Báo cáo thực tập tại công ty TNHH Tam Thành Nam

Chu trình tái sản xuất xã hội gồm các khâu sản xuất phân phối trao đổi tiêu dùng. Trong đó sản xuất đóng vai trò quyết định cho quá trình tồn tại kinh doanh của doanh nghiệp, ngoài ra sản xuất còn đáp ứng nhu cầu của thị trường cụ thể là người tiêu dùng. Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần có một hệ thống quản lý thích hợp để theo dõi hoạt động của doanh nghiệp để từ đó có các biện pháp phương hướng đúng đắn. Trong hệ thống việc quản lý và sử dụng vốn có vai trò quan trọng, nó giúp nắm rõ được tình hình tài chính của doanh nghiệp hiện hành và quá khứ. Nhận thấy được tầm quan trọng trên, kết hợp với kiến thức đã học và quá trình thực tập tại công ty TNHH Tam Thành Nam cùng với sự giúp đỡ của Tiến sĩ Trần Phước. Em đã thực hiện Nhật ký thực tập. Vì trong nghiên cứu còn hạn chế do đó trong quá trình xem xét không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý, bổ sung của thầy giáo, các cán bộ lãnh đạo nghiệp vụ ở công ty để đề tài này được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn

LỜI MỞ ĐẦU

Chu trình tái sản xuất xã hội gồm các khâu sản xuất - phân phối - trao đổi - tiêu dùng Trong đó sản xuất đóng vai trò quyết định cho quá trình tồn tại kinh doanh của doanh nghiệp, ngoài ra sản xuất còn đáp ứng nhu cầu của thị trường cụ thể là người tiêu dùng Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần có một hệ thống quản lý thích hợp để theo dõi hoạt động của doanh nghiệp để từ đó có các biện pháp phương hướng đúng đắn Trong hệ thống việc quản lý và sử dụng vốn có vai trò quan trọng, nó giúp nắm rõ được tình hình tài chính của doanh nghiệp hiện hành và quá khứ Nhận thấy được tầm quan trọng trên, kết hợp với kiến thức đã học và quá trình thực tập tại công ty TNHH Tam Thành Nam cùng với sự giúp đỡ của Tiến sĩ Trần Phước Em đã thực hiện Nhật ký thực tập Vì trong nghiên cứu còn hạn chế do đó trong quá trình xem xét không tránh khỏi thiếu sót Em rất mong nhận được sự góp ý,

bổ sung của thầy giáo, các cán bộ lãnh đạo nghiệp vụ ở công ty để đề tài này được hoàn thiện hơn Em xin chân thành cảm ơn

- Tên đầy đủ tiếng Việt: CÔNG TY TNHH TAM THÀNH NAM

- Tên tiếng Anh: TAM THANH NAM CO., LTD

- Địa chỉ trụ sở chính đặt tại : 89L , Nguyễn Ảnh Thủ, Phường Hiệp Thành,Quận

Công ty TNHH TAM THÀNH NAM được thành lập theo giấy phép số

4102044861 do Sở Kế hoạch và đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp lần đầu ngày 14 tháng 11 năm 2006 và thay đổi lần một ngày 08 tháng 01 năm 2008

1.1.2 Ngành nghề kinh doanh:

Sản xuất, mua bán hàng thủ công mỹ nghệ, bàn, ghế sắt, đèn trang trí, sản phẩm

từ gốm – sứ – thép – giấy – lụa – gỗ rừng trồng và nhập khẩu mây, tre, lá, đá cẩm thạch, thủy tinh, vải sợi, ( không gia công cơ khí, tái chế phế thải, xi mạ điện, sản xuất gốm, sứ, thủy tinh, chế biến gỗ, tẩy nhuộm, hồ, in tại trụ sở).Mua bán đá granit, sắt thép.Gia công chế tạo máy công cụ ngành công, nông nghiệp

Ban đầu công ty là cơ sở sản xuất Tam Thành Nam Lúc đầu đội ngũ công nhân còn ít, máy móc thiết bị còn hạn chế, quy mô sản xuất nhỏ Nhưng nền kinh tế ngày

càng phát triển và để phù hợp với tình hình của thị trường Doanh nghiệp đã quyết định chuyển đổi cơ cấu kinh doanh, mua sắm thêm máy móc, trang thiết bị mới, đổi mới công nghệ sản xuất , đào tạo tay nghề cho công nhân viên, điều chỉnh chế độ làm việc phù hợp nhằm đạt hiểu quả sản xuất cao nhất Tổng số lao động mà công ty sử dụng là 60 người trong đó có 50 công nhân trực tiếp sản xuất và 10 nhân viên văn phòng

Công ty TNHH TAM THÀNH NAM được thành lập tháng 11 năm 2006 với sự góp vốn của ba thành viên Sau 2 năm hoạt động, trước nhu cầu thay đổi cơ cấu quản

lý Công ty thay đổi giấy phép kinh doanh lần thứ 1 vào tháng 01 năm 2008 trở thành công ty TNHH 2 thành viên Tam Thành Nam Công ty được Sở Kế hoạch đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 4102044861

Trong thời gian từ lúc thành lập đến nay, doanh nghiệp đã không ngừng cải tiến máy móc, hoàn thiện quy trình sản xuất, chăm lo đến đời sống công nhân, nâng cao chất lượng sản phẩm Cùng với sự phát triển lớn mạnh của nền kinh tế và ngành nghề thủ công mỹ nghệ, công ty đang tưng bước đứng vững và ngày càng lớn mạnh, khẳng định vị trí trên thị trường sản xuất hàng thủ công mỹ nghệ Tuy mới hoạt động từ năm

2006, nhưng công ty đã có những thành quả đáng kể, qui mô được mở rộng Minh chứng cho nhận xét này, doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ tháng

12/2008 là 11.514.207.320 đ tăng 4.691.904.514 đ so với tháng 12/2007 (doanh thu thuần về bán háng và cung cấp dịch vụ là 6.822.302.806 đ.)

1.1.3Đặc điểm kinh doanh của công ty

a) Loại hình kinh doanh: sản xuất, thương mại

Công ty TNHH TAM THANH NAM chuyên sản xuất, gia công, kinh doanh … các sản phẩm hàng trang trí nội thất, kim loại , gia công chế tạo máy công cụ ngành công nông nghiệp… để xuất khẩu và tiêu thụ nội địa

b) Nhiệm vụ

Sản xuất theo đơn đặt hàng

Đảm bảo sản phẩm đạt chất lượng, đúng tiêu chuẩn quốc tế

Bảo toàn vốn và sử dụng tài sản có hiệu quả

 Đối với Nhà Nước:

Thực hiện nghiêm chỉnh các chính sách, tuân thủ các nguyên tắc hạch toán kế toán

 Đối với xã hội:

Thực hiện tốt việc phân phối lao động và cân bằng xã hội, tổ chức đời sống cho cán bộ công nhân viên và hoạt động xã hội trên cơ sở hiệu quả kinh tế của sản xuất kinh doanh

 Đối với quá trình phát triển của công ty:

Công ty phấn đấu trở thành một trong những công ty lớn nhất về sản phẩm thủ công

mỹ nghệ cung cấp đồ nội thất chất lượng cao, ngày càng chiếm lĩnh thị trường trong nước và quốc tế

1.2.1.2 Phòng kế toán :

Là trung tâm nhận tin, xử lý tin, truyền tin của doanh nghiệp Tất cả thông tin, báo cáo về hạch toán thống kê và hạch toán kế toán đều được thu vào trung tâm này, được xử lý và thông tin tới các đối tượng theo đúng nhu cầu trong từng thời kỳ Phòng

kế toán có nhiệm vụ giúp cho Giám đốc doanh nghiệp có thể nắm vững được một cách đầy đủ, cụ thể và có hệ thống tình hình thực hiện nhiệm vụ chủ yếu của các phân xưởng, thấy được thế mạnh, chỗ yếu trong toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh, những khâu cần tập trung sức giải quyết, khả năng tiềm tàng có thể khai thác trong từng thời kỳ để thúc đẩy quá trình sản xuất phát triển

Làm trung tâm cất giữ thông tin kế toán của doanh nghiệp Đồng thời cung cấp các tài liệu , số liệu cho các phòng khác, các phân xưởng và cho bên ngoài

1.2.1.3 Phòng kế hoạch kinh doanh:

Tham mưu cho Ban giám đốc về các hoạt động kinh doanh của công ty và các

đơn vị trực thuộc Hoạch định chiến lược kinh doanh, tiếp thị, điều tra, nghiên cứu thị

trường thông qua hình thức quảng cáo giới thiệu các dịch vụ của công ty đến du khách

trong nước và quốc tế Tiếp xúc, gặp gỡ và đánh giá khách hàng, tìm kiếm khách hàng,

xây dựng các biện pháp phát triển hoạt động kinh doanh

1.2.1.4 Phân xưởng sản xuất, tổ sơn

Đây là bộ phận trực tiếp sản xuất sản phẩm cho doanh nghiệp Đồng thời quản

đốc phân xưởng có nhiệm vụ nắm bắt tình hình chuẩn bị sản xuất để triển khai và theo

dõi , báo cáo cho giám đốc, các phòng ban liên quan về tình hình hoàn thành kế hoạch

sản xuất và sử dụng các yếu tố sản xuất

1.2.2 Cơ cấu phòng kế toán

1.2.2.1 Chức năng của các bộ phận kế toán như sau:

1.2.2.1.1 Kế toán trưởng:

Có nhiệm vụ tổ chức, điều hành toàn bộ hệ thống kế toán, chỉ đạo toàn bộ nhân

viên kế toán trong công ty Làm tham mưu cho Giám Đốc về các hoạt động kinh

doanh, tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ trong công ty Khi quyết toán lập xong, Kế toán

trưởng có nhiệm vụ thuyết minh và phân tích, giải thích kết quả sản xuất kinh doanh,

chịu trách nhiệm về mọi số liệu ghi trong bảng quyết toán Nộp đầy đủ, đúng hạn nộp

báo cáo tài chính theo quy định

KẾ TOÁN TRƯỞNG

Kế toán tổng hợp

Kế toán thanh toán

Thủ quỹ

Bên cạnh đó , Kế toán trưởng được quyền đại diện cho Giám Đốc giao dịch với cơ quan quản lý cấp trên, cơ quan quản lý Nhà nước về công tác kế toán, của công ty Có quyền ký hay không ký các báo cáo kế toán, chứng từ, tài liệu khi xét thấy phù hợp hay chưa phù hợp với luật lệ quy định của Nhà Nước Ngoài ra, kế toán trưởng còn được quyền bố trí các nhân viên kế toán theo khả năng và yêu cầu công việc Được tham gia ý kiến trước khi Giám đốc quyết định khen thưởng, kỷ luật các nhân viên kết toán Được quyền yêu cầu các đơn vị trong công ty cung cấp các số liệu về công tác hạch toán kinh tế, quản lý tài chính

Kế toán trưởng cũng là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc và luật pháp Nhà Nước về nội dung công việc được giao Đồng thời phải tổ chức lưu trữ tài liệu , hồ sơ

kế toán tài chính của công ty theo quy định

1.2.2.1.2 Kế toán tổng hợp:

Có nhiệm vụ kiểm tra, hướng dẫn công việc ghi chép, tính toán phản ánh trên chứng từ sổ sách kế toánn của các khâu kế toán Đồng thời chịu trách nhiệm tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm, theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, thành phẩm, hàng hóa gia công để báo cáo cho giám đốc khi có nhu cầu Hàng tháng, kế toán tổng hợp lập báo cáo thuế, và trình kế toán trưởng xét duyệt

1.2.2.1.3 Kế toán thanh toán:

Theo dõi các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các khoản phải thu khách hàng, phải trả cho người cung cấp, theo dõi cụ thể theo từng đối tượng, thời gian công nợ của công ty để kịp thời đưa ra quyết định nên tiếp tục giao dịch với khách hàng, nhà cung cấp Ngoài ra, kế toán thanh toán còn có nhiệm vụ tính lương, các khoản trích theo lương, theo dõi các khoản tạm ứng của người lao động trong công ty Cuối tháng lập các báo cáo cho kế toán trưởng theo dõi và quản lý chặt chẽ

1.2.2.1.4 Thủ quỹ:

Theo dõi các nghiệp vụ liên quan tới tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Dựa vào các chứng từ để thu chi tiền mặt cho hoạt động của doanh nghiệp Đảm bảo tình hình quỹ tiền của công ty luôn hợp lý và phù hợp để tư vấn cho ban lãnh đạo về tình hình của

công ty

1.2.2.2 Đặc điểm hoạt động của phòng kế toán

- Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính được thiết kế trên phần mềm VLS

- Cuối tháng, kế toán thực hiện thao tác khoá sổ và lập Báo cáo tài chính Tất cả các chi phí phát sinh được tập hợp trên Sổ nhật ký

- Cuối năm, phòng kế toán lập quyết toán và in sổ kế toán Xác định kết quả kinh doanh

1.2.2.3 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán:

- Là mô hình tổ chức có đặc điểm toàn bộ công việc xử lý thông tin trong toàn bộ DN được thực hiện tập trung tại phòng kế toán, còn ở xưởng sản xuất và tổ sơn chỉ thực hiện việc thu thập, phân loại và chuyển chứng từ cùng các báo cáo nghiệp vụ về phòng kế toán xử lý và tổng hợp thông tin

- Được thể hiện như sau:

 Xưởng sản xuất và tổ sơn tập hợp tất cả các chứng từ , hoá đơn liên quan đến từng nghiệp vụ sản xuất tại phân xưởng và chuyển lên phòng kế toán của Công ty để

xử lý

 Tại Công ty, bộ phận kế toán sẽ làm công tác kế toán cho Công ty

o Phân loại chứng từ

o Kiểm tra chứng từ ban đầu

o Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

o Ghi sổ chi tiết, tổng hợp

o Hạch toán chi phí và tính giá thành

o Lập báo cáo kế toán

1.2.3 Sơ đồ mối quan hệ tổng quát giữa các phòng chức năng và phân xưởng

Ghi chú:

: Thông tin chỉ huy

: Thông tin thực hiện

: Thông tin hướng dẫn nghiệp vụ

: Thông tin về nghiệp vụ chuyên môn

BAN GIÁM ĐỐC DOANH NGHIỆP

Phòng kế tài vụ

toán-Phòng kế kinh doanh

hoạch-Quản đốc PX- công nhân

1.3 CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI CÔNG TY

1.3.1 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty: Nhật ký chung

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN NHẬT KÝ CHUNG

Ghi chú:

 : ghi hằng ngày Bảng tổng hợp

: ghi cuối tháng

: đối chiếu, kiểm tra

Báo cáo tài chính

Bảng cân đối số phát sinh

Sổ cái

Sổ nhật ký chung Chứng từ kế toán

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ,thẻ kế toán chi tiết

Sổ nhật ký đặc

biệt

1.3.2 Đặc điểm về hệ thống kế toán máy tại công ty

Để giảm bớt công tác ghi chép bằng tay, giảm bớt khối lượng công việc của

phòng kế toán, công ty đã tin học hoá kế toán sử dụng phẩn mềm VLS,sử dụng và cập

nhật 1 số phần hành phức tạp

Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ

kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản

ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được

thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ

kế toán tổng hợp (Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

- Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với

số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo

thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu

giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy

Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định

Cuối tháng,quý, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra

giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

PHẦN MỀM

KẾ TOÁN

MÁY VI TÍNH

Ghi chú:

Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối quý, cuối năm

Đối chiếu, kiểm tra

1.3.4 Chính sách kế toán áp dụng tại công ty:

 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: VND

 Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung

 Phần mềm kế toán sử dụng: VLS

 Nguyên tắc xác định nguyên giá tài sản cố định: Hạch toán theo giá mua

 Phương pháp khấu hao TSCĐ: khấu hao theo đường thẳng

 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên

 Phương pháp tính giá xuất kho: Bình quân gia quyền một lần cuối kỳ

 Phương pháp tính giá thành: Theo phương pháp giản đơn

 Sổ sách kế toán ghi chép theo chế độ kế toán Việt Nam

 Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ

 Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm

1.3.3 Tổ chức sản xuất kinh doanh:

a Sản phẩm của công ty:

Công ty TNHH Tam Thành Nam chuyên sản xuất sản phẩm chủ yếu là khung bàn ghế gỗ và kim loại các loại theo đơn đặt hàng Các sản phẩm này sau khi sản xuất được kiểm tra, phân loại sẽ xuất giao cho các công ty chuyên sản xuất nội thất

Hiện nay, công ty đang mở rộng thêm loại hình gia công sản phẩm để bán trực tiếp sản phẩm hoàn thành

b Quy trình sản xuất:

- Ban đầu, từ các nguyên vật liệu như sắt, thép, phôi Nguyên vật liêu được kiểm tra, nếu đạt yêu cầu sản xuất thì từ các nguyên vật liệu bắt đầu được tiến hành chọn lọc để sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng

- Nguyên vật liệu là thép tấm, sắt ống được cắt ra theo yêu cầu kỹ thuật của quy cách sản phẩm từ đơn đặt hàng Sau khi cắt thành hình dạng mong muốn, được uốn theo

yêu cầu cần thiết để định hình sản phẩm Các chi tiết phụ trợ cũng được cắt và uốn theo kích thước yêu cầu

- Sau khi uốn, các chi tiết được dập, kéo bằng tạo hình theo kích thước quy định

- Tiếp đến, kiểm tra chất lượng các chi tiết và tiến hành gá các chi tiết lại với nhau ( là công đoạn ráp nối các chi tiết lại với nhau bằng mối hàn sơ bộ.) Sau đó sẽ chuyển tiếp qua giai đoạn hàn chết các mối hàn vừa gá

- Sau khi hàn, sản phẩm được chuyển qua giai đoạn mài để tạo độ nóng, độ nhẵn cho các mối hàn và kích cỡ các chi tiết đảm bảo đúng yêu cầu của sản phẩm

- Sau khi xử lý bề mặt đạt yêu cầu, sản phẩm được sơn phủ bằng sơn tĩnh điện để tránh tiếp xúc với bề mặt khônh khí và ngăn cản quá trình oxi hóa lên bề mặt sản phẩm và cuối cùng là công đoạn xi,mạ tạo bề mặt mĩ quan theo yêu cầu của khách hàng

- Tiếp đó, sản phẩm được kiểm tra chất lượng lần cuối và được nhập kho, hoặc xuất giao cho khách hàng

Sơ đồ quy trình sản xuất:

Thành phẩm

Đóng gói

CHƯƠNG 2: THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

2.1.2 Nguyên tắc:

- Đơn vị tiền tệ hạch toán của doanh nghiệp là VND

- Các nghiệp vụ liên quan tới tiền mặt được ghi chép kịp thời, đầy đủ

TK cấp 2 – 1111: Tiền Việt Nam

Tài khoản 111 “Tiền mặt”

SDĐK: Các khoản tiền mặt tồn đầu kỳ

Các khoản tiền mặt nhập quỹ

Số tiền mặt thừa ở quỹ phát hiện khi

kiểm kê

Các khoản tiền mặt xuất quỹ

Số tiền mặt thiếu ở quỹ phát hiện khi kiểm kê

SDCK: Các khoản tiền mặt tồn quỹ

2.1.6 Quy trình thu, chi tiền mặt:

Lưu đồ quy trình thu tiền mặt

Phiếu thu (3 liên)

Phiếu thu (3 liên) Phiếu thu

Phiếu yêu cầu

thanh toán

Kiểm tra

Lưu đồ quy trình chi tiền mặt

Phiếu yêu cầu thanh toán

Phiếu chi (3 liên)

Chi tiền

Phiếu chi (3 liên) A

2.1.7 Sơ đồ hạch toán:

2.1.8 Trình tự ghi sổ

- Dựa vào chứng từ gốc như: Hóa đơn bán hàng, Giấy báo nợ… kế toán thanh toán

kiểm tra chứng từ, nếu thấy hợp lý tiến hành lập phiếu thu, phiếu chi gồm 3 liên Sau

đó, chuyển cho thủ quỹ xem xét tiến hành thu, chi tiền và ký vào phiếu thu, phiếu chi,

rồi thủ quỹ trình lên kế toán trưởng và trình lên giám đốc duyệt

- Sau khi phiếu thu, phiếu chi đã duyệt xong và có đầy đủ 5 chữ ký hợp lệ: nguời lập

phiếu, người nộp tiền, thủ quỹ, kế toán trưởng, và giám đốc (trừ trường hợp phiếu chi

dùng cho chi tiền lương thì không nhất thiết cần tới chữ ký của người nộp tiền), gửi

các liên phiếu thu, phiếu chi như sau:

+ Liên 1: Lưu tại phòng kế toán

+ Liên 2: Giao cho khách hàng

+ Liên 3: Thủ quỹ giữ

TK 111

Thu hồi nợ Thanh toán nợ

133

112

Rút tiền gửi nhập quỹ

Chi phí phát sinh

621,627,641,635

141 Hoàn ứng

141

Tạm ứng

- Kế toán thanh toán dựa vào phiếu thu, phiếu chi ghi lên phần mềm Phần mềm kế toán tự xử lý số liệu, cuối tháng, kế toán tiến hành khóa sổ, in ra sổ Cái tài khoản Tiền mặt

Nghiệp vụ minh họa:

- Ngày 03/12/2008 rút tiền gởi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, số tiền 520.000.000 đ Phiếu thu số 01/12

=> Kế toán thanh toán dựa vào phiếu thu PT 01/12 (Liên 1) nhập liệu lên sổ kế toán máy , chọn mã cá nhân trong danh sách khách hàng và định khoản như sau:

- Ngoài ra, kế toán còn phải thường xuyên theo dõi, đối chiếu với ngân hàng để đảm bảo số dư tiền gửi ngân hàng ghi trong sổ của ngân hàng và sổ kế toán ở đơn vị khớp nhau

- Nếu có sự chênh lệch và cuối tháng chưa tìm được nguyên nhân xử lý thì sẽ ghi sổ theo số liệu của Ngân hàng, chênh lệch được phản ánh trên TK 1388 hoặc TK 3388 và

chuyển sang tháng sau tiếp tục kiểm tra

2.2.3 Tài khoản sử dụng:

- TK 11211: Tiền Việt Nam – An Bình

- TK 11212: Tiền Việt Nam – Phương Đông

- TK 11213: Tiền Việt Nam – An Bình Phan Đằn Lưu

TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”

SDĐK: Số tiền gửi tại ngân hàng đầu

kỳ

- Các khoản tiền gửi vào ngân hàng (

Kho bạc, công ty tài chính)

- Các khoản tiền gửi được rút ra

- Ủy nhiệm thu

- Ủy nhiệm chii

- Séc

Các chứng từ này sẽ được kế toán thu thập từ các ngân hàng có liên quan tới các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để hạch toán Kế toán sẽ kiểm tra các chứng từ xem đã đúng với quy định chưa, trước khi nhập số liệu vào máy

Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ

Thanh toán nợ phải trả

2.2.8 Quy trình ghi sổ:

* Nếu thanh toán trả nợ cho nhà cung cấp (Hoặc thu nợ của khách hàng )

- Dựa vào hình thức thanh toán trên hợp đồng kinh tế, nếu hình thức thanh toán là chuyển khoản thì kế toán thanh toán kiểm tra Hóa đơn bán hàng so với hợp đồng Sau

đó, lập UNC (UNT) gồm có 2 liên:

+ Liên 1: Giữ lại tài phòng kế toán

+ Liên 2: Gửi cho Ngân hàng thanh toán

- Ngân hàng thanh toán xong sẽ gửi lại cho kế toán giấy Báo Nợ (Giấy báo Có) Dựa vào các chừng từ do Ngân hàng gửi về, kế toán nhập liệu vào mặt nạ GBN,GBC của mục TGNH của phần mềm kế toán VLS như sau:

* Khi doanh nghiệp nộp tiền vào Tài khoản

- Dựa vào phiếu chi (Có sự xét duyệt của Giám Đốc), kế toán đem tiền tới nộp vào Ngân hàng Sau đó, đem giấy nộp tiền cùng với đầy đủ chữ ký của cán bộ Ngân hàng (Liên 2) đối chiếu với số liệu trên phiếu chi

- Với số liệu trên phiếu chi, kế toán nhập vào mặt nạ phiếu chi Của phần mềm VLS

* Rút tiền gửi Ngân hàng: Hiện nay Doanh nghiệp chủ yếu dùng Séc để rút tiền từ

* Cuối tháng, phần mềm kế toán tự xử lý số liệu, kế toán in ra sổ cái TK 112, sổ chi tiết TK 112 được theo dõi theo từng Ngân hàng

Nghiệp vụ minh họa:

- Ngày 02/12/2008 nhận giấy báo có của ngân hàng An Bình – Phan Đăng Lưu , thu tiền hàng của công ty TNHH Scancom Viêt Nam số tiền : 522.257.116 đ

=> Dựa vào giấy báo Có BC AB – NCT kế toán ghi nhận nghiệp vụ trên vào phần mềm chọn tài khoản TGNH của Ngân hàng An Bình – Phan Đăng Lưu (TK 11213) và chọn mã khách công ty TNHH Scancom Việt Nam (SCANCOMN) như sau:

- Phải thu khách hàng: là các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp, phát sinh trong

quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định và cung cấp dịch vụ cho khách hàng

2.3.2 Nguyên tắc:

- Đối với phải thu khách hàng:

+ Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn và ghi chép theo từng lần thanh toán

+ Hình thức thanh toán chủ yếu của doanh nghiệp hiện nay là thanh toán qua Ngân hàng

2.3.3 Chứng từ sử dụng:

- Phải thu khách hàng:

+ Hóa đơn GTGT (Hóa đơn bán hàng)

+ Hóa đơn thông thường

+ Phiếu thu, Phiếu chi

+ Giấy báo Có Ngân hàng

+ Giấy báo Nợ Ngân hàng

2.3.7 Tài khoản sử dụng:

TK cấp 1: 131 – Phải thu khách hàng

Dư đầu kỳ: Số nợ còn phải thu của

khách hàng vào đầu kỳ

- Số tiền phải thu của khách hàng về sản

phẩm, hàng hóa, tài sản cố định đã giao,

giao dịch đã cung cấp và được xác định

- Doanh thu của số hàng hóa đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT)

- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua

2.3.6 Quy trình kế toán các khoản phải thu

Phòng kinh doanh Giám

đốc/KTT

Phòng kế toán

Đơn đặt hàng

GD kiểm tra, duyệt

KH

Đơn đặt hàng

HĐ bán hàng (3 liên)

Phiếu xuất kho(3 liên)

Kiểm tra HTK

Xuất kho

Hình thức thanh toán

Chấp thuận bán chịu

Ghi sổ công nợ theo mã KH

Hóa đơn bán hàng

Nhập liệu

Bảng công nợ

Lưu

KH

* Kế toán ghi sổ các khoản phải thu của khách hàng

- Hàng ngày khi nhận được đơn đặt hàng, sau khi Giám đốc xem xét duyệt, Đơn đặt

hàng được chấp nhận, kế toán thanh toán xuất phiếu xuất kho (3 liên) và hóa đơn bán

hàng gồm 3 liên

Với 3 liên HĐ bán hàng:

+ Liên 1: Lưu tại hồ sơ của kế toán thanh toán (Để cơ quan chức năng theo dõi, kiểm

tra dễ dàng)

+ Liên 2: Giao cho khách hàng

+ Liên 3: Kế toán thanh toán giữ và theo dõi công nợ

- Sau đó, kế toán thanh toán căn cứ vào Hóa đơn bán hàng ghi khoản phải thu của

khách hàng bằng cách nhập liệu vào phần mềm kế toán VLS như sau:

Nợ TK 131 – Chi tiết theo mã khách

* Kế toán công nợ theo dõi tình hình khách hàng trả nợ: Khi nhận được tiền thanh

toán của khách hàng, dựa vào các chứng từ như phiếu thu, giấy báo Có của Ngân hàng

… Kế toán nhập liệu vào phần mềm phản ảnh khoản đã thu khách hàng :

Nợ TK 1111, 1121 …

Có TK 131 – Chi tiết theo từng mã khách

- Cuối kỳ kế toán sẽ thực hiện bút toán cấn trừ công nợ theo từng mã khách (nếu có ) Khi đó, căn cứ vào việc đối chiếu công nợ phải thu và công nợ phải trả của mã khách,

kế toán sẽ nhập liệu vào máy tính bút toán cấn trừ:

Nợ TK131- Chi tiết theo mã khách

Có TK331- Chi tiết theo mã khách Hoặc

Nợ TK 331- Chi tiết theo mã khách

Có TK131- Chi tiết theo mã khách

- Cuối tháng, phần mềm kế toán tự xử lý số liệu, kế toán cho in ra sổ cái TK 131, cân đối phát sinh các khoản phải thu của khách hàng và sổ chi tiết công nợ theo từng khách hàng

Nghiệp vụ minh họa:

- Ngày 01/12/2008 Doanh thu bán hàng cho Scancom Việt Nam HD số 0032088 , chi

tiết phải thu khách hàng trị giá 791,863,380 đ

=> Kế toán căn cứ vào HD 0032088 để ghi nhận khoản phải thu vào phần mềm kế toán VLS với mã khách công ty Ssancom là SCANCOMN như sau:

Nợ TK 131: 791.863.380 đ

Có TK 5112: 719.875.800 đ

Có TK 33311: 71.987.580 đ

- Ngày 02/12/2008 nhận giấy báo có của ngân hàng An Bình – Phan Đăng Lưu , thu

tiền hàng của công ty TNHH Scancom Viêt Nam số tiền : 522.257.116 đ

=> Kế toán đối chiếu số liệu trên giấy báo Có của Ngân hàng An Bình với số liệu trên bảng tổng hợp công nợ phải thu dựa vào Giấy báo Có ghi giảm khoản nợ của công ty TNHH Scancom Việt Nam như sau:

Nợ TK 11213: 522.257.116 đ

- Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ

và còn được khấu trừ của doanh nghiệp

- Thuế GTGT đầu vào bằng (=) Tổng số thuế GTGT ghi trên hóa đơn GTGT mua hàng hóa dịch vụ (bao gồm cả Tài sản cố định) dùng cho sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT

2.4.2 Nguyên tắc:

- Doanh nghiệp kế khai và nộp thuế theo phương pháp trực tiếp nên sử dụng TK 133

để phản ánh số thuế GTGT mà doanh nghiệp được khấu trừ trong kỳ

- Đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào dùng đồng thời cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT và không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì doanh nghiệp hạch toán riêng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ

2.4.3 Chứng từ sử dụng:

- Các tờ khai thuế GTGT

- Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng

2.4.4 Tài khoản sử dụng:

TK cấp 1: 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”

SDĐK: Số thuế GTGT đầu vào còn được

khấu trừ, số thuế GTGT đầu vào được

hoãn lại nhưng NSNN chưa hoàn trả

- Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

- Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ

- Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ

SDCK: Số thuế GTGT đầu vào còn được

khấu trừ, số thuế GTGT đầu vào được

hoãn lại nhưng NSNN chưa hoàn trả

Đưa vào sổ

Lưu

2.4.7 Sơ đồ hạch toán:

2.4.8 Quy trình ghi sổ:

* Đối với các nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn GTGT (Hóa đơn bán hàng)

- Kế toán dựa vào hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp, đối chiếu

số liệu giữa đơn đặt hàng ban đầu, phiếu chi (nếu thanh toán trả tiền ngay), phiếu nhập kho, kế toán nhập liệu vào phần mềm nghiệp vụ như sau:

- Cuối tháng, phần mềm tự xử lý để cho vào sổ cái TK 133, kế toán khóa sổ và in ra sổ cái TK 133

Nghiệp vụ minh họa:

- Ngày 01/12/2008 nhập mua kùi nhôm kapiti của công ty TNHH SX-TM Siêu Khiêm

trị giá : 26.000.000 đ Thuế GTGT được khấu trừ 10% :2.600.000 đ.Phiếu nhập 01/12

=> Dựa vào phiếu nhập PN 01/12, kế toán nhập liệu vào phần mềm kế toán VLS như sau:

2.5 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN TẠM ỨNG

2.5.1 Khái niệm: Tạm ứng là khoản ứng trước cho cán bộ công nhân viên của doanh

nghiệp, có trách nhiệm chi tiêu cho những mục đích thuộc hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, sau đó phải có trách nhiệm báo cáo thanh toán tạm ứng với doanh nghiệp

2.5.2 Nguyên tắc chi tạm ứng:

- Chỉ tạm ứng cho cán bộ, công nhân viên chức hoặc người lao động làm việc tại doanh nghiệp

- Chỉ tạm ứng theo đúng nội dung quy định

- Chỉ được giao tạm ứng mới khi đã thanh toán hết số tạm ứng cũ

- Đối với người nhận tạm ứng phải dung đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt Không được chuyển giao tiền tạm ứng cho người khác

Sau khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng đính kèm các chứng từ gốc xác minh việc chi tiêu để thanh toán ngay Số tiền chi không hết phải nộp lại quỹ đúng thời hạn quy định, quá hạn Doanh nghiệp sẽ khấu trừ lương của người nhận tạm ứng Ngược lại, nếu số chi vượt sẽ được thanh toán bổ sung

- Kế toán phải mở sổ chi tiết để theo dõi chặt chẽ từng lần tạm ứng và thanh toán tạm ứng

2.5.3 Chứng từ kế toán:

- Chứng từ ghi sổ: Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu thu, phiếu chi

- Các chứng từ gốc: hóa đơn mua hàng, biên lai cước vận chuyển

2.5.5 Sổ kế toán sử dụng:

- Sổ chi tiết tài khoản 141- Tạm ứng

- Sổ cái tài khoản 141- Tạm ứng

Phiếu chi (2 liên)

Phiếu chi (2 liên)

Nhập liệu

Phiếu chi Phiếu chi

Đưa vào sổ cái TK

Người TU

Thủ quỹ

Lưu đồ quy trình hoàn tạm ứng

HĐ bán hàng,

HĐ GTGT

Đối chiếu, kiểm tra

Số TƯ<Số thực chi

Số TƯ>Số thực chi

Phiếu chi (2 liên)

Phiếu chi (2 liên)

Chi tiền

Phiếu chi (2 liên)

Nhập liệu

Hoàn ứng,

hoặc trừ lương

Phiếu kế toán

Đưa vào sổ

627

641

642 Hoàn ứng

133

334

2.5.8 Tóm tắt quy trình ghi sổ kế toán:

- Khi người lao động trong doanh nghiệp được cấp có thẩm quyền giao cho việc thực hiện như: đi mua vật liệu, đi công tác… đã được phê duyệt thì người nhận nhiệm vụ làm giấy đề nghị tạm ứng Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng đã được phê duyệt, kế toán lập phiếu chi tiền tạm ứng gồm 2 liên và thủ quỹ tiến hành chi tiền 2 liên của PC sẽ:

+ Liên 1: Giữ lại phòng kế toán

+ Liên 2: Giao cho người nhân tạm ứng

- Khi hoàn thành công việc đã giao, người nhận tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc như: Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng, … để thanh toán số tiền đã tạm ứng

- Đối chiếu số tiền người được giao đã chi với số đã tạm ứng trước, kế toán tiến hành xóa sổ khoản tạm ứng:

+ Nếu số tạm ứng > Số thực chi: Kế toán lập phiếu kế toán hoàn nhập lại khoản tiền tạm ứng hoặc khấu trừ vào lương tháng của người lao động Kế toán viết phiếu thu (2 liên) khi thu tiền của nhân viên tạm ứng, hoặc viết phiếu kế toán nếu trừ lương của người lao động

+ Nếu số tạm ứng < Số thực chi: kế toán viết phiếu chi (2 liên) chi trả tiền cho người lao động

- 2 liên của Phiếu thu hoặc phiếu chi:

+ Liên 1: lưu lại phòng kế toán

+ Liên 2: đưa cho nhân viên tạm ứng

- Dựa trên các chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, kế toán nhập liệu khoản tạm ứng vào phần mềm VLS như sau:

Nợ TK 141

Có TK 1111 Hoặc

Nợ TK 334, 1111

Có TK 141

- Cuối tháng, sau khi phần mềm đã tự xử lý số liệu, kế toán tiến hành in các sổ cái TK

141, bảng cân đối phát sinh TK 141 và sổ chi tiết TK 141 theo từng mã nhân viên

- Nghiệp vụ minh họa

- Ngày 05/12/2008 Phiếu chi 29/12 Nghiêm Thị Thư tạm ứng 2.000.000 đ

=> Dựa vào phiếu chi PC 29/12 được lập trên giấy đề nghị tạm ứng của nhân viên Nghiêm Thị Thư, chọn mã nhân viên là NNTHU, kế toán phản ánh vào phần mềm VLS như sau:

Nợ TK 141 : 2.000.000 Đ

Có TK 1111 : 2.000.000 Đ

- Ngày 31/12/2008 hoàn ứng đồng hồ Co2 HD 77023 số tiền: 920.000 đ

=> Sau khi đối chiếu số tiền thực chi và số đã tạm ứng, kế toán lập phiếu kế toán (2 liên) phản ánh nghiệp vụ:

2.6 KẾ TOÁN CHI PHÍ TRẢ TRƯỚC

2.6.1 Khái niệm: Chi phí trả trước là những chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên

quan đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của nhiều kỳ hạch toán, nhiều niên độ

kế toán nên chưa thể tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ này mà được tính vào hai hay nhiều kỳ kế toán tiếp theo

2.6.2 Nguyên tắc:

- Hạch toán vào chi phí trả trước ngắn hạn những khoản chi phí phát sinh có liên

quan đến kết quả hoạt động một năm tài chính

- Hạch toán vào chi phí trả trước dài hạn những khoản chi phí phát sinh có liên

quan đến kết quả hoạt động trên một năm tài chínhl

- Việc tính và phân bổ chi phí trả trước vào chi phí SXKD từng kỳ hạch toán phải

căn cứ vào tính chất, mức độ từng loại chi phí mà lựa chọn phương pháp và tiêu thức hợp lý.Mức phân bổ được xác định như sau:

Mức phân bổ Chi phí trả trước thực tế phát sinh theo từng loại

=

cho từng kỳ Số kỳ dự kiến phân bổ

Kế toán phải theo dõi chi tiết từng khoản chi phí trả trước đã phát sinh, số đã phân bổ

vào các đối tượng chịu chi phí của từng kỳ hạch toán và số còn lại chưa phân bổ vào

SDĐK: Các khoản chi phí trả trước

chờ phân bổ hay kết chuyển đầu kỳ

- Các khoản chi phí trả trước phát sinh

chờ phân bổ

- Phân bổ chi phí trả trước vào các đối tượng chịu chi phí có liên quan

SDCK: Các khoản chi phí trả trước

chờ phân bổ hay kết chuyển cuối kỳ

- Sổ kế toán chi tiết:

Sổ chi tiết chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn Bảng tổng hợp chi tiết

Nhập liệu

Phiếu kế toán

Ghi sổ

Lưu

Chi phí trích trước

Phiếu xuất kho

Cuối tháng, kế toán tập hợp phân bổ chi phí trả trước trong kỳ, lập phiếu kế toán để phản ánh vào chi phí thích hợp trong kỳ

Nghiệp vụ minh hoạ:

- Ngày 31/12/2008 xuất kho công cụ dụng cụ sản xuất trị giá : 5.523.810 đ ( phân bổ