Luận văn thạc sỹ: QUẢN LÝ CHI NỘI BỘ CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÁC CÔNG TRÌNH DÂN DỤNG VÀ CÔNG NGHIỆP TỈNH HÒA BÌNH

Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình là một đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo thu chi và trực thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh Hoà Bình. Ban quản lý thực hiện chức năng thay mặt UBND tỉnh Hoà Bình quản lý các dự án đầu tư xây dựng cơ bản từ nguồn vốn ngân sách nhà nước trên địa bàn tỉnh Hoà Bình. Tính tới thời điểm hiện nay, Ban quản lý được giao làm đại diện chủ đầu tư nhiều dự án thuộc lĩnh vực giáo dục, y tế và xây dựng, nông nghiệp, hạ tầng. Nhiều dự án hơn, nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản sẽ tăng, theo đó là những chính sách quản lý đầu tư xây dựng cơ bản của nhà nước chặt chẽ hơn, nhiều thủ tục hành chính hơn cũng làm cho công việc của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình nói chung và công việc kế toán cũng tăng lên nhiều lần. Qua thực tế, để duy trì việc hoạt động củaBan quản lý, vì là đơn vị tự đảm bảo thu chi nên đơn vị cần phải đảm bảonguồn thu và phải cân bằng được giữa thu và chi. Hiện nay, công tác quản lý chi nội bộ của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình đang gặp một số vấn đề cả trong giai đoạn lập dự toán, tổ chức thực hiện và kiểm soát chi nội bộ.Ban quản lý hiện nay chỉ lập dự toán chi nội bộvới tần suất 1 lần/năm, trong khi đó, trong khoảng thời gian một năm, công tác chi nội bộ sẽ biến động liên tục, nên không đảm bảo sự chính xác của dự toán đã lập và cần phải điều chỉnh kịp thời.Thực tế, dự toán lập ra hàng năm vẫn tồn tại nhiều chênh lệch so với quá trình thực hiện dự toán, nguyên nhân chủ yếu là do ảnh hưởng của dự toán thu, vì đặc thù của đơn vị là đơn vị hành chính sự nghiệp tự đảm bảo thu chi nên nếu công tác thu sự nghiệp của đơn vị không được như kỳ vọng thì sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến công tác chi nội bộ; Trong quá trình thực hiện chi nội bộ sẽ có những khoản chi đột xuất không dự báo trước được so với dự toán của mục chi nên Ban quản lý cần phải điều chỉnh và gửi cơ quan cấp trên phê duyệt lại mới có thể thực hiện tiếp, trong quá trình chờ đợi sẽ mất một khoảng thời gian, nên có những mục cần thiết phải chi luôn sẽ không được chi kịp thời theo mong muốn. Ngoài ra,Trong quá trình chi nội bộ, công tác chuyên môn của các nhân viên diễn ra ở nhiều bước và sẽ có sự chậm trễ hoặc mắc lỗi ở các bước với lý do cả về chủ quan và khách quan, nhiều trường hợp xảy ra không dự báo trước được như ở các bước trình ký giấy đề nghị và giấy đề nghị thanh toán nhưng trong thời gian đó trưởng phòng Tổ chức hành chính hoặc Kế toán trưởng, hay Giám đốc có công việc đột xuất nghỉ mà không báo trước thì sẽ phải đợi và bị chậm trễ trong khoảng thời gian chờ ký; Trong quá trình thanh toán, do sơ xuất đánh máy nhầm của nhân viên, lỗi ở khâu kiểm soát không kỹ của Ban quản lý dự án nên các lệnh thanh toán gửi đi qua cổng thanh toán điện tử hoặc các ủy nhiệm chi sẽ có nội dung sai lệch, và khi bên thanh toán phát hiện có lỗi sai thì lập tức bị trả lại, hoặc lỗi đánh máy của đơn vị thực hiện thanh toán và kiểm soát vì vậy đơn vị sẽ lại mất thêm một khoảng thời gian chậm trễ nữa để tìm ra sai sót và làm lại hồ sơ gửi đi ; Trong khoảng thời gian chi nội bộ, Ban quản lý dự án cần thanh toán gấp tại thời điểm đó nhưng trên cổng thanh toán lại bị lỗi do hệ thống nên cần một khoảng thời gian để khắc phục và sửa chữa lại hệ thống. Trong công tác quyết toán chi nội bộ, cán bộ thực hiện công việc có thể hạch toán nhầm các mục chi, khoản chi do lỗi kiểm soát không kỹ, hoặc nhầm chi phí quyết toán trong lúc theo dõi, dẫn đến việc quyết toán chi nội bộ bị nhầm lẫn và rất mất thời gian tìm ra sai xót để sửa chữa. Các hình thức kiểm soát định kỳ trong công tácchi nội bộ chưa được thực hiện nghiêm chỉnh, còn thường bị bỏ qua một số bước, nên hiệu quả phát hiện rủi ro, sai sót chưa được tốt. Ngoài ra, một hình thức là kiểm soát thường xuyên chưa được Ban quản lý áp dụng. Nhằm hoàn thiện công tác quản lýchi nội bộ của Ban quản lý dự án, tác giả đã chọn đề tài: “Quản lý chi nội bộcủa Ban Quản lý dự án Đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình”.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

- -BÙI HUY HOÀNG

QUẢN LÝ CHI NỘI BỘ CỦA BAN QUẢN LÝ

DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÁC CÔNG TRÌNH DÂN DỤNG VÀ CÔNG NGHIỆP TỈNH HÒA BÌNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ KINH TẾ

HÀ NỘI - NĂM 2020

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

- -BÙI HUY HOÀNG

QUẢN LÝ CHI NỘI BỘ CỦA BAN QUẢN LÝ

DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÁC CÔNG TRÌNH DÂN DỤNG VÀ CÔNG NGHIỆP TỈNH HÒA BÌNH

Chuyên ngành: Quản lý công

Mã ngành: 8340410

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ KINH TẾ

Người hướng dẫn khoa học:

PGS.TS ĐOÀN THU HÀ

HÀ NỘI - NĂM 2020

Tôi đã đọc và hiểu về các hành vi vi phạm sự trung thực trong học thuật Tôicam đoan nghiên cứu này này do tôi tự thực hiện và không vi phạm yêu cầu về sựtrung thực trong học thuật.

Hà Nội, tháng năm 2020

Tác giả luận văn

Bùi Huy Hoàng

Tôi xin trân trọng cảm ơn Ban giám hiệu, các nhà khoa học, các thầy giáo, côgiáo và Viện Đào tạo sau đại học Trường Đại học kinh tế quốc dân đã cung cấp chotôi những tri thức quý báu trong quá trình học tập, nghiên cứu

Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến PGS.TS Đoàn Thu Hà giáo

viên trực tiếp hướng dẫn và các thầy giáo, cô giáo khoa sau đại học - Trường Đạihọc kinh tế quốc dân, người đã trực tiếp và tận tình hướng dẫn tôi trong suốt quátrình thực hiện luận văn này

Mặc dù tôi đã rất tâm huyết với đề tài và đã có rất nhiều cố gắng nhưngkhông thể tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót; kính mong quý thầy, cô giáo tiếptục chỉ dẫn, bạn bè, đồng nghiệp góp ý để luận văn được hoàn thiện hơn

Xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, tháng năm 2020

Tác giả luận văn

Bùi Huy Hoàng

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG, HÌNH, HỘP

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ KINH NGHIỆM THỰC TIỄN VỀ QUẢN LÝ CHI NỘI BỘ CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CẤP TỈNH 8

1.1 Chi nội bộ của ban quản lý dự án dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnh 8

1.1.1 Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnh 8

1.1.2 Chi nội bộ của ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnh 9

1.2 Quản lý chi nội bộ của ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnh 10

1.1.1 Khái niệm và mục tiêu quản lý chi nội bộ của ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnh 10

1.1.2 Nguyên tắc quản lý chi nội bộ của ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnh 11

1.1.3 Bộ máy quản lý chi nội bộ của ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnh .13 1.1.4 Nội dung quản lý chi nội bộ của ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnh 15

1.1.5 Yếu tố ảnh hưởng đến quản lý chi nội bộ của ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnh 23

1.3 Kinh nghiệm quản lý chi nội bộ của một số ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnh và bài học cho Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình 27

1.3.1 Kinh nghiệm quản lý chi nội bộ của một số ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnh 27

1.3.2 Bài học cho Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình 30

DỤNG VÀ CÔNG NGHIỆP TỈNH HOÀ BÌNH GIAI ĐOẠN 2017 – 2019 32 2.1.Tổng quan về Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng

và công nghiệp tỉnh Hoà Bình 32

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Ban quản lý dự án đầu tư xâydựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình 322.1.2.Chức năng và nhiệm vụ của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các côngtrình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình 342.1.3 Cơ cấu tổ chức và nhân lực của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cáccông trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình 362.1.4 Kết quả hoạt động giai đoạn 2017 – 2019 của Ban quản lý dự án đầu tưxây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình 40

2.2 Thực trạng quản lý chi nội bộ của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình 46

2.2.1 Thực trạng bộ máy quản lý chi nội bộ của Ban quản lý dự án đầu tư xâydựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình 462.2.2.Thực trạng lập dự toán chi nội bộ của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựngcác công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình 502.2.3 Thực trạng tổ chức thực hiện dự toán chi nội bộ của Ban quản lý dự ánđầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình 562.2.4 Thực trạng quyết toán chi nội bộ của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựngcác công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình 662.2.5 Thực trạng kiểm soát chi nội bộ của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựngcác công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình 68

2.3 Đánh giá thực trạng quản lý chi nội bộ của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình 72

2.3.1 Đánh giá thực hiện mục tiêu quản lý chi nội bộ của Ban quản lý dự ánđầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình 722.3.2.Ưu điểm trong quản lý chi nội bộ của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựngcác công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình 74

2.3.4 Nguyên nhân hạn chế trong quản lý chi nội bộ của Ban quản lý dự án

đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình 77

CHƯƠNG 3 ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ CHI NỘI BỘ CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÁC CÔNG TRÌNH DÂN DỤNG VÀ CÔNG NGHIỆP TỈNH HOÀ BÌNH ĐẾN NĂM 2025 81

3.1 Định hướng hoàn thiện quản lý chi nội bộ của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình từ năm 2020 đến năm 2022 81

3.1.1 Mục tiêu phát triển của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình từ năm 2020 đến năm 2022 81

3.1.2 Phương hướng hoàn thiện quản lý chi nội bộ của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình từ năm 2020 đến năm 2022 82

3.2 Giải pháp hoàn thiện quản lý chi nội bộ của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình 83

3.2.1 Hoàn thiện bộ máy quản lý chi nội bộ của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình 83

3.2.2 Hoàn thiện lập dự toán chi nội bộ của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình 84

3.2.3 Hoàn thiện tổ chức thực hiện dự toán chi nội bộ của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình 86

3.2.4 Hoàn thiện quyết toán dự toán chi nội bộ của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình 88

3.2.5 Hoàn thiện kiểm soát chi nội bộ của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình 89

3.2.6 Một số giải pháp khác 90

3.3 Kiến nghị 93

KẾT LUẬN 95 TÀI LIỆU THAM KHẢO

Bảng 1.1 Yêu cầu đối với nhân lực quản chi nội bộ 17

Bảng 2.1 Tình hình nhân sự của Ban quản lý 42

Bảng 2.2 Kết quả được giao chủ đầu tư của Ban quản lý 44

Bảng 2.3 Kết quả quản lý DA và ủy thác QLDA của Ban quản lý 45

Bảng 2.4 Kết quả giám sát kỹ thuật thi công của Ban quản lý 47

Bảng 2.5 Kết quả tư vấn đấu thầu của Ban quản lý 48

Bảng 2.6 Kết quả tài chính của Ban quản lý 49

Bảng 2.7 Tình hình nhân sự bộ máy quản lý chi nội bộ tại Ban quản lý 53

Bảng 2.8 Khảo sát về bộ máy quản lý chi nội bộ 53

Bảng 2.9 Dự toán về chi nội bộ của Ban Quản lý dự án Đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình giai đoạn 2017-2019 57

Bảng 2.10 Khảo sát về công tác lập dự toán chi nội bộ 59

Bảng 2.11 Kết quả tập huấn của Ban Quản lý dự án Đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình giai đoạn 2017-2019 63

Bảng 2.12 Kết quả truyền thông của Ban Quản lý dự án Đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình giai đoạn 2017-2019 65

Bảng 2.13 Kết quả chi nội bộ nguồn tiền gửi tại KBBN tỉnh của Ban quản lý dự án 67

Bảng 2.14 Kết quả chi nội bộ nguồn tiền gửi tại ngân hàng 69

Bảng 2.17 Kết quả thu nhập tăng thêm của Ban quản lý 70

Bảng 2.18 Khảo sát về công tác tổ chức thực hiện dự toán thu sự nghiệp 71

Bảng 2.16 Kết quả quyết toán chi nội bộ 73

Bảng 2.21 Khảo sát về công tác quyết toán chi nội bộ 73

Bảng 2.19 Kết quả kiểm soát định kỳ chi nội bộ 75

Bảng 2.20 Kết quả kiểm soát đột xuất chi nội bộ 76

Bảng 2.21 Khảo sát về công tác kiểm soát chi nội bộ 77

Bảng 2.22 Kết quả thực hiện quản lý chi nội bộ 79

Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức của Ban quản lý 39

Hình 2.2 Bộ máy quản lý chi nội bộ của Ban quản lý 50

Hình 2.3 Quy trình lập dự toán chi nội bộ của ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnh 58

HỘP Hộp 1: Phỏng vấn bà Kế toán trưởng phòng Tài chính kế toán 50

Hộp 2: Phỏng vấn ông Phó giám đốc phục trách tài chính 56

Hộp 3: Phỏng vấn ông Trưởng phòng Tổ chức hành chính 58

Hộp 3: Phỏng vấn ông Giám đốc Ban quản lý dự án 72

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệptỉnh Hoà Bình là một đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo thu chi và trực thuộc Uỷ bannhân dân tỉnh Hoà Bình Ban quản lý thực hiện chức năng thay mặt UBND tỉnh HoàBình quản lý các dự án đầu tư xây dựng cơ bản từ nguồn vốn ngân sách nhà nướctrên địa bàn tỉnh Hoà Bình

Tính tới thời điểm hiện nay, Ban quản lý được giao làm đại diện chủ đầu tưnhiều dự án thuộc lĩnh vực giáo dục, y tế và xây dựng, nông nghiệp, hạ tầng Nhiều dự

án hơn, nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản sẽ tăng, theo đó là những chính sách quản

lý đầu tư xây dựng cơ bản của nhà nước chặt chẽ hơn, nhiều thủ tục hành chính hơncũng làm cho công việc của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình dândụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình nói chung và công việc kế toán cũng tăng lên nhiềulần Qua thực tế, để duy trì việc hoạt động của Ban quản lý, vì là đơn vị tự đảm bảo thuchi nên đơn vị cần phải đảm bảo nguồn thu và phải cân bằng được giữa thu và chi

Hiện nay, công tác quản lý chi nội bộ của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựngcác công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình đang gặp một số vấn đề cảtrong giai đoạn lập dự toán, tổ chức thực hiện và kiểm soát chi nội bộ Ban quản lýhiện nay chỉ lập dự toán chi nội bộ với tần suất 1 lần/năm, trong khi đó, trong khoảngthời gian một năm, công tác chi nội bộ sẽ biến động liên tục, nên không đảm bảo sựchính xác của dự toán đã lập và cần phải điều chỉnh kịp thời Thực tế, dự toán lập rahàng năm vẫn tồn tại nhiều chênh lệch so với quá trình thực hiện dự toán, nguyênnhân chủ yếu là do ảnh hưởng của dự toán thu, vì đặc thù của đơn vị là đơn vị hànhchính sự nghiệp tự đảm bảo thu chi nên nếu công tác thu sự nghiệp của đơn vị khôngđược như kỳ vọng thì sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến công tác chi nội bộ; Trong quá trìnhthực hiện chi nội bộ sẽ có những khoản chi đột xuất không dự báo trước được so với

dự toán của mục chi nên Ban quản lý cần phải điều chỉnh và gửi cơ quan cấp trên phêduyệt lại mới có thể thực hiện tiếp, trong quá trình chờ đợi sẽ mất một khoảng thờigian, nên có những mục cần thiết phải chi luôn sẽ không được chi kịp thời theo mong

Ngoài ra, Trong quá trình chi nội bộ, công tác chuyên môn của các nhân viêndiễn ra ở nhiều bước và sẽ có sự chậm trễ hoặc mắc lỗi ở các bước với lý do cả về chủquan và khách quan, nhiều trường hợp xảy ra không dự báo trước được như ở các bướctrình ký giấy đề nghị và giấy đề nghị thanh toán nhưng trong thời gian đó trưởng phòng

Tổ chức hành chính hoặc Kế toán trưởng, hay Giám đốc có công việc đột xuất nghỉ màkhông báo trước thì sẽ phải đợi và bị chậm trễ trong khoảng thời gian chờ ký; Trongquá trình thanh toán, do sơ xuất đánh máy nhầm của nhân viên, lỗi ở khâu kiểm soátkhông kỹ của Ban quản lý dự án nên các lệnh thanh toán gửi đi qua cổng thanh toánđiện tử hoặc các ủy nhiệm chi sẽ có nội dung sai lệch, và khi bên thanh toán phát hiện

có lỗi sai thì lập tức bị trả lại, hoặc lỗi đánh máy của đơn vị thực hiện thanh toán vàkiểm soát vì vậy đơn vị sẽ lại mất thêm một khoảng thời gian chậm trễ nữa để tìm rasai sót và làm lại hồ sơ gửi đi ; Trong khoảng thời gian chi nội bộ, Ban quản lý dự áncần thanh toán gấp tại thời điểm đó nhưng trên cổng thanh toán lại bị lỗi do hệ thốngnên cần một khoảng thời gian để khắc phục và sửa chữa lại hệ thống

Trong công tác quyết toán chi nội bộ, cán bộ thực hiện công việc có thể hạchtoán nhầm các mục chi, khoản chi do lỗi kiểm soát không kỹ, hoặc nhầm chi phí quyếttoán trong lúc theo dõi, dẫn đến việc quyết toán chi nội bộ bị nhầm lẫn và rất mất thờigian tìm ra sai xót để sửa chữa

Các hình thức kiểm soát định kỳ trong công tác chi nội bộ chưa được thựchiện nghiêm chỉnh, còn thường bị bỏ qua một số bước, nên hiệu quả phát hiện rủi

ro, sai sót chưa được tốt Ngoài ra, một hình thức là kiểm soát thường xuyên chưađược Ban quản lý áp dụng

Nhằm hoàn thiện công tác quản lý chi nội bộ của Ban quản lý dự án, tác giả

đã chọn đề tài: “Quản lý chi nội bộ của Ban Quản lý dự án Đầu tư xây dựng các

công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình”.

2 Tổng quan các công trình có liên quan đến đề tài nghiên cứu

Trong thời gian qua, có nhiều công trình đã nghiên cứu về quản lý tài chính nóichung và quản lý chi nội bộ nói riêng của các tổ chức, có thể kể đến một số công trìnhsau:

- Luận văn thạc sỹ trường Đại học Kinh tế Quốc dân của Giáp Thị Ngọc

Trong (2019) với đề tài: Quản lý chi thường xuyên ngân sách nhà nước hỗ trợ học sinh dân tộc thiểu số của chính quyền huyện Chi Lăng, tỉnh Lạng Sơn Luận văn đã

xác định khung nghiên cứu về quản lý chi thường xuyên NSNN hỗ trợ học sinh dântộc thiểu số của chính quyền cấp huyện , làm rõ thực trạng quản lý chi thường xuyênngân sách nhà nước hỗ trợ học sinh dân tộc thiểu số của chính quyền huyện ChiLăng, tỉnh Lạng Sơn; đánh giá được những hạn chế yếu kém và nguyên nhân của hạnchế trong quản lý chi thường xuyên Từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện quản lýngân sách nhà nước hỗ trợ học sinh dân tộc thiểu số của chính quyền huyện ChiLăng, tỉnh Lạng Sơn

- Luận văn thạc sĩ kinh doanh và quản lý của tác giả Trần Thị Thu Hà (2008)

tại Đại học Quốc gia Hà Nội về đề tài “Tự chủ tài chính và công khai tài chính trong các đơn vị sự nghiệp có thu tại Đại học Quốc gia Hà Nội” Đề tài đã đề cập

đến nguồn tài chính đơn vị được tự chủ, công khai minh bạch trong quá trình thựchiện, đánh giá những điểm mạnh, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế còntồn tại Từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác QLTC tại các trường đạihọc công lập trên địa bàn TP.Hà Nội phù hợp với điều kiện tự chủ, tự chịu tráchnhiệm về tài chính của Nhà nước đối với các trường Đại học công lập

- Tăng Bình (2015) với cuốn sách “Nâng cao nghiệp vụ quản lý thu, chi tài chính và sử dụng tài sản trong các cơ quan, đơn vị Nhà nước”, Nhà xuất bản Tài

chính Nội dung cuốn sách nói về quản lý các khoản thu, chi tài chính và sử dụng tàisản trong các cơ quan, đơn vị Nhà nước nhằm giúp các đơn vị thực hiện quản lý thuchi tài chính và sử dụng tài sản Nhà nước sao cho đúng quy định, đúng tiêu chuẩn,định mức, tránh những thiếu sót, lãnh phí gây hậu quả nghiêm trọng

- Nguyễn Văn Dương (2015), Hệ thống mục lục ngân sách Nhà nước 2016 và quy chế chi tiêu nội bộ quyền tự chủ tài chính trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, Nhà xuất bản Tài chính Cuốn sách giúp các cơ quan đơn vị nắm bắt kịp

thời các quy định mới nhất về quản lý tài chính, luật ngân sách Nhà nước, các quyđịnh về đấu thầu, mua sắm và sử dụng tài sản Nhà nước, hướng dẫn lập dự toán,

quản lý, sử dụng và thanh quyết toán kinh phí ngân sách Nhà nước.

- Luận văn “Hoàn thiện công tác quản lý tài chính đối với các đơn vị sựnghiệp ở Việt Nam” của tác giả Phan Việt Nga, năm 2018, luận văn thạc sỹ trườngĐại học Kinh tế quốc dân Hà Nội Luận văn đã hệ thống hóa khung lý luận về quản

lý tài chính tại các đơn vị sự nghiệp trên thế giới và Việt Nam, trên cơ sở đó đã đưa

ra những đánh giá thực tế về ưu điểm và hạn chế trong công tác quản lý tài chính tạicác đơn vị sự nghiệp ở Việt Nam Từ những hạn chế đã phân tích, luận văn đưa ranguyên nhân và các giải pháp nhằm khắc phục nguyên nhân đó, để nâng cao hiệuquả của công tác quản lý tài chính tại các đơn vị sự nghiệp ở Việt Nam

- Luận văn “Thiết lập cơ chế quản lý tài chính đối với Công ty cổ phần xây dựng

và đầu tư Việt Nam” của tác giả Nguyễn Thị Kim Ngân, năm 2016, luận văn thạc sỹ,trường Đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội Luận văn đã hệ thống hóa khung lý luận về cơchế quản lý tài chính tại các doanh nghiệp, trên cơ sở đó đã phân tích thực trạng về cơchế quản lý tài chính tại Công ty cổ phần xây dựng và đầu tư Việt Nam, đồng thời đưa ranhững đánh giá thực tế về ưu điểm và hạn chế trong công tác thiết lập cơ chế quản lý tàichính tại Công ty Từ những hạn chế đã phân tích, luận văn đưa ra nguyên nhân và cácgiải pháp nhằm khắc phục nguyên nhân đó, để nâng cao hiệu quả của công tác thiết lập

cơ chế quản lý tài chính đối với Công ty cổ phần xây dựng và đầu tư Việt Nam

- Giáo trình “Quản lý chi tiêu công” của tác giả Lê Chi Mai, năm 2015, nhàxuất bản Chính trị quốc gia Giáo trình đã xây dựng khung lý luận về công tác quản

lý chi tiêu tại các đơn vị sự nghiệp, từ lý thuyết tới thực tế diễn ra, là một tài liệutham khảo chính cho luận văn

- Bài viết “Báo cáo thu chi hoạt động sự nghiệp và sản xuất kinh doanh trongđơn vị HCSN ngành Lao động thương binh và xã hội” của tác giả Phan Thị Thu Mai,năm 2015, Tạp chí Kế toán và Kiểm toán Bài viết đã đi sâu phân tích tình hình thu chihoạt động sự nghiệp và sản xuất kinh doanh trong đơn vị HCSN ngành Lao độngthương binh và xã hội trong giai đoạn 2012 – 2014, qua đó phân tích những hạn chế và

đề xuất một số biện pháp, phương hướng nhằm có thể nâng cao hiệu quả hoạt động sựnghiệp và sản xuất kinh doanh trong đơn vị HCSN ngành Lao động thương binh và xãhội

- Luận án “Sử dụng công cụ kế toán và kiểm toán để nâng cao hiệu quảquản lý tài chính ở các trường đại học công lập Việt Nam” của tác giả Trần Thị HoaThơm, năm 2013, luận án tiến sĩ kinh tế, Học viện Tài chính Luận án đã tập chungvào đề tài quản lý tài chính ở các trường đại học công lập Việt Nam dựa trên công

cụ kế toán và kiểm toán

Như vậy, các công trình nghiên cứu trên đã đóng góp phần rất lớn trong việchoàn thiện lý luận cơ bản về hoàn thiện cơ chế tài chính tại đơn vị sự nghiệp tự đảmbảo thu chi Nội dung các công trình nghiên cứu, nghiên cứu các đối tuợng khácnhau, tuy nhiên đều đưa ra các vấn đề lý luận cơ bản nhất về tự chủ tài chính, thựctrạng và giải pháp hoàn thiện cơ chế tự chủ tài chính mà vẫn chưa đi sâu vào làmthế nào để tự chủ tài chính thành công, và mấu chốt quan trọng của tự chủ tài chính

đó chính là đảm bảo tốt nguồn tài chính của đơn vị, cần bằng được giữa nguồn thu

và chi trong đó công tác chi nội bộ ngày càng có nhiều đổi mới và đóng một vai tròquan trọng.Hơn hết chưa có đề tài nào nghiên cứu về quản lý chi nội bộ tại Banquản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh HòaBình

3 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là:

- Hệ thống được cơ sở lý luận về quản lý chi của ban quản lý dự án đầu tư xâydựng các công trình dân dụng và công nghiệp cấp tỉnh

- Phân tích được thực trạng và đánh giá ưu điểm, hạn chế trong quản lý chi nội

bộ của Ban Quản lý dự án Đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệptỉnh Hoà Bình

- Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quản lý chi nội bộ của Ban Quản lý dự

án Đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình từ năm

2020 đến năm 2022

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Quản lý chi nội bộ của Ban Quản lý dự án Đầu tư

xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình

- Phạm vi nghiên cứu:

Phạm vi về nội dung: Nghiên cứu quản lý chi nội bộ của Ban Quản lý dự án

Đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình theo quá trìnhquản lý, từ lập dự toán chi nội bộ, tổ chức thực hiện dự toán và kiểm soát chi nội bộcủa Ban Quản lý dự án Đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnhHoà Bình.

Phạm vi về không gian: Ban Quản lý dự án Đầu tư xây dựng các công trìnhdân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình

Phạm vi về thời gian: Nghiên cứu quản lý chi nội bộ của Ban quản lý tronggiai đoạn năm 2017 – 20182019 dữ liệu sơ cấp thu thập tháng 5 năm 2020, đề xuấtgiải pháp từ năm 2020 đến năm 2022

5 Phương pháp nghiên cứu

5.1 Khung nghiên cứu

5.2 Quy trình nghiên cứu

Tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng với quytrình nghiên cứu như sau:

Bước 1: Nghiên cứu lý thuyết về quản lý chi nội bộ nhằm xác định các nộidung, yếu tố ảnh hưởng tới quản lý chi nội bộ của ban quản lý dự án đầu tư xây dựngcác công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hòa Bình

Bước 2: Thu thập dữ liệu thứ cấp Trên cơ sở phân tích và tổng hợp dữ liệuthứ cấp, tác giả sẽ có những trình bày về thực trạng quản lý chi nội bộ của ban quản

lý dự án đầu tư xây dựng tỉnh Hòa Bình

Bước 3: Thu thập dữ liệu sơ cấp Tác giả tiến hành khảo sát về thực trạng

Yếu tố ảnh hưởng đến

quản lý chi nội bộ của

ban quản lý dự án đầu

- Bộ máy quản lý chi nội bộ

- Lập dự toán chi nội bộ

- Tổ chức thực hiện dự toán chi nội bộ

- Kiểm soát chi nội bộ

Thực hiện mục tiêu quản lý chi nội bộ của ban quản lý dự án đầu

tư xây dựng cấp tỉnh:

- Đảm bảo chi đúng, chi

đủ, đúng với quy định Nhà nước, không bị thất thoát nguồn ngân sách nhà nước

- Đảm bảo cân bằng thu chi, không bị thấu chi

sự nghiệp

quản lý chi nội bộ của ban quản lý dự án đầu tư xây dựng tỉnh Hòa Bình để cóthông tin đầy đủ hơn đầy đủ hơn.

Bước 4: Đánh giá thực trạng quản lý chi nội bộ của ban quản lý dự án đầu tưxây dựng tỉnh Hòa Bình

Bước 5: Đề xuất biện phát để hoàn thiện công tác quản lý chi nội bộ của banquản lý dự án đầu tư xây dựng tỉnh Hòa Bình

5.3 Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu

- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Thu thập số liệu, dữ liệu từ các công trình nghiên cứu, từ các đề tài nghiêncứu, các bài luận văn về quản lý chi nội bộ và các báo cáo của Ban quản lý dự ánđầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình

- Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Để đánh giá được công tác quản lý chi nội bộ tại Ban quản lý dự án, tác giảthực hiện khảo sát tất cả 02 thành viên Ban Giám đốc, 04 nhân viên phòng Tàichính kế toán, 02 nhân viên phòng Tổ chức hành chính là những phòng trực tiếptham gia vào quy trình quản lý chi nội bộ tại Ban quản lý

Số phiếu phát ra: 9, số phiếu thu về: 9

Mỗi câu hỏi khảo sát được đánh giá 5 mức độ:

6 Kết cấu luận văn

Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, bố cục luận văn gồm 3 chương như sau:Chương 1: Cơ sở lí luận và kinh nghiệm thực tiễn về quản lý chi nội bộ củaban quản lý dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnh

Chương 2: Phân tích thực trạng quản lý chi nội bộ của Ban quản lý dự án đầu tư

xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình giai đoạn 2017 –2019.

Chương 3: Định hướng và giải pháp hoàn thiện quản lý chi nội bộ của Banquản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh HoàBình từ năm 2020 đến năm 2022

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ KINH NGHIỆM THỰC TIỄN VỀ QUẢN LÝ CHI NỘI BỘ CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN

ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CẤP TỈNH

1.1 Chi nội bộ của ban quản lý dự án dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnh

1.1.1 Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnh

Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng tỉnh trực thuộc trung ương là đơn

vị sự nghiệp công lập trực thuộc và chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh trực thuộc trung ương theo quy định của pháp luật hiện hành.

Đơn vị sự nghiệp công lập do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước thành lập theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý nhà nước (Chính phủ, 2015, Nghị định 16/2015/NĐ- CP)

Do vậy, Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng tỉnh trực thuộc trung ương

là đơn vị có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự bảo đảm thu chi; Chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của các cơ quan cấp trên có thẩm quyền

Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng tỉnh/ thành phố trực thuộc trung ươngđáp ứng đầy đủ 4 tiêu chí sau: Được cơ quan nhà nước có thẩm quyền thành lập,cho phép thành lập, đăng ký hoặc công nhận; Có cơ cấu tổ chức chặt chẽ; Có tài sảnđộc lập với cá nhân, tổ chức khác và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản đó; Nhân danhmình tham gia các quan hệ pháp luật một cách độc lập

Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnh thực hiện các chức năng nhưsau:

- Chức năng chủ đầu tư: Làm chủ đầu tư một số dự án sử dụng vốn ngânsách, vốn nhà nước ngoài ngân sách khi được giao Căn cứ điều kiện cụ thể củatỉnh, chủ tịch ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định giao ban quản lý dự án đầu

tư xây dựng công trình thuộc lĩnh vực giáo dục, y tế và xây dựng, hạ tầng thực hiệnchức năng chủ đầu tư đối với từng dự án cụ thể Tiếp nhận và quản lý sử dụng cácnguồn vốn được cấp có thẩm quyền giao để đầu tư xây dựng theo quy định của phápluật

- Chức năng quản lý: Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ quản lý dự án theo quyđịnh Bàn giao công trình xây dựng hoàn thành cho chủ đầu tư, chủ quản lý sử dụngcông trình khi kết thúc xây dựng Nhận ủy thác quản lý các dự án đầu tư xây dựng

từ các chủ đầu tư khác như các sở ban ngành, các cơ quan chủ thể cấp trên, cácdoanh nghiệp tư nhân, ….trên cơ sở đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ quản lý các dự

án đã được giao theo quy định của pháp luật

- Chức năng cung ứng các dịch vụ khác nhứ: Thực hiện dịch vụ tư vấn giámsát, tư vấn đấu thầu, tư vấn quản lý dự án phù hợp với quy định của pháp luật

1.1.2 Chi nội bộ của ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnh

1.1.2.1 Khái niệm và vai trò chi nội bộ của ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnh

Chi nội bộ của ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnh là hoạt động chithường xuyên và không thường xuyên của ban quản lý dự án đến từ nhu cầu thực tếtại đơn vị theo đúng quy định pháp luật Nhà nước

Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnh là một loại đơn vị sự nghiệp cônglập tự đảm bảo thu chi, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thành lập, là đơn vị dựtoán độc lập, có con dấu, tài khoản riêng, tổ chức bộ máy kế toán theo quy định củapháp luật

Chi nội bộ của ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnh có vai trò bảođảm chi trả toàn bộ chi phí hoạt động trong cả năm tài chính của ban quản lý, giúpcho ban quản lý duy trì được hoạt động đúng chức năng và nhiệm vụ của mình,

đồng thời đảm bảo cho ban quản lý thực hiện được nghĩa vụ của mình với người laođộng và với ngân sách nhà nước.

1.1.2.2 Nguyên tắc chi nội bộ của ban quản lý dự án đầu tư xây

dựng cấp tỉnh

Nguyên tắc chi nội bộ của ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnh:

- Tất cả các khoản chi nội bộ phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyềnquy định mới được phép chi và phù hợp với điều kiện tại địa phương mình Đảmbảo chi đúng, chi đủ theo kế hoạch, đồng thời đề ra các biện pháp tổ chức chi phíthích hợp

- Tất cả các khoản chi nội bộ phải được tổng hợp đầy đủ vào dự toán củađơn vị và phải được kiểm soát, trong thời gian thực hiên và sau quá trình chi nội bộ

- Nhà nước quy định “giá phí”, tức là mức chi phí cho tất cả các khoản chiphí cần thực hiện Tùy theo từng loại hoạt động dịch vụ mà giá phí có thể được quyđịnh cụ thể trong khung giá để đơn vị vận dụng Thực hiện nghiêm túc, đúng đắncác chính sách, chế độ chi do cơ quan có thẩm quyền ban hành Ban quản lý dự ánkhông được phép tự ý đặt ra các mục chi cũng như mức chi

- Các khoản chi nội bộ thực hiện theo quy định của pháp luật mà Nhà nước

đã đưa ra như: Thuế, phí, lệ phí và chế độ chi theo quy định của pháp luật

1.2.2.3 Các khoản chi nội bộ của ban quản lý dự án đầu tư xây

- Các khoản chi không thường xuyên bao gồm: Chi đầu tư xây dựng cơ bản,mua sắm trang thiết bị, tài sản dùng cho quản lý dự án, sửa chữa lớn tài sản cố định,chi thực hiện tinh giản biên chế (nếu có), chi khác.

1.2 Quản lý chi nội bộ của ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnh

1.1.1. Khái niệm và mục tiêu quản lý chi nội bộ của ban quản lý dự án đầu

tư xây dựng cấp tỉnh

- Khái niệm quản lý chi nội bộ của ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnhQuản lý là sự tác động liên tục có tổ chức, có định hướng, có mục đích, có kếhoạch của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý để chỉ huy, điều khiển, liên kết cácyếu tố tham gia vào hoạt động thành một chỉnh thể thống nhất, điều hoà hoạt độngcủa các khâu một cách hợp quy luật nhằm đạt đến mục tiêu xác định trong điều kiệnbiến động của môi trường

Dựa trên khái niệm trên, có thể định nghĩa: Quản lý chi nội bộ tại ban quản lý

dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnh/ thành phố trực thuộc trung ương là quá trình lập dựtoán, tổ chức thực hiện dự toán và kiểm soát chi nội bộ của ban quản lý dự án đếnhoạt động chi nội bộ nhằm đạt được các mục tiêu về chi nội bộ của ban quản lý dựán

- Mục tiêu quản lý chi nội bộ của ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnh:+ Đảm bảo chi đúng, chi đủ theo quy định của nhà nước

+ Duy trì cán cân thu, chi: đây là điều kiện tiên quyết và bắt buộc của quản lýchi nội bộ của ban quản lý và cũng là tiêu chuẩn cho sự thành công trong cơ chếquản lý mới tiến tới hạch toán chi phí

- Mục tiêu này được thể hiện qua các chỉ tiêu:

+ Tổng chi nội bộ hàng năm + Tổng chi nội bộ thực tế so với tổng chi nội bộ kế hoạch+ Tổng chi nội bộ so với tổng thu

1.1.2. Nguyên tắc quản lý chi nội bộ của ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnh

Để thực hiện các mục tiêu, quản lý chi nội bộ của của ban quản lý dự án việcđầu tiên là phải tuân thủ pháp luật về quản lý tài chính hoạt động chi, phải đượchạch toán đầy đủ, chính xác; Đảm bảo tính tự chủ về tài chính trong khuôn khổ quyđịnh pháp luật.

Nguyên tắc quản lý chi nội bộ của ban quản lý dự án phải phù hợp vớinguyên tắc quản lý nhà nước nói chung, phải hướng tới việc thực hiện các mục tiêu

đã đề ra, phải tuân thủ các quy luật khách quan liên quan đến hoạt động tài chính

1.1.2.1. Nguyên tắc tự chủ tài chính của ban quản lý

Nguyên tắc tự chủ tài chính của ban quản lý thể hiện thông qua việc banquản lý được tự xác định giá dịch vụ theo nguyên tắc thị trường các dịch vụ mà banquản lý cung cấp

Bên cạnh đó, ban quản lý được chủ động sử dụng các nguồn tài chính củađơn vị đã tạo ra thông qua các dịch vụ bao gồm nguồn thu từ hoạt động dịch vụ sựnghiệp công (kể cả nguồn ngân sách nhà nước đấu thầu, đặt hàng) và nguồn thu hợppháp khác, sử dụng để chi nội bộ Đối với các nội dung chi đã có định mức chi theoquy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền: Căn cứ vào khả năng tài chính, banquản lý được quyết định mức chi cao hơn hoặc thấp hơn mức chi do cơ quan nhànước có thẩm quyền ban hành nhưng phải được sự chấp thuận của cơ quan cấp trên

và quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của ban quản lý Đối với các nội dung chichưa có định mức chi theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, ban quản

lý dự án sẽ căn cứ vào tình hình thực tế để xây dựng mức chi cho phù hợp theo quychế chi tiêu nội bộ

1.1.2.2. Nguyên tắc tuân thủ quy định tài chính của Nhà nước

Hoạt động chi và quản lý hoạt động chi nội bộ tại ban quản lý dự án phải dựatrên hành lang pháp lý hiện hành Cụ thể, việc xây dựng các văn bản, các quy định

về quản lý hoạt động chi nội bộ phải phù hợp với các quy định tài chính của nhànước; Quá trình thực hiện hoạt động chi nội bộ tại ban quản lý dự án phải tuân theocác quy định này; việc kiểm tra, kiểm soát của nhà nước về tài chính hoạt động chinội bộ tại ban quản lý cũng phải thực hiện đúng pháp luật

- Đơn vị phải tổ chức quản lý bảo đảm mọi khoản chi, chi đúng chính sách,

chế độ, tiêu chuẩn, định mức; Phải tổ chức công tác kế toán, mở sổ sách đăng ký,ghi chép đầy đủ, đúng quy định, kịp thời mọi khoản chi, phải sử dụng hóa đơn,chứng từ khi mua, bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ theo đúng các quy định hiệnhành.

- Ban quản lý dự án phải báo cáo kết quả các khoản chi nội bộ đã sử dụngtheo từng mục chi, báo cáo đầy đủ, chính xác với đơn vị cấp trên

- Cơ quan tài chính cấp trên (UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương)

có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát việc tổ chức thực hiện chi nội bộ của ban quản lý

dự án, theo dõi công tác chi và xác nhận quyết toán

1.1.2.3. Nguyên tắc hiệu quả

Đây là nguyên tắc quan trọng hàng đầu trong quản lý nói chung và trongquản lý chi nội bộ tại ban quản lý dự án nói riêng Hiệu quả trong quản lý thể hiện ở

sự so sánh giữa kết quả đạt được trên tất cả các lĩnh vực chính trị, kinh tế và xã hộivới chi phí bỏ ra Tuân thủ nguyên tắc này là khi tiến hành quản lý chi nội bộ củaban quản lý dự án, Nhà nước cần quan tâm cả hiệu quả về mặt xã hội và hiệu quảkinh tế Mặc dù rất khó định lượng hiệu quả về xã hội, song những lợi ích đem lại

về xã hội luôn được đề cập, cân nhắc thận trọng trong quá trình quản lý Nhà nướcphải cân đối giữa việc thực hiện các nhiệm vụ, mục tiêu trên cơ sở lợi ích của toànthể cộng đồng, những mục tiêu chính trị quan trọng cần phải đạt được trong từnggiai đoạn nhất định với định mức chi hợp lý Hiệu quả kinh tế là tiêu thức quantrọng để các cá nhân hoặc cơ quan có thẩm quyền cân nhắc khi xem xét các phương

án, dự án hoạt động sự nghiệp khác nhau Hiệu quả xã hội và hiệu quả kinh tế làhai nội dung quan trọng phải được xem xét đồng thời khi hình thành một quyếtđịnh hay một chính sách chi tiêu ngân sách liên quan đến hoạt động sự nghiệp

1.1.2.4. Nguyên tắc công khai, minh bạch

Ban quản lý dự án là tổ chức công nên việc quản lý các đơn vị này phải đápứng yêu cầu chung trong quản lý công, đó là công khai, minh bạch trong động viên,phân phối các nguồn lực xã hội, nhất là nguồn lực về tài chính Thực hiện côngkhai, minh bạch trong quản lý sẽ tạo điều kiện cho cộng đồng có thể giám sát, kiểmsoát các quyết định về thu chi tài chính công, hạn chế những thất thoát và đảm bảo

tính hợp lý trong chi tiêu của bộ máy nhà nước.

1.1.3.Bộ máy quản lý chi nội bộ của ban quản lý dự án đầu

tư xây dựng cấp tỉnh

Tùy vào đặc thù quy mô, cơ cấu của mỗi ban quản lý mà sẽ tổ chức một bộmáy quản lý chi nội bộ khác nhau, tuy nhiên, thường có sự tham gia của các bộphận như:

- Giám đốc

Giám đốc là bộ phận phê duyệt cuối cùng, quyết định dự đến toán thu chi đểtrình lên cấp trên, phê duyệt sau cùng mọi hoạt động chi nội bộ, vì vậy có tác độngtới quản lý chi nội bộ

Giám đốc đưa ra các quyết định về chỉ tiêu, về dự toán thu chi trong từngthời kỳ, do đó ảnh hưởng lớn tới hoạt động quản lý chi nội bộ

- Phó giám đốc phụ trách về tài chính

Phó giám đốc phụ trách về tài chính có trách nhiệm phân tích tài chính củaBan quản lý dự án và là người sẽ kiểm tra kiểm soát lại dự toán cũng như các khoảnthanh toán trước khi trình lên Giám đốc Là người có ý kiến chỉ đạo giải quyết ngaycác vấn đề phát sinh của các bộ phận trực thuộc quản lý

Phó giám đốc phụ trách tài chính chịu trách nhiệm xác định lại các khoảnchi, mục chi, tìm hiểu về chế độ liên quan cho người lao động, tìm hiểu các nguồnchi được phép để lại, hoặc bắt buộc phải chi hết trong năm kế hoạch để thuận lợitrong việc quản lý chi nội bộ

- Phòng Tổ chức hành chính

Phòng Tổ chức hành chính là phòng ban thực hiện tiếp nhận kiểm soát giấy

đề nghị mua sắm và giấy đề nghị thanh toán liên quan đến công tác chi nội bộ củacác phòng ban khác

- Phòng tài chính kế toán

Đây là bộ phận quan trọng chủ yếu tham gia vào việc quản lý chi nội bộ tạiban quản lý dự án Phòng tài chính kế toán thực hiện kiểm tra, kiểm soát các thông tin

về thu, chi tại ban quản lý, từ đó lập ra dự toán thu chi để trình lên ban giám đốc

Sau khi có dự toán được phê duyệt, phòng tài chính kế toán kiểm tra, đối chiếu

các khoản thu chi thực tế so với dự toán trong năm tài chính.

Vì vậy, phòng tài chính kế toán sẽ tham gia quản lý chi nội bộ ngay từ giaiđoạn ban đầu, có sự tác động rất lớn đến chất lượng quản lý Nếu phòng tài chính kếtoán hoạt động kém hiệu quả, dự toán thu chi lập ra có thể không đúng hay khôngcân đối sẽ gây thiệt hại cho ban quản lý

Nhân sự trong bộ máy quản lý chi nội bộ của ban quản lý dự án đầu tư xâydựng cấp tỉnh cần phải có đầy đủ kiến thức, kinh nghiệm Kiến thức cần có về tàichính kế toán, các kiến thức về quản lý chi tiêu ngân sách nhà nước Kinh nghiệmcần phải có ít nhất từ 1 đến 2 năm làm trong lĩnh vực kế toán và hiểu biết về quản lýngân sách nhà nước

Yêu cầu về số lượng và chất lượng đối với nhân lực quản lý chi nội bộ tạiban quản lý dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnh như sau:

Bảng 1.1 Yêu cầu đối với nhân lực quản chi nội bộ

Bộ phận Số lượng Chất lượng

Giám đốc 1 Trình độ: từ bậc Đại học trở lên

Kinh nghiệm: từ 5 năm trở lênKiến thức: có kiến thức chuyên môn vềquản lý, tài chính

Phòng Tổ chức

hành chính

Ít nhất 5 người Trình độ: từ bậc Đại học trở lên

Kinh nghiệm: từ 3 năm trở lênKiến thức: có kiến thức chuyên môn vềquản lý, tổ chức, vật tư, nhân sự

Phòng tài chính kế

toán

Ít nhất 5 người Trình độ: từ bậc Đại học trở lên

Kinh nghiệm: từ 3 năm trở lênKiến thức: có kiến thức chuyên môn vềtài chính kế toán

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp 1.1.4. Nội dung quản lý chi nội bộ của ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnh

Theo quy trình quản lý chi nội bộ của ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnh:

1.1.4.1. Lập dự toán chi nội bộ.

Khái niệm lập dự toán chi nội bộ

Dự toán chi của ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnh là một bộ phậncủa dự toán về tài chính năm của ban quản lý dự án được lập dựa trên cơ sở dự toánthu của Ban quản lý dự án hàng năm Dự toán chi của ban quản lý dự án phản ánhcác nguồn chi từ các mục chi như chi tiền lương, chi tiền công, chi các khoản phụcấp lương, chi các khoản trích nộp theo lương, chi khen thưởng, chi phúc lợi tậpthể, chi thanh toán dịch vụ công cộng, chi mua vật tư văn phòng, chi thanh toánthông tin tuyên truyền liên lạc, chi hội nghị, chi thanh toán công tác phí, chi phí

thuê mướn, chi đoàn đi công tác nước ngoài, chi đoàn vào, chi khấu hao tài sản cốđịnh, chi sửa chữa thường xuyên tài sản, chi phí khác, chi dự phòng Đơn vị dự toáncác cấp lập kế hoạch tài chính trong phạm vi nhiệm vụ được giao Việc lập kếhoạch quản lý tài chính là một chế độ bắt buộc, thường xuyên, nhằm bảo đảmkinh phí cho các nhiệm vụ của đơn vị Thông qua việc lập kế hoạch quản lý tàichính sẽ xác định được khả năng bảo đảm tài chính cho việc thực hiện các nhiệm

vụ của đơn vị Kế hoạch quản lý tài chính đồng thời là phương hướng thu, chicủa các ngành, các đơn vị, tạo điều kiện cho đơn vị tăng nguồn thu và sử dụngnguồn chi đúng chế độ, tiêu chuẩn, đúng mục đích và đối tượng sử dụng

Kế hoạch tài chính lập ra được cấp có thẩm quyền phê duyệt là căn cứpháp lý đảm bảo cho quá trình thu, chi từ hoạt động có chi đúng, chi đủ, đúngnội dung và thanh quyết toán chính xác, đồng thời nó cũng là căn cứ để thực hiệnkiểm tra, giám đốc tài chính đối với hoạt động có chi của các đơn vị dự toán Kếhoạch tài chính giúp cho lãnh đạo, chỉ huy đơn vị chỉ đạo các mặt hoạt độngcông tác trong phạm vi đơn vị mình, đồng thời giúp cơ quan tài chính cấp trênnắm được nhu cầu đơn vị cấp dưới, làm cơ sở lập dự toán ngân sách cấp mình

Các mục trong dự toán chi nội bộ

Dự toán chi nội bộ bao gồm 2 phần: Dự toán chi thường xuyên, dự toán chi khôngthường xuyên

Dự toán chi thường xuyên và chi không thường xuyên được lập vào đầu mỗinăm thực hiện, theo thông tư số 06/2019/TT-BTC ngày 28/01/2019 bắt đầu từ cuốimỗi năm tài chính sẽ phải lập và phê duyệt xong dự toán của năm kế hoạch trướcngày 31 tháng 12 của năm thực hiện và gửi đến đơn vị cấp trên phê duyệt trước khibước vào năm kế hoạch

Nội dung dự toán chi:

Trong dự toán chi nội bộ của ban quản lý sẽ thể hiện các mục sau:

- Chi thường xuyên: Chi tiền lương, chi tiền công, chi các khoản phụ cấplương, chi các khoản trích nộp theo lương, chi khen thưởng, chi phúc lợi tập thể, chithanh toán dịch vụ công cộng, chi mua vật tư văn phòng, chi thanh toán thông tintuyên truyền liên lạc, chi hội nghị, chi thanh toán công tác phí, chi phí thuê mướn,

chi đoàn đi công tác nước ngoài, chi đoàn vào, chi khấu hao tài sản cố định, chi sửachữa thường xuyên tài sản, chi phí khác, chi dự phòng.

- Chi không thường xuyên bao gồm: Chi đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắmtrang thiết bị, tài sản dùng cho quản lý dự án, sửa chữa lớn tài sản cố định, chi thựchiện tinh giản biên chế (nếu có), chi khác

Mỗi một mục chi trong dự toán sẽ phải đủ các tiêu chí sau: Chi đúng, chi đủ

và không bị vượt

Quy trình lập dự toán chi nội bộ

- Các phòng chuyên môn như phòng Quản lý dự án, phòng Thẩm định đấuthầu, phòng thiết kế kỹ thuật sẽ gửi các thông tin dự kiến về hoạt động thu trongnăm như các hợp đồng kinh tế, các dự án được giao cho phòng tài chính kế toán

- Phòng tài chính kế toán sẽ nhận thông tin và tổng hợp lại để lập dự toán thu

và dựa vào dự toán thu để lập nên dự toán chi nội bộ của đơn vị;

- Phó giám đốc phụ trách tài chính sẽ thực hiện theo dõi, thẩm định sơ bộ lạicác dự toán thu chi mà phòng tài chính kế toán trình lên;

- Cuối cùng, dự toán thu chi được trình lên ban giám đốc để xem xét và phêduyệt rồi sau đó được gửi cho Sở Tài chính thẩm định lại dự toán đã được phê duyệttại Ban quản lý dự án, khi Sở Tài chính đã thẩm định xong thì dự toán thu chi sẽđược trình lên UBND tỉnh và đợi UBND tỉnh thẩm định xem xét phê duyệt dự toán,Ban quản lý sẽ dựa vào Quyết định phê duyệt của UBND tỉnh để thực hiện dự toánthu chi đã được duyệt

Lập dự toán chi nội bộ của ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnh phảiđáp ứng các yêu cầu:

+ Dự toán chi phải phù hợp với dự toán thu

+ Thông tin sử dụng lập dự toán phải được kiểm soát chính xác, đầy đủ+ Các mục chi trong dự toán được lập đầy đủ

+ Nhân viên lập kế hoạch có đủ trình độ, năng lực

+ Dự toán lập ra phải chính xác

1.1.4.2. Tổ chức thực hiện dự toán chi nội bộ.

a Bộ máy thực hiện dự toán chi nội bộ

Bộ máy thực hiện dự toán chi nội bộ gồm các bộ phận sau:

- Phòng Tổ chức hành chính thực hiện tiếp nhận kiểm soát giấy đề nghị mua

sắm, sửa chữa, tiếp khách… liên quan đến nhu cầu của các phòng ban và giấy đềnghị thanh toán liên quan đến công tác thanh toán của các phòng ban khác

- Phòng tài chính kế toán thực hiện kiểm tra, kiểm soát các thông tintrong hồ sơ mà phòng Tổ chức hành chính gửi, sau đó hoàn thiện hồ sơ chi nội bộ

để trình lên Ban giám đốc

- Phó giám đốc phụ trách về tài chính có trách nhiệm phân tích tài chínhkiểm tra kiểm soát lại hồ sơ thanh toán của phòng kế toán trình lên trước khi trìnhlên Giám đốc Là người có ý kiến chỉ đạo giải quyết ngay các vấn đề sai sót trongquá trình thực hiện chi nội bộ

- Giám đốc là bộ phận quyết định phê duyệt hồ sơ thanh toán đã được Phógiám đốc phụ trách tài chính kiểm soát và trình lên

b Tập huấn về chi nội bộ

Để ban quản lý dự án thực hiện chi nội bộ đạt hiệu quả tốt nhất, hàng nămcấp trên sẽ có quyết định mở lớp tập huấn về kế toán thu chi, tập huấn về cách hạchtoán thu chi trên phần mềm kế toán đối với đơn vị sự nghiệp công lập, tập huấn chế

độ kế toán hành chính sự nghiệp, cho các cán bộ nâng cao trình độ chuyên mônnghiệp vụ để thực hiện nghiệp vụ thu chi một cách bài bản và chính xác nhất

- Đối tượng tập huấn: lãnh đạo và các cán bộ kế toán liên quan trực tiếp đếncông tác tài chính, chi nội bộ

- Nội dung tập huấn: Hướng dẫn cụ thể chế độ kế toán hành chính sự nghiệptheo Thông tư 107/2017/TT-BTC, tập huấn về cơ chế tự chủ tài chính cho các đơn

vị sự nghiệp;Thông tư 06/2019/TT-BTC, tập huấn về sửa đổi, bổ sung một số điềucủa thông tư 72/2017/TT-BTC ngày 17/07/2017 của Bộ Tài chính quy định về quản

lý, sử dụng các khoản thu từ hoạt động quản lý dự án của các chủ đầu tư, Ban quản

lý dự án sử dụng vốn ngân sách Nhà nước; Tập huấn về chế độ mua sắm tài sản

c Truyền thông về chi nội bộ.

Sau khi dự toán chi nội bộ được phê duyệt, cấp thẩm quyền sẽ có quyết địnhgửi về ban quản lý Ban quản lý dự án sẽ có trách nhiệm thực hiện đúng theo dựtoán đã được phê duyệt

- Nội dung truyền thông

Nội dung truyền thông trong ban quản lý dự án là các thông tin liên quan tớiquá trình chi nội bộ, cụ thể như: Dự toán chi nội bộ đã được phê duyệt, các hóa đơnchứng từ

Bên cạnh đó, nội dung truyền thông còn bao gồm các thông tin về vai trò củachi nội bộ, khuyến khích nâng cao quản lý chi nội bộ

- Đối tượng truyền thông

Đối tượng truyền thông là tất cả các phòng ban liên quan tới quản lý chi nội

bộ trong ban quản lý dự án, từ giám đốc, phó giám đốc phụ trách tài chính, phòng

Tổ chức hành chính, phòng Tài chính kế toán và các phòng ban chức năng khácthực hiện các nhiệm chức năng nhiệm vụ của Ban quản lý dự án

Cụ thể như, dự toán chi nội bộ được cấp trên phê duyệt và gửi về Ban quản

lý dự án cho giám đốc, giám đốc chuyển thông tin tới phó giám đốc phụ trách tàichính, phó giám đốc sẽ chuyển thông tin cho hai phòng Tổ chức hành chính vàphòng Tài chính kế toán để thực hiện Các nội dung truyền thông còn bao gồm cácthông tin về vai trò của chi nội bộ, khuyến khích nâng cao quản lý chi nội bộ thì sẽđược giám đốc phê duyệt và gửi thông tin cho các phòng ban trong đơn vị

- Kênh truyền thông

Các thông tin truyền thông trên thường được thực hiện qua mail nội bộ trongban quản lý, ứng dụng zalo nhóm hoặc có thể là văn bản gửi các phòng

d Triển khai chi nội bộ

Công tác tổ chức thanh toán chi nội bộ bao gồm quá trình thu từ các nguồnnhư: Tư vấn dịch vụ ( tư vấn giám sát, tư vấn đấu thầu), nguồn chủ đầu tư và nguồnđược ủy thác quản lý dự án của ban quản lý, sau đó sẽ dùng nguồn đó để thực hiệncác công tác thanh toán chi nội bộ

Quá trình chi từ nguồn tư vấn dịch vụ: Nguồn tư vấn dịch vụ sẽ là nguồn tiềngửi của Ban quản lý dự án tại ngân hàng

- Phòng Tổ chức hành chính sẽ dựa vào giấy đề nghị và giấy đề nghị thanhtoán của các phòng khác có nhu cầu về mua sắm, sửa chữa, tiếp khách , sau đó sẽtổng hợp và gửi cho phòng Tài chính kế toán, sau khi nhận được hồ sơ từ phòng Tổchức hành chính phòng Tài chính kế toán sẽ tiếp tục hoàn thiện hồ sơ thanh toán,làm ủy nhiệm chi cùng hồ sơ và trình lên Phó giám đốc phụ trách tài chính; Phógiám đốc phụ trách tài chính sẽ kiểm tra kiểm soát lại hồ sơ thanh toán và trình lênGiám đốc ký và phê duyệt, tiếp theo phòng Tài chính kế toán sẽ tiếp nhận hồ sơ từGiám đốc và gửi ủy nhiệm chi thanh toán ra ngân hàng để thanh toán bằng số dưtiền gửi trực tiếp tại tài khoản ngân hàng

- Ngoài cách chi bằng ủy nhiệm chi tại ngân hàng Ban quản lý dự án còn cócách chi bằng tiền mặt, các bước cũng tương tự như phần chi qua tài khoản ngânhàng chỉ khác ở một số điểm sau: thay vì làm ủy nhiệm chi thì phòng Tài chính kếtoán sẽ làm phiếu chi để thanh toán, và ở bước cuối cùng sau khi tiếp nhận hồ sơthanh toán từ Giám đốc thay vì gửi ra ngân hàng để thanh toán thì phòng kế toán sẽdùng tiền mặt đã rút về bằng sec trước đó, để thanh toán trong những trường hợpcần thiết cấp bách, chi trả cho bên thụ hưởng

Quá trình chi từ nguồn chủ đầu tư và nguồn được ủy thác quản lý dự án:Nguồn chủ đầu tư và nguồn được ủy thác quản lý dự án của Ban quản lý là nguồntiền gửi tại KBNN tỉnh, các bước chi thanh toán tương tự như ở phần chi quanguồn tư vấn dịch vụ chỉ có điều khác ở chỗ thay vì gửi ủy nhiệm chi thanh toán

ra ngân hàng thì Ban quản lý sẽ gửi ra KBNN tỉnh để thanh toán Trước kia thì hồ

sơ thanh toán gửi ra KBNN tỉnh sẽ chủ yếu là hồ sơ bằng giấy Nhưng bắt đầu từkhoảng đầu năm 2019 Ban quản lý dự án đã áp dụng công nghệ vào việc thanhtoán chi bằng cách tất cả các chứng từ chi sẽ được thanh toán qua cổng thanh toáncủa KBNN tỉnh và ký bằng chữ ký số

e Tạo động lực chi nội bộ

Công tác tạo động lực cho quá trình thực hiện chi nội bộ thường là các hoạtđộng tạo động lực cho cán bộ của ban quản lý Trong đó, thể hiện chủ yếu qua các

khoản hỗ trợ các ngày lễ lớn của Đất Nước, các khoản khen thưởng, khoản thu nhậptăng thêm, những chuyến du lịch, các kỳ nghỉ thường thì sẽ tổ chức 2 lần/năm

f Phối hợp thực hiện chi nội bộ

Phối hợp thực hiện chi nội bộ của ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cấptỉnh bao gồm phối hợp bên trong và phối hợp bên ngoài

Trong nội bộ ban quản lý, các phòng có liên quan trực tiếp, gián tiếp đếnchi nội bộ cùng nhau phối hợp thực hiện chi nội bộ một cách chính xác nhất vànhanh nhất, đạt hiệu quả cao nhất nhưng vẫn đảm bảo theo đúng quy định, phápluật của Nhà nước đang hiện hành

Về phối hợp với bên ngoài, sau khi triển khai chi nội bộ, ban quản lý cùngcác đơn vị thụ hưởng, KBNN tỉnh, ngân hàng, sẽ tiến hành phối hợp để hoàn thànhcông tác chi thanh toán một cách nhanh gọn và chính xác nhất theo quy định củapháp luật của Nhà nước đang hiện hành

1.2.4.3 Quyết toán chi nội bộ

Cuối năm, ban quản lý dự án phải giải quyết những vấn đề còn tồn tại trongkhâu tổ chức chi trả, sau đó tổng hợp, đánh giá tình hình chấp hành dự toán thu chinội bộ đã được giao, rút ra những kinh nghiệm cho việc thực hiện công tác chi, côngtác xây dựng dự toán và tổ chức chi trả trong thời gian tới, nộp báo cáo quyết toáncho cơ quan quản lý cấp trên Cuối năm tài chính, phòng tài chính kế toán tổng hợplại các khoản chi nội bộ trong năm để hoàn thành bản quyết toán chi nội bộ của banquản lý Sau khi phòng Tài chính kế toán hoàn thành bản quyết toán chi nội bộ sẽđược Phó giám đốc phụ trách kiểm tra, kiểm soát thẩm định lại, đối chiếu với dựtoán, dự toán điều chính trong năm tài chính Sau đó, bản quyết toán được trình lênban giám đốc phê duyệt và nộp lên cơ quan cấp trên để quyết toán

Đây là hoạt động phản ánh đầy đủ các mục chi, khoản chi, tổng mức chi đã

thực hiện trong năm tài chính và là căn cứ báo cáo quyết toán chi nội bộ theo quyđịnh của pháp luật lên cơ quan cấp trên, và đây là một bức tranh toàn cảnh hoạtđộng quản lý chi nội bộ của mỗi đơn vị giúp các nhà quản lý phân tích, đánh giátình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, từ đó rút ra được những ưu nhược điểmtrong quá trình quản chi nội bộ

1.2.4.4 Kiểm soát chi nội bộ.

Công tác kiểm soát chi nội bộ của ban quản lý dự án được thực hiện cả từ trongđơn vị lẫn bên ngoài đó là các cơ quan chức năng, đơn vị kiểm soát, đơn vị cấp trên

Chủ thể kiểm soát

Chủ thể kiểm soát bao gồm chủ thể bên trong và chủ thể bên ngoài

Chủ thể bên trong là Giám đốc, Phó giám đốc phụ trách tài chính, phòng Tàichính – Kế toán và phòng Tổ chức hành chính thực hiện dưới sự chỉ đạo, phê duyệtcủa ban giám đốc

Chủ thể bên ngoài là cơ quan tài chính, KBNN tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh

Nội dung kiểm soát:

+ Kiểm soát hồ sơ chi nội bộ: Các hóa đơn chứng từ có đầy đủ và chính xác.+ Kiểm soát các khoản chi, mục chi có đúng với dự toán, đúng với quy địnhcủa pháp luật

+ Kiểm soát mức chi có bị vượt và có đúng theo dự toán

Hình thức và quy trình kiểm soát: bao gồm kiểm soát định kỳ và kiểm

soát đột xuất

+ Kiểm soát định kỳ là việc ban quản lý lập kế hoạch kiểm soát nội bộ theotháng, theo quý và vào cuối mỗi năm tài chính, căn cứ vào các mục đích của banquản lý, kết quả kiểm tra, giám sát hàng năm, quyết định và chiến lược của bangiám đốc xây dựng kế hoạch kiểm soát định kỳ, trong đó có bao gồm kiểm soát chinội bộ

Quy trình kiểm soát định kỳ:

Vào đầu mỗi năm tài chính, phòng Tổ chức hành chính sẽ lập kế hoạch kiểmsoát tài chính định kỳ cho cùng Ban giám đốc theo tháng, theo quý, theo năm….vàgửi cho phòng Tài chính kế toán kế toán

Tới thời điểm kiểm soát đã theo kế hoạch, phòng Tổ chức hành chính sẽ kết hợpcùng phòng Tài chính kế toán và Ban giám đốc tiến hành kiểm tra sổ sách, hóa đơnchứng từ, mục chi khoản chi xem có đúng với dự toán và quy định của pháp luật haykhông để có thể kịp thời điều chỉnh

+ Kiểm soát đột xuất được thực hiện khi phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp

luật, phát sinh rủi ro hay nguy cơ tổn thất tài sản cho ban quản lý đối với công tácchi nội bộ Quy trình kiểm soát đột xuất cũng tương tự như kiểm soát định kỳ,nhưng khác nhau về thời gian thực hiện.

Quy trình kiểm soát đột xuất:

Hàng năm, Phó giám đốc phụ trách tài chính theo chỉ định của giám đốchoặc cơ quan tài chính của Ủy ban tỉnh có thể tiến hành kiểm soát đột xuất vào thờiđiểm bất kỳ nào trong năm, nội dung kiểm soát cũng giống như khi kiểm soát địnhkỳ

Để đánh giá công tác kiểm soát chi nội bộ, sử dụng các chỉ tiêu sau:

- Số sai phạm phát hiện sau khi kiểm soát: Cụ thể về sai giá trị, sai mục chi,khoản chi, lệch so với dự toán…

- Số sai phạm phải hoàn trả, thu hồi đầy đủ

- Công tác kiểm soát có được thực hiện đúng quy định

- Cán bộ thực hiện công tác kiểm soát có đầy đủ năng lực, trình độ

- Kết quả công tác kiểm soát có hỗ trợ tích cực cho việc ra quyết định củaban giám đốc

- Thời gian thực hiện kiểm soát nhanh chóng, đáp ứng kịp thời nhu cầu củaban quản lý

1.1.5. Yếu tố ảnh hưởng đến quản lý chi nội bộ của ban quản lý dự án đầu

tư xây dựng cấp tỉnh

1.1.5.1. Yếu tố thuộc về ban quản lý dự án

- Quan điểm, định hướng của ban lãnh đạo

Tất cả mọi hoạt động diễn ra trong một tổ chức đều thể hiện quan điểm, địnhhướng của ban lãnh đạo, và tùy theo quan điểm, định hướng mà quyết định tới cáctần suất, nội dung các hoạt động này

Nếu quan điểm, định hướng của ban lãnh đạo về hoạt động quản lý chi nội

bộ chặt chẽ, được nâng cao thì những kế hoạch về quản lý được lập ra một cách bàibản, khoa học, và có độ chính xác cao hơn, từ đó sẽ có định hướng áp dụng kếhoạch một cách chất lượng hơn, tạo ra hiệu quả hoạt động của kế hoạch quản lý nóichung và kế hoạch quản lý chi nội bộ nói riêng, và ngược lại

Khi quan điểm, định hướng của ban lãnh đạo ban quản lý về công tác quản lýchi nội bộ được nâng cao, thì ban lãnh đạo sẽ xây dựng một hệ thống kiểm soát nội

bộ, như là các quy định và các thủ tục kiểm soát nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủpháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận,sai sót, nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn chi cũng như tài sảncủa đơn vị

- Cơ sở vật chất của ban quản lý dự án

Cơ sở vật chất của ban quản lý dự án cũng sẽ có sự quyết định tới hoạt độngquản lý chi nội bộ của đơn vị Nếu cơ sở vật chất của ban quản lý dự án đầy đủ,hiện đại, thì sẽ tạo điều kiện để áp dụng được công nghệ vào công tác tài chính kếtoán nói chúng và công tác quản lý chi nội bộ nói riêng, cũng như có thể giám sátkiểm soát quá trình quản lý chi nội bộ một cách dễ dàng và chặt chẽ hơn

Ngược lại, nếu điều kiện cơ sở vật chất còn thô sơ, thiếu thốn thì sẽ ảnhhưởng rất nhiều tới kết quả của mọi hoạt động, trong đó có hoạt động quản lý chinội bộ, như các dự toán không được kiểm soát chặt chẽ, khó khăn trong việc theodõi quá trình thực hiện với dự toán đề ra, từ đó làm giảm hiệu quả quản lý chi nội

bộ của ban quản lý dự án

- Năng lực tài chính của ban quản lý dự án

Năng lực tài chính của ban quản lý dự án cũng sẽ có sự quyết định tới hoạtđộng quản lý chi nội bộ Nếu năng lực tài chính của ban quản lý đủ mạnh, nguồnkinh phí dồi dào, thì sẽ tạo điều kiện để áp dụng được công nghệ, các phương tiệnkhoa học vào công tác tài chính kế toán, công tác xây dựng, lập dự toán chi nội bộ,cũng như có thể giám sát kiểm soát quá trình thực hiện quản lý chi nội bộ một cáchchặt chẽ dễ dàng hơn

Tất nhiên, nếu năng lực tài chính của đơn vị yếu, nguồn kinh phí còn hạn chếthì sẽ ảnh hưởng tới kết quả của mọi hoạt động, trong đó có hoạt động quản lý chinội bộ như các dự toán không được kiểm soát chặt chẽ, khó khăn trong việc theodõi quá trình thực hiện với dự toán đề ra, từ đó làm giảm hiệu quả trong việc quản

lý chi nội bộ của ban quản lý dự án

- Hệ thống kiểm soát nội bộ của ban quản lý dự án

Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị xâydựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểmtra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng

có hiệu quả tài sản của đơn vị Hệ thống kiểm soát nội bộ là chìa khóa để quản lý tàichính ở ban quản lý dự án thực hiện hiệu quả, đúng chế độ, chính sách của Nhà nước

Hệ thống kiểm soát nội bộ của ban quản lý dự án bao gồm môi trường kiểmsoát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát

- Môi trường kiểm soát là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạtđộng lãnh đạo đơn vị đối với hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ thống kiểmsoát nội bộ trong đơn vị Môi trường kiểm soát được đề cao sẽ giúp ban quản lý dự

án giảm thiểu nguy cơ sai lầm

- Hệ thống kế toán là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn

vị áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính Hệ thống kế toán

là công nghệ mà quản lý tài chính ban quản lý dự án phải tuân thủ Công nghệ này

có tính pháp lý quốc gia

Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập vàchỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể Thủ tục kiểmsoát được tuân thủ sẽ giúp cán bộ quản lý tài chính phát hiện kịp thời sai lầm để sửachữa

Nếu ban quản lý dự án có hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, hữu hiệu, thìcông tác quản lý tài chính sẽ được tạo điều kiện thuận lợi rất nhiều Hệ thống kiểmsoát nội bộ bảo đảm cho công tác tài chính được đặt đúng vị trí, được quan tâmđúng mức; Hệ thống kế toán được vận hành có hiệu quả, đúng chế độ quy định;Các thủ tục kiểm tra, kiểm soát được thiết lập đầy đủ, đồng bộ, chặt chẽ; Giúpđơn vị phát hiện kịp thời mọi sai sót; Ngăn chặn hữu hiệu các hành vi gian lậntrong công tác tài chính

1.1.5.2. Yếu tố thuộc về đơn vị bên ngoài: Kho bạc Nhà nước tỉnh , Sở Tài chính, Ủy ban nhân dân tỉnh, ngân hàng, đơn vị thụ hưởng…

- Trách nhiệm của các đơn vị bên ngoài

Trách nhiệm của các đơn vị bên ngoài có tác động rất lớn đối với công tác

quản lý chi nội bộ của ban quản lý Nếu các đơn vị bên ngoài hiểu rõ về công tácchi thanh toán của một đơn vị hành chính sự nghiệp tự đảm bảo thu chi như Banquản lý và tích cực phối hợp nhuần nhuyễn chính xác ở các khâu, không gây khókhăn thì công tác quản lý chi nội bộ của đơn vị từ đó sẽ được thực hiện một cáchnhanh chóng hơn, hiệu quả hơn.

Ngược lại, nếu các đơn vị bên ngoài không am hiểu về công tác chi thanhtoán của Ban quản lý, không tích cực phối hợp nhuần nhuyễn chính xác, gây khókhăn thì tất nhiên công tác quản lý chi nội bộ của Ban quản lý sẽ thực hiện một cáchkém hiệu quả và bị trì trệ

- Năng lực của các đơn vị bên ngoài

Năng lực của các đơn vị bên ngoài cũng có tác động lớn tới chi nội bộ củaban quản lý, đặc biệt là năng lực về trình độ chuyên môn, cơ sở vật chất Nếu cácđơn vị bên ngoài có năng lực về chuyên môn tốt, có hiểu biết trong lĩnh vực quản lýtài chính, cơ sở vật chất đầy đủ thì họ sẽ có khả năng phối hợp kiểm tra kiểm soátcông tác quản lý chi nội bộ một cách khoa học, nhanh chóng, hiệu quả

Ngược lại, nếu các đơn vị bên ngoài có năng lực về chuyên môn yếu, ít có sựhiểu biết trong lĩnh vực quản lý tài chính, cơ sở vật chất thiếu thốn, không đầy đủthì trong công việc đánh giá phối hợp kiểm tra kiểm soát thực hiện công tác quản lýchi nội bộ, chi thanh toán sẽ yếu kém, không được khoa học, trì trệ và kém hiệuquả

1.1.5.3. Yếu tố ảnh hưởng khác

- Yếu tố pháp lý

Các yếu tố ảnh hưởng khác có thể kể tới các quy định pháp lý như Nghị định số16/2015/NĐ-CP quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập; Nghị định số54/2016/NĐ-CP quy định cơ chế tự chủ của tổ chức khoa học và công nghệ công lập;Nghị định số 141/2016/NĐ-CP quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lậptrong lĩnh vực sự nghiệp kinh tế và sự nghiệp khác… lần lượt được Chính phủ ban hành.Các quy định pháp lý này giúp các ban quản lý quản lý tốt hơn nguồn thu thông qua việc

mở rộng hoạt động sự nghiệp và đa dạng hóa việc cung cấp dịch vụ cho xã hội

- Yếu tố kinh tế xã hội địa phương

Các yếu tố về kinh tế xã hội của địa phương sẽ tác động tới cơ sở hạ tầng của

địa phương đó, tác động tới chính sách đầu tư của Nhà nước, từ đó ảnh hưởng tớihoạt động của ban quản lý cũng như kết quả thu chi của ban quản lý Nếu địaphương đó kinh tế xã hội đang trên đà phát triển, cơ sở hạ tầng được liên tục đầu tưthì khối lượng công việc của ban quản lý sẽ nhiều, từ đó nguồn thu gia tăng thìnguồn chi của của ban quản lý cũng sẽ tăng lên và nó cũng khiến cho công tác quản

lý thu chi của đơn vị nhiều áp lực hơn

Ngược lại, nếu kinh tế xã hội của địa phương đó đã vào giai đoạn ổn định, ít cầnđầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng, thì các dự án dần giảm đi, khối lượng công việc của banquản lý sẽ giảm đi, từ đó nguồn thu giảm dẫn đến nguồn chi của ban quản lý cũng sẽgiảm sút, khiến cho công tác thu chi của đơn vị không đạt được như yêu cầu và cần phảitập trung vào mục tiêu gia tăng nguồn thu để có được nguồn chi

- Yếu tố công nghệ

Yếu tố công nghệ cũng có sự tác động tới công tác quản lý chi nội bộ củaban quản lý Nếu ban quản lý ứng dụng được công nghệ hiện đại thì các công việctrong lập dự toán, tổ chức thực hiện hay kiểm soát sẽ được thực hiện một cáchnhanh chóng, tiết kiệm thời gian và thời hạn lưu trữ tài liệu hồ sơ cũng lâu dài, khitìm kiếm thông tin cũng sẽ nhanh chóng hơn

Ngược lại, nếu công nghệ thô sơ, bị hạn chế, ban quản lý thực hiện công việctheo hình thức thủ công, thì các hoạt động như lập dự toán, tổ chức thực hiện, theodõi kiểm soát sẽ bị chậm chạp, việc tìm kiếm thông tin cũng sẽ bị hạn chế, khó khănhơn, khiến kết quả trong công tác quản lý tài chính sẽ kém hiệu quả

- Khí hậu, tự nhiên, dịch bệnh

Nếu điều kiện khí hậu, tự nhiên, dịch bệnh không có biến chuyển gì xấu, mộiviệc đều thuận lợi thì mọi công việc đều diễn ra nhanh chóng và suôn sẻ, còn nếuđiều kiện khí hậu, tự nhiên, dịch bệnh có biểu hiện xấu cũng sẽ ảnh hưởng rất nhiềutới công tác tài chính, công việc xây dựng, công tác quản lý nói chung và công tácquản lý chi nội bộ nói riêng, nó khiến tiến độ mọi thứ bị chậm lại, bị trì hoãn, khôngtheo như yêu cầu ban đầu

1.3 Kinh nghiệm quản lý chi nội bộ của một số ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnh và bài học cho Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình

1.3.1 Kinh nghiệm quản lý chi nội bộ của một số ban quản lý dự án đầu tư