Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương

Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương

TIỂU LUẬN:

Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống

kế toán tại Công ty cổ phần thương

mại và dịch vụ Hoàng Dương

LỜI MỞ ĐẦU

Trong giai đoạn hiện nay, nền kinh tế Việt Nam đang trong tiến trình phát triển cùng với quá trình Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước gắn với sự hợp tác kinh tế với các quốc gia trong khu vực và trên thế giới Bằng chứng rõ rệt nhất của sự

mở rộng hợp tác kinh tế này là Việt Nam đã trở thành thành viên chính thức của tổ chức thương mại thế giới WTO vào cuối năm 2006 Đây là cơ hội và cũng là thách thức lớn đối với nền kinh tế Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp Việt Nam nói riêng, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ Trước sự thay đổi lớn lao của nền kinh

tế, các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thương mại nói riêng cần phải giữ vai trò cầu nối trong kinh doanh thương mại, dịch vụ, không ngừng nâng cao chất lượng hàng hóa, dịch vụ, nâng cao hiệu quả kinh doanh, làm chủ được thị trường giá

cả và từ đó góp sức cạnh tranh với hàng nhập ngoại

Để hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao đòi hỏi các nhà quản lý phải có những thông tin kịp thời để ra quyết định kinh doanh Kế toán được coi như một công

cụ đắc lực trong quản lý kinh tế với nhiệm vụ thu thập, xử lý thông tin, cung cấp một cách kịp thời, chính xác cho các nhà quản lý, làm cơ sở để các nhà quản lý có được các quyết định kinh doanh đúng đắn, từ đó giúp doanh nghiệp có hướng đi đúng, tạo hiệu quả kinh doanh và không ngừng phát triển

Báo cáo của em gồm 3 phần:

Phần 1: Tổng quan về đặc điểm kinh tế, kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản

lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương

Phần 2: Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương

Phần 3: Một số đánh giá về tình hình tổ chức hạch toán kế toán tại Công

ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương

PHẦN 1

TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ

PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HOÀNG DƯƠNG

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

- Tên công ty: Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương

- Tên viết tắt: Hoang Duong, JSC

- Trụ sở chính: 121 Chùa Bộc, Đống Đa, Hà Nội

Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương tiền thân là công ty TNHH Hoàng Dương, được thành lập năm 1997 theo giấy phép đăng ký kinh doanh số

44760 do sở Kế hoạch đầu tư tỉnh Hà Tây cấp ngày 28/03/1997 Tại thời điểm này công ty chuyên sản xuất, kinh doanh hàng len, sợi xuất khẩu

Nắm bắt được nhu cầu sử dụng sản phẩm len, sợi trên thế giới ngày một lớn, trong khi đó các làng nghề truyền thống hoạt động trong lĩnh vực này qui mô sản xuất nhỏ lẻ, kỹ thuật dựa vào kinh nghiệm, quản lý không mang tính tập trung nên không thể đáp ứng những đơn đặt hàng lớn với yêu cầu kỹ thuật, hoàn tất chất lượng cao Quyết tâm xây dựng 1 nhà máy sản xuất với đội ngũ công nhân công nghiệp, xây dựng

hệ thống quản lý chất lượng theo phương pháp chủ động, công ty đã mạnh dạn đầu tư dài hạn về máy móc, công nghệ và đặc biệt là cử cán bộ đi học tập nước ngoài để nâng cao trình độ kỹ thuật và kinh nghiệm quản lý

Sau những nỗ lực không ngừng của đội ngũ lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhân viên, năm 2002 công ty đã khánh thành nhà máy sản xuất mới tại khu CN Phố nối A với tổng diện tích 15.000m2, đưa vào sử dụng hơn 1200 máy chuyên dụng các loại với số lượng công nhân trực tiếp và vệ tinh lên tới con số 1000 người

Năm 2001, công ty bắt đầu tham gia thị trường nội địa, sản xuất đồ len phục vụ cho thị trường trong nước Cũng trong năm này, nhãn hiệu CANIFA được công ty

Vài năm gần đây, công ty bắt đầu mở rộng kinh doanh, đa dạng hóa sản phẩm với mặt hàng áo thun mùa hè - thu

Trải qua gần 10 năm hình thành và phát triển, nhãn hiệu CANIFA ngày càng được nhiều người tiêu dùng trong nước biết đến là một thương hiệu thời trang với mẫu

mã đa dạng, chất lượng tốt và giá cả hợp lý Hiện tại công ty có 10 cửa hàng và đại lý phân phối độc quyền trên địa bàn Hà Nội Hoàng Dương đã và đang tiếp tục khẳng định được vị trí của mình trong ngành dệt may nói chung và kinh doanh hàng thời trang nội địa nói riêng

1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

1.1.1 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

Chủ trương hoạt động của công ty là phát triển cả chiều rộng và chiều sâu nhằm thu lợi nhuận tối đa, tạo công ăn việc làm cho người lao động, ổn định thu nhập cho cán bộ công nhân viên, đóng góp cho ngân sách nhà nước và phát triển công ty ngày càng lớn mạnh

1.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

- Sản phẩm: Chuyên sản xuất và kinh doanh hàng dệt len phục vụ nhu cầu mặc

đẹp vào mùa thu, đông, xuân Sản phẩm len của công ty chủ yếu là áo len nam,

nữ, áo len trẻ em bao gồm các chất liệu len, kiểu dáng, độ dày mỏng khác nhau phục vụ cho các nhu cầu khác nhau của mùa thu – đông Ngoài ra còn có khăn len, mũ len, tất len và túi xách bằng len Gần đây, công ty đa dạng hóa sản phẩm sang cả mặt hàng áo thun và đồ kaki cho mùa hè – thu Tuy nhiên, vì mới

mở rộng mặt hàng này nên đồ kaki của công ty chủ yếu chỉ là quần sooc, quần ngố và váy Và trong năm 2009 này, công ty còn mạnh dạn đưa ra các mẫu thiết

kế là áo khoác mùa đông phối giữa chất liệu vải cotton và len với nhiều mẫu

mã, màu sắc đa dạng

- Đặc điểm yếu tố đầu vào: Là len, vải và các phụ liệu khác như chỉ, cúc áo,

kim tuyến, hạt kim sa, hạt cườm, ngọc trai…

Trong đó: Len và vải công ty chủ yếu nhập khẩu từ Trung Quốc, số còn lại mua

từ các nhà cung cấp trong nước

1.1.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty

Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được tổ chức thành 2 mảng:

- Sản xuất: Hoạt động sản xuất của công ty chủ yếu dưới hình thức thuê ngoài

gia công Tức là công ty sẽ mua nguyên vật liệu đầu vào rồi chuyển cho đơn vị gia công theo đúng mẫu mã, yêu cầu kỹ thuật do bộ phận kỹ thuật của công ty thiết kế và nhận về sản phẩm hoàn thành Ngoài ra thì công ty cũng có một xưởng sản xuất nhỏ Tuy nhiên hoạt động tự sản xuất chỉ chiếm một tỷ trọng rất nhỏ và không thường xuyên

- Kinh doanh thương mại: Sản phẩm hoàn thành sau khi được kiểm tra chất

lượng tại bộ phận KCS sẽ được phân phối đến các cửa hàng và đại lý độc quyền của công ty Ngoài kênh phân phối chủ yếu này thì công ty còn có 1 hình thức phân phối khác là bán đứt Đây là các đơn hàng do các cá nhân mua với số lượng lớn để tiêu thụ tại các vùng lân cận

Sơ đồ 1-1

ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY

Bộ phận thiết

kế

Bộ phận

kỹ thuật

Bộ phận mua

Bộ phận cung ứng

Bộ phận đặt hàng

Phòng cung ứng

Phòng quản lý chủng loại sản phẩm

Thiết

kế phong cách sản phẩm

Ra mẫu, thông số kỹ

thuật

Đinh mức, loại NVL

Cửa hàng

Đơn vị gia công NVL, Đ.mức,

số lg sp

Sp hoàn thành

KHO

Kiểm tra chất lượng sản phẩm

Đại lý

Bán buôn

Trong công ty, một trong những nhiệm vụ của phòng Marketing là tìm hiểu

nhu cầu, thị hiếu của khách hàng Từ đó, phòng Marketing sẽ phối hợp với phòng quản lý chủng loại sản phẩm mà cụ thể là bộ phận thiết kế để đưa ra các ý tưởng về sản phẩm

Bộ phận thiết kế, sau đó sẽ có nhiệm vụ thiết kế phong cách sản phẩm, lựa chọn chất liệu phù hợp với thị hiếu của khách hàng cũng như xu hướng thời trang của từng mùa, từng năm Mẫu thiết kế này sẽ được đưa ra một hội đồng xét duyệt gọi là

“duyệt mẫu” Hội đồng này thường gồm giám đốc, cán bộ của các phòng Marketing, phòng cung ứng, phòng bán hàng và phòng quản lý chủng loại sản phẩm

Nếu mẫu thiết kế được duyệt, nó sẽ được chuyển sang cho bộ phận kỹ thuật Các nhân viên trong bộ phận này là những người có khả năng sử dụng thành thạo các loại máy dệt len cũng như cách tạo các loại họa tiết khác nhau trên đồ len Bộ phận kỹ thuật sẽ có nhiệm vụ làm ra một sản phẩm mẫu hoàn chỉnh, cùng với các thông số kỹ thuật liên quan đến sản phẩm đó được thiết kế trên 1 tấm bìa cứng Đây

có thể coi như một bản vẽ thiết kế cho đơn vị gia công làm căn cứ để sản xuất theo đúng yêu cầu

Các thông số kỹ thuật về khối lượng sản phẩm, chất liệu, màu sắc, cách phối màu sẽ được chuyển đến phòng cung ứng Phòng cung ứng sẽ dựa vào các thông số

kỹ thuật trên cùng với số lượng sản phẩm dự kiến sản xuất để xây dựng định mức

về khối lượng nguyên vật liệu cũng như các loại nguyên vật liệu, phụ liệu cần mua

Bộ phận mua chỉ đơn giản thực hiện nhiệm vụ mua đúng yêu cầu

Tiếp đó, khi hợp đồng với đơn vị gia công được ký kết, nguyên vật liệu, sản phẩm mẫu, bản thiết kế trên bìa cứng sẽ được chuyển cho đơn vị gia công Như vậy, công ty không tiến hành khâu trực tiếp sản xuất mà chỉ nhận về sản phẩm hoàn chỉnh khi đơn vị gia công hoàn thành đơn hàng

Sản phẩm của công ty trước khi nhập kho được kiểm tra chất lượng kỹ càng bởi một số nhân viên gọi là KCS Nếu sản phẩm không đạt đủ tiêu chuẩn theo đúng yêu cầu kỹ thuật sẽ bị trả lại cho đơn vị gia công Từ kho, sản phẩm sẽ được phân phối tới tay người tiêu dùng thông qua các kênh phân phối đã được trình bày ở trên

1.3 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Sơ đồ 1-2

TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HOÀNG DƯƠNG

BAN GIÁM ĐỐC

Phòng hành chính

nhân sự

Phòng chủng loại sản phẩm

Phòng mua

và cung ứng

Phòng tài chính kế toán

Phòng bán hàng

Bộ phận thiết

kế

Bộ phận

kỹ thuật

Bộ phận mua

Bộ phận đặt hàng

Phòng Marketing

Bộ phận cung ứng

1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận

- Ban giám đốc: Là người đứng đầu công ty, có quyền hạn lớn nhất, có trách

nhiệm chỉ đạo và giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm pháp lý về toàn bộ hoạt động của công ty

- Phòng hành chính nhân sự: Có chức năng quản lý hành chính, quản trị,

quản lý và phát triển nguồn nhân lực của công ty

- Phòng quản lý chủng loại sản phẩm: Có chức năng định hình và định dạng

nhóm sản phẩm, cơ cấu hàng hóa sẽ kinh doanh trong hệ thống, xây dựng tác nghiệp kỹ thuật, định mức, định lượng quy trình hoàn thiện sản phẩm Phòng quản

lý chủng loại sản phẩm có 2 bộ phận:

+ Bộ phận thiết kế: Chịu trách nhiệm chính trong việc định hình phong cách

sản phẩm, cơ cấu hàng hóa sẽ kinh doanh trong hệ thống dựa trên nghiên cứu thị trường và khả năng đáp ứng thị trường của công ty

+ Bộ phận kỹ thuật: Có chức năng hiện thực hóa ý tưởng của bộ phận thiết kế

thành sản phẩm hoàn chỉnh, ra được mẫu cho bộ phận đặt hàng để tiến hành sản xuất, phối hợp cùng các bộ phận khác thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao và mục tiêu chung của công ty

- Phòng mua và cung ứng: Có chức năng đảm bảo cung cấp đầy đủ, đúng yêu

cầu về chất lượng, chủng loại nguyên vật liệu Phòng mua và cung ứng có 2 bộ phận:

+ Bộ phận đặt hàng: Có nhiệm vụ triển khai đặt hàng gia công để có được sản

phẩm hoàn thành đúng tài liệu kỹ thuật của bộ phận kỹ thuật

+ Bộ phận mua: Có nhiệm vụ mua đúng giá cả thị trường, đúng chất lượng,

đúng chất lượng, tiến độ do bộ phận đặt hàng yêu cầu, cung cấp các thông tin phản hồi về thị trường, nguyên phụ liệu hoặc thông tin về sản xuất đến bộ phận cung ứng

+ Bộ phận cung ứng hàng hóa: Quản lý, kiểm tra hàng hóa đúng chất lượng,

cung ứng hàng hóa đúng định mức, thời gian theo đề nghị của phòng Marketing, xây dựng và thực hiện quy trình xuất – nhập đảm bá xuất – nhập hàng hóa chính xác, thực hiện đúng yêu cầu của phong kế toán

- Phòng bán hàng: Thực hiện chức năng tổ chức hoạt động bán hàng trên các

kênh phân phối, chăm sóc khách hàng, thu thập thông tin phản hồi của khách hàng

- Phòng Marketing: Có nhiệm vụ khuếch trương hình ảnh, thương hiệu sản

phẩm, đề xuất triển khai các chương trình, hoạt động nhằm phát triển thương hiệu, hình ảnh của công ty, nghiên cứu, khảo sát thị trường, thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh để xây dựng các chương trình hỗ trợ bán hàng hiệu quả

- Phòng tài chính kế toán: Đóng vai trò quan trọng trong việc lập báo cáo

tình hình hoạt động kinh doanh và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời có nhiệm vụ quản lý toàn bộ số vốn, tài sản, các khoản thu, chi của công ty, kiểm tra số liệu chứng từ làm căn cứ cho việc ghi chép sổ sách, báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính của công ty theo quy định của Bộ tài chính

1.4 Tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty

1.4.1 Kết quả kinh doanh của công ty trong một số năm gần đây

(Xem bảng trang sau)

1.4.2 Tình hình tài chính của công ty

Nhìn chung, tình hình tài chính của công ty là khá khả quan, thể hiện, kết quả kinh doanh năm 2007 tăng đáng kể so với năm 2006 Có được kết quả tốt như vậy

là do thương hiệu của công ty trong những năm gần đây càng được thêm nhiều người biết đến Hơn nữa, trong năm 2007, mặt hàng áo thun mùa hè- thu của công

ty tiêu thụ khá mạnh so với thời điểm chủng loại hàng này bắt đầu được công ty đưa vào năm 2006 Năm 2008, các chỉ tiêu của công ty nhìn chung đều tăng so với 2007 nhưng chỉ với tỷ lệ thấp Điều này cũng không đi ngược lại tình hình chung khi mà nền kinh tế thế giới nói chung và nền kinh tế Việt Nam nói riêng đang chịu một sự khủng hoảng rất lớn

16 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh

nghiệp

PHẦN 2

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HOÀNG DƯƠNG

2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

2.1.1 Mô hình tổ chức

Sơ đồ 2-1

CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG

MẠI VÀ DỊCH VỤ HOÀNG DƯƠNG

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng người, từng phần hành kế toán

- Kế toán trưởng: Là người phụ trách và chịu trách nhiệm trước giám đốc về

toàn bộ công tác kế toán của công ty, giám sát chỉ đạo về vấn đề tài chính, tổng hợp các báo cáo của kế toán viên và đưa lên báo cáo tài chính phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động của công ty

- Thủ quỹ kiêm kế toán công nợ và ngân hàng: có nhiệm vụ:

KẾ TOÁN TỔNG HỢP KIÊM KẾ TOÁN TSCĐ

+Quản lý quỹ tiền mặt, vào sổ kế toán hàng ngày

+Quản lý chặt chẽ vốn bằng tiền, theo dõi từng khoản nợ phải trả, nợ phải thu nhằm đôn đốc việc thanh toán kịp thời, chi tiết cho từng đối tượng nợ

- Kế toán thanh toán, vật tư, hàng hóa, giá thành, lương: Có nhiệm vụ:

+Theo dõi tình hình tăng, giảm của vật tư, hàng hóa, căn cứ vào chứng từ nhập kho, xuất kho để vào sổ sách kế toán

+Tính và thanh toán các khoản tiền lương cho công nhân viên, kiểm tra và phân tích tình hình sử dụng quỹ tiền lương, quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn

+Tính giá thành thành phẩm theo đúng quy trình đã được quy định

+Theo dõi và phản ánh tình hình tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm, viết hóa đơn bán

hàng, kiểm kê hàng hóa thanh toán với người mua, lập báo cáo tiêu thụ và xác định

số thuế phải nộp của công ty

- Kế toán tổng hợp kiêm kế toán tài sản cố định:

+Theo dõi biến động của tài sản cố định trong kỳ, lập kế hoạch trích khấu hao tài sản đồng thời theo dõi sự biến động về chi phí trong toàn công ty Trong kỳ có những khoản chi phí phát sinh sẽ được tập hợp để có kết quả kinh doanh chính xác

và tìm hướng giải quyết, điều chỉnh cho cân đối với doanh thu

+Kiểm tra các sổ kế toán chi tiết, cuối kỳ thu thập số liệu tổng hợp của kế toán các phần hành để lập báo cáo kế toán, báo cáo thuế

2.2 Tổ chức hệ thống kế toán tại công ty

2.2.1 Các chính sách kế toán chung

- Hiện nay công ty đang áp dụng chế độ kế toán của Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 15/20006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính

- Niên độ kế toán: Theo năm dương lịch bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 hàng năm

- Kỳ kế toán: Công ty sử dụng kỳ kế toán theo tháng bắt đầu từ ngày 01 của tháng đến hết ngày cuối cùng của tháng

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán: VNĐ

Các chứng từ tại công ty được tổ chức quản lý theo cách thức là người nào chịu trách nhiệm về phần hành nào thì sẽ có trách nhiệm sắp xếp và lưu trữ chứng từ vào các file liên quan Các chứng từ trong 2 năm gần nhất được lưu tại phòng kế toán,

số chứng từ cũ của các năm trước được lưu tại kho lưu trữ riêng của công ty theo quy định của chế độ hiện hành

2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo chế độ kế toán của Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 15/20006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính Từ đó xây dựng các tài khoản chi tiết phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty Các tài khoản được mở chi tiết tại công ty chủ yếu là TK

112, 211, 641, 642 Cụ thể:

- TK 112 được mở chi tiết theo ngân hàng mà công ty mở tài khoản:

+ TK 11211: Tài khoản tiền gửi Việt Nam Đồng tại NH Đầu tư phát triền Việt Nam

+ TK 11213: Tài khoản tiền gửi tại ngân hàng Sacombank

+ TK 11214: Tài khoản tiền gửi Việt Nam đồng tại ngân hàng Đông Á

+ TK 11215: Tài khoản tiền gửi có kỳ hạn tại ngân hàng Đông Á

- TK 211 được mở chi tiết theo các loại TSCĐ

+ TK 2111 - Nhà cửa, vật kiến trúc: Tài khoản này dùng để theo dõi một

sốTSCĐ sử dụng cho các cửa hàng như cửa kính, nội thất cửa hàng

+ TK 2112 – Máy móc, thiết bị: Tài khoản này dùng để theo dõi các TSCĐ

dùng để sản xuất ra sản phẩm mẫu như máy dệt, máy may, máy linking

+ TK 2114 – Thiết bị, dụng cụ quản lý: Tài khoản này dùng để theo dõi các

TSCĐ phục vụ chủ yếu cho quản lý như điều hòa, máy tính

- TK 641 được chi tiết theo từng nhóm chi phí phục vụ cho hoạt động bán

hàng

+ TK 6411: Chi phí thuê cửa hàng

+ TK 64111: Quỹ thúc đẩy doanh số bán hàng: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi trả cho NVKD, được tính là 3% trên doanh số bán hàng

+TK 6412: Chi phí lương cứng nhân viên bán hàng

+TK 6413: Chi phí giảm giá cho nhân viên bán hàng: Tài khoản này dùng để

phản ánh lượng tiền giảm giá (20% giá niêm yết của sản phẩm) cho các nhân viên

khi mua hàng tại các cửa hàng của công ty

+TK 6414: Chi phí hoa hồng đại lý

+TK 6415: Chi phí phục vụ cửa hàng: bao gồm các chi phí như nước lau sàn,

nước lau kính, chổi, giấy vệ sinh…

+TK 6416: Chi phí giảm giá, khuyến mại

+TK 6417: Chi phí Marketing

+TK 6418: Chi phí khác

+TK 6419: Chi phí khấu hao TSCĐ

- TK 642 được chi tiết theo từng nhóm chi phí phục vụ cho hoạt động quản lý

+TK 6421: Chi phí lương nhân viên quản lý

+TK 6422: Chi nghiên cứu phát triển sản phẩm: Bao gồm các chi phí liên

quan đến việc ra mẫu như chi phí mua vật liệu mẫu, mẫu màu hoặc sản phẩm

mẫu tham khảo

+TK 6423: Chi quảng cáo

+TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ

+TK 6425: Chi phí thuê văn phòng

Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị

: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

: Nhập số liệu hàng ngày

: Đối chiếu, kiểm tra

Theo sơ đồ trên, hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT… hoặc các bảng tồng hợp chứng từ kế toán để xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán Sau đó, theo quy trình đã được lập trình sẵn trong phần mềm, các thông tin

sẽ tự động được nhập vào các sổ kế toán tổng hợp như Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

Cuối tháng hoặc bất cứ thời điểm nào, kế toán muốn cộng sổ hoặc muốn biết

số dư trên các tài khoản hoặc lập báo cáo tài chính, chỉ cần một cái nhấp chuột là

có kế toán có thể có được các dữ liệu cần thiết

Sự đối chiếu giữa các sổ tổng hợp và các sổ chi tiết được thực hiện một cách

tự động do vậy đảm bảo tính chính xác rất cao

Cuối tháng hoặc cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in

ra giấy, đóng thành quyển và được lưu trữ theo đúng quy định

2.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

- Kỳ lập báo cáo: Công ty sử dụng kỳ kế toán theo tháng bắt đầu từ ngày 01

đến hết ngày cuối cùng của tháng Các báo cáo kế toán được lập chậm nhất là ngày

20 của tháng sau

- Các loại báo cáo tài chính: Công ty lập các loại báo cáo tài chính theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành bao gồm:

+ Bảng cân đối kế toán

+ Báo cáo kết quả kinh doanh

+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

+ Thuyết minh báo cáo tài chính

Bên cạnh các loại báo cáo tài chính trên, công ty còn có thêm báo cáo kết quả kinh doanh theo mặt hàng để theo dõi chi tiết hơn về doanh thu, chi phí của từng mặt hàng kinh doanh để có kế hoạch sản xuất phù hợp Các chỉ tiêu trong báo cáo kinh doanh theo mặt hàng được sắp xếp theo hàng ngang như mẫu dưới đây:

- Dòng Len được chia thành các ngành hàng: Cộc – Mỏng, Mỏng – Dài tay, Cộc – Dày, Dày – Dài Và trong mỗi ngành hàng lại chia thành mặt hàng dành cho Nam và dành cho Nữ

- Dòng Trẻ em: Chia thành 2 ngành hàng len và vải

- Dòng Phông: Chia thành 2 ngành Nam và Nữ

- Dòng Kaki

- Dòng Body

2.3 Tổ chức kế toán các phần hành cụ thể:

2.3.1 Tổ chức hạch toán vật tư, thành phẩm

2.3.1.1 Đặc điểm vật tư, thành phẩm tại công ty

a Đặc điểm nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu tại công ty cổ phần thương mại Hoàng Dương rất đa dạng chia thành 2 loại chính là: hàng len và hàng vải Trong đó mỗi loại lại có rất nhiều chất liệu cũng như màu sắc khác nhau

-Len: Thường có các loại như len 100% cotton: đây là loại len rất dai và bền, không bị xù lông, nhưng có một nhược điểm là không ấm lắm Loại len này thường thích hợp để sản xuất các kiểu áo mỏng, len cotton pha nilon: loại len này có

Ngoài len và vải là các nguyên liệu chính, công ty còn sử dụng các loại phụ liệu

đi kèm như chỉ, kim tuyến, cúc áo, hạt kim sa, ngọc trai, hạt nhựa, khóa, mác,…

Các nguyên vật liệu này chủ yếu được công ty nhập khẩu từ Trung Quốc hoặc mua từ các nhà cung cấp trong nước Do công ty có đội ngũ cán bộ cung ứng giàu kinh nghiệm, hiểu biết về các loại chất liệu và các nhà cung ứng đều là đối tác lâu năm, có uy tín, nên nguyên vật liệu của công ty có chất lượng rất tốt Đây là lý

do hết sức quan trọng đóng góp vào việc xây dựng và củng cố thương hiệu sản phẩm cho công ty

b Đặc điểm CCDC

Do đặc thù sản xuất kinh doanh của công ty là thuê ngoài gia công nên CCDC tại công ty chủ yếu chỉ là các máy móc, thiết bị dùng cho văn phòng nhưng chưa đủ điều kiện là TSCĐ như: Kệ, tủ, bàn ghế, máy tính, máy in…Các CCDC này được theo dõi tương tự như TSCĐ, tức là, khi CCDC được đưa vào sử dụng, kế toán sẽ xác định thời gian trích khấu hao, nhập dữ liệu vào phần mềm, phần mềm sẽ

tự động tính khấu hao cho từng tháng Tuy nhiên, mức khấu hao này không được cho vào TK 214 mà ghi giảm TK 153 Đây thực tế là 1 cách phân bổ dần CCDC

vào chi phí nhưng không sử dụng thông qua tài khoản 142 và 242

c Đặc điểm thành phẩm

Thành phẩm tại công ty là các sản phẩm hoàn thành sau quá trình gia công được nhập kho của đơn vị bao gồm có các loại áo len, khăn len, mũ len, áo thun, áo trẻ em, quần kaki…

2.3.1.2 Tổ chức hạch toán

a Quy trình nhập – xuất vật tư, thành phẩm

Để kiểm soát chặt chẽ quy trình nhập – xuất NVL, CCDC, thành phẩm, kế toán

trưởng của công ty đã xây dựng quy trình nhập hàng (Sơ đồ 2-3), xuất hàng (Sơ đồ

2-4) rất chi tiết như mô tả dưới đây:

Đối tượng

Tần

6.1

- Nhập mua, nhập thành phẩm sản xuất

từ đơn vị cung cấp, gia công:

MVCU thông báo cho thủ kho về mã hàng, số lượng và thời gian nhập hoặc chuyển đơn hàng được xác nhận trước ít nhất 3h làm việc

- Nhập hàng từ đại lý:

+ Thủ kho tiếp nhận yêu cầu nhập hàng của đại lý từ nhân viên kinh doanh

- TPMV

CU

- NVKD

- Thông tin nhập hàng

- Khi

có yêu cầu

- BM01-09CU

- BM03-09CU

thông tin nhập hàng,

THUKH

Thông tin nhập

- Khi

thủ kho chuẩn bị nhân lực, vật lực để tiến hàng nhập hàng

- Với hàng nhập từ đại

lý, thủ kho lên kế hoạch để NVVC đến nhận hàng và báo lại cho NVKD ngày giờ đến nhận nhưng không chậm hơn 2 ngày

yêu cầu

6.3

- Nhập mua từ đơn vị cung cấp:

+ Khi đơn vị cung cấp chuyển hàng đến, thủ kho kiểm tra phiếu xuất của đơn vị cung cấp , nếu thấy sai lệch so với đơn hàng thì thông báo cho TPMVCU và từ chối nhận những mã hàng không đúng với đơn đặt hàng và nhập những mã hàng theo đơn hàng Nếu số lượng thực tế sai lệch

so với phiếu xuất kho của đơn vị cung cấp thì thủ kho tiến hành lập

THUKHO

Hàng hoá

- Khi nhập hàng

- Phiếu nhập

- BM02-09CU

biên bản và có xác nhận của người giao hoặc có ít nhất 3 người chứng kiến

Phiếu nhập kho được lập thành 3 bản: 1 chuyển cho đơn vị cung cấp, 1 chuyển cho

kế toán hàng hoá, 1 lưu tại kho

+ Thủ kho có trách nhiệm báo cho trưởng phòng Kinh doanh tiếp thị các mã hàng nhập

-Nhập hàng từ đại lý:

chuyển có trách nhiệm đến đại lý nhận hàng và

ký nhận số lượng với đại lý trong vòng 8 tiếng làm việc từ khi nhận được yêu cầu đối với mùa hè và trong vòng

16 tiếng làm việc từ khi nhận được yêu cầu đối với hàng mùa đông

+Thủ kho tiến hành

THUKH

-O

- NVVC

THUKH

-O Nhập hàng

nhập hàng khi nhân viên vận chuyển mang hàng về Nếu số lượng thực tế sai lệch với số vận chuyển đã ký nhận thì thủ kho lập biên bản

và có xác nhận của

hàng không đạt tiêu chuẩn để nhập vào thì thủ kho phải báo ngay cho đại lý hoặc nhân viên giám sát đại lý

Phiếu nhập kho được chuyển cho đại lý, kế toán hàng hoá và lưu tại kho

hồ sơ liên quan như:

đơn hàng, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho theo quy định

- PMVCU

- Kế toán

Lưu hồ sơ