Quy trình thu mua, quy trình mua hàng trong một chuỗi cung ứng gồm những nội dung chính như: Lựa chọn nhà cung cấp; lập đơn hàng, ký hợp đồng cung ứng; tổ chức thực hiện đơn hàng/Hợp đồng cung ứng; nhập kho – bảo quản – cung cấp cho các bộ phận có nhu cầu. Mời các bạn cùng tham khảo!
Trang 1M T CHU I CUNG NG Ộ Ỗ Ứ
L a ch n nhà cung c pự ọ ấ
Ngay khi xác đ nh đị ược nhu c u v t t c n mua, nhân viên cung ng ti n hành nghiên c u,ầ ậ ư ầ ứ ế ứ
l a ch n nhà cung c p.ự ọ ấ
Đ i v i các lo i v t t đã s d ng th ố ớ ạ ậ ư ử ụ ườ ng xuyên, thì đi u tra thêm đ ch n đề ể ọ ượ c ngu n cung c p t t nh t.ồ ấ ố ấ
Đ i v i các lo i v t t m i hay lô hàng có giá tr l n ố ớ ạ ậ ư ớ ị ớ thì ph i nghiên c u th t k đả ứ ậ ỹ ể
ch n đọ ược ngu n cung ng ti m năng.ồ ứ ề
B n giai đo n l a ch n nhà cung c p ố ạ ự ọ ấ
1. Giai đo n kh o sát: ạ ả Thu th p thông tin v các nhà cung c p:ậ ề ấ
Xem l i h s l u tr v các nhà cung c p (n u có)ạ ồ ơ ư ữ ề ấ ế
Các thông tin trên m ng intrenet, báo, t p chí, các trung tâm thông tin.ạ ạ
Các thông tin có được qua các cu c đi u tra.ộ ề
Ph ng v n các nhà cung c p, ngỏ ấ ấ ườ ử ụi s d ng v t t …ậ ư
Xin ý ki n các chuyên giaế
2. Giai đo n l a ch n: ạ ự ọ trên c s nh ng thông tin thu th p đơ ở ữ ậ ược, ti n hành:ế
X lý, phân tích, đánh giá u, nhử ư ược đi m c a t ng nhà cung c p.ể ủ ừ ấ
So sánh v i tiêu chu n đ t ra, trên c s đó l p danh sách nh ng nhà cung c p đ t yêuớ ẩ ặ ơ ở ậ ữ ấ ạ
c u.ầ
Đ n thăm các nhà cung c p, th m đ nh l i nh ng thông tin thu th p đế ấ ẩ ị ạ ữ ậ ược
Ch n nhà cung c p chính th cọ ấ ứ
3. Giai đo n đàm phán, ký k t h p đ ng: ạ ế ợ ồ trong giai đo n này ph i th c hi n nhi u bạ ả ự ệ ề ước có
m i quan h m t thi t v i nhau. Bố ệ ậ ế ớ ước trước làm n n cho bề ước sau. C th g m các giaiụ ể ồ
đo n:ạ
Giai đo n chu n bạ ẩ ị
Trang 2Giai đo n ti p xúcạ ế
Giai đo n đàm phánạ
Giai đo n k t thúc đàm phán – ký k t h p đ ng cung ngạ ế ế ợ ồ ứ
Giai đo n rút kinh nghi mạ ệ
4. Giai đo n th nghi m: ạ ử ệ sau khi h p đ ng cung ng đợ ồ ứ ược ký k t, c n t ch c t t khâu th cế ầ ổ ứ ố ự
hi n h p đ ng. Trong quá trình này luôn theo dõi, đánh giá l i nhà cung c p đã ch n.ệ ợ ồ ạ ấ ọ
N u đ t yêu c u thì đ t quan h dài lâu.ế ạ ầ ặ ệ
N u th c s không đ t yêu c u thì ch n nhà cung c p khác.ế ự ự ạ ầ ọ ấ
L p đ n hàng, ký h p đ ng cung ngậ ơ ợ ồ ứ
Sau khi ch n đọ ược nhà cung ng, c n ti n hành thành l p đ n đ t hàng/h p đ ng cung ng.ứ ầ ế ậ ơ ặ ợ ồ ứ
Thường th c hi n b ng 1 trong 2 cách sau:ự ệ ằ
– Cách 1: Ng i mua l p Đ n đ t hàng => quá trình giao d ch b ng th , fax, email… (hoànườ ậ ơ ặ ị ằ ư giá) => Nhà cung c p ch p nh n đ n đ t hàng/Ký h p đ ng.ấ ấ ậ ơ ặ ợ ồ
+ Đ n đ t hàng: các thông tin c n có trong Đ n đ t hàngơ ặ ầ ơ ặ
Tên và đ a ch c a công ty đ t hàngị ỉ ủ ặ
S , ký mã hi u c a đ n đ t hàngố ệ ủ ơ ặ
Th i gian l p Đ n đ t hàngờ ậ ơ ặ
Tên và đ a ch c a nhà cung c pị ỉ ủ ấ
Tên, ch t lấ ượng, quy cách c a lo i v t t c n muaủ ạ ậ ư ầ
S lố ượng v t t c n muaậ ư ầ
Giá cả
Th i gian, đ a đi m giao hàngờ ị ể
Thanh toán
Ký tên
– Cách 2: ng i mua l p Đ n đ t hàng => quá trình đàm phán g p m t tr c ti p => Ký k tườ ậ ơ ặ ặ ặ ự ế ế
h p đ ng cung ng.ợ ồ ứ
Thông thường 1 văn b n h p đ ng cung ng có các đi u ki n và đi u kho n sau đây:ả ợ ồ ứ ề ệ ề ả
Trang 3Đ i tố ượng c a h p đ ng: nêu rõ hàng hóa, d ch v , s lủ ợ ồ ị ụ ố ượng, kh i lố ượng, giá tr quiị
c mà các bên th a thu n b ng ti n hay ngo i t
Ch t lấ ượng, ch ng lo i, quy cách, tính đ ng b c a s n ph m, hàng hóa, ho c yêuủ ạ ồ ộ ủ ả ẩ ặ
c u k thu t c a công vi c, bao g m:ầ ỹ ậ ủ ệ ồ
Giá c ả
B o hành.ả
Đi u ki n nghi m thu, giao nh n.ề ệ ệ ậ
Phương th c thanh toán.ứ Trách nhi m do vi ph m h p đ ng cung ng.ệ ạ ợ ồ ứ Các bi n pháp đ m b o th c hi n h p đ ng cung ngệ ả ả ự ệ ợ ồ ứ Các th a thu n khácỏ ậ
Nh ng đi u kho n trên có th phân thành 3 nhóm khác nhau đ th a thu n trong 1 văn b nữ ề ả ể ể ỏ ậ ả
h p đ ng kinh t (HĐKT), c th :ợ ồ ế ụ ể
– Nh ng đi u kho n ch y u: ữ ề ả ủ ế đây là nh ng đi u kho n b t bu c ph i có đ hình thànhữ ề ả ắ ộ ả ể nên 1 ch ng lo i h p đ ng c th đủ ạ ợ ồ ụ ể ược các bên quan tâm th a thu n trỏ ậ ước tiên, n u thi u 1ế ế trong các đi u kho n căn b n c a ch ng lo i h p đ ng đó thì văn b n HĐKT đó không có giáề ả ả ủ ủ ạ ợ ồ ả
tr ị
Theo đi u 50 Lu t Thề ậ ương m i, h p đ ng thạ ợ ồ ương m i nói chung, h p đ ng cung ng nóiạ ợ ồ ứ riêng c n có các n i dung ch y u sau: tên hàng, ch t lầ ộ ủ ế ấ ượng, s lố ượng, giá c , giao hàng,ả thanh toán
Nh ng đi u kho n th ữ ề ả ườ ng l : ệ là nh ng đi u kho n đã đữ ề ả ược pháp lu t đi u ch nh, cácậ ề ỉ bên có th ghi ho c không ghi vào văn b n h p đ ng cung ng. N u không ghi vào văn b nể ặ ả ợ ồ ứ ế ả
h p đ ng cung ng thì coi nh các bên m c nhiên công nh n là ph i có trách nhi m th cợ ồ ứ ư ặ ậ ả ệ ự
hi n nh ng quy đ nh đó. N u các bên th a thu n ghi vào h p đ ng thì n i dung không đệ ữ ị ế ỏ ậ ợ ồ ộ ượ c trái v i nh ng đi u pháp lu t quy đ nh. Ví d : đi u kho n v b i thớ ữ ề ậ ị ụ ề ả ề ồ ường thi t h i, đi uệ ạ ề kho n v thu …ả ề ế
Trang 4Đi u kho n tùy nghi: ề ả là nh ng đi u kho n do các bên t th a thu n v i nhau khi ch aữ ề ả ự ỏ ậ ớ ư
có quy đ nh c a Nhà nị ủ ước ho c đã có quy đ nh c a Nhà nặ ị ủ ước nh ng các bên đư ược phép v nậ
d ng linh ho t vào hoàn c nh th c t c a các bên mà không trái v i pháp lu t. Ví d : Đi uụ ạ ả ự ế ủ ớ ậ ụ ề kho n v thả ề ưởng v t ch t khi th c hi n h p đ ng xong trậ ấ ự ệ ợ ồ ước th i h n, đi u kho n v thanhờ ạ ề ả ề toán b ng vàng, ngo i t hay ti n m t.ằ ạ ệ ề ặ
T ch c th c hi n đ n hàng/H p đ ng cung ngổ ứ ự ệ ơ ợ ồ ứ
Khi đ n đ t hàng đã đơ ặ ược ch p nh n/h p đ ng đấ ậ ợ ồ ược ký k t, thì nhân viên phòng cung ngế ứ tùy t ng trừ ường h p c th s th c hi n hàng lo t các công vi c tợ ụ ể ẽ ự ệ ạ ệ ương ng đ th c hi nứ ể ự ệ
đ n hàng/h p đ ng: nh n hàng, ki m tra các ghi chú c a nhà cung c p so v i đ n hàng, giámơ ợ ồ ậ ể ủ ấ ớ ơ sát d hàng t phỡ ừ ương ti n v n t i, ki tra hàng hóa đệ ậ ả ể ược giao, ký vào các ch ng t c nứ ừ ầ thi t, ghi mã s hàng hóa và cho nh p kho, hi u chính l i s sách cho phù h p, ki m tra hóaế ố ậ ệ ạ ổ ợ ể
đ n và thanh toán, ti n hành đánh giá l i toàn b quá trình cung ng hàng hóa, rút kinhơ ế ạ ộ ứ nghi m.ệ
Nh p kho – b o qu n – cung c p cho các b ph n có nhu c uậ ả ả ấ ộ ậ ầ
Sau khi ti p nh n v t t , b ph n cung ng/b ph n kho – qu n lý v t t c n làm t t cácế ậ ậ ư ộ ậ ứ ộ ậ ả ậ ư ầ ố công vi c: nh p kho, b o qu n (tùy theo tính ch t c a t ng lo i v t t ), c p v t t cho cácệ ậ ả ả ấ ủ ừ ạ ậ ư ấ ậ ư
b ph n có nhu c u.ộ ậ ầ