Luận văn thạc sỹ kiểm soát chi phí tại các doanh nghiệp xây dựng trường hợp công ty cổ phần xây dựng sông hồng 24

Công tác này không nhữngnâng cao và phát huy hiệu quả hoạt động doanh nghiệp, mà còn giúp cho các doanhnghiệp đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời trong việc điều chỉnh các hoạtđộn

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Từ thực tiễn đổi mới của cơ chế quản lý kinh tế, các doanh nghiệp đã và đangđổi mới mạnh mẽ và toàn diện kể cả cách thức quản lý và điều hành, kiểm soát cáchoạt động của doanh nghiệp Kiểm soát nội bộ là một chức năng của quản lý, cũng

là một công cụ quản lý do chính người quản lý đơn vị xây dựng để phục vụ cho mụcđích quản lý của mình Trong phạm vi cơ sở, kiểm soát nội bộ là việc tự kiểm tra vàgiám sát mọi hoạt động trong tất cả các khâu của quá trình quản lý nhằm đảm bảocho các hoạt động đúng quy trình, đúng pháp luật và đạt được các kế hoạch, mụctiêu đề ra với hiệu quả cao nhất và đảm bảo sự tin cậy của báo cáo tài chính

Trong công tác quản lý tại doanh nghiệp xây dựng, chi phí xây lắp và giáthành sản phẩm xây lắp là những chỉ tiêu kinh tế quan trọng luôn được các nhà quản

lý doanh nghiệp quan tâm hàng đầu vì chi phí xây lắp là chỉ tiêu phản ánh chấtlượng hoạt động của doanh nghiệp cũng như trình độ tổ chức quản lý Do đó, cácdoanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì điều tất yếu các doanh nghiệp phải kiểmtra, kiểm soát được các chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của mình

Đối với các doanh nghiệp xây lắp, công tác kiểm soát nội bộ chi phí nhằm đảmbảo chất lượng công trình luôn được đặt lên hàng đầu Công tác này không nhữngnâng cao và phát huy hiệu quả hoạt động doanh nghiệp, mà còn giúp cho các doanhnghiệp đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời trong việc điều chỉnh các hoạtđộng của doanh nghiệp, chất lượng công trình và nó đóng một vai trò quan trọngtrong việc hỗ trợ cho công tác kiểm toán, tăng cường mức độ tin cậy của báo cáo tàichính…

Trong thực tế, việc kiểm soát nội bộ chi phí tại các doanh nghiệp xây dựngnói chung và trường hợp tại Công ty Cổ phần Đầu tư phát triển xây dựng Hội Anhầu như chưa đáp ứng được nhu cầu của quản lý Vì vậy, xây dựng và hoàn thiện hệthống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty là công việc rất hữu ích, cầnthiết nhằm tạo sức cạnh tranh cho các doanh nghiệp trong xu thế phát triển và hộinhập như hiện nay

Với tất cả các lý do nêu trên đã dẫn tôi đi đến quyết định nghiên cứu đề tài:

“Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần đầu tư phát triển xây dựng Hội An”

2 Mục tiêu nghiên cứu

Luận văn tập trung nghiên cứu công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tạiCông ty cổ phần đầu tư phát triển xây dựng Hội An, nhằm tìm ra những mặt còn tồntại và hạn chế Từ đó nhận dạng và đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường công táckiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần đầu tư phát triển xây dựngHội An

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của luận văn là công tác kiểm soát nội bộ chi phí sảnxuất trong doanh nghiệp xây dựng

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Về không gian: tác giả chỉ tập trung nghiên cứu một số nội dung chi phí sảnxuất trực tiếp ảnh hưởng trọng yếu đến tổng chi phí trong công tác quản lý tài chínhcủa toàn công ty cũng như công tác kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất tại công ty

Cổ phần đầu tư phát triển xây dựng Hội An nhằm đưa ra các quyết định quản trị nội

bộ tiến hành thực hiện các mục tiêu sát với tổ chức

+ Về thời gian: Thời gian nghiên cứu của đề tài từ năm 2014 đến nay

4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu và phỏng vấn, quan sátthực tế để thu thập thông tin về KSNB chi phí sản xuất tại công ty Số liệu cho đềtài là các quy chế quản lý tài chính, quy trình kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất vàcác báo cáo có liên quan đang được áp dụng tại Công ty Cổ phần đầu tư phát triểnxây dựng Hội An Trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả đã khảo sát thực trạngKSNB về chi phí sản xuất thông qua quá trình làm việc thực tế, trực tiếp theo dõitình trạng luân chuyển chứng từ phục vụ cho việc sản xuất, quan sát cách giải quyếtcông việc của nhân viên trong công ty và phỏng vấn khi cần thiết Do vậy, tác giả

có thể nhận định được đúng đắn thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại

công ty Ngoài ra, còn sử dụng một số phương pháp khác như: phương pháp phântích tổng hợp, phương pháp so sánh giữa công tác kiểm soát nội bộ tại công ty vớikhung lý thuyết về kiểm soát nội bộ của COSO.

5 Bố cục của luận văn

Nội dung chính của luận văn được chia thành 03 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tạicác doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty

Cổ phần đầu tư phát triển xây dựng Hội An

Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chiphí sản xuất tại Công ty cổ phần đầu tư phát triển xây dựng Hội An

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Để thực hiện đề tài, tôi đã có tham khảo các tài liệu có liên quan đến đề tàinghiên cứu như sau:

- Cuốn sách “Kiểm soát nội bộ” (2014) của Trường Đại học Kinh Tế TPHCM do Nhà xuất bản Phương Đông phát hành Nội dung cuốn sách trình bày kháiquát về kiểm soát nội bộ, hệ thống kiểm soát nội bộ theo khuôn mẫu của COSO, cácloại gian lận và biện pháp ngăn ngừa, các thủ tục kiểm soát cho từng chu trìnhnghiệp vụ trong doanh nghiệp

- “Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 – Xác định và đánh giá rủi ro cósai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường củađơn vị” của Bộ Tài Chính

- Luận văn thạc sỹ: “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại các đơn vị xây lắp trực thuộc công ty Hữu Nghị Nam Lào ” của tác giả Trần

Quang Hiền – Đại học Đà nẵng (năm 2009) Nội dung trình bày của luận văn gồmnhững vấn đề sau:

+ Hệ thống những vấn đề lý luận chung: các quan điểm khác nhau về KSNB,

sự cần thiết xây dựng hệ thống KSNB trong công ty, các bộ phận cấu thành hệthống KSNB

+ Chỉ ra được các nguyên nhân gây nên sự lãng phí, thất thoát trong đầu tưxây dựng cơ bản.

+ Chưa áp dụng tốt hệ thống thông tin vào trong quản lý hệ thống kiểm soáttại công ty

Luận văn thạc sỹ: “Kiểm soát chi phí tại các doanh nghiệp xây dựng trường hợp công ty cổ phần xây dựng sông Hồng 24” của tác giả Mai Hoàng Hải –

-Đại học Đà Nẵng (năm 2010) Nội dung trình bày của luận văn gồm những vấn đềsau:

+ Luận văn đã đưa ra được một số giải pháp có cơ sở, hợp lý, thiết thực trongviệc nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát chi phí để đảm bảo chất lượng côngtrình, hạ giá thành sản phẩm, đảm bảo tiến độ thi công và nâng cao năng lực cạnhtranh trên thị trường ở các doanh nghiệp xây dựng

+ Luận văn tiến hành nghiên cứu, phân tích thực trạng các yếu tố môi trườngkiểm soát, hệ thống kế toán và thủ tục kiểm soát có ảnh hưởng đến tính hữu hiệu vàhiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất tại công ty

+ Nêu ra được các giải pháp nhằm hoàn thiên hệ thống kiểm soát chi phí tạicông ty

+ Chưa trình bày đầy đủ nội dung các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soátnội bộ

- Luận văn thạc sỹ: “Đề xuất một số giải pháp xây dựng các hoạt động kiểmsoát trong môi trường tin học cho các doanh nghiệp Việt Nam” của tác giả ĐồngQuang Chung – Đại học kinh tế TP Hồ Chí Minh (năm 2009) Nội dung trình bàycủa luận văn gồm những vấn đề sau:

+ Giúp cho doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vai trò và tầm ảnh hưởng của hệthống máy tính đến các hoạt động kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học

+ Chỉ rõ ra các tác nhân, rủi ro mà doanh nghiệp thường gặp phải, nhữnghành vi gian lận, trộm cắp thông tin và hủy hoại thông tin đối với hệ thống máy tínhcủa doanh nghiệp

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI

CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG

1.1.1 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh xây dựng, sản phẩm xây dựng

Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chất có vị trí hết sức quan trọng trongnền kinh tế của mỗi quốc gia, góp phần tạo nên cơ sở vật chất, kỹ thuật cho nềnkinh tế Đặc biệt trong chiến lược phát triển kinh tế - xã hội và thực hiện mục tiêucông nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước, việc xây dựng cơ sở hạ tầng, thực hiện các

dự án đầu tư quan trọng có tầm quan trọng đặc biệt, góp phần đẩy nhanh tốc độ tăngtrưởng, phát triển kinh tế, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần của nhân dân Xâydựng cơ bản góp phần tạo nên năng lực sản xuất cho các ngành, các lĩnh vực khácnhau trong nền kinh tế, tạo điều kiện cho các ngành, các lĩnh vực đó ngày càng pháttriển cũng như sự phát triển chung của toàn xã hội

Hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp xây dựng có những đặcđiểm sau:

- Chủ yếu là thực hiện hợp đồng đã ký với các chủ đầu tư sau khi trúng thầuhoặc được chỉ định thầu Trong đó, hai bên đã bàn bạc thống nhất với nhau về giátrị của công trình cùng với các điều kiện khác cho nên tính chất hàng hoá của sảnphẩm xây lắp không được thể hiện rõ và nghiệp vụ bàn giao công trình, hạng mụccông trình… hoàn thành cho bên giao thầu chính là quá trình tiêu thụ sản phẩm xâylắp

- Trong ngành xây dựng, việc sản xuất ra những sản phẩm nào, tiêu chuẩnchất lượng kỹ thuật ra sao đã được xác định cụ thể, chi tiết trong hồ sơ thiết kế kỹthuật đã được phê duyệt, thẩm định Doanh nghiệp xây dựng phải chịu trách nhiệmtrước chủ đầu tư về tiến độ thi công, chất lượng xây dựng công trình Doanh nghiệpxây dựng phải có bộ phận kiểm tra kỹ thuật và chất lượng để thực hiện công tác

quản lý kỹ thuật và chất lượng xây lắp công trình theo thiết kế được duyệt nhằmđảm bảo thời gian sử dụng lâu dài của sản phẩm xây lắp.

- Sản phẩm xây lắp là những công trình, vật kiến trúc… có quy mô lớn, kết cấuphức tạp, mang tính chất đơn chiếc, thời gian xây dựng dài có khi từ 5-10 năm Trongđiều kiện đó, không thể chờ cho đến khi xây dựng xong mới tính toán kết quả vàthanh toán mà phải tiến hành hàng quý, hàng năm Từ đó đòi hỏi phải có giá trị dựtoán cho từng đơn vị khối lượng xây lắp để có thể ghi nhận lợi ích và chi phí cho bất

kỳ khối lượng công tác xây lắp ứng với mỗi giai đoạn thực hiện xây dựng công trình

- Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất còn các điều kiện cần thiết cho sảnxuất như: các loại xe máy, thiết bị, nhân công,… phải di chuyển theo địa điểm thicông Mặt khác, việc xây dựng còn chịu nhiều tác động của địa chất công trình, điềukiện thời tiết và khí hậu địa phương, … cho nên công tác quản lý và sử dụng tài sản,vật tư cho công trình rất phức tạp và đòi hỏi phải có mức giá cho từng loại công tácxây dựng, lắp đặt cho từng vùng lãnh thổ một cách thích hợp

- Trong các doanh nghiệp xây dựng ngoài bộ phận thi công xây lắp chính đảmnhận việc thực hiện các hợp đồng đã ký bên giao thầu còn có thể có các bộ phận sảnxuất khác như: bộ phận xây lắp phụ; các bộ phận sản xuất phụ để phục vụ cho bộphận xây lắp chính và tăng thêm thu nhập cho doanh nghiệp Sản phẩm của bộ phậnsản xuất phụ này (kể cả bộ phận máy thi công của doanh nghiệp) khi cung cấp cho bộphận xây lắp chính có thể tính theo giá thành sản xuất thực tế hoặc giá tiêu thụ nội bộtùy theo trình độ quản lý và yêu cầu hạch toán kinh tế trong nội bộ doanh nghiệp

1.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp xây dựng

Việc tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị nhận thầu xây lắp phải bảođảm các yêu cầu kế toán nói chung trong một đơn vị sản xuất là ghi chép, tính toánphản ánh đầy đủ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, xác định hiệu quả từngphần và toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp xây dựng Mặtkhác, phải phù hợp với đặc điểm sản xuất của sản xuất xây lắp

Đặc điểm chính của sản xuất xây lắp ảnh hưởng đển việc tổ chức công tác kếtoán trong doanh nghiệp xây lắp thể hiện chủ yếu ở nội dung, phương pháp tập hợp,phân loại chi phí và cấu tạo giá thành sản phẩm xây lắp.

- Đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành có thể là các hạng mục công trìnhxây lắp, các giai đoạn công việc của hạng mục công trình, các khối lượng xây lắp cógiá trị dự toán riêng

- Phương pháp tập hợp chi phí: tập hợp chi phí theo từng sản phẩm (công trìnhxây lắp, hạng mục xây lắp) hay từng đơn đặt hàng hoặc theo các giai đoạn có khốilượng xây lắp

Từ đặc điểm phương pháp lập dự toán trong xây dựng cơ bản, dự toán đượclập theo từng hạng mục công trình và được phân tích theo từng khoản mục chi phí

Để có thể so sánh, kiểm tra chi phí xây lắp thực tế phát sinh so với dự toán thì chiphí xây lắp được phân loại theo các khoản mục sau:

+Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ)+Chi phí nhân công trực tiếp

+Chi phí sử dụng máy thi công

+Chi phí sản xuất chung

- Đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ: việc xác định giá trị công tác xây lắp dởdang phụ thuộc vào phương thức thanh toán khối lượng xây lắp hoàn thành đã kýgiữa doanh nghiệp xây dựng với chủ đầu tư hay bên giao thầu

Đối với những hạng mục công trình được quy định thanh toán sau khi hoànthành toàn bộ thì giá trị sản phẩm dở dang là tổng chi phí sản xuất phát sinh tính từlúc khởi công đến thời điểm đó Tức là đánh giá theo chi phí sản xuất thực tế đã tậphợp được trên các sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất

Trường hợp thanh toán theo giai đoạn công việc hoặc khối lượng công tácxây lắp riêng biệt có giá trị dự toán riêng thì sản phẩm dở dang là những công việchoặc khối lượng xây lắp chưa hoàn thành hoặc đã hoàn thành nhưng chưa bàn giaovào cuối kỳ Căn cứ trên cơ sở các bản kiểm kê khối lượng công tác xây lắp dở dang,nghiệm thu hạng mục công trình lúc cuối kỳ và các tài liệu có liên quan; kế toán sẽ

xác định giá trị sản phẩm dở dang theo chi phí sản xuất thực tế hoặc ước tính theođịnh mức.

1.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý trong doanh nghiệp xây dựng

Trong ngành xây dựng hiện nay đang tồn tại các loại hình tổ chức doanhnghiệp là tổng công ty, công ty con, xí nghiệp, … Các kiểu cơ cấu thường gặp là:kiểu trực tuyến, kiểu chức năng, kiểu trực tuyến có tham mưu và kiểu trực tuyếnchức năng Tuỳ vào cơ cấu tổ chức của mỗi kiểu để phân cấp quản lý

Hiện nay, trong mô hình các kiểu quản lý tại các doanh nghiệp xây dựng.Đội xây dựng, xí nghiệp xây dựng được xác định như là các chức năng cơ bản, tựtiếp cận thị trường, thực thi và trực tiếp thi công tác nghiệp tại hiện trường, hạchtoán kinh tế nội bộ, có trách nhiệm tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp Tuy nhiên,một thực tế hiện nay là hầu hết các công ty xây dựng thường triển khai bộ máy tổchức quản lý theo mô hình trực tuyến chiếm đại đa số, việc phân cấp quản lý theo

mô hình giao khoán cho các xí nghiệp, tổ đội thi công sản xuất theo khối lượngcông trình, hạng mục công trình được giao đã chia nhỏ và tách biệt các phần việc cụthể trong công tác quản lý tài chính kế toán Bên cạnh đó, việc thành lập các ban chỉhuy công trình, ban điều hành dự án theo các khu vực lại làm cho cơ cấu tổ chứcquản lý theo mô hình phân tán thực sự gặp rất nhiều khó khăn trong công tác điềuhành quản lý cũng như theo dõi, cập nhật tình hình sản xuất thi công của những nhàquản trị Để đáp ứng được yêu cầu thông tin kịp thời phục vụ tốt cho công tác quản

lý đòi hỏi trong cơ cấu tổ chức cần xây dựng và định hướng rõ mô hình cũng như tổchức có hệ thống từ đơn vị cấp trên đến trực tiếp các đơn vị cấp dưới để có thể điềuhành tổng thể mọi chi tiết công việc trong lĩnh vực xây dựng khi địa bàn các côngtrình có thể nằm ở các khu vực khác nhau

1.1.4 Các hình thức quản lý hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp xây dựng

Phương thức khoán sản phẩm xây lắp cho các đơn vị cơ sở, các tổ, đội thicông xây lắp là phương thức quản lý thích hợp với cơ chế thị trường Nó gắn lợi íchvật chất của người lao động, tổ đội với khối lượng, chất lượng sản phẩm cũng nhưtiến độ thi công công trình Đồng thời mở rộng quyền tự chủ về hạch toán kinh

doanh, lựa chọn phương thức tổ chức lao động, tổ chức thi công, phát huy khả năngtiềm tàng của từng tổ đội Việc khoán sản phẩm xây lắp cho các đơn vị trực thuộctiến hành theo 2 phương thức sau:

- Phương thức khoán gọn công trình, hạng mục công trình: đây là phương thứcđang được áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp Theo phương thức này, đơn vị giaokhoán toàn bộ giá trị công trình cho đơn vị nhận khoán Đơn vị nhận khoán tổ chứccung ứng vật tư, tổ chức lao động để tiến hành thi công công trình Khi công trìnhhoàn thành bàn giao quyết toán sẽ được thanh toán toàn bộ giá trị công trình theo giátrị nhận khoán và nộp cho đơn vị giao khoán một số khoản theo quy định Đơn vịgiao khoán là đơn vị có tư cách pháp nhân đứng ra ký kết các hợp đồng xây dựng vàchịu trách nhiệm pháp lý đối với chất lượng công trình và thời gian thi công Phươngthức này được áp dụng đối với các đơn vị nhận khoán có tổ chức công tác kế toán và

bộ máy kế toán độc lập

- Phương thức khoán gọn khoản mục chi phí: theo phương thức này đơn vịgiao khoán chỉ khoán các khoản mục chi phí nhất định, thường là chi phí nhân công;còn các khoản chi phí khác do đơn vị tự chi phí, hạch toán, giám sát kỹ thuật và chấtlượng công trình Phương thức này chỉ áp dụng cho các tổ đội thi công không đủ điềukiện tự cung ứng vật tư, giám sát kỹ thuật và chưa thực hiện hạch toán tổ chức côngtác kế toán riêng

1.2 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.2.1 Khái niệm, chức năng và mục tiêu kiểm soát nội bộ

1.2.1.1 Khái niệm: Kiểm soát nội bộ là một thể thức bên trong đơn vị, do người

của đơn vị kiểm soát xem nhân viên làm đúng hay sai những thể thức đã được quyđịnh trong quy chế đã được đề ra khi thực hiện hoạt động Kiểm soát có thể đượchiểu là công việc rà soát để điều hành toàn bộ hoạt động, là tổng hợp những cáchthức điều tiết, đo lường các hành vi để nắm bắt việc điều hành mọi hoạt động củađơn vị

Công tác kiểm soát nội bộ thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biệnpháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nổ lực của mọi thành viên trong

tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đề ra mộtcách hợp lý Có thể hiểu đơn giản, công tác kiểm soát là hệ thống của tất cả những

gì mà một tổ chức cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điềumuốn tránh Các bước kiểm soát là các biện pháp được tiến hành để xem xét vàkhẳng định các biện pháp quản lý khác có được tiến hành hiểu quả và thích hợp haykhông

“Kiểm soát nội bộ là một hệ thống các biện pháp kiểm tra hoàn chỉnh về tàichính và các mặt khác do Ban lãnh đạo đặt ra nhằm thực hiện công việc kinh doanhcủa doanh nghiệp một cách quy củ và có hiệu suất, đảm bảo chắc chắn việc tuân thủtriệt để các chính sách quản lý, bảo vệ tài sản và đảm bảo ghi chép sổ sách đầy đủ,chính xác nhất” (theo APC Auditing Guideline, “Internal Control”)

Còn theo COSO: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi ngườiquản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cungcấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:

(1) Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động

(2) Sự tin cậy của báo cáo tài chính

(3) Sự tuân thủ pháp luật và các quy định”

Qua các định nghĩa trên cho thấy kiểm soát nội bộ được các nhà quản lý thiếtlập để điều hành mọi nhân viên, mọi hoạt động và kiểm soát không chỉ giới hạntrong chức năng tài chính, kế toán mà nó còn phải kiểm soát mọi chức năng khácnhư về hành chính, quản lý sản xuất và hoạch định

1.2.1.2 Chức năng của kiểm soát nội bộ

- Tạo điều kiện cho các đơn vị điều hành và quản lý kinh doanh một cách cóhiệu quả đó là các thủ tục kiểm soát sẽ giúp các nhà quản lý sử dụng hiệu quả vàtránh được sự lãng phí nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh

- Kiểm soát nội bộ có chức năng đảm bảo giám sát mức độ hiệu năng, hiệuquả của các quy định trong quá trình thực thi, đảm bảo tuân thủ đúng quy trình,đúng thể thức đã được quy định

- Kịp thời phát hiện những vấn đề nảy sinh trong kinh doanh để hoạch định

và thực hiện các biện pháp đối phó

- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong kinh doanh Trong hoạtđộng sản xuất kinh doanh vấn đề gian lận và sai phạm là vấn đề không thể tránhkhỏi bởi vì các hoạt động đều do con người thực hiện Vì vậy, cần phải có các quyđịnh kiểm soát chặt chẻ, hữu hiệu để nhằm ngăn chặn, phát hiện các sai phạm vàgian lận Đồng thời đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội

bộ trong toàn doanh nghiệp

- Đảm bảo ghi chép đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ vàhoạt động kinh doanh Việc ghi nhận các hoạt động sản xuất kinh doanh thông quacông tác kế toán không phải lúc nào cũng đầy đủ và đúng quy định Bằng việc thiếtlập các quy trình quản lý về tài chính, kế toán, về hệ thống cung cấp số liệu và báocáo, kiểm soát sẽ giúp cho việc ghi chép kế toán bảo đảm tuân thủ đúng theo quyđịnh

- Đảm bảo các báo cáo tài chính được lập kịp thời, hợp lệ và tuân thủ theo cácyêu cầu pháp định có liên quan Với yếu tố thông tin quan trọng trong báo cáo tàichính do doanh nghiệp được phát hành là thông tin mang tính chất pháp lý cao nhất

và có tầm quan trọng lớn nhất, các yếu tố trong Báo cáo tài chính phải được phảnánh chính xác, khách quan và trung thực Việc ghi chép và hạch toán kế toán đúngtheo Chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành góp phần đảm bảo tính minh bạchcũng như thông tin hữu ích trong Báo cáo tài chính của doanh nghiệp

- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.Trong đơn vị thì tài sản và thông tin là những thứ có thể bị mất cắp, bị thất thoáthoặc bị sử dụng sai mục đích, mặt khác trong nền kinh tế thị trường thì yếu tố tàisản và thông tin là những yếu tố quyết định đến sự thành công hay thất bài của đơn

vị, do vậy cần phải có kiểm soát để hạn chế sự thất thoát về tài sản và thông tin Hệthống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, vận hành tốt sẽ giảm thiểu các rủi ro và tăng cường

ý thức tuân thủ quy đinh, bảo vệ tài sản cho đơn vị và trách nhiệm của các cá nhân,

tổ chức có liên quan trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp

1.2.1.3 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Mỗi đơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần đạt được để từ đó xác địnhcác chiến lược cần thực hiện Đó có thể là mục tiêu chung cho toàn đơn vị, hay mụctiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị Có thể chia các mục tiêukiểm soát đơn vị cần thiết lập thành 3 nhóm:

- Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của

việc sử dụng các nguồn lực

- Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng

tin cậy của báo cáo tài chính mà tổ chức cung cấp

- Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và

các quy định

Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lýđạt được các mục tiêu liên quan như tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính, sự tuânthủ pháp luật và các quy định Để đạt được các mục tiêu này cần dựa trên cơ sở cácchuẩn mực đã được thiết lập Kết quả đạt được phụ thuộc vào môi trường kiểm soát,cách thức đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát của đơn vị, hệ thống thông tin vàtruyền thông và vấn đề giám sát

Kiểm soát nội bộ không thể ngăn ngừa các quyết định sai lầm hay các sự kiệnbên ngoài có thể làm đơn vị không đạt được các mục tiêu đề ra Với các mục tiêunày, kiểm soát nội bộ chỉ cung cấp sự đảm bảo hợp lý rằng các nhà quản lý với vaitrò giám sát, với hành động kịp thời sẽ giúp tổ chức có thể đạt được các mục tiêu

1.2.2 Phân loại kiểm soát và các yếu tố của kiểm soát nội bộ

1.2.2.1 Phân loại kiểm soát nội bộ

Kiểm soát luôn luôn liên hệ trực tiếp hoặc gián tiếp đến các mục tiêu Trongkhi đó tính chất và phạm vi của các mục tiêu có thể thay đổi linh hoạt thì dẫn đếnphương thức kiểm soát cũng có thể thay đổi theo

- Kiểm soát hoạt động quản lý (hay còn gọi là kiểm soát hướng dẫn): là mộtloại kiểm soát mục tiêu biểu thông qua định dạng những sự kiện giúp chúng ta cóhành động trung gian góp phần đạt được các mục tiêu tốt hơn Đây là loại kiểm soát

được tiến hành trong quá trình xây dựng các mục tiêu Thông qua các hành động,kiểm soát hướng dẫn giúp chúng ta có các hoạt động quản lý kịp thời

- Kiểm soát kế toán: là loại kiểm soát nhằm vào chức năng bảo vệ chúng ta đitheo khuôn mẫu cho trước, nói cách khác là phải giúp đảm bảo được những kết quảmong muốn Với hình thái đơn giản nhất, nó có thể là một tiêu thức kiểm soát chấtlượng mà thông qua đó chỉ có một bộ phận sản phẩm đúng đặc điểm kỹ thuật mới

có thể qua được sự kiểm soát Đặc điểm chung là có một kế hoạch kiểm soát lập sẵn

để trong một hoạt động bình thường sẽ mặc nhiên giúp cho một hành động bảo vệ

1.2.2.2 Các yếu tố của kiểm soát nội bộ

a Môi trường kiểm soát:

Là một trong những yếu tố tác động đến công việc thiết kế, vận hành và tínhhữu hiệu của các chính sách, thủ tục của đơn vị Môi trường kiểm soát đặt ra nềntảng ý thức của doanh nghiệp có tác động đến ý thức kiểm soát của cán bộ nhânviên trong doanh nghiệp Môi trường kiểm soát cũng phản ánh phần nào văn hóacủa một doanh nghiệp Là nền tảng cho các cấu phần khác trong hệ thống kiểm soátnội bộ của doanh nghiệp nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phùhợp Nói đến môi trường kiểm soát, chúng ta hay đề cập đến các yếu tố sau:

- Triết lý quản lý và phong cách tổ chức điều hành hoạt động của nhà quảntrị: Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản trị doanhnghiệp; phong cách điều hành thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khiđiều hành đơn vị Những quan điểm này ảnh hưởng trực tiếp đến các chính sách,chế độ cũng như quy trình, cách thức kiể tra kiểm soát trong đơn vị Nếu quan điểmcủa nhà quản lý là trung thực, lành mạnh hóa tài chính thì sẽ có những hạn chế xảy

ra trong hoạt động kinh doanh Ngược là nếu nhà quản lý coi trọng vấn đề lợinhuận, hoàn thành kế hoạch, tối đa hóa lợi nhuận bằng mọi cách thì các thủ tụckiểm soát rất khó thực hiện được Chính vì sự khác biệt đó dẫn đến quan điểm quản

lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và thựchiện các mục tiêu còn lại tại đơn vị

- Tính chính trực và những giá trị đạo đức trong doanh nghiệp: là chìa khóathành công cho việc thiết lập môi trường kiểm soát tốt Giá trị đạo đức là tập hợpcác tiêu chuẩn về hành vi tạo nên nền tảng đạo đức mà mọi nhân viên phải thực thi.Giá rị đạo đức hướng dẫn các nhân viên khi ra quyết định Ban quản trị xác định cácgiá trị đạo đức khi nó thúc đẩy:

+ Sự cam kết trung thực và công bằng

+ Sự tôn trọng pháp luật và các chính sách

+ Sự tôn trọng dành cho tổ chức

+ Sự nêu gương của lãnh đạo

+ Sự cam kết dành cho các điều xuất sắc

+ Sự kính trọng dành cho người quản lý

+ Sự tôn trọng quyền lợi của người làm công

+ Sự phù hợp với các đẳng cấp chuyên nghiệp

- Sự hiện hữu và chất lượng của hội đồng quản trị và bộ phận kiểm soát trongdoanh nghiệp: Hội đồng quản trị và bộ phận kiểm soát (thường gọi là ban kiểm soátnội bộ) đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra môi trường kiểm soát Bộ phậnkiểm soát thực hiện giám sát và đánh giá thường xuyên toàn bộ các hoạt động của tổchức, kể cả đối với hệ thống kiểm soát nội bộ Một đơn vị có bộ phận kiểm soát tốt

sẽ có được những thông tin kịp thời, chính xác về tình hình tổ chức Với vai trò củamình, hội động quản trị và kiểm soát sẽ tạo ra môi trường kiểm soát bằng các hoạtđộng chủ yếu sau:

+ Phê chuẩn và giám sát sứ mệnh, mục tiêu và chiến lược kinh doanh

+ Phê chuẩn, giám sát, thực thi giá trị, chuẩn mực đạo đức của tổ chức

+ Giám sát các quyết định và hành động quản lý của người quản trị

+ Thiết lập chính sách và cơ cấu tổ chức

- Cơ cấu tổ chức: Thực chất là sự phân chia chịu trách nhiệm và quyền hạngiữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mụctiêu Một cơ cấu phù hợp sẽ đảm bảo cho các hoạt động trong đơn vị được thôngsuốt, hiệu quả, không có sự chồng chéo giữa các bộ phận, đảm bảo được sự độc lập

tương đối giữa các bộ phận đồng thời sẽ là một nhân tố quan trọng góp phần tạo nênmôi trường kiểm soát lành mạnh.

- Phân cấp quyền hạn và trách nhiệm: Được xem là phần mở rộng của cơ cấu

tổ chức Cách thức này cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của tưng thành viêntrong các hoạt động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên biết được nhiệm vụ cụ thểcủa mình và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trongviệc hoàn thành mục tiêu

- Chính sách nhân sự: Khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ hệ thống kiểmsoát con người Nếu đợn vị có đội ngũ nhân viên có năng lực và đáng tin cậy thìnhiều quá trình kiểm soát có thể chưa có mà vẫn có các báo cáo tài chính đáng tincậy Ban quản trị chịu trách nhiệm đảm bảo năng lực hoàn thành công việc của nhânviên bằng việc thiết lập các chính sách và thủ tục nguồn nhân lực đối với:

+ Yêu cầu trình độ và kỹ năng cho từng vị trí

+ Kiểm tra trình độ đối với từng ứng viên

+ Chính sách tuyển dụng và thăng tiến cho từng ứng viên đạt yêu cầu

+ Chương trình đào tạo giúp nhân viên nâng cao trình độ và kỹ năng

Ban quản trị còn đảm bảo rằng các nhân viên được trang bị đủ phương tiện,công cụ, phần mềm, các cẩm nang quy trình công việc,… cần thiết để hoàn thànhnhiệm vụ

- Công tác kế hoạch của doanh nghiệp sẽ là cơ sở tốt cho các mục tiêu củacông tác kiểm soát Việc lập kế hoạch chính xác sẽ giúp cho đơn vị hoạt động đúnghướng và có hiệu quả Đồng thời công tác kế hoạch nếu được tiến hành một cáchnghiêm túc và khoa học cũng sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu, giúpđơn vị có thể phát hiện, ngăn ngừa được những sai xót gian lận trong các hoạt độngsản xuất kinh doan của doanh nghiệp

- Các nhân tố khác: Là các nhân tố vượt ra ngoài sự kiểm soát của nhà quản

lý nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ của nhà quản lý và các quy chế, thủtục kiểm soát cụ thể Thuộc các nhân tố này là ảnh hưởng của các cơ quan chức

năng Nhà nước, các chủ nợ và các trách nhiệm pháp lý Ví dụ như: ảnh hưởng củaNgân hàng, cơ quan Thuế, pháp luật…

b Đánh giá rủi ro :

Đánh giá bao gồm việc xác định và phân tích rủi ro liên quan đến quá trìnhhướng tới mục tiêu của doanh nghiệp, làm nền tảng cho việc xác định các cách thức

xử lý rủi ro Thông qua việc xác định mục tiêu đề ra ở các cấp độ tổng thể doanhnghiệp và cấp độ bộ phận, doanh nghiệp có thể xác định được những yếu tố chủ yếudẫn đến thành công và sau đó xác định những rủi ro gây ảnh hưởng đến những yếu

tố thành công này

Chuẩn bị để tiếp cận rủi ro: Ban quản trị, trước hết, nên xác định toàn bộ cáchoạt động, các mục tiêu kiểm soát trong toàn bộ tổ chức Các mục tiêu kiểm soátđược cụ thể hóa hơn và gắn liền với trách nhiệm của từng bộ phận Sau khi xác địnhmọi hoạt động và mục tiêu kiểm soát, nhà quản lý tiến hành xác định các rủi ro gắngliền với từng đối tượng Những rủi ro này có thể xuất phát từ bên trong nội bộ tổchức (sự nhầm lẫn, sự lừa gạt,…) và bên ngoài tổ chức (thay đổi môi trường pháp

lý, các thảm họa tự nhiên,…) Điều quan trọng là nhà quản lý phải xác định rủi rogắn liền với từng mục tiêu kiểm soát

Quá trình nhận dạng rủi ro: Nhà quản lý nhận dạng các rủi ro trên hai khíacạnh: Khả năng xảy ra và tác động của rủi ro

- Tác động của rủi ro: là sự ảnh hưởng của các sự kiện không mong muốn lên

tổ chức khi xảy ra Những ảnh hưởng là tổn thất cho doanh nghiệp hoặc là cơ hội bịđánh mất Nếu có thể, tiến hành định lượng các ảnh hưởng hoặc ít nhất được mô tả

đủ để thấy được các dấu hiệu xuất hiện của rủi ro

- Khả năng xảy ra: là xác suất xảy ra các sự kiện không mong đợi nếu không

có biện pháp kiểm soát nào để ngăn chặn hoặc làm giảm thiểu rủi ro

Cao Khả năng xảy ra Thấp

Thấp Mức độ ảnh lưởng Cao

Hình 1.1: Sơ đồ mô hình nhận dạng rủi ro

Sơ đồ minh họa trên minh họa sự tiếp cận hợp lý để nhận dạng rủi ro Gócphần tư thứ 1 biểu diễn mức độ ưu tiên thấp nhất, và góc phần tư thứ 4 biểu diễnmức độ ưu tiên cao nhất Nhà quản lý tiến hành thứ tự ưu tiên dựa trên mức độ tácđộng và khả năng xảy ra Với các thông tin trên, nhà quản trị xác định cách thứcquản trị rủi ro

Quản trị rủi ro: Nhà quản trị cấp cao nên tiến hành các hướng dẫn cho ngườiquản trị cấp thấp hơn việc lượng hóa mức độ và phân loại rủi ro Với các hướng dẫnnày, các nhà quản lý cấp thấp hơn sẽ quyết định tình huống nào là chấp nhận, ngănchặn hay giảm thiểu, hoặc né tránh rủi ro Ví dụ, đối với quy trình kiểm soát hoạtđộng truy cập dữ liệu, để ngăn chặn người không có thẩm quyền truy cập, nhà quản

lý có thể cân nhắc phương án sau:

+ Chấp nhận rủi ro: Không tiến hành hoạt động kiểm soát nào Nhà quản trị

có thể chấp nhận rủi ro này khi tác động ảnh hưởng các truy cập không được phépnày là không có ý nghĩa (các dữ liệu truy cập không nhạy cảm, chi phí bỏ ra cho cáchoạt động kiểm soát rủi ro kiểu này lớn hơn tổn thất do rủi ro này gây ra)

+ Ngăn chặn hoặc giảm thiểu rủi ro: Thiết lập các hoạt động – Nhà quản trịkhông chấp nhận cấp độ rủi ro này bởi các tài liệu chứa các thông tin mật, có giá trị

Vì thế nhà quản trị nên tiến hành các hoạt động kiểm soát nhằm ngăn chặn hoặcgiảm thiểu rủi ro ở mức độ chấp nhận được

2

1

Yêu cầuĐiều chỉnh

3

4

+ Tránh né rủi ro: Không tiến hành hoạt động nghiệp vụ này Một khi dữ liệucho phép truy cập quá nhạy cảm hoặc kiểm soát việc truy cập dữ liệu quá tốn kém,nhà quản trị có thể từ chối, không tiến hành nghiệp vụ này.

c Các hoạt động kiểm soát:

Các hoạt động kiểm soát là những công cụ giúp nhận dạng, ngăn chặn, giảmthiểu rủi ro làm ảnh hưởng đến việc hoàn thành mục tiêu của tổ chức Các hoạtđộng kiểm soát này phải có tính hữu hiệu và hiệu quả Những hoạt động kiểm soát

có thể gộp thành hai nhóm chính đó là kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát pháthiện Kiểm soát phòng ngừa được thể hiện ở việc thiết lập những chính sách và thủtục mang tính chuẩn mực, phân công trách nhiệm hợp lý và ủy quyền, phê duyệt.Kiểm soát phát hiện được thể hiện dưới dạng thực hiện báo cáo đặc biệt, đối chiếuhay kiểm tra định kỳ

Những hoạt động kiểm soát được thể hiện dưới dạng các chính sách và thủtục nhằm đảm bảo rằng định hướng của lãnh đạo được thực thi Hoạt động kiểmsoát cũng đảm bảo rằng những biện pháp cần thiết được đưa ra để xử lý những rui

ro làm ảnh hưởng đến quá trình đạt mục tiêu của doanh nghiệp Các hoạt động kiểmsoát có mặt ở mọi cấp độ tổ chức của doanh nghiệp

Những chính sách, thủ tục kiểm soát được xây dựng trên các nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: theo nguyên tắc này quyền hạn và tráchnhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phậnkhác nhau trong một tổ chức Việc thực hiện đảm bảo được nguyên tắc này doanhnghiệp sẽ tránh được việc một cá nhân, bộ phận toàn quyền thực hiện một côngviệc, nghiệp vụ kinh tế từ đầu đến cuối Vì sẽ có sự giám sát lẫn nhau giữa các bộphận và cá nhân, ngăn ngừa được các tiêu cực có thể phát sinh, đồng thời thúc đẩynăng suất làm việc cao hơn

- Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc này đòihỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc nhằm ngăn ngừa các hànhđộng lạm dụng quyền hạn để tham ô tài sản của doanh nghiệp và dễ nhận ra sự saisót hoặc gian lận Không được bố trí kiêm nhiệm giữa các công việc có liên quan

với nhau cho cùng một cá nhân thực hiện như tách biệt chức năng phê chuẩn, hạchtoán mua bán bảo quản tài sản hoặc chức năng thực hiện với chức năng kiểm soát.

- Phải uỷ quyền cho người có thẩm quyền phê chuẩn các nghiệp vụ một cáchthích hợp: sự phân quyền cho các cấp và xác định rõ thẩm quyền phê chuẩn củatừng người sẽ giúp cho các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh tiến triển tốt đẹp hơnđồng thời giúp nhà quản lý kiểm soát, hạn chế được sự tùy tiện khi giải quyết côngviệc

Ngoài các thủ tục kiểm soát cơ bản trên còn có một số thủ tục kiểm soát kháccũng nhằm đặt được mục tiêu đề ra đó là:

- Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách: đây là biện pháp quan trọng

để bảo vệ tài sản, tài liệu kế toán và các thông tin khác là áp dụng những thể thứckiểm soát vật chất chẳng hạn như xây dựng nhà kho, trang bị hệ thống báo cháy, sửdụng tủ sắt, khóa, Ngoài ra, cần phải hạn chế sự tiếp cận trực tiếp với tài sản, sổsách của doanh nghiệp khi chưa được phép của người quản lý như kiểm soát việctham khảo các tài liệu kế toán, quy chế bảo trì sửa chữa tài sản

- Kiểm soát độc lập việc thực hiện: là việc kiểm tra thường xuyên và liên tục

của những kiểm soát viên độc lập với đối tượng bị kiểm tra, nhằm xem xét bốn loạithủ tục kiểm soát nêu trên Chẳng hạn như đơn vị đã áp dụng nguyên tắc bất kiêmnhiệm, nhưng không thể loại trừ tuyệt đối khả năng có thể xảy ra sự thông đồnggiữa những nhân viên đảm nhận các phần hành khác nhau để tham ô tài sản

- Định dạng trước, sử dụng chỉ tiêu và ứng dụng công nghệ thông tin: đây là

thủ tục kiểm soát hữu hiệu khi doanh nghiệp áp dụng rộng rãi chương trình máytính vào công tác quản lý Đồng thời lượng hóa tất cả những mục tiêu mà công tyđặt ra cho các cá nhân và bộ phận thành các chỉ tiêu và sau đó sẽ kiểm soát theo cácchỉ tiêu này

d Thông tin và truyền thông:

Thông tin được thu thập bên trong và bên ngoài doanh nghiệp nhằm cung cấpcho lãnh đạo với những nội dung về hoạt động của doanh nghiệp liên quan đếnnhững mục tiêu đã được đề ra Một hệ thống thông tin được thế kế và vận hành tốt

sẽ cung cấp thông tin tin cậy, chính xác và kịp thời, để trợ giúp người được cungcấp thông tin hoàn thành trách nhiệm một cách hiệu quả và hữu hiệu Một trong cácyếu tố cơ bản của hệ thống thông tin doanh nghiệp là hệ thống kế toán Một hệthống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm cho các mục tiêu sau đây sẽ được thực hiện:

- Tính có thực: chỉ ghi chép các nghiệp vụ có thực, không ghi chép cácnghiệp vụ kinh tế giả tạo vào sổ sách

- Tính đầy đủ: không loại bỏ, giấu bớt hay để ngoài sổ sách về bất kỳ nghiệp

vụ kinh tế phát sinh nào

- Sự đúng hạn: việc ghi nhận doanh thu và chi phí đúng kỳ

- Sự đánh giá: không để sai phạm trong việc tính toán, hay áp dụng các chínhsách kế toán

- Sự phân loại: đảm bảo số liệu được phân loại theo đúng hệ thống tài khoản

và ghi nhận đúng đắn vào các sổ sách kế toán có liên quan

- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác

Việc trao đổi thông tin phải được thực hiện đầy đủ, đúng lúc xuyên suốt trongtoàn bộ doanh nghiệp Những kênh truyền thông cởi mở, hữu hiệu cần được thiếtlập giữa doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp và các đối tác khác nhằm traođổi thông tin, đồng thời giúp nhà quản trị có được sự phản hồi cần thiết để đánh giá

hệ thống kiểm soát nội bộ của mình

e Giám sát: Giám sát là xem xét lại kết quả đạt được của từng hoạt động và nghiệp

vụ phát sinh, qua đó đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ Giám sátđược thực hiện thông qua các hình thức như:

- Giám sát thường xuyên

- Đánh giá độc lập

- Báo cáo những sai xót

Việc giám sát là trách nhiệm của mọi người trong tổ chức Tùy thuộc vào vịtrí mà trách nhiệm và nội dung giám sát sẽ khác nhau, ví dụ:

- Đối với nhân viên: giám sát công việc của chính họ để đảm bảo công việcđược tiến hành đúng Họ phải khắc phục các lỗi xảy ra trước khi chất lượng công

việc được kiểm tra lại ở cấp cao hơn Nhà quản lý nên đào tạo nhân viên các nghiệp

vụ kiểm soát hoạt động và khuyến khích họ thông báo bất kỳ điều không thông lệnào

- Đối với người quản lý trực tiếp: Người quản lý trực tiếp nên giám sát toàn

bộ các hoạt động và nghiệp vụ phát sinh trong bộ phận của mình nhằm đảm bảo cácnhân viên thực hiện đúng công việc, đảm bảo bộ phận hoàn thành mục tiêu đượcgiao

Tóm lại, toàn bộ 5 yếu tố trên tạo thành một nền tảng vững chắc cho hệ thốngkiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Hoạt động KSNB góp phần tạo lập được mộtvăn hóa doanh nghiệp chú trọng đến tính chịu trách nhiệm Những hoạt động kiểmsoát và những cơ chế tương ứng sẽ được chủ động thiết lập nhằm đối phó và hạnchế những rủi ro trọng yếu

1.3 NỘI DUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG CÁC DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG

1.3.1 Nội dung chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng

Trong bất kỳ một loại hình doanh nghiệp, chi phí là biểu hiện bằng tiềnnhững hao phí lao động sống và lao động vật hoá phát sinh trong quá trình hoạtđộng sản xuất kinh doanh Trong doanh nghiệp xây dựng thì chi phí phát sinh chủyếu và chiếm tỷ trọng lớn nhất là chi phí các công trình xây dựng, gồm các chi phísau:

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là những chi phí về vật liệu chính, vật liệuphụ, các cấu kiện hoặc các bộ phận rời, vật liệu luân chuyển tham gia cấu thành thực

tế sản phẩm xây lắp hoặc giúp cho việc thực hiện và hoàn thành khối lượng xây lắpnhư: gạch, sắt, ximăng, bêtông, vĩ kèo, v.v…

- Chi phí nhân công trực tiếp là chi phí cho lao động trực tiếp tham gia vào quátrình hoạt động xây lắp bao gồm: tiền lương, tiền công phải trả cho nhân công trựctiếp thực hiện khối lượng xây lắp, công nhân phục vụ xây lắp kể cả công nhân vậnchuyển, bốc dỡ vật liệu trong phạm vi mặt bằng xây lắp và công nhân phụ trợ chuẩn

bị, kết thúc, thu dọn hiện trường thi công, không phân biệt công nhân thuộc quyền

quản lý của doanh nghiệp hay thuê ngoài Chi phí nhân công trực tiếp không bao gồmcác khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp,kinh phí công đoàn theo tỷ lệ quy định hiện hành của Nhà nước.

- Chi phí sử dụng máy thi công: máy móc thi công là các loại xe máy, động cơmáy được sử dụng trực tiếp để thi công xây lắp các công trình xây dựng như: máytrộn bêtông, máy đào, máy xúc, máy đóng cọc, xe ôtô ben, cẩu tháp, máy bơm… Cácloại phương tiện máy thi công này, doanh nghiệp có thể thuê bên ngoài hoặc tự trang

bị để khai thác sử dụng lâu dài trong quá trình hoạt động của mình Chi phí sử dụngmáy thi công là toàn bộ các chi phí liên quan về vật liệu, nhân công và chi phí khác

có liên quan đến quá trình sử dụng máy cho các công trình xây lắp như:

+ Chi phí lương chính, lương phụ, phụ cấp của công nhân điều khiển phương tiện + Chi phí vật liệu, nhiên liệu, vật liệu khác phục vụ máy thi công

+ Chi phí khấu hao tài sản cố định máy thi công

+ Chi phí về công cụ dụng cụ phục vụ máy thi công

+ Chi phí dịch vụ thuê ngoài, về sửa chữa, bảo hiểm, tiền thuê tài sản, chi phívận chuyển, điện nước và các chi phí bằng tiền khác… liên quan đến vận hành máymóc

- Chi phí sản xuất chung của hoạt động xây lắp là những chi phí có liên quanđến việc tổ chức, phục vụ và quản lý thi công của các đội thi công xây lắp và ở cáccông trường xây dựng Chi phí sản xuất chung phải được tổ chức hạch toán cho từngcông trình, hạng mục công trình và phải chi tiết theo từng khoản mục nhất định

Trong trường hợp chi phí sản xuất chung liên quan đến nhiều công trình,hạng mục công trình thì phải tiến hành phân bổ chi phí sản xuất chung cho các côngtrình hạng mục công trình đó theo các tỷ lệ phân bổ Thông thường trong các doanhnghiệp xây dựng thì tiêu chí phân bổ chi phí sản xuất chung được dựa vào chi phínhân công trực tiếp

Ngoài ra, trong các doanh nghiệp xây dựng còn có rất nhiều loại chi phí nhưchi phí quản lý văn phòng, chi phí lãi vay, … và hầu hết các chi phí này được phân

bổ và vốn hoá vào chi phí sản xuất chung thi công xây lắp để kết thành giá trị công

trình Phần còn lại của chi phí quản lý này hầu như chiếm tỷ lệ không lớn lắm trongdoanh nghiệp.

1.3.2 Mục tiêu và nội dung kiểm soát chi phí xây lắp

1.3.2.1 Mục tiêu

- Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo tính trung thực vàđáng tin cậy bởi vì chính người chủ doanh nghiệp phải có trách nhiệm về việc lập báocáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

+ Thông tin báo cáo tài chính

+ Tính minh bạch, trọng yếu và đáng tin cậy

- Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải đảm bảo hợp lý việcchấp hành luật pháp và các quy định Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn phải hướngmọi thành viên trong doanh nghiệp vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ,qua đó đảm bảo được những mục tiêu của doanh nghiệp

- Đối với sự hữu hiện và hiệu quả các hoạt động, kiểm soát nội bộ giúp doanhnghiệp sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộngthị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp

1.3.2.2 Nội dung công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp

a Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

a.1 Các rủi ro thường gặp đối với nguyên vật liệu trực tiếp

+ Xuất vật tự không đúng nhu cầu của người yêu cầu xuất vật tư hoặc ngườiyêu cầu đề nghị xuất vật tư không phù hợp với công việc cần làm

+ Vật tư bị thất thoát do bị mất cắp tại nơi sản xuất

+ Xuất vật tư nhưng chưa được sự xét duyệt của người có thẩm quyền: côngnhân tự ý lấy nguyên vật liệu sử dụng mà chưa có sự đồng ý của người có thẩmquyền hoặc đã được phê duyệt yêu cầu xuất vật tư nhưng khi lấy vật tư thì không lấytheo đề nghị ban đầu mà lấy loại nguyên vật liệu khác

a.2 Mục tiêu kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, thì những mục tiêu cần đạt tới là:

+ Tổng chi phí thực tế phát sinh không vượt quá dự toán chi phí nguyên vậtliệu trực tiếp

+ Đảm bảo hiệu quả của công việc quản lý nguyên vật liệu

+ Đảm bảo việc vật tư không bị mất mát, lãng phí tại nơi sản xuất

+ Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin về chi phí sản xuất trình bày trênBCTC

+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh cho từng công trình phải đảm bảotính có thật, được phê chuẩn, được phản ánh vào sổ sách đầy đủ, chính xác, đượcđánh giá đúng, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

a.3.Các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Để kiểm soát tốt chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cần phải có 1 chu trìnhkiểm soát như sau:

Hình 1.2: Chu trình kiểm soát tổng quát

Để đảm bảo hiệu qủa kiểm soát về chi phí nguyên vật liệu cần phải đảm bảo

sự kiểm soát ngay từ giai đoạn tiếp cận nguyên vật liệu, xuất dùng nguyên vật liệu,quá trình sử dụng nguyên vật liệu và tồn kho Một sự kiểm soát không tốt trong mộtgiai đoạn nào đó sẽ làm gia tăng chi phí, ảnh hưởng đến hoạt động của doanhnghiệp

Phân chia trách nhiệm giữa:

 Chức năng xét duyệt và thực hiện nghiệp vụ mua vật tư

 Chức năng mua vật tư

Dòng vận động

Đưa nguyên vật liệu vào công trình

Nhập kho Nguyên vật liệu

Nhận nguyên vật liệu

Đơn đặt hàng Hoá đơn bán

hàng

Sổ theo dõi vật tư

Sổ kế toán chi phí

Xử lý các đơn đặt hàng

Nhập nguyên vật liệu nguyên vật liệuTồn kho

Tổ chức thi công công trình

 Chức năng bảo quản kho và kế toán vật tư.

Ban hành chính sách mua vật tư, gồm các vấn đề:

 Chính sách mua vật tư: Cần quản lý về số lượng, chủng loại, quy cách,chất lượng, giá cả và chi phí thu mua cũng như kế hoạch thu mua theo đúng tiến độthời gian phù hợp với kế hoạch thi công, xây dựng công trình Trong doanh nghiệpvật liệu luôn được dự trữ ở một mức nhất định, hợp lý nhằm đảm bảo quá trình thicông được liên tục Do vậy, doanh nghiệp phải xác định mức tồn kho tối đa và tốithiểu cho từng loại nguyên vật liệu, việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loạinguyên vật liệu nào đó sẽ gây tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật liệu ảnh hưởngđến tốc độ chu chuyển vốn và tiến độ thi công của các công trình Dự trữ ở mức độcần thiết đúng mô hình số lượng đặt hàng tối ưu (EOQ), được áp dụng trong điềukiện nguồn cung cấp vật tư ổn định

 Chính sách lựa chọn nhà cung cấp: Do địa bàn thi công được xác địnhtheo từng công trình nên việc lựa chọn nhà cung cấp là rất khó khăn xong cũng phảisàn lọc cẩn thận để chọn được nhà cung cấp với giá cả thấp nhất và chất lượng caonhất

+ Thiết lập các thủ tục mua vật tư: bộ phận mua hàng ở các phòng nghiệp vụtrong doanh nghiệp sẽ xét duyệt các nghiệp vụ liên quan đến mua vật tư, nguyên vậtliệu, đảm bảo hợp lý về giá cả, chất lượng của vật tư Tất cả nghiệp vụ mua hàng đềuphải có sự phê duyệt của lãnh đạo các cấp nhằm đảm bảo vật tư mua được sử dụngđúng mục đích, đúng kế hoạch thi công, dự toán được duyệt để tránh tình trạng muaquá nhiều hay mua các vật tư không cần thiết Chứng từ sử dụng trong mua hàng gồmcó: phiếu đề nghị cấp vật tư, đơn đặt hàng

Phiếu đề nghị cấp vật tư: là phiếu yêu cầu cung ứng vật tư để phục vụ cho

các công việc cần thiết trong quá trình xây dựng Phiếu này có thể được lập khi cóyêu cầu đột xuất hoặc căn cứ vào các công việc tiếp theo trong dự toán xây dựng và

kế hoạch sản xuất và vật tư tồn kho, phải được xác nhận kiểm tra, kiểm soát thôngqua các cấp có thẫm quyền, các phòng nghiệp vụ về sự hợp lý và tính có thật củanhu cầu

Đơn đặt hàng: sau khi phê duyệt phiếu yêu cầu cấp vật tư, bộ phận phụ

trách mua vật tư sẽ lập đơn đặt hàng để gửi cho nhà cung cấp Các đơn đặt hàng đềuđược đánh số và các thông tin rõ ràng liên quan đến vật tư cần cung cấp về sốlượng, chủng loại, quy cách, thời điểm giao nhận và phương thức vận chuyển, v.v…

+ Thiết lập các thủ tục giao nhận vật tư: Bộ phận nhận vật tư khi nhậnnguyên vật liệu sẽ phải kiểm tra về mẫu mã, số lượng, chất lượng, thời gian đến vàcác điều kiện khác, đồng thời lập biên bản nhận vật tư Sau đó bộ phận nhận vật tư

sẽ lập "phiếu nhập kho" số nguyên vật liệu nhận được Người giám sát của bộ phận

sẽ đối chiếu số lượng trên "đơn đặt hàng" để có thể xử lý tiếp tục nghiệp vụ muanguyên vật liệu Nhằm ngăn ngừa sai phạm, gian lận xảy ra, các nhân viên ở bộphận vật tư phải độc lập với bộ phận kho và phòng kế toán, nguyên vật liệu phảiđược kiểm soát chặt chẽ từ khi nhận cho đến khi chuyển đi nhập kho

Bộ phận kho vật tư là bộ phận bảo quản về mặt hiện vật các loại nguyên vậtliệu tồn kho của doanh nghiệp Các nguyên vật liệu được cất giữ tại kho phải có quytrình bảo quản để nguyên vật liệu giảm hao hụt, không bị giảm phẩm chất, hưhỏng, Khi bộ phận nhận nguyên vật liệu giao vật tư cho thủ kho để bảo quản, thủkho sau khi kiểm tra vật tư về mặt số lượng, chất lượng, sẽ ký nhận vào "phiếunhập kho" và sau đó chuyển phiếu nhập kho đến bộ phận kế toán

Bộ phận kế toán căn cứ vào "Phiếu đề nghị mua vật tư", "Đơn đặt hàng",

"Phiếu nhập kho” và "Hóa đơn của nhà cung cấp" để kiểm tra, đối chiếu, theo dõiviệc thanh toán với người bán và làm căn cứ để ghi sổ Tùy theo hình thức tổ chức

hệ thống kế toán thanh toán với người bán, kế toán phải sử dụng các loại sổ sáchtương ứng

+ Xây dựng định mức và hao hụt vật tư: Tùy thuộc vào đặc tính của một sốloại vật tư mà phải xây dựng định mức và tỷ lệ hao hụt cho vật tư

+ Hệ thống kế toán chi tiết vật tư: Quy định mở các sổ sách chi tiết chotừng loại vật tư về mặt số lượng và chất lượng Định kỳ, giữa thủ kho và kế toán vật

tư đối chiếu lẫn nhau và xử lý triệt để các chênh lệch Hệ thống này bải đảm sự đốichiếu, kiểm tra lẫn nhau giúp cho việc quản lý vật tư được chặt chẽ

+ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: Bao gồm kiểm soátchứng từ, sổ sách và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh

+ Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ

a.4 Thông tin kế toán phục vụ công tác kiểm soát

- Thông tin chứng từ, sổ sách cung cấp

Chứng từ: hợp đồng mua bán vật tư, đơn đạt hàng, các phiếu xuất kho, hóa

đơn mua hàng, phiếu chi, séc, bảng kê phiếu xuất vật tư, bảng dự toán chi phíNVLTT,…

Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản chi phí

NVLTT, sổ cái tài khoản NVL (152), sổ cái tài khoản phải trả (331),…

- Các báo cáo chi phí NVL nhằm đánh giá biến động chi phí NVL trực tiếp sovới dự toán

b Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp

b.1 Các rủi ro thường gặp đối với chi phí nhân công trực tiếp

- Rủi ro về xác định mức lương: Nếu xác định mức lương của công nhân caohơn thị trường sẽ làm tăng chi phí của doanh nghiệp từ đó sẽ giảm lợi nhuận Nhưngnếu xác định mức lương quá thấp sẽ không khuyến khích được sự hăng hái cũng như

sự nhiệt tình trong quá trình làm việc của công nhân

- Rủi ro về tính lương: Ghi chép ít hơn hoặc nhiều hơn ngày công thực tế củacông nhân hoặc tính sai mức lương giữa các vị trí: đội trưởng, đội phó và công nhân

- Rủi ro về chi trả lương: Trả lương cho nhân viên đã nghỉ việc hoặc trả lươngcho nhân viên không có thực do việc cập nhật số liệu về nhân sự không đầy đủ, kịpthời

- Rủi ro về ghi nhận và báo cáo về quy trình nhân sự - tiền lương như ghi nhậnkhông kịp thời, không đầy đủ về số lượng nhân công, ngày công

b.2 Mục tiêu kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp

Chi phí nhân công bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương Đây

là một khoản chi phí lớn đối với doanh nghiệp và các tổ chức Việc tính sai tiềnlương sẽ ảnh hưởng đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Vìvậy kiểm soát chi phí nhân công có một vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp

+ Đảm bảo cho vấn đề chi trả lương đúng theo giờ công, chức vụ, cấp bậc, các

khoản trích theo lương đúng theo tỷ lệ quy định Việc chi trả tăng ca, tiền thưởng cóhoạch toán đúng quy định, các chi phí phát sinh về tiền lương là có thật, được ghichép đầy đủ, chính xác

+ Tổng chi phí nhân công thực tế phát sinh không vượt quá dự toán chi phínhân công trực tiếp

+ Đảm bảo hiệu quả quản lý thời gian lao động, số lượng lao động cũng nhưchất lượng lao động

+ Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin liên quan đến chi phí tiền lương

+ Báo cáo cho cơ quan chức năng của nhà nước: cần thực hiện nghiêm túc vềcông tác ghi chép và lập báo cáo cho cơ quan chức năng của nhà nước theo quy định

về quản lý lao động tiền lương, nhằm giúp cho đơn vị hoàn thành nghĩa vụ với cơquan chức năng và giúp phát hiện những sai sót hoặc gian lận trong công tác lao độngtiền lương

+ Phân công phân nhiệm trong công tác về lao động tiền lương: hoạt động xâydựng thường được thực hiện trên các địa điểm biến động nên lực lượng lao động thicông công trình chủ yếu là thuê ngoài (địa phương) nên việc kiểm soát chi phí nhâncông rất phức tạp và dễ sai sót Để giảm bớt khả năng sai phạm trong công tác lao

động về tiền lương cần tiến hành phân công, phân nhiệm giữa các chức năng theo dõinhân sự, theo dõi thời gian, lập bảng lương, và ghi chép lương.

+ Chức năng nhân sự: thường do bộ phận nhân sự đảm nhận và sự kiểm soátcủa bộ phận này được thực hiện Khi có tuyển dụng nhân viên mức lương phải đượcghi rõ vào hồ sơ gốc của bộ phận này Sau đó một bộ hồ sơ sẽ được gửi cho bộ phậntính lương Bộ phận tính lương không được ghi tên người nào vào bảng lương nếukhông có hồ sơ do bộ phận nhân sự gửi đến Khi có sự thay đổi về mức lương, bộphận nhân sự sẽ gửi văn bản chính thức cho bộ phận tính lương và các đội công trình.Việc kiểm soát này nhằm bảo đảm tính chính xác về các khoản thanh toán tiền lương.+ Theo dõi, tính toán thời gian lao động: Các đội công trình sẽ tiến hành ghichép xác định thời gian lao động thực tế, đánh giá hiệu quả công việc đạt được thểhiện qua bảng chấm công của từng đội Thường xuyên đối chiếu giữa bảng chấmcông với khối lượng hoàn thành

+ Tính lương, ghi chép và thanh toán lương: Căn cứ vào bảng chấm công vàkết quả công việc cũng như các chứng từ liên quan khác được gửi đến bộ phận kếtoán tiền lương Bộ phận này sẽ kiểm tra các chứng từ và thực hiện chức năng tínhtiền lương phải trả cho từng công nhân, lập bảng lương, ghi sổ theo dõi lương từngnhân viên và lập báo cáo tiền lương cho người quản lý cũng như Nhà nước Đồngthời ký duyệt séc thanh toán lương hoặc phiếu chi lương và phát lương cho nhân viên.+ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: Bao gồm kiểm soátchứng từ, sổ sách và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh

b.4 Thông tin kế toán phục vụ công tác kiểm soát

- Thông tin chứng từ, sổ sách cung cấp

Chứng từ: phải kiểm tra hồ sơ tuyển dụng, hợp đồng lao động, bảng chấm

công, thẻ chấm công, bảng phân bổ tiền lương, bảng thanh toán tiền lương, bảng dựtoán chi phí NCTT, phiếu chi tiền, séc, giấy xác nhận số dư tài khoản ngân hàng,…

Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản chi phí

NCTT, sổ cái tài khoản phải trả (331), sổ cái tài khoản phải trả công nhân viên (334),

…

- Báo cáo phân tích chi phí nhân công thực tế so với dự toán.

c Kiểm soát chi phí máy thi công

c.1 Các rủi ro thường gặp đối với chi phí máy thi công

- Việc xuất nhiên liệu sử dụng cho máy thi công không được phê duyệt bởingười có trách nhiệm

- Ghi nhận sai về số giờ chạy máy thi công

- Ghi sót trong việc tính lương cho công nhân vận hành máy thi công

- Việc phân bổ chi phí sử dụng máy thi công không chính xác

c.2 Kiểm soát vật chất

Định kỳ so sánh số lượng, chất lượng TSCĐ thực tế kiểm kê so với TSCĐđược ghi trên sổ sách Nhân viên cần sử máy móc, TSCĐ phải làm giấy yêu cầu cótrình bày rõ sử dụng cho công việc gì, sử dụng trong thời gian bao lâu,…

c.3 Mục tiêu kiểm soát chi phí máy thi công

+ Tổng chi phí sử dụng máy thi công thực tế phát sinh không vượt quá tổng dựtoán chi phí sử dụng máy thi công

+ Đảm bảo hoàn thành khối lượng công việc được giao

+ Chi phí sử dụng máy thi công phát sinh là có thật, được ghi chép đầy đủ,chính xác, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

+ Có chế độ kiểm kê máy thi công, đánh giá tình trạng kỹ thuật để có biện phápđiều chỉnh cũng như công tác bảo trì, bảo dưỡng…

+ Kiểm soát chi phí khấu hao máy thi công: so với các chi phí thông thường

khác, chi phí khấu hao có đặc điểm là một loại chi phí ước tính chứ không phải làchi phí thực phát sinh Ta biết rằng mức khấu hao phụ thuộc vào hai nhân tố là

nguyên giá tài sản và thời gian tính khấu hao, trong đó nguyên giá tài sản là mộtnhân tố khách quan, còn thời gian tính khấu hao lại phụ thuộc vào sự ước tính củađơn vị, chính vì thế mà mức khấu hao phải trích cũng mang tính chất ước tính Vậy,

để kiểm soát chặt chẽ chi phí khấu hao cần phải kiểm soát nguyên giá máy thi công

và thời gian tính khấu hao và cách phân bổ chi phí khấu hao cho các đối tượng chịuchi phí

+ Kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền: kiểm soát

việc phân chia trách nhiệm giữa người mua hàng và kế toán Kiểm tra đối chiếu cácchứng từ có liên quan như:

Phiếu yêu cầu mua hàng: phiếu này được lập từ các bộ phận có nhu cầu mua

hàng và được cấp có thẩm quyền xét duyệt

Đặt hàng mua: chỉ được lập khi có yêu cầu mua hàng, được đánh số trước,

chọn người bán từ danh sách người bán được chấp nhận và kiểm tra các điều kiệnkhác trong đặt hàng

Hóa đơn của nhà cung cấp: được gửi trực tiếp đến cho kế toán phải trả.

+ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: Bao gồm kiểm soátchứng từ, sổ sách và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh

c.4 Thông tin kế toán phục vụ công tác kiểm soát

- Thông tin chứng từ, sổ sách cung cấp

Chứng từ: Phiếu theo dõi hoạt động của máy thi công, hợp đồng thuê máy móc

thiết bị, bảng kê xuất nhiên liệu sử dụng máy thi công, bảng phân bổ chi phí sử dụngmáy thi công, bảng dự toán chi phí sử dụng máy thi công, phiếu chi tiền, séc, bảngtính khấu hao máy thi công…

Sổ sách: Sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản

CPSDMTC, sổ cái tài khoản CPSDMTC, sổ cái tài khoản phải trả (331), sổ cái tàikhoản NVL (152)

- Báo cáo so sánh chi phí máy thi công thực tế so với dự toán

d Kiểm soát chi phí sản xuất chung

d.1 Rủi ro thường gặp

Chi phí sản xuất chung là khoản chi phí phát sinh nhằm phục vụ cho quátrình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Do khoản chi phí này liên quan đếnnhiều bộ phận, nhiều phòng ban nên rất khó quản lý và dễ dẫn đến sai sót do đó việckiểm soát chi phí sản xuất chung nhằm đảm bảo cho việc trích và tính khấu hao,việc phân bổ chi phí vào các bộ phận phòng ban là hợp lý, nhất quán trong doanhnghiệp Các khoản chi phí đó gồm:

- Chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ dùng cho đội thi công

- Chi phí tiền lương nhân viên quản lý đội, tiền ăn ca và các khoản trích theolương

- Chi phí khấu hao tài sản cố định

- Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền

d.2 Mục tiêu kiểm soát

- Bảo vệ tài sản, hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

- Đảm bảo tuân thủ, quy chế pháp luật

- Đảm bảo phù hợp cơ chế mô hình giao khoán BCH, đội

d.3 Thủ tục kiểm soát

- Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ dùng cho đội thi công

- Kiểm soát chi phí tiền lương nhân viên quản lý đội, tiền ăn ca và các khoảntrích theo lương

- Kiểm soát chi phí khấu hao tài sản cố định

- Kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền

d.4 Thông tin kế toán phục vụ công tác kiểm soát

- Thông tin chứng từ, sổ sách cung cấp

- So sánh dự toán

- Kiểm soát chi phí, đảm bảo mục tiêu kiểm soát

e Kiểm soát công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin e.1 Rủi ro thường gặp

Các nguy cơ dẫn đến rủi ro về thông tin kế toán có thể do sai sót hoặc gian lận.Sai sót phổ biến thường gặp là do các nhân viên kế toán thiếu cẩn thận hoặc non yếu

về kiến thức trong quá trình thu thập, xử lý và cập nhật thông tin Gian lận là hành vi

cố ý làm sai lệch thông tin vì mục đích chiếm đoạt tài sản hay tư lợi cá nhân Gian lận

có thể được thực hiện bằng cách thông đồng Đó là sự cấu kết của các nhà quản lý,nhân viên để lấy cắp tài sản của doanh nghiệp Một khi có sự gian lận của các nhàquản lý hoặc hành vi thông đồng giữa các cá nhân, bộ phận thì hệ thống kiểm soát nội

bộ thường khó phát hiện ra Trong môi trường xử lý thông tin bằng máy ví tính, cáchành vi gian lận có thể được thực hiện bằng những công cụ, kỹ thuật tinh vi và phứctạp hơn nhiều so với môi trường xử lý bằng tay

Ngoài ra, còn có nhiều rủi ro liên quan đến sự an toàn hệ thống máy tính,chương trình và dữ liệu do nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan

e.2 Mục tiêu kiểm soát

- Đảm bảo hiệu quả, lợi ích cho doanh nghiệp

- Nhanh chóng, chính xác và thuận tiện

- Thủ tục liên quan đến quản lý dữ liệu và sử dụng chương trình kế toán máy

- Mức độ an toàn và bảo mật thông tin

e.3 Thủ tục kiểm soát

Thông tin là một nhân tố quan trọng trong hoạt động quản lý, là công cụkhông thể thiếu để lãnh đạo, điều hành và kiểm soát mọi hoạt động của các nhà quảntrị doanh nghiệp Để nâng cao hiệu quả của quá trình xử lý và cung cấp thông tin thìviệc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nói chung và trong hạchtoán kế toán nói riêng tại các doanh nghiệp là tất yếu

Hệ thống thông tin kế toán bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, phươngpháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập và cung cấp thông tin kế toán chocác đối tượng sử dụng thông tin khác nhau trong và ngoài doanh nghiệp Tuy nhiên,quá trình vận hành hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp lại tiềm ẩn rất nhiều

rủi ro làm ảnh hưởng đến tính chính xác, độ tin cậy của thông tin cung cấp Kiểm soát

kế toán là một bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, có mụctiêu bảo vệ tài sản, đảm bảo ngăn ngừa và hạn chế rủi ro do thông tin kế toán khôngđược cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác, trung thực và khách quan cho các đốitượng sử dụng Để ngăn chặn các rủi ro đối với hệ thống thông tin kế toán, bất kìdoanh nghiệp nào cũng chú trọng đến việc áp dụng các chính sách, thủ tục để thựchiện việc kiểm soát và bảo đảm an toàn cho hệ thống thông tin này

e.4 Thông tin kế toán phục vụ công tác kiểm soát

- Báo cáo kế toán

- Mức độ chính xác, nhanh chóng và thuận lợi

- Hệ thống thông tin kế toán và tầm quan trọng của kế toán máy

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Quản lý chi phí là việc tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng về việc sử dụngcác nguồn vốn và chi phí, từ đó đưa ra những quyết định về chi phí ngắn hạn cũng nhưdài hạn trong doanh nghiệp Kiểm soát chi phí là một hoạt động quan trọng trong quản

lý chi phí Để kiểm soát được các khoản chi phí phát sinh, điều quan trọng là nhận diệnđược các loại chi phí này và đề ra các biện pháp thích hợp nhằm kiểm soát hiệu quả

Trong chương 1 đã khái quát đặc điểm ngành xây dựng và bản chất chi phítrong xây lắp, các nội dung để kiểm soát chi phí xây dựng từ môi trường kiểm soát, hệthống kế toán và các thủ tục kiểm soát chi phí

Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng hiện nay, kiểmsoát chi phí đang là điểm nóng, việc kiểm soát được chi phí của đơn vị mình sẽ giúpdoanh nghiệp chủ động trong kế hoạch sản xuất kinh doanh, tăng sức cạnh tranh vàhiệu quả tốt hơn

CHƯƠNG 2THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG HỘI AN2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG HỘI AN

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty

2.1.1.1 Quá trình hình thành

- Xí nghiệp Xây dựng Hội An là đơn vị tiền thân của Công ty CP Đầu tư Pháttriển Xây dựng Hội An ngày nay được UBND tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng (cũ) thànhlập năm 1979 gồm những nghệ nhân, lao động có tay nghề truyền thống của làngMộc Kim Bồng, đã góp phần không nhỏ của mình trong công cuộc xây dựng Hội

An, hàn gắn vết thương chiến tranh Càng hoạt động, Xí nghiệp càng phát triển.Năm 1984 UBND tỉnh Quyết định thành lập Xí nghiệp Xây dựng Hội An sát nhậpthêm hai đơn vị là Xí nghiệp Vôi Hội An và Hợp tác xã Mộc - Nề Cẩm Phô

- Những năm cuối thập kỷ 80, đầu thập kỷ 90 nền kinh tế thị trường có sựquản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa đòi hỏi Xí nghiệp phải cóbước chuyển đổi cho phù hợp với sự vận hành của cơ chế quản lý mới, và thực sự

Xí nghiệp đã có bước chuyển biến tích cực, đổi mới nhanh phù hợp với tình hìnhmới

- Năm 2003, thực hiện Nghị quyết Hội nghị lần thứ II Ban chấp hành TWĐảng khoá 9“V/v tiếp tục đổi mới, phát triển và nâng cao hiệu quả của Doanhnghiệp Nhà nước” Được sự đồng ý của Chính phủ và Bộ Xây dựng, UBND TỉnhQuảng Nam đã quyết định số 120/2003/QĐ-UB ngày 20/11/2003 V/v Chuyển giaoCông ty Xây dựng Hội An sang làm thành viên của Công ty Đầu tư Phát triển - Xâydựng thuộc Bộ Xây dựng, cũng trên tinh thần đó Bộ Xây dựng đã ra Quyết định số1666/QĐ-BXD ngày 11/12/2003 V/v tiếp nhận Công ty Xây dựng Hội An thuộcUBND Tỉnh Quảng Nam về làm công ty con 100% vốn Nhà nước trong mô hình thíđiểm Công ty mẹ - Công ty con của Công ty Đầu tư Phát triển - Xây dựng( DIC

Corp) - Bộ Xây dựng đổi tên Công ty thành Công ty DIC - Đầu tư Phát triển Xâydựng Hội An

- Thực hiện Nghị quyết hội nghị lần thứ 3 của Ban Chấp hành TW khoá IX:Chỉ thị số 02/2004/CT-BXH ngày 16/02/2004 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng về việctiếp tục đẩy mạnh công tác sắp xếp, đổi mới phát triển và nâng cao hiệu quả doanhnghiệp Nhà nước thuộc Bộ Xây dựng; Chương trình hành động của BCH Đảng UỷCông ty Đầu tư Phát triển - Xây dựng( DIC-Corp); Nghị quyết của Hội đồng Giámđốc Căn cứ Quyết định số 04/QĐ-BXD ngày 04/01/2005 của Bộ trưởng Bộ XâyDựng về việc bổ sung danh mục các đơn vị thực hiện cổ phần hóa năm 2005 (Công

ty DIC - Đầu tư Xây dựng Hội An thuộc Công ty Đầu tư phát triển – Xây dựng),Công ty DIC - Đầu tư Xây dựng Hội An được Cổ phần hoá theo Quyết định Số:202/QĐ-BXD ngày 06 tháng 02 năm 2006 của Bộ Xây dựng: Quyết định: “V/vChuyển Công ty DIC-Đầu tư Xây dựng Hội An thuộc Công ty đầu tư Phát triển-Xây dựng thành Công ty CP Đầu tư Phát triển Xây dựng Hội An

- Niêm yết: Đã niêm yết theo Giấy chứng nhận niêm yết cổ phiếu số12/GCN-SGDHN ngày 22 tháng 04 năm 2011 của Sở Giao dịch chứng khoán HàNội

2.1.1.2 Quá trình phát triển

Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Xây dựng - Hội An (DIC-Hội An) chínhthức hoạt động từ 01/03/2006, trải qua 03 năm chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nước,Công ty đã có những kết quả đáng ghi nhận, doanh thu tăng qua từng năm 2006 (51 tỷđồng), 2007 (79 tỷ đồng), 2008 (106 tỉ) tình hình lao động ổn định, số lượng CBCNVCông ty 95 người, thu nhập được đảm bảo ổn định trong từng giai đoạn, đặc biệt tronggiai đoạn khó khăn hiện nay Ban lãnh đạo Công ty đã có rất nhiều cố gắng để đảm bảo

ổn định hoạt động sản xuất kinh doanh và thu nhập cho người lao động trong công ty

Quảng Nam là địa bàn sản xuất kinh doanh chính của đơn vị Tuy nhiên, vớinăng lực hiện tại cộng với hàng chục năm kinh nghiệm, Công ty đã vươn xa, đảm nhậnthi công nhiều công trình có qui mô lớn ở nhiều địa phương khác trên cả nước như: ĐàNẵng, Lâm Đồng, Thừa Thiên Huế, Hà Nội, KonTum

Lực lượng lao động của Công ty hiện nay khá vững mạnh với đội ngũ kiến trúc

sư, kỹ sư tài năng giàu kinh nghiệm trong công tác, cùng với hàng trăm công nhân thợlành nghề bậc cao, nghệ nhân có tay nghề truyền thống về mộc, nề Kim Bồng nổi tiếngcủa xứ Quảng đang được phát huy bởi khoa học kỹ thuật xây dựng tiên tiến, hiện đạihoàn toàn đáp ứng và thoả mãn yêu cầu về kỹ, mỹ thuật của các công trình du lịch vàcao tầng

DIC-Hội An có một ban lãnh đạo đầy tâm huyết, năng động và sáng tạo Vớiphương châm: Khách hàng luôn là những người bạn quý Lãnh đạo công ty luôn tạođược mối quan hệ tốt, biết thông cảm, tôn trọng, giữ gìn chữ tín với khách hàng biểuhiện qua các công trình hoàn thành đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng cả về kỹ thuật

và mỹ thuật, nhiều công trình đạt Huy Chương Vàng công trình đạt chất lượng cao

DIC-Hội An luôn sẵn sàng liên doanh, liên kết với các đơn vị cơ quan trong vàngoài ngành xây dựng để thực hiện các dự án phát triển khu đô thị mới và sản xuấtcông nghiệp tại Quảng Nam và Đà Nẵng trên tinh thần hợp tác bình đẳng, đôi bên cùng

có lợi

Trong hoạt động quản trị và điều hành: Công ty luôn cập nhật và áp dụng những

mô hình quản lý tối ưu phù hợp với tình hình công ty, Công ty đang làm thủ tục để cấpGiấy chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2008 Tất cả các sản phẩmcủa Công ty đều được hợp chuẩn theo tiêu chuẩn của nhà nước quy định Công ty có hệthống máy móc, trang thiết bị hiện đại, công nghệ tiên tiến

2.1.2 Đặc điểm cơ cấu quản lý và tổ chức công tác kế toán của Công ty

2.1.2.1 Đặc điểm cơ cấu quản lý

-Mô hình quản trị:

Mô hình quản trị doanh nghiệp bao gồm: Đại hội Đồng cổ đông; Ban Kiểmsoát, Hội đồng Quản trị , Ban Điều hành đứng đầu là Tổng Giám đốc và các Phó Giámđốc Khối chức năng Cơ cấu tổ chức được xây dựng trên nguyên tắc phân công, quản

lý theo các khối chức năng công việc, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Tổng Giámđốc điều hành thông qua việc phân cấp, phân quyền để trực tiếp giải quyết các côngviệc cụ thể của khối thông qua Phó Giám đốc phụ trách khối

Nhìn chung, mô hình quản trị mới đã được xây dựng và tiếp cận với các chuẩnmực và thông lệ quốc tế Việc cơ cấu lại mô hình quản trị đã bước đầu tăng cường hiệuquả quản lý, quản trị điều hành, nâng cao hiệu quả quản trị của Hội đồng Quản trị(HĐQT) đối với bộ máy điều hành.

- Cơ cấu bộ máy quản lý

Hình 2.1 Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty

- Các công ty con, công ty liên kết: Không có

2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty

Hình 2.2 Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty

- Kế toán trưởng :

Kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng Tài chính – Kế toán có nhiệm vụ :

+ Phụ trách chung có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán trong toàn bộCông ty phù hợp chức năng của phòng Tài chính – Kế toán theo quy định của pháp luật

+ Giúp Tổng Giám đốc giám sát tài chính, giám sát, kiểm tra mọi khoản thu, chitrong toàn bộ Công ty

+ Chịu sự lãnh đạo của Tổng giám đốc, thực hiện quản lý điều hành, phân côngnhiệm vụ cho các cán bộ phòng Tài chính – Kế toán phù hợp với chuẩn mực và chế độ

kế toán do Nhà nước ban hành

+ Phụ trách trực tiếp các khoản cho vay vốn, tạm ứng, thanh toán cho các đơn vịtrực thuộc, các BCH công trường và cá nhân trong toàn Công ty và lấy vốn đầu tưXDCB các công trình

+ Xây dựng kế hoạch tài chính dài hạn của Công ty

+ Xây dựng định mức chi phí tài chính và chi phí khác phù hợp với điều kiệnkinh doanh của Công ty

KẾ TOÁN TRƯỞNG

Kế toán Nguyên

vật liệu

Kế toán Giao dịch Ngân hàng

Kế toánTiền mặt, TSCĐ

Kế toánCông

nợ - QL vốn

Thủ quỹ

Bộ phận kế toánCác đơn vị trực thuộc

KẾ TOÁN TỔNG HỢP

- Phó trưởng phòng :

+ Phó trưởng phòng là cán bộ phụ trách trực tiếp các bộ phận kế toán: Tổng hợpvăn phòng Công ty, thanh toán tiền mặt, TSCĐ, Phó trưởng phòng kiêm kế toán tổnghợp toàn Công ty và hợp nhất báo cáo tài chính toàn Công ty

+ Trực tiếp tổng hợp các báo cáo kế toán, các báo cáo khác của Công ty do Nhànước quy định

+ Hướng dẫn công tác kế toán, thống kê cho các đơn vị hạch toán phụ thuộc.+ Hướng dẫn cán bộ kế toán lập và quản lý các sổ kế toán theo quy định

+ Tổ chức quản lý, theo dõi các nguồn vốn và tài sản công ty

+ Xây dựng quy chế quản lý các khoản nợ phải thu; Kiểm kê và đánh giá chấtlượng TSCĐ của Công ty (Theo yêu cầu của thanh tra Bộ Xây dựng)…

- Kế toán giao dịch Ngân hàng :

+ Hàng ngày lập, kiểm soát và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của chứng từthanh toán qua ngân hàng

+ Ghi sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công tác thanhtoán và giao dịch tại các Ngân hàng, lập chứng từ tiền gửi Ngân hàng và vay ngắn hạn,dài hạn của các Ngân hàng Mở sổ chi tiết theo dõi nguồn tiền gửi, tình hình thanh toán

nợ gốc và lãi vay, báo cáo Kế toán trưởng trình Tổng giám đốc xử lý

+ Kiểm tra các chứng từ tính lãi vay của Ngân hàng sau khi có chứng từ đưa về.+ Quản lý các hồ sơ vay vốn của Ngân hàng

+ Lập hồ sơ, kiểm tra các thủ tục vay trước khi đưa cho Ngân hàng

+ Mở sổ chi tiết hồ sơ thế chấp, cầm cố tài sản tại tổ chức tín dụng

+ Hàng ngày thường xuyên đối chiếu các sổ kế toán tiền gửi, tiền vay ngắn hạn,dài hạn Cuối tháng có xác nhận của Ngân hàng…

- Kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ :

+ Lập, kiểm soát và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của chứng từ kế toán liênquan đến công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu tại Văn phòng Công ty Khi có giấy đề nghịcấp vật tư, tiến hành nhập xuất các loại vật liệu