Tài liệu Đề tài: Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp doc

Để vươn tới mục tiêu này,doanh nghiệp nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lựctrong quá trình sản xuất kinh doanh.. Và hiện nay một ứng dụng công nghệ th

Bài luận

Đề Tài:

HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 3

I TỔNG QUAN VỀ ERP 4

I.1 Khái niệm, Các thành phần của ERP 4

I.2 Chức năng, vai trò 6

II ỨNG DỤNG MÔ HÌNH ERP 10

II.1 ERP làm thay đổi tư tưởng nhà quản trị 10

II.2 Những thuận lợi khi ứng dụng ERP 13

II.2 Những khó khăn khi ứng dụng ERP 14

II.2.1 Vấn đề từ phía đơn vị tư vấn, triển khai 14

II.2.1 Chi phí đầu tư lớn 14

II.2.3 Khó khăn về trình độ quản lý, nguồn lực bên trong doanh nghiệp 15

III ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ 18

TÀI LIỆU THAM KHẢO 21

LỜI MỞ ĐẦU

Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày càng gay gắt buộcdoanh nghiệp luôn tìm kiếm giải pháp để có thể nâng cao ưu thế so với đối thủ, quản lýdoanh nghiệp, cung ứng sản phẩm cho khách hàng tốt hơn Để vươn tới mục tiêu này,doanh nghiệp nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lựctrong quá trình sản xuất kinh doanh

Với sự bùng nổ của công nghệ thông tin hiện nay, doanh nghiệp đã có sự hỗ trợ rấtnhiều khi nâng tầm quản lý doanh nghiệp thông qua công cụ hữu hiệu là các hệ thốngphần mềm quản trị doanh nghiệp Việc áp dụng các phần mềm này ngày càng trở nên phổbiến và thiết yếu với doanh nghiệp

Và hiện nay một ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đang ngày càng trởnên phổ biến và hữu ích đối với các doanh nghiệp trên phạm vi toàn thế giới là ERP(Enterprise Resource Planning) – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Đây là phươngtiện hiện đại, sử dụng công nghệ thông tin để quản lý tất cả các nguồn lực của doanhnghiệp (nhân lực, tài chính, phương tiện và tư liệu sản xuất )

Ngoài chức năng quản lý, ERP còn đảm nhận luôn nhiệm vụ phân tích, kiểm trathực trạng sử dụng nguồn lực với mọi mức độ cập nhật phù hợp theo yêu cầu của nhàquản lý Vậy với những tính năng ưu việt của nó đã đem lại kết quả gì cho doanh nghiệp?Vận dụng thế nào mới gọi là hợp lý? Và doanh nghiệp Việt Nam đã vận dụng thành cônghay chưa? Nếu chưa thì doanh nghiệp cần phải làm gì để có thể vận dụng thành công hệthống này? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu qua phân tích dưới đây

I TỔNG QUAN VỀ ERP

I.1 Khái niệm,Các thành phần của ERP

ERP (Enterprise resources Planning) - Hệ thống hoạch định nguồn lực doanhnghiệp là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của doanh nghiệpđược hỗ trợ bởi bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ ứng dụngquản lí sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất, có thể tự động hoá các quy trìnhquản lý

Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P đã thể hiện hầu như trọn vẹn ý nghĩa của giảipháp quản trị doanh nghiệp mới này

R (Resource - Tài nguyên)

Trong kinh doanh, Resource là nguồn lực nói chung bao gồm cả tài chính, nhân lực

và công nghệ Tuy nhiên, trong ERP, ta phải hiểu Resource theo nghĩa hẹp hơn là tài

nguyên, tức là những nguồn lực được chọn lọc kĩ lưỡng, đạt chất lượng để có thể thựchiện tốt mục tiêu là tạo ra giá trị mới cho doanh nghiệp Việc ứng dụng ERP vào hoạtđộng quản trị công ty đòi hỏi chúng ta phải biến các nguồn lực thành tài nguyên bằngcách thay đổi văn hóa kinh doanh cả bên trong và ngoài công ty Cụ thể là:

- Làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty

- Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận nhưng đảmbảo luôn có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận

- Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất

- Cập nhật chính xác, kịp thời tình trạng nguồn lực của công ty

P (Planning - Hoạch định)

Hoạch định là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ công ty lên kế hoạch ra sao?

Thứ nhất, ERP tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quá trình

điều hành sản xuất, kinh doanh của công ty Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính toánchính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu

nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng… Cách làm này cho phép công tyluôn có đủ vật tư sản xuất, mà không để tồn kho quá lớn gây đọng vốn

Thứ hai, ERP là công cụ hỗ trợ trong việc lên kế hoạch cho các nội dung công

việc, nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như hoạch địnhchính sách giá, chiết khấu, các hình thức mua hàng, hỗ trợ tính toán ra phương án muanguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu… Đây là biện pháp giúp bạn giảm thiểusai sót trong các xử lý nghiệp vụ

Thứ ba, ERP tạo ra mối liên kết văn phòng công ty – đơn vị thành viên, phòng ban

– phòng ban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành nên các quy trình xử lý nghiệp vụ

mà mọi nhân viên trong công ty phải tuân theo

Các thành phần của ERP:

ERP là một hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một kiến trúctổng thể, giúp doanh nghiệp: Hoạch định, thực hiện, kiểm soát, ra quyết định Triển khaiERP là quá trình tin học hóa toàn diện các hoạt động của doanh nghiệp dựa trên các quitrình quản lý tiên tiến Mọi hoạt động của doanh nghiệp sẽ do phần mềm máy tính hỗ trợ

và thực hiện các qui trình xử lý một cách tự động hoá, giúp cho các doanh nghiệp quản lýcác hoạt động then chốt

Đặc điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm sống có thể mở rộng và pháttriển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấutrúc của chương trình ERP thay thế các hệ thống máy tính riêng lẻ ở các bộ phận trongmột doanh nghiệp bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệkhác nhau nhưng thống nhất với nhau Phần mềm ERP rất linh động trong việc cài đặt cácphân hệ theo yêu cầu doanh nghiệp Các doanh nghiệp có thể yêu cầu cài đặt một vàiphân hệ mà doanh nghiệp cần, các phân hệ còn lại còn lại có thể cài đặt sau mà không ảnhhưởng đến hệ thống

Một phần mềm ERP thì phải có các tính năng như: cho phép quản lý đa tiền tệ, quản

lý nhiều công ty, nhiều chi nhánh; có giao diện đa ngôn ngữ; cho phép copy vào - ra với

Excel, có khả năng phân tích dữ liệu Drill-Down…Các phân hệ cơ bản của một phầnmềm ERP điển hình có thể như sau:

1 Kế toán tài chính (Finance)

2 Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)

3 Quản lý mua hàng (Purchase Control)

4 Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)

5 Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)

6 Quản lý dự án (Project Management)

7 Quản lý dịch vụ (Service Management)

8 Quản lý nhân sự (Human Resouce Management)

9 Báo cáo quản trị (Management Reporting)

10 Báo cáo thuế (Tax Reports)

Đối với các phần mềm ERP hiện đại thì ngoài các phân hệ trên còn có thêm các giảipháp kết nối liên kết với các thiết bị mã vạch, kết nối với các máy tính cầm tay PDA phục

vụ đội ngũ bán hàng di động, kết nối với điện thoại di động phục vụ cho truy nhập từ xa

và không dây…

I.2 Chức năng, vai trò

ERP được xem là một giải pháp quản trị doanh nghiệp thành công nhất trên thế giớihiện nay Vì vậy, ERP là xu thế tất yếu của quản trị doanh nghiệp vì bản thân xu thế này

là hệ quả của 3 xu thế quan trọng khác, đó là:

Thứ nhất, thông tin trở thành một lợi thế cạnh tranh Internet đang thay đổi thế giới

hàng ngày, hàng giờ và trong tương lai mọi công ty đều sẽ sử dụng internet

Thứ hai, thông qua toàn cầu hoá, sự cạnh tranh quốc tế sẽ thay thế dần cạnh tranh

nội địa Trong tương lai gần, một công ty không có khả năng cạnh tranh quốc tế sẽ thấtbại ngay tại thị trường nội địa

Thứ ba, nhu cầu thị trường thay đổi với tốc độ chóng mặt do khách hàng ngày càng

được coi trọng hơn và yêu cầu của họ cũng ngày càng cao, nên chỉ có những công ty cókhả năng phản ứng nhanh mới có khả năng tồn tại và phát triển

Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính "Tổng thể hữu cơ" do các phân hệ

có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Vì thế, ERP sẽ mô phỏng và quản lý các hoạt động

của doanh nghiệp theo quy trình Việc quản lý tuân theo các quy trình này sẽ đem lại

những giá trị cho doanh nghiệp như:

- Bảo tồn và phát triển nhanh vốn sở hữu

- Quản lý và tối ưu hóa nguồn lực ở mức độ cao nhất

- ERP quản lý từ trước khi có giao dịch, kế toán quản lý sau khi có phát sinh

- Thiết lập quy trình hoạt động tránh xáo trộn không cần thiết

- Loại bỏ những khoảng trống thông tin, phòng tránh rủi ro

- Làm hài lòng cổ đông và khách hàng

- Tạo ra giá trị thặng dư cao nhất

- Phát triển thị phần và thương hiệu

Tuy nhiên, thời điểm, mô hình, cách thức triển khai như thế nào cho phù hợp thì mỗidoanh nghiệp cần được tư vấn kỹ càng, chuẩn bị đầy đủ trước khi áp dụng ERP Nếu ứngdụng thành công ERP, doanh nghiệp sẽ thực sự lột xác, không chỉ nâng tầm doanh nghiệp

mà còn cho tất cả thành viên của doanh nghiệp, sẵn sàng hội nhập vào thương trườngquốc tế

Tái cấu trúc doanh nghiệp (TCT) để ứng dụng ERP

Như đã biết, ứng dụng ERP vào quản lý là một bước phát triển tất yếu sau nhiều nămcác doanh nghiệp đã áp dụng các hệ thống phần mềm kế toán tài chính Tuy nhiên, khôngphải doanh nghiệp nào cũng dùng được ERP vì hệ thống này chỉ dành cho những doanh

nghiệp thực sự hướng tới một văn hoá quản lý rành mạch, nghiêm túc Do đó, để có thể ápdụng ERP, doanh nghiệp phải chuẩn hoá được quy trình nghiệp vụ thông qua việc tái cấutrúc (TCT).

Công việc TCT thường gồm 4 phần chính:

Điều chỉnh cơ cấu hoạt động: điều chỉnh các mục tiêu chiến lược, ngành nghề kinh doanh, chủng loại sản phẩm bán trên thị trường, địa bàn hoạt động …

Điều chỉnh cơ cấu tổ chức bộ máy: tái tổ chức về cơ cấu DN, tái bố trí chứcnăng,phân công nhiệm vụ - quyền hạn của các bộ phận, các cấp quản lý, các chứcdanh…

- Điều chỉnh cơ cấu thể chế: điều chỉnh các cơ chế - chính sách thông qua sự rà soát,thay đổi hợp lý hóa từ các quy trình công việc đến các quy chế, quy định

- Điều chỉnh cơ cấu nguồn lực: điều chỉnh cơ cấu đầu tư, cơ cấu danh mục tài sản,

cơ cấu tài chính và tái phân bổ sử dụng các nguồn lực phù hợp với chiến lược kinhdoanh trong giai đoạn mới

Việc xác định đâu là hạt nhân chính của quá trình TCT ở mỗi doanh nghiệp là rất khácnhau và người đứng đầu cần phải có khả năng nhận biết chính xác đâu là mục tiêu chínhcủa việc TCT trước khi tiến hành Ví dụ như, ở tập đoàn FPT, TCT nằm ở việc điều chỉnh

cơ cấu tổ chức bộ máy và thể chế, trong khi ở công ty Mía đường Lam Sơn thì TCT lạinằm ở việc điều chỉnh cơ cấu hoạt động Trên thực tế, phần lớn các doanh nghiệp xemviệc điều chỉnh cơ cấu hoạt động và cơ cấu nguồn lực là hạt nhân của toàn bộ quá trình.Trong thuật ngữ tiếng Anh có 3 từ đồng nghĩa là “TCT” Tuy nhiên, bản chất của nó

3 Down-sizing (tinh gọn cấu trúc): một hình thức TCT để cắt giảm chi phí – có thể phốihợp giữa “ TCT” và “TCT Quy trình”, thích hợp trong trường hợp kinh tế suy thoái nhưhiện nay.

Vì vậy, việc xác định đúng đắn loại hình TCT để triển khai ERP là việc quan trọng

cơ bản đối với doanh nghiệp Rất nhiều doanh nghiệp đã thực hiện công việc TCT mộtcách chủ động nhờ sự hỗ trợ đắc lực của ERP Thông qua đó, doanh nghiệp có thể tập hợpcác luồng thông tin để xây dựng các kịch bản giả định (What-if Analysis) cho TCT mộtcách tương đối chính xác giúp cho ban lãnh đạo có nhiều phương án lựa chọn

Thực tế, ERP chỉ có tác dụng hỗ trợ quá trình TCT , giúp lãnh đạo nhanh chóng cócái nhìn thông suốt, dễ dàng trong việc phát hiện các yếu tố mất cân bằng nội tại hoặc chủđộng trong việc xác lập các kịch bản giả định, tái định hướng luồng thông tin… Đâykhông phải là giải pháp TCT doanh nghiệp Rất nhiều doanh nghiệp TCT thành công màkhông cần tới ERP Nhà lãnh đạo phải xem xét TCT một cách chủ động hằng năm hoặctrong các hoạt động điều chỉnh chiến lược Việc đó sẽ giúp doanh nghiệp luôn tối ưuđược các nguồn lực và xác định mục tiêu kinh doanh hợp lý

II ỨNG DỤNG MÔ HÌNH ERP

II.1 ERP làm thay đổi tư tưởng nhà quản trị.

Trong quá trình quản trị một tổ chức (doanh nghiệp), nhà quản trị không chỉ

hoạch định chiến lược phát triển tổ chức và thiết kế một cơ cấu tổ chức để vận hành, màquan trọng là phải đưa ra những tác động điều khiển để hướng những nỗ lực của conngười vào việc thực hiện các mục tiêu đề ra với hiệu quả cao nhất Trong đông thái quản

lý và điều khiển ấy, với bối cảnh KHKT ngày càng tiến bộ, thì việc áp dụng những thànhtựu trong lĩnh vực này vào hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp là điều tất yếu và bắtbuộc Muốn lãnh đạo, nhà quản trị phải là người đi trước, tức là thấy trước được vấn đề vànhìn trước được tính hiệu quả hay ưu nhược của các hình thức phương pháp quản trị.Vàmột trong những thành tựu đáng kể tiên phong trong việc quản lý một cách khoa họcngày nay đó là ERP

Trước đây, các tư tưởng quản trị truyền thống được áp dụng trong các doanh

nghiệp như quản trị khoa học của F.Taylor , quản trị về khách hàng (marketing cổ điển),

và quản trị về tâm lý nhân viên, chất lượng sản phẩm Những tư tưởng quản trị đó đãtrải qua 1 quá trình áp dụng lâu dài và cho đến ngày hôm nay thì 1 số tư tưởng đã bi lạchậu đi nhiều: tư tưởng về quản trị khoa học (chỉ quan tâm đến việc sản xuất ra bao nhiêusản phẩm, giá càng rẻ càng tốt chứ ko quan tâm đến khách hàng thật sự cần gì) còn 1 sốkhác do được áp dụng rộng rãi nên đã mất đi lợi thế về cạnh tranh

Ngày nay, Bắt đầu từ khi khoa học kĩ thuật phát triển thì việc áp dụng công nghệ

thông tin vào sản xuất và quản trị là việc làm bắt buộc, và ERP chính là 1 thành tựu củakhoa học kỹ thuật, nó đồng bộ hóa tất cả các hệ thống quản lý về kế toán, tồn kho, kháchhàng đểhỗ trợ tối đa cho các nhà quản trị đồng thời giúp cho hoạt động kinh doanhtrong công ty trở nên dễ dàng và nhanh chóng, đặc biệt là các công ty và tập đoàn đa quốcgia có nhiều chi nhánh

Điều quan trọng là :nhà quản lý phải biết cách sử dụng ERP một cách hợp lý và

tuân thủ đúng những quy tắc trình tự nó đòi hỏi, chỉ thế mới mang lại được hiệu quả và lợiích tối đa từ phương pháp này

Sự xuất hiện của ERPđãlàm thay đổi tư tưởng của nhà quản trị:

- Những phương pháp cũ đã trở nên lỗi thời và không còn hiệu quả, tư tưởng quảntrị luôn cần phải đổi mới để theo kịp tiến độ phát triển như vũ bão của nền kinh tế hiệnnay Khoa học công nghệ- mà ở đây là ERP, là chìa khóa then chốt đưa đến tối đa hóa lợinhuận và tăng cường sức cạnh tranh

- Cho nhà quản trị thấy sự cần thiết phải áp dụng công nghệ tiên tiến trong cơ chếquản lý và kiểm soát hoạt động doanh nghiệp=> loại bỏ những bước thủ công và thủ tụcrườm rà

- Nó cũng đòi hỏi việc phải tuyển chọn nhân viên có trình độ cao để có thể nắmbắt, gắn kết với phương pháp mới, thích ứng với sự phát triển ngày càng nhanh và manglại hiệu quả cao

- Nhờ có ERP, nhà quản trị cũng sẽ nhận thức được ngày càng có nhiều phươngpháp để nâng cao hiệu quả quản lý cũng như sản xuất kinh doanh, từ đó tìm hiểu và ápdụng nhiều phương pháp mới để tìm ra con đường thích hợp nhất cho DN mình

- Cho thấy sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường, và để vượt qua đối thủcạnh tranh, nhà quản lý cần phải xác định chính xác mục tiêu hoạt động và đưa ra cácphương thưc quản lý chính xác, phù hợp

VÍ DỤ:Sự tối ưu hóa quả lý nguồn nhân lực doanh nghiệp Nestle với ERP

Nestle USA hình thành từ cuối những năm 80 đầu những năm 90 thông quachuyển nhượng thương mại, đây là sự hợp nhất các thương hiệu độc lập của Nestle và tổchức lại thành Nestle USA Song đến năm 1991, công ty mới thành lập vẫn tiếp tục hoạtđộng với nhiều phân nhánh riêng biệt thay vì một tổ chức hợp nhất