Hướng dẫn sử dụng Fast Accounting Online Kế toán tài sản cố định

Chi tiết các thao tác làm việc với danh mục đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn chung về cập nhật các danh mục” Danh mục loại tài sản dùng để khai báo các loại tài sản theo qui định trong

Hướng dẫn sử dụng Fast Accounting Online

Kế toán tài sản cố định

Mục lục

1 Damh mục 2

1.1 Danh mục nguồn vốn 2

1.2 Danh mục loại tài sản 2

1.3 Danh mục bộ phận sử dụng tài sản 3

1.4 Danh mục lý do tăng giảm tài sản 3

1.5 Danh mục phân nhóm tài sản 4

2 Cập nhật số liệu 4

2.1 Cập nhật thông tin tài sản 4

2.2 Cập nhật sản lượng thực hiện của tài sản 10

2.3 Điều chỉnh giá trị tài sản 10

2.4 Điều chuyển bộ phận sử dụng 13

3 Xử lý 13

3.1 Tính khấu hao tháng 13

3.2 Điều chỉnh khấu hao tháng 15

3.3 Xóa khấu hao tài sản 16

3.4 Bút toán phân bổ khấu hao TSCĐ 17

3.5 Khai báo hệ số phân bổ khấu hao tài sản 17

3.6 Khai báo thôi khấu hao 18

3.7 Khai báo giảm tài sản 19

3.8 Khai báo tạm dừng khấu hao TSCĐ 20

Tài li ệ u h ướ ng d ẫ n s ử d ụ ng T ả i s ả n c ố đị nh

1 Damh m ụ c

Danh mục nguồn vốn dùng để khai báo nguồn vốn hình thành tài sản

Danh mục nguồn vốn được lập để khai báo trong danh mục tài sản và các báo cáo về nguồn tài sản

Chi tiết các thao tác làm việc với danh mục đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn chung về cập nhật các danh mục”

Danh mục loại tài sản dùng để khai báo các loại tài sản theo qui định trong chế độ

quản lý tài sản cốđịnh Loại tài sản được dùng để thực hiện các báo cáo nhóm theo

loại tài sản

Ví dụ

- Nhà cửa, vật kiến trúc

- Máy móc, thiết bị

- Phương tiện vận tải

- Thiết bị, dụng cụ quản lý

- Máy móc, thiết bị

Chi tiết các thao tác làm việc với danh mục đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn chung về cập nhật các danh mục”

1.3 Danh m ụ c b ộ ph ậ n s ử d ụ ng tài s ả n

Danh mục bộ phận sử dụng tài sản dùng để khai báo các bộ phận, phòng ban sử

d ng tài sản

Giải thích các trường

• Mã bộ phận

Mã bộ phận để chỉ rõ bộ phận tài sản thuộc bộ phận nào quản lý; chỉ dùng trong các báo cáo tình hình tài sản

• Mã bộ phận chi phí

Mã bộ phận chi phí để chỉ rõ bộ phận chi phí nào sẽ gắn với chi phí khấu hao tài sản Mã bộ phận chi phí được chọn từ danh mục bộ phận, trong phân hệ hệ thống Khi tạo bút toán phân bổ chi phí khấu hao, thông tin bộ

phận chi phí sẽđược lưu kèm tài khoản trên sổ sách kế toán

Chi tiết các thao tác làm việc với danh mục đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn chung về cập nhật các danh mục”

Đường dẫn: Tài sản cốđịnh → Danh mục lý do tăng giảm TSCĐ Danh mục lý do tăng giảm tài sản dùng để khai báo lý do tăng giảm tài sản, dùng trong danh mục tài sản và các báo cáo về ăng giảm tài sản

Giải thích các trường

• Loại tăng giảm tài sản

Tài li ệ u h ướ ng d ẫ n s ử d ụ ng T ả i s ả n c ố đị nh

Loại tăng giảm tài sản dùng để nhận biết lý do nào thuộc nhóm tăng, lý do nào thuộc nhóm giảm

Chi tiết các thao tác làm việc với danh mục đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn chung về cập nhật các danh mục”

Danh mục phân nhóm tài sản dùng để phân loại tài sản theo từng nhóm chính Các tài

sản được phân vào 1 nhóm nếu có chung tính chất hay đặc điểm nào đó

Ví dụ: Nhóm tài sản phục vụ có giá trị trên 100 triệu đồng, nhóm tài sản có giá trị trên 200 triệu đồng…

Bên cạnh việc phân chia tài sản theo từng nhóm, chương trình còn phân các nhóm này thành các loại nhóm Mỗi loại nhóm tượng trưng cho một số nhóm có tính chấ phân loại giống nhau Hiện tại đang phân thành 3 loại nhóm: 1, 2 và 3 Việc phân nhóm tài sản phục vụ cho việc quản lý tài sản và lên số liệu các báo cáo theo nhóm tài sản Chi tiết các thao tác làm việc với danh mục đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn chung về cập nhật các danh mục”

2 C ậ p nh ậ t s ố li ệ u

Màn hình cập nhật

Giải thích các trường - Thông tin chung

• Mã tài sản

Mã của tài sản, có thể dùng như số thẻ tài sản

Tiện ích: trong trường hợp các mã đối tượng được mã hoá là một chuỗi ký

tự, trong đó có các ký tự cuối là một dãy số thì mỗi lần thêm mới, khi cập

nhật vào một hoặc một vài ký tự bắ đầu của mã đối tượng nào đó nhấn thêm phím “↓” thì chương trình sẽ t động dò tìm số thứ ự l n nhất hiện hành của chuỗi các ký tự gõ vào đó để tựđộng tăng lên mộ đơn vị

• Tên tài sản

Tên mô tả của tài sản

• Loại tài sản

Loại của tài sản Loại tài sản được chọn từ danh mục loại tài sản

• Mã tăng ts

Mã tăng tài sản dùng đểđể khai báo lý do tăng giảm tài sản, được chọn

nhập trong danh mục lý do tăng giảm tài sản

• Ngày tăng / Ngày tính kh

Ngày tăng tài sản và ngày tính khấu hao của tài sản Theo quy định thì ngày khấu hao thường sau ngày tăng 1 tháng Chương trình chỉ tính khấu hao cho những tài sản có ngày tính khấu hao trước ngày tính và vẫn còn

khấu hao

Đối với trường hợp nhập tài sản cũđang khấu hao, ngày tăng vẫn là ngày trên thẻ còn ngày khấu hao sẽ tính từ ngày bắ đầu khấu hao trên máy

Tài li ệ u h ướ ng d ẫ n s ử d ụ ng T ả i s ả n c ố đị nh

• Số kỳ kh

Số tháng tính khấu hao Nếu phương pháp tính KH TSCĐ là 1- “Theo tháng”, chương trình sẽ ấy nguyên giá chia số tháng khấu hao đểđược giá trị khấu hao tháng

• Ngày kết thúc khấu hao

Ngày kết thúc khấu hao của tài sản Trường hợp có tuỳ chọn “Tính hết giá

trị còn lại vào kỳ kết thúc khấu hao” trong phần “Hệ thống/ Danh mục/ Khai báo các tham số tuỳ chọn” thì trường thông tin này chính là căn cứ

để chương trình biế được kỳ kết thúc khấu hao của tài sản Trường này

có thểđể trắng, không bắt buộc phải nhập

• Kiểu khấu hao

Kiểu khấu hao có 3 phương pháp để tính khấu hao

- 0 - Đường thẳng

- 1 - Sản lượng

- 2 - Số dư giảm dần có điều chỉnh

Nếu chọn 0- Đường thẳng, giá trị khấu hao một kỳ sẽ bằng nguyên giá chia cho số kỳ khấu hao, hay giá trị còn lại chia cho số kỳ khấu hao (do khai báo trong tham số tùy chọn tính theo nguyên giá, hay giá trị còn lại)

Nếu chọn 1- Sản lượng, giá trị khấu hao một kỳ sẽ bằng nguyên giá chia cho tổng sản lượng và nhân với sản lượng của kỳ tính khấu hao đó

Nếu chọn 2- Số dư giảm dần có điều chỉnh, giá trị khấu hao của một kỳ trong 1 năm sẽ bằng giá trị còn lại tại thời điểm đầu năm tính khấu hao nhân với tỷ ệ khấu hao nhanh và chia cho 12 Trường hợp mức khấu hao

một kỳ theo phương pháp này nhỏ hơn hoặc bằng mức khấu hao theo

phương pháp đường thẳng thì chọn mức khấu hao theo phương pháp đường thẳng Mức khấu hao theo phương pháp đường thẳng được xác

định bằng giá còn lại của tài sản chia cho số kỳ khấu hao còn lại

• Số kỳ khấu hao đầu kỳ

Số kỳ khấu hao đầu kỳ sử dụng khi kiểu khấu hao là 2- Số dư giảm dần

có điều chỉnh

Số kỳ khấu hao đầu kỳ là số dư của phép chia tổng số kỳđã tính khấu hao (trước khi sử dụng chương trình) chia cho 12

Ví dụ

TSCĐ A đã tính khấu hao hết 27 kỳ, thì số kỳ khấu hao đầu kỳ là 3

• T ng sản lượng

Trường “tổng sản lượng” thể hiện trên màn hình khi chọn kiểu khấu hao là 1- Sản lượng

Cho biết tổng sản lượng sản xuất theo công suất thiết kế của tài sản cố

định

• Tỷ ệ khấu hao nhanh

Tỷ l khấu hao nhanh: sử dụng trong trường hợp kiểu khấu hao là 2- Số

dư giảm dần có điều chỉnh

Tỷ lệ khấu hao nhanh bằng tỷ lệ khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng nhân với hệ sốđiều chỉnh

• Số chứng từ/ Ngày ctừ

Số chứng từ liên quan đến việc tăng tài sản này

• Mã ngoại tệ / Tỷ giá

Mã của loại tiền giao dịch của chứng từ hiện thời Mã ngoại tệ chọn nhập

từ danh mục tiền tệ

Tỷ giá là tỷ giá giao dịch thực tếđược trả về giá trị t “Danh mục quy đổi ngoại tệ” dựa trên ngày tỷ giá gần nhất Trong trường hợp mã ngoại tệ là

đồng hạch toán, tỷ giá giao dịch thực tế sẽ là 1

Con trỏ không duyệt qua trường này Phải chọn bằng chuộ để chọn loại

tiền giao dịch

• Mã bộ phận

Mã bộ phận sử dụng tài sản, cho biết tài sản hiện tại đang được sử dụng

tại bộ phận nào Mã được chọn nhập từ danh mục bộ phận sử dụng tài

sản

• Tk tài sản

Tài khoản tài sản, là loại tài khoản loại “21*”

• Tk khấu hao

Tài khoản khấu hao tài sản lũy kế, là loại tài khoản loại “214*” Khi tạo bút toán hạch toán khấu hao, chương trình sẽ ạo bút toán ghi có đối ứng với tài khoản chi phí

• Tk chi phí

Tài khoản chi phí khấu hao tài sản, là loại tài khoản loại “6**4” Khi tạo bút toán hạch toán khấu hao, chương trình sẽ ạo bút toán ghi nợđối ứng với tài khoản khấu hao

Tab thông tin chi tiết

• Nguồn vốn

Nguồn vốn hình thành tài sản Mã nguồn vốn được chọn nhập từ danh

mục nguồn vốn

• Nguyên giá

Nguyên giá khi mua tài sản Nguyên giá dùng làm căn cứ tính giá trị khấu hao trong kỳ

• Giá trịđã khấu hao

Giá trị đã khấu hao trong trường hợp nhập liệu những tài sản cũ đang được sử dụng

• Giá trị còn lạ Giá trị còn lại của tài sản, được tính bằng nguyên giá trừ giá trịđã khấu hao

• Giá trị khấu hao 1 kỳ Giá trị khấu hao trong 1 kỳ (tháng) của tài sản, dùng để cập nhật chi tiế

khấu hao hằng tháng Giá trị khấu hao trong 1 kỳđược tính bằng nguyên giá chia số kỳ khấu hao và có thể chỉnh sửa lại

Trường này chỉ được tính đối với các tài sản có kiểu khấu hao “ 0 – Đường thằng”

• Giá trị khấu hao đầu kỳ

Sẽ có thêm cột giá trị khấu hao đầu kỳ khi kiểu khấu hao là 2- Số dư giảm

d n có điều chỉnh

Tài li ệ u h ướ ng d ẫ n s ử d ụ ng T ả i s ả n c ố đị nh

Giá trị khấu hao đầu kỳ sẽ tương ứng với giá trị của số kỳ khấu hao đầu

k

Tab thông tin phụ tùng kèm theo

Các thông tin phụ tùng kèm theo được khai báo như các thông tin thêm chỉ mang tính

chất tham khảo

Tab thông tin tài sản

• Tên khác

Tên mô tả bằng tiếng Anh của tài sản

• Số hiệu tài sản / Thông số kt/ Ngày sử dụng/ Lý do đình chỉ/ / Ngày

đình chỉ / Ghi chú/ Nước sx / Năm sx

Thông tin thêm về Số hiệu tài sản / Thông số kt/ Ngày sử dụng/ Lý do đình

chỉ/ / Ngày đình chỉ / Ghi chú/ Nước sx / Năm sx

• Phân nhóm 1 / 2 / 3

Thông tin phân nhóm tài sản dùng trong các báo cáo phân nhóm Các mã nhóm được chọn nhập từ danh mục nhóm với loại tương ứng Thông tin này có thể không được nhập ở màn hình này mà được phân nhóm hàng loạ ở danh mục phân nhóm

• Số kỳ khấu hao theo qui định

Mặc nhiên bằng “Số kỳ khấu hao” ở tab chi tiết, nhưng cho phép sửa lại giá trị

• Tỷ ệ khấu hao vượt mức (%)

= [(Số kỳ khấu hao theo qui định / Số kỳ khấu hao) - 1] x 100

• Hệ số vượt mức quy định

Ngầm định giá trị = 0, được phép sửa lại Cho 2 số lẻ

• Số kỳ khấu hao còn lạ Dùng để tính khấu hao theo phương pháp "Số dư giảm dần có điều

chỉnh"

Số kỳ khấu hao còn lại bằng số kỳ khấu hao của TSCĐ trừ số kỳđã khấu hao

Tab Khác

• Giá trị làm tròn

Giá trị khấu hao làm tròn ở kỳ cuối cùng Nếu trong trường hợp giá trị còn

lại nhỏ hơn giá trị khấu hao làm tròn thì tất cả giá trị còn lại được cộng vào

khấu hao kỳ cuối, nếu ngược lại, giá trị còn lại được tính vào khấu hao

của một kỳ mới

Tiện ích chuyển dữ liệu từ tệp bảng tính

Chương trình cho phép chuyển dữ liệu từ tệp bảng tính, nhằm giảm thiểu

thời gian nhập liệu thủ công

Quy trình thực hiện như sau:

- Mở "Cập nhật thông tin tài sản";

- Nhấn biểu tượng trên màn hình duyệt, chương trình sẽ tải tệp

mẫu để người dùng chuyển dữ liệu vào tệp này;

- Sau khi đã đổ dữ liệu vào tệp bảng tính, đểđưa dữ liệu này vào

chương trình, nhấn biểu tượng , chọn tệp bảng tính, chương trình

sẽ ải dữ liệu từ t p mẫu vào chứng từ

Chương trình sẽ thông báo lỗi trong 1 số trường hợp sau:

- Dữ liệu cột chứa các mã danh mục liên quan không có trong các danh mục tương ứng Trong trường hợp này, chương trình sẽ chỉ rõ

địa chỉ ô không hợp lệ

- Dữ liệu chuỗi dài quá độ rộng cho phép, độ rộng tương tự như nhập

thủ công;

- Người dùng phải có quyền "Mới" trong chức năng;

- Không hỗ trợ các tệp bảng tính chứa macro;

- Bảng tính có phiên bản 2007 trở lên

Tài li ệ u h ướ ng d ẫ n s ử d ụ ng T ả i s ả n c ố đị nh

Chi tiết các thao tác làm việc với chứng từ đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn chung về cập nhật các chứng từ”

Cập nhật sản lượng tài sản trước khi tính khấu hao hàng tháng, đối với tài sản có kiểu

khấu hao là 1- Sản lượng

Màn hình cập nhật

Giải thích các trường

• Số thẻ tài sản

• Số thẻ tài sản được lấy từ danh mục tài sản, chỉ hiện những tài sản

có kiểu khấu hao là 1- Sản lượng

• Ngày

Ngày của kỳ tính khấu hao

• Sản lượng

Sản lượng sản phẩm của kỳ tính khấu hao

Trong trường hợp cần điều chỉnh giá trị tính khấu hao do sửa chữa lớn hoặc lắp ráp thêm phụ tùng, và giá trị t ng thêm cũng được tính vào giá trị khấu hao của tài sản thì

ta dùng chức năng “Điều chỉnh giá trị tài sản”

Chức năng này tương đương việc tạo mới một tài sản nhưng khác nhau là khi tính

khấu hao thì giá trị khấu hao sẽđược nhóm vào cho tài sản được điều chỉnh

Màn hình cập nhật

Giải thích các trường

• Số thẻ tài sản

Mã của tài sản được điều chỉnh, được chọn từ danh mục tài sản

• Kỳ / Năm

Tháng năm thay đổi giá trị

• Nguồn vốn

Nguồn vốn hình thành và lý do của việc tăng nguyên giá tài sản Mã nguồn

vốn được chọn nhập từ danh mục nguồn vốn

• Lý do

Lý do của việc tăng nguyên giá tài sản Mã lý do được chọn nhập từ danh

mục lý do tăng giảm

• Ngày ctừ / Số ctừ

Số chứng từ liên quan đến việc tăng tài sản này

• Mã ngoại tệ

Mã ngoại tệđược ngầm định theo mã ngoại tệ khi cập nhật thông tin tài

sản

• Tỷ giá

Tỷ giá được ngầm định theo tỷ giá khi cập nhật thông tin tài sản và được phép sửa

Tài li ệ u h ướ ng d ẫ n s ử d ụ ng T ả i s ả n c ố đị nh

• Nguyên giá / giá trịđã khấu hao / giá trị còn lạ Các thông tin liên quan đến phần điều chỉnh tăng thêm giá trị tài sản Đối

với tài sản có gốc ngoại tệ sẽ có thêm các trường ngoại tệ ương ứng

• Số kỳ khấu hao còn lạ

Số kỳ khấu hao còn lại của cả tài sản sau khi điều chỉnh Trường này sẽ được chương trình ngầm định tính toán nhưng được phép sửa Trường

hợp việc điều chỉnh có làm thay đổi thời gian khấu hao còn lại của tài sản thì người dùng phải nhập vào Trường này là căn cứ quan trọng để

chương trình tự động xác định lại giá trị khấu hao mỗi kỳ sau khi điều

chỉnh

Công th
c S kỳ khu hao còn li = Tng s kỳ khu hao gc ca TS

- (kỳ/năm đi u ch nh - kỳ/năm thông tin tài s n gc)

(Thông tin này chỉ có ý nghĩa đối với tài sản tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng.)

• Giá trịđiều chỉnh khấu hao kỳ Giá trịđiều chỉnh khấu hao kỳ sẽ được chương trình tự động tính toán theo đúng chếđộ khấu hao qui định hiện hành

- Nếu điều chỉnh tăng:

Giá tr đi u ch nh khu hao kỳ tính bng:

T ng GTCL (*) theo NV đu kỳđi u ch nh (-)

Tr cho:

GTKH(*) kỳ theo ngun vn  phn thông tin gc (+) Cng :

T ng GTĐCKH(*) kỳ theo NV  phn đi u ch nh tăng (k c kỳđi u

ch nh nu có) (-) Tr cho:

T ng giá tr đi u ch nh khu hao kỳ theo NV  phn đi u ch nh gi m (k c kỳđi u ch nh nu có)

(* GTCL: giá trị còn lại, GTKH: Giá trị khấu hao, GTĐCKH: Giá trị khấu hao)

- Nếu điều chỉnh giảm thì công thức tương tự như trên nhưng kết quả tính toán phải đổi dấu

Thông tin này chỉ có ý nghĩa đối với tài sản tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng

• Giá trị khấu hao kỳ sau điều chỉnh

Trường thông tin này được chương trình tự động tính toán và chỉ hiện ở

d ng chỉ đọc, người dùng không chỉnh sửa được Thông tin này cho

người dùng biết: sau khi điều chỉnh thì giá trị khấu hao mới mỗi kỳ của cả tài sản sẽ là bao nhiêu và chương trình sẽ tính khấu hao theo đúng giá trị này

Trường hợp người dùng muốn thay đổi giá trị này thì chỉ cần điều chỉnh giá trị t i trường “Giá trịđiều chỉnh khấu hao kỳ”

Thông tin này chỉ có ý nghĩa đối với tài sản tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng