tiểu luận hành vi tổ chức Tiểu luận GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG

KHOA KINH TẾ MÔN HỌC: HÀNH VI TỔ CHỨC Tiểu luận GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG,TÌNH HUỐNG 1 Jenna Downey là kỹ sư của một nhóm đa chức năng tại Ford Motor Company. Hai năm trước, nhóm đã hợp tác với nhau để phát triển một chiếc xe tải hybrid mới. Vài ngày trước, Jenna đã phàn nàn với người quản lý của mình rằng cô ấy không cảm thấy dự án đang diễn ra tốt đẹp. Khi được hỏi tại sao, Jenna nói như sau: “Đội ngũ của chúng tôi đã trở nên trì trệ. Chúng tôi không động não theo cách chúng tôi đã từng làm. Chúng tôi ngồi trong phòng và xem qua thiết kế, thay vì suy nghĩ sáng tạo vượt ra những tư duy bình thường hoặc đóng vai trò phản biện, chúng tôi nói về thời tiết và đưa ra quyết định giống như chúng tôi luôn đưa ra. Đồng thời, tôi không cảm thấy thoải mái khi chia sẻ những ý tưởng với nhóm về các giải pháp không phải là “hiện trạng” của chúng tôi và được hầu hết các thành viên trong nhóm đồng ý. Chúng tôi đang thực hiện dự án tuyệt vời này, tuy nhiên, không ai sẵn sàng chấp nhận bất kỳ rủi ro nào hoặc đưa ra ý kiến mà không phải ai cũng thích. Tôi không biết liệu mình có thể ở lại đội này hay không. ” Dựa trên hiểu biết của bạn về việc ra quyết định của nhóm và những nhận xét của Jenna ở trên, bạn nghĩ điều gì đang xảy ra trong nhóm của Jenna khiến cô ấy không hài lòng với trải nghiệm? Cung cấp ÍT NHẤT hai khuyến nghị về những gì Jenna có thể làm để loại bỏ những vấn đề này.

KHOA KINH TẾ MÔN HỌC: HÀNH VI TỔ CHỨC

Tiểu luận

GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG

MÃ MÔN HỌC: 211ORBE320106 LỚP: Thứ 2 tiết 7-8

GVHD: TS NGUYỄN THỊ THANH THÚY THỰC HIỆN: Nhóm VIVIAN

TP Hồ Chí Minh, tháng 11 năm 2021

HỌC KÌ 1 NĂM HỌC 2021 - 2022

DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM THAM GIA VIẾT TIỂU LUẬN

STT HỌ VÀ TÊN MSSV NHIỆM VỤ Tỉ lệ % HT

1 Nguyễn Lê Thùy Duyên 20132108 Tổng hợp, chỉnh sửa nội dung 100%

2 Nguyễn Lê Bảo Ngọc 20132046 Tổng hợp, chỉnh sửa nội dung 100%

3 Võ Cẩm Nhung 20132182 Thực hiện tình huống 2 100%

4 Phạm Trương Hồng Thắm 20132169 Thực hiện tình huống 1 100%

5 Trần Thị Hồng Trân 20132100 Chỉnh sửa tiểu luận 100%

6 Lê Việt Vương 20132253 Thực hiện tình huống 3 100%

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

TPHCM, ngày…tháng…năm 2021

Giảng viên

MỤC LỤC

TÌNH HUỐNG 1 1

TÌNH HUỐNG 2 7

TÌNH HUỐNG 3 12

TÌNH HUỐNG 1

Jenna Downey là kỹ sư của một nhóm đa chức năng tại Ford Motor Company Hai năm trước, nhóm đã hợp tác với nhau để phát triển một chiếc xe tải hybrid mới Vài ngày trước, Jenna đã phàn nàn với người quản lý của mình rằng cô ấy không cảm thấy dự án đang diễn ra tốt đẹp

Khi được hỏi tại sao, Jenna nói như sau: “Đội ngũ của chúng tôi đã trở nên trì trệ Chúng tôi không động não theo cách chúng tôi đã từng làm Chúng tôi ngồi trong phòng

và xem qua thiết kế, thay vì suy nghĩ sáng tạo vượt ra những tư duy bình thường hoặc đóng vai trò phản biện, chúng tôi nói về thời tiết và đưa ra quyết định giống như chúng tôi luôn đưa ra Đồng thời, tôi không cảm thấy thoải mái khi chia sẻ những ý tưởng với nhóm về các giải pháp không phải là “hiện trạng” của chúng tôi và được hầu hết các thành viên trong nhóm đồng ý Chúng tôi đang thực hiện dự án tuyệt vời này, tuy nhiên, không ai sẵn sàng chấp nhận bất kỳ rủi ro nào hoặc đưa ra ý kiến mà không phải ai cũng thích Tôi không biết liệu mình có thể ở lại đội này hay không ”

Dựa trên hiểu biết của bạn về việc ra quyết định của nhóm và những nhận xét của Jenna ở trên, bạn nghĩ điều gì đang xảy ra trong nhóm của Jenna khiến cô ấy không hài lòng với trải nghiệm? Cung cấp ÍT NHẤT hai khuyến nghị về những gì Jenna có thể làm

để loại bỏ những vấn đề này

BÀI LÀM Dựa trên hiểu biết của tôi về quy trình "Ra quyết định nhóm” và thông qua lời nhận xét của Jenna Downey, sau đây có thể là những điều hoặc tình huống có thể khiến Jenna Downey cảm thấy không hài lòng khi làm việc trong nhóm:

(1) Một "Đội" hay "Nhóm" lý tưởng là nhóm có các thành viên cùng nhau thảo luận, giao tiếp, động não, mọi người cùng hoạt động và cố gắng tìm ra các giải pháp, ra sức sáng tạo để giải quyết vấn đề hiện có Trong một nhóm thì việc ra quyết định nhóm (Group decision making) là một quá trình tất yếu phải diễn ra, các cá nhân phải đối mặt với nhau

để phân tích các vấn đề hoặc tình huống, xem xét và đánh giá các phương thức hành động thay thế khác nhau và chọn giải pháp thay thế tốt nhất Ở môi trường làm việc, ra quyết

định nhóm là một trong những mô hình thành công nhất để tạo ra sự thu hút từ các bên liên quan khác, xây dựng sự đồng thuận và khuyến khích sự sáng tạo Tuy nhiên, theo Jenna Downey nhóm được nhận xét là không quan tâm và đam mê trong việc thể hiện năng lực thật sự, chưa bộc hết tất cả khả năng của mình Điều này khiến Jenna không hài lòng vì cô

ấy không thích làm việc trong một đội đã đạt đến tình trạng "hiện trạng" (Status quo), giữ mọi thứ như hiện tại và không có tiến triển nào cả Status quo là một thuật ngữ tiếng La Tinh có nghĩa là hiện trạng, nguyên trạng, nguyên vẹn Cụm từ status quo đã được ứng dụng ở rất nhiều lĩnh vực đời sống khác nhau nhất là lĩnh vực marketing Trong tình huống này có thể hiểu rằng, nhóm của Jenna Downey đang rơi vào một “hiện trạng” trì trệ, không

có sự thay đổi tích cực nào cả thậm chí có dấu hiệu tụt lùi, mọi người làm việc như một vòng lặp nhàm chán, không một sự bức phá hay sự sáng tạo nào xuất hiện Các thành viên nằm mãi trong vòng an toàn của chính mình, các giải pháp cũng không mang lại bất kì sự thay đổi tích cực cho việc thực hiện dự án tuyệt vời và đầy tiềm năng của nhóm

(2) Quan sát cùng với nghiên cứu trường hợp trên, tôi có thể đánh giá và phân tích rằng mỗi thành viên trong nhóm có lẽ đâu đó đã mất đi "trách nhiệm giải trình cá nhân" (individual accountability) Trong quá trình ra quyết định nhóm, quyết định sau đó không còn thuộc về bất kỳ cá nhân hay thành viên nào của nhóm Tuy họ vẫn là những cá nhân riêng biệt nhưng quyết định của họ phản ánh mối quan hệ và sự kỳ vọng lẫn nhau (Boddy,2008) Đáng lẽ, các thành viên đều phải chịu trách nhiệm cho việc thực hiện và phát triển dự án, ngay cả khi họ có thể không phải là người trực tiếp thực hiện nhiệm vụ Nhưng họ đơn thuần chỉ xem các hoạt động của dự án là nhiệm vụ mà cấp trên giao cho Với tư duy và lối suy nghĩ này đã khiến mọi người làm việc chỉ để hoàn thành các nhiệm

vụ chứ không nghĩ tới việc thực hiện dự án thành công sẽ đem đến những lợi ích hay cơ hội thăng tiến trong tương lai Nếu mỗi cá nhân thật sự có trách nhiệm, họ sẽ nỗ lực và hành động thêm để cải thiện kết quả chung của dự án Điều này là một thiếu sót lớn trong nhóm và do đó Jenna không thích làm việc trong một nhóm đã mất đi "lợi ích cá nhân" (individual interest)

(3) Theo tôi, việc nhóm không có người nhóm trưởng nhất định để điều hành trực tiếp, hướng dẫn hoặc động viên họ cũng là một phần nguyên nhân dẫn tới tình trạng hiện

tại của nhóm Đây có thể là một trong những lý do chính dẫn đến sự 'trì trệ' hoặc 'tinh thần xuống thấp' của các thành viên trong nhóm Ở mọi giai đoạn của dự án, điều cần thiết là có một nhà quản lý hoặc nhà lãnh đạo thể hiện những kỹ năng, quyền lực, kiến thức và sức thu hút của mình đối với nhân viên để khuyến khích hoặc thúc đẩy họ làm việc tốt hơn Đây cũng có thể là một lý do khác khiến Jenna không hài lòng

(4) Theo như những lời nhận xét Jenna, nhóm của của họ đã xuất hiện tượng tư duy nhóm (Groupthink) Đây là hiện tượng xảy ra khi các thành viên nhóm quá chú trọng đến

sự tán thành của người khác đến nỗi mà chuẩn mực về sự đồng thuận trong nhóm trở nên quan trọng đối với việc đánh giá thực tiễn và ra quyết định về đường lối hành động Nhóm của Jenna có các biểu hiện, đặc điểm của tư duy nhóm như việc những người có ý kiến đối lập với đa số thường giữ yên lặng và sự yên lặng này được hiểu là "đồng ý", “không ai sẵn sàng chấp nhận bất kỳ rủi ro nào hoặc đưa ra ý kiến mà không phải ai cũng thích” Một số người có thể lúc đầu dự định phát biểu hoặc trình bày trước đồng nghiệp trong cuộc họp nhưng sau đó lại quyết định không nói gì cả Nguyên nhân của tình trạng này một mặt có thể là do những người này xấu hổ, ngại ngùng, song mặt khác, có thể là hậu quả của tư duy nhóm Dễ nhận thấy rằng nhóm của Jenna Downey đang trong tình trạng như trên Và chính bản thân Jenna cũng “không cảm thấy thoải mái khi chia sẻ những ý tưởng với nhóm” bởi tư duy nhóm gây áp lực đối với các ý kiến, quan điểm thiểu số và không phổ biến Điều này vô tình tạo nên diện mạo về sự đồng thuận nhóm nhưng thực chất chỉ là sự ảo tưởng

về việc mọi người đã nhất trí Các thành viên trong nhóm đang cố gắng hòa hợp và không muốn đưa ra những ý kiến gây tranh cãi, không dám chấp nhận rủi ro thay vì mạnh dạn đưa ra các ý tưởng cũng như đề cập đến vấn đề Họ chỉ “nói về thời tiết” và ra quyết định tương tự như cách mà họ đã luôn đưa ra Điều này đã làm triệt tiêu sự sáng tạo, tư duy phản biện vốn có của nhóm Tư duy nhóm đang ảnh hưởng tiêu cực đến việc ra quyết định của

họ Khi tư duy nhóm diễn ra, người ta thường đánh giá không toàn diện về vấn đề, tìm kiếm thông tin hời hợt, thiên lệch có chọn lọc trong việc xử lý thông tin, hạn chế các khả năng lựa chọn, không thấy được những rủi ro của phương án được lựa chọn và không thẩm định lại những điểm mạnh của phương án bị loại bỏ Đây chắc chắn là một điều khiến Jenna

không hài lòng với các trải nghiệm làm việc trong nhóm đến mức cô ấy muốn rời khỏi dự

án

Với những vấn đề trên, các khuyến nghị sau đây về những gì Jenna có thể làm

để loại bỏ những vấn đề này:

1 Chọn một đội có các đặc điểm không đồng nhất

Người ta thường thấy rằng các nhóm bao gồm các cá nhân có quan điểm và niềm tin đồng nhất có xu hướng ra quyết định thiên lệch nhiều hơn, dễ bị ảnh hưởng bởi đám đông Trong khi đó, các thành viên trong nhóm có quan điểm trái ngược nhau có thể chống lại thành kiến hiệu quả hơn Tuy trong các nhóm đồng nhất, tính gắn kết thường cao hơn và

có thể là một yếu tố quý giá bởi vì các nhóm có tính gắn kết cáo thường bàn luận nhiều hơn và đưa ra nhiều thông tin hơn so với các nhóm mà quan hệ lỏng lẻo Nhưng tính gắn kết cũng có thể làm nản lòng các ý kiến bất đồng Trong các dự án, khi cố gắng hoàn thành các nhiệm vụ phức tạp đòi hỏi các kỹ năng và quan điểm đa dạng, chẳng hạn như tiến hành nghiên cứu và thiết kế các quy trình, các nhóm không đồng nhất về cơ bản có thể hoạt động tốt hơn các nhóm đồng nhất Hơn nữa, khi trong một nhóm không đồng nhất, việc mọi người có tính cách, tư duy riêng biệt giúp các thành viên giảm bớt áp lực phải hòa hợp với nhóm, tạo cơ hội tương tác với các cá nhân khác nhau Các nhóm này chắc chắn sẽ có những cuộc tranh luận, những buổi phản biện mà từ đó sẽ giúp cho việc ra quyết định nhóm

có hiệu quả, các thành viên cũng có thể học hỏi từ sự khác biệt của nhau, đây là điều mà nhóm của Jenna đang rất cần

2 Cắt giảm nhân sự

Có thể cắt giảm nhóm xuống còn ít người vì thông thường nhóm có nhiều thành viên hơn thường dẫn đến sự hỗn loạn hơn là cho thấy sự hiệu quả cũng như các nhóm lớn có nhiều khả năng đưa ra các quyết định bị thiên lệch Hơn nữa, một số nghiên cứu tiết lộ rằng các nhóm có bảy thành viên trở lên dễ bị tác động bởi tư duy nhóm hơn Nhóm càng lớn, các thành viên càng có xu hướng nghiên cứu và đánh giá thông tin theo cách phù hợp với thông tin và niềm tin đã có từ trước Trong khi đó, bằng cách duy trì nhóm từ ba đến năm người, sẽ nâng cao hiệu quả của nhóm hơn Việc giao tiếp, tương tác và thấu hiểu giữa các

thành viên cũng được cải thiện đáng kể và điều này chắc chắn giúp việc thực hiện dự án suôn sẻ hơn

3 Chọn ra một người nhóm trưởng có quan điểm trung lập

Như đã phân tích ở trên, một phần nguyên nhân dẫn đến tình trạng như hiện tại của nhóm đến từ việc thiếu đi một người dẫn dắt, lãnh đạo Người nhóm trưởng ở đây không chỉ đóng vai trò động viên, thúc đẩy sự phát triển của nhóm mà còn phải luôn đứng ở góc nhìn trung lập Họ không được thiên về phía nào cả mà phải cố gắng thu thập được nhiều

ý kiến, có được sự đa dạng về các ý tưởng Người lãnh đạo nhóm nên có phong cách lãnh đạo cởi mở biết dung hòa các ý kiến, kiềm chế việc nêu quan điểm vào đầu các cuộc họp hoặc thảo luận, khuyến khích tất cả các thành viên nhóm cùng tham gia và đưa ra những quan điểm khác nhau, nhấn mạnh tấm quan trọng của việc đi đến một quyết định khôn ngoan

4 Chỉ định một người luôn có quan điểm bất đồng (hoặc thậm chí hai người) Đây là một cách để chống lại xu hướng tư duy nhóm không mong muốn Trong nhóm

sẽ chỉ định một “người đóng vai phản diện”, người này có thể là nhóm trưởng hoặc là người

có địa vị cao hay có tiếng nói ở trong nhóm Việc chỉ định có thể thực hiện sau khi Jenna tâm sự với người quản lý về những suy nghĩ của cô ấy, người quản lý sẽ quan sát, cân nhắc người nào sẽ phù hợp với vai trò này trong nhóm Họ sẽ được giao nhiệm vụ hoạt động như một thành viên luôn chống lại sự đồng thuận của nhóm Nghiên cứu cho thấy rằng việc trao quyền cho ít nhất một người có quyền thách thức quá trình ra quyết định của nhóm có thể dẫn đến những cải thiện đáng kể về chất lượng và kết quả quyết định Trong trường hợp nhóm của Jenna Downey có bảy thành viên trở lên, hãy chỉ định ít nhất hai “người đóng vai ác” để đảm bảo rằng một người bất đồng chính kiến không bị những người còn lại trong nhóm cô lập như một kẻ gây rắc rối

5 Thu thập ý kiến một cách độc lập

Kiến thức chung của một nhóm chỉ có lợi thế khi nó được sử dụng đúng cách Để khai thác tối đa khả năng đa dạng của nhóm, nhóm của Jenna nên thu thập ý kiến riêng lẻ trước khi mọi người chia sẻ suy nghĩ của họ trong nhóm trước các thành viên khác Jenna

có thể yêu cầu các thành viên trong nhóm ghi lại ý tưởng của họ một cách độc lập và ẩn

danh Sau đó, yêu cầu nhóm đánh giá về các ý tưởng được đề xuất, và tất nhiên vẫn phải độc lập và ẩn danh, mà không chỉ định bất kỳ đề xuất cụ thể nào cho các thành viên trong nhóm Nhóm của Jenna có thể sử dụng phương pháp hội họp điện tử (Electronic meeting)

để thực hiện việc thu thập ý kiến Đây là phương pháp mới nhất trong việc ra quyết định,

là sự kết hợp giữa phương pháp sử dụng nhóm danh nghĩa và công nghệ tin học Vấn đề được nêu ra cho tất cả mọi người và họ đánh câu trả lời của mình lên màn hình máy tính Những bình luận cá nhân, tổng số phiếu bầu được phóng lên một màn hình to trong phòng Những người tham gia có thể giấu tên khi đánh bất kỳ thông điệp nào mà họ muốn,

và thông điệp được chiếu lên màn hình cho tất cả mọi người xem khi người tham gia gõ vào bàn phím Phương pháp này có ưu điểm là khả năng giấu tên, tính trung thực, tiết kiệm thời gian, loại trừ tối đa việc tán gẫu, tránh tình trạng lạc đê và cho phép những người tham gia đồng thời nêu ra ý kiến của mình Bằng cách tuân theo một quy trình lặp đi lặp lại như vậy,nhóm có thể chống lại thành kiến và chống lại tư duy nhóm, mọi người cũng dám thể hiện ý tưởng của mình mà không sợ các rủi ro hay áp lực phải đồng nhất với mọi người

6 Mọi người cùng chia sẻ trách nhiệm với nhau

Mỗi thành viên đều phải chịu trách nhiệm cho kết quả của dự án dù nó thành công hay thậm chí là thất bại Các vai trò khác nhau nên được giao cho các thành viên khác nhau, dựa trên chuyên môn của họ Hơn nữa, tất cả các thành viên phải cảm thấy có trách nhiệm đối với quá trình ra quyết định của nhóm và kết quả cuối cùng của nó Để làm được điều

đó cần yêu cầu nhóm ký một tuyên bố trách nhiệm chung ngay từ đầu, dẫn đến sự phân bổ quyền lực cân bằng hơn và trao đổi ý kiến cởi mở hơn Trong quá trình thực hiện dự án sẽ

có những bảng phân công nhiệm vụ cụ thể cho mỗi người, đánh giá mức độ đóng góp, khả năng hoàn thành công việc từ đó thêm các chế độ khen thưởng phù hợp Khi mọi người cảm nhận được những trách nhiệm của mình, họ sẽ làm việc năng suất, đam mê hơn, nâng cao chất lượng hoạt động nhóm

TÌNH HUỐNG 2

Amelia là một quản lý của ba nhân viên Cô nhận thấy rằng một trong những cấp dưới lâu năm của mình, Gina (người đã làm việc với công ty được 8 năm), có vẻ rất xa cách với các thành viên khác trong nhóm Trên thực tế, cô ấy thậm chí còn tỏ ra lạnh lùng với bất

cứ ai mà cô ấy tương tác Khi Amelia yêu cầu Gina vào văn phòng của cô ấy và tỏ ra lo lắng về trạng thái tâm trạng của Gina, Gina trả lời: “Chỉ là tôi còn rất nhiều điều trong cuộc sống của mình Tôi đến đây và đó là về công việc, điều đó là tốt Thành thật mà nói, tôi không cảm thấy bất cứ điều gì ngay bây giờ Tôi là người trung lập ” Amelia trả lời, “Gina, không thể là trung lập Bạn phải đang cảm thấy điều gì đó " Dựa trên sự hiểu biết của bạn

về cảm xúc, Amelia nhận xét về Gina như vậy là đúng hay sai? Bạn có khuyến nghị gì đối với tình huống của Gina?

là hai vấn đề khác nhau Gina là người đã làm việc với công ty được 8 năm, tuy nhiên cô

có vẻ rất xa cách với các thành viên khác, thậm chí, trong quá trình làm việc và tương tác với nhau, cô ấy còn tỏ ra thái độ lạnh lùng với mọi người Gina đã trả lời Amelia rằng :

“Tôi đến đây và đó là về công việc, điều đó là tốt.” Tức là Gina chỉ quan tâm đến công việc, và cảm thấy việc thân thiết hay hoà đồng với các nhân viên khác là không cần thiết

Cô chỉ cần tập trung vào công việc và hoàn thành nó là đã tốt rồi Qua sự khẳng định của Amelia,“Tôi là người trung lập”, chúng ta có thể thấy rằng cô ấy đang tự nhận mình là một người bàng quan và không có cảm xúc Tuy nhiên, trước câu trả lời của Gina, Amelia đã