BÀI GIẢNG MÔN HỌC: TIN HỌC VĂN PHÒNG NGÀNH: TIN HỌC ỨNG DỤNG TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP

Học phần này, các chức năng nâng cao trong Word được giới thiệu như là Section Break, Cover Page, Page Border, Styles, Table of Contents, Header & Footer và Print.. Tạo Section Break Bư

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH



BÀI GIẢNG MÔN HỌC: TIN HỌC VĂN PHÒNG

NGÀNH: TIN HỌC ỨNG DỤNG

TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP

GIÁO VIÊN: VŨ THỊ PHƯƠNG DUNG

KHOA : CNTT-MTT

MỤC LỤC

BÀI 1: MICROSOFT WORD 3

1.1 Định dạng văn bản nâng cao 3

1.2 In văn bản 21

BÀI 2: MICROSOFT EXCEL 25

2.1 Một số hàm cơ bản 25

2.2 Một số hàm cơ sở dữ liệu 30

2.3 Sort, Filter 35

2.4 Biểu đồ (Charts) 37

2.5 Xuất tập tin excel 39

BÀI 3: MICROSOFT POWERPOINT 47

3.1 Giới thiệu Microsoft Power Point 47

3.2 Hiệu ứng trình chiếu 51

3.3 Slide Master 55

3.4 Trình chiếu và in 56

TÀI LIỆU THAM KHẢO 61

PHỤ LỤC 1: GOOGLE OFFICE 62

Google Docs 62

Google Sheets 62

Google Slides 63

PHỤ LỤC 2: AN TOÀN THÔNG TIN VÀ BẢO VỆ MÔI TRƯỜNG 66

An toàn thông tin 66

Bảo vệ môi trường 66

BÀI 1: MICROSOFT WORD Giới thiệu:

Microsoft Word là phần mềm dùng để soạn thảo văn bản và nó cũng hỗ trợ nhiều chức năng Học phần này, các chức năng nâng cao trong Word được giới thiệu như là Section Break, Cover Page, Page Border, Styles, Table of Contents, Header & Footer và Print

Ví dụ, việc chia cột sẽ ảnh hưởng đến nội dung các vùng văn bản lân cận Dùng Section Break để phân chia vùng, thì hai vùng được chia sẽ không còn ảnh hưởng nhau

b Vị trí

Section Break được đặt ở vị trí menu Layo ut, trong nhóm

lệnh Page Setup và tại lệnh Break

• Next Page: tách vùng để chuyển sang trang kế tiếp

• Continuous: chia vùng trong cùng một trang

• Even Page: Tạo vùng mới bắt đầu tại trang chẵn tiếp

theo

• Odd Page: Tạo vùng mới bắt đầu tại trang lẻ tiếp theo

c Thao tác sử dụng

Hình 1.1: Các loại Section Breaks

Giáo trình này giới thiệu ba thao tác sử dụng: thao tác tạo Section Break, kiểm tra Section Break có tồn tại và xóa Section Break

Tạo Section Break

Bước 1: Lựa chọn loại Section Break theo yêu cầu của việc biên soạn văn bản,

Bước 2: Nhấn chọn lệnh Layout  Breaks  Section Break  Chọn 1 trong 4 loại (Next Page/ Continuous/ Even Page/Odd Page)

Kiểm tra Section Break

Có hai cách để kiểm tra Section Break,

Cách thứ nhất,

View  Draft  Đặt nháy chuột vào Section Break

Cách thứ hai,

Home  nhóm lệnh Paragraph  nhấn nút Show/Hide

Hình 1.2: Kiểm tra có Section Break

Xóa Section Break

Dựa vào cách kiểm tra Section Break để thực hiện việc xóa một section đã tạo

View  Draft  Đặt nháy chuột vào Section Break  Nhấn phím Delete

d Ví dụ

Yêu cầu: Tạo một tài liệu mới sử dụng hàm rand để tạo nội dung, đánh số trang cho tài

liệu và chỉnh trang 2 và trang 3 nằm ngang và các trang còn lại là đứng

Hình 1.3: Kết quả chuyển hướng trang

Hướng dẫn thực hiện:

Bước 1: Trong tài liệu word, nhập lệnh =rand(5,20) và =rand(10,7)

Kết quả tạo ra tài liệu có 4 trang

Hình 1.4: Thanh trạng thái

Bước 2: Vào Insert  Header & Footer  Page Number

Bước 3: Đặt con trỏ chuột vào vị trí đầu trang 2

Hình 1.5: Chèn chân trang

Bước 4: Vào lệnh Layout  Page Setup  Break  Next Page để ngắt vùng section

Hình 1.6: Chèn Section BreakBước 5: Đặt con trỏ chuột vào vị trí trang 4

Bước 6: Vào lệnh Layout  Page Setup  Break  Next Page để ngắt vùng section

Bước 7: Kiểm tra việc ngắt có section có thành công không vào lệnh View  Views

 Draft

Bước 8: Chuyển hướng ngang cho trang 2, 3:

- Đặt trỏ chuột vào vị trí đầu trang 2,

- Vào lệnh Layout  Page Setup  Orientation  Landscape

Kết quả nhìn thấy xuất hiện trang 4 nằm ngang luôn Nhưng điều này là hợp lý vì khi chuyển hướng ngang, chiều dài trang ngắn hơn nên bị đẩy sang trang 4 và vị trí ngắt cũng sang trang 4

e Câu hỏi củng cố bài học

1 Section Break là gì?

2 Hãy liệt kê các loại Section Break?

3 Nêu cách kiểm tra Section Break đã được tạo chưa?

4 Trình bày cách xóa Section Break?

Tạo cover page

Nhấn lệnh Insert  Pages  Cover Page  Chọn mẫu phù hợp

Xóa cover page

Nhấn lệnh Insert  Pages  Cover Page  Remove Current Cover Page

Hình 1.8: Xóa Cover PageHình 1.7: Cover Page

d Ví dụ

Tạo tài liệu như hình

Yêu cầu: Tạo cover page có tên là Integral cho tài liệu

Hình 1.9: Kết quả chèn Cover Page

Hướng dẫn thực hiện:

Chọn lệnh: Insert  Pages  Cover Page  Chọn mẫu Integral

e Câu hỏi củng cố bài học

1 Cover Page là gì?

2 Mô tả cách tạo cover page?

3 Mô tả cách xóa cover page?

1.1.3 Page Border

a Khái niệm

Page Border là đường viền cho vùng nội dung của một trang giấy

Hình 1.10: Đường viền của một trang

b Vị trí

Page Border được đặt ở vị trí menu Design, trong nhóm lệnh Page Background

và tại lệnh Page Borders (Hình 9)

Hình 1.12: Hộp thoại Borders and Shading

Setting là chọn các kiểu khung cho đường viền

None: không có đường viền

Box: Có đường viền

Shadow: Đường viền có bóng

3-D: Đường viền dạng 3D

Custom: Cải tiến đường viền

Style: Kiểu đường viền

Color: Màu của đường viền

Width: Độ dày của đường viền

Art: Các loại hoa văn cho đường viền

Preview: Xem trước cho việc chọn thông số

Apply to: Các loại áp dụng đường viền cho tài liệu

Whole document: Áp dụng đường viền cho tất cả các trang của tài liệu

This section: Áp dụng đường viền cho vùng được chọn

This section – First page only: Chỉ áp dụng cho trang đầu tiên

This section – All except first page: Cho tất cả các trang ngoại trừ trang đầu tiên

Xóa Page Border

Nhấn chọn lệnh Design  Page Borders  Setting: None

d Ví dụ

Tạo một Page Border cho trang bìa theo mẫu sau

Hình 1.13: Ví dụ Tạo Page Border

Hướng dẫn thực hiện:

Bước 1: Nhấn chọn lệnh Design  Page Borders

Bước 2: Thiết lập các thông số

 Setting: Box

 Style: Dash

 Apply to: This section – First page only

Hình 1.14: Thông số cho Hình 13

e Câu hỏi củng cố bài học

1 Page Borders là gì?

2 Mô tả cách tạo page borders

3 Mô tả cách xóa page borders

1.1.4 Font Styles

a Khái niệm

Định dạng nhanh cho văn bản như: màu sắc, kích thước, font chữ… và

được lưu lại để áp dụng cho nhiều văn bản khác

Font Styles có hai dạng: dạng thứ nhất là dạng có sẵn do Microsoft

Word cung cấp như là Heading 1, Heading 2, … và dạng thứ hai là do người dùng tự biên soạn

Cách 2:

Hình 1.20: Tạo mới Style theo cách 2

Chỉnh sửa

Thao tác chỉnh sửa áp dụng cho cả hai dạng (dạng có sẵn và dạng tạo mới)

Bước 1: Chọn một Font Styles

Bước 2: Nhấn chuột phải lên Font Styles đã chọn ở Bước 1

Bước 3: Chọn lệnh Modify…

Hình 1.21: Lệnh Modify của Font Styles

Bước 4: Điền thông tin vào hộp thoại chỉnh

sửa

Hình 1.22:

Hộp thoại chỉnh sửa Style

Properties:

Name: đặt tên cho Style

Style based on: Kế thừa từ Style nào

Style for following paragraph: Style

cho các đoạn văn tiếp theo

Formatting: Các định dạng cho Style

Bước 2: Chọn lệnh Home  Styles  Heading 1

Bước 3: Chọn Chương 1, Chương 2, Chương 3

Bước 4: Chọn lệnh Home  Styles  Heading 2

Bước 5: Chọn Mục 1, Mục 2, Mục 3

Bước 6: Chọn lệnh Home  Styles  Title

Bước 7: Chọn Nội dung mục của từng Chương

Bước 8: Chọn lệnh Home  Styles  Emphasis

e Câu hỏi củng cố bài học

1 Font Styles là gì?

2 Mô tả cách tạo Font Styles?

3 Mô tả cách chỉnh sửa Font Styles?

4 Mô tả cách xóa Font Styles?

Hình 1.25: Ví dụ Styles

Bước 2: Nhấn lệnh References  Table of Contents 

Table of Contents  Automatic Table 1

Cách 2: Tạo Table of Contents dạng thủ công

Bước 1: Nhấn lệnh References  Table of Contents 

Table of Contents  Manual Table

Bước 2: Nhập nội dung và số trang vào Table of

Contents

Cập nhật nội dung của Table of Contents

1) Nhấn lệnh References  Table of Contents  Table

of Contents  Update Table để cập nhật lại nội dung

cho mục lục bao gồm tiêu đề và số trang

Chỉnh sửa

Nhấn lệnh Nhấn lệnh References  Table of

Contents  Table of Contents  Custom Table of

Hình 1.27: Tạo mới Table of

Contents

Hình 1.29: Cải tiến Table of Contents

Bước 2: Mở View  Show  Navigation Pane

Bước 3: Nhấn lệnh References  Table of Contents 

Table of Contents  Automatic Table 2

Bước 4: Xem kết quả

e Câu hỏi củng cố bài học

1 Table of Contents là gì?

2 Mô tả cách tạo Table of Contents?

3 Mô tả cách cập nhật Table of Contents?

4 Mô tả cách chỉnh sửa Table of Contents?

5 Mô tả cách xóa Table of Contents?

Hình 1.30: Ví dụ Table of Content

1.1.6 Header & Footer

a Khái niệm

Header là vùng đầu trang và là nơi chứa nội dung làm tiêu đề cho mỗi trang

Footer là vùng cuối trang và là nơi chứa nội dung làm tiêu đề cho mỗi trang

b Vị trí

Header & Footer được đặt ở vị trí menu Insert, trong nhóm lệnh Header &

Footer và tại lệnh Header hoặc lệnh Footer

Hình 1.31: Vị trí Header & Footer

c Thao tác sử dụng

Tạo mới header

Nhấn lệnh Insert  Header & Footer  Header  Chọn một mẫu

Chỉnh sửa

Nhấn lệnh Insert  Header & Footer  Header  Edit Header

Xóa

Hình 1.32: Chèn Header

Nhấn lệnh Insert  Header & Footer  Header  Remove Header

* Footer tương tự với Header

d Ví dụ

Chèn footer vào tài liệu như hình sau

Yêu cầu:

Phần Footer:

• Bổ sung thêm KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN viết IN HOA, size 12pt, canh trái

• Đánh số trang bên phải

Hướng dẫn thực hiện:

Bước 1: Nhấn lệnh Insert  Header & Footer  Footer  Chọn một mẫu Footer Bước 2: Nhập KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Bước 3: Định dạng size 12pt, canh trái

Bước 4: Nhấn lệnh Insert  Header & Footer  Page number  Current Position Blank

e Câu hỏi củng cố bài học

1 Header và Footer là gì?

2 Trình bày cách tạo Header và Footer?

3 Nêu cách sửa Header và Footer?

4 Trình bày cách xóa Header và Footer?

Hình 1.33

6) Khổ giấy

7) Hiệu chỉnh các lề trang giấy

8) Số trang trên một tờ giấy

d Ví dụ

Sử dụng lại tập tin đã lưu ở ví dụ trên

Yêu cầu: In tài liệu này thành 2 bản sao, trang giấy năm ngang, và sắp xếp bản sao

theo dạng Collated, máy in ra dạng pdf lưu tập tin thành print_odd_page.pdf

Hướng dẫn thực hiện:

Bước 1: Nhấn lệnh File  Print

Bước 2: Thiết lập thông số theo yêu cầu

e Câu hỏi củng cố bài học

1 Nêu lệnh dùng để in văn bản?

2 Vùng nào để thiết lập các thông số để in?

3 Vùng nào dùng để điều chỉnh lề, loại giấy để in?

BÀI TẬP

Bài tập 1: Tạo một tin mới File  New  Chọn mẫu Welcome to Word lưu thành word_bai_tap_1 Trong nội dung của tập tin này, ngắt sang vùng sang trang mới tại mỗi vị trí tiêu đề lớn “Count on Word to count your words”, “Share and collaborate”,

Bài tập 5: Chuẩn bị một tập tin word có

nội dung một quyển sách bất kỳ có số

trang ít nhất là 3: Tạo cover page cho tập

tin này

Bài tập 6: Lưu lại bài tập 5 với tên

word_6 để thực hiện các yêu cầu sau:

- Tạo cover page tên là Filigree

- Chèn cover page vào đầu trang tài

liệu và dùng nội dung trang

- Tạo mỗi phần 1,2,3 và phụ lục thành

từng section

- Tạo nội dung tiêu đề phần vào Header cho mỗi section

- Đánh số trang từ 1 trừ trang bìa vào phần Footer và căn lề giữa

Bài tập 7: Tạo page border cho trang bìa của bài tập 5 (Hình 1-36)

Bài tập 8: Lưu bài tập 7 với tên word_8 Xóa page border trong tập

tin này

Bài tập 9*: Tự thiết kế một trang cover page và lưu lại để sử dụng

Bài tập 10: Lưu bài tập 6 với tên word_10 Sử dụng Style để định

dạng

Bài tập 11: Tạo nội dung và style giống hình bên và xóa các Style

khác Normal

Bài tập 12: Sử dụng bài tập 10 để tạo mục lục

Bài tập 13: Tạo một tập tin word từ File>New>Sample templates

và lưu lại Định dạng Page Setup cho tài liệu ở này:

Hình 1.36: Bài tập 7

- Header: Họ tên và lớp của học sinh

- Footer: Đánh số trang

- Size của trang giấy là A4

- Hướng trang giấy là ngang hoặc dọc

Bài tập 14: Thực hiện in tài liệu ở Bài tập 13 ra tập tin pdf đặt tên là

print_odd_page.pdf theo yêu cầu: số bản sao là 2, chỉ in trang lẻ, sắp xếp các bản sao theo Collated, trang giấy hướng ngang

BÀI 2: MICROSOFT EXCEL Giới thiệu:

Microsoft Excel là phần mềm dùng để làm bảng tính và nó cũng hỗ trợ nhiều hàm từ cơ bản đến chuyên sâu Các hàm về cơ sở dữ liệu được Excel hỗ trợ nhiều như

là Dsum, Daverage, Dcount, Dcounta, Dmax, Dmin Bên cạnh đó, các công cụ dùng

để thao tác với cơ sở dữ liệu là sắp xếp, lọc, vẽ biểu đồ cũng được tích hợp đa dạng

- Hiểu được ý nghĩa của Sort, Filter và Chart,

- Sử dụng được công cụ Sort, Filter và Chart vào bài tập

 start_num: Vị trí của ký tự đầu tiên được rút trích

[ ]: ký hiệu này cho biết đây là tham số tùy chọn

b Ý nghĩa

Hàm LEFT dùng để trích một chuỗi từ bên trái

Hàm RIGHT dùng để trích một chuỗi từ bên phải

Hàm MID dùng để trích một chuỗi với số lượng ký tự muốn trích từ bên trái tại một vị trí xác định trong chuỗi được rút trích

c Ví dụ

Yêu cầu: Cho chuỗi “Cha giàu cha nghèo.” tại ô A3

Câu 1: Trích một chuỗi từ trái qua 3 ký tự

Câu 2: Trích một chuỗi từ phải qua 5 ký tự

e Câu hỏi củng cố bài học

1 Hãy nêu công thức dùng để rút trích một chuỗi n ký tự từ bên trái của một chuỗi s?

2 Hãy nêu công thức dùng để rút trích một chuỗi n ký tự từ bên phải của một chuỗi s?

3 Hãy nêu công thức dùng để rút trích một chuỗi n ký tự từ bên trái tại vị trí i của một chuỗi s?

2.1.2 IF

a Công thức

IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])

Tham số có nghĩa là:

 logical_test: điều kiện để kiểm tra

 value_if_true: giá trị được trả về nếu kết quả của logical_test là TRUE.

 value_if_false: giá trị được trả về nếu kết quả của logical_test là FALSE

b Ý nghĩa

Hàm IF là hàm được sử dụng khi vấn đề bài toán bắt đầu là nếu và phải dùng điều kiện

so sánh để đưa ra hai giá trị trả về cho hai trường hợp kết quả của biểu thức so sánh

c Ví dụ

Nội dung Ngân sách Thực tế

Sinh hoạt 4,000,000 3,500,000 Học hành 1,000,000 1,000,000 Giải trí 1,000,000 2,000,000

Hướng dẫn thực hiện:

e Câu hỏi củng cố bài học

1 Hãy nêu công thức IF?

2 Hãy cho biết khi nào sử dụng hàm IF?

3 Hãy liệt kê một số lỗi khi sử dụng hàm IF?

2.1.3 VLOOKUP, HLOOKUP

a Công thức

VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])

Tham số có nghĩa là:

 lookup_value: giá trị cần đem dò

 table_array: vùng dữ liệu để dò tìm

 col_index_num: thứ tự của cột trong vùng dữ liệu dò tìm

 row_index_num: thứ tự của dòng trong vùng dữ liệu dò tìm

 range_lookup: kiểu để dò tìm

 TRUE – Approximate match: dò tương đối

 FALSE – Exact match: dò chính xác

b Ý nghĩa

Hàm VLookup và HLookup dùng để dò tìm một giá trị cho trước dựa vào một vùng dữ liệu khác

Sự khác nhau giữa Vlookup và Hlookup là ở hướng dữ liệu được thể hiện trong vùng

dữ liệu

Bảng 1: Hàm VLookup khi tìm kiếm

Trái cây Số lƣợng nhập kho

(kg)

Mãng cầu 14

Bảng 2: Hàm HLookup khi tìm kiếm

Trái cây Táo Xoài Mãng

cầu

Số lƣợng nhập kho (kg) 20 50 14

Hình 2.1: Yêu cầu 1 - VLookup Hình 2.2: Yêu cầu 2 - HLookup

e Câu hỏi củng cố bài học

1 Hãy cho biết ý nghĩa của hàm Vlookup và hàm Hlookup

2 Hãy nêu ra sự khác biệt giữa Vlookup và Hlooup

3 Hãy trình bày công thức của hàm Vlookup và hàm Hlookup

4 Giải thích các tham số trong hàm Vlookup hoặc hàm Hlookup

2.1.4 SUMIF, COUNTIF

a Công thức

SUMIF(range, criteria, [sum_range]) COUNTIF(range, criteria)

Tham số có nghĩa là:

 range: vùng địa chỉ để xét điều kiện

 criteria: điều kiện

e Câu hỏi củng cố bài học

1 Hãy cho biết ý nghĩa của hàm SumIf và hàm CountIF

2 Hãy trình bày công thức của hàm SumIf và hàm CountIF

3 Giải thích các tham số trong hàm SumIf hoặc hàm CountIF

Hình 2.3: Ví dụ SumIf, CountIf

2.2 Một số hàm cơ sở dữ liệu

Khái niệm cơ sở dữ liệu:

Cơ sở dữ liệu trong Excel là một danh sách dữ liệu Dòng đầu tiên sẽ là tên của của các cột (fields) Các dòng còn lại gọi là mẫu tin (records) Mỗi cột trong danh sách còn được gọi là trường dữ liệu và phải có tên

Hình 2.4: Cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu gồm có 5 cột (fields) và 9 mẫu tin (records)

Lưu ý: Không được sử dụng trộn ô trong cơ sở dữ liệu

Nhóm hàm dành cho cơ sở dữ liệu đều bắt đầu bằng chữ D và có các tham số giống nhau:

 database: cơ sở dữ liệu

 field: cột dữ liệu Chọn tên cột hoặc địa chỉ ô của tên cột

 criteria: vùng điều kiện

Lập vùng điều kiện:

Tên điều kiện phải trùng tên với cột/trường trong

cơ sở dữ liệu

2.2.1 Dsum, Daverage

a Công thức

DSUM(database, field, criteria)

DAVERAGE (database, field, criteria)

Hình 2.6: Ví dụ DAVERAGE

d Câu hỏi củng cố bài học

1 Hãy cho biết ý nghĩa của hàm Dsum và hàm Daverage

2 Hãy trình bày công thức của hàm Dsum và hàm Daverage

3 Giải thích các tham số trong hàm Dsum và hàm Daverage

2.2.2 Dcount, Dcounta

a Công thức

DCOUNT(database, field, criteria)

DCOUNTA (database, field, criteria)

b Ý nghĩa:

DCOUNT : đếm các ô chứa số trong cột của các mẩu tin

DCOUNTA : đếm các ô chứa dữ liệu trong cột của các mẩu tin

c Ví dụ

Ví dụ 3: Có bao nhiêu sản phẩm có số lượng bán từ 4 trở lên

Hình 2.7: Ví dụ DCOUNT

Ví dụ 4: Có bao nhiêu sản phẩm có đơn giá

Hình 2.8: Ví dụ DCOUNTA

d Câu hỏi củng cố bài học

1 Hãy cho biết ý nghĩa của hàm Dcount và hàm Dcounta

2 Hãy trình bày công thức của hàm Dcount và hàm Dcounta

3 Giải thích các tham số trong hàm Dcount và hàm Dcounta

2.2.3 Dmax, Dmin

a Công thức

b Ý nghĩa

DMIN: trả về giá trị nhỏ nhất trong cột của các mẩu tin

DMAX: trả về giá trị lớn nhất trong cột của các mẩu tin

c Ví dụ

Ví dụ 5: Giá nhỏ nhất của sản phẩm có số lượng bán >3

Hình 2.9: Ví dụ DMIN

Ví dụ 6: Giá lớn nhất của sản phẩm có số lượng bán >3

DMIN(database, field, criteria)

DMAX (database, field, criteria)