Chức năng tổ chức là những hoạt động của nhà quản lý gắn với việc thiết kế cơ cấu tổ chức, phân công công việc và giao quyền cho các cá nhân và bộ phận trong tổ chức để hoàn thành các mụ[r]
Trang 1
KHOA HOC QUAN LY DAI CU’O'NG
ThS Ta Thị Bích Ngọc
z2 '
ais,
a
os
lie \Z
CHƯƠNG 4 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
4.1 Định nghĩa và vai trò của chức năng tổ chức
4.1.1 Định nghĩa “chức năng tổ chức”
4.1.2 Vai trò của chức năng tổ chức
4.2 Nội dung chức năng tổ chức
4.2.1 Thiết kế cơ cấu tổ chức
4.2.2 Phân công công việc
4.2.3 Giao quyền
ĐẶC ĐIỂM CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
Đảm bảo các nguồn lực để hoàn thành mục tiêu
Phân chia các bộ phận và thiết kế sơ đồ cơ cấu tổ chức
Thiết lập mối quan hệ và cơ chế vận hành của bộ máy
Phân tích công việc và phân công công việc
Ủy quyền và tổ chức phân cấp quản lý
li x2
CHƯƠNG 4 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
KHOA HỌC QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG
ĐỊNH NGHĨA
Chức năng tổ chức là những hoạt động của nhà quản lý gần với việc thiết kế cơ cấu tổ chức, phân công công việc
và giao quyền cho các cá nhân và bộ phận trong tổ chức
Z để hoàn thành các mục tiêu đã xác định
ING 4
MỐI QUAN HỆ VỚI CÁC CHỨC NĂNG KHÁC
Lập kế hoạch
Tổ chức trên cơ sở mục tiêu được xác định và nhằm đảm bảo thực hiện mục tiêu
Kiểm tra
Mục tiêu, phạm vi, nội dung và
phương thức kiểm tra phụ thuộc
vào đặc điểm của mô hình cơ cấu tổ chức, mức độ phân công trách nhiệm, phân quyền và phân cấp
quản lý trong tổ chức
Lãnh đạo Mục đích, nội dung và yêu cầu của phân công là cơ sở thiết kế các chỉnh sách tạo động lực, chính sách quản lý nhân lực
Thông tin trong quản lý
Cơ cấu tổ chức là cơ sở để thiết lập
hệ thống thông tin quản lý của các
tổ chức
Trang 2VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
» Thiết lập cơ chế hoạt động của tổ chức phù hợp
+ * Đảm bảo cung cấp đủ nguồn lực để thực hiện mục tiêu
*»_ Phối hợp sức mạnh thành hợp lực chung
# * Xác định rõ ràng các chức vị và quyền hạn trong tổ chức
aN
Z7
-
os
1 THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC
af |
1.1 THIẾT KẾ TỔ CHỨC
4 '
NX JZ4
03 NỘI DUNG CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
1 Thiết kế cơ cấu tổ chức phù hợp với mục tiêu và chức
năng, nhiệm vụ đã định trước
2 Xác định các nhiệm vụ và phân công công việc cho các
bộ phận cấp dưới để thực hiện mục tiêu chung
3 Giao quyền cho những người thực hiện nhiệm vụ để
họ có đủ nguồn lực trong việc thực thi các mục tiêu đã
được phân cấp
ĐỊNH NGHĨA
» Thiết kế tổ chức là quá trình xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp với môi trường bên trong và bên ngoài tổ
chức, nhằm thực hiện các sứ mệnh, mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ một cách hiệu quả nhất
Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận được chuyên môn hoá, có quyền hạn và trách nhiệm cụ thể, được bố trí theo một cách thức nhất định và có mối liên hệ qua lại với nhau nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu,
chức năng và nhiệm vụ đã định trước
ĐẶC TRƯNG CỦA THIẾT KẾ TỔ CHỨC
Phân công lao động trong tổ chức Xác lập mối quan hệ giữa quyền hạn và trách nhiệm Cho biết mức độ phân quyền trong tổ chức
Trang 304 KIỂU PHAN CHIA TỔ CHỨC
* Phan chia bộ phận theo chức nắng
„+ * Phân chia bộ phận theo quá trình
»_ Phân chia bộ phận theo khách hàng
4= Phân chia bộ phận theo địa lý
PHÂN CHIA BỘ PHẬN THEO QUÁ TRÌNH
Giám đốc
bán hàng Giám đốc 2 by
sản xuất
Chế biến Kỹ thuật Kho Cửa hàng
Nguyên
liệu
PHÂN CHIA BỘ PHẬN THEO ĐỊA LÝ
Tổng giám đốc
Giám đốc
Miền Bắc
Văn phòng Hà
Nội
Giám đốc Miền Nam
Văn phòng TP
Hồ Chí Minh
Văn phòng
Quảng Ninh
Chăm sóc
VP Đà Nẵng
PHÂN CHIA BỘ PHẬN THEO CHỨC NĂNG
Tổng Giám đốc
Giám đốc bán hàng Giám đốc
sản xuất
Phòng Vật Phòng Thiết Phòng Kỹ liệu bị thuật
}
Phòng Tiếp
thị
PhòngThị trường
Phòng Chăm sóc KH
PHÂN CHIA BỘ PHẬN THEO KHÁCH HÀNG
Tổng Giám đốc
Giám đốc Khách hàng
cá nhân
Giám đốc Khách hàng doanh nghiệp
Doanh nghiệp
tư nhân Doanh nghập
nhà nước
Hộ kinh
Học sinh, Sinh
viên
1.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC
Trang 4CÁC KIỂU Cơ CẤU TỔ CHỨC ĐẶC ĐIỂM CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC
KT NH RE (BE Si
* Co cấu trực tuyến » 01NQL&các * Nhiệmvụquảnlý + NQLcao nhat + Làm tăng tính * _ Ngoài NGL theo
= DBTQL được chuyên môn được sự giúp sức chất mềm dẻo của tuyến và các bộ
1° Co cấu chức năng * _ NGLthực hiện tất hóa của bộ phận chức cơ cấu quản lý phận chức nắng,
z cả các chức năng * ĐTQLnhận mệnh năng * Lam phức tạp các còn có những NGL
* Co cấu trực tuyến — chức năng quản lý, chịu trách lệnh từ NQL * _ NGL cấp cao nhất mối quan hệ trong đề án hay sản
eo + nhiệm hoàn toàn chung và các NQL vẫn chịu trách nội bộ tổ chức phẩm, phối hợp
N x > _ TT về kết quả công chức năng nhiệm về mọi mặt * Áp dụng khi cần hoạt động của các
— cá 4° Cơcầu chương trình mục tiêu việc * _ Bộ phận chức phối hợp hoạt bộ phận
^" x * _ ĐTQL nhận mệnh nding = tham mưu động của rất + Mỗi ĐTQLgắn với
| » Cơ cầu ma trận lệnh của 01 cấp cho cấp trên + chi nhiều cơ quan việc thực hiện
trên trực tiếp phối cấp dưới + _ Dễ lẫn lộn vị trí vai một đề án/ sản nae + QĐQL được ban trò của người phụ phẩm nhất định
hành và thực hiện trách chương *_ ĐTQL trở về đơn
thống nhất trong tổ chức án/sản phẩm
chính thức
20
CƠ CÂU TRỰC TUYỂN CƠ CÂU CHỨC NÂNG
CƠ CẤU TRỰC TUYỂN - CHỨC NẴNG CƠ CẤU CHƯƠNG TRÌNH - MỤC TIỂU
Giám đốc
Chương trình
ae
easel
{ À |
! D—i B1 B2 B3 B4 B5 B6 ' B1 B2 B3 B4 B5 B6
‘ \
N
Trang 5
CƠ CẤU MA TRẬN CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ TRUYỀN THÔNG SV
MEGAVNN HA NOI UBND CAP TINH
Ban Lãnh đạo Pea Ret
v Phòng Kỹ thuật Phòng Tổ chức Phòng Kế toán Phòng Kinh doanh
nghiệp vụ PEN) Tài chính Tiếp thị Sở Kế hoachĐầutư
Ủy ban nhân dân
Chuờrg trình
P Phát triển Chăm sóc KH BH P Mạng và Bài Biểu hành
Phần Mềm Quản lý Tính cước Triết bị Tin học Mạng VNN-HN
Bai Web va Tổ Quản lý
Roa đại lý Internet |
CƠ SỞ CỦA THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC TẦM HẠN QUẢN LÝ
* Tam han quản lý là số lượng ĐTQL cấp dưới mà một nhà
‘ Tâm wan Tầm quản lý rộng
nàn Tầm quản lý hẹp
e * S6 luong và chất lượng nhân lực
= > »_ Điều kiện kĩthuật, công nghệ
* Modi trường bên ngoài
& =H
Trang 6NGUYEN TAC THIẾT KẾ TỔ CHỨC
»_ Xuất phát từ mục tiêu chung
3 + * Phân chia rõ ràng và phân công hợp lý
»_ Xác lập cơ chế phối hợp thực hiện công việc
= > * Dam bao cung cap thong tin day du va kip thoi
RE
Phân tích
công việc,
mô tả
công việc
»- Quyền hạn tương xứng với trách nhiệm
ĐỊNH NGHĨA PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
* Phân công công việc là gígo cho cấp dưới trách nhiệm,
1
4 thành các mục tiêu đã được xác định
QUY TRÌNH PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
2 3 4 5 6
Xác định Xac dinh
công việc người
và mục thực hiện hiện công việc thực
tiêu cần công việc viée hiện công
phân công viéc
thực hiện
Kiểm tra, giam sat Hướng dẫn thực
Đo lường, CET) két qua thực hiện công việc
Điều chỉnh
quyền hạn và các nguồn lực cần thiết để họ có thể hoàn
2 PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
VAI TRÒ CỦA PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
Là một đặc trưng của lao động quản lý Góp phần giảm tải công việc cho CTOL, thúc đẩy chia sẻ
trách nhiệm
Góp phần thúc đẩy ĐTOL học hỏi nâng cao trình độ, phát triển các kỹ năng mới, học tập suốt đời
NGUYÊN TẮC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
Chuyên môn hoá lao động Trao quyền hạn tương xứng trách nhiệm Đảm bảo cung cấp đủ các điều kiện để thực hiện công việc
Hỗ trợ, hướng dẫn kịp thời
Khuyến khích sự sáng tạo của ĐTOL trong thực hiện nhiệm vụ
Trang 7ĐỊNH NGHĨA GIAO QUYỀN
° Giao quyền là việc nhà quản lý trao việc sử dụng quyền lực cho cấp dưới để họ có thể hoàn thành công việc
“4 được phân công một cách tốt nhất
- `"
3 GIAO QUYEN %
* Phat trién NOL chuyén nghiép, biét chiu trach nhiém va * Quyén han tuong xting véi trach nhiệm
ra quyết định »_ Thiết lập hệ thống kiểm soát quyền lực hợp lý
> * Khuyén khich thi dua trong tổ chức >›+ * Đề cao sự tự nguyện của cấp dưới
*_ Tăng cường tính tự chịu trách nhiệm của ĐTOL -_ Sẵn sàng giúp đỡ, động viên, khích lệ cấp dưới
>) củ »_ Giao quyền theo chức năng, nhiệm vụ và trong phạm vi
Thực tế: một số nhà quản lý rất hạn chế trong việc giao
-
xế
Giao quyền theo cấp bậc