SỔ TAY ĐẦU TƯ VÀ QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ DẠY NGHỀ

SỔ TAY ĐẦU TƯ VÀ QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ DẠY NGHỀ

Bäü LÂ, TB & XH

mặt tại Việt Nam từ tháng 10 năm 1994 Dự án được thực hiện theo Hiệp định Song phương giữa hai chính phủ Việt Nam và Thuỵ Sĩ Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội là cơ quan chủ quản và Cơ quan Hợp tác Phát triển Thuỵ Sĩ (SDC) là đơn vị tài trợ đã uỷ nhiệm Tổng cục Dạy nghề và Tổ chức Swisscontact để quản lý và thực hiện Dự án Mục tiêu của Dự án là nhằm tăng cường năng lực cho Trung tâm Dạy nghề ở một số tỉnh/thành phố trọng điểm trong việc cung cấp kỹ năng nghề để người học nghề có nhiều cơ hội hơn khi tham gia thị trường lao động

Quan hệ hợp tác giữa Dự án SVTC và hệ thống các Trung tâm Dạy nghề tập trung vào bốn lĩnh vực chính: xây dựng chương trình đào tạo nghề theo mô đun, đầu tư nâng cấp trang thiết bị dạy nghề, bồi dưỡng tay nghề chuyên môn và kỹ năng giảng dạy của giáo viên, đồng thời chú trọng đến việc phát triển tổ chức phù hợp với đặc thù riêng của từng Trung tâm

Sau 10 năm hoạt động trong khu vực Dạy nghề ngắn hạn, Dự án được các đối tác có liên quan đánh giá cao về phương pháp tiếp cận, về các nội dung chuyên môn, và xác nhận hiệu quả lâu dài của Dự án đối với sự phát triển bền vững của các Trung tâm và tác động tích cực của Dự án đối với hệ thống Dạy nghề ngắn hạn

Ban Thực hiện Dự án đã cùng các Trung tâm Dạy nghề đối tác tập hợp các kết quả và kinh nghiệm đạt được từ quan hệ hợp tác nói trên trong 4 quyển sổ tay:

1 Quy trình đầu tư và quản lý Trang thiết bị Dạy nghề

2 Bộ phận Đào tạo của Trung tâm Dạy nghề

3 Quy trình Xây dựng Chương trình đào tạo nghề theo mô đun

4 Thiết kế và tổ chức các khoá tập huấn Kỹ năng Giảng dạy

Dạy nghề với mong muốn những kinh nghiệm quản lý và công nghệ thực hiện Dự án sẽ được giới thiệu và mở rộng khả năng ứng dụng trong khu vực đào tạo nghề ngắn hạn tại Việt Nam

Dự án đạt được những thành quả trên nhờ vào quan hệ tốt đẹp giữa hai đối tác Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội và Cơ quan Hợp tác Phát triển Thuỵ Sĩ và sự hỗ trợ quan tâm của hai cơ quan này đối với Ban Thực hiện Dự án trong quá trình quản lý và thực hiện Dự án Đây chính là tiền đề cho việc tiếp tục triển khai và phát triển Dự án trong giai đoạn sắp tới với hiệu quả cao

Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội

Cơ quan Hợp tác Phát triển Thuỵ Sĩ (SDC) Tổng cục Dạy nghề

Tổ Chức Hợp tác Kỹ thuật Thuỵ Sĩ

Bộ LĐ, TB & XH

Đầu tư và quản lý Trang thiết bị đối với các cơ sở dạy nghề là một công tác thiết yếu, đây cũng là một trong các mục tiêu hỗ trợ chính của Dự án Tăng cướng các Trung tâm Dạy nghề Việt Nam-Thuỵ Sỹ (SVTC) đối với các Trung tâm Dạy nghề đối tác

Sổ tay được biên soạn nhằm giới thiệu với các cơ sở dạy nghề ngắn hạn một quy trình đầu tư và quản lý Trang thiết bị mà Dự án đã cùng với 27 Trung tâm Dạy nghề đối tác áp dụng trong giai đoạn từ năm 1994 đến 2003 Do đó, cán bộ lãnh đạo và cán bộ phụ trách về Trang thiết bị tại các Trung tâm sẽ là độc giả chính của sổ tay này Tuy nhiên, các nhà tài trợ, các nhà quản lý về đào tạo, chính quyền địa phương, các cơ sở đào tạo và các dự án khác cũng có thể tham khảo quy trình này trong việc đưa ra kế hoạch đầu tư và quản lý trang thiết bị cho các cơ sở dạy nghề

NỘI DUNG CHÍNH CỦA SỔ TAY

Phần 1 của sổ tay nhằm giới thiệu Quy trình đầu tư nâng cấp Trang thiết bị

mà các Trung tâm đã cùng thực hiện với Dự án trong 10 năm qua

Phần 2 ghi nhận lại Quy trình quản lý Trang thiết bị mà các Trung tâm đang áp dụng phổ biến hiện nay để người đọc có thể tham khảo và tự rút ra kết luận phù hợp cho việc áp dụng trong điều kiện cụ thể của mình

Phần 3 đưa ra một số kinh nghiệm trong quá trình thực hiện từ góc độ của nhà tài trợ lẫn đối tác nhận tài trợ Trong phần này chúng tôi cũng nhấn mạnh đến việc chọn lựa các Trang thiết bị phù hợp với mục đích thực hành cho học sinh, và giới thiệu các kinh nghiệm tự xây dựng các mô hình học cụ tại các Trung tâm Độc giả có thể tìm thấy các hình ảnh minh hoạ và các quy trình, tiêu chí ở phần

phụ lục của sổ tay

PHẦN 1: QUY TRÌNH ĐẦU TƯ TRANG THIẾT BỊ 1

PHẦN 2: QUY TRÌNH QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ 13

PHẦN 3: KINH NGHIỆM TỪ QUÁ TRÌNH ĐẦU TƯ, QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ 19

A Tác động của việc đầu tư Trang thiết bị theo quy trình của Dự án SVTC 20

B Các kinh nghiệm ứng dụng trong việc thực hiện mô hình học cụ 21

PHỤ LỤC:

1) Quy trình quản lý Trang thiết bị tại một Trung tâm Dạy nghề đối tác 26

3) Bản kiểm tra đối chiếu hiệu quả của mô hình học cụ tự làm 30

5) Tài liệu thuyết minh về một mô hình học cụ tự làm 32

2

QUY TRÌNH ĐẦU TƯ TRANG THIẾT BỊ

Hoạt động đầu tư nâng cấp Trang thiết bị của Dự án bắt đầu từ cuối năm

1994 tại 4 Trung tâm Dạy nghề (TTDN) thuộc Thành phố Hồ Chí Minh, cho đến nay đã có tổng cộng 27 TTDN tại Hà Nội, Hải Phòng, Nam Định, Thừa Thiên-Huế và thành phố Hồ Chí Minh tham gia chương trình hỗ trợ này Dự án đã thiết lập các quy định và quy trình để các bên có liên quan có thể tham khảo trong tiến trình thực hiện Quy trình này được cán bộ quản lý Dự án theo dõi và điều chỉnh thường xuyên cho phù hợp với tình hình thực tế tại các địa phương

Sau đây chúng tôi xin giới thiệu Quy trình đầu tư Trang thiết bị hiện đang áp dụng tại các Trung tâm Dạy nghề đối tác của Dự án

BẢNG TÓM TẮT QUY TRÌNH ĐẦU TƯ TRANG THIẾT BỊ

Bước 6 Hoàn chỉnh Kế hoạch Mua sắm để nộp cho

Ban Thực hiện Dự án

Giám đốc Trung tâm và Ban Thực hiện Dự án

Bước 7 Tiến hành mua sắm (chuyên môn và tài chính) Tổ Mua sắm với sự kiểm tra của Giám đốc Bước 8 Chuẩn bị Hồ sơ nghiệm thu theo thực tế

Kiểm kê và thẩm định giá trị sử dụng của Trang thiết bị trước khi tham gia Dự án

Chuẩn bị:

Thông báo về quyết định kiểm kê của Ban Giám

đốc Lý lịch thiết bị hiện có

Tiêu chí thẩm định chất lượng sử dụng còn lại Tập kết thiết bị theo hệ thống hợp lý

Căn cứ vào lý lịch thiết bị hiện có, thẩm định giá

trị sử dụng còn lại

Kết quả:

Bản lý lịch thiết bị được cập nhật có ghi rõ tình

trạng sử dụng hiện tại

Tổ chức Hội nghị Khách hàng (nếu cần)

Thiết kế phiếu khảo sát (mục tiêu, nội dung, kết

quả)

Nhân sự:

Phụ trách đào tạo

Phụ trách tiếp thị

Trưởng bộ môn nghề

Nội dung:

Tiếp xúc với cơ quan chủ quản (Sở Lao Động,

Thương binh và Xã hội, Phòng Dạy nghề hoặc bộ phận quản lý dạy nghề) để lấy thông tin về thị trường lao động trong khu vực

Tiếp xúc với giới sản xuất, các nhà tuyển dụng tại

địa phương để lấy ý kiến đóng góp về chất lượng đào tạo, thông tin về nhu cầu tuyển dụng (có thể bằng hình thức Hội nghị khách hàng)

Tiếp xúc với lãnh đạo quận huyện, các cơ sở có

liên quan ở phường, xã

Kết quả:

Thông tin ban đầu về nhu cầu học nghề và nhu cầu tuyển dụng tại địa phương hoặc khu vực

Lập Kế hoạch đầu tư trong nội bộ Trung tâm

Chuẩn bị:

Kết quả khảo sát nhu cầu ở bước 2 gửi đến các

bộ môn Đề xuất ban đầu của từng bộ môn (theo mẫu

thống nhất) Giám đốc và phụ trách tài chính xem xét ngân

sách cho phép

Nhân sự:

Giám đốc

Phụ trách thiết bị

Phụ trách tài chính

Trưởng bộ môn/giáo viên phụ trách thiết bị của

bộ môn

Nội dung:

Trưởng bộ môn trình bày đề xuất ban đầu của

từng bộ môn, kể cả kế hoạch thiết kế các mô hình học cụ mà giáo viên bộ môn đăng ký tự làm Hội nghị trao đổi, đóng góp ý kiến về đề xuất

của từng bộ môn, thông qua các thiết kế mô hình Xác định ban đầu về nhu cầu đầu tư, về số lượng và chất lượng

Kết quả:

Kế hoạch đầu tư ban đầu của toàn trung tâm

(chưa có giá thành cụ thể của từng mặt hàng)

Giám đốc trình bày với Ban Thực hiện Dự án

(Ban THDA) về kết quả khảo sát và mục tiêu chiến lược của kế hoạch

Ban Giám đốc và Ban Thực hiện Dự án trao đổi

về tính khả thi và hợp lý của Kế hoạch

Kết quả:

Kế hoạch Đầu tư ban đầu được điều chỉnh theo

kết quả thảo luận giữa Ban Giám đốc và đại diện Ban Thực hiện Dự án

Thành lập Tổ Mua sắm và lấy báo giá

Chuẩn bị:

Thông báo cho các phòng ban có liên quan về

Kế hoạch đầu tư Mời các thành viên tương lai của Tổ mua sắm Nguyên tắc làm việc của Tổ mua sắm

Nhân sự:

Giám đốc (không nằm trong Tổ Mua sắm)

Phụ trách thiết bị

Phụ trách tài chính

Trưởng bộ môn/giáo viên phụ trách thiết bị của

bộ môn

Nội dung:

Phổ biến Kế hoạch đầu tư ban đầu

Tuyên bố mục đích của việc thành lập Tổ Mua

sắm Giới thiệu các nguyên tắc và phương pháp làm

việc của Tổ Mua sắm (vai trò chỉ đạo của Giám đốc, tính công khai minh bạch của việc mua sắm)

Phân công các thành viên thu thập báo giá của

các mặt hàng do bộ môn phụ trách Tổ Mua sắm tập hợp các phiếu báo giá

Kết quả:

Quyết định thành lập Tổ mua sắm cùng kế

hoạch hành động và các nguyên tắc hoạt động Báo giá các mặt hàng cụ thể của các bộ môn

Tổ Mua sắm trình bày kết quả khảo giá

Thông qua đề xuất cụ thể về giá thành các mặt

hàng Tổng hợp kết quả khảo giá vào Kế hoạch đầu tư Nộp Kế hoạch mua sắm cho Văn phòng 2 của

Swisscontact

Kết quả:

Kế hoạch đầu tư có kèm theo giá thành cụ thể

của các hạng mục được Ban THDA thông qua (gọi là Kế hoạch Mua sắm)

Tiến hành mua sắm

Chuẩn bị:

Danh mục Mua sắm Trang thiết bị

Nhận tạm ứng từ Văn phòng 2 Swisscontact

Phân công nhiệm vụ Tổ Mua sắm

Nhân sự:

Tổ Mua sắm

Nội dung:

Thành viên Tổ mua sắm tiến hành đặt hàng, mua

hàng tại nhà cung cấp trực tiếp Giáo viên đăng ký thực hiện mô hình tự làm cùng

với Tổ mua sắm đi mua vật tư, thiết bị cần thiết theo thiết kế đã được thông qua

Giáo viên tiến hành thực hiện mô hình tự làm

Kết quả:

Các mặt hàng, thiết bị, máy móc được tập trung

về Trung tâm theo nghề chuyên môn Các mô hình học cụ thực hiện xong và được thử nghiệm

Trong trường hợp có thay đổi về kế hoạch, các mặt hàng thay thế chỉ được mua sau khi được sự chấp thuận của Ban THDA

Tổng hợp Hồ sơ nghiệm thu căn cứ trên thực tế mua

sắm (theo mẫu Dự án) Thiết lập Hệ thống mã số theo thứ tự các mặt hàng

trên Danh mục nghiệm thu Chuyển Hồ sơ nghiệm thu về Văn phòng 2

Swisscontact 1 tuần lễ trước ngày nghiệm thu

Kết quả:

Hồ sơ nghiệm thu hoàn tất với các chứng từ hợp

pháp, phù hợp với Kế hoạch và ngân sách đã duyệt

Tổ chức Nghiệm thu nội bộ và Nghiệm thu chính thức

Chuẩn bị:

Gửi thư mời cho Hội đồng nghiệm thu gồm đại

diện Phòng quản lý công sản thành phố, đại diện Phòng Dạy nghề, đại diện Phòng tài chính quận huyện, Ban Thực hiện Dự án

Thông báo đến các bộ môn phòng ban về việc

nghiệm thu nội bộ Sắp xếp Trang thiết bị một cách hợp lý, các hạng

mục được dán mã số đúng theo hệ thống mã số nghiệm thu

Nhân sự:

Phụ trách thiết bị

Phụ trách tài chính

Trưởng bộ môn/giáo viên phụ trách Thiết bị của

bộ môn

Nội dung:

Giám đốc và bộ phận tài chính tiến hành nghiệm

thu nội bộ Tổ chức nghiệm thu chính thức, các thành viên Tổ

mua sắm và Trưởng bộ môn hoặc giáo viên có khả năng thuyết minh về mục đích và hiệu quả của các mặt hàng đã mua

Tác giả các mô hình học cụ tự làm thuyết minh về

cách thực hiện và mục đích sử dụng của các mô hình

Danh mục Trang thiết bị nghiệm thu

Thông tin về một số mặt hàng cần được khảo giá lại

Nhân sự:

Ban Thực hiện Dự án và/hoặc cán bộ

Swisscontact

Nội dung:

Khảo giá lại tại nơi cung cấp một số các mặt

hàng bất kỳ từ Danh mục nghiệm thu Thông báo lại với Trung tâm trong trường hợp có vấn đề về giá cả hoặc chất lượng món hàng Các mặt hàng có vấn đề được đổi hoặc trả lại Kiểm tra đột xuất tình hình sử dụng, quản lý và bảo quản các trang thiết bị

Kết quả:

Việc mua sắm được thẩm định đạt tiêu chí mua

sắm của Dự án Hệ thống mã số được thực hiện để quản lý Trang thiết bị

Ví dụ 1: Hệ thống mã số theo đề nghị của Dự án SVTC:

2001/II-45(2)

Trong trường hợp này, các ký tự mang ý nghĩa như sau:

2001: năm Trung tâm tiến hành thực hiện mô hình học cụ này

II: số hai La Mã cho biết trong năm 2001 Trung tâm tiến hành hai đợt

mua sắm, và thiết bị mang mã số này được thực hiện trong đợt 2 của năm 2001

45(2): đây là mã số của hạng mục trên danh mục Trang thiết bị mà

Dự án đã cùng với Trung tâm nghiệm thu Ký tự 45 là số thứ tự của

món hàng trên danh mục nghiệm thu, và số (2) cho biết số lượng của mặt hàng này

Như vậy, trong năm 2001, Trung tâm Dạy nghề đã tiến hành 2 đợt

mua sắm đầu tư Trang thiết bị, trong đó có hai mô hình quạt trần

mang số thứ tự 45 trong danh mục nghiệm thu đợt 2

Trong trường hợp này, các ký tự mang ý nghĩa như sau:

TC: Tự có, do Trung tâm tự đầu tư

2002: năm Trung tâm thực hiện mô hình này

Đ: Điện, cho biết mô hình này do bộ môn Điện Dân dụng quản lý

13: Số thứ tự của hạng mục trong danh mục đầu tư trang thiết bị do Trung tâm tự cân đối trong năm 2002

16

Sau khi thiết lập hệ thống mã số, Giám đốc và bộ phận tài chính tiến hành việc bàn giao Trang thiết bị đến các bộ môn có liên quan Đây là một cách quản lý Trang thiết bị khá phổ biến tại các Trung tâm Dạy nghề, nhằm mục đích phân công trách nhiệm cho giáo viên chuyên môn hoặc trưởng bộ môn, đồng thời tạo thuận lợi cho việc phân phối thiết bị thực tập thực hành mà không phải luôn luôn thông qua bộ phận tài chính hoặc thủ kho Việc phân công trách nhiệm này đặc biệt có hiệu quả tại các Trung tâm có quy mô lớn và đào tạo nhiều ngành nghề khác nhau

Tuy nhiên, hệ thống quản lý này chỉ có hiệu quả khi danh mục thiết bị bàn giao được tìm thấy ở cả bộ phận bàn giao (Ban Giám đốc, bộ phận tài chính, thủ kho) và ở đơn vị nhận bàn giao (Xưởng thực hành của bộ môn), và được thường xuyên kiểm tra theo dõi bởi người nhận bàn giao lẫn người bàn giao

C Theo dõi, bảo trì bảo dưỡng

Đầu tư nâng cấp Trang thiết bị như đã nói ở trên luôn luôn là mối quan tâm hàng đầu của các Trung tâm Dạy nghề Do đó, khi đã đầu tư xong, trách nhiệm lớn nhất của nhà quản lý là đảm bảo việc sử dụng thiết bị phù hợp với mục đích đào tạo đồng thời có hiệu quả kinh tế lâu dài

Nhằm mục đích này, các Trung tâm đã xây dựng các quy định cụ thể về sử dụng Trang thiết bị, các kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng định kỳ áp dụng cho

Sự tham gia của giáo viên vào quá trình đầu tư quản lý Trang thiết bị

Bộ môn Bộ môn Bộ môn

KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ TIẾN HÀNH ĐẦU TƯ BÀN GIAO THIẾT BỊ

quyền hạn của người phụ trách quản lý Trang thiết bị Thực tế cho thấy việc phân nhiệm giúp nâng cao tinh thần làm chủ của cả giáo viên và học viên của các bộ môn, phát huy được ý thức an toàn lao động và tác phong công nghiệp của học viên trong việc duy trì bảo quản xưởng thực hành của mình một cách ngăn nắp và hiệu quả Đa số các Trung tâm tự thực hiện việc bảo trì, bảo dưỡng thiết bị thực hành thường xuyín mà không cần đến dịch vụ bên ngoài

Một số ví dụ quan sát được ở Xưởng thực hành của Trung tâm Dạy nghề:

D Kiểm kê, khấu hao Trang thiết bị

Thông thường các Trung tâm Dạy nghề tiến hành kiểm kê nội bộ theo

Các Trung tâm cũng có kế hoạch sửa chữa nâng cấp Trang thiết bị do tiết kiệm từ nguồn thu học phí Điều này thể hiện quan điểm chiến lược của Trung tâm khi xác định ưu tiên trong việc sử dụng nguồn thu thường xuyên của mình

F Kế hoạch đầu tư Trang thiết bị

Vai trò của Dự án trong quá trình đầu tư nâng cấp Trang thiết bị tại các Trung tâm dạy nghề chỉ mang tính hỗ trợ và xúc tác ban đầu Toàn bộ quy trình đầu tư nâng cấp Trang thiết bị mà Dự án cùng thiết lập với các Trung tâm là nhằm mục đích chuẩn bị cho quá trình tự phát triển bền vững của các Trung tâm sau khi Dự án kết thúc Một số Trung tâm đã thành công trong việc thực hiện khấu hao để có thể tái đầu tư, thay thế Trang thiết bị mà Dự án đã hỗ trợ Đa số các Trung tâm đều có khả năng sửa chữa nâng cấp kịp thời những hỏng hóc, thiếu sót ở các xưởng thực hành Ngoài ra, sự có mặt của Dự án cũng đã tác động đến sự quan tâm của chính quyền địa phương và trung ương đối với việc phát triển của các Trung tâm Sự quan tâm này được thể hiện qua các chương trình mục tiêu và các chương trình phát triển địa phương, giúp Trung tâm phát triển đồng bộ với bước tiến chung của địa phương và cả nước

Những kinh nghiệm mà các Trung tâm rút ra được qua quá trình hợp tác với Dự án đã giúp Trung tâm tự tin hơn trong việc định hướng phát triển lâu dài của Trung tâm