Đề cương môn Nghiệp vụ hành chính văn phòng

Đề cương môn Nghiệp vụ hành chính văn phòng

ĐỀ CƯƠNG MÔN NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Câu 1: Phân tích khái niệm hành chính; trình bày chức năng, nhiệm vụ của văn

phòng?

Câu 2: Trình bày khái niệm, nguyên tắc tổ chức quản lý văn bản đi? Nêu quy trình tổ

chức quản lý văn bản đi, từ đó trình bày cụ thể quy định hiện hành về ghi số, ngày, tháng văn bản và đăng kí văn bản đi (theo thông tư 07)? Anh/chị hãy liên hệ thực tế việc tổ chức QL văn bản đi tại cơ quan anh/chị đi kiến tập hoặc anh/chị biết?

Câu 3: Phân tích khái niệm quản trị văn phòng? Trình bày cơ cấu tổ chức và nguyên

tắc hoạt động của văn phòng?

Câu 4: Trình bày khái niệm, nguyên tắc tổ chức quản lý văn bản đến Nêu quy trình

tổ chức, quản lý văn bản đến.Từ đó trình bày quy định hiện hành về đóng dấu đến, ghi

số, ngày đến và đăng kí văn bản đến (thông tư 07).Anh (chị) hãy liên hệ thực tiễn việc

tổ chức quản lý văn bản đến tại cơ quan anh/chị kiến tập và cơ quan anh/chị biết?

Câu 5: Trình bày khái niệm, nội dung và phân tích các yêu cầu của công tác văn thư? Câu 6: Trình bày khái niệm, nguyên tắc tổ chức quản lý văn bản đến Từ đó trình

bày quy định hiện hành việc giải quyết; theo dõi, đôn đốc, xử lý giải quyết văn bản đến (thông tư 07) Anh (chị) hãy liên hệ thực tiễn việc tổ chức quản lý văn bản đến tại

cơ quan anh/chị kiến tập và cơ quan anh/chị biết?

Câu 7: Bằng lý luận và thực tiễn anh (chị) hãy làm sáng tỏ vấn đề: "Công tác văn thư

đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ"?

Câu 8: Anh (chị) hãy phân tích nguyên tắc tổ chức quản lý văn bản đi Nêu quy trình

tổ chức quản lý văn bản đi Từ đó trình bày cụ thể quy định hiện hành việc sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu (thông tư 07).Tại sao khi kí 1 văn bản quan trọng lại phải có hồ sơ trình kí? Anh (chị) hiểu thế nào là hồ sơ trình kí? Cho ví dụ minh hoạ?

Câu 1: Phân tích khái niệm hành chính; trình bày chức năng, nhiệm vụ của văn phòng?

a,Phân tích khái niệm hành chính:

- Hiểu đơn giản, HC là việc tổ chức, quản lý và điều hành hoạt động của: 1 quốc gia, một nhà nước (HC nhà nước); 1 cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (HC cơ quan); một đơn vị, một tập thể người lao động

- Ở đâu có hoạt động của con người, ở đó cần đến HC HC là khoa học về tổ chức và kiểm soát hoạt động của một tập thể và từng cá nhân HC hướng các hoạt động của từng cá nhân đến mục tiêu chung thống nhất

=> Từ những quan niệm nói trên thì HC được coi là một loại hoạt động chung nhất của các nhóm người hợp tác với nhau để hoàn thành các mục đích chung Nó được hiểu là sự phối hợp những nỗ lực của các nhóm, các cá nhân trong tổ chức nhằm thực hiện các chính sách công HC công chủ yếu bào trùm lên các hoạt động hàng ngày của chính phủ và cả bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương đến địa phương và cơ

sở dưới sự quản lý thống nhất của chính phủ HC có thể được xem là hoạt động của

bộ máy hay đưa ra sự điều tiết đối với tổ chức Nếu tổ chức được xem là cơ cấu thì hành chính là tiến trình.Tổ chức liên quan tới những khía cạnh hình thức và cơ cấu của hành chính công thì HC là một tiến trình được vận hành trong khuôn khổ thiết chếnhất định

b,Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng:

*Chức năng:(3)

- Tham mưu tổng hợp: Tổng hợp xử lý, cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt

động cơ quan, tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý

- Chức năng giúp việc (cho bộ máy lãnh đạo và quản lý):

+ Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc

+ Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch

+ Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan

+ Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan (chức năng hậu cần)

- Chức năng đại diện: là trung tâm, đầu mối giao tiếp của cơ quan.

* Nhiệm vụ:(5)

- Tổ chức và thực hiện công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin để tham mưu

cho lãnh đạo

+ Tổ chức và triển khai thực hiện công tác văn thư lưu trữ (Nguồn TT VB)

+ Tổ chức hệ thống thông tin, liên lạc qua điện thoại, tiếp dân, khách hàng (Nguồn thông tin bằng lời)

+ Tổ chức thư viện, mua sách, báo, tập chí, ứng dụng công nghệ thông tin (Thông tin đại chúng)

+ Tổ chức và thực hiện việc tổng hợp và xử lý thông tin (theo từng vấn đề, lĩnh vực hoạt động)

- Tham mưu cho lãnh đạo và các bộ phận quản lý.

+ Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị và toàn cơ quan (giao ban).+ Phân tích nguyên nhân, đề xuất với lãnh đạo về các biện pháp tổ chức, điều động vàgiải quyết các vấn đề

+ Soạn thảo các văn bản để trình lãnh đạo xét duyệt, phê chuẩn, ban hành

+ Theo dõi, tham mưu về đánh giá kế quả hoạt động và xét thi đua, khen thưởng

- Giúp lãnh đạo tổ chức, điều phối hoạt động của cơ quan và các đơn vị.

+ Xây dựng kế hoạch, lịch làm việc

+ Đôn đốc các đơn vị về việc thực hiện kế hoạch

+ Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, lễ hội và các hoạt động giao lưu

+ Tổ chức các chuyến công tác cho lãnh đạo và cán bộ cơ quan

- Đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện làm việc cho cơ quan.

+ Tổ chức và theo dõi việc xây dựng, tu sửa, nâng cấp cơ sở hạ tầng

+ Mua sắm, bảo dưỡng, tu sửa, thanh lý các trang thiết bị cơ quan

+ QL tài sản, điều hành phương tiện đi lại phục vụ lãnh đạo và cán bộ cơ quan

+ Quản lý thu, chi tài chính cho hoạt động của văn phòng.

- Tổ chức và thực hiện các hoạt động giao tiếp.

+ Tuyển chọn và bố trí cán bộ ở những nơi thường xuyên phải giao tiếp với khách.+ Hướng dẫn cán bộ văn phòng các nguyên tắc và kỹ năng giao tiếp

+ Tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách trong phạm vi cho phép

+ Tham gia tổ chức các buổi gặp mặt, giao lưu

+ Tổ chức các buổi tiệc chiêu đãi khách

Câu 2: Trình bày khái niệm, nguyên tắc tổ chức quản lý văn bản đi? Nêu quy trình tổ chức quản lý văn bản đi, từ đó trình bày cụ thể quy định hiện hành về ghi số, ngày, tháng văn bản và đăng kí văn bản đi (theo thông tư 07)? A/c hãy liên hệ thực tế việc tổ chức QL văn bản đi tại cơ quan a/c đi kiến tập hoặc a/c biết?

a,Khái niệm, nguyên tắc tổ chức quản lý văn bản đi:

- Khái niệm: Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp

luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành Nhằm gửi đi các cơ quan, đơn

vị khác để giải quyết hay có liên quan đến chức năng nhiệm vụ

+ Ví dụ: Báo cáo tổng kết tình hình kinh tế, xã hội năm 2016 và phương hướng, nhiệm vụ năm 2017 của tỉnh BG gửi lên Chính phủ

- Nguyên tắc tổ chức quản lý văn bản đi:

+ Tính chính xác – Kịp thời – Tiết kiệm

+ Thống nhất, tập trung

+ Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục đăng ký

+ Văn bản đi thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành họặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

+ Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước được đăng ký, quản lý theo quyđịnh của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

+ Cá nhân được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

b,Quy trình tổ chức quản lý văn bản đi:

- Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn

bản:

+ Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

- Bước 2: Đăng ký văn bản đi:

+ Đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến và các đối tượng có liên quan

+ Đăng ký bằng mt và ghi số

- Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật:

- Nhân bản: Văn bản được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định để cơ quan ban hành kịp thời và chính xác

+ Theo nguyên tắc văn thư, số lượng bản ban hành là N+2 (N là số văn bản gửi đi, 1 bản lưu cơ quan là bản gốc, 1 bản lưu nội bộ bộ phận chuyên môn là bản gốc)

- Đóng dấu: Thể hiện, khẳng định giá trị pháp lý của văn bản

+ Dấu được đóng vào Vb khi có chữ ký hợp lý, không được đóng dấu khống

+ Dấu đóng rõ ràng, đúng mẫu mực theo quy định của NN

+ Dấu chỉ trùm 1/3 chữ ký bên trái

- Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản

đi:

+ Nguyên tắc: Chính xác, đúng đối tượng và kịp thời.

+ Mục đích: Tránh nhầm lẫn, chậm trễ, gửi văn bản đúng quy định

+ Yêu cầu: Gửi và sao văn bản

- Bước 5: Lưu văn bản đi:

+ Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong hồ

sơ theo dõi, giải quyết công việc Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký

c,Quy định hiện hành về ghi số, ngày, tháng văn bản và đăng kí văn bản đi:

*Ghi số: Yêu cầu: không đánh máy sẵn phần số ký hiệu vb mà văn thư viết tay trực

tiếp khi thực hiện thủ tục đăng ký vb

*Ghi số văn bản:

- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác

- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng

- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

- văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng

- Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng

*Ghi ngày, tháng, năm văn bản:

- Văn bản QPPL: được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành

- Văn bản hành chính:

+ Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.+ Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước

*Đăng ký văn bản đi:

- Là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản.

- Yêu cầu: + Ghi đầy đủ, chính xác thông tin

+ Không sử dụng mực đỏ, bút chì, tẩy xóa

+ Dưới 500 văn bản nên lập 2 sổ sau: Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường), Sổ đăng

ký văn bản mật đi

- Theo Điều 9: Đăng ký văn bản đi: Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn

bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính

- Đăng ký văn bản đi bằng sổ:

+ Lập sổ đăng ký văn bản đi: Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại Thông tư này, các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp

+ Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật, thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII

- Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính:

+ Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này

+ Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổchức cung cấp chương trình phần mềm đó

+ Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in ra giấy

để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý

- Quản trị cũng có nghĩa tư tương tự như hành chính nhưng thường dùng cho các lĩnh vực, các bộ phận có tính chất chuyên môn: QT doanh nghiệp, QT tài chính, QT VP,

- Quản trị văn phòng: thực chất là hành chính trong bộ phận văn phòng hay cụ thể

hơn là việc tổ chức, quản lý, điều hành hoạt động của bộ phận văn phòng hay bộ phậnhành chính

- Là lãnh đạo văn phòng, quản lý công tác văn phòng trong một cơ quan Khái niệm trên bao hàm các nội dung dưới đây:

+ Lãnh đạo văn phòng: văn phòng là một đơn vị tổ chức của cơ quan Văn phòng có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức, biên chế riêng Người đứng đầu văn phòng

là Chánh văn phòng Các thành viên của văn phòng hoạt động dưới sự điều hành, kiểm tra của Chánh văn phòng Hoạt động của Chánh văn phòng là lãnh đạo văn phòng, là hoạt động quản trị văn phòng

+ Quản lý công tác văn phòng: Một cơ quan có nhiều đơn vị tổ chức Mỗi đơn vị tổ chức có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tương đối độc lập với nhau Ngoài chức năng, nhiệm vụ chính ra, mỗi đơn vị tổ chức còn phải làm những công việc khác có liên quan trong đó có công việc Văn phòng Công việc Văn phòng có ở tất cả các đơn

vị trong cơ quan Công việc đó phải được quản lý, thực hiện thống nhất Hoạt động quản lý, chỉ đạo công tác Văn phòng trong một cơ quan là hoạt động quản trị Văn phòng

- Quản trị được chia 3 cấp: cao cấp, trung gian, cơ sở

- Quản trị văn phòng vừa là một khoa học, vừa là một nghệ thuật

b,Cơ cấu tổ chức và nguyên tắc hoạt động của văn phòng

*Cơ cấu tổ chức:

- Lãnh đạo văn phòng:

+ Là người chịu trách nhiệm chung cho bộ máy của văn phòng

+ Là người tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng cơ quan (Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính) Giúp việc có các phó chánh văn phòng, phó trưởng phòng

+ Phó CVP: giúp việc cho CVP

- Các phòng, ban trực thuộc (6): Bộ phận văn thư; Bộ phận tổng hợp; Bộ phận lưu trữ

- tư liệu; Bộ phận quản lý cơ sở vật chất (quản trị); Bộ phận tài vụ (tùy từng cơ quan);

Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ

*Nguyên tắc hoạt động của văn phòng:

- Nguyên tắc làm việc theo chế độ Thủ trưởng lãnh đạo: Chánh Văn phòng là người đứng đầu văn phòng, là thủ trưởng của văn phòng Trong phạm vi văn phòng, Chánh Văn phòng là người có thẩm quyền quyết định tất cả các công tác của văn phòng

- Nguyên tắc làm việc kết hợp: Văn phòng cơ quan cấp trên có nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn của công tác văn phòng cơ quan cấp dưới

- Quản lý cán bộ và nghiệp vụ chuyên môn theo quy định của pháp luật và quy định

cơ quan

Câu 4: Trình bày khái niệm, nguyên tắc tổ chức quản lý văn bản đến Nêu quy trình tổ chức, quản lý văn bản đến.Từ đó trình bày quy định hiện hành về đóng dấu đến, ghi số, ngày đến và đăng kí văn bản đến (thông tư 07) Anh (chị) hãy liên hệ thực tiễn việc tổ chức quản lý văn bản đến tại cơ quan a/c kiến tập và cơ quan a/c biết?

a,Khái niệm, nguyên tắc tổ chức quản lý vb đến:

*Khái niệm: Vb đến là tất cả các loại vb, bao gồm vb qppl, vb hc và vb chuyên

ngành (kể cả bản Fax, vb được chuyển qua mạng, vb mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức

- Gồm các nhóm: Nhóm văn bản đến từ cơ quan cấp trên; Nhóm văn bản đến từ các

cơ quan ngang cấp; Nhóm văn bản từ cấp dưới; Nhóm thư công

*Nguyên tắc tổ chức, quản lý vb đến:

- Chính xác – Kịp thời – Tiết kiệm

- Thống nhất, tập trung (vb đến bằng đường nào cũng phải tập trung tại văn thư mới chuyển tới đơn vị cá nhân giải quyết, nếu vb đó không đc đăng ký tại văn thư thì đơn

vị cá nhân không có trách nhiệm giải quyết)

- Tất cả vb đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan

để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại vb được đăng ký riêng theo quy địnhcủa pháp luật Những vb đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

- Vb đến thuộc ngày nào phải được đăng ký trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo

- Vb, tài liệu có nội dung mang bí mật được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật

- Cá nhân được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lặp hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

b,Quy trình tổ chức, quản lý vb đến:

*Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến:

- Tất cả các văn bản dù đến bằng con đường nào chúng ta cũng phải kiểm tra và tiếp nhận tập trung tại văn thư của cơ quan Kiểm tra xem có bị bóc bì không, lộ thông tin không Kiểm tra số lượng văn bản Kiểm tra nơi nhận (xem có đúng cơ quan, đúng địachỉ hay không)

- Trong trường hợp văn bản có dấu hiệu bị lộ thông tin hoặc bì thiếu, ướt, rách thì phải lập biên bản (đã có sẵn) và yêu cầu người chuyển giao ký nhận

*Bước 2: Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến:

- Phân loại (có hai loại): +Được bóc bì: Những văn bản gửi chung cho cơ quan và vănbản mật (thực tế văn bản mật thường phải xin ý kiến thủ trưởng cơ quan) Không được bóc bì: Văn bản chỉ đích danh hoặc các cơ quan đoàn thể

- Bóc bì: Được thực hiện theo quy định Không dùng tay bóc mà phải dùng kéo cắt (cẩn thận, không vào phần chữ, tem,… Đối với đơn thư phải lưu lại mép)

*Bước 3: Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến:

- Tất cả vb đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến

và ngày đến Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến” Mẫu dấu: quy định tại TT 07/2012 (Phụ lục I)

- Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư thì chuyển cho nơi nhận

mà không phải đóng đấu “Đến” Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào

khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đvs những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đvs công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản

*Bước 4: Đăng ký văn bản đến:

- Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng

*Bước 5: Trình văn bản đến:

+ Tất cả các văn bản đến, sau khi đã đăng ký cán bộ văn thư đều trình lên thủ trưởng

cơ quan hoặc chánh văn phòng để xin ý kiến, phân phối, chỉ đạo, giải quyết văn bản Phiếu giải quyết văn bản đến ( Theo phụ lục IV) Tất cả các văn bản khi trình thủ trưởng cơ quan cần kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến

*Bước 6: Sao văn bản đến:

- Sao văn bản đủ số lượng ko sao thừa, cơ quan giải quyết chính giữ bản chính

*Bước 7: Chuyển giao văn bản đến:

- Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản

*Bước 8: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

- Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức Tất

cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết

c,Quy định hiện hành về đóng dấu đến, ghi số, ngày đến và đăng kí văn bản đến.

*Đóng dấu đến, ghi số, ngày đến:

- Tất cả các vb đến thuộc diện đăng ký tại văn thưphải đc đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết)

- Đối với vb đến được chuyển qua fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu đến

- Những văn bản đến không thuộc diện đăng lý tại Văn thư (văn bản gửi đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng dấu “Đến”

- Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Dấu đến được đóng bên dưới địa danh và ngày tháng, văn bản ko có tên gọi thì đóngdưới số kí hiệu

- Dấu đến được đóng ngay ngắn, rõ ràng, bằng mực đỏ

+ Đánh số chữ số Ả rập và ghi theo nguyên tắc văn thư từ 1 tới 9 thêm số 0 ở trước.

- Ghi ngày tháng năm: Vb nhận về ngày nào thì ghi ngày tháng năm đó Ngày dưới

10, tháng dưới 3 thì thêm số 0 ở trước

+ Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm

*Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính:

- Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này

- Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó

- Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý

- Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký văn bản mật đến

d,Liên hệ thực tiễn: (tự liên hệ)

Câu 5: Trình bày khái niệm, nội dung và phân tích các yêu cầu của công tác văn thư?