TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUY NHƠN KHOA KINH TẾ & KẾ TOÁN ------ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TÊN ĐỀ TÀI: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ KẾ TOÁN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY THỦY ĐIỆN AN KH
Mục tiêu nghiên cứu
Việc chọn đề tài nhằm mục tiêu:
- Nghiên cứu về cơ sở lý luận về kế toán phải thu khách hàng và kế toán phải trả người bán trong các doanh nghiệp
Bài viết phân tích thực trạng công tác hạch toán kế toán các khoản phải thu khách hàng và phải trả người bán tại Công ty Thủy điện An Khê – Ka Nak, làm rõ cách ghi nhận, quản lý và báo cáo công nợ đang thực hiện, đồng thời đưa ra nhận xét về ưu điểm và nhược điểm của hệ thống hạch toán tại công ty Các ưu điểm nổi bật gồm tính minh bạch và kịp thời của thông tin công nợ, khả năng theo dõi dòng tiền và hỗ trợ quản trị chi phí mua hàng, nhờ đó người quản lý nắm rõ tình hình thanh toán và mức độ tuân thủ quy trình Tuy nhiên, công tác hạch toán vẫn còn tồn tại nhược điểm như mức độ tự động hóa chưa cao, sự phụ thuộc vào cá nhân và quy trình còn nhiều bước thủ công dẫn đến sai sót và chậm trễ trong ghi nhận, kiểm tra và đối chiếu công nợ Việc tích hợp hệ thống kế toán với quản trị doanh nghiệp và ERP chưa đầy đủ, quy trình chuẩn hóa và kiểm soát nội bộ chưa chặt chẽ ở một số khâu, khiến rủi ro ghi nhận sai, thiếu đầy đủ chứng từ và thiếu tính linh hoạt trong báo cáo Để nâng cao hiệu quả, công ty cần tăng cường kiểm soát nội bộ, chuẩn hóa quy trình hạch toán công nợ, đẩy mạnh tự động hóa và số hóa hóa đơn, đồng thời đào tạo nguồn nhân lực và nâng cấp hệ thống CNTT nhằm đảm bảo tính chính xác, kịp thời và đầy đủ của thông tin phục vụ quản trị và quyết định.
Đưa ra các phương hướng chiến lược và giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hệ thống kế toán phải thu khách hàng và kế toán phải trả người bán, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Các nội dung trọng tâm gồm chuẩn hóa quy trình công nợ và thanh toán, tăng cường kiểm soát sổ sách kế toán, và tự động hóa các bước xử lý chứng từ liên quan đến kế toán phải thu và kế toán phải trả người bán Đồng thời, áp dụng các công cụ quản trị dòng tiền và dự báo nợ phải thu/phải trả để tối ưu hóa kỳ hạn thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp, giảm thiểu rủi ro thanh toán và cải thiện dự báo dòng tiền Bên cạnh đó, kết nối với hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hay các nền tảng số hóa để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tối ưu hóa chu kỳ sản xuất, kiểm soát chi phí và tăng cường kiểm soát nội bộ Các giải pháp này nhằm mang lại sự thông suốt trong luồng vốn, tăng trưởng lợi nhuận và cạnh tranh trên thị trường.
Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Kế toán phải thu khách hàng và kế toán phải trả người bán
Phạm vi nghiên cứu: Tại Công ty Thủy điện An Khê - Ka Nak trong quý 04 năm
Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Hoàn thiện kế toán phải thu khách hàng và kế toán phải trả người bán tại Công ty Thủy điện An Khê – Ka Nak”, em đã sử dụng một số phương pháp sau nhằm đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp tối ưu: rà soát hệ thống kế toán và kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của chứng từ phải thu và phải trả; tham khảo các chuẩn mực kế toán và tài chính hiện hành để so sánh với thực tế tại công ty; phân tích quy trình nghiệp vụ từ quá trình lập hóa đơn, xác nhận công nợ đến thanh toán nhằm phát hiện lỗ hổng và rủi ro, từ đó đề xuất biện pháp kiểm soát nội bộ và cải tiến quy trình; so sánh với các công ty cùng ngành để rút ra bài học và áp dụng các biện pháp công nghệ thông tin và tự động hóa phù hợp nhằm tăng tốc độ xử lý công nợ, giảm sai sót và nâng cao tính minh bạch của báo cáo tài chính; kết quả là hệ thống kế toán phải thu và phải trả được hoàn thiện, cải thiện quản trị dòng tiền và quan hệ với khách hàng, nhà cung cấp tại Công ty Thủy điện An Khê – Ka Nak.
Trong thời gian thực tập tại công ty, tôi tiến hành thu thập số liệu và phỏng vấn trực tiếp kế toán trưởng cùng kế toán công nợ nhằm nắm bắt các thông tin thiết yếu liên quan đến đề tài Quá trình kết hợp thu thập dữ liệu từ hệ thống với trao đổi chi tiết từ hai vị trí kế toán này giúp làm rõ quy trình hạch toán, các chỉ số tài chính và các yếu tố rủi ro ảnh hưởng tới tình hình công nợ và dòng tiền Nhờ những thông tin từ kế toán trưởng và kế toán công nợ, tôi có cái nhìn thực tế về quản lý công nợ phải trả và phải thu, cách theo dõi thanh toán, cũng như đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của dữ liệu trong thời gian thực tập để phục vụ phân tích và đề xuất cải thiện.
- Phương pháp thống kê số liệu và phương pháp hạch toán để hoàn thành đề tài
5 5 Kết cấu của đề tài
Nội dung đề tài gồm có 3 chương:
Chương 1 : Cơ sở lý luận về kế toán phải thu khách hàng và kế toán phải trả người bán trong các doanh nghiệp
Chương 2 : Thực trạng kế toán phải thu khách hàng và kế toán phải trả người bán tại Công ty Thủy điện An Khê – Ka Nak
Chương 3 nêu rõ phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán phải thu khách hàng và kế toán phải trả người bán tại Công ty Thủy điện An Khê - Ka Nak Các giải pháp tập trung vào hoàn thiện quy trình lập và đối chiếu công nợ, nâng cao tính đầy đủ và chính xác của dữ liệu kế toán phải thu và phải trả; tăng cường kiểm soát nội bộ, phân quyền và chuẩn hóa chứng từ để giảm sai sót và thất thoát Đồng thời đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và hệ thống kế toán tích hợp (ví dụ ERP) để tự động hóa ghi nhận công nợ, quản lý thanh toán và lập báo cáo công nợ kịp thời Thiết lập các chuẩn mực thanh toán, quản lý nợ quá hạn và các cơ chế xử lý nợ khó đòi nhằm cải thiện dòng tiền và mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp Cuối cùng, chú trọng đào tạo nhân sự kế toán, tăng cường đối chiếu giữa kế toán phải thu và kế toán phải trả để đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ chuẩn mực tại An Khê - Ka Nak.
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ KẾ TOÁN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TRONG
1.1 Khái quát chung về kế toán phải thu khách hàng trong các doanh nghiệp
Kế toán phải thu khách hàng (TK 131) là một phân hệ của kế toán công nợ, dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán của doanh nghiệp đối với tiền bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tư và tài sản cố định (TSCĐ) Việc theo dõi TK 131 giúp doanh nghiệp nắm bắt nhanh lượng công nợ phải thu, cập nhật tình trạng thanh toán của khách hàng và lập báo cáo công nợ chính xác để quản trị dòng tiền, kiểm soát rủi ro thanh toán và tối ưu hóa quản lý nợ phải thu.
Đây là tài khoản dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán của doanh nghiệp đối với khách hàng liên quan đến tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính và cung cấp dịch vụ; đồng thời, tài khoản này còn ghi nhận các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay.
Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng và từng nội dung phải thu, đồng thời theo dõi chi tiết kì hạn thu hồi (trên 12 tháng hoặc không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chú ghi chép theo từng lần thanh toán Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp trong các giao dịch mua sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, BĐS đầu tư và các khoản đầu tư tài chính.
Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp và khách hàng Nếu hàng hóa, BĐS đầu tư đã giao hoặc dịch vụ đã cung cấp không đúng với thỏa thuận theo hợp đồng kinh tế, người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao Quyền này đảm bảo người mua được bù đắp khi cam kết về chất lượng và phạm vi cung ứng không được đáp ứng đúng như hợp đồng, và cần được xem xét trên cơ sở các điều khoản hợp đồng và quy định pháp lý liên quan.
Trong kế toán ủy thác xuất khẩu, bên giao ủy thác ghi nhận các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác về tiền bán hàng xuất khẩu, gồm các giao dịch bán hàng và cung cấp dịch vụ thông thường Việc ghi nhận này phản ánh doanh thu và các khoản thu liên quan từ hoạt động ủy thác, đồng thời giúp quản lý dòng tiền và báo cáo tài chính một cách chính xác theo chuẩn mực kế toán.
Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại tiền tệ, nhằm đảm bảo quản lý nợ hiệu quả và tối ưu hoá dòng tiền Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ, doanh nghiệp thực hiện theo nguyên tắc được quy định để ghi nhận và quản lý các giao dịch ngoại tệ một cách nhất quán và chính xác.
Khi phát sinh các khoản nợ phải thu của khách hàng (bên Nợ tài khoản 131), kế toán phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh, tức là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi khách hàng thanh toán được chỉ định Riêng trường hợp nhận trước của người mua, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thì bên Nợ tài khoản 131 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã nhận trước.
Khi thu hồi nợ phải thu của khách hàng (bên Có tài khoản 131), kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng nợ Trường hợp khách nợ có nhiều giao dịch thì tỷ giá thực tế đích danh được xác định là tỷ giá bình quân gia quyền di động các giao dịch của khách nợ đó Riêng trường hợp phát sinh giao dịch nhận trước tiền của người mua thì bên Có tài khoản 131 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế (là tỷ giá ghi vào bên Nợ tài khoản tiền) tại thời điểm nhận trước.
Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ tại mọi thời điểm lập báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật Tỷ giá giao dịch thực tế dùng để đánh giá lại là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại được doanh nghiệp chỉ định làm nơi khách hàng thanh toán tại thời điểm lập báo cáo tài chính Trường hợp doanh nghiệp có nhiều khoản phải thu và giao dịch tại nhiều ngân hàng, doanh nghiệp được chủ động chọn tỷ giá mua của một trong các ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch Các đơn vị trong tập đoàn áp dụng chung một tỷ giá do công ty mẹ quy định (phải đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế) để đánh giá lại các khoản phải thu có gốc ngoại tệ phát sinh từ các giao dịch nội bộ tập đoàn.
Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán cần phân loại các khoản nợ thành các nhóm: nợ trả được đúng hạn, nợ khó đòi và nợ có khả năng không thu hồi được để làm căn cứ xác định mức trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc biện pháp xử lý đối với các khoản phải thu không đòi được Việc phân loại dựa trên đánh giá thực tế và biện pháp thu hồi phù hợp, đồng thời tham khảo Thông tư 48/2019/TT-BTC hướng dẫn trích lập và xử lý các dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu tư, nợ phải thu khó đòi và bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng tại doanh nghiệp.
1.1.3 Vai trò và nhiệm vụ
Trong các khoản phải thu gồm phải thu khách hàng, phải thu nội bộ và phải thu khác, phải thu khách hàng đóng vai trò quan trọng nhất đối với doanh nghiệp Từ khi thành lập đến khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp luôn cần một nguồn vốn ban đầu có hạn, khiến không đủ khả năng thanh toán các khoản nợ và nảy sinh các mối quan hệ thanh toán với các bên ngoài Do đó, doanh nghiệp phải thu từ khách hàng để trang trải chi phí và dự phòng cho các khoản đầu tư trong tương lai, đồng thời duy trì dòng tiền và quản trị nợ một cách hiệu quả.
Kế toán phải thu khách hàng thuộc các khoản phải thu trong doanh nghiệp có vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tồn tại và sự phát triển của doanh nghiệp Đây không chỉ là một yêu cầu cần được thực hiện mà còn là vấn đề thiết yếu giúp ổn định dòng tiền, cải thiện thanh khoản và tăng cường sức khỏe tài chính cho doanh nghiệp Quản lý tốt các khoản phải thu góp phần lành mạnh hóa tài chính, nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo nền tảng cho sự tăng trưởng bền vững của tổ chức.