Phân tích thiết kế quản lý nhân sự Công ty cổ phần cát nam phong

Phân tích thiết kế quản lý nhân sự

I MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Dựa vào nhu cầu thực tế của xã hội đòi hỏi con người phải luôn năng động và sáng tạo để tạo ra nhiều sản phẩm cho xã hội Các công ty luôn luôn phát triển, các hồ sơ tuyển vào sẽ nhiều lên vì vậy đòi hỏi phải cần rất nhiều những kho chứa hồ sơ để lưu trữ hồ sơ của nhân viên khi vào công ty

Mỗi lần muốn tìm hồ sơ của một nhân viên nào đó trong công ty người quản lý nhân sự lại phải tìm lần lượt trong kho chứa xem hồ sơ nhân viên đó nằm ở đâu Như vậy mất rất nhiều thời gian mà có khi không tìm ra do hồ sơ nhân viên quá nhiều Công việc lưu trữ hồ sơ rất thủ công hầu hết ở các khâu làm cho số lượng nhân viên tham gia vào việc lưu trữ hồ sơ sẽ nhiều lên.Việc thống kê báo cáo hàng tháng, hàng năm sẽ gặp rất nhiều khó khăn nếu thông tin nhân viên ngày càng nhiều

Khi có nhân viên trong công ty thôi việc người quản lý nhân viên công

ty phải tìm trong kho xem hồ sơ đó ở đâu để chuyển sang kho lưu trữ thôi việc Nếu hàng ngày cứ lặp đi lặp lại nhiều lần như vậy người quản lý nhân

sự sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong công tác lưu trữ và quản lý

Quản lý nhân sự là một trong những vấn đề then chốt trong mọi công

ty Quản lý nhân sự không tốt sẽ dẫn đến nhiều vấn đề bất cập trong công ty Chúng ta luôn thấy những tình trạng chấm nhầm công hoặc lưu trữ sai thông tin nhân viên, như vậy sẽ dẫn đến những những xáo trộn khi phát lương Vì vậy yêu cầu đặt ra ở đây là làm thế nào để có thể lưu trữ hồ sơ và lương của nhân viên một cách hiệu quả nhất, giúp cho nhân viên trong công ty có thể yên tâm và thoải mái làm việc đạt kết quả cao

Ngoài những lý do trên còn có một lý do khiến chúng em quyết định

“Xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự Công ty Cổ phần Cát Nam Phong” với mong muốn phần mềm quản lý nhân sự sẽ là người hỗ trợ đắc lực

cho việc quản lý nhân sự của công ty Bạn không cần thiết phải biết nhiều về tin học, bạn vẫn có thể sử dụng phần mềm quản lý nhân sự một cách hiệu quả

Giao diện thuận tiện dễ sử dụng của chương trình sẽ luôn khiến bạn cảm thấy thật thoải mái khi sử dụng phần mềm này

2 Tên đề tài

Xây dựng phần mềm “Quản lý Nhân sự Công ty Cổ phần Cát Nam Phong”

3 Khảo sát hiện trạng

Công ty cổ phần Cát Nam Phong là một công ty phát triển mạnh trong lĩnh vực phân phối sản phẩm sàn gỗ cao cấp Từ nhiều năm nay công ty đã hoạt động có hiệu quả và tạo nhiều công ăn việc làm cho người lao động Trụ sở của công ty : Tòa nhà M3-M4 – 91 Nguyễn Trí Thanh – Đống Đa – Hà Nội

Hiện nay công ty có rất nhiều phòng ban như:

 Phòng Giám đôc

 Phòng hành chính – 4 nhân viên

 Phòng kinh doanh – 13 nhân viên

 Phòng kế hoạch : 3 nhân viên

 Phòng kế toán – 4 nhân viên

 Phòng kỹ thuật khai thác – 12 nhân viên

Công ty cổ phần Cát Nam Phong là một Doanh nghiệp vừa gồm có 3 trung tâm Mỗi trung tâm đảm nhiệm một chức vụ khác nhau Công việc quản lý nhân sự do phòng Tài chính lao động tiền lương đảm nhiệm Công việc quản lý nhân sự của công ty hiện nay vẫn chưa có phần mền quản lý hỗ trợ mà vẫn thực hiện bằng tay với các sổ sách giấy tờ kèm theo Công việc quản lý nhân sự của ty cổ phần Cát Nam Phong phải quản lý những vấn đề sau:

- Quản lý về công tác tuyển dụng

- Quản lý về hồ sơ nhân viên

- Quản lý về khen thưởng, kỷ luật

- Quản lý về đào tạo

- Quản lý về quá trình công tác

- Quản lý lương

- Quản lý về chế độ BHXH

- Quản lý về giải quyết chính sách cho người lao động

- Quản lý về nghỉ việc, nghỉ hưu, nghỉ phép

4 Nghiệp vụ bài toán

Bài toán mô tả nghiệp vụ quản lý nhân sự của Công ty cổ phần Cát Nam Phong như sau:

Khi có nhu cầu bổ sung nhân lực, các phòng ban, trung tâm, bộ phận kỹ thuật, cửa hàng lên danh sách những vị trí thiếu gửi lên phòng tổ chức lao động cho Ban lãnh đạo duyệt Nếu được duyệt, Ban lãnh đạo sẽ

ra quyết định tuyển dụng và phòng tổ chức lao động sẽ đưa ra thông báo

tuyển dụng tới người lao động Sau khi đọc thông báo, người lao động sẽ

nộp hồ sơ lao động vào công ty để xin thi tuyển Hồ sơ thi tuyển phải đầy

đủ các thông tin về bản thân, trình độ chuyên môn, trình độ học vấn …

Sau khi tiếp nhận hồ sơ lao động, bộ phòng tổ chức lao động cùng với nhân viên phòng ban cần bổ sung lao động sẽ trực tiếp duyệt hồ sơ và phỏng vấn người lao động.

Nếu đạt, công ty sẽ kí hợp đồng thử việc với người lao động Thời

gian thử việc tùy thuộc vào trình độ của người lao động như đối với thợ hoặc trung cấp thời gian thử việc là 1 tháng, còn trình độ Cao đẳng, Đại

học là 3 tháng Trong thời gian thử việc, người lao động sẽ được hưởng mức lương và chế độ ưu đãi của chế độ thử việc Sau thời gian thử việc, nếu đạt công ty sẽ kí hợp đồng lao động với người lao động theo thời hạn

là 3 năm Và sau 3 năm hợp đồng sẽ được kí lại Sau khi đã kí hợp đồng lao động với người lao động, công ty có trách nhiệm đóng BHXH cho người

lao động để đảo bảo lợi ích chính đáng cho người lao động trong thời gian làm việc tại công ty

Tùy vào từng khả năng trình độ chuyên môn của người lao động và nhu cầu, vị trí của đơn vị có nhu cầu bổ sung lao động mà người lao động

sẽ được phân công lao động vào từng vị trí khác nhau.Việc phân công lao

động sẽ được ghi trong quyết định bổ nhiệm lao động.

Trong quá trình làm việc tại công ty, người lao động sẽ chịu sự giám sát và quản lý trực tiếp của đơn vị đó Và người lao động có thể làm đơn

yêu cầu chuyển công tác sang đơn vị khác trong công ty Đơn yêu cầu này sẽ được chuyển đến phòng tổ chức lao động để gửi lên Ban lãnh đạo

duyệt, nếu được duyệt thì phòng tổ chức lao động sẽ ra quyết định chuyển công tác đến người lao động Hoặc người lao động có thể chuyển công tác

theo nhu cầu làm việc của công ty Và tại một đơn vị mới người lao động

sẽ được xếp vào vị trí, chức vụ và có các mức phụ cấp chức vụ có thể giống hoặc khác khi ở đơn vị cũ

Khi làm trong công ty, tùy vào từng chức vụ đảm nhiệm mà người lao động có thể đi công tác ở đơn vị bạn Và phòng lao động tiền lương sẽ theo dõi quá trình công tác để thực hiện tính lương và các phụ cấp(nếu có) cho người lao động

Trong khi làm việc, Hội đồng kỉ luật của công ty có trách nhiệm khen thưởng, kỉ luật những cá nhân, tập thể có thành tích tốt cũng như vi phạm lao động, vi phạm an toàn lao động Những thành tích hay kỉ luật này sẽ

được lưu trong quyết định khen thưởng hay quyết định kỉ luật của công ty

Khi mới vào công ty, tùy từng trình độ mà người lao động sẽ có mức lương và bậc lương khởi đầu Trong thời gian làm việc, nếu người lao động hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, không có vi phạm kỉ luật lao động, không có vi phạm an toàn lao động thì sau 3 năm sẽ nâng bậc lương một lần Việc nâng bậc lưong tùy vào trình độ học vấn của người lao động Nếu người lao động với trình độ là thợ hoặc trung cấp, thì phải thi nâng

bậc Còn người lao động với trình độ là Cao đẳng, Đại học thì không phải thi nâng bậc mà được xếp vào hệ chuyên viên Bậc lương hiện thời sẽ

được lưu vào quyết định nâng bậc lương.

Hàng ngày, quá trình công tác của người lao động được theo dõi qua bảng chấm công và hàng tháng xét lương cho người lao động

Giải quyết chế độ nghỉ hưu: đối với người lao động có 20 năm công tác, 55 tuổi đối với nữ và 60 tuổi đối với nam Những người lao động đủ

tuổi nghỉ hưu được lưu trong quyết định nghỉ hưu và được theo dõi trong

sổ theo dõi nghỉ hưu và được hưởng lương từ sở LĐTBXH

Giải quyết các trường hợp nghỉ chế độ: như ốm, nghỉ đẻ, đi học để nâng cao trình độ tay nghề … thì họ được xét lương và hưởng các mức phụ

cấp để đảm bảo lợi ích cho họ và họ được công ty theo dõi trong Sổ theo dõi nghỉ chế độ.

Phòng tổ chức hành chính lao động tiền lương hàng tháng sẽ phải

báo cáo thống kê cho Ban lãnh đạo và sở LĐTBXH theo tháng, hoặc theo

từng quý hoặc những khi đột xuất

Trên thực tế, trong công ty có số lượng công nhân viên không phải là nhiều Nhưng quản lý nhân sự không chỉ đơn thuần quản lý về số lượng

mà còn quản lý về mọi thông tin của công nhân viên làm việc tại công ty như lý lịch gia đình, trình độ cá nhân … để công ty có thể quan tâm hơn đến lợi ích vật chất cũng như lợi ích tinh thần của từng công nhân viên một Thêm vào đó, việc tính toán thống kê và quản lý nhân sự của công ty có liên quan đến các cơ quan pháp luật Vì vậy, việc lưu trữ xử lý thông tin công nhân viên thế nào cho tiện nhất đáp ứng các yêu cầu của công việc quản lý nhân sự

Hiện tại, mọi thông tin, hồ sơ nhân viên và sổ BHXH được lưu trữ trên giấy tờ và được thực hiện bằng tay Việc quản lý, tìm kiếm đòi hỏi thời gian và thao tác thủ công quá nhiều gây khó khăn cho việc thống kê,

tổng hợp, quản lý, tham mưu đề xuất, các báo cáo định kỳ và các báo cáo đột xuất của Ban lãnh đạo

 Giải pháp đặt ra ở đây là đưa ra một phương pháp quản lý mới, dựa trên nền tảng khoa học công nghệ của xã hội phù hợp cho việc quản lý, đó là phần mềm tin học giúp cho việc cập nhật, tìm kiếm, thống kê, báo cáo được quản lí trên một giao diện thống nhất, đáp ứng được các yêu cầu công tác nghiệp vụ một cách nhanh gọn, đầy đủ và chính xác, tiện lợi cho người sử dụng

5 Yêu cầu bài toán

a) Mục đích của hệ thống mới

+) Tuyển lao động mới cho công ty khi có nhu cầu từ các phòng ban, các

bộ phận…

+) Quản lý, lưu trữ thông tin của tất cả cán bộ, công nhân viên trong công ty +) Sắp xếp, phân công lao động, chấm công, xét hệ số lương, quản lý diễn biến lương

+) Theo dõi và quản lý quá trình công tác của lao động

+) Chịu trách nhiệm về việc đảm bảo lợi ích cho người lao động: Đóng BHXH, giải quyết các chính sách

+) Thống kê, báo cáo về tình hình nhân sự và quá trình công tác của cán bộ công nhân viên trong công ty với Ban lãnh đạo và Sở LĐTBXH

b) Yêu cầu của hệ thống

 Tin học hoá những khâu:

- Lưu trữ hồ sơ nhân viên

- Lưu trữ quá trình công tác của nhân viên

- Lưu trữ khen thưởng kỷ luật của nhân viên

- Lưu trữ quá trình diễn biến lương của người nhân viên

- Lưu trữ các thông tin về bảo hiểm xã hội của từng nhân viên cụ thể

- Các thông tin mới nhất sẽ dễ dàng được cập nhật và sửa chữa.

- Giải quyết các chính sách, chế độ cho nhân viên một cách nhanh chóng

và chính xác

- Chương trình phải tiện lợi rõ ràng

- Tìm kiếm thống kê và lập báo cáo nhanh chóng theo yêu cầu của ban lãnh đạo

 Quá trình xử lý dữ liệu:

- Các thông tin về lao động được lưu trữ trong kho dữ liệu hồ sơ

- Các thông tin phát sinh trong quá trình công tác sẽ liên tục được cập nhật nhanh chóng, chính xác và kịp thời

- Đối với các trường hợp đặc biệt như: điều động, thuyên chuyển công tác, nghỉ hưu hay nghỉ chế độ thì các dữ liệu liên quan sẽ được xử lý tuỳ theo yêu cầu cụ thể của người quản lý

- Công tác theo dõi diễn biến lương của người nhân viên sẽ lấy các dữ liệu liên quan từ kho dữ liệu hồ sơ cùng các quy định về lương của nhà nước để

áp dụng cho người lao động cụ thể sau đó tất cả dữ liệu sẽ được đẩy vào kho dữ liệu lương

- Quá trình đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên sẽ căn cứ vào các dữ liệu

từ kho dữ liệu lương để trích ra số tiền mà lao động đó phải trích để đóng

cho BHXH

II PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

1 Phân tích các chức năng và tác nhân của quá trình quản lý nhân sự

Các chức năng của hệ thống như sau:

- Tuyển lao động gồm có các chức năng con sau:

 Thông báo tuyển dụng

 Tiếp nhận hồ sơ

 Phỏng vấn và duyệt hồ sơ

 Ký hợp đồng thử việc

 Ký hợp đồng lao động

- Theo dõi quá trình công tác gồm có các chức năng con như sau:

 Phân công lao động

 Theo dõi quá trình công tác

 Đi công tác

 Chuyển công tác

 Theo dõi quá trình chấm công

 Theo dõi khen thưởng kỷ luật

 Quyết định nghỉ hưu

- Theo dõi quá trình diễn biến lương gồm các chức năng con như sau:

 Quá trình lương

 Quá trình tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH)

- Giải quyết chính sách gồm các chức năng con như sau:

 Giải quyết chế độ nghỉ hưu

 Giải quyết nghỉ chế độ

- Báo cáo gồm các chức năng con như sau:

 Báo cáo lao động

 Báo cáo quá trình công tác

 Báo cáo quá trình lương

 Báo cáo thành tích

 Báo cáo giải quyết chính sách

Các tác nhân của quá trình quản lý như sau:

- Người lao động

- Ban lãnh đạo

- Sở lao động thương binh xã hội (LĐTBXH)

- Đơn vị

Sơ đồ phân rã chức năng của hệ thống

HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ

Tuyển lao

động

Theo dõi quá trình công tác

Theo dõi quá trình

DB lương

Giải quyết chính sách

Báo cáo

Thông báo

tuyển dụng

Tiếp nhận

hồ sơ

Phỏng vấn,

duyệt HS

Ký HĐ thử

việc

Ký HĐ lao

động

Phân công lao động

Theo dõi quá trình công tác

Đi công tác

Chuyển công tác

Theo dõi quá trình chấm công

Theo dõi KTKL

Quyết định nghỉ hưu

Quyết định thôi việc

Quá trình lương

Quá trình tham gia BHXH

Giải quyết chế

độ nghỉ hưu

Giải quyết nghỉ chế độ

Báo cáo lao động

Báo cáo quá trình công tác

Báo cáo quá trình lương

Báo cáo thành tích

Báo cáo giải quyết chính sách

2 Mô tả chức năng chi tiết của hệ thống

a Chức năng Tuyển lao động: Khi các phòng ban, đơn vị của công ty

có nhu cầu bổ sung nhân lực thì sẽ lên danh sách các vị trí cần tuyển cho ban lãnh đạo duyệt Nếu được thì công ty ra quyết định tuyển dụng lao động thông báo thông tin tuyển dùg đến người lao động

 Thông báo tuyển dụng: Thông báo cho người lao động biết thông

tin tuyển dụng các vị trí lao động của công ty

 Tiếp nhận hồ sơ: Khi hệ thống đưa ra các thông tin yêu cầu đối với

các đối tượng tham gia tuyển dụng, người lao động sẽ đến nộp hồ

sơ tại phòng tổ chức lao động và tại đây sẽ tiếp nhận hồ sơ của người lao động đến xin dự tuyển

 Phỏng vấn và duyệt hồ sơ: Hồ sơ lao động đạt thì hệ thống tiến

hành phỏng vấn và duyệt trực tiếp hồ sơ xin việc để kiểm tra trình độ chuyên môn của người lao động

 Ký hợp đồng thử việc: Sau khi thi phỏng vấn và duyệt hồ sơ, người

lao động có hồ sơ đạt yêu cầu sẽ ký hợp đồng thử việc với công ty Tùy theo từng trình độ học vấn trong hồ sơ, mà thời gian thử việc

là khác nhau theo quy định của công ty

 Ký hợp đồng lao động: Sau thời gian thử việc, người lao động mà

đạt sẽ ký hợp đồng lao động với thời hạn là 3 năm với công ty Và cứ

sau 3 năm lại ký lại hợp đồng.

b Chức năng Theo dõi quá trình công tác: Sau khi người lao động

được phân công vào các vị trí công việc thì đơn vị trực thuộc đó sẽ quản lý quá trình công tác của người lao động cho đến khi người lao động chuyển công tác hoặc chấm dứt hợp đồng lao động

 Phân công công việc: Sau khi ký hợp đồng, người lao động sẽ

được phân về đơn vị, phòng ban có nhu cầu bổ sung nhân lực Tại

đó, tùy theo từng trình độ chuyên môn, trình độ học vấn, năng lực của người lao động và nhu cầu của đơn vị mà người lao động sẽ được phân công công việc

 Theo dõi quá trình công tác: Khi người lao động đã được phân công

về các phòng ban thì sẽ chịu sự quản lý của phòng ban đó

 Đi công tác: Trong quá trình làm việc, tùy vào từng công việc

chức năng, chức vụ có thể được điều động đi công tác ở trong công ty hoặc ở các đơn vị bạn trong một khoảng thời gian nhất định

 Chuyển công tác: Một người lao động sẽ có nhiều quá trình

công tác ở các đơn vị khác nhau và sẽ có những chức vụ khác nhau ở tại mỗi đơn vị Người lao động có thể chuyển công tác

từ đơn vị này sang đơn vị khác (thuộc công ty) hoặc chuyển sang công ty khác làm việc hay chấm dứt hợp đồng lao động với công ty

 Theo dõi quá trình chấm công: Trong quá trình công tác của người

lao động, hàng ngày người lao động sẽ được chấm công trong bảng chấm công Phòng tổ chức lao động tiền lương sẽ theo dõi quá trình làm việc của người lao động qua bảng chấm công

 Theo dõi khen thưởng kỷ luật: Thực hiện khen thưởng đối với

những người có thành tích trong công tác và kỉ luật những người có hành vi vi phạm lao động và vi phạm an toàn lao động