ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN TRƯỜNG NGOẠI NGỮ TIỂU LUẬN Học phần: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Tên tiểu luận: TẠI SAO VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN, DOANH NGHIỆP CẦN ĐƯỢC HIỆN ĐẠI HÓA?. ĐẠI HỌC THÁI
Trang 1ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN
TRƯỜNG NGOẠI NGỮ
TIỂU LUẬN Học phần: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Tên tiểu luận: TẠI SAO VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN, DOANH NGHIỆP CẦN ĐƯỢC HIỆN ĐẠI HÓA? PHÂN TÍCH NỘI DUNG CỦA HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG? ĐỀ XUẤT BIỆN PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG THỜI CÔNG
NGHIỆP 4.0?
Thái Nguyên, tháng 08 năm 2021
Trang 2ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN
TRƯỜNG NGOẠI NGỮ
TIỂU LUẬN Học phần: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Tên tiểu luận: TẠI SAO VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN, DOANH NGHIỆP CẦN ĐƯỢC HIỆN ĐẠI HÓA? PHÂN TÍCH NỘI DUNG CỦA HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG? ĐỀ XUẤT BIỆN PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG THỜI CÔNG
NGHIỆP 4.0?
Trang 3
KẾT QUẢ CHẤM TIỂU LUẬN
LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường mình đã đưa môn học Phương pháp luận nghiên cứu khoa học vào chương trình giảng dạy Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên bộ môn đã dạy dỗ, truyền đạt những kiến thức quý báu cho em trong suốt thời gian học vừa qua Trong thời gian tham gia lớp học Phương pháp luận nghiên cứu khoa học của cô, em đã có thêm nhiều kiến thức bổ ích, tinh thần học tập hiệu quả, nghiêm túc Đây chắc sẽ là những kiến thức quý báu, là hành trang để em có thể vững bước sau này
Điểm
Nhận xét của CB chấm 1 CB chấm 1
( Ký, ghi rõ họ tên )
Bằng số Bằng chữ
Điểm
Nhận xét của CB chấm 2 CB chấm 2
( Ký, ghi rõ họ tên )
Bằng số Bằng chữ
Trang 4Bộ môn Phương pháp luận nghiên cứu khoa học là môn học thú vị, bổ ích Đảm bảo cung cấp đủ kiến thức, gắn liền với nhu cầu thực tiễn của sinh viên, rèn luyện khả năng quan sát vấn đề của sinh viên Tuy nhiên, do vốn kiến thức còn nhiề u hạn chế và khả năng tiếp thu thực tế còn nhiều bỡ ngỡ Mặc dù em đã cố gắng hết sức nhưng chắc chắn bài tiểu luận khó có thể tránh khỏi những thiếu sót và còn nhiều chỗ chưa chính xác, kính mong thầy(cô) xem xét và góp ý để bài tiểu luận của em được hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn!
PHỤ LỤC
MỞ ĐẦU
Trang 5MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Có thể khẳng định rằng, một trong những yếu tố quyết định sự phát triển bền vững của một cơ quan, tổ chức, hay một doanh nghiệp đó chính là nghiệp vụ chuyên môn về hành chính văn phòng
Văn phòng từ lâu đã trở thành một bộ phận quan trọng không thể thiếu trong bất cứ một doanh nghiệp nào Bước vào thời kỳ hội nhập toàn cầu hóa thì công tác văn phòng ngày càng khẳng định được chỗ đứng của mình trong xã hội Với Việt Nam, một nước đang trong thời kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi phải có một văn phòng hoạt động đủ hiệu quả để giải quyết nhanh gọn, đảm bảo tính chính xác, hiệu quả công việc Và trong những văn phòng ấy không thể nào không sở hữu một nhà quản trị văn phòng
Hiện nay, công ty, doanh nghiệp nào cũng cần sở hữu một nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình, năng động, tâm lý Tuy không cần trang bị quá nhiều năng lực chuyên môn nhưng một quản trị văn phòng cần biết nhiều kỹ năng
Không như nhân viên bộ phận khác “ việc ai người ấy làm “ , nhà quản trị văn phòn g hầu như phải thâu tóm, nắm bắt được hết những chuyện xảy ra trong công ty Đôi khi chính nhà quản trị văn phòng phải là người đứng ra giải quyết cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp vụ Ngoài việc quản lý giấy tờ, dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân
sự, nhà quản trị cũng cần phải biết cách dung hòa các mối quan hệ của nhân viên và tất
cả vì lợi ích của công ty
Từ những vai trò quan trọng của nhà quản trị văn phòng đối với các công ty, doanh
nghiệp đã nói trên nên em đã chọn đề tài: “Tại sao văn phòng của cơ quan, doanh
nghiệp cần được hiện đại hóa? Phân tích nội dung của hiện đại hóa văn phòng?
Đề xuất biện pháp nâng cao chất lượng Quản trị hành chính văn phòng thời công nghiệp 4.0?” để làm sáng tỏ hoen tầm quan trọng của Nhà quản trị văn phòng đối với
hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp
2 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu:Văn phòng của cơ quan, doanh nghiệp
Mục đích nghiên cứu: Qua việc nghiên cứu về vai trò của Nhà quản trị văn phòng giúp
em hiểu được thực trạng của vấn đề này trên thực tế đồng thời có thể tìm ra được những
ưu điểm cần phát huy và nhược điểm cần hạn chế Từ đó có thể đưa ra một số biện pháp, một số hướng giải quyết vấn đề mang tính cá nhân mà tổ chức có thể sử dụng nhằm nâng cao vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp
Nhiệm vụ nghiên cứu:
- Vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp
Trang 6- Ưu điểm và nhược điểm của vấn đề
- Những giải pháp cần thực hiện
3 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng
Nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận
Thu thập các loại sách, báo, tạp chí, tài liệu có liên quan đến chuyên đề
Đọc và khái quát các tài liệu có liên quan đến nghiên cứu
Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn
Phương pháp quan sát:Phương pháp này thực hiện bằng cách tham gia và quan sát
truecj tiếp những công việc diễn ra hằng ngày tại văn phòng
Phương pháp viết nhật ký công việc: Ghi lại quá trình tham gia nghiên cứu, những công
việc phải làm, những chú ý trong quá trình nghiên cứu, những thông tin quan trọng phục
vụ cho việc hoàn thành đề tài
4.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Về mặt lý luận: Đề tài giúp người quan tâm có hiểu biết sâu, rõ ràng về thực trạng, vai
trò của Nhà quản trị văn phòng trong các cơ quan, doanh nghiệp hiện nay Đồng thời chỉ ra rằng công tác văn phòng là một trong những công việc hết sức đặc biệt của một doanh nghiệp Nếu tổ chức làm tốt sẽ tạo thế thắng lợi trong cạnh tranh, đưa doanh nghiệp phát triển ổn định, nâng cao uy tín
Về mặt thực tiễn: Cung cấp những tư liệu, tài liệu tham khảo về vai trò của Nhà quản
trị văn phòng không chỉ về lý thuyết mà còn trong thực tiễn cho học sinh, sinh viên và những độc giả quan tâm
5 Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận thì đề tài gồm 3 chương:
Chương1: Tại sao văn phòng của cơ quan, doanh nghiệp cần được hiện đại hóa? Chương2: Phân tích nội dung của hiện đại hóa văn phòng
Chương3: Đề xuất biện pháp nâng cao chất lượng Quản trị hành chính văn phòng thời công nghiệp 4.0?
NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: TẠI SAO VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN, DOANH NGHIỆP CẦN ĐƯỢC HIỆN ĐẠI HÓA ?
Văn phòng của cơ quan doanh nghiệp cần được hiện đại hóa Vì :
Trang 7Xu thế phát triển tất yếu của thời đại như toàn cầu hóa, xây dựng nền kinh tế tri thức, cạnh tranh kinh tế gay gắt đòi hỏi mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động trong xã hội đều phải không ngừng đổi mới và hiện đại hóa Trong bối cảnh đó, văn phòng được nhanh chóng chuyển từ văn phòng kiểu cũ sang văn phòng kiểu mới
Xuất hiện bùng nổ thông tin, là hiện tượng phản ánh dưới dạng thông tin bởi
sự hội tụ đột ngột các yếu tố mang tính thời đại Bùng nổ thông tin làm các nhà quản lý các chủ doanh nghiệp hiểu rằng: thông tin là nguồn lực quan trọng nhất vượt lên mọi nguồn lực khác, đúng như Mike Harvey, tác giả của cuốn Quản trị hành chính văn phòng
đã khẳng định: “Trong thế giới thương mại, công nghiệp và chính quyền hiện nay, thông tin là nguồn lực quan trọng nhất hiện có”
Thông tin vô cùng quan trọng và do vậy nắm lấy thông tin, xử lý tốt nhất thông tin phục vụ cho lãnh đạo , quản lý, sản xuất và kinh doanh trở thành mục t iêu hàng đầu của mọi cấp quàn lý Văn phòng kiểu cũ không còn thích hợp nữa Văn phòng ngày nay cần hướng toàn bộ hoạt động của mình vào xử lý thông tin và phải thực sự trở thành một trung tâm xử lý thông tin Do vậy các chủ doanh nghiệp đã dành sự thích đáng đến văn phòng , đến công việc quuản trị văn phòng Từ đó họ đã cùng các Nhà quản trị học đầu tư thích đáng vêc tiền của, công sức, trí tuệ để nâng cấp văn phòng trở thành những văn phòng hiện đại
CHƯƠNG 2 : PHÂN TÍCH NỘI DUNG CỦA HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG
1.Về trang thiết bị văn phòng
Trang bị các thiết bị văn phòng hiện đại như phương tiện làm văn bản, sao nhân văn bản, thiết bị kỹ thuật truyền tin, truyền văn bản như telex, fax và cao hơn như internet, cùng các thiết bị viễn thông;
Áp dụng mô hình Chính phủ điện tử (e-Government), văn phòng điện tử, hệ thống quản
lý chất lượng ISO, v.v
Ứng dụng ngày càng rộng rãi các lĩnh vực khoa học, công nghệ mới vào công việc văn phòng như công nghệ thông tin, kỹ thuật viễn thông; công thái học (ergonomics) , công nghệ 5S của Nhật Bản, v.v
2.Về nghiệp vụ hành chính văn phòng
Các nghiệp vụ hành chính văn phòng ngày nay như xây dựng chương trình công tác; soạn thảo, ban hành một văn bản; tổ chức một cuộc hội nghị; phân loại một khối hồ sơ tài liệu, v.v được thiết lập với những quy trình chặt chẽ, hoàn chỉnh theo các tiêu chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật và với sự hỗ trợ đắc lực của các trang thiết bị văn phòng hiện đại đã làm cho hoạt động hành chính văn phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt và hiệu quả ngày càng cao
Trang 83.Về con người làm công tác văn phòng
Con người làm văn phòng hiện đại cần được đào tạo theo yêu cầu của lao động thông tin với tính sáng tạo, trí tuệ và năng động ngày càng cao; có hoài bão nghề nghiệp, quan tâm đến lợi ích của cơ quan, doanh nghiệp; có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kỹ năng làm việc, nhất là kỹ năng xử lý thông tin, chủ yếu là thông tin văn bản và kỹ năng giao tiếp - ứng xử, v.v
CHƯƠNG 3 : ĐỀ XUẤT BIỆN PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG THỜI CÔNG NGHIỆP 4.0 ?
Để tiến kịp với thế giới, việc nâng cao chất lượng công tác văn phòng là yêu cầu tất yếu của thời đại Văn phòng đóng vai trò như một chiếc cầu nối xuyên suốt toàn bộ quá trình vận hành của cơ quan, tổ chức Vì vậy, hiện đại hóa văn phòng từ t rang thiết bị, nguồn nhân sự cũng như kỹ thuật nghiệp vụ hành chính sẽ tạo sự tăng tốc cho cơ quan,
tổ chức trong quá trình hội nhập toàn cầu
Cách mạng công nghiệp lần thứ tư (cách mạng công nghiệp 4.0) đang diễn ra tại nhiều nước phát triển Theo ông Klaus Schwab – người sáng lập và là Chủ tịch điều hành Diễn đàn Kinh tế Thế giới – thì tốc độ đột phá của cách mạng công nghiệp 4.0 hiện
“không có tiền lệ lịch sử” Trên thực tế, cách mạng công nghiệp 4.0 đang phá vỡ hầu hết ngành công nghiệp ở mọi quốc gia Và, chiều rộng, chiều sâu của những thay đổi này báo trước sự chuyển đổi của toàn bộ hệ thống sản xuất, quản lý và quản trị Thế giới đã bước sang kỷ nguyên số và Việt Nam cũng không là ngoại lệ Chính vì vậy, trong lĩnh vực quản trị văn phòng , các cơ quan, tổ chức cần tích cực chuẩn bị để nhanh chóng thích ứng với cuộc cách mạng này
1.Trang bị máy móc, phương tiện hiện đại
Để đáp ứng yêu cầu của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, các cơ quan, tổ chức cần được trang bị những phần mềm, công cụ giao tiếp thời 4.0 bảo đảm xử lý được các dữ liệu lớn và giao tiếp với vạn vật Công nghệ giúp việc giao tiếp trong nội bộ cơ quan, tổ chức, với công dân được thuận lợi, theo thời gian thực
Thay đổi cách giao tiếp cũng sẽ làm thay đổi hệ thống quy trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức và việc này có xu hướng sẽ tiếp tục thay đổi rất nhanh để thích ứng Công nghệ đã giúp cho cơ cấu tổ chức trở nên tinh gọn bằng cách kết nối trực tiếp khách hàng vào quá trình giải quyết thủ tục hành chính như: làm giấy khai sinh, cho vay ngân hàng, đăng ký thành lập doanh nghiệp…
Bên cạnh đó, tự động hóa triển khai ngày càng nhiều những nội dung trong công tác văn phòng Chẳng hạn: tuyển dụng nhân sự, tổ chức lao động, công tác văn thư, lưu trữ… Các nhân viên văn phòng cần chủ động hơn trong triển khai công tác chuyên môn, thay vì chờ đợi đáp ứng với các thách thức bên ngoài
Trang 9Đáp ứng theo thời gian thực là thách thức quan trọng bắt nguồn từ thay đổi mô hình và quy trình trong kỷ nguyên 4.0 với các nhân viên Các phần mềm đo lường s ẽ thông báo
về tình trạng làm việc của nhân viên Lượng hóa tất cả các khía cạnh quản lý luôn là ước mơ của nền hành chính hiện đại Dữ liệu lớn cùng với hệ thống máy tính đã giúp ước mơ này trong quản trị văn phòng trở thành hiện thực
Song hành với xử lý dữ liệu lớn chính là trí thông minh nhân tạo trong quản trị Có thể nói, trí thông minh nhân tạo và dữ liệu lớn là cặp đôi hoàn hảo thay đổi hoàn toàn bức tranh về công tác quản trị văn phòng thời đại 4.0
Trí thông minh nhân tạo áp dụng chung với dữ liệu lớn sẽ thay thế các công tác nhân sự như tuyển dụng, đánh giá, đào tạo, phát triển và gắn kết nhân viên Trí thông minh nhân tạo giúp quản lý dữ liệu công dân để tăng chất lượng dịch vụ và đưa ra các chiến lược,
kế hoạch đúng hướng cho cơ quan, tổ chức
2.Tăng tốc độ xử lý công việc và tăng hiệu suất làm việc
Sự thay đổi về phương thức quản trị và công nghệ giao tiếp sẽ tác động làm thay đổi văn hóa làm việc của cơ quan, tổ chức Cách mạng công nghiệp 4.0 sẽ tạo áp lực để hệ thống phải vận hành nhanh hơn và mỗi thành phần trong hệ thống phải phát huy toàn
bộ các năng lực sáng tạo Mỗi người như một thành phần hữu cơ trong hệ thống, chứ không phải một công cụ lao động với các kỹ năng định sẵn
Hệ thống quản trị văn phòng được cải tiến và tất nhiên văn hóa chính là sự thể hiện bản chất của hệ thống đó Hệ thống là khoa học, nhưng sự thể hiện chính là văn hóa Thời đại 4.0 bắt buộc quy trình vận hành phải nhanh chóng, thuận lợi, những lề thói chậm chạp, trì trệ sẽ bị loại bỏ Đa số người dân sẽ đánh giá mức độ hiệu quả, chất lượng của nền hành chính qua tốc độ xử lý các thủ tục và giải quyết công việc Chính văn hóa tốc
độ bắt buộc nhân viên phải có kỹ năng xuất sắc và tính kỷ luật cao
Trong thời đại 4.0, không có sự cản trở về không gian để tiếp cận công dân, cho nên phải thông suốt về thông tin trong nội bộ, cung cấp lượng thông tin phong phú và nhanh chóng ra bên ngoài cho công dân Văn hóa quản lý thời đại 4.0 cũng loại bỏ tối đa sự quan liêu nhờ công nghệ giúp xử lý theo thời gian thực
3.Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng
a,Xây dựng các chương trình đào tạo, bồi dưỡng công tác quản trị văn phòng hiện đại
Trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, vai trò của công tác văn phòng ngày càng được chú trọng Công tác quản trị văn phòng có thể giúp cơ quan, doanh nghiệp giảm giờ làm, chi phí vận hành cũng như tăng năng suất hiệu quả công việc Vì vậy, việc xây dựng các chương trình đào tạo, bồi dưỡng nhằm giúp lãnh đạo, nhân viên văn phòng nâng cao nghiệp vụ đáp ứng được yêu cầu của cách mạng công 4.0 là vấn đề cấp thiết Các chương trình đào tạo, bồi dưỡng cần tập trung vào các nội dung nghiệp vụ cụ thể như: soạn thảo văn bản điện tử; quản lý hồ sơ điện tử; kỹ thuật tổ chức, điều hành cuộc
Trang 10họp trực tuyến; tổ chức các hoạt động giao tiếp trực tuyến hoặc qua mô i trường mạng; điều hành văn phòng trực tuyến…
Để các chương trình đào tạo, bồi dưỡng đạt hiệu quả cao, việc xây dựng hệ thống chương trình, giáo trình đương nhiên phải do Bộ Nội vụ chủ trì cùng với sự tham gia của các đơn vị trực thuộc như Học viện Hành chính Quốc gia, Đại học Nội vụ
Để thích ứng kịp với cách mạng công nghiệp 4.0, các cơ quan, tổ chức cũng cần chuyển mình thành một tổ chức học tập Trong đó, việc học tập được triển khai trên toàn bộ hệ thống và ngoài việc từng cá nhân học tập thì tổ chức cũng luôn học tập để vượt lên chính mình nhằm đáp ứng yêu cầu của thời đại
Tổ chức học tập không đơn giản là một xu hướng quản trị nhất thời, nó có thể mang lại môi trường làm việc cởi mở với những tư tưởng sáng tạo, sẵn sàng đón nh ận những ý tưởng mang tính giải pháp để giải quyết những vấn đề trong công việc, những khó khăn luôn hiện diện trong mỗi thành viên của cơ quan, tổ chức Tất cả nhân sự cần khai thác nguồn lực kiến thức để mang đến cho bản thân khả năng suy nghĩ, phản biện và sáng tạo; khả năng truyền đạt các ý tưởng và ý niệm; khả năng hợp tác với những cá nhân khác trong tiến trình tìm hiểu và hành động
4.Xây dựng hệ thống văn phòng điện tử
Yêu cầu cơ bản của cách mạng công nghiệp 4.0 tại Việt Nam cần phải đi lên từ việc chuyển đổi cách thức làm việc Thay vì làm việc với văn phòng giấy tờ cứng nhắc, quản
lý công việc một cách thủ công, văn phòng điện tử là giải pháp mang lại lợi ích thiết thực về thời gian và kinh tế Trong đó việc số hóa thao tác chính là vũ khí mềm khô ng thể thiếu của công tác văn phòng trong cách mạng công nghiệp 4.0
Một trong những cơ quan nhà nước đi đầu trong việc thực hiện số hóa văn phòng, cải cách thủ tục hành chính phải kể đến Bộ Tài chính Trong 5 năm liên tiếp (2012 – 2017), đơn vị này liên tục dẫn đầu 20 bộ, ngành về khả năng triển khai và ứng dụng công nghệ thông tin Mỗi năm, Bộ đã xử lý gần 80.000 tờ trình, nhận khoảng 200.000 văn bản và gửi đi 25.000 văn bản điện tử, tiết kiệm hàng trăm tỷ đồng tiền in ấn nhờ triển khai hệ thống quản lý văn bản và điều hành ngành Tài chính Đánh giá chung trong khối bộ, ngành, Bộ Tài chính đứng vị trí đầu tiên với 0.8075 điểm, trong đó chỉ số hạ tầng kỹ thuật của Bộ Tài chính đạt 0.8499 điểm; chỉ số hạ tầng nhân lực đạt 0.8653 điểm và chỉ
số ứng dụng đạt 0.7073 điểm
Văn phòng điện tử còn đem lại những lợi ích đáng kể về kinh tế Với khả năng cung cấp môi trường làm việc cộng tác một cách hiệu quả, chi phí tổ chức họp hành, chuyển phát tài liệu, in ấn giảm đi đáng kể, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho những công việc không cần thiết