TIỂU LUẬN NGHIỆP VỤ TRUYỀN THÔNG đề TÀI TRÌNH BÀY NGẮN GỌN CÁC TÌNH HUỐNG VÀ KĨ NĂNG TRUYỀN THÔNG NHÓM GIỚI THIỆU QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỌP BÁO

Về cơ bản , họp báo là một hoạt động truyền thông nhóm, được tổ chức để phát báo cũng được công bố để trả lời các vấn đề về quan hệ công chúng cụ thể.. Sử dụng những kiến thức được học t

U Ỷ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA VĂN HÓA DU LỊCH – NGÀNH QUỐC TẾ HỌC

TI ỂU LUẬN

H ỌC PHẦN: NGHIỆP VỤ TRUYỀN THÔNG

ĐỀ TÀI 8: TRÌNH BÀY NGẮN GỌN CÁC TÌNH HUỐNG VÀ KĨ NĂNG TRUY ỀN THÔNG NHÓM GIỚI THIỆU QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỌP

BÁO

Sinh viên thực hiện: Lê Vũ Bình MSSV: 3118540013

NH ẬN XÉT VÀ CHO ĐIỂM CỦA GIẢNG VIÊN

Họ và tên giảng viên:

Đánh giá thái độ và sự cố gắng của sinh viên trong quá trình làm tiểu luận:

Đánh giá chung về nội dung của tiểu luận :

Chấm điểm của giảng viên

Giáo viên hướng dẫn

M ỤC LỤC

NHẬN XÉT VÀ CHO ĐIỂM CỦA GIẢNG VIÊN 1

MỞ ĐẦU 4

1 Lý do ch ọn đề tài: 4

Đề tài : Trình bày ngắn gọn các tình huống và kỹ năng truyền thông nhóm Giới thiệu quy trình tổ chức họp báo 5

Kỹ năng tuyền thông nhóm: 5

Khái niệm: 5

Tình huống truyền thông nhóm và các kỹ năng cơ bản: 5

BƯỚC 1: QUÁ TRÌNH CHUẨN BỊ HỌP BÁO: 6

Khi nào cần tổ chức họp báo: 6

Lập kế hoạch 6

Thông báo và chờ đợi phản hồi từ cơ quan quản lý báo chí bằng văn bản, rà xoát lại địa điểm họp báo 7

Chuẩn bị tập tài liệu nội dung thông tin 8

Duyệt lại kịch bản và lựa chọn MC: 8

BƯỚC 2: TRONG QUÁ TRÌNH HỌP BÁO 9

Đón khách 9

Bảo đảm an ninh và trang thiết bị: 9

Phát biểu trong họp báo 10

BƯỚC 3: CÁC CÔNG TÁC HẬU HỌP BÁO 11

KẾT LUẬN: 12

TÀI LIỆU THAM KHẢO: 13

M Ở ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

phương tiện truyền thông Thật khó để một sản phẩm vừa mới xuất hiện chiếm được sự chú ý và tin tưởng của người tiêu dùng Để làm được điều đó, các doanh

nhanh nhất chính là tổ chức một cuộc họp báo

Về cơ bản , họp báo là một hoạt động truyền thông nhóm, được tổ chức để phát

báo cũng được công bố để trả lời các vấn đề về quan hệ công chúng cụ thể Đây là một cách nhanh và hiệu quả để được công chúng và báo giới biết đến

thể nào mong muốn khẳng định hình ảnh của mình trong lòng báo chí và công chúng Sử dụng những kiến thức được học trong quá trình giảng dạy của giảng viên, kết hợp với các lý thuyết trong giáo trình “Truyền thông – Lý thuyết và kỹ năng cơ bản” của nhà xuất bản thông ting và truyền thông, tiểu luận này sẽ trình bày Trình bày ngắn gọn các tình huống và kĩ năng truyền thông nhóm và Giới thiệu quy trình tổ chức họp báo

Đề tài : Trình bày ngắn gọn các tình huống và kỹ năng truyền thông nhóm

Gi ới thiệu quy trình tổ chức họp báo

K ỹ năng tuyền thông nhóm:

Khái ni ệm:

Là hoạt động truyền thông được thực hiện và tạo ảnh hưởng trong phạm vi từng

1-1 nhóm truyền thông trong nhóm

Truyền thông 1- 1 nhóm là hoạt động truyền thông mà nhà truyền thông hướng

giảng bài cho một lớp học chứ không phải từng người một trong số 30 sinh viên đó chịu ảnh hưởng riêng lẻ của truyền thông Trong khi đó, truyền thông trong nhóm được chia ra làm 2 loại: truyền thông giữa các cá nhân trong nhóm hoặc giữa nhóm nhỏ và nhóm lớn Dựa vào khái niệm này, sẽ có các ví dụ tương ứng Truyền thông

Trong khi đó truyền thông giữa một tập thể sinh viên báo chí với các 2 sư đoàn bộ đội thuộc quân khu 7 là truyền thông giữa nhóm nhỏ và nhóm lớn

Tình hu ống truyền thông nhóm và các kỹ năng cơ bản:

• T ổ chức buổi nói chuyện hoặc trình bày:

Ưu thế:

Ngôn ngữ nói biểu hiện bằng chuỗi âm thanh, tiếp nhận bằng thính giác Mang tính

huống, điều kiện Có thể sử dụng thành ngữ, tục ngữ , các câu châm ngôn để biểu đạt thông điệp một cách ngắn gọn dễ hiểu mà không cần phải nhiều lời Ngôn ngữ

H ạn Chế:

Ngôn ngữ nói xuất hiện theo thời gian tuyến tính nên nếu không làm chủ được cảm

dễ bị gián đoạn, có tác động hẹp và tốc độ truyền tin chậm Ngoài ra một hạn chế

đáng lưu ý nữa là Nếu số lượng người nghe quá đông thì khó lòng thu thông tin và phản hồi và điều chỉnh cho thích hợp Phụ thuộc nhiều vào chủ đề phát biểu và sức hấp dẫn trong cách trình bày

QUY TRÌNH T Ổ CHỨC HỌP BÁO:

BƯỚC 1: QUÁ TRÌNH CHUẨN BỊ HỌP BÁO:

Khi nào c ần tổ chức họp báo:

Người ta cần tổ chức họp báo khi có nhu cầu tuyên bố về một vấn đề, một sự kiện quan trọng hay cần tạo ra một sự quan tâm, chú ý của truyền thông và dư luận xã

xã hội hấp dẫn nếu được tổ chức tốt sẽ trở thành một nguồn tin quan trọng cho hoạt động truyền thông của nhiều cơ quan truyền thông, từ đó tăng ảnh hưởng của

theo ba bước

L ập kế hoạch

Trước khi tổ chức họp báo cần lập kế hoạch và xác định mục tiêu của buổi họp báo Việc này sẽ giúp nhà tổ chức dễ dàng lựa chọn chủ đề cũng như thông điệp truyền thông truyền tải đến doanh nghiệp, từ đó mới có thể đi đến việc họp với ban lãnh đạo doanh nghiệp hoặc tổ chức Sau đó cần xác định thời lượng ,và khách mời của buổi họp báo Đây là bước rất quan trọng giúp chúng ta nắm bắt những nội dung

Văn bản PR gửi ban lãnh đạo để xét duyệt tổ chức họp báo, Kế hoạch và chi phí tổ chức họp báo bao gồm cả báo đài và các bên liên quan, kịch bản và phân công theo

Sở Văn Hóa Thể Thao và Du Lịch, Cục Nghệ Thuật Biểu Diễn và Sở Văn Hóa Thông Tin Hồ sơ này thường gồm 3 loại giấy tờ: Đơn xin cấp phép tổ chức họp báo theo mẫu; bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; các giấy

tờ liên quan đến mục đích tổ chức, nội dung chương trình họp báo, chương trình

thường được viết theo mẫu như sau: Ở phần đầu là “địa danh, ngày, tháng, năm”

và tiêu đề đơn xin phép họp báo ở phần nội dung, phía công ty cần điền những thông tin cá nhân của người đại diện làm đơn và nêu nguyện vọng muốn đề nghị

sở thông tin và truyền thông mở một cuộc họp báo Kế tiếp, cần nếu ngắn gọn Mục đích, nội dung thời gian họp báo, thành phần tham dự và các chi tiết kèm theo như ( Tài liệu, hiện vật, chiếu phim) Ở cuối đơn, người làm đơn cần cam kế cam kết

hành rồi ký tên

Thông báo và ch ờ đợi phản hồi từ cơ quan quản lý báo chí bằng văn bản, rà xoát l ại địa điểm họp báo

Dựa vào bản kế hoạch, liên hệ với các cơ báo/đài nào và khách mời sẽ tham dự Gửi họ thư mời và chờ họ phản hồi để chốt số khách tham gia với phía địa điểm tổ

hợp

Địa điểm tổ chức họp báo góp phần tạo nên sự thành công hay thất bại của buổi họp báo Nó cần phải đáp ứng được các yêu cầu về không gian, như độ rộng và cách trang trí, các trang thiết bị có đáp ứng được nhu cầu của phía tổ chức Việc giao thông tới địa điểm có gặp trở ngại gì không, bãi đậu xe có đủ sức chứa phương tiện của khách mời Các trung tâm hội nghị, phòng họp của các khách sạn sang trọng luôn là lựa chọn hàng đầu để đáp ứng những nhu cầu đó Ngoài ra, có thể lựa

cầu cần thiết Sau khi đã xác định được địa điểm, cần đề xuất nó cho ban Lãnh Đạo duyệt đồng thời gửi bảng tổng kết các khoản chi cho họp báo như giá thuê địa điểm, danh sách thuê mướn và chi phí cho các phương tiên nghe nhìn như loa, màn hình Led lớn và các đạo cụ trang trí để được quyết định hoặc điều chỉnh sớm song song với việc lên danh sách khách mời tham dự gồm báo đài , khách VIP và khách bình thường, phía ban tổ chức cũng cần lựa chọn các phương tiện truyền thông đa dạng ( báo chí truyền thống, báo mạng, mạng xã hội …) để có thể truyền tải đúng

bị tài liệu họp báo như tờ rơi và tờ thông cáo báo chí, trình bày đơn giản, dễ hiểu nhưng đầy đủ thông tin Trước khi diễn ra họp báo, cần xác nhận lại với các nhà

báo, phóng viên, khách mời để xác nhận sự có mặt của họ tại buổi họp báo, từ đó

có các phương án dự phòng

Chu ẩn bị tập tài liệu nội dung thông tin

Chuẩn bị tài liệu để phát cho các nhà báo tham gia họp báo: Tài liệu họp báo tốt nhất nên trình bày theo cách đơn giản, dễ hiểu, nhưng vẫn đầy đủ thông tin Quan

bao gồm 3 phần Phần đầu bao gồm tên công ty, số hiệu, địa danh ngày, tháng năm, với tiêu đề là thông cáo bái chí Phần kế tiếp là nội dung của thông cáo báo chí sẽ

được xác minh, có kết quả xử lý, nêu những vấn đề còn tồn đọng, đang chờ xác minh, giải quyết, nêu lên quan điểm đánh giá, hướng xứ lý, ý kiến và đề nghị của

đốc công ty; đóng dấu của công ty Thông tin liên hệ, liên lạc, nơi nhận và tài liệu đính kèm ( nếu có)

Duy ệt lại kịch bản và lựa chọn MC:

Kịch bản cần có đầy đủ chi tiết về nội dung, thời gian, nhiệm vụ của từng thành viên được viết và, lập bảng phân công công việc cụ thể cho từng bộ phận để tiện

chọn MC phù hợp với tính chất buổi hop báo MC phải nhanh nhạy, biết ứng phó với các tình huống xấu có thể xảy ra 1 tuần trước buổi họp báo, cần cung cấp cho

MC những thay đổi ( Nếu có) Trong kịch bản như thứ tự đọc tên các đại biểu, lời chào mừng và lý do khi mạc chương trình, lý do kết thúc chương trình… Hướng dẫn cách trả lời những câu hỏi khó và cách tháo gỡ vấn đề gây tranh cãi Những người được giao nhiệm vụ trả lời câu hỏi của nhà báo thì cần được chuẩn bị trước

trình và các lưu ý Trong quá trình duyệt hương trình, cần kiểm tra chắn chắn các

trang thiết bị âm thanh ánh sáng hoạt động bình thường, nếu có hư hỏng cần báo ngay cho ban tổ chức để thay mới kip thời

B ƯỚC 2: TRONG QUÁ TRÌNH HỌP BÁO Đón khách

Bộ phận đón khách cần lưu ý phải luôn tươi cười và tận tình hướng dẫn khách mời

sẻ trên mạng xã hội để đạt hiệu ứng truyền thông Riêng với khách VIP và báo chí, cần sắp xếp một khu vực riêng và có nhân viên phụ trách Khi nào họ đến thì nhân

điền thông tin và những tài liệu và quà tặng( tiền được đặt trong phong bì, các phần quà lưu niệm, phiếu giảm giá khi mua sản phẩm của nhà tài trợ ) Nếu j

đứng ở bàn tiếp Báo chí (khu vực đón khách, báo chí, khách VIP…) khi nào nhà báo đến nhân viên lễ tân sẽ hướng dẫn nhà báo đến bàn báo chí, phát tài liệu và lấy thông tin của nhà báo (tên nhà báo, đến từ báo/đài nào, địa chỉ email, số điện thoại…) Nếu vì lý do gì đó mà không thể gửi tặng được quà lưu niệm trước khi

thúc

Cần đảm bảo với phía lễ tân của nơi tổ chức sự kiện để họ chuẩn bị trước đô ăn nhẹ

và nước uống để phục vụ cho khách mời trong quá trình tổ chức sự kiện

B ảo đảm an ninh và trang thiết bị:

Đảm bảo các thiết bị kỹ thuật hoạt động trơn tru, an ninh được đảm bảo, khả năng

pháp khắc phục và kịp thời xử lý để không làm ảnh hưởng đến sự kiện.Các bộ phận cần phối hợp nhuần nhuyễn, đáp ứng đủ yêu cầu về thời gian của sự kiện

Phát bi ểu trong họp báo

Khi bắt đầu buổi họp báo, Phía MC cần tuyên bố lý do tổ chức buổi họp báo và giới thiệu các thành phần của ban tổ chức, các nhà tài trợ, các khách VIP và đại diện của báo chí và truyền thông MC cần đọc đúng tên và trôi chảy, tránh việc đọc sai hay nói lắp Nếu có thay đổi gì trong kịch bản, Phía ban tổ chức cần thông báo ngay cho MC để tránh những sự cố đáng tiếc

Tiếp sau đó, phía ban tổ chức sẽ phát biểu nội dung chính của buổi họp báo Nếu họp báo về giới thiệu sản phẩm, phía ban tổ chức sẽ nói về những đặc tính của sản

dung chính của bộ phim Cần nêu lên những đóng góp của nhà tài trợ và thể hiện mong muốn nhận được sự giúp đỡ từ phía báo chí và truyền thông Phía kỹ thuật

của ban tổ chức Trong quá trình phát biểu, phía lễ tân cần đảm bảo đồ ăn nhẹ và nước uống cho khách mời

Kế tiếp là phần giải đáp thắc mắc của phóng viên Khi trả lời phỏng vấn của báo chí, phía ban tổ chức cần chú ý đến thông tin, từ ngữ, tác phong và giọng điệu để

chính xác về nội dung mình cần phát biểu, cần bám sát kịch bản để tránh trường hợp tiết lộ những thông tin chưa được phép đến với báo chí truyền thông Ví dụ,

những tình tiết quan trọng và cái kết của bộ phim Nếu phỏng vấn về một sản phẩm thì không nên đào quá sâu vào điểm yếu của sản phẩm đó Phía báo chí sẽ luôn tìm cách đặt ra những câu hỏi khó, phía ban tổ chức cần trả lời với phong thái tự tin, sử dụng từ ngữ chuẩn xác và cẩn thận đẻ bảo đảm sự yên tâm cho báo chí và công chúng Nếu phía báo chí có hỏi về đời tư hay những vấn đề nhạy cảm của một

nhân

Ở phần kết của họp báo, phía ban tổ chức và MC cần một lần nữa cảm ơn sự tham gia của các khách mời và báo chí, có thể mời họ ở lại để dùng tiệc nhẹ Khi khách

Downloaded by nhung nhung (nhungnguyen949595@gmail.com)

ra về, bộ phận để tân cần chào hỏi và cảm ơn sự có mặt của họ trong chương trình họp báo

BƯỚC 3: CÁC CÔNG TÁC HẬU HỌP BÁO

Sau khi kết thúc buổi họp báo, phía ban tổ chức cần điều động nhân viên hỗ trợ dọn dẹp bàn ghế và các trang thiết bị, trả lại các hạng mục in ấn ( Backdrop,

liệu cần thiết để có thể tiện sử dụng trong các kỳ họp báo sau

Sau đó, cần nhanh chóng viết email cảm ơn nhà báo, phía truyền thông và khách

trình phát sóng, thông báo cho các bên liên quan để họ theo dõi

Đánh giá đúc kết kinh nghiệm sau khi kết thúc họp báo: Sau mỗi lần họp báo, ban

tiếp tại buổi họp báo Sử dụng mạng xã hội và các phương tiện khác để thu nhận ý

cần thu thập thông tin này để viết báo cáo tổng kết về những kết quả đã làm được trong họp báo, nêu lên những mặt ổn và những mặt còn chưa được để có thể rút

Downloaded by nhung nhung (nhungnguyen949595@gmail.com)

K ẾT LUẬN:

Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, khi các phương tiện truyền thông hiện đại có kết nối mạng internet đã phủ sóng khắp mọi nơi thì việc có được công chúng biết đến và tin tưởng không phải là dễ dàng Để có được ấn tượng sâu sắc trong lòng công chúng và báo đài, đòi hỏi các cá nhân và tổ chức phải nắm rõ quy trình

Tổ chức họp báo là một hoạt động truyền thông nhóm để tuyên bố về một vấn đề, một sự kiện quan trọng hay cần tạo ra một sự quan tâm, chú ý của báo chí truyền thông và dư luận xã hội Nếu biết lựa chọn các phương án tinh tế và hiệu quả sẽ tạo được hiệu ứng truyền thông, khiến tên của tổ chức hoặc doanh nghiệp nhận được

sự hưởng ứng tích cực trên các phương tiện truyền thông Họp báo là một hoạt động truyền thông quan trọng giúp gia tăng sự liên kết giữa doanh nghiệp hay tổ chức với công chúng hoặc khách hàng, giúp sự liên kết này bền chặt và chất lượng

quá trình họp báo, Nêu lên những vấn đề thường gặp trong việc tổ chức họp báo và các hướng giải quyết cụ thể và thiết thực nhất có thể Tuy nhiên, do thiếu kinh

phía giảng viên để có thể hoàn thiện hơn

Downloaded by nhung nhung (nhungnguyen949595@gmail.com)

TÀI LI ỆU THAM KHẢO:

PGS.TS Nguyễn Văn Dững (Chủ biên) và PGS.TS Đỗ Thị Thu Hằng

2 https://luxevent.vn/kinh-nghiem-to-chuc/xin-giay-phep-to-chuc-su-kien/

3 https://nhansusaigon.com/dich-vu-nhan-su/40/quy-trinh-to-chuc-su-kien-hop-bao.html

Downloaded by nhung nhung (nhungnguyen949595@gmail.com)