0555 hoàn thiện công tác quản lý chi phí tại NH ĐTPT việt nam chi nhánh quang trung luận văn thạc sĩ kinh tế

Xuất phát từ tầm quan trọng nói trên và thực tế khách quan nên tên đềtài: “Hoàn thiện công tác quản lý chi phí tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển ViệtNam- Chi nhánh Quang Trung” được chọ

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

HOC VIỆN NGÂN HÀNGNguyễn Thị Bảo Ngọc HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI NGÂN HÀNG ĐT&PT VIỆT NAM- CHI NHÁNH QUANG TRUNG

Chuyên ngành : Kinh tế tài chính - Ngân hàng

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Ng i h ng d n khoa h cờ ớ ẫ ọ : TS NGUYỄN KIM DUNG

Hà Nội - 2011

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học của riêng cánhân Tôi Các số liệu đã nêu trong luận văn có nguồn gốc rõ ràng, kết quảnghiên cứu của luận văn là trung thực

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Bảo Ngọc

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT •

CP

DBS

Chi phíThe Development Bank Of Singapore Ltd

Ngân hàng Phát triển SingaporeĐT&PT

Hội sở chính

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin gửi lời cảm ơn trân trọng nhất tới TS Nguyễn Kim Dung,người Thầy đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn và kịp thời chỉnh sửa các khiếmkhuyết trong quá trình nghiên cứu giúp Tôi hoàn thành bản Luận văn Thạc sỹnày

Qua đây, Tôi xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Chi nhánh Ngânhàng Đầu tư và Phát triển Quang Trung, nơi Tôi đang công tác luôn hỗ trợ tạođiều kiện thuận lợi cho Tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Học viên

Nguyễn Thị Bảo Ngọc

Tổ chức hành chínhTrách nhiệm hữu hạnTài sản cố định

Tổ chức tín dụngThanh toán quốc tế

DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐÒ

87

3-3

Tình hình thực hiện kế hoạch chi phí quản lý đến 31/10/11 87

II- Các biểu

2.1 Diễn biến huy động vốn từ năm 2006-2010 46

2.2 Diễn biến dư nợ tín dụng từ năm 2006-2010 48

2.3 Diễn biến thu dịch vụ ròng từ năm 2006-2010 50

III- Các sơ đồ

1.1 Hoạt động cơ bản của Ngân hàng thương mại 11

1 -2 Quy trình lập kế hoạch chi phí của Ngân hàng thươngmại 272.1 Mô hình tổ chức Chi nhánh BIDV Quang Trung 45

2-2 Quy trình lập kế hoạch chi phí 72

MỤC LỤC

Trang

Mục lục

Danh mục các chữ viết tắt

Danh mục bảng, biểu, sơ đồ

Tóm tắt luận văn

Phần mở đầu

Chương 1: Những vấn đề cơ bản về quản lý chi phí trong Ngân hàng thương mại 4

1.1. Tổng quan về Ngân hàng thương mại 4

1.1.1 Khái niệm Ngân hàng thương mại 4

1.1.2 Hoạt động cơ bản của Ngân hàng thương mại 6

1.2. Quản lý chi phí trong Ngân hàng thương mại 13

1.2.1 Khái niệm, phân loại chi phí trong Ngân hàng thương 13

1.2.2 Nội dung chi phí quản lý trong Ngân hàng thương 14

1.2.3 Sự cần thiết phải quản lý chi phí 21

1.2.4 Nội dung công tác quản lý chi phí trong Ngân hàng thương 24

1.2.5 Những nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản lý chi phí 32

1.3 Kinh nghiệm quản lý chi phí tại một số Ngân hàng thương mại 35

1.3.1 Kinh nghiệm quản lý chi phí tại Ngân hàng thương mại một số nước 35

1.3.2 Một số bài học kinh nghiệm quản lý chi phí của Ngân hàng thương mại một số nước có thể vận dụng vào các Ngân hàng thương mại Việt Nam 40

Chương 2: Thực trạng công tác quản lý chi phí tại ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam - Chi nhánh Quang Trung 42

2.1 Tổng quan về Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam - chi nhánh Quang Trung ,, 42

2.1.1 Sơ lược về lịch sử hình thành và phát triển 42

2.1.2 Mô hình tổ chức và chức năng nhiệm vụ của Ngân hàng đầu tư và phát

triển Việt Nam- Chi nhánh Quang Trung 44

2.1.3 Những kết quả đạt được trong hoạt động kinh doanh của Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam- Chi nhánh Quang Trung từ năm 2006 46 đến năm 2010

2.2 Thực trạng công tác quản lý chi phí tại Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam - Chi nhánh Quang Trung 52

2.2.1 Tình hình chi phí tại Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam-Chi nhánh Quang Trung 52

2.2.2 Thực trạng quản lý chi phí tại Ngân hàng đầu tư và phát Việt Nam-Chi nhánh Quang Trung 61

2.3 Đánh giá công tác quản lý chi phí tại Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam - Chi nhánh Quang Trung 78

2.3.1 Những kết quả đạt được 78

2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân của hạn chế 81

Chương 3: Hoàn thiện công tác quản lý chi phí tại Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam - Chi nhánh Quang Trung 83

3.1 Định hướng hoạt động kinh doanh 83

3.1.1 Định hướng hoạt động của Ngân hàng ĐT và phát triển Việt Nam 83

3.1.2 Định hướng hoạt động của Ngân hàng ĐT và PT Quang Trung 84

3.2 Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý chi phí tại Chi nhánh Ngân hàng đầu tư và phát triển Quang Trung 88

3.2.1 Đổi mới xây dựng cơ chế quản lý 88

3.2.2 Đổi mới công tác lập kế hoạch chi phí 88

3.2.3 Hoàn thiện việc theo dõi, hạch toán chi phí 90

3.2.4 Xây dựng phương pháp phân bổ chi phí tới từng đối tượng sản phẩm 92

3.2.5 Hoàn thiện công tác kiểm tra giám sát 93

3.2.6 Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho CBCNV nói chung và đội ngũ cán bộ quản lý nói riêng 95

3.2.7 Cải tiến hệ thống thông tin quản lý ngân hàng 97

3.3 Kiến nghị 98

3.3.1 Kiến nghị với Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam 98

3.3.2 Kiến nghị với Ngân hàng Nhà nước 99

Kết luận

Tài liệu tham khảo

Phụ lục

PHẦN MỞ ĐẦU 1- Tính cấp thiết của đề tài:

Hội nhập kinh tế quốc tế đã trở thành xu thế tất yếu và đang diễn rangày

càng sâu rộng về nội dung và qui mô trên nhiều lĩnh vực Trong xu thế đó, quátrình hội nhập kinh tế quốc tế của Việt Nam được bắt đầu từ năm 1986, khiĐại

hội Đảng lần thứ VI đã mở đường cho công cuộc đổi mới một cách toàn diệntheo hướng chuyển đổi nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung sang nền kinh tế thịtrường theo định hướng xã hội chủ nghĩa Theo đó, Việt Nam đã gia nhập khốiASEAN năm 1995, tham gia vào khu vực mậu dịch tự do ASEAN (AFTA)năm

1996, gia nhập APEC năm 1998, ký Hiệp định Thương mại Việt Nam - HoaKỳ

năm 2000 và ký kết nhiều hiệp định thương mại, đầu tư khác Đáng chú ý là từnăm 2007, Việt Nam chính thức trở thành thành viên thứ 150 của Tổ chứcThương mại thế giới (WTO), là mốc son quan trọng trong sự nghiệp côngnghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước, bắt đầu quá trình hội nhập sâu rộng vớithị

trường quốc tế nói chung và trong lĩnh vực ngân hàng nói riêng Hội nhậpWTO,

hơn bao giờ hết sự cạnh tranh trong lĩnh vực ngân hàng ngày càng trở nên gaygắt, thách thức đối với các Ngân hàng thương mại Việt Nam càng gia tăng khichính phủ Việt Nam tháo dỡ rào cản đối với các ngân hàng nước ngoài và tiếnđến xoá bỏ những bảo hộ của Nhà nước đối với ngân hàng trong nước Điềunày

đặt ra thách thức đối với các ngân hàng thương mại trong nước, vì vậy cạnhtranh là tất yếu khách quan dưới sức ép cạnh tranh các Ngân hàng đều phảixây

dựng riêng cho mình chiến lược kinh doanh nhằm củng cố và mở rộng thịphần,

gia tăng lợi nhuận và có khả năng chống đỡ để vượt qua những biến động bấtlợi

của môi trường kinh doanh, nâng cao sức cạnh tranh của mình với các doanhnghiệp khác trên thị trường Trong đó, quản lý chi phí được coi là một phầncủa

chiến lược tăng trưởng kinh doanh nhằm không những cắt giảm chi phí màcòn

tạo ra các ưu thế cạnh tranh rõ rệt trên thị trường

Với chức năng kinh doanh tiền tệ và với mục tiêu tìm kiếm lợi nhuậnNgân hàng cũng không nằm ngoài quy luật đó Do đó, quản lý chi phí trongcác

Ngân hàng thương mại cũng là vấn đề rất được sự quan tâm của các nhà quảnlý

Xuất phát từ tầm quan trọng nói trên và thực tế khách quan nên tên đềtài:

“Hoàn thiện công tác quản lý chi phí tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển ViệtNam- Chi nhánh Quang Trung” được chọn làm đề tài nghiên cứu cho bài luậnvăn này với mong muốn đóng góp một số ý kiến giúp cho công tác quản lý chiphí trong Ngân hàng thương mại có hiệu quả hơn

Ngân hàng thương mại

- Phân tích thực trạng công tác quản lý chi phí tại Chi nhánh Ngân hàng

và Phát triển Quang Trung giai đoạn 2008-2010

- Nghiên cứu và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác

phí tại Chi nhánh Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Quang Trung trong thời giantới

3- Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

- Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu công tác quản lý chi phí với tư

cách

là một bộ phận của công tác quản lý tài chính trong Ngân hàng thương mại.Luận văn chỉ đi sâu nghiên cứu một số nội dung của công tác quản lý chi phíđó

là quản lý chi phí quản lý của Ngân hàng thương mại và chi phí được nghiêncứu

là chi phí quản lý của Ngân hàng thương mại

- Phạm vi nghiên cứu: Giới hạn trong 03 năm của Chi nhánh Ngân

hàng

Đầu tư và Phát triển Quang Trung từ năm 2008 đến hết năm 2010

4- Phương pháp nghiên cứu:

- Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu thực tế hoạt động của

Ngân hàng đồng thời vận dụng phương pháp duy vật biện chứng, phương pháp

duy vật lịch sử, phương pháp tổng hợp số liệu, phương pháp so sánh, phươngpháp đánh giá báo cáo tổng kết để đưa ra nhận định và giải pháp.

5- Kết cấu của luận văn:

Ngoài phần mở đầu, kết luận, các phụ lục, bảng biểu và các tài liệutham

khảo, luận văn được kết cấu trong ba chương, cụ thể:

Chương 1: Những vấn đề cơ bản về quản lý chi phí và hoàn thiện công

tác quản lý chi phí trong ngân hàng thương mại.

Chương 2: Thực trạng công tác quản lý chi phí tại Ngân hàng Đầu tư

và

Phát triển Việt Nam- Chi nhánh Quang Trung.

Chương 3: Hoàn thiện công tác quản lý chi phí tại Ngân hàng Đầu tư

và

Phát triểnViệtNam - Chi nhánh Quang Trung.

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ CHI PHÍ

TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI

1.1 TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI

1.1.1 Khái niệm ngân hàng thương mại

Ngân hàng thương mại ra đời bắt nguồn từ nhu cầu cần chuyển đổi tiền,làm dịch vụ bảo quản cất giữ các đồ vật quý giá cho những người chủ sở hữunó

Đổi lại, người chủ sở hữu phải trả cho Ngân hàng một khoản tiền công Khicông

việc này mang lại nhiều lợi ích cho những người gửi, các đồ vật cần gửi ngàycàng đa dạng hơn, dần dần ngân hàng là nơi giữ tiền cho những người có tiền.Khi xã hội phát triển, thương mại phát triển, nhu cầu về tiền ngày càng lớntrong

xã hội và nắm trong tay một lượng tiền những người giữ tiền nảy sinh ra mộtnhu cầu cho vay số tiền đó, vì lượng tiền trong tay họ không phải bao giờ cũng

bị đòi trong cùng một thời gian, tức là có độ chênh lệch lượng tiền cần gửi vàlượng tiền cần rút của người chủ sở hữu Từ đó phát sinh nghiệp vụ đầu tiên cơbản nhất của Ngân hàng đó là huy động vốn và cho vay vốn Cùng với sự pháttriển của nền kinh tế và công nghiệp nhằm đẩy nhanh quá trình lưu thông hànghoá và đáp ứng nhu cầu của người sản xuất Ngân hàng thương mại đã trởthành

trung gian tài chính giữa những người có tiền dư thừa hoặc tiền tạm thời nhànrỗi

và người cần tiền để đầu tư kiếm lời Ở đây có sự kết hợp lợi ích hài hoà giữangười có tiền dự trữ và người cần sử dụng tiền, những người này gặp nhau quacác trung gian tài chính là các ngân hàng thương mại

Sự tồn tại của Ngân hàng thương mại được đảm bảo bởi sự kết hợp hữucơ

giữa hai mặt hoạt động : Kinh doanh tiền tệ và dịch vụ Hoạt động này đượcthể

hiện qua chức năng cơ bản của Ngân hàng thương mại, đó là:

Làm trung gian tài chính giữa các nhà tư bản: nhà tư bản dư tiền và nhà

tư bản cần tiền

Biến các khoản tiền tiết kiệm và các khoản tiền thu nhập của các tầnglớp

dân cư và tổ chức thành tư bản

Tạo ra công cụ lưu thông tín dụng thay cho tiền mặt

Làm trung gian thanh toán giữa các nhà tư bản

Với chức năng như trên Ngân hàng đã được C.Mác đánh giá như vai tròlà

“ bà đỡ ”: “ Ngân hàng ra đời với vai trò môi giới tài chính trung gian đã tậptrung các khoản tiền nhàn rỗi trong nền kinh tế đem cho các doanh nghiệp vàcông chúng vay Do đó khi một Ngân hàng cho khách hàng của mình vay đãtạo

nên sức mua cho họ và không giảm sức mua của bất kỳ ai Đó chính là nét nổibật nhất trong vai trò của ngân hàng tạo điều kiện thúc đẩy nền kinh tế hànghoá

phát triển mạnh mẽ” Thực tiễn cho thấy, hệ thống ngân hàng của bất kỳ quốcgia nào của nền kinh tế hàng hoá cũng đều bao hàm hai mặt hoạt động cơ bản:

Một là, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về hoạt động tiền tệ - tín

dụng - ngân hàng

Hai là, hoạt động kinh doanh tiền tệ - tín dụng - ngân hàng.

Tóm lại, ngân hàng thương mại là một tổ chức kinh doanh tiền tệ mà

những người khác cần tiền đầu tư kinh doanh kiếm lời hoặc vì những mụcđích

cá nhân khác Theo cách này Ngân hàng thương mại đã giúp cho quá trìnhphát

triển kinh tế một cách năng động và có hiệu quả hơn Ngân hàng thương mạikhông coi việc chuyển vốn từ người cho vay - người tiết kiệm sang người vay-

người chi tiêu là hành động giúp đỡ, mà họ làm những việc này nhằm mụcđích

kinh doanh kiếm lời bằng việc thu lãi suất cho vay cao hơn lãi suất mà họthanh

toán cho người cho vay

1.1.2 Hoạt động cơ bản của ngân hàng thương mại

Trong số các tổ chức tài chính trung gian, Ngân hàng thương mại chiếm

vị trí quan trọng nhất về quy mô tài sản và thành phần nghiệp vụ Hoạt độngcơ

bản của Ngân hàng thương mại được thể hiện ở ba lĩnh vực: hoạt động huyđộng

vốn; hoạt động tín dụng, đầu tư; và cung cấp dịch vụ

1.1.2.1 Huy động vốn từ cá nhân, tổ chức

Huy động tiền gửi tiết kiệm: các Ngân hàng thương mại thực hiện mộtdịch vụ rất quan trọng đối với tất cả các khu vực của nền kinh tế bằng cáchcung

ứng những điều kiện thuận lợi cho việc gửi tiền tiết kiệm của dân chúng Sốtiền

huy động được thông qua hình thức tiết kiệm luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầuvay

vốn của các doanh nghiệp và cá nhân nhằm mở rộng khả năng sản xuất và cácmục đích sinh hoạt cá nhân như mua sắm các mặt hàng tiêu dùng và nhà cửa.Phần lớn tiền gửi tiết kiệm từ dân cư được thực hiện thông qua hệ thống ngânhàng thương mại

Tiền gửi thanh toán của khách hàng: chủ yếu là của các tổ chức kinh tế,

họ sử dụng tài khoản này không nhằm mục đích sinh lời mà chủ yếu để sửdụng

dịch vụ thanh toán của ngân hàng Số vốn huy động từ nguồn này thườngtương

đối lớn và chi phí phải trả lại thấp nên rất hiệu quả

Phát hành các công cụ nợ để huy động vốn:

Giấy chứng nhận tiền gửi có thể bán lại được: đây là công cụ vay nợ doNgân hàng thương mại bán cho người gửi tiền Nếu chủ nợ cần tiền có thể bánlại cho ngân hàng

Kỳ phiếu: Là công cụ nợ thông thường phát hành với thời hạn ngắn,đến

ngày đáo hạn nếu khách hàng không đến lĩnh thì những ngày gửi tiếp theo chỉđược hưởng lãi suất không kỳ hạn

Trái phiếu: thường phát hành với thời hạn dài để thực hiện cho vay dàihạn Vì vậy lãi suất trái phiếu thường cao hơn.

Vay vốn từ ngân hàng Nhà nước theo phương thức tái cấp vốn bằng cáchình thức sau:

+ Cho vay lại theo hồ sơ tín dụng

+ Chiết khấu, tái chiết khấu thương phiếu và các giấy tờ có giá ngắn hạnkhác

+ Cho vay có đảm bảo bằng cầm cố thương phiếu và các giấy tờ có giángắn hạn khác

Ngoài ra, còn huy động từ vốn vay của các ngân hàng thương mại trênthị

trường liên ngân hàng, ngân hàng nước ngoài hoặc từ các tổ chức tiền tệ quốctế

1.1.2.2 Hoạt động cho vay và đầu tư của các Ngân hàng thương mại

Hoạt động cho vay của ngân hàng thương mại có ý nghĩa quan trọng đốivới toàn bộ nền kinh tế và là hoạt động mang lại thu nhập chủ yếu cho ngânhàng thương mại Trên cơ sở vốn huy động được từ dân cư và tổ chức, cácngân

hàng thương mại sử dụng để cho vay với hình thức ngày càng đa dạng phongphú từ truyền thống đến hiện đại, đó là các hình thức cho vay sau:

Cho vay ngắn hạn bằng cách chiết khấu thương phiếu và các giấy tờ cógiá Tín dụng thông qua chiết khấu là loại tín dụng được thực hiện bằng cáchkhấu trừ ngay số tiền lãi lúc cho vay Cơ sở phát triển của nó bắt nguồn từ tíndụng thương mại

Tài trợ ngoại thương thông qua việc chiết khấu bộ chứng từ hàng xuất,bảo lãnh mở tín dụng thư L/C, mua bán séc du lịch và phát triển các nghiệpvụ

vay theo món: mỗi lần rút vốn khách hàng và ngân hàng phải ký 1 hợp đồngtín

dụng Cho vay trung và dài hạn thường được sử dụng để đầu tư tài sản cố địnhhoặc thực hiện các dự án lớn

Hình thức cho thuê tài chính Đây là hoạt động tín dụng trung và dàihạn,

đặc biệt hiện nay loại tín dụng này rất thông dụng trong việc tài trợ cho cácdoanh nghiệp Hình thức cho thuê tài chính được thực hiện thông qua công tycho thuê tài chính Công ty cho thuê tài chính sở hữu tài sản cho thuê, khi kếtthúc hợp đồng cho thuê bên thuê được quyền lựa chọn mua tài sản thuê hoặctiếp

tục thuê theo thoả thuận trong hợp đồng cho thuê

Hình thức tín dụng thấu chi: cho khách hàng rút tiền quá số dư Hìnhthức

này ở Việt Nam hiện nay chưa phổ biến

Hiện nay các ngân hàng thương mại ở Việt Nam đang thực hiện cho vaythông qua các hình thức sau:

Một là, cho vay từng lần (cho vay theo món): mỗi lần vay vốn, khách

hàng phải làm thủ tục vay cần thiết và ký hợp đồng tín dụng

Hai là, cho vay theo hạn mức tín dụng: Ngân hàng thương mại và khách

hàng xác định và thoả thuận một hạn mức tín dụng duy trì trong thời hạn nhấtđịnh hoặc theo chu kỳ sản xuất kinh doanh

Ba là, cho vay hợp vốn: một nhóm các ngân hàng thương mại cùng

nhau

cho vay một dự án

Bốn là, cho vay trả góp: cung cấp các dịch vụ mua trả góp nhằm giúp

khách hàng thanh toán theo phương thức trả dần trong khoảng thời gian thoảthuận trước

Năm là, cho vay theo dự án đầu tư: ngân hàng thương mại cho khách

hàng vay vốn để thực hiện các dự án đầu tư phát triển sản xuất kinh doanh,dịch

vụ phục vụ nền kinh tế và đời sống

Sáu là, cho vay thông qua nghiệp vụ phát hành và sử dụng thẻ tín dụng:

ngân hàng thương mại chấp nhận cho khách hàng được sử dụng vốn vay trongphạm vi hạn mức tín dụng để thanh toán tiền mua hàng hoá, dịch vụ và rút tiềnmặt tại máy rút tiền tự động

Ngân hàng thương mại trong nền kinh tế thị trường không chỉ có hoạtđộng cho vay như đã nêu ở trên mà còn có hoạt động đầu tư để tìm kiếm lợinhuận và trong phạm vi nhất định Hoạt động đầu tư của Ngân hàng thươngmại

còn vì mục đích thực hiện chính sách kinh tế - xã hội của Nhà nước Nguồnvốn

để đầu tư chủ yếu là nguồn vốn tự có của Ngân hàng thương mại Đối với hoạtđộng liên doanh, liên kết, hùn vốn đầu tư thường dùng nguồn vốn tự có để tàitrợ

và chỉ được tài trợ trợ trong phạm vi nhất định, không quá 50% vốn tự có củangân hàng Một hình thức hoạt động đầu tư khác là đầu tư chứng khoán Ngàynay hoạt động này không kém phần quan trọng trong hoạt động của ngân hàngthương mại Đó là loại tài sản vừa mang lại lợi nhuận, vừa có tính lỏng caođáp

ứng nhu cầu thanh toán của ngân hàng

thị trường vốn, làm cho đồng vốn chu chuyển nhanh chóng, giúp cho người cótiền tìm được nơi đầu tư không những tiết kiệm được chi phí mà còn là nơi gửitiền có độ an toàn cao, mang lại nhiều lợi tức Các dịch vụ do Ngân hàngthương

mại cung cấp bao gồm:

Dịch vụ thanh toán và ngân quỹ: Đây là loại dịch vụ đặc trưng của

Ngân

hàng, gồm có:

+ Dịch vụ mở tài khoản giao dịch cho khách hàng trong và ngoài nước.+ Dịch vụ thu và phát tiền mặt cho khách hàng

+ Dịch vụ thanh toán: đây là dịch vụ chuyển tiền, tạo điều kiện chokhách

hàng thực hiện thanh toán mà không phải vận chuyển một lượng lớn tiền mặt.Ngân hàng thương mại có mạng lưới chi nhánh ở khắp nơi do vậy thời gianthanh toán diễn ra rất nhanh chóng và an toàn

Dịch vụ bảo lãnh: Ngân hàng thương mại được bảo lãnh bằng uy tín và

khả năng tài chính của mình đối với người nhận bảo lãnh, bao gồm:

Dịch vụ uỷ thác và đại lý: Ngân hàng thương mại được quyền uỷ thác,

nhận uỷ thác, làm đại lý trong các lĩnh vực liên quan đến hoạt động ngân hàng,

kể cả việc quản lý tài sản, vốn đầu tư của tổ chức, cá nhân theo hợp đồng

Dịch vụ bảo hiểm: Ngân hàng thương mại cung cấp dịch vụ bảo hiểm

cho

tất cả khách hàng của mình thông qua các công ty con hoặc qua các nhà môigiới

bảo hiểm của mình

Dịch vụ bảo quản, giữ hộ: Ngân hàng thương mại thực hiện các dịch vụ

bảo quản và giữ hộ các giấy tờ có giá hay các vật quí giá, thông qua đó thuđược

các khoản phí

Dịch vụ quản lý đầu tư: dịch vụ này ngày càng phát triển, phù hợp cho

những khách hàng tư nhân đầu tư vào thị trường chứng khoán Các khoản đầutư

do ngân hàng thương mại tiếp nhận thường được ngân hàng thương mại đứngtên để thuận tiện cho việc nhận lãi hoặc cổ tức, sau đó các khoản lãi này đượctrả

lại cho các nhà đầu tư theo định kỳ Ngân hàng thương mại thường xuyên địnhgiá lại toàn bộ khoản đầu tư, mua bán cổ phiếu khi thích hợp và gửi bảng tổngkết hàng năm cho các nhà đầu tư Như vậy, ngân hàng thương mại là loại hình

doanh nghiệp thực hiện kinh doanh dịch vụ tài chính trên thị trường, đó là cácdịch vụ tài chính trung gian, quản lý công cụ thanh toán và cung cấp các dịchvụ

khác Bên cạnh các dịch vụ truyền thống có lịch sử lâu đời, lĩnh vực dịch vụngân hàng không ngừng được cải tiến do sức ép cạnh tranh từ các tổ chức tàichính, từ đòi hỏi ngày càng cao của người sử dụng, từ sự dỡ bỏ những dào cảntrong hệ thống luật pháp và đặc biệt với sự bùng nổ của công nghệ thông tinđã

mang lại những tác động to lớn đến mọi mặt, mọi lĩnh vực của đời sống kinhtế-

xã hội Nhiều loại hình dịch vụ ngân hàng trước đây như chỉ có trong mơ thìnhờ

có sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin nay đã trở thành hiện thựcvà

được các Ngân hàng thương mại triển khai như: Mobile-Banking, Banking, Internet-Banking, Direct -Banking, ATM, POS hoặc mở rộng cácdịch

Home-vụ tư vấn, môi giới chứng khoán, bảo hiểm qua đó, Ngân thương mại đã cónhiều nỗ lực phát triển các dịch vụ ngân hàng hiện đại đáp ứng một cách tối đanhu cầu và mang lại nhiều tiện ích, tạo thuận lợi cho khách hàng và xã hội

Sơ đồ 1-1: Hoạt động cơ bản của Ngân hàng thương mại

Hoạt động kinh doanh của NHTM

Huy động vốn Tín dụng Đầu tư Dịch vụ

- Góp vốn, mua

cổ phần

- Liên doanh, liên kết

- Thanh toán & Ngân quỹ

- Ủy thác, đại lý

- Dịch vụ khác

Như vậy, hoạt động kinh doanh chính của Ngân hàng thương mại là cácdịch vụ tài chính trung gian Để thực hiện dịch vụ tài chính trung gian, ngânhàng thương mại huy động vốn qua việc huy động tiền gửi của khách hàng,huy động vốn trên thị trường tiền tệ, thị trường chứng khoán Với nguồn vốnhuy động được, ngân hàng thương mại cho vay và đầu tư vào các dự án pháttriển sản xuất kinh doanh, dịch vụ và các dự án phục vụ đời sống Quản lý cáccông cụ thanh toán và cung cấp các dịch vụ khác như bán cổ phiếu, trái phiếutrên thị trường chứng khoán hay dịch vụ nhận bảo hiểm cho khách hàng lànhững nghiệp vụ ngày càng phát triển trong hoạt động ngân hàng tại các nước

có nền kinh tế thị trường phát triển

Ngân hàng thương mại chỉ thực hiện tốt chức năng trung gian tài chínhnếu huy động được nguồn vốn với chi phí vốn thấp, muốn vậy, ngân hàngthương mại phải có khả năng về mặt tài chính, có uy tín, hoạt động lành mạnh

và quản lý tốt Sự phát triển các dịch vụ phụ thuộc vào chất lượng và giá bán

các loại dịch vụ, nếu các dịch vụ có chất lượng và giá rẻ, ngân hàng thươngmại càng nâng cao được uy tín, mở rộng khách hàng, thị trường phát triển, lợinhuận gia tăng, tạo điều kiện cho nền kinh tế phát triển Đây là điều kiện thiếtyếu cho sự tồn tại trong nền kinh tế thị trường Tuy nhiên, cho dù hoạt động

có phong phú, đa dạng thế nào thì mục đích cuối cùng của các ngân hàngthương mại cũng sẽ là tạo ra lợi nhuận Do vậy, công tác quản lý tài chính vàlàm thế nào để quản lý tốt chi phí quản lý để đưa đến lợi nhuận cao nhất làmột vấn đề mà các ngân hàng thương mại rất quan tâm

1.2 QUẢN LÝ CHI PHÍ TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI

1.2.1 Khái niệm, phân loại chi phí trong ngân hàng thương mại

1.2.1.1 Khái niệm chi phí trong ngân hàng thương mại

Chi phí theo định nghĩa chung được hiểu là các khoản chi phí chi trảhợp lý, hợp lệ phát sinh trong kỳ mà Ngân hàng phải chi ra để phục vụ chocác hoạt động nhằm tạo ra doanh thu và thu nhập trong một khoảng thời giannhất định

Chi phí quản lý là những chi phí phát sinh liên quan đến việc tổ chức,quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Thuộc chi phí quản lýtrong Ngân hàng bao gồm nhiều loại như: chi phí nhân viên, chi phí tài sản,chi phí vật liệu Đây là những khoản chi phí mang tính chất cố định nên nếu

có khoản chi nào tăng lên so với kế hoạch là điều không bình thường, cầnxem xét nguyên nhân cụ thể

1.2.1.2 Phân loại chi phí trong ngân hàng thương mại

Chi phí trong Ngân hàng thương mại có rất nhiều loại, nhiều khoản,khác nhau cả về nội dung, tính chất công dụng, vai trò, vị trí Để thuận lợitrong công tác quản lý và hạch toán cần thiết phải tiến hành phân loại chi phí.Xét về mặt lý luận cũng như trên thực tế có nhiều cách phân loại chi phí khácnhau, việc phân loại chi phí được tiến hành dựa trên nhiều tiêu thức khác

nhau Các cách phân loại chi phí sẽ cung cấp cho nhà quản lý Ngân hàngthông tin về chi phí trên những khía cạnh khác nhau, trên cơ sở đó họ có thểxem xét vấn đề trên nhiều giác độ và có được những quyết sách phù hợp chohoạt động kinh doanh của Ngân hàng.

Nếu căn cứ vào tính chất chi phí, chi phí trong Ngân hàng thương mạibao gồm: Chi phí trả lãi và chi phí phi lãi mà chi phí quản lý là chi phí phi lãi.Trong đó:

- Nếu căn cứ vào nội dung kinh tế: Chi phí nhân viên, chi phí tài sản,

chi phí quản lý công vụ, chi phí quản lý khác

- Nếu phân loại theo mối quan hệ với hoạt động kinh doanh:

+ Chi phí trực tiếp+ Chi phí gián tiếpTrong quản lý các Ngân hàng thương mại thường sử dụng những thôngtin thích hợp cho từng tình huống như định giá dịch vụ, quyết định định đầutư để ra các quyết sách kịp thời quyết định việc kinh doanh thành công Do

đó, họ sử dụng tất cả các cách phân loại chi phí như trên

1.2.2 Nội dung chi phí quản lý trong ngân hàng thương mại

1.2.2.1 Chi phí cho nhân viên

Tiền lương, tiền công và các khoản chi mang tính chất tiền lương, tiền

công mà ngân hàng trả cho người lao động, phụ cấp cho những người làmviệc kiêm nhiệm theo chế độ qui định: mức chi tiền công, tiền lương căn cứvào các quy định của pháp luật và hợp đồng lao động được ký kết giữa ngânhàng và người lao động, nhưng phải đảm bảo nguyên tắc:

+ Đối với tổ chức tín dụng Nhà nước: thực hiện chế độ tiền lương, tiềncông theo quy định chung đối với các doanh nghiệp Nhà nước

+ Đối với các tổ chức tín dụng khác: mức lương trả cho người lao động

do Hội đồng quản trị quyết định trên cơ sở thoả thuận trong hợp đồng lao

động giữa tổ chức tín dụng với người lao động, theo quy định của Bộ luật laođộng và không vượt quá mức lương tối đa cho phép khi xác định lợi tức chịuthuế do uỷ ban nhân dân địa phương quy định.

Chi phí về tiền lương, tiền công phụ thuộc vào mức lương cơ bản củaNhà nước, phụ thuộc vào số lượng cán bộ nhân viên, ngoài ra còn phụ thuộcvào thời gian công tác, trình độ cán bộ

Ngoài ra còn có các khoản chi về trang phục và bảo hộ lao động, bảohiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, đóng góp kinh phí côngđoàn,

chi ăn ca và các khoản chi đóng góp khác theo tỷ lệ do Nhà nước quy định;

1.2.2.2 Chi phí quản lý công vụ

Chi về quản lý công vụ là các khoản chi phí thường xuyên để phục vụchung cho toàn bộ hoạt động của Ngân hàng bao gồm các khoản chi sau:

- Chi văn phòng phẩm, ấn chỉ, giấy tờ in, vật mang tin: Là khoản chi

phí mua sắm văn phòng phẩm sử dụng trong hoạt động quản lý của đơn vị(không thuộc phạm vi công cụ lao động) như bút viết, dập ghim, ghim vòng,

rổ đựng chứng từ, cặp đựng tài liệu, sổ ghi chép cá nhân, chi phí mua và incác mẫu biểu, ấn chỉ quan trọng (séc, sổ tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu, chứngchỉ tiền gửi ), ấn chỉ thường (ủy nhiệm chi, giấy nộp tiền, giấy rút tiền, sổ tàikhoản khách hàng, sổ tài khoản trái phiếu ghi sổ, chứng chỉ tiền gửi ghisổ,.), giấy mở tài khoản tiền gửi khách hàng, bìa đóng NKCT; chi phí muacác loại giấy đục lỗ và không đục lỗ như giấy A3, A4, A5, Chi phí muacác loại vật liệu văn phòng là vật mang tin như đĩa mềm, đĩa CD, ổ usb, sửdụng cho việc lưu trữ, thông tin, dữ liệu của ngân hàng

- Chi công tác phí: Gồm các chi phí phát sinh phục vụ chuyến công tác

trong và ngoài nước của cán bộ như: Chi phương tiện đi lại ( tiền mua vé máybay, cước tàu xe, chi phí vận chuyển hành lý, lệ phí sân bay ( nếu có), chi phítiền ăn ở hoặc tiền khoán công tác phí theo quy định

- Chi xăng dầu: Là Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí

xăng dầu phục vụ cho hoạt động của đơn vị theo hóa đơn bao gồm xăng dầudùng cho các loại xe ô tô tại chi nhánh bao gồm cả xe chuyên dùng, xăngdùng cho máy phát điện, lệ phí xăng dầu

Trường hợp xe chuyên dùng chỉ sử dụng cho mục đích vận chuyển tiềnthì chi phí mua xăng dầu sử dụng cho xe chuyên dùng hạch toán vào chi vậnchuyển, bốc xếp tiền

- Chi vật liệu khác: phản ánh các khoản chi phí mua sắm công cụ, dụng

cụ có giá trị nhỏ, mau hỏng như: bộ cốc chén uống nước, phích đựng nước,thùng đựng rác, ổ cắm lioa, đường dây mạng, mực máy in, cờ tổ quốc,

- Chi đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ : phản ánh các khoản chi phục vụ

cho công tác đào tạo, tập huấn trong và ngoài nước cho cán bộ, nhân viên ngânhàng, Chi đào tạo bao gồm cả chi phí cho cán bộ được cử đi học và chi phí doChi nhánh tự bố trí tập huấn, đào tạo nghiệp vụ như : Chi thù lao giảng viên(bao

gồm chi phí biên soạn chương trình, giáo trình giảng dạy; chi ra đề thi, coi thi,chấm thi); Chi phí cho việc đi lại, ăn nghỉ của giảng viên; Các khoản chi chohọc

viên (Chi tài liệu học tập không gồm tài liệu tham khảo; luận văn; Chi ăn, nghỉcủa học viên, hỗ trợ tiền sinh hoạt cho học viên trong thời gian học tập trungcó

thời gian học liên tục dưới 30 ngày; Chi phí đi lại cho học viên ở xa cơ sở đàotạo; Chi phí tổ chức cho học viên đi khảo sát thực tế; Chi các hoạt động vănhoá,

thể thao cho học viên; Chi tiền thuốc y tế thông thường cho học viên; Cáckhoản

chi chung cho tổ chức lớp học (Thuê hội trường, phòng học, thiết bị phục vụhọc

tập; Chi văn phòng phẩm; Chi phí ăn, nghỉ, đi lại, chi phí điện thoại đối vớicán

bộ quản lý lớp trong trường hợp tổ chức lớp ngoài địa bàn Hà Nội; Chi phíquản

lý lớp học: là các khoản chi quản lý lớp học của Trung tâm đào tạo phân bổnhằm phản ánh đầy đủ chi phí đào tạo

- Chi nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ, sáng kiến : Là

khoản chi tổ chức cuộc hội thảo khoa học, chi nghiên cứu đề tài khoa học, chinghiên cứu phát triển sản phẩm mới, nghiên cứu xây dựng văn bản chế độ,quy trình nghiệp vụ; chi ứng dụng các kết quả nghiên cứu hoặc các sản phẩmmới; chi cho việc tìm kiếm các phương pháp thay thế đối với các vật liệu,dụng cụ, sản phẩm, quy trình, dịch vụ hoặc cải tiến hơn Đề tài nghiên cứu và

dự toán chi phí của từng đề tài phải được Hội đồng khoa học phê duyệt

- Chi bưu phí và điện thoại: phản ánh các khoản chi về trang bị điện

thoại, cước phí bưu điện, điện báo, fax trả theo hoá đơn của bưu điện, Cụthể:

+ Chi cước phí bưu chính: Là khoản chi phí sử dụng dịch vụ bưu chính

cho nhà cung cấp như chi phí chuyển phát nhanh, chi phí gửi thư, côngvăn phục vụ hoạt động kinh doanh của đơn vị

+ Chi cước phí điện thoại: Là khoản chi cước phí điện thoại bao gồm

cả cước phí điện thoại sử dụng cho hoạt động kinh doanh và cước phí điệnthoại cho cán bộ trong định mức được duyệt

- Chi mua tài liệu, sách báo: Nhóm tài khoản này dùng để phản ánh các

khoản chi mua tài liệu, sách văn bản chế độ, báo chí, tập san chuyên ngành,truy cập Internet đảm bảo hiệu quả thiết thực đáp ứng yêu cầu nâng caotrình độ nghiệp vụ hiểu biết, cập nhật thông tin về pháp luật, kinh tế, xã hội,Chi tiền nhuận bút, nhuận ảnh trên báo, tạp chí của Ngân hàng Đầu tư và Pháttriển Việt Nam

- Chi hoạt động đoàn thể: phản ánh các khoản chi hoạt động để bù đắp

phần kinh phí thiếu hụt cho các hoạt động của các tổ chức đoàn thể theo quyđịnh

- Chi phí quản lý công vụ khác: phản ánh các khoản chi phí quản lý

công vụ khác bao gồm:

+ Chi điện nước, vệ sinh cơ quan: Tài khoản này dùng để phản ánh các

khoản chi phí trả cho công ty điện lực, công ty cấp nước, công ty vệ sinh môitrường; chi cho công tác làm vệ sinh cơ quan như chi mua vật liệu, dụng cụ

phương tiện làm vệ sinh như giấy vệ sinh, nước tẩy sàn nhà, các loại chổi, cọlau

sàn , và tiền thuê nhân công làm vệ sinh không thuộc biên chế của đơn vị

+ Chi y tế cơ quan: Tài khoản này dùng để phản ánh chi phí phục vụ

công tác y tế tại cơ quan như chi phí mua vật tư, thuốc y tế, duy trì bộ phận y

tế tại cơ quan

+ Chi thanh tra, kiểm toán hoạt động ngân hàng: phản ánh các khoản

chi về phí kiểm toán; chi phí cho tiền ăn cho cán bộ thanh tra, kiểm tra

+ Chi phòng chống lụt bão: là khoản đóng góp vào Quỹ phòng, chống

lụt, bão của địa phương, mức chi theo quy định hiện hành của Nhà nước (hiệnnay theo Nghị định số 50/CP ngày 10/5/1997 của Chính phủ là hai phần vạntrên tổng số vốn sản xuất kinh doanh, tối đa 5 triệu đồng/năm)

+ Chi phòng cháy, chữa cháy: phản ánh chi phí phòng cháy, chữa cháy

bao gồm chi phí chi trang bị hệ thống báo cháy, mua vật dụng phòng cháynhưng chưa đủ điều kiện ghi nhận tài sản, chi cho công tác diễn tập phòngcháy, chi phí phục vụ chữa cháy

+ Chi quản lý công vụ khác : phản ánh các khoản chi cho mục đích

quản lý, công vụ như các khoản chi mua sắm các loại tranh ảnh, lục bình, lọhoa, nhằm mục đích trang trí văn phòng, cơ quan (không đủ điều kiện ghinhận tài sản cố định); chi phí mua cây xanh, thảm cỏ (không xác định đượcthời gian sử dụng); chi in bằng khen, giấy khen ; Các khoản chi cho côngtác tuyển dụng như chi thuê địa điểm tổ chức chi, chi phí ra đề thi, coi thi,chấm thi; Chi mua nước uống cho cán bộ công nhân viên trong cơ quan hoặcbình nước uống đặt tại các phòng giao dịch để sử dụng chung cho cả kháchhàng và nhân viên ngân hàng; Chi tổ chức các buổi họp mặt nhân ngày lễ,ngày kỷ niệm (thành lập ngành, quân đội nhận dân, thương binh liệt sỹ, tếtnguyên đán ) và các khoản chi quản lý công vụ khác

-Chi xuất bản tài liệu, tuyên truyền, quảng cáo, khuyến mại', phản ánh

các khoản chi xuất bản tài liệu phục vụ cho mục đích tuyên truyền, quảng cáo,khuyến mại cho các sản phẩm dịch vụ của Ngân hàng và cho hoạt động ngânhàng;

- Chi hội nghị, hội thảo: phản ánh các khoản chi phí tổ chức hội nghị

phục vụ hoạt động kinh doanh ngân hàng theo quy định như : Chi tiền thuêhội trường, in tài liệu phục vụ hội nghị, hội thảo, tiền thuê xe ô tô đưa đón đạibiểu từ nơi nghỉ đến nơi tổ chức hội nghị và các khoản chi khác như tiền nướcuống, tiền thuốc chữa bệnh thông thường (nếu có), ; Chi tiền ăn hàng ngàycho đại biểu đến dự hội nghị: Chi phí cho tiền ở cho đại biểu trong thời gian

dự hội nghị

- Chi lễ tân, khánh tiết: Phản ánh các khoản chi tiếp khách trong nước,

nước ngoài phục vụ trong hoạt động kinh doanh, đối ngoại của đơn vị như:Chi vật tư tiếp khách, Chi mời cơm tiếp khách hoặc chiêu đãi, Chi quà tặng,thuê chỗ nghỉ, bố trí ô tô đưa đón khách

- Chi tư vấn: Phản ánh các khoản chi trả trong việc thuê chuyên gia,

thuê tư vấn trong việc nâng cao hiệu quả hoạt của ngân hàng

1.2.2.3 Chi về tài sản

Là khoản chi liên quan đến tài sản phục vụ hoạt động kinh doanh củaNgân hàng bao gồm:

Chi khấu hao tài sản cố định: Nhóm tài khoản này dùng để phản ánh

các khoản chi phí khấu hao TSCĐ hình thành từ nguồn vốn nội ngành; TSCĐthuê tài chính; TSCĐ hình thành từ vốn vay và TSCĐ hình thành từ cácnguồn vốn khác và TSCĐ chưa dùng, không cần dùng, chờ thanh lý

Mức trích khấu hao được tính theo quy định hiện hành về Quản lý tàisản

Chi thuê tài sản: bao gồm khoản chi thuê tài sản cố định theo hình thức

thuê hoạt động, phí thuê tài chính tài sản cố định phát sinh trong quá trình

thuê, chi giá chọn mua của tài sản cố định thuê tài chính khi thanh lý hợpđộng và các chi phí khác liên quan đến thuê tài sản.

Chi phí sửa chữa tài sản cố định nhằm khôi phục năng lực của tài sản

ợc hạch toán trực tiếp hoặc phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong năm.Đối với những tài sản cố định đặc thù mà chi phí sửa chữa tài sản cố định phátsinh không đều giữa các kỳ, các năm nếu tổ chức tín dụng muốn trích trướcchi phí sửa chữa tài sản cố định vào chi phí kinh doanh phải lập kế hoạch tríchtrước, báo cáo với Bộ tài chính Sau khi có ý kiến chấp thuận của Bộ tàichính, tổ chức tín dụng phải thông báo cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý biết

Tổ chức tín dụng phải quyết toán chi phí sửa chữa thực tế phát sinh với chiphí sửa chữa đã trích trước, nếu chi phí sửa chữa thực tế lớn hơn số đã tríchthì phần chênh lệch được hạch toán thẳng hoặc phân bổ dần vào chi phí trong

kỳ, nếu chi phí sửa chữa thực tế nhỏ hơn số đã trích thì phần chênh lệch đượchạch toán vào thu nhập trong kỳ

Chi công cụ lao động: Phản ánh các khoản chi mua sắm các tài sản là

công cụ lao động (những tư liệu lao động không đủ điều kiện để ghi nhận làtài sản cố định) như: Thiết bị tin học (máy PC, máy in, modem, UPS, phầnmềm máy tính); Bàn, ghế, quạt, tủ Bao gồm cả các chi phí mua sắm liênquan như chi phí vận chuyển, lắp đặt Các khoản chi trang bị điện thoại cơquan và cá nhân theo quy định

Tài sản là công cụ lao động phải được theo dõi, quản lý chặt chẽ cả vềmặt hiện vật và giá trị, định kỳ phải kiểm kê, khi hết thời gian sử dụng, không

sử dụng phải thanh lý theo quy định

Chi khác về tài sản: phản ánh các khoản chi mua bảo hiểm tài sản, chi

sửa chữa tài sản thuê hoạt động, chi mua lại tài sản thuê tài chính theo quyđịnh và các khoản chi khác về tài sản không thuộc nội dung hạch toán các tàikhoản nói trên

định mức mới đem lại hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của Ngân hàng.

1.2.3 Sự cần thiết phải quản lý chi phí

Ngân hàng thương mại là đơn vị kinh doanh với mục đích cao nhất làlợi nhuận Lợi nhuận của Ngân hàng thương mại được xác định như sau:

Lợi nhuận sau thuế = Chênh lệch thu chi từ lãi + Thu ròng từ dịch

vụ + Thu ròng khác - Chi phí quản lý kinh doanh - Chi phí dự phòng rủi

ro tín dụng - Thuế thu nhập

Hay lợi nhuận sau thuế còn được xác định bởi công thức:

Lợi nhuận sau thuế = Tổng thu nhập ròng từ các hoạt động - Chi phíquản lý kinh doanh - Chi phí dự phòng rủi ro tín dụng - Thuế thu nhập

Về mặt lý thuyết, muốn thu được lợi nhuận cao thì Ngân hàng có thểtăng thu nhập ròng từ các hoạt động đồng thời giảm chi phí quản lý kinhdoanh sao cho tốc độ tăng thu nhập ròng từ các hoạt động lớn hơn tốc độ tăngchi phí quản lý kinh doanh Việc tăng thu nhập ròng là một điều khó khăn bởiảnh hưởng của nhiều yếu tố bên ngoài như sức cạnh tranh của chất lượng dịch

vụ, lãi suất bình quân trên thị trường Do vậy, ta có thể xem xét sự cần thiếtphải quản lý chi phí trong các Ngân hàng thương mại dựa trên hai góc độ:

Thứ nhất., đối với nền kinh tế: Hoạt động của mỗi ngân hàng thương

mại có liên quan đến nhiều mặt, nhiều lĩnh vực hoạt động của nền kinh tế, liênquan đến lợi ích đông đảo cá nhân và các tổ chức hoạt động trong nền kinh tếquốc dân Tình hình tài chính của ngân hàng ảnh hưởng mạnh mẽ đến “sức

khoẻ” của nền kinh tế và tâm lý của công chúng Do đó ngân hàng luôn được

sự quan tâm thường xuyên và chặt chẽ của các cơ quan kiểm tra giám sát thừahành pháp luật Việc phân tích đánh giá hiện trạng tài chính của ngân hàng làđòi hỏi mang tính chất bắt buộc

Quản lý chi phí có hiệu quả sẽ giúp cho các ngân hàng thương mại hoạtđộng có lãi, tăng khả năng thanh toán và chi trả, tác động đến quá trình lưuthông và tái sản xuất của nền kinh tế

Thứ hai, đối với bản thân các ngân hàng thương mại, quản lý chi phí

chính là định hướng lớn cho hoạt động của mình để đi theo quy trình nhấtđịnh đã được pháp luật qui định để đạt được hiệu quả cao nhất nhưng phảiđảm bảo an toàn và theo đúng mục tiêu chung của nền kinh tế Cách thứcquản lý chi phí quyết định tính độc lập, sự thành bại của ngân hàng Trongquá trình kinh doanh, ngân hàng sẽ đạt hiệu quả cao khi biết cách áp dụngcách thức quản lý tốt và ngược lại họ sẽ bị thua thiệt khi buông lỏng quản lý.Đặc biệt trong xu thế hội nhập quốc tế hiện nay, không có cơ chế quản lýthích hợp thì có thể đi chệch hướng, vi phạm pháp luật Do đó có thể nói quản

lý chi phí đóng vai trò vô cùng quan trọng giúp cho ngân hàng kiểm soát đượcvấn đề tài chính của mình

Bất kỳ đơn vị nào khi tiến hành hoạt động kinh doanh đều có rất nhiềumục tiêu nhưng hầu hết đều có chung mục tiêu là tối đa hoá lợi nhuận Lẽđương nhiên đơn vị kinh doanh nào cũng buộc phải quan tâm đến tình hìnhchi phí của mình Ngân hàng thương mại với tư cách là đơn vị kinh doanhcũng không nằm ngoài mục tiêu trên Đồng thời do môi trường kinh doanhchưa được thuận lợi, nhiều khoản chi phí và thiệt hại phát sinh Hoạt độngkinh doanh luôn chứa đựng nhiều rủi ro, trong đó một số loại rủi ro ngân hàng

có thể chủ động phòng ngừa, có những loại rủi ro không thể khống chế được.Điều đó buộc các ngân hàng ngày càng quan tâm hơn đến các khoản chi phí,

tìm mọi cách hợp pháp để tiết kiệm các khoản chi phí một cách tương đối, đặcbiệt là các khoản chi phí quản lý Do đó trong quá trình hoạt động, ngân hàngphải thường xuyên cảnh giác, nghiên cứu phân tích, đánh giá, dự báo và cóbiện pháp phòng ngừa từ xa Một vấn đề hết sức quan trọng nữa là hiện nayhầu hết các ngân hàng đều thực hiện phân phối quỹ lương dựa vào kết quảhoạt động kinh doanh, lợi nhuận cao thì quỹ lương cao và ngược lại Do vậycác ngân hàng càng đặc biệt quan tâm tới việc quản lý chi phí.

Mặt khác, việc quản lý chi phí tốt là tiền đề quan trọng để Ngân hàng

có thể thực hiện định giá sản phẩm Vì trong ngân hàng có rất nhiều sản phẩmkhác nhau, do vậy để định giá sản phẩm ngoài các chi phí trực tiếp phát sinhliên quan đến sản phẩm còn có các chi phí chung và việc tính toán xác địnhcác mức chi phí hợp lý cho từng sản phẩm cũng là một phần của quá trìnhquản lý chi phí Căn cứ vào mức chi phí thực tế mà từng sản phẩm dịch vụphải chịu, Ngân hàng thương mại sẽ xác định mức chi phí chung để làm căn

cứ xây dựng giá của dịch vụ cung cấp ra Bên cạnh đó, công tác quản lý chiphí tốt còn là cơ sở để Ngân hàng thương mại cung cấp đầy đủ, chính xác, kịpthời số liệu để báo cáo cho các cơ quan quản lý và giúp tác nhân bên ngoài cóthông tin đầy đủ về tình hình hoạt động của ngân hàng

Như vậy, công tác quản lý chi phí là thật sự cần thiết không chỉ đối vớicác cơ quan quản lý nhà nước mà còn đối với bản thân các ngân hàng thươngmại giúp cho Ngân hàng kiểm soát được vấn đề tài chính của mình Do vậy,các Ngân hàng thương mại cần phải xây dựng cơ chế, phương thức quản lýchi phí đảm bảo hoạt động kinh doanh của Ngân hàng bền vững và phù hợptheo đúng mục tiêu tài chính đã đặt ra

1.2.4 Nội dung công tác quản lý chi phí trong ngân hàng thương mại

Quản lý chi phí là việc tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng về việc

sử dụng các chi phí, lập kế hoạch chi phí, theo dõi việc ghi nhận và thực hiện

chi phí này từ đó đưa ra quyết định nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng Với vaitrò quan trọng của việc quản lý chi phí và sự đa dạng hoá, cùng mức độ phứctạp của các khoản mục chi phí tại Ngân hàng thương mại đồng thời để việcquản lý có hiệu quả cần phải thực hiện các nội dung cơ bản sau:

1.2.4.1 Tổ chức bộ máy quản lý chi phí

Để thực hiện tốt công tác quản lý chi phí, các Ngân hàng thương mạixây dựng một bộ máy quản lý Tuy nhiên, tùy thuộc vào quy mô, mô hình tổchức cán bộ mà các ngân hàng thương mại có thể tạo lập bộ máy quản lý phùhợp nhưng phải đảm bảo hiệu quả, công bằng và thông thường các đối tượngtham gia vào bộ máy này bao gồm:

-I- Tại Hội sở chính: Chủ tịch Hội đồng quản trị, các Ủy viên Hộiđồng quản trị, Tổng giám đốc/phó tổng giám đốc phụ trách, các đơn vị giúpviệc

Bộ máy này có trách nhiệm xây dựng văn bản chế độ, hướng dẫn thựchiện các cơ chế, quy định của nhà nước và của Ngành có liên quan đến lĩnhvực quản lý tài chính như quy chế tài chính, quy định chế độ thu- chi tàichính, quy chế phân phối tiền lương Hàng năm, xây dựng kế hoạch tổng thể

về tài chính trong đó có kế hoạch về thu nhập của từng hoạt động trong toàn

hệ thống đồng thời kiểm tra, giám sát việc thực hiện kế hoạch, tổ chức tổnghợp đánh giá kết quả đạt được Trên cơ sở đó phân phối quỹ tiền lương theomức độ hoàn thành kế hoạch của từng đơn vị

-I- Tại chi nhánh, đơn vị thành viên: Giám đốc, Trưởng phòng tàichính kế toán, Trưởng phòng tổ chức hành chính, Trưởng phòng kế hoạchtổng hợp, Trưởng phòng quản lý rủi ro và một số phòng khác

Chức năng của bộ máy này: Lập kế hoạch, xây dựng định mức chi tiết

về chỉ tiêu doanh thu, chi phí, thu nhập, lợi nhuận.thực hiện các kế hoạch,

chỉ tiêu được giao, đánh giá kết quả đạt được và đề xuất các biện pháp cảitiến, kiến nghị các ý kiến vướng mắc lên Hội sở chính.

Một số Ngân hàng tách bạch giữa bộ phận tài chính và bộ phận kế toán.Trong đó, chức năng lập kế hoạch, theo dõi, quản lý chi phí được thực hiện tại

bộ phận tài chính

1.2.4.2 Xây dựng cơ chế quản lý chi phí

Là việc xây dựng hệ thống các văn bản, chế độ bao gồm các quy chế,quy định nội dung các khoản chi, quy trình thanh - quyết toán các khoản chiphí trong Ngân hàng dựa trên các quy định của cơ quan quản lý Nhà nước phùhợp với thực tế tình hình hoạt động và đặc thù trong hoạt động kinh doanh củaNgân hàng Cơ chế xác định rõ hơn đơn vi đầu mối thực hiện quản lý chi phí,các đơn vị phối hợp trong việc thực hiện quản lý chi phí bao gồm các khâu từviệc ghi nhận, lập kế hoạch, thực hiện đến quyết toán các khoản chi phí

Xây dựng các nguyên tắc trong việc chi hoạt động, việc hạch toán cáckhoản chi phí cũng được quy định một các chặt chẽ bằng văn bản Từngkhoản mục chi phí cần được theo dõi và hạch toán trên các tài khoản riêng.Việc ghi nhận chỉ được thực hiện khi có đầy đủ chứng từ hợp pháp, hợp lệtheo quy định

Cơ chế quản lý chi phí được xây dựng và áp dụng đồng bộ trên phạm vitoàn hệ thống, cho tất cả các đơn vị thành viên Điều này rất quan trọng đảmbảo cho công tác giám sát chi phí được thực hiện chặt chẽ và bài bản

Thiết lập định mức là công việc khó khăn nhất trong quá trình xây dựngmột hệ thống quản lý chi phí Các nhà quản lý thường sử dụng hai phươngpháp chủ yếu sau để xây dựng định mức chi phí đó là:

- Phương pháp thống kê kinh nghiệm: Phương pháp này thường được

áp dụng ở các doanh nghiệp có quy trình sản xuất ổn định Để xây dựng cácđịnh mức chi phí, người ta dựa vào số liệu trong quá khứ, tiến hành phân tích

và từ đó xây dựng định mức về lượng (lượng tiêu hao nguyên liệu, thời gianlàm việc ) Đồng thời, căn cứ vào tình hình thị trường, các quyết định tồnkho để xây dựng định mức về giá.

- Phương pháp phân tích kinh tế kỹ thuật: Để thực hiện phương phápnày kế toán viên phải phối hợp với nhân viên kỹ thuật để phân tích công xuấtthiết kế của máy móc thiết bị, phân tích quy trình công nghệ, phân tích hành

vi sản xuất để xây dựng các định mức chi phí

Trong thực tiễn, các nhà quản lý thường sử dụng phối hợp hai phươngpháp này để xây dựng các định mức chi phí Đối với phương pháp thống kêkinh nghiệm được sử dụng ở những phần/giai đoạn của quy trình sản xuấtmang tính ổn định (không có sự thay đổi) còn phương pháp phân tích kinh tế

kỹ thuật được sử dụng trong những phần/giai đoạn của quy trình sản xuất có

sự thay đổi về công nghệ hoặc phương pháp sản xuất

Đối với các Ngân hàng thương mại, căn cứ để xây dựng các định mứcchi phí theo quy định chung của pháp luật phù hợp với đặc điểm kinh tế - kỹthuật, ngành nghề kinh doanh, phù hợp với mô hình tổ chức và trình độ trang

bị của Ngân hàng thương mại

Việc xây dựng định mức cụ thể đối với từng loại chi phí giúp cho cácngân hàng thương mại quản lý chặt chẽ hơn quá trình thu - chi tài chính nội

bộ đồng thời dễ dàng áp dụng và tạo nên sự thống nhất cao về quản lý tàichính trong hệ thống ngân hàng Đây cũng là căn cứ để các ngân hàng thươngmại định giá sản phẩm dịch vụ và ngoài ra cũng tạo ra cơ chế quản lý chặtchẽ, tránh lãng phí, thất thoát tiền và tài sản của Nhà nước

1.2.4.3 Lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch chi phí

Việc quản lý chi phí bắt đầu từ việc lập kế hoạch, để quản lý tốt chi phícần có một kế hoạch cụ thể Kế hoạch chi phí là một bộ phận không thể thiếukhi xây dựng kế hoach tài chính của Ngân hàng thương mại Căn cứ định

hướng mục tiêu hoạt động trong năm trên các mặt quy mô, cơ cấu, tăngtrưởng và hiệu quả mà Ngân hàng thương mại xây dựng kế hoạch chi phí chonăm tài chính và phải được xây dựng phù hợp với kế hoạch kinh doanh củaNgân hàng thương mại Quá trình lập kế hoạch nói chung được thực hiện theochu trình tổng quát sau:

Sơ đồ 1-2: Quá trình lập kế hoạch chi phí của Ngân hàng thương mại

-I- Lập kế hoạch chi phí nhân viên: Việc lập kế hoạch được thực

hiện dựa trên kế hoạch về lợi nhuận thực hiện trong năm, số lượng cán bộ dựkiến Kế hoạch tổng chi phí tiền lương nhân viên của các Ngân hàng thươngmại được lập căn cứ tổng quỹ tiền lương kế hoạch Đối với các Ngân hàng

thương mại Nhà nước thực hiện quỹ lương nhân viên theo chính sách khoánthì chi phí tiền lương được xác định như sau:

Tổng quỹ tiền lương kế hoạch = Quỹ tiền lương kế hoạch theo đơn giá tiền lương + Quỹ tiền lương kế hoạch theo chế độ

Trong đó:

-Quỹ tiền lương kế hoạch theo đơn giá tiền lương =(Tổng thu Tổng chi phí chưa có lương) * Đơn giá tiền lương

nhập-+ Tổng thu nhập: là tổng các khoản thu theo chế độ tài chính hiện hành

+ Tổng chi phí chưa có tiền lương: là tổng các khoản chi phí của Ngânhàng thương mại theo chế độ, không bao gồm tiền lương và các khoản có tínhchất lương

+ Đơn giá tiền lương: Do các ngân hàng thương mại tự xây dựng căn

cứ vào các yếu tố: Số lượng lao động định biên của năm; mức lương tối thiểucủa Ngân hàng; tổng doanh thu, chi phí chưa bao gồm lương kế hoạch; các hệ

số lương, cấp bậc công việc bình quân, hệ số phụ cấp và được liên Bộ tàichính- Ngân hàng nhà nước- Bộ lao động thương binh xã hội thẩm định trướckhi thực hiện

- Quỹ tiền lương kế hoạch theo chế độ = Các khoản phụ cấp lương và

chế độ khác + Tiền lương của những ngày nghỉ được hưởng theo quy địnhcủa Bộ luật lao động

Như vậy, quỹ tiền lương của các Ngân hàng thương mại Nhà nướcđược xác định trên cơ sở thu nhập và chi phí thực tế Thu nhập càng cao vàchi phí càng thấp thì quỹ tiền lương càng lớn do đó kế hoạch tiền lương cómối quan hệ chặt chẽ với kế hoạch lợi nhuận

-I- Lập kế hoạch về chi phí tài sản: Được lập trên cơ sở tình hình

thực tế tài sản của Ngân hàng:

Chi phí tài sản = Chi phí khấu hao tài sản + Chi phí sửa chữa tài sản + Chi phí mua bảo hiểm tài sản + Chi phí mua sắm công cụ lao động

Trong đó:

- Chi phí khấu hao tài sản được xác định trên cơ sở hiện trạng của tàisản và kế hoạch trang bị, sử dụng các tài sản mới trong năm

- Chi phí sửa chữa tài sản được xác định trên cơ sở hiện trạng của tàisản và kế hoạch mua sắm mới tài sản trong năm của Ngân hàng

- Chi phí mua bảo hiểm tài sản được xác định trên cơ sở hiện trạng củatài sản, hợp đồng bảo hiểm với công ty bảo hiểm, tỷ lệ phí bảo hiểm dự kiến

- Chi phí mua sắm công cụ lao động được xác định trên cơ sở kế hoạchtài sản của Ngân hàng

-I- Lập kế hoạch các khoản chi quản lý công vụ: Hàng năm, kế

hoạch được xây dựng căn cứ vào số lượng cán bộ, các mức chi phí đã thưchiện trong năm tài chính trước Kế hoạch chi phí do Hội đồng quản trị/Tổnggiám đốc (đối với Ngân hàng thương mại không có Hội đồng quản trị) quyếtđịnh Kế hoạch chi phí có thể được lập theo tháng, quý, năm Căn cứ kế hoạchchi phí chung của toàn hệ thống, các Ngân hàng thương mại thực hiện giao kếhoạch cho từng đơn vị phụ thuộc

Kế hoạch chi phí là căn cứ để giám sát, đánh giá kết quả quản lý, điềuhành hoạt động kinh doanh của Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc các Ngânhàng thương mại

1.2.4.4 Hạch toán và theo dõi các khoản chi phí

Việc hạch toán chi phí cũng được quy định hết sức chặt chẽ và từngkhoản mục chi phí được hạch toán, theo dõi trên tài khoản riêng Ghi nhận chiphí chỉ được thực hiện khi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ vàtheo đúng quy định của ngành Thực hiện chế độ kế toán, thống kê, kiểm toántheo đúng quy định của pháp luật và tự chịu trách nhiệm về tính trung thực,tính chính xác của các số liệu trên bảng cân đối kế toán

Hiện nay, theo quy định của Ngân hàng Nhà nước, các Ngân hàngthương mại thực hiện hạch toán các khoản chi phí quản lý trên nhóm tàikhoản như sau:

- Nhóm tài khoản 85: Chi phí cho nhân viên