Khái niệm: Báo cáo dùng để trình bày kết quả đã đạt được trong họat động của cơ quan, để đánh giá kết quả của một công tác lớn, hoặc phản ánh một sự việc bất thường xảy ra lên cấp trên
Trang 1CHƯƠNG 4 SOẠN THẢO BÁO CÁO
1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BÁO CÁO
1.1 Khái niệm:
Báo cáo dùng để trình bày kết quả đã đạt được trong họat động của cơ quan, để đánh giá kết quả của một công tác lớn, hoặc phản ánh một sự việc bất thường xảy ra lên cấp trên hay ở hội nghị, ở cơ quan, đơn vị, ngành, tổ chức…
Báo cáo là loại văn bản hành chính được sử dụng để phản ánh tình hình thực tế, trình bày kết quả thực hiện công việc trong hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức làm cơ sở để đánh giá tình hình quản lý, đề xuất những biện pháp, chủ trương mới
1.2 Phân loại báo cáo
Có nhiều tiêu chí để phân chia các loại báo cáo như: thời hạn ban hành, nội dung báo cáo, mức độ hoàn thành công việc
- Dựa vào thời hạn ban hành, báo cáo gồm:
+ Báo cáo thường kỳ, là báo cáo được ban hành sau mỗi kỳ hạn được quy định như báo cáo hàng quý, hàng năm, nhiệm kỳ
+ Báo cáo bất thường, là báo cáo được ban hành khi thực tế xảy ra các biến động bất thường về tự nhiên, tình hình kinh tế- xã hội, hoặc một sự việc nào đó
- Dựa vào mức độ hoàn thành công việc cần báo cáo, báo cáo gồm:
+ Báo cáo sơ kết, là báo cáo về một công việc đang còn thực hiện mặc dù phần nào đã dạt được những kết quả nhất định trong quá trình thực hiện
+ Báo cáo tổng kết, là báo cáo được ban hành sau khi đã hoàn thành hoặc hoàn thành một cách cơ bản công việc nhất định
- Dựa vào nội dung báo cáo, báo cáo gồm:
+ Báo cáo tình hình chung, là loại báo cáo phản ánh nhiều vấn đề, nhiều mặt công tác cùng được thực hiện trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan
+ Báo cáo chuyên đề, là báo cáo chuyên sâu về một nhiệm vụ công tác cấp trên chỉ đạo, một vấn đề quan trọng
1.3 Mục đích sử dụng của báo cáo
Báo cáo gồm nhiều loại khá phong phú, đa dạng và tùy thuộc vào nội dung của báo cáo thì mỗi loại báo cáo có mục đích sử dụng khác nhau:
- Đối với báo cáo thường kỳ được ban hành để phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động của cơ quan trong thời hạn được báo cáo, giúp cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, đánh giá hoạt động của cấp dưới, phát hiện những khó khăn, yếu kém để có giải pháp khắc phục kịp thời
- Đối với báo cáo bất thường được ban hành để thông tin nhanh về những vấn
đề cụ thể đang xảy ra để cơ quan có thẩm quyền đề ra giải pháp kịp thời
- Đối với báo cáo sơ kết mặc dù đã có những kết quả nhất định về công việc
đang còn thực hiện nhưng nó là cơ sở để cơ quan có thẩm quyền điều chỉnh cho phù hợp với những vấn đề mới phát sinh, ngoài dự kiến đã được lập trước đó
- Đối với báo cáo tổng kết được ban hành không phải là để tiếp tục hoàn thành công việc một cách tốt nhất như báo cáo sơ kết mà là đánh giá lại quá trình thực hiện
để so sánh với mục tiêu ban đầu đề ra
- Đối với báo cáo tình hình chung thông qua nội dung báo cáo, cơ quan có thẩm quyền thấy được toàn cảnh về hoạt động của cơ quan và mối quan hệ giữa các hoạt động với nhau
- Đối với báo cáo chuyên đề cho người quản lí nhìn nhận những vấn về một nhiệm vụ công tác cấp trên chỉ đạo, một vấn đề quan trọng đã thực hiện
Trang 21.4 Yêu cầu khi soạn thảo báo cáo
Để có được báo cáo có giá trị trong việc cung cấp thông tin khi ban hành nhóm văn bản này người sạo thảo phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Thông tin trong báo cáo phải đảm bảo trung thực, chính xác, phản ánh đúng
sự thật khách quan, toàn diện nêu đúng ưu điểm, khuyết điểm, thuận lợi, khó khăn, việc đã giải quyết, việc còn tồn đọng trong cách diễn đạt thông tin và đánh giá trong báo cáo Không được hư cấu hoặc chủ quan duy ý chí, cần phải theo dõi, nghiên cứu sâu sát quá trình diễn biến sự việc, hiện tượng để tìm nguyên nhân phản ánh và báo cáo Nếu sự thật bị cắt xén, xác định sai nguyên nhân, đưa ra những nguồn tin không chính xác, không toàn diện, sẽ làm lãnh đạo đưa ra giải pháp không đúng, xử lý thiếu kịp thời và không triệt để Đây là yêu cầu quan trọng giúp cho cơ quan có thẩm quyền đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn…
- Nội dung của báo cáo phải cụ thể, có nghĩa những thông tin cung cấp không được chung chung, mà phải rõ ràng, cụ thể thông qua việc minh hoạ bằng sơ đồ, số liệu…Người soạn thảo phải đầu tư thời gian, chọn lọc các số liệu và sự kiện về các vấn
đề thuộc chức năng nhiệm vụ chính yếu của đơn vị mình để đưa vào báo cáo, không nên liệt kê tràn lan mọi sự việc, hiện tượng xảy ra Tập hợp được số liệu chính xác, là rất cần thiết, song đòi hỏi phải biết lập luận để thấy được ưu khuyết điểm thông qua những con số đó Cần tránh những con số không phản ánh đúng thực tế hoặc những sự kiện chung chung không chứng minh, lý giải được điều gì Trường hợp cần giải thích
kỹ hơn thì có thể đính kèm theo báo cáo các bản phụ lục ghi các số liệu làm phương tiện minh chứng cho các kết luận trong báo cáo
- Nội dung của báo cáo có trọng tâm, trọng điểm
Nếu nội dung của báo cáo chỉ thuần túy thống kê sự việc mà không rút ra được những kinh nghiệm, bài học… đó là báo cáo không đảm bảo chất lượng Cần xuất phát
từ mục đích, yêu cầu của từng loại báo cáo, xuất phát từ đối tượng đọc báo cáo mà người soạn thảo lựa chọn phương pháp viết báo cáo cho cụ thể, mạch lạc, hợp với người nghiên cứu Tránh báo cáo tràn lan, vụn vặt, sa vào các số liệu, chi tiết không phù hợp với nội dung cần báo cáo
- Báo cáo phải đảm bảo thông tin phải kịp thời, thể hiện ý thức, kỷ luật, ý thức tôn trọng tổ chức, tôn trọng cấp trên, có trách nhiệm với công việc Nếu báo cáo chậm trễ có thể gây hậu quả bất lợi cho chủ thể quản lý không nắm được thông tin từ cấp dưới, dẫn đến hậu quả không thể ứng phó kịp thời, không đưa ra các quyết định, mệnh lệnh quản lý chính xác khắc phục sự việc bất thường xảy ra
2 SOẠN THẢO BÁO CÁO
Kết cấu (bố cục) của báo cáo:
- Quốc hiệu (tiêu ngữ)
- Tên cơ quan ban hành báo cáo
- Số và ký hiệu của báo cáo
- Địa danh và thời gian của báo cáo
- Tên văn bản
- Trích yếu nội dung của báo cáo
- Nội dung của báo cáo
- Chữ ký, đóng dấu
- Nơi nhận
2.1 Cách thức soạn thảo hình thức của báo cáo
Hình thức của báo cáo đa số có đặc điểm giống với các văn bản hành chính khác
Trang 3Hình thức của báo cáo được thể hiện như sau:
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐH VINH
Số: /BC - ĐHV CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Nghệ An, ngày tháng năm
BÁO CÁO TỔNG KẾT Về việc
Nơi nhận:
- Bộ Giáo dục và Đào tạo;
- Lưu: VT, ĐT
HIỆU TRƯỞNG
2.2 Cách thức soạn thảo nội dung của báo cáo
Khi soạn thảo phải xác định được mục đích yêu cầu của báo cáo đó là báo cáo
thường kỳ hay báo cáo chuyên đề, báo cáo sơ kết hay báo cáo tổng kết…từ đó mới có
cơ sở để xây dựng nội dung của báo cáo Thông thường tùy theo mỗi loại báo cáo mà
người soạn thảo lựa chọn bố cục cho thích hợp trong đó, phần nội dungđược trình bày
theo kết cấu nghị luận, bao gồm ba phần: mở đầu, nội dung chính và phần kết luận
- Phần mở đầu: Đánh giá tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện tượng xảy ra Nêu
nét tiêu biểu về khó khăn, thuận lợi của công việc cần báo cáo
- Phần nội dung: Nêu các kết quả đã làm được và những việc còn tồn tại chưa
làm được Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình
hình, rút ra bài học và định ra phương hướng xác định những công việc cần tiếp tục
giải quyết
- Phần kết thúc: Nêu đề nghị, kiến nghị, kết luận
Trong quá trình xây dựng người soạn thảo có thể nêu các sự kiện, nhận định,
đánh giá, có thể dùng chữ số để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ và
các bản đối chiếu (trình bày kèm theo phụ lục) nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn hơn
để chuyển tải được nội dung cần báo cáo Ngoài ra, khi soạn thảo các báo cáo quan
trọng cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị để lấy ý kiến đóng góp, bổ sung, sửa đổi bản
dự thảo báo cáo cho thống nhất và khách quan hơn Còn đối với bản báo cáo gửi lên
cấp trên, báo cáo trước hội nghị, báo cáo chuyên đề… cần phải có sự xét duyệt của
lãnh đạo trước khi gửi nhằm thống nhất với các quyết định quản lý và các thông tin
khác mà người lãnh đạo chủ chốt đã cung cấp cho cấp trên hoặc hội nghị
2.2.1 Soạn thảo phần mở đầu của báo cáo
Mở đầu của báo cáo, người viết trình bày, đánh giá chung tình hình hoạt động
của cơ quan trong thời gian vừa qua, hoặc trong thời gian thực hiện công việc cấp trên
giao.Có thể nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức về chủ trương,
công tác do cấp trên định hướng xuống Đồng thời nêu những điều kiện, hoàn cảnh có
ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện các chủ trương và nhiệm vụ trên
Thông thường phần này được đặt tên là “tình hình chung”, “Đánh giá tình
hình”, “Đánh giá chung”…Người soạn thảo phải nêu được những thuận lợi, khó khăn
gặp phải trong thời gian qua, trong thời gian thực hiện công việc
2.2.2 Soạn thảo nội dung chính của báo cáo
Trang 4Nội dung chính của báo cáo, người viết cung cấp toàn bộ thông tin về tình hình
hoạt động hoặc về công việc thực hiện thông qua thành tựu đạt được và hạn chế, tồn
tại như:
+ Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành
+ Những ưu khuyết điểm của quá trình thực hiện
+ Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm
Phần này đòi hỏi người viết báo cáo phải trình bày thành tựu, hạn chế về mọi
khía cạnh và minh hoạ cụ thể bằng số liệu, sơ đồ, gương điển hình… Sau đó trình bày
thêm về nguyên nhân dẫn đến những thành tựu và hạn chế trên để thuyết phục người
đọc cũng như là cơ sở để đề ra giải pháp phù hợp
Lưu ý: Có thể đánh giá những công việc chủ yếu của đơn vị theo từng nội dung
công việc Nếu là báo cáo tổng hợp, có thể kiểm điểm riêng từng nội dung, nhiệm vụ
gồm kiểm điểm công việc đã làm và chưa làm đựơc, đánh giá ưu khuyết điểm và tìm
nguyên nhân tồn tại riêng đối với từng lĩnh vực công tác, từng nhiệm vụ được giao
2.2.3 Soạn thảo phần kết luận của báo cáo
Phần này người viết báo cáo trình bày giải pháp, phương hướng, nhiệm vụ, mục
tiêu phấn đấu chính trong thời gian tới để tiếp tục giải quyết các biện pháp tổ chức
thực hiện, những tồn tại đang cần giải quyết, những nhiệm vụ cụ thể tiếp tục đặt ra
khắc phục các tồn tại, khuyết điểm và mong muốn triển khai trên thực tế đạt hiệu quả
cáo nhất
Thu thập tài liệu, số liệu để đưa vào báo cáo Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự
kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo cáo Đánh giá tình hình qua tài
liệu, số liệu một cách khái quát
- Dự kiến những đề xuất kiến nghị với cấp trên, các biện pháp tổ chức thực hiện
và nhận định những triển vọng
Mẫu báo cáo
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐH VINH
Số: /BC - ĐHV
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Nghệ An, ngày tháng năm
BÁO CÁO Tổng kết công tác đào tạo năm học 2010 - 2011
Lời dẫn………
I Đánh giá tình hình chung
1 Những thuận lơi
2 Những khó khăn
II Kết quả đạt được
1 Những thành tựu đạt được
2 Những hạn chế, tồn tại
3 Nguyên nhân của hạn chế, tồn tại
III Phương hướng, giải pháp
………
Trên đây là toàn bộ nội dung báo cáo, rất mong các vị đại biểu đóng góp ý kiến
để bản báo cáo này được hoàn thiện hơn nữa
Nơi nhận:
- Bộ GDĐT;
- Lưu: VT, ĐT
KT HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG
Trang 5Ví dụ: Báo cáo tổng kết công tác
UBND TỈNH H
SỞ TÀI CHÍNH
Số: /BC - STC
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
H, ngày tháng năm
BÁO CÁO Tổng kết công tác năm 2010
và phương hướng, nhiệm vụ năm 2011
Mở đầu:
Nêu đặc điểm của cơ quan về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Nội dung chính:
Phần I - Tổng kết công tác năm
- Nêu các kết quả đã làm được
- Phân tích đánh giá ưu điểm đã đạt được và nêu nhược còn tồn tại
- Những bài học kinh nghiệm Phần II Phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu phải thực hiện trong năm
- Nhiệm vụ chính phải làm, các chỉ tiêu
- Các biện pháp tổ chức thực hiện
- Các đề nghị lên cấp trên
Phần III
Kết luận: Nêu những kết quả công tác chủ yếu trong năm, tự nhận xét đánh giá: tốt, xuất sắc, hoàn thành kế hoạch cấp trên giao
Nơi nhận:
- UBND tỉnh, Bộ TC;
- Lưu: VT
GIÁM ĐỐC
Ví dụ: Báo cáo nhanh
CÔNG AN QUẬN T
ĐỘI PHÒNG CHÁY CHỮA CHÁY
Số: /BC - PCCC
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
T, ngày tháng năm
BÁO CÁO NHANH
Về việc hỏa hoạn tại phường X
Vào lúc…ngày…tại…đã xảy ra hỏa hoạn Đây là khu nhà lụp sụp, nhà cửa dày
đặc, xây cất chen chúc
Đến …giờ…đám cháy đã được dập tắt Có … hộ, gồm… nhân khẩu bị cháy
nhà Thiệt hại về tài sản theo ước tính ban đầu khoảng…tỉ đồng Không có thiệt hại về
người Nguyên nhân gây ra cháy đang được điều tra rõ ràng Đối tượng gây hỏa hoạn
hiện bỏ trốn
Ngay sau khi xảy ra cháy, lãnh đạo chính quyền và công an địa phương đã có
mặt tại hiện trường để chỉ đạo khắc phục tình hình và bố trí tạm cư cho bà con bị hỏa
hoạn
Trang 6- UBND quận, Công an quận;
- Lưu: VT
Chú ý: Đối với nhóm báo cáo đột xuất đòi hỏi phải đáp ứng thông tin khẩn cấp,
về một sự việc bất thường, do đó báo cáo phải ngắn gọn Loại này phải trả lời được 5 câu hỏi:
- Cái gì đã xảy ra, xảy ra như thế nào?
- Xảy ra khi nào?
- Xảy ra ở đâu?
- Xảy ra đối với ai hoặc ai gây ra?
- Tại sao (nguyên nhân hay mức độ thiệt hại)
CÂU HỎI ÔN TẬP
1 Hãy trình bày văn bản: Báo cáo tổng kết công tác ngành hải quan năm
2008
2.Trình bày văn bản: Báo cáo tổng kết công tác đào tạo năm học 2010 –
2011 của trường Đại học V
3.Trình bày văn bản: Báo cáo nhanh về việc hoả hoạn tại phường X
4 Hãy trình bày biên bản: Hội nghị viên chức về việc thông qua quy chế
chi tiêu nội bộ
Trang 7CHƯƠNG 5 SOẠN THẢO BIÊN BẢN
1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BIÊN BẢN
1.1 Khái niệm:
Biên bản là loại văn bản ghi chép lại một sự việc, một hoạt động theo đúng thời gian, không gian, trạng thái mà sự việc, hành động diễn ra hoặc miêu tả diễn biến, ghi lại các ý kiến, ghi lại các kết luận, quyết định của hội nghị
Trong quản lý Nhà nước, biên bản còn là cơ sở pháp lý để cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông báo trong quá trình điều
hành thực hiện nhiệm vụ quản lý
Biên bản là loại văn bản hành chính có vai trò ghi nhận lại sự kiện thực tế xảy
ra làm cơ sở để cấp có thẩm quyền ban hành văn bản áp dụng pháp luật
1.2 Phân loại biên bản
Nhìn từ bình diện chung nhất, hiện nay biên bản có hai loại: biên bản vụ việc và biên bản hội nghị
- Biên bản vụ việc (biên bản ghi lại sự kiện, sự cố; Biên bản bàn giao, nghiệm thu, kiểm kê tài sản…) là loại biên bản ghi nhận lại sự kiện thực tế xảy ra có giá trị chứng cứ để chủ thể có thẩm quyền áp dụng pháp luật dựa trên cơ sở đó ban hành văn bản áp dụng pháp luật
Ví dụ: biên bản ghi nhận hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực giao thông đường bộ (hành vi vi phạm áp dụng mức phạt tiền trên 200.000 đồng) là cơ sở để Đội trưởng Đội cảnh sát giao thông ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực đó
- Biên bản hội nghị là loại biên bản được lập trong các hội nghị, đại hội của cơ quan, của ngành… có vai trò ghi nhận lại toàn bộ diễn biến hội nghị
1.3 Mục đích sử dụng biên bản
Biên bản là loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra Biên bản không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu được dùng làm chứng cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra làm căn cứ để chủ thể có thẩm quyền giải quyết sự việc
Khi biên bản phải mô tả lại các sự việc hiện tượng kịp thời, tại chỗ với đầy đủ, chi tiết mọi tình tiết khách quan nhằm cung cấp thông tin để làm cơ sở cho các quyết định xử lý, hoặc minh chứng cho các nhận định kết luận khác
1.4 Yêu cầu khi soạn thảo biên bản
Biên bản phải ghi nhận lại sự việc một cách đầy đủ, chính xác, trung thực và khách quan
- Số liệu, sự kiện phải chính xác, cụ thể
- Ghi chép trung thực, đầy đủ không suy diễn chủ quan
- Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm
- Trong biên bản muốn có thủ tục chặt chẽ phải có tối thiểu hai người ký (nếu
có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễn giải phải giữ kèm biên bản) Đòi hỏi trách nhiệm cao ở người lập biên bản và những người có trách nhiệm ký chứng nhận biên bản Thông tin muốn chính xác có độ tin cậy cao phải ghi lại trung thực, phải được đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đúng đắn và tự giác và người chịu trách nhiệm phải kí vào biên bản để xác lập và cùng chịu trách nhiệm Thông thường trong các cuộc họp, hội nghị biên bản phải có thư ký và chủ tọa ký xác
Trang 8nhận còn biên bản sự vụ phải có chữ kí của người lập biên bản và đối tượng có liên
quan
Người lập biên bản thường là người có thẩm quyền và chịu trách nhiệm trước pháp
luật khi lập biên bản để đảm bảo các thông tin ghi nhận trong biên bản chính xác làm
tiền đề cho các sự việc tiếp theo
2 SOẠN THẢO BIÊN BẢN
Kết cấu (bố cục) của biên bản:
- Quốc hiệu (tiêu ngữ)
- Tên cơ quan ban hành biên bản
- Số và ký hiệu của biên bản (nếu có)
- Địa danh và thời gian của biên bản (ghi rất cụ thể thời gian giờ phút lập biên
bản)
- Tên văn bản
- Trích yếu nội dung của biên bản
- Nội dung của biên bản (Thành phần tham dự, Diễn biến sự kiện thực tế, thời
gian kết thúc)
- Ký xác nhận
2.1 Cách thức soạn thảo hình thức của biên bản
Hình thức của biên bản đa số có đặc điểm giống với các văn bản hành chính
khác Tuy nhiên, một số đề mục hình thức của văn bản này được xác lập ở vị trí khác
như đề mục thời gian; biên bản có thể có đề mục số, kí hiệu và biên bản không có nơi
nhận
Hình thức của biên bản được thể hiện như sau:
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐH VINH
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Nghệ An, ngày tháng năm
BIÊN BẢN HỘI NGHỊ VIÊN CHỨC Về việc thông qua quy chế chi tiêu nội bộ
2.2 Cách thức soạn thảo nội dung của biên bản
Biên bản là văn bản hành chính có vai trò ghi nhận lại sự kiện thực tế xảy ra
Tuỳ thuộc vào mỗi loại biên bản mà người viết có thể sử dụng độc lập một trong hai
cách ghi biên bản đó là cách ghi chi tiết hoặc cách ghi tổng hợp hoặc có thể kết hợp cả
hai
2.2.1 Soạn thảo phần mở đầu của biên bản
Phần này người soạn thảo (ghi biên bản) trình bày về:
- Thời gian, địa điểm nơi diễn ra sự kiện
- Thành phần tham dự (ghi rõ họ, tên) bao gồm: chủ tọa, thư kí, đại biểu… (nếu
là biên bản hội nghị) hoặc người có thẩm quyền lập biên bản và đối tượng có liên quan
(nếu là biên bản vụ việc)
2.2.2 Soạn thảo phần nội dung chính của biên bản
Trang 9Nội dung chính của biên bản ghi nhận toàn bộ diễn biến của sự kiện thực tế xảy
ra Do đó, người soạn thảo phải linh hoạt để lựa chọn cách diễn đạt phù hợp và luôn
đảm bảo tính trung thực, độ tin cậy cao của thông tin
Đối với các sự kiện thực tế có tầm quan trọng xảy ra như: đại hội, việc xác nhận
một sự kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, lấy lời cung,
lời tố cáo, khiếu nại, bàn giao công tác, bàn giao tài sản… thì người soạn thảo lựa chọn
cách ghi chi tiết.Trong cách này, người viết biên bản phải ghi đầy đủ, chính xác, phải
mô tả, tường thuật và chi tiết mọi tình tiết diễn biến của sự kiện Ngoài ra, người ghi
biên bản cũng phải chú ý đến các vấn đề trọng tâm của sự kiện Nếu là lời nói trong
cuộc họp, hội nghị quan trọng, lời cung, lời khai… người viết phải ghi nguyên văn,
đầy đủ lời nói của đương sự và yêu cầu người nói nghe lại và xác nhận nội dung đã ghi
(có thể xác nhận từng trang) Cách này thường phù hợp đối với việc lập biên bản vụ
việc
- Trong các sự kiện thông thường khác như: cuộc họp định kỳ, họp thảo luận
nhiều phương án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng kết bình xét… người soạn thảo lựa
chọn cách ghi tổng hợp Đây là cách thức ghi biên bản mà người soạn thảo chỉ cần ghi
những nội dung quan trọng một cách đầy đủ nguyên văn, còn những nội dung thông
thường khác có thể ghi tóm tắt những ý chính Cách này người viết phải có khả năng
tổng hợp lại thông tin, lời phát biểu để tránh tình trạng bỏ sót hoặc trùng lặp thông tin
nếu có ý kiến trùng lặp chỉ cần tổng hợp những ý kiến đó lại làm cơ sở để cơ quan có
thẩm quyền xem xét nhưng luôn luôn phải quán triệt nguyên tắc trung thực, không suy
diễn chủ quan Cách này phù hợp khi viết biên bản hội nghị
2.2.3 Soạn thảo phần kết thúc của văn bản:
Phần này người soạn thảo phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực tế như: bàn
giao xong, hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm kết thúc lúc mấy giờ…
ngày…tháng… năm… Biên bản đã đọc lại cho mọi người cùng nghe (có bổ sung sửa
chữa nếu có yêu cầu) và xác nhận là biên bản phản ánh đúng sự kiện và cùng ký xác
nhận
Mẫu Biên bản vụ việc
CÔNG AN THÀNH PHỐ A
ĐỘI CẢNH SÁT GIAO THÔNG SỐ 1
Số:…/BB - VPHC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc A, ngày … tháng… năm… BIÊN BẢN VI PHẠM HÀNH CHÍNH Hôm nay, hồi… giờ…ngày… tháng… năm… Tại………
Tôi………chức vụ………
Đơn vị………
Tiến hành lập biên bản vi phạm hành chính đối với………
Cư trú tại………
Nghề nghiệp………số CMND……….đã có hành vi……….vi phạm điểm, khoản… điều… Nghị định 34/2010/NĐ-CP, ngày … /…/2010 của Chính phủ quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực giao thông đường bộ Các biện pháp ngăn chặn………
Tang vật, phương tiện vi phạm………
Lời khai của người vi phạm………
Trang 10Biên bản được lập thành… bản, giao cho người vi phạm 01 bản và được đọc lại
cho những người có tên trong biên bản cùng nghe
Biên bản được lập kết thúc vào hồi…h cùng ngày
Biên bản hội nghị
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐH VINH
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Nghệ An, ngày tháng năm
BIÊN BẢN
Về hội nghị viên chức năm 2010
Thời gian, địa điểm tiến hành hội nghị;
Thành phần tham dự hội nghị:
+ Chủ toạ:
+ Thư ký:
+ Đại biểu:
Diễn diến của Hội nghị
+ Khai mạc Hội nghị (ghi rõ hội nghị do ai khai mạc)
+ Ban tổ chức giới thiệu chương trình làm việc của hội nghị (tóm tắt các nội
dung chính của hội nghị)
+ Bầu đoàn chủ tịch và thư ký hội nghị
+ Đại diện lãnh đạo đọc báo cáo tổng kết công tác của trường trong năm
2010 (Ghi tên chức vụ người trình bày báo cáo; Tóm tắt nội dung báo cáo; Xem báo
cáo kèm theo - nếu báo cáo thành văn)
+ Các tham luận, phát biểu hoàn thiện nội dung báo cáo
Tùy theo tính chất của hội nghị mà chọn phương pháp ghi thích hợp, tức là
ghi chi tiết hay ghi tóm tắt ý chính (ghi tổng hợp) Ghi những vấn đề mà Chủ tọa đưa
ra thảo luận trước hội nghị
+ Phần bầu cử nhân sự cho nhiệm kỳ tới (nếu có): Danh sách nhân sự đề cử
(ghi họ tên); Danh sách trúng cử (biểu quyết bằng hình thức giơ tay tán thành hoặc
phiếu kín) Danh sách bầu cử bổ sung lần hai, ba… (nếu lần đầu chưa đủ số phiếu cần
thiết)
+ Thông báo kết quả bầu
+ Phần quyết nghị: là phần quan trọng nên ghi chi tiết các vấn đề quyết nghị
và tỉ lệ đại biểu tán thành (biểu quyết bằng hình thức giơ tay hoặc bỏ phiếu kín)
Nội dung quyết nghị thứ nhất là: ………… có …… % tán thành
Nội dung thứ hai là: ……… có …… % tán thành
+ Đoàn chủ tịch tổng kết bế mạc hội nghị
+ Phần kết luận: thư kí ghi tóm tắt báo cáo hoặc lời phát biểu của khách mời
dự hội nghị hoặc lời bế mạc của chủ tọa và đọc công khai nội dung biên bản trước hội
nghị để xác nhận
+ Thời điểm hội nghị bế mạc kết thúc hội nghị