Quy trình kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động trong kiểm toán Báo cáo tàichính do Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam thực hiện

Quy trình kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động trong kiểm toán Báo cáo tàichính do Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam thực hiện

LỜI NÓI ĐẦU

Chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường, thực hiện chủ trương đa dạng hóa các hìnhthức sở hữu, các thành phần kinh tế được mở rộng và ngày càng đóng vai trò quan trọng trongquá trình phát triển kinh tế của đất nước

Kiểm toán là một ngành khoa học có vai trò tích cực trong việc làm trong sạch tìnhhình tài chính, kiểm toán giúp cho các nhà quản lý quản lý tốt hơn, giúp cho các nhà đầu tưđầu tư một cách hiệu quả, kiểm toán giúp cho các tổ chức như ngân hàng có chính sách tíndụng hợp lý…

Trong cơ chế thị trường của nền kinh tế Việt Nam hiện nay kiểm toán được xem làmột công cụ quản lý kinh tế hiệu lực nhất để khắc phục các rủi ro thông tin trong các báo cáotài chính Điều đó đặt ra yêu cầu đối với ngành kiểm toán nói chung và các công ty kiểm toánnói riêng là phải không ngừng nâng cao chất lượng các dịch vụ cung cấp để phục vụ tốt hơnnhu cầu của khách hàng

Kiểm toán Báo cáo tài chính là một trong những dịch vụ chiếm tỷ trọng cao nhất trongcác dịch vụ kiểm toán đáp ứng nhu cầu sử dụng trong nền kinh tế Trước yêu cầu chung đốivới sự phát triển của ngành kiểm toán trong bối cảnh hội nhập, việc hoàn thiện chất lượng dịch

vụ kiểm toán Báo cáo tài chính được đặt lên hàng đầu

Kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động là một phần hành kiểm toán quan trọng trongkiểm toán Báo cáo tài chính Chi phí hoạt động là một yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp tới kếtquả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, thông qua đó chỉ tiêu lợi nhuận của doanhnghiệp được xác định một cách chính xác Bởi vậy, chi phí hoạt động ảnh hưởng trực tiếp tớihiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong kỳ, ảnh hưởng tới quyết định cho vay hay đầu tưcủa những đối tượng quan tâm bên ngoài doanh nghiệp cùng với sự quản lý của Nhà nước…

Sự quan trọng đó của chi phí hoạt động đã khiến thiết kế và thực hiện quy trình kiểm toánkhoản mục chi phí hoạt động trở thành một trong những vấn đề rất được quan tâm của cáccuộc kiểm toán và sự hoàn thiện kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động là điều tất yếu cầnthiết Các Công ty kiểm toán trong quá trình hoạt động của mình, luôn tìm cách không ngừnghoàn thiện quy trình kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động Đây chính là những lý do mà

trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam em đã quyết định chọn

đề tài “Quy trình kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam thực hiện” cho chuyên đề thực tập của

mình

Chuyên đề của em gồm có những nội dung chính như sau:

Chương I: Thực trạng quy trình kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam thực hiện

Chương II: Nhận xét và các giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam thực hiện

Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo tận tình của TS.Nguyễn Thị PhươngHoa cùng các anh chị tại Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam đã giúp đỡ emtrong thời gian thực tập để em có thể hoàn thành chuyên đề thực tập này Tuy nhiên,

do điều kiện về thời gian và nhận thức còn hạn chế nên báo cáo chuyên đề thực tậpcủa em chắc chắn mắc phải những sai lầm, thiếu sót

Em kính mong nhận được sự xem xét và hướng dẫn của các thầy cô giáocùng những ý kiến đóng góp từ các anh chị tại đơn vị thực tập để báo cáo chuyên đềthực tập của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, tháng 05 năm 2010

Sinh viên

Trần Lê Trang

CHƯƠNG I: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN

KHOẢN MỤC CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN PKF

VIỆT NAM THỰC HIỆN1.1 Mục tiêu kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam thực hiện

Chi phí hoạt động là một yếu tố rất quan trọng trong quá trình hoạt động kinhdoanh của mọi loại doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp như doanhnghiệp thương mại, các tập đoàn sản xuất, các Công ty xây dựng… Chi phí hoạtđộng là chi phí gián tiếp ảnh hưởng lớn đến kết quả thu được trong kỳ của mộtdoanh nghiệp Chi phí hoạt động xuất hiện trên báo cáo kết kinh doanh của doanhnghiệp, là một trong các cơ sở để xác định các chỉ tiêu quan trọng, do đó việc phảnánh sai lệch chi phí hoạt động sẽ dẫn đến các chỉ tiêu sau đó như lợi nhuận trướcthuế, thuế thu nhập doanh nghiệp, lợi nhuận sau thuế sẽ bị phản ánh lệch lạc

Với vai trò quan trọng của khoản mục chi phí hoạt động như vậy, do đótrong mọi cuộc kiểm toán, kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động luôn được quantâm đúng mức Kiểm toán viên cần thực hiện kiểm tra một cách thận trọng để đảmbảo không bỏ qua những sai sót trọng yếu

Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 200 – “Mục tiêu và nguyên tắc cơ

bản chi phối kiểm toán Báo cáo tài chính” (Ban hành theo quyết định số

120/1999/ QĐ-BTC ngày 27/9/1999 của Bộ Tài chính): “Mục tiêu của cuộc kiểmtoán Báo cáo tài chính là giúp cho kiểm toán viên và công ty kiểm toán đưa ra ýkiến xác nhận rằng Báo cáo tài chính có được lập trên cơ sở Chuẩn mực và Chế độ

kế toán hiện hành hoặc được chấp nhận hay không, có tuân thủ pháp luật hiện hành(hoặc được chấp nhận), có tuân thủ pháp luật liên quan và có phản ánh trung thực

và hợp lý trên khía cạnh trọng yếu hay không?

Mục tiêu của kiểm toán Báo cáo tài chính còn giúp đơn vị được kiểm toánthấy rõ những tồn tại, sai sót để khắc phục nhằm nâng cao chất lượng thông tin tàichính của đơn vị”.

Kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động là một phần hành cụ thể trong kiểmtoán BCTC tại Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam Do vậy, nhiệm vụ chungcủa kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động là triển khai các chức năng kiểm toánbằng việc vận dụng các phương pháp kiểm toán phù hợp với đặc thù, tính chất củaphần hành này trong quy trình kiểm toán

Theo vậy, mục tiêu của kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động mà PKF ViệtNam xác định là kiểm toán viên phải đưa ra ý kiến nhận xét về tính trung thực hợp

lý của việc ghi nhận khoản mục chi phí hoạt động của khách thể kiểm toán nhằmkhẳng định cơ sở dẫn liệu liên quan đảm bảo tính đầy đủ, phát sinh, tính chính xác,tính trình bày công bố, tính đúng kỳ cụ thể như sau:

*/Mục tiêu đầy đủ: Mọi nghiệp vụ chi phí bán hàng và chi phí QLDN thực tế

phát sinh đều được bao hàm trên Báo cáo kết quả kinh doanh Trên thực tế thì xuhướng khai giảm chi phí hoạt động thường xảy ra để nhằm làm đẹp tình hình tàichính Khi thử nghiệm đạt yêu cầu chỉ ra rằng công việc kiểm soát nội bộ khôngđược thực hiện đầy đủ thì kiểm toán viên tập trung vào thử nghiệm cơ bản

*/Mục tiêu hiện hữu: Mọi nghiệp vụ về khoản mục chi phí hoạt động được

ghi nhận trên báo cáo kết quả kinh doanh thực tế phát sinh

*/Mục tiêu đúng kỳ: Các chi phí hoạt động được ghi nhận trong kỳ kế toán là

phát sinh đúng kỳ đó và phù hợp với doanh thu được ghi nhận của kỳ tương ứng

*/Mục tiêu định giá: Đảm bảo việc ghi chép và phân bổ các yếu tố chi phí dài

hạn là nhất quán và phù hợp

*/Mục tiêu chính xác cơ học: Các con số chi phí hoạt động được tính toán

một cách chính xác, số liệu tổng cộng trên các sổ chi tiết khớp đúng với sổ Cái chiphí hoạt động Các con số chuyển sổ sang trang, cộng dồn là thống nhất

*/Mục tiêu trình bày và công bố: Các tài khoản chi phí hoạt động được trình

bày trên BCTC, thuyết minh Báo cáo tài chính là phù hợp

1.2 Đặc điểm kế toán khoản mục chi phí hoạt động ở khách thể kiểm toán của Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam ảnh hưởng tới kiểm toán

1.2.1 Đặc điểm chung về khoản mục chi phí hoạt động ở các khách thể kiểm toán của Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam

Chi phí hoạt động tại một khách hàng của PKF Việt Nam thường bao gồmchi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Để hoạt động trong một doanh nghiệp, một tổ chức diễn ra bình thường, vậnhành tốt thì cần thiết phải có hệ thống cán bộ và hệ thống các phương tiện quản lý.Các chi phí bỏ ra để nhằm cho cỗ máy quản lý đó hoạt động giúp cho doanh nghiệp,

tổ chức thực hiện được các chức năng nhiệm vụ của mình để tồn tại và phát triển

Khi doanh nghiệp sản xuất ra sản phẩm, hay khi doanh nghiệp mua hàng hóa

về để trao đổi Nếu như khâu tiêu thụ ngưng lại, thì tất yếu dẫn đến việc tiếp tục táiđầu tư là không thể, từ đó làm ngưng trễ mọi hoạt động của doanh nghiệp

Chi phí hoạt động là một yếu tố rất quan trọng trong quá trình hoạt động sản

xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đó là những chi phí xảy ra trong kỳ hoạt độngkinh doanh thông thường của doanh nghiệp, là những chi phí gián tiếp và khôngtrực tiếp liên quan đến quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm

Chi phí hoạt động xuất hiện trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cóảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận mà doanh nghiệp thu được trong kỳ Vì vậy cácnhà quản lý doanh nghiệp có nhiệm vụ phải giải quyết đó là xác định xem nên tiếtkiệm chi phí hoạt động đến mức nào để không ảnh hưởng đến năng lực cạnh tranhcủa doanh nghiệp so với đối thủ cạnh tranh mà vẫn đảm bảo cho doanh nghiệp hoạtđộng như bình thường

Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt

động tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, lao vụ, dịch vụ trong kỳ như chi phí bao gói, phân

loại, vận chuyển, bảo hành sản phẩm, hoa hồng trả cho đại lý bán hàng… Toàn bộchi phí bàn hàng được kết chuyển và trừ vào kết quả trong kỳ

Chi phí bán hàng tại các khách hàng của PKF Việt Nam được chi tiết theoqui định BTC bao gồm các loại cụ thể như sau:

Thứ nhất – Chi phí nhân viên: Đây là khoản chi phí tiền lương chính, tiền

lương phụ và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương Các khoản tính cho quỹbảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế… của nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển,bảo quản, bốc dỡ hàng hóa tiêu thụ

Thứ hai – Chi phí vật liệu, bao bì: Bao gồm các chi phí vật liệu liên quan đến

bán hàng chẳng hạn vật liệu bao gói, vật liệu dùng cho lao động của nhân viên, vậtliệu dùng cho sửa chữa quầy hàng…

Thứ ba – Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Là các chi phí cho dụng cụ cân, đo,

đong, đếm, bàn ghế, máy tính cầm tay… phục vụ cho bán hàng

Thứ tư – Chi phí khấu hao tài sản cố định: Là toàn bộ chi phí khấu hao

TSCĐ ở bộ phận bán hàng (nhà cửa, kho tàng, phương tiện vận chuyển…)

Thứ năm – Chi phí bảo hành sản phẩm: Là chi phí chi cho sản phẩm trong

thời gian được bảo hành theo hợp đồng

Thứ sáu – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các chi phí dịch vụ mua ngoài sửa

chữa TSCĐ, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển hàng hóa để tiêuthụ, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu…

Thứ bảy – Chi phí bằng tiền khác: Là các chi phí khác phát sinh trong khi

bán hàng, ngoài các chi phí kể trên như: chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phígiới thiệu sản phẩm, hàng hóa, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng…

Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí liên quan chung đến

toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ mộthoạt động nào Chi phí quản lý doanh nghiệp tại các khách hàng của PKF Việt Namcũng bao gồm nhiều loại như chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chiphí chung khác Tuân thủ theo qui định của BTC tại các đơn vị này chi phí quản lýdoanh nghiệp được chi tiết thành:

Thứ nhất – Chi phí nhân viên quản lý: Gồm các khoản tiền lương, các khoản

phụ cấp, BHXH, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của Ban giám đốc, nhân viênquản lý ở các phòng ban của doanh nghiệp

Thứ hai – Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh giá trị vật liệu xuất dùng cho

công tác quản lý doanh nghiệp như giấy, bút mực, vật liệu sử dụng cho việc sửachữa tài sản cố định, công cụ, dụng cụ…

Thứ ba – Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh giá trị dụng cụ, đồ dùng văn

phòng dùng cho công tác quản lý

Thứ tư – Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định

dùng chung cho doanh nghiệp như nhà cửa làm việc của các phòng, ban, kho tàng,vật kiến trúc, phương tiện truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng tại văn phòng

Thứ năm – Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh các khoản chi phí về thuế, phí và lệ

phí như thuế môn bài, thuế nhà đất, các khoản phí, lệ phí khác

Thứ sáu – Chi phí dự phòng: Phản ánh khoản dự phòng phải thu khó đòi tính

vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp

Thứ bảy – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Chi phí này phản ánh các chi phí về

dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài như: tiền điện, nước, điện thoại, điện báo, thuê nhà,thuê sữa chữa TSCĐ thuộc văn phòng doanh nghiệp, chi phí kiểm toán, tư vấn

Thứ tám – Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý

chung của danh nghiệp ngoài các chi phí kể trên như chi phí hội nghị, tiếp khách…

1.2.2 Hạch toán chi phí hoạt động tại khách thể của Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam

Khách thể của Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam bao gồm các công

ty chứng khoán, các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, các doanh nghiệptrong nước khác… Việc hạch toán chi phí hoạt động tại các khách thể của PKF ViệtNam đều tuân thủ theo những nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận phổ biến,đồng thời đồng nhất với các chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán do Bộ tài chính banhành, các văn bản pháp luật có liên quan

Nhìn chung, tại tất cả các khách thể kiểm toán của Công ty TNHH kiểm toánPKF Việt Nam hạch toán chi phí hoạt động là như nhau.

 Về tài khoản sử dụng

Tại các khách thể của Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam, để hạchtoán khoản mục chi phí hoạt động kế toán sử dụng chủ yếu những tài khoản sau:

TK 641: Tên gọi chi phí bán hàng, gồm các tiểu khoản sau

TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng

TK 6412: Chi phí vật liệu bao bì

TK 642: Tên gọi chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các tiểu khoản sau

TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý

TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý

do đó chi phí hoạt động tại các Công ty này chỉ gồm chi phí quản lý doanh nghiệp

Do đó, TK 641 không sử dụng để hạch toán

 Về hệ thống chứng từ sử dụng

 Các chứng từ chi phí tiền lương gồm có: Hợp đồng lao động, bảng tínhlương, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng

Các chứng từ liên quan tài sản cố định: Bảng tính và phân bổ khấu hao,biên bản giao nhận TSCĐ…

Chứng từ phản ánh các dịch vụ mua ngoài: Hóa đơn giá trị gia tăng, hợpđồng mua hàng, bảng kê mua hàng…

Chứng từ tiền gồm: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có của ngânhàng

 Chứng từ liên quan đến đồ dùng, vật tư: Phiếu xuất kho, bảng kê mua hàng…

 Về hệ thống sổ sách sử dụng

Sổ sách tại các khách thể kiểm toán của Công ty TNHH kiểm toán PKF ViệtNam được sử dụng để hạch toán chi phí hoạt động gồm có sổ tổng hợp và sổ chi tiếtnhư: Sổ cái tài khoản 641, sổ Cái TK 642; sổ chi tiết các tiểu khoản các khoản mụcchi phí như 6411, 6418, 6421, 6422… Sổ kế toán tại các khách thể của PKF ViệtNam sử dụng bằng phần mềm máy tính theo các hình thức Nhật Ký chung, Chứng

Chi phí lương và các khoản trích Giá trị thu hồi

theo lương của nhân viên BH ghi giảm chi phí

TK 152, 153

TK 911 Chi phí vật liệu, dụng cụ Kết chuyển chi phí bán hàng

TK 214

TK 133

1.2.3 Kiểm soát nội bộ đối với chi phí hoạt động

Chi phí hoạt động bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

là một trong những chỉ tiêu được nhà quản lý của mỗi doanh nghiệp rất quan tâm.Vìnếu chi phí được quản lý tốt đồng nghĩa rằng vấn đề chi tiêu đạt được hiệu quả cao,chi đúng mục đích, chi tiêu phù hợp, lợi nhuận của doanh nghiệp tăng lên và tăngkhả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trên thị trường

Một số thủ tục kiểm soát nội bộ trên thực tế thường được áp dụng nhằm kiểmsoát chi phí hoạt động có hiệu quả như là: Thủ tục phê duyệt, thủ tục bất kiêmnhiệm, thủ tục đối chiếu

Trên cơ sở các thủ tục kiểm soát một số khách thể kiểm toán của PKF ViệtNam như Công ty xây dựng ABC, Công ty sản xuất MNZ… cũng tiến hành một sốbước nhằm kiểm soát chi phí hoạt động như:

- Lập định mức về chi phí: Định mức cho các khoản chi phí như chi phí bánhàng theo tỷ lệ với doanh thu bán hàng năm trước… Trên cơ sở phân tích hoạt độngkinh doanh, nghiên cứu những năm trước

- Phân tích biến động trong kỳ: Dựa vào các thông tin chi phí thực tế và sosánh với định mức đã thiết lập, DN xác định được sự khác biệt giữa chi phí thực tế

và định mức đã đề ra, từ đó để nhận thấy những nơi chi phí biến động

- Điều tra nguyên nhân biến động chi phí: Khi đã biết được nơi có biến độngchi phí lớn, doanh nghiệp tiến hành xác minh nghuyên nhân biến động chi phí là donguyên nhân nào? Chủ quan hay khách quan? Đồng thời tìm cách giải quyết vấn đề

Ngoài ra, bên cạnh những khách hàng lớn thủ tục KSNB được Ban quản lýquan tâm và thực hiện có hiệu quả còn có những khách thể mà quy mô nhỏ, mới đivào hoạt động… các thủ tục kiểm soát còn hạn chế Cụ thể, tại các khách thể xâydựng như (NHK, BLM…) thủ tục đối chiếu hoạt động giữa các bộ phận là khônghiệu quả bởi tình trạng các đội công trình thực hiện ở xa do đó việc KSNB đối vớichi phí hoạt động là không hiệu quả

1.2.4 Những sai phạm thường gặp tại các khách thể và rủi ro khi thực hiện kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động

Khoản mục chi phí hoạt động là một khoản mục với nhiều khoản mục chi phíkhác nhau Các nghiệp vụ chi phí phát sinh một cách thường xuyên, hạch toánkhoản mục chi phí hoạt động liên quan tới nhiều phương pháp phân bổ về KHTSCĐ (một số khách thể thực hiện khấu hao theo phương pháp đường thẳng, một sốkhách thể thực hiện theo phương pháp khấu hao nhanh), chi phí trả trước dài hạn…

do đó làm tăng cơ hội cho các sai phạm nảy sinh dẫn đến rủi ro trong công tác kiểmtoán Đồng thời, chi phí hoạt động có ảnh hưởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trongnăm Bởi vậy, khoản mục chi phí hoạt động thường được PKF đánh giá là có rủi ro

Như đã tìm hiểu ở trên, tại các khách thể của Công ty TNHH kiểm toán PKFViệt Nam công tác kiểm soát nội bộ đối với khoản mục chi phí hoạt động thườngđược đặt ra qua một số thủ tục và bước kiểm soát Bên cạnh những khách thể KSNBchi phí hoạt động hiệu quả vẫn còn có những khách thể mà các thủ tục kiểm soátcòn chưa phát huy hết tác dụng… Do đó, khi thực hiện kiểm toán khoản mục chiphí hoạt động PKF Việt Nam luôn đánh giá rủi ro trong quan hệ với hoạt độngKSNB khoản mục này cao, trung bình hay thấp để từ đó lập kế hoạch, thực hiệnchương trình kiểm toán sao cho phù hợp

Các sai phạm còn mắc phải tại các khách thể kiểm toán của PKF Việt Nam

*/ Chi phí trên sổ sách kế toán được phản ánh cao hơn chi phí thực tế phát sinh

Những nguyên nhân dẫn đến sai phạm trên thường là:

Thứ nhất – Tại đơn vị kế toán thực hiện hạch toán chi phí hoạt động mà

không kèm theo chứng từ hoặc có chứng từ nhưng chứng từ gốc chưa hợp lệ, hợp

lý, hợp pháp

Thứ hai – Kế toán thực hiện hạch toán vào chi phí hoạt động cả những khoản

chi mà theo qui định của BTC không được tính vào chi phí như các khoản tiền phạt

do vi phạm luật, phạt do phá vỡ hợp đồng, phạt do nạp thuế chậm, mua sắm tài sản

cố định, chi công tác phí vượt quá định mức của doanh nghiệp, các khoản chi thuộcnguồn kinh phí khác…

Thứ ba – Kế toán nhầm lẫn trong việc tính toán và ghi sổ do đó làm cho chi

phí trong báo cáo, sổ sách kế toán tăng lên so với số phản ánh trên chứng từ kế toán

Thứ tư – Kế toán tiến hành hạch toán vào chi phí các khoản chi mà thực tế

chưa phát sinh trong kỳ kế toán

Thứ năm – Kế toán thực hiện hạch toán vào chi phí hoạt động trong năm các

khoản thực tế đã chi nhưng do nội dung, tính chất và độ lớn của các khoản chi nêntheo qui định các khoản chi này phân bổ cho nhiều kỳ sản xuất kinh doanh

*/ Chi phí phản ánh trên sổ sách kế toán phản ánh thấp hơn chi phí thực tế phát sinh

Những nguyên nhân dẫn đến sai phạm trên thường là:

Thứ nhất – Một số khoản trên thực tế đã chi nhưng vì nguyên nhân nào đó

chứng từ đã bị thất lạc song doanh nghiệp lại không có những biện pháp cần thiết để

có chứng từ hợp lệ, bởi vậy khoản chi này vẫn chưa được hạch toán vào chi phítrong kỳ

Thứ hai – Một số khoản trên thực tế đã chi ra nhưng do người được giao

nhiệm vụ đã hoàn thành và đến cuối kỳ kế toán người được giao nhiệm vụ nàykhông làm thủ tục thanh toán, do vậy những khoản chi này vẫn chưa được hạch toánvào chi phí trong kỳ Từ đó dẫn đến chi phí trong kỳ này bị ghi thiếu trong khi chiphí của kỳ sau bi ghi tăng lên Việc hạch toán như vậy sẽ không đúng kỳ dẫn đến lợinhuận của doanh nghiệp bị phản ánh sai lệch

Thứ ba – Doanh nghiệp không ghi nhận nhưng chi phí đã chi ra kỳ trước

nhưng được phân bổ cho chi phí ở kỳ này…

*/ Chi phí các loại và các đối tượng công việc phản ánh trên sổ sách kế toán

có sự nhầm lẫn, không đúng với thực tế

Những nguyên nhân dẫn đến sai phạm trên thường là:

Tại đơn vị trong quá trình hạch toán các loại chi phí, kế toán đã phân loạinhầm lẫn, điều này dẫn đến chi phí này tăng lên trong khi chi phí khác giảm đi

Từ nhận định về những sai phạm và rủi ro có thể xảy ra do đặc điểm kế toánkhoản mục chi phí hoạt động tại các khách thể của mình, PKF Việt Nam khi thực hiệnbất kỳ một cuộc kiểm toán nào thì khoản mục này rất được chú trọng và quan tâm

+ Khi rủi ro được xác định là khách hàng có khả năng ghi tăng chi phí hoạtđộng nhằm giảm lợi nhuận thực tế đồng nghĩa với giảm chi phí thuế thu nhập doanhnghiệp KTV tiến hành kiểm tra ngược theo trình tự kế toán KTV cần phải tăngcường kiểm tra theo hướng khai tăng tức là kiểm tra những khoản mục có quy môlớn, phát sinh bất thường, những khoản mục chi phí phân bổ như chi phí trả trước,

KH TSCĐ trong kỳ

+ Khi rủi ro được xác định là khách hàng có khả năng ghi giảm chi phí hoạtđộng nhằm tăng lợi nhuận dẫn đến phải kiểm tra theo hướng ghi thiếu KTV sẽ tăngcường việc cắt kỳ sớm của chi phí, kiểm tra những khoản mục nhỏ cẩn thận hơn

Bên cạnh đó, tại PKF Việt Nam thường giao cho những người có kinhnghiệm chịu trách nhiệm kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động nhằm nhận định

rõ các sai phạm Kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động được PKF Việt Nam tiếnhành một cách chi tiết đầy đủ các bước theo chương trình kiểm toán được thiết lậpphù hợp để đảm bảo các mục tiêu kiểm toán

1.3 Quy trình kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam thực hiện

Mục tiêu của phần hành này là kiểm toán viên phải đưa ra ý kiến về tínhtrung thực và hợp lý của việc ghi nhận khoản mục chi phí hoạt động trong kỳ củađơn vị khách hàng thông qua việc thu thập các bằng chứng kiểm toán nhằm khẳngđịnh cơ sở dẫn liệu liên quan đảm bảo tính đầy đủ, tính có thực, tính chính xác, tínhđúng kỳ, phân loại và trình bày

Kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động cũng đảm bảo tuân theo quy trìnhkiểm toán BCTC chung của Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam, bao gồm bagiai đoạn, được khái quát ngắn gọn như sau:

1.3.1 Giai đoạn lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động trong kiểm toán BCTC do Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam thực hiện

1.3.1.1 Qui trình lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động trong kiểm toán BCTC tại Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam

Giai đoạn lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán do PKF Việt Namthực hiện theo qui trình như sau: Chấp nhận khách hàng mới hoặc tiếp tục kháchhàng cũ, lập kế hoạch kiểm toán sơ bộ, hiểu biết về khách hàng, đánh giá rủi ro vàxây dựng chương trình kiểm toán Kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động tronggiai đoạn này KTV chủ yếu thực hiện ba bước công việc là:

Thứ nhất: Hiểu biết về khách hàng

Ở mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau thì đặc thù chi phí của chúng có rấtnhiều điểm khác biệt, đòi hỏi phải có những yêu cầu khác nhau trong công việckiểm toán, đòi hỏi phải có những hiểu biết cụ thể tại mỗi khách thể Bởi vậy, việc

am hiểu khách hàng, ngành nghề kinh doanh của khách hàng, các yếu tố pháp lý…

là điều kiện cần cho việc thực hiện kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động mộtcách đầy đủ

Trong bước thu thập thông tin khách hàng, KTV quan tâm đến cả môi trườngbên trong và bên ngoài của đơn vị, những hiểu biết về hệ thống KSNB, thực hiệnphân tích soát xét sơ bộ đồng thời có đánh giá về khả năng hoạt động liên tục, xácđịnh mức trọng yếu, và đánh giá sơ bộ ban đầu về các nhân tố rủi ro do gian lận

*/Tìm hiểu về môi trường bên trong khách hàng, kiểm toán viên tìm hiểu những thông tin về bản chất của khách hàng như:

Cơ cấu tổ chức bộ máy và nhân sự của khách hàng ra sao, và sự ảnh hưởngđến chi phí hoạt động như thế nào? Doanh nghiệp thuộc loại hình doanh nghiệp tưnhân, nhà nước hay cổ phần… Ngoài ra, KTV còn cần phải quan tâm đến lĩnh vựchoạt động kinh doanh của khách hàng, các sản phẩm dịch vụ mà nó cung cấp, chiếnlược kinh doanh của doanh nghiệp… từ đó sẽ tác động đến tỷ trọng của chi phí hoạtđộng trong tổng chi phí của doanh nghiệp

*/ Tìm hiểu về môi trường bên ngoài, KTV tìm hiểu về đặc điểm ngành nghề của khách hàng

Khi tìm hiểu về môi trường bên ngoài KTV quan tâm tới các thông tin về thịtrường của khách hàng cả về nhà cung cấp chính, các đối thủ cạnh tranh… Các cổđông của Công ty luôn có một kỳ vọng nhất định như lợi nhuận, tỉ lệ chi trả cổ tức,

bởi vậy KTV cần tìm hiểu về các cổ đông của khách hàng, ảnh hưởng của họ đếnquyết định của Ban giám đốc Bên cạnh đó, cách thức Ban giám đốc kiểm tra và đánhgiá hoạt động kinh doanh, quan điểm về các vấn đề xã hội cũng cần được xem xét.

Ngoài ra, tìm hiểu về hệ thống công nghệ thông tin trong hoạt động kinhdoanh là một điều không thể thiếu đối với việc tìm hiểu khách hàng của KTV Ngàynay công nghệ thông tin đã được sử dụng một cách phổ biến trong hoạt động kinhdoanh và đã trở thành một công cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp

*/ Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và đánh giá hệ thống kiểm soát ở cấp độ tổng quát

Ở bước công việc này, kiểm toán viên tìm hiểu hệ thống KSNB như sau:

 Thu thập hiểu biết về hệ thống KSNB đối với khoản mục chi phí hoạtđộng và mô tả một cách chi tiết hệ thống KSNB này trên giấy tờ làm việc Kiểmtoán viên có thể thu thập sự hiểu biết này bằng cách dựa vào những hiểu biết trướcđây về khách hàng đã được lưu trữ trong file của khách hàng (với khách hàng cũ),

có thể phỏng vấn nhân viên trong Công ty, xem xét các qui định trong sổ tay về thủtục và chế độ chính sách tài chính của Công ty khách hàng (các qui định mà đơn vị

áp dụng để hạch toán lương, thưởng cho nhân viên bán hàng, nhân viên bộ phậnquản lý; các định mức doanh nghiệp qui định với một số loại chi phí như điện thoại,quần áo đồng phục…), kiểm tra các chứng từ sổ sách chi phí đã hoàn tất, quan sáttrình tự từ soát xét chứng từ, hóa đơn đến ghi nhận chi phí của nhân viên kế toán tạikhách hàng Khi thu thập được thông tin KTV sẽ mô tả trên bảng câu hỏi về hệthống kiểm soát nội bộ hoặc bảng tường thuật về hệ thống đó

Các câu hỏi thường được sử dụng trong việc đánh giá HTKSNB như là:

Có phân cấp phê duyệt các loại chi phí không?

Hệ thống kế toán chi phí có theo dõi chi tiết cho từng loại chi phí hay không?

Có sự phân tách giữa các phòng ban thực hiện các chức năng phê duyệt, ghi

sổ không?

 Đánh giá ban đầu về hoạt động có hiệu quả hay không hiệu quả của hệthống kiểm soát nội bộ đối với chi phí hoạt động để lập kế hoạch cho việc thực hiện

kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động Kiểm toán viên cần phải xác định mục tiêukiểm soát đặc thù đối với khoản mục chi phí hoạt động tại khách hàng, từ đó xácđịnh quá trình kiểm soát chủ yếu tương ứng để đạt được mục tiêu đó Qua đó, đánhgiá các nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ bằng cách xem xét sự vắng mặtcủa quá trình kiểm soát chính Từ đó, KTV đưa ra được nhận định ban đầu về tínhhiệu quả của hệ thống KSNB đối với khoản mục chi phí hoạt động Nếu như hệthống KSNB được đánh giá là kém hiệu quả thì đồng nghĩa các thử nghiệm cơ bảncần được tăng cường để đảm bảo tính đầy đủ và phù hợp của bằng chứng cho kếtluận kiểm toán và ngược lại.

*/ Thực hiện thủ tục phân tích soát xét sơ bộ

Tại Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam trong bước này KTV thực hiệnphân tích một cách tổng quát về các chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính, những chỉ tiêuđược sử dụng để phân tích có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến chỉ tiêu chi phíhoạt động KTV tiến hành trên cả hai dạng:

- Phân tích ngang: Thực hiện so sánh chi phí kỳ này với chi phí kỳ trướchoặc giữa các tháng trong kỳ

- Phân tích dọc: KTV thực hiện so sánh tỷ lệ từng nhóm chi phí như chi phílương, vật liệu… với lãi gộp giữa năm nay và năm trước

Thông qua thủ tục phân tích kiểm toán viên thấy được những biến động bấtthường giữa các tháng trong năm, giữa năm nay so với năm trước, giữa dự toán sovới thực tế, trên cơ sở đó KTV xác định những khoản chi phí cần được quan tâm,lưu ý

*/ Đánh giá khả năng hoạt động liên tục cũng là một trong những công việc quan trọng ảnh hưởng đến mục tiêu đầy đủ, hiệu lực trong kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động

Đánh giá khả năng hoạt động liên tục là một công việc mà kiểm toán viêncần thực hiện vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến các mục tiêu trọn vẹn và hiệu lực khithực hiện kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động

Tại Công ty PKF Việt Nam, đánh giá về khả năng hoạt động liên tục kiểmtoán viên thường lập ra bảng câu hỏi để tìm hiểu Bảng câu hỏi đó thường bao gồmcác câu hỏi sau:

- Đơn vị có dự tính tiếp tục hoạt động kinh doanh và có đủ lợi nhuận để cho phép đơn vị hoạt động liên tục không?

- Đơn vị có các khoản vay lớn phải đáo hạn trong năm tới hay không?

- Đơn vị có bị ảnh hưởng bởi sự kiện tụng hay sự thay đổi nào về luật pháp

và các qui định hay không?

- Sự phát triển nhanh về hoạt động kinh doanh có dẫn đến việc kinh doanh vượt quá khả năng không?

*/ Mức trọng yếu được xác định:

Tại Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam mức trọng yếu được đánh giá chotoàn bộ tổng thể báo cáo tài chính và sau đó phân bổ mức trọng yếu đó cho từng khoảnmục Khi thực hiện phân bổ mức trọng yếu cho khoản mục chi phí hoạt động sẽ giúpkiểm toán viên xác định số lượng bằng chứng kiểm toán thích hợp cần phải thu thập.Xác định mức trọng yếu đòi hỏi kiểm toán viên phải xem xét cả về qui mô và bản chấtcủa khoản mục đối với từng khách hàng cụ thể PKF Việt Nam hướng dẫn cách thứcxác định mức trọng yếu cho khoản mục chi phí hoạt động tương đối cụ thể

+ Đối với doanh nghiệp mới hoạt động chưa có doanh thu thì mức trọng yếu được xác định là từ 0,5% đến 1% trên tổng tài sản

+ Đối với doanh nghiệp hoạt động kinh doanh thông thường thì mức trọng yếu là từ 0,5% đến 1% doanh thu

+ Đối với dự án, tổ chức phi lợi nhuận thì mức trọng yếu là từ 0.5% đến 1% trên tổng chi phí

Mức trọng yếu được xác định từ tối thiểu đến tối đa, mức trọng yếu chokhoản mục chi phí hoạt động được xác định xong, kiểm toán viên ước tính sai số và

so sánh Nếu tổng hợp sai số nhỏ hơn ước lượng ban đầu về tính trọng yếu thì Báocáo tài chính sẽ được coi là trung thực, hợp lý Ngược lại, nếu tổng hợp các sai sótlớn hơn giá trị tối đa thì BCTC không được coi là trung thực, hợp lý

Chi phí hoạt động của doanh nghiệp thường có rất nhiều khoản mục chi phíkhác nhau, vì vậy thông qua thủ tục phân tích và đánh giá mức trọng yếu KTV cầnxác định được các khoản mục chi phí trọng yếu và mức độ ảnh hưởng của nó đốivới Báo cáo tài chính từ đó có biện pháp kiểm tra sao cho phù hợp.

*/ Hiểu biết và đánh giá về các nhân tố rủi ro do gian lận:

Thông qua bước công việc này kiểm toán viên có thể xác định được nhữngchi phí có khả năng sai sót trọng yếu, để từ đó KTV có cơ sở cho việc tiến hànhđánh giá rủi ro

Thứ hai: Đánh giá rủi ro

Tại Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam đánh giá rủi ro có thể dựa trên

cơ sở những hiểu biết về khách hàng ảnh hưởng đến khoản mục chi phí của chi phíhoạt động, xem xét từng cơ sở dẫn liệu đối với chi phí hoạt động và các nhân tố rủi

ro liên quan Công việc đánh giá rủi ro nhằm đánh giá khả năng xảy ra sai sót trọngyếu ở mức độ tổng thể Báo cáo tài chính cũng như đối với khoản mục chi phí hoạtđộng để việc thiết kế các thủ tục kiểm toán và xây dựng chương trình kiểm toán ởphía sau được phù hợp

Thêm vào đó, kiểm toán viên xác định các nhân tố rủi ro liên quan đến toànthể báo cáo tài chính hay ở mức độ cơ sở dẫn liệu

Một là: Kiểm toán viên tiến hành ghi chép lại các rủi ro và xem xét các thủ

tục sẽ áp dụng để chỉ ra những rủi ro ở mức tổng thể nếu như rủi ro đó có liên quanđến tổng thể BCTC Đối với các rủi ro do gian lận thì kiểm toán viên cần xem xétlại về vấn đề quản lý trong đơn vị như: sự phân công nhiệm vụ và sự giám sát vềnhân sự, các chính sách kế toán chi phí được khách hàng áp dụng, mở rộng phạm visoát xét của thành viên Ban điều hành

Hai là: Nếu như rủi ro liên quan đến cơ sở dẫn liệu, kiểm toán viên phải

nghiên cứu Báo cáo kết quả kinh doanh, ghi chép lại và xác định rủi ro ở mức độ cơ

sở dẫn liệu thuộc rủi ro trọng yếu hoặc rủi ro mà nếu chỉ áp dụng riêng các thủ tụcchi tiết là không đủ hoặc không thuộc một trong hai loại trên Kiểm toán viên cầnphải đánh giá hệ thống KSNB trước khi tiến hành các thủ tục kiểm toán tiếp theo

Kiểm toán viên có thể giảm bớt các thủ tục cơ bản bằng cách tiến hành các thửnghiệm kiểm soát Thử nghiệm kiểm soát có thể được tiến hành ở giai đoạn này và

bổ sung trong suốt quá trình thực hiện kiểm toán

Thứ ba: Xây dựng chương trình kiểm toán

Đây là công việc cuối cùng trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán Trọng tâmcủa chương trình kiểm toán là những dự kiến chi tiết về các thủ tục kiểm toán tươngứng với các bước công việc cần thực hiện đối với khoản mục chi phí của chi phí hoạtđộng Việc thiết kế chương trình kiểm toán có ý nghĩa rất quan trọng, đòi hỏi sự kếthợp linh hoạt của KTV giữa hướng dẫn chung của PKF Việt Nam với kết quả màKTV thu được trong các bước trên Tại Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam xâydựng chương trình kiểm toán cho khoản mục chi phí hoạt động cũng bao gồm haiphần cơ bản: Thiết kế thử nghiệm kiểm soát và thiết kế thử nghiệm cơ bản Mỗi thủtục trên được xây dựng trên bốn khía cạnh: thủ tục kiểm toán sẽ thực hiện, quy mômẫu chọn, khoản mục được chọn, thời gian thực hiện

*/ Thiết kế thử nghiệm kiểm soát

Khi thiết kế thử nghiệm kiểm soát, kiểm toán viên dựa trên các hướng dẫnchung của PKF, tuy nhiên vẫn được thực hiện bởi KTV có nhiều kinh nghiệm Thủtục kiểm soát sẽ được thiết kế cho riêng khoản mục chi phí hoạt động

*/ Thiết kế thử nghiệm cơ bản bao gồm thủ tục tổng hợp đối chiếu, thủ tục phân tích và thủ tục kiểm tra chi tiết

Việc xác định bản chất, thời gian và quy mô của thử nghiệm cơ bản phụ thuộcvào xét đoán của kiểm toán viên (thông qua việc đánh giá ban đầu về hệ thốngKSNB, thông qua những hiểu biết về ngành nghề…) đối với mỗi khách hàng cụ thể.Thông thường tại PKF Việt Nam các thủ tục cơ bản thiết kế tuân theo chương trìnhkiểm toán được thiết kế sẵn (phụ lục)

1.3.1.2 Thực trạng lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động tại Công ty ABC

Công ty xây dựng ABC là khách hàng cũ của PKF Việt Nam, các thông tin

về Công ty này PKF Việt Nam đã nắm bắt được và lưu giữ trong hồ sơ thường trực

của mình Khi nhận được thư mời kiểm toán, trên cơ sở những hiểu biết trước đó vềkhách hàng, nhằm mục đích đảm bảo những công việc lặp đi, lặp lại đối với kháchhàng không chứa đựng những rủi ro không thể chấp nhận, PKF Việt Nam tiến hànhviệc đánh giá khả năng chấp nhận khách hàng ABC Khi nhận được thư mời kiểmtoán PKF Việt Nam tiến hành xem xét các thông tin thay đổi so với năm trước như:

- Có sự thay đổi quan trọng về đội ngũ lãnh đạo hoặc hình thức sở hữu củakhách hàng không?

- Khách hàng thay đổi các chuyên gia tư vấn pháp luật không?

- Khách hàng có sự thay đổi cơ bản về hoạt động kinh doanh không? …

Trên cơ sở đó, PKF Việt Nam kết luận rằng: PKF Việt Nam nhận thấy không

có thông tin nào làm tăng tính rủi ro cho bên kiểm toán và có thể tiếp tục kiểm toán khách hàng này.

Phục vụ cho công tác kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động tại khách hàngABC trong giai đoạn này KTV tiếp tục tiến hành những bước công việc sau:

Thứ nhất: Hiểu biết về khách hàng

Các thông tin về khách hàng ABC:

Tên Công ty: Công ty cổ phần xây dựng ABC

Thành lập theo quyết định số 1456/QĐ – BGTVT ngày 15/12/2002 của Bộgiao thông vận tải thuộc loại hình công ty cổ phần Giấy đăng ký kinh doanh số

0102008841 do Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp Số vốn điều lệ là5.000.000.000 VNĐ

Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty:

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ tổ chức chung của Công ty ABC

Hội đồng thành viên gồm có 5 người, Ban kiểm soát có 3 người, và có 4người thuộc thành viên Ban giám đốc.

Hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty ABC là: chuyên sản xuất bê tôngđúc sẵn; xây dựng công trình giao thông, công nghiệp, dân dụng, thủy lợi; xây dựngcông trình đường ống cấp thoát nước; dọn dẹp, tạo mặt bằng xây dựng; kinh doanhdịch vụ nhà khách, nhà nghỉ

Tại Công ty cổ phần ABC sử dụng kỳ kế toán năm, năm tài chính của Công

ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 năm dương lịch Đơn vị tiền tệ

sử dụng là VNĐ Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hànhtheo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính Hình thức sổ

kế toán được áp dụng là Nhật ký chứng từ Phương pháp tính khấu hao tài sản cốđịnh được áp dụng theo phương pháp khấu hao đường thẳng Phương pháp tính thuếGTGT được tính theo phương pháp giá trị gia tăng được khấu trừ

Tại Công ty ABC không sử dụng tài khoản 641 Tài khoản sử dụng để theodõi chi phí hoạt động ở đây bao gồm:

TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

TK 6421: Chi phí tiền lương, phụ cấp, trợ cấp

TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý

TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng

TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ

Chủ tịch HĐQT

Giám đốc

Các phòng ban

TK 6425: Thuế, phí và lệ phí

TK 6426: chi phí dự phòng

TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài

TK 6428: Chi phí bằng tiền khác

Tìm hiểu và đánh giá ban đầu về hệ thống KSNB

KTV thông qua những tài liệu trong hồ sơ thường trực của Công ty ABC vàphỏng vấn nhân viên trong Công ty để từ đó khẳng định và bổ sung các thông tin về

hệ thống KSNB đặc biệt về hệ thống kế toán của Công ty đối với chi phí hoạt động

Qua đó KTV đã thu thập và ghi chép lại trong biểu số 1.2 – Ghi chép hệthống kế toán đối với chi phí hoạt động tại khách hàng ABC

Tổng hợp các thông tin thu thập được, KTV nhận định:

- Công ty có Ban kiểm soát về chi phí hoạt động và hoạt động thực hiện củaban này tương đối thường xuyên và đều đặn

- Công ty đã kiểm soát được chi phí

- Có sự đối chiếu chéo giữa các phòng ban trong Công ty

Kết luận: Hệ thống KSNB đối với chi phí hoạt động của Công ty cổ phầnABC tồn tại và hoạt động hiệu quả, đảm bảo nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn, phâncông phân nhiệm KTV đã đánh giá rủi ro đối với chi phí hoạt động ở mức thấp

Biểu 1.1: Ghi chép hệ thống kế toán đối với chi phí hoạt động tại Công ty ABC

PKF Khách hàng:

Công ty Cổ phần ABC

Người thực hiện:

Ngày:

Nguyễn Lê 13/03/2010

Chi phí hoạt động

Tại Công ty Cổ phần ABC có các loại chi phí phát sinh như chi phí tiền lương, chiphí khấu hao TSCĐ, chi phí bằng tiền khác… Đối với những khoản chi phí như chiphí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác mà có phát sinh lớn thì sẽ phải có sựphê duyệt như sau:

Quy trình cụ thể:

- Bộ phận có nhu cầu kinh phí lập Bản kế hoạch dự trù thời gian kinh phí trìnhTrưởng bộ phận phê duyệt, sau đó trình Ban giám đốc phê duyệt

- Sau khi nhận kinh phí, bộ phận tiến hành chi tiêu, sau đó thu thập hóa đơn chứng từ

- Lập giấy đề nghị thanh toán hoặc bản quyết toán kinh phí trình trưởng bộ phận vàBan giám đốc phê duyệt

- Sau khi giấy tờ được được phê duyệt, bộ phận chuyển toàn bộ hồ sơ chứng từ liênquan cho bộ phận hạch toán kế toán để bộ phận này tiến hành vào sổ

Thực hiện thủ tục phân tích sơ bộ

Sau khi tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục chi phíhoạt động, kiểm toán viên tiến hành phân tích sơ bộ, qua đó có nhận định một cáchkhái quát về các thông tin trên BCTC để hỗ trợ cho việc lập kế hoạch kiểm toán vềbản chất, thời gian, và nội dung các thủ tục kiểm toán sẽ được sử dụng cho kiểmtoán khoản mục chi phí hoạt động

Bởi mối liên quan chặt chẽ giữa chi phí hoạt động và các phần hành khác nênthủ tục phân tích sơ bộ ngoài thực hiện đối với khoản mục chi phí hoạt động cònđược tiến hành thực hiện đối với các khoản mục có liên quan trực tiếp hoặc giántiếp đối với chi phí hoạt động trên BCĐKT và báo cáo KQKD

Biểu 1.2: Thực hiện phân tích sơ bộ báo cáo tài chính đối với Công ty ABC

PKF

NIÊN ĐỘ 01/01/2009- 31/12/2009

Người TH Nguyễn Lê 13/3/10

THỦ TỤC PHÂN TÍCH SƠ BỘ

(Số liệu trên BCTC chưa kiểm toán)

A Bảng cân đối kế toán

Chỉ tiêu

Số liệu chưa kiểm toán

Nhận xét: Trong năm 2009 hàng tồn kho của Công ty giảm so với năm 2008 là

1.375.900.933 VNĐ tương ứng với 24%

Về TSCĐ, năm 2009 do công ty mở rộng mua sắm nhiều máy móc thiết bị nênnguyên giá TSCĐ tăng 22%, mức HMLK cũng tăng lên 10%

B Báo cáo kết quả kinh doanh

Chỉ tiêu Số liệu chưa

Nhận xét về kết quả kinh doanh:

Năm 2009 doanh thu thuần của Công ty ABC tăng thêm 18.933.355.093 VNĐ sovới năm 2008 tương ứng với tăng 52% Sự tăng này là phù hợp với biến động tănggiá vốn hàng bán thêm 18.657.429.268 VNĐ Chi phí quản lý doanh nghiệp năm

2009 cùng có xu hướng tăng như doanh thu và giá vốn Đây là sự biến động hợp lý,ngoài ra chi phí quản lý doanh nghiệp tăng chỉ 9% thấp so với mức tăng của doanhthu và giá vốn cho thấy tình hình quản lý chi phí của Công ty ABC tốt

Qua đó KTV nhận định số liệu trên BCTC là phù hợp với những hiểu biếtcủa kiểm toán viên về hoạt động kinh doanh của khách hàng ABC Đồng thời căn

cứ vào việc tìm hiểu về các sự kiện và các yếu tố KTV khẳng định không có dấuhiệu nghi ngờ về khả năng hoạt động liên tục của Công ty Cổ phần ABC

- PM (mức trọng yếu ban đầu) = 0.5% Doanh thu trung bình 3 năm =206.983.448 VNĐ

Sau đó, KTV tiến hành phân bổ mức trọng yếu cho khoản mục chi phí hoạtđộng như sau:

Biểu 1.4: Ước lượng ban đầu về tính trọng yếu cho các khoản mục

trên Báo cáo KQKD của Công ty ABC

phân bổ

Mức trọng yếu ước lượng ban đầu

Thứ hai: Đánh giá rủi ro

Kiểm toán viên tiến hành đánh giá rủi ro đối với cơ sở dẫn liệu đối với nhữngkhoản mục chi phí mà KTV cho rằng có khả năng sai phạm cao như chi phí muangoài, chi phí bằng tiền khác, chi phí nhân viên mà không đánh giá rủi ro tổng thểđối với tổng thể Báo cáo tài chính

Biểu 1.5: Đánh giá rủi ro tai Công ty Cổ phần ABC

Rủi ro trọng yếu

Đánh giá sự

nhiều rủi ro Cao/thấp/trung bình kiểm

soát

Mức độquan trọng

Khả năngxảy ra

1 Chi phí nhân

viên

Hiện hữu, trọn vẹn, chính xác

2 Chi phí dịch

vụ mua ngoài

Hiện hữu, trọn vẹn, chính xác

3 Chi phí khác

bằng tiền

Hiện hữu, trọn vẹn, chính xác

Thứ ba: Thiết kế chương trình kiểm toán

Thiết kế thử ngiệm kiểm soát gồm có:

- Đánh giá hệ thống KSNB theo mẫu của tập đoàn PKF đối với khoản mụcchi phí hoạt động

- Đối tượng chọn mẫu là chi phí hoạt động phát sinh các tháng đầu kỳ, cuối

kỳ, giữa kỳ chú ý ba loại chi phí hay xảy ra sai phạm như ở trên

- Sử dụng các kỹ thuật (phỏng vấn, quan sát) để thu thập đầy đủ thông tinđiền vào mẫu đánh giá trên

Thiết kế thử nghiệm cơ bản: KTV cơ bản sử dụng chương trình kiểm toán

được tập đoàn PKF thiết kế chung cho mọi cuộc kiểm toán chi phí hoạt động (phụlục) Cụ thể kiểm toán viên thiết kế chương trình kiểm toán đối với chi phí QLDNcủa khách hàng ABC như sau:

 Thiết kế thủ tục tổng hợp, đối chiếu: Lập bảng tổng hợp chi phí QLDNtheo từng khoản mục chi phí

 Thiết kế thủ tục phân tích: Lập bảng tổng hợp chi phí QLDN theo tháng, đốichiếu số tổng cộng của tất cả các khoản mục chi phí với bảng tổng hợp chi phí theo cáckhoản mục trên Các tháng có biến động lớn, kiểm tra, giải thích nguyên nhân

 Thiết kế thủ tục kiểm tra chi tiết:

+ Lập bảng tổng hợp chi phí QLDN theo đối ứng tài khoản, tiến hành đốichiếu chéo với các phần hành có liên quan, đồng thời kiểm tra việc kết chuyển chiphí vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh.

+ Chọn mẫu những tháng có biến động lớn các khoản mục chi phí được đánhgiá chứa đựng nhiều rủi ro tiến hành kiểm tra chi tiết đồng thời tiến hành kết hợpvới các phần hành khác có liên quan như tài sản cố định, chi phí vật liệu… để giảmkhối lượng công việc Ngoài ra, KTV cần tiến hành kiểm tra chi phí QLDN thángsau niên độ

1.3.1.3 Thực trạng lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động tại Công ty XYZ

Năm 2008 Công ty XYZ là khách hàng tiềm năng của PKF Việt Nam Năm

2009, sau khi nhận được thư mời kiểm toán PKF tiến hành một số công việc trướckhi cuộc kiểm toán bắt đầu như sau:

Để nhằm đảm bảo rằng công việc kiểm toán đối với khách hàng này khôngchứa đựng những rủi ro lớn, KTV tiến hành xem xét việc có thể tin tưởng vào tínhchính trực của Ban lãnh đạo Công ty XYZ được hay không và việc tiếp tục giữ mốiquan hệ với khách hàng này có ảnh hưởng xấu đến uy tín của PKF Việt Nam không.Cuối cùng, KTV cho rằng có thể tin tưởng tính chính trực của Công ty XYZ trongviệc điều hành và lập BCTC và việc tiếp tục giữ mối quan hệ với khách hàng khôngảnh hưởng đến uy tín của PKF Việt Nam

KTV tiến hành các bước trong quy trình kiểm toán khoản mục chi phí hoạtđộng trong giai đoạn lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán tại XYZ

Thứ nhất: Hiểu biết về khách hàng:

Các thông tin về khách hàng XYZ

Công ty XYZ là khách hàng mới của PKF Việt Nam vì vậy hiểu biết kháchhàng là một công việc rất cần thiết, ngoài ra những hiểu biết này sẽ được lưu trữtrong hồ sơ thường trực để phục vụ cho kiểm toán những năm sau

Tên Công ty: Công ty Cổ phần XYZ

Giấy đăng ký kinh doanh sửa đổi số 021022000013 ngày 14/12/2007 Số vồnđiều lệ 56.000.000.000VNĐ Công ty có trụ sở tại 59 Phả Lại, Chí Linh, Hải Dương.

Cơ cầu tổ chức của Công ty như sau:

Ban lãnh đạo Công ty gồm hội đồng quản trị gồm 4 người, Ban kiểm soátgồm 3 người, Ban giám đốc (gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc) Tổng số cán bộnhân viên trong Công ty tại thời điểm 31/12/2009 là 510 người

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ tổ chức chung của Công ty XYZ

Công ty XYZ kinh doanh các ngành nghề chủ yếu sau:

- Sản xuất, gia công vở học sinh; gia công các sản phẩm về giấy

- Sản xuất văn phòng phẩm bao gồm: Các loại bút chì, bút chì màu, các loạibút bi, bút gel mực nước, bút máy, các loại kẹp File, các loại cặp tài liệu, tẩy chì,ghim, giấy gắn, đục lỗ

- Thực hiện quyền xuất khẩu: Giấy, nguyên vật liệu ngành giấy và các sảnphẩm về giấy; văn phòng phẩm các loại; vật tư, phụ tùng, nguyên liệu, trang thiết bịngành in

Đơn vị tiền tệ được Công ty XYZ sử dụng để ghi sổ kế toán và lập BCTC làVNĐ Năm tài chính của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12 năm dương lịch

Chủ tịch HĐQT

Ban Giám đốc

Công ty áp dụng chế độ Kế toán Doanh nghiệp Việt Nam ban hành kèm theoQuyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính Hình thức sổ

kế toán Công ty áp dụng là Nhật ký sổ cái

Phương pháp tính khấu hao đối với tài sản cố định được áp dụng theophương pháp đường thẳng

Phương pháp tính thuế GTGT được áp dụng theo phương pháp tính thuếGTGT được khấu trừ

Do đặc điểm của hoạt động SXKD, hệ thống tài khoản theo dõi chi phí hoạtđộng tại Công ty XYZ được chi tiết đến tài khoản cấp 2 như sau:

TK641: Chi phí bán hàng

TK 6411: Chi phí nhân viên

TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài

TK 6418: Chi phí bằng tiền khác

TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

TK 6421: Chi phí tiền lương, phụ cấp, trợ cấp

TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý

Tìm hiểu và đánh giá về hệ thống KSNB của công ty XYZ

Khách hàng XYZ là một khách hàng mới bởi vậy kiểm toán viên cần tìmhiểu và đánh giá hệ thống KSNB một cách kĩ lưỡng để nhằm mục đích hiểu rõ hơn

về hệ thống KSNB, tạo thuận lợi cho công tác kiểm toán nói chung và kiểm toán chiphí hoạt động nói riêng KTV tiến hành đánh giá ban đầu về hệ thống KSNB cũngnhư hoạt động kiểm soát chi phí hoạt động của Công ty XYZ theo các tiêu thức:

phong cách điều hành và triết lý quản lý, sơ đồ tổ chức, đánh giá về phân quyền vàtrách nhiệm, chính sách nhân sự, báo cáo tài chính

Biểu 1.6: Tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB của Công ty XYZ

doanh

Thận trọng vừaphải

1.3 Giám sát rủi ro kinh

về các vấn đề kế toán

Không

1.7 Sự ưu tiên cho hệ thống

kiểm soát nội bộ

Trung bình

1.8 Các chính sách và thủ tục

nhằm kiểm soát các ước tính

kế toán và giảm thiểu các

chênh lệch có thể ảnh hưởng

tới ước tính

Các chính sách vàthủ tục được thiếtlập chưa đầy đủ

1.9 Đề cao thái độ đạo đức và

thực hiện công việc

Nhấn mạnh thái

độ quản lý

II.Sơ đồ tổ chức

chức mà ở đó các chính sách

và qui trình phê duyệt các

nghiệp vụ được thiết lập

Thiết lập khôngchính thức

2.4 Sự tuân thủ các chính

sách và thủ tục phân quyền

của từng nhóm giao dịch

Tốt

2.5 Việc kiểm tra giám sát

các hoạt động phân quyền

Trung bình

2.6 Sự tham gia của Ban

giám đốc trong việc giám sát,

xử lý dữ liệu

Đầy đủ, phù hợp2.7 Mối quan hệ thông tin

giữa cấp quản lý kế toán với

3.2 Trao đổi về các chính

sách và thông lệ kinh doanh

Trao đổi khôngchính thức hoặc

được chấp nhận không đầy đủ

3.3 Thiết lập các chính sách

về xung đột lợi ích

Trao đổi khôngchính thức hoặckhông đầy đủ3.4 Phân rõ trách nhiệm của

người lao động trong thực

hiện công việc

Thiết lập nhưngchưa đầy đủ, chưa

có văn bản cụ thể3.5 Trao đối về trách nhiệm

cảu người lao động

Trao đổi khôngchính thức hoặckhông đầy đủ

4.6 Sự thay đổi nhân sự kế

toán

Cao

4.8 Khối lượng công việc kế

V Báo cáo tài chính

5.2 Lập sơ đồ tài khoản và sổ

5.3 Nhận biết những thay đổi

chuẩn mực kế toán và yêu

5.4 Lập bảng hòa giải giữa

5.5 Đào tạo nhân viên về báo

KẾT LUẬN

1.Triết lý kinh doanh và

5.Báo cáo tài chính ra bên ngoài *

Qua quá trính đánh giá và ghi chép hệ thống một số vấn đề mà KTV thu thậpđược liên quan tới phần hành chi phí hoạt động như sau:

- Tại Công ty XYZ có nhiều loại chi phí phát sinh, việc hạch toán các khoảnchi phí được thực hiện bằng máy với phần mềm FAST

- Công ty có ban kiểm soát nhưng việc thực hiện của ban kiểm soát khôngthường xuyên, đều đặn

- Không có sự phân công công việc tốt, tình trạng phòng kế toán quá tải

- Một số qui trình luân chuyển trong hệ thống kế toán có liên quan đến chiphí hoạt động được KTV ghi chép lại như:

Quản lý thu chi tiền mặt:

Thu tiền: Khi có người nộp tiền Kế toán thanh toán viết phiếu Chuyển qua cho kế toán trưởng duyệt - Thủ quỹ thu tiền - Phiếu thu có chữ ký của người nộp tiền, thủ quỹ, kế toán và chủ tịch hội đồng quản trị

thu -Chi tiền: Người thanh toán cần có đề nghị thanh toán trên đề nghị nêu rõ lý

do chi tiền cho mục đích nào, kèm theo chứng từ gốc -Chuyển cho kế toán thanh

toán kiểm tra chứng từ -Chuyển cho kế toán trưởng duyệt - Chuyển cho hội đồng quản trị duyệt - Kế toán thanh toán hạch toán vào phần mềm in phiếu chi -Thủ quỹ chi tiền

Việc tìm hiểu kế toán chi phí hoạt động được thực hiện bằng kỹ thuật quansát và phỏng vấn nhân viên phòng kế toán và Ban quản lý của Công ty Thông quabảng kết luận về hệ thống KSNB cùng những ghi chép hệ thống thu thập được KTVđánh giá ban đầu về hệ thống KSNB của Công ty XYZ là tồn tại và hoạt động ởmức trung bình

Với sự hiểu biết trên về cách thiết kế và vận hành hoạt động kiểm soát đốivới chi phí hoạt động, KTV đánh giá rủi ro đối với chi phí hoạt động ở mức cao

Thực hiện thủ tục phân tích sơ bộ

Tương tự như Công ty A, sau khi có được các thông tin cơ bản về kháchhàng, KTV thực hiện thủ tục phân tích sơ bộ để có được nhận định tổng quan vềBCTC của khách hàng XYZ, từ đó củng cố thêm các hiểu biết cho KTV về kháchhàng Thủ tục thực hiện với những khoản mục trọng yếu trên BCTC ảnh hưởng tớikhoản mục chi phí hoạt động

Biểu 1.7: Giấy tờ phân tích sơ bộ các khoản mục của Công ty XYZ

(Số liệu trên BCTC chưa kiểm toán)

A Bảng cân đối kế toán Chỉ tiêu Số liệu chưa

kiểm toán

Số liệu đã kiểm toán

Nhận xét: Trong năm 2009 hàng tồn kho của Công ty tăng mạnh so với năm

2008 là 21.142.288.376 VNĐ tương ứng với 51%

Về TSCĐ, năm 2009 do công ty mở rộng nên Nguyên giá TSCĐ tăng 65%,

B Báo cáo kết quả kinh doanh

Chỉ tiêu

Số liệu chưa kiểm toán

hàng bán 92.162.710.212 201.898.500 91.960.811.712 100%

3.Chi phí

QLDN 3.336.016.403 339.395.870 2.996.620.533 90%

4 Chi phí

Nhận xét về kết quả kinh doanh:

Năm 2009 là năm thứ hai doanh nghiệp hoạt động kinh doanh và kết quả thuđược rất đáng chú ý Doanh thu năm 2009 thu được là 105.796.316.115 VNĐ.Bên cạnh đó cả chi phí bán hàng và chi phí QLDN cũng tăng mạnh điều nàyphù hợp với điều kiện của Công ty XYZ mới hoạt động kinh doanh

Xác định mức trọng yếu

KTV lựa chọn cơ sở xác định mức trọng yếu là doanh thu năm hiện tại Cụ thể:

- PM (mức trọng yếu ban đầu) = 0.5% Doanh thu năm hiện tại = 528.981.580 VNĐSau khi xác định mức trọng yếu ban đầu KTV tiến hành phân bổ mức trọngyếu cho chi phí QLDN

Biểu1.8: Giấy tờ ước lượng ban đầu về tính trọng yếu cho các khoản mục

trên BCKQKD của Công ty XYZ

phân bổ

Mức trọng yếu ước lượng ban đầu

Nếu tổng sai sót nhỏ hơn mức trọng yếu, KTV có thể xác nhận rằng có saisót thấp có thể chấp nhận được và ngược lại.

Thứ hai: Đánh giá rủi ro

Trên cơ sở đánh giá ban đầu về môi trường kiểm soát tại Công ty ở mứctrung bình, kết hợp với Công ty XYZ là một Công ty sản xuất, KTV nhận địnhnhững khoản chi phí hoạt động trọng yếu, dễ xảy ra sai phạm là:

+ Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác đối với chi phí bán hàng+ Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác đối với chi phí QLDNKTV tiến hành đánh giá rủi ro đối với cơ sở dẫn liệu đối với chi phí hoạtđộng theo những khoản mục chi phí dễ xảy ra sai phạm

Biểu 1.9: Đánh giá rủi ro tại Công ty XYZ

Đánh giá mức độ ảnh

hưởng Cao/thấp/trung bình

Rủi ro trọng yếu

Đánh giá sự kiểm soát

Mức độ quan trọng

Khả năng xảy ra

1.Chi phí dịch

vụ mua ngoài

Hiện hữu, trọn vẹn, phân loại và trình bày, chính xác

yếu

Trungbình

2.Chi phí bằng

tiền khác

Hiện hữu, trọn vẹn, chính xác

yếu

Trungbình

Thứ ba: Thiết kế chương trình kiểm toán

Hệ thống KSNB theo đánh giá ban đầu của KTV là tồn tại nhưng hoạt động

ở mức độ trung bình nên chương trình kiểm toán được xây dựng để nhằm mục đíchthực hiện thử nghiệm cơ bản

Chương trình kiểm toán để thực hiện thử nghiệm cơ bản