bản và thông dụng:

 Mọi khoản thu phải được chuyển tới nơi cất trữ tập trung

 Mỗi khoản chi tiêu cần được quản lí và kiểm soát riêng biệt;

Phân cách rõ ràng giữa hoạt động thu với chi cũng như giữa các hoạt động chi

 Ngoài các khoản chi tiêu lớn, tiền mặt được chi cho những nhu cầu với lượng tiền không lớn như chi mua văn phòng phẩm, công tác phí v

 Các khoản chi này thường được thanh toán trực tiếp giữa bộ phận tài chính với người chi tiêu và thường trên cơ sở các chứng từ ngoài hệ thống

 Kiểm toán hoạt động không thể bỏ qua các trình tự

ít có tính kiểm soát này để:

 Đánh giá các trình tự quản lí chi tiêu (kể cả quản

lí chứng từ chi trực tiếp)

 Khi thấy cần thiết nên hướng sang những trình tự

có hàm lượng kiểm soát cao hơn

Không bỏ qua các khoản chi tiêu nhỏ lẻ trực tiếp

 Séc được phát hành với mục đích chính

là thanh toán cho nhà cung cấp

 Tuy nhiên cần tránh việc giao séc cho các nhân viên giao dịch mua hàng hóa dịch vụ và tránh việc chuyển séc sang tiền để phòng ngừa việc sử dụng sai mục đích;

 Đồng thời cần duy trì thủ tục hai chữ kí

để tăng cường kiểm soát, tránh nhầm lẫn trong quá trình sử dụng séc

Đảm bảo hiệu lực trong quản lí séc

 Các chi nhánh cần được phân cấp rõ ràng, đặc biệt trong việc phát hành séc

và tạm ứng cho chi tiêu cũng như trong quản lí các tài liệu và quĩ tại chi nhánh;

 Cùng với phân cấp, việc phân công trách nhiệm cũng cần chú ý tới đặc thù của hoạt động chi tiêu

 Đặc biệt, trong từng khoản chi tiêu, cần tách biệt trách nhiệm giữa các cá nhân trong thực thi các bước của mỗi trình tự

Phân cấp và phân công trách nhiệm

rõ ràng, hợp lí trong quản lí chi

II - KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN

Kiểm toán hoạt động thanh toán các khoản phải thu

1

thanh toán các khoản phải trả

Kiểm toán hoạt động thanh toán các khoản phải thu

Bước 2 Quản lý các khoản phải thu Bước 3

Xử lý

Bước 3

Xử lý

 Các khoản phải thu khách hàng được hình trên cơ sở chính sách bán hàng của đơn vị

 Bán chịu được thực hiện phổ biến với khách hàng thường xuyên, có tín nhiệm

và thanh toán qua ngân hàng

 Quyết định bán chịu gắn liền với các thủ tục cả về tác nghiệp (chuẩn bị hàng hóa hay dịch vụ, vận chuyển và giao hàng),

cả về kế toán (hóa đơn, tính tiền hàng )

Bước 1: Hình thành các khoản phải thu

Hình thành các khoản phải thu

Xác định và huy động khả năng cung cấp hàng hóa Kiểm tra độc lập và duyệt bán chịu

Quyết định khuyến mãi

Tiêu

chí

đánh

giá

Hình thành các khoản phải thu

 Trong mọi trường hợp, việc bán chịu đều phải được người có đủ thẩm quyền xem xét độc lập trước khi quyết định

 Các mặt chủ yếu cần xem xét bao gồm:

 Mức độ tín nhiệm của khách hàng trong giao dịch và khả năng thanh toán;

 Lượng tiền hoặc tỉ lệ tiền bán chịu và thời hạn thanh toán chậm;

 Những cơ hội và khó khăn có thể có do bán chịu

 Người quyết định có thể ủy quyền cho một bộ phận hoặc một và người có hiểu biết về chính sách bán hàng và về khách hàng cung cấp và

Hình thành các khoản phải thu

 Khả năng cung cấp hàng hóa phải được xem xét cụ thể qua đối chiếu giữa yêu cầu của người mua với hiện trạng và tiềm lực của đơn vị và khả năng hợp tác với bên ngoài.

 Với hàng hóa sẵn có cũng phải tính đến cả khả năng tập kết và thẩm định lại chất lượng, phân loại, đóng gói, vận chuyển, lập hóa đơn;

 Với hàng hóa sẽ SX thêm cần cân đối với nguồn lực hiện có và khả năng huy động tối đa trong giới hạn cho phép;

 Phần vượt quá khả năng cần tính đến khả

Hình thành các khoản phải thu

 Trong điều kiện bình thường, giá

cả cùng các điều kiện khác đã được xác định

 Để cạnh tranh, các đơn vị thường

áp dụng chính sách bán chịu, giảm giá hoặc bán có thưởng

 Người được trao quyền điều hành cần theo dõi việc thực hiện cụ thể

để kịp thời hướng dẫn, điều chỉnh hoặc xử lí những sai lệch phát sinh trong quá trình thực hiện

Quyết

định

khuyến

mãi

Hình thành các khoản phải thu

 Hóa đơn phải được lập ngay sau khi có quyết định bán hàng kèm theo giấy yêu cầu đã được người có đủ quyền hạn kí duyệt hoặc hợp đồng đã được kí kết giữa bên mua với bên bán

 Mỗi hóa đơn cần được sao đủ số bản với cùng một thông tin sử dụng cho những yêu cầu khác nhau như: vận chuyển, ghi

sổ hàng bán và phải thu, chuyển cho khách hàng

 Mỗi hóa đơn cần được kiểm tra trong ngày hoặc tuần kì tùy theo mật độ phát

Bước 2: Quản lý các khoản phải thu

Theo dõi những phản ứng của khách hàng

Ghi sổ và kiểm soát kịp thời những biến động

Báo cáo đủ và đúng thời hạn Lập riêng và gửi trực tiếp, độc lập

Lập riêng và gửi trực tiếp, độc lập

Kiểm soát độc lập từng tài khoản phải thu

Quản lý các khoản phải thu

 Sau khi mua chịu, khách hàng có thể có những phản ứng theo chiều hướng khác nhau: hoặc tích cực, hoặc tiêu cực

 Những phản ứng cụ thể này là cơ sở quan trọng cho việc lựa chọn cách thức thanh toán sao cho nhanh nhất trong thời hạn cho phép song vẫn giữ được quan hệ tốt với khách hàng

 Người có trách nhiệm quản lí khoản phải thu cần theo dõi sát những phản ứng cụ thể của khách hàng sau khi được mua chịu;